ocwproyectostema8

Tema 8 Procesos de cierre FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Proyecto OpenCourseWare-UNIA (ocw.unia.es)

Autor/@s Mena Nieto, Ángel

Terrados Cepeda, Julio

Mena Nieto, Ángel y Terrados Cepeda, Julio. (2012). Fundamentos de Gestión de Proyectos. OpenCourseWare-UNIA (ocw.unia.es). Bajo licencia Creative-Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 3.0

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ÍNDICE

Introducción Objetivos Contenidos 8.1 Proceso de cierre del proyecto

8.2 Indicadores del resultado del proyecto

8.3 Documentación e informes del proyecto

Ideas clave Referencias Bibliográficas


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INTRODUCCIÓN

Una vez ejecutadas todas las actividades del proyecto será necesario revisar que se

han finalizado todas las fases del proyecto y que se han cumplido los objetivos, antes

de darlo formalmente por finalizado. Además deberemos evaluar el proceso y los

resultados obtenidos para obtener información que permita mejorar en proyectos

futuros.

Para ello, abordamos en este tema el último de los cinco grupos de procesos

necesarios para la dirección y gestión de un proyecto (Iniciación, Planificación,

Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre). El grupo de procesos de Cierre tiene

como finalidad principal cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Además se presentarán posibles indicadores para utilizarlos en la evaluación final del

proyecto y se describirán los principales documentos utilizados en la gestión del

proyecto.

OBJETIVOS

Los objetivos fundamentales del tema son los siguientes:

� Estudiar el proceso de cierre del proyecto como base para el análisis de los

resultados obtenidos, del funcionamiento de la empresa y de corrección para

futuros proyectos

� Describir los principales indicadores objetivos para la evaluación de los

resultados globales del proyecto

� Describir y analizar los distintos documentos necesarios para la buena

gestión del proyecto.


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CONTENIDOS

8.1 Proceso de cierre del proyecto

El proceso de cierre del proyecto es el que permite dar por concluido formalmente el

proyecto. En esta fase, el director de proyecto deberá revisar que se han finalizado

todas las fases del proyecto y que se han cumplido los objetivos. En el caso de que

el proyecto no hubiera concluid satisfactoriamente, el proceso de cierre deberá

justificar las razones de ello.

Este proceso también incluye, entre otras, las actividades que permitan verificar los

criterios de éxito del proyecto, las tareas de recopilación de los datos y registros

generados, el análisis y la evaluación de los resultados, la extracción de las

“lecciones aprendidas” y el archivo de los datos para futuras consultas.

Aunque el proceso de cierra es la última fase del proyecto y, normalmente, se realiza

en poco tiempo y con pocos recursos, es una fase muy importante sobre todo para el

aprendizaje colectivo en la organización y para la mejora de proyectos posteriores.

Causas de cierre de los proyectos

Un proyecto puede cerrase porque se ha terminado de forma satisfactoria, porque ha

sido cancelado antes de su terminación o porque se ha transformado en un proceso

corriente y ya no se considera un proyecto1.

Así, los tipos de procesos de cierre podrán ser cuatro:

� Extinción: es la forma habitual de cierre. El proyecto se completa y es

aceptado por el cliente o por el patrocinador que lo ha encargado.

� Cancelación: el proyecto se cancela antes de su terminación al dejar de

invertirse recursos en él. Puede deberse a una reducción del presupuesto, a

la salida de un recurso clave o a la cancelación del pedido por parte del

cliente.

1 PMP: Project Management Professional Study Guide, 3rd Edition. Kim

Heldman. Wiley Publishing, Inc. New Jersey. 2005.


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� Integración: los recursos del proyecto se redistribuyen a otras áreas de la

organización y se integran en otros proyectos. Normalmente ocurre debido a

un cambio de prioridades de la organización.

� Adición: el proyecto evoluciona hacia un proceso en curso y sus recursos

pasan a ser una unidad organizativa dentro de la organización.

Objetivos del proceso de cierre2

Los objetivos del proceso de cierre del proyecto son, fundamentalmente, los

siguientes:

� Analizar el resultado del proyecto, en sus tres objetivos (alcance, plazo y

coste) haciendo balance entre los recursos utilizados y los beneficios

obtenidos.

� Asegurar la aceptación formal por parte del cliente o patrocinador de los

entregables del proyecto.

� Diagnosticar el funcionamiento del equipo de proyecto y de la propia

empresa, identificando y analizando desviaciones entre resultados y

previsiones

� Realizar un análisis de las lecciones aprendidas y obtener información para

corregir en los proyectos futuros.

En un lugar secundario podemos también considerar como objetivos:

� Consolidar el “know-how” de la empresa mediante los resultados técnicos

obtenidos

� Identificar nuevas oportunidades comerciales

Informe de cierre

El documento más importante para llevar a cabo el proceso de cierre es el informe de

cierre. Este informe es la última documentación generada en el proyecto, y su

objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido durante el

desarrollo del proyecto.

2 Adaptado de “Dirección y gestión de proyectos: un enfoque práctico”.

Alberto Domingo Ajenjo. Ra-Ma. Madrid, 2000


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El informe de cierre debe contener la información necesaria para saber si el proyecto

cumplió sus objetivos (resultado, plazo y coste) y, en caso contrario, cuáles han sido

las razones para que no se cumplan.

Además el Informe de cierre tiene otras utilidades (Domingo Ajenjo, 2000) como las

siguientes:

� Detectar errores sistemáticos en plazos y presupuestos

� Analizar la tendencia histórica de los proyectos para cada responsables

� Analizar la tendencia histórica de los proyectos para cada cliente

� Establecer nuevas estrategias para otros mercados

Los contenidos del informe de cierre pueden ser:

� Memoria final del proyecto: explicación de los resultados finales del

proyecto en relación con el alcance definido en la fase de planificación,

informando, si fuera necesario, de los cambios de alcance formalmente

aprobados.

� Informe de ejecución del programa: información sobre del cumplimiento del

programa con respecto a lo planificado. Se deben justificar las variaciones

más significativas y comentar las acciones correctoras llevadas a cabo en

estas actividades. Es conveniente presentar el cronograma final ejecutado.

� Informe económico: información sobre los ingresos y gastos del proyecto.

Se explicará la ejecución del presupuesto, exponiendo las variaciones sobre

lo planificado y comentado las principales acciones correctivas tomadas. En

este informe se presentarán también los resultados del análisis del valor

ganado.

� Lecciones aprendidas del proyecto: se presentará información sobre las

principales lecciones que han sido aprendidas de este proyecto y cómo

pueden ser comunicadas y aplicadas en futuros proyectos.

� Lista de documentación generada: listado de toda la documentación

generada durante el desarrollo del proyecto. Se debe prever un sistema de

archivo para que esta documentación esté disponible para su consulta

posterior.

� Lista de productos o servicios generados: listado general de los productos

o servicios generados.

� Otros: informe de actividades de calidad, informe de gestión de riesgos, …


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Aceptación del Cliente

En el caso de proyectos externos, el proyecto no puede darse por terminado hasta

que no se produzca la aceptación formal por parte del cliente. Para que este trámite

no presente problemas, es importante que los requisitos individuales del proyecto

estén perfectamente definidos antes de empezar, e incluso recogidos en algún

documento.

El documento que se utiliza para formalizar la aceptación del cliente es el Acta de

Recepción.

8.2 Indicadores del resultado del proyecto

Para hacer una buena evaluación del proyecto es necesario definir una serie de

parámetros e indicadores objetivos que permitan el análisis de sus resultados y la

comparación con los resultados de otros proyectos similares (propios o de la

competencia).

Entre estos indicadores podríamos utilizar, entre otros, indicadores económicos,

financieros, de ocupación laboral o de gestión.

Indicadores económicos

� Facturación global del proyecto. Es el precio de venta del proyecto final del

proyecto. Es un indicador de la dimensión del proyecto y permite compararlo

con proyectos similares.

� Margen del proyecto. Es la diferencia entre los ingresos totales y los costes

asociados a la realización del proyecto.

� Beneficio del proyecto. Es el margen del proyecto una vez restado el coste

de oportunidad del capital material y humano utilizado en el proyecto. Se

suele utilizar como coste de oportunidad alguna referencia financiera como el

precio del dinero o el IPC.

� Estructura de costes del proyecto. Muestran la importancia de cada partida

en la estructura del proyecto, y nos dan una idea del tipo de proyecto.

o Valor relativo del esfuerzo propio. Porcentaje del coste de personal propio

en el coste total del proyecto.

o Valor relativo de las subcontrataciones. Porcentaje de las

subcontrataciones en el coste total.


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o Valor relativo de los suministros. Porcentaje de los suministros en el coste

total.

Indicadores financieros

� Porcentaje de endeudamiento externo. Parte del coste que la empresa

debe pagar a terceros (subcontrataciones, suministros, viajes, varios, …).

� Porcentaje de endeudamiento interno. Es el valor complementario del

anterior.

� Valor actual neto del proyecto. Valor actualizado de los flujos de caja del

proyecto.

� Tasa de rendimiento interno del proyecto. Es la tasa de rentabilidad

equivalente del dinero invertido en el proyecto. Es muy útil para compararla

con otros proyectos alternativos.

Indicadores de ocupación laboral

� Carga de trabajo. Número de horas de trabajo, de una determinada

categoría laboral, que son necesarias para el proyecto. (Ejemplo: para un

determinado proyecto se necesitan 2600 horas de Técnico al año)

� Índice de ocupación. La relación entre la carga de trabajo y las horas

hábiles de que se dispone. (Ejemplo: Si la empresa dispone de dos técnicos

para el proyecto, el índice de ocupación será 2600 h / (2 x 1700 horas) =

76,5%)

Indicadores de Gestión

� Desviación en Plazo: retraso o adelanto final del plazo proyecto. Hay que

analizar los posibles cambios de plazo de entrega negociados y aceptados

por el cliente.

� Desviación en Coste: sobrecoste o ahorro final del coste del proyecto. Hay

que analizar los posibles cambios en el presupuesto negociados y aceptados

por el cliente.

� Desviación en Alcance: porcentaje de ejecución de las actividades del

proyecto. Hay que tener en cuenta los posibles cambios de alcance

negociados y aceptados por el cliente.

� Contingencias: análisis de las contingencias ocurridas en el desarrollo del

proyecto. Se pueden expresar en número, en porcentaje o hacer una

valoración económica de los costes asociados a ellas.


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8.3 Documentación e informes del proyecto

Durante el proceso de gestión de un proyecto se irán generando una serie de

documentos que permitan verificar que se está cumpliendo el triple objetivo del

proyecto (resultado, plazo, coste) y que nos servirán para mejorar la gestión de otros

proyectos posteriores.

En lo que respecta al soporte documental, es importante que la gestión de proyectos

respete dos condiciones principales (Pereña Brand, 1996):

� Que existan o se diseñen documentos para contener y conservar

determinadas informaciones necesarias para la gestión del proyecto

� Que se disponga de un sistema simple y eficaz de archivo, que permita el

acceso a la información que se necesita y que se pueda explotar para otros

proyectos.

A continuación se comentan algunos de los documentos de uso frecuente en la

gestión de proyectos.

Descripción del proyecto

Es un documento que recoge la información global del proyecto. Es un documento en

cierta forma similar al informe de alcance, aunque suele ser más resumido.

Normalmente contendrá al menos lo siguiente:

� Nombre del proyecto

� Datos del Director de proyecto

� Resultados esperados

� Una breve descripción

� La duración estimada

� El presupuesto estimado

Plan Maestro

Es la planificación general del proyecto y recoge a grandes rasgos las fases y los

hitos fundamentales del proyecto con su duración y su situación en el tiempo. Puede

ser una parte del documento de descripción de proyecto.


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Descripción de actividad

Contiene los datos fundamentales de cada actividad del proyecto (responsables,

descripción, resultados esperados, recursos a utilizar, presupuesto estimado, fechas

de ejecución, etc.)

Red de actividades Marca la relación lógica entre las actividades del proyecto.

“Planning” detallado

Es un documento muy importante para el control del proyecto. Presenta en forma de

Diagrama de Gantt el conjunto de actividades a realizar, con indicaciones de fechas,

duraciones, progreso, etc.

Cuadro de Recursos

Recoge la previsión del consumo de recursos, derivado de la planificación de las

actividades. Puede estar en forma de diagrama de gantt, o en formato resumen de

recursos (como el de la figura).

Presupuesto de costes

Es el documento que recoge el presupuesto previsto, para cada periodo, así como

los datos acumulados. Cuando se ejecuta el proyecto se va llevando en este gráfico

el control de los costes reales que se van incurriendo.

Actas de reunión

Durante todo el proceso de gestión de un proyecto será necesario mantener un gran

número de reuniones con el cliente, los proveedores, el equipo del proyecto, la

dirección de la empresa, etc y es necesario que las decisiones que se tomen queden

convenientemente reflejadas en un documento.

Para ello se utiliza el Acta de Reunión, que recoge al menos la fecha, el lugar, los

asistentes y las conclusiones o decisiones tomadas.


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Diario de actividades

El Diario de actividad recoge, para cada una de las actividades del proyecto, las

incidencias y hechos relevantes que han condicionado su desarrollo. Será importante

este registro para poder explicar las desviaciones detectadas, para negociar con el

cliente o motivar una cierta medida correctora.

Parte de tiempos facturados

El Parte de tiempos sirve para controlar las horas que cada recurso dedica a las

actividades del proyecto. En él se detalla, para cada recurso y para un periodo de

tiempo (normalmente semana o mes), las horas dedicadas a cada actividad,

incluyendo las dedicadas a otras actividades no facturables a ningún proyecto.

Propuesta de modificación

La Propuesta de modificación sirve de constancia, a nivel documental, de las

modificaciones o alteraciones que se han ido acordando con el cliente durante el

transcurso del proyecto.

Informe de avance

El Informe de avance le sirve al Director de proyecto para rendir cuentas de forma

periódica tanto al cliente como a la dirección de la empresa. La periodicidad

normalmente es mensual, aunque en algunos proyectos de gran envergadura y

varios años de duración se pueden considerar periodicidades mayores (bimensual,

trimestral. …)

El informe, que no debe ser farragoso ni excesivamente extenso, contendrá todos los

datos o gráficos necesarios para conocer el estado del proyecto, y en su caso,

justificar las desviaciones que se hayan producido respecto a lo planificado y explicar

las medidas correctoras que se estén llevando a cabo.

Será importante que quede claramente reflejada la situación en cuanto al grado de

avance, los plazos y los costes del proyecto, y en general será más útil la información

gráfica que permita asimilar de forma fácil un gran número de datos.


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IDEAS CLAVE

El proceso de cierre es la última fase del proyecto y es el que permite dar por

concluido formalmente el proyecto. Se deberá revisar en él que se han finalizado

todas las fases del proyecto y que se han cumplido los objetivos. Además se

evaluarán los resultados, se extraerán las “lecciones aprendidas” y se archivarán los

datos para futuras consultas.

El documento más importante para llevar a cabo el proceso de cierre es el informe de

cierre. Este informe es la última documentación generada en el proyecto, y su

objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido durante el

desarrollo del proyecto.

Para hacer una buena evaluación del proyecto será necesario definir indicadores

objetivos que permitan el análisis de sus resultados y la comparación con los

resultados de otros proyectos similares. Entre los indicadores que podemos utilizar

se encuentran los indicadores económicos, financieros, de ocupación laboral o de

gestión.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• Domingo Ajenjo, A. Dirección y gestión de proyectos: un enfoque práctico.

Editorial Ra-Ma. Madrid, 2000.

• Pereña Brand, J. Dirección y Gestión de Proyectos. Diaz de Santos. Madrid,

1996.

• PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 4 edición, Pennsylvania, EE.UU,

2009.

• PMP: Project Management Professional Study Guide, 3rd Edition. Kim

Heldman. Wiley Publishing, Inc. New Jersey. 2005.

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