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Proceso de paradas de plantas en la industria petrolera venezolana1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.9.

Introduccin. Antecedentes Objetivos generales Alcance del proyecto Procesos, herramientas y lineamientos en paradas de plantas Equipos de trabajo para paradas de plantas Herramientas para gerenciar paradas de plantas Apndice Referencias

INTRODUCCIN. El Mantenimiento Clase Mundial establece como novena mejor practica la Gerencia de Paradas de Plantas, la cual solo puede llevarse a cabo dentro de este contexto siguiendo un Modelo de Gerencia que estandarice los proyectos. Para ello se emplean herramientas y lineamientos que conducen a la reduccin de costos y el tiempo de ejecucin e incrementan el nivel de confiabilidad y la disponibilidad de las Instalaciones. El Proceso Gerencial de Paradas de Plantas es un proceso de negocios que consiste de un conjunto definido de eventos y actividades que son practicadas consistentemente para producir un resultado deseado. El propsito del Proceso Gerencial de Paradas de Plantas es proporcionar un mtodo gerencial consistente para todos los eventos y actividades de Paradas de Plantas, mediante el uso de lineamientos y procedimientos establecidos, claramente definidos. Una vez que se identifica la necesidad del negocio de realizar una parada de produccin, establece un proyecto. Cada parada de planta debe ser manejada de acuerdo con el Proceso Gerencial de Paradas de Plantas, el cual contiene una serie de eventos y actividades que deben ser planificadas, programadas y ejecutadas basadas en la Metodologa Gerencial de Paradas de Plantas establecida ANTECEDENTES Aprobacin y respaldo del proyecto MANTENIMIENTO CLASE MUNDIAL por los Comits Ejecutivos de PDVSA, EXPLORACIN Y PRODUCCION y MANUFACTURA Y MERCADEO en 1997 y 1998. Contemplo mejorar el Proceso de Paradas de Planta. El equipo gua de la comunidad de conocimiento corporativa de Paradas de Plantas (CCCPP) y los asistentes (80 personas) al taller dictado por Delta Catalytic recomiendan contratar su asistencia tcnica - DIC. 99 / ENE 2000 Respaldo del Comit Corporativo de Gerentes de Mantenimiento (CCM) al plan de accin definido por CCCPP para mejorar corporativamente los procesos y tecnologas de Paradas de Planta. ENE 2000 y resultados III Jornadas de Mantenimiento Noviembre 2000. Presentacin y justificacin de la contratacin de la asistencia tcnica de Delta Catalytic ante la Comisin Mayor de Contratacin de Servicios. FEB 2000. El propsito de estas cortas lneas sobre mi experiencia en Paradas de Plantas en La Industria Petrolera Venezolana sirva de gua para aquellos nuevos profesionales, tanto a nivel Nacional como Internacional, puedan aplicar esta metodologa para su uso en la Planificacin de Mantenimientos Mayores o Paradas de Plantas (Turnaround), en sus Plantas e Industrias. OBJETIVO GENERAL. Aplicar las mejores prcticas en los procesos de Paradas de Plantas de PDVSA, a fin de inducir mejora continua a travs de indicadores claves de desempeo. ALCANCE DEL PROYECTO (PLAN VIGENTE) Fase 1: .- Orientacin del Proceso de Paradas de Plantas / Evaluacin de las prcticas existentes. Informe Complejo Refinador Paraguana / Refinera Puerto La Cruz / ISLA Refinera El Palito

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Pequiven, Exploracin y Produccion Occidente / OrienteFase 2: .- Rediseo del proceso de Paradas de Plantas. Fase 3: .- Iniciar la implantacin del proceso de Paradas de Plantas rediseado. Evaluacin estrategias de masificacin. Fase 4: .- Informe al Comit de Direccin. Fase 5: .- Despliegue del proceso rediseado en el resto de las reas de PDVSA. Fase 6: .- Desarrollo o seleccin de la tecnologa de informacin. Fase 7: Mejoramiento Continuo .- Identificar y evaluar nuevos mtodos y tecnologas de Paradas de Plantas. 1.- PROCESOS, HERRAMIENTAS Y LINEAMIENTOS EN PARADAS DE PLANTAS. 1.1.- FASES Y PROCESOS DE PARADAS DE PLANTAS .-GERENCIAL TOTAL DE ACTIVOS .- GERENCIA TOTAL DE ACTIVOS La Gerencia del Mantenimiento Total de Activos es el sistema de alimentacin del Modelo de Paradas de Plantas. La siguiente tabla muestra como esta constituida y cuales son los elementos que soportan la Gerencia Total de Activos: GERENCIA TOTAL DE ACTIVOS CONSTITUCION Gerencia de Mantenimiento Rutina Gerencia de Paradas de Planta Gerencia de Proyectos (Proyectos Operacionales) ELEMENTOS DE SOPORTE Programa de Mantenimiento Sistema de Administracin Sistemas de Servicio y Apoyo Sistema de Datos de Mantenimiento

Estos elementos se basan en la infraestructura de informacin de PDVSA y sus filiales (SAP-FI, SAP-MM, SAP-PM, SAP-PS y otros) para generar la opcin correspondiente, en nuestro caso el Proyecto de Paradas de Plantas. La gente de Inspeccin, Integridad y Confiabilidad del Aviso, Ingeniera de Procesos de Paradas de Plantas, Mantenimiento y Operaciones, generan las necesidades de Mantenimiento creando los Avisos de Trabajo, los cuales se clasifican como se indica: .- Se crean los avisos del tipo M1, M2, M3 y M4, los cuales se usaran para los Modelos de Mantenimiento Rutina. .- Se crean los avisos del tipo M6, los cuales no generan ninguna orden de mantenimiento y son usados para el Modelo de Gerencia de Paradas de Plantas. .- Los restantes avisos son para el Modelo Gerencial de Proyectos. .- PROYECTO PARADAS DE PLANTAS. El proyecto de paradas de plantas permitir a la instalacin desarrollar un sistema ordenado de procedimientos, mtodos, reglas, lineamientos y mejores prcticas para crear y controlar todas las fases de la parada de planta. Elementos: Este proyecto lo constituyen los siguientes elementos: .- Creacin e identificacin de la parada. .- Lista preliminar de trabajo proveniente de la parada anterior. .- Recomendaciones generales del plan de mejoramiento continuo. .- Lecciones aprendidas. .- Presupuesto preliminar. .- FASES DEL PROCESO GERENCIAL DE PARADAS DE PLANTAS. El proceso Gerencial de Paradas de Plantas se subdivide en cuatro fases: .- GERENCIA INTEGRADA.

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Engloba todos los elementos asociados con el desarrollo de la lista de trabajo, crecimiento y aprobacin de la misma, incluyendo las reuniones de actualizacin y seguimiento por parte del equipo de trabajo de la parada. Esta fase constituye la planificacin de mediano plazo y se inicia entre 18 y 12 meses antes del corte de alimentacin. Esto es un lineamiento ms no una camisa de fuerza, ya que para procesos de Parada en Plantas Compresoras, este tiempo debe tropicalizarse a cada una de las reas de su aplicacin. .- SUMARIO DE ELEMENTOS CLAVES: Definir el equipo gerencial de la parada. Definir las metas, objetivos e indicadores. Establecer el equipo de trabajo de la parada y asignar responsabilidades. Establecer las reuniones de seguimiento y actualizacin del equipo de la parada. Definir WBS y disponibilidad de los equipos de proceso. Desarrollar, Justificar y reducir al mnimo los elementos de la lista. Elaborar los planes individuales de cada departamento para el desarrollo de la parada, los cuales integraran el plan gerencial. Cada quien debe conocer sus responsabilidades y cumplirlas. Aprobar la lista inicial, la fecha de corte y el presupuesto. Desarrollar y comunicar la programacin de las fases de la parada. Establecer el programa de eventos claves. Establecer la estrategia de los departamentos funcionales. .- PROCESOS: Planificacin estratgica. Gerencia de la lista de trabajo. Plan gerencial de la parada. Estrategias funcionales. .- DESARROLLO DEL ALCANCE. Esta fase integra todos los elementos asociados con el desarrollo de los paquetes de de trabajo para establecer una programacin efectiva del trabajo de la parada. Durante esta fase el equipo de trabajo de la parada ser responsable por: Desarrollar en detalle los paquetes de trabajo planificados con toda data tcnica pertinente y preparar los estimados detallados de los trabajos. Desarrollar diagramas de redes lgicas y la programacin de la ejecucin del trabajo para cada elemento de la lista de trabajo. Determinar la duracin y la ruta critica de la parada. Determinar la fuerza hombre requerida y la programacin de turnos. Desarrollar el plan y las estrategias de contratacin, definir todos los materiales y equipos requeridos, y definir el presupuesto total de la parada. Contar con un sistema de planificacin, programacin y control que sea capaz de comunicar la informacin de costos, recursos, progreso y acciones correctivas requeridas para la organizacin. Responder a los cambios de alcance, as como optimizar el uso eficiente de las competencias y recursos disponibles. .- SUMARIO DE ELEMENTOS CLAVES: La Clave para el xito de esta fase se encuentra en: La definicin temprana y exacta del alcance de toda la parada. Un sistema de planificacin flexible y dinmico. Determinar la fuerza hombre requerida y la programacin por turnos durante la ejecucin. Los miembros calificados del equipo de trabajo que tengan la experticia para desarrollar planes y controlarlos. Un comit de gerencia (distinto a los 3 gerentes de la parada), que establezca metas y objetivos y que haga seguimiento preciso al programa de eventos claves. Los cuales se renen mensualmente durante la planificacin, cuando comienza la parada, se renen semanalmente. Dentro del plan de comunicaciones se debe establecer esta frecuencia de reuniones. El mejoramiento continuo en esta fase se alcanza a travs de: La revisin critica de paradas anteriores para detectar oportunidades.

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La fijacin de indicadores mnimos de desempeo. La utilizacin de nuevas herramientas y tecnologas para reparaciones, descontaminaciones, limpiezas, etc. Impartir los entrenamientos especiales requeridos. Utilizar la retroalimentacin de todos los emisores de requerimientos de mantenimiento en el desarrollo del plan y la programacin. Proveer procedimientos detallados para todas las actividades crticas. .- PROCESOS: La fase de desarrollo del alcance consta de cuatro procesos: Planificacin. Gerencia de Materiales Programacin Estrategias de Contratacin. .- EJECUCION. Esta fase integra todos los elementos asociados con ejecucin control de trabajo de pre-parada y post-parada. Durante esta fase la fuerza hombre de mantenimiento se movilizara y apoyara al equipo gerencial de la parada y juntos ejecutaran el alcance de trabajo. Las responsabilidades de la fuerza hombre sern: Desarrollar todo el trabajo de pre-parada incluyendo remocin de refractario, andamiaje, etiquetado de cierres, ubicacin de los ciegos en el punto donde sern instalados, etc.. Asistir a operaciones para el paro y descontaminacin de unidades e instalaciones de ciegos para aislamiento. Ejecutar los paquetes de trabajo de una manera efectiva y segura. Realizar una revisin de seguridad de pre-arranque (RSP) Asistir a operaciones para sacar los ciegos, realizar las inspecciones pre-arranque y arranque de los equipos. Realizar todo el trabajo de post-parada, establecindose metas retadoras para completar el trabajo, devolucin del material no utilizado o materiales temporales, limpieza del sitio y desmovilizacin de las obras temporales. La clave de una parada exitosa esta en el compromiso entre el equipo de gerencia de la parada y la fuerza hombre de mantenimiento para vigilar las metas y objetivos de la misma (seguridad, calidad, costo y tiempo). Los planificadores se deben asegurar que la informacin generada durante el turno, sobre progreso y trabajos extras sea considerada para elaborar el programa del siguiente turno. Varias herramientas de evaluacin permiten al planificador y al supervisor realizar las acciones correctivas necesarias para mantener la parada en programa y dentro del presupuesto. La mejora continua en esta fase se alcanza a travs de: Suministrar informacin detallada a los supervisores. Impartir orientaciones para la comprensin del alcance de trabajo. Actualizar y comunicar diariamente al equipo gerencial la informacin de costos y programacin. Registrar las deficiencias tal como ocurren para referencias futuras. .- PROCESOS: La fase de ejecucin consta de cinco procesos: Pre-parada. Manejo de los cambios. Ejecucin. Avance y actualizacin. Post-parada. .- CIERRE La fase de cierre integra todos los elementos asociados a la preparacin de un reporte formal de cierre para luego utilizarlo en el desarrollo de un plan de accin de mejoramiento continuo del proceso gerencial de paradas. Durante esta fase, cada uno de los representantes de los departamentos en el equipo gerencial de la parada deber incluir un informe individual de los resultados de la ejecucin del plan establecido por su departamento. Los planificadores integraran los informes individuales como 4

reporte formal de cierre asegurndose de obtener la retroalimentacin de los contratistas antes de que abandonen el sitio. Todas las reas del proceso gerencial de paradas de planta sern revisadas para determinar la brecha entre los resultados, las metas y los objetivos establecidos para la parada. Se destacaran los costos y duraciones reales de los paquetes de trabajo de los equipos crticos vs. los estimados, lo cual presentara una excelente oportunidad de mejora. De la reunin formal de cierre (critique meeting) debe generarse un plan de recomendaciones donde se identifiquen las oportunidades de mejora, el responsable por cada una de ellas y las acciones a desarrollar para su implantacin. Se debe establecer un sistema de seguimiento de las acciones correctivas. El equipo de paradas actualizara sistemticamente toda la documentacin relativa de las redes lgicas de los paquetes de trabajo y recursos estimados, registros de inventarios de materiales, historia de los equipos mantenidos y procedimientos de operaciones. En el Apndice No 1 se detalla el flujograma de todo el proceso de Paradas de Plantas, en donde se indican cada uno de los procesos y subprocesos de cada fase. .- PROCESOS: La fase de cierre consta de dos procesos: Cierre de la parada. Plan de Cierre. Este plan contiene los siguientes elementos: - Fecha y agenda para la reunin de cierre. - Lista de asistentes y representantes de las contratistas. - Revisin de los resultados de los indicadores de desempeo. - Procedimientos de cierre de contratos y rdenes de compra. - Manuales y plan de entrenamiento para equipos nuevos o modificados. - Lista de trabajos incompletos o diferidos para la prxima parada. - Plantillas y lista de repuestos (BOMs) para equipos nuevos. Cierre de la Parada. La actividad fundamental de este sub-proceso es la reunin de cierre de la parada, durante la cual cada departamento presenta y discute con el equipo los resultados de su gestin. Como resultados de la reunin se generan el plan de accin para oportunidades de mejora y la lista preliminar de trabajos para la prxima parada. El equipo de parada se asegura de: - Actualizar todo lo referente a la documentacin de la parada. - Identificar y devolver al inventario los materiales no usados y los equipos removidos. Lecciones aprendidas. Este proceso esta integrado por los siguientes sub-procesos: Requerimientos e insumos. Este sub-proceso resume la informacin para el plan de mejoramiento continuo: - Reporte de cierre de la parada. - Sumario del proceso gerencial de paradas de plantas. - Resultados de la evaluacin del sistema gerencial de paradas. - Resultados de la evaluacin de las etapas preparatorias de la Parada. - Minutas de las reuniones mensuales del comit de mejora continua. - Lista de oportunidades de mejoras. - Valores de Benchmark para los KPIs. Generacin del Plan de Mejora Continua. A partir de la identificacin de las oportunidades de mejoras se asignan recursos y se definen las acciones correctivas a tomar para, siguiendo una metodologa de anlisis causa efecto y estableciendo prioridades en la solucin de las causas, implantar las mejoras en los procesos dieciocho (18) meses antes de iniciar el nuevo proyecto de paradas de plantas. Los resultados de la parada debern ser publicados va Internet. FASES DEL PROCESO DE GERENCIA DE PARADAS DE PLANTAS DE PDVSA

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1.0 1.0

FASE GERENCIA INTEGRADA FASE GERENCIA INTEGRADA1. 1. 4 4 Estrategia Estrategia Funcional Funcional

2.0 2.0

FASE DESARROLLO DEL ALCANCE FASE DESARROLLO DEL ALCANCE2. 2. 2 2 Manejo de Manejo de Materiales Materiales 2. 2. 3 3 Definicin de Definicin de Contratos Contratos 2. 2. 4 4 Proceso de Proceso de Programac. Programac.

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1 2 3 Plan 1 2 3 Plan Planificacin Manejar Lista Gerencial de Planificacin Manejar Lista Gerencial de Estratgica de Trabajo Estratgica de Trabajo Paradas Paradas

2. 2. 1 1 Proceso de Proceso de Planificacin Planificacin

Programa Turnos Programa Turnos Diarios Diarios Paquetes de Trabajo Paquetes de Trabajo Planificados Planificados Ciclo Ciclo Mejoramiento Mejoramiento Continuo Continuo

Ciclo Semanal de Ciclo Semanal de Gerencia de la Parada Gerencia de la Parada

Ciclo Diario o Turnos de TrabajoTrabajos Extras // Trabajos Extras Adicionales Adicionales Actualizaciones Actualizaciones Re-programacin Re-programacin

Manuales de Manuales de Informacin de Informacin de Paradas Paradas

4.0 FASE CIERRE DE LA PARADA 4.0 FASE CIERRE DE LA PARADA4. 4. 2 2 Oportunidades Oportunidades Aprendidas Aprendidas 4. 4. 1 1 Proceso de Proceso de Cierre Cierre Reporte de Cierre Reporte de Cierre de Parada de Parada

3.0 3.03. 3. 5 5

FASE DE EJECUCION FASE DE EJECUCION3. 3. 3. 3. 4 Proceso 3 4 Proceso 3 Proceso de Proceso de Avance y Avance y Ejecucin Ejecucin Actualizacin Actualizacin 3. 3. 2 Proceso 2 Proceso Manejo de Manejo de Cambios Cambios 3. 3. 1 1 Proceso PreProceso PreParada Parada

Proceso Proceso Post-Parada Post-Parada

Data Data Histrica Histrica

Manejo de la Ejecucin Manejo de la Ejecucin del Trabajo del Trabajo

1.2.- LINEAMIENTOS DEL PROCESO GERENCIAL DE PARADA DE PLANTAS. Es un enfoque sugerido que es utilizado para ayudar a entender y aplicar el Proceso Gerencial de Paradas de Planta de PDVSA. El usuario debe utilizar su criterio para decidir cuanto aplicar del lineamiento en su facilidad, dependiendo de las circunstancias. El establecimiento de lineamientos asegura que todas las reas del manejo de paradas de plantas se conducen de manera consistente. Los departamentos deben entender y completar las actividades de las cuales son responsables. Los individuos deben saber que espera la gerencia de ellos y lo que cada uno de ellos espera del otro. LINEAMIENTO DE LA DEFINICION DEL PROCESO GERENCIAL DE PARADAS DE PLANTAS. Una vez que se identifica una necesidad del negocio de realizar una parada de produccin, establece un proyecto. Cada parada de planta debe ser manejada de acuerdo con el Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. El Proceso Gerencial de Paradas de Plantas contiene una serie de eventos y actividades que deben ser planificadas, programadas y ejecutadas basadas en la Metodologa Gerencial de Paradas de Plantas establecida. MEJORES PRACTICAS: 1. Establecidas a partir de una Visin Corporativa. Consistentes en toda la Organizacin. Apoyadas por una Metodologa definida. Apoyada por lineamientos y procedimientos, establecidos como documentos referenciales en un Manual de Referencias controlado. 2. Establecidas como un Proceso de Negocios de cuatro fases diferentes: Fase de Integracin de Estrategias Gerenciales. Fase de Desarrollo del Alcance de Trabajo. Fase de Ejecucin. Fase de Cierre. 3. Soportadas por un Diagrama de Flujo que identifica claramente los Elementos, Eventos y Actividades de cada Fase. 4. Deben ser soportadas por una Lista de Verificacin Gerencial representada por un Programa de Hitos o Eventos Claves (Milestone) 5. Deben ser optimadas a travs del Proceso de Mejoramiento Continuo.

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LINEAMIENTO DE LOS FLUJOGRAMAS DE TRABAJO DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTAS. El Diagrama de Flujo de Trabajo debe ser utilizado junto con el Manual de Lineamientos, Polticas y Mejores Practicas del Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. Todas las instalaciones funcionales deben tener el Diagrama de Flujo de Trabajo Resumido para su visualizacin general y tener acceso al Diagrama de Flujo de Trabajo Detallado. Los Diagramas de Flujo de Trabajo son documentos controlados. El Diagrama de Flujo de Trabajo Detallado se puede ver usando el programa Power Point donde los ERTF (Eventos Referenciales del Flujo de Trabajo-ERTF) se accedan mediante hipervnculos con el Manual de Lineamientos, Polticas y Mejores Practicas del Proceso de Gerencia de Paradas de Plantas. MEJORES PRACTICAS. 1. Deben ser desarrolladas por personas que representen a todas las reas operativas en la Corporacin. 2. El Diagrama de Flujo de Trabajo debe ilustrar el Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. 3. Ilustrar los eventos y actividades de las reas funcionales. 4. Deben ser producidas tanto en formato Resumido como en formato Detallado. 5. El Diagrama de Flujo de Trabajo Detallado esta respaldado por los Eventos Referenciales del Flujo de Trabajo ERFT. LINEAMIENTO DE LA METODOLOGIA GERENCIAL. La metodologa debe estar consistentemente apoyada a travs del adiestramiento y la orientacin para establecer el proceso y las mejores practicas asociadas, como parte de la cultura de la empresa. La metodologa, como se establece mas adelante, debe ser aplicada a los eventos y las actividades asociadas con cada rea funcional y a los procesos de planificacin, gerencia y ejecucin de todas las paradas de plantas de todas las facilidades de la empresa MEJORES PRACTICAS. 1. Deben ser utilizadas para establecer un plan para controlar todas las fases de la parada de la planta. 2. Deben desarrollarse partiendo de una Visin Corporativa. 3. Incorporado al Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. 4. Deben apoyar la definicin de Productos Claves, Objetivos y las Estrategias y Acciones requeridas dentro de cada elemento. 5. Aplican el concepto de Definir, Asignar y Controlar en todas las reas funcionales. DEFINIR 1. Productos claves por rea funcional. 2. Objetivos 3. Estrategias ASIGNAR 1. Actividades: Preparar procedimientos Desarrollar programas Adiestrar, Instruir, Orientar. Delegar Responsabilidades 2. Ejecutar CONTROLAR 1. Listas de verificacin de planificacin. 2.- Programa de eventos claves (milestone). 3.- Actualizacin, Avance, Comunicacin. 4.- Seguimiento del avance.

La metodologa debe estar consistentemente apoyada a travs de adiestramiento y la orientacin para establecer el proceso y las mejores practicas asociadas, como parte de la cultura de la Empresa. La metodologa debe ser aplicada a los eventos y las actividades asociadas con cada rea funcional y a los procesos de planificacin, gerencia y ejecucin de todas las paradas de plantas de todas las facilidades de la empresa. LINEAMIENTO PARA LA DEFINICION DEL EQUIPO GERENCIAL. La Gerencia de Primera Lnea de la Facilidad establecer el primer nivel organizacional para cada parada. El primer nivel lo conforman los representantes de Operaciones, Mantenimiento y Tcnico. Estos individuos conforman el Equipo Gerencial de Parada de

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Planta y deben ser asignados de 18 a 12 meses antes de la fecha definitiva para el corte de alimentacin. El momento de la asignacin esta determinado por la magnitud y complejidad de cada parada. El Equipo Gerencial de Parada es responsable de determinar la fecha de la reunin inicial de revisin de la Lista de Trabajo. Tambin define lo siguiente: 1. Las metas y objetivos asociados con la parada consistente con la Lista de Trabajo y el presupuesto inicial de la Parada. 2. Los Indicadores Claves de desempeo (ICD) que sern utilizados para medir y evaluar tendencias en las reas que se consideran importantes para el xito de la parada. 3. La Lista de Verificacin Gerencial debe ser completada para establecer posiciones y asignar responsabilidades para la determinacin de cada actividad, incluyendo la duracin y la fecha requerida de terminacin, esto establecer la organizacin de la parada. 4. Preparar el programa de Eventos Claves (Milestone) el cual representa la fecha en que cada actividad debe ser terminada en cada fase de la parada. 5. Asignar las personas responsables de asegurar que el Plan Gerencial de Parada para cada rea funcional asociada con la parada, sea completado. 6. Asignar las personas responsables de preparar los Paquetes de Trabajo Planificado (PTP) para todos los elementos aprobados de la Lista de Trabajo. MEJORES PRACTICAS. 1. La Gerencia de la facilidad definir el Equipo Gerencial que manejara todos los aspectos del proyecto para cada parada, antes de la reunin Inicial de Revisin de la Lista de Trabajo. 2. Se concentran en la definicin de todos los aspectos del trabajo relacionado con la gerencia del proyecto de parada, no solamente la lista de trabajo. 3. Identifican metas especificas relativas a la seguridad, duracin, costos y confiabilidad. (Indicadores Claves de desempeo-ICD). Definen la estrategia para lograr temprano las metas establecidas en el proceso. 4. Establecen los requerimientos de la reunin de Parada, frecuencia completa, agenda y lista de asistentes. 5. Establecen mtodos efectivos de comunicacin, Ej. Boletines, carteleras, etc. LINEAMIENTO DEL PLAN GERENCIAL DE LA PARADA. Este lineamiento detalla como se prepara e incorpora el plan especifico de cada rengln funcional, dentro de un documento amplio llamado Plan Gerencial de Paradas de Plantas. El equipo Gerencial de Paradas de Plantas debe revisar las Metas y Objetivos para identificar los productos claves de cada evento especifico identificado en el Programa de Eventos Claves. La organizacin debe proceder entonces a suministrar el personal, ejecutar y gerenciar el plan para lograr los productos identificados durante todas las Fases de la Parada. Una vez que el plan es preparado, puede ser usado como una plantilla para las Paradas de Plantas subsiguientes. DEFINICION DEL PLAN GERENCIAL DE LA PARADA. Para definir este plan, se deben cumplir los siguientes tpicos: 1.- Visin General. 2.- Comunicaciones 3.- Recoleccin y Seguimiento de los Costos. 4.- Plan tcnico. 5.- Plan Operacional. 6.- Planificacin y Programacin. 7.- Materiales/Herramientas/Equipos Alquilados. 8.- Estrategia de Contratacin. 9.- Administracin. 10.- Adiestramiento y Desarrollo. 11.- Logstica. 12.- Seguridad, Higiene y Ambiente. 13.- Auditorias y Revisiones. 14.- Mejoramiento Continuo.

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MEJORES PRACTICAS. 1. Asignar suficientes recursos calificados en las primeras etapas del proceso de paradas de plantas para la preparacin del Plan Gerencial de Paradas de Planta. Se sugieren de 12 a 18 meses antes del corte de alimentacin. 2. Definir claramente todos los elementos funcionales que pueden influenciar los resultados de la parada. 3. Comunicar y controlar la implantacin del plan escrito usando el Programa de Eventos Claves (Milestone) y las reuniones regulares de Gerencia. 4. Desarrollar un Plan Gerencial de Paradas estndar que pueda ser modificado para cada parada importante. LINEAMIENTO DE PROCESOS DE GERENCIA Y APROBACION DE LA LISTA DE TRABAJO. Proporcionar un lineamiento consistente y establecer un formato estndar de la Lista de Trabajo para la recopilacin, revisin, control y aprobacin de los elementos de trabajo que conforman la Lista de Trabajo de la Parada. La Lista de Trabajos de la Parada es un documento integral resumido que identifica todo el trabajo requerido que debe ser ejecutado durante una parada de planta. Tambin es utilizada por la Gerencia para el establecimiento del presupuesto y las necesidades de gastos. La Lista de Trabajo de la Parada debe utilizarse todos los elementos del alcance de trabajo originados por: Ingeniera de Procesos. Operaciones. Ingeniera/Tcnico. Proyectos de Capital. Cambios de Plantas. Inspeccin. SHA. Mantenimiento. MEJORES PRACTICAS 1. La revisin y aprobacin de los elementos de la lista de trabajo es un proceso continuo gerenciado por Operaciones. 2. La Lista de Trabajo debe ser establecida para todas las unidades de proceso cuyo ciclo de Mantenimiento oscile entre 5-7 anos. 3. Todos los elementos de trabajo identificados para una parada deben ser recopilados y manejados en una sola Lista de Trabajo. 4. La Lista de Trabajos de la Parada debe ser accesible electrnicamente para la Gerencia de la Facilidad y la Corporacin (anlisis de Presupuesto). LINEAMIENTO DEL PROCESO DE EVALUACION DE LA PARADA. Se debe realizar una evaluacin critica durante la ultima semana de la parada. La evaluacin debe incluir la informacin y retroalimentacin de todos los participantes claves, incluyendo los contratistas. La intencin de la evaluacin es descubrir cualquier fortaleza y debilidad que haya sido identificada en el Proceso de planificacin y en la Fase de Ejecucin. La evaluacin de la Parada debe documentar cualquier oportunidad para el Proceso de Paradas y el Mejoramiento Continuo de la ejecucin. MEJORES PRACTICAS: 1. Se debe realizar una evaluacin critica formal durante cada parada mayor. 2. La evaluacin debe efectuarse en la ultima semana de la parada. 3. La palabra evaluacin no debe asumirse como critica. Deben identificarse tambin las buenas practicas. 4. Realizar un foro libre de confrontaciones para que la retroalimentacin sea positiva. 5. La evaluacin debe incluir la retroalimentacin de los suplidores claves, los contratistas y los empleados. 6. Efectuar una reunin de evaluacin Post-Parada dentro de los 30 a 60 das siguientes a la Alimentacin de la Planta. LINEAMIENTO DEL REPORTE DE CIERRE DE LA PARADA. 1. El Gerente de la Parada es responsable por la recopilacin de la informacin de todos los departamentos y la preparacin del Reporte de Cierre de la Parada. La

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informacin del reporte debe ser organizada antes que el gerente asuma nuevas responsabilidades. 2. Cada departamento (Operaciones, Mantenimiento, Tcnico, Inspeccin, SHA, Procura, etc.) es responsable de reportar los elementos relevantes y los obstculos encontrados durante la parada. Detallar cualquier problema, como fueron resueltos o suministrar sugerencias o recomendaciones de cmo se pueden eliminar o minimizarlos para la prxima parada. 3. Los elementos discutidos en el reporte son clasificados en dos categoras: a) Elementos que sirven como informacin histrica referencial para la prxima semana. b) Elementos para los que se requiere tomar una accin especifica antes de la prxima parada. Las acciones son asignadas como responsabilidades a personas, como parte del Plan de Mejoramiento Continuo. 4. El borrador del reporte se revisa y las recomendaciones departamentales son aprobadas en la reunin de evaluacin Post-Parada. 5. El reporte de Cierre de la Parada aprobado es emitido y distribuido a todos los involucrados despus de la reunin de evaluacin Post-Parada. MEJORES PRACTICAS: 1. Suministrar un mtodo estructurado para recopilar la informacin sobre la parada de todos los departamentos, en un solo Reporte de Cierre de Parada. 2. Este reporte debe ser publicado dentro de los primeros 60 das despus de finalizada la parada. 3. Establecer los Indicadores Claves de desempeo que sern utilizados como puntos de referencia para la prxima parada. 4. Identificar entre 60-70% de los elementos de la Lista de Trabajo para la prxima parada en el Reporte de Cierre. 2.- EQUIPOS DE TRABAJO PARA PARADAS DE PLANTAS 2.1.- EQUIPOS DE TRABAJOS PARA PARADAS DE PLANTAS. La formacin de los equipos de trabajo para paradas de plantas es de vital importancia para el desarrollo de la misma. Este equipo debe estar integrado por personal clave, altamente calificado y bien adiestrado, capaz de tomar decisiones acertadas en el momento indicado utilizando para ello las mejores practicas y estructurando un plan gerencial bien detallado que cumpla con todos los requisitos de la parada, para lograr un trabajo mas eficiente y productivo. CARACTERISTICAS. Estn integrados por personas de diversas reas de la organizacin. Son independientes y con amplio sentido del respeto mutuo. Lograr una comunicacin abierta y honesta. Los conflictos son analizados y resueltos de forma constructiva. Se estimula la creatividad, respetando las iniciativas y propiciando un mejoramiento continuo. RECOMENDACIONES PARA UNA INTEGRACION EFECTIVA. Comunicacin eficaz entre los miembros del equipo Brindar mutuo apoyo entre los miembros del equipo y a sus esfuerzos. Respetar las capacidades de los integrantes del equipo. Ser justo, equitativo, responsable y consistente. Aportar lo mejor de su capacidad tcnica y profesional. BENEFICIOS DE INTEGRAR UN EQUIPO DE TRABAJO. El proceso de toma de decisiones es mas efectivo y eficaz. Se establecen canales de comunicacin entre los miembros del equipo. Se logra un mayor compromiso y satisfaccin de los integrantes y el grupo supervisorio gerencial. Los miembros del equipo unifican esfuerzos para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El equipo se concibe como elemento de poder transformador y de cambio dentro de la estrategia del negocio de la empresa.

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El alcance de trabajo y la estrategia de ejecucin de la parada de planta es del dominio de todos los miembros del equipo, lo que optimiza la ejecucin de los trabajos y las relaciones entre departamentos y contratistas.

ESQUEMA DE UN EQUIPO DE TRABAJO.

Departamentos Responsables

PLANIFICACIN PROYECTOS OPERACIONALESSHA

PROCESOS

EQUIPO DE TRABAJO

INSPECCIN

INGENIERA DE PLANTA MANTENIMIENTO

OPERACIONES

2.2.- PROCESO GERENCIAL PARA PARADAS DE PLANTAS .- FASES DEL PROCESO GERENCIAL. Toda industria petrolera que ejecute paradas de plantas, debe establecer como mejores practicas las siguientes: 1.- Definir y Desarrollar a partir de la Visin Corporativa. Metodologa. Polticas y Principios. Procedimientos y Lineamientos. 2.- Institucionalizar un proceso gerencial. Gerencia Integrada, desarrollo del alcance, ejecucin y cierre. Listas de verificacin y eventos claves. Entrenamiento, orientacin y comunicacin. 3.- Establecer un proceso de mejora continua. Es el vehculo para mejorar a travs de las lecciones aprendidas. Se logra mejorar con metas retadoras y compararnos con el benchmark. .- ORGANIZACIN TIPICA DE PARADAS DE PLANTAS. Esta organizacin debe existir entre 18 y 12 meses antes de la parada (corte y alimentacin). A continuacin se mencionan las diferentes reas que integran el Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. ADIMINISTRATIVAS S.H.A Auditoria Adiestramiento y Desarrollo Mejoramiento Continuo Contratacin FUNCIONALES Operaciones Inspeccin Ingeniera de Procesos Ejecucin de Mantenimiento. Ingeniera de Plantas y Corrosin.

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Materiales, Herramientas y Equipos Rentados. Comunicaciones

Proyectos Operacionales. Equipos Rotativos. Mantenimiento, Instrumentacin Electricidad

y

.- RECURSOS DE PLANIFICACION. Durante los procesos de planificacin y programacin, o fase de desarrollo de alcance, la facilidad requiere recursos tales como: GENERALES Tiempo Financiamiento Entrenamiento Hardware Software Oficinas y otros HUMANOS Gerentes Planificadores Operadores Inspectores Tcnicos. Inspectores de Seguridad. Ingeniera de Procesos y otros.

Estos Clculos de recursos deben ser realizados con tiempo suficiente de manera que le permita a los responsables por la parada, obtenerlos a tiempo para cumplir con la fecha inicialmente propuesta para el corte de alimentacin , fundamentalmente lo que se refiere al financiamiento, ya que es un elemento restrictivo de las actividades a ejecutar. Esta informacin sirve a los gerentes o supervisores para movilizar o desmovilizar los recursos de una manera calculada y precisa. RECURSOS REQUERIDOS PARA PLANIFICAR Y PROGRAMAR PARADAS DE PLANTAS. A partir del uso efectivo de la lista de trabajo, de los eventos claves, la data histrica e introduciendo un mtodo de calculo para estimar el esfuerzo de planificacin se obtiene la informacin para tener un mejor estimado de recursos para la planificacin de la parada. El mtodo de calculo se estima con datos histricos e ndices procedentes de reglas de campo comnmente usadas por los expertos. 1.- Generacin del Presupuesto estratgico en el Proceso de la planificacin. 2.- Preparar una hoja de calculo que sirva de mtodo de calculo para el presupuesto estimado. 3.- Determinar el numero de planificadores requeridos y la duracin de la fase de desarrollo de alcance. REGLAS DE CAMPO COMUNMENTE USADAS PARA RECURSOS DE PLANIFICACION. 1.- Cada elemento de la lista de trabajo tiene entre de 15 a 20 actividades. 2.- Cada actividad tienen de 20 a 40 horas hombres (estimadas). 3.- Un planificador de rea experimentado usando un software adecuado puede manejar y controlar aproximadamente 6000 actividades durante una parada (planificacin, programacin, ejecucin y cierre). 4.- Un planificador de rea experimentado puede planificar en promedio de 2 a 3 elementos de la lista de trabajo por da, incluyendo redes, herramientas, materiales y en general el desarrollo del archivo maestro de los PTP. 5.- Un planificador de rea experimentado puede manejar en promedio de 6 a 9 elementos de la lista de trabajo por da, excluyendo redes, herramientas, materiales y en general el desarrollo del archivo maestro de los PTP. 6.- Un departamento de planificacin con planificadores experimentados y un software adecuado usara aproximadamente entre 1.5 % y 2 % del total de horas hombres para planificacin, ejecucin y monitoreo de la parada, incluyendo la pre-parada y post-parada. 7.- Todo el trabajo a planificar debe estar listo 2 semanas o 10 das antes de la pre-parada para poder realizar con suficiente tiempo el anlisis What if?, bsqueda de recursos, desarrollo de programacin, etc. Todo esto son referencias para un estimado. 2.3.- PLAN GERENCIAL DE PARADAS DE PLANTAS. .- EQUIPO GERENCIAL. La gerencia de primer nivel de la instalacin debe designar al equipo gerencial de la parada el cual estar conformado por personal clave de las Gerencias de: operaciones, tcnico y mantenimiento. Este equipo definir las posiciones requeridas para la organizacin de la parada en funcin de su complejidad.

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Funciones Bsicas: Manejar todos los aspectos de la parada. Definir metas y objetivos (seguridad, duracin, costos y confiabilidad). Establecer reunin inicial de revisin de la Lista de Trabajo preliminar. Establecer reuniones peridicas (frecuencia, agenda y participantes). Establecer mtodos efectivos de comunicacin (boletines, carteleras, Intranet). Preparar la lista de verificacin gerencial basada en la lista de trabajo y en la fecha de corte (asignacin de responsabilidades, duracin y fecha de terminacin de las actividades). Preparar el programa de eventos claves, indicando la fecha de terminacin de las actividades en cada fase. Asignar el responsable por el plan gerencial de cada rea funcional o administrativa. Asignar los responsables para preparar los Paquetes de Trabajo Planificados de todos los elementos aprobados de la lista de trabajo. .- PLAN GERENCIAL. Es la integracin de los planes individuales generados por los departamentos administrativos y funcionales que participaran en la ejecucin de la parada. Propsito: La gerencia encargada de la instalacin designa el Equipo Gerencial de la parada conformado por personal clave de: Operaciones, Ingeniera de Planta y Mantenimiento. Este equipo esta encargado de definir las posiciones requeridas en la organizacin considerando la complejidad de la parada de planta. Mejores prcticas para el plan gerencial. La organizacin debe asignar tempranamente el personal calificado requerido para preparar, ejecutar y gerenciar los planes individuales de cada departamento. Esta asignacin debe ocurrir entre los 12 a 18 meses antes del corte de alimentacin. El plan gerencial de la parada en curso debe ser usado como una plantilla para las paradas subsiguientes. El plan gerencial debe ser comunicado, seguido y controlado mediante el programa de eventos claves (milestone schedule) y reuniones peridicas de gerencia. .- CONTENIDO DEL PLAN GERENCIAL. Visin general: Definir las metas y objetivos para la parada. Definir la estrategia de ejecucin: Establecer la razn de la parada en trminos de los equipos principales que requieren mantenimiento. Identificar todos los trabajos de alta importancia, por ejemplo: trabajos de proyectos de inversin tal como el reemplazo de acero. Identificar todos los elementos crticos. Definir la coordinacin entre facilidades y entre unidades de procesos. Todas y cada una de las organizaciones involucradas en el proceso de parada de planta deben establecer un plan a seguir el cual debe ser seguido por la gerencia mensualmente antes de la parada y cada semana durante la parada, por tal motivo debe llevarse un plan de Planta, Comunicaciones, Recoleccin y seguimiento de los costos, Plan tcnico, Plan operacional, planificacin y programacin, Materiales / herramientas / equipos rentados, Estrategias de contratacin, Administracin, Adiestramiento y desarrollo, Logstica, Auditorias y revisiones y Mejoramiento continuo. Se detallara este ltimo. Mejoramiento Continuo. Definir el proceso para verificar la efectividad del proceso gerencial y el grado de preparacin de la instalacin para ejecutar la parada de acuerdo con el programa establecido. Definir el proceso para verificar la efectividad de los sistemas soportes de la parada. Definir el proceso para obtener la retroalimentacin de los custodios antes de terminar la fase de ejecucin. Definir el proceso para incorporar las lecciones aprendidas de la parada en el curso, en un plan de accin para el mejoramiento continuo de las paradas futuras.

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Proceso Gerencial de Paradas de PlantasConformacin Equipo Gerencial de la Parada Desarrollo de Lista de Trabajos Definicin de la Organizacin Estructura de la Divisin del Trabajo (WBS) Unidad C Recipientes Desarrollo Paquetes Trabajo Desarrollo de la ProgramacinActividades o Tareas Cdigos de nivelacin

Metas y ObjetivosMatriz de Responsabilidades

Programa de Eventos Claves

Planta Unidad B Intercam. Unidad A Tubera

Proyecto Das/Turnos Calendarios Unidad de Proceso / Das/Turnos Tipo de Equipo Das/Turnos Red por Equipo Prioridad

E-101B

E-101C

A

A

B

B

C

C

Gerencia de la Ejecucin

Lecciones Aprendidas

3.- HERRAMIENTAS PARA GERENCIAR PARADAS DE PLANTAS. La Herramientas Gerenciales constituyen el medio apropiado para el manejo de la planificacin de las Paradas de Plantas dentro del nuevo Modelo Gerencial Corporativo, las mismas estn compuestas por el programa de eventos claves, la lista de trabajo y los paquetes de trabajo planificados. Los elementos en cuestin cubren los aspectos relacionados con el desarrollo, manejo y planificacin del alcance de trabajo de un proyecto de parada en las dos primeras fases del Proceso Gerencial. A continuacin se expondrn los conceptos bsicos, componentes, metodologa de utilizacin y aplicabilidad de las herramientas gerenciales, orientando su contenido hacia la interrelacin efectiva entre el planificador y el proceso gerencial de paradas de plantas en funcin de las mejores prcticas Clase Mundial. 3.1.- PROGRAMA DE EVENTOS CLAVES (MILESTONE). Carta o documento de control estructurado de forma sistemtica y secuencial en funcin de las distintas actividades requeridas a lo largo del proceso gerencial de paradas de planta. Se genera normalmente a travs de un software de planificacin y control de proyectos. Propsito. Indicar en detalle las fechas de inicio y terminacin de las actividades principales y su duracin, definicin de recursos, asignacin de responsabilidades y control de las tareas asociadas con la fase de integracin gerencial y desarrollo del alcance de la parada de la planta, empleando como soporte una lista de chequeo gerencial en funcin de las necesidades del plan gerencial y de una lnea base de tiempo referencial. Importancia. Proveer informacin asociada con el desarrollo de las fases del proceso gerencial de paradas de plantas y sirve como referencia para las reuniones de actualizacin de la programacin.

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Eventos Claves. Los eventos claves se definen como actividades Principales que pueden englobar procesos, subprocesos o elementos que tienen una elevada incidencia en las fases de integracin gerencial y desarrollo del alcance del proceso gerencial de la parada, pueden presentarse en forma de eventos precedentes o procedentes y en forma independiente, dado que el flujo de los procesos en el modelo gerencial se desarrolla tanto de forma secuencial como en paralelo. Descripcin. Son identificados, definidos y seleccionados de la lista de chequeo gerencial, deben tener asignados un responsable para su desarrollo y establecimiento y una duracin estimada que permita implementar un control y monitoreo en cuanto a su realizacin y terminacin. Utilizacin. Los eventos claves no son empleados para detallar la programacin de la Fase de Ejecucin, dado que solo estn referidos a los aspectos principales del manejo gerencial y planificacin de la parada, aun cuando se establezcan y controlen con respecto a fechas de cumplimiento. Clasificacin. La clasificacin de los eventos claves no es empleada para diferenciar su origen o relevancia dado que estos representan la misma importancia dentro del programa, sin embargo, es prctico ubicar por proceso las categoras de eventos que se requieren incluir dentro del programa final. Entre las categoras de eventos claves se destacan las siguientes: Gerenciales. Organizacionales. De conformacin de alcance. De planificacin. De procura de materiales. De contratacin De procura de materiales Operacionales De ejecucin De cierre. Funcin. Los eventos claves tienen como funcin: Orientar al Equipo Gerencial de la Parada con respecto a una lnea base de tiempo sobre la necesidad de realizar una accin o actividad en una fecha determinada, la cual servir para facilitar el desarrollo de los diferentes planes establecidos en el Plan Gerencial de la Parada. Adicionalmente permite identificar la magnitud de los recursos requeridos y asignar las responsabilidades para cada actividad dentro del programa de eventos claves con lo cual se puede monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas. Tipos de Programas de Eventos Claves. El programa de Eventos Claves puede estar conformado por un solo documento para las paradas menores o hasta por cuatro programas en los casos de paradas de gran magnitud y alcance, adicionalmente en el caso de contratos de largo tiempo y basados en planes de mantenimiento puede desarrollarse un programa por parte del Contratista. Estos programas son los siguientes: Master. Debe contener como mnimo la fecha actual, reuniones, fecha de corte de lista de trabajo, emisin de documentos principales, otorgamiento de contrato, programa de ejecucin, materiales de largo tiempo de entrega, adiestramiento, descarga de la planta, procedimientos de parada por operaciones, procedimientos de arranque, arranque, elementos de ruta critica, post-parada, visitas al sitio, prefabricacin. De operaciones. Requiere mostrar grficamente los procedimientos de descarga y arranque de la planta asociados a la parada, adems debe incluir fechas de reuniones y requerimientos relativos a la pre-parada. De mantenimiento. Emplea una lnea base de tiempo y programas asociados con el desarrollo de los paquetes de trabajo, trabajos de pre-parada, estrategias para manejo del contratista, desarrollo de programacin, integracin con el contratista, captacin de personal contratado, procura de

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materiales. Por lo general no se desarrolla por separado pero es de mucha utilidad para el control interno de las actividades directas de mantenimiento en la parada. Ingeniera o Proyectos. Debe presentar la fecha de entrega de materiales, otorgamiento de contrato, visitas a sitio, facilidades temporales, trabajos de Pre-parada, reuniones de crtica. Del Contratista. Estn basados en el alcance de la obra e interrelacin con otros contratistas y deben ser avalados por el Equipo Gerencial de la Parada. LINEA BASE DE TIEMPO. Actividades Precedentes. Son aquellas actividades previas a otras, dispuestas de manera que permitan desarrollar el proceso gerencial de la parada de forma lgica y prctica con el mayor aprovechamiento posible del tiempo. Las actividades precedentes pueden pertenecer o no a la ruta critica dentro del programa. Requieren de un inicio temprano dadas las caractersticas de la legislacin nacional y el volumen de informacin que es manejado por los departamentos de servicio que sirven como soporte para la realizacin de las actividades requeridas. Actividades Procedentes. Son aquellas actividades de origen a otras. Se encuentran dispuestas de acuerdo a los requerimientos previos que deben ser cumplidos para poder llevarlas a cabo ya que en la mayora de los casos son el resultado o se desarrollan en funcin de la actividad precedente. Las actividades procedentes pueden pertenecer o no a la ruta critica dentro del programa. En ocasiones son actividades determinantes dentro de algunos procesos de la parada y son controlados como puntos de atencin en funcin de evitar retrasos por descuidos en el flujo del proceso al considerarlas como irrelevantes para la operacin de la instalacin.

Ubicacin de los Eventos ClavesMileston eFeed Feed Out Feed Feed In In

Estructura PEP/WBS

0

Insumo s Trabajo Normale s s Equipo de Trabajo Instalaci n

Insumo s Aprobacin Trabajo Normale s s Trabajo Tardo s sContratacin

Out

Trabajos Extras - AdicionalesPre-Parada (Taller / Instalacin)

9 0 da s

Parada

Post Parada

Cierre

Lista de Trabajo Inicial

1 8-4 Sem. 9 Meses 8-6 Meses 18-12 Meses Fecha Mes Integ. Conformar Corte / Fecha de Equipo de de Corte Lista Contratista de Trabajo PTP TrabajoDESARROLLO DE ALCANCE DE TRABAJO (Planificacin - Programacin)

2 Semanas

Esta es una lnea base de tiempo referencial. En los 90 das despus de finalizada la parada anterior se debe estar generando una lista de trabajo inicial para la prxima parada. Lista de chequeo Gerencial.

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Es una herramienta empleada para identificar todos los requerimientos de cada fase de la parada de planta en un adecuado orden secuencial. Permite enfocar al Equipo Gerencial de la Parada en el establecimiento de las metas, objetivos y desarrollo de la organizacin de la parada. Para asegurar la aplicacin del mejoramiento continuo, cada facilidad debe desarrollar una plantilla o lista gerencial base que sirva de modelo o gua referencial a todas las unidades involucradas en el proceso de paradas de plantas, la cual en este caso solo ser actualizada y adecuada a las necesidades de cada parada en particular. Ejemplo de una Matriz de Responsabilidades.LIS T A D E V E R IFIC AC IO N G E R E N C IAL D E P AR AD A PD VS AIdentificacin de la Parada

O R G ANIZAC I N D E LA PARADAG E R EN C IA C O R P OR ATIV A / FAC ILID AD D P TO . O P ER AC IO N E S D E PAR TAM E N TO D E M AN TEN IM IE N TO D P TO . TEC N IC O D P TO . D E AD M IN IS T.

Fecha Semanas antes de la Descarga Duracin de la Actividad

Seguridad, Higiene y Ambiente

Operadores de Unidades de Procesos

Supervisor de Ejecucin

Aseguramiento de Calidad

Ingeniera de Proyectos

Coord. de Operaciones

Ingeniera de Procesos

Gerencia Corporativa

Manejo de Materiales

Ingeniera de Planta

Recursos Humanos

Gerencia Facilidad

Contratacin Control de Calidad

Gerente de Parada

Control de Costos

Equipo Gerencial

R ES P O N SAB ILID AD D EP AR T AM E N T AL

76 75

1 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9

75 60 75 60 75 60 75 60 75 60 75 75 75 0 1

Recopilar las Necesidades de M tto. En el Form ato de Lista de Trabajo IdentifIcar la Parada de la U nidad de Procesos Desarrollar Lista de T rabajo de Inspeccin Lista de T rabajo de Desarrollar M antenim iento Desarrollar Lista de T rabajo de Ingeniera Desarrollar Lista de T rabajo de O peraciones Desarrollar Lista de T rabajo de SH A

r r r r r r r r

r r r r

Trabajos D iferidos Previo a la Parada de la Unidad de Proceso Establecer Equipo G erencial Reunin Revisisn Inicial de Lista de Trabajo

0 10

Conformacin del Programa. La conformacin del Programa de Eventos Claves es por lo general efectuada en forma directa a travs de un software de planificacin y control de proyectos, Microsoft, Primavera, Artemi, inclusive SAP-PS. Aun cuando los Programas de Eventos Claves pueden ser efectuados en forma manual con otro software tales como PowerPoint, Word o Excel, no se recomienda utilizar esta va ya que resulta impractico y no permiten una actualizacin rpida y confiable.

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Adiestramiento

Planificacin

Contabilidad

Inspeccin

Ejemplo de Conformacin Programa de Eventos Claves

Responsabilidades. La Gerencia Coordinadora de la Parada es responsable por: Revisar la lista de chequeo para todas las actividades identificadas por la organizacin como necesarias y que deben ser incluidas para garantizar la efectividad de la parada de planta. Asignar las responsabilidades principales (R) y las responsabilidades compartidas (r) para preparar las actividades funcionales. Manejar y controlar la terminacin de cada actividad que ha sido asignada. Asignar las personas responsables que garanticen la terminacin de cada una de las actividades en la fecha de culminacin requerida, a su vez estos responsables debern actuar en conjunto con el coordinador de planificacin en caso de que se requieran ajustes. Responsables. La tabla que se presenta a continuacin nombra los responsables para cada programa de Eventos Claves: Programa de Eventos Claves Master Operaciones Mantenimiento Ingeniera y Proyectos Contratista Responsables. Equipo Gerencial de la Parada Lideres de Operaciones Coordinador de Planificacin Lder del Proyecto Gerente de la Parada

Periodos de Conformacin. El Programa de Eventos Claves es iniciado con la conformacin del equipo gerencial de la parada en la fase de integracin de estrategias de la parada en el periodo de 12 a 18 meses antes de la ejecucin de la parada. Este programa debe ser desarrollado a travs del anlisis y revisin de cada

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una de las actividades por parte de todos los integrantes del equipo gerencial de la parada desde la realizacin de la reunin Inicial Gerencial de Revisin de la Parada. El tiempo requerido para su conformacin depender de la cantidad de informacin que se requiera evaluar e incluir en el programa. Control de Avance. El avance de ejecucin del programa debe ser reportado por parte del equipo gerencial de la parada en las reuniones semanales e indicar las desviaciones que se presenten en la culminacin de actividades a fin de tomar las acciones correctivas a la brevedad posible y disminuir las probabilidades de modificar el plan inicial. 3.2.- LISTA DE TRABAJO (WORKLIST). Lista de Trabajo Inicial. La lista inicial consiste en una hoja electrnica (Excel), que ser sometida a un proceso de aprobacin, prioritizacion y consolidacin. Describe de forma corta todas las actividades requeridas por cada una de las disciplinas con requerimientos de acciones de mantenimiento. Se conforma en principio con el 60% - 70% del alcance de la parada anterior y sigue alimentndose durante la corrida de la instalacin hasta la fecha de corte de la misma. La informacin es colocada en forma continua diferencindose por el tipo de actividad, especialidad solicitante, identificacin del equipo, luego ser fcilmente filtrada y consolidada de acuerdo a la estrategia de planificacin acordada. Esta lista de trabajo inicial es un pote, porque cada una de las especialidades enva a esa hoja electrnica cada una de sus necesidades. Proceso de Manejo de la Lista de Trabajo.

SECUENCIA SECUENCIANecesidad de Mtto. Elemento Inicial Aprobacin Consolidacin Prioritizacin

ACTIVIDADES DE SOPORTE ACTIVIDADES DE SOPORTEOptimizacin Costo/ Riesgo Seleccin de Trabajos Basado en Riesgo Justificacin Trabajos Tardos Diferimiento y Cancelacin

Lista de Trabajo final.

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Consiste en la consolidacin de todos los trabajos aprobados por el equipo gerencial de la parada en funcin de la estructura disgregada de trabajo (WBS y elementos PEP) de la parada. Es empleado el mismo tipo de formato electrnico (Excel) utilizado en la lista inicial, contiene una seccin anexa donde se detalla todas las especialidades en la conformacin de los paquetes de trabajo planificados, sirviendo ello para controlar el avance de los mismos. En la lista final de trabajo reside el alcance de trabajo de la parada y es el documento base para definir el estimado y especificaciones del contrato de ejecucin de la misma. Procesamiento de la informacin. El requerimiento para la parada debe ser incluido en la hoja electrnica de forma tal que contemple todos los campos que se describen en la siguiente tabla: Descripcin del Equipo Identificacin Descripcin Descripcin del Trabajo No de Orden o Aviso SAP Descripcin corta de la actividad. Solicitante. Fecha de inclusin Elementos de Definicin Categora Tipo de trabajo Prioridad. Status Elementos de Costos Verificacin de aplicacin de anlisis CostoRiesgo-Beneficio. Costo Estimado de la Actividad.

Tipo Area Ubicacin

de

FORMATO PARA GENERAR LISTAS DE TRABAJO.

Procesamiento de la Informacin

Responsabilidades de Manejo. La tabla siguiente describe quienes son responsables por el manejo de la Lista de Trabajo. Responsables Lista De Trabajo Inicial. Debe ser custodiada por el lder o responsable de operaciones de la instalacin, desde su inicio

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Lista de Trabajo Final

Consulta y Visualizacin

luego del proceso de cierre hasta que se conforma el equipo gerencial de la parada. Debe ser manejada y custodiada por el planificador lder de la parada hasta el cierre de la misma. Los integrantes del equipo de Mantenimiento de la instalacin as como del equipo gerencial de la parada tendrn acceso a la hoja paro no estn autorizados a ingresar o modificar informacin en la misma.

3.3.- PAQUETES DE TRABAJO PLANIFICADO (PTP). Consiste en una carpeta master de trabajo que consolida toda la informacin requerida para garantizar la ejecucin de las actividades aprobadas que conforman el alcance de trabajo de un equipo, debe contener histricos, alcance del trabajo, especificaciones de materiales, planificacin, requerimientos operacionales y de seguridad, proyectos menores y de capital, procedimientos de trabajo, plan de inspeccin y pruebas. Conformacin. A continuacin se listan las premisas que deben seguirse para la conformacin de los paquetes de trabajos planificados. Comenzar luego de que se han consolidado y aprobado las actividades referentes a un equipo, sistema o rea de trabajo. El planificador lder asigna el nmero al paquete y comienza el desglose de las listas de chequeo, por medio de las cuales controlara toda la informacin que se necesita sea incluida en el mismo. La estructuracin de los paquetes de trabajo depender de la forma como el planificador defina la estructura PEP en el SAP-PS y el WBS de la parada en funcin de la estrategia de contratacin que se defina para la misma. El diagrama siguiente detalla cada uno de los pasos a seguir para la conformacin de los PTPS:

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Conformacin de Paquetes de Trabajo PlanificadosEl diagrama siguiente detalla cada uno de los pasos a seguir para la conformacin de los PTPS:El Planificador prepara la Carpeta Master y las Listas de Verificacin.

Los grupos involucrados preparan la informacin requerida de acuerdo al alcance de trabajo aprobado.

Proyectos Operacionales prepara sus paquetes de trabajo contemplando toda la informacin de alcance y planificacin que se requiera, incluyendo los requerimientos de SHA e Inspeccin.

El Planificador prepara: Red Lgica Diagrama Gantt Hojas de Estimacin Listas de Materiales Listas de Equipos/ Herramientas Base de Recursos

El Equipo Gerencial de la Parada revisa el PTP para verificar factibilidad de ejecucin.

El Planificador coordina la Aprobacin y Firma del Archivo Maestro por todas las unidades involucrada y procede con su distribucin.

Beneficios. Reduccin de Horas Hombres en planificacin de parada. Disminucin probabilidad de retrabajos. Disminucin de los riesgos. Disminucin de tiempos de espera. Incremento de la productividad. Optimizacin de programacin. Aseguramiento de cumplimiento de programacin. Conformacin de libreras. Los beneficios ya descritos facilitan la optimizacin del proceso de planificacin dado que permiten: Agrupar toda la informacin requerida para la ejecucin de un alcance de trabajo.

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Definir la programacin de las actividades de la parada, la misma podr ser llevada en forma parcial hasta tener la consolidacin final para integrar todas las actividades de cada paquete. Evitar la duplicidad de informacin, manteniendo un registro nico en cuanto a la planificacin de acciones de mantenimiento para un equipo o sistema dentro del alcance de una Parada de Planta o Mantenimiento Mayor. Controlar la ejecucin de los trabajos de los Contratistas dado que es el elemento gua en cuanto a especificaciones, procedimientos y alcance de trabajo para un equipo o parte de la instalacin en particular.

Proceso de Manejo de los PTP

SECUENCIA SECUENCIA

Elemento Final

Identificar Informacin

Consolidar

Aprobar

Publicar

ACTIVIDADES DE SOPORTE ACTIVIDADES DE SOPORTECaptura de Informacin Tcnica Asignacin de Responsabilidades Asignacin de Recursos Actualizacin y Archivo

Esta captura de informacin, no es ms que la informacin de cada una de las especialidades. Los PTPS deben guardarse en un archivo centralizado. El desarrollo del PTP depende de los insumos de cada especialidad. Elementos de los Paquetes de Trabajo. Esta lista de verificacin contiene los siguientes elementos: 1.- Portada. 2.- Matriz de responsabilidades. 3.- Lista de verificacin. 4.- Elementos de planificacin. 5.- Plan de inspeccin. Roles y Responsabilidades.

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Departamentos Responsables

PLANIFICACIN PROYECTOS OPERACIONALESSHA

PROCESOS

EQUIPO DE TRABAJO

INSPECCIN

INGENIERA DE PLANTA MANTENIMIENTO

OPERACIONES

Planificacin. A continuacin se especifican cada uno de los roles y responsabilidades de los Planificadores: 1.- Planificador de Campo (Junior). Control de documentacin. Planos Generales. Revisin de Paquetes de Trabajo. Anlisis de Riesgo. Control de Codificacin. Redes lgicas. Diagramas Gantt. 2.- Planificador de rea (intermedio). Requerimiento de materiales. Estimulacin horas hombres/equipos. Nivelacin de recursos Estimacin de costo. Facilitador del equipo de trabajo. Programacin y seguimiento, reuniones. 3.- Coordinador de planificacin (Senior). Consolidacin Paquetes de Trabajo. Aprobacin Paquetes de Trabajo. Distribucin Paquetes de Trabajo. Seguimientos Paquetes de Trabajo. Operaciones. A continuacin se especifican cada uno de los roles y responsabilidades del departamento de Operaciones. Lista de ciegos. Lista de lneas temporales. Lista de vlvulas para reparacin y/o reemplazo. Requerimientos de seguridad y de riesgo. Requerimientos de descontaminacin.

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Requerimientos de descarga y arranque. Inspeccin de Equipos. A continuacin se especifican cada uno de los roles y responsabilidades del departamento de Inspeccin. Suministrar alcance de trabajo para todos los elementos de equipos estticos en las lneas de trabajo, incluyendo cantidades y especificaciones de material (bis a bis) y ubicacin en caso de reemplazos y/o reparaciones. Desarrollar u suministrar los planes de inspeccin y prueba para todas las actividades QA/QC. Verificar y establecer junto con ingeniera de corrosin la utilizacin de los procedimientos de soldadura y requerimientos de calificacin de soldadores. Establecer los requerimientos de documentacin (turnover package) para las actividades de mantenimiento a ejecutarse. Ingeniera de Planta (Infraestructura). A continuacin se especifican cada uno de los roles y responsabilidades del departamento de Parada de Planta. Validar dibujos, esquemticos, especificaciones de materiales (Ej. Reemplazo de vlvulas), y procedimientos especiales que permitan la ejecucin efectiva y oportuna de las actividades incluidas en los PTPS. Revisin y aprobacin de todos los cambios de ingeniera, modificaciones y dibujos de campo. Asegurar que todas las modificaciones sean reflejadas en los dibujos y esquemticos para construccin. Desarrollar y aprobar procedimientos de prueba hidrosttica. Metalurgia y Corrosin. A continuacin se especifican cada uno de los roles y responsabilidades del departamento de Metalurgia y Corrosin. Seleccionar y/o aprobar materiales aplicables a modificables y/o cambios. Desarrollar especificaciones de: procedimientos de soldadura, preparacin de superficie y aplicacin de sistemas protectivos, seleccin y procedimientos de instalacin de aislamientos y refractarios. Desarrollar y suministrar procedimientos especiales de limpieza interna. Soportar los requerimientos tcnicos de las actividades de ingeniera de planta, inspeccin de equipos, operaciones y planificacin. CONTROL. Calculo de Recursos. Premisas de planificacin: Horas de planificacin promedio: 2% del total de hora artesanales. 200 horas artesanales y 15 actividades por elemento de Lista de Trabajo Final. 01 Planificador por cada 6000 actividades. La planificacin debe ser completada entre 4 y 10 semanas antes de la parada. 01 Planificador procesa 03 elementos de la Lista de Trabajo Final incluyendo los requerimientos para sus respectivos paquetes de trabajos planificados, diariamente. Secuencia de Calculo de Horas Hombre de Planificadores: a) Numero total de Actividades: 15 x Elementos de la Lista Final de Trabajo. b) Numero de Planificadores requeridos: Numero Total de Activos / 6.000 b) das Requeridos para planificacin Pre-Parada. # Elementos de la Lista Final de Trabajo / (3 x # planificadores). d) das Requeridos para inicio de planificacin Pre-Parada. e) Total Horas Requeridas de planificacin: Das de planificacin * hrs. Turno * # de Planificadores + Das de Ejecucin * hrs. Turno * # de Planificadores + Das Post-Parada * hrs. Turno * # de Planificadores + ________________________________________________ Actualizacin.

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El control y actualizacin de los Paquetes de Trabajo Planificados ser efectuado mediante el procesamiento de la informacin reflejada en los campos de la hoja que se describen a continuacin: Descripcin del Equipo .- notificacin .- Descripcin Descripcin del Trabajo .Descripcin corta de la actividad. Planificador asignado Control de planificacin No del Paquete de Trabajo Planificado Status de planificacin Control de Especialidades Operaciones. Ingeniera Inspeccin SHA Materiales Mantenimiento Proyectos

Actualizacin.

Control de Avance de PTP

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Medicin de ProgresoCARTA DE PROGRESO DE PTP

PAQUETES DE TRABAJO PLANIFICADOS

4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24SEMANAS DEL PROYECTO PLAN ORIGINAL PLAN REVISADO TOTAL COMPLETADO

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Visin del Proceso de PlanificacinHERRAMIENTAS GERENCIALES RESULTADOS

Programa de Eventos Claves

Definicin ptima de Recursos

Lista de Trabajo

Proceso de Planificacin de la Parada

Programacin Apropiada

Paquetes de Trabajo Planificados

Software de Apoyo

Acertividad de Ejecucin

Plantas.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA Delta Catalityc (2001). Procesos, Herramientas y Lineamientos de Paradas de Delta Catalityc (2001). Herramientas Gerenciales. Delta Catalityc (2001). Evaluacin del Proceso Gerencial de Paradas de Plantas. APENDICE 1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTAS.

28

M3P

Mejoramiento Procesos de Paradas de Plantas

Descripcin del Proceso

Insumo Manual3.1.2.8

3 .1 .2. 8

1

Proceso Elemento Sub-Proceso ID ERFT

Pregunta?

No

Criterio

1Puntos de Coincidencia de Hojas

1.1.1.1 Si

Accin

2

1.1.1.2

1.1.1.2

Programa de Mantenimiento ERFT

Programa de Computacin ERFT

Salida

Instalacin Flujo de Planificacin Flujo Gerencial Flujo Combinado Flujos Sub-Procesos

MISIONProveer un Proceso para Gerenciar Paradas de Plantas efectivo y consistente, dirigido a cumplir con las metas de desempeo establecidas por PDVSA en cuanto a Seguridad, Calidad, Programacin, Confiabilidad, Costo, enmarcados dentro de los Objetivos Corporativos de una Organizacin Competitiva a Nivel Mundial en Mantenimiento.

1

29

M3P

Mejoramiento Procesos de Paradas de Plantas GERENCIA DEL MANTENIMIENTO TOTAL DE ACTIVOSCustodios PDVSA Criterios de ODTIdentificacin del Solicitante

1.3.1

1.3.1

1.3.1

Soporte de ComputacinSoftware de Programacin de Paradas Software de Programacin de Proyectos

Inspeccin

Integridad y Confiabilidad del Activo Ingeniera de Procesos de Plantas

Fecha de Solicitud

Nmero del Equipo

Mdulo SAP de Costo

Mantenimiento

Descripcin del Equipo

Mdulo SAP de Manejo de Materiales Mdulo SAP de Mantenimiento de Planta

Operaciones

Cdigo del Tipo de Trabajo

Crear Avisos de Trabajo0.1.1.1 0.1.1.1

Descripcin del Alcance de Trabajo

Revisin diaria de Avisos por Operaciones / Mantenimiento

M1, M2, M3, M4

Modelo de Mantenimiento de Rutina0.1.1.4

0.1.1.2

M6

Modelo de Gerencia de Paradas de Plantas0.1.1.5

Proceso de Aprobacin de Proyectos de la Corporacin Facilidad

Proyecto Aprobado0.1.1.3 0.1.1.6

Modelo Gerencial de Proyectos

1

2

30

1

M3P

FASES DEL PROCESO DE GERENCIA DE PARADAS DE PLANTAS DE PDVSA

1.0

INTEGRACION DESARROLLO DEL ALCANCE

2.0

1.1 Planificacin Estratgica Lista de Trabajo de la Parada Funcional Planificacin Materiales Gerencia de la Estrategia Proceso de 1.4 2.2 Gerencia de 2.1 2.3

1.2

1.3 1.3 Plan Gerencial

Estrategia de Contratacin

2.4

Proceso de Programacin

Paquete de Trabajos Planificados

Programa por Turnos

Mejoramiento Procesos de Paradas de Plantas

31Ciclo de Mejoramiento Continuo Ciclo Semanal de Gerencia de la Parada

3Ciclo Diario de Turnos de Trabajo Trabajo Extras y Adicionales Actualizaciones Re-Programacin Manuales de Informacin de la Parada

4.0

CIERRE DE LA PARADA

3.0

EJECUCIN

4.2 Lecciones Proceso de Cierre Aprendidas 4.1

3.5

Proceso Post -Parada

3.3

Proceso de Ejecucin

3.2

3.1 3.4 Proceso Avance y Actualizacin Proceso Manejo de Cambios

Proceso Pre - Parada

Reporte de Cierre de Parada

Data Histrica

Manejo de la Ejecucin del Trabajo

1.0. - INTEGRACION DE ESTRATEGIAS 1.1 - Planificacin Estratgica Cont... 18 - 12 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Presupuesto Preliminar Estrategia para la Parada Reunin Inicial Revisin de Lista de Trabajo1.1.3.2

1

Formar el Equipo Gerencial de Parada

1.1.3

1.1.3.1

Aprobar los Elementos de la Lista Inicial de Trabajo Definir Metas y Objetivos / Establecer ICD

1.1.3.3

Reunin Gerencial de Parada1.1.3.17

1.1.3.4

Establecer Asignacin Presupuestaria1.1.3.5

Asignar Responsabilidades en la preparacin de Lista de Verificacin Gerencial1.1.3.6

Proceso Optimizacin Lista de Trabajo1.1.3.18

1

Asignar Recursos / Indicar Eventos Claves / Fecha de Corte Lista de Trabajo

1.1.3.7

Desarrollar Organigrama Obtener Soporte Externo, si es Requerido1.1.3.9 1.1.3.8

Ha pasado la Fecha de Corte?

No

Clasificar Elemento de Lista de Trabajo como

Definir Recursos de Planificacin1.1.3.10

Si

TARDIO1.1.3.19

Definir Estructura de la Divisin de Trabajo (EDT) Establecer el Sistema de Archivos de PTPPreparar las Carpetas de Informacin de la Organizacin de la Parada

Ha sido justificado ?1.1.3.11

Si

Si

No1.1.3.12

Justificacin Aprobada?

NoSe sigui el Proceso de Justificacin?

SiClasificar Elemento de Lista de Trabajo como

1.1.3.13

Preparar el Plan Gerencial de Paradas por Area Funcional Realizar la Evaluacin del Programa de Paradas de Plantas

No1.1.3.14

DIFERIDO1.1.3.20

1.1.3.15

Proceder con el Proceso de Justificacin

Clasificar Elemento de Lista de Trabajo como

Implantar Recomendaciones del Mejoramiento Continuo

ESPERANDO JUSTIFICACION1.1.3.21

1.1.3.16

A Plan Gerencial de Parada Pg. N 7 2 A Identificacin Pg. N 4, De Fase de Cierre Pg. N 20

2 3

5

32

1.0. - INTEGRACION DE ESTRATEGIAS 1.2 - Manejo de la Lista de Trabajo 18 - 12 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo1.2.1

Proceso de Aprobacin de la Lista de TrabajoCdigos de Situacin de Elementos de la Lista de Trabajo 1.2.2 Cdigos de Prioridad de Elemento de Lista de Trabajo 1.2.3

1

Si

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como APROBADO1.2.2.1

El Elemento es un problema Legal o de Seguridad?

Si

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como PRIORIDAD A1.2.3.1

Elemento Aprobado?

No

1 Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como ESPERANDO INVESTIGACION1.2.2.2

No

El Elemento es un problema de Confiabilidad ?

Si

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como PRIORIDAD B1.2.3.2

No Requiere ms Informacin? Si

Trabajo Discrecional Basado en la Duracin y el Presupuesto

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como PRIORIDAD C1.2.3.3

No

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como DIFERIDO1.2.2.3

Diferir o Cancelar Elemento de la Lista de Trabajo

Identificar Elemento de la Lista de Trabajo como CANCELADO1.2.2.4

2 3

A Plan Gerencial de Parada de Pg. N 7 A Identificacin Pg. N 4, De Fase de Cierre Pg. N 20

2 3

6

33

1.0. - INTEGRACION DE ESTRATEGIAS 1.3.- Plan Gerencial de la Parada 18 - 12 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo 1 A Proceso de Planificacin Pg. N 10 1

1.3.2

Metodologa GerencialDefinir Asignar1.3.2. 2

Plan Gerencial de Parada 1.3.1 Preparar Plan de Comunicaciones / Reuniones1.3.1.1

Controlar1.3.2. 3

1.3.2.1

1.3.2. 1

Productos Claves

Preparar Procedimientos

Lista de Verificacin de Planificacin

Preparar Plan de Recopilacin y Seguimiento de Costos1.3.1.2

Preparar Plan Tcnico1.3.1.3

Objetivos

Desarrollar Programas

Programa Eventos Claves

Preparar Plan Operacional Procede de Planificacin Estrategica Pgina N 51.3.1.4

Preparar Plan de Planificacin y Programacin1.3.1.5

Estrategias

Preparar Plan de Materiales / Herramientas / Alquiler Equipos1.3.1.6

Adiestrar e Instruir

Actualizar Avance y Comunicar

Preparar Plan de Contratacin1.3.1.7

Preparar Plan de Administracin1.3.1.8

Acciones

Orientar

Seguimiento del Avance

Preparar Plan de Adiestramiento y Desarrollo1.3.1.9

Preparar Plan de Logstica1.3.1.10

DelegarResponsabilidades

Preparar Plan de SHA1.3.1.11

Preparar Planes de Auditoria y Acciones Correctivas1.3.1.12

Ejecutar

Preparar Plan de Mejoramiento Continuo1.3.1.13

2 3 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

7

2

34

1.0. - INTEGRACION DE ESTRATEGIAS 1.4.- Estrategia Funcional 18 - 12 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo 1 Departamentos Funcionales A Proceso de Planificacin Pg. N 10 Estrategia Departamental ESTRATEGIA DE INSPECCION: Requerimientos de INSPECCION 1

1.4.1

1.4.2

Organizacin de Inspeccin Plan de Inspeccin de Equipos Plan CC/AC Corrosin y Erosin Especificaciones Maestras y Libro de Proced. Refractarios / Recubrimiento Procedimientos de Soldadura Plan de Comunicaciones Plan de Auditoria / Revisin.

1.4.2.1

ESTRATEGIA DE OPERACIONES: Elementos Pre-Parada Requerimientos de OPERACIONES Parada y Aislamiento de la Unidad de Proceso Permisologa y Proceso del Trabajo Descegado,Barrido o Inertizacin Procedimientos de Pre - Arranque y Secado Proceso de Arranque de Unidad Elementos Post - Parada

1.4.2.2

Requerimientos de INGENIERIA DE PROCESOS

ESTRATEGIA DE INGENIERIA DE PROCESOS: Integridad del Proceso Anlisis Beneficios de Produccin Medio Catalizador / Anlisis Limpieza Qumica / Decoquizado Valores de Trasnferencia de Calor

1.4.2.3

Requerimientos de INGENIERIA DE PLANTA

ESTRATEGIA DE INGENIERIA DE PLANTA: Anlisis de Confiabilidad Elementos de Cambios en la Planta Planos y Especificaciones Apriete de Tuercas / Procedimientos de Torque

1.4.2.4

ESTRATEGIA DE INGENIERIA DE PROYECTOS:Requerimientos de INGENIERIA DE PROYECTOS Org. del Proyecto para la Parada de Plantas Distribucin de Planos Requerimientos de Adiestramiento Seguimiento de los Hitos de Construccin Lista de Verificacin de Pre - Arranque Procedimiento de Arranque Planos de Construccin y Detalles de Cierre

1.4.2.5

Requerimientos de MANTENIMIENTO

ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO: Movilizacin Pre - Parada Ejecucin Post - Parada Desmovilizacin

1.4.2.6

Requerimientos de EQUIPOS ROTATIVOS

ESTRATEGIA DE EQUIPOS ROTATIVOS: Especificaciones y Procedimientos Apoyo de Especialistas y Suplidores Anlisis de Fallas y Monitoreo del Desempeo ESTRATEGIA DE ELECTRICIDAD E INSTRUMENTACION: Monitoreo de Analizadores Calibracin / Pruebas de Lazo Potencia e Iluminacin Temporal Radios y Comunicaciones Interruptores y Moto - Generadores Pocedimientos Especiales de Arranque

1.4.2.7

Requerimientos de ELECTRICIDAD / INSTRUMENTACION

1.4.2.8

2

A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

8

2

35

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.1.- Proceso de Planificacin 12 - 6 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo 1 Criterios / Insumos Desarrollo Paquetes de Trabajo (PTP)

2.1.1 2.1.1.1

2.1.2

Elementos de Lista de Trabajo Aprobados

Crear Ordenes de Trabajo2.1.2.1

Existe un PTP?2.1.2.2

Si

Requerimientos de Planificacin

No

Requerimientos Tcnicos

Asignar un Nmero al PTP2.1.2.3

Requerimientos Operacionales

Crear una Carpeta de Archivo2.1.2.4

Requerimientos de SHA

Completar la Lista de Verificacin del Archivo Maestro del PTP2.1.2.5

No

Es suficiente para el Alcance del Trabajo?

Requerimientos de Mantenimiento Desarrollar el PTP Requerimientos de Materiales2.1.2.6

Si

Requerimientos de Contratacin

Introducir Data en el Programa de Planificacin2.1.2.7 2.1.2.7

1

Presupuesto Aprobado

2

A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

9

2

36

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.1.- Proceso de Planificacin 12 - 6 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo

2.1.3

Revisin y Aprobacin del Paquete de Trabajo

Revisar y Aprobar PTP2.1.3.1

Corregir Deficiencias en el PTP

Si

Aprobado para Programacin?

No

Es Deficiente el PTP?

No

Identificar el Elemento como DIFERIDO2.1.3.3

Si

Ensamblar Paquetes de Alcance de Trabajo2.1.3.2

Devolver a Librera de Datos y Sistema de Archivo

1

Paquetes Preparados para Programacin

Documento de Alcance de Trabajo a Departamento de Contratacin

A Proceso de Programacin Pg. N 14 2 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

1 2

10

37

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.2.- Gerencia de Materiales 12 - 6 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo

2.2.1 2.2.1.1

Criterios / Insumos

2.2.2

Requerimientos de Materiales

Material Largo Tiempo de Entrega de la Lista Inicial de Trabajo

1 Lista de Materiales y Equipos de Largo Tiempo de Entrega2.2.2.1

Alcance del Trabajo por Actividades Aprobadas

Lista de Materiales y Equipos de Entrega Normal2.2.2.2

Preparar Plan de Procura de Materiales y Equipos de Largo Tiempo de Entrega

Archivos B.O.M. / SAP MM

Preparar Plan de Procura de Materiales y Equipos de Entrega Normal2.2.2.3

2.2.2.4

Programa de Planificacin y Programacin

Los Materiales Tienen Cdigo?

Si

Suministrar a Bariven Solicitud de Pedido / Reserva de Materiales y Equipos

Plan Gerencial de la Parada

No

2.2.2.6

Ordenes de Trabajo de Mantenimiento

Asignar Cdigo Empleando Proceso de Catalogacin2.2.2.5

1 2

A Proceso de Programacin Pg. N 14 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

2 3

11

38

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.2.- Gerencia de Materiales Cont. 12 - 6 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo

Procura2.2.3 2.2.4

Entrega y Control de Materiales

1Materiales Disponibles Fsicamente?

Si

Verificacin Visual y Etiquetado2.2.4.1 2.2.3.2

Identificar como Reservado en el Sistema2.2.4.1

2.2.3.1

2.2.3.1

No

Fuentes de Suministro

Internacional

Proceso Procura Internacional2.2.3.4

Recepcin de Materiales en Almacn2.2.4.2

Nacional

2.2.3.3

Existen Convenios?

Si

Colocacin Pedido Proveedor en Convenio2.2.3.6

Preparar Materiales Para Despacho2.2.4.3

No

2.2.3.5

Costo > 1000 Unidades Tributarias

Si

Proceso Procura Comisin de Licitacin2.2.3.8

Establecer Areas de Almacenaje durante la Parada2.2.4.4

2.2.3.7

No

Proceso de Procura Normativa Interna2.2.3.9

Transportar Matertial a Areas de Almacenaje A Proceso de Cierre Pg. N 20 1 A Proceso de Programacin Pg. N 14

2 3 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

2

12

3

39

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.3.- Estrategia de Contratacin 12 - 4 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo

2.3.1

Criterios / Insumos

2.3.2

Proceso de Definicin de Estrategia de Contratacin

2.3.3

Proceso de Licitacin

Plan de Contratacin2.3.1.1

Metas y Objetivos2.3.1.2

Anlisis de Complejidad de los Trabajos2.3.2.1

Solicitud de Pedido de Servicios (SAP-PS)2.3.3.1

Lista de Trabajo Aprobado2.3.1.3

La Instalacin Posee los Recursos?

Si

2.3.2.2

Lista Corta de Contratistas PreCalificadosAsignar Recursos para Ejecutar Alcance de Trabajo2.3.3.2

No

Ley de Licitaciones2.3.2.3 2.3.1.4

Consolidacin del Alcance de Trabajo?

No

Base de Datos RNC / RAC2.3.1.5

Si

2.3.2.4

Proceso de Licitacin (SAPMM)2.3.3.3

Preparar Alcance de Trabajo para Contratacin2.3.2.5

Base de Datos Calificacin SHA2.3.1.6

Definir Tipos de Contratos a Utilizar2.3.2.6

Otorgamiento de Contratos por la Comisin2.3.3.4

Paquetes de Alcance de Trabajo2.3.1.7

Preparar Paquetes para Contratacin2.3.2.7

1 2 3

A Proceso de Programacin Pg. N 14 A Proceso de Cierre Pg. N 20 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

1 2 3

13

40

2.0. - FASE DE DESARROLLO DEL ALCANCE DE TRABAJO 2.4.- Proceso de Programacin 12 - 4 Meses antes de la Fecha Propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Trabajo Criterios de Programacin Establecer los Criterios del ReporteReporte de Arreglos Establecidos Criterios: Disponibilidad de la Unidad de Proceso Equipos / Areas / Tipos Cdigos de Oficio Cdigos de Ordenamiento Cdigos de Permisos Tipos de Trabajo Turnos Costos Detalles / Sumario

2.4.12.3.1.1

2.4.2

2.4.3

Manejo de Recursos

Introducir los Datos en el Programa y Asignar Parmetros Establecer el ID del Proyecto y los Parmetros de la Parada Determinar los Parmetros de la Parada de la Unidad de Procesos y EDT Integrar el Plan de Actividades de Operaciones Determinar el PTP de Mayor Duracin por EDT de Unidad de Proceso Asignar Tareas Dependientes entre PTP

Revisar Indicadores Claves de Desempeo

2.4.3.1

Establecer Control de Presupuesto2.4.3.2

2.4.2.1

Implementar Plan de Administracin2.4.3.3

Reportes de Planificacin Redes de Equipos Consolidado de Equipos H/H Equipos H/H por Oficio Notas por Equipos Consolidado de Tareas y Actividades Implementar Plan de Logstica

2.4.3.4

2.4.2.2

Implementar Plan de Comunicaciones

Reportes de Costos: Costo por Equipo Costo por Tipo de Trabajo Trabajos Adicionales / Extras / Cancelados Costo por Orden de Trabajo Costos Indirectos Consolidado de Costos Implementar Plan de Contratacin

2.4.3.5

2.4.3.6

Asignar Inicio / Fin Obligatorio a PTP

2.4.2.3

Reportes Grficos:Establecer Criterios de Nivelacin de Trabajos en los Parmetros de Disponibilidad de Instalacin

Evaluacin de Desempeo de la Parada

2.4.3.7

Red Lgica Carta Gantt Programa en Diagrama de Barrras Histograma de Recursos Consolidado de Costos

Desarrollar Compendio de Informacin2.4.2.4

2.4.3.8

Programar Automticamente los Elementos de Trabajo por Recursos Claves

Reportes Diarios: Turnos Pre / Post Consolidado de Turnos Permisos Materiales / Herramientas Recursos Estatus / Variacin Costo / Programa Actividades Completadas

Implementar Plan de Adiestramiento y Orientacin

2.4.3.9

Simular la Parada para Optimar los Impactos en Duracin y Costo

Verificar Calificaciones y Certificaciones2.4.2.5

2.4.3.10

Establecer el Programa Base Referencial

Lgica del Programa: Cdigo Nivel de Actividades Cdigo de Errores Inicio Mandatorio Dependencias Simulacin de Turnos2.4.2.6

Implementar Plan de Ejecucin2.4.3.11

1 2 3 A Proceso de Cierre Pg. N 20 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

1 2 3

14

41

FASE DE EJECUCION DEL TRABAJO 3.1.- Proceso Pre-Parada 8 - 4 Semanas antes de la fecha propuesta de Corte de Alimentacin Periodo Presupuestario de Control Criterios/ Insumos PLAN GERENCIAL DE PRE-PARADA Organizacin Plan de Comunicaciones Adiestramiento, Orientacin y Certificacin.3.1.1.1

3.0. -

3.1.1

3.1.2

Avance y Actualizacin Pre - Parada

1

MOVILIZACION / LOGISTICA Instalaciones Temporales Infraestructura / Plano Ubicacin Equipos Propios y Alquilados Montaje de Andamios Equipo de Izamiento Retiro de Aislamiento Tuberas Temporales / Tanques Equipos de Lavado Industrial Transporte de Personal, etc.

Establecer y Movilizar los Recursos PreParada3.1.2.1

Incluir los Trabajos Inconclusos en la Fase de Ejecucin

Si

PROYECTOS OPERACIONALES Fabricacin de Spools Estructural / Civil Equipos Estticos Electricidad / Instrumentos / Mecnica

Reunin de Actualizacin Diaria de PreParada3.1.2.2

Fase de Pre-Parada Termin?

No

MATERIALES / HERRAMIENTAS Area de Descarga de Equipos & Partes. Embalar y Etiquetar Colocar discos ciegos, paneles, herramientas.

Efectuar Auditora de Seguridad y Desempeo de Campo3.1.2.3

ACTIVIDADES DE OPERACIONES Actualizar el Registro de Discos Ciegos y Registro de Etiquetas Facilidades para la Emisin de Permisos Equipos de Lavado, Limpieza de vapor

PLANIFI., PROGRAMACION Y ACTUALIZACION DE EQUIPOS Programa de Ejecucin Pre-Parada Diagramas de Barras por Equipo Reportes de Recursos Diarios Programa y Actualizacin Diaria.

Emitir Programa Diario de PreParada3.1.2.4

No

Se ha identificado Trabajo Adicional?

Si

INSPECCION / CC Organizacin Pre-Parada Plan de Inspeccin Pre - Parada

Proceso de Evaluacin de Cambios3.1.2.5

ADMINISTRACION DE CONTRATOS Documentos de los Contratistas Certificaciones y Control de Labor

1 2 3 A Proceso de Cierre Pg. N 20 A Identificacin de Parada Pg. N 4; De Fase de Cierre Pg. N 20

2 3 4

15

42

3.0. - FASE DE EJECUCION DEL TRABAJO 3.2.- Proceso Manejo de Cambio de Alcance Pre - Parada / Ejecucin / Post - Parada Periodo Presupuestario de Control A Ejecucin del Trabajo Pg. N 17, De Pre - Parada Pg. N 15 1

1

3.2.1

Procesos Manejo de Cambios

Llenar Formato de Solicitud de Cambio y Generar Aviso M63.2.1.1

Definicin de Alcance Incompleto?

No

Problema de Seguridad,Calidad o Confiabilidad?

Existen Posibles Ahorros?

No

Si Si

Efectuar un Anlisis de Riesgo / Costo / Beneficio3.2.1.2

Si

Elemento excede el valor asignado por anlisis Costo/Beneficio?

No

Indicar Elemento de Lista de Trabajo como CANCELADO

3.2.1.6

Aprobar Solicitudes de Cambios en Campo y Asignar a Planificacin Si

No

Indicar Elemento de Lista de Trabajo como

DIFERIDO3.2.1.3 3.2.1.7

Indicar Elemento de Lista de Trabajo como ADICIONAL

Si

Resultado del Trabajo de un PTP existente?

3.2.1.4

NoIndicar Elemento de Lista de Trabajo como EXTRA

2