Gloria Muñoz Cano Protocolista

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSEn el ámbito empresarial / profesional

un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la fidelización frente a la competencia del mercado actual.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Un evento proporciona contacto directo con el

cliente, favorece las relaciones empresa/cliente

o empresa/empleados, y facilita la adaptación

de su producto de forma directa sobre sumercado.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS5 claves principales para organizar un evento con éxito

1. Un evento sólo tiene sentido si está justificado Su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de los invitados de lo contrario, el acontecimiento quedará incompleto

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de la empresa u organización. El concepto es el cuadro en el que se enmarca el evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, se quieren transmitir de la compañía

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión.Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación del concepto, es quien transmite éste en palabras y maneras.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que se eligen cuidadosamente los invitados porque, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no tiene sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hemos actuado en contra de nuestros intereses

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS5. Un espacio en común.

Se debe elegir el lugar donde encontrarse con los invitados, pero un espacio que se adecue al concepto elegido: emblemático, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitir una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL EVENTO:

CulturalesSociales ComercialesDeportivosEducativos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSTecnológicos

Políticos

Científicos

Recreativos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSDE ACUERDO CON EL GRADO DE EXCLUSIVIDAD:

Públicos

Privados

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSDE ACUERDO CON EL ALCANCE Y MAGNITUD DEL EVENTO:

MundialRegionalInternacionalLocalNacional

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOSTIPOS DE EVENTOS:InauguracionesExposiciones y feriasTalleresPanelesSimposiosAsambleas

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCongresosSeminariosBanquetesCoctelesFiestasReuniones de negociosAlmuerzos y cenas de trabajoGraduacionesRuedas de prensa

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOSPRE-EVENTO:

DEFINIR EL OBJETIVO DEL EVENTO,

TIPO Y NOMBRE

DETERMINAR QUÉ SE QUIERE ALCANZAR

CON LA REALIZACIÓN DEL EVENTO

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSEl nombre debe ser:

corto y llamativo

Adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento

Es conveniente ubicarlo en el contexto local, regional, nacional o internacional

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS2. NOMBRAR COMITÉ ORGANIZADOR DEL EVENTO:Coordinador general del evento:

Es el responsable general del desarrollo del evento

Supervisa la labor de las comisiones el enlace con la máxima autoridad de la institución

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCOMISIONES DE TRABAJO:

Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistemáticamente.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCOMISIÓN LOGÍSTICA:TransporteAlojamientoAlimentaciónSecretaríaServicios generales

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Esta comisión se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo para la operatividad que hace posible la ejecución del evento

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCOMISIÓN TÉCNICO ACADÉMICA:Elabora las normas para la operatividad del

eventoRevisa el temario a desarrollarDetermina la metodología del trabajoCoordina la reproducción y distribución de

las ponencias

ORGANIZACIÓN DE EVENTOSCOMISIÓN DE PROMOCIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO

Atiende las actividades de promoción y difusión del evento

Se encarga de las relaciones interinstitucionales

Atiende todo lo relacionado con el protocolo y asistencia de participantes

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