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No 27074 Gaceta Oficial Digital, martes 10 de julio de 2012 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL TRÁMITE, REGISTRO Y PAGO A TRAVÉS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE FONDOS (ACH)

PARA ACREDITAMIENTO DE SALARIO PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI), SEGUNDA VERSIÓN

ABRIL - 2012


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento

LEÓN WONG Supervisor



DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director Encargado

ARIEL RUIZ G. Asesor Jurídico



DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Analista Administrativa

SERVIO MENDOZA Apoyo Técnico


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

HÉCTOR REQUENA Rector

JOSÉ CORONEL Vicerrector Académico

CLOTILDE ARROCHA

Vicerrectora de Investigación y Postgrado

PEDRO GONZÁLEZ Vicerrector Administrativo

MANUEL SEVILLA Secretario General

FELICIANO BATISTA Director General de los Centros

Regionales Universitarios


EQUIPO TÉCNICO:

RECTORÍA

DALVIER TUÑÓN OLIVER SERRANO

DIRECCIÓN DE FINANZAS

HUMBERTO ARCE Director


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos B. Concepto C. Base Legal D. Alcance E. Responsable y Responsabilidades F El Sistema ACH G. Vigencia

II. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

A. Generalidades B. Especificaciones del Área de Sistemas Computarizados

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para solicitar Acreditamiento de Salario (ACH) B. Procedimiento para el Pago de sueldos a Funcionarios de la Universidad

mediante Transferencia Electrónica de Fondos C. Procedimiento para la facturación de lo pagado y no pagado por ACH de los

funcionarios inscritos en el Sistema de Transferencia Electrónica de Fondos D. Procedimiento para las Recuperaciones de lo pagado por ACH de Salarios No Devengados

IV. ANEXO

1. Solicitud de Acreditamiento de Sueldo 2. Cálculo de Salarios 3. Informe de Cuentas por Cobrar 4. Anulación de Cheque 5. Acta de Anulación División 6. Comprobante de Cheque 7. Acta de Firma de Cheques 8. Cálculo de Cuentas por Cobrar 9. Informe de Cuentas por Cobrar 10. Actas de Anulación 11. Envío de Cheques

V. GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley 32 de noviembre de 1984, presenta el documento denominado “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL TRÁMITE, REGISTRO Y PAGO A TRAVÉS DEL SERVICIO DE ACREDITAMIENTO DE SALARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI)”, Segunda Versión.

El presente documento instituye los trámites estándares para la ejecución de las acciones y operaciones pertinente al pago de salario mediante la modalidad de transferencia bancaria o acreditamiento al cuentahabiente que se beneficia de este servicio bancario. De igual manera se destaca, la observancia a lo dispuesto en el “Estatuto Universitario” así como los preceptos vinculantes emanados del Consejo Académico y documentos institucionales relacionados, mismos que cumplen con la aprobación y oficializados por los estamentos y autoridades universitarias. El Capitulo Primero trata sobre los aspectos generales como son objetivos, base legal, concepto, alcance, responsable y responsabilidades, vigencia, entre otros. El Capitulo Segundo comprende los aspectos de control interno, que se relacionan con el ambiente y actividades de control y por otro lado el diseño de registros de datos fuente, de operación y de salida con el propósito de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

El Capítulo Tercero, describe los procedimientos que se llevan a cabo para solicitar, autorizar, transferir, pagar e informar los desembolsos por sueldos a los funcionarios beneficiados con el servicio de acreditamiento. Además, cuenta con un apéndice referente a anexo y glosario. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos Procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivos

1. Objetivo General Instituir una regulación para generar el pago de sueldo mediante el Sistema Electrónico de Transferencias de Fondos (ACH), considerando los controles internos a fin de garantizar una gestión segura del proceso automático de las unidades ejecutoras de la Universidad autónoma de Chiriquí.

2. Objetivos Específicos

- Incorporar el pago mediante el sistema ACH, al sistema administrativo de gestión

de los recursos financieros y humanos. - Incorporar el ambiente y actividades de control para salvaguardar la gestión que

llevan a cabo las unidades ejecutoras que participan del pago de sueldos en la Universidad autónoma de Chiriquí.

- Describir el proceso de pago con el sistema ACH. B. Concepto

El Sistema Electrónico de Transferencia de Fondos (ACH), es un modelo compuesto por esquemas operativos, técnicos y de seguridad del ente regulador a través del Centro de Intercambio Automatizado, S.A. (CIASA).

C. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá.

Código Fiscal, Artículo 1089 y 1090, (de los empleados y agente de manejo)

Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley Núm. 4 de 16 de enero de 2006, “Que reorganiza la Universidad Autónoma de

Chiriquí, creada por la Ley 26 de 1994”.

Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que reforma la juridiscción de cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, para juzgar la responsabilidad patrimonial derivadas de las supuestas irregularidades de todos los empleados y agentes de manejo”.

Decreto Núm. 92-2005 de 29 de marzo de 2005, “por el cual se crea el Manual de

Proceso para el Pago Mediante Orden de Transferencia de Fondos”.


Decreto Núm.420 de 26 de julio de 2005. “Por el cual se actualiza el Manual General de Contabilidad Gubernamental”.

Decreto Núm.214-DGA de 18 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.”

Normas de Administración Presupuestaria Vigente.

Circular S/N del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) informando sobre el pago de planilla de los funcionarios a través del sistema ACH. (Anexo Núm1)

D. Alcance

El Sistema ACH, (Acreditamiento de sueldos) esta opera a nivel nacional, se encuentra disponible para todos los funcionarios de las Unidades Administrativas, Académicas, Extensiones y Centros Regionales de la UNACHÍ de la Universidad Autónoma de Chiriquí, con el propósito de utilizarse al momento de cobrar los pagos de sueldos de la planilla regular.

E. Responsables y Responsabilidades

e.1 Rectoría y la Vicerrectoría Administrativa Son los encargados de autorizar los traslados y pagos de la planilla de la UNACHI. En sus ausencias temporales lo asume la Dirección de Finanzas.

e.2 Dirección de Finanzas

A través de su Departamento de Planillas se autorizan los pagos de acreditamiento (transferencia electrónica) al Ministerio de Economía y Finanzas (Dirección General de Tesorería) ya que esta Dirección es la que autoriza al Banco Nacional de Panamá, a realizar los pagos en el Sistema Bancario Panameño.

Nota: En ausencia del Jefe de Planillas esta autorización la realiza el Rector, el

Vicerrector Administrativo o la Dirección de Finanzas.

F. El sistema ACH

1. Características Es un sistema automatizado bancario de transferencias de fondos a

cuentahabientes previamente inscritos. Es un sistema operativo selectivo con canales de acceso restringido

exclusivamente para introducir los datos que cargarán las sumas de dinero a las cuentas bancarias de los funcionarios inscritos.


Provee reportes o informe de las transacciones realizadas a los cuenta habientes.

G. Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de su oficialización y promulgación.

II. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO A. Generalidades

El representante legal de la Universidad Autónoma de Chiriquí, es el máximo responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de la estructura de control interno; de la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno. También, es competencia suya velar por las autorizaciones, responsabilidades, registros y archivos, documentos e informes que se presentan en el presente procedimiento que vincula al Sistema ACH.

Los funcionarios deberán gestionar por medio del Sistema de Transferencia

Electrónica de Fondos, los reportes pertinentes a las tres acciones ejecutadas que son las de importar registros, generar pago y enviar transferencia; y los mismos deben ser firmados por los empleados respectivos.

Los pagos que no realiza la UNACHI a través de ACH son:

- Cheques de Acreedores - Cheques a la Caja de Seguro Social - Cheques al SIACAP - Cheques de Transferencias de Fondos - Cheques que se dañan - Cheques de Pagos personal no inscrito - Cheques de Pagos Adicionales - Cheques de Décimo Tercer Mes - Cheques de devoluciones de Descuentos.

En el Departamento de Planillas se utilizan formularios que se encuentran en los

Anexos para el siguiente uso: Solicitud de Acreditamiento de Salarios (Formulario Anexo Núm.1): para inscribirse en el Sistema de ACH; Formulario de Cálculo de Salarios (Anexo Núm.2): se utiliza para el análisis de los documentos (Resoluciones) que se reciben, para pagos, ajustes de salarios, pagos de etapas, antigüedad, disminución de salarios, etc. (que fue modificado); Formulario denominado Informe de Cuentas por Cobrar, para realizar devolución de depósitos demás en ACH (Anexo Núm.3): para devolución por parte de los funcionarios, de sumas depositadas demás (se crea la cuenta) y se paga en Caja; Formulario de Anulación de Cheque (Anexo Núm.4): ; se utiliza para anular


cheques en su totalidad, que se han emitido, y no corresponden por alguna situación específica (cese, disminución de salario, cálculo incorrecto, etc.); n); Formulario Acta de Anulación División (Anexo Núm.5): cuando se emitan cheques con montos no correctos, o descuentos que no correspondan (se anulan y se rehacen con los montos correctos); Formulario Comprobante de Cheque (Anexo Núm.6): utilizado para documentar los cheques que se confeccionan manualmente; Formulario de Acta de Firma de Cheques (Anexo Núm.7): se utiliza para plasmar la información de la numeración por rangos de planillas que se generan en cheques y en talonarios de ACH; Formulario de Cálculo de Cuentas por Cobrar (Anexo Núm.8): se utiliza para determinar las cuentas por cobrar de acuerdo al análisis de las resoluciones recibidas, o al análisis de acreedores pagados en cheques anulados u otros casos que impliquen cuentas por cobrar; Formulario Informe de Cuentas por Cobrar para realizar Abonos o cancelación por Ventanilla de (Anexo Núm.9): al establecérsele cuentas por cobrar a los funcionarios, tienen la opción de pagar por ventanilla estos saldos a través de este formato; Formulario Acta de Anulación (Anexo Núm.10): se incluyen los cheques que han sido anulados en el formulario de anulación y en el formulario de división; Formulario de Envío de Cheques (Anexo Núm.11): utilizado para remitir los cheques de planilla quincenales, a receptoría de cuentas, por secuencia de cheques y departamentos que corresponda.

B. Especificaciones del Área de Sistemas Computarizados

Se debe diseñar controles de datos fuente, de operación y de salida con el propósito de salvaguardar los datos fuentes de origen, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

El Administrador (a) del sistema es el responsable de establecer y hacer cumplir

las políticas a aplicarse, para definir las claves de acceso y designa el (los) funcionario(s) encargado(s) de :

- Importar del servidor el Archivo electrónico para el pago de sueldos y

emitir el reporte del mismo. - Generar el pago y emitir su respectivo reporte. - Validar en el sistema lo actuado en cada reporte.

El Departamento de Tesorería no modificará bajo ninguna circunstancia, el archivo depositado en el servidor acordado, ni en el que reciba por contingencia por medio magnético. Comunicará a la Dirección de Finanzas y a la Oficina de la Contraloría General de la República en la institución toda inconsistencia detectada que guarde relación con las operaciones vinculadas al sistema ACH.

Nota: El Departamento de Informática de UNACHI sólo da el aporte tecnológico en

caso de se requiere; previa autorización de la Dirección de Finanzas ya que la información se mantiene en el Departamento de Planillas.


La Dirección pertinente de cada entidad debe establecer y hacer cumplir las políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación de manera que permita optimizar su rendimiento.

En lo referente al mantenimiento correctivo, la Dirección de Informática y la

Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) deberán contar con un listado de proveedores especializados que puedan resolver desperfectos en el menor tiempo posible o efectuar contrato con empresas dedicadas a estos servicios.

En lo pertinente al mantenimiento preventivo, la Dirección de Informática y la

Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) deberán programar el mismo, con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo, para lo cual dicha programación deberá basarse en periodos cortos, accionar que deberá ser respaldado con estadística de los problemas, para lograr ajustar lo mejor posible este tipo de mantenimiento.

Para implementar las tareas de mantenimiento, la Dirección de Finanzas

(Departamento de Planillas) y la Dirección de Informática deben observar el cumplimiento de los siguientes factores:

- Establecer la periodicidad semanal, quincenal o, mensual. - Debe existir acceso expedito al mantenimiento correctivo. - Debe existir una adecuada protección de los dispositivos de

almacenamiento. - Seguridad de programas, de datos equipos de cómputo, deben establecer

mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la información procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud.

En lo que respecta a la seguridad lógica, la Dirección de Finanzas (Departamento

de Planillas) y la Dirección de Informática deben establecer los siguientes controles:

- Restricción de acceso a los archivos y programas. - Claves de acceso por usuario, de esta manera se evita transgresiones a la

confiabilidad de la información o al acceso a opciones no pertinentes a las funciones desempeñadas.

- Actualización de los programas antivirus.

En lo oportuno a seguridad física, se deben cumplir los siguientes controles:

- La Dirección de Informática mantendrá acceso restringido a la unidad que genera los archivos electrónicos.

- La Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) mantendrá acceso restringido a la unidad donde se ejecute el proceso que genere el pago de sueldo por transferencia electrónica.


- La Dirección de Informática y la Dirección de Finanzas (Departamento de Planilla), deben contar con equipo que protejan los computadores principales de la ausencia o fluctuaciones bruscas de energía eléctrica.

La Dirección de Informática generará un medio magnético con los registros

requeridos para el pago de sueldos por transferencia electrónica, cuando no se cuente por un lapso importante con la requerida comunicación a la red interinstitucional, este medio magnético será resguardado en valija con cierre de seguridad, y entregado a la Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) por el funcionario que designe la Dirección de Informática.

La Dirección de Finanzas designará el funcionario responsable de custodiar y

utilizar la llave (clave de acceso) requerida para abrir el programa de planilla (ACH), en el que se entregue el precitado medio magnético.

La Dirección de Informática y la Dirección de Finanzas, serán responsables de

establecer y hacer cumplir las políticas requeridas que garanticen una sostenible y efectiva seguridad lógica de los sistemas y física de los equipos involucrados en el pago de transferencias electrónico.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para solicitar Acreditamiento de Salario (ACH)

1. Funcionario (Usuario) Llena la Solicitud de Acreditamiento. (Anexo Núm. 1). Adjunta fotocopia de cédula y último talonario de pago. Entrega en la Dirección de Finanzas. Nota: En Caso de que el asalariado decida cambiar de Cuenta, se utiliza este trámite.

2. Dirección de Finanzas

Recibe solicitud de Acreditamiento y documentos adjuntos. Plasma, firma y sella el acuse de recibo a la documentación.

3. Departamento de Planillas

Verifica, número de cédula y nombre de funcionario en la Base de Datos de la Universidad Autónoma de Chiriquí.

Procesa la información de la solicitud de Acreditamiento en el sistema. Envía archivos (prenota) de los usuarios inscritos por el Sistema de

Acreditamiento por medio de Internet al Ministerio de Economía y Finanzas. Nota: Cuando exista inconsistencia, el MEF envía reporte de los mismos para su

corrección.

4. Ministerio de Economía y Finanzas. Recibe y envía el archivo ACH (prenota) al Banco Nacional de Panamá, este recibe

y procesa la información, luego envía el archivo a través de la Red ACH a los diferentes Bancos del Sistema Bancario.

5. Funcionario (Usuario)

Se presenta al Banco en donde tramitó la solicitud de pago por Acreditamiento, presenta identificación y retira su tarjeta y Número de Pin (contraseña para retirar efectivo).


PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ACREDITAMIENTO DE SALARIO (ACH)

FUNCIONARIO(USUARIO)

1 2

DEPARTAMENTODE

PLANILLLAS

3 4

DIRECCIÓN DE

FINANZAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI) 01

5

1

2

3

LLENA LA SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO. (ANEXO NÚM.1)

RECIBE SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS.

RECIBE Y ENVÍA EL ARCHIVO ACH (PRENOTA) AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, ESTE RECIBE Y PROCESA LA INFORMACIÓN, LUEGO ENVÍA EL ARCHIVO A TRAVÉS DE LA RED ACH A LOS DIFERENTES BANCOS DEL SISTEMA BANCARIO.

SE PRESENTA AL BANCO EN DONDE SOLICITO SU PAGO POR ACREDITAMIENTO. PRESENTA IDENTIFICACIÓN Y RETIRA SU TARJETA Y NÚMERO DE PIN.

5

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

4

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

VERIFICA NÚMERO DE CEDULA Y NOMBRE DEL FUNCIONARIO EN LA BASE DE DATOS DE LA UNACHÍ. ENVÍA ARCHIVOS DE LOS USUARIOS INSCRITOS POR EL SISTEMA DE ACREDITAMIENTO POR MEDIO DEL MEF.

MINISTERIO DE

ECONOMIA YFINANZAS


B. Procedimiento para el Pago de sueldos a Funcionarios de la Universidad mediante Transferencia Electrónica de Fondos

Para realizar la transacción de acreditación o modificaciones de pago de cheque por ACH, el Departamento de Planilla debe incluir pago de planilla regular, vacaciones y planilla adicional, con los respectivos cheques de pago a acreedores y el neto a los servidores en forma de Acreditamiento y generará talonario de Pago (ACH), para la distribución quincenal, como constancia de la suma acreditada.

1. Departamento de Planilla

Prepara la planilla de pago de la quincena. Genera reporte preliminar de planilla por objeto de gasto por medio magnético. La remite a Presupuesto.

2. Departamento de Presupuesto

Recibe reporte preliminar de partidas presupuestarias. Verifica reporte y remite al departamento de planillas, indicando las correcciones

respectivas en caso de que exista errores en las partidas presupuestarias.

3. Departamento de Planillas Recibe reporte preliminar del pago proveniente del departamento de presupuesto. Realiza las correcciones en las partidas presupuestarias, si las hay. Envía el reporte de planilla a la Oficina de Fiscalización General de Contraloría,

el cual debe contener: a. Reporte de movimientos b. Reporte de totales c. documentos sustentadores (acciones de personal con sus respectivos

análisis). 4. Oficina de Fiscalización General de Contraloría

Recibe, revisa y verifica los documentos para darle recepción al SICO. Realiza el proceso de fiscalización a la planilla y documentos sustentadores, de no

haber corrección sella y firma de fiscalizado. De haberla, elabora nota para subsanar.

Jefatura examina lo actuado en el proceso de fiscalización y refrenda la planilla. Remite documentos al Departamento de Planilla.

5. Departamento de Planillas

Recibe la planilla de pago de la quincena. Genera y envía archivo de pago al MEF, a través de internet, con tres días

laborables anticipados a la fecha de pago.

6. Ministerio de Economía y Finanzas Recibe y verifica archivo de pago. Comunica a planilla a través de internet, correcciones en el archivo de pago,

provenientes de inconsistencias en las cuentas bancarias, si las hay.


Remite archivo de pago al Banco Nacional de Panamá.

7. Departamento de Planillas Recibe notificación de las correcciones. Realiza las correcciones en el archivo de pago. Nuevamente remite archivo de pago corregido al Ministerio de Economía y

Finanzas.

8. Departamento de Contabilidad Recibe informe final del Objeto de Gasto para sus registros respectivos. Registra los asientos contables de la Planilla a Pagar y Contribución a la Seguridad

Social. Recibe nota de debito del Banco Nacional del archivo de pago.

9. Departamento de Presupuesto

Recibe informe final del Objeto de Gasto para los registros respectivos.


PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE SUELDOS A FUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD

MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

DEPARTAMENTO DE NILLA PLA

1 2

6

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

34

DEPARTAMENTO DEPRESUPUESTO

OFICINA DEFISCALIZACIÓNGENERAL DE LA CONTRALORÍA


5

1

2

3

6

PREPARA LA PLANILLA DE PAGO DE LA QUINCENA. GENERA COPIA DE LA INFORMACIÓN IMPRESA SEA EN DISKETTE U OTRO MEDIO MAGNÉTICO

RECIBE REPORTE PRELIMIINAR DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS. VERIFICA REPORTE Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PLANILLAS, INDICANDO LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS EN CASO DE QUE EXISTA ERRORES EN LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS.

RECIBE INFORME FINAL. REGISTRA LOS ASIENTOS CONTABLES DE LA PLANILLA A PAGAR Y CONTRIBUCIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL.

REALIZA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN A LA PLANILLA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, DE NO HABER CORRECCIÓN SELLA Y FIRMA DE FISCALIZADO. DE HABER CORRECCIÓN ELABORA NOTA PARA SUBSANAR.

GENERA Y ENVÍA ARCHIVO DE PAGO AL MEF A TRAVÉS DE INTERNET.

5


4

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVAMINISTERIO DE

ECONOMÍA Y FINANZAS

78

9

REALIZA LAS CORRECCIONES EN LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS, SI LAS HAY. ENVÍA EL REPORTE DE PLANILLA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA.

RECIBE Y VERIFICA ARCHIVO DE PAGO. COMUNICA A PLANILLAS CORRECCIONES EN EL ARCHIVO DE PAGO (SI LAS HAY). REMITE ARCHIVO DE PAGO AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ.

RECIBE NOTICACIÓN DE LAS CORRECCIONES (SI LAS HUBIERA). LAS REALIZA Y LAS ENVÌA NUEVAMENTE AL MEF.

7

8

9 RECIBE INFORME FINAL. DEL OBJETO DEL GASTO PARA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES.


C. Procedimiento para la facturación de lo pagado y no pagado por ACH de los

funcionarios inscritos en el Sistema de Transferencia Electrónica de Fondos El Banco Nacional de Panamá envía Informe por medio magnético de lo pagado y no pagado por ACH de los funcionarios de la Universidad Autónoma de Chiriquí y acredita estás partidas no pagadas, que ya fueron debitadas en la autorización de acreditación.

1. Universidad Autónoma de Chiriquí (Dirección de Finanzas) Mensualmente emite Informe de facturación de los empleados por ACH. Accede al Sistema ACH. Verifica el balance contra informe de la Universidad enviado por el Banco

Nacional de Panamá. Registra las variantes. Registra, sella, firma el informe y lo envía con Memorando al jefe de Contabilidad.

Nota: En caso de fallecimiento del asalariado, se realiza los ajustes en los registros

contables y se inactiva en la base de datos de ACH que maneja la Universidad Autónoma de Chiriquí, de manera que la misma sea anulada en el informe magnético que se envía al Banco Nacional.

2. Departamento de Contabilidad

Recibe Memorando e información de la facturación de lo pagado y no pagado. Realiza los asientos contables respectivo.


PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACIÓN DE LO PAGADO Y NO PAGADO POR “ACH” DE LOSFUNCIONARIOS INSCRITOS EN EL SISTEMA DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

1 2

CONTABILIDADDIRECCIÓN DE

FINANZAS


1 MENSUALMENTE EMITE INFORME DE FACTURACIÓN DE LOS EMPLEADOS POR “ACH”. VERIFICA EL BALANCE CONTRA INFORME QUE ENVÍA EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ (ACREDITACIONES PAGADAS Y NO PAGADAS).

REALIZA LOS ASIENTOS CONTABLES RESPECTIVO. 2




D. Procedimiento para las Recuperaciones de lo pagado por ACH de salarios no

devengados

1. Dirección de Finanzas Envía nota un día antes del pago para suspender la acreditación. al Banco

respectivo en que el funcionario se ha acreditado.

2. Banco Recibe Nota y firma como acuse de recibo. Tramita la Nota de Crédito a favor de la Universidad Autónoma de Chiriquí. Envía Nota a la Universidad Autónoma de Chiriquí, notificando la gestión

solicitada.

3. Departamento de Planilla Recibe la notificación de acreditación. Verifica que el salario fue acreditado. Envía nota a Contabilidad para los asientos contables de la recuperación de las

deducciones y salario neto.

Nota: Se debe emitir reportes sobre los cobros realizados a los funcionarios, al Departamento de Presupuesto para que realice ajustes en sus registros, a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría y a Auditoría Interna. De igual manera notificarles sobre las bajas ocurridas en la planilla.

4. Departamento de Contabilidad Recibe notificación y registra la suspensión de acreditación, conforme a la Nota de

Crédito del Banco. Nota: Envía nota a la Caja de Seguro Social, solicitando el crédito a favor de la

Universidad por cuotas pagadas de más.

Registra la cuenta por cobrar.

5. Departamento de Tesorería Procede hacer el cobro del Personal Docente y Administrativo, y las deducciones a

recuperar.

6. Caja de Seguro Social Envía a Contabilidad la Nota de Crédito a favor de la Universidad Autónoma de

Chiriquí

7. Departamento de Contabilidad Registra la Nota de Crédito.


PROCEDIMIENTO PARA LAS RECUPERACIONES DE LO PAGADO POR ACHDE SALARIOS NO DEVENGADOS

1 2

CONTABILIDAD

34

DIRECCIÓN DEFINANZAS


1

2

ENVÍA NOTA AL BANCO NACIONAL, UN DÍA ANTES DEL PAGO PARA SUSPENDER LA ACREDITACIÓN.

TRAMITA LA NOTA DE CRÉDITO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ. 6


BANCO

5


PLANILLA

CAJA DESEGURO SOCIAL

RECIBE LA NOTA DE CRÉDITO, FIRMA, SELLA Y ENVÍA A CONTABILIDAD.

RECIBE NOTIFICACIÓN Y REGISTRA LA SUSPENSIÓN DE ACREDITACIÓN, CONFORME A LA NOTA DE CRÉDITO DEL BANCO NACIONAL.

3

4

PROCEDE HACER EL COBRO DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO, Y LAS DEDUCCIONES A RECUPERAR.

5

7

ENVÍA A CONTABILIDAD LA NOTA DE CRÉDITO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUI.

REGISTRA LA NOTA DE CRÉDITO.

6

7

TESORERÍA


ANEXOS


Anexo Núm.1

SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO DE SUELDO

Circular: Circular General de Tesorería Ministerio de Economía y Finanzas Para: Funcionarios Estimados Señores: El Ministerio de Economía y Finanzas, iniciará el pago de la planilla de los funcionarios a través del Sistema ACH, el cual le permitirá a Usted contar con el pago de forma directa en el banco de su elección. Por ello, necesitamos la siguiente información:

Nombre del Funcionario ___________________________________________

Número de Cédula: _______________________________________________

Nombre del Banco: _______________________________________________

Número de la Cuenta: _____________________________________________

Selecciones el tipo de cuenta: ( ) Cuenta de Corriente ( ) Cuenta de Ahorro

Institución donde trabaja:___________________________________________________

Número de Teléfono ______________________________

Extensión: ______________________________________

Atentamente,_____________________________

Por este medio certifico que la información suministrada es veraz Aprobado por. (Nombre letra imprenta) ___________________________________ Firma: ___________________________ Cédula: __________________________ Los funcionarios deberán incluir copia de su Cédula junto con este formulario) Este Formulario debe ser entregado en la Oficina de Recursos Humanos de su institución.


GLOSARIO


GLOSARIO

1. A.C.H.: Siglas que significan. Transferencia Automática de Fondos. En el Proceso Sistema Electrónico de Pago.

2. PIN: Número de Contraseña para retirar efectivo del Banco designado.

3. SIACAP: Sistema de Ahorro y Capitalización privada.

4. SIAFPA: Sistema de administración Financiera de Panamá. 5. SICO: Sistema de Correspondencia.


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