no copia - veracruz.gob.mx · seguimiento y evaluaciÓn del sistema integral de informaciÓn...
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Octubre 2016Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos
SFA/T/SOF-P-02-A3
MA
NU
AL
DE PROCEDIMIENTOS
Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónTesoreríaSubdirección de Operación Financiera
Departamento de Caja
COPIA N
O CONTROLA
DA
OCTUBRE 2016
ÍNDICE
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
1
2
3
61117
20
2428323740
43
Presentación
Estructura Orgánica de la Secretaría........................................................................................................................................................
Estructura Orgánica del Departamento........................................................................................................................................................
Simbología de Diagramas...................................................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Caja
Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y Transferencias Electrónicas
Elaboración de Cheques Prefirmados........................................................................................................................................Realización (Elaboración) de Transferencias Electrónicas.....................................................................................................Cancelación de Cheques Emitidos....................................................................................................................................Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedoresy Prestadores de Servicio..................................................................................................................................................
Cajero
Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos............................................................................................Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas por Ingresos Federales..................................................................Elaboración del Corte Diario por Ingresos.................................................................................................................................Entrega de Cheques Prefirmados...............................................................................................................................................Elaboración del Corte Diario por Egresos..................................................................................................................................
Firmas de Autorización.....................................................................................................................................................................................
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
OCTUBRE 2016
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Flujo de Efectivo y Control de laInformación ofrece una respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describenbrevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica de la Secretaría: Representa la estructura general de la Dependencia con el registro estatal,autorizada por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General de conformidad con la normatividad
vigente.
• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.
• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.
• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.
• Frecuencia de realización.
• Procedimientos con los que conecta.
• Normas que rigen el procedimiento.
• Firma de validación del procedimiento.
• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que
deben llevarse a cabo para operar el proceso.
• Diagrama correspondiente.
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OCTUBRE 2016 1PÁG.
Enero 2016
SECRETARÍA DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍA DE INGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA
INFORMÁTICA
SUBDIRECCIÓN DE GOBIERNO ELECTRÓNICO
SUBPROCURADURÍA DE ASUNTOS
CONTENCIOSOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
FISCALIZACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN DE LA FISCALIZACIÓN Y CONTRIBUYENTES
ESPECIALES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECAUDACIÓN
SUBPROCURADURÍA DE LEGISLACIÓN
Y CONSULTA
PROCURADURÍAFISCAL
DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
SUBPROCURADURÍA DE ASUNTOS FISCALES Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO
PÚBLICODE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTO
Y APOYO INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN GENERAL DE FINANCIAMIENTO
Y SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS DE DESARROLLO
SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN PARA EL DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
SUBDIRECCIÓN DE CONTROLFINANCIERO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE
INVERSIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERAL DE INVERSIÓN
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS E INTEGRACIÓN DE LA CUENTA
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE FIDEICOMISOS
DIRECCIÓN GENERAL DE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓN DE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN PARA LA
DESINCORPORACIÓN DE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE BIENESINMUEBLES
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN
DE SUELO Y CONTRATACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DE LA TENENCIA
DE LA TIERRA
DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN DE ASESORES
UNIDAD DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA
UNIDAD DE GÉNERO
SUBSECRETARÍA DE EGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA
FISCAL
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
DELEGACIONESREGIONALES DEL
PATRIMONIODEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓNY COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE COMERCIO
EXTERIOR
INSTITUTO DE PENSIONES DEL
ESTADO
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
ÓRGANO DESCENTRALIZADO
LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSecretario de Finanzas y Planeación
DR. RICARDO GARCÍA GUZMÁNContralor General
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE
AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE INTEGRACIÓN Y
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS DE
DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DE VISITAS
DOMICILIARIAS Y REVISIONES DE
GABINETE
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO
Y CONTROL DE OBLIGACIONES
SUBDIRECCIÓNDE EJECUCIÓN
FISCAL
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónEstructura Orgánica
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
OCTUBRE 2016 2PÁG.
SUBSECRETARÍA DEINGRESOS
UNIDADDE GÉNERO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
PROCURADURÍA FISCAL
COORDINACIÓN DEASESORES
SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SUBSECRETARÍA DEPLANEACIÓN
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SUBSECRETARÍA DEEGRESOS
SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y
CONTROL
DEPARTAMENTODE CAJA
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DEELABORACIÓN DE
CHEQUESY TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS
CAJERO
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO
DEPARTAMENTODE ÓRDENES
DE PAGO
DEPARTAMENTO DEFLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DEINFORMACIÓN
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Subdirección de Operación Financiera
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS Manual de Procedimientos
OCTUBRE 2016 PÁG. 3
Inicio y fin
Archivo temporal: cronológico (C), alfabético (A) o numérico (N)
Actividad Archivo definitivo: cronológico (C), alfabético (A) o numérico (N)
Documento Efectivo o cheque
Sistema y/o archivo informático
Objeto o cosa
Decisión Actividades que se realizan de
manera contínua
Pasa el tiempo Actividades que se realizan de
manera simultánea
Conector de actividad
Indicadores de texto
Conector de página
Disco compacto (CD) o Disco de video digital (DVD)
Conector de procedimiento
USB
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2016 4PÁG.
DEPARTAMENTODE CAJA
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2016 5PÁG.
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE ELABORACIÓN DE CHEQUES
Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
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NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
6PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Las Solicitudes-comprobación de recursos deben clasificarse con base en el sector que corresponda.
• El Registro de facturas de las Dependencias como del sector central se deben recibir del Departamento de Órdenesde Pago a través del SIAFEV para su trámite, generando en su caso la Póliza-cheque correspondiente.
• Las Solicitudes-comprobación de recursos y/o los Detalles de orden de pago se deben recibir para su trámite através del Departamento de Órdenes de Pago.
• Para los trámites de pago de obra pública se deben recibir a través de la Subdirección de Operación Financiera losRegistros de cuentas a liquidar generando en su caso la Póliza-cheque correspondiente.
• Queda bajo la responsabilidad del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas el acceso y uso del SIAFEV para la emisión de pagos con cheques y la comprobación de recursos en elSistema.
Elaboración de Cheques Prefirmados.
Generar los cheques para liquidar los pasivos registrados por el Departamento de Órdenes de Pago, para su entrega a losbeneficiarios correspondientes.
Diaria.
- Entrega de Cheques Prefirmados.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 7PÁG.
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Recibe las Solicitudes-comprobación de recursos en primer ysegundo tanto del Departamento de Órdenes de Pago a través del Jefede Departamento de Caja.
Sella de recibido las Solicitudes-comprobación de recursos ensegundo tanto y la devuelve al Departamento de Órdenes de Pago.
Clasifica las Solicitudes-comprobación de recursos en un tanto a lasque se les debe emitir Cheque.
Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos-funciones-pagos-cuentas bancarias y selecciona en el catálogo de cuentas bancarias, lacuenta bancaria de cargo correspondiente.
Accesa al módulo de emisión de pagos-opción documento yselecciona en el catálogo de documentos, la opción pago cheque, conlas Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.
Accesa a la opción proveedor y selecciona en el catálogo deproveedores, el proveedor correspondiente.
Selecciona en la opción de ingresar-ajustar facturas, la factura apagar con base en las Solicitudes-comprobación de recursos enprimer tanto y procede a sellar de pagado.
Elige en la opción de procesos1-procesos de pago, formatear el pago,e imprime en el formato las Pólizas-cheque en un tanto.
Anexa a las Pólizas-cheque en un tanto, las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.
Elabora e imprime el Oficio de autorización de pagos en un tanto y elRegistro diario de cheques emitidos en un tanto.
Turna al Jefe del Departamento de Caja, los siguientes documentos:
- Las Pólizas-cheque en un tanto.- Las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- El Oficio de autorización de pagos en un tanto.- El Registro diario de cheques emitidos en tanto para su
autorización.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Elaboración de Cheques Prefirmados.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 8PÁG.
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
Elaboración de Cheques Prefirmados.
Recibe del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas, los siguientes documentos:
- Las Pólizas-cheque en un tanto.- Las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- El Oficio de autorización de pagos en un tanto.- El Registro diario de cheques emitidos en un tanto.
Rubrica el Oficio de autorización de pagos en un tanto y el Registrodiario de cheques emitidos en un tanto.
Recaba firma de visto bueno en el Oficio de autorización de pagos enun tanto y firma de autorización en el Registro diario de chequesemitidos en un tanto del Subdirector de Operación Financiera y delTesorero.
Distribuye los siguientes documentos:
Al Cajero:- Pólizas-cheque en un tanto.- Registro diario de cheques emitidos en un tanto.
Al archivo cronológico temporal:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Oficio de autorización de pagos en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Entrega de Cheques Prefirmados.
12.
13.
14.
15.
Jefe del Departamento de Caja.
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SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZA-CHEQUE
INICIO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
RECIBE
1-2T
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE
2T
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
ACCESA Y SELECCIONACUENTA
BANCARIA DE CARGO
SIAFEV, EN EL MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
ACCESA Y SELECCIONA
MÓDULO EMISIÓN DE PAGOS, OPCIÓN TIPO DE
DOCUMENTO
1T
ACCESA Y SELECCIONAPROVEEDOR
OPCIÓN PROVEEDOR
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
SELECCIONA Y SELLA DE PAGADO
OPCIÓN INGRESAR AJUSTAR FACTURAS
1T
PÓLIZAS-CHEQUE
ELIGE E IMPRIME EN EL FORMATO
OPCIÓN PROCESOS 1,PROCESOS DE PAGO,
FORMATEAR EL PAGO
ANEXA
1T
1T1
ELABORACIÓN DE CHEQUES PREFIRMADOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
( 1 )
( 2 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
CHEQUE
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
CLASIFICA Y EMITE
1T
( 3 )
1T
REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
OFCIO DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS
ELABORA E IMPRIME
1T
1T
( 10 )
REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
OFCIO DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS
1T
1T
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS-CHEQUE
TURNA
1T
1T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE CAJA
( 11 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE
DEPARTAMENTO DE CAJA
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REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
OFCIO DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS
1T
1T
1
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS-CHEQUE
RECIBE
1T
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS
REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS
RUBRICA
1T
1T
REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
OFCIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGOS
RECABA FIRMA DE VISTO BUENO Y DE AUTORIZACIÓN
1T
1T
SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA Y TESORERO
OFICIO DE AUTORIZACIÓN
1T
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
REGISTRO DIARIO DE CHEQUES EMITIDOS
PÓLIZAS-CHEQUE
DISTRIBUYE
1T
1T
1T
CAJERO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ENTREGA DE CHEQUES PREFIRMADOS
ELABORACIÓN DE CHEQUES PREFIRMADOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 12 )
( 13 )
( 18 )
( 15 )
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NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
11PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Las Solicitudes-comprobación de recursos y/o los Detalles de orden de pago, se reciben del Departamento deÓrdenes de Pago para su trámite correspondiente.
• El Registro de facturas se debe recibir del Departamento de Órdenes de Pago para realizar su trámite.
• Para los trámites de pago de obra pública se debe recibir a través del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación el Registro de cuentas a liquidar, generando con el mismo las transferencias electrónicascorrespondientes.
• La Relación de importes pendientes de pago se debe entregar al Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación, para que determine los pagos a realizar durante el día.
• Antes de autorizar las transferencias se debe verificar en el SIAFEV que son correctos los importes y las cuentasbancarias a las cuales se envían dichas transferencias electrónicas.
• El documento de Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados debe estar rubricado por elAdministrativo Especializado de Elaboración de Cheques y Transferencias Electrónicas, para respaldar las operacionesde cheques y transferencias electrónicas realizadas durante el mismo período.
• El Departamento de Caja debe sellar de pagado las Solicitudes-comprobación de recursos después de realizar latransferencia.
Realización de Transferencias Electrónicas.
Generar las transferencias electrónicas de los pagos autorizados derivados de los trámites recibidos del Departamento deÓrdenes de Pago, para transferir los recursos determinados a favor de los beneficiarios correspondientes.
Diaria.
- Elaboración de Corte Diario por Egresos.- Elaboración de Comunicados de Pagos Tramitados inherente al Departamento de Flujo de Efectivo y Control de
Información.
• Queda bajo la responsabilidad del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TranferenciasElectrónicas la custodia y uso del procesador de claves dinámicas (Token) y de las firmas electrónicas autorizadas, asícomo el acceso y uso del SIAFEV para verificar los importes y cuentas bancarias que están en proceso de pago.
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 12PÁG.
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Recibe las Solicitudes-comprobación de recursos en primer ysegundo tanto y/o los Detalles de orden de pago en original y copia,del Departamento de Órdenes de Pago a través del Jefe delDepartamento de Caja.
Sella de recibido las Solicitudes-comprobación de recursos ensegundo tanto y/o los Detalles de orden de pago en copia y losdevuelve al Departamento de Órdenes de Pago.
Elabora la Relación de importes pendientes de pago con base en lasSolicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o losDetalles de orden de pago en original.
Emite la Relación de importes pendientes de pago en un tanto.
Entrega al Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación la Relación de importes pendientes de pago en primertanto, para la determinación de pagos a realizar en el día.
Pasa el tiempo.
Recibe la Relación de importes pendientes de pago en primer tanto,de los trámites autorizados para realizar su pago del Departamentode Flujo de Efectivo y Control de Información.
Identifica los trámites que son por transferencia electrónica de lasSolicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o losDetalles de orden de pago en original.
Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos-funciones-pagos,elige el tipo de pago rápido.• Selecciona las siguientes características:
- La cuenta bancaria de cargo.- El tipo de pago electrónico.- El tipo de transferencia, ya sea pago a tercero o pago
interbancario.
Y registra la fecha con base en las Solicitudes-comprobación derecursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pago enoriginal.
• Elige en el catálogo de proveedor, el proveedor correspondiente.
1.
2.
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8.
Realización de Transferencias Electrónicas.
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 13PÁG.
• Selecciona en la opción de ingresar-ajustar factura, la factura apagar con base en las Solicitudes-comprobación de recursos enprimer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original.
Accesa al Sistema de Bancos y realiza la captura de pagos en línea.
Realiza a través del Sistema de Bancos la conexión con el banco, paraconsultar los beneficiarios.
Imprime a través del Sistema de Bancos, la Relación de pagos degrupos de línea por autorizar en un tanto.
Anexa las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original, y la Relación de pagosde grupos de línea por autorizar en un tanto.
Turna las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original, y la Relación de pagosde grupos de línea por autorizar en un tanto, para su dispersión, alJefe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control de Información.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe de Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación, las Solicitudes-comprobación de recursos en primertanto y/o los Detalles de orden de pago en original y la Relación depagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.
Sella de pagado las Solicitudes-comprobación de recursos en primertanto y/o los Detalles de orden de pago en original y la Relación depagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.
Recibe el Comprobante de cash windows en dos tantos, delDepartamento de Flujo de Efectivo y Control de Información.
Conecta con el procedimiento:- Elaboración del Corte Diario por Egresos.
Accesa al SIAFEV, en la aplicación de emisión de pagos:
• Opción funciones-solicitudes: ejecutar-solicitud única y seleccionael informe de procesos contables de payables y en parámetros,registra los siguientes datos:
- Fecha.- Clase de documento, en este caso pagos, señalando el monto del
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Realización de Transferencias Electrónicas.
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14.
15.
16.
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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 14PÁG.
reporte.• Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar a general
ledger.
• Opción parámetros, registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso pagos.- Transferir a interface G.L. en detalle.
• Opción solicitud única, selecciona el informe de E.P. asientosgenerales caja, procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.
Emite a través del SIAFEV el Registro de pagos en dos tantos y losMovimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en dostantos.
Rubrica el Registro de pagos en dos tantos y los Movimientostransferidos a G.L. asientos no contabilizados en dos tantos.
Distribuye los siguientes documentos:
Al Cajero:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los
Detalles de orden de pago en original.- Comprobante de cash windows en primer tanto.- Registro de pagos en dos tantos- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en dos
tantos.
Al archivo cronológico temporal:- Comprobante de cash windows en segundo tanto.- Relación de pagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Elaboración de Comunicados de Pagos Tramitados inherente alDepartamento de Flujo de Efectivo y Control de Información.
Realización de Transferencias Electrónicas.
18.
19.
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Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
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DA
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
INICIO
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
RECIBE
1-2T
O
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGOA TRAVÉS DEL
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE CAJA
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE
2T
1
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
ELABORA
1T
O
RELACIÓN DE IMPORTES PENDIENTESDE PAGO
EMITE
1T
RELACIÓN DE IMPORTES PENDIENTESDE PAGO
ENTREGA
1T
DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DE INFORMACIÓN
RELACIÓN DE IMPORTES PENDIENTESDE PAGO
RECIBE
1T
DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DE INFORMACIÓN
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
IDENTIFICA LOS TRÁMITES QUE SEAN POR
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
1T
O
ACCESA,ELIGE EL TIPO Y REGISTRA
LA FECHA
SIAFEV, EN EL MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS
ACCESA Y REALIZA LA CAPTURA DE PAGOS EN
LÍNEA
SISTEMA DE BANCOS
ANEXA
1T
O
1T
1
REALIZA CONEXIÓN, PARA CONSULTAR LOS
BENEFICIARIOS
SISTEMA DE BANCOS
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
IMPRIME A TRAVÉS DEL SISTEMA
SISTEMA DE BANCOS
1T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE FLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DE INFORMACIÓN
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
TURNA PARA DISPERSIÓN
1T
O
1T
1
REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
CON BASE A LAS SOLICITUDES-
COMPROBACIÓN DE RECURSOS Y LOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
CON BASE A LAS SOLICITUDES-
COMPROBACIÓN DE RECURSOS Y LOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
COPIA N
O CONTROLA
DA
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
REGISTRO DE PAGOS
1-2T
1-2T
1
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
ACCESA
APLICACIÓN DE EMISIÓN DE PAGOS
EMITE
SIAFEV
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
REGISTRO DE PAGOS
1-2T
1-2T
RUBRICA
COMPROBANTES DE CASH WINDOWS
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
2T
1-2T
REGISTRO DE PAGOS
COMPROBANTE DE CASH WINDOWS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
DISTRIBUYE
O
1T
1-2T
1T
CAJERO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ELABORACIÓN DE COMUNICADOS DE PAGOS TRAMITADOS INHERENTE AL DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DE INFORMACIÓN
1T
REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 17 )
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
RECIBE
1T
O
1T
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE FLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DE INFORMACIÓN
RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS
DETALLES DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
SELLA DE PAGADO
1T
O
1T
( 14 )
( 15 )
( 18 )
( 19 )
( 20 )ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR
EGRESOS
COMPROBANTE DE CASH WINDOWS
RECIBE
1-2T
DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO
Y CONTROL DE INFORMACIÓN
( 16 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
17PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNTESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Cancelación de Cheques Emitidos.
Dar seguimiento a las solicitudes de cancelación de los cheques presentadas por las áreas administrativas de laSEFIPLAN y Dependencias.
Eventual.
- Elaboración del Corte Diario por Egresos inherente al Cajero.
• Las Dependencias, órganos y áreas administrativas de la Secretaría pueden solicitar la cancelación de chequesemitidos.
• Para la anulación de cheques se debe emitir a través del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), los Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados de cheques cancelados, parapresentarlo en la Subdirección de Registro y Consolidación Contable.
• El Departamento de Caja debe proceder a la cancelación de los Cheques emitidos que tengan un periodo a tresmeses.
• En caso de que un Cheque se hubiese entregado al solicitante, el área administrativa debe devolverlo en originalpara su cancelación.
• Queda bajo la responsabilidad del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas el acceso y uso del SIAFEV para la cancelación de cheques emitidos.COPIA
NO C
ONTROLADA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 18PÁG.
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Jefe del Departamento de Caja.
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Recibe el Oficio de solicitud de cancelación de cheque en original,de la Subdirección de Operación Financiera.
Obtiene del archivo cronológico temporal, la Póliza-cheque en untanto.
Turna la Póliza-cheque en un tanto y el Oficio de solicitud decancelación de cheque en original, al Jefe de Departamento deCaja.
Recibe la Póliza-cheque en un tanto y el Oficio de solicitud decancelación de cheque en original, del AdministrativoEspecializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas.
Revisa que proceda la cancelación de la Póliza-cheque en un tantoy el Oficio de solicitud de cancelación de cheque en original.
Devuelve la Póliza-cheque en un tanto y el Oficio de solicitud decancelación de cheque en original, para su trámite, alAdministrativo Especializado de Elaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Recibe del Jefe de Departamento de Caja, la Póliza-cheque en untanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque en original.
Accesa al SIAFEV, en el módulo de emisión de pagos, opción Pago-función, verifica el pago correspondiente con las teclas control-F11.• Opción de procesos1-procesos de pago, selecciona anular y
registra la fecha correspondiente.
Realiza la anulación de la Póliza-cheque con el foliocorrespondiente y emite los Movimientos transferidos a G.L.asientos no contabilizados de cheques cancelados en dos tantos.
Sella de cancelado la Póliza-cheque en un tanto.
Distribuye los siguientes documentos:Al Cajero:- Los Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados de
cheques cancelados en dos tantos.Al archivo cronológico temporal:- La Póliza-cheque en un tanto.- El Oficio de solicitud de cancelación de cheque en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Elaboración del Corte Diario por Egresos, inherente al Cajero.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Cancelación de Cheques Emitidos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA
INICIO
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
TURNA
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
RECIBE
O
PÓLIZA-CHEQUE
OBTIENE
1T
1T
O
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
RECIBE
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
1T
O
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
REVISA QUE PROCEDA
1T
O
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
DEVUELVE
1T
O
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE
CHEQUES Y TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
RECIBE
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE CAJA
1T
O
ACCESA, VERIFICAEL PAGO CORRESPONDIENTE
SELECCIONA ANULAR Y REGISTRA
LA FECHA
SIAFEV, MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
REALIZA LAANULACIÓN
Y EMITE
SIAFEV
1-2T
PÓLIZA-CHEQUE
SELLA DE CANCELADO
1T
1
1
C
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE CAJA FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE EGRESOS,
INHERENTE AL CAJERO
OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE
PÓLIZA-CHEQUE
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
1-2T
1T
O
C
CAJERO
DISTRIBUYE
CANCELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
Subdirección de Operacion FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
20PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNTESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedores y Prestadores de Servicio.
Confirmar las cuentas bancarias de los proveedores y prestadores de servicios, a fin de realizar las transferenciasbancarias a su favor.
Eventual.
• El número de la cuenta bancaria del proveedor o prestador de servicios para transferencias bancarias debe constarde 18 dígitos, solicitando el anexo del Estado financiero de su cuenta bancaria.
• El número de la cuenta bancaria del proveedor o prestador de servicio se debe confirmar con la instituciónbancaria correspondiente tales como: Bancomer, Banorte, Banamex, Santander, HSBC, Inverlat, Inbursa entreotras, antes de ser ingresado en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz(SIAFEV).
• Las cuentas bancarias se deben registrar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), para realizar los trámites de pago.
• Queda bajo la responsabilidad del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas el cotejo de la documentación presentada el en Oficio de notificación de la cuenta bancaria.
• Queda bajo la responsabilidad del Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas el acceso y manejo en el SIAFEV para realizar la captura de proveedores, prestadores de servicios,bancos, sucursal bancaria y código de seguridad.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 21PÁG.
Administrativo Especializado deElaboración de Cheques yTransferencias Electrónicas.
Recibe el Oficio de notificación de cuenta bancaria del proveedoro prestador de servicio en original, la Identificación oficial encopia, en caso de persona física y el Poder notarial delrepresentante legal en copia, en caso de persona moral, de laDependencia o de la Tesorería.
Revisa en el Oficio de notificación de cuenta bancaria delproveedor o prestador de servicio en original, los siguientes datos:- Institución bancaria.- Nombre del beneficiario o razón social, con el cual está dado de
alta en el SIAFEV.- Datos en hoja membretada.- Número de cuenta bancaria.- Clabe interbancaria.- Número de sucursal.- Firma del titular de la cuenta.
Así como en los siguientes documentos.- Identificación oficial en copia, en caso de persona fisica.- Poder notarial del representante legal en copia, en caso de
persona moral.- Alta en el Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.).- En caso de ser Municipio o Dependencia debe ser firmado por el
responsable de la cuenta bancaria.
Consulta los datos con el banco correspondiente vía telefónica conbase en el Oficio de notificación de cuenta bancaria del proveedoro prestador de servicio en original.
Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos y registra en laopción captura proveedores y banco-bancos-sucursal bancaria elcódigo de seguridad, en su caso.
Selecciona el banco y sucursal en:• Opciones de cuentas bancarias y en proveedor, registra el número
de cuenta.• Opción flexfield registra el número 999.
Accesa a la opción proveedores-ingreso y elige el proveedor yselecciona en la opción sucursales la cuenta bancaria.
Crea el archivo de cuenta en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV) y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de notificación de cuenta bancariadel proveedor o prestador de servicio en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedores y Prestadores de Servicio.
COPIA N
O CONTROLA
DA
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS DE PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIO
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
FIN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
RECIBE
O
DEPENDENCIA O TESORERÍA
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
REVISA DATOS
O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
CONSULTA
O
VÍA TELEFÓNICA DATOS CON EL
BANCO CORRESPONDIENTE
ACCESA Y REGISTRA
SIAFEV, MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS,
OPCIÓN CONFIGURACIÓN
CÓDIGO DE SEGURIDADEN SU CASO
SELECCIONA EL BANCOY SUCURSAL
OPCIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
Y LA OPCIÓN FLEXFIELD
ACCESA Y ELIGEPROVEEDOR
Y CUENTA BANCARIA
OPCIÓN PROVEEDORES-
INGRESO
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
CREA ARCHIVO DE CUENTA
FIN
C
O
SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
- INSTITUCIÓN BANCARIA - NOMBRE DEL BENEFICIARIO
O RAZÓN SOCIAL- DATOS EN HOJA
MEMBRETADA- NÚMERO DE CUENTA
BANCARIA- CLABE INTERBANCARIA-NÚMERO DE SUCURSAL
- FIRMA DEL TITULAR DE LA CUENTA
1
O PODER NOTARIAL EN
CASO DE PERSONA MORAL
1
1
O PODER NOTARIAL EN
CASO DE PERSONA MORAL
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2016 23PÁG.
CAJERO
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
24PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNTESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos.
Ingresar a la Hacienda Pública Estatal los pagos por concepto de impuestos, derechos, productos, aprovechamientos yotros ingresos.
Diaria.
- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.
• Para registrar un ingreso, el recurso financiero debe ser comprobante de depósito bancario o transferenciaselectrónicas.
• La Documentación soporte de ingresos que genere el registro de ingresos podrá ser la siguiente: Oficios,Memoranda, Tarjetas informativas de las áreas administrativas de la SEFIPLAN o Documentos que acreditendepósitos.
• El Recibo de ingresos es el comprobante de un registro de ingreso.
• El Recibo de ingresos debe estar sellado por el Cajero responsable del trámite, para cualquier aclaración posterior.
• Al momento de recibir la documentación, el Cajero debe verificar si se requiere Comprobante Fiscal Digital porInternet (CFDI) del ingreso recibido.
• Los ingresos por recaudación se podrán recibir por los siguientes instancias: Dependencias Estatales, DependenciasFederales y/o contribuyentes.
• Queda bajo la responsabilidad del Cajero la revisión y el cotejo de la transferencia electrónica entregada por elcontribuyente o Dependencia.
• Queda bajo la responsabilidad del Cajero la información que registre en el Sistema de Recaudación del Departamentode Caja por concepto de pagos realizados por los contribuyentes o Dependencia.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 25PÁG.
Cajero. Recibe la Documentación soporte de ingresos y el Depósitobancario o transferencia electrónica de la Dependencia y/ocontribuyente.
Recaba visto bueno del Departamento de Flujo de Efectivo y Controlde Información de los Depósitos bancarios o transferenciaselectrónicas.
Compara el Depósito bancario o transferencia electrónica con elimporte de cobro establecido en la Documentación soporte deingresos.
¿Es correcto el Depósito bancario o transferencia electrónica?
En caso de no ser correcto el Depósito bancario o transferenciaelectrónica:
Devuelve la Documentación soporte de ingresos y el Depósitobancario o transferencia electrónica y le informa el faltante, a laDependencia y/o contribuyente.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de ser correcto el Depósito bancario o transferenciaelectrónica:
Revisa la Documentación soporte de ingresos y determina elconcepto y subconcepto de recaudación.
Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja, en elmódulo de recaudación del día, opción altas, registro de recaudación.
• Opción recepción de pagos (selección de clave de referencia y deconcepto y subconcepto), registra el concepto y subconcepto derecaudación conforme a la Documentación soporte de ingresos.
• Opción del subconcepto de recaudación, registra los siguientesdatos:
- Contribuyente.- Notas.- Importe.- Recibido (ya sea depósito bancario o transferencia electrónica).
1.
2.
3.
3A.
4.
5.
Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 26PÁG.
Elige el icono de registrar en la opción del subconcepto derecaudación.
Imprime a través del Sistema de Recaudación del Departamento deCaja, el Recibo de ingresos en dos tantos.
Sella el Recibo de ingresos en dos tantos y separa el primer tanto.
Entrega el Recibo de ingresos en primer tanto a la Dependencia y/ocontribuyente y recaba acuse de recibo en el segundo tanto.
Anexa a la Documentación soporte de ingresos, el Recibo deingresos en segundo tanto y la archiva de manera cronológicatemporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.
6.
7.
8.
9.
10.
Cajero.
Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
4
DEPÓSITO BANCARIO O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
DEPÓSITO BANCARIO O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
RECIBO DE INGRESOS
1-2T
DEPÓSITO BANCARIO O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
¿ES CORRECTO DEPÓSITO BANCARIO O
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA?
CAJERO
INICIO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO :- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS
FIN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
RECIBE
DEPENDENCIA Y/O CONTRIBUYENTE
1
COMPARA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
DEVUELVE YLE INFORMA
EL FALTANTE
NO
DEPENDENCIA Y/O CONTRIBUYENTE
1
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
REVISA Y DETERMINA EL CONCEPTO
Y SUBCONCEPTODE RECAUDACIÓN
ACCESA
SISTEMA DE RECAUDACIÓN,
MÓDULO DE RECAUDACIÓN
ELIGE EL ICONO REGISTRAR
OPCIÓN DEL SUBCONCEPTO DE
RECAUDACIÓN
IMPRIME
SISTEMA DE RECAUDACIÓN
RECIBO DE INGRESOS
SELLA Y SEPARA
1T
2T
RECIBO DE INGRESOS
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
1T
RECIBO DE INGRESOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
ANEXA
2T
O
SI
RECEPCIÓN DE INGRESOS POR RECAUDACIÓN DE DIVERSOS CONCEPTOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 1 )
( 2 )
( 3A )
( 3 )
( 5 )
( 8 )
( 6 )
( 10 )
C
DEPÓSITO BANCARIO O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
RECABA VISTO BUENO
DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO
Y CONTROL DE INFORMACIÓN
( 4 )
( 9 )
( 7 )
DEPENDENCIA Y/O CONTRIBUYENTE
2T
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
AL FINAL CON:
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
28PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas por Ingresos Federales.
Registrar en la recaudación del día, los ingresos reportados por la Tesorería de la SEFIPLAN, considerando entre elloslas participaciones, aportaciones y subsidios federales otorgados al Estado.
Quincenal y Eventual.
- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.- Elaboración de Solicitud de Emisión de Recibos de Ingresos, inherente al Departamento de Registro y Seguimiento
de Ingresos y Egresos.
• Los ingresos que se registren pueden ser por los siguientes conceptos:
- Las Participaciones Federales: que son las cantidades que corresponden al Estado en el rendimiento deingresos federales, de conformidad con las leyes respectivas y de los convenios que, sobre el particular, secelebren.
- Las Aportaciones Federales, son las cantidades que corresponden al Estado con cargo al Presupuesto deEgresos de la Federación cuya aplicación está restringida a conceptos de gastos predeterminados, deconformidad con las leyes respectivas y a los convenios que, al efecto se celebren.
- Los Ingresos Federales Coordinados: son las cantidades que corresponden al Estado, de conformidad con lasdisposiciones fiscales y los convenios de coordinación; así como los de colaboración administrativa enmateria fiscal federal celebrados con el Gobierno Federal.
• Que bajo la responsabilidad del Jefe de Departamento de Caja el uso y las diferentes operaciones que realicen parael desempeño de sus funciones en el Sistema de Recaudación del Departamento en mención.COPIA
NO C
ONTROLADA
Subdirección de Operación financieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 29PÁG.
Jefe de Departamento de Caja.
Cajero.
Recibe la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso enoriginal y copia de la Tesorería.
Sella de recibido la Tarjeta informativa de solicitud de registro deingreso en copia y devuelve a la Tesorería.
Revisa la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso enoriginal y la entrega al Cajero.
Recibe la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso enoriginal, del Jefe de Departamento de Caja.
Revisa la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso enoriginal e identifica el concepto y subconcepto de recaudación.
Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja, en elmódulo de recaudación del día.
• Opción operaciones caja y registra el módulo, el nombre de laDependencia, el R.F.C. y el timbrado: Express.
• Opción operaciones movimiento y registra los siguientes datos:- Cuenta de ingreso.- Importe (de acuerdo a la transferencia bancaria).- Observaciones.
• Opción movimiento pagos: selecciona instrumento de pago, paraun Documento acreditado caja se le asigna una referencia, define lainstitución bancaria y registra el importe y para una cuenta puenteúnicamente se salda el importe.
Captura los datos de la Dependencia y envía al área responsable de lafacturación.
Pasa el tiempo.
Recibe del área responsable de la facturación el Comprante FiscalDigital por Internet (CFDI) a través de medios electrónicos.
Imprime el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en dostantos y a través del Sistema de Recaudación del Departamento deCaja, el Recibo de ingresos en dos tantos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas por Ingresos Federales.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación financieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 30PÁG.
Distribuye los siguientes documentos:
A la Tesorería:- Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en primer tanto.- Recibo de ingresos en primer tanto.
Al archivo cronológico temporal:- Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en segundo
tanto.- Recibo de ingresos en segundo tanto.- Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso en
original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.- Elaboración de Solicitud de Emisión de Recibos de Ingresos,
inherente al Departamento de Registro y Control de Ingresos,Egresos y Deuda Pública.
Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas por Ingresos Federales.
Cajero. 10.
COPIA N
O CONTROLA
DA
TARJETA INFORMATIVA
RECIBO DE INGRESOS
C
2T
O
COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET
RECIBO DE INGRESOS
SISTEMA DE RECAUDACIÓN
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA
FIN
INICIO
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS.
- ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE RECIBOS DE INGRESOS, INHERENTE AL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS, EGRESOS Y
DEUDA PÚBLICA.
CAJERO
TARJETA INFORMATIVA
RECIBE
O-1
TARJETA INFORMATIVA
SELLA DE RECIBIDOY DEVUELVE
TARJETA INFORMATIVA
REVISA Y ENTREGA
O
TARJETA INFORMATIVA
RECIBE
O
TARJETA INFORMATIVA
REVISA E IDENTIFICA
O
ACCESA Y REGISTRA
SISTEMA DE RECAUDACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE CAJA
CAPTURA LOS DATOS DE LA DEPENDENCIA Y ENVÍA
CAJERO
TESORERÍA
TESORERÍA
JEFE DEDEPARTAMENTO
DE CAJA
RECIBE
COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET
DISTRIBUYE
TESORERÍA
1
COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET
1T
CONCEPTO Y SUBCONCEPTO DE
RECAUDACIÓN
DEPÓSITOS BANCARIOS O TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS POR INGRESOS FEDERALES
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 10 )
ÁREA RESPONSABLE DE LA FACTURACIÓN
ÁREA RESPONSABLE DE LA FACTURACIÓN
COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET
IMPRIME
RECIBO DE INGRESOS
2T
2T
( 9 )
1T
2T
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
32PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Se debe considerar como Documentación soporte de ingresos cualquiera de los siguientes:- Recibos por reintegros de fondos.- Oficios o Memoranda de Dependencias o áreas administrativas de la SEFIPLAN.- Tarjetas informativas de las áreas administrativas de la SEFIPLAN.- Fichas de depósitos.- Transferencias electrónicas.
• El Expediente de ingresos correspondiente al corte diario debe ser revisado diariamente por la Subdirección deRegistro y Control.
• Queda bajo responsabilidad del Cajero el uso que tenga dentro del Sistema de Recaudación del Departamento deCaja, dentro de las diferentes operaciones que realice para el desempeño de sus funciones.
Elaboración del Corte Diario por Ingresos.
Integrar la información correspondiente a los ingresos del Departamento de Caja para entregarlos a la Dirección Generalde Vinculación y Coordinación Hacendaria, para su seguimiento.
Diaria.
- Los Inherentes a la Dirección General de Vinculación y Coordinación Hacendaria.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 33PÁG.
Cajero. Obtiene del archivo cronológico temporal, la Documentaciónsoporte de ingresos en original y los Recibos de ingresos ensegundo y tercer tanto.
Obtiene copia de la Documentación soporte de ingresos en original.
Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja en elmódulo de cajas en la opción herramientas, en el concepto realizarcorte.
Imprime el Reporte de corte de caja receptora en un tanto, enestatus entregado.
Accesa al Módulo administrador, opción recaudación, corte/recepción y procede a revisar las fichas de depósito contra losRecibos de ingresos en tercer tanto.
Imprime el Reporte de corte de caja receptora en un tanto, enestatus recibido.
Accesa al Módulo de recaudación, opción cierre a realizar y descargapor depósito bancario, o transferencia electrónica lo recaudado porcaja y revisa que coincidan los importes de las cajas.
Imprime los siguientes documentos:- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por corte
en un tanto.
Obtiene dos copias de los siguientes documentos:- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus
entregado.- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus
recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por corte
en un tanto.
Integra los siguientes expedientes:Expediente de Ingresos:- Documentación soporte de ingresos en original.- Recibos de ingresos en tercer tanto.- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus
entregado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Elaboración del Corte Diario por Ingresos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 34PÁG.
- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatusrecibido.
- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por corte
en un tanto.
Expediente de caja:- Documentación soporte de ingresos en copia.- Recibos de ingresos en segundo tanto.- Reporte de corte de caja receptora en copia, en estatus
entregado.- Reporte de corte de caja receptora en copia, en estatus
recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en copia.- Reporte de cierre por concepto en copia.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por corte
en copia.
Expediente de archivo:- Reporte de corte de caja receptora en copia, en estatus
entregado.- Reporte de corte de caja receptora en copia, en estatus
recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en copia.- Reporte de cierre por concepto en copia.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por corte
en copia.
Turna el Expediente de ingresos a la Subdirección de Registro yControl, para su validación.
Pasa el tiempo.
Recibe el Expediente de ingresos de la Subdirección de Registro yControl.
Turna el Expediente de ingresos y archiva de manera cronológicatemporal los Expediente de caja y de archivo a la Subdirección deIngresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Inherentes a la Dirección General de Vinculación y CoordiaciónHacendaria.
Elaboración del Corte Diario por Ingresos.
Cajero.
11.
12.
13.
COPIA N
O CONTROLA
DA
CAJERO
ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
EXPEDIENTE DE CAJA
EXPEDIENTE DE ARCHIVO
REPORTE DE DETALLE DE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE
REPORTE DE CIERREPOR CONCEPTO
REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINA RECEPTORA
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE RECIBIDO
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO 1
1
1
1
1
REPORTE DE DETALLE DE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE
REPORTE DE CIERRE POR CONCEPTO
REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINA RECEPTORA
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE RECIBIDO
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO
RECIBOS DE INGRESOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
1
2T
1
1
1
1
1
REPORTE DE DETALLE DE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE
RECIBOS DE INGRESOS
INICIO
RECIBOS DE INGRESOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
OBTIENE
2-3T
O
C
O
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
OBTIENE
O
1
ACCESA
SISTEMA DE RECAUDACIÓN DEL MÓDULO DE CAJA
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA
IMPRIME
1T
ACCESA Y REVISA
MÓDULO ADMINISTRADOR,
OPCIÓN RECAUDACIÓN
3T
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS RECIBIDO
IMPRIME
1T
ACCESA Y REVISA
MÓDULO DE RECAUDACIÓN, OPCIÓN
CIERRE A REALIZAR
REPORTE DE DETALLEDE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE
REPORTE DE CIERRE POR CONCEPTO
REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINA RECEPTORA
IMPRIME
1T
1T
1T
REPORTE DE CIERRE POR CONCEPTO
REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINA RECEPTORA
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA ESTATUS RECIBIDO
O
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA ESTATUS ENTREGADO
OBTIENE
1T
1T
1T
1T
1T
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
REPORTE DE DETALLE DE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE
REPORTE DE CIERRE POR CONCEPTO
REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINARECEPTORA
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE RECIBIDO
REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO
RECIBOS DE INGRESOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS
INTEGRA EXPEDIENTES
O
3T
1T
1T
1T
1T
1T
1
EXPEDIENTE DE INGRESOS
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 ) ( 10 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
EXPEDIENTE DE ARCHIVO
EXPEDIENTE DE CAJA
CAJERO
EXPEDIENTE DE INGRESOS
TURNA PARA SU VALIDACIÓN
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:INHERENTES A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
VINCULACIÓN Y COORDINACIÓN HACENDARIA
1
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL
EXPEDIENTE DE INGRESOS
RECIBE
EXPEDIENTE DE INGRESOS
TURNA
SUBDIRECCIÓN DE INGRESOS
CSUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONTROL
ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 11 )
( 12 )
( 13 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación financieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
37PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Entrega de Cheques Prefirmados.
Entregar los Cheques a sus beneficiarios, derivados de obligaciones del Gobierno del Estado.
Diaria.
- Elaboración del Corte Diario por Egresos.
• En la entrega de Cheques a proveedores y/o prestadores de servicios se debe solicitar al beneficiario que registre susdatos en la Póliza-cheque y la documentación siguiente:Persona Física:- Identificación OficialPersona Moral:- Acta Constitutiva- Poder Notarial para Pleitos y Cobranzas- Identificación Oficial
• Los Cheques se deben entregar al personal autorizado y registrado en el Libro de firmas que conserva elDepartamento de Caja.
• Los Cheques que no se entreguen y que tengan una antigüedad mayor a 90 días, se deben cancelar.
• Queda bajo la responsabilidad del Cajero la custodia y entrega de los cheques prefirmados a los beneficiarios oDependencias, así como la revisión y cotejo de documentación correspondiente al beneficiario.COPIA
NO C
ONTROLADA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 38PÁG.
Cajero. Recibe las Pólizas-cheque en original y copia y las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto del Jefe deDepartamento de Caja.
Atiende al beneficiario y le solicita la Documentacióncorrespondiente.
Recibe del beneficiario la Documentación correspondiente y revisasus datos.
Desprende de la Póliza-cheque en original, el Cheque y recabanombre y firma del beneficiario en la Póliza en original y copia.
Devuelve al beneficiario la Documentación correspondiente, leentrega el Cheque y procede a archivar de manera cronológicatemporal, la Póliza en original y copia, las Solicitudes-comprobaciónde recursos en primer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Elaboración del Corte Diario por Egresos.
1.
2.
3.
4.
5.
Entrega de Cheques Prefirmados.
COPIA N
O CONTROLA
DA
SOLICITUDESCOMPROBACIÓN DE RECURSOS
1T
C
PÓLIZA
O
PÓLIZA
CHEQUE
O
CHEQUE
DOCUMENTACIÓN
CAJERO
INICIO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO :- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR EGRESOS
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE CAJA
ATIENDE Y SOLICITA DOCUMENTACIÓN
BENEFICIARIO
DOCUMENTACIÓN
RECIBE Y REVISA DATOS
DESPRENDE, RECABANOMBRE Y FIRMA
DEVUELVE YENTREGA
BENEFICIARIO
BENEFICIARIO
BENEFICIARIO
FIN
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS-CHEQUE
RECIBE
O-1
1T
1
1
ENTREGA DE CHEQUES PREFIRMADOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA LA VALIDACIÓN DELPROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
OCTUBRE 2016
40PÁG.
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Elaboración del Corte Diario por Egresos.
Integrar la información correspondiente a los egresos realizados por el Departamento de Caja para entregarlos a laSubdirección de Registro y Consolidación Contable, para su seguimiento.
Diaria.
- Los Inherentes a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable.
• El Departamento de Caja debe realizar en el SIAFEV el proceso de “Transfer” de los registros realizados en el día, paradisposición de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, así como enviar el Reporte para sucontabilización.
• El Departamento de Caja debe enviar a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable para validación ycustodia el Registro de pagos, Pólizas, Solicitudes-comprobación de recursos y Comprobantes de cash windowscomo documentación soporte de los pagos realizados durante el día.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
OCTUBRE 2016 41PÁG.
Cajero. Recibe del Administrativo Especializado de Elaboración de Chequeslos siguientes documentos:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.- Registro de pagos en dos tantos.- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en dos
tantos.
Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto, de
cheques prefirmados.
Anexa al Registro de pagos en un tanto, los siguientes documentos:- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.
Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable lossiguientes documentos:- Registro de pagos en primer tanto.- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en un
tanto.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en los Movimientos transferidos a G.L.asientos no contabilizados en segundo tanto y en el Registro depagos en segundo tanto y procede a archivarlos de maneracronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Inherentes a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable.
1.
2.
3.
4.
5.
Elaboración del Corte Diario por Egresos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
COMPROBANTESDE CASH WINDOWS
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS
REGISTRO DE PAGOS
1T
1T
1T
ANEXA
CAJERO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE
CHEQUES
FIN
INICIO
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
REGISTRO DE PAGOS
COMPROBANTES DE CASH WINDOWS
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
RECIBE
1T
1T
1-2T
1-2T
O
O
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS
OBTIENE
1T
1T
C
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOSA G.L
COMPROBANTES DE CASH WINDOWS
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
PÓLIZAS
REGISTRO DE PAGOS
ENTREGA
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
1T
1T
1T
1T
REGISTRO DE PAGOS
MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.
RECABA SELLODE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
2T
2T
C
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
1T
1T
ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR EGRESOS
DEPARTAMENTO DE CAJA
OCTUBRE 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OCTUBRE 2016 43PÁG.
ARNULFO OCTAVIO GARCÍA FRAGOSOTESORERO
VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN
REVISIÓN
ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, octubre 2016.
AUTORIZACIÓN
JESÚS MANUEL MORENO TORRESSUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA
JOSÉ MIGUEL TRUJILLO QUINTANAJEFE DE DEPARTAMENTO DE CAJA
COPIA N
O CONTROLA
DA