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Ofimática Jaén S.L. (c) 2.006

Oficonta

Programa deGestión

Contable

(c) 2.006Ofimática Jaén S.L.Ortega Nieto, 2023009 JaénTlf: 953 280144 / 902 250144 Fax: 953 281077

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OficontaPrograma de Gestión Contable


La contabilidad dejó de ser un mero instrumento para registrar las transaccioneseconómicas de la empresa y llevar los obligados libros fiscales para irseconvirtiendo, cada vez más, en un centro de información y una herramienta quenos ayuda a gestionar la empresa con más eficacia.

A los antiguos Balances, Diarios, Mayores y Cuentas de Explotación le han salidootros ayudantes y otros procesos que facilitan la labor, la agilizan y completan todala estructura de información necesaria en la empresa.

Así tenemos la Contabilidad Financiera que se va a encargar de toda laTesorería, Previsiones de Cobros y Pagos, gestión de Remesas, líneas deDescuento, Liquidaciones, Cuadro de Mando de la Situación Financiera …ayudados por la integración con la Banca electrónica y conciliaciones bancarias.

Procesos como los Asientos Predefinidos, Gestión del Inmovilizado,contabilización y pago de las Nóminas, contabilidad departamental, impresosFiscales y otras utilidades son de destacar por la flexibilidad que permite en eltrabajo diario.

Y para último lugar dejo el módulo de Contabilidad Presupuestaria, unaherramienta que ninguna empresa que se precie debería dejar de utilizar y sacar elmáximo provecho. Nos permitirá el control y evolución de cuentas, zonas,sucursales… con lo que logramos que la Contabilidad nos diga no solo cómo estála empresa en este momento sino cómo debería estar y cuáles son los motivos porlos que no se cumplen nuestras expectativas.

La Contabilidad bien manejada es muy bonita. Espero que OFICONTA le ayude acontrolar y optimizar su Empresa.


IContenidos


Índice

Menú I Ficheros 2

................................................................................................................................... 21 Parámetros

................................................................................................................................... 72 Bancos

................................................................................................................................... 83 Divisas

................................................................................................................................... 94 Conceptos

................................................................................................................................... 95 Delegaciones

................................................................................................................................... 106 Cuentas

................................................................................................................................... 147 Fichas

................................................................................................................................... 158 Gráficas Presupuestaria

................................................................................................................................... 199 Departamentos / proyectos

................................................................................................................................... 2010 Configuración Zonas

................................................................................................................................... 2111 Configuración Grupos

................................................................................................................................... 2112 Asientos Predefinidos

................................................................................................................................... 2413 Incorporar Asientos Predefinidos

Menú II General 26

................................................................................................................................... 261 Entrada y Rectificacion de Apuntes

................................................................................................................................... 292 Visor Diario

................................................................................................................................... 303 Punteo de cuentas

................................................................................................................................... 304 Balance de Comprobación

................................................................................................................................... 325 Balance de Situación

................................................................................................................................... 326 Verificacion

................................................................................................................................... 347 Listado de Diario

................................................................................................................................... 358 Extracto

................................................................................................................................... 389 Control de Documentos

................................................................................................................................... 3910 Control de Facturas

................................................................................................................................... 4011 Control Departamentos y Proyectos

................................................................................................................................... 4112 Anulacion de Lineas por Documento

................................................................................................................................... 4113 Regularizacion Saldos Cuentas

................................................................................................................................... 4214 Regularizacion

................................................................................................................................... 4415 Cierre Anual

................................................................................................................................... 4516 Registro Digital

Menú III Analiltica 54

................................................................................................................................... 541 Cuenta de Explotacion

OficontaII


................................................................................................................................... 542 Cuenta de Perdidas y Ganancias

................................................................................................................................... 563 Memoria Anual

......................................................................................................................................................... 56Ficheros

......................................................................................................................................................... 59Confección de la Memoria

Menú IV Presupuestaria 62

................................................................................................................................... 621 Gráficas Presupuestarias

................................................................................................................................... 652 Balance Presupuestario

................................................................................................................................... 663 Simulacion de Explotacion

................................................................................................................................... 674 Cuentas de Explotacion Presupuestaria

Menú V Fiscal 70

................................................................................................................................... 701 Clasificacion por Fechas

................................................................................................................................... 712 Entrada/Rectificacion IVA

................................................................................................................................... 723 Listado Libros Oficiales IVA

................................................................................................................................... 734 Libros para Regimenes de Estimacion

......................................................................................................................................................... 73Ingresos EOS

......................................................................................................................................................... 74Compras EOS

................................................................................................................................... 755 Modelos

......................................................................................................................................................... 75Modelo 300

......................................................................................................................................................... 77Modelo 347

Menú VI Inmovilizado 84

................................................................................................................................... 841 Bienes Inmovilizado

................................................................................................................................... 852 Valor Contable de los Bienes

................................................................................................................................... 863 Historico de Apuntes

................................................................................................................................... 864 Simulacion Apuntes de Amortizacion

................................................................................................................................... 875 Generacion de Apuntes de Amortizacion

................................................................................................................................... 876 Baja de Bienes e Historico de Apuntes

Menú VII Nominas 90

................................................................................................................................... 901 Ficheros Maestros

......................................................................................................................................................... 90Empresas

......................................................................................................................................................... 90Pagas

......................................................................................................................................................... 91Trabajadores

......................................................................................................................................................... 92Listado Trabajadores

................................................................................................................................... 932 Entrada de Movimientos

................................................................................................................................... 963 Listados de Pagas

................................................................................................................................... 984 Impresión Manual de Talones

Menú VIII Especial 102

................................................................................................................................... 1021 Busqueda de Descuadres

................................................................................................................................... 1022 Busqueda de Importes

................................................................................................................................... 1033 Reconstruccion de Indices y Saldos

IIIContenidos


................................................................................................................................... 1044 Puesta a cero de Asientos

................................................................................................................................... 1055 Extraccion de Datos

................................................................................................................................... 1066 Incorporar Plan General Contable

................................................................................................................................... 1077 Copiar Plan General Contable

................................................................................................................................... 1078 Copiar Fichas de Inmovilizado

................................................................................................................................... 1089 Cambio de Cuentas

................................................................................................................................... 10910 Apertura de Delegaciones

................................................................................................................................... 10911 Calculo de Prestamos y Capitalizaciones

................................................................................................................................... 11112 Diseño de Formularios

......................................................................................................................................................... 111Edicion Modelo Balance de Situacion o Cta. Perdidas y Ganancias

................................................................................................................................... 11313 Generador de Informes

................................................................................................................................... 11414 Visor de Apuntes

................................................................................................................................... 11515 Recogida de Apuntes

................................................................................................................................... 11816 Visor de Incidencias

................................................................................................................................... 11917 Copias de Seguridad

................................................................................................................................... 12118 Importación Especial

................................................................................................................................... 12219 Importación MegaSyc

................................................................................................................................... 12320 Importación Excel

................................................................................................................................... 12421 Exportación Formatos

................................................................................................................................... 12622 Recogida Formatos

Menú IX Configuracion 130

................................................................................................................................... 1301 Usuarios

................................................................................................................................... 1312 Empresas

................................................................................................................................... 1343 Bloqueos

................................................................................................................................... 1344 Localizacion de Bases de Datos

................................................................................................................................... 1345 Licencia

Menú X FAQ (Preguntas Y RespuestasMás Frecuentes) 138

................................................................................................................................... 1381 Teclear cuentas de forma abreviada

................................................................................................................................... 1382 Introducir un nuevo código de cuenta

................................................................................................................................... 1383 Cuenta Puente

................................................................................................................................... 1394 Cómo aperturar la contabilidad

................................................................................................................................... 1415 Saldo Orígen

................................................................................................................................... 1426 Cuentas de IVA con Saldo de Apertura

Índice 143

Menú

IFicheros

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1.1 Parámetros

La opción de parámetros nos permite configurar de forma general la empresa encuestión. Los parámetros están organizados en 3 pestañas distintas: Datos Empresa, OtrosParámetros y Logo de la Empresa.

1. Datos Empresa

En esta sección introduciremos los datos generales de la empresa tales como Nombre,Actividad, Dirección, CIF, etc. Destacar dos datos importantes como son Delegación y Palabrade Acceso. Delegación indica la delegación contable a la que pertenece la contabilidad y queserá tenida en cuenta en el menú de Tesorería.

La palabra de paso nos va a permitir restringir el acceso de los usuarios a ciertasopciones de configuración del programa, tales como parámetros o usuarios. Si introduce una palabra de paso, al entrar en estas opciones se mostrará una pantalla como la siguiente:

3Ficheros


Para que no nos vuelva a pedir esta clave, será suficiente con borrar la palabra de lapantalla de Parámetros.

Respecto a la delegación, por defecto suele ser la 000, la cual sale inicialmente cuandocreamos una empresa; dicha delegación habrá que crearla en la opción de Delegaciones quese encuentra en el menú Ficheros. O bien, si es otra delegación, habrá que crearla de todasformas y cambiarla en los datos de la empresa.

2. Otros Parámetros

Aquí introduciremos los parámetros que serán tomados como predeterminados para lasopciones de entrada de asientos e impresión de diario y genéricos como ejercicio contable ytratamiento de divisas.

a) IVA

Configuración de los tipos de IVA y Recargos de Equivalencia predeterminados paracompras y ventas, que se tendrán en cuenta en la entrada de asientos. Estos tipos de IVA yRecargos podrán modificarse posteriormente cuando se presenten en el desglose de IVA de la entrada de asientos.

A la derecha de los tipos de IVA aparecen las cuentas de IVA utilizadas por el programacuando realice automáticamente un desglose de IVA o detectar tipos de IVA desde la entradade asientos.

b) Impresión Diario Oficial

Indica los parámetros de los últimos asientos, líneas y páginas impresas en el DiarioOficial. Estos parámetros son actualizados automáticamente por el programa y son mostradospara su edición cuando se imprime este Diario Oficial. Su utilización desde esta pantalla estáen desuso ya que aparece en el menú de impresión del Diario.

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c) Parámetros del Ejercicio

Se incluyen datos genéricos de la contabilidad:

· Apuntes Cerrados Hasta: Introduciendo una fecha en este campo, el programa NOdejará modificar los asientos anteriores a esta fecha, SÓLO consultarlos. De estaforma evitamos la modificación de asientos en periodos en los no queremosmodificar nada. Borrando esta fecha se volverá a permitir toda modificación.

· Año de Ejercicio: Año de ejercicio de la Contabilidad. Oficonta permite llevar enuna misma empresa apuntes del año de ejercicio y del siguiente. NO esconveniente modificar este dato en una empresa en la que ya existen apuntes,deberá avanzar automáticamente a través de la opción de Cierre de la contabilidad.

· Departamento/Proyecto por defecto: En el caso de existir algún Departamento/Proyecto , indica cuál será tomado por defecto desde la entrada de asientos .

d) Tratamiento de Divisas

Indica la divisa base de la contabilidad y la que será mostrada por defecto comoalternativa en la entrada de asientos. También define el paso de divisa Base a DivisaAlternativa dividiendo o multiplicando por el tipo de cambio.

e) Usar en asientos ...

Este apartado se refiere al comportamiento de la pantalla de Entrada de Asientos ypermite modificar los siguientes conceptos:

5Ficheros


1. Numerador

El numerador es único y permanecerá inalterable con el asiento, aunque estecambie de número de asiento. Marcando esta opción, el numerador lointroduciremos de manera manual. De todas formas esta opción implica pasarsiempre por este campo y será asignado de forma automática si se pulsa INTROcon el campo en blanco.

Al desmarcar esta opción el programa asignará automáticamente un numerador, elsiguiente al último, a cada asiento nuevo y se saltará este campo en el orden detabulación.

2. Tipo de Asiento

Si la casilla está marcada, se detendrá en este campo para permitir clasificar elasiento. Al desmarcar la casilla de Tipo de Asiento el programa saltará este campoen el orden de tabulación y pondrá por defecto el tipo Otros. Esta clasificación seutilizará para filtrar el listado de apuntes en modo Borrador.

3. Último Asiento

Marcando esta casilla se nos presenta SIEMPRE en la parte inferior de la entradade asientos el último asiento que ha entrado en el diario. En caso de no estar

marcado, podrá verse este último asiento pulsando el botón en la entradade asientos.

4. Cuadre Automático

Esta opción agiliza la entrada de asientos de forma que cuando introducimos laslíneas de un asiento y el descuadre llega a ser 0, el programa pasa el control albotón Aceptar para grabar el asiento, ahorrando la pulsación de teclas ymovimientos de ratón. Si el Cuadre Automático no está activo será el propio usuarioel que le indique al programa la finalización de un asiento.

5. Confirmar línea a línea

A medida que introducimos líneas en el diario y pulsando INTRO en cada uno de loscampos pasamos al siguiente dato en el orden de tabulación de forma que siemprepodemos corregir el campo anterior pulsando la tecla Flecha Arriba.

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Esto es válido para todos los campos excepto en el HABER que al pulsar INTROpasa a la línea siguiente, siendo más complicado corregir errores en esta cuenta.Para evitar esto, existe Confirmar línea a línea para que el abandonar la cuenta delHaber no implique pasar a la línea siguiente sino que haya que volver a pulsarINTRO para confirmar la línea.

6. Comprobar Factura Existente

Esta utilidad permite comprobar si el nº de Documento introducido ya se contabilizópara el mismo cliente o proveedor en otro asiento. En caso de ser así el programadará un mensaje avisando de la posible duplicidad, siendo un mensaje meramenteINFORMATIVO.

Evidentemente activar esta opción implica que se realice la comprobación línea alínea de la existencia de esta duplicidad, por lo que la entrada de asientos se vuelvetanto más lenta cuanto mayor sea el volumen del diario.

7. Vencimientos

Con esta opción marcada, el programa comprueba si las cuentas del Debepertenecen a los subgrupos 43 ó 44, o si las cuentas del Haber pertenecen a lossubgrupos. 40, 41, 16, 17, 50, 51 ó 52, y si es así abre una ventana para indicar losvencimientos de cobro / pago correspondientes.

8. Fechas de Valor

Con esta opción marcada, el programa comprueba si las cuentas indicadas en elDebe pertenecen a los subgrupos 572, 573, 574, 575, 52 o si en el Haber hayalguna cuenta de los subgrupos 572, 574, 17 ó 52, el programa mostrará unaventana para indicar la Fecha de Valor para el Debe o el Haber

3.Logo de la Empresa

La pestaña del Logo de la Empresa define el logotipo a usar en tesorería, por siprocedemos a la impresión en una hoja que no tenga el logo de nuestra empresa y queremosque aparezca impreso. Dicho logotipo deberá ser un fichero gráfico con formato BMP y puedeser definido para esta empresa o para cada una de las empresas de OfiConta.

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1.2 Bancos

Aquí podremos tener las direcciones y fichas de los bancos. No confundir esto con lacuenta contable del banco. Al añadir un nuevo banco, saldrá la siguiente ventana:

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Pulsando el icono de los prismáticos se abrirá una ventana con la lista de entidades ysucursales suministradas con el programa. También se puede indicar directamente los ochodígitos de la entidad y sucursal, mostrando los datos de ésta en caso de que esté en la lista opermitiendo crearla en caso de que no exista.

1.3 Divisas

En esta opción de menú se darán de alta, y actualizará el cambio de todas las divisascon las que se vaya a trabajar en el programa. Estas divisas se utilizarán desde la entrada deasientos, para indicar que es en otra divisa distinta de la indicada en los parámetros, y en lasoperaciones de tesorería.

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1.4 Conceptos

El fichero de conceptos sirve para codificar el campo Concepto de la entrada deasientos que se repiten frecuentemente. Ej. Nuestra Factura; así si a este concepto leasociamos un código, al teclearlo desde la entrada de asientos lo sustituirá por el textocompleto.

Para el caso concreto de conceptos que varíen en la parte final del texto Ej. ‘NuestraFactura 0001’, ‘Nuestra Factura 0002’, etc, podremos utilizar esta opción dando de alta unconcepto con el texto fijo, Nuestra Factura y terminando en el carácter ?, entendiendo elprograma que después del concepto debe introducirse un dato nuevo, Nuestra Factura ?.

1.5 Delegaciones

Fichero donde se dan de alta todas y cada una de las delegaciones de la empresacontable. Habrá que crear, al menos, la delegación que tengamos en los parámetros de laempresa.

Al añadir una delegación, la pantalla será la siguiente:

Código de Delegación: Puede ser manual (se indicará un código de tres dígitos),automático (asignará el siguiente al último que tengamos) o libre (buscará huecos denumeraciones). Estas tres formas de asignar códigos estarán en muchas opciones delprograma.

Nombre de la Delegación: El nombre de la delegación, por ejemplo, Ofimática de Andújaro Central

% Gasto Variable S/ Vtas.: Porcentaje de gastos. Campo informativo

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Zona: Se puede asignar la delegación a una zona. Se usará en los balances.

Sector: Se puede asignar la delegación a un sector. Se usará en los balances.

Notas: Notas sobre la delegación.

1.6 Cuentas

Desde esta opción se pueden dar de alta, modificar, borrar, listar las cuentas a losdistintos niveles. OfiConta trabaja con cuentas 11 dígitos, donde

Ø El primer dígito indica el nivel de grupo.Ø El segundo dígito indica el nivel de subgrupo.Ø El tercer dígito indica el nivel de mayor.Ø El cuarto dígito indica el nivel de balanceØ Los dígitos quinto a séptimo indican la delegación contableØ Los dígitos octavo a undécimo indican el auxiliar de cuenta.

Por defecto las cuentas aparecen a nivel de 11 dígitos, pero se pueden ver a 1, 2, 3, 4 y7 dígitos, simplemente pulsando sobre el dígito correspondiente en la columna de la izquierda.

11Ficheros


Indicando en el campo Desde Cuenta el número de cuenta, se muestra las cuentas,ordenadas por número de cuenta, con su descripción y el saldo.

A la hora de trabajar con las cuentas, existe un método abreviado que evita poner losceros intermedios. Consta de lo siguiente, entre las tres partes que tiene una cuenta, mayor,delegación y auxiliar, pondremos un punto, “.”. Pondremos los valores representativos de cadauna de las partes y el programa pondrá automáticamente los ceros. Por ejemplo, la cuenta40000050037 la podremos poner como 400.5.37, así que al pulsar la tecla Intro seautocompletará dicha cuenta con ceros, quedando 40000050037.

Una vez creada la cuenta, podremos modificarla, pero nunca podremos cambiar elnúmero de cuenta, solo la descripción de esta. Si quisiéramos cambiar el número de la cuenta,por ejemplo, en vez de ser la anterior que fuera la cuenta número 40000050053, tendríamosque utilizar la opción de Cambio de Cuentas que esta ubicada en el menú Especial. Despuéstendríamos que hacer una Reconstrucción de Índices y Saldos. Si quisiéramos cambiar másde una, primero cambiaríamos todas la cuentas que deseáramos y finalmente haríamos lareconstrucción anteriormente indicada.

Al crear una cuenta, aparece una ventana como la siguiente:

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Donde nos pide el número de cuenta y el nombre; por defecto las cuentas las crea parala divisa principal indicada en los Parámetros, pero podemos seleccionar cualquier otra de lasque estén dadas de alta en Ficheros, Divisas. Por último, se puede definir una clave para quenadie que la desconozca pueda hacer apuntes con ella.

Si se está definiendo cuentas del grupo 6 ó 7, es posible que se quiera definir los saldosorigen para utilizarlos en los balances, a fin de comparar los saldos actuales con los delejercicio anterior; en ese caso, se pueden editar los saldos origen pulsando en el botóncorrespondiente e indicándolo. Sólo se puede hacer con cuentas definidas a 11 dígitos.

En esta pantalla aparecen el Debe, Haber, Saldo y Saldo Acumulado, mes a mes, tanto

del ejercicio en curso como del ejercicio siguiente. También se puede imprimir dicho

desglose, ver la Ficha de la cuenta, establecer esa cuenta también como presupuestaria

, y si la cuenta pertenece a los subgrupos 20, 21, 22, 23, dar de alta su ficha de

inmovilizado .

13Ficheros


Si la cuenta que se crea no tiene definidos sus niveles inferiores, 1, 2, 3, 4 ó 7, entoncesel programa crea las cuentas a esos niveles y pide el nombre para cada una de las cuentas adichos niveles. Pulsando la tecla Intro, repetirá el nombre del nivel anterior.

Desde la pantalla de Cuentas, también podemos sacar un listado del plan generalcontable, de todas las cuentas, de las cuentas con saldo o de las cuentas con saldo origen.

Este listado puede estar ordenado por el número de cuenta o por el nombre de cuenta;puede ser sacado a 11 dígitos o a 1, 2, 3, 4 ó 7 dígitos; también se puede filtrar por delegacióno por mayor, o bien indicar que se va a sacar el listado desde una a otra cuenta. Por defecto

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los saldos saldrán en la divisa principal indicada en Parámetros, pero puede cambiarse porcualquier otra definida en Divisas.

1.7 Fichas

Por medio de esta opción se recogen datos domiciliarios y fiscales de las cuentas para

su uso en el modelo 347 (Ingresos y Pagos) o en el caso de Bancos para la posteriorelaboración de Pagarés. Así mismo, será necesaria la EXISTENCIA de esta ficha (código ynombre) para el reconocimiento de las cuentas en el módulo de tesorería por lo que soncreadas automáticamente al dar de alta una cuenta desde el fichero de Cuentas.

Estas fichas son creadas automáticamente desde nuestros programas de gestión o alcrear las cuentas contables a nivel 11 si pertenecen a los subgrupos 40, 41, 43, 44 ó 572.

Al crear una ficha, se comprueba que exista la cuenta, aunque deja continuar con elproceso. Es obligatorio indicar el número de ficha y el nombre, pudiendo además utilizar elnombre comercial, el NIF deberá de existir si queremos que sea tenida en cuenta para elModelo 347, aunque en dicho modelo pueden cargar cuentas sin NIF. También podemosindicar como se quiere calcular el saldo para dicho modelo, pudiendo escoger entre Normal,Solo Ingresos, Ingresos-Gastos, Exento Declaración.

También se puede indicar los dígitos de la cuenta bancaria, IBAN y SWIFT e indicar lacuenta contable del banco

15Ficheros


1.8 Gráficas Presupuestaria

Desde esta opción podremos crear, ver y / o modificar las cuentas para la contabilidadpresupuestaria. También se puede crear las cuentas desde la opción correspondiente en elmenú Ficheros, Cuentas; o dejar que el programa cree las cuentas automáticamente con la

opción de Verificar , que comprueba y crea como cuenta presupuestaria, todas las del grupo6 y 7 que no estén ya creadas. Así mismo se da opción a incorporar automáticamente lascuentas y el presupuesto desde un fichero de Excel, con el formato adecuado.

Plantilla.xls

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Presupuesto.xls

En la pantalla de Importación desde Excel cargaremos la plantilla y el fichero con elpresupuesto, pudiendo indicar que hoja del libro de Excel queremos utilizar. El programa,actualizará el presupuesto con los datos indicados para los meses señalados.

17Ficheros


Si por el contrario no tenemos muchas cuentas a presupuestar, podemos crearlas ymantenerlas manualmente, apareciendo la pantalla siguiente:

18 Oficonta


En esta pantalla pondremos la cuenta, que será a 1, 2, 3, 4, 7 ú 11 dígitos; permitiendola posibilidad de asignar el mismo presupuesto para un rango de cuentas del mismo grupo; porejemplo, si ponemos 6000000 y pulsamos la combinación de teclas Ctrl + Flecha Abajo,podemos añadir cuatro asteriscos y creará todas las cuentas que empiecen por 6000000 comocuentas presupuestarias y les asignará el presupuesto que le hayamos indicado en la ficha.

Le indicaremos el tipo de cálculo que queremos aplicar para que la gráfica sea siemprepor encima del eje de abcisas, ya que si la cuenta es de ingresos, no se presupuesta ennegativo, sino en positivo, e indicándole -Saldo; si la cuenta es de gastos, dejaremos marcadoSaldo; en caso de solo tener en cuenta, para el presupuesto, los movimientos del Debe o delHaber, se marcará la casilla correspondiente.

Se puede ver desde esta pantalla una gráfica con los datos del ejercicio anterior, elactual o ambos, así como indicarle automáticamente el presupuesto en función del añoanterior, bien en lo hecho, bien en lo presupuestado, y fijando el redondeo a 2 decimales o aninguno.

19Ficheros


1.9 Departamentos / proyectos

Esta opción sirve para definir los proyectos o departamentos que vamos a utilizar. Laventaja de definir departamentos o proyectos consiste en poder analizar de formaindependiente ingresos y gastos producidos en dichos departamentos o proyectos.

Si existe algún Departamento/Proyecto creado cuando se introduzca un movimiento deingresos o gastos en el diario, éste puede ser imputado a cada uno de los departamentos/proyectos creados. La ventana de alta de un elemento de este tipo es la siguiente:

Una ficha se compone de los siguientes datos:

· Código: Si se trata de un departamento tendrá una longitud de 2 caracteres y si es unproyecto 6, para este último se pondrá primero los dos dígitos del departamento al quepertenece el proyecto, de tal forma que si el departamento 01 realiza su proyectonúmero 20, tendríamos que poner de alta el departamento 01 con el código 01 yposteriormente el proyecto (en la misma ventana) con el código 010020. Una vez creadoel departamento, no hace falta darlo de alta de nuevo.

· Nombre: Nombre del departamento o proyecto.

· Debe Origen: Saldo acumulado del Debe en el Origen; es actualizado automáticamenteal realizar el cierre

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· Haber Origen: Saldo acumulado del Haber en el Origen; es actualizadoautomáticamente al realizar el cierre

Por ejemplo, podemos pensar que tenemos una empresa por departamentos, ventas,compras, marketing, etc. Los códigos que crearemos serán, 00 para ventas, 01 para compras,02 para marketing y así sucesivamente. Dentro de marketing van a realizar una encuesta parasaber la opinión que tienen los consumidores sobre el anuncio emitido en televisión y realizadopor el departamento de marketing. Creamos un proyecto dentro de un departamento. Para ellopondremos los dos dígitos del departamento seguido del número de proyecto, por ejemplo, esel primer proyecto, con lo que el código quedaría como 020001.

Dentro del menú Ficheros, opción de Parámetros, pestaña Otros Parámetros, podremosponer en el apartado de Parámetros del ejercicio, el departamento por defecto, es decir, quetenemos un departamento o proyecto que es más utilizado con frecuencia por nuestrasoperaciones, este es el lugar donde lo ponemos.

Se puede sacar un listado de los departamentos proyectos, mostrándose, éstos,ordenados por código o por nombre, con los saldos del Debe y del Haber.

1.10 Configuración Zonas

En esta opción de menú se dan de alta las zonas geográficas en las que podemosagrupar a las delegaciones. Se usará para filtrar que información queremos tener en cuenta enlos balances.

21Ficheros


Simplemente indicaremos un código con su nombre y unas observaciones.

1.11 Configuración Grupos

En esta opción de menú se dan de alta los grupos en las que podemos agrupar a lasdelegaciones. Se usará para filtrar que información queremos tener en cuenta en los balances.

Simplemente indicaremos un código con su nombre y unas observaciones.

1.12 Asientos Predefinidos

El programa OfiConta tiene la posibilidad de utilizar asientos predefinidos, para aquellosasientos de uso constante o de gran complejidad y que se quiere tener parametrizados para unuso más fácil y cómodo. El programa viene con una serie de asientos predefinidos que sepueden cargar, o bien definir solo los que interesen; si se desea incorporar los asientospredefinidos por Ofimática, ha de hacerse antes de definir cualquiera manualmente, si no, noserá posible incorporarlos luego. Para incorporarlos, habrá que ir a la opción de Ficheros,Incorporar Asientos Predefinidos. La pantalla para el alta de asientos predefinidos es:

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Una vez asignado el código, de manera manual, automática o libre, e indicado unnombre para el asiento predefinido, en el campo Descripción; se procederá a definir cada unade las líneas de que consta el asiento.

Para cada línea, habrá que darle una descripción e indicar las cuentas a intervenir, tantoen el Debe, como en el Haber. Las cuentas pueden indicarse de cuatro maneras:

Se puede indicar que ponga una cuenta Fija, que se indicara en la casilla Cuenta, unacuenta ya Definida, con lo que indicaremos la cuenta según la lista de cuentas ya usadas en elasiento, que Pida la cuenta a usar, o que se use la Cuenta Puente, que es la cuenta 0. Acontinuación se le indica el importe, que también tiene varias opciones:

Puede pedir el importe, calcularlo a través de una fórmula, que habrá que definir, o bien,que simplemente sea el importe necesario para cuadrar el asiento.

23Ficheros


A continuación se le ha de indicar el Documento, que también puede ser especificadode varias maneras:

Puede pedirse cada vez, ser uno fijo o utilizar el Documento de la línea anterior.

Tanto en las cuentas, como en el importe, como en el Documento, si se pide, se lepuede poner el texto que aparecerá para solicitar esa información.

Si se quiere hacer el desglose de IVA, habrá que indicar la Contrapartida:

Aquí las opciones son siempre la misma contrapartida, una cuenta definida conanterioridad en el asiento o pedirla. La base imponible siempre se sacará mediante unafórmula. Se especificará el porcentaje de IVA en la casilla % IVA y el recargo de equivalencia,caso de que lo lleve, en la casilla % Recargo, y se indicará el tipo de IVA para este asiento.

Al asiento se le puede asociar vencimientos, para ello, se marcará la casillacorrespondiente; de esta manera, al rellenar el asiento, nos solicitará los datos para generar elvencimiento. De igual manera, si se trabaja con Departamentos / Proyectos, también se puedeasignar el correspondiente departamento o proyecto.

Con el asiento ya definido, se puede probar el funcionamiento sin necesidad de accedera la opción de Entrada y Rectificación de apuntes; en el menú del alta de asientos predefinidosestá una opción para probar el asiento, así como otra para hacer una copia de un asiento yacreado en el asiento que se está definiendo.

24 Oficonta


1.13 Incorporar Asientos Predefinidos

Esta opción permite incorporar una serie de asientos predefinidos por Ofimática Jaén enla lista de asientos predefinidos. Para poder llevar a cabo esta opción, no debe de haberpredefinido ningún asiento.

Entre los asientos predefinidos hay asientos de compras y ventas a distintos tipos deIVA, gastos de recibos varios, alquileres, leasing, nóminas, impuestos, etc.

Menú

IIGeneral

26 Oficonta


2.1 Entrada y Rectificacion de Apuntes

La primera opción del menú General permitirá la creación y/o modificación de apuntesdel diario. Dependiendo de las opciones indicadas en los Parámetros se tendrá uncomportamiento u otro, mostrando el último asiento, por ejemplo, o pidiendo, según lascuentas indicadas la generación de vencimientos o fechas de valor.

Como regla general, para ir más rápido, pulsando la tecla Enter en cualquier campoduplicará el valor de la última línea o del último asiento.

En la pantalla de Entrada / Rectificación de Apuntes, observamos:

En la barra de menú tenemos los iconos con las opciones, dependiendo de donde estésituado el cursor, se activarán unos u otros iconos.

Lo primero que el programa pide es el número de asiento. Si es un asiento existente,podemos, bien poner el número directamente para rectificar dicho apunte, o bien buscarlo con

el icono . En caso de ser un asiento nuevo, pulsando la tecla Intro o el icono , nosasignará el siguiente número al último introducido.

Si en los parámetros está seleccionado Numerador, nos pedirá un numerador para eseasiento, si no, nos asignará el siguiente al último numerador. A continuación nos pide la fechadel asiento, tendiendo que ser esta una fecha válida del año de ejercicio o del año siguiente.Después, si en Parámetros está seleccionada la opción Tipos de Asiento, habrá queindicárselo, sino, automáticamente selecciona el tipo de asiento Otros y pasará a la primeralínea del asiento. Si la línea está en azul, es decir, no hemos pulsado Intro para indicar elconcepto, se puede indicar que se quiere introducir asientos cogiendo la plantilla de los

asientos predefinidos, pulsando el icono , apareciendo a continuación una lista con los

27General


asientos predefinidos que exista en Ficheros -> Asientos Predefinidos para que se seleccioneel que se quiera, pasando a rellenar los datos de dicho asiento predefinido

En caso de querer meter un asiento manualmente, al pulsar Intro, nos pedirá elConcepto, pudiendo buscarlo en la lista de conceptos definidos en Ficheros -> Conceptos,

después nos pedirá el Documento, Importe, donde se podrá indicar que es en otra Divisa, ,

o acceder a la Calculadora, .

En los campos correspondientes a las cuentas del Debe y del Haber podremos indicarla cuenta que interviene o buscarla; si introducimos un número de cuenta que no exista, elprograma entenderá que es una cuenta nueva y abrirá la pantalla de alta de cuentas. Si en losparámetros está marcada la casilla de Vencimientos y en el Debe hay una cuenta de lossubgrupos 43 ó 44, o en el Haber hay una cuenta de los subgrupos 40, 41, 16, 17, 50, 51 ó 52se abrirá una pantalla para el alta de vencimientos.

Donde especificaremos los vencimientos de cobro / pago que queremos para esteapunte.

28 Oficonta


Dependiendo de si las cuentas indicadas en el Debe, pertenecen a los subgrupos 60,62, 65, 66, 67, 20, 21, 22, 708 ó alguna definida en los parámetros como IVA Soportado, o enel Haber alguna cuenta de los subgrupos 70, 75, 76, 77, 21, 22, 608 ó alguna cuenta definidaen los parámetros como IVA Repercutido, el programa mostrará la pantalla para registrar elIVA

Donde indicará el primer tipo de IVA definido en los parámetros, pudiendo cambiar poralgún otro, así como poner el % del Recargo de Equivalencia y especificar el Tipo de IVA. Encaso de que el apunte tenga distintos tipos de IVA, se podrá pulsar en Desglose para indicar acada uno de ellos, junto con su recargo de equivalencia, la base y cuota correspondientes.

Si la cuenta del Debe pertenece a los subgrupos 572, 573, 574, 575 ó 52, o en el Haberla cuenta pertenece a los subgrupos 572, 574, 17 ó 52 y está marcado en los parámetrosFechas de Valor, el programa mostrará la pantalla siguiente, donde podremos indicar lasFechas de Valor para el Debe o para el Haber.

Si en Parámetros está marcada la casilla de Confirmar Línea a Línea, habrá que pulsar2 veces el Intro en el campo Haber para que pase a la siguiente línea, en caso contrario, conuna sola vez será suficiente. Si, además, tenemos definidos algún Departamento / Proyecto enFicheros -> Departamentos / Proyectos, saldrá una ventana para que le indiquemos a cualimputaremos el apunte. Esto sirve para llevar una Contabilidad paralela por Departamentos oProyectos, independientemente de las Delegaciones.

29General


Para cada línea aparece, a la derecha, una serie de casillas donde informa si la cuenta

está punteada , indicando si es la del Debe, la del Haber o si solo hay una cuenta; si tiene

entrada en el libro de IVA , si tiene vencimientos , si está asignado a un Departamento /

Proyecto , si hay definidas Fechas de Valor , o si el importe está expresado en una

divisa distinta a la indicada en los parámetros .

2.2 Visor Diario

Esta opción es útil para ver de un solo vistazo el diario. La imagen muestra la opción:

30 Oficonta


Se indicará desde que asiento se quiere visualizar el diario y se pulsará sobre el icono

o se pulsará la tecla Enter. Esto cargará la lista de asientos en pantalla, alternado elfondo para cada asiento. Si se pulsa 2 veces sobre una línea en concreto se abre la pantallade Entrada y Rectificación de Apuntes,. con ese apunte cargado para su modificación.

También se muestra una barra de herramientas de iconos con distintas utilidades paradar de alta, consultar o modificar asientos o listar un diario. Las acciones que realizan losiconos se han descrito en apartados anteriores, de todas formas, en esta ventana estándescritas las acciones que realizan los iconos si pinchamos sobre uno de ellos.

Es importante señalar, que si realizamos alguna modificación sobre cualquier asiento,no podremos ver esta modificación has que no pulsemos el icono de Actualizar.

2.3 Punteo de cuentas

Desde esta opción del menú, se puede, bien marcar las líneas de los asientos, dondeesté la cuenta indicada, como punteados, o bien desmarcar. Se puede limitar los asientos amarcar por fechas o por número de asiento. Esta opción solo marca de manera automática losasientos, quedando a cargo del usuario la comprobación de los asientos a puntear.

2.4 Balance de Comprobación

También llamado Balance de Sumas y Saldos. La pantalla para generar el balance es:

31General


El balance pedirá el rango de meses, indicando de que año, siendo válidos el año deejercicio y el siguiente. Se especificará el nivel de cuentas y si totalizamos o no, en cuyo casohabrá que indicar a que niveles se quiere totalizar, mostrando en forma de pirámide invertidalos niveles seleccionados. Permite sacar el balance limitando por cuentas, delegaciones,zonas, grupos, aunque no se usen para el balance oficial, si puede ser interesante a nivel deestudio de las distintas delegaciones, grupos o zonas.

Se puede exportar el resultado a un fichero Word o a un fichero Excel. Se podrácalcular el último número de página e indicar a partir de que página queremos numerar.Además permite generarlo para poder presentarlo en el Registro Mercantil en formato digital

Al pulsar sobre el botón Aceptar se generará el balance de comprobación solicitado,mostrándose las siguientes columnas por cada cuenta:

· Saldo: Saldo de la cuenta en el periodo indicado.· Debe mes: Suma del debe del mes indicado como Hasta.· Haber mes: Suma del haber del mes indicado como Hasta.· Debe acumulado: Suma del debe del periodo indicado.· Haber acumulado: Suma del haber del periodo indicado.

32 Oficonta


2.5 Balance de Situación

La pantalla para el Balance de situación es:

El balance pedirá el rango de meses, indicando de que año, siendo válidos el año deejercicio y el siguiente. Se le habrá de indicar si se desea mostrar el modelo de balanceNormal o Abreviado. Este balance, junto con la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, permiteindicar el modelo de balance a usar; con el programa se suministra 4 modelos, el Balance deSituación Normal, el Balance de Situación Normal RD, el Balance de Situación Abreviado y elBalance de Situación Abreviado RD, con las cuentas habituales, siendo los modelos RDusados para la presentación de dicho balance en el Registro Mercantil en formato digital.Además permite modificar el número de página a partir del cual sale el balance, exportar aExcel. Usar Comparativa por Mes Real permite comparar los meses indicados con los mesesdel ejercicio anterior a las fechas indicadas. Se incluir las diferencias de inventario en lascuentas de los subgrupos 129 y 30 sin tener hecho el apunte correspondiente (sirve solo parael cálculo en la impresión de informe).

En el balance generado se presentan dos columnas, una primera correspondiente alejercicio anterior y una segunda con los datos del periodo indicado. Los datos de la primeracolumna se toman del saldo a origen de las cuentas. En caso de ser el primer año que se usael programa, esta columna podrá aparecer sin valores. Si éste es el caso, consulte el apartadoCómo aperturar la contabilidad .

2.6 Verificacion

Esta opción permite comprobar el estado de la información contenida en la base dedatos referente al Diario y Plan de Cuentas en el año del ejercicio que tenga en los parámetrosy el siguiente, si es que hay asientos de este último año. Para iniciar este proceso es suficientecon pulsar sobre el botón Iniciar Verificación.

33General


El programa empezará a sumar Diario y Plan de Cuentas detectando, en el caso de quelo hubiera, posibles inconsistencias en estos datos. En el caso de producirse algún problemaen la comprobación del diario, no se comprobará el plan de cuentas hasta solucionarse dicha/sincidencia/s (haciendo doble click en estas incidencias accederemos al asiento en cuestión ypodrá ser modificado). Si se tratara de saldos incorrectos de cuentas, o bien de otro tipo dedescuadre provocará incidencias que se describirán debajo de la columna de Comprobaciónde Cuentas. Pueden que salgan una o mas líneas, haciendo un doble click sobre cada una deestas líneas de incidencias, accederemos directamente al asiento.

Después de comprobar el Diario, el programa realiza una reconstrucción de índices dela base de datos, procedimiento que puede llevar un tiempo y que no muestra mensaje alguno,por lo que puede inducir a que se ha bloqueado el proceso. Ha de esperarse a que acabe, yaque si no es posible que se dañe la base de datos al parar el proceso de reconstrucción deíndices. Por eso es aconsejable realizar esta operación desde el servidor, y si no es posible,desde un equipo rápido.

Si al final del proceso ambos ficheros coinciden el programa lo marcará todo comocorrecto y nuestra contabilidad estará totalmente cuadrada. En caso contrario se nos informaráde las incidencias y de la solución a tomar para solucionarlas (normalmente Reconstrucción deÍndices y Saldos ).

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2.7 Listado de Diario

Esta opción permite sacar un listado del libro Diario, en formato borrador, formato oficial(Diario) o en formato resumido, que es el que se usa para presentarlo en el Registro Mercantilen formato digital. Cada formato de listado tiene sus propios filtros, aunque en todos loslistados se puede poner la fecha en que se saca el listado, el tipo de asiento a listar, en queformato sale, si es lista o diario, el título del listado, la divisa y si se imprime el concepto delasiento en una única línea. La generación del fichero para el Registro Digital solo es permitidaen el tipo de listado Resumen.

Dependiendo del tipo de listado los parámetros para su impresión son:

Borrador: Imprime un diario no definitivo. Se le puede especificar de qué delegación sequieren listar los apuntes, entre cuales asientos y entre que fechas. El programa, por defecto,siempre coloca el último asiento que tenga en el diario.

35General


Diario: Es el formato oficial, permite indicar cual es el último asiento y la última línea dedicho asiento, así como la última página impresa y la suma del Debe y del Haber de esapágina. De esta manera, si por cualquier motivo, se ha interrumpido la impresión del listado, sepuede continuar a partir de la última página completa del mismo. También permite indicar cuales el último asiento a listar o hasta que fecha.

Resumido: Es el formato en que ha de presentarse el libro si se opta por hacerlo enformato digital. En este formato se genera un asiento por mes. Se indicará el rango de mesesa listar y el nivel de las cuentas.

2.8 Extracto

Desde esta opción se saca un listado con los movimientos de las cuentas indicadas, anivel 11, ordenado por fechas y agrupado por cuenta. Según se indique por donde Mostrar ellistado, pantalla o impresora, se activarán algunos de los campos.

36 Oficonta


Desde Cuenta: A partir de que cuenta se va a sacar el listado. Si no existe o no tienemovimientos, muestra desde la siguiente que tenga movimientos.

Hasta Cuenta: Hasta que cuenta se van a mostrar movimientos. Si no existe o no tienemovimientos, muestra hasta la anterior que los tenga.

Desde Fecha: A partir de que fecha muestra los movimientos. Ha de ser del ejercicio encurso o del siguiente.

Hasta Fecha: Sólo está activo si se muestra el listado por impresora. Indica hasta quefecha se quieren mostrar los movimientos.

Desde Documento: Solo se tiene en cuenta si los documentos son numéricos. Indicadesde que número de documento se tienen en cuenta los movimientos de las cuentas.

Hasta Documento: Hasta que número de documento se tiene en cuenta losmovimientos de las cuentas.

Fecha Listado: Solo está activo si se muestra el listado por pantalla. Por defecto es lafecha de trabajo.

Delegación: Indica de que delegación se van a mostrar las cuentas.

Generar Ficheros para Registro Digital: Genera un fichero con los libros del Mayorpara el Registro Mercantil.

Sólo movimientos divisa alternativa: Muestra solo aquellos movimientos que esténhechos con una divisa distinta de la principal según se ha indicado en los parámetros.

A partir de aquí, las opciones solo están disponibles si se muestra el listado porimpresora.

37General


Cuenta por página: Al finalizar los movimientos de una cuenta, hace un salto depágina, de forma que cada cuenta empieza en una página nueva.

Listar líneas importe 0: Si se marca, los movimientos de esa cuenta con importe 0aparece en el listado, sino, esa líneas se obvian.

Imprime cuentas sin movimientos: Si no está marcada la casilla, las cuentas que notengan movimientos en los límites establecidos, no aparecen en el listado.

Imprime concepto en una sola línea: Si el concepto no cabe en una línea se cortahasta la longitud establecida, sino, ocuparía varias líneas.

Imprimir punteo / fecha de valor: Muestra u oculta una marca en el listado paraaquellas líneas que están punteadas (*), tiene fecha de valor asociada (#) o ambas situaciones(/).

Imprimir contrapartida: Junto con el concepto, muestra la contrapartida de la cuenta.

Tipo de letra normal o comprimida: Indica el tamaño del tipo de letra.

Si se muestra el listado por pantalla, aparecerá una pantalla con la primera cuenta conmovimientos a partir de la indicada

En la pantalla aparece una lista con los asientos, número de línea, fecha del asiento,concepto, documento, importe en el Debe o en el Haber y el Saldo. Si están pulsadas las

casillas de Punteo , Fecha Valor o Departamentos , se mostrará dichas columnas; obien se pueden ocultar si desde el menú se pulsan en los correspondientes iconos. Al principioaparece una línea con el saldo anterior, tanto en el Debe, como en el Haber y en el Saldo y al

38 Oficonta


pie de la ventana los totales del Debe, Haber y el Saldo final de la cuenta.

Pulsando dos veces en cada línea, o sobre el icono de modificar , el programa abrela ventana de Entrada y Rectificación de Apuntes, donde se puede ver la totalidad del asiento,

pudiendo modificarlo; si por el contrario se pulsa el icono , muestra el asiento, pero no dejarealizar modificaciones.

El icono permite volver a la pantalla anterior para realizar una nueva selección de

cuentas o variar los parámetros del extracto de cuentas. Los iconos cambian a lacuenta anterior o posterior a la que se está visualizando actualmente. Si el asiento tiene

vencimientos, es posible verlos a través del icono . Para ver las cantidades conciliadas está

el icono , que muestra en la parte inferior de la ventana los importes totales, los conciliadosy los pendientes de conciliación.

También es posible ver solamente las líneas pendientes de puntear o ver los importescon la divisa alternativa, pulsando en los botones correspondientes.

2.9 Control de Documentos

Obtiene un listado (por pantalla o por impresora) de las líneas del diario agrupadas pordocumento, dando un resumen del total de compras/pagos y ventas/cobros por cada uno deellos.

Permite acotar por documento y/o por fechas y especificar en que divisa se van amostrar los importes.

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2.10 Control de Facturas

Consiste en un extracto de los movimientos de las cuentas indicadas, ordenados yagrupados por número de documento, dando un saldo final por cada documento indicando asíel importe pendiente de abonar de cada una de las facturas de cliente o proveedor.

Para el correcto funcionamiento, aquí debe de ponerse especial cuidado en la entradade asientos para poner el mismo número de documento en la contabilización de facturas y enlos apuntes de cobro/pago de las mismas.

El listado puede mostrarse en modo detalle, el cual muestra movimiento a movimiento,o bien en modo resumen, que muestra el total del saldo de cada documento y da la opción deincluir aquellas facturas con saldo 0, saldadas, ó incluir los clientes con saldo 0.

Se puede indicar entre que cuentas queremos sacar el listado, filtrar también pornúmero de documento, por ruta o por fecha de los asientos.

Si se pulsa el botón Cargar, aparecerá una pantalla parecida a esta:

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Pulsando en cualquier línea con número de asiento, se abre la pantalla de Entrada yRectificación de Apuntes, con dicho asiento cargado para su modificación. Si se pulsa el botónImprimir, se obtiene un listado, al igual que si se hubiera pulsado el botón Aceptar de lapantalla Anterior.

2.11 Control Departamentos y Proyectos

Esta opción se utiliza para contabilidades analíticas de costes, llevando un control sobrelos departamentos y proyectos en modo balance o extracto. El funcionamiento es similar al delControl de Documentos y Control de facturas.

41General


En ambos casos ya sea un tipo de listado Extracto o Balance permite acumular un saldoanterior o mostrar solamente el saldo del periodo indicado. Se puede filtrar por proyectos y/opor fechas y mostrar los saldos en una divisa que no sea la base. La única diferencia entreextracto o balance se encuentra en la forma de presentar los datos.

2.12 Anulacion de Lineas por Documento

Esta opción pone a cero los asientos que tenga el mismo documento, debe y haber yque los importes sean complementarios (positivos y negativos). Esto suele pasar con lasempresas que tienen nuestras herramientas de gestión, por lo general, cuando tienen querecibir una devolución de artículos de algún cliente, este acto genera apuntes en negativo conel mismo número de documento. Con lo cual tendremos en contabilidad una apunte positivo(cuando realizamos la venta) y un apunte negativo (si se realiza una devolución por parte delcliente), todo esto con el mismo número de documento. Para que estos apuntes se borren, seutiliza esta opción.

Permite acotar por documentos y/o por fechas, de forma que si estos cuatro campospermanecen en blanco revisará todo el diario.

Comprobar que las fechas sean iguales, consiste en que aparte de coincidir endocumento, debe y haber, los asientos a anular tengan igual fecha. Comprobar asientosdescuadrados incluye en esta revisión aquellos asientos que estén descuadrados. Búsquedade Apuntes Especiales realiza una búsqueda en los apuntes que contienen líneas con importepositivos y líneas con importes negativos dentro del mismo asiento. Esta última opciónralentiza la búsqueda y anulación de documentos.

2.13 Regularizacion Saldos Cuentas

Consiste en la creación de un asiento que regulariza las cuentas que arrastran un saldopequeño, inferior al indicado en la casilla de Importe+.

42 Oficonta


La siguiente figura muestra la ventana de Regularización de Saldos de Cuentas:

Habrá que indicar una fecha para el asiento y poder acotar entre dos cuentas, pordefecto todas, y/o filtrar por una delegación. Se podrá indicar el concepto que va a aparecer enel asiento resultante y las cuentas del debe y del haber a las que se van a anotar lasdiferencias. Las cuentas que se van a regularizar son las que tengan un saldo, en valorabsoluto, inferior al importe indicado.

Este proceso podrá anularse borrando el asiento generado.

2.14 Regularizacion

Genera el asiento de regularización al final del ejercicio saldándose las cuentas delgrupo 6 y 7 y actualizándose la cuenta 12900000000 de Pérdidas y Ganancias. Junto con esteasiento genera los saldos a origen de las cuentas de estos grupos para el año siguiente.

43General


La propia ventana de regularización indica los puntos que debe haber completado antesde llevar a cabo la realización (los 5 cuadros de verificación), debiendo marcar cada uno deellos, pero tenga en cuenta que MARCARLOS NO IMPLICA QUE EL PROGRAMA LOSHAGA AUTOMÁTICAMENTE. También deberá indicar la fecha a la que quiera regularizar; elprograma, por defecto, usa el último día del año del ejercicio.

ANULACIÓN DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN

Como se ha dicho anteriormente, cuando realizamos la regularización OfiConta generapor un lado un asiento en la fecha indicada a regularizar y por otro, guarda los saldos de lascuentas a regularizar para los comparativos del balance de situación y cuenta de pérdidas yganancias.

Para anular el proceso de regulación, bastará con anular el nuevo asiento generado,para ello localizaremos el número de asiento en el diario e iremos al menú “Especial ààPuesta a cero de Asientos”, e indicaremos el número de asiento a anular, comprobando queno nos equivocamos al teclear dicho número para no anular otros no deseados.

Sobre el otro proceso que OfiConta realiza en la regularización, no será necesario suanulación, ya que este será reemplazado por los nuevos valores al realizar una nuevaregularización.

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2.15 Cierre Anual

Mediante este proceso se lleva a cabo el cierre anual de la contabilidad. Dicho procesocomprende la descarga del diario de los asientos, del libro de IVA, generación del asiento deapertura y de los saldos a origen de las cuentas.

Al igual que en el proceso de regularización se informa de los puntos que debe habercompletado antes de realizar este proceso, debiendo marcar cada uno de ellos, pero tenga encuenta que al igual que en la regularización MARCARLOS NO IMPLICA QUE ELPROGRAMA LOS HAGA AUTOMÁTICAMENTE. También deberá indicar la fecha a la quedesee realizar el cierre.

Al pulsar sobre el botón de Aceptar en esta primera pantalla y antes de comenzar conel cierre nos muestra una nueva pantalla en la que deberemos indicar:

45General


Generar una línea por saldo de documento en clientes/proveedores: Si marcamosesta opción se generarán tantas líneas en el asiento de apertura por cuentas de clientes oproveedores como facturas (o documentos) pendientes haya de cada uno de ellos. Tenga encuenta que el marcar estas opciones implica un asiento de apertura con un volumen mayor delíneas.

Divisa para cierre: Divisa en la que se va a generar el asiento de apertura y en la quese va a transformar todos los asientos que ya haya introducidos para el año siguiente. Estadivisa es la que pasará a ser divisa base en la contabilidad.

Pulsando el botón Comenzar Cierre se llevará a cabo el proceso de cierre. Tenga encuenta que todos los asientos del año actual será ELIMINADOS en un proceso que esIRREVERSIBLE, dejando solamente el asiento de apertura y los del ejercicio siguiente, por loque es importante haber realizado previamente una copia de seguridad, esta es una opciónde la pantalla del cierre. Una vez finalizado el cierre, el programa realizará una reordenación deasientos por fecha.

2.16 Registro Digital

El registro digital es utilizado para pasar a soporte magnético los balances y otrosdocumentos que son depositados a final de año en el Registro Mercantil en forma de libros.Con este sistema evitaremos el engorro de los libros y la impresión de estos.

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Depósito de Libros en Formato Digital (Registro Mercantil)

Esta utilidad está disponible en OfiConta desde la Versión 8.1.7. y su intención es la degenerar el depósito de libros anuales en el Registro Mercantil en formato digital. El depósito sepuede hacer en formato Normal o Abreviado.

Para la presentación de dicho Depósito es fundamental que el usuario tenga instaladoen su sistema los programas D2 y Legalia (Adhoc), que recomienda el Registro Mercantil parala comprobación y legalización del Depósito. Dichos programas se pueden obtenerdescargándolos de la pagina www.registradores.org, o bien solicitándolos por e-mail aOfimática Jaén a la dirección [email protected] o bien pida información al respecto en elRegistro Mercantil de su provincia.

El Depósito generado por OfiConta consta de los siguientes libros, siendo opcionalestodos ellos y que serán seleccionados a criterio del usuario:

1.- Balance de Comprobación.

2.- Balance de Situación.

3.- Libro de Mayor

4.- Libro de Pérdidas y Ganancias.

5.- Libro de Facturas Emitidas.

6.- Libro de Facturas Recibidas.

7.- Libro de Diario en formato Resumido.

Junto con dichos libros, que se presentarán preferiblemente en CD, ya que su volumenno nos permitiría hacerlo en un solo disco, hay que adjuntar el documento de Certificación delas Firmas Digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita.Dicho documento sehará con el programa Legaliza.

Además hay que adjuntar un disquete que contenga los siguientes archivos:

1- ACCIONES.ASC

2- ACCIONES.TXT

3- CERTIF.ASC

4- DATOS.ASC

5- FICHERO.TXT

6- GESTION.TXT

7- INSTANCIA.ASC

8- MEMORIA.TXT

Y junto a dicho disquete se deberá presentar la certificación de la firma digital quegenera el programa D2.

En cuanto a los ficheros anteriormente indicados, los ficheros de ACCIONES.ASC,ACCIONES.TXT, CERTIF.ASC, GESTION.TXT, INSTANCIA.ASC y MEMORIA.TXT no sonobligatorios y no los genera OfiConta, aunque sí se incluyen en el disco en cualquier caso (enblanco). En caso de que usted estuviera obligado a presentar alguno de ellos deberá rellenar lainformación que se le requiera en el programa D2 que se encarga de ello.

Una vez tenga dicha información tendrá el Depósito listo para presentarlo en el RegistroMercantil.

47General


A continuación veamos los pasos a seguir para conseguir toda la informaciónanteriormente indicada.

El programa OfiConta consta de una opción de menú en, General, Registro Mercantil.Esta opción será el último paso que debemos llevar a cabo para generar el Depósito. Antesdebemos generar los ficheros para el Registro Digital. Para ello iremos realizando cada uno delas siguientes pasos, saltando los correspondientes a aquellos libros que no vayamos apresentar:

1- Antes de Regularizar, debe crear el fichero de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.Para ello, en el menú Analítica, seleccione la opción Cuenta de Pérdidas yGanancias. Una vez en dicha pantalla seleccione el tipo de cuenta, Normal oAbreviada, que será del mismo tipo que el Balance de Situación y que el tipo delDepósito a generar. Seleccione el cuadro de verificación “Generar Ficheros paraRegistro Digital”. Al marcar este cuadro de verificación deberá aparecer como modelo“Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal/Abreviada RD.pg”, que está confeccionadocon arreglo a las exigencias del Registro Mercantil en cuanto a la presentación delDepósito de Cuentas Anuales en soporte informático. La modificación o no inclusiónde este modelo para la creación de la cuenta de Pérdidas y Ganancias puedeocasionar que la información generada en el proceso no sea válida para laLegalización del Depósito y provocar errores en el proceso. Esta opción generará losficheros PER_GAN_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro apresentar) y los ficheros internos CPGN.OFI o CPGA.OFI (según sea normal oabreviada necesarios para generar el fichero DATOS.ASC), y además sacará laCuenta de Pérdidas y Ganancias por pantalla.

2- Regularice su empresa.

3- A continuación en el menú General, opción Balance de Comprobación, y una vezintroducidos los datos requeridos, marque el cuadro de verificación “Generar Ficherospara Registro Digital”. Esta opción generará el fichero BAL_SUMS_NNN.XLS (dondeNNN es el número de orden de libro a presentar).

4- En el menú General, opción Balance de Situación, y una vez introducidos los datosrequeridos, indique el tipo de balance, Normal o Abreviado que deberá coincidir con eltipo que eligió en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y que deberá coincidir a su vezcon el tipo de Registro a legalizar. Marque a continuación el cuadro de verificación“Generar Ficheros para Registro Digital”. Al macar este cuadro de verificaciónaparecerá como modelo “Balance de Situación Normal/Abreviado RD.sit”, que estáconfeccionado con arreglo a las exigencias del Registro Mercantil en cuanto a lapresentación del Depósito de Cuentas Anuales en soporte informático. Lamodificación o no inclusión de este modelo para la creación del Balance de Situaciónpuede ocasionar que la información generada no sea válida para la Legalización deDepósito y provocar errores en el proceso. Esta opción generará el ficheroBALANCES_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar) y losficheros internos BSN.OFI o BSA.OFI (según sea Normal o Abreviado necesariospara generar el fichero DATOS.ASC), y además lanzará en pantalla el Balance deSituación.

5- En el menú General, opción Extracto, puede generar el Libro de Mayor. Para ellodebe seleccionar la opción de Impresora y una vez introducidos lo datos requeridosmarcar el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”; esta opcióngenerará el fichero MAYOR_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro apresentar).

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6- Para generar el Libro de Diario: Entrar en menú General, opción Listado de Diario,igual que si fuésemos a listar el Libro de Diario Oficial. Una vez estemos en estapantalla deberá seleccionar el tipo de diario Resumido y una vez introducidos losdatos requeridos, marcar el cuadro de verificación “Generar Ficheros para RegistroDigital”. Esta opción generará el fichero DIARIO_NNN.XLS (donde NNN es el númerode orden de libro a presentar).

7- Para generar el Libro de Facturas Emitidas, en el menú Fiscal, Listado de LibrosOficiales, seleccione la opción Ingresos y una vez introducidos los datos requeridos,marque el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Estaopción generará el fichero FAC_EMIT_NNN.XLS (donde NNN es el número de ordende libro a presentar).

8- Para generar el Libro de Facturas Recibidas, en el menú Fiscal, Listado de LibrosOficiales, selecciones la opción Pagos, y una vez introducidos los datos requeridos,marque el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Estaopción generará el fichero FAC_RECI_NNN.XLS (donde NNN es el número de ordende libro a presentar)

Todos estos ficheros se guardarán temporalmente en la carpeta del servidor\OfiContaW\RegistroDigital\EEEAAAA, donde EEE es el número de empresa en la que estágenerando el Depósito y AAAA el año del ejercicio. Así pues si la empresa fuese la 001 y elejercicio el año 2006 la carpeta sería \OfiContaW\RegistroDigital\0012006.

Una vez realizados estos pasos entraremos en la opción Registro Mercantil que seencuentra en el menú General. Nos aparecerá la pantalla para la Generación del Depósito.

Indicamos el tipo de Depósito que vamos a generar, si es Normal o Abreviado.Marcamos los libros que queremos presentar y pulsamos en el botón Datos de Identificación, locual nos lleva a la pantalla de introducción de datos de identificación.

49General


Si previamente habíamos introducido datos el programa nos lo avisa por si queremosvolver a verlos en pantalla o si por lo contrario queremos comenzar de nuevo. Una vez en lapantalla debemos rellenar el máximo de datos posibles ya que los datos que no introduzcamosen esta pantalla los deberemos de introducir en los programas D2 y Legalia. El programa nosda la opción de cargar desde el fichero de Parámetros de empresa de OfiConta los datosoportunos. El resto se deberá de introducir manualmente. Una vez introducidos los datos deidentificación pulse en aceptar para grabar el fichero. Esto le devolverá a la pantalla principalde registro mercantil digital. A continuación pulse en el botón Comprobar, que validará laestructura del depósito a presentar y que mostrará un mensaje con lo que está correcto o no.En caso de que todo sea correcto, se habilitará el botón “Generar Registro Digital”. Pulsandoen el botón Generar Registro Digital se generarán los ficheros necesarios para exportar al losprogramas D2 y Legalia. Por último se pulsará el botón “Exportar estructura de ficheros paraplantillas de Registros”, para lo cual debe haber instalado los programas D2 y Legalia.Preguntará la ruta en la que se han instalado dichos programas. Por ejemplo si hemosinstalado dichos programas en C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\ADHOC\D2 Y C:\ARCHIVOSDE PROGRAMA\ADHOC\LEGALIA, hemos de indicar en la ruta C:\ARCHIVOS DEPROGRAMA , ya que el resto de la ruta es fija. En caso de los haya instalado en C:\ADHOC\D2 Y C:\ADHOC\LEGALIA tendremos que indicar en la ruta C:\. Una vez realizados estospasos se exportarán los ficheros oportunos a los programas indicados creando las plantillas enlas carpetas C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\ADHOC\D2\DATA\EEEAAAA.AP (si es undepósito Abreviado) o C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\ADHOC\D2\DATA\EEEAAAA.NP (si esun depósito Normal) y C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\ADHOC\LEGALIA\DATA\EEEAAAA.AP(si es un depósito Abreviado) y C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\ADHOC\LEGALIA\DATA\EEEAAAA.NP ( si es un depósito Normal). En todos los casos EEE se corresponde con elnúmero de empresa en la que estamos generando el depósito y AAAA con el año de ejercicio apresentar.

50 Oficonta


En este punto finaliza la participación de OfiConta en la generación del Depósito deCuentas Anuales.

A continuación se describirá los pasos a seguir en los programas D2 y Legalia:

Primero habrá que utilizar el programa D2, aunque el orden no es transcendente, esdecir podemos comenzar por donde queramos.

Programa D2.

Hacer clic en Inicio, Programas, Depósito Digital, para entrar en el programa D2(Depósito Digital). Hacer clic en el formulario de presentación. Una vez dentro del programa enel menú Formulario seleccionar la opción Abrir. Aparecerá un cuadro de diálogo para abrir unformulario de los que hemos exportado previamente desde OfiConta. Marcar la plantilladeseada y pulsar en el botón Seleccionar. De esta forma se cargará en pantalla los datosexportados desde OfiConta. Habrá que introducir una serie de datos manualmente en esteprograma y son los siguientes:

Código CNAE: Introducir el código CNAE correspondiente a la actividad económica desu empresa.

Personal asalariado fijo y no fijo en los años correspondientes.

Fecha de la presentación del depósito.

Nº de páginas presentadas en el depósito.

Divisa en la que se presentará dicho depósito.

Una vez introducidos estos datos, en el menú Formulario, seleccionar ComprobarReglas, de esta forma el programa D2 comprobará la coherencia de los datos del depósito apresentar, de lo que debe resultar que no haya ningún error Primario, ya que si no, no sepodría generar el depósito. En cuanto a los errores implícitos deberá comprobar la regla quelos genera y corregirlos si procede.

A continuación en el menú Formulario, seleccionar la opción Firma/Disquete, de estaforma se presentará la pantalla de errores por si quedara alguno pendiente y si no hay erroresgraves se habilitará el botón Generar Firma. Haciendo clic en dicho botón imprimiremos elCertificado de Firma Digital y el Disquete con los ficheros adjuntos.

Programa Legalia

Este es el programa de Legalización de Libros. Para entrar haremos clic en Inicio,Programas, Legalia. Una vez en el programa, en el menú Formulario, seleccionar la opciónAbrir. Nos presentará un cuadro de diálogo con las plantillas que hayamos generado desdeOfiConta. Seleccionar la plantilla deseada y pulsar en el botón Seleccionar.

Una vez tengamos la pantalla de Identificación, en el menú Formulario seleccionar laopción Comprobar Reglas. Esta opción nos comprobará si falta información y la coherencia delos libros a legalizar. Si todo es correcto y no hay errores primarios.

En el menú Formulario, seleccionar la opción Firma/Disquete, lo cual imprimirá laCertificación de las firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita eindicará la ruta en la que se emplazarán los archivos para generar un CD con los mismos. Estaruta se corresponde con la ruta de exportación de las plantillas de Registro generadas porOfiConta.

51General


Con estos pasos concluye la generación del Depósito Digital.

Menú

IIIAnaliltica

54 Oficonta


3.1 Cuenta de Explotacion

Genera por pantalla o por impresora la cuenta de explotación. La ventana que nosmuestra esta opción es la siguiente:

Habrá que especificar el rango de meses en los que se quiere obtener la Cuenta deExplotación, así como el nivel al que se quiere ver las cuentas. El listado puede restringirse auna delegación en concreto, zona o grupo. Se puede indicar una cantidad en Diferencia deinventario para poder sacar la Cuenta de Explotación en cualquier momento y no al final delejercicio.

También se puede exportar a un fichero Excel, en vez de sacarlo por pantalla oimpresora e indicar una divisa distinta de la principal.

3.2 Cuenta de Perdidas y Ganancias

Genera por pantalla o por impresora la cuenta de pérdidas y ganancias. La ventana quenos muestra esta opción es la siguiente:

55Analiltica


Hay que indicarle el rango de meses para la generación de la Cuenta de Pérdidas yGanancias, así como el tipo de modelo que se quiere generar, si el Normal o el Abreviado. EnNombre fichero Cuenta, aparecerá, por defecto, el modelo indicado en Tipo de Balance, peroal igual de el Balance de Situación, se puede escoger entre distintos modelos. Ofimática Jaénsuministra 4 modelos: la Cuenta de Perdidas y Ganancias Normal, la Cuenta de Perdidas yGanancias Normal RD, la Cuenta de Perdidas y Ganancias Abreviado y la Cuenta de Perdidasy Ganancias Abreviado RD, con las cuentas habituales, siendo los modelos RD usados para lapresentación de dicho balance en el Registro Mercantil en formato digital.

En las Opciones de Impresión / Filtrado, se deber de marcar la casilla Usando Cuentasde Nivel 11 en B. si en el modelo de Cuenta de Pérdidas y Ganancias tenemos definidascuentas a ese nivel. Lo normal es que en el modelo haya cuentas de nivel 2, 3 ó 4. UsarComparativa por Mes Real permite comparar los meses indicados con los meses del ejercicioanterior a las fechas indicadas. También se puede sacar una Cuenta de Perdidas y Gananciasde una determinada Delegación, Zona o Grupo y especificar la diferencia de inventario quehabría en la cuenta 611. Como se indica en la pantalla, todas estas opciones no deben deusarse para sacar los modelos a enviar al Registro Mercantil.

Al igual que el resto de los libros oficiales, se puede exportar a Excel y Generar elfichero para el Registro Mercantil si se presentan en formato digital. También se puedeespecificar el primer número de página que tendrá el listado y la divisa en que se quiere que

56 Oficonta


aparezca los importes.

En la cuenta generada se presentan dos columnas, una primera correspondiente alejercicio anterior y una segunda con los datos del periodo indicado. Los datos de la primeracolumna se toman del saldo a origen de las cuentas. En caso de ser el primer año que se usael programa, esta columna podrá aparecer sin valores. Si éste es su caso, consulte el apartadoCómo aperturar la contabilidad.

3.3 Memoria Anual

3.3.1 Ficheros

Desde esta opción se introduce la información necesaria para la generación de laMemoria Anual.

No todos los datos necesarios son generados automáticamente, pues hay datos queson imposibles de sacar de Contabilidad (p.e., empleados administrativos que se han ido) yotros que hubiéramos tenido que complicar mucho la entrada de apuntes y su manejo sólopara elaborar esta Memoria.

Con todo, el programa actualiza todos los apartados que puede y nos da un guión dequé necesitamos para la elaboración completa de la Memoria, permitiéndonos introducir, quitaro modificar manualmente la información.

La primera operación a realizar, antes de generar la Memoria, es un borrado de datos

57Analiltica


(Memoria anual à à Confección de la memoria à à Borrado de datos) para no mezclar losdatos de este ejercicio con el anterior.

Una vez borrados los datos, debemos hacer la Generación Automática de Datos(Memoria anual à à Ficheros à à Generación automática de datos), para recoger lainformación contenida en la Contabilidad. Este proceso debemos llevarlo a cabo antes deefectuar el 'Cierre Anual' y después de haber hecho la 'Regularización'.

Con los datos generados y, ya en cualquier momento posterior (antes del 30 de Abril),se procederá a revisar los distintos ficheros contenidos en la Memoria a fin de completarlos.

Cuando estemos de acuerdo con su contenido pasaremos a la generación, edición eimpresión de la misma. A continuación explicaremos brevemente el uso de cada uno de losapartados de la Memoria, sin entrar en su función o recomendaciones, pues eso es labor de suAsesor Fiscal.

Los apartados de la memoria son los siguientes:

Principios Contables

Introduzca el código (numérico) y el nombre del Principio Contable y si está activo o no,es decir, si queremos que salga impreso en la Memoria o no.

Capital Social

Introduzca la clase de movimiento:

A = Ampliación

B = Reducción

C = Compra

V = Venta

Introduzca, además, la fecha, número de apunte, cuenta auxiliar, nombre del socio,cantidad, importe nominal, prima o reducción, desembolso y, si lo cree conveniente, algunasobservaciones.

Inmovilizado

Introduzca el código de la cuenta auxiliar de inmovilizado, el número de apunte (o 'enter'para un nuevo apunte), fecha, saldo inicial, si es Aumento o Disminución, importe y, si lo creeconveniente, algunas observaciones.

Deudas a Largo Plazo y Pólizas

Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Deudas a Largo Plazo y Pólizas, fecha deconstitución, tipo, plazos, importe, interés y garantía.

Leasing

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), fecha de constitución,objeto, plazos, valor de origen, intereses, cuota mensual, valor residual y la garantía.

Avales y Garantías

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), fecha de constitución,descripción, importe avalado, vencimiento y, si lo desea, observaciones.

58 Oficonta


Fianzas

Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Fianzas, si es Aumento o Disminución,importe, saldo actual, vencimiento y, si lo desea, observaciones.

Situación de las Reservas

Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Reservas, saldo inicial, si es Aumento oDisminución, importe, saldo actual y, si lo desea, observaciones.

Resultado del Ejercicio

Modifique, si procede, el importe del Resultado, el aumento o disminución,observaciones, y los Resultados neto, compensado y final.

Propuesta Distribución de Beneficios

Sólo debe indicar la descripción (hasta 10) de adonde se va a repartir el beneficio(dividendos, reservas, impuestos, etc) y el importe.

Volumen de Negocio

Indique si son compras (C) o ventas (V), el número de delegación (000-999) yaparecerá el importe.

Obligaciones y Bonos

Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Obligaciones y Bonos, saldo inicial, si esAumento o Disminución, importe, saldo actual y, si lo desea, observaciones.

Personal y Categoría

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), la categoría, númerode empleados actuales, número de empleados dados de alta y dados de baja.

Operaciones con Administradores

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), el administrador osocio, la fecha de la operación y su clase:

0 = Sueldos

1 = Dietas

2 = Otras remuneraciones

3 = Anticipos

4 = Créditos

5 = Devoluciones

6 = Garantías

7 = Pensiones

8 = Seguros de Vida

9 = Otros

Luego introduzca el importe y observaciones que crea oportunas.

Sociedades del Grupo y Asociadas

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), el nombre de laempresa, domicilio, Capital social, reservas, resultado y participación.

59Analiltica


Trabajos para sí mismo

Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), la cuenta auxiliar,importe y observaciones.

Ajustes del Resultado Fiscal

Modifique los ajustes extracontables positivos, si son aumentos, y negativos si sondisminuciones.Indique si el ejercicio está cerrado o no y pulse '*' para calcular el resultado.

Generación Automática de Datos

Esta opción sirve para recoger la información contenida en la Contabilidad para algunosficheros de la Memoria. Este proceso debemos llevarlo a cabo antes de efectuar el 'CierreAnual' y después de haber hecho la 'Regularización'.Posteriormente se deberá completar estainformación para la generación completa de la Memoria.

Los ficheros que genera son:

Inmovilizado

Deudas a largo plazo y Pólizas

Fianzas

Situación de las Reservas

Resultado del Ejercicio

Volumen del Negocio

Obligaciones y Bonos

3.3.2 Confección de la Memoria

En la confección de memoria tenemos dos opciones

Borrado de los Datos

Debemos efectuar esta opción antes de nada para borrar los datos de la Memoria delejercicio anterior y no mezclarlos al generar los del presente ejercicio.

Generación, Edición e Impresión de la Memoria

Genera la memoria en base a los ficheros descritos anteriormente.

60 Oficonta


Le debe indicar al programa si desea dar información sobre su volumen de negocio, elobjeto social de la empresa, su actividad y la fecha de la Memoria, dando la opción demostrarla por pantalla o directamente por impresora. Si se saca por pantalla se podrá exportarcomo fichero Word pudiendo modificarse e imprimirse posteriormente.

Menú

IVPresupuestaria

62 Oficonta


4.1 Gráficas Presupuestarias

Desde esta opción podremos crear, ver y / o modificar las cuentas para la contabilidadpresupuestaria. También se puede crear las cuentas desde la opción correspondiente en elmenú Ficheros, Cuentas; o dejar que el programa cree las cuentas automáticamente con la

opción de Verificar , que comprueba y crea como cuenta presupuestaria, todas las del grupo6 y 7 que no estén ya creadas. Así mismo se da opción a incorporar automáticamente lascuentas y el presupuesto desde un fichero de Excel, con el formato adecuado.

Plantilla.xls

Presupuesto.xls

En la pantalla de Importación desde Excel cargaremos la plantilla y el fichero con el

63Presupuestaria


presupuesto, pudiendo indicar que hoja del libro de Excel queremos utilizar. El programa,actualizará el presupuesto con los datos indicados para los meses señalados.

Si por el contrario no tenemos muchas cuentas a presupuestar, podemos crearlas ymantenerlas manualmente, apareciendo la pantalla siguiente:

64 Oficonta


En esta pantalla pondremos la cuenta, que será a 1, 2, 3, 4, 7 ú 11 dígitos; permitiendola posibilidad de asignar el mismo presupuesto para un rango de cuentas del mismo grupo; porejemplo, si ponemos 6000000 y pulsamos la combinación de teclas Ctrl + Flecha Abajo,podemos añadir cuatro asteriscos y creará todas las cuentas que empiecen por 6000000 comocuentas presupuestarias y les asignará el presupuesto que le hayamos indicado en la ficha.

Le indicaremos el tipo de cálculo que queremos aplicar para que la gráfica sea siemprepor encima del eje de abcisas, ya que si la cuenta es de ingresos, no se presupuesta ennegativo, sino en positivo, e indicándole -Saldo; si la cuenta es de gastos, dejaremos marcadoSaldo; en caso de solo tener en cuenta, para el presupuesto, los movimientos del Debe o delHaber, se marcará la casilla correspondiente.

Se puede ver desde esta pantalla una gráfica con los datos del ejercicio anterior, elactual o ambos, así como indicarle automáticamente el presupuesto en función del añoanterior, bien en lo hecho, bien en lo presupuestado, y fijando el redondeo a 2 decimales o aninguno.

65Presupuestaria


4.2 Balance Presupuestario

Generación del balance presupuestario donde aparecerán las cuentas presupuestariascon sus valores presupuestados, reales, desviaciones y acumulados, permitiendo configurarlas columnas que van a aparecer en el balance final.

66 Oficonta


Como en los balances ya descritos, se deberá marcar el periodo al que corresponde elbalance, para el caso de las fichas deberá ser el periodo Enero-Diciembre, aunque el añodeberá ser forzosamente el del ejercicio.

A continuación deberá seleccionar el tipo de listado que se va a generar: formatobalance o fichas, imprimiendo en este último caso las fichas tal y como aparecen en la opciónFichas Presupuestaria. También el nivel al que se van a mostrar las cuentas, así como a partirde que nivel se va a totalizar, mostrándose en forma de pirámide invertida.

Al marcar Crear cuentas del grupo 6 y 7 con saldo, en la presupuestaria (N.11), elprograma comprueba la existencias de cuentas del grupo 6 y 7, con saldo en el Diario, en larelación de cuentas presupuestarias, creándolas en caso de que no existan.

Desde cuenta / Hasta cuenta y Delegación permiten mostrar sólo algunas de lascuentas o todas y con la opción de Ocultar/Mostrar columnas podrá seleccionar las columnasque desea visualizar tanto del ejercicio anterior, actual o presupuestado. También se puedeexportar a Excel o mostrar los importes en una divisa distinta de la principal.

4.3 Simulacion de Explotacion

La Simulación de la Explotación muestra un listado similar a la Cuenta de Explotación,pero con las cuentas presupuestarias.

En este listado habrá que indicar de que periodo queremos la Simulación deExplotación, así como el nivel de las cuentas que mostrará, totalizándose en forma de pirámide

67Presupuestaria


invertida al nivel indicado. Se puede restringir entre cuentas o según una Delegación, Zona y/oGrupo.

Al igual que el Balance Presupuestario podremos hacer que se compruebe la existenciade las cuentas del grupo 6 y 7 con saldo en el Diario y exportar el resultado a un fichero Excel.

4.4 Cuentas de Explotacion Presupuestaria

La Cuenta de Explotación Presupuestaria muestra un listado similar a la Cuenta dePerdidas y Ganancias, pero con las cuentas presupuestarias definidas.

En este listado habrá que indicar de que periodo queremos la Cuenta de ExplotaciónPresupuestaria, así como el nivel de las cuentas que mostrará, totalizándose en forma depirámide invertida al nivel indicado. Se puede restringir entre cuentas o según una Delegación,Zona y/o Grupo.

Al igual que el Balance Presupuestario podremos hacer que se compruebe la existenciade las cuentas del grupo 6 y 7 con saldo en el Diario y exportar el resultado a un fichero Excel

Al igual que pasara con la Simulación de Explotación, tendremos que poner los datosnecesario y que nos interesen para obtener el listado, es decir, hasta fecha, nivel, las cuentasen desde y hasta, etc....

Ello generará de igual manera un listado, dentro de a lo que se refiere la cuenta deexplotación, similar al listado que genera la opción de Simulación de Explotación.

Menú

VFiscal

70 Oficonta


5.1 Clasificacion por Fechas

En el programa no es necesario introducir apuntes con fechas ordenadas. Con estaopción podemos clasificarlos correctamente y eliminar a su vez los asientos que no tienenlíneas o que las tienen puestas a cero.

El criterio para ordenar es, evidentemente, por la fecha de los asientos y a igual fechase respeta el orden en el que fueron contabilizados.

El tiempo que se emplea para realizar esta clasificación es proporcional al volumen deldiario, por lo que es un proceso que puede llevar bastante tiempo, por lo que es convenientehacerlo desde el servidor o un puesto rápido. Efectúelo cuando se crea conveniente. Laventana que muestra la clasificación por fechas es la siguiente:

Puede ser que intentemos hacer una clasificación por fechas y nos salga la siguienteventana:

Esto es debido a que en una recogida de apuntes se han producido incidencias; elprograma no dejará continuar hasta que no dejen de existir los avisos de incidencias

71Fiscal


5.2 Entrada/Rectificacion IVA

A la vez que se crean apuntes de diario con IVA desde la entrada y rectificación deasientos, se dan de alta en el libro de IVA. Mediante esta opción podrá visualizar estosapuntes de IVA y modificarlos directamente en el diario o crear nuevos movimientos sinasociarlos a ningún asiento. La ventana es la siguiente:

Pulsando 2 veces sobre una línea de listado, se abre el asiento del Diario en la pantallade Entrada y Rectificación de Apuntes, a menos que se haya metido la línea desde estapantalla, en cuyo caso entra en modo edición para modificarla.

En el caso de añadir una línea manualmente, deberá introducir los siguientes campos:

Línea: Este campo indica el número de apunte de IVA. Este campo será asignado porel programa automáticamente.

Fecha: Indica la fecha del apunte de I.V.A. Si se pulsa Intro sin introducir ningún valorse asumirá la fecha del apunte anterior.

Concepto: Indica el concepto del apunte contable. Se podrá escribir hasta un máximode 30 caracteres. Si se pulsa Intro sin introducir ningún valor, se asumirá el concepto delapunte anterior. Al igual que en otras opciones pueden utilizarse conceptos predefinidostecleando su número.

Documento: Indica el número de documento del apunte de I.V.A., por ejemplo, elnúmero de factura. Pulsando Intro sin introducir ningún otro valor, se asumirá el mismodocumento del apunte anterior.

72 Oficonta


Base: Indica el importe de la base imponible. Pulsando Intro asumirá el importe de labase imponible del apunte anterior.

%IVA, %Rec: Porcentaje de IVA y de Recargo de Equivalencia.

Cuota IVA, Cuota IVA Eq..: Indica la cuota de IVA y del Recargo de Equivalencia. Elprograma por defecto lo calcula según la base y lo introducido en %IVA y %Rec.

Contrapartida: Indica la cuenta que interviene en el apunte. Deberá ser una cuenta delgrupo 40, 41, 43, 44 o 57. Puede utilizarse como en opciones anteriores la búsqueda pordescripción pulsando la tecla Ctrl+Inicio. Igualmente, si la cuenta no existe puede ser creadaen ese momento.

T: Indica el tipo del apunte. Ingresos, Rep. Adq. Intr., Pago, Adq. Intr. , B-Compras B.Invers. , V-Ventas B. Invers. , Espec. Ingresos, Otros Pag. Espec. , Y-Ag.Viajes Ing. I.I. , Z-Ag.Viajes Pag. I.I..

5.3 Listado Libros Oficiales IVA

Desde esta opción se puede sacar el Libro de Facturas Emitidas y el Libro de FacturasRecibidas

73Fiscal


En el listado podemos indicar que queremos que nos muestre todos las líneas deIngresos o Pagos o bien, determinar si queremos filtrar por tipo de apunte de IVA. Tambiénpodemos decir si queremos que nos muestre los apuntes de IVA del Régimen Especial y si ellistado lo queremos en detalle o en resumen, en cuyo caso solo muestra los totales de lasbases con los totales del IVA y Recargo de Equivalencia.

El programa permite indicar si queremos que nos muestre, o no, el número de línea, elCIF, número de orden y si queremos que incluya las líneas con IVA 0. De igual manerapodemos ver las facturas de una cuenta de cliente o proveedor determinado, o solo las facturascon un determinado porcentaje de IVA, o de Recargo de Equivalencia; así como generar loslibros para el Registro Mercantil en formato digital.

5.4 Libros para Regimenes de Estimacion

5.4.1 Ingresos EOS

Imprime el libro de ingresos de las empresas sujetas a Estimación Objetiva Singular.

74 Oficonta


Deberá indicar una fecha de listado, el intervalo que comprende dicho listado , formatodetalle o resumen, divisa en la que se mostrarán los importes y número de la primera página.

5.4.2 Compras EOS

Imprime el Libro de Compras y Gastos de las empresas sometidas al régimen deEstimación Objetiva Singular.

Al igual que en el caso de los ingresos, habrá que introducir la fecha del listado y elperiodo que va a comprender. El ordenador solicitará los acumulados de los libros anteriores,

75Fiscal


al igual que en los listados de los libros de IVA.

Dichos acumulados son:

- Personal- Seguridad Social- Compras- Servicios Exteriores + Portes- Tributos- Financieros- Retribución del Titular

También permite indicar el número de la primera página y la divisa en la que saldrán losimportes.

5.5 Modelos

5.5.1 Modelo 300

La figura muestra la parte de la ventana correspondiente al Modelo 300 de Hacienda:

76 Oficonta


Lo primero que pide es el ejercicio a declarar. Debido a variaciones que hace Haciendaen su programa del modelo 300, es necesario tener actualizado el programa de contabilidad,indicando, el programa, en caso contrario, que no puede sacar el modelo de ese año.

En el periodo se indicará el trimestre a sacar y en Delegación, el código de la delegaciónde Hacienda; pudiendo entonces pulsar el botón de Obtener Importes de OfiConta. Estocargará los datos de IVA del periodo indicado en las casillas correspondientes, pudiendonosotros hacer las modificaciones que estimemos oportunas. También es posible cargar laúltima liquidación generada.

Pulsando en el botón Aceptar, se valida los datos con el programa de Hacienda y si noda ninguna incidencia, se imprime el modelo desde el programa de Hacienda. En caso deproducirse alguna incidencia,esta es recogida por el programa OfiConta y muestra la relaciónde incidencias para corregirlas. Pulsando el botón Ver Lista de Campos, muestra la relación decampos para localizar las incidencias detectadas por el programa de Hacienda.

77Fiscal


5.5.2 Modelo 347

Imprime un listado por pantalla o impresora con el volumen de clientes y proveedoresque hayan superado un importe en concreto. La primera vez saca la pantalla de parámetrospara pedir los datos iniciales.

En los parámetros indicaremos a partir de que importe aparecerán en el modelo lascuentas; si queremos que aparezcan cuentas sin CIF y si el nombre que aparecerá es el de laficha contable o el de la cuenta contable. Lo lógico es que todas las cuentas tengan CIF, por loque se debería de marcar Cargar cuentas sin CIF, para ver las que no lo tienen y corregir esaincidencia. Al aceptar los parámetros, el programa muestra una lista de clientes y proveedorescon el saldo de ingresos y pagos. También informa que los cambios que se hayan hecho sobrelos importes se perderán. Esto es así ya que se está recalculando los importes según los datosdel libro de IVA.

Por defecto aparecerá una relación de cuentas, con su CIF, nombre, código postal, tipode declaración que tiene en la ficha y el total de ingresos y pagos. También muestra el total deventas y de compras, así como el número de clientes y proveedores cargados en la lista.

78 Oficonta


Al lado de los totales hay dos filas de botones que muestran u ocultan diferentes tiposde IVA; por defecto están desmarcados y no desglosan esos tipos de IVA en la lista, si sepulsan, en el listado aparece una columna con el importe del tipo de IVA indicado.

En la fila de Ingresos, de color amarillo, los botones son:

I Ingresos.

R Repercutido.

V Repercutido en bienes de Inversión.

E Especial Ingresos.

Y Agencias de Viajes. Ingresos.

En la fila de Pagos, de color verde, los botones son:

P Pagos.

A Adquisiciones intracomunitarias.

B Bienes de Inversión.

O Otros pagos especiales.

Z Agencias de Viajes. Pagos.

Desde el menú podremos crear nuevas líneas, donde pide el CIF, nombre y cuentacontable, además de los 2 primeros dígitos del código postal.

79Fiscal


Al aceptar, el programa comprueba si existen datos en el libro de IVA con con el CIFindicado; si es así no dejará continuar; si por el contrario, no existen otras cuentas con elmismo CIF, pedirá los importes correspondientes a cada tipo de IVA.

El menú también tiene opciones para modificar los CIF, o los importes, lanzando laventana respectiva para proceder a su modificación. Hay que recordar que las modificacionessolo afectan al cálculo del modelo 347, no grabandose en el libro de IVA las modificacionesrealizadas, por eso al recalcular los importes, estas modificaciones se pierden.

80 Oficonta


Varias cuentas contables pueden tener, en sus fichas, el mismo CIF, por lo que es

posible, pulsando el icono , o la opción del menú Ver Cuentas CIF, consultar todas lascuenta que el mismo CIF que está seleccionado, pudiendo imprimir dicha relación. Con la

opción , se recalcula sólo los importes de dicho CIF, dejando el resto sin modificar,

mientras que con las opciones de o recalcula todas las cuentas, eliminando lasmodificaciones manuales llevadas a cabo. También es posible eliminar un CIF, para que no

aparezca en el modelo, con la opción .

Conforme se supervise los datos del modelo 347, será necesario guardar los posibles

cambios hechos, para ello, se pulsará el icono , de esta manera, la próxima vez que seacceda al Modelo 347, los datos guardados serán estos, como atestigua la fecha de la ÚltimaActualización.

El programa permite sacar un listado de clientes y/o proveedores , donde podemos,a parte de indicar si solo queremos las cuentas de compras y/o las de ventas, poner el rangode CIF o la divisa por la que queremos que aparezcan los importes.

También permite la impresión de las cartas a los clientes y proveedores ;permitiendo, también, indicar si solo queremos ventas, compras, rango de CIF, o divisa eincluye la posibilidad de cambiar la Fecha Límite de Conformidad, que por defecto es el 15 demarzo del ejercicio siguiente al indicado en los Parámetros.

81Fiscal


En este modelo de carta, es posible cambiar el texto; para ello, al principio viene unaexplicación del formato de la carta, así como de las variables que están definidas y que sepodrán colocar en el texto.

Una vez lista la declaración del Modelo 347, el programa permite validar el modelo con

el programa de Hacienda , de manera que se puedan corregir los posibles errores antes derecoger los datos generados en el programa de Hacienda. Si se producen errores, las líneasdonde están esos errores aparecerán en negrita, facilitando así su localización para su

corrección. Una vez verificado todos los datos, se procederá a la generación del fichero para poder ser recogido por el programa de Hacienda. Debido a que, prácticamente todos losaños, Hacienda hace modificaciones en su programa, al igual que con el Modelo 300, esconveniente tener actualizado OfiConta, para que pueda ser generado correctamente elModelo 347.

Menú

VIInmovilizado

84 Oficonta


6.1 Bienes Inmovilizado

Contiene las fichas de los distintos bienes de inmovilizado con los que cuenta laempresa. La pantalla de alta de dichos bienes es la siguiente:

Código Inversión: Puede ser un número cualquiera, aunque recomendamos hacerlocoincidir con el de la cuenta auxiliar de inmovilizado correspondiente, para poderle hacer unmás fácil seguimiento.

Descripción: Del bien que se está amortizando.

Localización: Ubicación física en la empresa.

Suministrador: Código del proveedor.

Precio Compra: Importe por el que fue comprado.

Fecha Compra: El primer año amortizará proporcionalmente en función de esta fecha.

Valor Residual: El valor que tendrá el bien al final de la amortización.

Compañía aseguradora: Si está asegurado, el nombre de la compañía de seguros.

Número de Póliza: Informativo.

85Inmovilizado


Vencimiento: Fecha de vencimiento de la póliza.

Capital asegurado: Importe asegurado del bien por la compañía aseguradora.

Observaciones: Notas sobre el bien que se amortiza.

Años Amortización: Ejercicios de amortización previstos

% Anual Amort. (Lineal): % a amortizar en cada ejercicio

Cantidad amortizada: Cantidad ya amortizada.

Cuenta amortiz. Debe: En qué cuenta (del subgrupo 68) queremos que lleve elimporte calculado de la amortización

Cuenta amortiz. Haber : En qué cuenta (del subgrupo 28) queremos que lleve elimporte calculado de la amortización

Tipo de Amortización: Lineal, creciente o decreciente.

Periodos: indica si la amortización se va a llevar a cabo mensual o anualmente.

6.2 Valor Contable de los Bienes

Listado que suministra información acerca de la fecha y precio de compra, cantidadamortizada y valor contable de los bienes.

Permite filtrar por código de bienes de Inmovilizado, sino se indica nada, sale de todoslos bienes.

86 Oficonta


6.3 Historico de Apuntes

Obtiene un listado por pantalla o por impresora del histórico de inversiones generadas apartir del proceso de dotaciones de amortizaciones.

Podrá visualizar apuntes de los años que desee sin tener en cuenta si un año estacerrado o no, acotando por fechas el listado y/o por número de apuntes.

A partir de la versión 9.15.0, se puede sacar el listado filtrando, también, por BienesInmovilizados.

6.4 Simulacion Apuntes de Amortizacion

Muestra por pantalla los apuntes que se van a generar en el proceso de Generación deApuntes de Amortización.

87Inmovilizado


Se le puede indicar si son de los bienes que se amortizan anual o mensualmente, lafecha para la que se hace la simulación y la impresora por la que se quiere sacar el listado.

Este listado solo muestra los apuntes, NO los genera.

6.5 Generacion de Apuntes de Amortizacion

En base a los datos suministrados en la ficha de inmovilizado, se generanautomáticamente los apuntes de amortización, siguiendo los siguientes criterios:

1.- Genera un asiento con todas las fichas de los bienes.2.- El importe amortizado será el calculado con % indicado en cada ficha, repartido

proporcionalmente al año si se ha comprado hace menos de 12 meses.3.- Si el importe a amortizar es mayor que la diferencia entre el valor de compra, la

cantidad amortizada acumulada y el valor residual, se amortizará por dicha diferencia.4.- Si en la ficha del bien no se indica alguna de las cuentas de Debe o de Haber, no se

tendrá en cuenta en esta generación.

A la hora de generar las amortizaciones, habrá que indicar si se trata de las mensualeso anuales y la fecha a la que se va a hacer la dotación.

6.6 Baja de Bienes e Historico de Apuntes

Permite realizar un borrado (hasta una fecha) del histórico de apuntes de amortización.La fecha por defecto es el último día del ejercicio indicado en Parámetros.

88 Oficonta


Menú

VIINominas

90 Oficonta


7.1 Ficheros Maestros

7.1.1 Empresas

Mediante esta opción se darán de alta las distintas empresas de las que se vancontabilizar las nóminas. Para ello habrá que introducir los datos de la empresa tales comonúmero de patronal, nombre, dirección, etc. Junto con estos datos el programa pide lascuentas contables que se van a utilizar para generar los apuntes contables.

En la parte superior de la pantalla aparece un botón Ver Acumulados Empresa que, enel caso de que ya se hayan introducido movimientos de nóminas, muestra un resumen de cadapaga introducida dando la posibilidad de imprimirlas.

7.1.2 Pagas

En este fichero se deberán dar de alta las distintas pagas que se van a dar a lo largo delaño. Por defecto el programa proporciona las doce pagas mensuales ya configuradas; dejandoque sea el usuario el que cree las distintas pagas extra.

91Nominas


Para cada nueva paga, se habrá que indicar un código, el nombre de la paga y elnúmero de orden, siendo este, el que ordene las pagas a lo largo del año. También habrá queindicar el periodo que cubre la paga en el año.

7.1.3 Trabajadores

Los trabajadores se dan de alta dentro de cada una de las empresas que se crearonanteriormente. Para ello se muestra una lista con todas las empresas dadas de alta;marcando cada una de ellas se mostrarán todos los trabajadores y pudiendo dar de alta

nuevos pulsando sobre el icono de nuevo .

92 Oficonta


Por cada trabajador habrá que asignar un código e introducir sus datos personales ybancarios. Dentro de estos últimos deberá indicar una forma de pago que deberá estardefinida anteriormente en el fichero Formas de Pago del menú de Tesorería. Esta forma depago será tenida en cuenta a la hora de generar los vencimientos de pago a los trabajadores.

Junto con estos datos podrá configurar las cuentas contables de cada trabajador asícomo la de anticipos.

7.1.4 Listado Trabajadores

Mediante esta opción podrá obtener un listado de trabajadores junto con sus datospersonales y la forma de pago.

93Nominas


Se puede indicar de que empresa de quiere el listado o entre qué trabajadores.

7.2 Entrada de Movimientos

Mediante esta opción se introducen mensualmente los datos de las nóminas para suposterior contabilización y/o emisión de cheques o pagarés.

Para ello habrá que introducir la empresa que se va a contabilizar y seleccionar la paga,por defecto la siguiente a la última que se introdujo, y el año. Al Cargar Datos, aparecerán la

94 Oficonta


relación de trabajadores de esa empresa con los datos de la nómina indicada, por si se quiere

continuar introduciendo datos. Al pulsar 2 veces sobre cada trabajador o en el icono , seabre la ventana de entrada de datos, donde se le indicará los importes según la nómina deltrabajador.

Si hay varios trabajadores que tienen la misma nómina, con el icono , o la opción delmenú Copiar, copiamos los importes de uno de ellos y lo podemos pegar para el resto

mediante el icono o la opción del menú Pegar. También si un trabajador cobra lo mismo

que otro mes, con el icono se abre una pantalla para indicar de que mes y año se quierecopiar los importes.

También se puede desde esta pantalla consultar los datos del trabajador, , o

modificarlos, .

Con los datos de la nómina ya introducidos, se puede proceder a la generación de los

95Nominas


apuntes contables de la nómina, o generar los vencimientos de pago de la nómina, . Sise opta por la generación de apuntes contable, aparecerá una ventana con los apuntescontables que se generen para aceptarlos o cancelarlos. Si se aceptan, los apuntes contablesNO se incorporarán al Diario, sino que habrá primero que importarlos desde la opción deRecogida de Apuntes.

Si, por el contrario, se opta por la Generación de Vencimientos, aparecerá una pantalladonde se le indicará el Documento de pago, la fecha del Documento y la fecha delVencimiento; así como si están autorizados los pagos o no.

En el menú nos encontramos, también, con una opción para genera las transferenciasde pago, para aquellos trabajadores que tengan como forma de pago Transferencia. Estaopción genera un fichero con la norma 34 que se podrá enviar al banco para su tratamientoelectrónico.

Si el pago es en metálico, se puede desglosar las monedas en como se realiza el pago

mediante la opción del menú Desglose de Pagos, donde se le puede indicar el arqueo demonedas para el pago de la nomina.

96 Oficonta


La columna de la derecha es para el desglose del pago de Recibos, indicado en lanomina y la de la izquierda para el resto. El programa ya sugiere un desglose pero se puedecambiar por el que se quiera. Esta pantalla solo sirve para imprimir ambos desgloses, ya queno genera apuntes.

Para aquellos pagos a los que ya se le haya generado apuntes, aparecerán en cursiva,para poder diferenciarlos de los que aún no tienen los apuntes generados.

7.3 Listados de Pagas

Genera listados de las pagas realizadas, por trabajadores o por empresas, de un mes odel año.

97Nominas


El tipo de listado puede ser por Trabajador, por Empresa o Orden de Transferencia. Enlos dos primeros casos puede estar ordenador por DNI, Nombre o Forma de Pago. Se puedesacar de todas las empresas o indicar de que empresas se quiere sacar el listado.

También se puede sacar el listado de un mes determinado o de todo el año, indicándoleel ejercicio; y si se quiere desglosado o resumido. Si el listado es Por Trabajador, se puededesglosar los datos del trabajador o no, simplemente marcando Mostrar datos Trabajadores.

Estos dos listados muestran las pagas recibidas por el trabajador en el mes, o en elaño; o las pagas hechas por la empresa en el mes o en el año indicado.

Si se selecciona el Tipo de Listado Orden de Transferencia, se le indica, aparte de laempresas, de que mes es el que se está ordenando el pago y a través de que banco.

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Se puede cambiar el encabezado de la carta y la despedida y firma, así como la fechade emisión de la carta. Esto saca una carta con los datos para que el banco haga latransferencia a los trabajadores que tengan una forma de pago con tipo de operaciónTransferencia.

7.4 Impresión Manual de Talones

Imprime cheques y pagarés sin necesidad de que exista previamente un vencimiento depago.

99Nominas


En esta pantalla simplemente indicar el nombre, documento de pago, las fechas deemisión y pago y el importe de cada uno de los talones o pagarés; seleccionar el formato detalón o pagaré y el programa imprimirá los talones o pagarés.

Menú

VIIIEspecial

102 Oficonta


8.1 Busqueda de Descuadres

Localiza asientos que presentan descuadre, pudiendo acotar la búsqueda por asientos opor fechas. Una vez finalizado el proceso muestra una lista con todos los asientosdescuadrados.

Si se pulsa sobre alguna línea de las que aparecen, se abre la pantalla de Entrada yRectificación de Apuntes, con el asiento cargado, para su modificación.

8.2 Busqueda de Importes

Permite localizar líneas del diario por su importe, acotando por fechas, asiento,numerador y/o cuenta. Una vez finalizado el proceso muestra una lista con todos los asientosque contengan el/los importe/s indicados, pudiendo modificarlos si se hace doble click en cadauno de ellos.

103Especial


8.3 Reconstruccion de Indices y Saldos

Esta opción es la encargada de poner los movimientos del diario en concordancia conlos saldos del plan general contable. Comprende dos procesos:

Reconstrucción de Saldos: Recalcula los saldos de las cuentas a todos los niveles.

Reconstrucción de Índices: Reconstruye los índices internos del programa para sucorrecto funcionamiento.

Este proceso debe realizarse después de comprobar por la verificación que los saldosno son correctos. Tenga en cuenta que la reconstrucción de saldos lleva algún tiempo, así quedeberá realizarla cuando no tenga ninguna tarea que realizar con su ordenador ypreferiblemente desde el servidor o un ordenador rápido.

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8.4 Puesta a cero de Asientos

Aparte de suprimir las líneas de los asientos para eliminar uno de ellos, el programaofrece esta opción para borrar un bloque de asientos o uno que se componga de un númeroelevado de líneas.

105Especial


Tenga en cuenta que este es un proceso peligroso ya que BORRA asientos de formairreversible, por lo que inicialmente se presenta una pantalla de advertencia que habrá queaceptar para poder continuar. Una vez aceptada la advertencia, aparecerá los campos queindican; desde qué asiento hasta qué asiento va a eliminar o desde qué fecha hasta qué fechay el programa automáticamente eliminará estos asientos.

Una vez puestos a cero, lo único que queda para eliminarlos definitivamente es haceruna clasificación por fechas .

8.5 Extraccion de Datos

Es la opción permite copiar un grupo de asientos del Diario y del Libro de IVA, así comovencimientos y fichas, entre 2 empresas. Para que le proceso se lleve a cabo, ambasempresas deben de tener el mismo año de ejercicio.

Al marcar asientos e indicarle el límite, también marca sus asientos del libro de IVAasociados. En el caso de que en la empresa Origen existan cuentas distintas a la de destino,estas se crearán.

Si se marca IVA, traspasa las líneas del Libro del IVA indicadas, pero no pasa losasientos del Diario asociados a dichas líneas. Marcando SÓLO IVA suelto, lo que pasa son laslíneas del Libro de IVA que no tiene asociación con el Diario.

También se puede indicar que pasen los vencimientos según número de vencimiento,fecha, documento o delegación. Si se marca Fichas, se traspasan las fichas, sobreescribiendolas existentes en la empresa destino.

106 Oficonta


8.6 Incorporar Plan General Contable

Incorpora el Plan General Contable a la empresa activa a nivel de grupo, subgrupo,mayor y balance. En el caso de que ya exista alguna de las cuentas incorporadas seránsobreescritas.

Se puede escoger entre el Plan General Contable y uno específico para empresasconstructoras.

107Especial


8.7 Copiar Plan General Contable

Copia el Plan General contable de una empresa origen a otra destino, manteniendo lascuentas ya existentes. A la misma vez se pueden traspasar con las cuentas sus saldos origen,los saldos del ejercicio anterior y los saldos de las fichas presupuestarias y las fichasasociadas a las cuentas marcando o desmarcando las casillas correspondientes.

8.8 Copiar Fichas de Inmovilizado

Esta opción copia las fichas de inmovilizado de una empresa origen a otra destino.Además ofrece la posibilidad de copiar el histórico de la amortización de los bienes.

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8.9 Cambio de Cuentas

Traspasa todos los movimientos de una cuenta a otra incluyendo IVA, vencimientos,fichas, etc, siendo obligatoria la existencia de ambas cuentas para poder llevar a cabo elproceso. Para ello tan solo es necesario indicar la cuenta donde se encuentran losmovimientos originales (Sustituir cuenta ... ) y aquella donde se van a traspasar los datos (Porcuenta ...).

109Especial


Al acabar de cambiar las cuentas, el programa realiza una reconstrucción de índices ysaldos, para actualizar los saldos de ambas cuentas.

8.10 Apertura de Delegaciones

Con esta opción se pueden crear de manera automática las cuentas para una nuevadelegación, extrayéndolas de una delegación ya existente.

Se habrá de indicar de que Delegación va a copiar las cuentas (Delegación Origen) y elnúmero de la nueva Delegación (Delegación Destino). Ambas delegaciones deben de estarcreadas.

Con las marcas del plan de cuentas, le indicamos de que grupos queremos copiarcuentas, por defecto de todos los grupos menos del grupo 4 (Acreedores/Deudores).

Se puede también asumir el presupuesto de la Delegación Origen para que cree lascuentas presupuestarias de la nueva delegación y escoger un carácter para que el nombre delas nuevas cuentas empiece por ese carácter y sea más fácil localizarlas a la hora de cambiarlos nombres de las cuentas.

8.11 Calculo de Prestamos y Capitalizaciones

Con esta opción podremos calcular préstamos y capitalizaciones, tanto de cuota fija,como de cuota variable, conociendo el capital, interés anual, número de plazos y meses porplazo.

110 Oficonta


Para Cuota Fija los datos necesarios son el Capital, que es el importe del préstamo asolicitar, el Interés anual en %, el número de plazos y cuantos meses hay entre plazos.

Marcaremos Préstamo si lo que deseamos hallar es la cuota por plazo y el total deintereses de un préstamo, o Capitalización si se trata de hallar la cuota por plazo de lacapitalización.

Pulsando el botón , el programa muestra el importe de la cuota por plazo, en lacapitalización, o el importe de la cuota por plazo y los intereses pagados, si está seleccionadoPréstamo.

Pulsando el botón , el programa muestra una pantalla con el capital, intereses ydeuda pendiente contraída del último préstamo calculado, o si está seleccionadoCapitalización, muestra la tabla de pagos realizados de la última capitalización calculada, asícomo el capital acumulado en cada uno de los pagos realizados.

Para la cuota variable, se calculan los capitales a formar conociendo la cuota inicialmensual, el número de plazos y el porcentaje de interés anual. La diferencia con los cálculosrealizados anteriormente existe en un campo nuevo de porcentaje de incremento anual. Enesta opción, naturalmente no existe la posibilidad de préstamo.

111Especial


Pulsando el botón , el programa muestra el importe del capital alcanzado en lacapitalización.

Pulsando el botón , el programa muestra la tabla de capitalizaciones de cuota fija,con la diferencia de que aquí se presentará un nueva columna indicando la cuota mensual, yaque esta variará de un año a otro. El funcionamiento es por tanto el mismo.

8.12 Diseño de Formularios

8.12.1 Edicion Modelo Balance de Situacion o Cta. Perdidas y Ganancias

En el programa OfiConta, hay ya predefinidos 4 modelos del Balance de Situación y 4modelos de la Cuenta de Perdidas y Ganancias, como ya se explicó en sus correspondientesapartados. En dichos modelos aparecen las cuentas según el modelo oficial estipulado, peropuede ocurrir que deseemos añadir o eliminar determinadas cuentas a los modelos, paracrearnos balances propios. Estas modificaciones las podemos grabar en los balances oficialeso las podemos grabar con otro nombre; como tanto el Balance de Situación, como la Cuentade Pérdidas y Ganancias se modifican de igual manera, se ha unificado la explicación delproceso en un único punto.

Podremos modificar los modelos suministrado en la instalación del programa siguiendolos siguientes pasos:

1.- Pinchar en el botón para crear un modelo nuevo, o el botón para abrir ymodificar uno existente, con lo cuál, se abrirá un cuadro de diálogo para indicar el archivo delmodelo a modificar. Los modelos de balance y cuenta de perdidas y ganancias de lasversiones antiguas de OfiConta son totalmente compatibles con la versión actual delprograma siempre y cuando se especifique como extensión del fichero tipo Sit para los

112 Oficonta


modelos del balance de situación y Pg para los modelos de la cuenta de pérdidas y ganancias;dichos modelos tendrán que ubicarse dentro de la carpeta OficontaW\Modelos en el Servidorde la red o en el Pc de trabajo, en caso de instalación monopuesto. Los modelos RDcorresponden con el Registro Mercantil en formato digital.

2.- Una vez elegido el modelo a modificar, podremos movernos con las flechas delteclado o con el ratón sobre las distintas líneas que contenga el modelo, una vez seleccionadala línea a modificar, se podrá mover por las columnas según sea lo que nos interese modificary pulsando INTRO en la dicha columna para agregar y/o modificar textos y/o cuentas.

También podremos añadir o eliminar cuentas de los apartados, para ello haremos unclick para seleccionar la línea correspondiente y un doble click sobre dicha línea pero en lacelda correspondiente a la columna cuentas. A continuación nos saldrá una ventana llamada“Cuentas” donde en el campo en blanco que tenemos en la parte superior de esta ventanapodremos escribir la cuenta a añadir y pulsar Enter. La cuenta quedara agregada a las cuentasexistentes en ese apartado. Si hemos terminado de introducir las cuentas, comprobaremosque ese campo en el cual hemos puesto la cuenta para agregar este vacío, pulsar Enter y secerrará la ventana de cuentas.

Para borrar una o más cuentas tendremos que hacer el doble click sobre la columnacuentas de la línea o apartado en cuestión y nos saldrá la misma ventana de cuentascomentada anteriormente. Seleccionaremos con el ratón la cuenta a quitar, la celda quedarárecuadrada de un borde mas grueso y se pulsará la tecla suprimir del teclado. Pero todavía lacuenta se encuentra en el campo en blanco. Se eliminará el contenido de dicho campo ypulsando Enter se cerrará la ventana de cuentas.

3.- Antes de guardar el balance, habrá que verificar si dicho modelo incluye todas lascuentas existentes en nuestro plan contable, o si hubiera alguna cuenta repetida en distintosapartados del modelo con lo que en ambos casos descuadraría el balance, para ello basta

con pulsar en el botón de “Verificar el modelo existente” .

113Especial


4.- Concluido los procesos de modificación o verificación podremos guardar con el

mismo nombre, o con otro distintos seleccionándolo en el menú Archivo, opción Guardarcomo ...

Recordar que siempre tendrán que existir los modelos en la carpeta OFICONTAW\MODELOS del servidor de datos, en caso de instalación de red.

8.13 Generador de Informes

Desde esta utilidad se puede confeccionar todo tipo de informes. A pesar de que laaplicación cuenta con un amplio abanico de informes y listados, siempre puede darse laposibilidad de que se necesite sacar determinada información que no se encuentra en losinformes y listados predefinidos de la aplicación. En ese caso hay dos opciones, bien sugerirque se incluya dicho informe dentro del programa, bien hacer uso de esta utilidad y hacerlouno mismo.

El proceso de generación de informes personalizados es bastante fácil y rápido. Paraello debemos seleccionar primero el fichero o tabla en la que se encuentra la información. Lospasos son los siguientes:

114 Oficonta


1.- Seleccionar la tabla para el listado, y pulsar Siguiente. Por ejemplo Cuentas.

2.- Seleccionar los campos por los que se quiere ordenar el listado. Por ejemplo siqueremos que el listado se ordene por código de cuenta, seleccionar de la lista Cuenta o bienhacer doble click, y pulsar siguiente.

3.- Definir los filtros. Es decir si queremos que se impriman las cuentas desde la 430.0hasta la 430.999, tendremos que seleccionar de la lista el campo Cuenta luego en la lista quecontiene los operadores seleccionar el signo >= y en el campo de la derecha teclear 430.0 ypulsar en el botón para que la selección pase al visor. A continuación seleccionar de nuevo elcampo Cuenta y en esta ocasión seleccionar el operador <= y en el campo siguienteindicaremos 430.999, y pulsar en el botón de selección. Si queremos que en vez de que loslímites sean siempre 430.0 y 430.999, los podemos sustituir por el signo de cierre deinterrogación, de modo que siempre que se lance el listado nos pregunte los límites. Pulsar ensiguiente.

4.- Roturas. Indicaremos los campos por los cuales queremos agrupar la información.Pulsar en siguiente.

5.- Campos a totalizar. Si queremos que alguna de las columnas del informe se sumenal final, indicar qué campo o campos queremos totalizar. En nuestro campo podemos sumarpor ejemplo los saldos. Además podemos indicar si la suma es en detalle o en resumen.Pulsar siguiente.

6.- Campos de salida. Indicar las columnas que queremos que aparezcan en el listado.Si alguno de los campos tiene más longitud de la que necesitamos, basta con indicar lalongitud en número de caracteres que deseamos.

7.- Límites y cabeceras. En esta opción podemos indicar el título del listado y los límitesque queremos

8.- Una vez realizados todos estos pasos podemos terminar el listado, o bien pulsandoen Atrás podemos revisar cada uno de los apartados.

Una vez generado y visualizado el informe, se podrá guardar en cualquier carpeta quequeramos para reutilizarlo cuantas veces se quiera. El fichero generado es de extensión ORP.Además de ser impreso, este listado se puede guardar como un fichero en disco con formatoTXT o como base de datos de MS-ACCESS.

8.14 Visor de Apuntes

Mediante esta opción OfiConta permite la visualización de los apuntes de procedenciaexterna (Tesorería, Nominas. OfiGes, OfiViaje, OfiMayor, etc.) antes de recogerlos. Tambiénpermite ver los traspasos de apuntes ya recogidos. En cualquier caso, solo permite visualizarlos asientos, no modificarlos.

115Especial


De los apuntes pendientes se puede filtrar por el número de documento, por cuenta,tanto en el Debe como en el Haber, por la fecha del apunte o por la fecha de grabación;también por el tipo de asiento, así como ver los asientos del Diario o los del Libro del IVA. Todoesto en los apuntes pendientes de recoger en la empresa generados por Nominas o por elprograma de gestión asociado a esta empresa de contabilidad; sino es así solo permite vertodos los apuntes del Diario o del Libro de IVA.

8.15 Recogida de Apuntes

Recoge los apuntes procedentes de las aplicaciones de gestión que generan apuntes alprograma OfiConta.

116 Oficonta


En esta pantalla aparecerán tantas líneas como recogidas existan pendientes derecoger. Por cada recogida mostrará la siguiente información:

Delegación: Delegación contable de la que proceden los apuntes.Fecha Envío: Fecha en que fue generado el traspaso.Nº Envío: A lo largo de una misma fecha pueden generarse varios traspasosprocedentes de una misma delegación. El campo nº de envío indica el número derecogida de la fecha indicada.Último apunte recogido: Si se ha producido algún error durante el tiempo que dura larecogida, ésta queda aún pendiente de recoger y en ese campo se indicará el últimoapunte que se recogió. En caso de no haber ningún error este campo estará vacío.Aplicación: Aplicación de la que proceden los apuntes. Si no hay un envío anterior deapuntes dicha aplicación será OfiConta; en caso contrario, la aplicación original.

Además de los envíos pendientes de recoger puede listar los ya recogidos pulsandosobre la etiqueta Recogidos aunque esta opción no implica volver a recoger un traspaso yarecogido. Para imprimir ambas listas bastará con pulsar sobre el botón Imprimir Lista.

Desde el programa de gestión se pueden enviar los traspasos comprimidos en formatoZIP; por lo que antes de recogerlo es necesario descomprimir el traspaso y colocar el ficheroen la carpeta correcta; esto se hace pulsando el botón Preparar Recogida, que muestra unapantalla donde localizaremos el fichero comprimido e indicaremos la carpeta donde debe desituarse el traspaso ya descomprimido.

117Especial


Los programas de gestión de Ofimática pueden enviar los traspasos por correoelectrónico de manera automática; desde el programa de contabilidad, también se puederecoger el traspaso de apunte de manera automática desde el correo electrónico. Para ello sepulsa sobre el botón Corro Electrónico y OfiConta abrirá el cliente de correo electrónicopredeterminado, leerá los mensajes del servidor y buscará en la bandeja de entrada,aquelloscon el asunto Traspaso OfiConta más la fecha de traspaso y la hora. Una vez detectados losmensajes, copiará a la carpeta correcta los ficheros del traspaso para su recogida.

Si hay varias recogidas pendientes, se pueden recoger todas marcando la casilla deRecoger Todos los Traspasos Ptes. de Sucursal; sino, habrá que pulsar Aceptar para cadalínea.

Si durante el proceso de recogida se produce alguna anomalía, esta es detectada yarchivada como incidencia, para poder, desde el Visor de Incidencias, solucionarla, mostrandoel siguiente mensaje

118 Oficonta


8.16 Visor de Incidencias

Una incidencia es un problema detectado a lo largo de una recogida de apuntes que,con sus datos de origen provocarían una inconsistencia en la base de datos o algún descuadreen la contabilidad. Estas incidencias pueden deberse a cuentas que no existen, asientosdescuadrados, fechas no pertenecientes al ejercicio actual o siguiente, etc.

En el visor, las incidencias se organizan en base a la recogida que las generaron. A laizquierda de la pantalla aparecerá una lista con todas las recogidas que presentaronincidencias y que aún no han sido solucionadas. Seleccionando cada recogida con incidencias,a la derecha aparecerá la lista de asientos que han generado las incidencias. Seleccionadocada línea de los asientos con incidencias, se mostrará a la izquierda las incidenciascorrespondientes de manera más explicativa.

Por cada incidencia se visualizará el asiento y línea a los que corresponde, sudescripción, el valor original que es incorrecto y el que se ha asumido para poder recoger elasiento.

Ante esta situación se deberá seleccionar cada una de las filas, comprobar ladescripción completa de la incidencia, ante la que deberemos tomar una de las siguientesopciones:

1.- Dar por correcto el valor asumido, borrando la incidencia mediante el botón BorrarIncidencia.

2.- El valor asumido no es el correcto, con lo que habrá que modificarlo. Para ellodeberá pulsar sobre el botón Ver Asiento o hacer doble click sobre la línea o pulsar Intro

119Especial


estando la línea activa. De esta forma se mostrará el asiento al que pertenece la incidencia yse podrá modificar el valor deseado, borrando a continuación la incidencia de la formaexplicada en el punto anterior.

Mientras haya incidencias pendientes de solucionar, OfiConta mostrará al activar laempresa un mensaje recordatorio, debido a que habrá ciertas opciones, como unaclasificación por fechas, que no se podrán llevar a cabo mientras no se eliminen lasincidencias.

Marcando la casilla de No volver a mostrar mensaje, no vuelve a mostrar este mensajehasta que se generen nuevas incidencias pero no borra las ya existentes.

8.17 Copias de Seguridad

Utilidad para realizar / restaurar copias de seguridad de la empresa ACTIVA. Estaopción consta de dos pestañas, Copia de Seguridad y Restaurar. Se pulsará una u otrapestaña en función de la acción que necesitemos realizar. En ambos casos nos aparecerá unaventana similar al explorador en la cual indicaremos dónde se encuentra el archivo.

Realizar copia

120 Oficonta


Para realizar una copia de seguridad habrá que seleccionar la unidad y directorio dondese va ubicar la copia, asegurándose de que en la casilla Directorio Seleccionado aparece dichaunidad y ruta. En el caso de tratarse de unidades con una capacidad de almacenamientopequeña, hay que asegurarse de que la casilla Realizar copia en varios discos está marcada.Pulsar Aceptar para comenzar la copia.

Con la opción de Renombrar Copia Existente marcada, el programa comprueba siexiste un fichero de copia de seguridad de la empresa activa en la ruta indicada, si es así, lorenombra; en caso contrario, sustituye el fichero existente con la nueva copia de seguridad.

Con la opción de Omitir Ficheros Extra marcada, el programa solo hace copia deseguridad de las bases de datos, sino además añade los formatos a la copia de seguridad.

Restaurar copia

Restaura un fichero de copia de seguridad, sobreescribiendo la empresa en el caso deque ya exista o creándola en caso contrario.

121Especial


Para restaurar una copia habrá que seleccionar la unidad y directorio donde seencuentra el fichero de la copia de seguridad y hacer doble click sobre el archivo que contengala copia, asegurándose de que en la casilla Archivo aparece dicha unidad y ruta, tal y comomuestra la imagen anterior. Pulsando sobre el botón Aceptar la copia será restaurada.

Si se está restaurando una copia de una empresa que existe, el programa avisa ysugiere restaurarla en otro número de empresa, el primero que no exista, tal y como lo indicaen Copias por Fichero; en caso de que se quiera sobreescribir la empresa existente secontinuará con el proceso, en caso de aceptar la nueva numeración, el programa creará lanueva empresa con los datos de la copia restaurada, de manera que se mantendrán las 2empresas.

8.18 Importación Especial

Esta opción permite la importación de apuntes de aplicaciones externas a OfimáticaJaén; el formato es el mismo que utiliza la aplicación de contabilidad Contaplus, en formatoASCII de dos ficheros, XDiario.txt para los movimientos de los libros de Diario e IVA y el ficheroXSubcta.txt para la definición de las cuentas.

122 Oficonta


Para realizar la importación, se ha de pulsar en el botón con tres puntos para buscar elfichero correspondiente y al cargar datos, aparecerá la lista de apuntes y fichas contablesleídos. La opción de Traspasar Fichas Contables hace que se añadan a la importación lasfichas leídas en el fichero XSubcta o no. La opción Usar Cuenta de IVA Fija determina si habráuna única cuenta de IVA, como ocurre con los programas de gestión de Ofimática Jaén, o porel contrario, habrá una cuenta de IVA para cada tipo de IVA. Por último, se puede imprimir lalista de asientos y fichas.

Al pulsar el botón Aceptar, se genera un fichero de traspaso que puede ser recogidodesde la opción de Recogida de Apuntes del programa.

8.19 Importación MegaSyc

Esta opción permite importar los apuntes desde los programas de gestión de laempresa MegaSyc.

123Especial


Para ello habrá que seleccionar los ficheros con los datos de los apuntes del Diario, delLibro de IVA, de las Cuentas Contables y Vencimientos, pulsando el botón con los tres puntospara localizar dichos ficheros. Con Cargar Datos, se incorporan esos ficheros y pulsando elbotón Aceptar, se genera el fichero de traspaso que se puede recoger desde la opción delmenú de Recogidas de Apuntes Contables.

8.20 Importación Excel

Esta opción permite la importación de apuntes desde un fichero de excel. Estosasientos son de Gastos y Compras.

124 Oficonta


El proceso es simple, se busca el fichero de excel desde el botón Importar. El programamuestra, en las listas de Asientos a Generar y Vencimientos a Generar los asientos yvencimientos leídos desde el fichero. Se puede indicar la cuenta de IVA a usa y la de IRPF, y silos datos son correctos, aceptar; momento en el que crea el fichero de traspaso que se deberáde recoger desde la opción de Recogida de Apuntes.

El formato del fichero de excel con los apuntes ha de ser el siguiente:

8.21 Exportación Formatos

Mediante esta opción, se pueden enviar los formatos de documentos y listados delprograma a Ofimática Jaén para su adaptación y personalización. Para ello solo hay quemarcar los ficheros que se quieren enviar de la lista de formatos. Pulsando sobre MarcarTodos, marca todos los formatos y pulsando sobre Desmarca Todos, los desmarca.

125Especial


Una vez seleccionados, se puede proceder a generar un fichero ZIP, pulsando en elbotón Grabar zip en carpeta, con lo que aparecerá una pantalla parecida a la de Copias deSeguridad, donde se le indicará la carpeta en la que se quiere guardar el fichero con losformatos comprimidos.

126 Oficonta


El fichero se guardará con el nombre Informes_OFICONTA.zip

También se puede optar por generar el fichero y enviarlo por correo electrónico. Paraello se pulsa en el botón Enviar vía e-mail y se muestra una ventana, donde habrá queindicarle la dirección de correo electrónico a la que se van a enviar los formatos.

Al pulsar el botón Ok, abre el programa cliente de correo electrónico, genera unmensaje para la dirección indicada y le adjunta el fichero comprimido con los formatos.

8.22 Recogida Formatos

Con esta opción el programa recoge el fichero comprimido con los formatos adaptadosy los coloca en su lugar.

127Especial


Para ello se busca en la carpeta donde se ha guardado el fichero con los formatos ypulsando 2 veces sobre el archivo se pulsa el botón Aceptar para recoger todos los formatos osobre el botón Importar solo las versiones 9 de la Aplicación, con lo que solo recupera losformatos propios de la empresa que estén en la versión 9.

Al acabar la recogida, si se ha seleccionado Importar solo las versiones 9 de laAplicación, el programa informa del número de formatos incorporados.

Menú

IXConfiguracion

130 Oficonta


9.1 Usuarios

Desde esta opción se puede dar de alta a los usuarios de la aplicación. El programaviene con un usuario creado por defecto, Oficonta, pero si el programa está instalado convarias licencias o más de una persona va a trabajar con el programa, habrá que crear, paracada persona, su usuario.

Por defecto, el usuario tiene acceso a todo el menú del programa, tal como se ve en lalista de Opciones CON ACCESO. Para cada usuario se puede definir las opciones a las que notiene acceso haciendo doble click bajo la lista etiquetada como Opciones CON ACCESO, en laopción del menú, o en el menú, para el que no se quiera que tenga acceso. Para a permitiracceso a esa opción del menú, repetir el mismo proceso bajo Opciones SIN ACCESO.

Mediante el botón Opciones se configurará si el usuario puede dar altas, modificarfichas, borrarlas, ver estadística, ver Contabilidad Interna, si a la hora de dar un cobro se va aasignar una fecha automáticamente y una caja para tesorería.

131Configuracion


9.2 Empresas

La aplicación OfiConta Windows ha sido diseñada como una aplicación multiempresaen la que podemos mantener hasta 1000 empresas (siempre que contemos con espaciosuficiente en disco).

Desde esta opción se podrá gestionar las empresas, copiando, borrando, cambiar denúmero una empresa, etc.

132 Oficonta


En esta pantalla aparecerá la lista de empresas que tenemos en nuestro servidor, y eltipo de bases de datos que estamos usando, Access o MS SQL. Siempre, para estar segurosde que la lista está actualizada y tenemos todas las opciones disponibles, se pulsará la tecla

F5 o el icono

Las opciones que se tienen son:

· Activar:

Desde esta opción se activará la empresa que se encuentre seleccionada en la listainferior. También se podrá activar la empresa seleccionada en la lista haciendo doble clicksobre el número de dicha empresa, o bien haciendo doble clic en el icono Selección Empresa.

En el caso de que usted suela trabajar con varias empresas, es aconsejableque cuando entre a la aplicación compruebe en qué empresa va a trabajar. Esto lo podrácomprobar en la barra inferior de la pantalla principal, en la que se indica el número y nombrede la empresa activa, así como el nombre del usuario con el que ha entrado en la aplicación.

· Añadir:

Con esta opción podremos dar de alta nuevas empresas. Al activar esta opción nos

133Configuracion


aparecerá la pantalla de alta de empresas.

· Borrar:

Con esta opción podremos borrar la empresa seleccionada en la lista inferior. Tambiénpodremos realizar esta acción seleccionando el número de la empresa que se quiera borrar ypresionando la tecla Del o Supr.

· Refrescar:

Debido a que la aplicación es multiusuario, puede darse el caso de que mientras queestamos en esta pantalla de empresas, otro usuario haya podido crear otra empresa. Puesbien con esta opción se refrescará la lista de empresas creadas.

· Salir:

Desde esta opción se cerrará esta pantalla, y se pasará al menú principal de laaplicación.

· Copiar Empresa:

Con esta utilidad, podremos copiar una empresa existente en otro número de empresa.Esta acción se puede hacer para hacer copias de seguridad en otra empresa cuando se vayaa realizar alguna operación y nos interese guardar la empresa con los datos antes de realizardicha operación y poder contrastarla con los datos después de dicha operación.

En el proceso, el programa nos sugiere el primer número de empresa disponible, peropodemos seleccionar el que queramos. La empresa destino no debe de existir y en esteproceso nadie deberá de estar con la empresa origen abierta, tanto en contabilidad como engestión, caso de que tengan algún programa de gestión de Ofimática Jaén.

· Renumerar Empresa:

Con esta opción se cambia el número de la empresa seleccionada en la lista por otronúmero disponible. La pantalla que se presenta es igual a la pantalla anterior de CopiarEmpresa. De igual manera, nadie puede estar con la empresa origen abierta.

134 Oficonta


· Clave :

Esta opción sirve para asignar una clave a la base de datos, de manera que aunque seintente abrir desde Access, se pedirá una clave para mostrar la base de datos.

9.3 Bloqueos

Mediante esta opción se podrá eliminar manualmente bloqueos que no han sidoeliminados automáticamente por el programa.NO debe usar esta opción a no ser que elbloqueo sea de un usuario que no esté dentro del programa en este momento, de lo contrariopodría provocar errores en el funcionamiento del programa e inconsistencias en los datos.

En la pantalla de bloqueos aparece los usuarios con las tablas y registros que estánbloqueando. Es normal que siempre haya bloqueos, ya que el programa es multiusuario, peroel propio programa controla los bloqueos y los crea y elimina conforme es necesario. Solo setiene que eliminar los bloqueos manualmente BAJO supervisión de Ofimática Jaén.

9.4 Localizacion de Bases de Datos

Permite indicar al programa donde están las bases de datos que utilizará el programaOfiConta. Esta operación SOLO debe de realizarse bajo supervisión de Ofimática Jaén, ya queuna mala manipulación puede llevar a un mal funcionamiento del programa y perdida de datos.Para ver como debe llevarse a cabo la Localización de manera correcta, consulte la GuíaRápida de OfiConta. donde explica el proceso de instalación y configuración del programa.

9.5 Licencia

En esta pantalla aparece los datos de la empresa y la licencia que se tiene. Los datosde la empresa son informativos y solo sirven para solicitar la licencia, ya que al pulsar el botónImprimir, comprueba que estén rellenos los datos de la empresa, y si es así saca una hoja con

135Configuracion


esos datos y las aplicaciones instaladas y los números de licencia, para enviarlo por fax aOfimática Jaén y que se le asigne, a cada aplicación, su correspondiente código de activación.

En Datos de las Aplicaciones Ofi instaladas, aparece una lista con las aplicacionesinstaladas en ese puesto, la ruta del servidor de la base de datos de dicha aplicación y si noestá asignado el código de activación, la licencia.

Si está asignada la licencia, entre la ruta de la base de datos y la licencia, aparece elnúmero de puestos y a continuación de la licencia, los códigos de activación.

Si se tiene el programa en alquiler, a la derecha aparece , que SOLO debe depulsarse para la renovación de la licencia, bajo supervisión de Ofimática Jaén.

Mientras no se asigne los códigos de activación, se trabajará en la aplicación en mododemo, estando limitada la actividad a un determinado número de cuentas y asientos, así comono estando disponibles ciertas opciones del menú.

Antes de actuar sobre el equipo, cambio de disco duro, cambio de servidor, etc, esnecesario desactivar la licencia de cada una de las aplicaciones, para ello, se pulsa sobre el

botón , y se confirma los distintos mensajes; la desactivación genera un código dedesactivación que es necesario para volver a generar los nuevos códigos de activación, por loque habrá que guardar cuidadosamente dicho número. En caso de duda, se aconseja realizarel proceso bajo supervisión de Ofimática Jaén.

Menú

XFAQ (Preguntas YRespuestas Más

Frecuentes)

138 Oficonta


10.1 Teclear cuentas de forma abreviada

Existe una forma de teclear cuentas de nivel 11 de forma que no haya que escribir todoslos ceros intermedios y es sustituyendo todo el bloque de 0 por un '.'. Recordemos que loscuatro primeros dígitos de una cuenta se llaman dígitos de mayor, los tres siguientes dedelegación y los cuatro últimos auxiliar o de numeración. Pues bien pondremos un punto entrelos tres bloques de dígitos. Sólo una excepción, cuando la delegación es la 000 no hace faltaseparar la delegación ya el programa entiende que son ceros, tal y como sucede en el primerejemplo que hay a continuación:

Ejemplos

43000000000 --> 43.0 que es lo mismo que poner 43.0.0

40000010000 --> 4.1.0

57000010001 --> 57.1.1

43000800063 --> 43.80.63

10.2 Introducir un nuevo código de cuenta

Para dar de alta una cuenta nueva el usuario podrá asignar un código automáticamentetecleando el mayor de la cuenta (Ej. 430) y pulsando las teclas CTRL + AV. PAG. Si queremosdistinguir una delegación, pondremos el mayor de la cuenta seguido del carácter "." y ladelegación (Ej. 430.1) y las mismas teclas CTRL + AV. PAG

10.3 Cuenta Puente

Sabido es que la forma de contabilizar es mediante la Partida Doble, esto es comofinanciación u origen de recursos y como inversión o destino dado a dichos recursos; por lotanto una o varias partidas deudoras tendrán una o varias partidas acreedoras, entonces¿Cómo poder imputar distintos importes a unas cuentas que van al Debe y otras que van alHaber?. Simplemente utilizando para ello la cuenta puente. La cuenta puente es un simplecero “0” que irá como contrapartida de la cuenta, bien en el Haber si la partida fuera deudora,ó bien en el Debe si la partida fuera acreedora. Esta cuenta no hay que crearla, solamente lautiliza el programa en cada asiento para llevar el descuadre existente en el mismo, cuando elsaldo de la cuenta puente es cero, querrá decir que el asiento está cuadrado.

Ejemplo de un asiento de una factura de compras con retenciones, utilizando para ellola cuenta puente:

1 Compras F-12/2000 100.000 60000000000 0

2 IVA Soportado 16% F-12/2000 16.000 47200000000 0

3 Retención Factura F-12/2000 20.000 0 47510000000

4 Manuel García F-12/2000 96.000 0 40000000122

¿ES POSIBLE NO UTILIZAR LA CUENTA PUENTE?

139FAQ (Preguntas Y Respuestas Más Frecuentes)


Sí, siempre y cuando se utilice la misma línea para imputar un mismo importe tanto a la partidadel Debe como a la contrapartida del Haber.

Ejemplo del cobro de una factura en efectivo sin utilizar la cuenta puente:

1 N/Cobro Miguel Fernández 12/2000 115.000 570.0.000.0000 430.0.000.0078

10.4 Cómo aperturar la contabilidad

Para aperturar la contabilidad y antes de nada, hay que distinguir si iniciamos unacontabilidad desde cero o con saldos arrastrados de ejercicios anteriores.

En el caso de iniciarla desde cero, (la empresa se constituye en el ejercicio actual),bastará crear un asiento más con la fecha en la que iniciamos la actividad fiscal, teniendo encuenta que en la opción de parámetros de la empresa y en la pestaña “Otras Opciones”, en elcampo “Año del ejercicio” deberá poner el mismo año con el que empezamos la actividad, deesta forma podremos introducir asientos tanto de esta fecha como la del ejercicio siguiente sintener que hacer ningún proceso más. Así mismo, se introducirá en dicho asiento una líneapara cada cuenta donde se le imputará el importe correspondiente a su saldo inicial, porejemplo:

Concepto: Asiento de apertura o texto similar no es obligatorio.

Documento: No es obligatorio puede quedar en blanco. Si al pulsar Intro se repitierael documento de la línea anterior o el de la última línea del asiento anterior, bastará conintroducir un espacio en blanco y pulsar Intro para que este desaparezca.

Importe: Saldo inicial con la que se apertura la cuenta.

Debe: Se introducirá una Cuenta de Activo o la Cuenta Puente, (es un simple“0” cero, cuenta interna utilizada por el programa donde llevaremos el importe del descuadredel asiento; no es necesario crearla.)

Haber: Se introducirá una Cuenta de Pasivo o la Cuenta Puente.

En el asiento de apertura como en cualquier otro asiento, se podrán introducir tantaslíneas como sean necesarias, no teniendo límite en el número. Recordar que hasta que nopulsamos el botón “Aceptar”, situado en la esquina inferior derecha de la ventana de asientos,no será grabado ni el asiento ni cada una de las líneas que lo forman, así como los importesimputados a cada cuenta.

Por último saber que no es necesario introducir los asientos en orden de fecha, ya quesiempre que queramos podemos utilizar el proceso de clasificación por fechas, opción queordenará por orden de fecha todos y cada uno de los asientos introducidos hasta el momento,renumerando los números de asientos como si inicialmente se hubieran introducido en orden.El asiento de apertura será por tanto un asiento mas dentro de nuestra contabilidad, sindistinción ninguna con el resto de los asientos.

En el caso de que la actividad fiscal ya se hubiera iniciado y hasta ahora hubiéramosllevado la contabilidad bien a mano o bien con otro programa distinto al nuestro, será necesariometer a una fecha determinada, generalmente a fin de ejercicio o trimestre, los saldos finalesde todas y cada una de las cuentas con saldo, (balance final de cierre), incluyendo las cuentasde los grupos 6 y 7, aunque estas hayan quedado regularizadas y trasladado la diferencia apérdidas y ganancias. El motivo de realizarlo así, es que así obtendremos datos del ejercicio

140 Oficonta


anterior tanto en el balance de situación como en la cuenta de pérdidas y ganancias dondetendrán que figurar dichos importes, para ello tendremos que regularizar y cerrar el ejercicioanterior ya con nuestro nuevo programa.

Por ejemplo, supongamos que queremos empezar a trabajar con OfiConta Windows” apartir del 1 de enero del 2.006, y que nuestro asesor fiscal ya nos tiene preparado los saldosfinales al 31 de diciembre de 2.005, ¿cuál será la mejor forma para iniciar la contabilidad connuestro nuevo programa?.

1 - Cómo dijimos en párrafos anteriores, hemos podido estar ya trabajando con el nuevoprograma hasta que el asesor cerrara la contabilidad con lo que contamos que yaexisten asientos introducidos con fecha del 2.006, por lo que ¿cómo meter ahoraasientos con fecha 31-12-2005?, No hay problema, simplemente iremos a los“Parámetros de la Empresa” (Ficheros -> Parámetros), y en la pestaña “Otrosparámetros”, comprobaremos que el campo “Año del ejercicio” ponga “2.005”, (seentiende 2.005 en nuestro caso particular), si es así no habrá que hacer absolutamentenada, saldremos de la opción de parámetros y podemos empezar a introducir el asientode cierre con fecha 31-12-2005. En caso de que el valor del campo “Año del ejercicio”sea el 2006, cambiaremos dicho valor por 2005 y pulsaremos el botón “Aceptar” paraque el cambio sea efectivo. Una vez realizada dicha operación y sin hacer ninguna otraantes que esta, realizaremos una reconstrucción de saldos de las cuentas, para elloiremos al menú “Especial -> Reconstrucción de índices y saldos” y dejaremossolamente marcada la opción de “Reconstruir Saldos”, con ello estamos obteniendo quetodos los importes introducidos hasta la fecha pertenezcan al ejercicio siguiente al añodel ejercicio como es en nuestro caso. Una vez terminada la operación dereconstrucción de saldos, podemos ejecutar la opción de “Verificación” en el menú“General” y ahí comprobaremos que efectivamente todos los importes de diario ycuentas cuadran y que el año 2006 no está como año de ejercicio sino como añosiguiente al 2005.

2- Una vez que sabemos se pueden meter asientos con fecha año 2005 introduciremostodas las cuentas con saldo al 31-12-2005, y repito, incluidas grupo 6 y 7 paraposteriormente regularizar y cerrar. Para ello procederemos crear un asiento nuevosimilar al explicado anteriormente, donde podemos cambiar el concepto de “Asiento deapertura” por “Asiento de cierre” si queremos. El mejor listado que podemos tener paraintroducir dicho asiento es el balance de comprobación o de sumas y saldos al 31-12-05, (sin regularizar), donde las cuentas con saldo positivo o deudor las incluiremos aldebe y las cuentas con saldo negativo o acreedor las introduciremos al haber.

3 - En este punto estamos ya dispuestos para regularizar (saldar cuentas grupos 6, 7 ypasar la diferencia a la cuenta 129 de pérdidas y ganancias), para ello se harápreviamente una copia de seguridad o al menos se copiará la empresa a otro númeropor si en el proceso de regularización hubiera algún problema y se tuviera que repetirdicho proceso echando mano de dicha copia. Para realizar la copia en otro número deempresa se irá al menú “Configuración -> Empresas”, aparecerá la ventana de“Empresas de OfiConta” donde saldrán todas las empresas existentes. Haciendo unsolo “Click” con el botón izquierdo del ratón sobre el número de la empresa que sequiere copiar, esta quedará seleccionada, (en color azul), y pinchando en el botón

titulado “Copiar la empresa seleccionada con otro número”, , aparecerá otra ventanapara indicar el número de empresa destino en la que se quiere obtener la copia de laempresa. Como medida de seguridad el programa siempre propondrá números deempresas no existentes, de esta forma no se podrá hacer una copia sobre otra yaexistente, evitando de esta forma la pérdida de datos por un error operativo. Cuandoaparece la ventana de copia comprobar que en la parte superior de la ventana indicacorrectamente la empresa que deseamos copiar o empresa origen, eligiendo entoncesun número de empresa que será la empresa destino y que una vez copiada tendrá losmismos datos que la origen. Pulsando el botón “Aceptar”, se pedirá confirmación del

141FAQ (Preguntas Y Respuestas Más Frecuentes)


proceso de copia, indicando número de empresa origen y destino, si todo fuera correctose pulsará el botón “Sí”. Si durante la operación de copia apareciera un mensaje comoeste “La Base de Datos de la Empresa ‘nnn’ está bloqueada en modo exclusivo. ¡nopuede realizar esta operación!”, habrá que comprobar que ningún otro usuario estátrabajando en dicha empresa o que usuarios del programa de gestión (“OfiGes”,“OfiViaje”, “OfiHotel”, “OfiMayor”, etc), en caso de disponer de dichos programas, estánutilizándolos, ya que los programas de Gestión tienen abierta la base de datos decontabilidad por tener acceso a opciones de Tesorería, cuyos datos se guardan encontabilidad; si esto fuera así, todos los usuarios que estuvieran trabajando deberíansalir del programa para poder efectuar la copia, si el mensaje persistiera en un nuevointento debemos de salir del programa y volver a entrar, de esta forma y estando segurode que ningún usuario queda dentro del programa se podrá realizar dicha operación.

4 - Una vez efectuada la copia se procederá al realizar la Regularización, para elloiremos al menú “General -> Regularización” y una vez dentro de esta opciónmarcaremos haciendo “Click” con el ratón en todos los marcadores para poder iniciar elproceso, e indicar la fecha de regularización de las cuentas. En dicho proceso segenera un nuevo asiento con la fecha indicada y una línea por cada cuenta del grupo 6 y7 con saldo, anotando en el Debe si es acreedora o en el Haber si fuera deudora para lacancelación de dichas cuentas y generando una línea mas por el importe de ladiferencia a la cuenta 129 por el beneficio o pérdida según se trate. En este momento,internamente el programa recogerá los saldos de las cuentas y serán registrados, parauna vez efectuado el cierre contable, figurar en sus respectivas cuentas como saldoorigen de la misma, saldo que solo tendrá efecto para la columna de los valores delejercicio anterior en un Balance de Situación o en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

5 - Cierre Anual. Con esta opción se descargan todos los asientos hasta el día de lafecha de cierre generando un nuevo asiento, llamado de apertura, con los saldosiniciales de cada cuenta. Como en esta opción se borran todos los asientos anteriores oiguales a la fecha del cierre, será muy importante realizar el proceso de copia deseguridad si no se realizó al efectuar el proceso de regularización, si se hubieranintroducido asientos con fecha posterior a la de cierre, estos asientos se conservarándetrás del asiento de apertura que se haya generado y en parámetros de la empresa sehabrá cambiado automáticamente el año del ejercicio al año siguiente sin que tengamosque hacerlo nosotros. Siempre es conveniente realizar un proceso de verificación paracomprobar que dicho cierre se ha efectuado correctamente y que el diario cuadraperfectamente.

10.5 Saldo Orígen

Cuando realizamos el cierre de una empresa todas las cuentas permanecen con susaldo de final de ejercicio, excepto las cuentas de los grupos 6 y 7 que fueron regularizadas ycanceladas su saldo, por lo que en el asiento de apertura solo tendremos las cuentas consaldo de los grupos 1 a 5. Por otra parte, sabemos que en los listados del balance de situacióny en la cuenta de pérdidas y ganancias deben reflejarse importes de los saldos de estascuentas en el ejercicio anterior, por lo que debemos de guardar en algún sitio todos los saldosde las cuentas en el ejercicio anterior para poder obtener esta información.

Al saldo que inicialmente tiene cada cuenta le llamamos saldo origen, incluidas lascuentas de los grupos 6 y 7, dicho saldo solo tendrá efecto en los listados anteriormentecitados y no se acumularán a los importes de los movimientos de las cuentas en el siguienteejercicio. Dichos saldos están guardados en el fichero de cuentas. “Ficheros -> Cuentas”, ysolo podrán ser modificados a nivel 11, el saldo a origen de las cuentas del resto de losniveles será la suma de los saldos de las cuentas de nivel inferior. Para un listado de dichas

142 Oficonta


cuentas pueden utilizar la opción informe, (botón de una impresora), dentro de la ventanacuentas, desplegando la lista de la opción “Mostrar...”, y eligiendo la opción “Cuentas consaldo Origen”.

Si se modificara manualmente el saldo origen de una o más cuentas de nivel 11,entrando para ello a la modificación de la cuenta y pinchando sobre el botón “Editar Origen”, se deberá realizar una “Reconstrucción de Saldos” para que los saldos a origen de lascuentas a nivel superior sean concordantes con las cuentas de nivel inferior; para elloentraremos en la opción “Especial -> Reconstrucción de Índices y Saldos”, y marcandosolamente la opción de reconstrucción de saldos.

10.6 Cuentas de IVA con Saldo de Apertura

Por su naturaleza contable las cuentas de IVA SOPORTADO 4720 y IVA REPERCUTIDO4770 no pueden tener saldo de apertura, ya que a 31 de diciembre, al igual que cada trimestre,se cancelan contra la cuenta 4750 HACIENDA PUBLICA, ACREEDORA/DEUDORA POR IVA.

Esta cuenta si presentara saldo de apertura que se cancelara cuando el pago delimpuesto, si el saldo es acreedor, o se quedara como importe a compensar si el saldo esdeudor.

Si por cualquier extraña circunstancia alguien deseara que figurara algún saldo deapertura en las cuentas 4720 y/o 4770 habría que “engañar” a OFICONTA para que lo permitasin que tenga repercusión en el Libro de IVA del año en curso. Habría que proceder a poner elimporte en negativo y la cuenta en lado contrario a su normal.

Ejemplo:

Importe Debe Haber

01.01.aa Asiento de Apertura -1000 0 4720000000001.01.aa Asiento de Apertura -1500 47700000000 0

Aunque lo lógico y correcto contablemente sería haber hecho:

Importe Debe Haber

31.12.xx IVA 4T modelo 300 1000 0 4720000000031.12.xx IVA 4T modelo 300 1500 47700000000 031.12.xx IVA 4T modelo 300 500 0 47500000000

Importe Debe Haber

01.01.aa Asiento de Apertura 500 0 47200000000

Index 143


Glosario

- A -Abreviado 32, 54

Actividad 59

Acumulado 40

Amortización 84, 85, 86, 87

Anticipo 91, 93

Anulacion de Lineas por Documento 66, 67

Anular el Proceso de Regulación 66, 67

Año de ejercicio 2

Aperturar la Contabilidad 26

Apuntes 70, 86, 87, 105, 114, 115, 118, 121, 122

Asiento 21, 26, 29, 35, 38, 39, 40, 41, 42, 102,104, 114, 115, 118

Asientos 8

Asientos Predefinidos 21, 24

Aval 56

- B -Balance 20, 21, 30, 40, 54, 65, 111

Balance de Comprobación 42, 44, 45

Balance de Situación 32, 42, 44, 45

Bancos 7

Base 71, 72

Base de Datos 134

Beneficios 56

Bienes de Inmovilizado 84, 85, 86, 87

Bloqueo 134

Bonos 56

Borrador 34

Borrar 104

- C -Capital Social 56

Capitalización 109

Cheque 98

Cierre Contable 44, 56

CIF 77

Clasificacion 70

Código 19

Cómo aperturar la contabilidad 139

Composición de las Cuentas 66, 67

Compras 123

Comprobación 30

Comprobar Factura Existente 2

Concepto 71, 72

Conceptos 9

Conciliación 35

Confirmar línea a línea 2

Contabilidad Presupuestaria 15, 62, 65

Contaplus 121

Contrapartida 21, 71, 72

Copia 119

Copia de Seguridad 42, 44

Copiar 105, 107

Copiar Fichas de Inmovilizado 107

Correo Electrónico 115

Crear Cuentas 66

Cuadre Automático 2

Cuenta de Explotación 42

Cuenta de Explotacion Presupuestaria 67

Cuenta de Pérdidas y Ganancias 42, 45, 111

Cuenta Puente 21, 138

Cuentas 10, 14, 15, 21, 26, 30, 32, 34, 39, 40, 41,54, 62, 65, 108, 109, 111, 121, 138

Cuentas Presupuestarias 109

Cuota 71, 72, 109

- D -D2 45

Debe 10, 15, 21, 26, 30, 35, 41, 62, 65, 84, 85, 86,87

Delegación 2, 9, 20, 21, 30, 34, 35, 54, 66, 67, 72,75, 109, 139

Departamentos 19, 26, 66, 67, 75

Descuadre 32, 41, 102

Desglose de IVA 26

Deudas 56

Devengos 93

Diario 19, 29, 32, 44, 70, 71, 72, 103, 104, 105,114, 115, 121

Diario Oficial 2

Dietas 90

Divisa 8, 10, 26, 35, 38, 39, 40, 44, 54, 73, 74

Documento 21, 26, 35, 38, 39, 41, 71, 72, 98, 105

Oficonta144


- E -Ejercicio 75, 96, 107

Empresa 90, 91, 92, 93, 96, 105, 107, 119, 131

Estimación Objetiva Singular 73, 74

Excel 15, 62, 65, 123

Explotación 54

Exportación 124

Extra 90

Extracto 26, 40, 44, 45

- F -Facturas 39

Fecha 26, 35, 38, 39, 40, 41, 104

Fecha Valor 35

Fechas 70

Fechas de Valor 2, 26, 44

Fianzas 56

Fichas 10, 14, 105, 107

Formato 124, 126

- G -Garantias 56

Gastos 123

Generación 59

Gráficas Presupuestaria 15, 62

Grupo 10, 21, 30, 54

- H -Haber 10, 15, 21, 26, 30, 35, 41, 62, 65, 84, 85, 86,87

Hacienda 75

Historico 107

- I -IBAN 14

Importación 121, 122, 123, 126

Importación desde Excel 15, 62, 65

Importe 102

Incidencia 70, 118

Índices 103, 108

Informe 113

Ingresos 72, 77

Inmovilizado 10, 56

Inventario 54

Inversión 84

IRPF 90, 93, 123

IVA 2, 21, 26, 71, 72, 75, 77, 105, 108, 121, 123,142

- L -Leasing 56

Legalia 45

Libro de Compras y Gastos 74

Libro de Diario 45

Libro de Facturas Emitidas 45, 72

Libro de Facturas Recibidas 45, 72

Libro de Ingresos 73

Libro de IVA 105, 114, 115

Licencia 134

Línea 26, 104

Listado 38, 39, 40, 113

Listado Diario 34

Logo de la Empresa 2

- M -MegaSyc 122

Memoria Anual 44, 56, 59

Mes 90, 93, 96

Modelo 111

Modelo 300 75

Modelo 347 14, 77

- N -NIF 14

Nivel 30, 35, 54, 65, 106, 109, 111

Niveles de Cuentas 26, 34, 66, 67

Nombre Comercial 14

Nomina 90, 91, 93

Normal 32, 54

Notas 9

Numerador 2, 26, 102

Index 145


- O -Obligaciones 56

Opciones 130

- P -Paga 90, 93, 96

Pagaré 14, 98

Pagos 72, 77

Palabra de Paso 2

Parámetros 2, 8, 19, 45

Pérdidas y Ganancias 54

Periodo 75, 84, 85, 86, 87

Plan de Cuentas 32

Plan General Contable 10, 103, 106

Polizas 56

Préstamo 109

Presupuestaria 10

Presupuesto 15, 62, 65

Principios Contables 56

Proyecto 19, 26, 40, 66, 67, 75

Puesta a Cero de Asientos 42, 104

Punteo 30

Punteo de Cuentas 26, 35, 66, 67

- R -Recargo de Equivalencia 2, 21, 26, 71, 72

Recibo 93

Recogida 70, 114, 115, 118

Reconstrucción 103, 108

Registro Digital 30, 32, 34, 35, 54, 111

Regularización 26, 41, 42, 44, 66, 67

REPERCUTIDO 75, 142

Reservas 56

Restaurar 119

Resultado del Ejercicio 56

Resumen 34

Resumido 34

Ruta 39

- S -Salarios 90

Saldo 10, 15, 30, 32, 41, 44, 62

Saldo Acumulado 10

Saldo Origen 10, 26, 32, 66, 67, 107, 139, 141

Saldos 103, 108

Sector 9

Seguridad Social 90, 93

Simulación 86

Simulacion de Explotacion 66

Situación 111

SOPORTADO 75, 142

Sucursal 115

Sueldos 90

Sumas y Saldos 30

SWIFT 14

- T -Talón 98

Tesorería 8

Tipo de Asiento 2, 26, 34, 66, 67

Tipo de IVA 71, 72, 77

Trabajador 91, 92, 93, 96

Traspaso 114, 115, 123

- U -Último Asiento 2

Usuario 26, 130, 134

- V -Valor Residual 84, 85, 86, 87

Vencimiento 2, 21, 26, 35, 84, 85, 86, 87, 93, 105,108

Verificación 26, 66, 67

Visor Diario (F8) 29

- X -XDiario 121

XSubcta 121

- Z -Zona 9, 20, 30, 54

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