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Observaciones Planeadas

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Observaciones Planeadas

Elaborado por : Hctor Ortiz Mera

Cargo: Asesor en Prevencin de RiesgosRevisado por : Cristian Polanco Castillo

Cargo : Administrador de ContratoAprobado por : Oriel Jimnez lvarez

Cargo :Representante Legal

Fecha : Mayo 2015Fecha : Mayo 2015Fecha : Mayo 2015

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1.- IntroduccinVer, percibir y entender lo que est ocurriendo son las caractersticas de un buen administrador:La prevencin de riesgos laborales se sustenta sobre tres fases consecutivas de actuacin: la Identificacin, la evaluacin y el control. Asegurar un adecuado control de los riesgos laborales requiere desarrollar una serie de cometidos no solo para implementar las medidas preventivas necesarias en los lugares de trabajo, sino tambin para mantenerlas efectivas en el tiempo.

Precisamente para controlar con mayor nfasis las actuaciones de los trabajadores en el desempeo de sus funciones para asegurar que el trabajo se realice en forma segura y de acuerdo a lo establecido, existe una tcnica bsica; la observacin de trabajo, con esta tcnica, se pretende favorecer comportamientos seguros en el soporte imprescindible de una formacin continuada y de unos procedimientos escritos de trabajo cuando sea necesario. Tengamos en cuenta que importante es controlar los aspectos materiales del trabajo, tan necesario o ms lo es la actividad humana que se comporta sujeta a diversidad de variables, de control complejo, pero tambin con unas extraordinarias posibilidades de aportacin y creatividad, base para un TRABAJO BIEN HECHO.

La Observacin Planeada de tareas es una tcnica preventiva que permite a la supervisin asegurar que las tareas se realizan eficientemente y cumpliendo con los estndares definidos en las normativas. Mientras se efecta una observacin, el supervisor puede validar el entrenamiento del trabajador, los procedimientos de tareas, la suficiencia de equipos y el uso de materiales apropiados, esto puede identificar mejoramientos potenciales en procedimientos y/o prcticas de trabajos.2.- Objetivo DE LA OBSERVACIN PLANEADAEl objetivo de la observacin de seguridad es asegurar a la supervisin que las tareas se realicen de manera eficiente y cumpliendo con los estndares definidos en las normativas, a fin de lograr trabajos bien hechos y bajo riesgo controlado, con esto podemos: Identificar actos inseguros o subestndares y situaciones peligrosas derivadas fundamentalmente del comportamiento humano. Determinar necesidades especficas y efectividad de la formacin y adiestramiento de los trabajadores. Verificar la necesidad, la idoneidad o las carencias de los procedimientos de trabajo. Corregir in situ de forma inmediata y por convencimiento situaciones y actos inseguros o subestndares. Reconocer y reforzar hbitos y comportamientos eficaces y seguros, estn contemplados o no en los procedimientos de trabajo. En general, mejorar la calidad del trabajo, implicando directamente a la supervisin.

3.- TIPOS DE OBSERVACIONES

Existen dos tipos de Observaciones:

3.1.- Observaciones Informales:

Las observaciones informales se usan a medida que el supervisor realiza sus actividades de rutina, son bastante fortuitas y son muchas las cosas que se pueden escaparse.

Estas observaciones sirven a un fin til y muy necesario que es el saber el grado de avance de los trabajos, pero no le dan al supervisor la informacin necesaria para saber con precisin y tener la confianza necesaria de que los trabajos crticos se estn haciendo con la mxima eficiencia y de acuerdo al estndar establecido cmo correcto.

3.2.- Observacin Planeadas

La observacin planeada del trabajo le indica al supervisor si un trabajo se hecho de acuerdo o no, al estndar cmo correcto el procedimiento establecido. La observacin planeada requiere de preparacin, concentracin y tiempo suficiente para realizar una labor exhaustiva. Una observacin planeada es una actividad sistemtica de la supervisin que justifica el tiempo que toma versus los beneficios que reporta: tales como mejoramiento de la calidad del trabajo, productividad, disminucin de las lesiones y daos a la propiedad, mejora el espritu de equipo y motivacin, disminucin de los derroches.

Cuando existe conformidad con un procedimiento generalmente indica que ha sido aprendido y se est aplicando correctamente. La disconformidad con un procedimiento puede indicar simplemente que se necesita entrenamiento adicional o que hay una mejor forma de hacer el trabajo y/o existe una necesidad de actualizar el estndar procedimiento.

La observacin planeada es una de las herramientas administrativas de la supervisin ms valiosas y fundamentales de las que se puede disponer, son para observar el comportamiento humano.

4.- ETAPAS DE UNA OBSERVACIN

- PROGRAMACIN DE LA OBSERVACIN - COMO REALIZAR LA OBSERVACION PLANEADA- BENEFICIOS DE LA OBSERVACIN- SEGUIMIENTO Y CONTROL

4.1.- PROGRAMACIN DE LA OBSERVACIN Como cualquier actividad importante, requiere de una planificacin adecuada lo cual significa y marca la diferencia entre un enfoque fortuito y un mtodo sistemtico que asegura que se obtendrn todos los beneficios de una inversin de tiempo y de energa.

Decidir las tareas a observar:Como se ha mencionado las observaciones planeadas toman tiempo, por lo general, no es prctico que todos los supervisores las hagan para todos los trabajadores en cada tarea. Algunas tareas necesitan mayor atencin que otras; tienen mayor potencial de prdidas, son altamente crticas, etc. (para cumplir con este propsito es de gran utilidad el inventario de tareas).

Decidir a la o las persona que se van observar:Como la mayora de las ocupaciones tiene un cierto nmero de trabajos crticos. La mayora de los supervisores aceptar fcilmente el hecho que algunas personas y algunas tareas merecen o necesitan ms observaciones que otras por ejemplo:

Trabajadores nuevos o transferidos, trabajadores de desempeo deficiente, trabajadores arriesgados, trabajadores con problemas de habilidad, trabajadores de desempeo sobresaliente, etc.

Las observaciones planeadas pueden ser comunicadas como no pueden serlo. Si el supervisor desea saber lo bien que realiza el trabajo, puede comunicarle al trabajador que va ser observado. Si el trabajador sabe que va ha ser observado tratar de hacer el trabajo lo mejor posible. Bajo estas circunstancias si el trabajador comete actos sub estndares significa que le falta conocimiento o destreza y que la solucin es entrenamiento, preparacin y/o trabajos en compaa de un trabajador con mayor habilidad.

Programacin de la Observacin:La programacin es otra parte vital de la preparacin de las observaciones planeadas. Son demasiado importantes como para ser postergadas a travs del tiempo.

Las observaciones planeadas debieran ser parte de las actividades programadas y planificadas de los supervisores.

Revisar Aspectos Clave Verificar registro tanto de la persona como de la tarea a observar.

Revisar los resultados de observaciones anteriores con el fin de determinar si existen tems que se requiera hacer un seguimiento. Revisar procedimientos y/o normas de trabajo. Llevar un resumen de los pasos de cmo se realiza el trabajo.

Puede hacerse una observacin planeada sin un procedimiento y/o norma de trabajo. Se puede realizar debido a que existen normas aceptadas como correctas para efectuar la mayora de los trabajos.

4.2.- COMO REALIZAR LA OBSERVACIN PLANEADA

Es importante permanecer lo suficientemente alejado del trabajador para no interferir en las actividades que est realizando.

Tambin es importante ubicarse en lugar desde cual se pueda ver claramente los detalles del trabajo. Frecuentemente, existen pequeos detalles que las personas hacen o dejan de hacer y estas diferencias marcan la eficiencia y las fallas, trabajar con seguridad o tener un accidente grave.

Si es posible permanecer fuera de la visibilidad directa del trabajador. De lo contrario, se puede distraer.

No interrumpir con preguntas, sugerencias, o advertencias; a menos que el trabajador pueda tener un accidente.

Nota: Las etapas de realizacin de una observacin parcial o selectiva son idnticas a las de una observacin planeada.

Fig. N 1. Etapas de las Observaciones Planeadas

DISEO- Diseo del sistema y elaboracin de instrucciones y procedimientosPREPARACION- Decisin sobre las tareas y las personas a observa- Asignacin de funciones y responsabilidades a quienes deban realizar las observaciones- Programacin de las observaciones. Definicin de objetivos y medios- Formacin especfica de observadoresREALIZACION- Practica de las observaciones- Registro de datos- Discusin de resultados. Recomendacin de mejoras. Refuerzos positivosEVALUACION -Seguimiento de la aplicacin de recomendaciones y de su eficacia - Control de incidentes- Evaluacin del sistema

4.3.- BENEFICIOS DE UNA OBSERVACIN PLANEADA.

Cuando las observaciones planeadas se realizan de una manera adecuada, proporciona importantes beneficios para el supervisor y la organizacin tales como:

El beneficio ms directo y obvio radica en conocer lo que los trabajadores como hacen en forma correcta el trabajo. Entrega informacin sobre la efectividad de los programas de capacitacin y/o entrenamiento. Entrega informacin si los procedimientos de trabajo son los adecuados para ejecutar la tarea. Aprender sobre los trabajos crticos. Posibilidad de identificar y corregir los actos sub estndares antes que las prdidas potenciales se transformen en prdidas reales. Identificar buenos hbitos de trabajo y retroalimentacin relacionada con la eficiencia, productividad, seguridad, calidad.

Se obtiene un mejor liderazgo entre los trabajadores.

4.4.- SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y Control es un factor crtico para determinar si la observacin planeada fue efectiva. Es asegurarse que el trabajador est realizando la tarea de acuerdo a lo establecido.

Establecer un seguimiento y control regular de todas las tareas consideradas como crticas y de todos los trabajadores que estn en lista de alta prioridad para las observaciones planeadas es sumamente importa

4.5.- Formato TipoFormulario para el Registro de las Observaciones Planeadas