oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el...

Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015

Oportunidades para el desarrollo profesional

de los especialistas de gestión documental

en el contexto de la nueva ISO 9001:2015

Jordi Serra SerraUniversidad de Barcelona

Mesa redonda: La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la

puesta en valor de la gestión documental. Coordina: CTN50/SC1

de AENOR y XV Congrés d’Arxivística de Catalunya (AAC-GD).

29 de mayo de 2015


Un nuevo

contexto

Crisis del RM

tradicional

La familia ISO 30300

La nueva ISO 15489

La nueva ISO

9001:2015


Alcance real

de un SGD

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Records storageEDRMS

Business S.

eMail?


Predicción

de usos

futuros


Limitaciones

del modelo

tradicional

• Bajo porcentaje de cobertura real

• Poca fiabilidad/seguridad efectivas

• Perspectiva custodialista, basada en fronteras

• Concepción centralista del Sistema

• Demasiado formal y de implantación pesada

• Con poca aportación de valor

• Perspectiva discreta (small-data)


La gobernanza de

la información

Fuente: eDiscovery Journal


¿Revolución o

evolución?

Records management

Informationgovernance

Informationgovernance

Records management


Un nuevo

contexto

Crisis del RM

tradicional


La nueva ISO 15489

La nueva ISO

9001:2015


Dos niveles de

actuación

Information(records)

Informationand records governance

About policies

Informationand records

management

Aboutprocedures


Un nuevo

contexto

Crisis del RM

tradicional


La nueva ISO 15489

La nueva ISO

9001:2015


La nueva

ISO 15489

(borrador)

• Inclusión del análisis de procesos como fuente básica de identificación de requisitos documentales.

• Consideración de los documentos dinámicos, de los sistemas basados en datos, y de la relatividad de las fronteras del sistema.

• Consideración explícita de los vínculos con otras normas.

• Previsión de la conexión con sistemas orientados a la conservación a largo plazo.


Un nuevo

contexto

Crisis del RM

tradicional


La nueva ISO 15489

La nueva ISO

9001:2015


La ISO 9001

y la gestión

documental

• ¿La implantación de normas de calidad ha sido un dinamizador de la implantación de sistemas de gestión documental?

• ¿Ha funcionado la conexión de los sistemas de gestión de la calidad y de la gestión documental?

• ¿Debe existir un sistema de gestión (documental) de la calidad?


La nueva

ISO 9001:2015

• Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción.

• Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la integración del sistema de gestión de la calidad con la gestión general de los procesos de negocio.

• Introducción (o refuerzo) de un enfoque basado en riesgos y oportunidades.

• De los procedimientos documentados se pasa a la información documentada.


Nuevas

oportunidades

El

profesional

Los servicios

Los clientes


Factores

de cambio

• Multiplicidad y dispersión

• Externalización

• Movilidad y autonomía

• Consumerización

• Seguridad real

• Incremento del volumen de datos

• Traslación del desarrollo al análisis

y a la gestión del cambio


Nuevas

oportunidades

El

profesional

Los servicios

Los clientes


Tendencias

• De la gestión nominal a la gestión efectiva

• Usuarios más libres, empresas más seguras

• No es el fondo, es el servicio

• Sistemas integrados (globales) con implantación descentralizada

• Automatización de los procesos de gestión documental

• Valoración centrada en la conservación

• Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)


La gobernanza de

la información

Gestión documental

(RIM)

Auditoría(compliance)

Tecnologías de la Información

Legal

Privacidad


Nuevas

oportunidades

El

profesional

Los servicios

Los clientes


Volvemos al

debate eterno…

¿Que es un “Especialista

de gestión documental”?


Perfil

híbridoA

ud

ito

ría

Co

nsu

lto

ría

De

sarr

oll

o

Gestión de procesos

Gestión

documental

Análisis y

explotación


La mutación

del profesional

Tercera línea

Segunda línea

Primera línea

Records

manager

Records auditor

Records controller

Records quality manager

Records architect

Records capture officer

Records preservation officer

Records accessibility officer

Frans Smit, 2013

“Clo

ud

”

“On

pre

mise

”


Muchas gracias!

Jordi Serra Serra

http://bd.ub.edu/pub/serra/

[email protected]

29 de mayo de 2015

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