LA CAJA CHICA.

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero ala caja chica.

PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA DE CAJA CHICA

Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y así llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también revisar un resumen anual. Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.

CREACION Y FUNSIONAMIENTO DE LA CAJA VCHICA

Para crearse el fondo fijo de caja chica; se harán los siguientes asientos de diario:

a. cuando se emite el comprobante, autorizando la creación de la caja chica.

Q

Caja chica 500

Comprobantes por pagar 500

b. Al emitir el cheque, para retirar el dinero del banco, para dicho fondo:

Q

Comprobantes por pagar 500

Banco 500

Luego, los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar; para con ellos efectuar las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes por pagar. Posteriormente, cunado se haga el reembolso a la caja chica, se emitirá un cheque, con cargo a “comprobantes por pagar” y abono a banco. Por ejemplo si la caja chica pago:

Por luz y teléfonos 100

Por efectos de escritorio 150

Por fletes de entrega 200 450 tendremos:

a. para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados:

z

Gastos generales 100

Artículos de escritorio 150

Fletes de ventas 200

Comprobantes por pagar 450

b. para registrar el cheque emitido, para el reembolso a caja chica:

q

Comprobante por pagar 450

Banco 450

LA CUENTA DCE CAJA

Ha sido la forma tradicional de registrar el dinero efectivo; pero ya esta cayendo en desuso, debido a los múltiples inconvenientes que ofrece el manejo de dinero cantante y sonante. Por razones de seguridad y de comodidad, la tendencia actual es la de que todo el dinero que reciba la empresa lo deposite en su cuenta corriente bancaria, y que efectué todos sus pagos mediante cheques librados contra dicha cuenta: viniendo a quedar así la antigua cuenta de caja, sustituida por la cuenta de banco tal o cual.

LA CUENTA DE CAJA CHICA O CAJA MENOR

Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolívares, según la empresa y sus requerimientos.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca mas se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa

Como es el manejo correcto de la Caja Chica o Caja Menor de una empresa. En todas las

compañías o empresas, pequeñas o grandes, tanto publicas o privadas, siempre existe una caja

chica o caja menor.

Que es una Caja Chica. Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos

menores que pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada

mes.

Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del

fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus

soportes.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser

contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros,

pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos

gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina,

reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se

pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo,

se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras

pequeñas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

La caja chica se utiliza para solventar algún imprevisto diario, y no para pagar gastos por montos

que sobrepasen el límite establecido en la caja chica.

Se debe establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir con la caja chica, y

qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con cada desembolso.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica, y se deben realizar auditorias

periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si los gastos están

debidamente respaldados.

EFECTIVO Y CAJA CHICA

Efectivo: se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado tales como monedas billetes cheques depósitos la vista y otros es una cuenta real del balance que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldó deudor.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

· Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

· Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a f

avor de la Empresa.

· Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banca nacional

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

· División del trabajo

· Delegación de autoridad

· Asignación de responsabilidades

· Promoción de personal eficiente

· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el 1ro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario será como sigue:

CAJA 160.000,00

VENTAS 160.000,00

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Se ingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

BANCO 444.000,00

CAJA 444.000,00

Caja: es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.

Efectivo en Caja:

ü Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.

ü Monedas y billetes de otras naciones (Divisas).

ü Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.

ü Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

ü Documentos de cobro inmediato o que puedan ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como giros bancarios, telégrafos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

Partidas que no forman parte del efectivo: existen algunos rubros, que aunque en apariencia tiene características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En términos generales no deberá ser tratado como efectivo en caja lo siguiente:

ü Los vales de caja: con frecuencia se encontrara que con que el hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados mas bien como cuentas por cobrar.

ü Cheques post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos mas corrientes provienen de los siguientes hechos:

· Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no tiene fondos lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por su puesto tal cheque permanece en caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en banco.

· Un cliente paga una deuda con u cheque post fechado. Este es un caso similar la anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado. En ambos casos, esas partidas deberán ser segregadas del efectivo, y como se dijo anteriormente sen presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

ü Cheques devueltos: en algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo las causas por las cuales el cheque haya sido devuelto.

· Cheques devueltos por falta de fondos: en este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.

· Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: en oportunidades un cheque es devuelto por causas diferentes a las de no dispones de fondos. Tales serian los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

ü Estampillas fiscales y de correo: es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un medio común de pagos, por ello, deben ser separados del efectivo y ser presentadas en el balance general como existencia de estampilla, en la sección de gastos prepagados del activo circulante.

Cualquier movimiento del efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en la cuenta de caja. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe debe ser presentada en el balance general encabezando el grupo de activo circulante.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta de caja puede ser:

a) Caja Chica

b) Caja principal

Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno consiste en que todo pago se hará por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheques. Refiriéndonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxi, gasolina para vehículos, etc.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y el numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el limite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una variación cuando este sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.

De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado mediante cheque.

Conceptualización Contable de la Caja Chica

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Propósito

“Solventar las necesidades urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato”.

Procedimientos

A continuación se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilización adecuada de los fondos de caja chica.

Constitución de la Caja Chica

Está constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que así lo requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura

o recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados de los fondos de caja chica

Seguridad: Con el propósito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de fortalecer los mecanismos de seguridad, la custodia y operación del fondo de caja chica a continuación se presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para el Área de Caja Chica:

ü El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por periodos determinados.

ü El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.

ü Utilización de una caja fuerte.

ü Caja de metal para resguardar el dinero.

ü Cubículo o escritorio con llavín seguro.

· Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una sola persona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transacción

· Custodia Valores:

Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de valores:

ü “La función de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja (recepción y devolución y de registros) registro auxiliar o generales.

ü Los valores adquiridos se guardarán en bóvedas que al efecto tiene la Institución. El acceso a dichas instalaciones requerirá de la presencia de por lo menos dos personas o funcionarios autorizados”.

ü No se podrán custodiar dineros ajenos a la Institución.

· Prohibiciones:

ü Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan relación el fondo de caja chica.

ü Compensación de saldos entre egresos e ingresos.

ü Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u operaciones distintas a las que se destinan los fondos.ü No se cambiarán cheques personales o emitidos por Empleados o Gerentes, con los fondos de las cajas de la Institución

Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe proceder a:

ü Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.

ü Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura Superior, previa comprobación de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca más se movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un período determinado establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es indispensable poner en práctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.

2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.

3) El cheque e emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.

4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada por esa caja.

5) Todo pago se haga con caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante, representado por recibos prenumerados donde dará los detalles del desembolso tales como: cantidad, autorización y firma.

6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados deberán ser inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.

7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.

8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un mínimo establecido.

9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra o sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa

O el rubro efectivo.

A continuación se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización y registro contable.

Depósitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe estampar inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La cuenta Corriente Número de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero por su parte al finalizar el dia procede a elaborar la lanilla de deposito bancario el cual se hará, a mas tardar, el día siguiente. Una vez hecho el depósito el cajero envía a contabilidad la copia del depósito junto con el triplicado del informe de cobranza, donde será cotejada con la copia del informe recibida del departamento de cobranza y procede a realizar los registros pertinentes.

Control Interno El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las fortalezas que contenga el control

Prácticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en el futuro el rubro efectivo.

A continuación remencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta a elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separación de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea efectivo, debe ser reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero así como cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc. Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecución, es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que están sujetos a arqueo: deberá ser contado absolutamente todo lo que se encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.

2) Arqueos del fondo de caja chica: tratándose de un fondo fijo, deberá contarse, además el efectivo cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante.

3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos deberán ser hechos de manera simultánea en la misma fecha y hora.

4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el conteo el cajero este presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.

5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar evidencia de que fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso será comprara el total obtenido en el arqueo con el con el saldo que tenga la cuenta caja para el mayor en ese momento. De no haber ocurrido ningún tipo de anormalidad debe cuadrar.

Sin embrago, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecería lo que en contabilidad se denomina diferencias de caja.

El tratamiento de estas diferencias en caja reciben en contabilidad dependen del tipo d error que ocasiona tal diferencia. Básicamente lo errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Pueden ser errores cometidos por el cajero o por contabilidad.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que mas estimula para comete irregularidades. Por ello el sistema de control interno debe ser particularmente sólido en ésta área, pues siempre habrá la posibilidad de que alguien este maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de él. Algunos de los casos más comunes son los siguientes:

1) Sustracción de fondos de caja chica: la característica del fondo fijo que tiene esta caja, desestímulo en parte la apropiación indebida de éste fondo. Sin embargo en algunos casos se presentan sustracciones a través de comprobantes falsos.

2) Centrifuga de fondos: Consiste en apropiarse de una cobranza no reportándola. Posteriormente al efectuar otra cobranza por un monto igual o superior al anterior, reporta la primera cobranza sustraída apropiándose de la diferencia y así sucesivamente.

3) Cobranzas hechas con cargos a cuentas diferentes de caja: si existe una adecuada división de funciones, se requiere de dos o mas personas que estén de acuerdo para que este desfalco pueda llevarse a cabo. Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropiándose indebidamente del dinero, y en vez de cargar la cuenta a caja debita a otras cuentas diferentes tales como provisión de cuentas incobrables, devoluciones y descuentos, en cuyo caso se estaría efectuando a una cuenta por cobrar.

4) Bonificaciones y descuentos ficticios: en este caso, el desfalco consistiría en reportar una venta como si se hubiese efectuado un descuento y solo una parte como ingreso de efectivo.

5) Apertura de cuentas a clientes no existentes: ésta modalidad consiste en que cuando se efectúa una venta se carga a un cliente imaginario.

Bueno la caja chica tan solo tiene 4 movimientos:1.- cuando se crea,2.- cuando se aumenta,3.- cuando se disminuye y,4-. Cuando se elimina.Del resto no la puedes tocar para nada.También se le conoce como fondo fijo y es porque siempre tiene una cantidad fija ya sea en dineroo en comprobantes.O sea, siempre tiene que dar el mismo monto.El cheque de reposición de la caja chica siempre se emite por la diferencia entre el fondo fijo y eldinero en efectivo.Por ejemplo, si la caja chica es de 20.000 y al final del mes quedó en 2.000 en dinero pues, elcheque debe ser emitido por la diferencia de los dos, es decir:

Fondo fijo:…………....….. 20.000

Efectivo:………………...…

-2.000Cheque

de reposición:.…. 18.000

La diferencia que pueda surgir entre el efectivo que quedó y el que debería de quedar, se lleva auna cuenta llamada:Sobrante y faltanteQue puede ser deudora o acreedora según la diferencia, aunque si llegase a faltar mucho dinero sele cargará al cajero como:Cuentas por cobrar empleado.Por eso debes estar pendiente del dinero que sale y los comprobantes que recibes.Por otra parte, la caja chica debe ser manejado por una sola persona y por más nadie y el chequede reposición debe ser emitido a nombre de la persona encargada de manejarla. Existen normas de control interno en cuanto a la caja chica:1.- los pagos de la caja chica deben estar amparados por documentos impreso