objetivo alcance descripciÓn - invemar

PR-CSC-001

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PAGINA 1 DE 12 CONSULTORÍA

OBJETIVO

Establecer las actividades a desarrollar para la prestación de servicios de consultoría

a través de la oficina de la Coordinación de Servicios Científicos.

ALCANCE

Aplica a la prestación de servicios de análisis de laboratorio o consultorías, desde el

recibo de la solicitud hecha por el cliente, pasando por la preparación de las

propuestas, negociación, legalización, ejecución, hasta la finalización de las mismas

y aseguramiento de la información producida.

DESCRIPCIÓN

1. Solicitud, documentos de entrada y radicación d e cotización

Se recibe por parte del cliente, ya sea vía correo electrónico o carta formal, solicitud

de la propuesta técnica y/ó económica para la realización de análisis de laboratorio

o consultoría, para la cual se debe asegurar que contenga los alcances del servicio

solicitado, el lugar de prestación de los mismos, el tiempo disponible para la entrega

de resultados, los productos esperados, etc. En caso de que su solicitud haya tenido

origen en un requerimiento de la autoridad ambiental, el cliente debe enviar copia de

los términos de referencia que le han sido entregados por la misma. (Entrada para

el diseño de la propuesta)

Una vez se reciba la solicitud o decisión administrativa, ésta se radicará por parte

de la Coordinación de Servicios Científicos con la siguiente nomenclatura: SC-###-

AA, en donde SC designa que el documento corresponde a una Solicitud de

cotización, ### es un número consecutivo de tres dígitos que corresponde al

número de solicitud de cotización AA son los dos últimos dígitos del año en el cual

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es hecha la solicitud. Asimismo se registra en el formato de Registro de solicitudes

de cotización y de propuestas técnicas y económicas FT-CSC-002.

Una vez revisada la solicitud de cotización y dependiendo de los alcances de la

misma, el Coordinador de Servicios Científicos y/o el Subdirector de Investigaciones

Científicas determinarán quienes serán los responsables de revisar la solicitud para

determinar la factibilidad de preparación de una propuesta técnica y económica

(PTE); en caso de no ser factible, el Coordinador de Servicios Científicos informará

por escrito al cliente explicándole las razones por las cuales no se cotiza y

agradeciéndole su solicitud.

2. Preparación del borrador de la PTE

La propuesta técnica y económica se codificará en la Coordinación de Servicios

Científicos con la sigla PTE-###-AA sigla de la empresa solicitante, en donde PTE

designa Propuesta Técnica y Económica, ### será un número consecutivo de tres

dígitos que corresponderá al mismo consecutivo de la solicitud de cotización y luego

se colocará la sigla de la empresa p.ej. PTE-124-ECOPETROL.

El seguimiento de la preparación y revisión del diseño de la misma se hará utilizando

el formato de seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas técnicas y

económicas FT-CSC-003.

La propuesta técnica será preparada por el equipo de investigadores y/o

consultores que se designen en el paso anterior, la misma buscará dar cumplimiento

a los objetivos, alcances y productos solicitados por el cliente, cuidando de

mantener los estándares de calidad nacionales e internacionales que sean

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necesarios, procurando el cumplimiento de los términos de referencia

correspondientes y maximizando el uso del tiempo y los recursos disponibles.

3. Revisión, verificación y validación del diseño d e la PTE.

El Coordinador de Servicios Científicos revisará la PTE, evaluando la calidad,

pertinencia y eficiencia técnica y económica de la misma para lograr los objetivos,

alcances y productos solicitados por el cliente y el ajuste de los mismos a los

términos de referencia correspondientes dejando evidencia en el FT-CSC-003.

Igualmente preparará la propuesta económica en el formato FT-CSC-004

presupuesto de consultoría, con base en la lista de tarifas de consultoría y análisis

de laboratorio vigentes, costos de vehículos institucionales, salarios y viáticos

vigentes y directrices sobre costos administrativos correspondientes. Igualmente

contemplará los impuestos, pólizas, timbre y demás gravámenes nacionales o

regionales que apliquen. los cuales, si hay necesidad, serán consultados con la

Subdirección de Recursos y Apoyo a la investigación.

En caso de requerirse, el equipo de investigadores y consultores designado para

trabajar en la propuesta, realizará las correcciones y ajustes solicitados por el

Coordinador de Servicios Científicos y entregará dentro de los plazos fijados la PTE

adecuada. Los cambios se evidenciaran a través de la herramienta control de

cambios de Microsoft Word y Excel, en las diferentes versiones que se hagan de la

PTE.

El Coordinador de Servicios Científicos verificará las correcciones realizadas tanto

en la parte económica como técnica y remitirá la versión final al cliente, junto con

carta de remisión firmada por el Coordinador de Servicios Científicos o bien por el

representante legal del INVEMAR, en caso de que el cliente así lo requiera.

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4. Revisión, negociación y ajustes de la PTE

El cliente revisará la PTE y solicitará las aclaraciones, correcciones o ajustes a la

propuesta que él considere pertinentes.

De ser necesario se realizarán las negociaciones del caso en cuanto a costos,

tiempos de ejecución y productos esperados, hasta la aprobación o rechazo

definitivos de la PTE.

5. Legalización del contrato

De ser aprobada la propuesta se procederá, de común acuerdo con el cliente, a la

elaboración de la orden, oferta mercantil, contrato o convenio que sea necesario

para la prestación del servicio y a su posterior legalización mediante la adquisición

de las garantías, firmas y de ser necesario publicación del documento respectivo.

6. Ejecución del proyecto

Se procederá a la realización del proyecto de acuerdo a los lineamientos de la PTE

y del PR-SCI-001 Ejecución y evaluación de proyectos de investigación

(exceptuando la identificación de informes). Durante la ejecución del mismo se

entregarán los productos parciales y finales previstos, normalmente consistentes en

informes ejecutivos, de avance y finales. Los informes dependiendo de su tipo se

designan por las siglas: IEA para informes ejecutivos de actividades, ITA para

informes técnicos de avance e ITF para informes técnicos finales.

7. Finalización y liquidación del contrato

Una vez revisado, corregido y recibido a satisfacción el informe final por parte del

cliente se procederá a la liquidación del contrato o convenio, firmándose el acta de

finalización correspondiente.

8. Aseguramiento de la información

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Finalmente se incluirán en la copia institucional los informes y documentos

correspondientes a la consultoría para asegurar la información producida. La

información en medio físico queda bajo la responsabilidad de la Coordinación de

Servicios Científicos, por un periodo de cinco años.

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No

FLUJO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTROS

1

Recibir por escrito, radicar y enviar a la oficina CSC la solicitud del servicio de consultoría. Si llega directamente a la CSC o por correo electrónico, se enviará copia a AYC para su radicación.

AYC

FT-CSC- 002

2

Se revisa solicitud de servicio de consultoría y se define la participación de los programas del Instituto en la presentación de propuesta y/ó ejecución de la consultoría

SCI y CSC

FT-CSC-002

3

Preparación de la propuesta técnica y económica de acuerdo con la solicitud y términos de referencia. La propuesta debe incluir entre otros: objetivos, alcances, metodología, cronograma, presupuesto, forma de pago

CSC y Programa (s) responsables

FT-CSC-003 Propuesta técnica FT-CSC-004

4

Revisar, verificar y validar propuesta técnica y económica, revisar oficio remisorio para envío al cliente a través de la oficina de archivo y correspondencia

Coordinador de

Servicios Científicos

FT-CSC-003

5

Escanear y enviar propuesta de consultoría por correo certificado

AYC

FT-CSC-003

6

Realizar el seguimiento a la propuesta con el cliente, de acuerdo a consideraciones técnicas y económicas, en los casos que aplique se llevaran a cabo modificaciones a la propuesta inicial.

7

Firmar documento contractual para la prestación del servicio

DGI

Acuerdo Contractual

8

Conforme al documento contractual, CSC solicita al Jefe de Convenios y Seguros que se suscriban las pólizas convenidas con el cliente. Gestionar la suscripción de las pólizas solicitadas ante las aseguradoras o por intermedio de una empresa corredora de seguros.

Coordinador Servicios

Científicos o su delegado

Jefe de Convenios y

Seguros

PREPARAR PROPUESTA

DEFINIR PARTICIPANTES

REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DISEÑO DE LA PTE.

LEGALIZAR CONSULTORÍA

SUSCRIBIR PÓLIZAS

1

ENVIAR PROPUESTA

NEGOCIAR CONSULTORÍA

RECIBIR SOLICITUD DEL SERVICIO DE

CONSULTORÍA

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No

FLUJO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTROS

9

Se elabora memorando interno para DGI, para aprobación del inicio de la consultoría, el cual incluye el plan operativo, anexo de original de contrato y pólizas, delegación de jefe de proyecto y de ordenador del gasto

Coordinador de Servicios Científicos

Memorando a DGI con plan operativo, delegación de jefatura de proyecto y ordenador del gasto

10

Ejecución del proyecto. Entrega de informes ejecutivos, de avance y final del proyecto. Informes financieros cuando sea el caso, así como radicación de cuentas de cobro y facturas, así como seguimiento de pagos parciales

CSC, PROGRAMA ; y SRA

11

Suscribir acta de finalización de contrato u orden de servicio con el cliente

CSC

Acta de finalización o acuso de recibo a conformidad

12

Firmar acta de finalización del contrato, previa verificación del visto bueno de la Coordinación de Servicios Científicos.

DGI

13

Copiar informes de consultoría en carpeta de copia institucional.

CSC

Copia en papel y electrónica en pdf de los informes asegurada

DEFINICIONES

• Análisis de laboratorio: corresponde a la determinación de una o más variables

físico-químicas en muestras de agua, sedimentos u organismos marinos, siendo el

producto una tabla de resultados obtenidos por la Unidad de Laboratorios del

Instituto, los cuales se entregan en un formato de Informe de Resultados (IR),

firmados por el químico del laboratorio.

LEGALIZAR LIQUIDACIÓN

EJECUTAR CONSULTORÍA

INGRESAR A COPIA

INSTITUCIONAL

INFORMAR INICIO DE

CONSULTORÍA

LIQUIDAR CONTRATO

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• Consultoría: proyecto de investigación diseñado para responder una o varias

preguntas ambientales hechas por el cliente en torno a una obra marina o costera,

un requerimiento de la autoridad ambiental o una problemática ambiental

determinada, que requiere para su resolución de un diseño metodológico riguroso y

de la conformación de un equipo de especialistas generalmente interdisciplinario.

• Cliente: persona natural o jurídica que solicita y financia un servicio de análisis de

laboratorio o de consultoría.

• Términos de referencia: documento que describe en detalle los objetivos, alcances,

preguntas o problemática ambiental que se desea resolver. Normalmente incluye

además las variables físicas, químicas y biológicas mínimas a ser tenidas en cuenta.

• Propuesta Técnica y Económica (PTE): documento en el que se recopilan los

objetivos, alcances, metodología, productos, cronograma, presupuesto y forma de

pago propuesta para resolver las preguntas o requerimientos hechos por el cliente.

• Consultores: profesionales o firmas especializadas externas que participan en la

consultoría a través de contratos de prestación de servicios y que normalmente son

o pueden llegar a ser proveedores de servicios profesionales del INVEMAR. Desde

el punto de vista del cliente son subcontratistas.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS

• Guía de contratos

• Guía de convenios

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ANEXOS

Anexo 1. Formato FT-CSC-002 Formato de solicitudes de cotización y de propuestas

técnicas y económicas

Anexo 2. Formato FT-CSC-003 Seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas

técnicas y económicas (PTE)

Anexo 3. Formato FT-CSC-004 Presupuesto de consultoría

REGISTRO DE CAMBIOS VERSIÓN

No. CAMBIO REALIZADO VIGENTE DESDE

00 Primera versión del documento preparada por Oscar David Solano, Coordinador de Servicios Científicos

19-jun-09

01

En el numeral 3 Preparación y revisión de la PTE se modificó la última frase del antepenúltimo párrafo, cambiando revisión y aprobación por parte de SRA por “si hay necesidad, serán consultados con la Subdirección de Apoyo a la Investigación. Pues este es el procedimiento real que se está realizando. Se suprimió el sistema de nomenclatura de los informes provisionalmente, pues se está haciendo una revisión de la misma para su optimización y reconstrucción histórica, lo que permitirá que cada informe generado cuente con un código único

26-may-11

02

Se modifican los numeras 2 y 3 y se mejora el FT-CSC-003 con el propósito de dar cumplimiento al numeral 7.3 de la ISO 9001 en lo relacionado con el diseño y desarrollo de las propuestas técnicas y económicas de la CSC

Revisado por: Jesus Garay Tinoco Oscar Solano Plazas

Cargo: Subdirector de Coordinación de Investigaciones Coordinador de Servicios Científicos

Aprobado por: Francisco Arias Isaza

Cargo: Director General

Firma:

FT-CSC-002

Versión:00

PAGINA 10 DE 12

FORMATO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN Y DE PROPUESTAS

TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

CODIGO CLIENTE DESCRIPCION PRIMERA SEGUNDA FINAL PT AN PTE - PEFECHA

SOLICITUDFECHA

ENTREGARTA

FECHA RTA

SC-###-AA PTE-###-Sigla empresa

PROPUESTA

Abreviaturas: PTE: Propuesta Técnica y Económica PE: Propuesta Económica AN: Análisis de Laboratorio RTA: Respuesta del cliente

FT-CSC-003

Versión:01

PAGINA 11 DE 12 SEGUIMIENTO DEL DISEÑO Y DESARROLLO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

(PTE)

No. FASES TAREA Vo FECHADOCUMENTO SOPORTE RESPONSABLE

Solicitud formal de análisis

Radicación e inclusiòn de solicutud en base de datos de cotizaciones

Definir con quienes corresponda la factibilidad de la

propuestaNombrar responsables de la elaboración de la propuesta y entregarles elementos base del

diseño

2Resultados del

diseño y desarrollo

Primer borrador de la propuesta técnica y Económica (PTE)

Viabilidad de los objetivos propuestos

Solidez del diseño metodológico

Definición de productos entregables y cronogramaRevisión del

presupuesto para verificar que se cuente

con los recursos necesarios

4Verificación del

diseño y desarrollo

Se verifica el borrador corregido de la PTE para asegurar que el mismo cumple con los requisitos inicialmente

solicitadosSe aprueba la versiòn final de la PTE y se envía al cliente con carta remisoria

Solicitar y archivar documento de acuso de

reciboIncluir esta hoja de chequeo en copias

electrónicas e impresas de la PTE

Archivar cotización debidamente nombrada en carpeta Cotizaciones

año

6

Control de cambios del diseño y desarrollo

Los cambios y modificaciones del

diseño eventualmente solicitados por el cliente

son revisados, verificados y validados

en nuevo diseño

1

3

Validación del diseño y desarrollo

5

Planificación y desarrollo.

Elementos de entrada

Revisión del diseño y desarrollo

Contacto:

Cotizó:

Objeto:

Fecha de solicitud:

Fecha de cotización:

Cotización:

Solicitante:

FT-CSC-004

Versión:00

PAGINA 12 DE 12 PRESUPUESTO DE CONSULTORÍA

Cotización: Fecha de solicitud:

Solicitante: Fecha de cotización:

Contacto:

Cotizó:

Objeto:

RUBROS UNIDADCOSTO

UNITARIOCANTIDAD

TOTAL (pesos)

HONORARIOS PERSONAL

Subtotal 0

SALIDAS DE CAMPO

Subtotal 0

ANÁLISIS FISICOQUÍMICOSEN AGUAS

EN SEDIMENTOS

EN ORGANISMOS

Subtotal 0

MATERIALES Y SUMINISTROS

Subtotal 0

OTROS RUBROS

Subtotal 0SUBTOTAL SIN A.I.U. 0

A.I.U.Administración y utilidad % 0Pólizas de cumplimiento, calidad, etc % 0Impuestos %Timbre %Publicación %

Subtotal 0

SUBTOTAL 0IVA 0

TOTAL 0

Presupuesto desglosado

objetivo alcance descripciÓn - invemar

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