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NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (SAFCO)RESOLUCIÓN SUPREMA Nº 216145 DE 3 DE AGOSTO DE 1995

RESOLUCION SUPREMA 215475LA PAZ, 3 de agosto de 1995 VISTOS Y CONSIDERANDO:

Que la resolución suprema 215475 de 20 de marzo último se han puesto en vigencia las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Que corresponde al órgano rector, de acuerdo a las atribuciones contenidas en la ley 1178, emitir normas básicas, compatibilizar o evaluar los reglamentos específicos y vigilar el funcionamientoadecuado de los sistemas establecidos en la citada ley;

SE RESUELVE: Primero.- Abrogar la resolución suprema 215475 de 20 de marzo de 1995, en todos sus artículos, aprobando para su aplicación las siguientes Normas Básicas:

TITULO IASPECTOS GENERALES

Artículo 1.- (Concepto)

El sistema de Administración de Bienes y servicios es el conjunto ordenado de los Subsistemas de Contratación, Manejo y Disposición de Bienes y servicios que funciona en forma integrada e interrelacionada con los otros sistemas de administración establecidos por la Ley 1178, para el uso eficaz y eficiente de los recursos de las entidades públicas.

Artículo 2.- (Objetivos de las normas)

Las Normas Básicas del sistema de Administración de Bienes y Servicios tienen como objetivos:

- Constituir el marco conceptual del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, basado en principios, definiciones y disposiciones de carácter general; y

- Establecer los elementos esenciales de organización, de funcionamiento y de control interno relativo a la Administración de Bienes y Servicios, desde su contratación hasta la disposición final de los bienes, que deben ser considerados por las entidades públicas para la formulación de sus reglamentos específicos en esta materia.

Artículo 3.- (Ambito de aplicación)

Las presentes normas son de uso y aplicación obligatorios para todas las entidades del sector público señaladas en los artículos 3o. y 4o. de la Ley 1178, bajo la

responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva y de quienes participan en los diferentes procesos.

Artículo 4.- (Jurisdicción y competencia)

Los contratos del sector público, regulados por las presentes normas, estarán sujetos al régimen de la legislación boliviana y sometidos a la jurisdicción y competencia de las autoridades bolivianas.

Artículo 5.- (Niveles de organización del sistema)

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios tiene dos niveles de organización.

a) Nivel Normativo y Consultivo, a cargo del Organo Rector, a través de sus unidades técnicas especializadas, cuyas atribuciones básicas están descritas en el artículo 20o. de la Ley 1178.

b) Nivel Ejecutivo y Operativo, a cargo de las entidades públicas, con las siguientes funciones, atribuciones y responsabilidades:

- Cumplir y hacer cumplir las presentes normas;

- Diseñar sus reglamentos específicos, en el marco de las Normas Básicas.

- Implantar sus reglamentos específicos y realizar el control y seguimiento de su aplicación.

- Implantar registros de las opciones y datos del sistema para su administración y control.

Artículo 6.- (Componentes del Sistema)

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios abarca los siguientes componentes:

a) Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios; que comprende el conjunto de funciones y actividades administrativas para adquirir bienes o contratar servicios, tangibles o intangibles.

b) Subsistema de Manejo de Bienes y Servicios; que comprende las funciones y actividades relativas al manejo de los bienes de propiedad de la entidad o bajo su custodia, y a la administración de servicios prestados por terceros.

c) Subsistema de Disposición de Bienes; que comprende funciones y actividades relacionadas con prestamos, enajenaciones y baja documental y física de los bienes de una entidad.

Artículo 7.- (Información y Seguimiento)

El Organo Rector, en el marco de las atribuciones que le confiere el inciso d) del artículo 20o. de la Ley 1178, podrá establecer modelos o formatos de información a ser

generada por cada entidad pública, con la finalidad de hacer el seguimiento del funcionamiento del sistema en todo el sector público y de sus resultados.

Artículo 8.- (Interrelación con otros sistemas)

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios se interrelaciona con los otros establecidos por la Ley 1178.

a) Programación de Operaciones.- Incluye el programa de contratación de bienes y Servicios necesarios para una gestión, las actividades relacionadas con el manejo de bienes y servicios y la disposición de bienes.

b) Organización Administrativa.- La estructura de soporte del Sistema de Administración de Bienes y Servicios debe responder a las disposiciones de este Sistema.

c) Presupuesto.- Cada entidad debe presupuestar los recursos necesarios para la contratación y el manejo de bienes y servicios, así como los provenientes de la disposición de bienes.

d) Administración de Personal.- Prevé los requerimientos de puestos de trabajo y los recursos humanos calificados que necesita la entidad para el funcionamiento del Sistema deAdministración de Bienes y servicios.

e) Tesorería y Crédito Público.- Ejecutará el presupuesto del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Asimismo, captará los ingresos provenientes de la enajenación a título oneroso.

f) Contabilidad Integrada.- Registra todas las operaciones que genera el sistema de Administración de Bienes y Servicios.

g) Control Gubernamental.- La información generada por el Sistema de Administración de Bienes y Servicios debe posibilitar el ejercicio del Sistema de Control, relacionando lo planificado con lo ejecutado; verificando el cumplimiento de la normatividad del Sistema; y posibilitando el análisis y la recomendación de medidas correctivas.

Artículo 9.- (Difusión de las normas y reglamentos)

La emisión y difusión de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, es competencia del Organo Rector, de acuerdo a la Ley 1178.

La emisión y difusión interna de los reglamentos específicos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, es competencia de cada entidad pública.

Artículo 10.- (Revisión y actualización de las normas)

El Organo Rector revisará las presentes normas por lo menos una vez al año, y las actualizará en base al análisis de la experiencia de su aplicación, las variaciones en el contexto socioeconómico, la dinámica administrativa y el funcionamiento de los otros

sistemas interrelacionados con éste y las observaciones fundamentadas que formulen los involucrados en el sistema.

Artículo 11.- (Verificación de la aplicación)

El grado de aplicación de las presentes normas deberá ser verificado por Auditoría Interna de cada entidad y por Auditoría Externa.

TITULO IISUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

CAPITULO IGENERALIDADES


El Subsistema de Administración de Bienes y Servicios comprende un conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a la programación relativos a la programación de las contrataciones, pliego de condiciones, convocatoria, presentación, apertura y calificación de propuestas, adjudicación, contrato, garantías, recepción y pago.

Artículo 13.- (Cuantías)

Cuantías son los montos establecidos, dentro de límites mínimo y máximo, que sirven para determinar las modalidades de contratación.

a) El Organo Rector las fijará anualmente mediante resolución expresa.

b) La entidad que considere que las cuantías definidas por el Organo Rector constituyen una restricción para la agilidad de sus contrataciones, podrá presentar una propuesta de cuantías aplicables exclusivamente a la misma. El Organo Rector atendiendo la justificación, podrá determinar cuantías específicas para la entidad solicitante.

Artículo 14.- (Modalidades de contratación)

Las modalidades de contratación de bienes y servicios son procesos de índole administrativa, que comprenden un conjunto de actividades, con características propias, relacionadas con la cuantía de la contratación.

Las modalidades a ser utilizadas en contrataciones nacionales o internacionales, son:

a) Licitación pública: es el proceso de contratación que tiene por objeto permitir la participación de un numero indeterminado de proponentes.

b) Invitación directa: es el proceso de contratación mediante el cual se invita a los proponentes que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes y/o servicios, publicándose la convocatoria simultáneamente al envío de las invitaciones, de manera que se permita la presentación de propuestas de otras empresas interesadas.

Cuando corresponda por la cuantía la utilización de Invitación Directa, la Máxima Autoridad Ejecutiva podrá optar por la modalidad de Licitación Pública, en procura de mejores condiciones de selección.

c) Contratación por excepción: sin limitación del monto, es el proceso de contratación aplicable cuando por las previsiones establecidas en las presentes Normas, no corresponde la licitación pública ni la invitación directa.

d) Compras Menores: son las que se realizan en forma rutinaria, ágil y funcional, de acuerdo a procedimiento específico de cada entidad, destinadas a la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación corriente de la entidad.

Artículo 15.- (Contrataciones con financiamiento externo)

En las contrataciones financiadas con recursos externos se aplicarán los reglamentos específicos de las entidades y las Normas Básicas , si el convenio de financiamiento no dispone la contrario.

CAPITULO 2RESPONSABILIDAD POR LA CONTRATACION

Artículo 16.- (Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad)

La máxima autoridad ejecutiva es la responsable principal de la contratación de bienes y servicios de una entidad y de sus resultados. Al efecto:

- Autorizará el inicio del proceso de contratación.

- Controlará el cumplimiento del proceso de contratación, estableciendo las responsabilidades correspondientes.

- Podrá contratar asesores técnicos especializados en contrataciones y solicitar asistencia técnica a la Superintendencia del ramo. Podrá delegar la dirección del proceso de contratación en forma permanente temporal o para cada contratación, hasta la adjudicación inclusive, en base a lo siguiente:

a) En las entidades de la Administración Central se tendrán en cuenta las delegaciones establecidas en la ley 1493 de 17 de septiembre de 1993 y su decreto reglamentario.

b) En las demás entidades del sector público, la máxima autoridad ejecutiva es el gerente general, director ejecutivo o servidor con funciones equivalentes, con facultad para delegar las dirección de todo el proceso de contratación o otra autoridad de la misma entidad.

c) La delegación deberá ser explícita.

Artículo 17.- (Asignación de tareas)

La Máxima Autoridad ejecutiva podrá delegar en otros servidores públicos, tareas concernientes a ciertas etapas del proceso de contratación.

Los funcionarios cumplirán las funciones genéricas que se indica con la consiguiente responsabilidad:

a) Jefe de la Unidad Solicitante: preverá los requerimientos anuales de bienes y servicios para su unidad y será responsable por el pliego de condiciones para la convocatoria.

b) Jefe de la Unidad Administrativa: llevará a cabo los trámites administrativos que demande cada etapa del proceso de contratación.

c) Responsable de la unidad de Contratación: desarrollará tareas operativas específicas derivadas del proceso de contratación.

d) Comisión Calificadora: asesorará a la máxima autoridad ejecutiva en materia de contratación y calificación de propuestas, poniendo a su consideración una opinión técnica especializada.

e) Comisión de Recepción: verificará que los bienes recibidos y los servicios prestados sean los efectivamente solicitados y contratados.

f) Asesores técnicos especializados en contrataciones: asesores individuales y empresas privadas a que se refiere el capitulo 14, contratados por la entidad; desarrollarán diferentes etapas del proceso, desde la preparación del pliego de condiciones hasta la recomendación de la contratación.

Este asesoramiento será requerido cuando la complejidad o la magnitud de la demanda lo ameriten y cuando la entidad no cuente con los recursos humanos calificados para el propósito.

Artículo 18.- (Unidad Solicitante)

Con carácter previo a la autorización del inicio de un proceso, la unidad solicitante deberá:

a) Formular el pedido por escrito con la justificación del requerimiento y su concordancia con la programación de operaciones.

b) Estimar el costo referencial del requerimiento y, si fuera necesario, elaborar los formularios de cotización para una evaluación objetiva, tanto en el aspecto técnico como económico.

c) Preparar el Pliego de Condiciones y toda información que permita la mejor apreciación de lo solicitado.

Artículo 19.- (Unidad Administrativa)

La Unidad Administrativa en un proceso de contratación, debe:

a) Formular la programación de contrataciones de la entidad, en consulta con las demás unidades.

b) Verificar el cumplimiento de la normatividad que regula la contratación, así como la conveniencia y oportunidad de la contratación, en función de los fines y programas de la entidad.

c) Verificar el origen de los fondos, la existencia de la partida presupuestaria especifica y la disponibilidad de recursos, expidiendo la certificación correspondiente. Se indicará la fuente de financiamiento.

d) Tramitar ante la máxima autoridad ejecutiva la autorización para iniciar el proceso de contratación.

e) Autorizar la contratación, iniciar el proceso o remitir a la Unidad de Contratación los antecedentes y la instrucción para hacerlo.

f) Efectuar el seguimiento de la ejecución del contrato, en coordinación con los fiscales y supervisores para el caso de construcción de obras y otros servicios.

Artículo 20.- (Unidad de Contratación)

Cuando el volumen de las adquisiciones justifique su creación, se organizará en la entidad la unidad de contratación, dependiente de la unidad Administrativa. Cuando no lo justifique, sus funciones serán cumplidas por personal de ésta última unidad.

Artículo 21.- (Comisión Calificadora)

La máxima autoridad ejecutiva conformará una comisión calificadora por lo menos de cuatro (4) miembros titulares.

a) Las condiciones para ser designado miembro de la comisión, serán las siguientes:

- Para Presidente, ser ejecutivo de segundo nivel de la jerarquía institucional.

- Para Secretario, ser jefe de la unidad administrativa o encargado de la unidad de contratación, si hubiere.

- Para vocal, ser técnico especialista en el asunto del requerimiento. Uno de los vocales necesariamente será representante de la unidad solicitante.

b) Los miembros de la comisión calificadora deberán excusarse de participar cuando tengan relación comercial o de parentesco con los proponentes.

c) La Comisión sesionará con la presencia de los miembros que conforman la estructura mínima.

d) Las entidades con unidades descentralizadas, podrán organizar Comisiones Calificadoras con jurisdicción departamental.

e) Los miembros de la comisión calificadora son responsables por la opinión que emitan en el área de su competencia.

Artículo 22.- (Atribuciones de la Comisión Calificadora)

La Comisión Calificadora cumplirá funciones de asesoramiento y tendrá a su cargo la apertura de las propuestas, su análisis, evaluación, calificación y elaboración de la recomendación.

a) Las recomendaciones de la comisión calificadora serán adoptadas por consenso.

Si el mismo no fuera posible, se comunicará las opiniones divergentes.

b) Ningún miembro de la comisión calificadora estará facultado para emitir información alguna sobre el proceso de contratación que se encuentre en curso, manteniendo confidencialidad sobre el mismo.

Artículo 23.- (Comisión de Recepción)

La Comisión de Recepción tendrá la atribución de verificar que el bien, servicio u obra cumpla con el contrato y las especificaciones técnicas del pliego de condiciones.

a) La Comisión de Recepción de bienes estará integrada por el jefe de la unidad administrativa y un representante técnico de la unidad solicitante.

b) La Comisión de Recepción de obras y/o servicios estará integrada por el supervisor de obra o fiscal designado por la entidad y aquellos servidores públicos que la entidad determine, de acuerdo a la estructura de la organización, a la complejidad y especialización de la obra o servicios.

CAPITULO 3PROGRAMACION DE LAS CONTRATACIONES

Artículo 24.- (Programación de las contrataciones)

La Programación de Contrataciones es el plan de una entidad para comprar bienes y contratar servicios en forma anual. Debe comprender un cronograma de las contrataciones y estimar su costo para incluirlo dentro del presupuesto de la entidad.

Artículo 25.- (Publicación de la programación)

Una vez aprobado el presupuesto de la entidad, la unidad administrativa debe publicar la programación de las contrataciones en periódicos de circulación nacional, sin señalar los costos o montos estimados.

Su publicación no implica compromiso alguno de contratación y podrá ser modificado, suspendido o cancelado, previa justificación de la entidad que debe publicar también por prensa dichas modificaciones.

CAPITULO 4

PLIEGO DE CONDICIONES


El pliego de condiciones es el instrumento que regula una contratación específica. Es propósito del pliego de condiciones lograr que los proponentes conozcan el objeto del requerimiento y las especificaciones establecidas para que presenten de acuerdo a ellas sus propuestas en igualdad de condiciones. Para ello:

a) La entidad elaborará para cada contratación, un pliego de condiciones cuya amplitud dependerá de la complejidad del requerimiento y de la modalidad de la convocatoria y contratación que corresponda.

b) La entidad establecerá un valor razonable para el pliego de condiciones y la fecha de iniciación de su venta para cada contratación.

c) La máxima autoridad ejecutiva de la entidad, la unidad solicitante, y los asesores técnicos son corresponsables del contenido del pliego de condiciones.

Artículo 27.- (Contenido del Pliego)

El pliego de condiciones debe contener: las condiciones legales administrativas, las condiciones técnicas, las condiciones económicas y el modelo de contrato.

Para la contratación de servicios, las condiciones técnicas se denominan términos de referencia.

a) Cuando corresponda, el pliego debe prever la presentación de propuestas con opciones y variantes.

b) El Pliego debe incluir el sistema de evaluación de las propuestas, con porcentajes asignados a cada factor sujeto a evaluación.

El sistema de evaluación indicará la calificación mínima que debe obtener la propuesta técnica y la capacidad financiera del proponente, como condición previa para la consideración de la propuesta económica.

c) Siempre que no afecte al objetivo, la naturaleza y la modalidad de la contratación, el pliego de condiciones podrá permitir la adjudicación parcial de requerimiento.

d) La máxima autoridad ejecutiva de la entidad podrá establecer la preselección, cuando así lo justifique la especialización de la obra o servicio a contratarse.

El procedimiento de preselección es una variante en la presentación de la propuesta y el pliego de condiciones debe establecer su aplicación con claridad.

e) En caso de contratación de seguros por licitación pública, necesariamente se utilizará la preselección.

Artículo 28.- (Condiciones legales y administrativas)

Las condiciones legales y administrativas son requerimientos de los documentos que avalan la identidad del proponente y su situación legal y financiera, que posibilitan, acompañados de una garantía de seriedad, su habilitación para la consideración de su propuesta.

Las entidades no podrán exigir condiciones legales administrativas adicionales a las previstas en las presentes normas básicas.

a) Condiciones legales.El pliego exigirá los documentos que acrediten la existencia y situación legal del proponente.

b) Condiciones administrativasEl pliego detallará las siguientes condiciones administrativas:

b.1. Plazo mínimo de mantenimiento de la propuesta.

b.2. Información sobre la capacidad y situación económica y financiera del proponente relacionada con la magnitud de la propuesta.

b.3. Condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios a cargo del contratante y del contratado.

b.4. Condiciones administrativas durante la ejecución del contrato, garantías requeridas y multas.

c) Garantía de seriedad de propuesta

El pliego establecerá la presentación de una garantía de seriedad de propuesta, por monto y plazo fijos determinado por la entidad, con vencimiento mínimo de treinta (30) días adicionales a la fecha prevista para la adjudicación;

La garantía de seriedad de propuesta será devuelta dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de:

- La declaratoria de convocatoria desierta por falta de tres propuestas;- Anunciada oficialmente la adjudicación, excepto al proponente adjudicado;- Suscrito el contrato; al proponente adjudicado.

Artículo 29.- (Especificaciones técnicas o términos de referencia)

Las especificaciones técnicas o términos de referencia, son requerimientos relacionados con los atributos técnicos de los bienes o servicios a contratar y establecen las exigencias mínimas de la entidad.

a) Las características o condiciones técnicas relacionadas con calidad de bienes o servicios deben fundamentarse en normas técnicas nacionales y a falta de éstas se utilizarán normas internacionales, regionales, subregionales o normas técnicas de otros países.

b) Tendrán carácter indicativo o referencial, si la entidad prevé que las propuestas pueden superar la calidad técnica del bien o servicio requerido. En este caso, el pliego de condiciones deberá señalar variantes posibles, definiendo las condiciones de presentación, evaluación y calificación de dichas variantes.

Artículo 30.- (Información a cargo de la entidad)

El pliego de condiciones elaborado por la entidad, proporcionará a los proponentes la información que se indica:

a) Contratación de bienes.

Señalarán las características técnicas, comerciales, industriales, calidad, plazo de entrega, entregas parciales o totales, forma y lugar de entrega. Si los bienes son importados, la entidad debe exigir la póliza y demás documentos que garanticen su internación legal.

Las especificaciones técnicas no harán referencia ni exigirán una determinada marca o nombre comercial, a menos que no exista otra manera lo suficientemente precisa para especificar el bien, en cuyo caso se incluirá en el pliego de condiciones el texto "o equivalente", con excepción de partes de equipos que requieren marca determinada que no admita substitutos.

b) Contratación de construcción de obras, servicios de consultoría y otros servicios.

Para la contratación de obras y servicios de consultoría, establecerá:

- Planos definitivos de la obra.- Para servicios de consultoría, objetivos y alcances del estudio solicitado.- Métodos, plan de trabajo y cronograma de actividades;- Plazo de ejecución de la obra o el servicio.- Documentos para evaluar la experiencia de las empresas, la del plantel técnico asignado al proyecto, solicitando currícula vitae documentado y formularios para determinar la cantidad de horas / hombre asignados a la dirección de la obra o realización de la consultoría.

- Para la contratación de servicios especiales deberá proporcionarse toda la información que posibilite la propuesta. Tratándose de seguros: materia, bienes a asegurarse; ramos y riesgos a cubrir; modalidades de cobertura; vigencia; moneda; siniestralidad en los últimos cinco años; autorización a los interesados para inspeccionar el estado de riesgo y toda información necesaria.

Artículo 31.- (Condiciones Económicas)

Las condiciones económicas son los precios y tarifas de los bienes y servicios ofrecidos, que deberán ser desagregados por el proponente en función de las especificaciones técnicas o términos de Referencia señalados en el pliego.

El pliego de condiciones incluirá y requerirá la siguiente información:

a) Incluirá:

- Formularios de cotización para que el proponente detalle precios unitarios y especificaciones técnicas.

- Moneda, forma de pago y garantías exigibles al momento de la suscripción del contrato y multas por incumplimiento.

b) Requerirá:

- Para la contratación de bienes de importación, que los precios sean cotizados según el lugar de entrega predeterminado

- Tratándose de contratación de obras y de consultoría, gastos administrativos del proponente, detalle de costos y gastos de la propuesta y cualquier otra información para su evaluación.

- Precio total.

- Para la contratación de otros servicios especiales deberá solicitar toda la información acorde con el requerimiento.Tratándose de seguros: cotización por ramos, alternativas de modalidades de cobertura conteniendo tasa y monto de primas totales, así como un resumen total de la propuesta; franquicias y deducibles. Los precios deben desglosarse en primas netas y totales, mostrando los impuestos incorporados y garantías para la ejecución de la póliza.

c) Ajuste de costos

- En casos justificados, el pliego podrá prever incrementos o decrementos de los costos de acuerdo a un procedimiento determinado por la entidad.

Artículo 32.- (Consultas de los posibles proponentes)

Los interesados podrán efectuar consultas por escrito a la entidad, respecto al pliego de condiciones, hasta diez (10) días hábiles antes del plazo establecido para la presentación de propuestas.

La entidad absolverá las consultas en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas de recibidas, a través de una enmienda o nota aclaratoria. Las respuestas con enmiendas se darán a conocer simultáneamente a todos los interesados que hubieran adquirido o recibido el pliego de condiciones.

Artículo 33.- (Recurso de Oposición)

La oposición es el recurso administrativo interpuesto por un interesado para la modificación del pliego de condiciones, cuando a su juicio este documento contiene errores insalvables, exclusiones anticipadas o preferencias ilegítimas que resulten discriminatorias. Los errores formales podrán ser resueltos a través de la consulta.

Podrá ser interpuesto por cualquier interesado que hubiese adquirido el Pliego.

Artículo 34.- (Procedimiento del Recurso)

El o los posibles proponentes presentarán ante la entidad convocante el recurso de oposición dentro de los diez (10) días hábiles desde la fecha de iniciación de la venta del pliego de condiciones. La máxima autoridad ejecutiva de la entidad ordenará a quien corresponda el procesamiento de la solicitud. La máxima autoridad ejecutiva podrá recurrir al asesoramiento externo cuando lo considere necesario.

a) La presentación de este recurso será notificada a todos los que adquirieron el pliego de condiciones.

b) Las unidades o asesores delegados emitirán un informe sobre la procedencia o improcedencia del recurso, en cinco días hábiles siguientes a la fecha límite fijada para su presentación.

c) La máxima autoridad ejecutiva se pronunciará en única instancia, sin recurso administrativo posterior alguno, declarando probado o improbado el recurso.

d) Si el recurso fuera probado, se señalará nueva fecha para la presentación de propuestas, se corregirán los documentos mediante enmiendas o notas aclaratorias y se devolverá al oponente la boleta de garantía del recurso. En caso contrario se ejecutará la garantía en favor de la entidad y continuará el proceso de contratación.

Artículo 35.- (Garantía de oposición)

Para ser considerado, el recurso de oposición debe estar acompañado de boleta bancaria de garantía o certificado de depósito en la cuenta de entidad, con validez de treinta días (30) hábiles, por el equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la garantía de seriedad de propuesta.

CAPITULO 5CONVOCATORIA


La convocatoria es una invitación a presentar propuestas. En la convocatoria para bienes y servicios regulados se tendrán en cuenta las leyes sectoriales respectivas.

Artículo 37.- (Clases de convocatoria)

La Convocatoria podrá efectuarse a nivel nacional o internacional.

a) La Convocatoria Nacional es aquella en la cual sólo pueden participar empresas nacionales.

b) La Convocatoria Internacional es aquella en la que pueden participar tanto empresas nacionales como extranjeras. Se podrá realizar cuando así lo exija el financiador o cuando la máxima autoridad ejecutiva de la entidad lo considere necesario.

Artículo 38.- (Publicación de la convocatoria)

Para la presentación de la propuesta, la convocatoria será publicada o remitida al posible oferente, con plazos específicos en cada caso, que podrán ser de veinte (20) días hábiles para invitación directa, treinta (30) días hábiles para licitación pública y cincuenta (50) días hábiles tratándose de invitación directa o licitación internacional.

Los plazos señalados en la convocatoria serán computables a partir de la primera publicación de la convocatoria y remisión de la invitación.

a) La Convocatoria nacional o internacional será publicada en por lo menos dos periódicos de mayor circulación durante tres (3) días discontinuos, y en medios de comunicación y en revistas especializadas de carácter internacional, respectivamente.

b) La Contratación por excepción no requiere convocatoria publica, salvo que la máxima autoridad la decidiera como la mejor forma de obtener propuestas.

Artículo 39.- (Ampliación del plazo para presentación de propuestas)

Si la entidad considera indispensable, después de la publicación o remisión de la convocatoria, pero antes del plazo fijado para la presentación de propuestas, efectuar modificaciones a los requerimientos de la convocatoria original, fijará un nuevo plazo para la presentación de propuestas a través de la publicación o comunicación correspondientes.

Las modificaciones al pliego se entregarán en forma gratuita a quienes compraron el pliego original.

Artículo 40.- (Contenido de la convocatoria)

La convocatoria tendrá el siguiente contenido mínimo:

- Nombre de la entidad convocante y objeto del llamado.

- Código y número de la convocatoria.

- Especificación si es la primera o segunda convocatoria. En este último caso, señalará también la fecha de publicación de la primera.

- Lugar y fecha donde puede ser adquirido el pliego de condiciones y efectuar consultas.

- Lugar y plazo para la presentación de propuestas.

- Lugar y fecha de apertura de las propuestas.

- Precio de venta del pliego de condiciones.

- Lugar, fecha y número de la publicación que se efectúa.

Artículo 41.- (Convocatoria desierta)

La máxima autoridad ejecutiva podrá declarar desierta una convocatoria cuando:

- Concurran menos de tres proponentes a la primera convocatoria;

- Cuando todas las propuestas en los aspectos legal y técnico requeridos, no hayan obtenido la calificación mínima.

- No hayan proponentes en la segunda convocatoria.

- Cuando los precios ofertados excedan a lo presupuestado por la entidad.

Artículo 42.- (Nueva convocatoria)

En caso de declaración de convocatoria desierta, la nueva convocatoria seguirá el siguiente procedimiento:

a) Dentro de las cuarenta y ocho horas (48) siguientes a la declaratoria de convocatoria desierta, se devolverá a los proponentes la documentación presentada.

b) El nuevo llamamiento se podrá efectuar utilizando el mismo o nuevo pliego de condiciones. Si se incorporan al pliego variaciones substanciales, se tendrá por primera convocatoria.

c) Se efectuará la segunda convocatoria en el tiempo máximo de quince (15) días hábiles, indicando que la primera convocatoria fue declarada desierta.

d) Las propuestas que se presenten a una segunda convocatoria serán abiertas, cualquiera sea su número.

e) Si la segunda convocatoria hubiera sido declarada desierta, podrá contratarse el bien o servicio mediante contratación por excepción.

CAPITULO 6PRESENTACION Y RECEPCION DE PROPUESTAS

Artículo 43.- (Presentación de propuestas)

La presentación de propuestas es el acto mediante el cual los proponentes manifiestan su voluntad de contratar con la entidad demandante y su adhesión a los términos señalados en el pliego de condiciones. La entidad garantizará a los proponentes confidencialidad sobre el contenido de sus propuestas.

Artículo 44.- (Forma de presentación).

Las propuestas serán presentadas en dos sobres: Sobre "A" y Sobre "B", en las condiciones y forma establecidas en el pliego de condiciones, dentro del plazo y en el lugar señalados por la convocatoria.

a) Todas las páginas de la propuesta, sin excepción, estarán numeradas, selladas y rubricadas por el proponente.

b) Las propuestas se presentarán en dos ejemplares por lo menos.

Artículo 45.- (Sobre "A" de las propuestas)

El sobre "A" de las propuestas comprenderá las condiciones legales administrativas y las condiciones técnicas, en los documentos que se indica:

a) Documentos genéricos:

- Copia legalizada del Registro de Comercio y Sociedades por Acciones (RECSA), y poder del representante legal, cuando corresponda.

- Copia legalizada del Registro Unico de Contribuyentes (RUC)

- En caso de sociedad accidental o consorcios, el contrato correspondiente con indicación del porcentaje de participación de los asociados, señalando el nombre del representante legal.

- Garantía de seriedad de propuesta.

- Declaración jurada de los proponentes dando fe del cumplimiento de contratos que hubieran efectuado durante los últimos cinco años con entidades del sector público y del sector privado y de no encontrarse comprendidos en las causales de incompatibilidad e inhabilitación.

- Información sobre la capacidad económica financiera del proponente en relacion a la magnitud de su propuesta.

- Recibo del pago del valor del pliego de condiciones.

- Propuesta técnica según lo solicitado en el pliego de condiciones.

b) Documentos específicos

Además de los documentos genéricos, se presentarán los documentos específicos, que se indican a continuación, según el caso.

b.1. Para construcción de obras:

- Balance de las dos últimas gestiones, con dictamen de auditoría externa si correspondiere, y comprobante de presentación a la Dirección de Impuestos Internos. Las empresas nuevas podrán presentar el balance de apertura y de la gestión y, en su caso, un balance de situación por el tiempo de su existencia.

- Relación de la experiencia del proponente en obras y trabajos similares, con la nómina de profesionales y técnicos que intervinieron, así como el precio de contratación y las modificaciones, si hubieron.

- Nombre y currícula vitae de los profesionales y técnicos que participarán en la obra y compromiso de trabajo, expresado en términos de tiempo.

- Relación y características esenciales de la maquinaria y equipo incluyendo tiempo de uso, herramientas e implementos que se utilizarán en la obra, especificando su origen en caso necesario.

Si se tratara de maquinaria y equipo a alquilarse, se solicitará la certificación de su propiedad y copia legalizada del compromiso suscrito con el propietario que garantice la disponibilidad del equipo en forma oportuna de acuerdo al cronograma de trabajo.

- El certificado de inscripción en el registro nacional de Empresas Constructoras de la Secretaría Nacional de Transporte, Comunicación y Aeronáutica Civil.

b.2 Para consultoría, auditoría y otros servicios:

- La propuesta técnica incluirá el alcance y objetivos del trabajo; los programas de actividades, asignación de personal con sus presupuestos de tiempo, documentos de solvencia técnica para la evaluación y calificación del personal profesional, especialista y principal asignado al trabajo.

- El certificado del registro de Empresas Consultoras a cargo del órgano rector, quien exigirá para la inscripción previa pertinente, solamente: documentos probatorios de la capacidad profesional del personal responsable de la empresa, resumen sobre las áreas de su especialización, lista de trabajos realizados y personal profesional que los ejecutó, copia legalizada de inscripción en el Registro Unico de Contribuyentes, RUC, copia legalizada de inscripción y matrícula del Registro de Comercio y Sociedades por Acciones, RECSA. El registro se actualizará anualmente.

b.3 Para seguros

- Certificado único emitido por la Superintendencia Nacional de Seguros y Reaseguros y los modelos de póliza y anexos que se otorgarán en caso de adjudicación, así como las condiciones particulares, sin incluir primas, montos de franquicia ni forma de pago.

- Contratos de reaseguros automático debidamente legalizados por la Superintendencia Nacional de Seguros y Reaseguros.

- Distribución del riesgo, indicando montos y porcentajes de retención propia y de cesión a contratos automáticos facultativos.

- Nombre, dirección, procedencia e información de los reaseguradores.

- Nombre, dirección, procedencia e información del corredor de seguros.

- Balance de las dos últimas gestiones, con dictamen de auditoría externa si corresponde, o presentación de la declaración a la Dirección de Impuestos Internos, legalizados por la Superintendencia Nacional de Seguros y Reaseguros.

- Relación de experiencia del proponente en seguros de este tipo y otros similares y certificado emitido por la Superintendencia de Seguros de no tener deudas en mora por siniestros.

- En caso de propuestas en coaseguro, el contrato de sociedad accidental entre las compañías aseguradoras, con detalle de porcentajes de participación e identificación de la compañía líder.

b.4 Para Empresas Especializadas en Contrataciones

Certificado de registro extendido por el órgano rector, de acuerdo al Capítulo 14 de las presentes normas.

Artículo 46.- (Sobre "B" de las propuestas)

El sobre "B" contendrá las condiciones económicas de la propuesta, de acuerdo a la modalidad de contratación, del bien, obra o de servicio, incluyendo los impuestos correspondientes.

a) Contratación de bienes

La cotización debe especificar:

- Descripción del bien o bienes solicitados, codificados con especificación de la unidad de medida y cantidad, numerados correlativamente.

- Valores parciales, producto del precio unitario por la cantidad.

- Valor total, con especificación de costo FOB, FAS, CIF, etc.., modalidad y lugar de entrega, plazos, validez de la propuesta, según corresponda.

b) Construcción de obras

La propuesta especificará:

- Descripción, codificación y numeración de los ítemes involucrados.

- Unidad de medida y cantidad.

- Precio unitario; análisis de precios unitarios de cada ítem que se solicita, de acuerdo a formulario.

- Valores parciales (producto de cantidad por precio unitario).

- Valores totales.

- Plazos y validez de la propuesta.

c) Contratación de servicios de consultoría, auditoría y otrosservicios.

De acuerdo al alcance e importancia del proyecto, la propuesta económica debe contener la siguiente información:

- La tarifa de cada servicio con el desglose apropiado al requerimiento incluyendo plazos.

- Costos del personal en base al número de hombres/mes asignados al proyecto o trabajo.

- Cargas y/o beneficios sociales.

- Costos de movilización, transporte, alojamiento, pago de viáticos, etc.

- Adquisición de equipo, alquileres de bienes muebles, inmuebles, etc.

- Costos indirectos y recargos a favor del proponente.

- Resumen de costos involucrados.

d) Contratación de seguros

- Certificado del reasegurador líder dirigido a la compañía aseguradora, certificando su respaldo a la cotización propuesta.

- Tasas y primas netas y totales por ramo y riesgo, en números y en letras.

- Tipos de franquicias deducibles.

- Tasas, franquicias y primas de las condiciones particulares de la póliza.

- Toda condición relacionada con la propuesta económica.

- Resumen de la propuesta que indique la prima neta y total.

Artículo 47.- (Proponentes extranjeros)

Los proponentes extranjeros presentarán los documentos similares o equivalentes a los exigidos en los artículos anteriores. La documentación que resulte probatoria de su constitución legal en su país de origen estará debidamente legalizada ante autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores. Deberán acreditar un representante responsable domiciliado en Bolivia.

a) Las empresas extranjeras de construcción o consultorías para presentarse en una convocatoria previamente deberán asociarse con una o varias empresas nacionales.

b) Las empresas extranjeras serán contratadas bajo la jurisdicción boliviana y presentarán la autorización que corresponda, de acuerdo a las leyes que regulan el servicio.

Artículo 48.- (Propuesta de inmuebles)

En caso de alquiler o compra de bienes inmuebles, los proponentes presentarán un sobre conteniendo, además de la propuesta económica, los siguientes documentos:

a) Testimonio de los títulos de propiedad incluyendo planos de la misma.

b) Certificados alodial y decenal.

c) Certificado de catastro sobre registro del derecho propietario e inafectabilidad.

d) Copia de formulario de pago de los impuestos que gravan el inmueble.

e) Declaración jurada de no encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad.

Artículo 49.- (Recepción de propuestas)

La entidad registrará en un libro de actas el nombre del proponente, la fecha y hora de recepción de su propuesta y extenderá un recibo de constancia. La propuesta que sea presentada fuera de hora no será recibida, registrándose tal hecho en el libro.

Artículo 50.- (Desistimiento).

El desistimiento es el acto voluntario del proponente por el cual renuncia en forma expresa a continuar participando en un proceso de contratación.

El desistimiento formulado antes de la apertura de las propuestas dará lugar a la devolución de los sobres presentados por el proponente. El desistimiento después de la apertura de las propuestas, se sancionará con la ejecución de la garantía de seriedad de propuestas.

CAPITULO 7APERTURA DE PROPUESTAS

Artículo 51.- (Concepto).

La apertura de propuestas es el acto público que ratifica la decisión de la entidad de contratar y la decisión del proponente de intervenir en el proceso. La apertura estará a cargo de la comisión de calificación.

a) Después de la apertura, la falta de cualquiera de los documentos solicitados en el pliego de condiciones inhabilitará al proponente. Con posterioridad a la apertura no podrá subsanarse ninguna omisión.

b) Las propuestas, una vez realizado el acto de apertura, son inalterables.

Artículo 52.- (Acto de apertura).

La comisión calificadora realizará la apertura obligatoriamente en acto público, en el lugar, día y hora señalados en la Convocatoria.

a) Instalado el acto, el secretario informará sobre el objeto de la convocatoria, las publicaciones de prensa realizadas y el número de propuestas presentadas.

b) En caso de existir menos de tres propuestas en la primera convocatoria, la comisión suspenderá el acto y recomendará a la máxima autoridad ejecutiva que la declare desierta.

c) Las propuestas que se presenten en la segunda convocatoria serán abiertas, cualquiera sea el número de ellas.

d) Las observaciones de los proponentes constarán en el acta de apertura que suscribirán los miembros de la comisión calificadora.

Artículo 53.- (Procedimiento de apertura del Sobre "A")

La comisión calificadora procederá a la apertura de propuestas de las siguiente manera:

a) Abrirá el Sobre "A" haciendo constar la relación de los documentos presentados.Los miembros de la comisión suscribirán dichos documentos presentados, con excepción de la boleta de garantía de seriedad de propuesta.

b) Fijará la fecha del acto público destinado a la lectura del informe de calificación de los sobres "A" y la apertura de los sobres "B".

Artículo 54.- (Procedimiento de apertura del Sobre "B")

La comisión calificadora procederá a la apertura del sobre "B" de las propuestas cuya calificación del sobre "A" hubiera alcanzado el puntaje mínimo establecido en el pliego de condiciones.

CAPITULO 8CALIFICACION Y PRESELECCION

Artículo 55.- (Concepto).

La calificación a cargo de la comisión calificadora, es la evaluación de la idoneidad y capacidad de cada proponente, del alcance técnico y económico de su propuesta, con una metodología predeterminada e inamovible, que concluye con una recomendación a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad.

Todos los factores a calificarse responderán al requerimiento especifico.

El sistema de calificación de los sobres "A" y "B" estará previsto en el pliego de condiciones.

Artículo 56.- (Calificación de documentos del Sobre "A")

La calificación del sobre "A" comprenderá:

a) La habilitación de propuestas y la evaluación de la capacidad financiera y patrimonial del proponente.

b) La evaluación de la propuesta técnica que tomará en cuenta:

b.1 Contratación de bienes

El cumplimiento de las especificaciones técnicas de los bienes solicitados en el pliego de condiciones.

b.2 Construcción de obras

- Experiencia de la empresa.

- Formación académica y experiencia del plantel técnico asignado a la obra.

- Características de los recursos técnicos y equipos de construcción que serían asignados a la obra.

- Plazo ejecución

b.3 Contratación de servicios de consultoría y otros servicios

- Experiencia del proponente en el área requerida.

- Formación académica y experiencia del plantel técnico que participará en el proyecto.

- Características de los recursos técnicos y equipos de gabinete (hardware y software), laboratorio y otras facilidades que disponga para el trabajo a realizarse.

Artículo 57.- (Incentivo para propuestas de bienes y servicios nacionales)

Para promover la industria y servicios nacionales con relación a los extranjeros, se otorgará un incentivo del diez por ciento (10%) a la sumatoria de la calificación técnica y económica, siempre y cuando hubiere obtenido el porcentaje mínimo o mayor al exigido para la apertura del sobre "B".

Artículo 58.- (Calificación del Sobre "B")

La calificación y/o evaluación del Sobre "B" de las propuestas habilitadas, comprenderá en todos los casos lo siguiente:

- La revisión aritmética de la propuesta

- El análisis comparativo de los precios unitarios y la racionalidad de la propuesta económica en su conjunto con la propuesta técnica.

- En la compra de bienes el análisis de alternativas o descuentos que se propongan.

Artículo 59.- (Rechazo de propuesta)

La propuesta puede ser rechazada:

a) por incompatibilidad para contratar;b) por inhabilitación de la propuesta;c) por descalificación de la propuesta; Artículo 60.- (Incompatibilidad para contratar)

De acuerdo a disposiciones legales vigentes, se declarará incompatible al proponente cuando la propuesta haya sido presentada en forma directa o a través de las empresas en las quetuvieran una participación accionaria representantes nacionales, dignatarios de Estado o los servidores públicos que ocupen cargos ejecutivos, o estén vinculados al proceso de contratación.

Se extenderá por un año a partir de la cesación de sus funciones, para contrataciones de entidades pertenecientes al sector en el cual el servidor haya trabajado con carácter permanente en nivel jerárquico ejecutivo u operativo equivalente a Director o superior.

Artículo 61.- (Inhabilitación de la propuesta)

La inhabilitación procederá:

- Si el proponente ha omitido la presentación de cualquier documento requerido en el pliego.

- Si fuese comprobada fehacientemente la falsedad de la información proporcionada.

- Si la empresa proponente o sus propietarios tuvieren pliego de cargo ejecutoriado o sentencia ejecutoriada por incumplimiento de contrato con entidades públicas.

- Por disolución o quiebra del proponente.

Artículo 62.- (Descalificación de la propuesta)

Se descalificará la propuesta en los siguientes casos:

- si no hubiese alcanzado el puntaje mínimo de calificación en el sobre "A", como requisito previo a la evaluación económica;

- si en la revisión aritmética existiese una diferencia mayor del dos al cinco por ciento (2% - 5%) entre los cálculos presentados en la propuesta y los resultantes de la revisión.

Dependiendo de la naturaleza de la contratación, cada pliego consignará el porcentaje apropiado.

Artículo 63.- (Puja abierta)

La puja abierta es el acto público que tiene la finalidad de mejorar las propuestas, para beneficio económico cuantificable de la entidad.

La puja abierta es un recurso para convocar solamente a los proponentes de bienes que hubieran presentado las mejores propuestas, similares en calidad, plazo y precio.

a) Se considerará propuestas similares aquellas que hayan alcanzado una calificación superior al puntaje mínimo previsto, que ocupen los primeros lugares y que la diferencia entre ellas sea igual o menor al dos por ciento (2%) del puntaje final.

b) Con anterioridad a la puja abierta, la entidad establecerá un porcentaje máximo de rebaja admisible, para preservar la calidad de los bienes a ser contratados.

c) El acto público de puja abierta será presidido por la máxima autoridad ejecutiva o su representante y la participación de la comisión calificadora. En el mismo acto se adjudicará el contrato. El desarrollo de la sesión constará en el acta respectiva.

d) La puja abierta debe convocarse dentro del plazo fijado para la adjudicación.

Artículo 64.- (Calificación con preselección de propuestas)

Cuando la entidad considere conveniente a sus intereses, podrá utilizar la opción de preselección de propuestas, aplicando el mismo procedimiento de calificación establecido en las presentes normas básicas, en dos etapas:

- en la primera etapa sólo se presentarán y calificarán los documentos relativos a la capacidad técnica del posible proponente.

- en la segunda etapa se convocará exclusivamente a los proponentes preseleccionados y se les solicitará la presentación de la propuesta técnica y económica.

Artículo 65.- (Informe de calificación final y recomendación)

El informe de calificación será emitido por la comisión calificadora siempre con carácter de recomendación, para que la máxima autoridad ejecutiva decida la adjudicación.

La calificación final será la sumatoria de las calificaciones técnica y económica.

a) El contenido mínimo del informe de la comisión calificadora comprenderá:

- La nómina de los proponentes que participaron en la convocatoria

- Cuadros comparativos de las calificaciones técnica y económica y un cuadro resumen general de la calificación. La calificación final incluye el incentivo a los bienes y servicios nacionales.

- Otros aspectos que se consideren pertinentes.

b) El informe concluirá con el resumen ejecutivo y recomendación de adjudicación en favor del proponente que hubiera obtenido el primer lugar en la calificación final o, si fuera el caso, sugerirá que se declare desierta la convocatoria.

c) El informe de la comisión calificadora no creará derecho alguno en favor del proponente recomendado.

CAPITULO 9ADJUDICACION

Artículo 66.- (Concepto).-

La adjudicación es la resolución de la máxima autoridad ejecutiva mediante la cual elige la propuesta más conveniente para la entidad, teniendo en cuenta la recomendación de la comisión calificadora y los antecedentes del proceso de contratación.

Artículo 67.- (Decisión de adjudicación).

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad podrá aceptar la recomendación de la comisión calificadora u objetarla.

a) Si acepta la recomendación de la comisión calificadora, adjudicará en favor de la propuesta recomendada.

En este caso, la Comisión Calificadora será corresponsable de la decisión de adjudicación.

b) Si rechaza la recomendación, deberá devolver antecedentes a la comisión calificadora con sus objeciones, otorgándoles cinco días (5) calendario para su revisión. La recomendación de la comisión podrá ser confirmada, complementada o modificada si fuera el caso.

El ejecutivo podrá instruir una auditoría del proceso de calificación para establecer la razonabilidad de la recomendación.

c) Si la máxima autoridad ejecutiva decidiera adjudicar a una propuesta distinta a la recomendada, deberá justificar su decisión dejando constancia escrita de los fundamentos por los cuales adopta una resolución divergente.

d) La resolución debe ser notificada a todos los proponentes.

e) Con la notificación de la adjudicación a todos los proponentes, corre el término para presentar Impugnación a la misma. Durante este término estará a disposición de los

proponentes el resumen ejecutivo de la comisión calificadora o la justificación formulada por el máximo ejecutivo para apartarse de la recomendación.

Artículo 68.- (Desistimiento y nueva adjudicación)

Si el proponente adjudicado desistiera de suscribir el contrato, la entidad hará efectiva la boleta de garantía de seriedad de propuesta y la máxima autoridad ejecutiva podrá:

a) Iniciar acuerdos con el proponente que hubiera ocupado el segundo lugar y haya logrado una calificación final superior o igual a la mínima establecida por la entidad.

b) Autorizar el inicio de una nueva convocatoria.

CAPITULO 10IMPUGNACION


La impugnación es el recurso legal que interpone el proponente para establecer la legitimidad de la adjudicación, alegando la existencia de irregularidades en la calificación o en la justificación que hubiere dado lugar a una adjudicación.

Artículo 70.- (Derecho a Impugnar)

El proponente cuyo sobre "B" haya sido calificado podrá impugnar la adjudicación dentro de los cinco (5) días hábiles y laborables siguientes a su notificación oficial.

Luego de presentar la boleta de garantía o efectuar el depósito, el impugnador podrá acceder a toda la información de la adjudicación que impugna, siempre que no sea afectada la confidencialidad de otra propuesta.

La impugnación suspenderá el proceso de suscripción del contrato.

Artículo 71.- (Garantía de Impugnación)

La impugnación será acompañada de una boleta de garantía bancaria, exigible y ejecutable a su sola presentación, o recibo de depósito oficial en la cuenta de la entidad licitante.

El monto de la garantía será el equivalente al uno por ciento (1%) de la propuesta del impugnador, con validez de cuarenta y cinco (45) días calendario desde la fecha de su presentación.

Artículo 72.- (Trámite)

La impugnación se presentará ante la autoridad que realizó la adjudicación, para que la resuelva la autoridad superior en grado, sea ésta individual o colegiada.

En un plazo improrrogable de cinco (5) días hábiles contados a partir de la presentación de la impugnación, la autoridad impugnada se elevará a consideración de la autoridad

superior en grado acompañando los antecedentes de la adjudicación y los informes pertinentes.

La autoridad superior en grado, dentro de los diez (10) días hábiles de la recepción de los documentos, fallará en única instancia, sin recurso administrativo posterior alguno, mediante resolución expresa y motivada declarando probada o improbada.

Artículo 73.- (Efectos de la Impugnación)

La impugnación causará los siguientes efectos:

a) Si la impugnación se declara probada, se devolverá la garantía dentro de las veinticuatro (24) horas de la resolución y se anulará obrados hasta el vicio más antiguo, a partir del cual se repondrá el proceso de contratación.

b) Si la impugnación se declara improbada, se consolidará la garantía en favor de la entidad contratante y el proceso impugnado continuará su ejecución.

c) El silencio administrativo, transcurridos los plazos establecidos en el articulo anterior, constituirá presunción de aceptación de la impugnación, correspondiendo la devolución de la garantía y la anulación de obrados hasta el vicio más antiguo.

Artículo 74.- (Notificación y sanciones)

Para su registro, toda impugnación declarada probada o improbada será notificada al órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Servicios que las publicará.

Constando el rechazo de tres impugnaciones, el órgano rector declarará la inhabilitación temporal del impugnante en convocatorias del sector público, por el plazo de un año.

CAPITULO 11CONTRATO


El contrato es el acuerdo de partes que establece las obligaciones y derechos de la entidad y del proponente que se haya adjudicado el suministro de un bien o servicio.

Los contratos de las entidades públicas se regulan por el pliego de condiciones, el reglamento específico de la entidad, las presentes normas básicas, las disposiciones del Código Civil, Código de Comercio y otras leyes.

Tratándose de seguros, la póliza constituye el contrato.

Artículo 76.- (Contratación)

Comunicada la adjudicación y transcurrido el término de cinco (5) días hábiles sin que se hubiera interpuesto impugnación alguna, la autoridad que tenga la representación legal de la entidad y el asesor legal acordarán los términos del contrato u orden de compra, con el proponente adjudicado.

a) El plazo para convenir los términos de la contratación o para la suscripción del contrato, será fijado en el pliego de condiciones.

b) Las compras menores se realizarán simplemente mediante órdenes de compra, firmadas y autorizada por autoridad competente.

Artículo 77.- (Contenido del contrato)

Para convenir el contrato u orden de compra, las entidades se basarán en la documentación acumulada durante el proceso.

Los contratos, además de las cláusulas generales, contendrán otras referidas a los siguientes puntos:

a) Para la contratación de bienes:

- Detalle de cantidades y precios unitarios y totales.

- Especificaciones técnicas de acuerdo a la propuesta aceptada; lugar y fecha de recepción provisional y definitiva.

- Cláusulas penales para el caso de incumplimiento por las partes contratantes.

- Prohibición de subrogar, traspasar o transferir parte o todo el contrato a terceros sin previo consentimiento de la entidad contratante.

- Causales de resolución para ambas partes.

- Indemnización por daños y perjuicios por incumplimiento de las partes.

- Domicilio de las partes.

- Forma y condiciones del pago.

b) Para la contratación de obras:

- Precios unitarios y precio total de la obra

- Registro de órdenes, inspección y supervisión

- Fecha de la recepción provisional y definitiva

- Prohibición de transferir la participación accionaria del adjudicatario, total o parcial, en favor de terceros durante la vigencia del contrato, sin previo conocimiento de la entidad contratante.

- Prohibición de subrogar, traspasar o transferir parte o todo el contrato a terceros sin el previo consentimiento de la entidad contratante.

- Causales de resolución aplicables a ambas partes.

- Sistema de cálculo de la indemnización por daños y perjuicios emergentes del incumplimiento del contrato.

- Periodicidad en la presentación de planillas y su facturación.

- Forma y condiciones de pago.

- Domicilio legal de las partes.

c) Para la contratación de consultorías y otros servicios:

- Alcance del trabajo propuesto

- Nómina del personal superior y técnico que tendrá a su cargo el trabajo.

- Cronograma de presentación de informes parciales e informe final.

- Precio y condiciones de pago.

- Causales de rechazo parcial o total del trabajo.

- Causales de resolución y penalidades aplicables a las partes contratantes.

- Domicilio legal de las partes.

d) Reajustes:

En ningún caso procederán ajustes no considerados en el pliego de condiciones.

El procedimiento de ajuste de costos podrá pactarse en el contrato tomando en cuenta lo siguiente:

- Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales se reconocerán los incrementos autorizados.

- Para obras, los ajustes se calcularán a partir de la fecha en que se haya producido el incremento o decremento en el costo de los insumos respecto de la obra faltante de ejecutar, conforme al cronograma de ejecución pactado en el contrato o, en caso de existir atraso no imputable al contratista.

- Los precios de los contratos permanecerán fijos hasta la terminación de los trabajos contratados. El ajuste se aplicará a los costos directos, conservando constantes los porcentajes de indirectos y utilidad originales. El costo por financiamiento estará sujeto a las variaciones de la tasa de interés del mercado.

Artículo 78.- (Supervisor o Fiscal de Obra)

La entidad contratante en construcción de obras o prestación de servicios, designará al responsable directo de la supervisión, control, revisión de los trabajos ejecutados y la aprobación de las planillas de avance o factura correspondiente. La empresa contratada hará conocer el nombre del director de obra con domicilio en el sitio de los trabajos.

La responsabilidad del supervisor designado por la entidad y del director de obra designado por la empresa contratada, no es excluyente de la que corresponde a la máxima autoridad ejecutiva y personal que interviene en el proceso de pago, ni la responsabilidad de la empresa en el cumplimiento del contrato.

Artículo 79.- (Multa)

La multa es la sanción pecuniaria administrativa establecida en el contrato, aplicable al contratista en caso de incumplimiento de las obligaciones asumidas.

Los contratos del sector público señalarán las multas por incumplimiento y su aplicación tomando en cuenta lo siguiente:

a) El incumplimiento en el plazo de entrega del bien, obra o servicio originará la aplicación de una multa.

El valor de la multa será un monto fijo por día de atraso, de acuerdo al valor de los bienes que resta entregar.

En el caso de servicios, la multa estará relacionada al avance del trabajo.

b) Si la sumatoria de las multas acumuladas alcanzase el diez por ciento (10%) del monto total del contrato, constituirá causal de resolución por incumplimiento, aplicable si conviniera a la entidad tal resolución.

Artículo 80.- (De las garantías del contrato)

Las garantías requeridas por las entidades a los contratistas tendrán carácter de irrevocables, renovables y de ejecución inmediata y serán:

a) De Cumplimiento de Contrato, por un monto mínimo equivalente al díez por ciento (10%) del valor del contrato.

b) De Correcta Inversión de Anticipo, que procederá en construcción de obras y consultorías, cuyo monto será igual al ciento diez por ciento (110%) del anticipo otorgado.

Las entidades, podrán pagar como anticipo hasta un máximo equivalente al veinte por ciento (20%) del monto total del contrato.

En el caso de obras y consultorías, conforme se vaya amortizando el monto del anticipo, se podrá reducir la garantía en el mismo porcentaje.

c) De Buena Ejecución, se requerirá en caso de construcción de obras, con vigencia desde la recepción definitiva, hasta un año de realizada tal por un monto no inferior al cinco por ciento(5%) del valor total de obra, sin perjuicio que el adjudicado sea llamado a responder por los vicios ocultos.

d) Los contratos de servicios regulados estarán sujetos solamente a la garantía de cumplimiento de contrato.

Artículo 81.- (Contrataciones sin garantías)

No será necesario constituir garantías en las contrataciones de profesionales independientes; de avisos publicitarios, compra, alquiler o arrendamiento de inmuebles y entre organismos del sector público.

Artículo 82.- (Documentos integrantes del contrato)

Forman parte integrante del contrato sin que sea necesaria su protocolización:

- La propuesta adjudicada incluyendo especificaciones técnicas y planos cuando corresponda.

- El pliego de condiciones.

- El reglamento específico de la entidad contratante o estas normas básicas en caso de inexistencia del primero.

a) En caso de duda sobre los derechos y obligaciones durante su ejecución, las partes acudirán a los términos del contrato, a la propuesta adjudicada, al pliego de condiciones y al reglamento específico de contratación de bienes y servicios de la entidad, y en su caso al arbitraje, en el mismo orden de prelación.

b) Los contratos emergentes de licitación pública necesariamente serán protocolizados pagando la entidad los derechos establecidos en el decreto supremo 23148 de 11 de mayode 1992 que amplía a las notarías de gobierno los aranceles fijados por las cortes superiores de justicia para las notarías públicas de cada distrito.

Artículo 83.- (Propiedad de los trabajos)

En contratación de obras y otros servicios los planos, estudios, informes y material que se genera en la ejecución serán en todo momento de propiedad de la entidad contratante. Los responsables de su custodia no podrán utilizarlos ni proporcionar o difundir dicho material total o parcialmente sin el consentimiento previo de la entidad.

Artículo 84.- (Resolución del contrato)

El contrato podrá resolverse en cualquier momento de su ejecución por convenio de partes y por incumplimiento.

a) Por convenio de partes únicamente mediando caso fortuito o fuerza mayor que impida la ejecución del contrato, que se liquidará sin responsabilidad para las partes.

Dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de sucedido el caso fortuito o fuerza mayor, la parte afectada lo comunicará por escrito a la otra parte.

b) Las causales que podrán invocar las partes para resolver un contrato por incumplimiento serán las establecidas en el pliego de condiciones, sin perjuicio de aquellas que se indican en la presente norma básica. La resolución procederá sin necesidad de intimación judicial.

c) El incumplimiento será establecido por las partes mediante perito dirimidor independiente.

c.1. En la contratación de bienes:

Causales imputables al contratista:

- Incumplimiento en la fecha de entrega del bien.

- Entrega de un bien distinto al contratado.

- Disolución de la empresa o quiebra declarada.

Causales imputables a la entidad:

- Si apartándose de los términos del contrato exige aumento o disminución de los bienes.

- Falta del pago comprometido en el contrato u orden de compra.

c.2. En la contratación de obras:


- Incumplimiento en la fecha de iniciación de obras habiendo recibido anticipo.

- Disolución de la empresa constructora o quiebra declarada.

- Incumplimiento a la tercera conminatoria consecutiva del supervisor para que se ajuste a los planos y especificaciones y para el pago puntual a su personal.

- Suspensión de obras por más de diez (10) días sin autorización escrita del supervisor.

- Incumplimiento del programa de trabajo.

Causales imputables al contratante:

- Apartarse de los términos del contrato y exigir aumentos e disminuciones en las obras sin justificación técnica de las órdenes de cambio.

- Disponer injustificadamente la suspensión de las obras por más de veinte (20) días calendario.

- Demorar los pagos hasta un período mayor a los sesenta (60) días calendario a partir de la fecha de aprobación de planilla.

- Acumular tres o más planillas consecutivas impagas.

c.3. En la contratación de consultorías y otras servicios:


- Incumplimiento en la fecha de iniciación de los trabajos habiendo recibido el anticipo.

- Disolución de la firma.

- Suspensión de los trabajos sin autorización escrita del Supervisor o contraparte asignada.

- Incumplimiento del programa de trabajo por tres veces.

- Rechazo de los informes parciales por tres veces.

- Cambios en el plantel profesional y técnico sin conocimiento y autorización previa de la entidad contratante.

Causales imputables al contratante:

- Demora en los pagos por más de sesenta (60) días de los programados en el contrato.

- Incumplimiento del plazo de aceptación o rechazo de informes parciales, por tres (3) veces.

- Suspensión de los trabajos por más de treinta (30) días, sin la justificación necesaria y ni la suscripción del documento respectivo.

Artículo 85.- (Contratación de terceros)

En caso de incumplimiento del contrato y siendo preciso contar con los bienes, obras o servicios en forma impostergable, la entidad podrá contratar a un tercero por cuenta del contratista incumplido, cuidando que las características de los bienes y servicios se ajusten estrictamente a las originalmente pactadas.

Producida la resolución del contrato, la entidad contratante, considerando la naturaleza y el avance del trabajo, podrá efectuar una nueva convocatoria o continuar las obras o servicioscontratando directamente a terceros.

CAPITULO 12

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Artículo 86.- (Recepción)

La recepción es el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones, lugar y fecha establecidos.

La recepción se cumplirá en dos etapas: la provisional y la definitiva.

a) En la recepción provisional, la entidad hará constar en acta, el estado y cualquier pormenor, reserva, disidencia u observación sobre el bien o servicio que reciba, observaciones que deben ser solucionadas por el contratista dentro de un plazo prudencial.

b) En la recepción definitiva la entidad acepta el bien, servicio u obra, después de haber verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por el proveedor ocontratista.

El contratista termina con la recepción definitiva sus obligaciones con la entidad, salvo aquellas responsabilidades de orden civil a que hubiese lugar, de acuerdo a la legislación vigente.

Artículo 87.- (Recepción de bienes)

Los bienes recibidos provisionalmente quedarán sujetos a verificación posterior, que deberá ser realizada en el tiempo previsto en el cronograma de la contratación. Este plazo incluye análisis, peritajes y otras pruebas previstas en el contrato.

a) Los recibos o documentos que la entidad entregue como constancia de la recepción provisional de los bienes, no liberan al proveedor de la responsabilidad por las deficiencias que se adviertan en el momento de la recepción definitiva.

b) Una Comisión de Recepción será designada por la máxima autoridad ejecutiva como encargada de la recepción provisional y su responsabilidad alcanza al control físico de los bienes, como ser peso, volumen, medida o cantidad que deberán coincidir con el contrato. De no ser así, requerirá al proveedor salvar las observaciones.

c) Los ensayos, análisis, peritajes y otras pruebas que se consideren pertinentes estarán a cargo de la comisión de recepción. Concluidos éstos, su resultado constará en acta de larecepción definitiva, emitiéndose la certificación correspondiente para que la máxima autoridad ejecutiva autorice la liquidación de pago.

d) Para la recepción de bienes fungibles, consumibles, perecederos o víveres frescos la entidad optará por la recepción definitiva, obligándose a almacenar el bien en condiciones apropiadas y relacionadas con su naturaleza.

Artículo 88.- (Recepción de obras)

Concluida la obra, la entidad contratante procederá a su recepción provisional:

a) La recepción provisional constará en acta suscrita por el representante de la entidad contratante, el supervisor o fiscal designado por la entidad, el jefe de la unidad de contratación o administrativa, por una parte, el director de obra y los representantes legales del contratista por la otra parte.

b) A partir de la recepción provisional se abre el período de prueba que finalizará con la recepción definitiva.

El periodo de prueba tendrá un plazo máximo de noventa (90) días hábiles, dentro el cual la empresa contratista deberá salvar las observaciones respecto de los trabajos realizados.

c) Corresponde al contratista la responsabilidad del mantenimiento, hasta la recepción definitiva.

d) La recepción definitiva de las obras se realizará previa entrega de la garantía de buena ejecución a que se refiere el inciso c del articulo 80 de las garantías del contrato.

e) En caso que las observaciones efectuadas en la fase de la recepción provisional no hubieran sido subsanadas satisfactoriamente hasta la recepción definitiva, podrán ser realizadas por la entidad contratante con cargo a la garantía de buena ejecución de la obra o cualquier pago pendiente, sin perjuicio de proseguir las acciones legales que correspondan por los gastos adicionales y los daños y perjuicios emergentes del incumplimiento.

Artículo 89.- (Recepción de informes de consultoría y otros servicios)

El contrato señalará la autoridad que tendrá a su cargo la recepción de los informes parciales y finales emergentes de los contratos de consultoría.

El jefe de la unidad solicitante que sea la contraparte de la consultoría, seguro y otros servicios, hará conocer al jefe de la unidad de contrataciones o administrativa, el grado de cumplimiento del contrato para el trámite de pago.

Artículo 90.- (Facturación)

Las facturas, notas fiscales o documentos equivalentes serán presentadas a la unidad de contratación y administrativa de la entidad, encargada de ordenar el inicio del trámite de pago.

a) Estos documentos indicarán el número y fecha de la orden de compra o contrato a que corresponda, la especificación e importe de cada ítem facturado, el importe total además de las retenciones o multas si corresponde.

Tratándose de construcciones y servicios de consultoría, estarán suscritos por el director de obra y con el visto bueno del supervisor.

b) Podrán facturarse entregas parciales cuando la orden de compra o el contrato admitan tales entregas.

Artículo 91.- (Pago)

El pago es la retribución económica de la entidad al adjudicatario, que se realizará en lugar, tiempo, forma y condiciones que hayan sido estipuladas.

La liquidación total del contrato procederá previa recepción definitiva de la obra o servicio.

CAPITULO 13 CONTRATACION POR EXCEPCION

Artículo 92.- (Procedencia)

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad podrá decidir la contratación por excepción, sin limitación de monto, en los siguientes casos:

a) Contratación entre entidades públicas, mientras estén facultadas para proveer bienes y servicios.

b) De asesores técnicos o empresas especializadas.

c) De armamento y municiones de las Fuerzas Armadas de la Nación.

d) Por emergencia nacional declarada mediante decreto supremo, o sino disposición legal expresa de la entidad, cuando se encuentre en peligro o se altere el orden social, la economía, los servicios públicos, la salubridad o el ambiente de alguna zona o región del país, como consecuencia de desastres producidos por fenómenos naturales, o por casos fortuitos o de fuerza mayor, o existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos adicionales importantes. En este caso la máxima autoridad ejecutiva asumirá la decisión correspondiente bajo su responsabilidad.

e) De bienes y servicios cuya fabricación o suministro sea exclusiva con único proveedor, siempre que no puedan ser sustituidos por bienes o servicios similares.

La marca de fábrica no constituye por sí causal de exclusividad, salvo que técnicamente se demuestre que no hay sustitutos convenientes, circunstancias que constarán en los documentos de la contratación.

f) De obras de arte, científicas o históricas, que sea necesario ejecutar o restaurar, cuando no sea posible el concurso de méritos o antecedentes y debe confiarse a empresas o personas especializadas o de probada competencia.

g) Cuando se declare desierta una segunda convocatoria.

h) Suscripciones de periódicos, revistas y publicaciones especializadas.

i) De bienes que se realice en remates públicos. El precio máximo a pagar será el determinado en la tasación previamente efectuada.

j) De alimentos y víveres frescos existentes en mercados, ferias o directamente de los proveedores.

k) De semovientes por selección, cuando se trate de ejemplares de características especiales o destinados a servicios concretos.

Artículo 93.- (Procedimiento)

Para la compra por excepción prevista en los incisos a, e, g y k del artículo 92 (procedencia), el procedimiento exigirá:

- El envío del pliego al proveedor;

- El proponente entregará su propuesta en el sobre conteniendo los documentos legales y administrativos, la propuesta técnica y económica.

- La entidad podrá rechazar la propuesta que se aparte del requerimiento o no estuviera dentro de sus previsiones financieras.

- Toda contratación por excepción será informada al órgano rector, excluyendo la compra de armamento y munición de las Fuerzas Armadas.

CAPITULO 14EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN ASESORAMIENTO TECNICO EN CONTRATACIONES

Artículo 94.- (Procedencia)

La empresas especializadas en contrataciones brindarán asesoramiento técnico a una entidad pública, cuando ésta lo juzgue necesario por la complejidad, especialización y monto de los bienes o servicios demandados, o cuando no cuente con los servicios internos adecuados.

El pliego de condiciones incluirá la obligación de presentar el certificado de inscripción de asesores a que se refiere el artículo 96 del presente resolución suprema.

Artículo 95.- (Contrato)

Los términos del contrato de empresas técnicas especializadas se sujetarán a lo establecido en el Código Civil.

Artículo 96.- (Registro de Empresas Asesoras)

El órgano rector tendrá a su cargo el registro de empresas asesoras y la extensión del certificado de registro para la prestación de servicios en el sector público.

El certificado de registro de se otorgará en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas hábiles de la presentación de la solicitud acompañada de los documentos correspondientes.

El registro se actualizará anualmente.

Artículo 97.- (Requisitos para el Registro de Empresas)

Para su registro las empresas asesoras presentarán al órgano rector:

- Copia legalizada del Registro Unico de Contribuyentes (RUC).

- Copia legalizada del Registro Unico de Comercio y Sociedades por Acciones (RECSA).

- Areas de especialización y lista de trabajos realizados.

- Balance que acredite patrimonio neto de por lo menos veinte mil dólares americanos.

Artículo 98.- (Obligaciones)

El Contrato de asesoramiento técnico especializado en contrataciones incluirá, entre otras , las siguientes obligaciones específicas:

a) Revisar y verificar los documentos elaborados para la contratación, debiendo formular las observaciones que sean pertinentes.

b) Señalar el nombre y especialidad de los asesores que participarán en el trabajo contratado y la obligación de suscribir los documentos y evaluaciones que presenten, declarando bajo juramento que no están comprendidos en las causales de incompatibilidad, inhabilitación y descalificación a que se refiere el reglamento.

c) Los contratos suscritos con empresas asesoras y su ejecución, están sometidos al control posterior externo.

Artículo 99.- (Sanciones)

Además de las sanciones establecidas en el contrato, la entidad podrá solicitar al órgano rector, acompañando informe documentado, la aplicación de las siguientes sanciones administrativas:

a) Suspensión del registro por tres meses.b) Suspensión del registro por dos años, en caso de reincidencia en el incumplimiento o por daño económico causado a la entidad determinado por auditoría, sin perjuicio de otrasacciones legales que correspondan.

Durante la suspensión, la empresa limitará su labor al cumplimiento de los contratos en curso de ejecución y no podrá atender nuevos requerimientos de servicios ni suscribir nuevos contratos.

TITULO IIISUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS

CAPITULO IGENERALIDADES


El manejo de bienes y servicios es un subsistema de la administración de bienes y servicios, que comprende funciones, actividades y procedimientos sobre la administración de almacenes, activos fijos, inmuebles y servicios.

Tiene por objeto optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y servicios, y la minimización de los costos de esas operaciones.

Artículo 101.- (Funciones del subsistema)

Son funciones del subsistema de manejo de bienes y servicios, las siguientes:

a) Administración de almacenes;

b) Administración de activos fijos;

c) Administración de inmuebles;

d) Administración de servicios;

Artículo 102.- (Responsabilidad por el manejo de bienes)

En forma genérica, se establece los siguientes alcances de la responsabilidad:

a) El jefe de la unidad administrativa es responsable ante la máxima autoridad ejecutiva por la organización y el control de las unidades operativas especializadas en el manejo de bienes y servicios, y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida de los bienes y servicios contratados.

b) Los jefes de las unidades especializadas en almacenaje, distribución, mantenimiento y salvaguarda de los bienes serán responsables ante el jefe de la unidad administrativa por elcumplimiento de las normas y reglamentos inherentes a esas funciones.

c) Los profesionales y técnicos son responsables ante la máxima autoridad ejecutiva por el asesoramiento técnico y legal de la materia.

d) Todos los servidores públicos son responsables, ante su inmediato superior, por la preservación de los bienes de uso institucional que les fuere asignados. La responsabilidad puede ser civil y penal, además de administrativa o ejecutiva, si los bienes fueran dispuestos para propósitos distintos al interés y los objetivos de la entidad, o si se les causare daño material o pérdida.

Artículo 103.- (Inclusión en el Programa de Operaciones)

Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes y servicios deben estar incluidas en el programa de operaciones anual para asegurar que su desarrollo se efectúe en función delos objetivos anuales de la entidad.

Artículo 104.- (Controles administrativos sobre el manejo de bienes)

La información es el principal instrumento de control interno y externo sobre el curso de un bien desde su ingreso a la entidad hasta su situación actual o su baja, y el desarrollo de un servicio, desde su inicio hasta su conclusión.

Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes y servicios, se utilizarán registros e informes con las siguientes características:

a) Registros

Los registros son fuente de información que tiene los siguientes objetivos:

- verificar fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes;

- evaluar el curso y costo históricos de los bienes de uso institucional y el desarrollo de los servicios contratados;

- permitir la identificación, clasificación, codificación y ubicación de los bienes;

- conocer las condiciones de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes; y

- establecer responsabilidad sobre la administración de las existencias, bienes y el empleo de los servicios.

Los registros deben ser respaldados por documentos que certifiquen su confiabilidad.

b) Informes

Los informes son fuente de información que tiene el objetivo de describir y evaluar la situación de los bienes y de los servicios contratados en un momento dado. Para el efecto, los informes deben tener las siguientes características mínimas:

- identificación del destinatario del informe;

- descripción de los objetivos del informe;

- alcances de tiempo, espacio y temática abarcados;

- método de análisis utilizado;

- descripción de la materia y el contenido adecuados a sus objetivos; y

- conclusión y recomendaciones sobre la materia del informe.

c) Información gerencial

Para promover el control de gestión, el subsistema implantado en cada entidad debe generar información para el uso de la máxima autoridad ejecutiva. Los atributos principales de este tipo de información deberán ser los siguientes;

- concisa: debe tener sólo datos esenciales;

- comprensibles: debe ser de fácil interpretación;

- confiable: debe estar respaldada en el registro de hechos, datos, observaciones, informes y otros documentos;

- oportuna: debe estar disponible para su utilización, según las necesidades del usuario.

CAPITULO 2ADMINISTRACION DE ALMACENES


La administración de almacenes es una función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, almacenamiento, medidas de salvaguarda, distribución, registro y control de los bienes de uso o de consumo en la entidad.

Tiene por objetivo optimar la disponibilidad de bienes de la entidad en almacenes, el control de sus operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento.

Artículo 106.- (Alcance)

Las disposiciones contenidas en este capítulo se aplicarán a los almacenes de bienes de uso institucional, provenientes de fuentes internas y externas.

No se encuentran comprendidos los almacenes de alimentos y productos frescos o de rápida degradación, los productos semielaborados y productos terminados resultantes de procesosindustriales, los almacenes de armamento y municiones de las Fuerzas Armadas.

El funcionamiento de estos almacenes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como referencia el contenido de las presentes normas en las partes afines a suoperación y control.

Artículo 107.- (Organización de almacenes)

Un almacén es una unidad operativa del área administrativa, que debe tener un sólo responsable de su administración.

a) En cada entidad se organizará el número necesario de almacenes, en función del volumen, la cantidad y del movimiento de bienes susceptibles de almacenamiento.

b) En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado.

c) Los almacenes deberán estar especialmente diseñados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.

Artículo 108.- (Subalmacenes)

Según la necesidad de cada entidad, se crearán subalmacenes. Cada subalmacén debe tener un responsable de su administración y de su funcionamiento, quien responderá ante el jefe del almacén central o principal.

Artículo 109.- (Ingreso de bienes)

La primera fase del ingreso de bienes a la entidad es la recepción. Toda recepción de bienes estará basada en documentos que autoricen su ingreso, emitidos por autoridad competente, o respaldados por la solicitud de su adquisición.

La recepción comprende las siguientes tareas:

a) el cotejamiento de la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por la entidad; y

b) la verificación de la cantidad y de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes.

Artículo 110.- (Comisión de Recepción)

Para la recepción de bienes se formará una comisión de recepción, que estará presidida por el jefe de la unidad administrativa o su representante delegado, bajo la responsabilidad del primero.

Artículo 111.- (Recepción provisional de bienes)

Los bienes serán recibidos provisionalmente hasta constatar que lo recibido sea lo efectivamente demandado.

Los bienes serán recibidos provisionalmente cuando:

a) no tengan documentación de respaldo en orden,

b) no correspondan total o parcialmente a las especificaciones que condicionan su entrega,

c) su inspección demande un tiempo prolongado,

d) su verificación exija criterio técnico especializado,

e) cuando las condiciones contractuales así lo determinen, o

f) por cualquier otro motivo que lo justifique.

En todo los casos, se dará constancia escrita al proveedor de la recepción provisional.

En cada caso, la unidad administrativa debe establecer el tiempo en el que el almacén puede mantener los bienes en situación de recepción provisional y deberá hacer conocer este plazo al proveedor.

Artículo 112.- (Recepción definitiva)

El ingreso se regularizará cuando el responsable del almacén o la comisión de recepción expresen su conformidad con la entrega.

Para el efecto, el responsable de almacenes emitirá una nota de recepción oficial al proveedor, en la que hará constar su conformidad y registrará las observaciones o reparos sobre anomalías menores si existieran, siempre que dichas anomalías no afecten significativamente los beneficios de la entrega.

Artículo 113.- (Identificación del bien)

La identificación consiste en una denominación básica asignada a cada bien y su descripción de acuerdo a sus características físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y otras que permiten la discriminación de un bien respecto de otros similares o de otras marcas.

Artículo 114.- (Codificación del bien)

La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales para permitir: a) su clasificación, b) su ubicación.

a) Para la codificación de los bienes se utilizará el método alfa-numérico.

b) Para diseñar la codificación se deben tener en cuenta el principio de significación que se refiere a la existencia de una relación lógica entre el símbolo y lo que representa.

c) La codificación tomará en cuenta los siguientes criterios:

- amplitud, que significa estimar los límites del universo de bienes susceptibles de codificación;

- concisión, que implica emplear el menor número posible de cifras o letras para designar cada bien; y

- funcionalidad, que significa permitir la adaptación del código a las necesidades operativas de la entidad.

Artículo 115.- (Clasificación de los bienes)

Para facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en grupos de características afines. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto, composiciónquímica, frecuencia de rotación y grado de peligrosidad.

La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan características iguales, similares o sean complementarios.

Artículo 116.- (Catalogación de los bienes)

La catalogación consiste en la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según una ordenación lógica que facilita la consulta. Tiene como objetivo principal la implantación integral y uniforme de un sistema de identificación de bienes para facilitar la función de control.

La catalogación puede realizarse en las siguientes formas:

a) según los grupos de clasificación de bienes, que utilizan la denominación básica de los bienes como criterio de orden;

b) según el código, que utilizan como criterio de orden correlativo el código de los bienes; y

c) según la marca comercial, que permite identificar características comerciales de los bienes.

Artículo 117.- (Almacenamiento)

El almacenamiento tiene por objeto facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan el almacén.

Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo siguiente:

- clasificación de bienes;

- ubicación de los bienes por similitud, por tamaño y peso, y por demanda;

- asignación de espacio;

- disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares;

- uso de medios de transportes: equipo motorizado, no motorizado;

- conservación;

- seguridad.

Artículo 118.- (Asignación de espacios)

Se asignarán espacios a los bienes de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios:

a) según la clase del bien;

b) según la velocidad de su rotación; y

c) según su peso y volumen,

Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la entrega del bien.

Artículo 119.- (Instalaciones y medios auxiliares)

Cada almacén, deberá contar en función de sus necesidades, con instalaciones y medios auxiliares como equipos, estantes, recipientes, contenedores, soportes, tarimas, plataformas e instrumentos que faciliten el almacenamiento, preservación y manipuleo de los bienes.

Artículo 120.- (Transporte interno)

Cada almacén, contará con medios de transporte cuyo número y características deberán responder a:

a) volumen de los bienes;

b) peso de los bienes;

c) velocidad de la entrega;

d) atributos de los bienes; y

e) tamaño del almacén.

Artículo 121.- (Salida de almacenes)

La salida de almacenes es la distribución o entrega física de los bienes, que implica:

a) atender las solicitudes de bienes, cuando se encuentren debidamente autorizadas por un servidor competente;

b) comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado; y

c) utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de su destino.

La salida de un bien siempre debe estar respaldada por una solicitud o autorización escrita por autoridad competente o un documento que la unidad administrativa establezca previamente como suficiente.

Artículo 122.- (Constancia de salida de almacenes)

Toda salida de almacenes debe generar el llenado de un formulario de entrega que permita establecer la cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a posteriori a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y su receptor, conocer su destino.

Artículo 123.- (Medidas de salvaguarda)

La salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, pérdidas y deterioro de las existencias, la identificación fácil y segura, el manipuleo ágil y el aprovechamiento óptimo del espacio.

Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de:

- implantar normas de custodia y guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos;

- establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial;

- definir criterios para establecer fianzas y pólizas de fidelidad; y

- establecer y difundir normas, reglamentos, instructivos y manuales de seguridad industrial.

Para tal efecto, se deberán implantar las siguientes medidas, según las necesidades de cada almacén:

a) contratación de seguros contra robos, incendios, pérdidas y mermas;

b) inspección a instalaciones;

c) inventarios físicos periódicos.

Artículo 124.- (Medidas de seguridad industrial)

Cada entidad debe emitir normas de higiene y seguridad industrial para la prevención de probables accidentes originados en el grado de peligrosidad de los bienes y las condiciones de su almacenamiento. Para tal efecto, las normas deben comprender los siguientes aspectos mínimos:

a) facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén:

b) señalización para el tránsito y transporte;

c) condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura;

d) asignación de espacios protegidos para sustancias peligrosas;

e) utilización de ropa y equipo de seguridad industrial;

f) adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial;

g) determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes;

h) adopción de medidas de primeros auxilios.

Artículos 125.- (Registro de almacenes)

El registro de almacenes tiene por objeto facilitar el control del movimiento de bienes y las decisiones sobre adquisiciones, transferencias temporales, enajenaciones y bajas.

Los almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y salida.

Para cada registro, se diseñarán los formularios necesarios, para documentar el registro. Estos registros deberán generar inventarios de bienes en almacén.

Artículo 126.- (Gestión de existencias)

La gestión de existencias tienen por objeto prever la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la entidad y evitar la interrupción de las tareas para las cuales son necesarios.

a) Cada entidad, debe adoptar una técnica para determinar la cantidad económica de existencias y de reposición.

b) Utilizarán la técnica de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.

Artículo 127.- (Control de la administración de almacenes)

El control de la administración de almacenes comprende actividades para evaluar la eficiencia de su funcionamiento.

Para facilitar el control, los almacenes deben prever que exista lo siguiente:

- registros permanentemente actualizados:

- registros debidamente documentados;

- correspondencia entre los registros y las existencias por doble control: físico y valorado; y

- cumplimiento de las condiciones de salvaguarda.

Artículo 128.- (Prohibiciones)

Esta prohibido, bajo responsabilidad del encargado de almacenes:

a) mantener bien en almacenes sin haber regularizado su ingreso;

b) entregar bienes sin la autorización de autoridad competente.

CAPITULO 3ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES


La administración de activos fijos comprende actividades relativas a la asignación, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uno institucional.

Tiene por objetivo promover la racionalidad en la distribución de bienes a los servidores de la entidad para que cumplan sus funciones, salvaguardar dichos bienes y mantener y controlar los mismos.


Las disposiciones de este capítulo se aplicará a los activos fijos de uso institucional.

No se encuentran comprendidos por las presentes normas los bienes de uso público, los activos de valor histórico, los productos alimenticios, los bienes declarados patrimonio cultural y el armamento y munición de las Fuerzas Armadas. Su Administración estará sujeta a reglamentación especial , que podrá tomar como referencia el contenido de las presentes normas en las partes similares de operación y control.

La administración de inmuebles, por sus características, tiene normas especificas que se describen más adelante.

Artículo 131.- (Organización para la administración de Activos Fijos)

En cada entidad, la unidad administrativa desarrollará procedimientos relativos a los activos fijos.

a) Las instituciones crearán unidades especializadas en la administración de activos fijos, si la magnitud de éstos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, se debeasignar la función a un servidor público determinado.

b) La organización de las actividades de activos fijos estará basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso.

c) Se utilizarán depósitos y bodegas, bajo la responsabilidad del encargado de la función de activos fijos, para resguardar los bienes de uso.

d) Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad.

Artículo 132.- (Recepción de Activos Fijos)

La recepción de bienes, para su incorporación al activo fijo de la entidad, se producirá por almacenes y se aplicarán de manera similar las normas sobre el ingreso de bienes correspondientes al capítulo de administración de almacenes.

Artículo 133.- (Registro de incorporaciones al Activo Fijo).

El registro de Activos Fijos evidenciará:

- la existencia física debidamente identificada, codificada yclasificada;

- la documentación que determina su propiedad; y

- la identificación del usuario y dependencia al que está asignado

Artículo 134.- (Codificación de los Activos Fijos)

Para controlar la distribución de los bienes, activos fijos adoptará sistemas de identificación interna mediante códigos, claves o símbolos que:

a) permitan la identificación, ubicación y destino del bien;

b) discriminen claramente un bien de otro

c) diferencien una unidad de las partes que la componen;

d) sea compatible con el sistema contable vigente en la entidad;

e) faciliten el recuento físico.

Artículo 135.- (Asignación de bienes)

La asignación de bienes es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o conjunto de éstos, que genera en aquél la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento.

a) La entrega de bienes entre funcionarios también se realizará mediante la unidad de activos fijos o la unidad administrativa. La transferencia de bienes de un servidor a otro, sin la participación de la unidad administrativa, está sujeta a responsabilidad administrativa, civil y penal.

b) Cuando un servidor público deje de pertenecer a la entidad, debe hacer devolución documentada de bienes a la unidad de activos fijos o a la unidad administrativa, cuando la primera no exista. Mientras no la haga, tiene responsabilidad administrativa, civil y penal sobre el bien que se ha asignado.

Artículo 136.- (Recibo de entrega)

La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita, en la que el receptor exprese su conformidad, mediante firma.

Artículo 137.- (Registro de entregas)

Activos fijos creará en base a los recibos de entrega un registro, en el que se debe consignar datos sobre el bien entregado, su ubicación y su destinatario.

Artículo 138.- (Uso de Activos Fijos)

El uso implica la utilización de los bienes para los fines y propósitos de la entidad.

El servidor que reciba un bien de la entidad, será responsable por el debido uso y la custodia del bien, mientras se encuentre a su cargo.

Artículo 139.- (Liberación de la responsabilidad)

Para ser liberado de la responsabilidad, el servidor público deberá devolver a la entidad o transferir a otro servidor el bien que estaba a su cargo, con la participación y conformidad escrita de la unidad de activos fijos.

Artículo 140.- (Salvaguarda de Activos Fijos)

La salvaguarda es la protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes.

El jefe de la unidad administrativa, en función del valor e importancia de los bienes de la entidad, es responsable de:

a) contratar seguros para prevenir riesgos de pérdida económica

b) fortalecer permanentemente los controles de seguridad física e industrial, para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de entidad; y

c) formular y aplicar los reglamentos e instructivos de seguridad física e industrial.

Las actividades y tareas de salvaguardar deben ser incorporadas por la unidad administrativa en el programa de operaciones de cada entidad.

Artículo 141.- (Medidas de seguridad)

El Jefe de la Unidad Administrativa delegará a la unidad de activos fijos la implantación d medidas de seguridad, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización y el control correspondiente.

Artículo 142 (Mantenimiento de Activos Fijos)

El mantenimiento es la función especializada de conservación técnica que se efectúa en los bienes para que permanezcan en condiciones de uso.

Las entidades establecerán políticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la continuidad del trabajo.

Artículo 143.- (Demanda de servicios de mantenimiento)

Los servidores que tiene asignado un bien serán responsables de demandar, con la debida anticipación, servicios de mantenimiento preventivo para que éstos sean previstos en el programa de operaciones anual por la unidad de activos fijos.

Artículo 144.- (Control físico de Activos Fijos)

E control físico de los activos fijos, es la función de verificación de la correspondencia entre las existencias y los documentos que respaldan su permanencia dentro del patrimonio institucional.

a) Los inventarios deben permitir identificar fallas, faltantes y sobrantes de bienes, precisar la situación de éstos en un momento dado, programar adquisiciones futuras, precisar, los bienes que se encuentran en calidad de depósito, en poder de terceros o en tránsito y valorar y ajustar los registros contables.

b) El control físico del inventario será realizado en las entidades para actualizar la existencia de los bienes de uso, por cualquiera de los métodos generalmente aceptados, y determinar la responsabilidad de su custodia y buen servicio.

Artículo 145.- (Responsabilidad por el control físico de inventarios)

Es responsabilidad de la unidad de activos fijos efectuar recuentos periódicos, planificados o sorpresivos a toda área o dependencia donde la entidad posea bienes, con los objetivos de:

a) establecer con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito, arrendamiento, depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos o siniestrados;

b) proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes;

c) ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia y descuido o sustracción;

d) verificar las incorporaciones y retiros de bienes que por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controlados;

e) generar información básica para la disposición de bienes;

f) considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes;

g) comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso.

Artículo 146.- (Prohibiciones sobre activos fijos)

El responsable de la función de activos fijos, está prohibido de:

a) entregar o distribuir bienes sin documento de autorización,

b) aceptar documentos de solicitud con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos inherentes al bien solicitado.

Artículo 147.- (Prohibición para los servicios públicos)

Los servidores públicos quedan prohibidos de:

a) usar los bienes para beneficio particular o privado;

b) permitir el uso para beneficio particular o privado;

c) prestar o transferir el bien sin conocimiento de activos fijos;

d) enajenar el bien por cuenta propia;

e) dañar o alterar sus características físicas o técnicas;

f) poner en riesgo el bien;

g) ingresar bienes particulares sin autorización de activos fijos;

h) sacar bienes de la entidad sin autorización de activos fijos.

CAPITULO 4ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES


La administración de inmuebles comprende las actividades inherentes al uso y conservación de edificaciones y terrenos.

La administración de inmuebles tiene por objetivo usar con racionalidad las edificaciones, construcciones, instalaciones, y terrenos de propiedad de la entidad así como preservar suintegridad y seguridad.


Las disposiciones de este capítulo se aplicará a los bienes inmuebles de uso o propiedad institucional.

Se encuentran fuera del alcance de las presentes normas las tierras, territorios, bienes de dominio público, yacimientos mineros y petroleros, reservas forestales y naturales.

Artículo 150.- (Organización para la administración de inmuebles)

En cada entidad, de acuerdo a la magnitud de sus bienes inmuebles, la unidad administrativa se hará cargo de su control y podrá delegar, al responsable de activos

fijos, las tareas operativas inherentes. Cuando esta unidad no exista, el cumplimiento de la función será delegada específicamente a un servidor público del área administrativa.

Artículo 151.- (Recepción de inmuebles)

La recepción de inmuebles para su incorporación al activo fijo se producirá a través de una comisión presidida por la máxima autoridad ejecutiva o el jefe de la unidad administrativa, por delegación del primero.

Artículo 152.- (Recepción provisional de inmuebles)

Todos los inmuebles deberán ser recibidos provisionalmente, para que la entidad puede ejercitar las garantías de evicción y vicios, de acuerdo al Código Civil.

Artículo 153.- (Recepción definitiva de inmuebles)

La recepción de un bien será definitiva cuando la entidad levante un acta en el que exprese su conformidad y sirva de recibo definitivo a quien entregó el bien.

Artículo 154.- (Registro de bienes inmuebles)

El registro es la anotación documentada del derecho propietario del bien y la historia de modificaciones, ampliaciones o reducciones que hubiera experimentado un inmueble.

Se creará un registro para las incorporaciones, en el que se deben consignar datos sobre las características del inmueble dado de alta. Este registro estará a cargo de activos fijos y suscaracterísticas serán compatibles con el sistema contable.

Artículo 155.- (Documentos de respaldo)

El registro debe estar respaldado con los documentos que explican su origen o adquisición.

Los documentos deben permitir la identificación del derecho propietario de la entidad sobre el inmueble.

Artículo 156.- (Asignación de instalaciones y ambientes)

La asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad interna de la entidad, así como su acondicionamiento para el cumplimiento de los objetivos de dichas unidades, es responsabilidad de la unidad administrativa.

La asignación estará en función de las demandas de cada unidad interna, la función y características de la actividad que ésta realiza.

La asignación debe evitar: la subutilización del espacio, el hacinamiento, los riesgos por deterioro y los riesgos de accidentes.

Artículo 157.- (Uso de instalaciones y ambientes)

Cada ambiente debe ser utilizado en función de los fines institucionales. El jefe de la unidad a la que se le asignó el ambiente es la responsable principal por el debido uso de las instalaciones y la preservación de su funcionalidad.

Artículo 158.- (Uso de los inmuebles por terceros)

Si la disponibilidad de los inmuebles exceden las necesidades de la entidad, el inmueble podrá ser utilizado temporalmente por otra institución, en condiciones de arrendamiento que no pongan el riesgo el derecho propietario ni la integridad del inmueble.

El arrendamiento a entes privados se hará en base a una convocatoria pública.

Artículo 159.- (Mantenimiento de inmuebles)

El mantenimiento es la función de conservación técnica especializada que se efectúa a los bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y su valor.

a) La unidad administrativa de cada entidad establecerá medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su funcionalidad.

b) El jefe de la unidad administrativa, en coordinación con los jefes de la unidades que tengan asignados una edificación, un espacio o un ambiente, es responsable de prever en el Programa de Operaciones las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo el mantenimiento destinado a conservar los bienes en condiciones de funcionalidad.

Artículo 160.- (Salvaguarda de inmuebles)

La salvaguarda es la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y riesgos por la pérdida del derecho propietario.

El jefe de la unidad administrativa, es responsable de contratar seguros para prevenir riesgos por la pérdida económica y establecer los controles de seguridad fisica.

Las actividades y tareas de salvaguarda deben ser previstas por la unidad administrativa, en el programa de operaciones anual.

Artículo 161.- (Responsabilidad por la salvaguarda)

El jefe de la unidad administrativa será el responsable por implantar medidas de salvaguarda. Para el efecto, debe:

a) contratar seguros contra incendios y desastres naturales;

b) establecer medidas de vigilancia y seguridad física; y

c) establecer medidas de seguridad industrial.

Artículo 162.- (Inspección física de inmuebles)

Es obligación de la unidad administrativa realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles.

Artículo 163.-

El control físico es la función de verificación de la correspondencia entre las condiciones de los inmuebles y los documentos que respaldan su existencia, dentro el patrimonio institucional.

El control físico debe permitir precisar la situación real de los inmuebles en un momento dado y prever las decisiones que se deben tomar en el corto, mediano y largo plazo.

Artículo 164.- (Prohibiciones sobre los inmuebles)

En la administración de los inmuebles está prohibido:

a) entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento;

b) usar los inmuebles para beneficio particular y/o privado;

c) permitir el uso gratuito del inmueble por terceros;

d) mantener inmuebles sin darle un uso, por tiempo indefinido.

CAPITULO 5ADMINISTRACION DE SERVICIOS


La administración de servicios comprende actividades inherentes al seguimiento y control del cumplimiento de los términos de referencia de los servicios contratados por la entidad.

Tiene el propósito de promover el uso efectivo de los servicios contratados para alcanzar los objetivos de la entidad.


Todos los servicios prestados a la entidad por terceros, se encuentran comprendidos dentro de las presentes normas, abarcándolas desde el inicio de la ejecución del servicio hasta su conclusión.

No se encuentran comprendidos en los alcances de las presentes normas los servicios prestados entre unidades de la organización interna, así como los que brindan las entidades cabezas de sector a las entidades subordinadas a ellas y los que como parte de su misión brindan a otras instituciones o a la colectividad.

Artículo 167.- (Responsabilidad)

El seguimiento y control de los servicios es responsabilidad compartida entre el jefe de la unidad para la cual fueron contratados y el jefe de la unidad administrativa.

Articulo 168.- (Organización para la administración de servicios)

La unidad administrativa se encargará de los trámites administrativos para la contratación y control de la prestación de los servicios especializados a la entidad, en coordinación las unidades que los demanden.

Artículo 169.- (Control del cumplimiento de los servicios)

El control del cumplimiento de los servicios debe estar programado y delegado al jefe de la unidad que recibe el servicio contratado.

La entidad podrá contratar a otra empresa para evaluar el desarrollo de los servicios, cuando vea que es necesario garantizar la idoneidad técnica del control.

a) La base para el control del cumplimiento serán los documentos que originaron su contratación.

b) Todo servicio debe tener indicadores que faciliten el control del cumplimiento gradual.

Artículo 170.- (Informes de avance)

En cada contrato de servicio se establecerá quién realizará los informes de supervisión y control, la frecuencia de informes y las características de forma y contenido.

Los pagos parciales por un servicio contratado estarán en base a informes de avance.

Artículo 171.- (Conclusión del servicio)

La conclusión del servicio se realizará sobre la base de indicadores materiales que podrán ser: manuales, informes, planos, mediciones del avance de obras , etc.

a) El informe de conclusión del servicio será elaborado por la unidad usuaria del servicio considerando antecedentes, condiciones generales de ejecución, liquidación de pagos y otrascircunstancias que se estimen necesarias.

b) Toda vez que el servicio sea realizado satisfactoriamente, en tiempo y calidad, la entidad beneficiaria emitirá un certificado de buena ejecución que oficialice la conclusión del servicio, dando por terminado el contrato que lo respalda.

TITULO IVSUBSISTEMA DE DISPOSICION DE BIENES

CAPITULO IASPECTOS GENERALES


La disposición de bienes es un subsistema de la Administración de Bienes y Servicios que comprende funciones, actividades y procedimientos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes institucionales, en términos de arrendamiento, enajenaciones y baja de los bienes.

Las decisiones en este campo tienen los siguientes objetivos:

- recuperar total o parcialmente la inversión;

- evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda; y

- evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido.


Las presentes normas se aplicarán a todos los activos de propiedad de la entidad, cuyo arrendamiento, enajenación y baja no estén prohibidos por ley o por convenios internacionales.

Están excluidos los bienes de dominio público, los bienes considerados como inversión estratégica, los bienes declarados patrimonio cultural y el material bélico de las Fuerzas Armadas.

Artículo 174.- (Organización para la disposición de bienes)

Las instituciones crearán unidades especializadas en la disposición de bienes, si la magnitud de éstos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, la unidad administrativa es la responsable por el funcionamiento operativo de este subsistema.

Artículo 175.- (Modalidades de disposición)

La disposición de bienes se dará en una de las siguientes modalidades:

a) Arrendamiento, que implica el alquiler de un bien a otras entidades del sector público o privado.

b) Enajenación, que es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurídica, con el derecho propietario inherente.

c) Baja, que es la acción de excluir un bien en forma física y de los registros de una entidad, ocasionados por enajenación, robo, pérdida, mermas, vencimiento del bien, descomposiciones, alteraciones, deterioros, obsolescencia o reconstrucción de edificaciones.

Artículo 176.- (Selección de bienes a ser dispuestos)

Para la selección de los bienes se realizará una consulta interna a todas las unidades de la entidad, con el propósito de hacer una primera identificación de los bienes susceptibles dearrendamiento, enajenación o baja.

a) Anualmente, la máxima autoridad ejecutiva realizará una consulta a todos los jefes de las unidades de la Entidad, con el propósito de identificar los bienes susceptibles de ser prestados, enajenados o dados de baja.

b) Los jefes de las unidades informantes serán responsables ante la máxima autoridad ejecutiva por la propuesta de arrendamiento, enajenación o baja de los bienes bajo suresponsabilidad.

c) Las Entidades, proyectos y programas que prevean su disolución deberán disponer de todos sus activos. Asimismo, en los casos de reducción o división de las entidades, programas y proyectos, se identificarán los bienes a arrendar, enajenar o dar de baja.

Artículo 177.- (Criterios para la selección de bienes)

Para identificar los bienes susceptibles de ser arrendados, enajenados o dados de baja, se podrá adoptar uno o más de los siguientes criterios:

a) Tiempo de rotación, calculado en base al período regular para el ingreso y salida de la clase de bien, que permitirá establecer si el bien identificado tiene escasa rotación o nula.

b) Bienes en desuso, que permitirá identificar aquellos bienes en funcionamiento, ya no son usados por la entidad.

c) Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja, que permitirá establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la entidad.

d) Vida útil, que identifica a los bienes que hayan cumplido el período de vida útil estimada y su sustitución sea recomendable.

Artículo 178.- (Conformación de lotes de bienes)

Para evitar fragmentar la atención y los esfuerzos orientados a la disposición de los bienes, se buscará conformarlos en lotes.

Artículo 179.- (Análisis de factibilidad y conveniencia)

La máxima autoridad ejecutiva podrá delegar, a un servidor público o a una comisión, el análisis de la factibilidad legal y la conveniencia técnica y administrativa para que tome las decisiones más convenientes sobre los bienes identificados.

a) La disposición de los bienes se hará sobre una base sólida de información, que determine esta decisión.

b) Las unidades internas deberán facilitar el acceso a quien haya sido delegado para el análisis de la factibilidad, a registros, documentos legales, impositivos, técnicos y otros relacionados con los bienes a disponer.

Artículo 180.- (Informe de análisis de factibilidad)

El delegado deberá emitir un informe con el siguiente contenido mínimo:

a) Identificación y ubicación del bien.

b) Condición actual.

c) Antecedentes de su adquisición.

d) Situación legal, documentos de propiedad.

e) Gravámenes y obligaciones financieras pendientes.

f) Recomendaciones para su disposición.

Artículo 181.- (Consulta interna)

La máxima autoridad ejecutiva hará conocer el informe de análisis a todos los jefes de unidad, con el propósito de detectar objeciones, si las hubiera.

Artículo 182.- (Valoración técnica de los bienes)

En base al informe de análisis y la consulta interna, la máxima autoridad ejecutiva adoptará la decisión de efectuar el avalúo correspondiente. Para el efecto, podrá delegar al jefe de launidad administrativa o a una comisión evaluadora nombrada por éste, la función de establecer el valor del bien.

Esta comisión podrá recomendar la contratación de consultores especializados.

El resultado de la evaluación se presentará en un informe.

Artículo 183.- (Asesoramiento jurídico)

Los asesores jurídicos participarán permanentemente en el proceso de disposición de los bienes.

En casos excepcionales, se podrán contratar unidades jurídicas, estudios de abogados externos o consultores técnicos, para que asesoren a la entidad y efectúen las diligenciasrequeridas en la ejecución de la modalidad elegida para la disposición de bienes.

Artículo 184.- (Decisión)

La decisión es la responsabilidad asumida por la máxima autoridad ejecutiva para elegir la modalidad a seguir en cada proceso de disposición de bienes.

Artículo 185.- (Resolución sobre la disposición)

Cualquiera sea el tipo de disposición que determine la máxima autoridad ejecutiva sobre los bienes de la entidad, debe estar expresada en una resolución que contendrá el máximo detalle sobre los antecedentes, los propósitos y las condiciones relativas al bien dispuesto.

Artículo 186.- (Registro sobre las disposiciones)

En base a los informes de análisis y de evaluación del bien, la unidad administrativa de la entidad creará un registro documentado que permita conocer, en cualquier momento, el cursode los acontecimientos hasta la consolidación de la decisión.

CAPITULO 2ARRENDAMIENTO

Artículo 187.- El arrendamiento es la entrega de un bien o grupo de bienes a otra persona jurídica, con la obligación de restituirlo. Adopta la forma de alquiler del bien a otras entidades del sector público o privado.

Artículo 188.- (Causas)

Las causas para arrendar un bien serán las siguientes:

a) Cuando se prevea que el bien no será utilizado por la entidad, por un período determinado o por tiempo indefinido.

b) Cuando se arriende el bien a un programa o proyecto en los cuales la entidad participa.

Artículo 189.- (Condiciones)

El arrendamiento se realizará por tiempo definido y con garantía de devolución en las mismas condiciones en las que fue entregado.

Artículo 190.- (Contrato)

La entidad propietaria del bien tomará las previsiones para firmar un contrato en el cual se estipule el tiempo del arrendamiento, las condiciones de pago, las obligaciones tributarias relacionadas con el uso del bien y las condiciones de su conservación.

Artículo 191.- (Entrega del bien)

La entrega será realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes, la cantidad, estado y valor. Este documento será firmado por los representantes de la entidad que

los recibe y de la que los entrega.

Artículo 192.- (Registros)

La Unidad Administrativa creará los registros necesarios, para efectuar un control y seguimiento de los bienes arrendados.

CAPITULO 3ENAJENACION


La enajenación es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurídica, con el derecho propietario inherente.Esta enajenación podrá ser:

a) a título gratuito, por donación

b) a título oneroso, por venta directa o remate;

Las enajenaciones a título oneroso siempre estarán basadas en convocatorias las públicas.

Artículo 194.- (Enajenación a título gratuito)

Cuando la venta de los bienes no fuera necesaria o conveniente, la máxima autoridad ejecutiva determinará la transferencia gratuita de dichos bienes, siempre que su destino contribuya auna obra social o cultural.

Artículo 195.- (Donaciones)

Las donaciones se producirán cuando la entidad no tenga necesidad del bien objeto de la donación ni obtenga mayor beneficio de su enajenación.

Artículo 196.- (Destinatarios de las donaciones)

Las donaciones se realizarán siempre a entidades estatales legalmente constituidas.

Artículo 197.- (Reversión de las donaciones)

En el caso de inmuebles, los documentos de transferencia definitiva establecerán una cláusula mediante la cual el bien será restituido al donante, si la entidad beneficiaria de la donación no la utilizara en los fines previstos o cuando se disolviera.

Artículo 198.- (Enajenación a título oneroso)

La enajenación o titulo oneroso, se producirá mediante remate o venta directa.

Artículo 199.-

Los libros, documentos u objetos que por su escasez, rareza, valor extraordinario, histórico, político, científico o artístico puedan llamarse únicos, los incunables o los declarados patrimonio cultural de la nación, no podrán ser enajenados a título oneroso ni gratuito.

Artículo 200.- (Remate)

El remate es una opción que adoptará la máxima autoridad ejecutiva para enajenar bienes.

El remate podrá efectuarse en dos modalidades:

a) Puja abierta.

b) Concurso de propuestas.

En ambos casos, participará un notario de fe pública para levantar el acta correspondiente.

Artículo 201.- (Invitación al remate de los bienes)

Cualquiera sea la modalidad que se adopte, se publicarán avisos con una anticipación no inferior a diez (10) días, haciendo conocer los bienes a ser rematados, la fecha, hora, lugar ycondiciones del remate. Para el efecto, se utilizarán los periódicos de mayor circulación.

Artículo 202.- (Precio base del bien a rematar)

El precio base del bien será el resultante del avalúo que se haya practicado con carácter previo al remate.

a) El precio base tendrá una rebaja del 10% respecto al precio del avalúo, cuando el remate de un bien haya sido declarado desierto, y se convoque a remate por segunda vez.

b) El precio, base tendrá un rebaja del 20% respecto al precio del avalúo inicial, cuando el segundo remate de un bien haya sido declarado desierto, y se convoque a remate por tercera vez.

Artículo 203.- (Deposito de seriedad)

Los interesados en participar en un remate efectuarán un depósito cuyo monto y lugar de pago serán definidos por cada entidad.

Artículo 204.- (Acto público de remate)

El remate será realizado en un acto público en el cual los interesados ofrecerán, pujarán y se comprometerán a pagar el precio al cual haya llegado el bien.

Artículo 205.- ( Adjudicación del bien rematado).

Un participante se adjudicará un bien rematado cuando su propuesta haya sido la más alta en la puja abierta o si fuera igual precio base, en caso de que no se manifestaran otras propuestas.

Artículo 206.- (Certificado de la adjudicación)

La entidad entregará a quién se haya adjudicado una certificación de su derecho de adjudicación, con las condiciones de pago total del precio en el plazo que haya sido predeterminado.

Articulo 207.- (Acta de remate)

Concluido el remate, se suscribirá el acta respectiva, dando fe de sus resultados, con la nómina de los adjudicatarios.

Artículo 208.- (Devolución de los depósitos)

La devolución de los depósitos de seriedad debe realizarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al remate.

Artículo 209.- (Remate desierto)

Un remate será declarado desierto cuando no hubieran al menos dos interesados en el bien.

Artículo 210.- (Concurso de propuestas).

En caso de bienes muebles y vehículos la entidad podrá optar por el concurso de propuestas.

Artículo 211.- (Precio base de las propuestas)

El precio base para esta modalidad será el mismo que se indica en el artículo 202.

Artículo 212.- (Presentación de Propuestas)

Las propuestas serán presentadas en sobres cerrados, en el lugar y hasta la fecha que se hayan fijado para el efecto, recibiendo el proponente una constancia de su presentación.

Articulo 213.- (Apertura de sobres)

Se efectuará la apertura pública de sobres, en la fecha y hora indicados, con la participación del notario de fe pública, quien levantará acta de la sesión.

Artículo 214.- (Adjudicación de propuestas)

Se adjudicará un bien a un proponente, cuando su propuesta haya sido la más conveniente para la entidad.

El adjudicatario deberá efectuar el pago total del bien en 24 horas de su notificación. Caso contrario, perderá el derecho de adjudicación.

Artículo 215.- (Regularización de la adjudicación).

La entidad perfeccionara la adjudicación, firmando los documentos de transferencia definitiva.

La entidad no ofrecerá garantía alguna sobre los bienes adjudicados.

Artículo 216.- (Enajenación por venta directa)

Será procedente una venta directa cuando:

a) El interesado en la adjudicación sea otra entidad del sector público, que se encuentre dispuesta a pagar el precio base.

b) Las entidades públicas, proponente y demandante se encuentren interesadas en efectuar permuta de bienes de interés recíproco.

CAPITULO 4BAJA DE LOS BIENES


La baja de bienes es la operación de excluir un bien en forma física y de los registros contables de la entidad.

Artículo 218.- (Causa de la baja)

Se podrá proceder a la baja de los bienes en las siguientes situaciones, por:

a) Enajenación

b) Hurto, robo o pérdida fortuita

c) Mermas

d) Vencimiento, descomposiciones, alteraciones y deterioros

e) Inutilización u obsolescencia.

f) Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, exceptuando naturalmente el terreno que no será dado de baja.

g) Siniestros.

Artículo 219.- (Beneficio de las bajas)

En todos los casos, la unidad administrativa debe velar por el máximo retorno económico que pueda originar la baja.

Segundo.- Se establecen las siguientes cuantías de contratación de bienes, servicios y obras para las entidades del sector público referidas en los artículos 3 y 4 de la Ley 1178:

a) Compras menores con un limite máximo de veinte mil bolivianos (Bs. 20.000.-)

b) Invitación directa, desde veinte mil un bolivianos (Bs. 20.001.-) hasta seiscientos mil bolivianos (Bs. 600.000.-)

c) Licitación pública, desde seiscientos mil un bolivianos (Bs. 600.001).-) en adelante.

Tercero.- Las entidades descentralizadas que requieran cuantías mayores, deberán solicitarlas al órgano rector con la justificación correspondiente.

Cuarto.- Las contrataciones en curso, cuyas convocatorias se hubieran publicado antes del 11 de abril de 1995, fecha de iniciación de la vigencia del decreto supremo 23981 y de laresolución suprema 215475 ambos de 20 de marzo de 1995, podrán sujetarse a las disposiciones que regían las adquisiciones estatales hasta esa fecha.

Las contrataciones en tramite cuyas convocatorias se hubiera publicado después del 11 de abril de 1995, podrán adecuarse a las disposiciones de la presente resolución suprema.

Regístrese cúmplase y archívese.

normas basicas sabs

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