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Secretaría General Oficina General de Administración


OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

FORMULARIO ELECTRÓNICO DE

AUTORIZACIÓN DE PERMISOS

MANUAL DE SUPERVISOR


MANUAL DE USUARIO

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INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

NOMBRE DEL SISTEMA: FORMULARIO ELECTRÓNICO DE

AUTORIZACIÓN DE PERMISOS AREA USUARIA: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE

MINISTROS VERSIÓN: 1.0 FECHA: 24-07-2013 ELABORADO POR: Sergio Castro Manrique

Vanessa Yupanqui Ramos

MANUAL DE USUARIO

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HOJA DE CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCIÓN DE LAS

MODIFICACIONES REALIZADAS

1.0

25-07-2013

Documento Original

MANUAL DE USUARIO

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INDICE

1. ACCESO AL SISTEMA…….………………………….………..….………………..……....…. 5 2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA……….………………….……………........…….……. 8 3. MARCACIONES………………………………..…………………………………..………....…. 7

3.1 Consultar Marcaciones…………………………............................................…….…… 7 4. ACTIVIDADES…………..………………………………………...……….………………….... 10 4.1 Consular Actividades………………………..…..……………………..……….….....….. 10 5. PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas)…………………………………….. 13

5.1 Menu Papeleta - Bandeja de Salida……………………………….….…………...…….. 14 5.1.1 CONSULTAR PAPELETA.……………………………………………….……....…... 14 5.1.2 APROBAR / RECHAZAR PAPELETA…..…………………………………........….... 15 5.2 Menu Papeleta - Papeletas en Curso……………………...….……..………………..…. 16 5.1.1 CONSULTAR PAPELETA EN CURSO………………....………………………..…... 17 5.3 Menu Papeleta - Papeletas APROBADAS………………………….……..….………. 17

5.3.1 CONSULTAR PAPELETA APROBADAS…………………………..…………..….... 17 5.4 Menu Papeleta - Papeletas RECHAZADAS….…………….……………..…..…….…. 18 5.4.1 CONSULTAR PAPELETA RECHAZADAS…………...………….…………………... 18 5.5 Menu Papeleta - VER TODAS………………………………..…................................. 19

6. ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA…………………..……………...…………… 20

MANUAL DE USUARIO

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MANUAL DE SUPERVISOR 1. ACCESO AL SISTEMA

Se ingresará el siguiente link http://webasistencia.pcm.gob.pe/, y se visualizara la

siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0)

Fig.1.0 – Acceso al Sistema

El acceso al FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS es sólo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es identificado en el sistema a través de un usuario y clave que es proporcionado por la Oficina de Recursos Humanos. Se llenaran los siguientes campos:

� Usuario : Asignado por RRHH.

� Contraseña: Asignado por RRHH.

� Perfil : Existen 3 tipos de perfiles:

� Usuario : Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de

Ministros.

� Supervisor : Podrá ver a todos los usuarios que estén a su cargo y podrá

hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA).

� Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el

Personal (JEFE DE RECURSOS HUMANOS).

MANUAL DE USUARIO

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En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente

manera, (Ver Fig.1.1)

Fig.1.1 – Acceso al Sistema

Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2)

Fig.1.2. – Acceso al Sistema

Ingresar: Al seleccionar Se ingresará a la pantalla del Menú de

Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3)

Fig.1.3 – Visualización de Marcaciones

Se muestra el nombre del Supervisor

Seleccione Perfil de Supervisor

Ingrese su Usuario

Ingrese su Contraseña

MANUAL DE USUARIO

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Al seleccionar aparecerá una pantalla donde deberá completar la

siguiente información. (Ver Fig.1.4)

Fig.1.4. Cambiar clave

a) Ingrese Usuario: Código asignado por la empresa

b) Ingrese Contraseña: Que es la contraseña con la que ingreso al sistema. Este

dato debe ingresarse o no podrá cambiar su contraseña.

c) Nueva Contraseña: Esta debe cumplir las siguientes características:

• Esta puede contener solamente valores alfanuméricos [0-9..a-z]

• La longitud de la clave, como mínimo es de 8 caracteres y como máximo de 20

caracteres.

d) Confirme Contraseña: Digite nuevamente la contraseña para validar su cambio.

a

b

c

d

MANUAL DE USUARIO

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2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA

El usuario tendrá opción a registrar y visualizar todas las marcaciones, actividades y

papeletas que el requiera.

Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Menú Principal. Por defecto se

mostrara la pantalla de Menú Marcaciones. (Ver Fig.2.0)

Fig.2.0. Ventana Principal

A continuación detallamos el Menú principal del Sistema:

Al dar un clic en cualquiera de las opciones se podrá ingresar a sus menús correspondientes:

Fecha del día

Se muestra el tipo y nombre completo del Supervisor.

Se muestra una lista de registros de a cuerdo a los criterios de búsqueda (pertenecientes a una opción del menú principal).

Salir del sistema

Criterios de consulta

Ver

ANEXO

Lista de Personal

Menú de Marcación Menú de Actividades Menú de Papeletas Salir del sistema

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3. MARCACIONES

Tiene dos submenús que son Consultar Marcaciones y Registrar Marcaciones.

3.1 CONSULTAR MARCACIONES

Se podrá visualizar las marcaciones registradas por usted y por el personal a su cargo;

para ello el Sistema solicita los criterios de Consulta (Ver ANEXO – Punto 6.1) y luego

damos click en .

Fig.2.2. – Consultar Marcaciones

A continuación detallamos la información que el sistema nos brinda por cada marcación:

Número de tarjeta

Código del usuario

Día de marcación

Fecha de marcación

Hora de marcación.

Ubicación de donde se realiza la marcación

Lectora de marcación

Tipo de marcación

Se muestra los registros de todas las marcaciones hechas por el personal a su cargo. Según criterio de consulta.

Lista de Personal a su

cargo

Criterios de Consulta – ver

ANEXO

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4. ACTIVIDADES

4.1. CONSULTAR ACTIVIDADES

En esta opción Visualizará las Actividades realizadas por el personal a su cargo con el

total de tiempo en minutos y horas, además de poder visualizar el detalle de cada

actividad. Para ello debe seleccionar un criterio de consulta (ver ANEXO – Punto 6.2) Y

hacer click en el link y el Sistema muestra todas las Actividades realizadas

por el personal según criterio de consulta. (Ver Fig. 4.0)

Fig.4.0 – Consultar Actividades

El Sistema también permite filtrar la búsqueda por Actividades, para ello hacer click en el

link y el Sistema muestra una interfaz pequeña donde podremos

elegir la Actividad. (Ver Fig. 4.1)

Fig.4.1 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

VER ANEXO

Con esta opción se podrá desactivar todas las actividades que estén seleccionadas.

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Se podrá seleccionar la actividad que desea visualizar. (Ver Fig. 4.2)

Fig.4.2 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

Después de seleccionar la(s) Actividad(es) hacer clic en Aceptar. (Ver Fig. 4.3)

Fig.4.3 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

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Luego hacer Click en el link y el Sistema filtrará la consulta inicial por la(s)

Actividad(es) seleccionada(s). (Ver Fig. 4.4)

Fig.4.4

Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

El Sistema permite ver en la parte inferior de la ventana el detalle de cada Actividad,

para ello hacer clic en el link y el Sistema muestra en la parte inferior la

información detallada del tiempo de duración de la Actividad. (Ver Fig.4.5)

Fig.4.5 – Consultar Actividades – Ver Detalle

Se muestra el nombre de la actividad que se escogió

Se muestra la cantidad de

registros

MANUAL DE USUARIO

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5. PAPELETAS – WORKFLOW (Control de Papeletas) En esta opción del Menú de Papeletas, podrá controlar y visualizar aquellas papeletas que

se encuentran en los distintos estados como son: Iniciada (Pendiente de Aprobación o

Rechazo), Aprobadas, Rechazadas. La ventana por defecto es la de Bandeja de Entrada

(Ver Fig.5.0), la cual detallaremos en el Punto 5.1.

Fig.5.0. – Papeletas - Ventana Principal Menú de Papeletas: El menú del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide

en 5 secciones detalladas a continuación. (Ver Fig.5.1)

Fig.5.1 Circuito de Firma

Se muestran todas las papeletas: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas

Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas por el Administrador.

Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas por el SUPERVISOR y confirmadas de aprobación por el ADMINISTRADOR. Se muestra todas las papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas por el ADMINISTRADOR.

Se muestra las papeletas con estado INICIADA , las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para su Aprobación o rechazo por el mismo.

MANUAL DE USUARIO

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5.1 MENU PAPELETA– BANDEJA DE ENTRADA

En esta opción del Menú Papeleta ( ) Se muestra las papeletas con

estado INICIADA , las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes

de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para

su Aprobación o rechazo por el mismo. (Ver Fig. 5.2)

5.1.1 CONSULTAR PAPELETA

El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) uno o varios personales. Para ello el

Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO – Punto 6.4) y hacer clic en

y el Sistema muestra todas las papeleas realizadas según criterio de consulta.

(Ver Fig. 5.2)

Fig.5.2 – Bandeja de Entrada – Consultar Papeleta

El Sistema permite ver un detalle previo de cada papeleta, para ello hacemos clic

en el link y se visualizará en la parte inferior de la ventana un Detalle

Previo con la siguiente información: Nº Papeleta, Actividad, Documento,

observación y la lista de firmantes. (Ver Fig.5.2)

También el Sistema permite ver toda la información de la papeleta para ello

hacemos click en el link “Nro de Papeleta”, (Ver Fig.5.2) y el Sistema muestra

toda la información de la papeleta. (Ver Fig. 5.3)

Criterio de Consulta - Ver ANEXO Nro de papeleta

Ver detalle Previo

Opciones habilitadas para Aprobar o rechazar una papeleta.

MANUAL DE USUARIO

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Fig.5.3 – Bandeja de Entrada - Consultar Papeleta – Ver Detalle

5.1.2 APROBAR / RECHAZAR PAPELETA

El Sistema permite Aprobar o Rechazar una papeleta, las cuales han sido

enviadas por el Usuario y se encuentran con estado INICIADA . Para ello

selecciona un registro, haciendo clic en el Link y el Sistema muestra en la

parte inferior de la ventana el detalle previo de la papeleta con las opciones

habilitadas para Aprobar o Rechazar la papeleta. (Ver Fig.5.4)

Fig.5.4 – Bandeja de Entrada – Aprobar / Rechazar una Papeleta

Para nuestro ejemplo, hacemos clic en el link Aprobar, y el Sistema muestra un

mensaje “La Papeleta se aprobó satisfactoriamente” también observamos que ya

no se visualiza el Registro de la Papeleta (Ver Fig. 5.5). Este registro será visible

en la opción del menú papeleta: PAPELETAS EN CURSO (Ver Punto 5.2), ya que

están pendientes de firma por el ADMINISTRADOR.

Opciones habilitadas para Aprobar o Rechazar la Papeleta seleccionada.

Ver detalle Previo

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Fig.5.5 – Bandeja de Entrada – Aprobar una Papeleta

Si deseamos rechazar la papeleta el sistema muestra un mensaje solicitando la

confirmación. (Ver Fig. 5.6)

Fig. 5.6 Bandeja de Entrada - Rechazar papeleta – Mensaje de Confirmación

Hacemos click en Aceptar y el Sistema elimina la papeleta y muestra un mensaje

“La Papeleta se rechazó satisfactoriamente”, también ya no se visualizará el

Registro de la Papeleta. Este registro será visible en la opción del menú papeleta:

PAPELETAS RECHAZADAS. (Ver Punto 5.4)

5.2 MENU PAPELETA– PAPELETAS EN CURSO

En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las papeletas

que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas

por el Administrador, manteniendo así su estado como INICIADA. (Ver Fig. 5.7)

Fig.5.7 – Menú Papeleta - Papeletas en Curso

Mensaje

Mensaje

Ver Detalle Previo

Lista de Personas autorizadas para la firma (Aprobación o rechazo) de la papeleta

Criterios de Consulta (VER ANEXO)

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5.2.1 CONSULTAR PAPELETAS EN CURSO

El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) en curso de uno o varios

trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO

– Punto 6.5) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las

papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.7)

5.3 MENU PAPELETA– PAPELETAS APROBADAS

En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las

papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el SUPERVISOR y confirmadas de

Aprobación por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.8)

Fig.5.8 – Menú Papeletas - Papeletas Aprobadas

5.3.1 CONSULTAR PAPELETAS APROBADAS

El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Aprobadas uno o varios

personales. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO




Aprobadas por el Supervisor y por el Administrador

MANUAL DE USUARIO

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5.4 MENU PAPELETA– PAPELETAS RECHAZADAS

En esta opción del menú de Papeletas ( ) el Sistema muestra las

papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas

por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.9)

Fig.5.9 – Menú Papeletas - Papeletas Rechazadas

5.4.1 CONSULTAR PAPELETAS RECHAZADAS

El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Rechazadas de uno o varios

trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO




Rechazadas por el Administrador

Rechazadas por el Supervisor

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5.5 MENU PAPELETA– VER TODAS

En esta opción del menú de Papeletas el Sistema muestra todas las papeletas

con Estado: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas. (Ver Fig. 5.10)

Fig.5.10 – Menú Papeletas – Ver Todas

Aprobada: Aprobadas por el Administrador

Iniciada: Pendiente de Aprobación por el Supervisor

Rechazada: Rechazadas por el Supervisor

Iniciada: Aprobada sólo por el Supervisor.

Rechazada: Por el Administrador.

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6. ANEXO – CRITERIOS DE CONSULTA

6.1 CONSULTAR MARCACIONES

El Sistema solicita los siguientes criterios de Consulta:

1. Consultar por fecha (necesaria): Si deseamos ver las Marcaciones realizadas por

un Personal Por año y por mes elegimos la opción y

seleccionamos el año y el mes. De lo contrario si deseamos ver las marcaciones de

un personal pertenecientes a un rango de fecha, elegimos la opción

, hacemos clic en el icono para seleccionar las fechas.

(Ver Fig. 6.1.0)

Fig.6.1.0 – filtrar consulta por fechas

2. Consultar por hora (opcional): Después de seleccionar uno de los criterios de

Consulta por fecha, el Sistema nos permite elegir si deseamos o no filtrar la

información por hora. Para ello hacemos check a la casilla e ingresamos la hora

inicial y final en que se realizó la marcación.

Fig.6.1.1 – filtrar consulta por hora

MANUAL DE USUARIO

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3. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), Para ello el Sistema le permite

realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego

digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está

buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga

check en la casilla . Finalmente, después de haber

seleccionado un Personal o Todos hacer click en .

Fig.6.1.2 – Ubicar Personal

6.2 CONSULTAR ACTIVIDADES

Se siguen los pasos 1 y 3, mencionados en el punto 6.1 (Consultar Marcaciones).

6.3 CONSULTAR PAPELETAS EN BANDEJA DE ENTRADA El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta:

1. Filtrar por fecha (opcional): Si deseamos ver las Papeletas que fueron creadas en

un rango de fecha, hacemos chek en la casilla luego click en el icono para

seleccionar las fechas:

Fig.6.3.0 – filtra consulta por rango de fecha

MANUAL DE USUARIO

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2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), Para ello el Sistema le permite

realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego

digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está

buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga

check en la casilla . Finalmente, después de haber

seleccionado un Personal o Todos hacer click en .

Fig.6.3.1 – Ubicar Personal

6.4 CONSULTAR PAPELTAS EN CURSO

Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.3 (Consultar Papeleta en

Bandeja de Entrada).

MANUAL DE USUARIO

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6.5 CONSULTAR PAPELTAS APROBADAS

El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta:

1. Filtrar por fecha (necesaria) Hacemos click en el icono para seleccionar el

rango de fecha en que fueron creadas las Papeletas.

Fig.6.5.0 – filtra consulta por rango de fecha

2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria ), se siguen el paso 2 del Punto

6.3 (Consultar Papeletas en bandeja de Entrada).

6.6 CONSULTAR PAPELTAS RECHAZADAS

Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.5 (Consultar Papeletas

Aprobadas).

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