El control interno puede definirse como un plan diseado con el propsito de asegurar, de manera razonable, el alcance de objetivos estratgicos de tipo operacional, administrativo, contable, legal o normativo, involucrando polticas, normas, procedimien

Un modelo es una representacin documentada de un proceso o conjunto de procesos donde se indican sus diferentes componentes: entradas, transformaciones realizadas, salidas, as como relaciones entre ellos, permitiendo una mayor comprensin del mismo, detectar problemas y, por lo tanto, mejorarloEn este sentido el control interno puede modelarse para propsitos de anlisis y diseo, definido como un plan elaborado para asegurar, de manera razonable, el alcance de objetivos estratgicos de tipo operacional, administrativo, contable, legal o normativo, involucrando polticas, normas, procedimientos y principios bajo los cuales los empleados realizan sus actividades en las diferentes reas de cualquier organizacin ya sea pblica o privada. Al respecto, las polticas son enunciados generales o amplios bajo los cuales se toman decisiones tendientes a alcanzar determinados objetivos

Las normas, a diferencias de las polticas, son enunciados especficos representando reglas de obligatorio cumplimiento, por lo tanto, no implican elegir entre varias alternativas.

Los procedimientos, diseados en funcin de las polticas y normas, describen el paso a paso durante la realizacin de una tarea, as como tambin los resultados esperados, sirviendo de gua al empleado mientras se desempea en sus actividades.

Los principios de control interno conforman la base o fundamento bajo el cual ste funciona para cumplir con su propsito, entre ellos la segregacin o separacin de funciones de operacin, custodia y registro en cada operacin, es decir, empleados diferentes para cada una de ellas, minimizando con ello tanto la ocurrencia de errores, fraudes u otras acciones distintas a las establecidas en las normas, polticas y procedimientos. Es muy importante que las polticas, normas, procedimientos, flujogramas y principios estn no solamente documentados en manuales sino tambin ser del conocimiento de los empleados, de lo contrario stos no contribuirn al propsito del control interno.

FONDO DE CAJA CHICAEl fondo de caja chica es un monto que se mantiene en efectivo para efectuar compras excepcionales o de necesidad urgente, representando adems montos bajos, por lo tanto, se utilizan para adquirir artculos que, debido a su poco e imprevisible uso, no son susceptibles de que su adquisicin se programe mediante otras modalidades, siendo stos los criterios utilizados para realizar retiros de dicho fondo.

Por ende, los fondos de caja chica no requieren orden de compra, dado que no corresponden a un gasto mayor, el cual si requerira ser estudiado con anticipacin, por lo tanto, solicitarse requisiciones por intermedio del encargado de realizar las compras. Funcionan a travs de reembolsos contra presentacin de comprobantes de pago, los cuales debern solicitarse al departamento contable una vez se haya gastado un determinado porcentaje del mismo, permitiendo disponer de cierta suma mientras se tramite la reposicin.

Sin embargo, a pesar de manejarse bajos montos de efectivo, su gestin requiere la identificacin, documentacin y comunicacin de polticas, normas, procedimientos, flujogramas y principios, como elementos a considerar para alcanzar los objetivos propuestos mediante un adecuado control interno.

PROPUESTA

Polticas de Caja ChicaLa creacin del fondo de caja chica se realizar a travs de la aprobacin de un pago de monto determinado, por parte del Gerente General y Gerente Administrativo, de acuerdo a estimaciones de la empresa, emitiendo un cheque por dicho monto a favor de caja chica.

Mantener un monto en efectivo lo ms bajo posible, pero suficiente para pagar imprevistos.

Considerar como criterio para efectuar pagos a travs del fondo de caja chica la emergencia o urgencia de la compra o la necesidad de atender imprevistos.

Identificar los conceptos bajo los cuales se pagaran bienes o servicios a travs de este fondo as como las prohibiciones.

Normas de Caja Chica

Aunque los montos pagados con el fondo de caja chica son bajos, la empresa debe establecer las siguientes normas:

Designar a un empleado que administre el fondo como su custodio

Respaldar todos los pagos efectuados con el fondo mediante un vale o comprobante de caja chica, adems de las facturas o recibos correspondientes relacionados con dicho vale.

Los vales o comprobantes de caja chica deben ser firmados tanto por el receptor del importe como por el custodio, disminuyendo de esta manera el riesgo de pagos no autorizados

El fondo de caja chica debe reponerse peridicamente al monto establecido por la empresa cuando ste disminuya a un valor lmite emitiendo un cheque por el monto total de los vales.

La suma del efectivo y el total de los vales debe ser siempre igual al saldo inicial

Realizar arqueos peridicos y sin previo aviso por parte de un asistente administrativo y en caso de encontrar diferencias deber informarse por escrito

El custodio de caja chica, por su propia conveniencia, debe practicar un arqueo diario preferiblemente al cierre de las operaciones.

Al cierre del mes, se deber confeccionar un estado de la caja chica en el cual se mostrarn los movimientos en forma resumida

El custodio jams deber utilizar dinero de su propiedad para realizar o complementar pagos que deben ser hechos con recursos de caja chica.

Cada gasto realizado a travs del fondo de caja chica debe ser autorizado por el gerente administrativo

El custodio debe estampar un sello que diga cancelado en las facturas o comprobantes de pago

Aspectos Contables Relacionados con Caja ChicaDe manera contable, el asiento de creacin de caja chica se realiza en las cuentas caja chica (debe) y banco (haber) a la fecha de creacin

Cuando se realice el cheque de reposicin de caja chica, a travs de los soportes de los desembolsos presentados por el custodio, el departamento de contabilidad actualizar el registro de las cuentas correspondientes (por ejemplo, haber: gastos de vehculo, artculos de limpieza, artculos de oficina, viticos. debe: banco) a la fecha de reposicin

Cuando se da un sobrante de dinero (lo cual no debera suceder), al hacer la reposicin se realiza un abono (debe) a una cuenta llamada sobrante de caja chica en la cuenta de ingresos

Cuando se da un faltante de dinero (lo cual no debera suceder), al hacer la reposicin se realiza un asiento en el que la diferencia se carga (haber) a una cuenta llamada cuentas por cobrar empleados, cuentas por cobrar custodios