objetivos e importancia de la dirección de...

TEMA3: EVALUACIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA DE VENTAS

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3.1 DIRECCIÓN DE LAS OPERACIONES DE UN EQUIPO DE VENTA. Dirigir significa dar instrucciones a los subordinados, o indicar de alguna forma lo que debe hacerse. Si con el plan de compensaciones, la estructura que compone la cuota y el presupuesto de gastos deben contribuir al conjunto del comportamiento dirigido al objetivo, también son necesarias las instrucciones escritas o verbales. La claridad de la orden es de suma importancia en especial con los nuevos vendedores. Así la dirección de ventas puede tomar dos extremos: La dirección participativa donde es consultada las personas en la forma de lograr los mismos resultados, su practibilidad y las mejores formas de lograr los mismo resultados. Y la dirección autócrata es sencillamente dar órdenes sin consultar o sin la participación de los subordinados.

Objetivos e Importancia de la Dirección de ventas.

� Conocer y aprovechar los factores humanos para lograr consolidar un equipo de trabajo en el área de ventas.

� Implica crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto a favor del cumplimiento de objetivos comunes en el área de ventas.

� Conducir las acciones del equipo de trabajo para el logro de los objetivos del área de ventas.

La dirección es trascendental porque:

� Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización

� A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional

� La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad.

� Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

� A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.


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Etapas de la Dirección 1

Es difícil establecer la secuencia de las etapas de dirección, ya que se dan indistintamente, pero para fines metodológicos se presentara así: Toma de decisiones 1. Motivación en el área de ventas. 2. Comunicación en el área de ventas. 3. Equipos de trabajo en el área de ventas. 4. Liderazgo en el área de ventas.

Principios de Dirección

Principios propuestos por Henry Fayol.

Principio de la autoridad y responsabilidad.

No se concibe la autoridad sin la responsabilidad y que “la responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. Define a la autoridad como “el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer

Principio de la disciplina.

La obediencia, la asiduidad, la actividad, la presencia de signos exteriores de respeto conforme a las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes. Asimismo anota que las obligaciones de obediencia, de asiduidad, de actividad y de presencia difieren, en efecto de una empresa a otra, de una categoría a otra en la misma empresa, de una región a otra y de una época a otra.

Principio de unidad de mando.

De todos los principios, Fayol destaca éste como uno de los más importantes. El principio dice que un colaborador no debe recibir órdenes de más de un superior.

Principio de la unidad de dirección.

Consideró fundamental el principio de unidad de dirección y lo expresó así: “Un sólo jefe y un sólo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo fin.” 2

Principio de Centralización y Descentralización.

Cuando Henry Fayol escribió sobre el principio de la centralización, se refería también a la descentralización administrativa, como se puede observar en la siguiente frase: “La cuestión de la centralización o descentralización es una simple cuestión de medida.” 3

f) Principio de equidad.

1 Mûnch Galindo. "Fundamentos de Administración". Mûnch Galindo. P.p. 152

2 Stepen P. Robins. "Administración Teoría y Práctica. p.p. 37 3 Idem. P.p. 37


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Establece que todo superior debe ser justo, explica que usa la palabra “equidad” en lugar de “justicia” para no establecer aquí la relación con el orden legal y referirse más que nada a la bondad como opuesta a la rigidez.

g) Principio de la iniciativa.

Destaca la importancia que tiene la creatividad para el desarrollo de las organizaciones.

Establecimiento de la comunicación de las ventas.

Deben ser muy clara y específica la comunicación muchos vendedores se dedican a hablar y hablar y ello dificulta la verdadera comunicación.

Así también se deben dirigir los mensajes para los vendedores kinestésicos, auditivos y para los visuales.

La autoridad y la responsabilidad deben estar bien establecidas en el contrato o en las actividades que cada jefe tiene y en las que cada empleado debe realizar.

Establecimiento del la supervisión del área de ventas.

• Organización de los esfuerzos de los agentes. • Mejoras en las presentaciones de ventas., • Mejora en la cobertura del territorio. • Mejora en la eficacia personal del agente. • Mejora en el servicio del cliente. • Valoración de las actividades del agente. • Enseñar a los agentes en el buen uso del equipo de ventas. • Comunicación eficaz entre la gerencia y los agentes. • Fijación de objetivos para los agentes.

Organización de la supervisión.

• Preparación de la supervisión. • Determinación de las necesidades de supervisión. • Preparación del agente para ser supervisado.

Métodos de supervisión:

Sobre el terreno.

Supervisión en la oficina de ventas.


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Motivación e incentivación de la fuerza de ventas.

Un jefe de ventas debe de realizar lo siguiente:

• Saber y comprender los objetivos de ventas. • Realizar una descripción y análisis del trabajo. • Tener respeto de la responsabilidad humana.

El proceso de motivación en los vendedores puede seguir este proceso:

Proceso simplificado de la motivación:

Motivadores.- Son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño; mientras que las motivaciones son reflejo de deseos, los motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos. Satisfacción.- Se refiere al gusto que se experimenta una vez que se ha cumplido un deseo.

Necesidad o deseo personal

Impulso

Objetivos

Inicia él

Dirige el comportamiento

Proporciona satisfacción

Refuerza la perpetuación de

Ciertas necesidades y deseos

Comportamiento

Hacia específicos

Motivación

Resultados

Satisfacción


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La emoción es el factor impulsor del ánimo de una persona y un equipo de trabajo, esta se puede definir como: “El estado de ánimo que afecta los sentidos, ideas o recuerdos que se reflejan en los gestos, actitudes y otras formas de expresión que contagian la animosidad a otros”

Consideraciones para un plan de incentivación:

1. La compensación debe ser adecuada.

2. Los planes deben ser simples.

3. La recompensa debe ser proporcionada al volumen de ventas.

4. Deben estimularse a los vendedores mediante un plan.

5. Debe protegerse a los clientes contra tácticas de presión.

6. El plan debe ser flexible.

7. El costo administrativo del plan debe ser reducido.

8. El plan debe prever aumentos de sueldos y recompensas.

9. Las recompensas deben ser abonadas con prontitud.

10. El plan debe ser equitativo para hombres y mujeres.

11. El plan debe ser convincente.

Incentivos no financieros.

1. Realizaciones.

2. Objetivos definidos.

3. Buenas condiciones de trabajo.

4. Reconocimiento.

5. Seguridad.

6. Respeto de sí mismo.

7. El sentimiento de estar integrado.


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3.2 Análisis de costos.

Los costos que se asocian con la introducción de un producto a un mercado representan un factor crucial para determinar su precio. Los precios que son menores a los costos no generan ninguna ganancia y hacen que la empresa se retire del mercado.

Algunas empresas acostumbran fijar sus precios por debajo de los costos totales en algún producto; pero lo hacen sólo por periodos pequeños.

Los costos de ventas son:

Costos fijos:

Son aquellos que no cambian sea cual fuere la cantidad de producción. Normalmente incluye los:

• Salarios de los ejecutivos. • La depreciación de planta y del equipo. • Impuestos sobre propiedad. • Primas de seguros de salud. • Etc.

Costos variables:

Son aquellos que fluctúan de acuerdo a la cantidad de producción:

• Materias primas. • Combustible. • Salario de los trabajadores. • Envase. • Concesiones de venta. • Carga • Etc.

Costo total y promedio:

CT = CFT + CVT

Puntos que integran el costo de ventas y de administración.

Los costos directos:

• Salario y gastos de la fuerza de ventas. • Costos de compensación especial.


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• Incremento en los costos de capital de trabajo. • Costos de transporte especiales.

Costos variables:

• Descuentos en efectivo. • Descuentos por cantidad. • Precios sombra fijados por la fuerza de ventas.

Costos de la fuerza de ventas:

• El tamaño de las distancias. • Los objetivos de ventas. • Visitas no planeadas. • Efectos calculados en las ventas.

Normalmente las recompensas a la venta se determinan por el volumen general de ventas desplazadas por los vendedores; la venta de los productos más rentables, la introducción de nuevos productos en el mercado, conseguir un grado de participación más alta en el mercado. Los vendedores: Pueden aumentar las ventas y el porcentaje de participación, pedidos medios de mayor volumen, mantenimiento de clientes, reducir la rotación de los clientes

A partir de ello: "Voy a incentivar lo que me interese, de los anteriores aspectos"

"Regla de oro" de un sistema de remuneración a los vendedores: Debe diseñarse de modo que permita ligar los intereses del vendedor con los objetivos marketing cambiantes de la empresa.

Valorar las Valencias de los Vendedores, Determinar las Combinaciones de Recompensa más atractiva

Si nuestro equipo valora mucho la seguridad / la formación en el empleo hay que darle eso. Analizar lo que el vendedor desea e incluir esa deseabilidad en el sistema de remuneración.

Decidir el nivel más apropiado de la remuneración total

Ingresos totales => un vendedor medio ganará X pesos. /año.

Si el vendedor está x encima media ganará más => ascenso

Si el vendedor está x debajo media ganará menos => despido

¿Cómo va a recibir su sueldo? ¿fijo %?


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¿Variable%?

Si todo es variable: Todos tienen diferentes sueldos (alta inseguridad, posibilidad de altas ganancias)

Si todo es flexible: Todos ganan una cantidad igual respecto a su rendimiento

Los Incentivos Financieros

Tres grandes sistemas de renunciación básicos:

1) Sistema basado en ingresos fijos => sueldo

2) Sistema basado en ingresos variables => comisiones

3) Sistema mixto: una parte fija y otra parte variable

Tipos de Comisión:

Simple: un tanto % sobre el volumen de ventas Diferenciada: dar varios tipos de comisión en función de determinados factores (productos con renta variable, tasa de nuevos clientes, nivel de ocupación de la fábrica,...) Progresiva: por tramos (1): ej. : 2M uds. =>3% = 6000, +1M uds. => 4% = 4000, +1,5M uds. => 5% = 7500,...

Global (2): ej. : si llega a 4,5M uds. cobrará el 5% sobre todo

Regresiva: por tramos (1), global (2): a mayor volumen de ventas, el tipo de comisión es cada vez menor, ha de calcularse de modo que las comisiones globales crecen con el nivel de ventas

Comisión directa / indirecta

Las empresas suelen utilizar el modelo mixto con una parte de sueldo fijo (20%) y una mayor parte de sueldo variable (80%) (Pequeñas empresas: ahorrar costes);

Sin embargo, las empresas grandes tienen la tendencia de aumentar el sueldo fijo (80%) y dejar sólo un porcentaje pequeño (20%) de sueldo variable (Dificultades de atribuir la venta al vendedor)

Los Concursos de Venta

Objetivos (muy diversos) más importantes:

Estimular el volumen general de ventas; Para aumentar penetración en el mercado (que las venta crezcan x encima de las ventas del competidor)


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Introducir un nuevo producto en el mercado Para conseguir clientes nuevos

Aspectos por parte de los vendedores:

Deben tener muy claro el tema de concurso Debe haber posibilidades de ganar los tipos de recompensa son muy variados (frecuente se haga de forma de vacaciones, viajes,...) Es muy importante la difusión y el seguimiento (establecer un mecanismo de feed-back, que permita a los vendedores saber cómo van)

Recompensas no Financieras

Las más importantes: son los ASCENSOS

Ascensos (Promoción Profesional): Recompensa no financiera de manera directa. El aliciente no es la mayor remuneración económica que se dará normalmente, sino al status, el no tener que fichar

Programas de Reconocimiento: Reconocimiento: 1las personas del entorno (o los mandos en este caso), nos dejan saber que consideran el esfuerzo que hemos realizado, y lo valoran; puede tener mucha importancia una carta del director (felicitándoles + un reloj de oro)

El Reembolso de los Gastos de Venta

¿Qué gastos? => gastos de alojamiento, desplazamiento (tratamiento especial: reembolso x kilometraje - ida y vuelta a una ciudad - tantos pesos. por kilómetro), teléfono, gastos por materiales administrativos utilizados, invitaciones y atenciones a clientes

Reembolso directo: rembolsar la cantidad al vendedor, justificarlos (factura, recibos,...) Reembolso limitado: el reembolso es en forma de una dieta o de una cantidad fijada de antemano Ausencia de planes de reembolso: cuando el vendedor no recibe más que sus comisiones, el vendedor a comisión se convierte en una especie de pequeño empresario Análisis de costos Costes completos (totales) frente a margen de contribución; es más interesante el último en efectos de análisis de ventas, dejar a un lado los costes de estructura, es más útil el coste directo o margen de absorción (CT = CV+CF) Costes directos de venta frente a costes indirectos de ventas (tener en cuidado la clasificación de costes por naturaleza) Rendimiento sobre los activos gestionados


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3.3 Análisis del comportamiento

El plan de incentivos de ventas se deriva del plan estratégico de mercadotecnia, este incluye los objetivos de ventas, utilidades, participación de mercados, etc. El objetivo de un plan de incentivos es diseñar un sistema que aliente a los representantes a vender artículos que eleven al máximo las utilidades de la firma, lo que implica que los gastos no excedan a la utilidad marginal Estrategia de mercado

Objetivo Tarea Plan de incentivos

Construir Asegurar incrementos en las ventas

Visita a cuentas potenciales Servicio Retroalimentación producto/mercado

Comisiones

Mantener Consolidar la posición de mercadeo

Acreditar el servicio Visitas a cuentas nuevas

Sueldo y Comisiones

Cosechar Reducir costos y cuentas rentables

Visitar y dar servicio Reducir inventarios

Sueldos e incentivos

Abandonar o liquidar

Reducir al mínimo el costo de ventas y vaciar inventarios

Vaciar inventarios Eliminar servicio

Sueldo

Para una empresa los ingresos por venta son cruciales para la supervivencia, principalmente cuando ésta inicia operación o bien en el lanzamiento de un nuevo producto. Cuando sea el caso, la empresa escoge un plan de comisiones para incrementar las ventas y reducir los costos fijos. Métodos de remuneración Los planes de remuneración deben adaptarse a los cambios que ocurren dentro de un ambiente competitivo. Las remuneraciones es una herramienta que se usa para motivar y retener a los vendedores. Consiste en sueldos, prestaciones, comisiones y bonificaciones.


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Método de remuneración por sueldo El sueldo es una remuneración que consiste en pagar un sueldo fijo que recompensa el tiempo que dedica el vendedor al desempeño del trabajo. El sueldo representa un costo fijo para la empresa y la proporción disminuye conforme aumentan las ventas. Desventajas Tienen efectos motivacionales limitados, exista la probabilidad que el vendedor no cumpla con sus visitas. Al no vigilar al vendedor, el pago será igual para los productivos que los que no lo son. Aplicaciones El sueldo se aplica en situaciones en donde es difícil evaluar el desempeño de los vendedores. Se aplica bajo las siguientes situaciones: El vendedor ocupa mayor tiempo en operaciones administrativas Es difícil relacionar los esfuerzos de las ventas en el momento de una venta. Cuando la venta tiene mayor peso publicitario Método de Comisión directa Los vendedores con planes de comisiones reciben su salario de acuerdo a las siguientes estrategias: Porcentaje del volumen de ventas que generan Porcentaje al margen de utilidad que generan Porcentaje a la cuota mínima El plan de comisiones recompensa a los vendedores por sus logros, más que por el tiempo que gastan por realizar una venta. El plan por comisiones representa un costo variable para la empresa y la proporción está en función de las ventas. Con un plan por comisiones, los vendedores generalmente ganan más que con un plan por sueldo. Asimismo, las comisiones atraen más a aspirantes mejor calificados. Ventajas: Los planes por comisiones motivan a los vendedores por cerrar las ventas. Como los costos son variables, si la empresa no tiene utilidades, tampoco tiene deuda La comisión se paga cuando incrementa el ingreso La mayor comisión es cuando el margen del producto es elevado

Desventajas Los vendedores pueden facturar ventas fantasma, provocado por la inseguridad del vendedor Los vendedores dan servicio sólo a las cuentas especiales Resistencia al cambio de territorio Resistencia al cambio de línea de productos


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Aplicaciones: Las empresas que quieren reducir al mínimo el riesgo financiero pueden escoger planes de comisión de costos variables Las empresas que inician operación y buscan reducir su costo fijo Los corredores de bolsa Empresas que inician su operación Nuevos productos Método Sueldo más Comisiones La combinación de un salario base + comisiones, da seguridad al vendedor, incrementa su ingreso y logra alcanzar el objetivo de la empresa. Las comisiones suelen pagarse un mes después de haberse concretado para reforzar es esfuerzo del vendedor y evitar cancelaciones. Ventajas: El plan de compensaciones puede ajustarse a las necesidades del plan de ventas El porcentaje puede manipularse para lograr diversidad de ventas: motivación, intensificar los esfuerzos entre segmentos específicos del mercado, rentabilidad del producto, etc.

Método de Sueldos y Bonificaciones Una bonificación es un pago discrecional para lograr metas. Se paga como un porcentaje del sueldo. Generalmente la bonificación va del 5 al 50% del sueldo del vendedor. Los tipos de bonificación pueden ser: Bono por un periodo de tiempo en función a la productividad Bono cuando rebasa la cuota de ventas Como parte de una prestación. Ventajas: Ayuda a controlar los gastos de venta Motiva al vendedor Aplicación: Las empresas que surten a los almacenes (artículos de consumo)

Método de Sueldo más Comisiones más Bonificaciones Los planes más completos combinan la estabilidad del sueldo, los incentivos de una comisión y las recompensas especiales de las bonificaciones. Ventajas: Permite al gerente recompensar la actividad que desempeña sus vendedores

Desventajas:


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1. Los costos de venta se elevan

Aplicación: Los distribuidores de automóviles. A los vendedores se les paga un sueldo, un porcentaje sobre el costo bruto y una bonificación cuando a los seis meses rebasan la cuota de ventas. La aplicación se debe al manejo de comisiones es más controlada por los gerentes de venta. ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE REMUNERACIÓN Una vez que el gerente de ventas haya seleccionado un método de remuneración, la siguiente función es determinar el nivel de retribución que corresponde. En el establecimiento de los niveles de remuneración están implícitos los gastos y prestaciones. De acuerdo a los objetivos y metas del plan de ventas se establecerán las políticas de remuneración a los vendedores, así mismo depende del presupuesto de ventas. El sueldo recompensará a los vendedores por la actividad y la comisión y bonificaciones proporcionarán incentivos para vender el producto y abrir nuevas cuentas. Casi todas las empresas que pagan sueldos directos o alguna combinación de sueldo, comisión y bonificación cubren los gastos de sus vendedores. La idea consiste reembolsar a la fuerza de ventas los gastos de campo legítimos. Los tipos de gastos son los siguientes: Ilimitado. Pago de documentos Por día. Cálculo del gasto por visitas Limitado. Gastos topo

Las prestaciones pueden usarse para atraer y recompensar a los vendedores. El costo del paquete: Gastos médicos mayores Seguro de vida Gasto médico menor Plan de jubilación Incapacidades Participación de utilidades Ahorros IMSS Plan de compra de acciones Para determinar el nivel de sueldo para pagar a los vendedores, un punto de partida es el sueldo promedio que pagan otras firmas del mismo tamaño de industria. La comisión dependerá de la bondad del mercado por cada producto y del tamaño de cuenta y podrán variar del 2 al 4% del volumen de ventas. Una manera para establecer el tope es a través del costo marginal de ventas Un ejemplo será: Vamos a suponer que estamos en un proceso de crecimiento de la actividad comercial, pero que con el sistema de comisiones que utilizamos quien decide qué vender es, prácticamente,


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la fuerza de ventas. ¿Cómo podemos hacer para direccional las ventas hacia los objetivos de la empresa sin afectar los ingresos de los vendedores?

La respuesta es clara: hay que implantar un Plan de Incentivos de Ventas para orientarlas y establecer objetivos diferenciales de cumplimiento. ¿Cómo hacerlo con la mayor justicia?

- Planifiquemos los objetivos de venta por producto.

- Definamos cuánto queremos reconocer en dinero por las ventas.

- Distribuyamos la venta a realizar según experiencia del vendedor, potencial de la zona, u otro criterio.

- Establezcamos cuál sería el ingreso que tendría cada vendedor en caso de que cumpliera la cuota de venta asignada y cuál el umbral a partir del cual pagaríamos el Incentivo y sus aceleradores.

- Deberíamos evaluar si los ingresos del vendedor serán tan competitivos como queremos, comparando con el mercado de referencia. Otro control es calcular el año anterior como si estuviera vigente el programa, para que no afecte el nivel de ingreso de los vendedores y así evitar conflictos.

- Analizar también cuál sería el impacto económico en cada uno por exceder las metas en un porcentaje determinado, y validar que ese exceso tenga aceleradores lo suficientemente agresivos como para impulsar el esfuerzo y que haya fondos para pagarlo.

- Aprovechemos la oportunidad para analizar otros objetivos, entre otros Índices de Cobranza, para incluirlos también en el programa y remunerar por su cumplimiento.

Este caso muestra una comisión del 2% con un pedido de suministro que tiene margen de rentabilidad bajo, el 3% a equipos más rentables y el 4% nueva cuentas para alentar la búsqueda de nuevos prospectos Otra manera de equilibrar es a través de margen de comisión alta para que el vendedor tenga mayor margen de negociación con el cliente.


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objetivos e importancia de la dirección de...

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