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Sistema Contabilidad Presupuestaria 1/17 Ingeniería de Software Ltda

SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE NICSP .............................................. 2 1. INTRODUCCION .......................................................................................... 2 2. SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NICSP ....................... 6

2.1 Configuración ............................................................................................. 8 2.2 Tablas ......................................................................................................... 8 2.3 Ingresos .................................................................................................... 10 2.4 Pagos ....................................................................................................... 12 2.5 Anulaciones .............................................................................................. 13 2.6 Tesorería .................................................................................................. 14 2.7 Informes ................................................................................................... 15 2.8 Cierres ...................................................................................................... 17

PROYECTO INFORMATICO MODERNIZACION SIGFSHOA

Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada

Indice


SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE NICSP

1. INTRODUCCION

La nueva Versión Management 2000, el cual considera la incorporación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y todas las actualizaciones necesarias para lograr la modernidad del Sistema. A continuación se destacan algunas de las nuevas funciones y aplicaciones que contiene esta nueva versión:

Cambio de emulación de ambiente carácter al ambiente gráfico para todos los Módulos

Nueva Versión Contabilidad Gubernamental NICSP

Nueva Versión Sistema Abastecimientos

Nueva Versión Sistema Activo NICPSP

Nueva Versión Sistema Gestión Datawahuarehouse

Nueva Versión Productos Estratégicos

Considera la nueva instancia del preobligado en los gastos

Considera la incorporación de la instancia de preventa en los ingresos

Worflow de autorizaciones departamentales, para fondos por rendir cuenta, Viáticos, Compras,

Considera Rendiciones de Cuentas Automáticas del personal

Considera proceso de Conciliación Bancaria

Considera Rendición de Cuenta Bancaria para la Contraloría Armada

Considera pagos masivos, Proveedores, Fondos por Rendir, Viáticos

Generación automática de asientos de Ingresos y Gastos en la instancia del devengo, pago y percibido

Incorporación de Centros de Costos al proceso de ingreso de información

Consultas a nivel de Jefaturas en línea de la ejecución presupuestaria de su Centro de Costos

Generación automática de cálculos de Viáticos Nacionales e Internacionales

Proceso de evaluación del personal

Auto-atención personal de vía web

En el nuevo Sistema Administrativo Contable Presupuestariol , el usuario autorizado deberá ingresar su identificación y respectiva palabra clave:


Si el usuario se encuentra efectivamente autorizado para su ingreso, el sistema le mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana, el usuario podrá seleccionar uno de los siguientes sistemas:

Sistema de Contabilidad Gubernamental NICSP

Sistema de Abastecimiento y Existencias

Sistema de Ventas y Facturación

Sistema de Activo Fijo NICSP

Sistema de Gestión


El Sistema de Contabilidad Gubernamental NICSP incluye todas las funcionalidades relacionadas con Presupuesto, Cuentas de Mayor y Auxiliares, donde se generan y procesan las transacciones de naturaleza financiera. El Sistema de Abastecimiento y Existencias cubre la administración del ciclo de Compras, así como los movimientos detallados de artículos en Almacenes, que incluye su respectivo costeo. El Sistema de Ventas y Facturación tiene relación con la comercialización de Productos y otros Servicios que dependen de Como parte de este Sistema, se integra del módulo de Facturación Electrónica. El Sistema de Activo Fijo NICSP, como su nombre lo indica, se encuentra asociado la registro y control de los Activos Fijos incluyendo los procesos de depreciación y corrección monetaria. Finalmente, el Sistema de Gestión está formado por un DataWareHouse dotado de un conjunto de funciones de Consulta de Información, destinado a la Dirección Superior. A continuación se describirá brevemente la funcionalidad de cada uno de los sistemas antes mencionados.


Sistema de Contabilidad Gubernamental NICSP


2. SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NICSP

Cuando el usuario selecciona del menú principal la opción del Sistema de Contabilidad Gubernamental, se presentará la siguiente ventana:

Esta ventana está formada por el siguiente menú: Configuración, bajo cuya cobertura se encuentran las funciones principales de administración de la totalidad del Sistema Informático en atención a que el Sistema de Contabilidad Gubernamental se constituye en la columna vertebral del funcionamiento integrado de los restantes sistemas. Tablas, donde es factible el ingreso y actualización del contenido de las Tablas de Referencia empleadas por el Sistema Informático. Ingresos, que incluye aquellas funciones relacionadas con el registro de Transacciones, tales como Giros por Rendir, Fondos Fijos u Otras Obligaciones, para la generación automática de los respectivos Comprobantes de Contabilidad. Pagos, que incluye aquellas funciones relacionadas con el registro de Transacciones, tales como Rendiciones de Cuentas y Pagos a Proveedores, para la generación automática de los respectivos Comprobantes de Contabilidad. Anulaciones, donde es factible proceder a la Anulación de aquellas transacciones anteriormente ingresadas por la vía de Ingresos y/o Pagos. Al igual que en estos casos, el objetivo consiste en la generación automática de los respectivos Comprobantes de Contabilidad. Tesorería, incluye la cobertura de funciones relacionadas con Bancos, donde se encuentra los procesos de Conciliación Bancaria o el control del Libro de Bancos.


Informes, cuyo objetivo es brindar al usuario un amplio conjunto de Consultas interactivas, en la forma de listados que pueden visualizarse en pantalla, e incluso, pueden ser impresos si el usuario así lo desea. Cierres, se refiere a los procesos de Cierre Mensual o Cierre Anual de los procesos correspondientes a la Contabilidad Gubernamental. A continuación se describirá las funcionalidades asociadas a este menú.


2.1 Configuración

Cuando el usuario selecciona la opción CONFIGURACION del Menú, se presentará el siguiente sub-menú:

Las funciones “Configurar Base de Datos” y “Parámetros del Sistema”, tienen relación con aspectos técnicos, destinados a establecer la estructura operacional del sistema. La función “Seguridad” se abre en las siguientes sub-funciones:

La función “Actualiza Usuarios del Sistema” permite el ingreso o la eliminación de usuarios autorizados para ingresar al sistema. La función “Autorizaciones de Usuarios” entrega la posibilidad a cada usuario, de acceder o no acceder a las funcionalidades del sistema. Finalmente, la función “Actualizaciones de Versión” permite actualizar manualmente la versión de los programas del sistema, en el caso que haya existido modificaciones en sus funcionalidades.

2.2 Tablas Cuando el usuario selecciona la opción TABLAS del menú, se mostrará la siguiente ventana:


Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Actualiza Datos Generales de la Institución, donde se ingresa o modifica la información que identifica a la Institución, tales como nombre, RUT, dirección, etc. Actualiza Parámetros Generales, donde es factible incluir los datos de porcentaje global de IVA, fechas de procesos vigentes, cuentas de mayor globales, etc. Actualiza Unidades de Ejecución Presupuestaria, donde se identifica e ingresa la estructura presupuestaria que será objeto de las imputaciones respectivas para el Control y Gestión del Presupuesto. Actualiza Plan de Cuentas, donde se identifica e ingresa la estructura contable que será objeto de las imputaciones respectivas para el Control y Gestión de las Contabilizaciones. Actualiza Tablas del Sistema, donde se identifica e ingresa el contenido de cada una de las tablas que son utilizadas como referencias en la operación del sistema, tales como valores de IPC, tipos de documentos, ciudades, etc. Actualiza Valores Diarios de Conversión, donde se ingresa aquellos factores de conversión asociados a contabilizaciones automáticas, tales como valor diario del dólar, valor diario de unidad de fomento, etc. Actualiza Asignación de Presupuesto, donde se especifica los montos asignados de presupuesto, a cada Unidad de Ejecución Presupuestaria, con el objeto de validar que no se sobrepase los límites de gasto asignado. Actualiza Clientes y Bancos, donde se identifica tanto a los Clientes de la Institución, como a los Bancos con que opera. Actualiza Proveedores y Personal, donde se identifica tanto a los Proveedores que operan así como al Personal que se desempeña en la institución.


Actualiza Firmantes, donde se identifica e ingresa a quienes tienen atribuciones para firmar aquellos documentos que son automáticamente generados por el Sistema. Actualiza Numeración de Cheques, donde se informa las numeraciones correlativas de cheques a ser emitidos automáticamente por el Sistema. Actualiza Forma de Pago Masivo, donde se establece códigos que identifican las diferentes alternativas de Pago Masivo. Actualiza Bancos de Pago Masivo, donde se especifica aquellos Bancos que han sido considerados para realizar Pagos Masivos.

2.3 Ingresos

Cuando el usuario selecciona la opción INGRESOS del menú, se mostrará la siguiente ventana:

Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Giro a Rendir Cuenta, es un conjunto de funciones destinadas a la administración de los Giros a Rendir Cuenta, donde se encuentra los siguientes puntos:

Registro de Personal con Fianza

Giro a Rendir Cuenta

Giro a Rendir Cuenta Descentralizado

Autorización Responsable Giro a Rendir Cuenta

Autorización Giros a Rendir Cuenta

Autorización Finanzas Giros a Rendir Cuenta

Contabiliza Giro a Rendir Cuenta

Rendición de Giros a Rendir Cuenta

Carta Cobranza de Giros a Rendir Cuenta

Fondos Fijos, es un conjunto de funciones destinadas a la administración de los Fondos Fijos, que son entregados permanentemente a encargados para su control y rendición constante.


Viáticos, es un conjunto de funciones destinadas a la administración de los Viáticos, donde se encuentra los siguientes puntos:

Países para Viáticos

Ciudades para Viáticos

Coeficientes o Costo de Vida Ciudades

Tramos para Cálculo Viáticos

Valores de Viáticos

Resolución de Viáticos

Autorización de Viáticos

Obligaciones, donde se actualiza la información de las obligaciones Normales (generadas a partir de ordenes de compra o servicios), así como las obligaciones de Contabilidad (generadas por transacciones financieras). Documentos Recibidos de Proveedor, donde se permite la actualización de todos los documentos recibidos de Proveedores previamente ingresados, para su registro en contabilidad. Comprobantes, aunque la mayor parte de los comprobantes de contabilidad son generados automáticamente junto a la captura de datos, hay transacciones que tienen que ser incorporadas al sistema mediante mediante la presente función de ingreso de Comprobantes de Contabilidad, Boletas de Honorarios, mediante esta función se registra las Boletas de Honorarios recibidas teniendo en cuenta que éstas pueden ser emitidas con retención incluida, o sin retención por parte del emisor, dado que el sistema calculará automáticamente el monto de la retención que corresponda. Reitemización, dado que por diversas circunstancias es factible que se genere una imputación a una cuenta errónea o a un centro de costo erróneo, esta función permite efectuar la necesaria corrección. Ingresos de Caja, función que permite efectuar los Ingresos de Caja. Depósito Automático de Cheques, cuyo objetivo es seleccionar aquellos cheques cuya fecha de vencimiento permite realizar un proceso de Depósito Automático.


2.4 Pagos

Cuando el usuario selecciona la opción PAGOS del menú, se mostrará la siguiente ventana:

Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Recibo a Rendir Cuentas, a partir de la selección de un Recibo a Rendir Cuenta previamente ingresado, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Fondo Fijo, esta función permite la generación de un Fondo Fijo, que posteriormente estará sujeto a una Rendición respectiva. Rendiciones Fondo Fijo, a partir de la selección de un Fondo Fijo previamente ingresado, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Resolución de Viáticos, a partir de la selección de una Resolución de Viático previamente ingresada, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Proveedor, a partir de la selección de un documento adeudado a un Proveedor que tenga relación con una Orden de Compra, previamente ingresada al sistema, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Honorarios, a partir de la selección de un documento de Honorario adeudado a un Tercero, previamente ingresado al sistema, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Otros Documentos, a partir de la selección de Otros Tipos de Documentos, tales como Boletas de Servicios documento adeudadas que no se encuentren relacionadas con una Orden de Compra, que haya sido previamente ingresada al sistema, esta función permite emitir el respectivo cheque y Comprobante de Pago.


Obligaciones Contabilidad, a partir de la selección de Obligaciones Financieras, tales como Cargos del Banco que no corresponden a documentos, esta función permite realizar el respectivo cargo, sin emisión de cheque. Cheques Nulos, a partir de la selección de un cheque previamente emitido e ingresado al sistema, esta función permite registrar su anulación y emitir el respectivo Comprobante de Anulación. Pagos Masivos, a partir de la selección de una cantidad de Honorarios adeudados a múltiples Terceros, esta función permite efectuar un Pago Masivo, emitiendo el respectivo cheque y Comprobante de Pago. Consulta Pago Masivo, esta función tiene por objeto la visualización o impresión de un listado con la información de los Pagos Masivos efectuados.

2.5 Anulaciones Cuando el usuario selecciona la opción ANULACIONES del menú, se mostrará la siguiente ventana:

Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes:

Anula Recibo a Rendir Cuenta, mediante esta función, es factible anular Rendiciones de cuenta, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Recibos de Rendición de Cuentas.

Anula Fondo Fijo, mediante esta función, es factible anular transacciones de Activo Fijo, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Activo Fijo.

Anula Resolución de Viáticos, mediante esta función, es factible anular Resoluciones de Viáticos, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Resoluciones de Viáticos.


Anula Factura de Proveedor, mediante esta función, es factible anular Facturas de Proveedor, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Facturas de Proveedor.

Anula Boleta de Honorarios, mediante esta función, es factible anular Boletas de Honorarios, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Boletas de Honorarios.

Anula Otros Documentos, mediante esta función, es factible anular Otros Documentos no asociados a Ordenes de Compra, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Otros Documentos.

Anula obligaciones de Contabilidad, mediante esta función, es factible anular Oblligaciones de Contabilidad previamente registradas en el sistema, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Obligaciones de Contabilidad.

Anula Número de Cheque, mediante esta función, es factible anular un cheque previamente emitido, así como Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Devengación relacionados con Pagos efectuados.

Anula Otros Comprobantes Contables, mediante esta función, es factible anular un Comprobante de Contabilidad Manual previamente ingresado.

Devolución de Documentos por el Banco, mediante esta función, es factible anular un documento devuelto por un Banco, correspondiente a órdenes de pago emitidas.

2.6 Tesorería

Cuando el usuario selecciona la opción TESORERIA del menú, se mostrará la siguiente ventana:



Registro Cartola, esta función permite ingresar, modificar, eliminar o cargar una Cartola de un Banco específico en el sistema, para efectos de la Conciliación Bancaria.

Conciliación Bancaria, cuyo objetivo es comprobar la coincidencia entre los Cheques girados, los Cheques cobrados y por cobrar y, para conciliar los movimientos del Banco.

Revisión Conciliación, en esta función se puede revisar los resultados de los procesos de conciliación bancaria previamente efectuadas.

Libro Banco, a partir de la selección de un Banco, una Cuenta Corriente y una Fecha, esta función permite emitir el respectivo Libro de Banco.

Informes, a partir de la selección de un Banco, una Cuenta Corriente y una Fecha, esta función permite consultar las siguientes opciones:

Resumen de Conciliación Bancaria

Detalle de los Depósitos

Cheques Girados,

Cheques Girados y no Cobrados.

Entrega Física de Cheques, a partir de la lista de cheques pendientes de entrega, esta función permite registrar la entrega física de un cheque, emitiendo un documento que debe firmar quién retira.

Listar Cheques Emitidos, cuyo objetivo es que al Ingresar un Banco y un argumento de búsqueda tal como el rango de fechas, el rango de número de cheques o el RUT, se mostrará la lista de cheques y su respectivo estado.

2.7 Informes

Cuando el usuario selecciona la opción INFORMES del menú, se mostrará la siguiente ventana:



Informes de Contabilidad, donde el usuario encontrará un conjunto de opciones de listados adicionales concernientes a Contabilidad, tales como:

Balance

Libro Diario

Libro Mayor Analítico

Cartola de Cuenta Corriente

Analítico de Subcuentas

Analítico de Presupuesto

Balance de Comprobación

Libro de Caja

Balance de Estado de Resultados

Estado de Situación Presupuestaria

Libro de Ventas

Libro de Compras

Viáticos, esta función permite la emisión de listados de Viáticos, Resoluciones de Viáticos y Listado de Viáticos Devengados. Obligaciones, esta función permite la ejecución de diferentes listados, donde se encuentra: Informe de obligaciones, el detalle de obligaciones presupuestarias y el listado de obligaciones de contabilidad. Saldos, esta función está compuesta de un conjunto de listados como los que a continuación se detalla:

Saldos y Movimientos de Cuentas de Mayor

Saldos y Movimientos de Subcuentas

Saldos y Movimientos de Presupuesto

Saldo Acreedor y Deudor por RUT

Saldo Deudor

Saldo Acreedores

Vencimientos, esta función está compuesta por un conjunto de informes como a continuación se indica:

Vencimientos

Vencimientos de Proveedores

Futuros Vencimientos de Documentos

Futuros Vencimientos de Documentos de Proveedores

Recibo a Rendir Cuentas, donde el usuario podrá visualizar o imprimir un listado con los Recibos a Rendir Cuentas, incluyendo los Comprobantes de Devengación y Comprobantes de Pago. Consulta Fondos Fijos, donde el usuario podrá visualizar o imprimir un listado con los Fondos Fijos por Rendir, incluyendo los Comprobantes de Devengación y Comprobantes de Pago. Comprobantes, donde el usuario podrá visualizar o imprimir cada uno de los Comprobantes Contables, ya sea aquellos de ingreso, de egreso, de devengación o de traspaso.


Documentos Recibidos de Proveedor, donde el usuario podrá visualizar o imprimir cada uno de los Documentos Recibidos de Proveedor, ya sea aquellos de devengación, de egreso, o notas de crédito. Reitemizaciones, donde el usuario podrá visualizar o imprimir cada uno de las transacciones relacionadas con Reitemizaciones. Presupuesto, esta función permitirá consultar el detalle y estado de avance presupuestario por Centro de Costo.

2.8 Cierres

Cuando el usuario selecciona la opción CIERRES del menú, se mostrará la siguiente ventana:

Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Desprocesamiento de Asientos Contables Año Actual, cuyo objetivo es desmarcar y rebajar los saldos de todos los movimientos contables del año que se está realizando el cierre. Cierre y Apertura Ingresos Presupuestarios, consiste en un proceso que toma el grupo de cuentas 111 (ingresos presupuestarios) que hayan quedado con saldo, generando el cierre en un asiento contable con fecha día 32 y mes 12 y el año respectivo que se hace el cierre. Luego se realiza una apertura en las cuentas del año anterior con fecha día 01/ mes 01 y el año respectivo. Completado esto, se realiza el mismo proceso, pero para las cuentas de gastos presupuestarios 121. Cierre y Apertura Resto Cuentas Contables, donde se toma aquellas cuentas de activos y pasivos que no son presupuestarias, generando el resultado del ejercicio.

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