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Ayuda OfiBarman

Ofimática Jaén, S.LC/ Ortega Nieto, 2023009 JaénJaénhttp://[email protected]

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Ayuda OfiBarmanI

Indice

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Instalacion y Configuracion 2

................................................................................................................................... 21 Manual Ayuda OfiBarman

................................................................................................................................... 22 Instalacion

................................................................................................................................... 63 Configuracion

Funcionamiento 11

................................................................................................................................... 111 Manejo de Datos en Pantalla

................................................................................................................................... 122 Funcionamiento de Ficheros

................................................................................................................................... 133 Ventana de Búsqueda

................................................................................................................................... 144 Ventana de Búsqueda de Códigos Postales

................................................................................................................................... 155 Modo de Impresión

................................................................................................................................... 166 Manejo de Listados por Pantalla

................................................................................................................................... 177 Botón Imprimir

................................................................................................................................... 188 Botón Previsualizar

................................................................................................................................... 199 Ventana de Listados

Administración 21

................................................................................................................................... 211 Gestión de Tesoreria

.......................................................................................................................................................... 21Entradas de Caja

.......................................................................................................................................................... 21Cobro Globales

.......................................................................................................................................................... 22Listado de Vencimientos Pendientes de Cobro

.......................................................................................................................................................... 23Pagos / Salidas de Caja

.......................................................................................................................................................... 23Pagos Globales

.......................................................................................................................................................... 26Listado de Vencimientos Pendientes de Pago

.......................................................................................................................................................... 26Arqueo de Caja

.......................................................................................................................................................... 27Cierre de Caja

.......................................................................................................................................................... 27Listado de Movimientos de Caja

.......................................................................................................................................................... 28Entrada / Rectificacion de Vencimientos

.......................................................................................................................................................... 31Anulacion de Vencimientos

.......................................................................................................................................................... 32Listado General de Control de Vencimientos

.......................................................................................................................................................... 32Emision de Cheques / Pagares / Cartas

................................................................................................................................... 352 Diario de Facturas

................................................................................................................................... 363 Listado de Tickets

................................................................................................................................... 364 Ficheros

.......................................................................................................................................................... 36Formas de Pago

.......................................................................................................................................................... 38Divisas

.......................................................................................................................................................... 39Parámetros Tesorería

.......................................................................................................................................................... 39Definición de Cajas

.......................................................................................................................................................... 40Otras Cuentas

.......................................................................................................................................................... 41Listado / Etiquetas de Clientes

.......................................................................................................................................................... 41Gestion de Clientes

.......................................................................................................................................................... 42Sectores para Clientes

.......................................................................................................................................................... 42Departamentos para Clientes

.......................................................................................................................................................... 42Mensajes para Radio Notas

................................................................................................................................... 425 Visor de Apuntes

II

................................................................................................................................... 436 Exportación de Apuntes Contables

................................................................................................................................... 447 Exportación Especial de Apuntes

................................................................................................................................... 458 Traspasos

.......................................................................................................................................................... 45Cambio de Delegaciones

.......................................................................................................................................................... 45Recogida de Datos de Sucursal

.......................................................................................................................................................... 45Estadistica Comparativa por Delegaciones

Almacén 47

................................................................................................................................... 471 Almacenes

................................................................................................................................... 482 Artículos

................................................................................................................................... 503 Familias/Subfamilias

................................................................................................................................... 504 Proveedores

................................................................................................................................... 515 Trabajadores

................................................................................................................................... 526 Puntos de Venta

................................................................................................................................... 567 Configuración Productos del TPV

................................................................................................................................... 568 Cambio de Precios de Venta

................................................................................................................................... 579 Entrada de Albaranes de Mercancía

................................................................................................................................... 5810 Recepción de Facturas de Proveedores

................................................................................................................................... 5911 Movimientos entre Almacenes

................................................................................................................................... 6012 Inventario

.......................................................................................................................................................... 60Regularización de Existencias

.......................................................................................................................................................... 61Impresión de Inventario

................................................................................................................................... 6213 Cierre del Almacén

Listados de Almacén 65

................................................................................................................................... 651 Listados de Pedidos / Albaranes

................................................................................................................................... 652 Existencias de Artículos

................................................................................................................................... 663 Listado de Escandallos

................................................................................................................................... 674 Artículos por Almacén

................................................................................................................................... 675 Movimientos entre Almacenes

................................................................................................................................... 686 Listado de Almacenes - Estadística

................................................................................................................................... 697 Listado de Compras

................................................................................................................................... 698 Listado de Compras por Proveedor

................................................................................................................................... 709 Diario Facturación de Proveedores

................................................................................................................................... 7010 Informe Comercial de Proveedores

Control de TPV 73


................................................................................................................................... 732 Listado de Trabajadores

................................................................................................................................... 743 Listado Cierres de TPV

................................................................................................................................... 754 Ventas por Horas

................................................................................................................................... 755 Resumen de Ventas

................................................................................................................................... 766 Resumen de Ventas Semanales

................................................................................................................................... 767 Estadistica de Ventas

................................................................................................................................... 778 ABC de Ventas

Ayuda OfiBarmanIII

................................................................................................................................... 789 Listado de Consumos / Invitaciones

................................................................................................................................... 7910 Control de Camareros

Gestión de TPV 82

................................................................................................................................... 821 Gestión del TPV

................................................................................................................................... 862 Abrir Cajón

................................................................................................................................... 863 Reserva de Mesas

................................................................................................................................... 884 Configuración del TPV

................................................................................................................................... 895 Configuración del Ticket

................................................................................................................................... 906 Configuración Vales

................................................................................................................................... 907 Gestión de Comandas

................................................................................................................................... 918 Carga Radio Notas


Gestión de Puntos 95

................................................................................................................................... 951 Clientes Tpv

................................................................................................................................... 952 Configuración de Regalos

................................................................................................................................... 963 Tipo de Clientes

................................................................................................................................... 964 Entrega de Regalos

................................................................................................................................... 975 Comprobar Tarjeta

................................................................................................................................... 976 Listado de Regalos Entregados

................................................................................................................................... 987 Listado de Regalos Disponibles

................................................................................................................................... 988 Listado de Regalos por Cliente

................................................................................................................................... 989 Saldo de Puntos por Cliente

................................................................................................................................... 9810 Comunicaciones

Configuración 100

................................................................................................................................... 1001 Empresas

................................................................................................................................... 1022 Parámetros

................................................................................................................................... 1053 Delegaciones

................................................................................................................................... 1064 Usuarios

................................................................................................................................... 1085 Copias de Seguridad

................................................................................................................................... 1106 Gestión de bloqueos

................................................................................................................................... 1107 Localización de Bases de Datos

................................................................................................................................... 1118 Licencia

FAQ Preguntas y Respuestas 114

................................................................................................................................... 1141 Cuenta Contable

................................................................................................................................... 1142 Campo D.N.I. / C.I.F.

................................................................................................................................... 1143 Generación de Apuntes Contables

Manual OfiBarman

I

Ayuda OfiBarman2

1 Instalacion y Configuracion

1.1 Manual Ayuda OfiBarman

http://www.ofi.es ¦ [email protected]

-Versión 1.2.2007 (9.33.0) -

1.2 Instalacion

INSTALACIÓN

· Requisitos

§ Junto con este manual habrá recibido un CD, que contiene los programas de que consta la aplicaciónasí como algunos ficheros útiles.

OfiBarman NECESITA PARA SER EJECUTADO CORRECTAMENTE LOSSIGUIENTES REQUISITOS:

· Red Física

§ Tarjetas de Red a 100 Mbs para todos los equipos dentro de nuestra red, en caso contrario ralentizaríany dificultarían la instalación.

§ Tener en cuenta que en la instalación del cableado en el caso de las redes de 100 Mbs, los conectorestiene pares cruzados y el tipo de cable siempre debe ser UTP categoría 5. Si no, funcionará como una

http://www.ofi.es

mailto:[email protected]


red de 10Mbs.§ Switch de 100Mbs.

· Configuración de Equipos

SERVIDOR:§ Pentium IV o superior con 256 Mb de RAM mínimo.§ Si la red supera 3 puestos de trabajo, el servidor debe ser Windows NT o Windows 2000/3 dedicado (no

se puede-debe trabajar en él).§ Si hablamos de una red de más alto nivel, 6 puestos en adelante, el servidor debe ser forzosamente

dedicado, 512 Mb de RAM (preferible 1 Gb) y discos SCSI/USCSI.§ Desactivar protector de Pantalla en el servidor ya que si lo tuviera, ralentizaría enormemente a este.

PUESTOS DE TRABAJO:§ Los equipos deben ser Pentium III o superior, recomendable P-IV.§ Deben tener como mínimo 128 Mb de RAM, recomendable 256 Mb.§ Comprobar si los discos duros de los equipos están muy llenos, su ocupación nunca debe superar al

70%. En la medida de los posible, que sean discos de al menos 20 Gb.§ Nunca instalar Windows-Me para el correcto funcionamiento de nuestras aplicaciones, puede ser

Windows NT, XP, 98, 95 o 2000.§ Configurar los protocolos realmente necesarios (para gestionar la red sólo es necesario TCP/IP, a no ser

que sean necesarios otros protocolos específicos para determinadas aplicaciones). Si hubiera más deun protocolo, establecer como predeterminado TCP/IP (no el de acceso telefónico a redes) deladaptador de la tarjeta.

§ Para equipos W98 ó W95, comprobar en ODBC la versión del controlador para Access, debe ser la 3.50,ya que nuestras aplicaciones están montadas sobre Access’97. Para instalar el controlador 3.50, en elCD de instalación en Utilidades, ejecutar ‘ODBC350.exe’.

· Instalación

-PASOS A SEGUIR-

1. En el CD adjunto está incluida la instalación de OfiBarman v.N.n.n. En el momento que insertemos el CDen la unidad de CD / DVD nos saldrá la reproducción automática o autorun de ofimatica, pincharemossobre la siguiente ventana para ir al menu de instalación de programa(s) de Ofimatica.

2. En el siguiente menú nos aparecen las aplicaciones disponibles en el CD de ofimatica. En este casoelegimos OfiBarman.

Ayuda OfiBarman4

3. Aquí nos aparece la descripción correspondiente al programa de OfiBarman, la posibilidad (si estadisponible) de instalar actualización del programa y de abrir el manual correspondiente. En nuestro casopulsamos sobre instalar para continuar con la instalación de OfiBarman.

4. En la siguiente ventana elegimos la carpeta de destino de la instalación de OfiBarman. Por defecto nosda la ruta en archivos de programa. Siempre es aconsejable esta opción cuando instalamos un puesto detrabajo, en el caso que corresponda a la instalación del programa como servidor elegiremos una carpetaen el directorio raíz o en la carpeta ofimatica. (Ej c:\OfiBarmanw o c:\ofimatica\OfiBarmanw). Pulsamos


siguiente para continuar.

5. En esta ventana elegimos como vamos a instalar la aplicación:- Servidor o Instalación Monopuesto: Instalar el programa como servidor de una red de equipos ocomo servidor monopuesto.- Servidor con datos demostración: Esto es igual al anterior salvo que instala una empresa dedemostración.- Puesto de Trabajo: Es la instalación que hay que hacer en el resto de equipos que enlazan con elservidor.

- Debe realizarse la instalación en todos los puestos donde se trabaje con estas aplicaciones, el CD puedeincluir: OfiBarmanWVn.exe (Instalación de OfiBarman) RevisionV.doc (Documento con las mejorasefectuadas) Otros programas... (No instalarlos, ni ejecutarlos hasta que no se diga lo contrario) Instalarsiempre OfiBarman primero en el equipo Central de la Red (si es el caso) y ejecutarlos antes de seguirinstalando en los demás puestos.

- IMPORTANTE: Si aún no tenéis activo el nuevo número de licencia, realizar la instalación de lasrevisiones en horario de oficina, ya que les será solicitado un código el cual debe ser pedido a ofimática vía

Ayuda OfiBarman6

fax o vía teléfono.

1.3 Configuracion

CONFIGURACIÓN

· Pasos Preliminares

A continuación se detallan los pasos a seguir para conseguir el correcto funcionamiento de la aplicación,una vez creada una empresa mediante el menú Configuración --> Empresas.

1. Actualizar los Parámetros de la Empresa Consultar sección Parámetros del menú Configuración--> Parámetros.

2. Definición de Delegaciones / Sucursales. Consultar sección Delegaciones del menúConfiguración --> Delegaciones.

3. Definición de Cajas. Para llevar a cabo esta definición nos meteremos enTESORERÍA-->FICHEROS--> CAJA Antes de realizar nada, habrá que saber si existirá una únicaCaja Central ó además de la Caja Central habrá otras personas que tendrán su caja. En el caso deexistir más de una delegación(sucursal), habrá que elegir la sucursal a la que le vamos a definir cajas.Posteriormente, pulsar el icono que representa e indicar el código y nombre de la caja. Cuando sedefina CAJA CENTRAL habrá que marcar el campo Caja Central.4. Definición de Usuarios: Consultar sección Usuarios del menú Configuración --> Usuarios.5. Definición de Impresoras: Configuración de Impresoras: La configuración de las impresoras serealiza desde el propio Windows. Cualquier persona familiarizada o no con éste, es capaz de hacerlas operaciones que a continuación se describen:

- Instalar una impresora local (está conectada físicamente a un ordenador)- Configurar impresora para documentos de tamaño especial en papel continuo.- Compartir impresoras en la red.- Instalar una impresora de red (está en otro ordenador de la red)

· Instalar una Impresora Local

1. Acceder a la configuración de impresoras del ordenador por INICIO/Configuración/Impresoras. o Una vez aquí ejecutar Agregar Impresora, seguir los siguientes pasos para la instalación. o En la primera pantalla pulsar Siguiente. ¿Cómo está conectada la impresora a su equipo?o Indicar Impresora Local. Pulsar Siguiente. A continuación seleccionar el fabricante de su

impresora en la lista de la izquierda y en la de la derecha el modelo a instalar. Tenga en cuentaque no están aquí todos los modelos de impresoras, si no aparece el suyo en esta listanormalmente su impresora debe ir acompañada de un disquete o un CD. En este caso pulsar en ‘Utilizar disco’ una vez introducido, indicar en la pantalla que aparece dónde tiene que buscar eldisco y pulsar en aceptar. Si todo ha ido bien pulsar Siguiente.

o Puerto de la impresora. Normalmente LPT1 si en su equipo tiene una sola impresora. PulsarSiguiente.

o Nombre de la Impresora. Darle un nombre lo más reconocible posible, ya que este será el nombrepor el que identificaremos a ésta una vez instalada. Pulsar Siguiente. ¿Desea imprimir una páginade pruebas? Indicar Si o No. Pulsar Terminar. La impresora ya aparecerá en la ventana deimpresoras para ser usada desde cualquier programa Windows.

o Configurar impresora para documentos de tamaño especial en papel continuo: Debe tener encuenta que previamente debe instalar una nueva impresora para cada tipo de papel continuo queuse en su oficina además del modelo standard ya instalado. Por ejemplo Impresora Bonos,Impresora Facturas, Impresora Recibos, etc. además de la ya instalada, por ejemplo la EPSONLQ-870. Acceder a la configuración de impresoras del ordenador por INICIO / Configuración /Impresoras. Seleccionar la impresora con el botón derecho del ratón, de esta forma aparecerá unmenú, pulsar ya con el botón izquierdo en Propiedades. Pulsar de las opciones superiores enPapel.

2. En tamaño del papel, deslizar la barra inferior hasta que aparezca Personalizada y hacer clic con el ratónen esta opción. Seleccionar en la parte derecha de la pantalla unidad Pulgadas. En la parte izquierdateclear en Ancho el máximo según la indicación entre paréntesis. Y en largo indicar según el número deagujeros de cada página de su documento en papel continuo:

- 6 � 3 pulgadas (talones) indicar 300.- 8 � 4 pulgadas (recibos, bonos) indicar 400.

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- 12 � 6 pulgadas (albaranes, facturas) indicar 600.- 22 � 11 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1100.- 24 � 12 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1200.

3. A continuación pulsar Aceptar. o Pulsar a continuación, siempre que entre en personalizada, en Área no Imprimible y dejar a cero

los cuatro márgenes que aquí se preguntan. Pulsar Aceptar. Una vez en este punto pulsar ya enAceptar (parte inferior) queda configurada la impresora para ser usada en impresiones con papelcontinuo desde cualquier aplicación. De esta forma realizará correctamente los saltos de páginade un documento al siguiente.

o Compartir impresoras en la red: Se trata de permitir que la impresora de un ordenador pueda serusada desde cualquier otro. Seguir los siguientes pasos: Acceder a la configuración deimpresoras del ordenador por INICIO / Configuración / Impresoras. Seleccionar la impresora conel botón derecho del ratón, de esta forma aparecerá un menú, pulsar ya con el botón izquierdoen Compartir. Si esta opción no aparece, es porque su equipo no permite compartir impresoras.Para solucionarlo, pulse con el botón derecho del ratón en el icono que aparece en el escritoriode Windows denominado ‘Entorno de Red’ y seleccionar con el izquierdo en propiedades. Unavez aquí pulsar en el botón ‘Compartir impresoras y archivos’, activar ‘ Permitir que otros usuariosimpriman en mis impresoras’ y pulsar Aceptar. Pulsar de nuevo Aceptar en la pantalla principalde ‘Entorno de Red’. Una vez hecho esto permitirá Compartir sus impresoras. Pulsar enCompartido Como y denominarla con un nombre y pulsar en Aceptar. Con el nombre delOrdenador más el de la impresora (Ej.\\Puesto1\ImpresoraFacturas) será la forma de identificarladesde otro ordenador.

· Ejecución del Programa

Para acceder al Menú principal del programa podemos ir a través de la barra ‘Inicio... Programas...Ofimática... OfiBarman’ o bien, basta con hacer doble clic con el ratón en el icono Nos aparecerá elsiguiente menú: Antes de dejarle entrar le preguntará usuario para comprobar a qué partes del procesotiene derecho. Si no tiene restricciones pulse ‘enter’. Para acceder a los distintos procesos sólo tieneque picar con el ratón en la barra superior o icono correspondiente, o bien pulsar la tecla ‘Alt’ y acontinuación moverse con las flechas (o letra subrayada) al apartado que deseamos.

· Introducción a la Configuración

Este módulo sirve para indicarle al programa distintas claves de configuración (empresas, numeradores,plan de cuentas, usuarios, etc.) para un correcto funcionamiento de la aplicación. Consta de losapartados: Accederemos mediante el Menú principal pulsando ‘Alt’ + ‘C’.

· Empresas

Con OfiBarman podemos gestionar hasta 999 empresas de autocares (empresas, no sucursales)diferentes. Con estas opciones, pulsando F5, activaremos, crearemos, borraremos, etc., la empresaseleccionada.Iconos especiales: Copiar en otra la empresa seleccionada Renumerar la empresaseleccionada. (Vease la opción de Empresas ).

· Parámetros

Ø Está dividido en 5 pantallas: Datos Empresa / Datos Contables / Otros Datos / Logo de la Empresa /Globales TPV.

Ø Palabra de Paso: Clave para proteger el accesoØ El programa OfiBarman deja total libertad para la codificación del Plan de Cuentas, pero si queremos

integrar los movimientos generados en la Contabilidad, habrá que indicarle a qué cuentas queremosimputar los distintos apuntes. Ya viene con una codificación propia y datos por defecto que, porexperiencia, consideramos válida para hacer un análisis posterior de la Contabilidad de su Empresa.Pero esto es sólo una recomendación. Si su Asesor no está de acuerdo, no tiene más que cambiar allíy aquí las Cuentas y opciones que su Asesor le indique. Para una mejor comprensión de lacodificación de las Cuentas le indicamos su composición. Son de 11 dígitos, de los cuales: 1-4.....Corresponde al nivel de Mayor 5-7..... Indica el número de Delegación (sucursal) 8-11... Número deauxiliar Si no se utiliza nuestro programa OFICONTA, consultar Envío a Contabilidades Externas (NoOficonta), en el menú Especiales, para exportar los apuntes generados en OfiBarman a su programade contabilidad. Con la pantalla descrita a continuación le diremos por tanto al sistema a qué cuentasvamos a llevar los apuntes y cómo.

Ø Definición de Oficina: Central o Sucursal: ¿Cómo es la oficina en la que estamos?Ø Delegación Contable: Nº de sucursal (correspondería a los dígitos 5-8 de las cuentas contables)Ø Nº empresa enlace: ¿A qué empresa vamos a llevar los apuntes contables y de tesorería? Especifica

el nº de Empresa que recibirá la Contabilidad, de no existir la empresa indicada, dará la opción de

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Ayuda OfiBarman8

crearla.Ø Nº empresa destino: Para hacer Traspaso de Apuntes a Central. Especifica el nº de Empresa que

tiene asignado la Central, este nº será utilizado al enviar datos y apuntes de la sucursal a la Central.Ø Cuentas Contables: Podremos diferenciar las ventas analíticamente por Tipo de Servicio. Así

podremos analizar también vía contabilidad la gestión de la Empresa.Ø Otras Cuentas Contables: CUENTA QUÉ CONTABILIZA?

CAJA CobrosCLIENTES VARIOS Expedientes de clientes sin ficha abiertaGASTOS TRANSFERENCIA Cuenta del gasto de las transferenciasDESCUENTOS Campo “Descuento” del ExpedienteCARBURANTE Cuenta de GasoilIVA REPERCUTIDO Cuenta de IVA repercutidoIVA SOPORTADO Cuenta de IVA soportadoIVA SOPORTADO INVERS. Cuenta de IVA soportado InversionesOpciones de Replicación de Ficheros entre Empresas: Si indicamos otros números de empresas,lo que conseguimos es que cada vez que demos de alta un cliente o un proveedor este sereplique en dichas empresas que pongamos en la lista.Porcentajes IVA: Indicaremos aquí los % de IVA aplicables a las facturas de clientes yproveedores.

Ø (Vease la opción de Parámetros ).

· Para Asignación automáticaLos códigos de Clientes y Proveedores podemos crearlos manualmente o que el programa los vayanumerando correlativamente, a partir de las Cuentas de Mayor aquí indicadas. También podemosindicarle si queremos que en la codificación de los Clientes tenga en cuenta el nº de Delegación. Siseñalamos Aplicar Delegación en Clientes e indicamos el Nº de Delegación, cuando se creen losclientes, el código de estos comenzara por 4300+Nº Delegación.

· Tratamiento de las divisas en la GestiónØ Divisa Base: Moneda en la que trabajamos Paso a Divisa Alternativa: Operación a efectuar (Divide o

Multiplica) Por: Cambio actual Divisa Alternativa: Moneda alternativa a imprimir o calcular Decimalesen importes Nº de decimales con los que trabajaremos Imprime Divisa alternativa: Si lo marcamos,nos dará los totales de los documentos (facturas) en ambas divisas Cuentas Redondeo en Cálculosdivisa: Cuentas contables a favor o en contra donde queremos que lleve los redondeos.

Ø Caminos/Path de los Informes de la Aplicación:Dónde se encuentran los Informes predefinidos paralos Documentos, Listados y Tesorería. Con ‘localizar’ podemos ayudar a buscar y asignar.

Ø Informes de Gestión (Documentos) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \Documentos.

Ø Informes de Gestión (Listados) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \Listados

Ø Informes de Tesorería: El directorio del servidor indicado variará dependiendo de si está ó noinstalado OfiConta, pero en cualquier caso estará enganchando al servidor. Si instalado:OfiContaW\Listados Si no instalado: OfiBarmanW\LisTesoro

· Numeradores

Salvo indicación contraria, el programa va numerando correlativamente los distintos documentos.Podemos cambiarlo en configuración --> parámetros --> otros datos --> Numeradores Globales.

Atención: La acción de modificar los numeradores de la empresa puede ocasionar cruces con numeracionesanteriores, por ello aconsejamos que no se cambien sin consultar a Ofimática.

· Delegaciones / Sucursales

o La utilidad de esta opción radica en la gestión de las Delegaciones (Sucursales), siendo posible lacreación , modificación , consulta y borrado de delegaciones, así como tener notas adicionales sobrela delegación que esté seleccionada. Cuando creemos una nueva Delegación, el programa nossolicitará un código que lo asignaremos nosotros, y un nombre para ella.

o NOTA: Es imprescindible definir una sucursal cuyo código coincida con la delegación especificada enel apartado de Datos Contables que está contenido en los Parámetros de la Empresa. En laCentral deben haber creadas tantas Delegaciones como oficinas físicas existan, para que la Centralpueda consultar sin problemas los datos de dichas oficinas.(Vease la opción de Delegaciones /Sucursales ).

· Usuarios

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o Si no queremos que todo el personal tenga acceso a todas las opciones, esta opción nos permitecrear usuarios, que podrán acceder o no a determinadas partes del programa en función de los queaquí se programe. Ejemplo, podemos definir un usuario denominado RECEPCIÓN, que sólo tengaacceso a la parte de recepción, Facturas del dia, reservas, quitando la parte de administración,almacén y tpv. Para ello el "administrador del sistema" entrara en esta opción e irá creando omodificando los distintos usuarios que van a trabajar en la aplicación. Por cada usuario tendrá unregistro con:

• Nombre usuario • Palabra de paso

o Cada vez que alguien quiera acceder a OfiBarman tendrá que identificarse y teclear su clave deacceso. Si la dejamos en blanco no hay que introducir palabra de paso. Por cada usuario que quieracrear diferente (puede ser el nombre de cada empleado) tendrá que hacer:

1. Entrar en esta opción.2. Dar el nombre del usuario a crear o modificar.3. Teclear clave de acceso.4. Ir a cada opción a proteger y pasarla (doble clic o’enter’) de Opciones con Acceso a Opciones

sin Acceso.5. ‘Aceptar’ para terminar.6. Salir de OfiBarman. Al entrar en OfiBarman preguntará nombre del usuario que va a trabajar. Si

éste tiene protegida alguna opción, ésta aparecerá en otro tono y sin la letra a escoger enintenso. Para ir más rápido se pueden ‘asumir de otro usuario’. Además de proteger accesos adeterminadas partes del programa, podremos también proteger las siguientes opciones: SuperUsuario: Permite el acceso a Todos los Procesos.

o (Vease la opción de Usuarios ).

· Gestión de Bloqueos

En esta opción podemos liberar de bloqueos a la aplicación. Entenderemos como bloqueos las accionesen las que dos usuarios intentan realizar la misma función simultáneamente. Para que no haya conflicto,OfiBarman bloquea a los usuarios. Podemos ver que estamos bloqueados cuando al hacer algunaacción el puntero del ratón queda en estado de reloj de arena. Para desbloquear entramos en estaopción y borramos filas. (Vease la opción de Bloqueos ).

· Localización de Bases de Datos

Con esta opción indicamos a la aplicación en qué carpetas se encuentran los datos de Contabilidad,Códigos Postales y datos de OfiBarman. Con ‘localizar’ podemos ayudarnos a buscar y cargar la rutaexacta. (Vease la opción de Localizacion de Bases de Datos ).

NOTA: Tendremos que tener en cuenta que si en la oficina existe la aplicación OFICONTA, la localización deOficonta será sobre su carpeta y no la de OfiBarman como pasaría en cualquier sucursal. En los puestos hay

que guiar esta ruta contra Oficonta aunque en el ordenador no esté instalado Oficonta.

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Manual OfiBarman

II

Funcionamiento 11

2 Funcionamiento

2.1 Manejo de Datos en Pantalla

Manejo de Datos en Pantalla

· El manejo de datos en pantalla será igual para cualquier ventana y básicamente se rige por las normasstandard de Windows.

Ø Menús: El uso de las opciones de menú es muy simple. Se accede a la opción de menú pulsando ALT y laletra subrayada o simplemente haciendo click con el ratón. Si las opciones de menú que aparecen tienenun icono asociado, normalmente es que esta misma opción se encuentra en la barra de herramientas (listade iconos justo debajo del menú) accediendo a la misma opción haciendo click en ese icono. También enesta barra de herramientas, si ponemos el puntero del ratón sobre un icono nos aparecerá un textoexplicativo de la opción al que se refiere. Las opciones de menú se activa o desactiva según lasnecesidades de la aplicación en cada momento.

Ø Movimiento en Pantalla: Para movernos de un dato a otro se usa el Tabulador para avanzar yMayúscula+Tabulador para retroceder. En cualquier caso si son datos normales de texto (un nombre, unadirección, etc) se podrá avanzar con Intro y retroceder con flecha arriba. Si existe algún texto con una letrasubrayada se accederá a ese dato pulsando ALT+la letra subrayada.

Ø Acceso a datos de Ficheros y Localización de códigos: Si el dato es un código de ficha (Dni de un cliente,código de cargo, código de nacionalidad, etc) se activan en la barra de herramientas de la pantalla unaserie de opciones que permiten localizar o acceder a la ficha completa de ese dato (Cliente, cargo, etc),son las que a continuación se describen:

1. Busca mediante la ventana de búsqueda de forma cómoda una ficha (Ctrl+Inicio). Si se trata decódigos postales accederá a la ventana de búsqueda de códigos postales . En cualquiera de losdos casos, al volver cargara en nuestra ventana actual los datos necesarios.

2. Permite crear una nueva ficha. Al volver cargara en nuestra ventana los datos necesarios(Ctrl+AvPag).

3. Permite consultar la ficha del código indicado en ese momento (Ctrl+RePag).

4. Permite modificar la ficha del código indicado en ese momento (Ctrl+Fin). Al volver cargara los datosmodificados

· Otros tipo de datos y su uso lo explicamos a continuación:

Ø Controles standard: Diferentes Pestañas permiten al pulsar con el ratón en cada una de ellas queaparezcan diferentes datos según el texto indicado en cada una de ellas. Se usa comúnmente para pedirdesde la misma ventana múltiples datos.

Ø Asignación de código a fichas, Manual (teclear el código a aplicar), Auto (el código asignado será elsiguiente al último creado) y Libres (busca el primer hueco existente entre los ya creados). Esta opción deasignación de códigos no se permite en todos los ficheros, normalmente sólo en aquellos con código deficha numérico.

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Ayuda OfiBarman12

2.2 Funcionamiento de Ficheros

Funcionamiento de Ficheros

· El funcionamiento de la primera ventana que aparece al entrar en alguno de los ficheros es el que acontinuación se describe. Esta gestión nos permite la creación, consulta, modificación , eliminación, etcdel fichero que en ese momento estemos tratando.

· La manera de trabajar que aquí vamos a describir es similar al resto de opciones de la aplicación.

· Para localizar una ficha, seleccionar campo de búsqueda como a continuación veremos, y teclear el dato abuscar.

· Pasemos a ver un ejemplo con el fichero de divisas:

Operaciones Permitidas:

· Las acciones comunes a todos los ficheros maestros están contenidas en el menú ACCIONES. Estasacciones también pueden seleccionarse pulsando con el botón derecho del ratón sobre el campo código(campo con la llave) de cada una de las fichas para una mayor comodidad. En este campo pulsando conel ratón seleccionamos esa ficha.

· La utilidad de cada una de las operaciones, así como el icono y las “teclas calientes” asociadas a cadauna de ellas se indica a continuación:

Funcionamiento 13

1. Implica lanzar la ventana del fichero para crear nuevas fichas. Esta creación, en la mayoría de losficheros, implica la asignación de un código a la nueva ficha, acción que puede realizarse de tresmaneras. Manual, Automática (código siguiente al mayor) y Libre (primer código disponible) .

2. Implica lanzar la ventana del fichero para consulta de la ficha seleccionada.La consulta no suponebloqueo de la ficha para el resto de usuarios. Interesante su uso si sólo queremos realmenteconsultarla.

3. Implica lanzar la ventana del fichero para modificación de la ficha seleccionada. La modificación dela ficha seleccionada supone que ésta queda bloqueada para el resto de usuarios de la aplicación.Se desbloquea al Aceptar o Cancelar la edición, por lo tanto debe estar lanzada la ventana demodificación

4. Elimina la ficha seleccionada si respondemos afirmativamente a la pregunta que realiza elprograma.

5. Esta opción permite seleccionar el campo por el que se ordenan los registros en la lista. Por defectoel programa ordena por el nombre. También es válido pulsando con el botón izquierdo en la caberade la columna por la que queremos ordenar.

6. Implica abandonar la pantalla activa. Esta acción la podremos realizar igualmente si se pulsa ESC óel botón

· Ya en el menú ficheros (no disponible en todos) podemos realizar otro tipo de operaciones específicaspara cada caso.

Criterio de Búsqueda:

· El criterio de ordenación en el fichero es fácil detectarlo pues dicho campo está marcado según lasiguiente figura:

· Para cambiar dicho criterio sin necesidad de elegir la opción arriba indicada, basta con “picar” con el botónizquierdo del ratón sobre el nombre del campo que nos interese. Si la ficha buscada no aparece entre lasmostradas ó queremos visualizar las fichas a partir de un patrón, debemos especificar éste en el campo ypulsar la tecla TABULADOR

Registros del Fichero:

· Presenta las primeras fichas ó registros existentes en el fichero, clasificadas por el criterio de ordenaciónestablecido. Para seleccionar una ficha entre las existentes, basta con pinchar sobre su código (el quetiene la llave). El programa pondrá en blanco sobre el fondo azul el registro seleccionado.

· Una vez en la ventana de modificación o consulta podemos navegar entre las diferentes fichas con lasopciones reflejadas en la siguiente figura:

Ir al principio, anterior, siguiente y al final respectivamente.

2.3 Ventana de Búsqueda

Ventana de Búsqueda

· Esta ventana nos permite de forma cómoda localizar por varios criterios un código del fichero en cuestión.

La pantalla que aparece sería la siguiente:

Ayuda OfiBarman14

1. Área de menú, para Aceptar o Cancelar la búsqueda realizada y para cambiar el criterio de búsqueda.

2. Teclear el dato a buscar. Mas abajo esta la opción de búsqueda por criterio (buscará todas las fichas quecontengan el texto que se indique).

3. Tecleando 1 Click en la cabecera de la columna cambia el criterio de búsqueda. Mas abajo se lista lasfichas cargadas según el criterio y texto indicados. Se puede seleccionar la ficha haciendo click en elcódigo y con doble click o Intro aceptar la ficha seleccionada como la buscada. En esta lista nos podemosmover con las teclas de cursor (Flechas, AvPag, RePag, etc.) o con el ratón usando la barra dedesplazamiento de la derecha. Una vez aceptada la ficha que buscamos, cargara en la ventana dellamada los datos necesarios.

4. En este apartado vemos:

- El número de registros que queremos listar por carga.

- Podemos marcar la opción de leer realmente solo los primeros 200 registros. Si no marcamos estaopción nos cargara el total de registros que haya.

- Mas a la derecha tenemos el total de registros leídos y cargados al igual que el total de registrosseleccionados.

2.4 Ventana de Búsqueda de Códigos Postales

Ventana de Búsqueda de Códigos Postales

· Esta ventana nos permite de forma cómoda localizar una población o incluso una calle para aquelloscasos en que nos falta el código postal de un cliente, proveedor, etc. La pantalla que aparece sería lasiguiente:

Funcionamiento 15

· Se trata de:

1. Localizar provincia.- pulsando Intro o con doble click cargara las localidades de ésta.

2. Localizar poblaciones.- operaremos de esta misma forma en las localizades y si tiene la localidadseleccionada tiene callejero. nos pedirá ya por último que localicemos la dirección.

3. Buscar calle en el callejero.

4. Pulsando en Aceptar se llevará a la ventana de llamada los datos necesarios.

2.5 Modo de Impresión

Modo de Impresión

· Ventana mediante la cual podemos indicar como visualizar un listado.

Ayuda OfiBarman16

· Desplegando la lista de impresoras disponibles podemos seleccionar la que deseamos utilizar para eldocumento y si queremos predeterminarla.

· Podemos cambiar y predefinir el número de copias a imprimir.

· La orientación del papel, bien vertical u horizontal.

· El apartado de formatos es para cambiar y predeterminar un formato personalizado (factura, ...).

· El listado podemos sacarlo por Pantalla pulsando con el ratón o Ctrl+P o por Impresora de igual modo oCtrl+I.

· Por último para salir pulsar en la opción correspondiente o ESC.

2.6 Manejo de Listados por Pantalla

Manejo de Listados por Pantalla

· En determinados listados (todos aquellos que se haga referencia a este capítulo) por pantalla su formato ymanejo es el siguiente:

Funcionamiento 17

2.7 Botón Imprimir

Botón Imprimir

· Se accede mediante el botón Imprimir desde las ventanas de listados o susceptibles de hacer salidasimpresas.

La pantalla será siempre parecida a la siguiente:

· Como vemos esta ventana nos permitirá seleccionar impresora, incluso acceder a a sus propiedades,tamaño del papel a usar, y origen u orientación de éste.

Ayuda OfiBarman18

· Pulsando en Imprimir se lanza el listado por impresora.

2.8 Botón Previsualizar

Botón Previsualizar

· En esta ventana se visualizan todos los listados del programa y ahora vemos que posibles opcionestenemos con el listado en pantalla:

1. Con las flechas de dirección vamos pasando a la siguiente,anterior, principio o fin de las paginasque se cargan en pantalla.

2. Esta opción nos sirve para ver el listado en los siguiente modos: a pantalla completa, ancho depagina, en dos paginas o en varias paginas. También podemos cambiar el zoom a 150,100, 75, 50y 25% de tamaño.

La ventana de visualización de documentos es la siguiente:

3. Desde aquí podemos imprimir la pagina o configurar las paginas que queremos imprimir (Vease

Funcionamiento 19

Boton Imprimir ).

4. Este campo nos sirve para buscar cualquier palabra en el contenido del documento.

5. Podemos exportar el documento a CVS (para abrirlo con cualquier hoja de calculo), a EXCELL, aPDF o a HTML (Formato WEB).

2.9 Ventana de Listados

Ventana de Listados

· Ventana standard inicial para los listados en la que podremos cambiar el criterio de ordenación, usar elbotón previsualizar y el botón imprimir .

Una ventana ejemplo podría ser la siguiente :

· Para cambiar el criterio de ordenación basta con pulsar con el botón izquierdo del ratón en la columnacorrespondiente.

17

Manual OfiBarman

III

Administración 21

3 Administración

3.1 Gestión de Tesoreria

3.1.1 Entradas de Caja

Entradas de Caja

· Vease la opción Entradas / Salidas de Caja.

3.1.2 Cobro Globales

Cobros Globales

· Esta opción permite los realizar Cobros de los Vencimientos pendientes de cada cliente. Se puedecobrar bien en su totalidad o parcialmente los Vencimientos.

· Funcionamiento: Debemos introducir el Código del Cliente al que se le desea realizar el Cobro,permitiéndose buscar si no se conoce. Una vez introducido el Cliente, debemos introducir el Nº deDocumento del Vencimiento a cobrar (pudiéndose buscar si no conoce), permitiéndose hacercobro de varios vencimientos mediante el Desglose. Después de confirmar pulsado el Botón“Realizar Cobro”, se nos pide los Datos del cobro que se va a realizar: se introduce el Importe acobrar “Cobro Global”, indicando después la Forma de Cobro, la Fecha, y el Concepto. Al pulsar“Aceptar” se graba el Cobro. En el caso de que la forma de cobro tenga activa la propiedad “EmiteRecibos”, nos pregunta si deseamos imprimir recibo del Cobro.También se permite cambiar la Cta. de Tesorería, el Nº de Talón (o documento de Cobro), y elPagador en el caso de ser necesario.Si se conoce la Nº de Factura a cobrar pero no el Cliente, introduciendo el Nº de Factura pero noel Cliente, el Programa buscara entre los Vencimientos Pendientes el Cliente que tiene esa facturapendiente.

· Cobros por Desglose: Si se desea cobrar varios vencimientos a la Vez, debemos pulsar cuandonos pide el Nº de Documento el Botón “Desglose”, cargándose en la lista inferior todos losVencimientos pendientes que queramos del Cliente introducido. Se deben introducir el importecobrado de cada Vencimiento. Pulsando la Tecla Espacio se cobra el total del Vencimientoseleccionado.

· Cobros en Divisa: Cuando nos pide el Importe a Cobrar marcamos la Casilla “Valoración en Divisa”y seguidamente pulsamos la Tecla Enter. Después se introduce el importe a Cobrar en la Divisa

Ayuda OfiBarman22

Alternativa del Programa. Al pulsar la Tecla Enter se realiza el Cobro de la misma forma, pero conlos Importes en la Divisa Alternativa.

· Desglose Cobros en Varias Partidas: Se puede desglosar el Cobro en Varias Partidas, de formaque se puede mezclar varios tipos de Cobros, desglosando en tipo de Operaciones y CuentasDistintas.

· Movimientos de Caja: Se crea un Movimiento de Caja por Cada Vencimiento Cobrado.· Apuntes Contables: Se Genera un solo Apunte por todos los Cobros Realizados (pudiendo existir

desglose del Cobro en varias partidas):

Concepto Documento Importe Debe Haber1. Concepto Introducido Factura1 660 0 4300XXXXXXX2. Concepto Introducido Factura2 500 0 4300XXXXXXX

3. Concepto Introducido 1160 57XXXXXXXXX 0

3.1.3 Listado de Vencimientos Pendientes de Cobro

Listado de Vencimientos Pendientes de Cobro

· Esta opción nos permite listar los documentos pendientes de cobro, los ya cobrados o el total devencimientos.

· Este listado se puede filtrar por los siguientes campos:

1. Nº Expediente, Cuenta Contable, Código Cliente, Nº Referencia Cliente.

2. Ruta

3. En formato lista por cliente y desglosado por delegación contable

4. En formato listado por cliente y desglosado por fechas

5. Reflejar los importes en divisa original del Vencimiento (si la tiene)

6. Por Cliente Consolidado.

7. Excluir Vtos. Aceptados.

8. Tipos de Operación.

Administración 23

3.1.4 Pagos / Salidas de Caja

Pagos / Salidas de Caja

· Vease la opcion Entradas / Salidas de Caja.

3.1.5 Pagos Globales

Pagos Globales

· Esta opción permite los realizar Cobros de los Vencimientos pendientes de cada cliente. Se puedecobrar bien en su totalidad o parcialmente los Vencimientos.

· Esta opción permite realizar los tanto pagos a proveedores, como la autorización de Pago (pararealizar el Pago posteriormente), y la Anulación de Pagos ya realizados (por esta o otra opción).

- Pagos o Autorización del Pago: Debemos introducir el Código del Proveedor al quedeseamos realizar el Pago (o autorizar), permitiéndonos buscar si no se conoce. Después podemosintroducir un filtro por Fecha de Vencimiento / Documento y Nº de Documento, y se debeseleccionar la situación de los Vencimiento a cargar: Autorizado Pago No, Autorizado Pago Si. Unavez hecho esto pulsando el Botón “Cargar Vencimientos” se carga en la lista todos los VencimientosPendientes de Pago. En esta lista debemos seleccionar todos los Vencimientos que queremos juntaren un solo Pago, para ello podemos realizar un Doble Click con el Ratón sobre el Vencimientodeseamos o una vez sobre el pulsar la Tecla “Enter” o la “Barra de Espacio”. Una vez seleccionadoslos Vencimientos pulsando el Botón existente sobre la lista “Aceptar Vencimientos” se nos presentauna segunda pantalla, donde debemos rellenar los Datos del Pago (o la Autorización). Al Aceptar senos pasara los Vencimientos a la Lista inferior, grabándose al pulsar el Botón de Aceptar.

- Anulación de Pagos: Se realiza igual que los Pagos pero debemos Seleccionar en Estado deVencimientos los Pagados. Al pulsar el Botón “Cargar Vencimientos” se carga en la lista todos losVencimientos Pagados, mostrándose diferenciados en distintos colores cada pago realizado porseparado. Se selecciona el Pago a Anular (se selecciona solo un Pago completo) y pulsando elBotón existente sobre la lista “Aceptar Vencimientos” se nos presenta una segunda pantalla, dondedebemos indicar Pagado No. Al Aceptar se nos pasara los Vencimientos a la Lista inferior,grabandose al pulsar el Botón de Aceptar.

- Anulación de Pagarés / Talones: Se realiza la anulación como cualquier otro pago, tiendo encuenta que el apunte se genera el apunte contrario a la Emisión del Cheque / Pagare, con la fechadel día actual (no con la fecha de Vencimiento). Nota: En el Caso de Pagarés con ContabilizaciónAplazada o sin generación de Apuntes se debe revisar los Apuntes contables de la Anulación.

La siguiente figura muestra la ventana correspondiente al Pago:

Ayuda OfiBarman24

· Datos Generales:

- Delegación y Caja: Delegación y Caja que se usan para los Pagos al Contado (Efectivo,Talones, ...)

- Proveedor: Código del Proveedor para el que se desea realizar el Pago, Autorización, oAnulación.

- Cargar Vtos. en Divisa: Podemos introducir una Divisa distinta a la Base, se cargan solo losVencimientos que tengan introducidos los importes en la Divisa introducida.

- Cuenta Contable: Cuenta Contable del Proveedor a usar en los Apuntes Contablesgenerados por el Pago o Anulación.

- Documento: Se permite introducir entre que Nº de Documentos se desea cargar losVencimientos para realizar el Pago (o Anulación).

- Fecha de: Se puede filtrar los Vencimientos a usar por la Fecha de Documento oVencimiento.

- Estado Vencimientos: Debemos Seleccionar si deseamos cargar los Vencimientos Sinautorizar el Pago, los ya Autorizados, o los Pagados (solo para Anulación de Pagos).

- Botón “Cargar Vencimientos”: Al pulsar el Botón se cargar todos los Vencimientos existentessegún la configuración introducida.

· Lista de Vencimientos a Utilizar: operaciones que podemos hacer con los vencimientos.

- Botones: En la barra de botones existen: Seleccionar (seleccionar el Vto. marcado),Deseleccionar (deseleccionar el Vto. marcado), Seleccionar Todos (selecciona todos los Vtos.de la Lista), Deseleccionar Todos (deseleccionar todos los Vtos. de la lista), AceptarVencimientos (se da los Vtos. seleccionados por validos, presentando la pantalla para introducirlos Datos del pago o Anulación).

- Lista de Vencimientos: Lista de Vencimientos pendientes, donde debemos seleccionar todoslos Vencimientos que queremos juntar en un solo Pago, para ello podemos realizar un DobleClick con el Ratón sobre el Vencimiento deseamos o una vez sobre el pulsar la Tecla “Enter” ola “Barra de Espacio”, o con la Barra de Botones.

- Total Seleccionado: Muestra el Importe Total de los Vencimientos seleccionados en la Lista

Administración 25

Superior.- Pasajero: Nombre del Pasajero.

· Lista de Vencimientos Seleccionados: opciones que podemos hacer con los vencimientosseleccionados.

- Botones: el Botón “Deshacer Bloque” permite deshacer (volver a la lista Anterior) losVencimientos ya seleccionados.

- Lista de Vencimientos: Lista de Vencimientos ya seleccionados de la lista anterior, que segraban al pulsar el Botón “Aceptar”.

· Lista de Totales: Se muestran los Importes Totales de los Vencimientos (en cualquiera de las doslistas) en la situación que se indica (Total Pagado, Autorizado Pago Si, Autorizado Pago No, TotalPendiente en la Lista superior, Total Importe).

Datos del Pago o Anulación: datos referentes al pago o anulación, tipo de operción, si pagado o no,cuenta contable, etc...

En esta pantalla debemos introducir los Datos de Pago o de la Anulación:

· Datos del Vencimiento: son los datos que hay que completar referente/s al/los vencimiento/sseleccionado/s.

- Tipo Operación: Tipo de Operación del Pago- Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento del Pago.- Autorizado Pago: Si esta o No autorizado el Pago. Para la Emisión de Pagarés es

obligatorio que este autorizado el Pago.- Pagado: Sí esta o No pagado los Vencimientos seleccionados. En el Caso de Anulación de

Pagos o Autorización del Pago debemos indicar que No, mientras que si queremos dar porrealizado el Pago debemos indicar que Si.

· Datos de Pago: datos del pago.

- Documento de Pago: Documento con el que se realiza el Pago. Por ejemplo, en pagos contalones deberemos indicar el Nº de Talón.

- Cuenta de Tesorería: Cuenta por la que se va a realizar el Pago (Para la Emisión deCheques o Pagarés debemos indicar la Cta. del Banco por el que se va a realizar el Pago).

- Cta. de Orden: Cuenta de Orden que se usa solo en el Caso de Talones o Pagarés. Estacuenta de Orden la usamos en Pagos aplazados solo cuando deseemos que el Apuntegenerado en el Pago no se haga directamente contra la Cuenta del Banco, sino contra unaCuenta intermedia hasta su Vencimiento. Posteriormente en la Contabilización de Talones /Pagarés se realizara el apunte contra la Cuenta del Banco.

Ayuda OfiBarman26

- Gastos de Transferencia: Importe de los Gastos de Transferencia.- Cuenta de Gastos: Cuenta Contable en la que se cargaran los Gastos de Transferencia en

el caso de existir estos.

· Movimientos de Caja: Se genera un movimiento de Caja en los Pagos o Anulaciones de Pago (enNegativo) cuando la Cta. de Tesorería usada sea 570.

3.1.6 Listado de Vencimientos Pendientes de Pago

Listado de Vencimientos Pendientes de Pago

· Esta opción nos permite listar los documentos pendientes de cobro, los ya cobrados o el total devencimientos.

· Este listado se puede filtrar por los siguientes campos:

1. Nº Expediente, Cuenta Contable, Código Cliente, Nº Referencia Cliente.

2. Ruta

3. En formato lista por cliente y desglosado por delegación contable

4. En formato listado por cliente y desglosado por fechas

5. Reflejar los importes en divisa original del Vencimiento (si la tiene)

6. Por Cliente Consolidado.

7. Excluir Vtos. Aceptados.

8. Tipos de Operación.

3.1.7 Arqueo de Caja

Arqueo de Caja

· Vease la opcion Arqueo / Cierre de Caja.

Administración 27

3.1.8 Cierre de Caja

Cierre de Caja

· Vease la opción Arqueo / Cierre de Caja.

3.1.9 Listado de Movimientos de Caja

Listado de Movimientos de Caja

· Esta opción nos permite sacar un informe con los Movimientos de Caja para una Caja en concreto y entreunas fecha determinadas.

· Caja: Se nos permite filtrar por Delegación y Caja, indicando si es caja Central o No. El informe se puedeOrdenar bien por Fecha del Movimiento, o por código del Cte. / Prov. + Fecha.

· Fechas a Listar: Debemos introducir entre que fechas queremos sacar el informe de Movimientos de Caja.Se nos muestra además a modo informativo la Fecha de Último Cierre para la Caja seleccionada.

Ayuda OfiBarman28

· En el Informe se imprime al principio los Saldos iniciales arrastrados para los tipos de Operación dearqueos (Metálico, Talones / Pagarés, Vales, y Tarjetas) a la fecha indicada (la Fecha Desde).

· Posteriormente se muestran detallados y agrupados por tipo de Operación todos los Movimientos de Cajahabidos entre las Fechas indicadas.

· En la Ultima pagina se muestra un resumen de todos los Movimientos: el Saldo Final Arrastrado de lasOperaciones de Arqueos, el Total de Movimientos entre Fechas de Pesetas habidos para cada Tipo deOperación (Entradas, Salidas y Saldo), el Total de Movimientos entre Fechas de Euros habidos para cadaTipo de Operación (Entradas, Salidas y Saldo), y un Resumen final del Total de Movimientos en Pesetas yEuros.

3.1.10 Entrada / Rectificacion de Vencimientos

Entrada / Rectificación de Vencimientos

· Esta opción nos permite tanto la Creación de Nuevos Vencimientos, como el Modificar o BorrarVencimientos existentes.

· Para la Creación de Nuevos Vencimientos al pedirnos el Número de Apunte sin escribir nada hay quepulsar la Tecla “Enter”, asignando como Nº de Apunte el Texto Nuevo. Una vez realizado esto basta conrellenar todos los Datos que necesitemos del Vencimiento. El Vencimiento se Graba al Pulsar el Botón de “Aceptar”.

Administración 29

· Para Modificar un Vencimiento debemos introducir el Nº de Apunte del Vto., pudiendo buscar si no seconoce (explicado al Final). Una vez introducido el Nº de Apunte, al pulsar la Tecla “Enter” se nos cargaraen Pantalla todos los Datos del Vencimiento, permitiendo modificar (grabando al pulsar en el Botón “Aceptar”). En el Caso de que el Vencimiento no este en situación pendiente (por ejemplo que esteRemesado, o saldado) no se podrá modificar.

· Para Borrar un Vencimiento hay que llamarlo como para Modificarlo, pulsado el Botón “Borrar” seeliminara. En el Caso de que este cobrado parcialmente (Importe original y pendiente sea distinto, y elPendiente sea distinto de 0) no se permitirá borrarlo, pudiéndose cambiar el importe pendientedirectamente desde esta pantalla (debiéndose grabar y volver a modificarlo para poder Borrarlo).

· Datos Generales:

1. Apunte: Nº de Vencimiento que se esta Modificando. En el caso de la Creación de Vencimientospondrá “Nuevo”

2. Tipo de Vencimiento: Hay que indicar si el Vencimientos es de Cobro (Clientes) o de Pago(Proveedores).

3. Código Cte./ Prov.: Código del Cliente o Proveedor para el Vencimiento. Si no se introduce ningúnCódigo, al pasar de Campo se cargaran los Datos del Último Vencimiento Introducido.

4. Documento: Nº de Documento (factura) que género el Vencimiento.

5. F. Documento: Fecha en que se género el Documento que género el Vencimiento (la Fecha deFactura

6. Tipo Operación: Tipo de Operación del Vencimiento. En la Lista se pueden seleccionar uno detodos los Tipos de Operación existentes.

7. Delegación: Delegación a la que pertenece el vencimiento.

8. Aplicación: en la modificación de Vencimientos nos indica la Aplicación que género el Vencimiento.

· Importe: datos referentes al importe del vencimiento.

- Importe original: Importe Original del Vencimiento (en la Divisa Base del Programa).

- Importe Pendiente: Importe Pendiente de Cobrar / Pagar del Vencimiento (en la Divisa Base del

Ayuda OfiBarman30

Programa).

- Divisa Alternativa: Pulsa el Botón, nos permite introducir Vencimientos con Valores en otras Divisasdistintas a la Divisa Base del Programa. Debemos introducir la Divisa, el Cambio y los Importes enla Divisa que deseemos, teniendo en cuenta que arriba aparecerán siempre los Importes en laDivisa Base del Programa. Volviendo a pulsar el Botón anula la introducción en Divisas Alternativas

· Divisa: Divisa Alternativa que se quiere usar en el Programa. Debe estar creada en el Fichero deDivisas.

· Cambio: Cambio a usar para la Divisa introducida.

· Importe Original: Importe Original del Vencimiento (en la Divisa Introducida).

· Importe Pendiente: Importe Pendiente de Cobrar / Pagar del Vencimiento (en la DivisaIntroducida).

· Otros Datos Vencimiento: datos informativos referentes al vencimiento.

1. F. Vencimiento: Fecha en la que vence (Se avisara en caso de ser la fecha anterior a la Fecha deDocumento).

2. F. Cobro: Fecha en la que se realizo (Total o Parcialmente) el Cobro / Pago del Vencimiento

3. F. Cobro: Fecha en que se produjo el Cobro / Pago del Vencimiento.

4. Doc. Interno: Documento interno.

5. Observaciones: Observaciones que deseamos incluir en el Vencimiento.

6. Cta. Tesorería: Solo en los Vencimientos de Pago se permite introducir la Cta. por la que seproducirá el Pago del Vencimiento.

7. Cta. de Orden: Solo en los Vencimientos de Pago se permite introducir una Cta. de Orden. Elfuncionamiento de una Cta. de Orden, es que en determinadas Operaciones no se contabilizadirectamente contra la Cta. de Tesorería (Pago), sino que se lleva a una Cta. intermedia para unmayor control en Cobros / Pagos aplazados. Así por Ejemplo en la Emisión de Pagarés , si algenerar el Vencimiento se indico una Cta. de Orden el Apunte contable no va directamente contra laCta. del Banco (Tesorería), sino que va a la Cta. de Orden, y posteriormente en la Contabilizaciónde Cheques / Pagarés (Al recibir el extracto del Banco) se generara el Apunte de la Cta. deOrden a la Cta. del Banco.

8. Autorizado Pago: Indica si el Vencimiento tiene autorizado ya el Pago (Solo en Vencimientos dePago).

9. Emite Recibos: Indica si el Vencimiento emite Recibos (Solo en Vencimientos de Cobro). Un uso deeste Valor seria en la Emisión de Recibos, debiendo de estar activo para la Impresión.

10. Timbrada: Indica sí el Vencimiento esta Timbrado (Solo en Vencimientos de Cobro).

11. Aceptada: Indica si el Vencimiento esta Aceptado (Solo en Vencimientos de Cobro).

12. Con Gastos: Indica si el Vencimiento va con Gastos (Solo en Vencimientos de Cobro).

· Datos Bancarios: información referente al banco del cliente o proveedor

- Banco Cte./Prov.: Código del Banco (Entidad + Sucursal) del Cliente / Proveedor (Solo se podráintroducir en Vencimientos de Cobro).

- Dígito de Control: Dígito de Control correspondiente al Banco y Cuenta introducida.

- Número de Cuenta: Número de Cuenta del Cliente / Proveedor (Solo se podrá introducir enVencimientos de Cobro).

Búsqueda de Vencimientos

En el caso de no saber el Nº de Apunte del Vencimiento se puede buscar. Situados en la ventanaprincipal de Entrada y Rectificación de Vencimientos, en el campo Apunte, pulsamos al icono de losprismáticos para buscar. Nos saldrá una ventana llamada Filtrado de Vencimientos.

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Administración 31

Funcionamiento: En esta pantalla debemos introducir el filtro de Selección que deseemos. En nuestroejemplo, hemos seleccionado por cuenta y desde el cliente 1 hasta el mismo cliente, para saber quevencimientos tiene pendientes y que no incluya los saldados o remesados. Podremos especificar en el filtrosi son de Cobro o Pago, e indicar si queremos también los Vtos. ya saldados (en el ejemplo losvencimientos de Cobro del Cliente 43000000001, no hemos incluido los remesados). Al pulsar el Botón “Seleccionar” se cargaran en la lista inferior todos los Vencimientos existentes, mediante Doble Click sobreel Vencimiento que queramos o marcándolo y pulsando después el Botón “Aceptar” se nos devuelve a lapantalla anterior, cargando el Vencimiento seleccionado.

Filtros: Se puede filtrar por Cuenta (Cliente / Proveedor), Documento, Fecha de Documento, Fecha deVencimiento, Importe (Original y Pendiente), incluir los Vtos. saldados, Cobros o Pagos, de que Delegación,y de que Tipo de Operación (sí seleccionamos alguno en la Lista).

3.1.11 Anulacion de Vencimientos

Anulación de Vencimientos

· Esta opción nos permite borrar los vencimientos, dependiendo la situacion y el tipo de vencimiento que leindiquemos hasta la fecha de vencimiento que se indique.

Ayuda OfiBarman32

3.1.12 Listado General de Control de Vencimientos

Listado General de Control de Vencimientos

· Esta opción nos permite mostrar un listado de todos los vencimientos pendientes de cobro y pago.

· Este listado lo podemos ordenar por: Fecha Vencimiento; Banco + Fecha.Vencimiento; Proveedor + FechaVencimiento + F. Documento + Documento; Código Cliente / Proveedor Consolidado.

· Podemos filtrar entre:- Cuentas contables y de banco.

- Entre fechas.

- Solos lo que pertenezcan a una delegación o ruta determinada.

- Los vencimientos cuyo pago estén autorizados o no.

· Podemos indicar que tipo de operación (efecto, cheque, pagare, tarjeta, ...) podemos filtrar para buscarentre los vencimientos pendientes.

· Incluir vencimiento saldados o remesados.

· Reflejar los importes en Divisa Original del Vencimiento (si la tiene).

· Agrupar / Totalizar por Mes y Día.

3.1.13 Emision de Cheques / Pagares / Cartas

Emisión de Cheques / Pagarés / Cartas

· Esta opción permite además de la generación de Cheques y Pagarés (y Pagarés con Carta), la creaciónde cartas de pago, y etiquetas de envío.

· La Emisión de Pagarés / Talones : se realiza sobre los vencimientos de pago que tengan autorizado elpago, pudiendo juntar varios pagos en un cheque / Pagarés mediante la opción de Pagos Globales.

· Pagarés con Carta: La diferencia entre los Talones y Pagarés y los Pagarés con Cartas es que estosúltimos a la vez que imprimen el Pagare también imprimen la Carta de Aviso de Pago, además para losPagarés con Carta también existe un Numerador Automático existente en los Parámetros de la Tesorería.

Administración 33

· Cartas de Pago: Permiten la Impresión de Cartas de Pago para adjuntar junto con los Documentos dePago, generados o No por el Programa.

· Etiquetas de Cartas: Permite la Generación, de la misma forma que las cartas de Pago de las Etiquetaspara los sobres.

· Para todos los Tipos de Documentos a Emitir existen varios formatos, estando disponibles los Pagarés yTalones de los Bancos más usuales.

· Cta. Tesorería / Cta. Orden:

· Cta. Teso.: Permite filtrar por la Cuenta de Tesorería del Vencimiento, siendo obligatoria ponerla solopara el caso de nuevas Emisiones de Talones o Pagarés (Seleccionando en Tipo de Emisión la opciónde Emisión de Talones / Pagarés y sin Reimprimir)

· Cta. Orden: Permite filtrar por la Cuenta de Orden que se va a usar, no siendo obligatorio (el uso de laCta. de Orden se explica en las Formas de Pago).

· Avisar Vencimientos sin Cta. De Orden: En caso de activar esta opción nos avisara en las nuevasemisiones de Talones / Pagarés en el caso de no haber usado Cta. De Orden en algún vencimiento.

· Configuración de la Emisión:

· Tipo Emisión: Permite configurar la operación a realizar.

· Emisión de Pagarés / Talones: Emisión de los pagarés o cheques sobre los vencimientos de pago.

· Emisión de Pagarés con Carta: Emisión de Los Pagarés con Cartas

· Emisión de Cartas de Pago: Generación de las Cartas de Aviso del Pago.

· Emisión de Etiquetas: Generación de las Etiquetas de Envío.

· Tipo de Operación: Permite seleccionar el Tipo de Operación de los Vencimientos sobre los que se van atrabajar. Dependiendo del Tipo de Emisión que se esta realizando esta disponible distintos Tipos deOperación.

· Documento de Pago: Nº del Documento de Pago. Es obligatorio para nuevas Emisiones de Talones /Pagarés y Pagarés con Carta, o reimpresión de estos documentos renumerandolos. En el caso dePagarés con Carta se seguirá el Numerador de Parámetros. Para la emisión de Cartas o Etiquetas estevalor no tendrá ningún uso. Si van a imprimir varios Documentos se numeraran consecutivamente (se

Ayuda OfiBarman34

imprimen en orden ascendente por Código de Cliente, y Fecha de Vencimiento).

· Reimpresión de Documentos ya Emitidos o Documentos de Pago no Mecanizados: Mediante esta opciónse permite reimprimir los documentos que se deseen, o bien imprimir Cartas de Documentos de Pago noMecanizados (Vtos. Dados como pagados por otra opción del Programa como Pagos Globales o Salidasde Caja ). En caso de reimprimir Talones / Pagarés se permite la posibilidad de renumerarlos, aunque alreimprimir no se vuelven a generar los Apuntes Contables.

- Apunte: Opción que permite activar / Desactivar la Generación de Apuntes Contables en las nuevasemisiones de Talones / Pagarés (y Pagarés con Carta) :

- Generar: Se genera el Apunte Contable en el Momento de Emitir el Talón / Pagare.

- No Generar: No se Genera ningún apunte.

- Pendiente Contabilidad.: Se Genera el Apunte Contable el la Contabilizacion .

- Se genera un Apunte contable por cada Talón / Pagare generado.

- En caso de No usar Cta. de Orden se genera un apunte con fecha la de Vencimiento de la Cta. delProveedor a la Cta. de Tesorería por donde se Paga:

(Importe Vto.) 400xxxx Cta. Contable del Proveedor


a 572xxx Cta. de Tesorería/Banco usada (Total Pagare / Talón)

Concepto Documento Importe Debe Haber

1. Vto. 31/12/20000 / Pepe Jiménez Factura 10.000 4000XXXXXXX 0

2. Vto. 31/12/20000 / Pepe Jiménez Factura 10.000 4000XXXXXXX 0

3. Emisión Talón Nº Talón 20.000 0 5720XXXXXXX

- En caso de Usar Cta. de Orden se genera el siguiente apunte (Ejemplos con 2 Pagarés / Talones):


a 401xxx Cta. Orden (Importe Vto.)


a 401xxx Cta. Orden (Importe Vto.)

Concepto Documento Importe Debe Haber

1. Vto. 31/12/20000 / Pepe Jiménez Factura 10.000 40000000001 0

2. Vto. 31/12/20000 / Pepe Jiménez Factura 10.000 40000000001 0

3. Vto. 31/12/20000 / Pepe Jiménez Nº Talón 20.000 0 40100000001

4. Vto. 31/12/20000 / Juan Jiménez Factura 15.000 40000000002 0

4. Vto. 31/12/20000 / Juan Jiménez Nº Talón 15.000 0 40100000002

- Donde el Nombre de la Cta. de Orden será en Función del Tipo de Cta. de Orden usada (en la Forma dePago):

C (por Cliente): Nombre del Cliente + “ Efectos a Pagar “

D (por Delegación): Nombre Delegación + “ Efectos a Pagar”

Otros Casos: “ Efectos a Pagar”

· Configuración de la Impresión:

· Nombre del Formato a Usar: Permite seleccionar el formato de Impresión a usar existiendo distintostipos de formatos según el Tipo de Emisión. Los últimos formatos usados para cada Tipo deEmisión aparecerán al principio de la lista en siguientes emisiones.

· Indicar Fecha de Emisión: Permite forzar en la Emisión de Pagarés a imprimir la fecha de Emisiónque se le indica. En el caso de no usar esta opción en los pagarés se imprime como fecha deEmisión la fecha de Vencimiento del Pago.

· Imprimir Nombre de la Empresa: En el caso de estar activo se imprime en el Documento el Nombrede la Empresa.

· Imprimir Nº de Documento: En el caso de estar activo se imprime el Nº de Documento en elPagarés / Talón.

· Filtrado:

Administración 35

· Fecha de Vencimiento: Permite filtrar los Documentos a sacar en función de la Fecha deVencimiento.

· Por Proveedores: Permite filtrar los Documentos a imprimir en función del Código de Proveedor.

· Fechas de Emisión: Permite filtrar la emisión de Cartas y Etiquetas (y reimpresión de Talones /Pagarés) en función de la fecha de Emisión de los Talones / Pagarés.

Para la Emisión de Etiquetas una vez introducido el filtro de Impresión, al pulsar el Botón de Aceptarse muestra la Siguiente pantalla:

- Aquí se seleccionan la Impresora a utilizar, el formato de Etiquetas a Usar, el Nº de Copias, y el Nº deEtiquetas impresas en la Pagina actual (para poder reimprimir en la Pagina Actual). Además se nos muestrael Nº de Etiquetas a Imprimir.

- La Cta. de Orden se debe introducir en el Pagare / Talón en caso de querer usarse antes de sugeneración, bien directamente en la Entrada / Rectificación de Vencimientos , o bien en la Selección dePagos Globales al autorizar el Pago, también en la Generación automática de Vencimientos en Facturas deProveedores en función de la Forma de Pago usada se asigna la Cta. de Orden al Vencimiento.

- Anulación de Pagarés / Talones: La Anulación se puede realizar en la Opción de Pagos Globales,anulando como si fuera cualquier otro Pago realizado, generando el apunte contable inverso que en laemisión de Pagarés / Talones. El apunte de la Anulación se genera con la fecha de trabajo del programa.

3.2 Diario de Facturas

Diario de Facturas

· Mediante esta opción podremos seleccionar las facturas emitidas pudiendo filtrar por fecha y cliente.

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Ayuda OfiBarman36

3.3 Listado de Tickets

Listado de Tickets

· Pide fecha de los tickets a listar. Al Aceptar aparece un listado según manejo de listados por pantalla ,en el que aparecen los tickets del día solicitado totalizando por Tpv y Formas de pago.

· Existe un listado de tickets más completo en el menú almacén/Control de TPV desde el cual podemosfiltrar por varios criterios y visualizar más información.

3.4 Ficheros

3.4.1 Formas de Pago

Formas de Cobro / Pago

· Permite crear y modificar las formas de Cobro / Pago del programa:

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Administración 37

· Datos Generales:

· Código: Código de identifica la forma de Pago/Cobro, podremos utilizar un código alfanumérico o biennumérico (3 dígitos).

· Cobro / Pago: Indica si la forma es de Cobro o Pago

· Descripción: Descripción de la Forma de Pago

· Tipo de Operación: Tipo de Operación que se usa en la forma de Pago (Metálico, Efecto, .....)

· Forma de Pago de: Indica si la forma de Pago es de Contado o es a Crédito (Aplazado).

· Recargo / Bonificación financiera: se puede indicar un recargo financiero (en Positivo) o unabonificación financiera (un descuento si va en negativo).

· Texto Recibos: Texto a usar en los recibos.

· Cta. Contable a usar al hacer Gestión de Cobros / Pagos:

· Cta. Tesorería: Cta. De Tesorería que se va a usar con la forma de Pago/Cobro (Ej. Si una operaciónde Tipo Metálico, normalmente se usa una Cta. 570 de Caja).

· Usar Cta. De Orden: Indica que si con la forma de pago se quiere usar Cta. De Orden.

· Cta. de Orden: Cta. de orden a usar.

· Por Delegación: Se usa la Cta. Indicada, cambiando los 3 dígitos de la Delegación.

· Desglose Cta.: Se usa la Cta. Indicada, combinando con los Dígitos que identifican al cliente.

· Unica Indicada: Se usa la Cta. indica.

· Cta. de Orden: El funcionamiento de una Cta. de Orden, es que en determinadas Operaciones no secontabiliza directamente contra la Cta. de Tesorería, sino que se lleva a una Cta. intermedia para unmayor control en Cobros / Pagos aplazados.

· Así por Ejemplo en la Emisión de Pagarés , si al generar el Vencimiento se indico una Cta. de Orden(Directamente en la Entrada / Rectificación , o por la Forma de Pago en su Generación, o en PagosGlobales ....), el Apunte contable no va directamente contra la Cta. del Banco, sino que va a la Cta. deOrden, y posteriormente en la Contabilización de ese Pagare (Al recibir el extracto del Banco) se generarael Apunte de la Cta. de Orden a la Cta. del Banco.

· Parámetros de Contabilización de Tarjetas de Crédito: Indica en el caso de Tipo de Operación Tarjeta, el

Ayuda OfiBarman38

modo de contabilización que se usar.

· Cta. de Gastos: Cta. a usar en el Cargo de los gastos.

· % de Comisión: % de comisión aplicable sobre el Cobro / Pago.

· Días de Cargo: Nº de Días en los que se aplica el Cargo

· Modo de Generación de los Apuntes Contables: Indica la forma de generar los apuntes contables deTarjetas. Supongamos que tenemos un cobro de 15 euros y tenemos un 7% de comisión (1,05 euros):

1.- Intereses Separados por Movimiento: al hacer un cobro nos generara un apunte con dos líneas, similar alsiguiente asiento:

15,00 euros 572 430

1,05 euros 626 572

2.- Intereses Descontados por Movimiento: al hacer un cobro nos generara un apunte con tres líneas, similaral siguiente asiento:

13,95 euros 572 0

1,05 euros 626 0

15,00 euros 0 430

3.- Intereses Separados y Descontados por Total del Día, actualmente no se utilizan.

· Definición de Vencimientos: se definen la composición de los vencimientos.

· Vencimientos Periódicos: Hay que indicar el Nº de Vencimientos, Día del Primer pago, y el Nº de Díasentre plazos. Por ejemplo para Cobros / Pagos a 30, 45, y 60 Días, se indica Nº de plazos 3, día delprimer pago 30, y días entre plazos 15.

· No Periódicos: Para vencimientos no periódicos se indican directamente los Días en que realiza losPagos.

· Condiciones de la Forma de Pago: Condiciones a aplicar a la Forma de Pago.

· Generar Apuntes Contables: Indica si al aplicar la forma de pago se van a generar apuntes contables.

· Generar Vencimientos en Tesorería: Indica si la forma de pago genera vencimientos.

· Generar Cobro/Pago en facturas: Indica si la forma de pago va a generar apuntes en Cobros/Pagos.

· Emite Recibos: indica si la forma de pago genera recibos. (Así por Ejemplo, para vencimientos a usaren Remesas Bancarias debe estar activo para la posterior impresión de los Recibos Bancarios, y enCobros si se desea que se impriman recibos del Cobro).

3.4.2 Divisas

Divisas

· Permite llevar una gestión de las Divisas, con sus respectivos cambios:

- Código: Código identificativo de la Divisa (se permite usar letras y distintas longitudes).

- Nombre: Nombre de la Divisa.

- Cambio: Cambio aplicable a la Divisa con relación a la Divisa Base configurada en el Programa. Por lo

Administración 39

general tendremos como divisa base el Euro y como alternativa la Peseta. El cambio del euro estará a1,00 y el de la peseta a 166,386. La mayoría de las veces, el hecho de que un listado nos muestreimportes incoherentes puede ser debido a que tenemos mal configurado el cambio de la divisa.

- Decimales: Indica si la Divisa seleccionado usa monedas fracciónales. (Por ej. la Peseta no mientrasque el Euro si)

3.4.3 Parámetros Tesorería

Parámetros Tesorería

· Permite configurar los parámetros de la tesorería:

- Cta. de Trasferencia de Gastos: Cta. a usar para la transferencia de Gastos.

- Cta. Ajuste Divisa (Per): Cta. A usar en caso de Cobros / Pagos en Divisas y se produzcan perdidas porcambio de Divisa.

- Cta. Ajuste Divisa (Gan): Cta. A usar en caso de Cobros / Pagos en Divisas y se produzcan gananciapor cambio de Divisa.

- Último Número de Remesa: Último Nº de Remesa que se ha realizado.

- Último Nº de Pagare: Último Nº de Pagare (Pagarés con Carta que se realizan en la Emisión de Talones/ Pagarés ) que se ha realizado.

Texto Cobros: Texto a usar en los Cobros.

- Texto Pagos: Texto a Usar en los Pagos.

- Texto Impagos: Texto a usar en las Cartas de Aviso por Impagados .

- Monedas: Valor de los tipos de Monedas que se pueden usar dentro del Cierre de Caja en el Desglosede Monedas.

3.4.4 Definición de Cajas

Definición de Cajas

· En la Pantalla principal se permite llevar una Gestión de Cajas de todas las Delegaciones:

Ayuda OfiBarman40

· En la parte izquierda aparecen las Delegaciones existentes (véase Delegaciones en el manual), y en laparte derecha las Cajas existentes para cada Delegación, mostrándonos su código, descripción, y si escentral o no.

Aquí nos permite Añadir, Consultar, Modificar o Borrar una Caja.

· En esta pantalla nos permite Crear Cajas para la Delegación seleccionada, así como modificarlas (elCódigo no). Solo se permite una Caja Central por cada Delegación.

3.4.5 Otras Cuentas

Otras Cuentas

· Permite dar de alta o modificar cuentas contables para usar en el programa.

Administración 41

3.4.6 Listado / Etiquetas de Clientes

Listado / Etiquetas de Clientes

· Permite sacar listado de etiquetas para clientes.

3.4.7 Gestion de Clientes

Gestión de Clientes

· En esta opción accedemos a la gestión de clientes del tpv, mediante la cual podemos añadir o modificar unaficha de un cliente, facturar al cliente o ver un histórico de facturas de un cliente determinado.

Ayuda OfiBarman42

3.4.8 Sectores para Clientes

Sectores para Clientes

· En este fichero crearemos los sectores como criterio de clasificación para mailing de nuestras Empresas.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada Sector en manejo de datos en pantalla .

· El código es alfabético de tres caracteres. Indicar descripción de cada una de ellos.

3.4.9 Departamentos para Clientes

Departamentos para Clientes

· Permite crear departamentos

3.4.10 Mensajes para Radio Notas

Mensajes para Radio Notas

·

3.5 Visor de Apuntes

Visor de Apuntes

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· En esta opción se visualiza todos los apuntes contables generados por OfiBarman.

· Podemos filtrar el contenido de los apuntes pendientes de enviar/recoger o apuntes de traspasos yaEnviados/Recogidos por: Nº Documento,nº de Cuenta, fecha del Apunte, fecha de Grabación, tipo delAsiento (Caja, Ingresos, Gastos, Bancos, ...).

· Una vez recogidos en OfiConta desaparecen de esta opción como pendientes.

3.6 Exportación de Apuntes Contables

Exportación de Apuntes Contables

· Opción especial destinada a exportar los apuntes contables para ser recogidos en otro equipo desdeOficonta.

· Se genera un fichero en la carpeta ‘....\OfiBarman\Datos\Traspasos’, que será el que traspasamos viainternet, pendrive, CD, etc,... a la oficina de administración.

Ayuda OfiBarman44

3.7 Exportación Especial de Apuntes

Exportación Contabilidad Externa

· Opción destinada al envió de apuntes a otras contabilidades que no sean OfiConta.

· Podemos ver los envíos pendientes o ya realizados.

· En el directorio destino de los apuntes transformados se asigna la ruta donde van a generarse esosapuntes.

· Mas abajo nos aparecen los posibles programas contables a los cuales podemos enviar los apuntes.

· Por defecto el envió que tengamos pendiente nos aparecerá con los siguientes datos: Delegación, fechaenvío, número y aplicación. Y posteriormente tendremos que generar envió seleccionado para enviarlo a lacontabilidad externa que se elija.

Administración 45

3.8 Traspasos

3.8.1 Cambio de Delegaciones

Cambio de Delegaciones

· Este módulo consiste en función si somos central y sucursal en poder traspasar o recoger datos.· Lo primero será marcar en parámetros dicha opción distinguiendo si somos central o sucursal como se

muestra en la imagen:

3.8.2 Recogida de Datos de Sucursal

Recogida de Datos de Sucursal

· Este módulo consiste en función si somos central y sucursal en poder traspasar o recoger datos.

3.8.3 Estadistica Comparativa por Delegaciones

Estadística Comparativa por Delegaciones

· Estadística comparativa por mes de los traspasos realizados.

Manual OfiBarman

IV

Almacén 47

4 Almacén

4.1 Almacenes

Almacenes

· Creación de los almacenes de uso en el hotel. Pueden ser de varios tipos, de almacenaje, cocina, deventa, de material en uso, de gasto, etc.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada Almacén en manejo de datos en pantalla .

· El código de Almacén es de 2 dígitos numéricos, se puede asignar de forma automática, indicar unadescripción para identificar cada almacén.

· En el campo Tipo de Departamento desplegar la lista e indicar según el almacén de que se trate si es:

1 – Almacenaje (destinado a gestionar sólo existencias de artículos no perecederos).

2 – Venta (destinado a venta de artículos como cafetería, restaurante, etc).

3 – Cocina (almacén al que deben ir todos los artículos perecederos para su elaboración,tener en cuenta que cualquier artículo fabricado en cocina, al ser vendido se actualiza en laestadística de ventas, tanto del punto de venta como de cocina).

4 – Gastos (destinado a los artículos en uso actualmente o en gasto en el establecimientocomo material de limpieza, lencería, menaje, material de mantenimiento, etc).

· Para aquellos almacenes destinados a venta, hay que definir el cargo a habitaciones, código del ficherode cargos a usar al pasar una venta a la habitación. En esta pantalla se puede indicar si los precios a usarpara almacenes de venta serán con I.V.A. incluido en su P.V.P.

· En cuanto al cuadro de estadística, aparecerán por meses la valoración de las Entradas a Coste Real(cada vez que entra un artículo se actualiza aquí valorado a su precio de coste), la Venta Teórica (tambiéncada vez que entre un artículo se actualiza valorado ficticiamente a su precio de venta en ese momento) y

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Ayuda OfiBarman48

Ventas Reales (en los almacenes de venta cada vez que se realice alguna y además en el almacén decocina cada vez que se venda un artículo aquí fabricado). En las dos columnas de la derecha vemos enporcentaje la variación entre Venta Teórica y Venta Real (%VT/VR) y entre Entradas a Precio de Coste yventa Real (%ECR/VR).

· Esta estadística se actualiza al hacer movimientos entre almacenes y al hacer entrada de albaranes demercancía

· Por último Aceptar para grabar los datos modificados.

4.2 Artículos

Artículos

· Creación de los artículos de uso en el establecimiento, tanto los de almacenaje, como los de venta,perecederos, etc.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada uno de los artículos en manejo de datos en pantalla .

· El código de artículo tiene 6 posiciones numéricas, se puede asignar de forma automática. Teclear unadescripción para cada uno.

· En la pestaña de Datos del Artículo indicar el Tipo de I.V.A. desplegando la lista, los precios de CostoÚltimo y Costo Medio (ya en movimiento de artículos entre almacenes se irán actualizando de formaautomática), la subfamilia a la que pertenece y las unidades por bulto (para indicar bultos a la hora delos movimientos entre almacenes y que se calculen las unidades de forma automática).

· Además activar el dato Venta Real en Cocina para aquellos artículos aquí fabricados (se le aplica unaestadística especial para ver la productividad de cocina), indicar si es perecedero y si el artículo está enVenta. Si es así, pedirá el código de Tpv y una descripción para usar en el Tpv normal (si son táctileseste dato no es necesario, se usaría la descripción genérica del artículo). También para los artículos enventa, se puede indicar si son transformados para venta (artículos que sólo se usan en Tpv a partir de

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Almacén 49

uno o varios iniciales, por ejemplo, Coca-Cola y Fanta se transforman para venta en refrescos, éste últimoestaría en este caso) y si son Descompuestos en Venta (artículo que se compone de varios de los yadefinidos en venta, por ejemplo, un combinado se descompone en 1 copa de licor + 1 refresco). Elfuncionamiento de la lista donde indicamos la descomposición se explica en manejo de listas .

· Si no se trata de un artículo en venta, pedirá código de transformación y unidades en las que setransforma, por ejemplo, una botella de ron se puede transformar en 10 unidades del artículo copa de ron.

· Un ejemplo de lo explicado hasta ahora en relación al tratamiento y transformaciones de cada uno de ellosa la hora de su venta, podría ser:

Artículos Iniciales paragestionar sus Existencias

Se transforman paraVenta en

Un Descompuesto para Ventapodría ser :

Botella de Ron Cacique (75Cl) de Copa de RonImportación

1 Combinado de Ron deImportación, descompuesto en1 Copa de Ron Importación + 1Refresco

Coca-Cola (20Cl) de Refrescos

Fanta (20 Cl) de Refrescos

· De esta forma se gestionan las existencias, artículos que compramos denominados tal y como nuestroproveedor nos los vende, y a la hora de la venta podemos transformarlos en uno homogéneo para evitarrepeticiones de artículos parecidos y multiplicar en exceso los artículos dispuestos sólo para la venta.

· En cualquier caso el planteamiento está abierto a las necesidades de cada momento, incluso se puedellegar al caso de que cada artículo con el que se gestionan existencias, pueda ser el destinado a la venta,esto complicaría en exceso la definición de precios de venta para cada uno de los departamentos(cafetería, restaurante, etc) y el funcionamiento del Tpv táctil al existir demasiados productos a la venta.

· En la pestaña Artículos por Almacén se definen los precios de venta para cada uno de losdepartamentos y consultamos las unidades de entrada y salida para cada uno de los almacenes.

· Como vemos, tenemos una lista en la que iremos indicando almacenes para el artículo poniendo susprecios de venta si es el caso (hasta tres diferentes a aplicar), unidades iniciales (se actualizanautomáticamente al gestionar el almacén) y su stock máximo y mínimo. Esta lista se gestiona como seexplica en manejo de listas .

Ayuda OfiBarman50

· En la parte derecha aparecerán las unidades de entrada y salida totales por meses del almacén activo enla lista de lan izquierda. Estas entradas y salidas se gestionan en movimientos entre almacenes y enentrada de albaranes de mercancía .

· Podremos indicarle el suplemento en Combinado incrementando el precio final del artículo.

· En la ultima pestaña Otros Datos podremos indicarle el proveedor principal, código de barras y foto pordefecto que utilizaremos en el TPV, incluso veremos las últimas 30 facturas de proveedor.

· Por último Aceptar para grabar los datos del artículo.

4.3 Familias/Subfamilias

Familias / Subfamilias

· Creación de las familias y subfamilias para clasificación los los artículos de uso en el establecimiento. Lasubfamilia a la que pertenezca cada uno de los artículos se indica en la ficha de cada artículo .

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada familia o subfamilia en manejo de datos en pantalla .

· El código se descompone en dos dígitos numéricos correspondientes a la familia (en el ejemplo ‘02’ quepodría corresponder a artículos de ‘Comida restaurante, Cafetería’). Los tres siguientes son para eldesarrollo de cada una de las familias, con hasta 999 subfamilias. Obviamente en esta misma pantalladaremos de alta familias, tecleando dos dígitos y subfamilias, indicando los cinco.

· Al dar de alta, podemos asignar el código de forma automática. Teniendo en cuenta que, si no se indicanada en código se asignará un código de familia y si se indica el código correspondiente a una familia, seasignará código de subfamilia dentro de la familia indicada.

· Para cada familia y subfamilia hay que indicar una descripción, al aceptar se graba los datos tecleados.

4.4 Proveedores

Proveedores

· Opción destinada a crear los proveedores de nuestro establecimiento.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada proveedor en manejo de datos en pantalla .

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Almacén 51

· El código de proveedor debe comenzar por 4000 ó 4100 (cuenta de mayor correspondiente aproveedores y acreedores respectivamente), aunque no existe control a este respecto, sí se compruebaque se trate de una cuenta contable correcta, la cual se puede asignar de forma automática.

· Indicar los datos personales del proveedor, como su nombre, dirección, CIF, teléfono, e-mail, etc.

· En la parte superior derecha podemos visualizar los totales de compras efectuadas a nuestro proveedormes a mes, del ejercicio actual y del anterior.

· En la parte inferior derecha teclear las observaciones y datos de interés correspondientes a nuestroproveedor.

· Aceptar para guardar los datos indicados.

4.5 Trabajadores

Trabajadores

· Opción destinada a crear los trabajadores/camareros que van a trabajar en los departamentos de nuestroestablecimiento (cafetería, restaurante, etc), para control de las ventas de cada uno de ellos.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada uno en manejo de datos en pantalla . Existe la opción de acceso a listado de trabajadores .

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Ayuda OfiBarman52

· El código de cada trabajador es de tres dígitos numéricos, el cual se puede asignar de forma automática.Para cada trabajador indicar en descripción su nombre.

· Podremos indicarle tanto una contraseña o clave como restringir opciones del tpv, siempre con el botónhundido.

· Aceptar para grabar los datos indicados en esta ventana.

4.6 Puntos de Venta

Puntos de Venta

· Opción destinada a crear los puntos de venta que existen en nuestro establecimiento, como cafetería,restaurante, etc. Aquí definiremos para cada uno cómo funciona, si es táctil, cuentas contables a usar,etc.

· El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros y el de la ficha decada punto de venta en manejo de datos en pantalla .

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· En la pestaña de Datos Generales se piden los datos correspondientes al funcionamiento base del puntode venta.

· El código del Tpv tiene 2 dígitos numéricos y se puede asignar de forma automática. Indicar unadescripción y su código como almacén dentro del fichero de almacenes . Se pueden tener variospuntos de venta que pertenecen al mismo almacén (p.e. si tenemos 2 cajas en cafetería, crearemos 2 TPVpero indicaremos el mismo almacén cafetería para ambos).

· Le diremos si controla mesas (podemos tener varios tickets funcionando en el tpv, uno por mesa), si elcierre es ciego (a la hora del cierre, pide al trabajador el desglose de dinero que hay en caja, sin que sevisualice el que debería haber según lo vendido desde el último cierre).

· A continuación indicar las cuentas contables a usar para este departamento (los apuntes contables segeneran al hacer el cierre del día en base a las cuentas aquí definidas, no al cerrar el tpv). Tener encuenta que si indicamos Cuenta de Crédito, todo el pendiente de cobro puede estar perfectamentediferenciado por punto de venta contablemente en una cuenta diferente, la que aquí se indique, si no seindica este dato el credito estará reflejado como saldo pendiente en la cuenta indicada en Cuenta Ctes.Varios.

· En Tipo de Documento indicar si se emiten Tickets, Factura o no hay emisión de documentos. En Tipode TPV indicar si es táctil o manual (se recomienda el táctil por su facilidad y versatilidad a la hora deusarlo en la venta).

· En la pestaña Zonas/Mesas se definen las zonas del punto de venta y las mesas para cada una de ellas..

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Ayuda OfiBarman54

· Como vemos, tenemos una pestaña denominada Zona Única en la que definiremos para los Tpv notáctiles las mesas a gestionar como una única zona.

· En Zonas para táctil creamos las diferentes zonas de mesas del punto de venta y en la parte inferior eldesglose de mesas para cada una de las zonas definidas. Notar que en la lista inferior se crean las mesaspara la zona activa en cada momento. El funcionamiento de estas listas será como se explica en manejode listas . Gracias a esta opción a la hora de la venta aparecerán desglosadas en pantalla las mesassegún las zonas aquí definidas como ya veremos a la hora de la venta en el Tpv táctil.

· En la lista de zonas definir simplemente el código de cada zona, su descripción y el precio de venta aaplicar (para cada producto se pueden definir hasta tres precios de venta por almacén). Crear en la listade mesas cada una de ellas con su código y descripción. Como ya veremos a la hora de gestionar elTpv táctil aparecerán las descripciones aquí definidas, tanto para zonas como para mesas.

· Por último, en la pestaña Productos / Especiales clasificamos los artículos de venta en este Tpv porfamilias para una mayor comodidad a la hora de localizar cada uno de ellos.

Almacén 55

· Se trata de crear familias de venta a las cuales le asignaremos los artículos que le correspondan. Así, enla lista de Familias para el TPV creamos las que necesitamos según se explica en manejo de listas .

· En Tipo de Botones para productos, según interese, podemos definir que sean de tamaño normal ygrande. Obviamente en este último caso se visualizan a la vez menos artículos, pero se gana en claridadpara identificarlos.

· En Tarifa por Defecto a Usar indicar de las tres que se pueden definir para cada artículo la que se aplicapor defecto en este punto de venta.

· Para asignar a cada una de las familias los artículos que le corresponden, pulsaremos en el botónmodificar. Aparece una ventana como la siguiente:

Ayuda OfiBarman56

Pulsar en Salir para descargar esta ventana y volver a la ficha del punto de venta.

· En esta ventana carga todas las familias definidas para cualquier TPV, pulsando intro podemos cambiarla descripción de la familia seleccionada (será la que aparezca a la hora de la venta) y la descripciónlarga (informativa para una mejor identificación)

· Según la familia seleccionada, en la lista inferior podemos modificar. borrar, buscar o añadir artículoscorrespondientes a ésta. Ya a la hora de la venta al seleccionar esta familia, los artículos aquí asignadosserán los que se visualicen.

· Los datos que se piden son el código de artículo a incluir, se visualiza el código corto y su descripción.En la columna MRU (artículos de uso más frecuente) indicar S/N para que este artículo se incluya enuna familia fija de artículos más usados. En Descripción para el TPV táctil hay que indicar el texto quequeremos que se visualice para este artículo a la hora de la venta, por defecto pondrá la genérica. Porúltimo en la columna foto, indicar el archivo de imagen y su ruta para así visualizarlo en el TPV táctil. Si latiene ya definida aparece a la derecha para su comprobación.

· Si utilizamos descuentos en el TPV tendremos que asignarle un artículo con esa descripción en dichocampo.

· En la ultima pestaña de cargos tendremos que introducir el código exacto del artículo creado para realizarlos cargos de habitaciones para el TPV.

4.7 Configuración Productos del TPV

Configuración Productos del TPV

· Vease en la opción Puntos de Venta .

4.8 Cambio de Precios de Venta

Cambio de Precios de Venta

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Almacén 57

· Mediante esta opción podremos cambiar el importe de todos los artículos filtrando por familia, artículo yalmacén. También podremos incrementar el precio con porcentaje, incremento fijo por todos los precios opor uno en concreto.

· A continuación pulsamos en Seleccionar y nos cargan los artículos pertenecientes a ese almacén,dependiendo el filtro que le indiquemos.

· Mas abajo nos muestra los precios anteriores de cada artículo y nos deja modificar el pvp1, pvp2, pvp3 enla columna de Precios Nuevos.

· Cuando finalizemos el cambio de precios, pulsamos en Aceptar y salimos guardando los cambiosrealizados.

4.9 Entrada de Albaranes de Mercancía

Entrada de Albaranes de Mercancía

· Desde esta opción daremos entrada a los albaranes de proveedores, indicando para cada uno de losartículos del albarán su almacén destino, esto hará que se actualicen existencias en cada uno de elloscalculando su precio de costo medio. A partir de estos albaranes gestionaremos la recepción de facturasdesde la opción correspondiente cotejando la correspondencia de estas facturas con los albaranespreviamente introducidos.

· El funcionamiento base de esta ventana se explica en manejo de datos en pantalla .11

Ayuda OfiBarman58

· Según se ve en la imagen, hay que indicar proveedor (se da acceso a crear, modificar, consultar o buscaren el fichero de proveedores ), el nº de albarán (se puede buscar dentro de los albaranes vivos delproveedor) y su fech

· A continuación en las lineas de albarán añadimos los artículos correspondientes indicando unidades yprecios, calculándose los totales desglosados en tipos de IVA según el cuadro inferior. El funcionamientode las lineas del albarán será el explicado en manejo de listas .

· Para cada linea de artículo hay que teclear el código (se da acceso a crear, modificar, consultar y buscaren el fichero de artículos ) visualizando su descripción, así como el precio de costo último, el de costomedio, porcentaje de IVA, unidades por bulto, existencias en el almacén (una vez se indique AE) yexistencias totales del artículo indicado. Se puede indicar número de bultos (calculará las unidadestotales si en la ficha del artículo se indicaron unidades por bulto), el precio bruto por unidad, eldescuento a aplicar a esta línea, calculando el precio neto total, AE (almacén de entrada, se puedecrear, modificar, consultar o buscar sobre el fichero de almacenes ) y cantidad en unidades delartículo (obviamente recalcula el precio neto de la línea).

· Para modificar un albarán basta con indicar su número y lo cargara en pantalla. Se puede Borrarpulsando en el botón correspondiente.

· Pulsar en el botón Grabar para definitivamente guardar los datos indicados.

4.10 Recepción de Facturas de Proveedores

Recepción de Facturas de Proveedores

· Esta opción nos permite recepcionar las facturas de proveedores asignándole sus albaranes previamenteintroducidos por la opción de entrada de albaranes de mercancía .

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· Se trata de teclear los datos de la factura, proveedor (podemos acceder a crear, modificar consultar obuscar en el fichero de proveedores ), número de factura, fecha y su forma de pago (se puede crear,modificar, consultar y buscar sobre el fichero de formas de pago ).

· Una vez indicados los datos de la factura pulsar en Cargar Albaranes Pendientes. Esta operacióncargara en la lista de Albaranes pendientes de recepcionar todos los actualmente vivos de esteproveedor. La operativa a seguir es muy simple, seleccionar con el ratón un albarán que corresponda aesta factura y con doble click o pulsando en el botón Agregar albarán Seleccionado, éste pasará a lalista Albaranes de la Factura y actualizará los datos Total Bases y Total Factura. Operar así con elresto de albaranes de la factura que estamos recepcionando.

· Pulsar en Aceptar para dar por buena la recepción de la factura. Esta operación hace que los albaranesqueden como recepcionados, genera los apuntes correspondientes a la compra de esta factura y unvencimiento pendiente de pago para el proveedor. Este vencimiento se gestionara desde las opcionescorrespondientes de tesorería. Si se pulsa en Cancelar limpia la pantalla para iniciar otra recepción defactura sin grabar nada.

4.11 Movimientos entre Almacenes

Movimientos entre Almacenes

· Desde esta opción realizaremos los traspasos de artículos entre almacenes. Obviamente se trata de teneral día las existencias en cada uno de los almacenes mediante esta opción.

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Ayuda OfiBarman60

Desde el menú Acciones podemos hacer las siguientes operaciones:

· Crear un nuevo movimiento de artículo. Abre una linea nueva en la que le teclearemos la fecha delmovimiento, el código de artículo (permite buscarlo en el fichero de artículos ), presenta la descripciónde éste y en la parte superior los precios de costo, % iva, unidades por bulto, existencias y si es artículotransformado para venta. Documento que corresponde al movimiento, bultos (calcula unidades si sedefinió ‘unidades por bulto’ en la ficha del artículo), unidades, propone el precio de costo medio, últimoy de Venta, que pueden ser modificados, Almacén de Entrada y de Salida (da acceso a la búsqueda enel fichero de almacenes ) y procedencia del movimiento. Al pulsar intro en el último dato el movimientoquedara grabado actualizando existencias y estadística en los almacenes indicados para este artículo.

· Pide desde qué fecha queremos ver la lista. Al pulsar intro, en la misma lista de entrada de losmovimientos los presenta en orden inverso de fecha.

· Opción a usar para buscar en cualquiera de los ficheros como ya hemos visto en ‘Añadir’.

· Ver Listados de Almacén / Movimientos entre almacenes .

· Para salir de esta opción.

4.12 Inventario

4.12.1 Regularización de Existencias

Inventario / Regularización de Existencias

· Opción que utilizamos para poder regularizar las existencias pudiendo modificar las existencias que el PCnos muestra en existencias reales. Para ello debemos indicar el almacén y pulsar el botón “Cargar Líneas”.

· En esta lista debemos introducir las existencias reales para cada artículo.· En la lista no se cargaran los artículos perecederos o de venta en cocina, al aceptar se dan por buenas las

existencias reales, generando movimientos de almacén por las diferencias existentes.

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Almacén 61

4.12.2 Impresión de Inventario

Inventario / Impresión de Inventario:

· Opción por la cual podremos imprimir el inventario con diferentes tipos de impresión y seleccionando elalmacén correcto.

· Esta opción permite la impresión por impresora de Tickets o Normal, de los siguientes listados porAlmacén:

· Toma de Inventario: Imprime un informe de los Artículos del Almacén con las Existenciasexistentes.

· Stock Últimos Inventarios: Impresión de las existencias existentes en cualquiera de las últimasregularizaciones de existencias.

· Inventario Valorado: Impresión un informe de los Artículos del Almacén con las Existenciasexistentes y valoradas a precio de costo medio.

En todos los informes no se imprimen los artículos perecederos o de venta en cocina.

Ayuda OfiBarman62

4.13 Cierre del Almacén

Cierre del Almacén

· En esta opción se realizan operaciones de cierre y borrado hasta una fecha determinada según vemos enla ventana siguiente:

· Se trata de activar la opción que queremos que se ejecute, a continuación se explica su funcionamiento :

- Regularización de Existencias, simplemente pone a cero las existencias de todos los artículos para elcaso de que queremos por movimientos de almacén volver a meter las reales.

- Cierre anual de estadística, para aquellos fichero que tienen estadística como artículos, almacenes yproveedores, pone a cero la estadística del año actual y la pasa a año anterior para poder visualizar en

Almacén 63

los listados el comparativo. Importante, esta opción debe realizarse antes de comenzar a trabajar en elaño siguiente, si no es así, toda la estadística se acumula como año actual.

- Borrado de Histórico de Albaranes, se trata de borrar todos los albaranes hasta la fecha que seindique.

- Borrado de Movimientos de Almacén, al igual que la anterior borra los movimientos de artículos hastala fecha indicada.

- Borrado de Tickets / facturas de TPV, igualmente borra los tickets hasta la fecha indicada.

- Borrado Total, una vez marcados todas la opciones anteriores se nos habilitara esta opción para hacerel borrado total del almacén.

· Todas las opciones de cierre se pueden hacer en cualquier momento excepto la de cierre anual deestadística por la causa ya explicada.

· Pulsar en Aceptar para realizar las operaciones activadas.

Manual OfiBarman

V


5 Listados de Almacén

5.1 Listados de Pedidos / Albaranes

Listados de Pedidos / Albaranes

· Este listado nos presenta los albaranes de proveedores según el filtro indicado en esta ventana:

· Indicar Desde - Hasta proveedor, fecha de movimiento y documento. En Tipo de listado puede ser detalle(presenta el desglose de líneas del albarán) o resumen (sólo los totales de cada albarán) y en Albaranesse pueden pedir los pendientes de recepcionar (no hemos recepcionado aún la factura del proveedor) olos ya recepcionados.

· Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresión y si se pide por pantalla en manejo de listados porpantalla vemos cómo funciona esta opción.

5.2 Existencias de Artículos

Existencias de Artículos

· Listado de comprobación de existencias generales de un artículo o en un almacén determinado. El filtroserá según la pantalla siguiente:

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· Desde/Hasta Familia / Subfamilia y Desde/Hasta Artículo. Si se indica de un almacén determinado, lasexistencias que se listen serán las relativas a éste. Al no poner almacén se listarán las existenciasglobales. Se puede valorar el inventario para comprobación activando el dato Valora Inventario.

· Al pulsar en Imprimir nos pide el modo de impresión y si se pide por pantalla en manejo de listados porpantalla vemos cómo funciona esta opción.

5.3 Listado de Escandallos

Listados de Escandallos

· Listado de comprobación de existencias generales de un artículo o en un almacén determinado. El filtroserá según la pantalla siguiente:

· Desde/Hasta Familia / Subfamilia y Desde/Hasta Artículo. Si se indica de un almacén determinado, lasexistencias que se listen serán las relativas a éste. Al no poner almacén se listarán las existenciasglobales. Se puede valorar el inventario para su comprobación activando el dato Valora Inventario.

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· Al pulsar en Imprimir pedirá el modo de impresión y si se pide por pantalla en manejo de listados porpantalla vemos cómo funciona esta opción.

5.4 Artículos por Almacén

Artículos por Almacén

· Este listado nos muestra para cada artículo en los almacenes que está definido sus tres precios de venta ysus existencias. Se puede pedir ordenado por varios criterios. La pantalla de definición del filtro es lasiguiente:

· Indicar qué ordenación queremos para el listado:

1. Almacén + código de artículo.

2. Almacén + descripción de artículo.

3. Familia + código de artículo.

4. Familia + descripción de artículo.

· Podemos marcar / demarcar esta serie de filtros:

1. Incluir / excluir en el listado los artículos con existencias 0 y los precios de venta del artículo.

2. Podemos incluir los precios.

3. Listar solo artículos por debajo del stock mínimo.

4. Incluir artículos perecederos.

· Al Aceptar nos pide el modo de impresión y si se pide por pantalla ver en manejo de listados porpantalla cómo funciona esta opción.

5.5 Movimientos entre Almacenes

Movimientos entre Almacenes

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· En este listado podemos ver los movimientos realizados entre almacenes según los límites que seindiquen en la siguiente ventana:

· Desde/Hasta Fecha, Desde/Hasta Artículo, de un Documento determinado, de un Tipo de Movimiento (seda la posibilidad de listar todos, los de entrada o los de Salida) y Desde/Hasta Almacén.

· Al pulsar en imprimir se pide el modo del impresión , y si se pide por pantalla ésta funciona como seexplica en manejo de listados por pantalla .

5.6 Listado de Almacenes - Estadística

Listado de Almacenes - Estadística

· Impresión de la estadística que vemos en el fichero de Almacenes correspondiente a la valoración aprecios de coste, venta teórica y venta real de los artículos de cada uno de ellos. La ventana de peticióndel listado es la siguiente :

· Indicar desde/hasta almacén, así como desde/hasta mes.


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5.7 Listado de Compras

Listado de Compras

· Impresión de la estadística que vemos en el fichero de Almacenes correspondiente a la valoración aprecios de coste, venta teórica y venta real de los artículos de cada uno de ellos. La ventana de peticióndel listado es la siguiente :



5.8 Listado de Compras por Proveedor

Listado de Compras por Proveedor

· Impresión de la estadística que vemos en el fichero de Almacenes correspondiente a la valoración aprecios de coste, venta teórica y venta real de los artículos por proveedor. Solo se reflejan las comprasque ya estén recepcionadas las facturas.



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5.9 Diario Facturación de Proveedores

Diario Facturación de Proveedores

· En este listado se visualizan las facturas de cada uno de los proveedores entre unas fechas dadas, asícomo las compras totales de cada uno de ellos. La ventana de petición del listado es la siguiente:

· Indicar desde/hasta proveedor y desde/hasta fecha de factura. Además se puede pedir con el desglose deartículos de cada una de las facturas (activando ver desglose de la facturas).

· Al pulsar en Imprimir se pide el modo de impresión y si se pide por pantalla en manejo de listados porpantalla vemos cómo funciona esta opción.

5.10 Informe Comercial de Proveedores

Informe Comercial de Proveedores

· Listado para visualizar las compras de cada uno de nuestros proveedores. La ventana de petición dellistado es la siguiente:

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· Simplemente indicar desde/hasta proveedor, del mes que queremos ver el informe de compras o el añocompleto y si se quiere visualizar las compras del año anterior.

· Al pulsar en Imprimir se pide el modo de impresión y si se pide por pantalla en manejo de listados porpantalla vemos cómo funciona esta opción.

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Manual OfiBarman

VI

Control de TPV 73

6 Control de TPV


Listado de Tickets

· Opción para listar los tickets generados desde los puntos de venta. La pantalla de petición de impresión esla siguiente:

· Indicar desde/hasta Fecha de ticket, TPV y trabajador. En tipo de listado existen tres posibilidades, Detalle(imprime todos los datos de cada ticket incluyendo los artículos) Resumen (sólo imprime los totales),Cobros (Igual que resumen pero desglosa de cada ticket su forma de pago y totaliza por Tpv) oReimpresión (imprime los tickets solicitados en el mismo formato que usa el TPV). Así mismo podemospedir el listado ordenado por ‘TPV + NºTiket’ ó ‘Trabajador + TPV + NºTiket’.

· Para el caso de pedir el listado en modo resumen o detalle pedirá el modo de impresión . Se puede pedirpor pantalla, en este caso mirar como se trabaja en esta ventana en manejo de listados por pantalla .

· Si se ha indicado la opción de Reimpresión de ticket, debe realizarse desde el Tpv correspondiente paraque use la correcta configuración de impresora.

6.2 Listado de Trabajadores

Listado de Trabajadores

· Listado de trabajadores definidos en fichero de trabajadores .

· La pantalla inicial del listado es la siguiente:

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Ayuda OfiBarman74

Indicar desde/hasta código o descripción. Al Aceptar aparece una pantalla con el listadosegún los límites indicados. Fiunciona como se explica en Ventana de Listados .

A este listado podemos acceder también desde el fichero de Trabajadores.

6.3 Listado Cierres de TPV

Listado Cierre de TPV

· Nos permite visualizar los cierres efectuados. La pantalla de petición de este listado será la siguiente:

· Pedir desde/hasta Tpv, desde/hasta Fecha y desde/hasta hora de cierre.

· Al Aceptar visualiza los cierres dentro de los límites indicados.

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Control de TPV 75

6.4 Ventas por Horas

Ventas por Horas

· Desde esta opción podemos visualizar por horas las ventas realizadas entre las fechas y los punto deventa indicados en los límites.

· Una vez tecleados los límites pulsar en Aceptar para visualizar los datos pedidos.

· Pulsar en cancelar para hacer otra petición.

· En la lista de horas podemos usar el ratón para visualizar todas las horas deslizando hacía la derecha oizquierda y hacia arriba y abajo.

· Esta lista se puede sacar por impresora usando el botón Imprimir Listado Actual.

6.5 Resumen de Ventas

Resumen de Ventas

· Esta opción permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado. Este resumen se puede sacar de unaño completo, mes, o de los Cierres Contables realizados.

· Podemos indicar el resumen de ventas de un TPV determinado, y elegir un tipo de impresión donde seelige una de las impresoras configuradas en windows.

· Se puede imprimir opcionalmente un resumen por Horas, por Familias, y por Camareros, imprimiendosesiempre un resumen global.

Ayuda OfiBarman76

6.6 Resumen de Ventas Semanales

Resumen de Ventas Semanales



6.7 Estadistica de Ventas

Estadística de Ventas

· Esta opción permite visualizar e imprimir una estadística de ventas de un TPV o todos, bien de un mes enconcreto o todo un año, haciendo una comparativa con el Año anterior al indicado.

· Se muestra en la parte superior un resumen de todos los tickets, y en la lista inferior un resumen de ventasde cada camarero.

Control de TPV 77

· Para imprimir la estadística, debemos seleccionar la impresora que deseemos, pulsando después el botón"Imprimir".

6.8 ABC de Ventas

ABC de Ventas

· Esta opción permite sacar un Resumen de Ventas del TPV indicado. Este resumen se puede sacar de unaño completo, mes o de los Cierres Contables realizados.

Ayuda OfiBarman78

· Finalmente podemos previsualizar o imprimir el informe.

6.9 Listado de Consumos / Invitaciones

Listado de Consumos / Invitaciones



Control de TPV 79

· Se puede imprimir opcionalmente un resumen por Horas, por Familias, y por Camareros, imprimiendosesiempre un resumen global.

6.10 Control de Camareros

Control de Camareros

· Planning que nos muestra los camareros que se asignan a un determinado evento y en una determinadafecha.

· Podemos mostrar mediante este planning que se ve a continuación el total de camareros disponibles y lasactuaciones que tiene por día, debemos marcar el día en línea con el camarero y nos muestra mas abajo laactuación que tiene en el evento, al igual que la hora de actuación, número de horas que va a estarhaciendo el servicio, precio de costo, total del salario a percibir y la notas correspondientes a tener encuenta.

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Manual OfiBarman

VII

Ayuda OfiBarman82

7 Gestión de TPV

7.1 Gestión del TPV

Gestión del TPV

· No es una opción que como tal aparezca en el menú de la aplicación. Hay que crear un usuario por cadapunto de venta desde configuración/usuarios. Al crearlo se debe acceder a Opciones e indicar que Tipo deUsuario es ‘T–Tpv’. Al acceder a OfiBarman con este usuario aparece la siguiente ventana:

· Como vemos, mediante los botones, se visualizan todos los puntos de venta ya creados. Seleccionar elcorrespondiente al usuario. Las siguientes veces ya selecciona directamente el que le corresponde,entrando directamente a la gestión del punto de venta. Notar que los táctiles tiene añadida la imagen deuna mano pulsando.

· Al volver del Tpv, pulsar en Salir para descargar OfiBarman. Se puede pulsar en otro punto de venta si esel caso, por ejemplo un tpv funciona por la mañana como Desayunos y a determinada hora comoCafetería, simplemente con salir y seleccionar el otro, queda configurado de forma rápida y automáticapara su nuevo uso.

La ventana completa sería la siguiente:

Gestión de TPV 83

· En la imagen vemos la pantalla completa de gestión del Tpv táctil, a continuación veamos sufuncionamiento desglosado en cada una de las áreas de funcionamiento.

Trabajador del Ticket:

· Se trata de seleccionar el trabajador del ticket a realizar. Si una mesa ya tenía ticket abierto, selecciona sutrabajador de forma automática. Los trabajadores que se pueden seleccionar serán los indicados en laventana que aparece al pulsar en el botón Trabajadores. Desde esta ventana seleccionaremos uno ovarios de los ya creados en el fichero de trabajadores, que al aceptar serán cargados en la lista debotones de la imagen. El trabajador seleccionado aparece pulsado. Usar las flechas para movernos por lalista de trabajadores hacia arriba y abajo.

· Desde el fichero de puntos de venta se definen las zonas de mesas y su desglose. Se trata de seleccionarzona (terraza, barra, mesas) y dentro de ésta la mesa que corresponde. Si la mesa tiene ticket abierto,ésta se visualiza en azul (mesa 12), la seleccionada actualmente se ve pulsada (mesa 24). Usar lasflechas para movernos por la lista de mesas hacia arriba y abajo.

· Para salir de la gestión del Tpv pulsar el botón de la derecha con la imagen de la flecha y la puerta.

Ayuda OfiBarman84

· Otra opción que hay en el área de mesas es el planning que se activa en el siguiente botón:

Área de Mesas

· En este planning podremos apreciar la colocación de cada una de las zonas que tenemos y la situaciónque tiene en esos momentos las mesas, si están libres, ocupadas o juntas. También podremos ver lostickets abiertos que tenemos, el tiempo que llevan en dicha mesa o bien las reservas que hicimos en sumomento.

Area de Familias de Artículos

· Se trata de seleccionar la familia de artículos de las definidas en fichero de puntos de venta . Esto suponela carga de los artículos definidos para esta familia en el área inferior a ésta. Las flechas permitenmovernos por diferentes cargas de familias si son mas de ocho. Una de las familias mas usadas y creadapor el programa es Mas Frecuentes en la cual situamos los artículos mas frecuentes.

Area de artículos

· Se cargan los artículos definidos para la familia seleccionada en el area de familias. Seleccionar elartículo, indicar unidades (en área de ticket) y volver a pulsar en el artículo para cargarlo en el ticket.Pulsando dos veces en el mismo artículo se carga una unidad. Usar las flechas para movernos pordiferentes cargas de artículos si son mas de 24 (para botones pequeños) ó 15 (para botones grandes).Los artículos para cada familia, así como el uso de botones grandes o pequeños se definen en el ficherode puntos de venta.

Area de Ticket y Acciones

· En esta área del tpv vemos el ticket activo y realizamos todas las acciones necesarias para el punto deventa, así, los botones superiores permiten:

· Envío de Comandas: Este botón permite el envío de comandas desde el tpv a la cocina o dondetengamos situada la impresora

Gestión de TPV 85

· Sugerencias: En el botón sugerencias nos permite enviar las sugerencias creadas en la configuración decomandas.

· Apertura del cajón.

· Reimpresión del ticket activo. Esta acción no supone el cierre de éste permaneciendo activo hastahacerle el cierre.

· Cobrar: Este botón nos permite cobrar el tickets abierto en ese momento. Se nos desplegará la siguienteventana. Donde se pedirá la forma de pago de éste, así como su impresión en uno, en dos o simplementeya estaba preimpresión y no se quiere emitir otro. La pantalla que aparece es la siguiente:

Por defecto aparece activa la forma de pago de Metálico. Activar pulsando la deseada para el ticket y con losbotones de números indicar el importe. Si es tarjeta, seleccionar de la lista de tarjetas.

Se puede imprimir una factura directamente desde el Tpv, picando en dicho botón.

Si es una nota pendiente para un cliente del TPV se lo podremos indicar y facturarlo con posterioridad.

Si es cargo, por medio de las teclas de número poner número de habitación, justo debajo aparece cliente ynúmero de personas alojadas en el hotel, obviamente si la habitación indicada está libre no dejará pasar elcargo.

Se puede emitir una copia del ticket (simple), dos copias (doble) o no emitir ticket. Si se trata de un punto deventa que imprime facturas pulsar en la opción correspondiente.

Por último pulsar en Salir para cancelar la operación de cierre. Se puede comprobar si el ticket es el correctoen la parte inferior, donde se visualiza información de éste.

Ya en el ticket vemos los artículos cargados, su precio (puede ser iva incluido si así se indicó en el almacénque corresponde a este Tpv) y el total por línea. A su derecha, para movernos por las diferentes líneasusaremos los botones con las flechas. Para anular una línea del ticket pulsar en el botón de la goma deborrar, añade la misma línea al ticket en negativo, quedaran marcadas con otro color diferente y a la hora deimprimir ticket no aparecen en éste, pero si quedan grabadas para su consulta.

Justo debajo de las líneas del ticket se visualiza el artículo pendiente de cargar en éste. Pulsando en elbotón a su derecha o por segunda vez en el artículo, lo pasa al ticket con las unidades indicadas por mediode las teclas con números (la tecla C borra las unidades actuales y la tecla./. indica que vamos a pulsar unsegundo número, p.e. si son 10 unidades, pulsamos el 1, ./. y el 0).

En la parte inferior se visualiza el total del ticket, total líneas y línea activa.

Otros dos botones importante que tenemos en el TPV son Cobro Con o Sin Tickets, dos botones parafacilitarnos el cobro rápido.

Pero sin duda donde tenemos todas las opciones por las cuales podemos modificar, dividir, facturar,reimprimir..... Es en Opciones Especiales.

Vamos a ir viendo cada uno de los botones para que sirven.

· Cierre de turno, se trata de indicar manualmente mediante el teclas de números los importes totales porcada una de las formas de pago imprimiéndose un ticket de cierre con esta información para adjuntarlo ala caja. esta acción presenta la ventana siguiente:

Pulsando en cada una de las formas de pago, teclear mediante las teclas de números los diferentes totales.Al aceptar imprime un ticket de cierre con los datos indicados para adjuntar a la caja. Si se ha definido el

Ayuda OfiBarman86

punto de venta con cierre ciego, no visualiza los importes reales tanto en pantalla como en el ticket.

· Descuentos, esta acción permite hacer descuentos de una cantidad en un tickets activo.

· Cambio de mesa, esta opción permite hacer el cambio de mesa. Cuando la mesa este activa activaremosdicha opción y seguidamente pulsaremos la mesa a la cual vamos a cambiar.

· Código de Barras, Introduciremos el código de barra del artículo.

· Dividir Tickets, tiene como misión dividir el ticket en tantas partes iguales como queramos.

· Reimprimir Factura, esta acción nos permitirá reimprimir las facturas que hemos realizado en losdiferentes Tpv que tenemos creados y el día concreto, pudiendo ver un listado de los tickets hechos y sudesglose.

· Consumos/Invitaciones, Con esta opción podremos dar una invitación desde un departamentoespecifico.

· Visor de Comandas, en este visor de comandas podremos apreciar la zona de preparación de lacomanda, las últimas comandas que hicimos y los datos de esa comanda pudiendo reenviarla de nuevo.

· Radio Notas, opción definida en Funcionamiento / Radio Notas.

· Separa Ticket, con esta opción podremos separar los artículos que tenemos en el ticket para poder dividirel importe en dos ticket.

· Gestión de Clientes, en este gestor podremos llevar una agenda de todos nuestros clientes

Iremos añadiendo a nuestros clientes y el programa nos preguntara sus datos personales y nos lo irágrabando pudiendo mas tarde modificarlos e incluso borrarlos. También nos permitirá facturarles y sacar unhistórico de esas factura.

· Anular Ticket, esta opción nos anula por completo el ticket que en ese momento tengamos activoponiendo todos los artículos en negativo y por lo tanto anulándolo.

· Pesar Artículo, mediante este botón podremos pesar un articulo siempre que la báscula estedebidamente configurada.

· Modificar Ticket, con esta opción podremos modificar un ticket hecho con anterioridad indicándonos unlistado de todos los tickets realizados y su desglose para su posterior modificación.

· Juntar Mesa, en el caso de que se quieran juntar varias mesas se tendrá que pinchar primeramente en laprimera mesa, seguidamente activar el botón y posteriormente picar en la mesa a juntar, de esta forma sejuntarán.

· Gestión de Reservas, la gestión de reservas queda explicada en Gestión de TPV / Reservas de mesa.

· Datos de la Mesa, mediante esta opción podremos cambiar los datos que tenemos predefinido de unamesa, siempre que la tengamos activa, pudiendo cambiarle tanto el nombre, el número de comensales yla tarifa que le indicamos a dicha mesa.

· Menú del Día, con el menú del día podremos indicarlos los diferentes artículos que anteriormente hemosconfigurado e ir añadiéndolo al ticket que tengamos activo teniendo en cuenta que todos estos artículosque vayamos añadiendo van a llevar importe 0.

· Salir de Especiales.

7.2 Abrir Cajón

Abrir Cajón

· Esta opción abre el cajón (Siempre y cuando hayamos realizado nuestra Configuración del TPV )

7.3 Reserva de Mesas

Reserva de Mesas

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Gestión de TPV 87

· En este menú podremos llevar una gestión de reservas de mesas como nos muestra el siguiente dibujo.

· Para generar una reserva nueva picaremos en el icono de la hoja en blanco y nos aparecerá la siguienteventana:

Ayuda OfiBarman88

· Aquí le indicaremos que tipo de reserva queremos hacer y nos generara un número, a continuación leindicaremos la fecha de petición y la fecha de la Reserva, pudiendo incluir la hora y automáticamente elprograma nos indicará si es almuerzo o cena.

· En los datos del cliente podremos incluir un cliente que tengamos grabado como tal en nuestra gestión declientes o crearlo desde aquí.

· En la siguiente parte podremos incluir los datos extras de la reserva como el punto de venta donde quierehacer la reserva, la zona, mesa, nº de comensales, nº de mesas y si acordamos algún precio con elcliente.

· En la ultima parte podremos introducir alguna nota de la reserva hecha.

· Al aceptar la reserva, se nos volverá a la pantalla principal de reservas. Para poder ver las reservas es importante filtrar mediante las diversas opciones de fecha, tpv, hora, tipo y turno; seguidamentecargaremos las reservas para que nos la muestre en pantalla.

· Estas reservas podremos editarlas, borrarlas o imprimirlas mediante los listados que tenemos en lacabecera. Desde este punto podremos cambiar el estado de la reserva de provisional a confirmada.

7.4 Configuración del TPV

Configuración del TPV

· Configurar los códigos especiales para uso de la impresora de ticket, display y apertura del cajón.

· Normalmente esta configuración corresponde a los técnicos que hacen la instalación.

· La configuración aquí introducida será la genérica a cualquier Tpv de la instalación. Sin embargo, si sepulsa en Personalizar, la configuración actual en pantalla, pasa a ser la exclusiva de la máquina en queme encuentre actualmente. Así, al entrar en esta opción siempre mirará si existe su configuraciónpersonalizada o en su defecto cargara la general (si es la general o la personalizada se visualiza en eltexto que aparece justo debajo de los botones aceptar/cancelar/personalizar).

· Si la configuración cargada corresponde sólo a esta máquina, permite Despersonalizar, con lo cualpasara a tener la configuración General.

Gestión de TPV 89

7.5 Configuración del Ticket

Configuración del Ticket

· Esta opción permite cambiar la configuración de impresión del ticket. Se pueden insertar líneas, borrarlas,usar tipos de impresión (enfatizada, rojo, cursiva, doble,etc), cargar nuevos campos, etc.

· Debe ser usada por un técnico o en su defecto supervisada por ofimática para evitar posibles errores defuncionamiento a la hora de imprimir el ticket.

Ayuda OfiBarman90

7.6 Configuración Vales

Configuración de Vales

· Esta opción permite cambiar la configuración de impresión del Vale. Se puede insertar lineas,borrarlas, usar tipos de impresión (enfatizada, rojo, cursiva, doble,etc), cargar nuevos campos,etc.

· Debe ser usada por un técnico o en su defecto supervisada por ofimática para evitar posiblesmal funcionamientos a la hora de imprimir el Vale.

7.7 Gestión de Comandas

Configuración de comandas

· En la configuración de comandas podremos configurar hasta cinco impresoras para el envío de comandasgeneradas en el TPV y recibidas en el lugar donde tengamos montadas dichas impresoras.

· Desde esta opción también podremos configurar el menú de sugerencias como se muestra en el siguientedibujo:

Gestión de TPV 91

· En este menú podremos ir introduciendo grupos de sugerencias y a su derecha según el grupo quetengamos activo podremos ir metiendo cada una de las sugerencias para ese grupo. Como siempre seirán creando con los iconos del folio en blanco, modificaremos con el icono de modificar y con el siguienteicono iremos borrando aquellas sugerencia con las que no estemos de acuerdo.

7.8 Carga Radio Notas

Configuración de Radio Notas

· Opción para poder configurar la Radio Comanda por el TPV a enviar y su ruta de configuración

Ayuda OfiBarman92


Listado de Tickets

· Opción para listar los tickets generados desde los puntos de venta. La pantalla de petición de impresión esla siguiente:

· Indicar desde/hasta Fecha de ticket, TPV y trabajador. En tipo de listado existen tres posibilidades, Detalle(imprime todos los datos de cada ticket incluyendo los artículos) Resumen (sólo imprime los totales),

Gestión de TPV 93

Cobros (Igual que resumen pero desglosa de cada ticket su forma de pago y totaliza por Tpv) oReimpresión (imprime los tickets solicitados en el mismo formato que usa el TPV). Así mismo podemospedir el listado ordenado por ‘TPV + NºTiket’ ó ‘Trabajador + TPV + NºTiket’.

· Para el caso de pedir el listado en modo resumen o detalle pedirá el modo de impresión . Se puede pedirpor pantalla, en este caso mirar como se trabaja en esta ventana en manejo de listados por pantalla .

· Si se ha indicado la opción de Reimpresión de ticket, debe realizarse desde el Tpv correspondiente paraque use la correcta configuración de impresora.

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Manual OfiBarman

VIII


8 Gestión de Puntos

8.1 Clientes Tpv

Clientes Tpv

· En esta opción accedemos a la gestión de clientes del tpv, mediante la cual podemos añadir o modificaruna ficha de un cliente, facturar al cliente o ver un histórico de facturas de un cliente determinado.

8.2 Configuración de Regalos

Configuración de Regalos

· En la siguiente opción se dan de alta y se configuran los regalos, nos pide:

- una descripción del regalo.

- el artículo que hace referencia al regalo para el control de existencias.

- fecha de validez del regalo (Desde / Hasta).

- puntos necesarios, para optar al regalo.

- nos indica las unidades regaladas (del regalo en cuestión).

Ayuda OfiBarman96

8.3 Tipo de Clientes

Tipo de Clientes

· En la siguiente opción se definen el tipo de cliente para la gestión de puntos.

8.4 Entrega de Regalos

Entrega de Regalos

· Aquí se gestiona la entrega de regalos a clientes. Al buscar al cliente en cuestión nos aparecen los puntosactuales que tiene y si optamos a dar regalos disponibles nos aparecerá en el nuevo saldo los puntos quele quedan después de entregar el mismo.

· Podemos leer (lector de código de barras) la tarjeta del cliente y que nos indique los puntos actuales delmismo.

· Mas abajo nos aparece el regalo que tenemos seleccionado en regalos disponibles y nos informa de lospuntos necesarios para optar al regalo y las unidades disponibles.

· Mas a la derecha se asigna el almacén destino y al aceptar nos graba la entrega.


En este ejemplo el cliente "agencia popular de viajes" tiene 0 puntos actuales por lo que al optar al regalo yentregar el "llavero hotel plata" cuyos puntos necesarios son 100, nos queda el saldo negativo de -100 y al

aceptar no nos dejara la entrega del regalo debido a que no tiene puntos suficientes para optar a el.

8.5 Comprobar Tarjeta

Comprobar Tarjeta

· Aquí comprobamos la tarjeta de puntos por medio del código de barras. Podemos leer código de barras ygrabarlo.

8.6 Listado de Regalos Entregados

Listado de Regalos Entregados

· Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta cliente y entre fechas los regalos entregados aclientes.

· Podemos imprimir o previsualizar en pantalla el listado.

Ayuda OfiBarman98

8.7 Listado de Regalos Disponibles

Listado de Regalos Disponibles

· Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta regalo y entre fechas los regalos disponibles.

· El listado nos carga los regalos disponibles, los puntos necesarios y los ya regalados.


8.8 Listado de Regalos por Cliente

Listado de Regalos por Cliente

· Con este listado comprobamos filtrando Desde / Hasta cliente y entre fechas los regalos entregados porclientes.


8.9 Saldo de Puntos por Cliente

Saldo de Puntos por Cliente

· Con este listado comprobamos el saldo disponible de clientes.


8.10 Comunicaciones

Comunicaciones

· Opción deshabilitada.

Manual OfiBarman

IX

Ayuda OfiBarman100

9 Configuración

9.1 Empresas

Empresas

· La aplicación OfiBarman ha sido diseñada como una aplicación multiempresa en la que podemosmantener hasta 1000 empresas (siempre que contemos con espacio suficiente en disco). Desde estaopción de menú podremos realizar las siguientes operaciones:

Desde el menú ACCIONES:

· Activar:

Desde esta opción se activará la empresa que se encuentre seleccionada en la lista inferior. También sepodrá activar la empresa seleccionada en la lista haciendo doble click sobre el número de dicha empresa, obien haciendo doble clic en el icono Selección Empresa.

En el caso de que usted suela trabajar con varias empresas, es aconsejable que cuando entre a la aplicacióncompruebe en qué empresa va a trabajar. Esto lo podrá comprobar en la barra inferior de la pantallaprincipal, en la que se indica el número y nombre de la empresa activa, así como el nombre del usuario conel que ha entrado en la aplicación.

· Añadir:

Con esta opción podremos dar de alta nuevas empresas. Al activar esta opción nos aparecerá la pantalla dealta de empresas, que es la que sigue:

Configuración 101

En esta pantalla daremos el número y el nombre de la empresa que vamos a dar de alta. El número tal ycomo se puede observar, se puede introducir Manual o Automáticamente, haciendo clic en botones deopción del cuadro Número de Empresa.

Una vez que se acepten los datos introducidos, el programa presentará la pantalla Parámetros .

· Borrar:

Con esta opción podremos borrar la empresa seleccionada en la lista inferior. También podremos realizaresta acción seleccionando el número de la empresa que se quiera borrar y presionando la tecla Del o Supr.

· Refrescar:

Debido a que la aplicación es multiusuario, puede darse el caso de que mientras que estamos en estapantalla de empresas, otro usuario haya podido crear otra empresa. Pues bien con esta opción se refrescarála lista de empresas creadas.

· Salir:

Desde esta opción se cerrará esta pantalla, y se pasará al menú principal de la aplicación.

Desde el menú ESPECIALES:

· Copiar Empresa:

Con esta utilidad, podremos copiar una empresa existente en otro número de empresa. Esta acción sepuede hacer para hacer copias de seguridad en otra empresa cuando se vaya a realizar alguna operación ynos interese guardar la empresa con los datos antes de realizar dicha operación y poder contrastarla con losdatos después de dicha operación.

Como podemos observar, en este ejemplo copiaremos la empresa 011 en la empresa cuyo nombreindiquemos en la lista desplegable que aparece en el centro de la pantalla.

· Renumerar Empresa :

Con esta opción podremos cambiar el número de la empresa seleccionada en la lista por otro númerodisponible. La pantalla que se presenta es igual a la pantalla anterior de Copiar Empresa.

Ayuda OfiBarman102

· Reparar Base de Datos Empresa :

Esta opción especial sólo se ha de utilizar en caso de que se lo indique el departamento técnico de OfimáticaJaén S.L. Con esta opción se podrán reconstruir los índices y los datos de la empresa activa, en el caso deque dicha base de datos se encuentre corrupta.

Las causas por las que se puede corromper la base de datos se deben normalmente a un malfuncionamiento eléctrico de algún ordenador de la Red o bien a una mala configuración de las máquinas ode la red local en la que se está corriendo el programa.

En el caso de que se haya utilizado esta utilidad y el problema no se haya resuelto, no debe de insistir enutilizar dicha opción y póngase en contacto con la mayor urgencia con Ofimática Jaén S.L.

9.2 Parámetros

Parámetros

· Definición de datos básicos necesarios para el correcto funcionamiento de OfiBarman. El funcionamientocon esta pantalla se explica en Manejo de Datos en Pantalla . A continuación se explican cada una delas pestañas:

Ø Datos de Empresa:

· En esta pestaña presenta el número de empresa y la fecha de trabajo de la aplicación. Pide unapalabra de paso genérica para las opciones delicadas del menú de Configuración (Parámetros,Usuarios, Empresas, Gestión de Bloqueos y Localización de Bases de Datos). Teclear los datos de dirección, teléfonos, fax, etc. En la parte inferior pide la inscripción en el registro mercantil y una seriede textos específicos en factura. El Texto 1 y 2 aparecen en la cabecera y el los otros en el pie defactura.

Ø Datos Contables:

11

Configuración 103

· Definición de la Delegación, indicar si es Central (administración está en esta oficina) ó Sucursal (hayque enviar datos contables a una central de administración). Número de la delegación contable.Número de empresa Enlace con tesorería (normalmente el mismo núemero de empresa que la deOfiBarman) y si se ha indicado que es sucursal indicar el Nº Empresa Destino del Traspaso deApuntes a Central (número de empresa de oficonta en la central para los traspasos de apuntes).

· Cuentas Contables, definir las cuentas solicitadas. Serán las que se usen a la hora de la generación deApuntes contables.

· Tipos de IVA, definir hasta 6 tipos de Iva y el tipo a aplicar para comisiones.

· Datos para el Cierre de Tickets, activar si así se desea (es recomendable) que los apuntes del día paralos puntos de venta se generen en el cierre del día .

Ø Otros Datos:

· Parametrización de la asignación de cuentas contables a clientes. Para cada tipo de cliente podemosplantear una delegación contable diferente, así, al crear una agencia siempre se le asigna una cuenta(según la imagen se usa la raíz ‘4300 000’ y se asigna sobre la última ya creada), para el aso deempresas y particulares se asigna según lo indicado aquí siempre y cuando se le diga explícitamente alcrearla o a la hora de darle salida si su factura supera el tope para asignar cuenta. Para plantear laconvivencia de la Peseta y el Euro se indica el cambio que se aplica, decimales a usar, si se imprime enfactura el cambio de la que actualmente sea la alternativa y para los redondeos al hacer un cobro eneuros se usan las cuentas aquí definidas. Indicar las carpetas donde se encuentran los informes a usarpor la aplicación. Tener en cuenta que si se trata de una red, debe indicarse el camino completoincluyendo el nombre del servidor (p.e. ‘\\Servidor\DiscoD\OfiBarmanW\Documentos’). Se pueden indicarestos datos pulsando en el botón examinar de cada uno de los tipos solicitados.

· Normalmente los documentos (cualquier informe que puede ser específico por cliente, como las facturas)se encuentra dentro de la carpeta OfiBarmanW\Documentos en el servidor. Para los listados (comunes atodos los clientes) en la carpeta OfiBarmanW\Listados y para los de tesorería, si existe OfiConta en lainstalación en OfiContaW\Listados, si no existe en OfiBarmanW\LisTesoro. A la hora de la instalaciónestos datos se deben crear correctamente, simplemente comprobar que son correctos.

Ayuda OfiBarman104

Ø Logo de la Empresa:

· En esta pestaña podemos definir qué logo usar para nuestras facturas. Pulsar en examinar para localizarel fichero del logo (normalmente un fichero .bmp con el mínimo tamaño posible), éste será cargado en lapantalla.

Ø Globales TPV

· En la ultima pestaña podremos aplicar diferentes opciones del TPV.

· Podemos optar a activar la gestión de propinas:

- Gravan IVA.

- Generan mas venta

- Cuenta contable

- Porcentaje fijo de propinas.

· Tenemos mas abajo la configuración para regalos y fidelizacion: es para la gestión de regalos por puntosde clientes.

Configuración 105

9.3 Delegaciones

Delegaciones

· El concepto Delegaciones lo podemos hacer corresponder con el concepto Sucursal. La aplicaciónadmitirá hasta 1000 sucursales por programa instalado. La Delegación o delegaciones con las que setrabajen, indicarán la forma de dar de alta las cuentas de clientes, así como las caja etc... Es por tantomuy importante que se tenga en cuenta este concepto.

· El manejo de la primera ventana se explica en funcionamiento de ficheros y esta pantalla en manejo dedatos en pantalla.

· Las cuentas de clientes indican por sí mismas a que delegación pertenecen a través del 5º,6º y 7º dígitode la cuenta.

· En cuanto al fichero de mantenimiento de Delegaciones, es el que se ve en la imagen siguiente:

· En dicha pantalla podremos introducir los siguientes campos:

Ayuda OfiBarman106

1. Código: En este campo indicamos el número de sucursal. Dicho código puede introducirse Manualmente,Automáticamente, es decir el código nos lo suministra el ordenador sobre el código más alto de los que yaexisten en el fichero o bien de forma Libre, es decir, el ordenador nos suministra un código que puedaexistir entre los ya existentes y en orden ascendente.

2. Nombre: Indicamos el nombre o descripción de dicha delegación.

9.4 Usuarios

Usuarios

· Desde esta opción de menú podremos crear y modificar los usuarios y sus derechos, así como lasopciones por defecto que tendrá cada uno de ellos. Debido a que es una opción de configuración de sumaimportancia, esta opción se encuentra protegida por la clave de acceso a datos confidenciales que seencuentra en Parámetros.

· La pantalla de configuración de Usuarios es la siguiente:

Configuración 107

· Los campos que encontramos en dicha pantalla son los siguientes:

1. Usuario: Nombre del usuario con el que ha entrado en la aplicación. Este campo es de sólo lectura.

2. Palabra de Paso: Clave con la que se protege la entrada al programa con el nombre de este usuario.

3. Fecha: Fecha en la que hizo el usuario su última entrada en la aplicación. Campo de sólo lectura.

4. Hora: Hora en la que hizo el usuario su última entrada en la aplicación. Campo de sólo lectura.

5. Ordenador: Nombre o descripción del PC desde el que hizo el usuario su última entrada en laaplicación. Campo de sólo lectura.

6. Opciones con Acceso: Todas aquellas opciones de menú que se encuentren en dicha lista, sonopciones a las que tendrá acceso el usuario.

7. Opciones sin Acceso: Todas aquellas opciones de menú que se encuentren en dicha lista, sonopciones a las que el usuario no tendrá acceso.

· Para impedir el acceso de un usuario a una opción de menú, deberá pasar la opción que se encuentra enla lista de la derecha y pasarla a la lista de la izquierda. Para ello basta con hacer un doble clic en elelemento deseado o bien una vez marcada la opción deseada, pulsar en los botones centrales.

· Dentro de esta pantalla se encuentran las opciones por defecto del usuario, es decir, aquellos valores queusa por defecto el usuario, y que se declaran en esta pantalla para que el usuario no tenga que estarcontinuamente tecleando los mismos valores. Por ejemplo si el usuario usa la caja 000, con que lo declareen la pantalla de opciones por defecto, cada vez que el programa requiera este dato, automáticamentepondrá el valor aquí indicado.

· Para acceder a dicha pantalla haga clic en el botón Opciones y nos aparecerá la siguiente ventana:

Ayuda OfiBarman108

· La pantalla de valores por defecto de Usuarios es la siguiente:

1. Permitir dar Altas: Indica si el usuario tiene derechos para crear nuevas fichas.

2. Permitir Modificaciones: Indica si el usuario tiene derechos para modificar los valores de fichas yacreadas.

3. Permitir Bajas: Indica si el usuario tiene derechos para borrar fichas.

4. Permitir ver Estadística: Indica si el usuario tiene derechos para ver los datos acumulados yestadísticas de las fichas.

5. Caja para control de arqueo: número de caja que se usa de forma habitual para el usuario que accedeal programa.

6. Permisos en Gestión: Podemos configurar la entrada al programa del usuario para que acceda adiferentes módulos de OfiBarman.

- Apagar Equipo al Salir del Programa.

- Fecha de Cobro Automática.

7. Claves del TPV: Podemos configurar unas claves especiales para los cobros de caja.

8. Quitar Preimpresión / Doble Tickets:

9.5 Copias de Seguridad

Copias de Seguridad

· Desde esta opción se podrán hacer las copias de seguridad y restaurarlas en caso de que fuesenecesario. La pantalla es la siguiente:

Configuración 109

· Debe tener en cuenta que este es el proceso de mayor importancia para la seguridad de los datos de suempresa. No olvide hacer copias de seguridad diarias de sus datos.

· Para hacer una copia de seguridad desde esta opción debe tener en cuenta que sirve cualquier medioexcepto las cintas STREAMER, que suelen llevar su propio software de copias. Por lo tanto lo primero quedebemos hacer es seleccionar la unidad en la que haremos dicha copia, así como la carpeta o directorioen la que se grabará. Si está utilizando un medio de copia de baja capacidad como pueden ser los discosde 3,5 ", deberá marcar el cuadro de verificación Realizar copia en varios discos. Una vez seleccionada launidad y la ruta para la copia haremos click en el botón Aceptar. Hay que tener en cuenta que cuando sehace la copia de seguridad desde un puesto de trabajo, hay que tener la unidad en la que se encuentranlos datos como unidad de red fija. También hay que contar con que al hacer la copia de seguridad degestión se hará también la copia de seguridad de la empresa contable que se encuentra asociada, pero noal revés, es decir si hace la copia de seguridad desde contabilidad no se hará la copia de la empresa degestión.

- Los ficheros resultantes de la copia de seguridad serán los siguientes:

1. Si se realiza la copia de seguridad desde la Empresa de Gestión (OFIEVENTOS).

SegHeeeOccc.zip

En la que Seg. Indica que es un fichero de seguridad.

G Indica que se trata de gestión comercial (OfiEVENTOS).

eee El número de la empresa de gestión.

O Indica que se trata de contabilidad (Oficonta)y

ccc el número de la empresa de contabilidad asociada.

La extensión zip, se debe a un formato estándar de compresión.

2. Si se realiza la copia de seguridad desde la Empresa de Contabilidad (OFICONTA)

SegOccc.zip

En la que Seg. Indica que es un fichero de seguridad.

O Indica que se trata de contabilidad (Oficonta)

ccc el número de la empresa de contabilidad asociada.

La extensión zip, se debe a un formato estándar de compresión.

· Para restaurar una copia de seguridad, haremos click sobre la ficha Restaurar, y seleccionamos la unidado la carpeta en la que se encuentra la copia a restaurar.

Ayuda OfiBarman110

· Una vez hayamos localizado la ruta donde se encuentra copia de seguridad, con un click nos especificaráen que fecha se realizó la copia y de qué empresas de OfiBarman u OfiConta (si tuviéramos). Haciendodoble click sobre el nombre del fichero en este caso SegH001O001.zip que se encuentra en el campoArchivos, la aplicación nos colocará el fichero de copia en el campo Archivo. Con sólo pulsar sobre elbotón ACEPTAR restauraremos la copia.

9.6 Gestión de bloqueos

Gestión de Bloqueos

· En el caso de producirse algún bloqueo en la base de datos del programa se nos reflejará en las lineasque nos aparece en la gestión de bloqueos, este bloqueo se suele notar cuando en el puntero del ratónnos aparece el reloj de arena durante un largo periodo de tiempo. Este bloqueo lo señalamos y borramosliberando la base de datos y pudiendo trabajar inmediatamente.

9.7 Localización de Bases de Datos

Localización de Bases de Datos

· En esta opción podremos localizar las bases de datos para poder trabajar con el programa. Normalmentese instalara por defecto en la ruta indicada del servidor, en caso contrario tendremos que localizarlas através del botón localizar.

Configuración 111

9.8 Licencia

Licencia

· En la pantalla que a continuación detallamos será la pantalla que nos aparecerá una vez entremos porprimera vez a la aplicación, siempre y cuando no nos haya sido suministrado el Código de Activación porparte de OFIMATICA JAÉN, S.L.

· Los pasos a seguir en el REGISTRO DE APLICACIONES OFI para la Activación y completo funcionamientodel programa serán los siguientes:

1. Rellenar los datos para la identificación del cliente.2. Elegir de la lista despegable las aplicaciones instaladas en nuestro PC.3. Localizar la ruta donde se encuentran las bases de datos de las aplicaciones. Por defecto:· C:\Archivos de programa\OfiBarmanW· C:\Archivos de programa\OfiContaW\Datos en el caso de tener Contabilidad· Etc...· Aunque como observamos en el apartado Verificación de la correcta localización de la Base de Datos

del Menú Empresas y en la opción Localización de la base de datos del Menú UTILIDADES esta rutapuede variar dependiendo del tipo instalación que realizamos en su momento. (Monopuesto u Ordenador Central o Puesto de Trabajo).

4. Solicitar el Código de Activación de cada una de las aplicaciones OFI instaladas a OFIMATICAJAÉN, S.L indicando el nº que aparece en pantalla (en el campo de sólo lectura Licencia) en elCONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL y enviándolo por Fax al: 953 28 15 45.Inmediatamente recibirá un fax con el Código de Activación para cada una de las aplicaciones OFIinstaladas.

NOTA: Dicho Fax deberá ir debidamente cumplimentado, firmado y sellado por la empresa, para el correctoentendimiento entre ambos y así hacer llegar el Código de Activación con la mayor brevedad posible. No seránecesario indicar el nº de puestos contratados ya que el programa lo calculará automáticamente en el momentode introducir el Código de Activación.

· En el caso que no hagamos caso a esta pantalla de Licencia y pulsemos sobre el botón ACEPTAR seaccedera a la aplicación en MODO DEMO por lo que el programa queda limitado a un máximo de 50documentos mostrando este mensaje:

Ayuda OfiBarman112

· Una vez recibido el Código de Activación e introducido correctamente, podrá observar que a la derecha dedicho campo Cod. Activación aparecerá el Botón X 2 Puesto(s) seguido del Nº de puestos solicitados aOFIMATICA JAEN, S.L

· ¿Para que sirve el botón X Desactivar Licencia? Este botón Desactiva la Licencia actual de la aplicaciónsobre la que pulsamos. Es de suma importancia no pulsar dicho botón salvo en caso de Ampliación delnúmero de puestos, Cambio del servidor de datos (por formateo de máquina, etc...) y siempre bajo lasupervisión de OFIMATICA JAEN, S.L.

· Le será mostrado el Código de Desactivación resultante de ejecutar dicha opción y será obligatorioindicárnoslo en el caso que quiera activar una nueva licencia.

Manual OfiBarman

X

Ayuda OfiBarman114

10 FAQ Preguntas y Respuestas

10.1 Cuenta Contable

Cuenta Contable

· Una Cuenta Contable se pide como dato necesario para la generación automática de apuntes endeterminados procesos de la aplicación, así como para identificar en algún caso determinadas fichas,como por ejemplo las de proveedores.

· La Cuenta contable es de 11 dígitos (mmmmdddnnnn) y se descompone de la siguiente forma:

1. ‘mmmm’, correspondiente a la cuenta de mayor según el plan general contable, así, clientesserá 4300, proveedores 4000, ventas 7000, etc.

2. ‘ddd’, corresponde a la delegación contable de la cuenta, así en nuestra contabilidad podemostener clasificados nuestros clientes según el tipo (individuales 001, de empresa 002, agencias003, etc) o según nuestro centro de venta (cada uno de ellos se identificaría con un número dedelegación único). De esta manera, y en base a la delegación, contablemente podremos tenermayor información en nuestra contabilidad según nos interese.

3. ‘nnnn’, número de desarrollo de la cuenta contable.

· A la hora de crear una cuenta (por ejemplo al crear un proveedor) podemos asignarla de formaautomática. Es recomendable indicar primero la cuenta de mayor y la delegación para asignar dentro delcriterio escogido para cada caso.

10.2 Campo D.N.I. / C.I.F.

Campo D.N.I. / C.I.F.

· Si no se indica letra al teclear el DNI lo calcula de forma automática. Si es el caso de ser un pasaporteteclear primero un guión seguido del número para que la letra no sea calculada ya que en este caso nointeresaría.

10.3 Generación de Apuntes Contables

Generación de Apuntes Contables

· Ofihotel genera una serie de apuntes de forma automática, según en la opción que se generan se explicaa continuación cómo funciona:

· Cierre del Día:

1. Se realizan los apuntes de las facturas generadas en la Gestión de Salidas a las cuales se aplica una ovarias formas de pago y de las que se crean por Facturación Directa , donde también se asigna su forma depago. Se genera un asiento con fecha de la factura por cada una de las creadas en el día con los apuntesdesglosados de la siguiente forma:

Importe Debe Haber Concepto Documento

Total factura 430 0 N/Fra nnnnnn Nº Factura

Total Iva 0 477 ‘ ‘ ‘ ‘

Base Imponible 0 700 (desglosado según la cuenta de ventas definidas en cada cargo) ‘ ‘ ‘ ‘

Importe Cobro por cada una de las formas de pago usadas Cuenta de tesorería definida en las formas depago usadas 430 Cobro Fra nnnnnn ‘ ‘

FAQ Preguntas y Respuestas 115

Si la factura es de crédito genera un vencimiento para gestionar en tesorería su cobro.

2. Además, si así se ha indicado en Parámetros/Datos Contables, se genera un asiento por los totales decada uno de los puntos de venta desglosados de la siguiente forma:

Importe Debe Haber Concepto Documento

Total Venta Cuenta de Ctes. varios definida en el Tpv 0 Tpv de CódigoTpv / nºprimer Tikethasta Código Tpv/nº último tiket Tpv

Total Iva 0 477 ‘ ‘ ‘ ‘

Base Imponible 0 Cuenta de Ventas definida en el Tpv ‘ ‘ ‘ ‘

Importe correspondiente a la suma de los cobros de Metálico, Cheques y Tarjetas O Cuenta de Ctes. variosdefinida en el Tpv ‘ ‘ ‘ ‘

Importe de cada una de las formas de pago usadas en cobros del TpvCada una de las cuentas de caja ytalones definidas en el Tpv y si hay tarjetas, la definida en la forma de pago de cada tarjeta.0 ‘ ‘ ‘ ‘

· Modificación de Facturas:

Si en Parámetros /Datos Contables se se le ha dicho que se generen apuntes en esta opción, se van agenerar dos asientos con el mismo formato que el explicado en el punto uno. Hace un primer asiento ennegativo por los datos originales de la factura y otro en positivo por los datos finales aceptados en ella.

· Desde las opciones de Gestión de Caja:

Se generan los apuntes correspondientes a los cobros y pagos/salidas de caja efectuados. Estos apuntes seexplican en en la ayuda de la Tesorería.

· En la Recepción de Facturas de Proveedores:

Aquí y según las cuentas definidas en Parámetros /Datos Contables se va a generar un asiento de compraspara la factura de proveedor recepcionada, así como la generación de sus vencimientos de pago.

Ayuda OfiBarman116

Indice- A -Almacenes 47

Artículos 48

- B -Botón Imprimir 17

Botón Previsualizar 18

- C -Campo D.N.I. 114

Campo D.N.I. / C.I.F. 114

Cierre del Almacén 62

Cierre Diario de TPV 74

Configuración de comandas 90

Configuración de Radio Notas 91

Configuración de Vales 90

Configuración del Ticket 89

Configuración del TPV 88

consumo invitaciones 78

Control de TPV / Cierre del Almacén 62

Control de TPV / Listado de Tickets 92

Copias de Seguridad 108

Cuenta Contable 114

- D -Deficición de Cajas 39

Delegaciones 105

departamentos clientes 42

Diario Facturación de Proveedores 70

- E -Emision de Cheques / Pagares / Carta 32

Empresas 100

Entrada de Albaranes de Mercancía 57

etiquetas clientes 41

Exportación de Apuntes Contables 43, 44

- F -Familias/Subfamilias 50

Ficheros / Divisas 38

Funcionamiento de Ficheros 12

- G -Generación de Apuntes Contables 114

gestion de clientes 41

Gestión del TPV 82, 86

- L -Listado de Movimientos de Caja Recepción 27

Listado de Tickets 36

Listado de Trabajadores 73

listado tickets nuevo 73

Listados de Almacén / Albaranes 65

Listados de Almacén / Artículos por Almacén 67

Listados de Almacén / Diario Facturación deProveedores 70

Listados de Almacén / Existencias de Artículos 65,66

Listados de Almacén / Informe Comercial deProveedores 70

Listados de Almacén / Listado de Almacenes -Estadística 68, 69

Listados de Almacén / Movimientos entre Almacenes 67

- M -Manejo de Datos en Pantalla 11

Manejo de Listados por Pantalla 16

mensajes para radio notas 42

Modificacion Precio de Venta 56

Modo de Impresión 15

Movimientos entre Almacenes 59

- O -otras cuentas 40

- P -Parámetros 102

Previsualizar 18

Proveedores 50

Puntos de Venta 52

Index 117

- R -Recepción de Facturas de Proveedores 58

Reserva de Mesas 86

- S -sectores para clientes 42

- T -Trabajadores 51

- U -Usuarios 106

- V -Ventana de Búsqueda 13

Ventana de Búsqueda de Códigos Postales 14

Ventana de Listados 19

Ventas por Horas 75

Visor de Apuntes 42

ayuda ofibarman - sistematics.com · §tarjetas de red a 100 mbs para todos los equipos dentro de...

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