NUEVA INTERFAZ DE USUARIO 

La gráfica muestra las áreas del entorno de trabajo en Excel 2007, totalmente rediseñada para que pueda encontrar y utilizar las funciones del programa de forma más sencilla. El aspecto se ha perfeccionado y se han agregado tecnologías nuevas que facilitan la capacidad de explorar, elegir y hacer clic.

ENTRADA A EXCEL UTILIZANDO DIFERENTES OPCIONES 

Para ingresar a Excel lo puedes hacer por medio de diferentes opciones, una de ellas es desde el menú inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2007.

Cuando el programa se ha ejecutado por lo menos una vez, este queda grabado en la barra de inicio y se puede arrancar desde allí.

Desde el ícono de Excel en el escritorio

CONCEPTOS BÁSICOS: 

Requerimientos del sistema. Office 2007 requiere un procesador de 500 MHz o superior, 256 megabytes de RAM o más, 1.5 gigabyte de espacio libre en disco o más, Microsoft Windows XP con Service Pack 2, Windows Server 2003 con SP1 u otro sistema operativo Windows posterior.

Interfaz de usuario orientada a los resultados Esta interfaz facilita el trabajo en Excel por las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características, por las galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además de información descriptiva sobre herramientas y vista previa de ejemplos que ayudan a elegir la opción adecuada.

ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA VENTANA DE EXCEL 

Botón de Office

Este botón ha sustituido al menú Archivo y en él encontrará los mismos comandos básicos que existían anteriormente para abrir, guardar e imprimir sus documentos, así como para configurar opciones de programas, editar propiedades de archivos, etc.

Barra de Herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido está situada encima de la cinta de

opciones y contiene los comandos que necesita tener a mano. De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos Guardar, Deshacer y Repetir, (o Rehacer), pero la puede personalizar con los comandos que desee.

Cinta de opciones Diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario.

PROGRAMAS QUE UTILIZAN LA CINTA DE OPCIONES 

Office Access 2007

Office Excel 2007

Office PowerPoint 2007

Office Word 2007

Office Outlook 2007 (en elementos abiertos como Correo, Contactos y Citas)

Minimizar la cinta de opciones

Estas cintas no se pueden eliminar o reemplazar por las barras de herramientas o los

menús de versiones anteriores de Microsoft Office. Pero si se puede minimizar la cinta

de opciones para que el área de trabajo sea mayor.

Mantener siempre la cinta de opciones minimizada

1. Haga clic en Personalizar barra de

herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la

ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados.

Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar una celda

con texto en Excel, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el

botón o comando Aumentar tamaño de fuente, dar clic para que su tamaño

aumente en 2 puntos. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.

Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo

Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el

nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar

la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de

opciones, presione CTRL+F1.

Ver la Cinta de opciones mostrando todos los comandos Para ver todos los comandos en la cinta de opciones, esta debe estar la ventana maximizada y la pantalla debe tener la configuración de la resolución en 1024x786 pixeles.

Al reducir el tamaño de la cinta de opciones, los grupos de la ficha abierta, comienzan a disminuir horizontalmente y mostrar un único icono. Quedan abiertos los comandos o las funciones más utilizados, cuando se reduce la ventana.

MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO 

Este método abreviado puede darse de dos formas una mediante una secuencia de teclas y otro mediante una combinación de teclas.

Teclas de acceso

Las teclas de acceso proporcionan acceso a la cinta de opciones. Se relacionan directamente con las fichas, los comandos y otros elementos que se ven en la pantalla. Las teclas de acceso se usan presionando la tecla ALT seguida de otra tecla o una secuencia de otras teclas.

Cada comando individual de la cinta de opciones, el menú del Botón de Office y la barra de herramientas de acceso rápido tienen una tecla de acceso, y cada tecla de acceso tiene asignada una sugerencia de teclas.

Combinación de teclas

Las combinaciones de teclas ejecutan comandos específicos. No están relacionados con la cinta de opciones ni otros elementos que se ven en la pantalla. Para activar la acción, es necesario presionar las teclas conjuntamente, y la mayoría, pero no todas, requieren que se presione CTRL más otras teclas (por ejemplo, CTRL+C para copiar).

Las combinaciones de teclas no han sufrido cambios importantes en Office 2007, y funcionarán de la misma manera que lo hacían anteriormente.

Como desplazarse por la cinta de opciones con las Teclas de acceso

Cuando usa las teclas de acceso en vez de un dispositivo señalador como el mouse (ratón) para controlar la cinta de opciones y otros elementos de la pantalla, primero debe "activar" el control del teclado de la cinta de opciones. Es decir, debe salir del modo de entrada de texto y pasar al modo de comandos. Puede hacerlo si presiona la tecla ALT. Para luego disponer de muchas opciones para desplazarse por la cinta de opciones.

En cuanto presione ALT verá pequeñas etiquetas o identificadores que aparecerán para mostrar las sugerencias de teclas de todas las fichas. Después de presionar una tecla para activar una ficha concreta, aparecerán los identificadores que muestran las sugerencias de teclas para los comandos de esa ficha. Es decir, sólo verá una capa de identificadores de sugerencias de teclas cada vez y debe elegir una opción si desea ver más.

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Desplazarse con las teclas de dirección

Otra forma de desplazarse sobre la cinta de opciones es por medio de las teclas de dirección.

Una vez presionada la tecla ALT, se puede iniciar el desplazamiento utilizando las teclas de dirección.

• Las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA permiten el desplazamiento a las fichas adyacentes.

• La tecla FLECHA ARRIBA desplaza el enfoque a la barra de herramientas de acceso rápido. Desde ella, puede desplazarse al Botón de Office usando la tecla FLECHA IZQUIERDA.

• La tecla FLECHA ABAJO permite el desplazamiento a la ficha activa, donde también puede desplazarse usando las teclas de dirección.

Tecla TAB y la Cinta de opciones

Primero se activa la tecla ALT, luego por medio de esta tecla TAB se puede recorrer por todos los comandos de un grupo en la ficha antes de pasar al siguiente grupo.

Si se quiere recorrer los comandos en dirección contraria, se debe presionar MAYÚS + TAB.

Cuando se encuentre el comando, para ejecutarlo debe presionar ENTRAR.

Desplazamiento con la Tecla F6

La acción de presionar F6 en Excel permite desplazarse entre el documento abierto, los paneles de tareas abiertos, la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana y la cinta de opciones.

Teclas de método abreviado combinadas con CTRL

Tecla Descripción

CTRL+MAYÚS+( Muestra las filas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+) Muestra las columnas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+MAYÚS+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.*

CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.*

CTRL+MAYÚS+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores

negativos.

CTRL+MAYÚS+*

Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y

columnas en blanco).

En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual.

CTRL+MAYÚS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

CTRL+MAYÚS+Signo más( +) Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.

CTRL+, Inserta la fecha actual.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+E

Selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda

vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se

selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el

cuadro de diálogo Argumentos de función.

CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la

derecha de un nombre de función en una fórmula.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C

Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más

arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+B

Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.

MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+I

Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo

Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A

Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.

CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+P

Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más

a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+S

Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible

solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z

Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.

CTRL+MAYÚS+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la última corrección

automática cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorrección.

Teclas de función

Tecla Descripción

F1

Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.

CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz de usuario de

Microsoft Office Fluent.

ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2

Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve

el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada.

MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.

CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3

Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre.

MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4

Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5

Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.

F6

Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En

una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles,

comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área

de la cinta de opciones.

MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de

opciones.

CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.

F7

Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del

rango seleccionado.

CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las

teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para

cancelar.

F8

Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de

estado y las teclas de dirección extienden la selección.

MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas

utilizando las teclas de dirección.

CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una

ventana del libro no está maximizada.

ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

F9

Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.

MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.

CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de

si han cambiado desde el último cálculo.

CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de

todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.

CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10

Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado.

MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.

ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una

etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje.

CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11

Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.

ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic

para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Otras teclas de método abreviado útiles

Tecla Descripción

TECLAS DE DIRECCIÓN

Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos (región de datos: conjunto

de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja de

datos.) en una hoja de cálculo.

MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas.

CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de

la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección

a la siguiente celda que no esté en blanco.

FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando

la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de

dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está

seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha.

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto

un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas

permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.

En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de

lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones.

FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.

RETROCESO

Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas.

También borra el contenido de la celda activa.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.

SUPR

Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos

de celda ni a los comentarios.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.

FIN

Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ

DESPL está activada.

También selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada

de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al

final del texto.

CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo

(esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona

todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto

de la barra de fórmulas.

ENTRAR

Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda

situada debajo (de forma predeterminada).

En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.

Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un

comando seleccionado.

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro

de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar).

ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda.

CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.

ESC

Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas.

Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos.

También cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de

pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.

INICIO

Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.

Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ

DESPL está activada.

Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

AV PÁG

Baja una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro.

CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

RE PÁG

Sube una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro.

CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

BARRA ESPACIADORA

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de

verificación.

CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región

actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región

actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez,

se selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los

objetos de una hoja de cálculo.

ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Microsoft Office Excel.

TAB

Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.

Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo.

MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un

cuadro de diálogo.

CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo.

CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.

Área de trabajo

Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina Libro1. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de cálculo.

Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente.

Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte y Oeste para áreas de ventas, etc.

Puede agregar hojas de cálculo si necesita más de tres. O bien, si no necesita tres, puede eliminar una o dos (pero no tiene por qué hacerlo). Además, puede utilizar métodos abreviados de teclado para moverse entre hojas.

Para crear un libro nuevo, haga clic en el Botón de Office situado en la parte superior izquierda. Después, haga clic en Nuevo. En la ventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.

TRABAJANDO EN UNA HOJA DE EXCEL 

Cada hoja de Excel tiene 17.179.869.184 celdas que salen de multiplicar las 1.048.576 filas por las 16.384 columnas que tiene. Las filas son las que los títulos están ubicados al lado izquierdo de la hoja y van numeradas hacia abajo y las columnas están ubicadas en la parte superior de la hoja y van desde la letra "A" hasta la letra "XFD" que en número son las 16.384.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Ya trabajando en una hoja de cálculo, vemos que existen celdas que no son más que la intersección entre filas y columnas, por ejemplo en la intersección de la fila 10 con la columna D, nos da la celda D10.

La Celda activa es donde el cursor está posicionado y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, donde se encuentra la columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan con base en rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

Introducir datos

Como se mencionó anteriormente, Excel tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar.

La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

Nombre Puesto Sueldo Descuento Total Felipe González Pedrero Gerente N$3,000.00 3% N$2,910.00 Gumersindo Palomino Contralor N$2,500.00 2% N$2,450.00 Luis Alberto Rodríguez Arana Auxiliar N$1,900.00 2% N$1,862.00 Domingo Cruz Martínez Mensajero N$1,080.00 1% N$1,069.20 Alfredo Posadas Pérez Chofer N$980.00 1% N$970.20

Se debe capturar de la siguiente manera:

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos porque la siguiente columna contiene información. Más adelante se verá cómo hacer que esta columna muestre el contenido, pero la información está ahí aunque no se vea.

Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratón en el lugar deseado. Si está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobrescribir. Para activar y desactivar el modo de sobre escritura se utiliza la tecla Insert.

Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla Supr y Retroceso. Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrás.

Cuando se tiene la información deseada se acepta con la flecha de la barra de fórmula

o presionando la tecla Entrar. Si la información no se desea alojar en esa celda, se

puede cancelar con la cruz de la barra de fórmula o presionando la tecla ESC.

Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se

hace con la tecla F2 o dando un doble-clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

Desplazamientos del cursor

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a.

Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...

MÉTODOS DE SELECCIÓN. 

En una hoja de cálculo puede seleccionar celdas, rangos (dos o más celdas de una

hoja), filas o columnas. También puede poner una celda en modo de edición y

seleccionar todo o parte de su contenido.

En una tabla de Microsoft Office Excel se puede seleccionar celdas y rangos del mismo

modo que se seleccionan en una hoja de cálculo. Sin embargo, la selección de filas y

columnas de tabla es diferente al modo en que se realiza en las hojas de cálculo.

Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se pueda seleccionar sus

celdas ni su contenido.

Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Nota Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

Nota No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin

cancelar toda la selección.

Diferentes rangos en una hoja Una fila o una columna

Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla CTRL y se usan los mismos métodos descritos anteriormente. De manera que se podría tener una selección como esta:

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Nota Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras

selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

Seleccionar el contenido de una celda

Para seleccionar el contenido de una celda Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

Haga clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

almacenado en la celda activa.)

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.

Seleccionar filas y columnas de una tabla

Para seleccionar Haga lo siguiente

Todas las filas y columnas utilizando el mouse

Haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente para indicar que al hacer clic se seleccionará toda la tabla.

Todas las filas y columnas utilizando el teclado

Si no hay datos en la hoja, solo presionar CTRL+E, pero si hay datos, hacer clic en cualquier celda vacía de la tabla, separado de cualquier rango de datos por un celda y, a continuación, presionar CTRL+E dos veces. Ya que al presionar una sola vez CTRL+E, se selecciona el rango de datos, puede hacer clic en la celda superior izquierda de la tabla y, a continuación, presionar CTRL+MAYÚS+FIN para obtener el mismo resultado.

OPERACIONES DE EDICIÓN 

Copiar, Cortar y Pegar

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los comandos que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows son los de Cortar, Copiar y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar, la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta se encuentra disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).

Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

1. En la ficha Inicio damos clic sobre el icono Copiar

2. Presionamos simultáneamente Ctrl+C 3. Activamos con la tecla derecha del mouse el menú

contextual y seleccionamos copiar, este menú rápido también se activa con CTRL+F10

4. Con el clic izquierdo sostenido del mouse y presionando

la tecla CTRL

Cortar La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

1. En la ficha Inicio damos clic sobre el icono

Cortar 2. Presionamos simultáneamente Ctrl+X 3. Activamos con la tecla derecha del mouse el menú

contextual y seleccionamos cortar, este menú rápido también se activa con CTRL+F10

4. Con el clic izquierdo sostenido del mouse

Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de cálculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar. Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podremos Pegar una vez la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos.

1. En la ficha Inicio damos clic sobre el icono

Pegar 2. Presionamos simultáneamente Ctrl+V 3. Activamos con la tecla derecha del mouse el menú

contextual y seleccionamos pegar, este menú rápido también se activa con CTRL+F10

Si se desea copiar o cortar información dentro del mismo Excel, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de éste una marquesina con movimiento. Esta marquesina indica que estamos en proceso de copia o corte. Al Pegar un objeto cortado la marquesina desaparece. Al Pegar un objeto copiado, la marquesina no desaparece hasta indicarle, presionando la tecla ESC, que terminamos la operación.

MANEJO DE SERIES Y LISTAS  

Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada

existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres

restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o

una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números,

fechas u horas no se completan automáticamente.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y

minúsculas de la entrada existente.

Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe

escribiendo.

Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione

RETROCESO.

Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos

Se puede utilizar el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja

de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente

una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de

tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente

varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de

relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior

derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse (ratón) sobre el

controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) .

El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar

si se desea.

Para efectuar el ocultamiento del controlador de relleno haga lo siguiente:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Opciones de Excel.

2. Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en Avanzadas y, a

continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de

verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.

3. Para evitar reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de

relleno, asegúrese de que la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de

reemplazar celdas está activada. Si no desea recibir un mensaje de la sobre

escritura de celdas no vacías, desactive esta casilla de verificación.

Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de auto relleno

para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo

los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el

contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.

Rellenar datos y fórmulas en celdas adyacentes

Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango

seleccionado con el contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar

rápidamente las celdas adyacentes arrastrando el controlador de relleno .

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente

1. Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda

de la celda que contiene los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a

continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda.

Para rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a

la izquierda, puede presionar CTRL+J o CTRL+D.

Puede rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas

adyacentes a las que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de

la primera celda que contiene la formula. Por ejemplo, tiene números en las celdas

A1:A15 y B1:B15, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esta

fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el

controlador de relleno.

Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes

1. Seleccione las celdas que contienen los datos con los que va a rellenar las

celdas adyacentes.

2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

3. Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de auto

relleno y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados

Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con

una serie de números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la

semana, meses o años.

1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.

2. Escriba el valor inicial de la serie.

3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las

primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea

que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda.

Otros ejemplos de series que se puede rellenar

Selección inicial Serie extendida

1, 2, 3 4, 5, 6,...

9:00 10:00, 11:00, 12:00,...

lun mar, mié, jue,...

Lunes martes, miércoles, jueves,...

ene feb, mar, abr,...

ene, abr jul, oct, ene,...

Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00,...

15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,...

1999, 2000 2001, 2002, 2003,...

1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...

Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...

texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...

1er período 2do período, 3er período,...

Producto 1 Producto 2, Producto 3,...

Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.

Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

También puede especificar el tipo de serie utilizando el botón secundario del

mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después hacer

clic en el comando adecuado del menú contextual (menú contextual: menú que

muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado.

Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse

(ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.). Por ejemplo, si el valor

inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la obtener la

serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en Rellenar años

para obtener la serie ENE-2003, ENE-2004, etc.

Si la selección contiene números, puede controlar el tipo de serie que desea

crear.

Cómo rellenar celdas con una serie de números

1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a

continuación, en Series.

2. En Tipo, haga clic en una de las opciones siguientes:

Haga clic en Lineal para obtener una serie que se calcula

agregando el valor del cuadro Incremento a cada valor de celda.

Haga clic en Geométrica para crear una serie que se calcula

multiplicando el valor del cuadro Incremento por cada valor de celda.

Haga clic en Cronológica para crear una serie que rellena

valores de fecha incrementalmente por el valor del cuadro Incremento

y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo.

Haga clic en Auto rellenar para obtener una serie que

produce los mismos resultados que arrastrar el controlador de relleno.

La función Auto rellenar se puede suprimir manteniendo presionada tecla

CTRL mientras se arrastra el controlador de relleno de una selección de dos o

más celdas. Los valores seleccionados se copian en las celdas adyacentes y

Excel no extiende una serie.

Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada

Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista

de nombres o zonas de venta), puede crear una serie de relleno personalizada. Las

series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes

en una hoja de cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni

eliminar una serie de relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días),

pero se puede modificar o eliminar una serie de relleno personalizada.

Una lista personalizada sólo puede contener texto o texto combinado con números.

Para crear una lista personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a

100, deberá crear en primer lugar una lista de números con formato de texto.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de elementos

1 En la hoja de cálculo, seleccione la lista de elementos que desea utilizar en la

serie de relleno.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Opciones de Excel.

3. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para

trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

4. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada

aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic

en Importar.

Los elementos de la lista seleccionados se agregarán al cuadro Listas

personalizadas.

5. Haga clic dos veces en Aceptar.

6. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie

de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.

7. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de elementos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Opciones de Excel.

2. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales

para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

3. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a

continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando

por la primera entrada.

Presione ENTRAR después de cada entrada.

4. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga

clic dos veces en Aceptar.

5. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie

de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.

6. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO 

Seleccionar una o varias hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja individual Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Insertar y eliminar hojas de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo vaya al final de las hojas de

cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte

inferior de la pantalla.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente,

seleccione esa hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo

Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario del mouse

(ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en

Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Para eliminar una hoja de cálculo, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Celdas,

haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la

hoja de cálculo que desea eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un

número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo

que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres

fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en

Insertar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las fichas de

hoja seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General,

haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para eliminar las hojas seleccionadas, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas,

haga clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del

mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga

clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

Mover o copiar una hoja de cálculo

1. Seleccione la hoja y luego haga clic derecho del mouse sobre la hoja y seleccione Mover o copiar..

2. En la nueva ventana indique a que libro o archivo de Excel se quiere mover la hoja

3. También debe indicar Antes de que hoja se debe dejar o si se prefiere mover al final.

4. Si la casilla de verificación de Crear una copia se deja sin señalar, se efectúa un movimiento de la hoja seleccionada, es decir la corta o elimina del lugar o archivo de origen y la deja en la nueva ubicación, pero si por el contrario se activa la casilla de verificación de Crear una copia, se mantiene la hoja en el sitio de origen y crea una copia en el sitio de destino.

Ocultar o mostrar hojas de cálculo

1. Para ocultar una hoja, debe ubicarse sobre la hoja y con el clic derecho del mouse, seleccionar Ocultar.

2. Para volver a mostrar la hoja oculta, debe ubicarse sobre una hoja activa y con el clic derecho del mouse señalar Mostrar

3. y luego en la nueva ventana, debe señalar que hoja debe mostrar.

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS 

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.

Insertar y eliminar filas y columnas

1. Insertar fila • Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila

existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

• Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

• Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

Después de seleccionadas las filas, puede proceder de la siguiente forma:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar filas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

2. Insertar columna • Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda situada en

la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna 5, haga clic en una celda de la columna 6.

• Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas a la izquierda de la cual desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas columnas, es necesario seleccionar tres columnas.

• Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las columnas no adyacentes.

Después de seleccionadas las columnas, puede proceder de la siguiente forma:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar columnas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

3. Eliminar fila

• Para eliminar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente. Por ejemplo, para eliminar la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

• Para eliminar varias filas, seleccione las filas que desea eliminar. Seleccione el mismo número de filas que desea eliminar. Por ejemplo, para eliminar tres filas, es necesario seleccionar tres filas.

• Para eliminar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

Después de seleccionadas las filas, puede proceder de la siguiente forma:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar filas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

4. Eliminar columna na única columna, seleccione la columna o una celda situada en

• lumnas, seleccione las columnas que desea eliminar.

• nas no adyacentes, mantenga presionada tecla CT

Después de seleccionadas las columnas, puede proceder de la siguiente forma:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a

• Para eliminar ula columna existente. Por ejemplo, para eliminar la columna 5, haga clic en una celda de la columna 5. Para eliminar varias coSeleccione el mismo número de columnas que desea eliminar. Por ejemplo, para eliminar tres columnas, es necesario seleccionar tres columnas.

Para eliminar columRL mientras selecciona las columnas

no adyacentes.

Eliminar y, después, en Eliminar columnas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

Modificar el tamaño de filas y columnas

1. Establecer un ancho y alto específico

Columnas

• Seleccione la columna o columnas que d

cambiar.

esea

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga

clic en Formato.

•

•

•

•

•

• En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

• En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

Filas

• Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

• En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila.

• En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

Ocultar/mostrar filas y columnas

Ocultar

1. Una fila o una columna se puede ocultar cambiando el valor a cero (0) del ancho o alto de la fila o columna.

2. Seleccionar la fila o columna que desea ocultar 3. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato y en el grupo

Visibilidad elija Ocultar y mostrar, a continuación, haga clic en Ocultar fila o en ocultar columna.

4. En forma directa sobre el encabezado de fila o columna con el clic derecho del mouse y luego seleccionar el comando ocultar

Mostrar

Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por

debajo de las filas que desea mostrar.

Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas

adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.

Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo,

selecciónela escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a

la barra de fórmulas.

Luego en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción

Formato y En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic

en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna

y, a continuación, escriba el valor que desee en el cuadro Alto de fila o

Ancho de columna.

MANEJO DE ARCHIVOS 

Guardar, abrir y cerrar libros

Guardar un archivo

Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos:

• Seleccionamos del botón de Office el comando Guardar. • Presionamos simultáneamente CTRL+G.

Damos un clic sobre este icono del menú de acceso rápido.

Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el

icono , con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono

podemos buscar en la Web, con el icono podemos retroceder en el mismo orden

en que ingresamos a las carpetas, con el icono podemos eliminar archivos, con el

icono podemos tener acceso a las vistas de:

y con el menú podemos realizar las tareas como

En Opciones Generales de esta ventana Herramientas, podemos:

• Crear siempre copia de seguridad que creará un archivo de respaldo con el mismo nombre y localización pero con la extensión .BAK.

• Contraseña de protección define una contraseña para poder abrir el documento. • Contraseña contra escritura permite a otros usuarios abrir el documento como

sólo lectura. Es decir, podrán abrirlo pero no hacerle cambios. • Se recomienda sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como

Sólo - Lectura.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar el documento, Excel lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo.

En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los documentos se les asignará automáticamente la extensión .XLSX, recuerde que ahora en Windows se pueden escribir nombres de hasta 255 caracteres. En Guardar archivo como: seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción podremos escoger plantilla, documento o formato para otro procesador de palabras.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como...

Cerrar archivo

Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos usar CTRL+F4 o dar doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de Excel

Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se puede usar la combinación de teclas ALT+F4.

Se debe tener en cuenta el tipo de archivo a generarse, debido a que Excel maneja diferentes formatos como los siguientes:

Formato Extensión Descripción

Libro de Excel .xlsx El formato de archivo predeterminado de Office Excel 2007 basado en XML. No puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel (código)

.xlsm El formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado para macros. Almacena código de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel binario

.xlsb El formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.

Plantilla .xltx El formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una plantilla de Excel. No puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código) .xltxm El formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007. Almacena código de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97-Excel 2003

.xls El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel 97- Excel 2003

.xlt El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95

.xls El formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de cálculo XML 2003

.xml Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de Excel

.xlam El complemento basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007, un programa complementario que está diseñado para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Guardar archivos como XPS o PDF

1. Que son los formatos de archivos PDF y XPS

Formato de documento portátil (PDF)

PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales de impresión.

Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.

Pasos para guardar como formato PDF o XPS

• Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

• En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro. • En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF. • Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la

casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. • Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que

estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión: • Si el libro requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar

(publicación en línea e impresión). • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga

clic en Tamaño mínimo (publicación en línea). • Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones.

(Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

• Haga clic en Publicar.

FORMATO A LAS CELDAS  

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de las celdas y su contenido. El formato de las celdas está concentrado en una sola caja de diálogo.

Para acceder a ésta se presiona <Ctrl+1> o se selecciona la ficha Inicio y en cada uno de los grupos: Fuente, Alineación o Número puede hacer clic en el Iniciador de cuadro de diálogo

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Cada separador tiene una función distinta y se accesa dando un clic en el separador deseado.

Separador Número

La división Número sirve para asignar una notación especial a las celdas que contengan números. Se tienen varias Categorías y en cada una están distintos Códigos de formato. Según el tipo de datos numéricos que se tengan es el formato que se puede elegir. Además, se pueden modificar estos formatos en la caja de Código o se pueden crear nuevos códigos seleccionando la Categoría Personalizada y escribiendo el Código. Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalencia en la barra de herramientas de formato.

Formato de moneda

Formato de porcentaje

Agrega separadores y dos decimales

Agrega decimales

Disminuye decimales

En la ficha inicio el grupo número le facilita estas tareas de manera inmediata.

EJERCICIO

Tal y como se ve en la ilustración, En la columna A escriba el valor y allí mismo aplique el formato de número según la indicación. El resultado se ve en la columna C

Separador Alineación

Con este separador se controla la alineación de las celdas. La división Alineación controla el lugar Horizontal y Vertical que va a ocupar la celda dentro de la hoja.

El comando Llenar duplica el contenido de la celda cuantas veces sea necesario hasta llenar la celda a lo ancho. En Orientación se elige como se acomoda el contenido a través de la celda. Con Retorno automático, si el contenido es más largo que el ancho de la columna, se acomoda en varios renglones adaptados al ancho del renglón.

Llenar

Centrar dentro de la selección

Retorno automático

En la barra de herramientas, también se pueden hacer algunas alineaciones horizontales como se muestra a continuación:

Separador Fuentes

A través de este separador se cambia las fuentes, estilos y tamaño de las celdas. En esta caja seleccionaremos la Fuente, su Estilo y Tamaño. Podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado. Además, le daremos efectos de Tachado, Subíndice, Superíndice, Oculto, Versales o Mayúsculas. También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista correspondiente

En la barra de herramientas se tienen también algunas de estas acciones, aquí se muestran con su icono correspondiente:

Lista de tipos de letra

Lista de tamaños de letra

Negritas

Cursivas

Subrayado

Lista de colores para las letras

Separador Bordes

Con este separador asignamos bordes a las celdas. Con esta división, se pueden asignar los Bordes de la(s) celda(s), su Estilo y elegir un Color de la lista.

Para asignar bordes también se puede utilizar este icono de la barra de formato. Con este icono no se puede indicar ni el estilo ni el color.

Separador Relleno

Con este separador se le da color o diseño a las celdas seleccionadas.

A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y un Diseño para que resalte su contenido. El color del fondo de la celda, se puede elegir también con el

icono de la barra de formato.

Separador Proteger

La protección de una celda, sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea el contenido de la celda.

Seleccione Bloqueada para bloquear la celda y Oculta para que su contenido no se vea.

El bloquear y ocultar una celda no basta para que éstas estén ocultas o protegidas. Una vez que se seleccionaron alguna de estas dos opciones, de la ficha Revisar. Esta opción permite Proteger hoja o Proteger libro. Proteger hoja muestra la siguiente caja de diálogo:

Se puede escribir una Contraseña pero es opcional. Las opciones de Contenido, Objetos y Escenarios, permiten proteger una o todas estas opciones. Después de realizar esta acción, las celdas que se hayan marcado como bloqueadas no se podrán modificar. Las que se hayan marcado como ocultas, no aparecerán.

Proteger libro muestra la anterior caja de diálogo. La Contraseña funciona como en el comando anterior. Con la opción Estructura seleccionada, se protege contra borrado de hojas, cambios de lugar o de nombre, en general se cuida la estructura del libro. Con Ventanas se evita que se cierren, redimensionen o muevan las ventanas.

Se puede tener tanto la hoja como el libro protegidos, o sólo uno o ninguno.

Menú Contextual

Otra forma de cambiar el formato es presionado el botón derecho del ratón con el texto seleccionado o las teclas <Mayús+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección:

De este menú se puede seleccionar el comando Formato de celdas y seguir el mismo procedimiento que se explicó anteriormente.

Altura de la fila

Para dar un efecto distinto o adorno a la hoja, cada fila puede variar su altura. Esto ayuda también, cuando se asigna un tamaño de letra más grande. Para cambiar el alto de la fila, seleccione de la ficha Diseño de pagina Alto.

En Alto de fila se escribe la medida deseada. Con Alto estándar automáticamente asigna 12.75 que es la medida por omisión para la altura de las filas.

Con Ocultar, la fila se reduce a una medida en que desaparece y puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar.

Mediante Ctrl + 9 del teclado alfabético también se oculta la fila.

Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el ratón. Colocándolo justo en la división de las filas, el apuntador del ratón cambia a . Con un clic sostenido se varía el alto de la fila. La nueva medida se muestra en la barra de fórmula.

Con un doble clic, automáticamente toma el alto necesario para que el contenido de la fila se vea claramente.

Ancho de la columna

Es muy común que la información capturada en una celda no se adapte al ancho de ésta, ya sea que sobre o falte. Por lo tanto, se tiene la opción de cambiar el ancho de la columna. De la ficha Diseño de pagina seleccione el comando ancho.

En Ancho de columna se escribe la medida deseada. Con Ancho estándar automáticamente asigna 12.29 que es la medida por omisión para el ancho de las columnas. Con la opción Ajustar a la selección se va a tomar el ancho necesario para que se vea claramente el área que este seleccionada. Con Ocultar, la fila desaparece y puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar. Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamente con el ratón. Colocándolo justo en la división de las filas, el apuntador del ratón cambia a . Con un clic sostenido se varía el ancho de la columna, y la nueva medida se muestra en la barra de fórmula.

Con un doble clic, automáticamente toma el ancho necesario para que el contenido de la columna se vea claramente.

EJERCICIO

En un libro nuevo llamado PASEO diseñe un presupuesto para un paseo con por lo menos siete (7) ítems y aplique tantas herramientas como sea necesario para darle un formato. La ilustración le puede servir de guía.

Al finalizar, proteja su diseño de tal manera que otro usuario únicamente pueda variar los valores mas NO el diseño o los ítems.

FICHA REVISAR 

Para revisar la ortografía de una hoja de cálculo, Haga clic dentro de la hoja que esté editando y oprima F7 o seleccione el botón ortografía para revisar la hoja activa completa, incluidos los valores de las celdas, comentarios de las celdas, gráficos incrustados, cuadros de texto, botones, encabezados de página y pies de página. Excel no revisa las hojas de cálculo protegidas, las fórmulas ni el texto resultante de una fórmula. Además, si la barra de fórmulas está activa al revisar la ortografía, Excel sólo revisará el contenido de la barra de fórmulas. Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del texto, seleccione dicha parte.

El grupo Revisión adicionalmente proporciona las siguientes herramientas:

• Referencia: para buscar texto dentro de un grupo de referencias a modo de diccionario con el fin de identificar significado,

• Sinónimos: para ubicar palabras con significado equivalente,

• Traducir.

El grupo Comentarios proporciona una herramienta para ubicar “notas” sobre las celdas, y desplazarse al interior de éstas.

El grupo Cambios permite personalizar la protección del libro de trabajo, así será posible permitirle a un usuario del libro trabajar libremente sin que el programador del libro “ponga en riesgo” su diseño.

EJERCICIO

• En una celda escriba la palabra nino y oprima F7, corrija la tílde.

• Luego halle su significado en el diccionario de la real academia de la lengua

• Halle su equivalente en Francés

Vistas de libro

En este grupo se encuentran tres tareas de especial importancia:

La vista de diseño de página muestra el documento tal y como aparecerá en el momento de impresión incluyendo limites de página, encabezados y pies de página.

La vista previa salto de página es una herramienta que facilita la ubicación de los cortes entre páginas. Simplemente debe desplazar la línea azul hasta la ubicación deseada.

Las vistas enunciadas adicionando la vista normal, son las más comunes de trabajar. Sin embargo, si se desarrolla una vista personalizada una vez este lista, ésta puede ser guardada utilizando la herramienta vistas personalizadas.

Para desactivar la vista pantalla completa recurra al menú contextual para cerrar la vista.

Mostrar u Ocultar

Este grupo reúne las tareas que permiten “esconder” la barra de fórmulas, las líneas de división, los títulos tanto de filas como columnas.

Ventana

El trabajo con ventanas facilita la ubicación de datos, en una misma ventana es posible dejar una parte fija o siempre visible utilizando la herramienta inmovilizar paneles.

También es posible que lo que necesite es manejar los mismos datos del libro pero al ser éste muy extenso puede dividir la hoja en dos o cuatro cuadrantes independientes con la herramienta dividir. Cada cuadrante será manejado de manera independiente por barras de desplazamiento. Para cambiar la ubicación de la división debe utilizar el mouse sobre la barra en cuestión.

En caso de necesitar trabajar con diferentes hojas ya sean del mismo libro o de diferentes archivos, puede crear nuevas ventanas y luego organizarlas a través del mismo grupo de trabajo.

En caso de necesitar realizar una comparación de datos, la herramienta ver en paralelo es una excelente alternativa.

esntre

EJERCICIO

Identifique las diferencias entre inmovilizar y dividir.

DISEÑO DE PÁGINA 

En la ficha de diseño de página se encuentran desde las diferentes alternativas temas con combinaciones de colores y fuentes para trabajar de una manera uniforme todas las herramientas al interior de un libro hasta las características de ajuste y configuración de página.

Preparar página

Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho resultado. Para realizar esta acción, seleccione de la ficha Diseño de página....

En Tamaño de papel se pueden escoger distintos tamaños previamente definidos, como el carta, oficio y otros. En Calidad de impresión se selecciona la resolución, esta opción varia según la impresora instalada, pero mientras más Alta o mayor número tenga, mejor es la calidad.

Primer número de página, permite cambiar el número inicial de la página de impresión de la hoja, el resto de las hojas se numeran secuencialmente después de este número. Aparece al inicio siempre con la leyenda AUTO que inicia siempre la primer página con "1", si desea otro número distinto escríbalo en esta caja.

a división Márgenes controla todos los márgenes de una hoja, y se puede ver en Muestra que dimensión está cambiando.

Para seleccionar la distancia entre la impresión y los extremos de la hoja se utiliza Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la página, y la distancia entre el Pie de página y el extremo inferior de la página, se utilizan las opciones respectivas de la caja Desde el extremo. Centrar en la página, centra Horizontalmente y Verticalmente el área de impresión tomando en cuenta el valor de los márgenes. Para centrar una gráfica, primero se debe seleccionar del separador Gráfico el comando Personalizar, al hacer esto, estas opciones se habilitan para los gráficos.

Separador Encabezado/Pie

La división Encabezado/Pie permite modificar las opciones para los encabezados y pies de páginas de las hojas a imprimir. Inicialmente Excel para Windows tiene ya un encabezado y un pie de página por omisión, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de página, se encuentra una lista de encabezados

previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.

Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página sirven para hacer modificaciones al encabezado y pie de página, respectivamente. Ambos se manejan de la misma manera y dan como resultado una caja de diálogo similar a esta:

En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado.

Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes datos de la hoja, el libro o datos en general como se muestra en la siguiente tabla:

Botón Inserta

Número de página

Número total de páginas

Fecha de impresión

Hora de impresión

Nombre del archivo

Nombre de la hoja

Presentación preliminar

En el botón de office, imprimir, vista preliminar se puede ver el libro antes de imprimir:

IMPRESIÓN  

Una vez que determinamos todas las opciones de impresión, se procede a realizar la impresión final. Esto se puede hacer con alguna de las siguientes opciones:

Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir.

7 Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P>.

Cualquiera de las operaciones da como resultado la siguiente caja de diálogo:

En la caja Imprimir se selecciona que se puede imprimir, la Selección, las Hojas seleccionadas o Todo el libro. También se pueden especificar cuantas Copias se requieren. En Intervalo de páginas se determina si se imprimen Todas las páginas o en Páginas, Desde cual Hasta cual.

Los botones Preparar página y Preliminar. Corresponden a las opciones de Preparar página y Presentación preliminar respectivamente, las cuales ya se explicaron anteriormente en esta sección.

Al utilizar el icono de la barra de herramientas, se manda a imprimir lo definido en Preparar Página sin mostrar la caja de diálogo. Presionando la tecla <Mayús> al mismo tiempo que se selecciona el

icono , se obtiene el mismo resultado que con el icono

FUNCIONES DE TEXTO 

Función MAYUSC:

• Permite convertir el contenido o cadena de un texto en mayúsculas.

1

2

A

Datos

Total

3

Rendimiento

Fórmula Descripción (resultado)

=MAYUSC(A2) Mayúsculas de la primera cadena (TOTAL)

=MAYUSC(A3) Mayúsculas de la segunda cadena (RENDIMIENTO)

Función MINUSC:

• Permite convertir el contenido o cadena de un texto en minúsculas.

1

2

3

A

Datos

E. E. García

Dep. 2B

Fórmula Descripción (resultado)

=MINUSC(A2) La primera cadena en minúsculas (e. e. garcía)

=MINUSC(A3) La última cadena en minúsculas (dep. 2b)

Función NOMPROPIO:

• Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra.

1

A

Datos

2

3

4

éste es un TÍTULO

2 centavos

76PreSupuesto

Fórmula Descripción (resultado)

=NOMPROPIO(A2) Uso de mayúsculas en la primera cadena (Éste Es Un Título)

=NOMPROPIO(A3) Uso de mayúsculas en la segunda cadena (2 Centavos)

=NOMPROPIO(A4) Uso de mayúsculas en la tercera cadena (76Presupuesto)

Función CONCATENAR:

• Concatena (UNE) dos o más cadenas en una cadena de texto.

1

2

3

4

A

Datos

trucha de río

especie

32

Fórmula Descripción

=CONCATENAR("La densidad de población de la ";A3;" ";A2;" es

Concatena una frase a partir de los datos anteriores (La densidad de población de la especie trucha de río

";A4;"/kilómetro") es de 32/kilómetro).

="La densidad de población de la "&A3&A2&" es "&A4&"/kilómetro"

Concatena una frase a partir de los datos anteriores (La densidad de población de la especie trucha de río es de 32/kilómetro).

También puede utilizar el operador de cálculo símbolo de "y" comercial (&) en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto.

Función LARGO:

• devuelve o cuenta el número de caracteres de una cadena de texto incluyendo espacios.

1

2

3

4

A

Datos

Phoenix, AZ

Uno

Fórmula Descripción (resultado)

=LARGO(A2) Longitud de la primera cadena (11)

=LARGO(A3) Longitud de la segunda cadena (0)

=LARGO(A4) Longitud de la tercera cadena, que incluye 5 espacios (8)

FUNCIONES FINANCIERAS 

Función VF:

• Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.

La forma de escribir la función es la siguiente:

VF(tasa;nper;pago;va;tipo)

Tasa es la tasa de interés por período.

Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad.

Pago es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, se deberá incluir el argumento va.

Va es el valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si se omite el argumento va, se considerará 0 (cero) y se deberá incluir el argumento pago.

Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si se omite el tipo, se calculará como 0.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 Al final del período

1 Al inicio del período

Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper (en meses o en años). Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de 4 años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depósitos en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se representa con números positivos.

Ejemplo:

Pagos con vencimiento: Al inicio del periodo

Pagos con vencimiento: Al final del periodo

A B A B

1 Tasa 7,50% 1 tasa 7,50%

2 Nper 10 2 Nper 10

3 Pago $130.000 3 Pago $130.000

4 Va $1.500.000 4 Va $1.500.000

5 Tipo 1 5 Tipo 0

6 VF $2.941.967,1

6 VF $2.933.609,74

El presente ejemplo consiste en un proyecto de ahorro, para aplicar dentro de 10 meses a partir de la fecha. Se deposita $ 1.500.000 en una cuenta de ahorro que devenga un interés anual del 7,50%, que se capitaliza mensualmente (interés mensual). Se planea depositar $130.000 el primer día de cada mes durante los próximos 10 meses.

El Ejercicio planteado, calcula cuanto se acumula de capital en la cuenta al final de los 10 meses.

Se resolvió de las dos maneras, según los depósitos se abonen al inicio del periodo ( tipo 1), o al final del periodo (tipo 0)

Celda B6= VF((B1/12);B2;-B3;-B4;B5)

Función PAGO:

• Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

La forma de escribir la función es la siguiente:

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Tasa es el tipo de interés del préstamo.

Nper es el número total de pagos del préstamo.

Va es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce como valor bursátil.

Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo es el número 0 (cero) o 1, e indica cuándo vencen los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

EJEMPLO

A B

1 Préstamo $ 13.000.000

2 Tasa anual 10,50%

3 Cantidad de cuotas (meses)

15

4 Vf 0

5 Tipo 0

6 Cuota $928.566,205

Celda B6=PAGO(B2/12;B3;-B1;B4;B5)

En el caso de producirse el pago al inicio del periodo

A B

1 Préstamo $ 13.000.000

2 Tasa anual 10,50%

3 Cantidad de cuotas (meses)

15

4 Vf 0

5 Tipo 1

6 Cuota $920.511,73

Función VA:

• Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el prestamista.

La forma de escribir la función es la siguiente:

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Tasa es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 o 0,83%. En la fórmula escribiría 10%/12, 0,83% ó 0,0083 como tasa.

Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos

mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (ó 48) períodos. La fórmula tendrá 48 como argumento nper.

Pago es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un préstamo de 10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 por ciento para la compra de un automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula escribiría -263,33 como argumento pago. Si se omite el argumento pago, deberá incluirse el argumento vf.

Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar 50.000 $ para pagar un proyecto especial en 18 años, 50.000 $ sería el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimación conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes. Si se omite el argumento vf, deberá incluirse el argumento pago.

Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

EJEMPLO

Se estudia la compra de una póliza de seguros que pague $ 650.000 al final de cada mes durante los próximos 15 años.

El dinero pagado devenga un interés anual del 11,50%.

Para determinar si la compra de la póliza es una buena inversión, se emplea la función VA, para calcular el valor actual de la anualidad.

A B

1 Tasa 11,50%

2 Años 15

3 pago $ 650.000

4 vf

5 tipo 0

6 VA $55.586.001,05

Celda B6= VA(B1/12;B2*12;-B3;B4;B5)

Función NPER:

• Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante.

La forma de escribir la función es la siguiente:

NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)

Tasa es la tasa de interés por período.

Pago es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.

Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.

Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

EJEMPLO

A B

1 Tasa Anual 10,50%

2 Cuota $ 928.000

3 Préstamo $ 13.000.000

4 Vf

5 Tipo

6 Cantidad de cuotas

15

La celda B6 calcula la cantidad de cuotas necesarias para saldar el préstamo.

Celda B6= NPER(B1/12;B2;-B3;B4;B5)

Texto en Columnas

Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnasjavascript:AlterAllDivs('block');

Utilice el Asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido de celdas simples, como nombres y apellidos, en columnas distintas.

Nombre completo

Nombre Apellido

Antonio Bermejo

Antonio Bermejo

Almudena Benito

Almudena Benito

Cecilia Cornejo

Cecilia Cornejo

Nuria González

Nuria González

Según los datos, puede dividir el contenido de las celdas en función de un delimitador, como un espacio o una coma, o en función de la ubicación específica de un salto de columna en los datos.

Dividir el contenido en función de un delimitador

Utilice este método si los nombres tienen un formato delimitado, como "Nombre Apellido" (donde el espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o "Apellido, Nombre" (donde la coma es el delimitador).

Dividir contenido delimitado por espacios

1

2

3

4

A

Antonio Bermejo

Almudena Benito

Cecilia Cornejo

Nuria González

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

4. En el paso 2, active la casilla de verificación Espacio y desactive las demás casillas bajo Delimitadores.

En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y el apellido en dos columnas distintas.

5. Haga clic en Siguiente.

6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en Texto bajo Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea insertar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, seleccione la celda colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

IMPORTANTE Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Dividir contenido delimitado por comas

1

2

3

4

A

Escolar, Jesús

Gil, Enrique

López, Arturo

García, Vanessa

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

4. En el paso 2, active la casilla de verificación Coma y desactive las demás casillas bajo Delimitadores.

En el cuadro Vista previa de los datos se muestran los nombres y los apellidos en dos listas distintas.

5. Haga clic en Siguiente.

6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en Texto bajo Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea mostrar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, seleccione la celda colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

IMPORTANTE Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Dividir el contenido de las celdas en función de un salto de columna

Puede personalizar también el modo en que se dividen los datos especificando una ubicación de salto de columna fija.

1. Seleccione la celda o el rango de celdas.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en De ancho fijo y luego en Siguiente.

4. En el cuadro Vista previa de los datos, arrastre una línea para indicar el lugar donde desea dividir el contenido.

Sugerencia Para eliminar una línea, haga doble clic en ella.

5. Haga clic en Siguiente.

6. En el paso 3, seleccione una columna en el cuadro Vista previa de los datos y, a continuación, haga clic en una opción de formato en Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea mostrar el contenido dividido en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, haga clic en la celda colocada junto al nombre en la lista.

IMPORTANTE Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

FUNCIONES FECHA Y HORA 

Funciones de fecha y hora: Con estas funciones podremos trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy concreta.

Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que para que en una celda aparezca la fecha de este justo momento podemos utilizar la combinación de teclas: Ctrl + ; Si quieres que aparezca la hora utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl + :

FECHA

Nos convierte tres números en formato de DD/MM/AAAA

Estructura: FECHA(Año; Mes; Día). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos aparecerá un 1.

EJEMPLO: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25) aparecerá como resultado: 25/04/2004

DIA

Nos devuelve el día de una fecha

Estructura: DIA(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + ; para que el número del día de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =DIA(A1)

MES

Nos devuelve el día de una fecha

Estructura: MES(Fecha)

EJEMPLO: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el número del mes de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =MES(A1)

AÑO

Nos devuelve el año de una fecha

Estructura: AÑO(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el año de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =AÑO(A1)

FUNCIONES LOGICAS EL SI,Y,O NO Y ANIDADAS 

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.

SI

La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Paso 1

Paso 2

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

EJEMPLO: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que

la edad sea menor de 18. La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Y

Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.

O

Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.

Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

EJEMPLO: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

FUNCIONES DE BUSQUEDA 

BUSCARV

Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

• Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

• Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.

• Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.

• El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.

Esto se pone serio. Vamos a seguir con una de las funciones más útiles que existen de cara al control de una lista de argumentos como podrían ser, por ejemplo, productos de una empresa. Observa la sintaxis de la función =BUSCARV( )

=BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

Es decir, buscará el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha.

Vale. Ahora en cristiano. ¿Qué diablos significa esto? Supongamos que tenemos un listado de productos tal que así:

Suponte que es un lista súper larga de artículos en almacén. Observa que en la parte superior hemos preparado tres casillas de colorines. Estas celdas servirán para nuestro propósito. En la celda C2 colocaremos la fórmula:

=BUSCARV(C1;A7:C15;2)

¿Para qué servirá esta hoja? Lo que haremos será escribir un código de artículo en la celda C1 (amarilla) y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las do celdas inferiores.

Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo que hay en la celda C1, y lo buscará en el rango A7:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la 1ª columna), mostrará lo que hay 2 columnas a su derecha (contándose ella), es decir, la descripción del producto.

Observa detenidamente los tres argumentos que nos pide la función =BUSCARV, primero la celda donde estará lo que intentamos buscar (el código), luego el rango donde ha de buscarlo, y por último el número de columna que queremos mostrar.

Ahora, escribiremos la fórmula para la celda C3. Básicamente es igual a la anterior, pero ahora el número de columna será el 3, es decir, mostrará la cantidad:

=BUSCARV(C1;A7:C15;3)

Ahora sólo faltará comprobar las dos fórmulas escribiendo cualquier código de la lista de artículos en la celda C1.

Un detalle importante de la función =BUSCARV( ) es que si la lista o rango donde hay que buscar está desordenada, tendremos que añadir la palabra FALSO al final de la fórmula. Observa este ejemplo:

=BUSCARV(C1;A7:C15;2;FALSO)

En nuestro caso no hace falta, pues la lista está alfabéticamente ordenada.

Aquí tienes finalmente un ejemplo de la hoja con resultados:

FORMATOS CONDICIONALES 

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?

¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?

¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?

¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?

¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

Nota: Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de una hoja de cálculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas a otro libro.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Escalas de color.

Seleccione una escala de dos colores.

Sugerencia Mueva el mouse (ratón) por los iconos de escala de color para ver cuál es una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.

Seleccione un Tipo en Mínima y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Notas

Los valores de Mínima y Máxima son el valor mínimo y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es menor que el valor de Máxima.

Puede elegir un Tipo para Mínima y Máxima diferente. Por ejemplo, puede elegir Número en Mínima y Porcentual en Máxima.

Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, haga clic en Color para cada una y, a continuación, seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Escalas de color.

Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

Sugerencia Mueva el mouse por los iconos de escala de color para ver cuál es una escala de tres colores.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.

Seleccione un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione un Punto medio.

En este caso, no escriba un Valor más bajo y Valor más alto.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentual y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Notas

Los valores de Mínima, Punto medio y Máxima son los valores mínimo, punto medio y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es menor que el valor Punto medio que, a su vez, es menor que el valor de Máxima.

Puede elegir un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima diferentes. Por ejemplo, puede elegir un Número en Mínima, Percentil Punto medio y Porcentaje Máxima.

En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero puede ajustarse para satisfacer requisitos únicos.

Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, haga clic en Color para cada uno y, a continuación, seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Barras de datos y, a continuación, seleccione un icono de la barra de datos.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.

Seleccione un Tipo de Barra más corta y Barra más larga. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escribe un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba el Valor Barra más corta y Barra más larga.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Notas

Asegúrese de que el valor de la Barra más corta es menor que el valor de la Barra más larga.

Puede elegir un Tipo diferente de Barra más corta y Barra más larga. Por ejemplo, puede elegir un Número de Barra más corta y un Porcentaje de Barra más larga.

Para elegir una escala de color de Barra más corta y Barra más larga, haga clic en Color de barra.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

El color de barra que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Para mostrar sólo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar sólo la barra.

Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo verde representa valores más bajos.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos.

Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.

Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos únicos. Asegúrese de que los umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más bajos, de arriba a abajo.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplique un formato a un número, fecha o valor de hora Seleccione Número.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20

inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba una fórmula en cada uno de los cuadros Valor.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Para colocar el icono en la parte opuesta de la celda, seleccione Invertir criterio de ordenación de icono.

Para mostrar sólo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono únicamente.

Notas

Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.

Hay tres tamaños de iconos. El tamaño mostrado dependerá del tamaño de fuente utilizado en la celda.

Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de 100.000 dólares EE.UU., y región igual a "Sudeste".

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.

Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con, siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato por número, fecha u hora Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora.

Por ejemplo, seleccione Entre y, a continuación, escriba 100 y 200 o bien, seleccione Igual a y, a continuación, escriba 1/1/2006.

También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Aplicar formato por texto Seleccione Texto específico, un operador de comparación y, a continuación, escriba texto.

Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuación, escriba Plata o seleccione Que empieza por y, a continuación, escriba Tri.

Se incluyen comillas en la cadena de búsqueda y puede utilizar caracteres comodín. La longitud máxima de una cadena es de 255 caracteres.

También puede escribir una fórmula que devuelva texto. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

Aplicar formato por fecha Seleccione Fechas y, a continuación, una comparación de fechas.

Por ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.

Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco Seleccione Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.

Nota Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y que es diferente a una celda que contiene uno o más espacios (que son texto).

Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error Seleccione Errores o Sin errores.

Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!, y #¡NULL!

Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.

Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el rango en, seleccione Superior o Inferior.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para especificar un número superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 1000.

Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 100.

Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio

Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.

Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para dar formato a celdas que estén por encima o por debajo del promedio para todas las celdas del rango, seleccione Por encima o Por debajo.

Para dar formato a las celdas que están encima o en una, dos o tres desviaciones estándar para todas las celdas del rango, seleccione una desviación estándar.

Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados

Formato rápido

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

Seleccione Duplicar valores.

Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione Único o Duplicar.

Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato

Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado.

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo .

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba una fórmula.

Se debe comenzar la fórmula con un signo igual (=) y la fórmula debe devolver un valor lógico de VERDADERO (1) o FALSO (0).

EJEMPLO 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda fuera del rango de celdas

En esta fórmula, un formato condicional con varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica el formato de color verde a las celdas si el valor medio de todas las celdas del rango es mayor que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mínimo mayor o igual al valor de G1. Las celdas F1 y G1 están fuera del rango de celdas para las que se aplica el formato condicional. La función Y combina varios criterios y las funciones PROMEDIO y MIN calculan los valores.

Fórmula Formato

=Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1)

Color de celda en verde

EJEMPLO 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA

Esta fórmula aplica sombreado a todas las filas del rango de celdas en un color de celda azul. La función RESTO devuelve un resto después de que un número (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La función FILA devuelve el número de fila actual. Cuando divide el número de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un número par y un resto de 1 para un número impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.

Fórmula Formato

=RESTO(FILA();2)=1 Color de celda azul

Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Nota Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Al seleccionar las celdas de la hoja se insertan las referencias de celdas absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.).

Borrar formatos condicionales

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Hoja de cálculo

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas.

Haga clic en Toda la hoja.

Rango de celdas, tabla o tabla dinámica

Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinámica para la que desea borrar formatos condicionales.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas.

Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.

Administrar la prioridad de la regla de formato condicional

Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro, utilice el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. (En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.) Cuando se aplican dos o más reglas de formato condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalúan por orden de prioridad en función de cómo aparezcan en este cuadro de diálogo.

Una regla más alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla más baja en la lista. De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad empleando las flechas Subir y Bajar del cuadro de diálogo.

Qué ocurre cuando más de una regla de formato condicional da como resultado verdadero

Para un rango de celdas, puede tener más de una regla de formato condicional que dé como resultado verdadero. O bien, las reglas no entran en conflicto o sí lo hacen:

Cuando las reglas no entran en conflicto Por ejemplo, si una regla aplica el formato a una celda con una fuente en negrita y otra regla aplica el formato con la misma celda con un color rojo, se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo. Debido a que no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas reglas.

Cuando las reglas entran en conflicto Por ejemplo, una regla establece un color de fuente de celda en rojo y otra establece un color de fuente de celda en verde. Debido a que estas dos reglas entran en conflicto, sólo se puede aplicar una. La regla que se aplica es la de mayor prioridad.

Cómo pegar, rellenar y cómo afectan las reglas de formato condicional a Copiar formato

Mientras se edita la hoja de cálculo, puede copiar y pegar valores de celdas que tengan formatos condicionales, rellenar un rango de celdas con formatos condicionales o utilizar Copiar formato. Estas operaciones pueden afectar a la prioridad de regla de formato condicional de la siguiente manera: se crea una nueva regla de formato condicional basada en las celdas de origen para las celdas de destino.

Si copia y pega los valores de celda que tienen formatos condicionales en una hoja de cálculo abierta en otra instancia de Microsoft Office Excel, se crea ahora una regla de formato condicional y no se copia el formato.

Qué ocurre cuando un formato condicional y un formato manual entran en conflicto

En un rango de celdas, si una regla de formato es verdadera, tiene prioridad sobre un formato manual. El formato manual se aplica con el comando de grupo Formato, en

el grupo Celdas, en la ficha Inicio. Si elimina la regla de formato condicional, el rango de celdas conserva el formato manual.

NOTA El formato manual no se muestra en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales ni se utiliza para determinar prioridad.

Editar la prioridad de la regla de formato condicional

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

La lista de reglas de formato condicionales se muestra para la selección actual incluyendo el tipo de regla, el formato, el rango de celdas al que se aplica la regla y la configuración Detener si es verdad.

Si no ve la regla que desea, en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para, asegúrese de que está seleccionado el rango de celdas, la hoja de cálculo, la tabla o el informe de tabla dinámica adecuados.

2. Seleccione una regla. Sólo se puede seleccionar una regla cada vez.

3. Para subir la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Subir. Para bajar la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Bajar.

4. Opcionalmente, para detener la evaluación de la regla en una regla específica, active la casilla de verificación Detener si es verdad.

Active la casilla de verificación Detener si es verdad para la compatibilidad con versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2007 que no admiten varias reglas de formato condicionales. Por ejemplo, si tiene tres reglas de formato condicionales para un rango de celdas, de forma predeterminada, una versión de Excel anterior a Office Excel 2007 aplica la última regla en prioridad. Si desea aplicar la primera o la segunda regla, active la casilla de verificación Detener si es verdad.

Buscar celdas que tengan formatos condicionales

1. Haga clic en cualquier celda sin un formato condicional.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, después, en Formato condicional.

Buscar sólo las celdas con el mismo formato condicional

1. Haga clic en la celda que tiene el formato condicional que desea buscar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a especial.

3. Haga clic en Celdas con formatos condicionales.

4. Haga clic en Iguales a celda activa, en Validación de datos.

FILTRAR LOS DATOS 

El filtrado de datos es una forma rápida y sencilla de buscar un subconjunto de datos.

Los datos filtrados sólo muestran el subconjunto de datos que cumplen los

criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se

incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) especificados y

ocultan los datos que no se desea mostrar.

Filtrar texto

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla que contiene datos alfanuméricos.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores

de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000

entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte

superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los

que desea filtrar.

Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los

comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo

que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre

los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >=

Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro

personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter

específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga

caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de

la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J

o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del

texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros,

utilice un carácter comodín.

Cómo utilizar los caracteres comodín

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar la columna de tabla o la selección de

forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.

Para filtrar la columna de tabla o la selección de

forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de

comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba texto o

seleccione un valor de texto de la lista.

Filtrar números

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla que contiene datos numéricos.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números

En la lista de números, active o desactive uno o más números por los

que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000

entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte

superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que

desea filtrar.

Crear criterios

1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los

comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo

que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre

los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >=

Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro

personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior,

seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o

cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba

25 y 50.

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar la columna de tabla o la selección de

forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.

Para filtrar la columna de tabla o la selección de

forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de

comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba un número

o seleccione uno de la lista.

Filtrar fechas u horas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla que contiene fechas u horas.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u

horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la

columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o

desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las

fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona

2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de

cada mes.

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000

entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en

la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea

filtrar.

Crear criterios

1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los

procedimientos siguientes:

Filtro común

Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de

comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de

comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen:

= Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o

igual que y <> No igual a.).

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de

comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro

personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del

cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una

fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para

buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima,

seleccione Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del

cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora,

seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario

para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior

al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por

una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.",

escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.

Filtro dinámico

Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a

aplicar el filtro.

4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione

Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

5. Haga clic en Aceptar.

Filtrar por números superiores o inferiores

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla que contiene datos numéricos.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.

En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.

0. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.

1. En el cuadro del medio, escriba un número.

2. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:

Para filtrar por número, seleccione Elementos.

Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

Filtrar por encima del promedio de números o por debajo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla que contiene datos numéricos.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos

siguientes:

Para filtrar por números que están por encima del promedio,

seleccione Por encima del promedio.

Para filtrar por números que están por debajo del promedio,

seleccione Por debajo del promedio.

Filtrar por vacías y por no vacías

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de

tabla.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior

de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la

parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacías).

Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de

la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la

parte inferior de la lista de valores, active (Vacías).

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de

celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar

por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de

celda, color de fuente o un conjunto de iconos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar

y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato

por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario

realizar ninguna selección).

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione

Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono

de celda.

Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o

un icono de celda.

Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda

activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón

secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color

de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por

valor de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la

celda seleccionada.

Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de

fuente de la celda seleccionada.

Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda

seleccionada.

Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha,

puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no

jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos

seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de

Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a

continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú

Autofiltro.