no 27435 gaceta oficial digital, martes 17 de diciembre de

No 27435 Gaceta Oficial Digital, martes 17 de diciembre de 2013 1

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS DEL TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

Noviembre 2013


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN WONG Supervisor

CRISTIAN FONSECA JOSÉ A. CASTILLO

Analistas


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director


TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

ISIS ORTÍZ MIRANDA Magistrada Presidente

REINALDO ACHURRA SÁNCHEZ Magistrado Vicepresidente

ANA MAE JIMÉNEZ GUERRA Magistrada Vocal

ELÍAS SOLÍS GONZÁLEZ Magistrado Suplente / Secretario General

JORGE CAMACHO CANTO Magistrado Suplente

LENIS S. LOMBA P. Secretaria Administrativa


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivos del Manual B. Aspectos Legales C. Ámbito de Aplicación

II. CONTROLES INTERNOS A. Medidas de Control Interno Generales B. Unidad de Presupuesto C. Unidad de Tesorería D. Sección de Almacén E. Unidad de Compras y Proveeduría F. Unidad de Contabilidad

III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

A. Solicitud de Bienes y Servicios B. Orden de Compra al Contado C. Orden de Compra al Crédito D. Recepción de Bienes en el Almacén E. Despacho de Bienes en el Almacén F. Contratos de Servicios de Mantenimiento G. Contratos de Servicios de Arrendamientos H. Recepción de Servicios I. Pago de la Gestión de Cobro y Emisión de Cheque (Fondo Institucional) J. Procedimiento para la Anulación de Cheques en el SIAFPA

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS V. ANEXO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política de Panamá y la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Entidad, conjuntamente con el Tribunal Administrativo Tributario, presenta el Manual de Procedimientos para la Adquisición de Bienes y Servicios del Tribunal Administrativo Tributario, sobre la base de las leyes y procedimientos, para definir responsabilidades de los funcionarios involucrados en los procesos. El presente documento consta de cuatro capítulos, en el primero se encuentran los aspectos generales del documento, en el segundo se plasman los Controles Internos, el tercer capítulo se presenta el desarrollo de los procedimientos básicos junto a los mapas de procesos, los mismos contienen las medidas de control interno recomendadas que hacen permisible la fiscalización de los Fondos y Bienes Públicos y el cuarto capítulo se presentan algunos formularios, de uso obligatorio, así como sus correspondientes descripciones. En el V capítulo se presenta el Anexo. Este documento se ha confeccionado de manera sencilla y práctica, para beneficio de todos los que participan, sin perder de vista la imperiosa necesidad de aplicar correctamente las disposiciones legales y supletorias vigentes que regulan la materia. Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento por cada una de las oficinas partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis correspondientes para su adecuación.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos del Manual

Establecer en la Administración del Tribunal Administrativo Tributario los mecanismos, para llevar los registros y controles necesarios, en la ejecución presupuestaria y financiera, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión administrativa, para la adquisición de bienes y servicios en el Tribunal Administrativo Tributario.

Integrar aspectos normativos y de procedimientos que coadyuven en la coordinación de las responsabilidades en materia de adquisición de bienes y servicios que se llevan a cabo en la Institución.

Presentar la información necesaria que permita al personal, orientarse en el

cumplimiento de sus actividades, que contribuyan con calidad y eficacia en la celeridad de los trámites administrativos.

B. Aspectos Legales Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República”. Ley Núm.8 de 15 de marzo de 2010, Que reforma el Código Fiscal, adopta

medidas fiscales y crea el Tribunal Administrativo Tributario.

Ley de Presupuesto vigente.

Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones.

Decreto Núm. 444-DFG de 7 de diciembre de 2010 “Por la cual se asignan las

funciones de coordinación y fortalecimiento de las Oficinas de Auditoria Internas del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”.

Decreto Núm. 01- 2007-DGCP de 17 de enero de 2007 “Por la cual se reglamenta

el Procedimiento para las Contrataciones Apremiantes”. Decreto Núm. 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, por la cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.


Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y se dicta otras disposiciones.

Decreto Núm. 317-Leg. De 12 de diciembre de 2006, “Por el cual se Reglamentan

las Fianzas que se emitan para garantizar las Obligaciones Contractuales del Estado y se establecen sus modelos”.

Decreto Núm.420-2005- DMySC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se

actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. Decreto de Gabinete Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999. “Por el cual se

emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

Acuerdo Núm. 25 de 27 de septiembre de 2011, emitido por el Tribunal

Administrativo Tributario.

Circular Núm. 72 D.C. de 11 de agosto de 1995, sobre borrones y alteraciones en documentos oficiales.

Circular Núm. 2-2009-DMySC, de 12 de octubre de 2009, por la cual se oficializa

el documento denominado “Guía para el Uso de la Gestión de Cobro”.

C. Ámbito de Aplicación

Este documento es de uso obligatorio en las Unidades Administrativas del Tribunal Administrativo Tributario, que intervienen en los procedimientos de adquisición, pago, recepción de bienes y servicios, registro y despacho de bienes.


II. CONTROLES INTERNOS

La máxima autoridad institucional, es responsable de garantizar que se implementen y haga cumplir, a través de las unidades administrativas y los funcionarios formalmente designados para tales fines, los procedimientos y controles internos plasmados en este documento.

A. Medidas de Control Interno Generales

Los titulares del Tribunal Administrativo Tributario, no actuarán con desviación o

abuso de poder y ejercerán su competencia exclusivamente para los fines establecidos en la ley.

El (la) Magistrado(a) Presidente, a través de la Secretaría Administrativa, velará

por el cumplimiento del presente Manual de Procedimientos y aplicar las medidas correctivas y disciplinarias, en caso de incumplimiento del presente documento.

Todos los documentos oficiales, deben ser elaborados en secuencia numérica

(cuando el documento lo requiera, se mantendrá esta secuencia de manera impresa), completarse de forma clara y legible sin borrones, ni tachones, ni alteraciones y debe contar con las firmas de las personas autorizadas.

Las contrataciones para la adquisición de bienes y servicios, serán autorizados por

el (la) Magistrado(a) Presidente o por quien éste delegue, en representación del Tribunal Administrativo Tributario.

La Contraloría General de la República, ejercerá el control previo a través de sus

fiscalizadores, mediante el refrendo. Sin perjuicio de los controles concurrentes y posteriores que ésta implemente.

La Unidad de Auditoría Interna es responsable de evaluar que los procesos

ejecutados, sean consecuentes a los procedimientos establecidos en el manual. En este sentido, el alcance, la oportunidad y proceso de evaluación se ajustará conforme al programa de Auditoría que esta Unidad elabore.

Las adquisiciones de bienes y servicios, los controles internos y la comprobación

del movimiento y existencia de los bienes en el Tribunal Administrativo Tributario, estarán sujetas a las auditorias, de parte de la Unidad de Auditoría Interna en la Institución, sin el perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República.

Toda transacción que justifica la adquisición de un bien o servicio, debe estar

amparada por medio de: Solicitud de Bienes y Servicios, Orden de Compra,


Recepción de Almacén, Despacho de Almacén, Cuadro de Cotizaciones, Gestión de Cobro, Cheque, Recibido Conforme, Informe de Desembolsos, sujeto a la Rendición de Cuentas y aquellos otros de uso común y aceptados en el Tribunal Administrativo Tributario.

Cuando se amerite anular algún documento utilizado en los procesos de

adquisiciones, los originales y las copias deben sellarse con la leyenda de “ANULADO”. Además, deben ser archivados dentro de los expedientes, con el propósito de mantener las secuencias numéricas.

La Contraloría General de la República solicitará de manera discrecional, los

informes en los que presenten el resultado de la ejecución del Plan Anual de Auditoría Interna, de acuerdo a lo establecido en las leyes.

Los informes de la Unidad de Auditoría Interna que presenten irregularidades

deberán remitirse a las autoridades competentes para los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.

La Unidad de Auditoría Interna debe verificar los procesos relacionados con el

manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información del Tribunal Administrativo Tributario y recomendar el establecimiento de controles internos adicionales a la Administración, de ser necesarios.

B. Unidad de Presupuesto

La Unidad de Presupuesto debe cumplir con los procedimientos establecidos con

corrección y transparencia, aplicando las partidas adecuadas al compromiso de gastos, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

La ejecución del Presupuesto de Gastos se realizará en tres etapas secuenciales:

Compromiso, Devengado y Pago.

Es importante mantener un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

Deben implementarse procedimientos de control interno que aseguren la validez y

confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación y ejecución presupuestaria.


C. Unidad de Tesorería

La Unidad de Tesorería es la responsable de seguir los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, que incluyen:

a. Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques

en blanco para operaciones futuras. b. Uso de muebles con cerradura adecuada para guardar los cheques en cartera

y los cheques no utilizados. c. Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la

práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.

Todo cheque que se genere o sea emitido por la Unidad de Tesorería, deberá estar previamente autorizado por el (la) Secretario (a) Administrativo (a).

Los cheques que no sean utilizados al concluir el día, deben ser custodiados en la

caja fuerte de la Unidad de Tesorería. La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad, diaria, de entregar el Informe de

Saldo Bancario de todas las cuentas bancarias oficiales, a los funcionarios. responsables de autorizar los desembolsos y conservar una copia del Informe en sus archivos.

Toda factura que no cuente con el sello y firma del funcionario autorizado del

Almacén, como constancia de recibo de los bienes, será rechazada por la Unidad de Tesorería, cuando sea presentada por el Proveedor al solicitar el pago correspondiente.

En el caso de la Recepción de Servicios, la factura debe estar firmada por el

responsable de la Unidad de Servicios Generales y la unidad solicitante dando fe de la aceptación del servicio.

La Unidad de Tesorería es responsable de verificar que la Gestión de Cobro

describa en el contenido: que el nombre del beneficiario sea igual al de la orden de compra, contrato o endoso; verificar la firma legal o delegada, las firmas autorizadas para tramitación, valores, números de registros, que contenga los timbres fiscales si así lo amerita.

La Unidad de Tesorería es responsable de solicitar al Proveedor, adjunte los

documentos fuentes sustentadores en original (orden de compra, factura comercial debidamente firmada por el responsable de la recepción del bien o el servicio).


La Unidad de Tesorería es responsable de sellar y firmar la Gestión de Cobro y adjuntar los documentos originales fuentes entregados por el Proveedor.

La Unidad de Tesorería es responsable de garantizar que al emitir un cheque, este

debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria oficial. La Unidad de Tesorería es responsable de que el cheque sea emitido a favor del

beneficiario, que coincida con el valor, además examinar que el concepto de la descripción del cheque coincida con lo descrito en el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.

La Unidad de Tesorería es responsable de verificar, que el cheque este firmado,

previamente, por el (la) Magistrado (a) Presidente del Tribunal Administrativo Tributario.

La Unidad de Tesorería es responsable de adjuntar al cheque los documentos

sustentadores (Gestión de Cobro, comprobante de pago, solicitud de viáticos, etc.) debidamente examinados por la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

D. Sección de Almacén

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente, a través del

Almacén, antes de ser utilizados. Los que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de Almacén,

aquellos que por naturaleza física tengan que ser entregados en lugares específicos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

Las unidades administrativas que demanden un bien, lo solicitarán a través del

documento denominado Solicitud de Bienes y Servicios, en el cual detallarán los bienes indicando cantidad, nombre, tipo, modelo, etc.

El Almacén es responsable de verificar que la Solicitud de Bienes y Servicios

generada por las diferentes Unidades Administrativas, esté autorizada con la firma del (la) Secretario (a) Administrativo (a).

El Almacén es responsable de verificar la existencia de lo solicitado.

El Almacén es responsable de colocar el sello “NO HAY EN EXISTENCIA,

cuando no se tenga en inventario los insumos solicitados.


El Almacén es responsable de suplir la insuficiencia de bienes de consumo, e iniciar las gestiones de compra. En el caso de Equipos, la Unidad Solicitante realizará la solicitud detallando las especificaciones del bien.

El Almacén es responsable de elaborar un catálogo de bienes único el cual debe

poseer cada una de las Unidades Administrativas del Tribunal Administrativo Tributario que utilizarán al momento de solicitar bienes al Almacén.

El (la) Secretario (a) Administrativo (a) será responsable de salvaguardar que los

bienes adquiridos por el Tribunal Administrativo Tributario, sean utilizados de acuerdo a las características y finalidades por el cual fueron adquiridos.

El Almacén es responsable de garantizar el abastecimiento oportuno de los bienes

que requieren las diferentes Unidades Administrativas del Tribunal Administrativo Tributario, para su óptimo desempeño y funcionamiento.

El Almacén es responsable que las solicitudes de abastecimiento de útiles y

materiales de oficina se tramiten, de acuerdo a la programación establecida previamente.

El Titular del Tribunal Administrativo Tributario es responsable de suministrar un

espacio físico amplio y en condiciones seguras, que garantice el almacenamiento adecuado de los insumos y bienes muebles.

El Titular del Tribunal Administrativo Tributario es responsable de implementar

un sistema informático que permita la constante automatización de la información correspondiente a la gestión del Almacén e Inventario, que facilite el control e identificación de los bienes existentes, que verifique y determine los movimientos de cada bien, mediante un diagnóstico de necesidades y así evitar el desabastecimiento del Almacén.

El Almacén es la responsable de solicitar a la Secretaría Administrativa la

realización de un inventario físico total por lo menos una vez al año, así como por muestreo físico por los menos una vez cada tres meses.

El Almacén es responsable de evaluar, que cuando se trate de recepcionar bienes

que requieran criterio técnico, se solicite la presencia de personal idóneo, que en conjunto con personal de la unidad administrativa solicitante, pueda emitir razonamiento favorable o desfavorable, para proseguir con la recepción o en su defecto, rechazarlos por el incumplimiento de los atributos requeridos y definidos previamente en la contratación.


El Almacén es responsable de exigir al Proveedor, los originales de la Orden de Compra y Factura Comercial, para la verificación de la mercancía que está ingresando a la institución. De no coincidir lo entregado con lo que se describe en la Orden de Compra, no deberá recibir la mercancía.

El Almacén es responsable de que al momento de recepcionar los bienes,

confeccionar la Recepción de Almacén, como certificación de que todo se recibió conforme.

El Almacén es responsable de mantener un control en donde anotará en las

entradas, las salidas y saldos así como los códigos de identificación del bien, niveles máximos y mínimos de existencia según la programación.

El Almacén es responsable de utilizar una Tarjeta Marbete que facilitará el

detectar de manera ágil el movimiento de cada bien así como la cantidad existente de cada artículo.

E. Unidad de Compras y Proveeduría

El Titular del Tribunal Administrativo Tributario es responsable de impartir las

políticas necesarias, que permitan al personal encargado de la ejecución de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios y adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la

Sección de Almacén, antes de ser utilizados.

Los bienes que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de

Almacén, aquellos que por naturaleza física tengan que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

El control de los bienes necesita de un sistema adecuado de registro permanente de los

movimientos de éstos, por unidades de igual características. La Unidad de Compras y Proveeduría es responsable de que todas las

contrataciones independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compras”.

La Unidad de Compras y Proveeduría es responsable de verificar que en el caso

de la Orden de Compra amparada en un convenio marco, esta no tendrá ningún tipo de restricción con respecto al monto.


La Unidad de Compras y Proveeduría es responsable de que todas las Órdenes de Compras estén prenumeradas secuencialmente.

La Unidad de Compras y Proveeduría es responsable de identificar que en las

Órdenes de Compras, tanto al contado como al crédito se especifique claramente el lugar donde el proveedor debe entregar el bien o servicio.

F. Unidad de Contabilidad

Los registros de contabilidad del Tribunal Administrativo Tributario, deben estar

sujetos a los métodos y procedimientos contables aprobados por la Contraloría General de la República, para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

La Unidad de Contabilidad será la responsable de custodiar y archivar las copias

de los cheques pagados y Estados de Cuentas emitidos por el Banco Nacional de Panamá con su respectiva documentación de respaldo.

La Unidad de Contabilidad es la responsable de los registros contables y debe

asegurar la conservación y custodia de la documentación que se genera contablemente, a través de un adecuado sistema de archivo permanente.

La Unidad de Contabilidad será la responsable de conciliar los saldos del sistema

contable utilizado, con el saldo de la conciliación bancaria y el libro de la unidad de Tesorería.

El Titular del Tribunal Administrativo Tributario es responsable de organizar e

implementar un Sistema de Contabilidad, que le permita proporcionar con oportunidad información para la toma de decisiones.

La Unidad de Contabilidad, archivará los documentos originales y comprobantes

de pago de cada cheque que se produzca, de manera permanente. Los saldos contables de las cuentas bancarias oficiales deben ser conciliados con

los Estados de Cuentas Bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el Órgano Rector del Sistema de Tesorería.


III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

A. Solicitud de Bienes y Servicios

1. Unidad Solicitante Completa el (formulario Núm.1) Solicitud de Bienes y Servicios, especificando

los bienes o suministros requeridos. El Jefe de la Unidad Solicitante firma, sella y remite a Secretaría

Administrativa para su respectiva autorización.

2. Secretaría Administrativa Evalúa la Solicitud de Bienes y Servicios de la Unidad Solicitante, de estar

conforme firma y sella autorizando se proceda con el trámite. De lo contrario remite para su corrección a la Unidad Solicitante.

3. Sección de Almacén

Verifica que la Solicitud de Bienes y Servicios, haya sido correctamente elaborada y autorizada por las autoridades competentes, comprueba la existencia física de los bienes solicitados, si hay en existencia, completa el (formulario Núm. 2) Despacho de Almacén. De no contar con los bienes solicitados, marca la Solicitud de Bienes y Servicios con el sello “NO HAY EN EXISTENCIA” y remite a la Unidad de Compras y Proveeduría.

4. Unidad de Compras y Proveeduría

Recibe Solicitud de Bienes y Servicios. Coloca el precio de referencia del bien (es) solicitado (s) según sus archivos

históricos. Remite a Secretaría Administrativa.

5. Secretaría Administrativa. Recibe Solicitud de Bienes y Servicios. Observa el valor del bien requerido, en atención al Acuerdo Núm. 25 (ver

anexo 1), que reglamenta las firmas según los montos en lo que respecta al proceso de adquisición de bienes y servicios, si es de su competencia procede a la firma, de lo contrario remite la Solicitud de Bienes y Servicios, para la aprobación del Pleno.

Una vez aprobada, remite a la Unidad de Compras y Proveeduría, para que se inicie el proceso de adquisición correspondiente.

Nota: Ver Acuerdo Núm. 25 del 27 de septiembre de 2011 (Anexo).


6. Unidad de Compras y Proveeduría Recibe y verifica que la Solicitud de Bienes y Servicios, cuente con la

autorización correspondiente. Registra en SIAFPA la información con los precios de referencia, coloca el

sello SIAFPA en la Solicitud de Bienes y Servicios el cual debe ser firmado por el funcionario que efectuó el registro.

Genera la Solicitud de Compras y envía a la Unidad de Presupuesto. 7. Unidad de Presupuesto

Recibe Solicitud de Bienes y Servicios, asigna las partidas presupuestarias adecuadas y se procede a separar la cifra solicitada para poder proceder al acto público, firma el funcionario que efectuó el trámite en el sello SIAFPA.

Envía la Solicitud de Bienes y Servicios a la Unidad de Compras y Proveeduría para que inicie el proceso de adquisición.

Nota: De no tener la disponibilidad, se objeta y el Titular del Tribunal Administrativo Tributario o a quien se delegue, iniciará las gestiones orientadas a la consecución de los recursos encaminados al reforzamiento de las partidas presupuestarias, conforme a lo establecido en las Normas Generales de Administración Presupuestarias incluidas en la Ley de Presupuesto vigente.


Mapa de Procedimiento

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5

1 Completa “Solicitud de Bienes y Servicios”, especificando los bienes o suministros requeridos.

Evalúa la Solicitud de Bienes y Servicios, de estar conforme firma y sella autorizando se proceda con el trámite.

Verifica que el formulario haya sido correctamente elaborado y autorizado, comprueba la existencia física de los bienes solicitados, si hay en existencia, completa el formulario “Despacho de Almacén”.

Observa el valor del bien, si es de su competencia procede a la firma, de lo contrario remite la “Solicitud de Bienes y Servicios”, para la aprobación del Pleno.

Verifica que la Solicitud de Bienes y Servicios, cuente con la autorización correspondiente. Registra en el SIAFPA la información.

Asigna las partidas presupuestarias adecuadas , firma el funcionario que efectuó el trámite en el sello SIAFPA y envía la Solicitud de Bienes y Servicios a la Unidad de Compras y Proveeduría para que inicie el proceso de adquisición.

6 7

2

Coloca el precio de referencia del bien (es) solicitado (s) según sus archivos históricos.

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5

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7


B. Orden de Compra al Contado

1. Unidad de Compras y Proveeduría Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, consulta el Catálogo Electrónico de

Productos y Servicios, antes de proceder a llamar a un acto de selección de contratista. Si los productos o servicios no están incluidos en el Catalogo, se elabora el Cuadro de Análisis de Cotizaciones (formulario Núm. 3.)

Procede a la selección del contratista empleando las normas establecidas en el Texto Único de la Ley 22 de Contratación Pública.

Genera la Orden de Compra (formulario Núm. 4), y el resultado de la adjudicación (mediante resolución motivada) es registrado en el SIAFPA, se coloca el sello de SIAFPA a la Orden de Compra y firma el funcionario que efectuó el registro en el sistema.

2. Unidad de Contabilidad

Recibe Orden de Compra junto con los documentos sustentadores y efectúa el registro Contable.

Coloca fecha y firma en el sello SIAFPA, el funcionario que realizó el registro en el sistema.

Remite la Orden de Compra a la Unidad de Tesorería.

3. Unidad de Tesorería Recibe la Orden de Compra y demás documentos sustentadores, selecciona el

fondo a través del cual se efectuará el pago del compromiso adquirido. Genera e imprime el Cheque (formulario Núm. 6) y se registra la emisión del

mismo. Coloca sello SIAFPA en el Comprobante de Pago-Cheque el cual es firmado y

fechado por el funcionario que efectuó el registro. El jefe de la Unidad firma en el Comprobante de Pago-Cheque.

Remite a la Unidad de Contabilidad, el Cheque en conjunto con la Orden de Compra y los demás documentos sustentadores.


Accede al SIAFPA, realiza el asiento contable correspondiente, genera e imprime el comprobante de diario.

Firma en el sello SIAFPA del Comprobante de Pago-Cheque el funcionario que efectuó el registro en el sistema.

Archiva comprobante de diario. Remite la Orden de Compra y el Cheque a la Secretaría Administrativa

acompañada de los documentos sustentadores.


5. Secretaría Administrativa Recibe la Orden de Compra y el cheque y en atención a lo establecido en el

Acuerdo Núm. 25 del 27 de septiembre de 2011 y Acuerdo Núm. 012-2013 firma la Orden de Compra y el cheque de lo contrario envía al Pleno del Tribunal Administrativo Tributario para sus respectivas firmas.

6. Magistrado(a) Presidente

Revisa documentos, y en atención a lo establecido en el Acuerdo Núm. 25 del 27 de septiembre de 2011 y Acuerdo Núm. 012-2013 firma la Orden de Compra y el cheque y envía a la Unidad de Tesorería.

7. Unidad de Tesorería

Registra el Cheque en el libro control, envía el documento a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

8. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría en la Entidad

Verifica y fiscaliza la Orden de Compra, el Cheque y documentos sustentadores.

Refrenda la Orden de Compra y firma el Cheque. Registra el refrendo electrónico de la Orden de Compra y del Cheque, en el

SIAFPA. Remite la Orden de Compra y el Cheque acompañados de los documentos

sustentadores a la Unidad de Tesorería.

Nota: La Oficina de Fiscalización de la Contraloría está facultada para realizar, las acciones que considere necesario para salvaguardar los bienes del estado.

9. Unidad de Tesorería

Recibe y custodia el Cheque y la Orden de Compra que señalan como lugar de entrega el almacén de la entidad.

Aquellas compras en la que un funcionario deba desplazarse al establecimiento comercial, se le notificará a la Unidad de Compras y Proveeduría para que retire la documentación (Orden de Compra y Cheque), y se proceda a la adquisición del bien.

10. Unidad de Compras y Proveeduría

Procede a la adquisición del bien de aquellos insumos cuya Orden de Compra no señale como lugar de entrega la Sección de Almacén de la entidad.

Una vez, recibido el bien y verificado sus especificaciones contra la Orden de Compra, se debe cumplir con el principio de Unidad de Almacén, lo que quiere decir que dicho bien debe entrar por la Sección de Almacén de la entidad para que se confeccione la Recepción de Almacén y se remita posteriormente a la Unidad de Contabilidad para su respectivo registro y copia a la Unidad de


Bienes Patrimoniales de tratarse de un activo fijo”. Si por la naturaleza del bien, no es factible o es muy costoso el trasladar dicho bien patrimonial a la Sección de Almacén, la administración debe coordinar con el jefe de esta sección para que se realice el Acto de Recepción, independientemente del lugar físico donde se entregará.


Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, procede a la selección del contratista y genera la Orden de Compra.

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5 6

7

8

9

1

Recibe Orden de Compra junto con documentos sustentadores y efectúa el registro contable.

2

Selecciona el fondo a través del cual se efectuara el pago del compromiso adquirido y genera e imprime el Cheque.3

4

5Firma la Orden de Compra autorizando la adquisición y firma en el Comprobante de Pago-Cheque dependiendo del monto.

6 Firma el cheque

7

8

Registra el cheque en el libro control

9

Realiza el proceso de fiscalización previa a los documentos Refrenda la Orden de Compra y firma el Cheque.

Recibe y custodia los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como lugar de entrega el almacén de la entidad.

10

Realiza el asiento contable correspondiente al pago, genera e imprime el comprobante de diario.

10

Realiza la adquisición del bien de aquellos insumos cuya orden de compra no señale como lugar de entrega la Sección de Almacén de la entidad.


C. Orden de Compra al Crédito

1. Unidad de Compras y Proveeduría Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, consulta el Catalogo Electrónico de

Productos y Servicios antes de proceder a llamar a un acto de selección de contratista si los productos o servicios no están incluidos en el Catalogo, se elabora el Cuadro de Análisis de Cotizaciones (formulario Núm. 3).

Procede a la selección del contratista empleando las normas establecidas en el Texto Único de la Ley 22 de Contratación Pública.

Genera la Orden de Compra, y el resultado de la adjudicación (mediante Resolución Motivada) es registrado en el SIAFPA, se coloca el sello de SIAFPA firma el funcionario que efectuó el registro en el sistema, de existir diferencias en el precio de la adquisición se debe enviar a la Unidad de Contabilidad, para su respectivo ajuste en el SIAFPA.


Realiza los registros contables correspondientes en el SIAFPA. Imprime el Comprobante de Diario. Firma en el sello SIAFPA de la Orden de Compra, como constancia de la

acción del funcionario que efectuó el registro.

3. Secretaría Administrativa Recibe la Orden de Compra con sus documentos sustentadores, verifica el

cumplimiento del Acto Público o Cuadro de Análisis de Cotizaciones. Revisa que la Orden de Compra esté firmada por los funcionarios autorizados y

que se hayan realizados los registros presupuestarios y financieros pertinentes. Firma la Orden de Compra o envía para firma de Magistrado(a) (dependiendo

del monto de la Orden de Compra ver anexo 1) autorizando la adquisición. Una vez el documento esté firmado por las autoridades competentes, según

monto de autorización, se remite a la Oficina de Fiscalización General de la Contraloría en la Entidad.

4. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría en la Entidad

Verifica y fiscaliza la Orden de Compra y los documentos sustentatorios. Refrenda la Orden de Compra. Registra el refrendo electrónico de la Orden de Compra en el SIAFPA. Remite la Orden de Compra, acompañada de los documentos sustentadores a la

Unidad de Compras y Proveeduría.


5. Unidad de Compras y Proveeduría Publica en portal electrónico de Panamá Compra que la adquisición ha sido

debidamente aprobada. Desglosa la Orden de Compra. Notifica al proveedor para que retire la Orden de Compra.


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5

1Recibe y verifica la Solicitud de Bienes y Servicios, sobre la base de los bienes o servicios solicitados y según sea el monto procede a la aplicación del acto de selección de contratista. El jefe del Departamento de Compras y Proveeduría, adjudica y ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra.

2 Recibe la Orden de Compra con su respectivo documentos sustentadores y realiza el registro contable de la misma.

3Recibe la Orden de Compra con sus documentos sustentadores, verifica el cumplimiento del Acto Público o Cuadro de Cotizaciones, que la Orden de Compra esté firmada por los funcionarios autorizados

4Realiza el Control previo por parte del fiscalizador, se remite al jefe de la Oficina de Fiscalización para su subsanación o respectivo refrendo, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por la Contraloría General de la República.

5Entrega el original de la Orden de Compra a la Casa Comercial seleccionada para que inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.

UNIDADDE

CONTABILIDAD

SECRETARIAADMINISTRATIVA

UNIDAD DE COMPRAS Y

PROVEEDURÍA

ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO C.G.R

OFICINA DEFISCALIZACIÓN

GENERAL


D. Recepción de Bienes en el Almacén

1. Proveedor Entrega los bienes en el Almacén cumpliendo con lo especificado en la Orden

de Compra. Presenta el original de la Orden de Compra y la factura comercial en original y

copia a la Sección de Almacén. 2. Sección de Almacén

Coteja la Orden de Compra original con la copia que mantiene en el Archivo Órdenes de Compra Pendientes de Recepción.

Revisa y verifica los bienes recibidos contra la información contenida en la Orden de Compra y la factura comercial.

Sella el original y copia de la factura comercial presentada por el proveedor. Completa y firma el (formulario Núm. 7). Recepción de Almacén en original y

copia. Adjunta copia de la factura comercial debidamente sellada a la Recepción de

Almacén. Entrega al Proveedor la Orden de Compra y la Factura Comercial original,

debidamente selladas y firmadas. Remite el original de la Recepción de Almacén y copia de la Factura comercial

a la Unidad de Contabilidad y en caso de Recepción de Activos, notifica al Área de Bienes Patrimoniales para los registros pertinentes.

Archiva la copia de la Recepción de Almacén. Ubica los bienes recibidos adecuadamente dentro del Almacén, y actualiza el

sistema. Elabora Informe de Recepción de Bienes y Servicios, en original y tres copias,

distribuido de la siguiente forma: original Unidad de Contabilidad y copia a la Secretaría Administrativa, Unidad de Compras y Proveeduría y Almacén.


Revisa y registra el asiento contable en el SIAFPA relativo a la Recepción de Almacén.

Imprime y archiva el Comprobante de Diario.



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1 Entrega los bienes en el Almacén cumpliendo con lo especificado en la Orden de Compra.Presenta el original de la Orden de Compra y la factura comercial en original y copia a la Sección de Almacén.

2

Revisa y verifica los bienes recibidos contra la información contenida en la Orden de Compra y la factura comercial.Completa el formulario Recepción de Almacén en original y copia.Entrega al Proveedor la Orden de Compra y la Factura Comercial original, debidamente selladas y firmadas.Ubica los bienes recibidos adecuadamente dentro del Almacén, y actualiza el sistema.

3 Revisa y registra el asiento contable en el SIAFPA relativo a la Recepción de Almacén.Imprime y archiva el Comprobante de Diario.

SECCIÓN DE

ALMACÉN

UNIDAD DE

CONTABILIDADPROVEEDOR

RECEPCIÓN DE BIENES EN EL ALMACÉN



E. Despacho de Bienes en el Almacén

1. Unidad Solicitante Completa el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, firma en original y tres

copias especificando los bienes a requerir. Envía la Solicitud de Bienes y Servicios a Secretaría Administrativa para su

autorización. Archiva la copia.

2. Secretaría Administrativa

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios de la Unidad Administrativa Solicitante al Almacén.

Revisa y de estar conforme firma autorizando. Envía la Solicitud de Bienes y Servicios (en caso de Bienes) autorizada a la

Sección de Almacén para que proceda a la entrega de lo solicitado.

3. Sección de Almacén Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Servicios debidamente autorizado

por la Secretaría Administrativa. Verifica la existencia del bien o equipo solicitado. Despacha y completa (formulario Núm. 2) Despacho de Almacén. Solicita al funcionario receptor (unidad solicitante) que firme la forma, como

constancia de recibido. Envía original del formulario Despacho de Almacén a la Unidad de

Contabilidad para que proceda con los registros pertinentes. Elabora en original y dos copias un Informe de los Despachos cuyo original se

remite a la Unidad de Contabilidad y las dos copias restantes se distribuyen de la siguiente manera, una para Secretaría Administrativa y la otra se archiva

Nota: Cuando se produzcan despacho de equipos, la Sección de Almacén remitirá copia del Comprobante de Despacho a la Unidad de Bienes Patrimoniales para que actualice los registros.


Realiza el registro contable relativo al despacho de los bienes en el Almacén. Imprime comprobante de diario registrado.



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1 Completa el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, firma en original y tres copias especificando los bienes a requerir.Envía la Solicitud de Bienes y Servicios a Secretaría Administrativa para su autorización.

2Recibe y evalúa la Solicitud de Bienes y Servicios de la Unidad Administrativa Solicitante al Almacén.Revisa y verifica, de estar conforme firma autorizando la Solicitud de Bienes y Servicios.

3 Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Servicios debidamente autorizado por la Secretaría Administrativa. Verifica la existencia del bien o equipo solicitado. Despacha y completa el formulario Despacho de Almacén.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

SECCIÓN DE

ALMACÉN

UNIDADSOLICITANTE

DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN


UNIDADDE

CONTABILIDAD

4

Realiza el registro contable relativo al despacho de los bienes en el Almacén.Imprime comprobante de diario registrado.4


F. Contratos de Servicios de Mantenimiento

1. Unidad de Servicios Generales o Unidad de Informática Confecciona Solicitud de Bienes y Servicios y la firma. Remite Solicitud de Bienes y Servicios a Secretaría Administrativa.


Recibe y verifica la Solicitud de Bienes y Servicios. Consulta la viabilidad presupuestaria, necesaria para hacerle frente a la

Solicitud de Bienes y Servicios. Confecciona Nota con la descripción detallada del costo y los detalles del

servicio de Mantenimiento requerido y remite al Pleno de los Magistrados para su evaluación y aprobación.

Remite la Solicitud de Bienes y Servicios y Nota a Asesoría Legal, luego de ser aprobada por parte del Pleno de los Magistrados

3. Asesoría Legal

Recibe Nota y la Solicitud de Bienes y Servicios, verifica que esté aprobada por el Pleno de los Magistrados.

Prepara el proyecto de Contrato de Mantenimiento. Adjunta el proyecto de Contrato de Mantenimiento al expediente. Envía expediente de Proyecto de Contrato de Mantenimiento a la Unidad de

Compras y Proveeduría.

4. Unidad de Compras y Proveeduría Recibe Proyecto de Contrato y Solicitud de Bienes y Servicios. Prepara el Pliego de Cargo y registra en el SIAFPA la información contenida

en la Solicitud de Bienes y Servicios. Coloca sello SIAFPA en la Solicitud de Bienes y Servicios y al Proyecto de

Contrato y firma. Se envía el expediente la Unidad de Presupuesto.

5. Unidad de Presupuesto

Realiza el bloqueo presupuestario por los montos requeridos para la Contratación.

Firma en sello SIAFPA como consecuencia de lo actuado. Remite Proyecto de Contrato y la Solicitud de Bienes y Servicios a la Unidad

de Compras y Proveeduría. 6. Unidad de Compras y Proveeduría

Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente.

Adjudica en el SIAFPA.


Envía expediente a Asesoría Legal y electrónicamente a la Unidad de Contabilidad

7. Asesoría Legal

Recibe el expediente del Proyecto de Contrato de Mantenimiento debidamente registrado en SIAFPA.

Comunica al contratista seleccionado, para que éste, se presente con la documentación requerida y firme el proyecto de Contrato.

Remite físicamente el proyecto de Contrato junto con el expediente a la Unidad de Contabilidad.


Realiza el registro contable de la Cuenta de Orden del Contrato de Mantenimiento.

Firma en el reverso del contrato como constancia de registro en el sello SIAFPA.

Imprime comprobante de diario. Archiva el comprobante de diario. Remite electrónicamente el Contrato de Mantenimiento a la Oficina de

Fiscalización de la Contraloría en la Entidad y físicamente a la Secretaría Administrativa.

9. Secretaria Administrativa

Recibe y verifica expediente coloca V°B° y remite a el (la) Magistrado(a) Presidente para la firma.

10. Magistrado(a) Presidente

Recibe el Contrato de Mantenimiento y de no existir objeción procede con la firma del mismo.

Remite Contrato de Mantenimiento junto con expediente a Secretaría Administrativa.


Recibe el Contrato de Mantenimiento debidamente firmado por el (la) Magistrado(a) Presidente y procede a realizar Nota remisoria a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

Remite Contrato de Mantenimiento junto con expediente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

12. Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad

Verifica y fiscaliza el Contrato de Mantenimiento y los documentos sustentatorios.

Refrenda el Contrato de Mantenimiento.


Registra el refrendo electrónico del Contrato de Mantenimiento en el SIAFPA. Remite el Contrato de Mantenimiento, acompañado de los documentos

sustentadores a Asesoría Legal. 13. Asesoría Legal

Notifica, reproduce copias del Contrato y entrega ejemplar del Contrato de Mantenimiento al contratista seleccionado para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado.

Confecciona Orden de Proceder. Envía Copia de Contrato al Área de Contabilidad para que ubique fecha de

orden de proceder en el SIAFPA. Archiva y distribuye copias:

Original: Área de Asesoría Legal 1ª copia: El Contratista. 2° copia: Servicios Generales 3° copia: Unidad de Compras y Proveeduría.

Nota: Cuando se realice la Recepción de Servicios de Mantenimiento, al responsable del Área de Servicios Generales le corresponderá confeccionar el Informe de Recepción de Servicios, quedando entendido así que las recepciones de servicios no pasarán por la Sección de Almacén.



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Confecciona Solicitud de Bienes y Servicios.El jefe de la Unidad Solicitante firma.

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Recibe y verifica la Solicitud de Bienes y Servicios. Confecciona nota y remite al Pleno de los Magistrados para su evaluación y aprobación.

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Realiza el registro contable de la Cuenta de Orden del Contrato de Mantenimiento.

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Recibe el Contrato de Mantenimiento debidamente firmado por el (la) Magistrado(a) Presidente(a) y procede a realizar nota remisoria a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la Entidad.

Verifica y aplica la fiscalización previa a los documentos sustentatorios del expediente del Contrato de Mantenimiento.Registra en el SIAFPA el refrendo electrónico.

13

Prepara el proyecto de Contrato.Notifica al Contratista para que presente los documentos necesarios para generar el Contrato.Gestiona la firma del Contratista.

Prepara Pliego de Cargo y registra en el SIAFPA el Proyecto de Contrato.

7

Realiza el bloqueo presupuestario por los montos requeridos para la Contratación.

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Recibe y notifica la Orden de Proceder al Contratista.Envía Copia de Contrato a la Unidad de Contabilidad para que registre fecha de orden de proceder en el SIAFPA.

Ejecuta el proceso de selección del contratista y adjudica en SIAFPA

Comunica al contratista seleccionado para que éste se presente con la documentación requerida.

Recibe y verifica expediente, coloca V°B° y remite para la firma.

Recibe el Contrato de Mantenimiento y de no existir objeción procede con la firma del mismo


G. Contratos de Servicios de Arrendamientos

1. Secretaría Administrativa Confecciona Solicitud de Bienes y Servicios y la firma. Confecciona Nota con la descripción, canon de arrendamiento y remite al Pleno

de los Magistrados para su aprobación. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios a la Unidad de Presupuesto.

2. Unidad de Presupuesto Efectúa el bloqueo presupuestario, asegurando el recurso presupuestario y

remite a la Unidad de Compras y Proveeduría.

3. Unidad de Compras y Proveeduría Recibe, registra y asigna número de control a la Solicitud de Bienes y

Servicios. Realiza el proceso de selección de contratista conforme a la legislación

aplicable. Envía el expediente físicamente a Asesoría Legal.

4. Asesoría Legal

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios. Prepara el Proyecto de Contrato. Contacta al contratista para que presente los documentos (copia de la licencia

comercial, copia de cédula y fianza requerida) y firme el Proyecto de Contrato. Elabora expediente de Contrato incluye el foliado del mismo. Envía físicamente a Magistrado(a) Presidente para que proceda con la firma

autorizando la Contratación del Servicio de Arrendamiento.

5. Magistrado (a) Presidente Examina el Proyecto de Contrato de Arrendamiento. Verifica que el monto del contrato aparezca en letra y número, incluyendo la

exactitud de los valores y datos descritos. Verifica las generales del contratado, duración y finalidad del contrato, la

fuente de financiamiento y las condiciones de pago. Firma y envía físicamente a Asesoría Legal.

6. Asesoría Legal

Recibe el Proyecto de Contrato debidamente firmado. Remite a la Unidad de Contabilidad.


Recibe el expediente del Proyecto de Contrato de Arrendamiento.


Registra los antecedentes referentes al arrendamiento (Nombre del Arrendatario, vigencia del contrato, avalúos, monto del contrato, frecuencia de pagos, partida presupuestaria) en el SIAFPA.

Efectúa el registro contable correspondiente a la cuenta de orden, estampa sello SIAFPA en el Proyecto de Contrato de Arrendamiento y lo firma.

Remite el expediente del Proyecto de Contrato de Arrendamiento a la Secretaría Administrativa.

Nota: Cuando la Unidad de Contabilidad establece la Cuenta de Orden el sistema replicará en la Unidad de Presupuesto bajo la figura del precompromiso.


Recibe el Contrato de Arrendamiento debidamente firmado por el (la) Magistrado(a) Presidente y procede a realizar Nota remisoria a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad de todo el expediente del Contrato de Arrendamiento.

9. Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad

Verifica y aplica la fiscalización previa a los documentos sustentatorios del expediente del Contrato de Arrendamiento.

Remite a Asesoría Jurídica de la Contraloría (Sede) y/o Asesoría Jurídica del Sector, dependiendo del monto del contrato, para la revisión y aprobación de los aspectos legales.

Finalizada la revisión, el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado por el (la) Contralor (a) General.

Refrenda electrónicamente en SIAFPA. Remite electrónicamente el contrato al Área de Contabilidad y físicamente a

Secretaría Administrativa.

10. Secretaría Administrativa Recibe el Contrato de Arrendamiento debidamente refrendado por la Oficina de

Fiscalización de la Contraloría en la Entidad y remite a Asesoría Legal. 11. Asesoría Legal

Notifica, reproduce copias del Contrato y entrega ejemplar al contratista seleccionado para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado.

Confecciona Orden de Proceder. Distribuye copias del contrato así:

Original Asesoría Legal Copia Contabilidad Copia Contratista


12. Unidad de Contabilidad Recibe copia del Contrato físicamente y copia de la Orden de Proceder. Procede a registrar fecha de orden de proceder del Contrato de Arrendamiento

en el SIAFPA. Nota: Todo Contrato de Arrendamiento, debe ser enviado a la Comisión de Arrendamiento de Bienes Patrimoniales en el Ministerio de Economía y Finanzas y a la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República, para la revisión y aprobación del canon de arrendamiento. Ambos informes se realizarán por separado y se tomará el promedio que resulte entre el valor del avalúo realizado por el Ministerio de Economía y Finanzas y el valor del avalúo realizado por la Contraloría General de la República, como valor de mercado del bien inmueble (Articulo 60, Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006).



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SECRETARIAADMINISTRATIVA

ASESORIA LEGAL

MAGISTRADO PRESIDENTE


GENERAL

CONTRATO DE SERVICIOS DE ARRENDAMIENTOS TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

UNIDADDE

COMPRAS YPROVEEDURIA

C.G.R

UNIDADDE

PRESUPUESTO

UNIDADDE

CONTABILIDAD

Confecciona Solicitud de Bienes y Servicios, solicita disponibilidad presupuestaria y confecciona nota. 1

Recibe, registra y asigna número de control a la Solicitud de Bienes y Servicios.Realiza el proceso de adquisición conforme a la legislación aplicable.

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Elabora expediente de Contrato incluye el foliado del mismo.

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Registra los antecedentes referentes al arrendamiento en el SIAFPA.6

Recibe el Contrato de Arrendamiento y procede a realizar nota remisoria del Contrato de Arrendamiento.

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Verifica y aplica la fiscalización previa a los documentos sustentatorios del expediente El Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando este autorizado por el Contralor General.

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Recibe el Contrato de Arrendamiento debidamente refrendado y remite a Asesoría Legal.

Notifica, reproduce copias del Contrato y entrega ejemplar al contratista seleccionado.Confecciona Orden de Proceder.

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Examina que el Proyecto de Contrato de Arrendamiento.Verifica las generales del contratado, duración y finalidad del contrato, la fuente de financiamiento y las condiciones de pago.

Recibe el contrato debidamente firmado.Remite a la Unidad de Contabilidad.

Recibe copia del Contrato físicamente y copia de la Orden de Proceder.Procede a registrar fecha de orden de proceder en el SIAFPA.

Registra y bloquea la partida presupuestaria Sella y firma sello SIAFPA del Proyecto de Contrato de Arrendamiento.7

Recibe el Proyecto de Contrato de Arrendamiento y realiza el registro contable.Registra la fianza en el sistema.

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H. Recepción de Servicios

1. Proveedor o Contratista Ejecuta su labor en los términos y condiciones establecidas en la Orden de

Compra o Contrato. Presenta los originales de la Orden de Compra o Contrato y la factura

comercial. Nota: En caso de Contratos presentará únicamente la factura comercial.

2. Unidad de Servicios Generales Elabora el Informe de Recepción de Servicios (formulario Núm. 8), una vez

realizado el Servicio de acuerdo a la Contratación, en conjunto con un responsable de la unidad administrativa solicitante del servicio.

Sella el original y la copia de la factura comercial presentada por el proveedor, con el sello “Recibido Conforme”. Retiene la copia.

Firma en conjunto con la Unidad Administrativa Solicitante. Entrega al Proveedor el original de la factura comercial y la Orden de Compra,

debidamente selladas y firmadas. Adjunta la copia de la factura comercial debidamente sellada al Informe de

Recepción de Servicios y remite a la Unidad de Tesorería.

Nota: En los casos, donde la determinación de calidad en la prestación del servicio requiera especificaciones, la unidad técnica o especializada deberá acudir a verificar que se hayan cumplido con las especificaciones contenidas en la Orden de Compra o Contrato.

3. Unidad de Contabilidad Revisa y registra el asiento contable relativo a la recepción de los servicios

contratados en el SIAFPA. Imprime y archiva el comprobante de diario.



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1 Presenta los originales de la Orden de Compra o Contrato y la factura comercial.

2Elabora “Informe de Recepción de Servicios”, una vez realizado el Servicio de acuerdo a la Contratación.Sella el original y la copia de la factura comercial con el sello “Recibido Conforme”.

3 Revisa y registra el asiento contable relativo a la recepción de los servicios contratados en el SIAFPA.

PROVEEDOR O

CONTRATISTA

UNIDADDE

SERVICIOSGENERALES

UNIDADDE

CONTABILIDAD

RECEPCIÓN DE SERVICIOS



I. Pago de la Gestión de Cobro y Emisión de Cheque (Fondo Institucional)

1. Proveedor o Contratista Entrega el bien, completa la forma Gestión de Cobro (formulario Núm. 9), en

original y copia. Adjunta a la Gestión de Cobro, los originales de la Orden de Compra y la

Factura Comercial original, debidamente selladas por el Almacén.

2. Unidad Tesorería Recibe Gestión de Cobro y documentos sustentadores. Elabora Recibo de Gestión de Cobro (formulario Núm. 5) en original y copia. Entrega al Proveedor el original del Recibo de Gestión de Cobro, verifica que la

Orden de Compra haya sido recepcionada total o parcialmente. Coloca el sello SIAFPA en la Gestión de Cobro el cual debe llevar la firma del

funcionario de tesorería que trabajó el documento. El Jefe de Tesorería, firma la Gestión de Cobro, para la emisión posterior del pago, a través de cheque. Envía al Departamento de Contabilidad.

3. Unidad de Contabilidad Registra el asiento contable de la Gestión de Cobros firma en el sello SIAFPA

el funcionario que ejecutó la acción y se la envía al Jefe del Departamento para que firme la Gestión de Cobro.

Envía a la Unidad de Presupuesto.

4. Unidad de Presupuesto Recibe la Gestión de Cobro y documentos sustentadores. Firma la Gestión de Cobro el jefe de la Unidad de Presupuesto. Envía Gestión de Cobro a Secretaría Administrativa.

5. Secretaría Administrativa Verifica que la Gestión de Cobro se haya presentado adecuadamente y en

atención al Acuerdo Núm. 25 de 27 septiembre del 2011, procede a firmarla o remitirla al Pleno de los Magistrados para su autorización.

Remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

6. Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad Verifica y aplica la fiscalización previa a la Gestión de Cobro y a los

documentos sustentatorios. Finalizada la revisión, de estar todo correcto el Jefe de Fiscalización firma la

Gestión de Cobro, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el/la Contralor/a General de la República, de lo


contrario remite ambos documentos a la (sede) Contraloría General de la República para su respectivo refrendo.

En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con las observaciones, para que sean subsanados.

Refrenda electrónicamente en SIAFPA. Cumplido con el acto de refrendo se remite la Gestión de Cobros a la Unidad de

Tesorería.

7. Unidad de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro y emite el cheque, coloca sello SIAFPA el cual es

firmado por el funcionario que realizó el acto, el Jefe de Tesorería revisa la información plasmada en el cheque contra los documentos sustentadores y firma el Comprobante de pago.

Remite ambos documentos con sus sustentos a la Unidad de Contabilidad. 8. Unidad de Contabilidad Registra el asiento contable (pagado) con el cheque. El funcionario que realizó

el registro firma en el sello SIAFPA y lo envía al Jefe de Contabilidad para que firme el comprobante de pago.

Remite documentos a la Secretaría Administrativa. 9. Secretaría Administrativa Verifica que el cheque se haya presentado adecuadamente y procede a remitirlo

al Magistrado (a) Presidente para su firma. Recibe el cheque firmado por el (la) Magistrado (a) Presidente y remite a la

Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad.

10. Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad Realiza el examen fiscal a los documentos, firma el Cheque de conformidad con

el monto de delegación de refrendo que haya sido autorizado por el /la Contralor/a General de la República, de lo contrario remite ambos documentos a la (sede) Contraloría General para sus respectivo refrendo.

Cumplido con el acto de refrendo, se remite la documentación a la Unidad de Tesorería.

11. Unidad de Tesorería Custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor o Contratista,

previa presentación de la cédula o un poder especial para los casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.


Nota: Para los pagos mayores de mil Balboas (B/.1,000.00) se pagarán a través Tesoro Nacional, mediante transferencias electrónicas, cuya unidad ejecutora es la Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas.


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Entrega Gestión de Cobro y la presenta a la Institución con la correspondiente sustentación.

Recibe Gestión de Cobro y documentos sustentadores, elabora el Recibo de Recepción de la Gestión de Cobro.

Recibe y envía documentación al Pleno de los Magistrados para que se autorice la Gestión de Cobro.

Verifica y aplica la fiscalización previa a la Gestión de Cobro y a los documentos sustentatorios.Finalizada la revisión, de estar todo correcto el Jefe de Fiscalización firma la Gestión de Cobro.

Recibe la Gestión de Cobro y emite el cheque, el Jefe de Tesorería revisa la información plasmada en el cheque contra los documentos sustentadores y firma el Comprobante de pago.7

Registra el asiento contable (pagado) con el cheque

Verifica que el cheque se haya presentado adecuadamente y procede a remitirlo al Pleno de los Magistrados para su firma.

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Registra el asiento contable de la Gestión de Cobro envía al Jefe del Departamento para que la firme.

Firma la Gestión de Cobro el jefe de la Unidad de Presupuesto.

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Realiza el examen fiscal a los documentos, firma el Cheque de conformidad con el monto de delegación de refrendo

Custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor o Contratista.

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J. Procedimiento para Anulación de Cheque en el SIAFPA

1. Secretaría Administrativa Recibe solicitud de anulación de cheque a través de un memorando. Verifica, autoriza y remite a Tesorería.

2. Unidad de Tesorería Recibe solicitudes de anulación de cheques debidamente autorizado. Elabora documento de anulación. Registra en SIAFPA.

3. Secretaría Administrativa Recibe el documento de anulación de cheque. Firma de estar conforme.

4. Unidad de Contabilidad Recibe documento de anulación en SIAFPA Elabora documento de Anulación de Transacción. Anula en SIAFPA, aumentando el saldo de la partida que se afecto inicialmente

e igualmente realiza la anulación en la Conciliación Bancaria. Realiza asiento contable.

Nota: Cuando se trate sobre de la anulación de un documento de vigencia expirada, la anulación solo será financiera. No se general ningún tipo de afectación presupuestaria, solo financiera.

5. Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la Entidad Recibe el documento de anulación. Verifica. Anula de estar conforme.

Nota: Sólo si el documento esta refrendado.

6. Unidad de Tesorería Coloca cheque en relación y se registra en libro, programa la anulación.

7. Secretaría Administrativa Procede a autorizar la anulación de la transacción en SIAFPA

8. Unidad de Tesorería Archiva Comprobante de Pago.



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Recibe solicitud de anulación de cheque a través de un memorando.

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UNIDADDE

TESORERÍA


GENERAL

PROCEDIMIENTO PARA ANULACIÓN DE CHEQUE EN EL SIAFPA

UNIDADDE

TESORERÍA

UNIDADDE

CONTABILIDAD

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIOS CGR

SECRETARÍAADMINISTRATIVA

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Recibe el documento de anulaciónVerifica. Anula de estar conforme.

Recibe solicitudes de anulación de cheques debidamente autorizado.Elabora documento de anulación.

Recibe el documento de anulación de cheque.Firma de estar conforme.

Elabora documento de Anulación de Transacción.Anula en SIAFPA y en Conciliación Bancaria.

Coloca cheque en relación y se registra en libro, programa la anulación.

Procede a autorizar la anulación de la transacción en SIAFPA

Archiva Comprobante de Pago.7


IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


FORMULARIO NÚM. 1

Secretaría Administrativa SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

Panamá, ___________________ Núm. Solicitud ___________ Núm. Control_______ De la Unidad o Sección: ________________________, solicitamos se proceda a tramitar la siguiente Solicitud de Bienes y Servicios:

Renglón Cantidad Unidad Código de Articulo Descripción Importe

Unitario Total

Observación: _______________________________________________ Preparado por: ______________ V°B° Director (a) o jefe de la Unidad______________ _____________________ ____________________ _____________________ Magda. Presidente Mag. Vicepresidente Magda. Vocal Autorización Secretaría Administrativa: _____________________ Fecha: _________ COMPRA AL CONTADO COMPRA AL CRÉDITO Recibido en Compras por: ______________________ Fecha: _____________ Partida Presupuestaria:


FORMULARIO NÚM. 1

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS A. OBJETIVO: Realizar las adquisiciones de bienes o de servicios. B. ORIGEN: Unidad Administrativa solicitante. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año. 2. Núm. Solicitud: Secuencia numérica de las solicitudes autorizadas. 3. Núm. Control Secuencia numérica de los controles internos. 4. Unidad o Sección: Unidad que solicita el bien o servicio. 5. Renglón: Indica la línea que le corresponde al bien solicitado. 6. Cantidad: Cantidad de bien solicitado. 7. Unidad: Indicar la unidad de medida (c/u, docenas, etc.). En el

caso de servicios no tiene medición. 8. Código Artículo: Código que le corresponde al bien 9. Descripción: Detalle del bien o servicio solicitado. 10. Importe Unitario: Monto unitario del bien o servicio. 11. Importe Total: Monto total del bien o servicio. 12. Observación: Comentarios adicionales o complementarios a la

solicitud. 13. Preparado por: Firma de la persona que prepara el documento. 14. Visto Bueno Director (a): Firma del Director (a) o jefe (a) de la Unidad

Administrativa Solicitante. 15. Magda. Presidente: Firma de la Magistrada Presidente. 16. Mag. Vicepresidente: Firma del Magistrado Vicepresidente. 17. Magda. Vocal: Firma de la Magistrado Vocal. 18. Autorización: Nombre y firma del (de la) Secretario (a)

Administrativo (o). 19. Fecha: Día, mes y año. 20. Compra al Contado: Marcar si la compra se realiza al contado. 21. Compra al Crédito: Marcar si la compra se realiza al crédito. 22. Recibido en Compras por: Firma del responsable del recibo de la solicitud

autorizada, si es de Bienes/Almacén y de ser por Servicios/Servicios Generales.

23. Fecha: Día, mes y año. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Almacén o Servicios Generales. Copia: Unidad Administrativa Solicitante.


FORMULARIO NÚM. 2

DESPACHO DE ALMACÉN


FORMULARIO NÚM. 2

DESPACHO DE ALMACÉN A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles

despachados en el Almacén. B. ORIGEN: Sección de Almacén C. CONTENIDO 1. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el Despacho. 2. Núm. De Formulario del Almacén: Secuencia numérica de control en el Almacén. 3. Unidad Solicitante: Nombre de la Unidad Ejecutora que realiza la solicitud

al Almacén. 4. Solicitud Núm.: Número secuencial de cada despacho realizado. 5. Renglón Núm.: Indica la línea que le corresponde al bien solicitado. 5. Cantidad: Número de bienes despachados. 6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docenas, libras, cajas, etc.) 7. Descripción: Nombre detallado del bien o bienes despachados. 8. Código Contable: Indicar el código contable del bien o artículo. 9. Código de Almacén: Indicar el catalogo de almacén. 10. Solicitud Entregada: Identificar si la solicitud fue entregada o no. 11. O/C: Colocar el número de Orden de Compra. 12. Precio B/: - Unitario: Indicar el precio de cada unidad del bien. - Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por

la cantidad de bienes despachados. 13. Solicitado: Firma de la persona responsable que realiza la solicitud. 14. Jefe de la Unidad: Firma del Director (a) o jefe (a) de la Unidad

Administrativa Solicitante. 15. Secretaría Administrativa: Firma del (de la) Secretario (a) Administrativo (a). 16. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información

contenida en el formulario. 17. Recibido por: Firma legible de la persona que recibe los bienes. 18. Almacén: Firma de la persona responsable de la entrega de los

bienes. D. DISTRIBUCIÓN Original: Unidad de Contabilidad Copia 1 Área de Almacén Copia 2 Unidad Administrativa que recibe los bienes.


FORMULARIO NÚM. 3CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES


FORMULARIO NÚM. 3

CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES

A. OBJETIVO: Cotizar los precios del bien/servicio en las diferentes Empresas o Contratistas.

B. ORIGEN: Unidad de Compras y Proveeduría. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el cuadro de

Cotizaciones. 2. Cuadro Núm. Número del documento que genera las cotizaciones. 3. Renglón.: Línea del bien o servicio que se desea adquirir. 4. Cantidad: Número de artículos que se desean adquirir. 5. Unidad: Número de artículos en (docenas, decenas, galones, cajas,

litros, entre otros). 6. Descripción: Detalle del bien o servicio que se desea adquirir. 7. Proveedor: Agente Económico que participa en la cotización. 8. Unidad: Unidad de medida utilizada (docenas, libras, cajas, etc.) 9. Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la

cantidad de bienes despachados. 10. Observación: Breve explicación que permita ampliar la información

contenida en el formulario. 11. Solicitado por: Firma de la persona responsable que realiza la solicitud. 12. Jefe: Firma del (de la) Jefe (a) del Departamento de Compras y

Proveeduría. 13. Cotizador: Firma de la persona responsable que realiza la Cotización.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad de Compras y Proveeduría.


FORMULARIO NÚM. 4

ORDEN DE COMPRA


ORDEN DE COMPRA A. ORIGEN: Unidad de Compras y Proveeduría. B. OBJETIVO: Llevar un control de los bienes y suministros

adquiridos C. CONTENIDO: 1. Fecha de la Orden: Fecha en que se emite la orden de compra. 2. Núm. de Orden de

Compra: Número secuencial de control de la orden de compra. 3. Datos del Proveedor: Datos generales del proveedor. 4. Datos de la Entrega: Datos generales de la entrega. 5. Detalles de las Partidas: Número de Partidas, Código de Partida y Monto Original. 6. Unidad de Compras y Proveeduría: Rúbrica del Jefe de la Unidad de Compras y Proveeduría. 7. Autorizado TAT: Rúbrica de la persona responsable que autoriza la Orden

de Compra 8. Presupuesto: Rúbrica del (de la) Jefe (a) de Presupuesto. 9. General de Fiscalización: Refrendo del Jefe de la Oficina de Control Fiscal 10. Acepto: Proveedor: Rúbrica del proveedor. 11. Fecha: Fecha en que firma. 12. Almacén: Firma del encargado del Almacén.


FORMULARIO NÚM. 5

RECIBO DE GESTIÓN DE COBRO

REPÚBLICA DE PANAMÁ

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA

Panamá, ___________ Recibo Nº, ___

________

Para su verificación se ha recibido de _______________________________________

La Gestión de Cobro contra el TESORO NACIONAL registrada en el

______________________________________________________________________

Por B/______________ R.U.C.:__________

_______ Fecha de Factura:__________

Fondo:_______________

Comentario:____________________________________________________________

Firma del Receptor:

Nota: Conserve este recibo para el retiro del CHEQUE que se expide por esta Gestión de Cobro, en caso de que la misma se encuentre conforme.

El Ministerio de Economía y Finanzas no se responsabiliza por ningún endoso de esta Gestión de Cobro sin su propia aprobación.

ESTE DOCUMENTO NO ES NEGOCIABLE

Nº. Factura:____Núm. Factura

Recibo Núm.


FORMULARIO NÚM. 5

RECIBO DE GESTIÓN DE COBRO

A. OBJETIVO: Ofrecer al usuario un respaldo documental de que su gestión

de Cobro ha sido recibida en la Institución y que una vez concluido el trámite correspondiente puede reclamar su pago a la entrega de este recibo.

B. ORIGEN: Unidad de Tesorería. C. CONTENIDO: 1. Panamá: Ubicar la fecha en que se confecciona el Recibo. 2. Recibo Núm.: Número secuencial del Recibo emitido en el SIAFPA. 3. Para su verificación se ha recibido de: Nombre de Proveedor o beneficiario 4. La Gestión de Cobro Contra el Tesoro Nacional registrada: Nombre de la Institución 5. Por B/: Corresponde al monto de la cuenta (Gestión de Cobro) en

número y letra. 6. R.U.C.: Registro Único de Contribuyente 7. Núm. Factura: Ubicar número de factura. 8. Fecha de Factura: Día, mes y año impreso en la factura. 9. Fondo: Fondo de donde procede el desembolso. 10. Comentario: Anotar comentarios adicionales de la Gestión de Cobro

presentada. 11. Firma del Receptor: Firma del funcionario que recibe la Gestión de Cobro.


FORMULARIO NÚM. 6

CHEQUE


FORMULARIO NÚM. 6

CHEQUE

A. OBJETIVO: Ejecutar el pago de compromisos del Tribunal Administrativo Tributario.

B. ORIGEN: Unidad de Tesorería. C. CONTENIDO: 1. Cheque No.: Número de control secuencial prenumerado del

formulario. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el cheque. 3. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario. 4. B/.: Importe en números del monto del cheque. 5. La suma de: Cantidad protegida en número por el monto del cheque. 6. Firmas Autorizadas: Magistrado Presidente del T.A.T funcionario de

Contraloría autorizado para tal fin. Comprobante de Pago 7. Nombre: Nombre del beneficiario. 8. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el cheque

comprobante. 9. Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. 10. Cuenta Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción. 11. V°B° Tesorería: Firma del Jefe de Tesorería. 12. Contabilidad: Firma del Jefe de Contabilidad. 13. Preparado por: Firma de la persona que confecciono el cheque. 14. Aprobado por: Firma de la persona que aprobó el cheque. 15. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario. 16. Fecha: Día, mes y año en que se entrega el cheque. 17. Cedula Núm.: Número de Identificación Personal del beneficiario.


FORMULARIO NÚM. 7

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

REPÚBLICA DE PANAMÁ. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

Fecha: __________________ Núm.:________ Orden de Compra:_________ Fecha:_________ Proveedor:_________________ Factura Núm.:________________ Tipo de Entrega: Condición:

CONTADO

CRÉDITO

DONACIÓN

TOTAL

PARCIAL

Valor Renglón Cantidad Unidad Código Descripción

Unitario Total

Total B/. Mas 7%

TOTAL Observaciones: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________ ____________________ Recibido por: Revisado por:

_______________________ Personal Técnico Idóneo


FORMULARIO NÚM. 7

RECEPCIÓN DE ALMACÉN A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados

de acuerdo al procedimiento técnico de Sección de Almacén. B. ORIGEN: Sección de Almacén. C. CONTENIDO 1. Fecha Día, mes y año en que se llena el formato. 2. Núm. Número secuencial del formulario. 3. Orden de Compra Anotar el número de la Orden de Compra que sustenta la

entrega de los bienes. 4. Fecha: Fecha de la Orden de Compra. 5. Proveedor Nombre de la Persona natural o jurídica que entrega los

bienes. 6. Factura Núm. Anotar el número de la Factura Comercial. 7. Tipo de Entrega Determinar si la entrega es total o parcial. 8. Condición Determinar si la recepción se da por adquisición al

contado, crédito o se origina producto de una donación. 9. Renglón Número de cada renglón recepcionado de acuerdo a la

descripción de la Orden de Compra. 10. Cantidad Número de bienes que se recepcionan. 11. Unidad Unidad de medida utilizada (docenas, cajas, libras). 12. Código Indicar el código del bien o artículo recepcionado. 13. Descripción Nombre y especificación del bien recepcionado. 14. Valor

Unitario Indicar el precio de cada unidad del bien. Total Anotar el resultado de multiplicar el precio unitario por la

cantidad del bien recibido. 15. Total B/ Sumatoria de los totales. 16. Mas 7% Impuesto de ITBMS. 17. TOTAL Sumatoria de los totales mas el ITBMS. 18. Recibido por: Firma legible de la persona que recibe los bienes. 19. Revisado por: Firma de la persona responsable de verificar el

documento. 20. Personal Técnico Idóneo Persona responsable de dar su aprobación de la recepción

de un bien con características especiales.


FORMULARIO NÚM. 8

INFORME DE RECEPCIÓN DE SERVICIOS

REPÚBLICA DE PANAMÁ.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA INFORME DE RECEPCIÓN DE SERVICIOS

Fecha:________________________ PARA: Secretaría Administrativa

DE: Jefe de Servicios Generales

ASUNTO: Informe de Recepción de Servicios

Yo__________________________de la Unidad de Servicios Generales, certifico mediante la presente Nota, que hoy ________de___________________de__________he recibido a satisfacción el servicio adquirido a través de la Orden de Compra o Contrato Núm.________________y Factura Comercial Núm.______________________

DETALLE DEL SERVICIO: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Valor Total de la Orden de Compra o Contrato: _________________________

Atentamente, ________________________________ __________________________________ Jefe de la Unidad de Servicios Generales Responsable Unidad Administrativa Solicitante Nota: Este documento se le entregará al Proveedor para que lo adjunte a la Gestión de

Cobro que presenta junto con la Orden de Compra o Contrato y la Factura Comercial.


FORMULARIO NÚM. 9

GESTIÓN DE COBRO

FORMULARIO NÚM. 9


GESTIÓN DE COBRO

NOMBRE DEL CAMPO

DESCRIPCIÓN DEL CAMPO

Institución Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC). Número Uso Oficial Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC. Fecha Uso Oficial Fecha de recepción de la GC en la entidad. Hora Uso Oficial Hora de recepción de la GC en la entidad. Tesoro Nacional (TN)

Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro Nacional (TN).

Fondo Institucional (FI)

Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo Institucional (FI).

Nombre del Fondo Uso Oficial Opcional, coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se efectuará el pago.

A FAVOR DE

Nombre Nombre de la persona natural o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula o RUC Cédula de identidad personal o número de Registro Único del Contribuyente, del

titular del crédito. Firma del Representante Legal o su equivalente

Rúbrica del titular del crédito o del responsable institucional de la emisión de la GC.

Cédula Cédula de identidad personal del Representante Legal. Endosar a nombre de Opcional, Nombre o razón social del adjudicatario del crédito. Cédula o RUC del adjudicatario del endoso

Opcional, Número de cédula de identidad personal o de Registro Único del Contribuyente, de la persona natural o jurídica que se le confirió el endoso.

Código de proveedor Uso Oficial, Números o dígitos asignados al proveedor, contenidos en el Catálogo de proveedores de la Dirección de Tesorería que coloca la entidad receptora del bien.

Fecha de elaboración Fecha de confección de la GC. Teléfono Número telefónico de la persona natural o razón social del propietario inicial del

crédito. Fecha del endoso Opcional, Fecha en la cual se autoriza el endoso, del cedente al adjudicatario. Firma del que cede los derechos al adjudicatario

Opcional, Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al adjudicatario.

DETALLE SUSTENTADOR DEL COBRO

Contrato Núm. Opcional, Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Addenda Núm. Opcional, Número de addenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes.

Convenio Núm. Opcional, Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Resolución Núm. Opcional, Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este documento.

Orden de Compra Núm.

Opcional, Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien o servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro. Nota 1: Cuando se trate de GC para la CSS, deberá incorporarse además el


Descripción del bien o servicio brindado

siguiente texto: “Número de Informe de Recepción_______________. “ Nota 2: Cuando se trate de las siguientes situaciones, las mismas deberán ser tratadas como se detalla a continuación:

1. GC para viáticos de funcionarios a misiones oficiales: se debe indicar aunado a dicha descripción, el lugar de destino, la misión oficial a desarrollar y las fechas en que se ejecutará la misión oficial y la frase “VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA”.

2. GC para el pago de combustible a Diputados de la Asamblea Legislativa: se debe indicar aunado a la pertinente descripción la frase “VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA”, producto de lo cual se deberá adjuntar a la GC el listado con los datos pertinentes a nombre, cédula, partida presupuestaria, monto que corresponda.

3. GC para Solicitudes de Reembolsos de Cajas Menudas: se debe

indicar aunado a la pertinente descripción la frase “VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA”, producto de lo cual se deberá adjuntar a la GC el listado con las partidas presupuestarias y montos que les correspondan.

4. GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por

nacionales: deberá colocarse aunado a la descripción del servicio brindado y el periodo correspondiente, lo que determine la Ley orgánica de la Caja de Seguro Social y la siguiente información:

Valor Bruto Inicial (menos) Seguro Social (igual) Valor bruto

5. Cuando se trate de Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros, deberá colocarse aunado a la descripción del servicio brindado y el periodo correspondiente, lo que determine la Ley orgánica de la Caja del Seguro Social y lo que establezca el Código Fiscal, en materia de tributos y la siguiente información, como se detalla a continuación según sea el caso.

Valor Bruto Inicial (menos) Seguro Social (menos) Seguro Educativo (menos) Impuesto Sobre la Renta (igual) Valor bruto

VALORES EN BALBOAS Valor Bruto

Valor en Balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado en GC presentadas por proveedores de bienes y servicios.

1. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por nacionales en este campo deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto Inicial lo pertinente al Seguro Social, (cuando corresponda, véase la descripción del bien o servicio brindado).

2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros en este campo deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto Inicial lo correspondiente al Seguro Social y el Impuesto Sobre la Renta.

Retención X

Opcional, sólo para Obras. Incluya cifra porcentual consignada en el documento contractual para la retención por garantía y coloque la cantidad resultante de


garantía ( %) multiplicar el Valor Bruto por dicho porcentaje. Anticipo ( %)

Opcional sólo para Obras. Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual por el Valor Bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada.

ITBMS

Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto “sin ninguna deducción” por el porcentaje de ITMBS que se encuentre vigente.

Sume 911

Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por 1%, (sólo cuando se trate de empresas prestadoras de servicios de telefonía básica local, móvil y/o de trasmisión y conmutación de datos e Internet, o lo que se estipule en la Ley vigente sobre tal tasa impositiva).

Impuesto Selectivo al Consumo

Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: Licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes muebles de lujo (yates, helicópteros, etc.).

Retención de ( %) del ITBMS

1. Cuando se trate de GC de proveedores nacionales de bienes o servicios, deberá retenerse el 50% del ITBMS, siempre y cuando el documento contractual sea mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior hubiesen sido mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS).

2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas

por extranjeros deberá retenerse el 100% del ITBMS.

Monto Total a Cobrar en Letras

Frase que describe el monto final a cobrar a través de la GC. Dicho valor debe ser equivalente a lo indicado en el campo Valor Total en Número.

1. Cuando se trate de GC presentadas por proveedores de bienes y servicios (que no sean consultorías), deberá aplicarse según corresponda las instrucciones de suma y resta que muestra el formulario de GC.

2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías

brindadas por nacionales no contribuyentes del ITBMS deberá colocarse la cantidad que resulte de sumar al Valor Bruto el ITBMS.


brindadas por nacionales contribuyentes del ITBMS deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto el 50% del ITBMS.


brindadas por extranjeros: deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto el 100% del ITBMS.

Valor Total en Número

Valor en símbolos numéricos que representa el monto final a cobrar a través de la GC. Dicho valor debe ser equivalente a lo indicado en el campo Monto Total a Cobrar en Letras.

FIRMAS Y SELLOS POR REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL

Tesorería

Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida de la unidad de tesorería institucional. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida


Fecha de entrada y salida en Tesorería

1. Para pagos por el Fondo Institucional, día de entrega del cheque o

constancia de transferencia al proveedor. 2. Para pagos por el Tesoro Nacional, día en que se remite la transacción, la GC

y la documentación sustentadora a la Dirección de Tesorería. 3.

Sello de Presupuesto

Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas).

Sello de Contabilidad

Sello, fecha y firma.

Autorización Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la Unidad Administrativa Autorizadora.

Sello de Unidad de Transporte, Control de Combustible o su equivalente

Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado.

Sello, fecha y firma al reverso

Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR

Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG).

Sello, fecha y firma al reverso

Sello del Responsable del Programa Comunitario, Municipio y Consejo Provincial

Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago a favor de Programas Comunitarios,

Municipios y Consejos Provinciales. Sello, fecha y firma al reverso

Sellos por contabilización de cuentas financieras de la CSS.

Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con la existencia de multiplicidad de partidas presupuestarias y/o la contabilización de múltiples cuentas financieras.

Sello(s), fecha(s) y firma(s) al reverso

DOCUMENTACIÓN ADJUNTA

Documentación (Listado) con nombres, números de cédulas, partidas presupuestarias,

1. Uso Oficial Opcional: adjunte a la GC la segunda página que se genere desde SIAFPA (o el Sistema de Administración Financiera Gubernamental vigente) o en su defecto los listados pertinentes contentivos de la correspondiente información pormenorizada, en los cuales deberá incorporarse también la numeración y fecha de la GC pertinente; cuando se trate de GC relacionadas con el pago de:

Combustible de Diputados de la Asamblea Legislativa

Viáticos por misiones oficiales a funcionarios

Reembolsos de Fondos Rotativos

Reembolsos de Cajas Menudas

NOTA: Cuando producto del registro de la documentación en el SIAFPA (o el Sistema de Administración Financiera Gubernamental vigente) se genere


fechas, cheques, documentos fuente y montos

el detalle correspondiente (segunda página), la misma deberá ser impresa y anexada como parte de la documentación adjunta a la GC.

2. Uso Oficial Opcional: cuando se trate de información pormenorizada, pertinente a documentación de la CSS, también deberá considerarse la utilización de documentos adjuntos como sustento de la GC, en los cuales deberá incorporarse la numeración y fecha de la GC pertinente.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA o UNIDAD DE FISCALIZACIÓN

INSTITUCIONAL Fiscalización

Sello, fecha y firma del fiscalizador y sello, fecha y firma del Jefe de Fiscalización, cuando la GC sea menor a B/.300,000.00 o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por la Contraloría General. Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por la Contraloría General.

Refrendo o Firma

Refrendo: Nombre y Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado por éste, siempre y cuando en la entidad se mantenga el Control Previo ejercido por la Contraloría General. Firma: Nombre y Rúbrica del Encargado de la Unidad de Fiscalización Institucional.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN DE TESORERÍA - (Sólo para

pagos por el TN) Sello de Contabilizado

Sello, firma y fecha.

Sello de Digitalizado

Sello, firma y fecha.

Sello de Gestión de Pagos

Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia automática de fondos (ACH).

ACRÓNIMO EQUIVALENCIA

GC Gestión de Cobro CSS Caja de Seguro Social SIAFPA Sistema integrado de Administración Financiera de Panamá SRPG Sistema de Registro Presupuestario de Gastos ITBMS Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios SUME 911

Sistema Único de Manejo de Emergencias 911 creado para la planificación, dirección y supervisión de las acciones para la atención integral y oportuna de emergencias… Tasa impositiva aplicada a empresas prestadoras de servicios de telefonía básica local, móvil y/o de transmisión y conmutación de datos e Internet, o lo que se estipule en la Ley vigente sobre tal tasa impositiva.

TN Tesoro Nacional FI Fondo Institucional RUC Registro Único de Contribuyente


ANEXO


no 27435 gaceta oficial digital, martes 17 de diciembre de

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