oficina de proyecto

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGN

DIVISIN DE UNIVERSIDAD ABIERTA, CONTINUA Y A DISTANCIA

P R E S E N T A N Diplomado

ADMINISTRACION DE PROYECTOS ACORDE A ESTNDARES INTERNACIONALES

MODULO 6

Impartido por:

MTIA. PMP. YOLANDA ANGELINA ALTAMIRANO SNCHEZ

Netzahualcyotl, Edo. de Mxico, 2012

Contenido

Pgina 2

Gestin de la Oficina de Administracin de Proyectos

1. Gestin de Iniciativas

2. Gestin de Proyectos

3. Gestin de Programas

4. Gestin de Portafolios

5. Reporte e Informacin para la Toma de Decisiones

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGN

DIVISIN DE UNIVERSIDAD ABIERTA, CONTINUA Y A DISTANCIA

OBJETIVO

Los participantes reconocern las diferencias entre la gestin de proyectos, programas y portafolios y su relacin con la estrategia organizacional.

ALTAMIRANO, Yolanda.

4 ALTAMIRANO, Yolanda.

PROPSITO DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

GESTIN DE INICIATIVAS

Pgina 5

Una iniciativa u oportunidad

Es una idea, requerimiento, necesidad o una solucin vaga que se

identifica para satisfacer al usuario final

No se cuenta con requerimientos detallados

No est dimensionado su esfuerzo

No se conoce el detalle de la solucin


Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico:

Temporal, inicio y fin

Elaboracin gradual

Producto, servicio o resultado nico

Pgina 6 ALTAMIRANO, Yolanda.

GESTIN DE PROYECTOS

Inicio Fin

Entregable 1 Entregable 2 Entregable n

Interaccin entre Iniciativas y Proyectos


GESTIN DE PROYECTOS

Relacin Ejecutiva

-Procesos de

Planeacin

-Reuniones de

Seguimiento

Contacto Operativo

-Visita de Campo

-Operacin en campo

-Contacto Usuario

Final

Ideas /

Necesidades /

Problemas/

Oportunidades

- Estudio de mercado

- Soluciones

- Beneficios

- Viabilidad

- Estimacin burda

- Impacto

Iniciativas

Iniciativas

Iniciativas

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Cartera

Caso de Negocio

Plan Estratgico del Negocio Presupuesto Global

Un cartera de proyectos, es el conjunto de proyectos reconocidos por la organizacin.

Estn autorizados

Tienen presupuesto asignado

Tienen asignado un lder o responsable de proyecto.


GESTIN DE PROYECTOS

Proyecto A

Proyecto B

Proyecto C

Proyecto D

Proyecto E

Proyecto F

Proyecto ..n

Un programa es un grupo de proyectos relacionados administrados en forma coordinada y con criterios establecidos para obtener beneficios y control no disponible si se administran en forma individual.


GESTIN DE PROGRAMAS

Interaccin entre la administracin de proyectos y la administracin de programas.


GESTIN DE PROGRAMAS

Procesos de Administracin de Programas

Metas del Programa Beneficios Aprox. a la

Administracin

Riesgo del Proyecto Requerimiento de Cambios Cambios en Lneas Base (Tiempo, Costos y Calidad)

Issues

Inicio Planeaci

n Cierre

Monitoreo

y Control Ejecucin

Procesos de Administracin de Proyectos

Pro

yect

o

Pro

yect

o

Etapas de la administracin de programas.


GESTIN DE PROGRAMAS

Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Figura 1-2 Pgina 9.

Preparacin previa

Inicio

Setup

(Puesta en marcha)

Entrega de beneficios

Cierre

Gobierno del programa

Ciclo de vida del programa

Identificacin de beneficios

Identificacin y calificacin en trminos del negocio

Anlisis y planeacin de los beneficios

Priorizacin de componentes

Diseo de mtricas

Establecimiento de plan

Mapeo al plan del programa

Realizacin de beneficios

Monitoreo de componentes

Registro de beneficios

Reporte de beneficios

Transicin de beneficios

Consolidacin

Transferencia de responsabilidad

Un portafolio es una coleccin de proyectos y/o programas y otros trabajos que en conjunto facilitan la administracin efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratgicos.


GESTIN DE PORTAFOLIOS


Pgina 13

La gestin de portafolios efectiva implica el logro de objetivos

estratgicos mediante la seleccin, asignacin de prioridades,

evaluacin y administracin y control de proyectos, programas y

trabajo relacionado basado en la alineacin y contribucin a los

objetivos y estrategias del negocio.


Ejemplo de un portafolio



Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Figura 1-3 Pgina 10.


Pgina 15

Actividades Clave de la Administracin de Portafolios

Transcripcin de las estrategias organizacionales en iniciativas o casos de negocios que se convierten en los fundamentos de proyectos.

Identificacin de oportunidades y proyectos. Provisin, asignacin y reasignacin de recursos a programas y proyectos.

Mantenimiento del balance del portafolio. Soporte al ambiente organizacional de administracin de proyectos.



Pgina 16

Relacin entre Proyectos, Programas y Portafolios:

La administracin del portafolio asegura las interrelaciones entre

programas y proyectos identificados y sus recursos son distribuidos

acorde las prioridades de la organizacin.

Los programas se enfocan en lograr los beneficios esperados del

portafolio como se determinaron a travs de los objetivos estratgicos

organizacionales.

Los proyectos se ocupan el logro de los entregables especficos que

soportan los objetivos organizacionales especficos.



Pgina 17

Relacin entre la gobernabilidad de la empresa y la gestin de

portafolios.

La gobernabilidad organizacional es el proceso por el cual dirigen y controlan sus operaciones y actividades estratgicas y por el cual la

organizacin responde a sus derechos legtimos, expectativas y deseos de sus

stakeholders.

La gobernabilidad del Portafolio de proyectos es un conjunto de procesos organizacionales interrelacionados, por los cuales una organizacin prioriza,

selecciona y distribuye recursos internos limitados para lograr los objetivos

organizacionales.

La Administracin del Portafolio es una disciplina dentro de la Gobernabilidad organizacional.


Relacin entre la gobernabilidad de la empresa y la gestin de portafolios.



Misin

Valores

Visin

Estrategia

Balanceo de objetivos y resultados

Proyectos de la Empresa

Actividades Asignadas

Razn de ser

Marco de Accin

Escenario Futuro

Camino a la Visin

Priorizacin

Proyectos y Operacin

Admn. Organizacional

Planeacin Estratgica

Administraci

n de

Operaciones

Administracin

de Portafolio

Administracin por

proyectos

Administracin

de Programa

Administracin

de Proyecto

Procesos

Herramientas

Mtricas

Fases para la gestin de las iniciativas en el portafolio.



mbito de Accin de la PMO




Pgina 21

Contribucin de la PMO

En la Organizacin Asegurar que los proyectos en los que se decida invertir cumplen con

la estrategia del portafolio

En los Proyectos Asegurar que los proyectos se ejecutan en forma efectiva, dentro de la

contribucin planeada al portafolio

En los Recursos Administrar el capital intelectual de Administracin de Proyectos de la

Organizacin


Un ejemplo de Proceso para la administracin de portafolios



Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Tabla 1-1 Pgina 11.


COMPARATIVO ENTRE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS

Proyecto Programa Portafolio

Alcance Tienen objetivos definidos. El alcance es

progresivamente

elaborado durante todo

el ciclo de vida.

Tienen un alcance ms amplio y proveen ms beneficios significativos

Tienen un alcance de negocio que cambia con las metas estratgicas de la organizacin

Cambio Se esperan cambios y se implementan procesos para mantenerlos administrados y controlados.

Se espera el cambio tanto desde el interior como desde el exterior y se debe estar preparado para gestionarlo

Continuamente se monitorean los cambios en el ambiente.

Planeacin Debe existir una evolucin de planes de alto nivel a planes detallados durante el ciclo de vida.

Se desarrolla el plan general de alto nivel para guiar la planeacin detallada a nivel componente.

Se crean y mantienen los procesos necesarios y la comunicacin relativa a nivel agregado.

Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Tabla 1-1 Pgina 11.


COMPARATIVO ENTRE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS

Proyecto Programa Portafolio

Administracin

Se administra el equipo de trabajo para alcanzar los objetivos

Se administra el staff del programa y a los administradores de proyectos; se provee visin y liderazgo

Se administra el staff de administracin del portafolio.

xito

El xito es medido por la calidad de producto, cumplimiento de lneas de tiempo y presupuesto, y el nivel de satisfaccin del cliente.

El xito es medido por el grado en que satisface las necesidades y los beneficios para los que se emprendi.

El xito es medido en trminos del rendimiento global de sus componentes.

Monitoreo

Se monitorea y controla el trabajo que genera producir los productos, servicios o resultados considerados en el alcance.

Se monitorea el progreso de los componentes para asegurar que se cumple con las metas, horarios, presupuesto y beneficios esperados.

Se monitorea el rendimiento global y los indicadores de valor.

REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES

Pgina 25

La madurez de las organizaciones, comprender el rigor con que se administran Programas, Proyectos y Portafolios, y la planificacin de

los proyectos y sus impactos se prioriza basado en:

Categoras de riesgo/recaudacin. El plan estratgico de la organizacin. Lneas de negocio. Tipos de proyectos especficos como mejora de infraestructura y

de procesos internos.



Pgina 26

Tpicamente un reporte ejecutivo de proyectos contiene los siguientes

elementos como mnimo:

Nombre del proyecto

Breve descripcin

Fecha de inicio y de fin

PM asignado y patrocinados

Presupuesto total

Presupuesto ejercido

Listado de asuntos por resolver y propuestas (Issues).

Alertas o semforos de riesgos del periodo y su plan de mitigacin

Grfico del Valor Ganado los semaforizados CPI y SPI

Esquema del EDT resaltando la fase en ejecucin.

Diagrama de Gantt del periodo


Project Management Institute, The Standard For Portfolio ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008.




REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES (EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES)

Pgina 31 ALTAMIRANO, Yolanda.


EDT COMO REPORTE DE AVANCE

Sitio de Proyectos


EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES

A

B

C

D

A. Detalle Ejecutivo

B. Indicadores de

riesgos, asuntos,

cambios y

entregables

C. Anlisis grfico de

entregables y costos

D. Informacin general

INTEGRANDO EL MODELO DE OPM3

Pgina 34

Es la administracin sistemtica de proyectos, programas y portafolios

(PPP) alineados a los objetivos estratgicos.

El estndar se conoce como Organizational Project Management

Maturity Model(OPM3)

En OPM3 los cinco grupos de procesos de la Administracin de

Proyectos son combinados, dentro de cada uno de los tres dominios

(Proyecto, Programa y Portafolio), interactuando progresivamente a

travs de las cuatro etapas de procesos de Mejora.



Pgina 35

Modelos detallados que permiten identificar las caractersticas de desempeo de

una organizacin en diferentes etapas de crecimiento.

Permiten comparar la efectividad de una organizacin en un dominio particular.

Qu Motiva su implantacin:

El progreso y la mejora continua son parte integral de nuestra forma de vida

Las organizaciones necesitan una manera confiable para entender dnde estn,

dnde quieren estar y la brecha resultante.

Ejemplos de Modelos de Madurz:

People CMM

CMMI

PSP

Data Management Maturity Model

ESI Framework for Project Management


Si una organizacin desea trabajar para mejorar su madurez en la administracin de proyectos, OPM3 ofrece una gua para soportar este esfuerzo y avanzar en las prcticas que se consideren de mayor importancia.




Pgina 37

Elementos de OPM3

Conocimientos:

Anlisis inicial de la administracin de proyectos organizacional, su madurez,

mejores prcticas relevantes y cmo usar el modelo.

Diagnstico:

Determinar reas de debilidad y fortaleza en relacin con las mejores

prcticas, para despus proceder a un plan de mejora

Mejora e implementacin de cambios:

Implementacin de mejoras en una organizacin, las cuales involucran

desarrollo organizacional, administracin del cambio, y otras iniciativas


Interaccin entre Iniciativas y Proyectos


GESTIN DE PROYECTOS

Relacin Ejecutiva

-Procesos de

Planeacin

-Reuniones de

Seguimiento

Contacto Operativo

-Visita de Campo

-Operacin en campo

-Contacto Usuario

Final

Ideas /

Necesidades /

Problemas/

Oportunidades

- Estudio de mercado

- Soluciones

- Beneficios

- Viabilidad

- Estimacin burda

- Impacto

Iniciativas

Iniciativas

Iniciativas

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Cartera

Caso de Negocio

Plan Estratgico del Negocio Presupuesto Global

mbito de Accin de la PMO




REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES (EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES)

Sitio de Proyectos


EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES

A. Detalle Ejecutivo

B. Indicadores de riesgos,

asuntos, cambios y

entregables

C. Anlisis grfico de

entregables y costos

D. Informacin general

Pgina 42

GRACIAS

YOLANDA ANGELINA ALTAMIRANO SNCHEZ

Ahora es tu turno!


oficina de proyecto

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