op-p-08 control y suministro de combustible

COLTANQUES LTDA Codigo

OP-P-08

Versin 4

Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia

18/03/09 Pgina 1 de 23

Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3 4. GENERALIDADES 3 5. DESARROLLO 19 6. REGISTRO DE CALIDAD 22 7. CONTROL DE CAMBIOS 23 ACTUALIZ: Linarco Osma

ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN CALIDAD

Coordinador Gestin Calidad operacin propios Fecha : 2009-03-18

REVISO: Zully Johana Rodrguez


Coordinadora de Calidad Fecha : 2009-03-18

APROBO: Vctor Hugo Ocampo


Director Operaciones propios Fecha : 2009-03-18


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 2 de 23


1. OBJETIVO Controlar compras, tanqueos e inventarios de combustible a nivel nacional, Desarrollando y creando conciencia en los procesos de recibo, manejo y despacho de los combustibles que como materia prima, constituyen uno de los costos ms significativos en el desarrollo de la operacin de transporte por carretera. 2. ALCANCE Y RESPOSANBLES Aplica a todas las sedes de coltanques a nivel nacional que suministran combustible a la flota propia por medio de estaciones propias, subcontratadas o con convenio Son responsables de llevar a cabo la operacin: - Conductor tractomula operacin nacional: Abastecer y mantener correctamente el vehculo de acuerdo a los estndares y normas establecidas por la Compaa, atendiendo oportunamente los suministros y recomendaciones pertinentes a la utilizacin del combustible. - Auxiliar control Combustible: Realizar el abastecimiento, recepcin, despacho e inventarios diarios de combustible de todos los vehculos de Flota Propia. - Coordinador de Combustible: Ejecucin, cumplimiento y control de las polticas y procedimientos en las actividades de consumos en las Estaciones de Servicio Aliadas presentando mensualmente un balance que muestre todo el comportamiento de tales actividades; adicionalmente verificacin y autorizacin de pago de combustible consumido en las estaciones de servicio aliadas. Ejecucin, cumplimiento y control de las polticas y procedimientos en las actividades de consumos en las Estaciones de Servicio Propias presentando mensualmente un balance que muestre todo el comportamiento de tales actividades; adicionalmente supervisar la calidad del combustible a travs de pruebas y en coordinacin con el rea de mantenimiento.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 3 de 23


- Inspector / Programador de disponibilidad y/o despachos: Controlar las actividades relacionadas a la administracin, control y despacho de combustible en las regionales, ejecutando adecuadamente los procedimientos y reportar los resultados al Coordinador de Combustible. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Estacin de Servicio: Conjunto integrado de elementos y equipos ubicados bajo normas bsicas de funcionamiento legal con el fin de almacenar y abastecer combustible a los equipos propios de la compaa. Surtidor Electrnico: Equipo electrnico con aplicacin nica en el suministro de combustible a los vehculos. GRP-1000: Software que controla inventarios y genera registros de entrega de combustible, procesndolos en una base de datos. Tanque Subterrneo: Recipiente de almacenamiento con capacidad de 10.000 gls y compuesto a base de fibra ubicado bajo parmetros establecidos segn decreto 1521. 4. GENERALIDADES La estacin de servicio dentro de las instalaciones de la compaa se ha creado con el animo de mejorar el servicio de abastecimiento a los vehculos que conforman la flota de transporte y a los vehculos que COLVANES como empresa del mismo grupo se surtan en estas instalaciones, igualmente garantizar la oportuna y correcta entrega en calidad y cantidad optimizando y asegurando de esta forma el control y la administracin del proceso. En el desarrollo de la labor de transporte el combustible forma parte fundamental como materia prima para su ejecucin. Es por eso que se hace importante disponer de combustibles de ptima calidad, en forma oportuna y que su descargue al tanque de almacenamiento no entorpezca la labor de despacho de los vehculos dentro de la operacin de la compaa.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 4 de 23


A continuacin se detallan los procedimientos para el control en estaciones propias y con convenio, las funciones y procedimientos que deben seguir las personas encargadas de operar la estacin de servicio. 4.1 COMBUSTIBLE AGENCIAS CON SURTIDOR PROPIO Siempre que suministre combustible a una agencia que cuente con surtidor propio, el funcionario designado para realizar la recepcin del producto debe:

Determinar el inventario inicial mediante medicin y conversin de la tabla de aforo a unidades de volumen (galones) o en su defecto generar el reporte del producto, verificando las existencias antes de ser suministrado el combustible.

Segn requerimiento de inventario generar la solicitud de pedido de combustible al proveedor establecido va e-mail. Los destinatarios de la solicitud en el proveedor son: facturacin proveedor (responsable por la facturacin de combustible), ejecutivo de cuenta proveedor (responsable de autorizar el suministro de combustible en planta)

Verificar que el tanque del vehiculo cuente con los sellos de seguridad numerados en cada domo y vlvula de descargue, comparar cada numero con los que se muestran en la factura de compra, necesariamente deben coincidir, de no cumplirse esta condicin se deber registrar en la factura describiendo tal novedad y adicionalmente reportarla al proveedor y superior inmediato.

Realizar el descargue del producto en presencia del funcionario que entrega el combustible y quien lo recepciona.

Realizar medicin final del tanque y conversin con tabla de aforo a unidades de volumen (galones) o en su defecto generar el reporte mediante sistema, determinando de esta manera que la diferencia entre la lectura inicial y final corresponda a los galones facturados, relacionndolo en el registro relacin de facturas combustible. En caso de presentarse diferencias, se deber informar al proveedor, Coordinador de combustible al departamento de auditoria acerca de la novedad.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 5 de 23


Actividades de la operacin

Recibir segn el procedimiento establecido el combustible en las instalaciones de COLTANQUES, por parte del proveedor

Entregar en forma correcta el combustible a cada uno de los vehculos de la compaa y/o de COLVANES previa autorizacin.

Velar por el buen estado de presentacin, mantenimiento y seguridad, en las instalaciones y los equipos de la estacin de Servicio.

Permanecer en forma correcta de lucidez y presentacin personal en su lugar de trabajo

Conocer el plan de contingencia y poder aplicarlo en forma correcta en caso de ser necesario.

Llevar en forma correcta el inventario de combustible Elaborar los pedidos correspondientes a TERPEL o TEXACO a travs de

la coordinacin operativa de la agencia, para evitar desabastecimiento a los equipos de la compaa.

Cada nuevo pedido deber hacerse con la suficiente anticipacin para que el proveedor disponga su programacin y se eviten tropiezos, de acuerdo a la capacidad del tanque (10000 galones) un nuevo pedido deber prepararse por 6000 o 7000 galones cuando el inventario fsico llegue a un mnimo de 3000 galones en Cali y para Bogot deber programarse un nuevo pedido de 11650 galones con un inventario fsico mnimo de 3000 galones, en Barranquilla la capacidad del tanque es de 5000 galones el pedido deber hacerse cuando el inventario fsico este en un nivel mnimo de 2000 galones.

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO ESTACIONES PROPIAS

Bogota Cali Barranquilla

almacenamiento max 30650 gls 9500 gls 4800 gls

Capacidad tanque estacionario 20000 gls 10000 gls 5000 gls

capacidad max 19000 gls 9500 gls 4800 gls

capacidad min 3000 gls 3000 gls 2000 gls

Bogot cuenta con un carrotanque transporta el combustible y tiene una capacidad de 11650 gls.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 6 de 23


Informar a la coordinacin de Costos sobre fallas en los equipos y/o problemas relacionados con su funcionamiento que no hayan sido atendidos por los proveedores TERPEL, TEXACO o INSEPET.

Elaborar y enviar en forma correcta los informes diarios de consumo de combustible (relacin) a la oficina de costos operativos en Bogot.

Cumplir con los horarios establecidos de acuerdo al desarrollo de la operacin propia de la compaa.

Las dems inherentes al cargo y/o designadas por la direccin de la agencia de comn acuerdo.

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE COMBUSTIBLE

Designar un sitio seguro en posicin de evacuacin y nivelado para que el conductor estacione el carro tanque.

Asegurarse de que este ubicado en el piso cerca al sitio de descargue, un extintor de 20 libras de polvo qumico tipo BC en perfecto estado.

Verificar que los compartimentos del carro tanque lleguen completamente llenos al nivel del strapling el cual deber tener un sello numerado en perfecto estado. Las capacidades estn generalmente escritas al lado de cada compartimiento.

Verificar el cupo disponible del tanque que recibir el producto para evitar sobrellenado y derrame de producto.

Suspender la entrega de combustibles por el o los surtidores que estn conectados al tanque que recibir el producto.

Medir los tanques de almacenamiento y obtener el inventario inicial, incluyendo la medida de agua usando la pomada indicadora, medida de los tanques se debe hacer con una vara de medida bien calibrada, en perfecto estado y utilizando pomada para corte de producto.

Iniciar el descargue, asegurndose que el producto a descargar corresponde al tanque que recibe

Asegurarse que no existen fuentes de chispa o llama cerca de las bocas de descargue como equipos de preparacin de comidas, contratistas efectuando trabajos en caliente, cerillas cerca de las bocas de llenado, fumadores, transentes, etc.

Chequee que las bocas de medida de los tanques queden tapadas antes de iniciar el descargue de producto.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 7 de 23


Verificar que no haya fugas por mangueras y conexiones.

Evitar el paso de personas y vehculos cerca del rea de descargue. Se recomienda sealizar el rea con conos o cinta de advertencia en las posibles vas de acceso de vehculos o peatones

Revisar que los compartimentos del carro tanque estn completamente vacos.

Finalmente deber hacerse nuevamente la medicin con la vara calibrada una vez el combustible este en calma para ajustar los inventarios y certificar el recibo a satisfaccin respecto a la cantidad.

NOTA. Para llevar a cabo toda la operacin las personas involucradas debern disponer de elementos de seguridad tales como botas y casco de proteccin.

IMPORTANTE Por ningn motivo permita que el nivel mnimo en el tanque de almacenamiento llegue a 20 cm. ya que esto provocara que la bomba sumergible succione agua, lodos y sedimentos propios de la descomposicin qumica que se encuentran alojados en el fondo del tanque causando daos injustificados a los motores de los equipos de transporte. Operario de estacin de servicio Se hace especialmente importante disponer de combustibles de optima calidad, en forma oportuna y entregados correctamente a los vehculos para que terminen el ciclo en regionales como Bogot, Cali, Cartagena, Barranquilla y Ccuta como ciudad sede donde todos los vehculos han de ser llenados en su totalidad siguiendo las normas para tal fin. Esto hace que el operario encargado de la isla sea una persona preparada para ejecutar este proceso, con amplio criterio y conocimiento sobre normas de seguridad industrial y fsica en la manipulacin de combustibles, claridad absoluta en la atencin y servicio al cliente interno y externo. Actividades de la operacin de abastecimiento de combustible Mantener en perfecto estado de orden y aseo el rea completa de la

estacin (surtidores. Accesos, carcamos, pisos y dems), velar por que las instalaciones sanitarias ubicadas en el rea de la estacin permanezcan aseadas (informar y solicitar este servicio al rea administrativa cuando se requiera)


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 8 de 23


Colaborar en la correcta ubicacin del vehculo y guiar al conductor para su ingreso a los carcamos en forma segura

Evitar derrames de combustible por sobrellenado de los tanques, descuido en la operacin, colaboracin de terceros en la maniobra etc.

No tanquear un vehculo cuando los tanques se encuentren perforados, hasta tanto no sean reparados por el taller de mantenimiento.

Cumplir estrictamente la norma respecto al nivel de llenado. Llevar en forma alterna un inventario de las existencias de combustible

en los tanques de almacenamiento para evitar desabastecimiento

Entregar combustible a todos los vehculos de la compaa y a los de COLVANES previo cumplimiento de los requisitos (presentar vale de autorizacin debidamente diligenciado)

Hacer respetar las normas de seguridad y velocidad dentro de la estacin de servicio.

Expedir en forma correcta el vale correspondiente, llenando todos los espacios y la aceptacin mediante la firma por parte del conductor.

Reportar cualquier situacin que genere peligro para la seguridad propia, de las instalaciones y de los usuarios.

Reportar cualquier anomala que se presente con los usuarios del servicio (conductores) y con los equipos (Daos, mal funcionamiento)

Llenar cada da al finalizar el turno la planilla de novedades turnos OP-F-42 y planilla control suministro de combustible OP-F-41.

Durante el transcurso del turno el supervisor de control de combustible debe anexar al manifiesto del viaje que trae el conductor la tirilla de tanqueo y escribir en el mismo los galones suministrados y numero de tirilla que genero el sistema, una vez escrito los valores de tanqueo y tirilla de tanqueo debe entregarle al conductor el manifiesto.

Hacer entrega formal del turno al compaero que ingresa (surtidores limpios, piso limpio, corte de venta etc.

Preparar y disponer lo necesario para el descargue de combustible a los tanques de almacenamiento siguiendo el procedimiento que a continuacin se describe.

TURNOS Lunes a Sabado Domingos Festivos

BOGOTA 3 turnos operativos 24 Hrs 6 am a 2pm 6 am a 2pmCALI 2 turnos operativos 6 am a 10pm 6 am a 2pm 6 am a 2pm

BARRANQUILLA 2 turnos operativos 24 Hrs 6 am a 2pm 6 am a 2pm

TURNOS OPERATIVOS ESTACIONES DE SERVICIO PROPIAS

TURNOS


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 9 de 23


4.2 COMBUSTIBLE ESTACIONES DE SERVICIO CON CONVENIO Cuando se autoriza un tanqueo en una estacin de servicio con convenio el procedimiento es el siguiente:

El conductor se debe comunicarse telefnicamente al Coordinador de Combustible solicitndole el suministro de combustible.

El Coordinador de Combustible registrara la solicitud de tanqueo en un archivo en Excel diligenciando datos como, fecha, placas, tipo de motor, origen y destino de la ruta, etc.

Se autorizaran un tanqueo parcial en funcin de:

Capacidad de los tanques de combustible

El origen de la ruta que cubra. El peso que transportaba. El siguiente destino que cubrira.

El cliente. El tipo de motor y vehiculo.

El Coordinador de Combustible debe registrar en el talonario de ORDEN DE TANQUEO detallando fecha, nombre de la estacin de servicio, nombre del conductor, numero de cedula del conductor, cantidad de galones autorizados a suministrar, valor de los galones suministrados, ruta que cubra el vehiculo.

El Coordinador de Combustible se pondr en contacto telefnico con el representante de la estacin de servicio para autorizar el suministro de combustible, y debe enviar por fax dicha autorizacin.

Para la validacin de las facturas generadas por estos tanqueos, la estacin de servicio con convenio debe anexar a la cuenta de cobro las ordenes de tanqueo autorizadas das previos por el Coordinador de combustible


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 10 de 23


El Coordinador de Combustible debe realizar seguimiento a estos suministros y garantizar los controles necesarios.

El procedimiento se defini bajo los siguientes criterios: DEFINICIN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO

Llegada de vehiculo a agencia. Determinar tipo de vehiculo (segn tabla).

Definir capacidad de galonaje en el tanque de combustible (segn tabla).

Determinar la cantidad de galones a autorizar. SI autoriza continua proceso

NO fin de proceso.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 11 de 23


Expide vale de tanqueo segn formato.

Describe la cantidad estimada anteriormente. Debe existir firma y sello.

La firma nica autorizada para la entrega de rdenes de tanqueo Corresponde al Coordinador de operaciones de la agencia Medelln o Bucaramanga.

Se enviara carta de autorizacin a la estacin de servicio Correspondiente

El conductor regresa el vale de la estacin o copia con del tiquete del Surtidor electrnico se recepcin el manifiesto con los respectivos documento de tanqueo y se enva informacin a Bogota (cuentas Conductores).

EXCEPCIONES AL PROCEDIMIENTO

Autorizaciones a los administradores de flota.

Siempre que se finalice un recorrido se expedir una autorizacin donde la cantidad de galones se debe especificar (full o llenado total y el proceso contina como el anterior.

El vehiculo o vehculos que ejecuten operaciones de patio en esta ciudad se debe expedir una sola orden de tanqueo al mes que se realizara el 30 de cada mes antes de las 00:00 horas. Y continuara como el proceso anterior.

El vehiculo que cubre la ruta San Pedro Medelln - San Pedro, debe ejecutar un solo tanqueo al mes y debe ser antes de las 00:00 horas y el procedimiento continuara como el anterior

Cualquier tipo de excepcin diferente que se presente debe ser avisada a el Director nacional de operaciones o al Coordinador de Combustible quienes dar la autorizacin respectiva y actualizaran la tabla.

NOTA Para el vehiculo que esta al servicio de la operacin de paqueteo, el combustible lo administrara y lo asumir Colvanes.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 12 de 23


TABLA DE EVALUACION PARA RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE k/g Tipo de Vehculo CABEZOTE

KM/GALON VACIO KM/GALON

Volumen-1-10 TON

PAQUETEO KM/GALON

MASIVO KM/GALON

TANQUES KM/GALON

Kw-97-electronica 13 10 8.5 7.5 7 7.3

Chevrolet-97 electrnica

11.5 9.5 8 7 6.2 6.4

Kw-95-electronica 10.5 9 7.8 6.6 6.2 6

Kw-93-T-600 10 8 7 6 5.5 5

Kw-93-T-800 10 8 6.8 6 5.2 5

Kw-81 7.5 7 6 5.2 4.6 4.8

Chevrolet-Brigadier-89

8.5 7.3 6 5 4.5 4.8

Internacional-N-14-410

10.2 7.5 6.7 6.1 5.2 5.5

Mack-95-Mecanica 9 8.2 7.4 5.8 5 5.3

Internacional Liviano

N.A 14 12.5 11.3 11 N.A

Kw 04 -05-07 electronica

13 10.5 8.5 7.5 7 7.3

Tabla capacidad de almacenamiento de combustible por vehiculo (ver anexo)


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 13 de 23


TABLA COMBUSTIBLE MEDELLIN Galones autorizados segn capacidad de tanques vehiculo

TIPO DE VEHICULO CAPACIDAD GALONES AUTORIZADOS

Kw-97-electrnica 240 50


200 70


Kw-93-T-600

300 0

Kw-93-T-800

300 0

Chevrolet-Brigadier-91 200 70

Internacional Liviano 140 30

Kw-2003 electrnica

240 50

Kw-2004 electrnica

240 50

Kw-2005 electrnica

240 50


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 14 de 23


TABLA COMBUSTIBLE BUCARAMANGA Galones autorizados segn capacidad de tanques vehiculo

TIPO DE VEHICULO CAPACIDAD GALONES AUTORIZADOS



200 120


Kw-93-T-600

300 0

Kw-93-T-800

300 0

Chevrolet-Brigadier-91 200 120

Internacional Liviano 140 80

Kw-2003 electrnica

240 100

Kw-2004 electrnica

240 100

Kw-2005 electrnica

240 100


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 15 de 23


Mapa estaciones de servicio

Barranquilla

Propia

Cartagena

Convenio

Cucuta

Abastecimiento

Bucaramanga Convenio

Bogot

propia

Villavicencio

Convenio

Medellin

Convenio

Manizalez Abastecimiento

Cali Propia

Buga

Abastecimiento

Cali

Abastecimiento


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 16 de 23


4.3 CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS.

El Coordinador de Combustible deber establecer el inventario inicial en aquellas estaciones que cuenten con surtidor propio mediante medicin y uso de tablas de aforo o en su defeco generar el reporte mediante sistema.

Teniendo la medida de volumen en existencias, inicia el control de acuerdo al suministro para cada vehiculo de la flota propia en las agencias por medio del reporte enviado al Coordinador de Combustible (formato control consumo combustible agencias diligenciado).

Mensualmente (quinto da hbil del siguiente mes), el Coordinador de Combustible debe presentar un informe a la direccin de operaciones flota con copia a auditoria por agencia detallando compras contra los correspondientes tanqueos del periodo, inventario inicial y final expresados en valores y en pesos.

Salvo casos de fuerza mayor autorizados previamente por la agencia general, no podr suministrarse combustible en estaciones de servicio diferentes a las que cuentan con convenio o se encuentran en el interior de las estaciones de las agencias.

En aquellas agencias que cuentan con surtido sistematizado, peridicamente se deben hacer mediciones manuales para verificar consistencia entre la informacin arrojada por el sistema contra medida fsica.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 17 de 23


PRECIO X GALON A 31-Dic-08

INVENTARIO INICIAL A 31-Dic-08 27,673 157,893,559 5,766 32,858,449 2,305 12,750,015 12,913 72,558,534 48,656.50 276,060,558

COLTANQUES 294,263 1,678,976,304 91,195 519,735,409 87489 483,941,904 38,543 216,574,273 511,490.75 2,899,227,890

COLVANES 20,201 115,260,609 9,065 51,662,031 6945.6 38,419,309 7,638 42,918,151 43,849.46 248,260,100

LAVADO 18 102,811 126 144.02 102,811

TALLER 72 411,266 72.08 411,266

EFECTIVO 99 567,191 3,138 3,237.68 567,191

TOTAL CONSUMO MES DEDICIEMBRE DE 2008 314,654 1,795,318,181 103,398 589,282,912 94,561 523,058,176 46,181 259,492,424 558,793.99 3,167,151,694109,164

TOTAL COMPRAS A 31-Dic-08 321,400 1,833,808,766 106,360 606,161,594 94,560 523,054,858 59,400 333,770,382 581,720.00 3,296,795,600OTROS INGRESOS SNA980 90

INVENTARIO FINAL A 31-Dic-08 34,509 196,897,656 8,727 49,737,132 2,304 12,746,696 26,132 146,836,492 71,672.51 406,217,976

INVENTARIO FISICO A 31-Dic-08 35,308 201,456,503 8312 47,371,335 1,990 11,007,605 22,382 125,765,129 67,992.00 385,600,572

DIFERENCIA 799 4,558,846 -415 -2,365,797 -314 -1,739,091 -3,750 -21,071,363 -3,680.51 -20,617,404

COLTANQUES LTDACOMPRAS vs CONSUMO EN GALONES

DICIEMBRE DE 2008BOGOTA CALI B/QUILLA VA 40 CARTAGENA ZF BALANCE GRAL

5,638.835,705.69 5,699.15 5,531.46 5,619.03

Modelo Balance Combustible Estaciones Propias

Modelo Balance Combustible Estaciones con Convenio

gal $

COSTO X GALON DICIEMBRE 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

INVENTARIO INICIAL DIC 01/2006 20,451.00 91,785,420

CONSUMO DICIEMBRE

COLTANQUES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 370,114.00 1,654,896,473.14

COLVANES

LAVADO

TALLER

EFECTIVO

TOTAL CONSUMO DICIEMBRE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 415,653.00 1,858,801,132.23

TOTAL COMPRAS DICIEMBRE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 425,690.00 1,903,819,157.50

INVENTARIO FINAL DIC 31/2006 30,488.00 136803445.3

INVENTARIO FISICO 30,113.00 135,161,652.95

DIFERENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -375.00 -1,641,792.31

VILLAVICENCIO BALANCE DICIEMBRECARTAGENA CUCUTA MANIZALEZ MEDELLIN

COMPRAS vs CONSUMO EN GALONES

DICIEMBRE DE 2006OTROS BUCARAMANGA BUGA


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 18 de 23


4.4 CONFORMIDAD DE FACTURAS. El Coordinador de Combustible deber revisar las facturas por concepto de compra de combustible, verificar que los precios y galones se ajusten al correspondiente valor del mes y que todos los soportes garanticen una correcta adquisicin.


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 19 de 23


5. DESARROLLO 5.1 RECIBO DE COMBUSTIBLE DE LA ESTACION DE SERVICIO No ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

- Verificar los niveles de combustible en los tanques de

almacenamiento.

- solicitar combustible va e-mail si el nivel es menor o igual a3000 galones.

- Informar al conductor programacion de carge de combustible

- Designar un sitio seguro en posicin de evacuacin y nivelado

para estacione el carrotanque.

- Ubicar en el piso cerca al sitio de descargue un extintor de 20libras tipo BC.

- Verificar precintos de seguridad registrados en la vitcora. - Verificar que los compartimientos lleguen llenos a nivel segn

las capacidades escritas al lado de cada conpartimiento.

- Verificar el cupo disponible del tanque que recibir el producto

para evitar sobrellenado y derrame de producto. - Medir los tanques de almacenamiento y obtener el inventario

inicial, incluyendo la medida de agua usando la pomada

indicadora, medida de los tanques se debe hacer con una vara de

medida bien calibrada, en perfecto estado y utilizando pomadapara corte de producto.

- Suspender la entrega de combustibles por el o los surtidores

que estn conectados al tanque que recibir el producto.

- Asegurar que no existen fuentes de chispa o llama cerca de las

bocas de descargue como equipos de preparacin de comidas,contratistas efectuando trabajos en caliente, cerillas cerca de las

bocas de llenado, fumadores, transeuntes, etc.

- Chequear que las bocas de medida de los tanques quedentapadas antes de iniciar el descargue de producto.

- Verificar que no haya fugas por mangueras y conexiones.

- Evitar el paso de personas y vehculos cerca del rea de

descargue. Se recomienda sealizar el rea con conos o cinta de

advertencia en las posibles vas de acceso de vehculos o peatones - Iniciar el descargue, asegurndose que el producto a descargar

corresponde al tanque que recibe

- El conductor del carro tanque deber estar supervisando la

operacin de descargue durante el tiempo que esta dure.

Coordinador de

Combustible

Auxiliar control

combustible

Auxiliar control

combustible

Coordinador de

combustible

Auxilir control

combustible

Coordinador decombustible

Auxiliar controlcombustible

Auxiliar control

combustible

Auxiliar control

combustible

Conductor

Inicio

Ubicar elcarrotanque para el

descargue

Programar elrequerimientode combustible

Verificarniveles y

dispositivos deseguridad

Ubicar elementosde seguridadindustrial

Verificar estado detanques

Suspender laentrega decombustible

Preparardescargue

Restringir acceso azona de descargue

Iniciar el descargue


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 20 de 23


10

11

12

13

14

- Si existe derrame de combustible se debe activar las alarmas de

suspencin de descargue de combustible.

- Se activa automticamente a fin de suspender inmediatamente

el paso de combustible del carrotanque a los tanques de

almacenamiento.

- Se activa manualmente para cerrar los compartimientos de

descargue del carrotanque.

- Revisar que los compartimentos del carro tanque estn

completamente vacos.

- Finalmente deber hacerse nuevamente la medicin con la vara

calibrada una vez el combustible este en calma para ajustar los

inventarios y certificar el recibo a satisfaccin respecto a la

cantidad facturada.

supervisor control

combustibler

supervisor control

combustibleo

Conductor

supervisor control

combustible

supervisor control

combustibleCoordinador de

evaluacin y desempeo a

conductores

FIN

Existe derramede producto?

Activar la vlvulade desfogue

SI

NO

Activar la vlvuladel carrotanque

Verificar eldescarguecompleto delcarrotanque

Verificar nivelesde combustible


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 21 de 23


5.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DE LA ESTACION DE SERVICIO

- Ubicar los tanques el vehculo entre 1 y 1,5 metros de distancia

al surtidor de combustible.

- Verificar el estado de los tanques de combustible del cabezote.

- Si los tanques presentan golpes, fisuras, fugas o daos en

general, no se entregar combustible hasta realizar el

mantenimiento respectivo una vez generada la orden de trabajo.

- Con la orden de trabajo ingresar el cabezote se dispondr a

rea tcnica.

- Se abren las tapas de los tanques del cabezote, dejandolas

disponibles para recibir el combustible.

- Retirar las pistolas del surtidor y colocarlas de manera

horizontal al tanque del vehculo para evitar derrames.

- Ubicar el lector de I-BUTTON en el chip del cabezote para

habilitar en el sistema la entrega del combustible y control de

inventarios.

- Llenar los tanques hasta el nivel (FULL) del tanque indicado (1

cm por debajo del cuello del tanque)

- Se entregar la planilla de fin de viaje, orden de servicio o

recorrido adicional al auxiliar de estacin de servicio.

- Imprimir el comprobante de entrega de combustible.

- Registrar en la planilla el nmero del comprobante y cantidad

en galones entregados al cabezote.

- Firmar el comprobante de entrega de combustible y adjuntar

copia a planilla de fin de viaje, orden de servicio o recorrido

adicional.

- Retirar mangueras de los tanques del cabezote y ubicarlas en el

surtidor.

- Cerrar las tapas de los tanques del cabezote.

- Colocar dispositivos de seguridad (cadenas, candados,

sobretapas).

- Retirar el vehculo de la estacin de servicio.

No ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Conductor

Auxiliar control

combustible

Inspector

Inspector

Conductor

Conductor

Auxiliar control

combustible

Auxiliar control

combustible

Auxiliar control

combustible

Auxiliar control

combustible

Conductor

Conductor

Auxiliar control

combustible

Conductor

Inicio

Entrega decombustible

Habilitar laentrega de

combustible en elsistema

FIN

Abrir las tapas delos tanques delcabezote

Ingreso delcabezote a laestacin deservicio

Colocar pistolasde

abastecimiento

Tanques enbuen estado

SI

Generar ordende trabajo

Retirar elvehculo de laestacin

NO

Entrega dedocumentos

Aceptacin deentrega decombustible

Salida del cabezotede la estacin de

servicio


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 22 de 23


6. REGISTROS DE CALIDAD REGISTRO CODIGO RESPOSABLE DE

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION

DESTINO FINAL

Sistema GRP-1000

software Coordinador de Combustible

permanente Backup

Sistema GREXCOME

software Jefe Costos Operativos permanente Backup

Orden de tanqueo para agencias (preimpreso)

N.A. Cuentas Conductores Un mes Archivo

Tabla de aforo

N.A. Coordinador Combustibles

5 aos Archivo histrico

Relacin facturas combustible

N.A. Coordinador de Combustibles

1 Mes Sistema

Solicitud combustible

N.A. Coordinador de Combustibles

1 mes Cuenta conductores

Tiquete inventario combustible

N.A. Coordinador costos operativos

1 mes Archivo general

Factura del servicio de combustible

N.A. Contabilidad 1 mes Archivo general

Planilla control suministro de combustible

OP-F-41. Coordinador de Combustibles

6 Meses Destruir

Planilla de novedades turnos

OP-F-42. Coordinador de Combustibles

6 Meses Destruir


OP-P-08

Versin 4


18/03/09 Pgina 23 de 23


REGISTRO CODIGO RESPOSABLE DE ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE RETENCION

DESTINO FINAL

Recibo de inventario de combustible (veeder-root)

N.A. Auditoria interna 1 mes Archivo general

Tiquete de tanqueo combustible

N.A. Jefe costos operativos 1 mes Archivo general

Relacion de consumo diario

N.A. Jefe costos operativos 1 mes Archivo general

Control consumo combustible agencias

OP-F-44 Jefe costos operativos Auxiliar de costos operativos

1 mes Destruir

7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION CAMBIO FECHA

1 Elaboracin del documento 14/02/07

2 Revisin de registros de calidad 2/05/2007

3 Revisin general del procedimiento 20/06/2008

4 Cambio en responsable, se establece un Coordinador de Costos Operativos como Coordinador de Combustible y el otro Coordinador de Costos Operativos queda como Jefe de Costos Operativos, los Auxiliares de Combustible quedan como Auxiliares de control combustible, Actualizacin tabla Compras Vs Consumo en Galones.

18/03/2009

op-p-08 control y suministro de combustible

Documents