oferta para la prestaciÓn del servicio de...

FORMATO PROPUESTA

PR-GC-VT-007-FR-003

Versión: 01

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A

MN-025-01-2016

OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN,

CUSTODIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y LA ACTUALIZACIÓN DE

REGISTROS EN EL APLICATIVO PLATINUM PARA MIGRACIÓN COLOMBIA

16 DE FEBRERO DE 2016

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Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo

1. RESUMEN EJECUTIVO

Servicios Postales Nacionales S.A empresa oficial de correos del país, que opera bajo la

marca 4-72, es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad anónima, empresa a

la cual le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar y permitir a todos los ciudadanos

un servicio postal de calidad, competitivo y de alcance universal.

UAE MIGRACIÓN COLOMBIA está interesado en contratar la organización técnica del

archivo entregado por el DAS en proceso de supresión a Migración Colombia, consiste en

aplicar metodológicamente los procesos técnicos archivísticos, establecidos por el AGN,

de manera que se permita la accesibilidad a la información contenida en los documentos.

2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

Migración Colombia está interesado en contratar el servicio de custodia de 26.000 cajas

de archivo referencia X200 organización de 367 metros lineales de archivo de la serie

documental Historia de Extranjeros, por medio de personal calificado que facilite el control,

supervisión y administración de dicho proceso, teniendo en cuenta que el Migración

Colombia no cuenta con el personal suficiente para la realización de dicha actividad.

El recurso humano mencionado se requiere para garantizar la ejecución de los diferentes

procesos archivísticos contemplados en la Ley General de Archivos 594 de 2000, el decreto

1080 de 2015, y demás normas que las complementen, adicionen o modifiquen con el

propósito de llevar a cabo las actividades de clasificación de documentos, identificación de

documentos, ordenación de documentos, descripción de documentos, ubicación de

expedientes en estanterías, foliación, escaneo de documentos, rotulación, disposición de

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duplicados o alistamiento para eliminación de documentos según T.R.D. vigentes en la

entidad.

3. MARCO LEGAL

Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 042 (octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que

cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los

artículos 21,22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para

la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y

privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

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4. ALCANCE DEL PROYECTO

4.1 Objeto del contrato

Contratar la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos,

así como la actualización de registros en el aplicativo PLATINUM.

Qué incluye (Servicios)

Custodia y Almacenamiento de la documentación

Bodegaje y custodia de aproximadamente seis mil metros lineales de archivo, equivalentes

a aproximadamente veintiséis mil (26.000) cajas de cartón X-200 con documentación

almacenada en carpetas de acuerdo a las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo

008 del 2014 del Archivo General de la Nación. Los requisitos mínimos para tener en cuenta

relacionado con la custodia serían:

Condiciones ambientales para la custodia

Las instalaciones y bodegas dispuestas por el proveedor del servicio deben cumplir y

garantizar las siguientes condiciones ambientales que incluyen: manejo de temperatura,

humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación que ofrezcan

confiabilidad en el servicio de bodegaje y custodia.

Ambiente controlado de la temperatura y humedad relativa: para la documentación, es decir, el soporte papel la Temperatura de 15 a 20 ºC con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºC. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos

Controles de acceso a las instalaciones y a los depósitos:

Monitoreo interno y externo y Cámaras de video: La firma seleccionada deberá custodiar toda la documentación una vez esta sea entregada, cuidando la integridad física de cada unidad de conservación documental. Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos de cómputo, cámaras de video, recurso humano para la vigilancia que garantice la seguridad y privacidad y el buen manejo de la información de la documentación.

Control de plagas

Sistemas automáticos de extinción de incendios: La firma seleccionada debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,

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Solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.

Construcciones antisísmicas

El contratista debe garantizar planes de contingencia en caso de presentarse desastres naturales como terremotos, incendios, inundaciones.

El contratista, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del

acta de iniciación debe presentar un protocolo con las actividades y controles para la

prestación del servicio de custodia de los archivos. Migración Colombia formulará las

observaciones correspondientes a los protocolos presentados por Servicios Postales

Nacionales S.A., y estos serán conciliados y adoptados por las partes mediante acta.

- Actividades

Definición del espacio físico y alistamiento de la estantería requerida para el volumen documental.

Almacenamiento y custodia de aproximadamente 6.000 metros lineales de archivo.

Monitoreo de condiciones ambientales.

- Producto

Espacio y estantería exclusiva para el almacenamiento y custodia de aproximadamente veintiséis mil cajas de cartón x-200.

Informes de seguimiento al programa de limpieza de áreas.

Informes de monitoreo de condiciones ambientales

Traslado de la documentación. Transporte inicial

Traslado de aproximadamente 26.000 cajas de cartón X-200 que se encuentran en bodega

del cliente en la ciudad de Bogotá, a las instalaciones que SPN 4-72 disponga para tal fin.

- Actividades

El proponente del servicio de custodia deberá facilitar el traslado en vehículos con las condiciones de seguridad y equipos de comunicaciones que permitan garantizar la conservación e integridad de la documentación, requerida para el transporte de documentos de las instalaciones del aliado de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 a las bodegas donde se prestará el servicio.

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Realizar el conteo de las cajas objeto de traslado. La verificación y entrega de las cajas x-200 debe realizarse con la participación del contratista que actualmente tiene la custodia de la documentación y SPN 4-72.

Empacar en papel vinipel y embalar las cajas antes del traslado y su retiro una vez ubicadas las cajas en su destino final.

Trasladar los archivos en vehículos con una capacidad no superior a cinco (5) toneladas.

Se deberá elaborar conjuntamente con la supervisión el cronograma de traslados y notificar al Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 del inicio del traslado de la documentación.

- Producto

Traslado y ubicación en estantería exclusiva para el almacenamiento y custodia de veintiséis mil (26.000) cajas de cartón x-200.

Entrega de la documentación

Migración Colombia hará entrega real y física de los archivos objeto de custodia al

contratista con base en los inventarios documentales que la entidad administra en Excel.

La entrega se realizará a nivel de cajas.

Se tendrá en cuenta para dicha entrega, el rotulo de identificación de la caja de cara al

inventario entregado por el contratista anterior.

Consulta. Archivo y desarchivo (servicio cotizado en sitio)

El proveedor del servicio debe garantizar la ubicación y recuperación y entrega de las cajas

objeto de custodia solicitada para consultas normales y urgentes por parte de Migración

Colombia. Una vez consultada y entregada, el proveedor del servicio deberá garantizar su

reubicación en la estantería.

Las cajas solicitadas para consulta el contratista deberá entregarlas a los funcionarios

designados por la supervisión en el área de trabajo dispuesta por el contratista. Así mismo

Migración Colombia hará devolución de las cajas para su incorporación a la estantería en

el área de trabajo dispuesta por el contratista.

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El tiempo de respuesta a la solicitud de consultas normales no podrá ser superior a DOCE

(12) horas siguientes al requerimiento y las urgentes, en un término máximo A SEIS (6)

horas.

Área de trabajo

Suministro de un área de treinta y cinco (35) metros cuadrados para puestos de trabajo de

hasta 10 funcionarios de Migración Colombia, habilitado con red eléctrica y de datos para

conectividad. El mobiliario y computadores serán suministrados por Migración Colombia.

La comunicación entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada

por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia

Administración - Incorporación de folios

Incorporación de documentos físicos a los expedientes de la serie documental las Historias

de extranjeros resultantes de los trámites adelantados por los extranjeros ante la Regional

Andina.

- Actividades

El proceso de incorporación debe surtirse en relación con la metodología para la

organización de los archivos de gestión contenida en el Acuerdo 42 de 2002 y la

desarrollada por Migración Colombia prevista en la Guía para la Organización de los

Expedientes de Historias de Extranjeros, así como la actualización de los archivos Excel

donde se administran los inventarios documentales en los campos folios y fechas extremas

por cada registro de un expediente de la serie documental “Historias de Extranjeros”.

- Producto

Expedientes actualizados e inventarios documentales actualizados en archivos Excel.

Actualización del aplicativo PLATINUM

Verificación, actualización y creación de aproximadamente quince mil ochocientos cuarenta

(15.840) durante los OCHO (8) meses de ejecución del proyecto de los registros de

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extranjeros respecto de los datos contenidos en los módulos de datos básicos, datos

generales, fallecidos y nacionalizados del aplicativo PLATINUM. A continuación se

relaciona por cada módulo del registro del extranjero, los campos a verificar o actualizar:

- Actividades

Actualizar los siguientes campos por cada uno de los módulos del aplicativo descritos a

continuación:

Datos básicos. Sexo, fecha de nacimiento, primer apellido, segundo apellido, nombres y lugar de nacimiento.

Datos generales. Idioma, estado civil, grupo sanguíneo, observaciones, nacionalidad, ocupación, estatura, nombre del padre, nombre de la madre, nombre de otro contacto.

Extranjero nacionalizado. Número nacionalizado, dependencia, fecha de nacionalización, carta de naturaleza, fecha de carta, dato Ministerio, número de radicado, Resolución, motivo de modificación

Extranjero fallecido. Número de fallecido, dependencia, fecha de fallecimiento, registro de defunción, número de radicación, motivo de modificación.

Documentos. Tipo de documento, número, país, departamento, ciudad y fecha de expedición, fecha de vencimiento, nota y estado. Registro y actualización de documentos de: visas, pasaportes y cédulas de extranjería de acuerdo con la documentación contenida en cada uno de los expedientes.

CAMPO TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE

DATOS BÁSICOS 14

TIPO DE DOCUMENTO DESPLEGABLE Pasaporte Todos los TD tienen pasaporte, el cual es requisito para la apertura del TD.

NÚMERO DIGITAR Pasaporte Se registra el número del pasaporte.

NACIONALIDAD DESPLEGABLE

Cuadernillo/Visa/Formato solicitud trámites/Formato

único de trámite/Certificado de Nacionalidad

(Consulado)

Registrar todas las nacionalidades que se encuentren del extranjero. Se toma

el formato más reciente.

FECHA DE EXPEDICIÓN SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de expedición que aparece en el documento

seleccionado.

FECHA DE VENCIMIENTO SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de vencimiento que aparece en el documento

seleccionado.

GÉNERO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

FECHA DE NACIMIENTO SELECCIONAR

Cédula de Extranjería / Pasaporte

/Visa/DNI/Comprobante de renovación de cédula de

extranjería/Tarjeta de extranjería.

DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

EXPEDIENTE INTERPOL NA

PRIMER APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

SEGUNDO APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

NOMBRES DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

LUGAR DE NACIMIENTO:

PAÍS DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.


DEPARTAMENTO DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.


CIUDAD DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

DATOS GENERALES 10

IDIOMA DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Único de Trámite Registrar los idiomas que habla el extranjero. El idioma va asociado al País de

origen y los idiomas adicionales que se registren en los documentos.

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CAMPO TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE

ESTADO CIVIL DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Solicitud de Trámite/Formato

Único de Trámite /Cédula de Extranjería Para el formato de trámite, se toma el más reciente.

GRUPO SANGUÍNEO DESPLEGABLE Certificado de RH / DNI/Inmunohematología DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

OBSERVACIONES NA

NACIONALIDAD DESPLEGABLE Cuadernillo /Cédula de Extranjería/Pasaporte

/Certificado Laboral/Tarjeta de Extranjería Registrar todas las nacionalidades del extranjero.

OCUPACIÓN DESPLEGABLE

Cuadernillo / Pasaporte /Certificado

Laboral/Formato Solicitud de Trámites/Formato

Único de Trámite

Registrar La ocupación más reciente.

ESTATURA DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Formato

Solicitud de Trámites/ Formato Único de Trámite Se registra utilizando la opción en cms.

NOMBRE DE MADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato solicitud trámites/Formato

Único de Trámite Para el formato de trámite, se toma el más reciente.

NOMBRE DE PADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato

Único de Trámite

NOMBRE OTRO

CONTACTO DIGITAR

Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato

Único de Trámite

NACIONALIZADO 7

NUMERO NACIONALIZADO NA NA No. Generado Automáticamente por el sistema a nivel nacional, al guardar lo

registrado en los campos de Nacionalizado.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que

autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería

FECHA NACIONALIZACIÓN DESPLEGABLE Carta de Naturaleza/Cédula de extranjería

CARTA NATURALEZA DIGITAR Carta de Naturaleza Corresponde al No. del documento que certifica la nacionalización.

FECHA CARTA SELECCIONAR Carta de Naturaleza Se selecciona en el calendario el No. de la carta de naturaleza.

DATO MINISTERIO DIGITAR NA

NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Carta de Naturaleza No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.

RESOLUCIÓN DIGITAR Carta de Naturaleza No. de Resolución, si se tiene.

MOTIVO MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)

FALLECIDO 5

NÚMERO FALLECIDO DIGITAR Registro Civil de Defunción, notificación de la

embajada (cuando fallece fuera del país)

Se digita el No. de certificado de defunción. En caso de que se encuentre una

carta de la embajada, se tomará los datos que aparezcan en la misma.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que

autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería

FECHA DE

FALLECIMIENTO 0

Registro Civil de Defunción/ notificación de la

embajada)

Se selecciona en el calendario la fecha de fallecimiento, únicamente la que

aparezca en el certificado de defunción.

REGISTRO DEFUNCIÓN DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la

embajada) Digitar el número que aparece en el registro como indicativo serial.

NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la

embajada) No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.

INGRESE EL MOTIVO DE

LA MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna/ notificación de la embajada) Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)

TOTAL DESPLEGABLE 13

TOTAL SELECCIONAR 6

TOTAL DIGITAR 17

TOTAL CAMPOS 36

Nota: Si la información no aparece en los documentos fuente, no se actualiza en el PLATINUM.

- Producto:

Aplicativo PLATINUM actualizado en sus módulos “datos básicos”, “datos generales”,

“nacionalizados”, “fallecidos” y “documentos”, según información contenida en los

expedientes físicos de las historias de extranjeros.

El cobro de la actualización del módulo “documentos”, se hará por documento (visa,

pasaporte, cedula de extranjería) que se requiera actualizar en el aplicativo, es decir la que

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se encuentre en formato físico en el expediente, pero que en el historial del mencionado

módulo no se registre.

El contratista deberá contar con las instalaciones locativas el equipo de cómputo requerido

para adelantar el proceso, así como la conectividad para el acceso remoto al aplicativo

La comunicación entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada

por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia. El enlace

debe ser dedicado y mínimo de 4 Gb y contratado con el proveedor que durante la ejecución

del contrato tenga Migración Colombia para tal fin.

Los puntos de RED para los funcionarios del contratista dedicados para el acceso de

PLATINUM deben estar configurados bajo una Red Independiente de la del contratista, ya

sea con una VLAN o físicamente con acceso a la red del contratista.

Los datos para la actualización del aplicativo se toman de los expedientes físicos

correspondientes a la serie documental “Historias de Extranjeros” que se entregan al

contratista en custodia.

Para la prestación del servicio Migración Colombia capacitará al personal del Contratista

respecto al uso del aplicativo, una vez suscrita el Acta de Iniciación.

Organización de archivos (Intervencion de 400 Metros Lineales en total)

Organización archivística y actualización de inventarios documentales de los Archivos de

Migración Colombia, para lo cual debe desarrollar la “Metodología para la organización de

los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia. El

proceso de organización se ejecutará en las instalaciones del proveedor del servicio.

- Actividades

Dentro del proceso de organización se debe contemplar procedimientos relacionados con:

Unificación de documentos y carpetas a las historias de extranjeros.

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Se entiende por unificación, colocar al lado o dentro del expediente de la Historia de

Extranjero la documentación entregada por el DAS en proceso de supresión de las

Seccionales del Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

Integración de los documentos de las carpetas y documentos de las seccionales al expediente.

Ordenar los documentos, respetando los trámites en concordancia con lo estipulado en la

“Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros”

suministrada por Migración Colombia.

Selección natural de copias

Identificación de duplicidad de documentos para posterior eliminación en concordancia con

lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de

Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.

Foliación

Verificación y corrección de la foliación del expediente en concordancia con lo estipulado

en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros”

suministrada por Migración Colombia.

Actualización de los inventarios documentales. Registro de la actualización de datos en el

inventario documental en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la

organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración

Colombia.

- Producto

1. Archivos Organizados (400 ML Archivo Organizados). 2. Suministro de personal.

Metro Lineal = 6200 folios

6200 folios = 78 expedientes (promedio de folios por expediente 80)

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4.3 Qué no incluye

No incluye todos aquellos servicios, insumos, equipos, personal y/o

actividades no descritas explícitamente en la presente oferta.

4.4 Responsabilidades a cargo de 4-72

Aplicar los procesos archivísticos de identificación, selección, clasificación,

ordenación y descripción de los expedientes, como mínimo los previstos en el

artículo 22 del Título V de la Ley 594 del 2000. “Procesos archivísticos. La gestión

de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales

como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la

recuperación y la disposición final de los documentos”. Aplicar la metodología para

organización de las historias de extranjeros.

Garantizar la confidencialidad de los documentos tanto virtuales, electrónicos, y

físicos entregados para su administración, según normatividad vigente.

SPN se compromete a que todas las plantillas que se utilizan actualmente durante

la ejecución del contrato se ciñan a los diseños establecidos por el Ministerio.

Remitir mensualmente al supervisor del contrato un informe donde se evidencie el

estado del inventario del archivo de gestión, unidades de conservación y metros

lineales intervenidos.

4.5 Obligaciones generales

En caso que SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. tenga la condición de

encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 d) de la Ley Estatutaria

1581, de 17 de octubre de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para

la protección de datos personales, en adelante LEPD, por cuanto el objeto del

contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales responsabilidad del

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CLIENTE por parte del SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., éste último se

obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie

de aspectos identificados a continuación.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. se compromete y obliga a guardar

secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en

virtud del presente contrato. Igualmente, custodiará e impedirá el acceso a los datos

personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización.

Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de

esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. únicamente tratará los datos

conforme a las instrucciones que reciba expresamente del CLIENTE, y no los

destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato.

Asimismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar

los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito,

por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su

conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa del CLIENTE,

comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera

encomendado la prestación de un servicio.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. manifiesta estar al corriente en lo que

concierne a las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos.

Asimismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de seguridad, así como

cualesquiera otras que le fueren impuestas, de índole técnica y organizativa,

necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. El

CLIENTE, previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad

que SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. debe acatar en cumplimiento de

las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio

contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos al CLIENTE, al igual

que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal

objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una

previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la

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devolución de los mismos garantizando al CLIENTE dicha conservación.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. podrá conservar, debidamente

bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación

con el CLIENTE En cualquier caso, SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A.

comunicará al CLIENTE cualquier incidencia que se produzca en ejecución del

presente contrato, que pueda afectar a la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos días a contar desde

la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento

de la misma, para que se adopten las medidas correctoras oportunas. Del mismo

modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las

obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción

de las medidas pertinentes, que se acata su contenido. Por otra parte, de

conformidad con lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de Protección de datos

personales el CLIENTE autoriza que sus datos, facilitados voluntariamente

formalizan la presente relación contractual, que formen parte de una base de datos

responsabilidad de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. y tratados con la

finalidad de gestionar el servicio contratado, así como remitirle información sobre

las novedades relativas a productos y servicios de la empresa. Por otra parte, se

informa que los datos serán tratados bajo los criterios de seguridad definidos en la

política de tratamiento desarrollada por SERVICIOS POSTALES NACIONALES,

S.A. cuya consulta puede llevarse a cabo en la siguiente página web: www.4-

72.com.co. Así mismo, le informarnos que puede ejercer los derechos de consulta

y reclamo sobre sus datos mediante escrito dirigido a SERVICIOS POSTALES

NACIONALES, S.A. en la siguiente dirección: [email protected].

El valor tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al momento de

suscribir el contrato, en el evento que se incrementen las tarifas se comunicará al

cliente por escrito dentro de los quince (15) días calendario antes a la correcta

presentación de la factura.

Para el trámite de nuevos contratos, prórroga, adición y/u otro sí de los contratos

vigentes, se deberá entregar o enviar al Profesional Comercial los documentos de

http://www.4-72.com.co/

http://www.4-72.com.co/

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dicha solicitud con al menos quince (15) días hábiles de antelación con los

respectivos soportes (CDP, minuta, entre otros).

Las solicitudes de prórrogas y adiciones a los contratos suscritos con nuestros

clientes, crea una ampliación del tiempo estimado, generando un incremento de

recursos no proyectados al contrato inicial, por tal razón 4-72 realizará una nueva

oferta donde se evaluará financieramente la rentabilidad inicial del proyecto y se

condicionará a las estipulaciones técnicas y económicas del portafolio actual, por lo

tanto al cliente se le presenta nuevamente el portafolio donde el contrato estará

sujeto a modificaciones. La propuesta comercial deberá estar en línea con el objeto

del contrato.

El perfeccionamiento de los contratos se debe entender con la firma del acta de

inicio, lo que da el aval para la ejecución de los mismos.

Las negociaciones que requieran personal, los tiempos para el suministro después

de firmado el contrato y su acta de inicio son los siguientes:

CANTIDAD CANDIDATOS

DÍAS HÁBILES REQUERIDOS

UBICACIÓN

DE 1 A 30 5 - 8 días BOGOTÁ

DE 1 A 30 8 – 15 días NIVEL NACIONAL

Más de 30 A Convenir NIVEL NACIONAL

Tiempos contados a partir del recibo de la solicitud del formato presentado por el

Profesional de Mercado Corporativo, a la Jefatura de Contratos Externos especifica

salarios, cargos, fechas de ingreso, horarios de trabajo y perfiles solicitados.

Los insumos de papelería, impresoras, equipos de cómputo o cualquier otro que se

requiera por parte del cliente para la debida ejecución del contrato se deben

relacionar de forma específica su cantidad y características técnicas. De igual

manera, el tiempo de instalación o entrega se contara a partir de la firma del acta de

inicio y el tiempo requerido para su entrega será de acuerdo con la cantidad y

características de los mismos.

Para la generación de horas extras por parte del personal deberá concertarse

primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica establecer la

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naturaleza de las mismas, su viabilidad y cronograma de elaboración ya que estas

generaran un costo adicional al estipulado en la tarifa.

Para el reemplazo del personal concerniente al proyecto o proceso se deberá

concertarse primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica

establecer la naturaleza de los mismos, su viabilidad y cronograma de elaboración

teniendo en cuenta que estos generan unos tiempos, posibles costos adicionales al

estipulado en la tarifa.

En caso de suscitarse un reemplazo debe incluirse la justa causa de acuerdo a los

siguientes parámetros: el reemplazo no implica la reducción del personal del equipo

de trabajo inicialmente contratado. El tiempo de contratación a nivel nacional es de

mínimo de 8 a 15 días entre (*). No es viable realizar un retiro del personal sin que

medie justa causa. La entidad por conducto del interventor deberá enviar informe

donde se describa los hechos, (novedades) en modo, tiempo y lugar y remitir a

contratos externos los soportes suficientes para motivar la carta de terminación del

contrato laboral.

Dentro del proceso no se cuenta con suministro de elementos de seguridad

industrial ni de salud ocupacional, de ser requeridos deberá concertarse primero con

Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica establecer la naturaleza de

los mismos, su viabilidad, cantidades, características y cronograma de entrega, ya

que estos generaran un costo adicional al estipulado en la tarifa.

Servicios Postales Nacionales no suministrara insumos ni papelería adicional para

el proceso y contemplados dentro del contrato inicial, de ser requeridos estos

entraran a ser costeados adicionalmente al contrato.

Servicios Postales Nacionales podrá modificar sus Tarifas a través de resolución

emitida para tal efecto durante el año que actualmente se desarrolle, las cuales

serán notificadas por escrito para que se tengan en cuenta en el proceso de

facturación. El valor del tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al

momento de suscribir el contrato, en el evento que se incremente estas tarifas se

comunicara al cliente por escrito, dentro de los 15 días antes a la correcta

presentación de la factura”.

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El tiempo de ausencia del personal por ausencias justificadas es de 48 horas a partir

de la comunicación de la novedad; igualmente el área de contratos externos habilito

el correo [email protected] para remitir información relacionada

con los colaboradores asignados a la entidad.

4.6 Responsabilidades a cargo del CLIENTE

1. Migración Colombia se compromete a pagar oportunamente el valor del contrato de

conformidad con lo estipulado en este mismo documento.

2. Designar al funcionario que ejercerá la supervisión y el control de ejecución del

contrato, quien estará en permanente contacto del contratista para la coordinación

de cualquier asunto que así se requiera.

3. Suscribir a través del supervisor del control de ejecución del contrato los documentos

y actas que sean necesarias durante el desarrollo del contrato.

4. Informar de manera inmediata acerca de cualquier circunstancia que amenace

vulnerar los derechos de SPN, al igual que cualquier perturbación que afecte el

desarrollo normal del contrato.

5. Entregar al inicio del contrato las políticas, manuales, procedimientos, T.R.D, T.V.D,

inventarios, C.C.D y demás herramientas archivísticas que se requieran para la

correcta ejecución del contrato.

6. Migración Colombia entregará con la firma del acta de inicio del contrato la totalidad

de la documentación objeto de intervención (tarjetas decadactilares, historias de

extranjeros y documentación a insertar.

7. Migración Colombia realizará la entrega de la documentación con verificación a nivel

de caja.

8. Instalación, licencias, soporte, mantenimiento y puesta en funcionamiento del

aplicativo PLATINUM en los equipos de cómputo de 4-72 a partir de la fecha de

perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.

9. En caso de no poder realizar la instalación del aplicativo en el hardware de 4-72 el

costo adicional será asumido por el cliente.

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10. Avalar u objetar los informes periódicos presentados por el coordinador del proyecto

por medio de actas, detallando el estado actual o las observaciones a que haya lugar

según el cronograma establecido, esto con el fin de realizar los ajustes pertinentes

en el momento adecuado, de no existir aceptación o rechazo formal por escrito por

parte del supervisor durante los cinco (5) días hábiles posteriores de la entrega del

informe, se dará por entendido el cumplimiento parcial del objeto del contrato y

facultara a SPN a presentar la respectiva factura

por el servicio prestado por el periodo ejecutado. De no cumplirse por parte del

supervisor del cliente las condiciones pactadas en el presente numeral para la

respectiva aceptación, rechazo y/o pago SPN detendrá la ejecución del contrato

hasta tanto sean subsanadas las diferencias entre las partes, los costos adicionales

que se generen por causa de la demora del cliente aceptación, rechazo y/o pago de

la factura correspondiente serán imputables al cliente.

11. Instalar y configurar el aplicativo PLATINUM en los equipos destinados por SPN 4-

72 para tal fin, de tal manera que nuestro equipo de trabajo pueda actualizar los

registros en dicha herramienta sin ningún contratiempo a partir de la fecha de

perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.

4.7 Entregables

SPN 4-72 presentará al supervisor del contrato un informe parcial mensual de

ejecución y hallazgos los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente mes.

SPN 4-72 entregará al finalizar el contrato un informe consolidado con los

inventarios en el respectivo FUID de la Serie Documental intervenida en formato

Excel y el inventario de eliminación.

4.8 Horarios

Lunes a viernes entre las 7:30 a.m. a 5:30 p.m.

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4.9 Tiempo de ejecución

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución de la presente oferta será por el término de

OCHO (8) MESES, contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio, una vez

legalizado, perfeccionado y cumplidos los requisitos legales y presupuestales de ejecución.

Adicional al plazo de ejecución de OCHO (8) meses, SPN 4-72 contará con un mes

adicional previo a la suscripción del acta de inicio y posterior a la firma del contrato, con el

fin de adelantar los procesos logísticos previos requeridos para la correcta ejecución del

contrato. Parágrafo: MIGRACION COLOMBIA, no se hará responsable, ni reconocerá valor

alguno, como consecuencia de las actividades desarrolladas o ejecutadas por SPN 4-72

por fuera del plazo de ejecución del contrato; salvo que se haya efectuado la

correspondiente adición y/o prórroga.

4.10 Personal que suministrará 4 -72

El personal suministrado será el netamente cotizado para el proceso y solicitado de acuerdo

a las cantidades descritas, de requerirse otro adicional deberá ser cotizado por el contratista

El suministro de personal se realizará dentro de los tiempos establecidos en la propuesta.

CARGO FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

GERENTE DE PROYECTO

Profesional en Sistemas de Información,

Bibliotecólogo y/o Archivista.

Homologable a ingeniería industrial,

administración pública, derecho,

administración de empresas o carreras afines.

Tres (03) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión

documental. Experiencia de dos (02) años en administración de personal y orientación en

servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de

correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público. Experiencia en

consultoría de soluciones corporativas de gestión de documentos; diagnósticos de gestión

integral de documentos, elaboración e implementación de TRD y TVD.

COORDINADOR Profesional en Sistemas de Información,

Bibliotecólogo y/o Archivista.

Dos (2) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión

documental Experiencia de dos (2) años en administración de personal y orientación en

servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de

correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público.

TÉCNICOS DE ARCHIVO

Técnico de archivo o estudiante últimos

semestres Sistemas de Información,

Archivística y/o Bibliotecología

Experiencia relacionada de un (1) año certificado como técnico de archivo, experiencia en

coordinación de personal y digitación.

AUXILIARES DE ARCHIVO Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año como auxiliar en archivo, correspondencia,

digitación y radicación de documentos.

DIGITADORES. Inventario. Inv. Eliminación.

Control calidad Bachiller Académico

Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión

documental.

DIGITADORES. Actualización PLATINUM Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión

documental.

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4.11 Suministros y equipos por parte de 4-72

ITEM DESCRIPCIÓN

1 Puesto de trabajo (con red: computador - mesa - silla - red 10 mb

- pto electrico)

Especificaciones tecnicas de los equipos

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5. PROPUESTA ECONÓMICA: precio incluido IVA

6. FORMA DE PAGO

Pagos mensuales de acuerdo a los servicios prestados por SPN cada mes ejecutado

durante la vigencia del contrato y / o hasta agotar los recursos lo primero que ocurra.

7. VALIDEZ DE LA OFERTA

Esta oferta tiene validez de quince (15) días calendario.

ITEM UNIDAD DE

MEDIDA

CANTIDAD COSTO UNITARIO

SIN IVA

COSTO

UNITARIO CON

IVA

PROYECCION

EN MESES FRECUENCIA COSTO TOTAL CON IVA

Custodia de cajas Ref. X200 /

Costo presentado por 8 mesesCajas Ref. X200 26000 1.161$ 1.347$ 8 280.095.227$

Traslado inicial de la

documentación Cajas Ref. X200 26000 1.886$ 2.187$ 1 56.872.127$

Entrega de documentación

verificacion a nivel de caja Cajas Ref. X200 26000 1.650$ 1.914$ 1 49.763.111$

Servicio de consulta

normal en sitio Caja Ref. X200 500 4.714$ 5.468$ 8 21.873.895$

Servicio de consulta

urgente en sitio Caja Ref. X200 100 10.595$ 12.290$ 8 9.832.316$

Área de trabajo.

Metros cuadradosMetro Cuadrado

35 70.879$ 82.220$ 8 23.021.564$

Incorporacion de folios FOLIO 3569 1.102$ 1.279$ 8 36.508.012$ Actualizacion de registros en

Aplicativo Platinum. REGISTRO 16000 4.752$ 5.512$ 1 88.188.660$

Organización Archivos Metro Lineal 400 1.291.338$ 1.497.953$ 1 599.181.009$

1.165.335.922$ TOTAL IVA INCLUIDO

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8. CONFIDENCIALIDAD

El presente documento desarrollado por 4-72 S.A., presenta información de carácter

CONFIDENCIAL, con el único propósito de acercar posturas comerciales con SERVICIOS

POSTALES NACIONALES S.A. 4 -72 prohibiendo expresamente la publicación, divulgación

y utilización de su contenido para fines propios o de terceros no autorizados sin el previo

consentimiento expreso y por escrito de 4-72.

ADRIANA MARIA BARRAGAN LOPEZ PRESIDENTA 4-72 Servicios Postales Nacionales

TOTAL OFERTA CON IVA $ 1.165.335.922

REVISION 4-72 NOMBRE CARGO V.B.

SECRETARIA GENERAL

V. SAC

V. SOPORTE CORP.

V. COMERCIAL

Elaboro: Diana Trujillo

oferta para la prestaciÓn del servicio de...

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