objetivo: alcance: responsable

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO

PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE APOYO ACADÉMICO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: GT-CP-01 Versión: 2

Fecha de aprobación: 17/03/2016

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Este documento impreso se considera copia no controlada

OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE:

Suministrar los recursos tecnológicos, pedagógicos y bibliográficos para la prestación del servicio de docencia, extensión y la investigación en la Escuela Superior de Artes Débora Arango.

Desde la identificación, adquisición, administración, organización, preservación, marcación, inventario, mantenimiento, préstamo, solicitud, suministro hasta la evaluación y descarte de los recursos tecnológicos, bibliográficos e instrumentos musicales, recursos escénicos y de visuales que sirven de apoyo a la docencia, investigación y extensión.

Líder del proceso y gestores

INDICADORES:

Eficacia / Operativos Soporte mesa de ayuda: (Cantidad de ticket realizados / Cantidad de ticket solicitados) * 100 Proporción de volúmenes por alumno: Número de volúmenes existentes / Total de alumnos matriculados

Eficiencia Prestamos Bibliográficos: (Total recursos prestados / Total de recursos existentes) * 100 Porcentaje de cumplimiento del plan de renovación tecnológica Prestamos recursos Pedagógicos: (Total recursos prestados / Total de recursos existentes) * 100 Porcentaje de cumplimiento del plan de actualización de recursos bibliográficos.

Efectividad/Impacto Dotación de Aulas: (Aulas dotadas / total de aulas aptas para su dotación) * 100 Consultas Bibliográficas (Consultas bibliográficas efectivas / Total de consultas) *100 Mantenimiento Porcentaje de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo.






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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA

ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE

Proceso de direccionamiento y planeación institucional

Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Acción

P

Elaborar el plan de acción del proceso de acuerdo con el plan estratégico y los lineamientos institucionales

Jefe de recursos tecnológicos y de apoyo académico

Plan de acción del proceso para la vigencia



DP-PR-02 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de los Mapas de Riesgo.

P

Establecer el mapa de riesgos del proceso de acuerdo con los lineamientos institucionales.

Jefe de Recursos Tecnológicos, Profesional Especializado, Jefe de Adquisiciones y Bienes

Mapa de riesgos del proceso


Direccionamiento y planeación Institucional, Ministerio de Educación Nacional.

Normatividad vigente

Lineamientos Institucionales, lineamientos C.N.A.

P Formular estrategias y políticas para el manejo de los recursos tecnológicos, académicos y bibliográficos en la Institución.

Líder del proceso P.E.I: Políticas y Lineamientos para el manejo de los recursos tecnológicos, académicos y bibliográficos en

Comunidad Académica Comunidad en general






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la Institución.

Ejes misionales Direccionamiento Estratégico

Plan de renovación tecnológica, plan de renovación de recursos bibliográficos y plan de recursos pedagógicos.

P

Se identifican las necesidades de recursos para la adecuada prestación del servicio.


GT-PO-01 Política Recursos Bibliográficos GT-PO-02 Política Recursos Pedagógicos GT-PO-03 Política Recursos Tecnológicos Reglamento sobre uso de tecnologías

Todos los procesos

Proceso tecnológico

GT-PO-01 Política Recursos Bibliográficos GT-PO-02 Política Recursos Pedagógicos GT-PO-03 Política Recursos Tecnológicos

P

Proyectar las actividades a desarrollar para suministrar los recursos.


GT-PR-01 Backups Institucionales GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware GT-PR-03 Soporte Técnico GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo






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GT-PR-05 Manejo Salas De Computo GT-PR-06 Infraestructura Tecnológica GT-PR-07 Administración de Tintas GT-PR-08 Recursos Pedagógicos

Profesional Especializado Bibliotecólogo

Bibliografía asociada

P

Definir políticas y reglamentos para el manejo de la Biblioteca y acceso a los servicios y recursos bibliográficos por parte de la comunidad académica

Profesional Especializado

Política de selección, adquisición y gestión de colecciones GT-PR-09 Biblioteca Reglamento para la prestación del servicio de la biblioteca GT-PO-01 Política Recursos

Todos los procesos






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Bibliográficos

Requisitos de ley y de norma

Normatividad para el mantenimiento preventivo

P Planificar el mantenimiento preventivo.

Recursos pedagógicos.

GT-PR-10 Mantenimiento preventivo de los recursos tecnológicos y de apoyo.

Todos los procesos-

Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico

Procedimiento Administración Infraestructura Tecnológica

H

Desarrollar las actividades para la optimización de la infraestructura de servidores y redes de voz y datos de acuerdo con el procedimiento correspondiente.

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico Técnico Auxiliar en Sistemas

Documentación de Infraestructura Tecnológica, Archivo de Chequeo de Conectividad



GT-PR.02 Procedimiento Inventario de Software y Hardware

H

Recibir y registrar el Hardware y Software adquiridos y mantener actualizados los inventarios.

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Técnico Auxiliar en Sistemas

GT-FO-04 Inventario de software y hardware usuarios GT-FO-05 Inventario de software Institucional

Comunidad académica






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Proceso de gestión jurídica y contratación

Hardware y Software adquirido

H

Preparar y asignar el equipo antes de su entrega con la verificación de licenciamiento e instalaciones correspondientes según los requerimientos del usuario.

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico. Jefe de Adquisiciones y Bienes, Técnico Auxiliar en Sistemas

GT-FO-06 Responsabilidad de software instalado

Formato con el usuario responsable del equipo


GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware

H

Realizar el mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología

Técnico Auxiliar en Sistemas

Formato mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología GT-FO-16 Mantenimiento preventivo



GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo Realizar el mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología

H

Desarrollar las actividades de mantenimiento preventivo o correctivo de acuerdo con las actividades planeadas.


GT-FO-16 Mantenimiento preventivo


Proceso gestión de recursos

GT-PL-01 Plan anual de

H Desarrollar las actividades de

Jefe de Adquisiciones y

Registro de prestación del

Proceso de gestión de






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tecnológicos y de apoyo académico

mantenimiento preventivo de los recursos

mantenimiento preventivo o correctivo de acuerdo con el plan establecido ya sea con personal interno o contratado según las necesidades

Bienes. servicio por parte del proveedor del equipo o del servicio de mantenimiento interno

tecnologías y recursos pedagógicos

Todos los procesos Proceso de Gestión de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico

Solicitudes de los usuarios GT-PR-03 Soporte Técnico 04-03-2014

H

Desarrollar las actividades de soporte técnico para el funcionamiento adecuado de los equipos según sus capacidades


Reporte del soporte realizado en el software de mesa de ayuda


Todos los procesos

Información contenida en los equipos de cómputo GT-PR-01 Backups Institucionales

H

Realizar las copias de seguridad de la información de los equipos de acuerdo con el procedimiento correspondiente

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Técnico Auxiliar en Sistemas

Copia de seguridad realizada en servidores GT-FO-03 Registro de backups







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Comunidad Académica

Solicitud de datos de acceso GT-FO-11 Formato solicitud de cuentas de acceso

H

Recordar datos de acceso al sistema académico, a la plataforma virtual o al correo electrónico, se entrega personalmente al usuario en admisiones

Recursos tecnológicos y Oficina de Admisiones y registro

Formato diligenciado


Profesional Especializado Bibliotecólogo, docentes y decanos

GT-PR-09 Procedimiento de Biblioteca

H

Identificar y analizar las necesidades de los recursos bibliográficos a partir de las solicitudes realizadas

Profesional Especializado Decanos Profesores

GT-FO-25 Solicitud material bibliográfico Política de selección, adquisición y gestión de colecciones

Proceso de Gestión Jurídica y Contratación Comunidad Académica


Política de selección, adquisición y gestión de colecciones

H

Recibir, acusar recibido, evaluar, y registrar los recursos bibliográficos y mantener actualizados los inventarios

Profesional Especializado Decanos Profesores

SIABUC Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima

Comunidad Académica

Proceso Jurídico y de Contratación

Recursos bibliográficos

Entes gubernamentales, entidades o particulares

Donaciones






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Proceso Jurídico y de Contratación

Recursos bibliográficos

H

Catalogar, clasificar, analizar, digitar, procesar técnicamente los recursos bibliográficos de acuerdo con el procedimiento de Biblioteca y las normas para tal fin (LC, Sistema Decimal Dewey), ponerlos a disposición de usuarios para uso y préstamo


SIABUC Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima, Software integrado



Novedades bibliográficas

H

Difundir a la comunidad académica las novedades bibliográficas


Exhibición de las nuevas adquisiciones Publicación en cartelera de las novedades bibliográficas

Proceso de Gestión de las comunicaciones.


SIABUC Módulo de Inventarios, asesoría y orientación en la búsqueda y uso de las

H

Préstamo y consulta de recursos bibliográficos a los estudiantes, docentes y egresados de acuerdo con disponibilidad y lineamientos del


Registro en el SIABUC (módulo de préstamos) de acuerdo con los datos del estudiante extraídos del







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fuentes de información

reglamento de la biblioteca

sistema integrado y de docentes que hagan uso del servicios de préstamo

Jefe de Adquisiciones y Bienes

Solicitudes de profesores y alumnos

H Préstamo de recursos tecnológicos de apoyo a clases presenciales

Jefe de Adquisiciones y Bienes y auxiliares de almacén

GT-FO-19 Control salida de almacén



Procedimiento mantenimiento preventivo

V

Verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento anual

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico

GT-FO-16 Mantenimiento preventivo

Vicerrectoría Administrativa y Financiera






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SIABUC Módulo de Inventarios, asesoría y orientación en la búsqueda y uso de las fuentes de información

V Verificar anualmente el inventario de la biblioteca


Resultado del inventario que genera el módulo de inventario del SIABUC

Rectoría, Planeación y Vicerrectoría Administrativa y Financiera


Inventario de Hardware y Software

V

Verificar semestralmente el inventario de Hardware y Software

Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico

Inventario de Hardware y Software actualizado

Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Control Interno.


Plan de acción del proceso para la vigencia

V

Hacer seguimiento al menos trimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso

Profesional Especializado Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Jefe de Adquisiciones y Bienes

Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo realizados







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Mapa de riesgos del proceso

V

Hacer seguimiento semestral al mapa de riesgos del proceso de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación


Mapa de riesgos con seguimiento


Proceso de gestión de tecnologías y recursos de apoyo académico

Plan de actualización de reglamentos, normas y políticas de biblioteca, sistemas y recursos pedagógicos

A

Actualizar las políticas de tecnología, Recursos pedagógicos y manejo de la biblioteca


Políticas actualizadas

Todos los procesos






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Proceso de

evaluación y

control

Resultados de

auditorías

internas y

externas

A

Identificar e

implementar acciones

correctivas y

preventivas del proceso

Líder de Gestión

de las

Comunicaciones

Plan de

mejoramiento

EC-FO-08

Proceso de

evaluación y

control

Informe de

gestión del

proceso

Seguimiento y

monitoreo

realizados en

el formato

Proceso de

Gestión de

Recursos

Tecnológicos y

de Apoyo

Académico

Mapa de

riesgos con

seguimiento

MC-FO-01

Formato de

Acciones

Correctivas,

preventivas y de

mejora.

Proceso de calidad y mejoramiento continuo






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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY MECI NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008

DE LA INSTITUCIÓN

LEGISLACIÓN COLOMBIANA: Constitución Política de Colombia: Articulo 69. LEYES: Ley 30 de 1992 Educación Superior Ley 1273 de 2009 Protección de datos Ley 603 del 2000 Software Ley 23 de 1982 Derechos Autor y conexos. Ley 397 de 1997 DECRETOS Decreto 1075 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación". Decreto 1075 de 2015 Decreto 1078 de mayo de 2015 ACUERDOS: Acuerdo 02 de 2012

2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación

6.3 Infraestructura 7.5.5 Preservación del producto 7.6 Control de dispositivos 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas

PEI Plan Estratégico






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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY MECI NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008

DE LA INSTITUCIÓN

Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional. LINEAMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional GUÍAS: Guía CNA tercera edición. Circulares del MEN .






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RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

Equipos de cómputo Servidores Redes físicas de datos Instrumentos musicales Herramienta para aulas especializada Impresoras Herramientas especializadas Fibra óptica Recursos bibliográficos Software integrado de gestión Software especializados

CARACTERIZACIÓN GT-CP-01 Gestión de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico 04-03-2014 PROCEDIMIENTOS GT-PR-01 Backups Institucionales 04-03-2014 GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware 04-03-2014 GT-PR-03 Soporte Técnico 04-03-2014 GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo 04-03-2014 GT-PR-05 Manejo Salas De Computo 04-03-2014 GT-PR-06 Infraestructura Tecnológica 04-03-2014 GT-PR-07 Administración de Tintas 04-03-2014 GT-PR-08 Recursos Pedagógicos GT-PR-09 Biblioteca POLÍTICAS GT-PO-01 Recursos Bibliográficos 01-09-2013 GT-PO-02 Recursos Pedagógicos 04-03-2014 GT-PO-03 Recursos Tecnológicos 04-03-2014 PLANES: PL-01 Plan anual de mantenimiento preventivo de los recursos MANUALES GT-MA-01 Manual Uso Apoyos Académicos 04-03-2014 GT-MA-02 Manual Uso de Tecnología 04-03-2014






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GT-MA-03 Reglamento uso de Sala de Computo 04-03-2014 GT-MA-04 Reglamento uso de la Biblioteca 02-08-2012

REGISTROS ASOCIADOS AL PROCESO

FORMATOS GT-FO-01 Seguimiento a backups 04-03-2014 GT-FO-02 Solicitud de soporte técnico sin garantía 04-03-2014 GT-FO-03 Registro de backups 04-03-2014 GT-FO-04 Inventario de software y hardware usuarios 04-03-2014 GT-FO-05 Inventario de software Institucional 04-03-2014 GT-FO-06 Responsabilidad de software instalado 04-03-2014 GT-FO-07 Inventario de hardware Institucional 04-03-2014 GT-FO-08 Solicitud garantías externas y correctivos 04-03-2014 GT-FO-10 Mantenimiento cuentas de usuario 04-03-2014 GT-FO-11 Formato solicitud de cuentas de acceso 04-03-2014 GT-FO-12 Inventario entrega de tintas 04-03-2014 GT-FO-14 Relación de ingreso 04-03-2014 GT-FO-15 Inventario 04-03-2014 GT-FO-16 Mantenimiento preventivo 04-03-2014 GT-FO-17 Descarte 04-03-2014 GT-FO-18 Requerimientos para eventos 04-03-2014 GT-FO-19 Control salida de almacén 04-03-2014 GT-FO-20 Evaluación y descarte de material bibliográfico 04-03-2014 GT-FO-21 Estadísticas de préstamos consultas y/o servicios 04-03-2014 GT-FO-22 Encuesta de satisfacción del usuario de biblioteca 04-03-2014






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GT-FO-23 Envío de material bibliográfico para encuadernación 04-03-2014 GT-FO-24 Listado de títulos requeridos 04-03-2014 GT-FO-25 Solicitud material bibliográfico 04-03-2014 GT-FO-26 Paz y salvo biblioteca 04-03-2014 GT-FO-27 Convenio de préstamo interbibliotecario 04-03-2014 GT-FO-28 Solicitud de préstamo interbibliotecario 04-03-2014 GT-FO-29 Lista de canje Biblioteca 01-06-2015

REGISTRO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN

2 17/03/2016 Inclusión de actividades Inclusión del PL-01 Plan anual de mantenimiento preventivo de los recursos. Ajuste al objetivo y el alcance del proceso.

objetivo: alcance: responsable

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