nociones sobre presupuesto en bibliotecas4[1]

Nociones sobre Presupuesto Nociones sobre Presupuesto en Bibliotecasen Bibliotecas

Presentado por:

Migdalia Díaz Mariely García María Rodríguez

Estudiantes Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información

8/mayo/2008 1EGCTI – UPR RP

¿Qué es un Presupuesto?¿Qué es un Presupuesto?

• Raíz - Proviene del latín PRE - “antes de”, SUPONER - “hacer” y SUPUESTO - “hecho, formado”.

• Presupuesto - “Antes del Hecho” (Sarmiento, 1989).


¿Qué es un Presupuesto?¿Qué es un Presupuesto?

• Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en un tiempo específico y bajo ciertas condiciones previstas (Lozano, 2004).

8/mayo/2008 EGCTI – UPR RP 3

Breve Trasfondo HistóricoBreve Trasfondo Histórico

• 1820 - Francia adopta el sistema en el sector gubernamental.

• 1821 – EEUU acoge como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios.


Breve Trasfondo HistóricoBreve Trasfondo Histórico

• 1912 y 1925 – Después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos.

• 1930 - Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.


Tipos de PresupuestosTipos de Presupuestos

• Según el sector en el cual se utilizan– Público – Gobierno,

estados, etc– Privado – Empresas

particulares



• Según el campo de aplicabilidad en la empresa– De operación o

económicos – Ventas, compras y producción

– Financieros “tesorería y capital” – Fondo disponible en caja y bancos.



• Según el período que cubran– Corto plazo – Ciclo de

operaciones en un año– Largo plazo – Gobierno,

grandes empresas



• Según la flexibilidad– Rígidos, Estáticos, Fijos

o Asignados – Un solo nivel de actividad. No ajustes.

– Flexibles o variables – Diferentes niveles de actividad. Adaptable.


Características de los Características de los PresupuestosPresupuestos

• Recogen los gastos de funcionamiento previstos para un lapso determinado, normalmente un año.

• Se elaboran y monitorean regularmente.


Características de los Características de los PresupuestosPresupuestos

• Deben estar equilibrados (balanceados).

• Deben aparecer expresado en lenguaje contable.

• Como instrumento de gestión no se pueden exceder los límites de gastos atribuidos.


Ventajas de los PresupuestosVentajas de los Presupuestos

• Obliga a la evaluación.• Forma una nueva

mentalidad.• Tiene un efecto positivo

en la motivación y en la moral.

• Ayuda a coordinar el trabajo de toda la biblioteca.


Ventajas de los PresupuestosVentajas de los Presupuestos

• Puede utilizarse como un dispositivo de alerta para medidas correctivas.

• Ayuda a la gente a aprender de la experiencia.

• Mejora las asignaciones de recursos.

• Mejora la comunicación.


Desventajas de los PresupuestosDesventajas de los Presupuestos

• Sólo es un estimado y no se puede establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

• No debe sustituir a la administración; todo lo contrario, es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la organización.


Desventajas de los PresupuestosDesventajas de los Presupuestos

• Éxito depende del esfuerzo aplicado a cada hecho o actividad.

• Énfasis excesivos en los datos prominentes del presupuesto. Puede ocasionar que la administración trate de ajustar o forzar a hechos falsos.


Fases de los PresupuestosFases de los Presupuestos

• Elaboración – se realizan anteproyectos para cada una de las posibilidades de gasto, se ajustan las cifras y se realizan el estudio y discusión del proyecto.



• Aprobación – se supone que la administración de quien depende la biblioteca acepta la asignación presupuestaria acordada y su modo de distribución.



• Ejecución – Lleva varios pasos:• Autorización de gastos• Disposición• Contratación de la obligación• Orden de pago• Realización material de

gastos


Componentes del Presupuesto - BibliotecasComponentes del Presupuesto - Bibliotecas

• Personal– Regular– Temporal– Formación y

desplazamiento



• Infraestructura• Mantenimiento y

reparaciones• Conservación y difusión de

fondos bibliotecarios• Trabajo de empresas

externas• Equipo y mobiliario



• Representación• Asociaciones

profesionales



• Comunicaciones• Gasto de correo• Mensajería• Materiales informáticos



• Inversiones– Material

inventariable fondos bibliográficos

– Tratamientos conservación

– Implantación nuevas tecnologías


Formas de PresentarFormas de Presentar

• Por partidas – Diferencia entre gastos corrientes (personal, teléfono, libros) y los gastos de capital (edificios, computadora, fotocopiadoras)


Formas de PresentarFormas de Presentar

• Por programas – Vincula el gasto a objetivos concretos (automatización, renovación de colecciones).


Formas de Presentar

• Lineal – Las estimaciones se basan en un análisis de tendencias de ejercicios anteriores; el presupuesto anterior es el punto de partida del nuevo.


Formas de Presentar

• Base Cero – Requiere una completa justificación del presupuesto a todos los niveles y no depende de la asignación presupuestaria de los años anteriores.


Ejemplo PresupuestoEjemplo Presupuesto


• Biblioteca pública - http://www.hibbing.mn.us/index.asp?Type=B_BASIC&SEC=%7B8BA16FDA-DD7F-49F8-ADED-226D101A7956%7D

• Biblioteca académica - http://www.aston.ac.uk/lis/aboutlibrary/08LISbudget.jsp

Referencias ConsultadasReferencias Consultadas• American Library Association. (2008). Library services and technology

act (LSTA). Recuperado el 2 de mayo de 2008, de http://www.ala.org/ala/washoff/woissues/washfunding/LSTA/LSTA.cfm

• Avendaño Avendaño, Y. (2007). Presupuestos. Recuperado el 4 de mayo de 2008, de http://wikitecaegcti.wetpaint.com/page/PRESUPUESTO

• Lozano, A. (2004). Presupuestos. Recuperado el 2 de mayo de 2008, de http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/presuarvey.htm

• Sarmiento, E. A. (1989). Los presupuestos, teoría y aplicaciones. Bogotá: Universidad Distrital.

• Gómez, J. (s.f.). Aspectos básicos de administración de la biblioteca. Recuperado el 2 de mayo de 2008, de http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/10adminis.PDF


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Muchas GraciasMuchas Gracias

Migdalia Dí[email protected]

Mariely García [email protected]

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