mycrm 16.1 - manual de usuario 16.1... · 12.1 compromisos 41! 12.2 actividad multi-cliente 41! 13...

myCRM 16.0 – manual de usuario

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1 LISTA de CONTENIDOS

1 LISTA de CONTENIDOS 2

2 INTRODUCCIÓN 5

3 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA APLICACIÓN 6 3.1 Conexión Internet 6 3.2 Licencias 6 3.3 Tipos de vista 6 3.4 Modos de visualización 7 3.5 Navegar entre datos - iPhone 7 3.6 Navegar entre datos 7 3.7 Eliminar registros 7 3.8 Formato página 8 3.9 Filtrar las listas 8 3.10 Carpeta compartida de la aplicación 8 3.11 El logging 9 3.12 Reportes Crash 9 3.13 Errores fatales 10 3.14 Eventos aplicativos 10 3.15 Dropbox 10

4 CLIENTES 12 4.1 Creación nuevo cliente 12 4.2 Clasificación por “tags” 14 4.3 Visualización listas de clientes 14 4.4 Fechas especiales 15 4.5 Historial del cliente 15 4.6 Exportación clientes a la agenda del dispositivo 15 4.7 Estado del cliente 16

5 OPORTUNIDAD 18 5.1 Creación nueva oportunidad 18 5.2 Oportunidad cerrada positivamente (“OK”) 19 5.3 Oportunidad cerrada negativamente (“NOK”) 19 5.4 Fin de la oportunidad 19 5.5 Visualización listas de oportunidad 20

6 VENTAS 21 6.1 Visualización listas de ventas 22

7 CAMPOS PERSONALIZABLES 23 7.1 Características comunes 23 7.2 Características específicas de TEXTO 24 7.3 Características específicas de NUMÉRICO 24 7.4 Características específicas de SELECCIÓN 25 7.5 La lista de los campos personalizables 26 7.6 Uso de los campos personalizables 27 7.7 Añadir los valores de campos personalizables a clientes existentes 27 7.8 Compartir datos con los valores de los campos personalizables 28


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7.9 Niveles de licencia 29

8 LOS FILTROS DE VISUALIZACIÓN 31 8.1 Búsquedas textuales en la lista clientes 32 8.2 Extraer clientes “cercanos” 33 8.3 Creación de un menú personal de filtros favoritos 33 8.4 Filtros usados recientemente 34

9 GESTIÓN MULTI-DIVISA 35

10 LAS EMPRESAS PRINCIPALES 37

11 EL MODO SELECCIÓN 39

12 ACTIVIDADES 40 12.1 Compromisos 41 12.2 Actividad multi-cliente 41

13 LA AGENDA 43 13.1 Sincronización con el calendario del dispositivo 44 13.2 Opciones de sincronización 45 13.3 Gestión de las alarmas 46 13.4 Sincronización con Google Calendar 46 13.5 Actividades “genéricas” y recordatorio 47 13.6 Filtros cliente de la agenda 47 13.7 Limpieza de la agenda 48

14 GEOCODIFICACIÓN CLIENTES Y GESTIÓN ÁREAS 49 14.1 Visualización de los clientes en los mapas 50 14.2 Visualización de un único cliente en el mapa y corrección manual de su posición 50 14.3 Asociación de las direcciones a las áreas 51

15 GESTIÓN DE LAS RELACIONES 53 15.1 Creación de una nueva relación 53 15.2 Uso de plantillas de relación 54 15.3 Generación evento en agenda 54 15.4 Lista de las relaciones de un cliente 54 15.5 Cancelar una relación 55 15.6 Relaciones con clientes de tipo “empresa” 55

16 ENVÍO CORREOS ELECTRÓNICOS A CLIENTES 56 16.1 Creación y envío del correo electrónico 56 16.2 Comportamientos “diligentes” 57 16.3 Número de destinatarios muy elevado 58 16.4 Envío correo a una única dirección 59

17 GESTIÓN DOCUMENTOS 60 17.1 Creación de nuevos documentos 60 17.2 Uso del documento 61 17.3 Estadísicas y totales de los documentos 62 17.4 Asociar los documentos a las entidades 63 17.5 Creación de correos con documentos y datos 64 17.6 Menú “abre en myCRM” 65

18 GESTIÓN CAMPAÑAS 66 18.1 Campañas 66 18.2 Acciones 67


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18.3 La lista de comprobación 68 18.4 Campañas no periódicas 68 18.5 Campañas periódicas 69 18.6 Lista de las Acciones Actuales 70 18.7 El compromiso en agenda de la acción 70 18.8 Operaciones y transiciones de estado para las campañas 71

19 REPORTES 73

20 COMPARTIR DATOS 74 20.1 Compartir datos por correo electrónico 75 20.2 Compartir datos por Dropbox 75

21 BACKUP Y RESTAURACIÓN DE LA BASE DE DATOS 78 21.1 iTunes 78 21.2 Dropbox 79 21.3 Restauración 80 21.4 Resetear 80 21.5 Traslado de la base de datos a otro dispositivo 80 21.6 Backup & restauración de documentos 81

22 EXPORTACIÓN DATOS 83

23 IMPORTACIÓN CLIENTES 84 23.1 Importación desde iTunes o Dropbox 84 23.2 Importación desde Google Docs 85 23.3 Formato de importación 85 23.4 Importación desde Contactos 87 23.5 Importaciones adicionales posteriores desde contactos 88

24 GESTIÓN DE LA NUBE 89 24.1 Requisitos 89 24.2 Principio de funcionamiento 89 24.3 Límites de la gestión de la nube 90 24.4 Habilitación/deshabilitación de la gestión de la nube 91 24.5 El Menú Nube 92 24.6 Los usuarios de la nube 94 24.7 La carpeta “Cloud” en Dropbox 95 24.8 El fichero “check_out” 95 24.9 La gestión documentos desde la nube 96 24.10 Backup y restauración desde la nube 96 24.11 Las licencias desde la nube 97

25 GESTIÓN LICENCIAS 98 25.1 Sección "Gestión Licencias" 100 25.2 Restauración/transferimiento de licencia a otros dispositivos 100


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2 INTRODUCCIÓN MyCRM es una aplicación para todos los profesionales que tienen una actividad de venta o más generalmente de búsqueda de negocios. MyCRM es útil en todas aquellas situaciones en que el profesional trabaja mayormente en mobilidad y necesita tener siempre a mano el cuadro global de su negocio. La aplicación gestiona las entidades involucradas en el proceso de venta, es decir los clientes, las oportunidades y las ventas. Además se consideran otras entidades auxiliarias que son: las actividades, las citas y los eventos en agenda, las empresas principales, las áreas y las relaciones, los documentos y los colaboradores. En los capítulos siguientes se describirán al detalle todas estas entidades, además de las relaciones que existen entre ellas.


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3 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA APLICACIÓN

3.1 Conexión Internet La aplicación usa una base de datos interna que contiene todos los datos insertados por el usuario. La base de datos está completamente guardada en la herramienta, por lo tanto no necesita ninguna conexión internet para poderse leer. De todas formas hay algunas operaciones que se pueden ejecutar sólo con una conexión internet, y son:

• operaciones de backup/restauración de la base de datos en Dropbox

• importación de datos desde hoja de cálculo de Google Docs o desde fichero CVS ubicado en Dropbox

• geocodificación y visualización de los clientes en los mapas

• recuperación del tipo de cambio vigente en las divisas

• creación de documentos desde ficheros ubicados en Dropbox

• control de la carperta “entradas” en Dropbox para insertar los datos compartidos con otros colaboradores

• todas las acciones de gestión de la nube

• compra y restauración de las licencias

Por este motivo la existencia de una conexión internet durante el uso de la aplicación es aconsejable aunque no estrictamente necesaria. 3.2 Licencias Para poderse usar, la aplicación necesita un nivel de licencia que puede ser adquirido en el aparte “gestión licencias” en la aplicación misma. En la instalación inicial, la aplicación está configurada con el nivel base gratuito llamado “GRATIS10REC”. Este nivel permite usar libremente todas las funciones de la aplicación pero no permite insertar más de 10 registros por entidad. Con niveles de licencia superiores se puede incrementar este límite hasta alcanzar una capacidad ilimitada. 3.3 Tipos de vista La mayoría de las operaciones efectuadas por la aplicación consiste en la lectura de datos desde la base de datos. Los datos leídos se visualizan en listas o en detalle. Tanto la visualización de listas como la de detalles tienen un botón de “Menú”. En los menús de la visualización en lista (menús de lista) todos los campos que lanzan operaciones de datos existentes se refieren a los datos contenidos en la lista misma. En los menús de visualización en detalle (menús contextuales), en cambio, los campos se refieren al registro de datos contenido en la misma visualización de detalle. Los menús de lista se identifican con el símbolo ▤ , los contextuales con ▼.


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3.4 Modos de visualización Las principales visualizaciones de detalle tienen dos formatos: en plantilla o en página. Se trata de dos formas distintas de visualizar los mismos datos, provenientes del mismo registro de base de datos. La visualización en plantilla contiene cada dato en su propio campo y le añade a lado una etiqueta descriptiva. La visualización en página, en cambio, muestra todos los datos en línea y cláramente leíbles, como si estuviesen escritos en papel. La primera visualización se necesita en la inserción o modificación de datos, la segunda es especialemente aconsejable para consultar los datos mismos. 3.5 Navegar entre datos - iPhone La búsqueda de datos difiere un poco según la herramienta que se use (iPhone/iPod Touch o bien iPad). En el iPhone/iPod Touch, se procede siempre acumulando una ventana sobre otra y luego volviendo atrás. Por ejemplo si se quiere ejectuar cierta operación con un cliente, se abre una primera ventana del menú principal, luego se abre la lista de clientes y de ahi, una vez seleccionado el cliente, se superpone la ventana del detalle del cliente y finalmente se despliega el menú contextual, superpuesto también. Para volver al menú principal, hay que hojear las ventanas hacia atrás o bien sacudir la herramienta (cuya sensibilidad se puede configurar en “Ajustes”). 3.6 Navegar entre datos Por contra, en el iPad la pantalla siempre está dividida en dos partes: una lista a la izquierda y un área de detalle a la derecha. La lista de izquierda es visible siempre cuando el iPad está puesto en modo horizontal, y está escondida, pero visualizable con el botón “Mostrar”, cuando el iPad está en vertical. Por lo tanto, cuando se procede en la búsqueda de datos, el cúmulo de las ventanas se desarrolla de forma distinta: todas las ventanas a lista se acumulan en la lista de la izquierda y todas las de detalle en el área derecha. Ambas secciones de la aplicación tienen botones específicos para volver “atrás” en el cúmulo de ventanas. De todas formas, la aplicación misma vacía automáticamente los cúmulos de ventanas de izquierda o derecha siempre y cuando sea necesario. 3.7 Eliminar registros Desde las listas se pueden eliminar los registros. Para eliminar un elemento de la lista es suficiente pinchar con el dedo en el elemento mismo y hacerlo correr de derecha a izquierda o al revés, y luego darle al botón rojo que aparece para confirmar. Éste es un mecanismo estándar de iOS utilizado en todas las listas de myCRM.


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Para eliminar más elementos de una vez, hay que entrar en la modalidad “selección” (más abajo), elegir los elementos a eliminar y luego en el menú de lista seleccionar la opción “eliminar seleccionados”. 3.8 Formato página Las listas relativas a las entidades principales, o sea Clientes, Oportunidades y Ventas, pueden ser organizadas en páginas y por lo tanto filtradas. Esta configuración trata de visualizar la lista no en su totalidad, sino por grupos de N elementos, en que N es un parámetro configurable en los ajustes. La configuración de página permite la gestión de listas de cualquier tamaño (con el único límite de espacio del disco del dispositivo) sin sobrecargar la aplicación. El tamaño N de la página debe ser ajustado por el usuario a la potencia del dispositivo. Para los dispositivos de última generación se podrán usar valores altos de N, mienstras se aconseja un valor bajo para las anteriores. Hay que tener en cuenta que cuando el formato página está activo, no todas las opciones de los menús de lista incluyen todos los elementos de la lista misma. Para algunas opciones del menú de lista los elementos incluidos serán los que se muestran en la página actual. Por ejemplo cuando se elige la “modalidad selección” (más abajo) se podrá elegir tan sólo entre los elementos de la página actual. 3.9 Filtrar las listas La posibilidad de filtrar listas consiste en elegir por parte del usuario un filtro de visualización entre los disponibles o bien lanzar una búsqueda textual: se explicará más adelante cómo. En este lugar sólo queremos destacar que el resultado del uso de uno o más filtros es una lista cuyo número de elementos es reducido con respecto a la totalidad de la lista misma. Cuando una lista está filtrada, todas las opciones del menú de lista se aplicarán tan sólo a los elementos visualizados. 3.10 Carpeta compartida de la aplicación MyCRM crea una carpeta compartida propia a la que se puede acceder por iTunes para PC/Mac según el estándar que Apple pone a disposición. Aquí se guardan varios tipos de ficheros como se explicará un poco más abajo. Esta carpeta entonces se irá llenando poco a poco, con lo que se llegará a la reducción del espacio libre en el dispositivo y el incremento del tiempo de sincronización y backup por iTunes. Por esta razón es muy importante que el usuario siempre sepa cuántos ficheros están en la carpeta. Además es importante también vaciar la carpeta misma de vez en cuando (del todo o sólo en parte) siempre y cuando su contenido ya no sea útil. Para entrar en la carpeta compartida de myCRM hace falta:

1. conectar la herramienta al ordenador/mac 2. lanzar iTunes en el ordenador/mac 3. seleccionar la herramienta desde iTunes


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4. seleccionar la vista “App” 5. bajar hasta el final de la página, llegando a la sección “compartir

documentos” 6. seleccionar el icono de myCRM

En la ventana de la derecha, luego, se visualizarán todos los documentos presentes en la carpeta compartida de myCRM. Desde aquí el usuario puede copiarlos al ordenador/mac, eliminarlos o bien añadir nuevos cogiéndolos del ordenador/mac. 3.11 El logging El primer uso de la carpeta compartida es el de guardar los ficheros de logging. El logging es un sistema di trazabilidad de las operaciones que la aplicación hace en cada momento. Sirve exclusivamente para la localización de problemas o errores de la aplicación (“debugging”). Su activación se ejecuta accediendo al conversor oportuno en “Ajustes” (desde el menú “Utilidades”). Es aconsejable acceder al logging sólo y exclusivamente si requerido por el Soporte Serenaware, ya que no tiene niguna utilidad en el uso normal de la aplicación pero puede ralentizar sus funciones. Cuando el logging está activo, genera dos ficheros llamados mycrm.1.log y mycrm.2.log, el segundo de los cuales no siempre es presente, que se guardan de hecho en la carpeta compartida. En caso de problemas y/o si requerido por el Soporte Serenaware, el usuario tendrá que coger estos ficheros de la carpeta compartida y enviarlos por correo al Soporte. En algunos casos la aplicación misma detecta que ha habido un problema y entonces propone automáticamente el envío por correo de estos ficheros, como adjuntos, al Soporte Serenaware. Hay que tener en cuenta que, independientemente de la forma de envío de los ficheros de log, éstos pueden contener parte o la totaildad de datos que el usuario ha insertado en la base de datos. Dichos datos pueden ser leídos por Serenaware, que de todas formas se empeña en la total discreción y no divulgación a ajenos. 3.12 Reportes Crash MyCRM implementa un sistema de detección de fallos de la aplicación que está siempre activo y espera que se verifique un fallo. En el momento en que se produce un fallo (“crash”), el sistema despierta y crea un pequeño fichero de log donde apunta informaciones muy importantes referentes las causas del fallo mismo. Si el logging ya está activo, dichas informaciones se van a insertar al final del fichero de log normal. Después cuando el usuario va a lanzar de nuevo la aplicación, se detecta la presencia del nuevo fichero de log y se propone al usuario su envío por correo al Soporte Serenaware. Es importante enviar siempre los crash logs al Soporte Serenaware porque son una ayuda fondamental para mejorar la estabilidad general de la aplicación con beneficio de todos los usuarios.


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3.13 Errores fatales Otro caso de uso de la carpeta compartida de myCRM es cuando la aplicación, en casos puntuales, genera un “fatal error”. Estos casos se pueden dar por base de datos corrupta, por ejemplo, y entonces, en caso de “fatal error”, la aplicación misma hace una copia de la base de datos entera y la guarda en la carpeta compartida bajo el nombre mycrm.db.corrupted o bien mycrm.db.corrupted.<n>, entendiendo con “n” el número progresivo que se inserta si en la carpeta ya existen más copias de la base de datos, para evitar sobreescribirlas. En casos como éste, habrá que contactar con el Soporte Serenaware y enviar adjunto el fichero creado. 3.14 Eventos aplicativos La aplicación incorpora una agenda completa. La agenda se va a describir detalladamente en otro capítulo: aquí tan sólo decimos que muchas operaciones sobre varias entidades de myCRM crean un evento en agenda como efecto segundario. Por ejemplo cada vez que se crea o modifica una oportunidad se crea un evento en agenda, que tiene la fecha y la hora de la creación o modificación del usuario de una oportunidad en concreto. Hay varios tipos de eventos. Para todos, el usuario podrá, en su vista de detalle, ver las características del evento mismo y en el menú contextual podrá acceder a la entidad que dio origen al evento mismo. Por ejemplo, entrando en la vista de detalle de un evento de creación de oportunidad, se puede abrir el registro de oportunidad cuya creación generó el evento mismo en agenda. 3.15 Dropbox MyCRM utiliza extendidamente Dropbox. Dropbox es un servicio externo que ofrece a sus clientes un espacio de memoria basado en la nube. El usuario de myCRM que quiera acceder a dicho espacio desde myCRM tiene que tener ya una cuenta activa en Dropbox. Para dar de alta una cuenta en Dropbox, seguir las instrucciones para la creación de una nueva cuanta en www.dropbox.com. Cuando se esté dados de alta, ir a los favoritos en myCRM y encender el comutador Dropbox. Se va a lanzar automáticamente el browser Safari en el dispositivo (o bien la aplicación nativa Dropbox, si ha sido previamente instalada). Se pedirá la cuenta usuario Dropbox y, una vez identificados, se pide la habilitación de la aplicación myCRM para acceder al espacio Dropbox. Con esto, myCRM estará conectado a Dropbox. MyCRM crea en el espacio Dropbox del usuario distintas carpetas, que se van a presentar brevemente (más detalles se describirán en capítulos siguientes):

- “myCRM”: ésta es una carpeta “raíz” de las otras carpetas de myCRM, que son:

o “Backup”: la carpeta que contiene todos los ficheros de backup o “Documents”: esta carpeta contiene todos los ficheros vinculados

a los registros de documentos; o “Export”: contiene todos los ficheros de exportación;


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o “Import”: contiene todos los ficheros de importación;

- Pueden existir otras carpetas nombradas con el formato “myCRM-<una_dirección_email>

Por ejemplo: [email protected]

Éstas son las carpetas que sirven de “bandeja de salida” para condividir datos entre colaboradores (véase más abajo).


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4 CLIENTES La entidad “clientes” es la principal y toda la aplicación se mueve en función de ella. Se accede desde el menú principal en “Clientes”. En esta sección se puede:

• registrar un nuevo cliente

• visualizar, editar o modificar un cliente existente

• visualizar listas de clientes en base a distintos criterios di extración

• ejecutar varias operaciones sobre clientes, por ejemplo exportar, visualizar su mapa, asociar tags, definir relaciones, sacar estadísitcas y cálculos, etc.

4.1 Creación nuevo cliente En myCRM se pueden registrar todos los clientes reales o potenciales del propio negocio. Se pueden registrar varias informaciones por cada cliente, de las cuales el nombre es obviamente la principal. Existen dos tipos de clientes: los “contactos simples” y las “empresas”. El contacto simple representa una única persona o empresa, mientras el cliente de tipo empresa representa una empresa o más generalmente una organización de uno o más contactos simples. El cliente tipo empresa entonces tiene una carácter de dualidad: por un lado es un cliente normal y corriente, al que por ejemplo se puede vincular una oportunidad o una actividad, y por otro lado representa el conjunto de sus contactos simples y por consiguiente todas las acciones ejecutada sobre él (a través del menú contextual) se trasladarán también a todos sus contactos. Por ejemplo, cuando se consulta la lista de oportunidades vinculada a un cliente del tipo empresa, la lista generada visualizará tanto las oportunidades directamente vinculadas a él como las que estén vinculadas a cada uno de sus contactos simples. Cuando se inserta un cliente, siempre hay que especificar su tipo. Si se trata de un “contacto simple”, entonces se da la posibilidad de vincular el cliente a uno de tipo “empresa” ya existente. Esta asociación no es obligatoria. Por lo tanto un cliente de tipo “contacto simple” puede también NO ser parte de ninguna empresa, sin embargo si sí está asociado a una empresa, ésta será única, es decir, no se contempla la posibilidad que un contacto simple sea parte de más empresas contemporáneamente. El nombre del cliente es un campo con valor único y es obligatorio. Puede contener cualquier texto que pueda identificar al cliente. Por ejemplo puede ser nombre y apellidos del cliente, o bien su razón social o bien una combinación de nombre del contacto y de la empresa. Rige libertad máxima, pero es aconsejable respetar un formato válido para todos, por ejemplo:

• <nombre> <apellidos> o ej. “Steve Jobs”

• < apellidos > < nombre > o ej. “Jobs Steve”


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• < nombre > < apellidos > - <empresa> o ej. “Steve Jobs – Apple”

• < apellidos > < nombre > - < empresa > o ej. “Jobs Steve – Apple”

• < empresa > - < nombre > < apellidos > o ej. “Apple – Steve Jobs”

• < empresa > - < apellidos > < nombre > o ej. “Apple – Jobs Steve”

• etc. En el caso de clientes de tipo “empresa”, es aconsejable no insertar el nombre de la empresa en la lista de contactos simples que son parte de la empresa misma. Además del nombre se pueden asociar al cliente otras informaciones como: códigos, direcciones, teléfonos, faxes, direcciones de correo electrónico. La aplicación permite la inserción de más valores para cada una de éstas. Por ejemplo para el teléfono, se puede insertar un número para el móvil, uno para el domicilio, uno para el trabajo, etc. En los códigos se puede insertar un valor de C.I.F., uno de N.I.F., uno de matrícula etc. Por lo tanto se trata de informaciones que requieren la inserción de un número cualquiera de parejas “etiqueta-valor”, es decir que por cada valor insertado se tendrá que asociar una "etiqueta" que sea su descripción. Entonces, por ejemplo, para el teléfono, se tendrían las siguientes parejas " etiqueta /valor":

• etiqueta: "móvil"; valor: “333.123.45.67”

• etiqueta: "trabajo"; valor: “06.987.654.32”

• etiqueta: "casa"; valor: “02.345.678.89” De todas las parejas "etiqueta /valor" insertadas, el usuario tendrá que elegir una a través del icono de tacha lateral que será la pareja principal. La pareja principal se va a utilizar en la vista de detalle del cliente cuando ésta esté en modo “módulo”. Finalmente hay otros dos tipos de datos que se pueden asociar directamente a un cliente: las notas y los tags. El campo “notas” es un campo residual en donde se puede insertar cualquier información de tipo descriptivo y no estructurado. Cuando se muestra en modalidad módulo, el campo es simplemente textual. Cuando en cambio se muestra en modalidad ficha, su contenido viene analizado por la aplicación y todas las URL, las direcciones de corréo electrónico y los números de teléfono se activan y están preparados a recibir el toque del usuario. Cuando éste toca una de estas áreas activas, se verifica uno de los siguientes casos:

- Si el área tocada es una URL, se lanzará automáticamente y se ajustará Safari en esa su tale URL.

- Si el área que se toca es una dirección de correo electrónico que pertenece a una de las direcciones registradas para el cliente, se va a crear una nueva relación de tipo “correo en salida”.

- Si el área que se toca es un correo electrónico que no pertenece a los registrados para un cliente, se va a crear un nuevo correo genérico.


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Si el área que se toca es un número de teléfono y el dispositivo es un iPhone, se va a lanzar una llamada al número así seleccionado. 4.2 Clasificación por “tags” El último tipo de información asociada directamente al cliente es el “tag”. Se puede asociar a cada cliente un número cualquiera de “tag”. Los tags son simples etiquetas creadas por el usuario a las que el usuario mismo asocia un seignificado. Todos los clientes asociados a un mismo tag pueden ser seleccionados y visualizados a través del uso oportuno de los filtros de visualización (véase más abajo). Los tags se crean durante la asociación al cliente. El usuario inserta un nuevo tag y éste se va a insertar automáticamente tanto en la lista de todos los tas disponibles como en la lista de los tags asociados al cliente mismo. Los tags no se diferencian por mayúsculas o minúsculas y son únicos. El órden en que se asocian al cliente no tiene ningún sentido. Los tags pueden ser eliminados de la lista durante la asociación simplemente deslizando el dedo sobre el tag mismo. De todos modos tan sólo los tags que no están asociados a clientes pueden ser eliminados. Los tags pueden además ser renombrados. Para renombrar un tag, hay que tocar dos veces el elemento, que se hará editable. Pulsar la tecla “envío” para guardar el nuevo valor. Gracias a la definición de los tags y su asopciación a clientes, se puede crear un número cualquiera de categorías de clientes que pueden ser completamente independientes (es decir, los clientes de una categoría no pertenecen a la otra) o bien parcialmente o totalmente coincidentes (es decir, unos o todos los clientes de una categoría pertenecen también a la otra), según una lógica que el usuario define exclusivamente en base a su uso personal de la aplicación. 4.3 Visualización listas de clientes En la sección “Clientes” se visualiza la lista de los clientes registrados en la aplicación. En principio esta lista contiene todos los clientes registrados en la base de datos. De todas formas se puede limitar la lista a subfamilias específicas de clientes tanto con un filtro de visualización como ejecutando búsquedas textuales sobre uno de los campos del cliente (véase más abajo). Una vez que se disponga de la lista de clientes, se pueden ejecutar con ella varias operaciones. Antes de nada se puede seleccionar un cliente y visualizar su detalle sólo en modo lectura. Luego se puede pasar al modo editar o bien abrir el menú contextual que ofrece más operaciones que se pueden aplicar al cliente mismo. Desde la lista clientes se puede además eliminar un único cliente seleccionándolo con el dedo y moviéndolo de izquierda a derecha o viceversa y confirmando con el botón rojo. Finalmente aún desde la lista clientes se pueden lanzar otras operaciones como empezar y acabar la selección, visualizar en el mapa y exportar. Dichas operaciones se detallarán más abajo.


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4.4 Fechas especiales Desde la vista de detalle cliente se puede acceder a la sección de las “fechas especiales” en el menú contextual. Las “fechas especiales ” son fechas vinculadas al cliente, como por ejemplo el cumpleaños, de las cuales se quiere guardar registro en agenda. A cada cliente se puede asociar cualquier número de fechas especiales. La fecha especial se puede insertar de forma completa, o sea como día, mes y año, o bien sólo día y mes, ignorando el año. Este último caso sirve si por ejemplo se sabe de un cliente el mes y el día del cumpleaños pero no se conoce el año de nacimiento. Una vez que se haya insertado la fecha especial, se le puede vincular una descripción y seleccionar también la forma de alarma en agenda. La fecha de hecho puede ser registrada en modo exacto (sólo si la fecha misma se ha grabado de forma completa) o bien con periodicidad anual o mensual a partir del momento de su grabación. En caso de registro periódico, las alarmas en agenda se ven repetidas durante un tiempo definido por el usuario (3 años por defecto). La “fecha especial” es un tipo específico de “evento”. Tanto los eventos como los “compromisos” son entidades auxiliarias que se gestionan a través de la agenda. 4.5 Historial del cliente Desde la vista de detalle cliente se puede abrir el historial del cliente mismo. Éste es la lista, ordenada por fecha ascendiente, de todos los eventos y citas registrados en agenda que estén vinculados de forma directa o indirecta al cliente mismo. Por ejemplo se mostrarán todas las citas pasadas y futuras vinculadas a las actividades pro-cliente (véase más abajo) o bien a las actividades pre- y post-venta vinculadas a oportunidades y ventas a su vez vinculadas al cliente. Se mostrarán también todas las citas vinculadas a las fechas especiales y a los eventos como fechas de venta, fechas de inserción/actualización de oportunidades etc. Finalmente, se mostrarán también todos los eventos en agenda consecuentes a las relaciones mantenidas con el cliente (véase más abajo). Por lo tanto, el historial del cliente es una potente herramienta para poder recuperar de inmediato todo el trabajo desarrollado alrededor del cliente mismo, todos los intercambios mantenidos con él y todo el negocio potencial u efectivo generado por él. 4.6 Exportación clientes a la agenda del dispositivo Cada dispositivo iPhone/iPad está dotado de una aplicación de Contactos gracias a la que se puede gestionar una agenda interna de nombres. Se puede importar todos o tan sólo una parte de estos contactos a myCRM. El procedimiento de importación se explicará en detalle en el capítulo sobre la importación de clientes. De todos modos se puede también ejectuar el proceso inverso, es decir exportar un cliente de myCRM a la agenda del dispositivo. Esto se puede hacer tanto a la hora de insertar un cliente cuanto sucesivamente.


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En la fase di inserción hay que ajustar a 1 el conversor “crea también en contactos” que se encuentra en la plantilla de inserción del cliente. Si en cambio el cliente ya ha sido creado, se seleccionará “Añade a Contactos...” en el menú contextual. Para ambas operaciones hay que considerar que el movimiento del cliente desde myCRM a Contactos tiene algunas limitaciones debidas a la diferencia en la forma de visualizar los datos en las dos aplicaciones. Dichas limitaciones se pueden resumir como sigue:

• no se puede distinguir nombre y apellidos del cliente. MyCRM tiene un único campo para la inserción del nombre, mientras en Contactos tenemos dos campos, nombre y apellidos. Por lo tanto todo el contenido del campo nombre de myCRM se pasará al campo nombre de Contactos, mientras el campo apellidos se quedará vacío.

• No se pueden distinguir las varias partes de una dirección. En este caso también myCRM tiene un único campo para guardar una dirección, mientras Contactos tiene varios campos, es decir calle, ciudad, provincia, c.p., estado etc. Por consiguiente en este caso también la dirección entera se moverá al único campo calle dejando vacíos todos los demás campos.

• La aplicación Contactos no preve el campo fax. En el movimiento del cliente de myCRM a Contactos entonces todos los números de fax se insertarán en la lista de teléfonos, detallando en las etiquetas que se trata de faxes.

• Códigos y Tags no se exportan. La plantilla cliente para la aplicación Contactos de hecho no preve ningún campo para guardar estos datos.

Además de dichas limitaciones, hay que tener en cuenta también que en la creación de un cliente myCRM y su contemporánea creación en la agenda de Contactos no existe ningún control de existencia previa del cliente mismo. Por lo tanto, en el caso de que el nombre ya exista, se creará un registro duplicado. Si en cambio se procede creando primero el cliente sólo dentro de myCRM y luego se exporta con “Añade a Contactos...”, se presentarán al usuario dos posibilidades:

1. Crear un nuevo cliente dentro de la agenda Contactos que tenga todos los datos del cliente inicial de myCRM

2. Añadir los datos del cliente inicial de myCRM a un cliente ya registrado en la agenda de Contactos. En este caso, el usuario tendrá que buscar en la agenda el nombre que tendrá que “acoger” los datos del cliente de myCRM. Una vez seleccionado, los datos se añadirán a los ya existentes.

4.7 Estado del cliente Tal como se hará más claro más abajo, a un cliente se pueden asociar una o más oportunidades y también una o más ventas. Según la presencia o ausencia de estas asociaciones, la aplicación define para el cliente los siguientes estados:

- “líbero” (rojo): un cliente sin oportunidades abiertas ni ventas cerradas;


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- “en seguimiento” (amarillo): un cliente con opportunidades abiertas pero sin ventas cerradas;

- “ocupado” (verde): un cliente con ventas cerradas; El estado se indica en la vista de detalle del cliente, n la lista clientes y en el mapa clientes. El estado se recalcula automáticamente sin intervenciones por parte del usuario cada vez que éste inserta o elimina una oportunidad y/o una venta.


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5 OPORTUNIDAD La oportunidad reune todos los datos referentes a la situación que se genera cuando el profesional tiene la sensación de que haya una posibilidad concreta de venta o de llevar a cabo un negocio puntual con un cliente determinado. La oportunidad por lo tanto no representa un evento real de la actividad del profesional sino un evento potencial, al que se asocia cierta posibilidad de verificarse. Se accede a la entidad “oportunidad” desde el menú principal en “Oportunidades”. En esta sección se puede:

• registrar una nueva oportunidad

• visualizar, editar o eliminar una oportunidad ya registrada

• visualizar listas de oportunidades en base a distintos criterios de búsqueda

• exportar dichas listas, ejecutar cálculos y estadísticas 5.1 Creación nueva oportunidad Una oportunidad siempre está vinculada a un único cliente, así que en la creación de un nuevo registro hay que elegir en el campo oportuno un cliente ya existente o bien crear uno nuevo contextualmente. Las otras informaciones a asociar a la oportunidad son las siguientes:

• el asunto, es decir una breve descripción de la oportunidad misma, por ejemplo "contrato provisión bianual".

• la fecha de inserción, es decir la fecha en que se registra la oportunidad en la aplicación. Esta fecha se registra en la agenda.

• la fecha (prevista) de fin de la oportunidad. Esta fecha se registra en la agenda.

• La empresa principal (véase más abajo) a la que la oportunidad está vinculada.

• el valor (en la divisa actualmente seleccionada en el dispositivo), que representa el valor total de la venta o del negocio.

• la comisión que el profesional recibe sobre la venta cerrada con éxito.

• la posibilidad de concretar la oportunidad .

• el estado de la actividad. Su selección actualiza automáticamente también el valor de la posibilidad de concretar la oportunidad misma. Los valores posibles son:

o nueva (prob. 25%, editable por el usuario) o en elaboración (prob. 50%, editable por el usuario) o en proceso (prob. 75%, editable por el usuario) o cerrada OK (prob. 100%, ineditable por el usuario) o cerrada NOK (prob. 0%, ineditable por el usuario)

• notas eventuales


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Entre los valores del estado de actividad, dos tienen particular importancia: se trata de "cerrada OK" y "cerrada NOK". Los vamos a explicar en detalle. 5.2 Oportunidad cerrada positivamente (“OK”) Indica que la oportunidad se ha concretado realmente en una venta. Guardando una oportunidad en este estado, se genera automáticamente un registro en la sección de las ventas. Dicho registro recoge todos los datos desde la oportunidad, pero desde el momento en que se genera, se vuelve completamente autónomo con respecto al registro de la oportunidad que lo ha generado. Esto significa que el registro de venta puede ser editado libremente sin alterar él de la oportunidad, mientras este último se “congela” con los valores que tenía al momento de su cierre positivo. Cuando se guarda una oportunidad cerrada positivamente, se le piden al usuario unos datos adicionales que se añadirán al registro de venta, como por ejemplo el descuento aplicado al cliente, las formas de pago y el número de plazos. 5.3 Oportunidad cerrada negativamente (“NOK”) Indica que la oportunidad se ha dejado definitivamente o, dicho de otra forma, que la probabilidad de éxito ha bajado a cero. Después de haber cerrado la oportunidad (tanto positivamente como negativamente) no es posible volver a modificarla. Por lo tanto para poder cambiar sus datos, es necesario volver a abrirla ajustando su estado a uno de los posibles estados “abiertos” disponibles, es decir “nueva”, “en elaboración” o bien “en tratamiento”. El usuario puede cambiar estado de la oportunidad en cualquier momento y partiendo de cualquier estado. De todos modos hay que tener en cuenta que el cambio desde el estado de “cerrada OK” a otro estado tiene como consecuencia la eliminación automática del registro de venta correspondiente que se había generado en el momento del cierre positivo de la oportunidad. Dicha eliminación conlleva la eliminación de cualquier otra cosa vinculada a este registro, como por ejemplo las actividades y las citas. 5.4 Fin de la oportunidad Durante la inserción de una oportunidad se puede definir también la fecha de su fin. Generalmente, ésta es una fecha orientativa. La aplicación no lleva a cabo ninguna acción una vez vencida la fecha misma. De todos modos, cuando la fecha de fin de oportunidad ha pasado, la oportunidad aparece en rojo en la lista de las oportunidades y la fecha de fin de oportunidad se muestra en la vista de detalle. Las oportunidades para las que no se ha definido ninguna fecha de fin se consideran oportunidades que nunca acabarán.


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5.5 Visualización listas de oportunidad Entrando en la sección “Oportunidades” se visualiza la lista de las oportunidades registradas en la aplicación. Inicialmente esta lista consta de todas las oportunidades presentes en la base de datos. De todas formas es posible restringir la lista misma en subfamilias de registros concretas aplicando uno de los filtros de visualización disponibles (véase más abajo). Una vez que se haya obtenido dicha lista, se le pueden aplicar varias operaciones. Antes de nada se puede seleccionar una oportunidad y visualizar su detalle en modo lectura. De aquí se puede cambiar al modo editar o bien abrir el menú contextual que ofrece más operaciones aplicables a la oportunidad. Desde la lista de oportunidades se puede además eliminar una única oportunidad seleccionándola con el dedo y moviéndolo de izquierda a derecha o viceversa y sconfirmando con el botón rojo. Finalmente se pueden también ejecutar otras operaciones como la selección y la exportación que vamos a detallar más abajo.


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6 VENTAS Como hemos precedentemente comentado, las ventas con sus datos son la realización efectiva de las oportunidades sobre los clientes, y representan ventas concretas que conllevan las comisiones. Normalmente una nueva venta se genera automáticamente en la aplicación siempre y cuando una oportunidad existente se cierra positivamente. De todas formas, se pueden generar también nuevas ventas de forma directa, sin ningún vínculo con alguna oportunidad existente. Se accede a la entidad “ventas” desde el menú principal en “Ventas”. En esta sección se puede:

• grabar una nueva venta

• visualizar, editar o eliminar una venta ya grabada

• visualizar listas de ventas en base a varios criterios de búsqueda

• exportar dichas listas, ejecutar cálculos y estadísticas Una venta siempre está vinculada a un único cliente, por lo que en la creación de un nuevo registro de venta siempre hace falta elegir en el campo oportuno un cliente existente o bien crear uno. A una venta están asociadas también las siguientes informaciones:

• el objeto de la venta (se copia desde el registro de la relativa oportunidad, si existe);

• el cliente (se copia desde el registro de la relativa oportunidad, si existe);

• la fecha en que se ha verificado la venta, que por defecto es la fecha de la grabación del registro;

• el valor de la venta (se copia desde el registro de la relativa oportunidad, si existe);

• la empresa principal (véase más abajo) con que la venta está vinculada.

• el porcentaje de descuento aplicado al cliente sobre el valor total de la venta;

• el importe efectivo de la venta, que es el valor calculado (automáticamente) aplicando el descuento al valor de la venta

• el porcentaje de la comisión de venta;

• el importe de la comisión en valor absoluto. El valor de este importe se calcula automáticamente en la aplicación cuando el valor del porcentaje de la comisión de venta es mayor que 0. En el caso de que el porcentaje sea cero, el campo se hace editable directamente por el usuario, que entonces puede insertar un valor cualquiera (pero siempre menor del valor total de la venta). El usuario de esta forma puede insertar valores de comisión fijos o variables de forma no convencional con respecto al valor de la vendita.

• Las formas de pago del importe;

• el número de plazos para el pago;

• notas adicionales


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6.1 Visualización listas de ventas En la sección “Ventas” se visualiza la lista de las ventas grabadas en la aplicación. Inicialmente esta lista consta de todas las ventas registradas en la base de datos. Se puede también restringir la lista a subfamilias concretas de registros aplicando uno de los filtros de visualización disponibles (véase más abajo). Una vez que se haya creado esta lista, se pueden aplicar a ella varias operaciones. Antes de nada se puede seleccionar una venta para visualizar su detalle en modo lectura. Luego se puede pasar al modo editar o bien abrir el menú contextual que ofrece más funciones para aplicar a la venta misma. Desde la lista de las ventas además se puede eliminar una única venta seleccionándola con el dedo y moviéndolo de izquierda a derecha o viceversa y confirmando con el botón rojo. Finalmente desde la lista de ventas se pueden lanzar también otras operaciones como la selección y la exportación que se detallarán más abajo.


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7 CAMPOS PERSONALIZABLES Para las tres entidades anteriormente presentadas existe la posibilidad de añadir más campor para tener mejor panorama del propio negocio. Estos campos son unos contenedores de información que se crean, configuran y adjuntan a cada registro de las entidades mencionadas y se comportan igual que cualquier otro campo definido por la aplicación. Por ejemplo, se puede asociar a cada registro cliente una nueva información sobre la cantidad de producto que él prefiere adquiri, o bien se podría asocias a cada registro de oportunidad una nueva información referente la lista de productos presentados en la oferta o finalmente se podría asociar a cada registro de venta una nueva información sobre qué acción post-venta es necesario seguir. Todas estas informaciones necesitan ser tratadas de campos personalizables específicos que inicialmente se tendrán que crear y configurar. Los campos personalizables constituyen una función específica que necesita ser activada en los Ajustes de myCRM. Cuando esté activada, se puede seleccionar la entidad concreta sobre la que se quiere añadir los nuevos campos a través de la selección del campo correspondiente que se halla debajo del botón. Para semplificar vamos a llamar de ahora en adelante “entidad de referencia” la entidad a la que se asocia el campo personalizable. Pretando uno de los tres botones, “clientes...”, “oportunidades...” o “ventas...”, se va a abrir la lista de los campos personalizables que ya han sido definidos para esa enitdad. Inicialmente la lista está vacía. Luego desde su menú de vista se puede seleccionar “añade nuevo campo...” para crear todos los campos que hagan falta. Se va a abrir la opción “Nuevo Campo Personalizable...” con que se va a poder decidir el tipo y la función del nuevo campo que se está añadiendo. La opción “Nuevo Campo Personalizable...” enseña alguna de las características comunes siempre presentes cualquier sea el tipo de campo que se vaya a seleccionar y otras que sea específica del tipo seleccionado. Las vamos a describir al detalle. 7.1 Características comunes

• Nombre: es el nombre del campo tal como se va a visualizar en el módulo de la entidad de referencia.

• Tipo: es el tipo principal del campo. Actualmente se puede elegir entre TEXTO, NUMÉRICO y SELECCIÓN. En futuri se añadirán otros tipos. Esta característica influye en la funcionalidad general del campo.

• Visible: es un botón que muestra si el campo va a estar visible o no en el módulo de la entidad de referencia. Si se apaga, se va a excluir completamente el campo de cualquiera elaboración de datos que invloucre esa entidad.


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• Editable: es un botón que muestra si el campo es editable o no cuando se modifica el módulo de la entidad de referencia. Si la opción Editable está apagada, los valores del campo pueden ser insertados sólo a través del ajusta del valor predefinido (vease abajo) o bien importando un fichero CSV externo (que va a ser posible tan sólo para la entidad Clientes).

• Obligatorio: es un boón que indica si el contenido del campo es obligatorio o no. Se está encendido, el campo requiere siempre un valor cuando se modifica el módulo de la entidad de referencia. En caso contrario, si está apagado, se puede dejar el campo vacío cuando se va a guardar el módulo.

• Nombre columna hoja de importación: es el nombre reducido del campo a utilizar cuando se van a importar los valores desde un fichero externo CSV. Ese fichero ha de contener una columna con el mismo nombre exacto del valor de esta característica. Este valor tiene que ser posiblemente breve y no puede contener mayúsculas ni espacios. Puede ser formado por tan sólo letras minúsculas y números. Además puede contener los siguientes carácteres especiales: “_” (guión bajo), “-“ (guión), “/” (barra) y “.” (punto).

• Valor Predefinido: es el valor que siempre se va a proponer cuando se crea un nuevo registro de la entidad de referencia.

7.2 Características específicas de TEXTO Cuando la característica “tipo” se ajusta sobre TEXTO, el campo personalizable va a poder gestionar textos. Por lo tanto se van a poder asociar textos de cualquier tipo y largura a la entidad de referencia. Se van a encontrar en el módulo las siguientes características:

• Largura: es la largura del texto referida en líneas. Hay dos posibles valores:

o Línea única: el campo correspondiente va a poder gestionar y visualizar el texto en una única línea.

o Líneas múltiples: el campo correspondiente va a poder gestionar y visualizar el texto en muchas líneas móviles.

En cualquier caso, sea cual sea el valor seleccionado para la largura, el texto contenido en el campo nunca va a ser delimitado y va a poder ser formado por un número cualquiera de carácteres. 7.3 Características específicas de NUMÉRICO Cuando la característica “tipo” se ajusta sobre NUMÉRICO, el campo personalizable puede gestionar valores numéricos. Por lo tanto se van a poder asociar números variados a la entidad de referencia. En el módulo van a aparecer las siguientes características:

• Dominio: es el tipo de valor numérico gestionado por el campo. Hay tres posibilidades:

o Entero: indica que los valores numéricos aceptados y gestionados por el campo pueden ser tan sólo números enteros.


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o Decimal: indica que los valores numéricos aceptados y gestionados por el campo pueden ser tan sólo números decimales.

o Divisa: indica que los valores numéricos aceptados y gestionados por el campo pueden ser tan sólo números de divisa. Éstos se podrán dar tanto en la divisa local de sistema como en cualquier divisa a través del cálculo basado en el tipo de cambio correcto.

• Acepta valores a partir de: si está lleno, indica que el campo va a aceptar y gestionar tan sólo los números que serán mayores del número indicado. Los valores inferiores serán bloqueados. Si el campo se deja vacío, significa que no se requiere ninguna restricción del tipo “a partir de”.

o Incluído/Excluído: es una etiqueta variable que indica si el valor “a partir de” debe incluirse o excluirse en el intervalo de valores aceptables. Para variar su valor es suficiente tocar la etiqueta misma. Si el valor “a partir de” está vacío, esta característica no se considera relevante.

• …hasta: si está lleno, indica que el campo va a aceptar y gestionar tan sólo los números que llegarán hasta este valor. Los valores superiores serán bloqueados. Si el campo se deja vacío, significa que no se requiere ninguna restricción del tipo “hasta”.

o Incluído/Excluído: es una etiqueta variable que indica si el valor “hasta” debe incluirse o excluirse en el intervalo de valores aceptables. Para variar su valor es suficiente tocar la etiqueta misma. Si el valor “hasta” está vacío, esta característica no se considera relevante.

7.4 Características específicas de SELECCIÓN Cuando la característica “tipo” se ajusta sobre SELECCIÓN, el campo personalizable podrá gestionar valores de selección. Éstos son etiquetas textuales que se adjuntan al registro de la entidad de referencia. En el módulo aparecerán las siguientes características:

• Cardinalidad: indica cuántas etiquetas se pueden adjuntar a cada registro de la entidad de referencia. Hay dos posibilidades:

o Sencilla: se puede adjuntar tan sólo una etiqueta por registro o Múltiple: se pueden adjuntar más etiquetas por registro

• Valores separados por: en este campo se pueden insertar valores que se irán a proponer para la selección durante la operación de modificación de la entidad de referencia. Los valores tendrán que estar separados por un carácter separador. Se puede usar uno de los siguientes:

o ; (punto y coma) o | (barra vertical) o , (coma)

• Acepta más valores: es un botón que indica si es posible añadir más valores o no durante la operación de modificación de la entidad de referencia. Si está apagado, se va a poder elegir una etiqueta a adjuntar al registro tan sólo abriendo la lista de selección asociada al campo. La


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lista propuesta será rellenada con todos los valores insertados en la característica “valores separados por” recién presentado. Si en cambio está encendido, se puede modificar directamente el campo e insertar cualquier etiqueta en él. En base a la cardinalidad del campo se podrá insertar tan sólo una etiqueta o bien una lista de etiquetas. Para insertar una lista habrá que separar una etiqueta de otra a través de un carácter separador. Los carácteres separadores posibles son el punto y coma (;), la barra vertical (|), la coma (,) y también la nueva línea (↵). Cuando se guarda el registro de la entidad de referencia, la etiqueta o la lista de etiquetas recién insertadas van a ser elaboradas. Si alguna de éstas se detecta como nueva, va a pasar a ser una más de las disponibles en la lista de selección la vez siguiente que ésta última se abra. Además se va a insertar también en la lista de los valores asociados a la característica “valores separados por” presentado arriba, siendo así parte de la definición del campo con todos efectos. Así de vez en cuando se va a poder gestionar la lista de valores para eliminar cualquier valor erróneo o ya no utilizado. Hay que tener en cuenta de todos modos que la eliminación de un valor de la característica “valores separados por” recién presentado no va a eliminar el valor concreto desde los registros de la entidad de referencia que ya lo contienen.

7.5 La lista de los campos personalizables Desde los ajustes de myCRM se puede acceder a las listas de todos los campos personalizables precedentemente definidos para cada una de las entidades de referencia simplemtente con el seleccionar el botón pertinente debajo del interruptor general. Cada una de estas listas muestra los campos personalizables según cierto orden. En principio éste se corresponde con el orden de creación, pero es posible modificarlo seleccionando la opción “Modifica” en el menú de lista y luego arrastrando para arriba o para abajo los elementos seleccionados. El orden de los elementos en la lista refleja el orden en que los campos se van a visualizar en el módulo de la entidad de referencia. Los elementos en la lista además pueden tener distintos colores:

• Negro: el elemento es normal, visible en el módulo de la entidad de referencia y permitido por el nivel actual de licencia.

• Gris: el elemento está ajustado sobre “no visible”. No aparece en el módulo de la entidad de referencia. Aún así existe un nivel de licencia que lo permite.

• Rojo: no existe ninigún nivel de licencia que permita el campo, por lo tanto se va a alejar del módulo de la entidad de referencia y de cualquier otra forma de elaboración, es decir, el campo no va a poder ser modificado.

Los elementos pueden ser eliminados de la lista con el método estándar de myCRM para todas las listas, es decir deslizar el dedo sobre el elemento de


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derecha a izquierda o al revés y luego confirmar con el botón rojo. Los elementos se pueden eliminar también seleccionando la opción “Modifica” del menú de lista y luego con la tecla “menos” (-) que está cerca del elemento a eliminar. De todos modos, la eliminación de un campo personalizable implica no sólo la eliminación del campo mismo, sino también de todos los valores guardados para ese campo en todos los registros de la entidad de referencia. 7.6 Uso de los campos personalizables Como ya hemos visto, una vez que se haya definido, un campo personalizable se comporta exactamente como cualquier otro campo aplicativo asociado a la entidad de referencia. En concreto:

• Aparece en el módulo de la entidad de referencia a lado de los otros campos aplicativos.

• Puede ser usado para determinar unos filtros de visualización basados en los campos.

• Puede ser usado para definir un criterio de orden para los resultados de un filtro de visualización (cuando el tipo de campo lo permita).

• Puede ser importado desde un fichero CSV (de momento tan sólo para la entidad Clientes).

• Puede ser exportado tanto en formato lectura como en formato CSV.

• Puede ser compartido entre colaboradores.

7.7 Añadir los valores de campos personalizables a clientes existentes Si ya se tienen algunos registros de clientes/oportunidades/ventas guardados en la base de datos y luego se han añadido uno o más campos personalizables a la entidad Clientes/Oportunidades/Ventas, se podría necesitar añadir valores a estos nuevos campos en los registros existentes. Para esto hay que editar uno a uno los registros ya existentes y añadir manualmente los valores para los campos nuevos. Para la entidad Clientes existe también una foma más rápida, especialmente útil cuando el número de registros existente es muy elevado. Hay que seguir el siguiente procedimiento:

1. Obtener la lista de clientes para los que se necesite insertar valores nuevos. Normalmente esta lista se corresponde con la aplicación del filtro “todos”, pero el usuario es libre de restringir la lista como quiera.

2. Ejecutar una exportación de la lista en formato CSV. 3. Abrir el fichero CSV recién generado con Excel. 4. Eliminar todas las columnas excepto la primera llamada “nombre”. 5. Añadir tantas columnas cuantos campos personalizables que se han

añadido a la entidad Clientes. 6. Nombrar cada columna según un campo personalizable. Hay que utilizar

el nombre indicado en la característica “nombre columna hoja de importación”.


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7. A cada fila insertar valores para el campo personalizable correspondiente tal como si se estuviera modificando el módulo Clientes.

8. Guardar el documento Excel come nuevo fichero CSV. 9. Importar el nuevo fichero CSV en myCRM con las opciones “verifica

duplicados” y “añade duplicados” activadas. 7.8 Compartir datos con los valores de los campos personalizables Cuando se comparte un cliente, una oportunidad o una venta que contengan campos personalizables hay que tener en cuenta que los valores asociados a los campos personalizables podrían perderse cuando el colaborados ejecute la importación del registro. Esto es así porque si el colaborados no ha definido campos personalizables similares, no hay forma de interpretar correctamente los valores de los campos personalizables que vienen del exterior. Para que se pueda importar correctamente el registro externo entero entonces el colaborador tiene que crear en su base de datos unos campos personalizables que por lo menos tengan mismo nombre y mismo tipo de los mismos campos a importar. Por ejemplo, suponemos haber creado dos campos para la entidad Clientes:

• El primero llamado “mi campo numérico” de tipo NUMÉRICO y subtipo (dominio) Decimal.

• El segundo llamado “mi campo textuale” de tipo TEXTO y subtipo (largura) Línea Sencilla.

Para que el colaborador tenga la posibilidad de importar los valores asociados a estos dos campos cuando se ejecute la acción de compartir el registro, él tiene que tener ya creados en su base de datos por lo menos dos campos con mismo nombre y tipo que los que acabamos de crear. Si esos dos campos tienen también el mismo subtipo y las mismas características específicas del subtipo (si existe), entonces la importación de los valores no dará lugar a ningún problema. Si en cambio esos dos campos tienen subtipos distintos o bien características específicas de subtipo distintas, entonces la importación de valores podría presentar problemas. Esto es porque antes de importar valores, la aplicación tiene que ejecutar una conversión de formato y un chequéo de vínculos. Por ejemplo si el colaborador hubiese creado un campo TEXTO con nombre “mi campo textual” y con subtipo (largura) Línea Múltiple, la importación tendría éxito porque siempre se puede insertar un texto línea sencilla en un texto línea múltiple. En cambio si el colaborador hubiese creado un campo NUMÉRICO con nombre “mi campo numérico” pero subtipo (dominio) Entero, entonces la importación fallaría si el valor compartido es un número con decimales, por ej. “12,34”, porque no se puede almacenar un número decimal dentro de un número entero. Al revés la importación tendría éxito si el valor compartido no tuviese decimales, por ej. “123”. Aun así, aunque el colaborador creara un campo NUMÉRICO llamado “mi campo numérico” y subtipo Decimal, la importación del valor “12,34” podría


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fallar si el colaborador hubiese añadido por ej. un vínculo que permita al campo aceptar tan sólo valores mayores que 100. En conclusión, para no tener problemas en la importación de valores de campos personalizables compartidos por los propios colaboradores, se aconseja crear con antelación unos campos personalizables con mismo nombre, tipo, subtipo y características específicas del subtipo. Otras características como “editable”, “obligatorio”, “valor predefinido”, “nombre columna hoja de importación” y el orden del mismo campo en la lista de los campos personalizables no suelen incidir en el proceso de importación. Está claro que si hay un campo cuya definición es totalmente idéntica a la del campo del colaborador, pero no se tiene la misma licencia para éste o bien se le ha hecho “no visible”, ningún valor se va a importar desde el registro externo. 7.9 Niveles de licencia Los campos personalizables son sujetos a niveles de licencia específicos. Siempre hay un nivel base gratuito que permite crear hasta tres campos. Si hacen falta más, es preciso adquirir un nivel superior como se muestra en la tabla siguiente:

Nombre del nivel de licencia Descripción GRATIS-CUST3 Permite crear hasta 3 campos

personalizables gratuitamente CUST10 Permite crear hasta 10 campos

personalizables

CUST30 Permite crear hasta 30 campos personalizables

CUST-NO-LIMITS Permite crear un número cualquiera de campos personalizables

Más detalles sobre los niveles de licencia y sobre cómo adquirirlos se encuentran en el capítulo “Gestión Licencias”. Si se trabaja con un único dispositivo y se tiene cierto nivel de licencia para los campos personalizables, nunca será posible crear más campos de los que permita el nivel mismo de licencia. Sin embargo si se trabaja con la Gestión de la Nube activada, se podría tener un dispositivo con un nivel de licencia y otro con otro nivel. Si los dos niveles son iguales, no habrá algún tipo de problema. Si en cambio los dos niveles son distintos, se acabará teniendo algunos campos inhabilitados en el dispositivo con nivel inferior. Esto pasa cuando en el dispositivo de mayor nivel de licencia se crea un número de campos personalizables mayor que el número límite previsto en el nivel inferior que se encuentra en el otro dispositivo. Cuando la base de datos se actualiza en el dispositivo con nivel inferior, todos los campos que superan el límite se bloquean. Éstos entonces se visualizarán en rojo en la lista de campos personalizables y no será posible usarlos en ese dispositivo.


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Se podrá trabajar de todos modos en esta configuración, aún así teniendo en cuenta que si se modifica un registro en el dispositivo con nivel de licencia más bajo y ese registro tenía ya valores ajustados en los campos personalizables inhabilitados, estos valores se perderán a la hora de guardar el registro. Por lo tanto se aconseja evitar esta configuración e instalar siempre el mismo nivel de licencia en todos los dispositivos que participen en la nube.


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8 LOS FILTROS DE VISUALIZACIÓN Las listas de clientes, oportunidad y ventas pueden restringirse aplicado los filtros de visualización. Para eso, habrá que abrir el menú contextual de la lista y seleccionar “Filtros de visualización…” o bien tocar una vez el filtro actual que se muestra al principio de la lista. Se abrirá una ventana en donde el usuario puede elegir uno de los muchos filtros disponibles o bien combinar más que uno en expresiones más complexas de tipo “booleano”. En la parte alta de la ventana hay un cuadro con el filtro actual. El texto del cuadro se actualiza automáticamente conforme el usuario elija y combine los filtros. En la parte central de la ventana hay una sección con dos pestañas, que permite elegir uno a uno los elementos que componen el filtro general que se está creando. Las dos pestañas son:

• Filtros: aquí hay un campo de selección. Con el botón de revelación que se encuentra a la derecha del campo, se puede abrir la lista de todos los filtros disponibles y seleccionar uno. Para los filtros sin parámetro, dicha selección conlleva la actualización del filtro actual marcado en el cuadro superior. Para los filtros con parámetro en cambio se tendrá que elegir el parámetro mismo antes de que el filtro actual se actualice.

• Campos: aquí se encuentran tres campos con los que se puede elegir un nombre campo, un operador y un valor. Para algún tipo de campo habrá también un botón de revelación que ofrece algunas opciones específicas. Combinando los valores de todos estos campos se podrá crear condiciones de filtro extremadamente finas. En la lista de los campos, siempre se podrá ver cierto número de campos aplicativos. Además, si ya se han definido uno o más campos personalizables, se visualizarán éstos también. En la lista de operadores siempre se van a visualizar los operadores que se pueden usar para el tipo de campo seleccionado. En el campo valor se va a insertar el valor que se está buscando para el campo seleccionado.

Ambas condiciones de Filtros y Campos pueden combinarse también según la lógica “booleana”. Para esto tenemos algunas teclas circulares en la parte central de la ventana, que son:

• “OR” lógico ( + ): permite poner en “or” dos filtros (el de izquierda con el de derecha del símbulo). En este caso la lista resultante constará tanto de los registros extraídos del primer filtro como de los extraídos del segundo filtro.

• “AND” lógico ( & ): permite poner en “and” dos filtros (el de izquierda con el de derecha del símbulo). En este caso la lista resultante constará tan sólo de los registros que se extraen contemporáneamente desde el primero y el segundo filtro.


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• “NOT” lógico ( ! ): permite de ejecutar el “not” lógico de un filtro (el que está a la derecha del símbulo). En este caso la lista consta de todos los registros que no se extraerían con el filtro

• tecla “paréntesis”: esta tecla sirve para insertar las paréntesis en la expresión booleana que se va formando. Es posible insertar sólo un nivel de paréntesis, es decir, una vez insertada un paréntesis abierto sólo se puede insertar luego un paréntesis cerrado. La tecla lleva entonces el símbulo de paréntesis que se pueda insertar.

• Tecla “undo” ( <X] ): permite eliminar el último dígito en la expresión que se va formando, sea que sea un filtro o un símbolo lógico o una paréntesis.

• Tecla “vacía” ( [X] ): permite eliminar toda la expresión insertada hasta entonces y restablecer el filtro de default “todos”.

Para crear una expresión compleja entonces el usuario tendrá que elegir alternativamente un filtro (con posible parámetro anexo), un símbolo booleano o bien un paréntesis. En el caso en que se intente insertar uno de estos elementos en una sintaxis errónea, el elemento mismo no se insertará.

La ventana de los filtros de visualización permite además elegir, en la parte de abajo, el criterio de orden de la lista. El usuario puede elegir tanto el campo según que se va a ordenar la lista como el orden ascendente o descendente.

8.1 Búsquedas textuales en la lista clientes La lista clientes, además de dar la posibilidad de aplicar los filtros de visualización, permite lanzar búsquedas textuales. En la parte superior de la lista hay un campo en que el usuario puede insertar un texto para buscar. Justo debajo de este campo hay una barra de botones que se puede mover horizontalmente deslizando el dedo. Cada uno de estos botones representa uno de los campos de la plantilla del cliente. Por ejemplo si se selecciona el botón “nombre” se lanza la búsqueda textual en todos los campos del nombre. En la parte derecha de la barra de botones hay opciones de búsqueda textual, que son las siguientes:

• Palabra entera: indica que el texto a buscar ha de coincidir con palabras enteras.

• contiene: indica que el texto a buscar puede ser contenido en las palabras.

• ignora M/m: indica que la búsqueda considera iguales las mayúsculas y minúsculas.

• considera M/m: indica que la búsqueda considera distintas las mayúsculas y las minúsculas.

Las opciones seleccionadas son visibles. Para cambiar selección bastará con tocar con el dedo las opciones mismas que por consiguiente cambiarán.

Habrá que considerar las siguientes reglas para las búsquedas textuales:


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• el texto insertado sólo se va a buscar en el campo seleccionado en la lista de los botones y según las reglas dictadas por las opciones de búsqueda;

• si el texto insertado consta de un único carácter alfabético (no numérico) se extraen todos los clientes que tienen un valor que empiece con esta letra en el campo seleccionado en la lista de botones;

• La búsqueda textual aplica un filtro adicional al que posiblemente esté ya aplicado, es decir que limita los resultados generados por el filtro de visualización. Si se lanzan más búsquedas textuales una trás otra, todas actuarán en el mismo filtro de visualización y no se acumularán la una sobre la otra.

• Para remover una búsqueda textual, hay que entrar en modo escritura en el campo de búsqueda y seleccionar el botón “elimina” que está a su derecha.

8.2 Extraer clientes “cercanos” Entre todos los filtros disponibles para la lista de clientes hay uno etiquetado como “aquellos a distancia X”. Dicho filtro consente extraer todos los clientes cuya posición está dentro de un área de radio X que se centra en la posición actual del dispositivo. Este filtro entonces consente localizar de inmediato todos los clientes cercanos al área en que el usuario se mueve. Para que el filtro sea efectivo, los clientes tienen que estar geocodificados (véase más abajo). Se recomienda entonces lanzar una geocodificación manual (menú Principal => Utilidades => Geocodificación clientes) antes de empezar a usar este filtro. El filtro mantiene en memoria la posición actual durante 10 minutos, luego la descarta. Por consiguiente, si después de 10 minutos el dispositivo si ha movido a cierta distancia (por ejemplo en el caso de un coche en movimiento) se aconseja volver a aplicar el filtro para que éste dé resultados más actualizados. 8.3 Creación de un menú personal de filtros favoritos Durante la definición de un filtro de visualización se puede elegir la opción de guardarlo en una base de datos con un nombre y una descripción. Esto facilita su usi rápido en ottras ocasiones sin tener que volver a crearlo cada vez. Todos los filtros guardados se encuentran en una lista que se visualiza al selecciónar el botón de la barra de navegación en la lista clientes, oportunidades o ventas. La aplicación del filtro se ejecuta con su simple selección en la lista misma. En la lista se encuentra también la opción “modifica”. Con ella se puede tanto ordenar como eliminar filtros. Por lo tanto se puede también crear según el propio gusto un menú personalizado de filtros que permite volver a llamar los grupos de clientes, oportunidades o ventas con quienes normalmente se trabaja.


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8.4 Filtros usados recientemente La lista de los filtros gurdados tiene también una sección de “filtro usados recientemente” donde se encuentra la lista de todos los filtros aplicados a la lista, desde el más reciente hacia atrás (hasta un máxmo de 100 filtros). Aquí también simplemente seleccionando uno de estos elementos, se vuelve a aplicar el filtro correspectivo.


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9 GESTIÓN MULTI-DIVISA Cuando se empieza a usar myCRM, la aplicación usa como divisa estándar la que esté impostada en los favoritos del dispositivo. Todos los importes monetarios que se vayan a insertar en los registros de venta y oportunidad se refieren por lo tanto a esta divisa estándar. No obstante, el usuario tiene la posibilidad de insertar importes en cualquier otra divisa del mundo. De hecho cada monetario en la aplicación tiene un botón de revelación a su derecha por el que se accede a la ventana “elección divisa”. En esta ventana el usuario puede elegir la divisa a que se refiere el importe monedario, el valor del cambio entre dicha división y la estándar y el modo en que el tipo de cambio se habrá de tratar a lo largo del tiempo. Por lo tanto, en la ventana de elección de divisas, el usuario inicialmente abre una lista de todas las divisas del mundo y selecciona una. Luego tendrá que insertar un importe monetario en la divisa recién seleccionada y finalmente inserta el tipo de cambio entre la divisa seleccionada y la estándar. Este tipo de cambio se puede insertar manualmente o bien recuperar a través de la aplicación llamando en remoto al servicio de Yahoo Finance. Está claro que esta segunda opción se puede utilizar siempre y cuando el dispositivo tenga capacidad de conexión a Internet. Cuando el tipo de cambio está definido, el usuario tiene dos opciones: definir este valor como estático e invariable en el tiempo o bien como dinámico. En el segundo caso, la aplicación intentará actualizar el tipo de cambio cada vez que el valor que tiene memorizado se pasa de un cierto tiempo. En principio la actualización es cada hora pero se puede cambiar en los Ajustes. Los valores varían entre 10 minutos y 24 horas. Por lo tanto, cada vez que la aplicación necesita un importe en una divisa distinta a la estándar y para la cual se ha definido un tipo de cambio que se actualiza automáticamente, la aplicación verifica si el tipo de cambio guardado en la memoria sigue válido. Si es así, lo usa para calcular el importe insertado en la divisa estándar, si no se lanza una llamada sincronizada al servicio Yahoo Finance para recuperar el valor actual del tipo de cambio. Si la llamada tiene éxito, el nuevo valor se guarda para que se pueda utilizar más tarde, si no se sigue utilizando el viejo hasta que no se encuentre disponible un nuevo valor más actualizado. Este proceso se repetirá para todas las divisas utilizadas por el usuario. Como ya hemos dicho, el usuario tiene la posibilidad de cambiar también el tiempo de validez del tipo de cambio desde los Ajustes. Además, aún en los Ajustes, el usuario puede también modificar la divisa estándar de la aplicación, por lo tanto la divisa estándar puede ser distinta a la predefinida en el dispositivo. Una vez que el usuario ha cambiado la divisa estándar, la base de datos tendrá que ser convertida entera. Éste es un proceso que puede tardar unos minutos y necesita una conexión Internet activa, ya que se hará necesario llamar una o más veces al servicio externo de Yahoo Finance. Si el proceso falla porque no hay conexión Internet o bien porque el usuario lo para, la base de datos se podrá utilizar en su totalidad. Todo se queda en su sitio, sino que cada vez que


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la aplicación tiene que acceder a los valores monetarios expresados en la nueva divisa estándar, tendrá que acceder al servicio de Yahoo Finance para recuperar el tipo de cambio relevante y por lo tanto podría conllevar un uso ralentizado de la aplicación. Si esto se verifica, aparece en los Ajustes un botón que permite lanzar manualmente al usuario el proceso de conversión en cualquier momento.


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10 LAS EMPRESAS PRINCIPALES Una oportunidad o una venta pueden estar vinculadas en su creación a una empresa principal. La empresa principal puede ser creada tanto contextualmente durante la dicha asociación o bien en el menú en “Otras entidades” => “empresas principales” => “crea nueva principal”. Las informaciones que se pueden insertar son las siguientes:

• nombre de la empresa principal (obligatorio)

• descuento máximo: máximo porcentaje de descuento admitido por la empresa principal

• descuento aconsejado: porcentaje de descuento aconsejado por la empresa principal

• comisión máxima: comisión máxima (en porcentaje) aplicada por la empresa principal

• comisión estándar: comisión ordinaria (en porcentaje) aplicada por la empresa principal

• formas de pago admitidas: conjunto de todas las formas de pago admitidas por la principal

• nr. máximo de plazos: número máximo de plazos admitido por la principal

• notas: notas adicionales Cuando una empresa principal está vinculada a una oportunidad a la hora de su creación, el valor del campo “comisión (%)” es por defecto el valor de la comisión estándar prevista por la empresa principal. El usuario luego puede editar este valor pero no puede insertar valores superiores a la comisión máxima prevista por la principal. Asimismo, cuando una empresa principal está vinculada a una venta en creación o bien cuando se crea una venta a partir de una oportunidad cerrada positivamente y vinculada a una empresa principal, los valores de los campos “descuento (%)” y “comisión (%)” se corresponderán respectivamente con el descuento aconsejado y la comisión estándar previstos por la empresa principal. El usuario puede luego editar estos valores pero nunca podrá superar los valores de descuento máximo y comisión máxima previstos por la empresa principal. En el caso en que la empresa principal preve unas comisiones fijas o variables según el valor de la venta, entonces se podrá insertar el valor 0 en los campos de comisión máxima y comisión estándar. De esta forma el campo de importe comisión de la venta se hará editable, así que se podrán insertar en él valores fijos según se quiera. Finalmente, las formas de pago y el número máximo de plazos se limitarán como valores admitidos según los valores previstos por la empresa principal. El usuario entonces podrá elegir para la venta una forma de pago entre las previstas por la empresa principal y un número de plazos que no sea superior al máximo previsto por la empresa principal.


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La asociación de las oportunidades y las ventas a las empresas principales permite el uso de filtros de visualización que extraen todos los registros vinculados a una empresa principal en concreto.


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11 EL MODO SELECCIÓN Para las tres entidades principales, es decir Clientes, Oportunidades y Ventas (y también para algunas segundarias, como las Relaciones) se puede usar el modo selección en la visualización de las listas de registros para ejecutar operaciones con el grupo de registros seleccionados. Para usar el modo selección hay que elegir “Empieza selección” en el menú de lista: la lista misma “entra” así en modo selección. En este modo, seleccionando con el dedo cada registro, éstos cambiarán de color y aparecerá a su lado el símbolo de selección. Así se pueden seleccionar todos los registros que se quiera. Luego, abriendo de nuevo el menú de lista se encontrarán todas las operaciones que se pueden ejecutar con los objetos seleccionados además de otras operaciones más generales. Por ejemplo se podrá ejecutar una eliminación múltipla de registros, o bien, en el caso de la lista clientes, ejecutar la creación múltipla de oportunidades con clientes seleccionados. Para salir del modo selección, sólo hace falta seleccionar la opción “Termina selección” en el menú de lista. Hay que tener en cuenta que en modo selección, la paginación está bloqueada, por lo tanto no se pueden seleccionar elementos que pertenezcan a páginas distintas. Finalmente, en la versión de myCRM para iPad, cuanado se lanzan algunas acciones sobre los elementos seleccionados, como por ejemplo “muestra en el mapa” o bien “estadísticas y totales”, la relativa vista de resultados de la acción se actualiza automáticamente cada vez que se seleccionen o deseleccionen los elementos de la lista.


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12 ACTIVIDADES A cada una de las entidades principales presentadas anteriormente (Clientes, Oportunidades y Ventas) se pueden asociar unas “actividades”. Un registro de actividad es un conjunto de informaciones que describen una actividad que tiene que ser desarrollada por el usuario. La actividad entonces es un concepto que se relaciona al futuro, mientras la “relación”, que detallaremos más adelante, se refiere al pasado. Existen varios tipos de actividades:

• actividades "pro-cliente": son actividades vinculadas a un único cliente; se crean y se visualizan en lista en el menú contextual del cliente mismo;

• actividades “multi-cliente”: son actividades vinculadas a más clientes; se crean en el menú de lista clientes y se visualizan en el menú de lista de la agenda;

• actividades "pre-venta": son actividades vinculadas a una oportunidad de venta; se crean y visualizan en el menú contextual de la oportunidad;

• actividades "post-venta": son actividades vinculadas a una venta cerrada; se crean y visualizan en el menú contextual de la venta;

• Actividades “genéricas”: son actividades que no están vinculadas a ninguna entidad. Se crean y visualizan en el menú de lista de la agenda.

Una actividad se caracteriza por las siguientes informaciones:

• título: representa una breve descripción de la actividad misma;

• descripción: es una descripción más detallada de la actividad;

• fecha: indica la fecha en que la actividad tiene lugar;

• hora: el horario en que se desarrolla la actividad; NOTA: fecha y hora siempre tienen que indicar un momento futuro con respecto al que se inserta la actividad. Esto es lógico porque, como ya considerado anteriormente, se trata de definir cosas “por hacer” con el cliente (actividades etc.). De todos modos, para mayor flexibilidad en el uso de la aplicación, se consente la inserción de datos referentes el pasado, cosa que resulta bastante útil en la definición de actividades periódicas.

● Duración: representa la duración (hipotética) en minutos de la actividad

• frecuencia: es la periodicidad de la actividad. Sus posibles valores son: o una tantum (es decir una actividad única no periódica); o diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual; o a 5, 10, 15, 20, 45, 60 días.

En el caso de frecuencia "una tantum", se intende que la actividad se desarrolla sólo en la fecha y hora insertados en sus respectivos campos. En todos los demás casos se trata de una actividad periódica que empezará en la fecha indicada en el campo “fecha” y en intervalos


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establecidos en el campo frecuencia, por ejemplo semanales, mensuales etc.;

• hasta: es la última fecha después de que la actividad periódica (o sea no "una tantum") termina;

• dd notificación: indica cuantos días antes de una actividad se quiere visualizar un aviso en agenda NOTA: si está activada la sincronización con el calendario del dispositivo, este campo pierde su sentido y se sostituye con unos “avisos”, como se detallará más abajo;

• vínculo: indica qué criterio hay que seguir cuando se calculan todos los compromisos referidos a una actividad periódica. Los valores posibles son:

o exactamente en la fecha: cada evento de actividad se apunta en agenda exactamente en su fecha

o no en fin de semana Si el evento de actividad cae en fin de semana (sábado o domingo) se anticipa al viernes anterior al fin de semana mismo.

En el momento en que se registra una actividad, la aplicación inserta automáticamente en agenda todos los compromisos referidos a ella. En concreto, en el caso de una actividad una tantum se inserta en agenda un único compromiso, mientras en general en las actividades periódicas se insertan varios compromisos oportunamente organizados temporalmente entre ellos. 12.1 Compromisos MyCRM gestiona el concepto de “compromiso” como un caso especial de actividad. En concreto, el compromiso es una actividad con frecuencia “una tantum” que en el momento de su creación se tiene que referir a un momento futuro. Los compromisos siempre tienen que estar vinculados a una entidad. Exisiten entonces compromisos con cliente (actividades pro-cliente), compromisos por oportunidad (actividades pre-venta) y compromisos por venta (actividades post-venta). Cuando se crea un compromiso, la aplicación inserta automáticamente unas informaciones detalladas en los campo “objecto” y “descripción”. En agenda el compromiso se visualiza con un color distinto. 12.2 Actividad multi-cliente Este tipo de actividad está siempre vinculado a más que un cliente. Para crear una actividad de este tipo, antes de nada hay que entrar en la lista clientes y filtrar o seleccionar a mano cierto número de clientes. Luego desde el menú de lista clientes se selecciona “crea nueva actividad…” y se definen los datos de la actividad multi-cliente. Ésta, a partir de cuando se guarde, siempre irá vinculada al conjunto de clientes seleccionado.


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La asociación de los clientes a la actividad multi-cliente se define en el momento de su creación y no se puede modificar. Hay una excepción: cuando uno de los clientes involucrados en la actividad multi-cliente se elimina completamente de la base de datos. En este caso la lista de los clientes involucrados se ve privada de ese mismo cliente. Si por consiguiente además sólo queda un cliente en la lista, entonces la actividad se cambiará automáticamente a actividad “pro-cliente” y se vinculará al cliente que queda. Las actividades multi-cliente se pueden elencar en el menú de lista de la agenda. Seleccionando entonces una de éstas y abriendo su detalle, se puede visualizar la lista entera de los clientes involucrados a través del menú contextual.


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13 LA AGENDA En myCRM existe una agenda a la que se puede acceder desde el menú principal en la opción “Agenda”. Consta de tres opciones visuales: la diaria, la semanal y la mensual. La finalidad de la agenda es visualizar en un calendario todas las actividades definidas por el usuario y todos los eventos definidos en myCRM, como por ejemplo las fechas especiales de los clientes, los eventos de relación, las citas, los recordatorios etc. Definimos “compromiso” un único elemento presente en agenda si está vinculado directamente a una actividad. Por otro lado llamamos más en general “evento” un único elemento presente en agenda si está vinculado a otros tipos de eventos creados por myCRM, como por ejemplo una fecha especial, el fin de una oportunidad etc.. La agenda permite visualizar contemporáneamente todos los compromisos/eventos o bien los mismos pero filtrados por categoría. El filtro se aplica en la oportuna barra horizontal de las categorías que está en el teclado de la agenda. Las categorías disponibles son:

• todos: se visualiza cualquier compromiso/evento

• actividad: se visualizan sólo los compromisos vinculados a las actividades de cualquier tipo excepto las citas.

• citas: se visualizan los compromisos específicos de las citas

• fechas especiales: se visualizan los eventos vinculados a las fechas especiales

• oportunidad: se visualizan los eventos vinculados a las oportunidades, es decir inserción, actualización y fin oportunidad

• ventas: se visualizan los eventos vinculados a las fechas de venta

• relaciones: se visualizan los eventos de relación

• recordatorio: se visualizan sólo los recordatorios en agenda

• completados: se visualizan todos los compromisos/eventos cuyo estado es “acabado”

• no completados: se visualizan todos los compromisos/eventos cuyo estado es “no completado”

• Calendario: se visualizan tan solo los eventos externos de calendario

Los compromisos/eventos no pueden ser generados nunca directamente por el usuario, sino automáticamente por la aplicación siempre y cuando el usuario defina una actividad (periódica o no) o bien cuando define otros tipos de eventos como las fechas especiales de un cliente o la fecha de posible fin de una oportunidad. Por ejemplo cuando se genera una actividad “una tantum” a fecha 10/10/2010, se genera en agenda un único compromiso para el día. En cambio si se genera una actividad periódica “mensual” a fecha 10/10/2010 hasta fecha 09/10/2011, por consiguiente se generarán 12 compromiso en agenda para los días 10/10/2010, 10/11/2010, 10/12/2010, . . . 10/08/2011, 10/09/2011. Además,


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si se envía un correo a un grupo de clientes o si se crea una nueva oportunidad, se generan en agenda los eventos relativos. Una vez que se hayan insertado en agenda, los compromisos se hacen independientes uno del otro. Esto significa que cada compromiso se podrá modificar tanto en contenido, estado, título y descripción como en su espacio temporal, o sea día y hora. De todas formas estarán aún vinculados al registro de actividad por la que fueron generados. Si este último se modifica, todos los compromisos en agenda que no han sido modificados directamente por el usuario y que son futuros con respecto al momento de la modificación del registro de actividad se eliminarán y volverán a crear según la nueva planificación, mientras se mantienen en agenda todos los demás, es decir se van a respetar los compromisos modificados directamente por el usuario, pasados o futuros, y también los compromisos pasados no modificados. Los compromisos pueden también ser eliminados seleccionados pasando el dedo de derecha a izquierda o viceversa y luego confirmando con el botón rojo. Lo mismo ocurre, aunque sea parcialmente, con los demás eventos. Cuando estén generados de hecho, los eventos también pueden ser editables en agenda autónomamente. Se puede entonces cambiar su título o descripción, pero no se puede cambiar su posición temporal (salvo modificar directamente la causa que los generó). Todos los compromisos son caracterizados por el estado “completado/no completado” que inicialmente está ajustado por defecto a “no completado”. Este estado se puede modificar tanto desde dentro de la vista de detalle del compromiso, a través del oportuno conversor, como desde las vistas diaria y semanal de la agenda (y también del “Historial del Cliente”), poniendo el símbolo de selección a la derecha de cada compromiso. El estado “completado/no completado” no tiene un significado específico en myCRM. Simplemente sirve de auxilio al usuario para marcar los compromisos según una lógica personal. Para los eventos en genreal no es posible modificar su estado de completado/no completado. Para algunos de ellos de hecho el estado está ocultado porque no tiene sentido, para otros es visible pero siempre ajustado a “completado” porque de otra forma no tendría sentido. Se puede definir un “seguimiento” sobre los compromisos provenientes de actividades de cualquier tipo o de citas, es decir se puede crear un nuevo compromiso que tenga las mismas características del primero pero grabado a una fecha posterior. 13.1 Sincronización con el calendario del dispositivo Desde “Ajustes” de myCRM se puede activar la sincronización con el calendario del dispositivo. Hay que seleccionar un calendario entre los propuestos, o sea todos los calendarios “editables” definidos en el dispositivo. Una vez seleccionado un calendario, a partir de este momento todos los compromisos/eventos insertados en agenda y todos los compromisoso


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existentes que vienen modificados se van a copiar automáticamente en el calendario del dispositivo elegido por el usuario bajo la etiqueta de nuevos “eventos de calendario”. Se quedan fuera de este proceso automático de sincronización todos los compromisos/eventos existentes y no modificados. Si se quieren grabar éstos en el calendario del dispositivo, habrá que seleccionar la opción “sincroniza ahora” en los ajustes, justo debajo de la selección de los calendarios. Dándole al botón se empieza un proceso de traslado de todos los compromisos/eventos existentes en agenda al calendario del dispositivo. La sincronización con el calendario se puede interrumpir en cualquier momento seleccionando el conversor oportuno en los ajustes. Desactivando la sincronización, todos los compromisos/eventos nuevos generados o modificados en la agenda de myCRM a partir de ese momento ya no serán grabados en el calendario del dispositivo. Por otro lado todos los compromisos/eventos ya registrados en el calendario del dispositivo no se eliminarán del calendario mismo. Si se quiere eliminar éstos habrá que seleccionar el botón “elimina ahora” en los ajustes, justo debajo de la selección de los calendarios. Seleccionando este botón, se empezará un proceso que eliminará todos los elementos generados por myCRM del calendario del dispositivo. Cuando la sincronización está activa, los compromisos/eventos en agenda se registran como nuevos eventos en el calendario del dispositivo. Estos eventos entonces son “copias” de los compromisos/eventos guardados en myCRM, o sea que son toalmente independientes de los compromisos/eventos en agenda de myCRM. De todos modos se aconseja no modificar directamente los eventos de calendario generados por myCRM ya que éstos pueden ser eliminados y regenerados por myCRM en cualquier momento, conllevando la pérdida de todas las informaciones adicionales insertadas por el usuario. Si se quiere modificar un evento de calendario generado por myCRM entonces, lo más aconsejable es modificar el compromiso/evento respectivo en agenda desde myCRM mismo. Todos los eventos de calendario creados por myCRM tienen un código especial en el campo “notas”. Este código es usado po myCRM para recuperar y visualizar la cita relevante en agendda y tiene la forma MYCRMCODE<XXX>, donde XXX es un número. Para utilizar este código, el usuario tiene que entrar en el modo editar en el evento de calendario, seleccionar el código con doble toque sobre el evento mismo y copiarlo en los apuntes, Luego lanza o vuelve a arrancar myCRM. La aplicación está ahora preparada para reconocer la presencia en los apuntes del código recién copiado y lo utiliza para impostar la agenda sobre la cita relevante. 13.2 Opciones de sincronización Activando la sincronización, hay tres opciones para obtener la solución requerida:


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- Incluye sólo estos tipos: pulsando el botón de revelación se accede a la lista de todos los tipos de eventos/citas que se apuntan en agenda. Se puede elegir cuales tipos han de ser sincronizados con el calendario del dispositivo

- No sincronizar los eventos pasados desde: para que el proceso de sincronización se mantenga ágil, los eventos pasados de myCRM se excluyen de la elaboración de datos. Se puede elegir la cantidad mínima de tiempo que tiene que pasar antes que un evento/cita de myCRM pueda ser eliminado del dispositivo.

Visualiza los eventos de calendario externos en la agenda de myCRM: activando esta opción, en la agenda de myCRM se pueden visualizar todos los eventos presentes en el calendario del dispositivo que no han sido creoados por el mismo myCRM. Estos eventos externos se muestran en la agenda de myCRM come citas no editables 13.3 Gestión de las alarmas Activando la sincronización con el calendario del dispositivo se pueden usar las alarmas asociándolas a myCRM. Las alarmas son el sistema estándar disponible en la aplicación Calendario del dispositivo para avisar al usuario de la cercancía de un evento. La alarma es una ventana que salta en el momento predeterminado junto con un sonido. Las alarmas se pueden configurar tanto en el evento de calendario vinculado al compromiso/evento en agenda de myCRM como modificando directamente este último. En este caso también el compromiso/evento en la agenda de myCRM es el “patrón” y el relativo evento en calendario es el “segundo”. Se recomienda entonces de configurar las alarmas siempre dentro de myCRM modificando los compromisos/eventos en agenda. MyCRM además ofrece mayor flexibilidad a la hora de configurar las alarmas:

• se puede configurar un número cualquiera de alarmas por cada compromiso/evento en agenda (y no sólo dos como en la aplicación Calendario);

• se pueden configurar alarmas de tipo “relativo”, es decir cuanto antes del evento ha de saltar la ventana de aviso, y también de tipo “absoluto”, o sea establecer una fecha y hora absoluta en que ha de saltar la ventana de aviso (esta posibilidad no se contempla en la aplicación Calendario);

• hay mayor posibilidad de selección de alarmas relativas que en la aplicación Calendario

• las alarmas se pueden definir en el momento mismo de la creación de una nueva actividad. Esto significa que la configuración de las alarmas se aplicará automáticamente a todos los compromisos derivados a la actividad misma. Cada compromiso podrá luego modificarse, así como las fechas especiales vinculadas a los clientes.

13.4 Sincronización con Google Calendar La sincronización con Google Calendar es un caso especial de la sincronización con el calendario del dispositivo.


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Antes de nada hay que definir un nuevo usuario de tipo CalDAV con las credenciales del mismo Google Calendar. Para eso:

• abrir los Ajustes del dispositivo

• seleccionar “correo, contactos, calendarios”

• seleccionar “añade usuario …”

• seleccionar “otro”

• seleccionar “añade usuario CalDAV”

• insertar las credenciales del usuario, la dirección del servidor Google, es decir www.google.com, y una descripción para el usuario

Una vez creado el usuario para el Google Calendar, éste mismo se visualizará en la lista de los calendarios disponibles en los ajustes de myCRM. Seleccionándolo, empezará la sincronización con Google Calendar. Prácticamente cada vez que se crea un compromiso/evento en agenda, se graba automáticamente en el calendario del dispositivo y también en el servidor de Google. Esto significa que conectándose al Google Calendar desde cualquier PC con un browser, se podrán ver en tiempo real (o casi) los eventos añadidos a través de myCRM. Para que la sincronización se verifique hace falta una conexión Internet activa y en función. Si no es así, los nuevos eventos (o las modificaciones de los existentes) se registrarán sólo localmente en el calendario del dispositivo. Para volver a obtener la sincronización con Google Calendar, se tendrá que volver a abrir la aplicación Calendar cuando la conexión Internet sea de nuevo activa y en función y esperar un poco. La aplicación trasladará automáticamente y “silenciosamente” todas las modificaciones locales a Google Calendar que no se hayan aún sincronizado. 13.5 Actividades “genéricas” y recordatorio Desde el menú de lista de la agenda se puede también crear nuevas actividades, que serán de tipo “genérico”, es decir no vinculadas a ningún cliente, ni a alguna oportunidad o venta. Menos esta diferencia, las actividades “genéricas” son iguales a las actividades de otro tipo. Aún en el menú de lista de la agenda se pueden crear los “recordatorios”. Son elementos descriptivos no vinculados a ninguna entidad que le permiten al usuario guardar en agenda sus propios apuntes. 13.6 Filtros cliente de la agenda Desde la agenda se puede obtener la lista de los clientes del día, de la semana o del mes. Cuando la vista de la agentda está ajustada en “día”, el menú de lista tiene el campo “clientes del día”. Cualndo la vista está ajustada en “semana” el menú propone los “clientes de la semana” y finalmente cuando la vista está ajustada en el “mes”, el menú va a porponer el campo “clientes del mes”. Seleccionando “clientes del día/semana/mes” se va a tener:


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- todos los clientes afectados por las actividades pro-cliente, pre-venta, post-venta y multi-cliente cuyas citas caen en el día/semana/mes actualmente visualizado;

- todos los clientes afectados por citas vinculadas a clientes, oportunidades y ventas cuyas citas caen el el día/semana/mes actualmente visualizado;

- todos los clientes afectados por fechas especiales cuyas citas caen el el día/semana/mes actualmente visualizado;

todos los clientes afectados por citas relaciones cuyas citas caen el el día/semana/mes actualmente visualizado. 13.7 Limpieza de la agenda La agenda es un elemento de la aplicación que tende a llenarse de muchos registros, conllevando el incremento diario de las dimensiones de la base de datos. Estos registros pueden perder importancia después de un tiempo, así que se preve una función automática de limpieza de los compromisos más antiguos de cierto tiempo, que puede variar entre 1 mes y 3 años. Si se activa esta función (desde la vista de “Ajustes”, activando el oportuno conversor y seleccionando el período), la aplicación elimina a cada apertura (con periodicidad mínima de 24 horas) los compromisos más antiguos.


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14 GEOCODIFICACIÓN CLIENTES Y GESTIÓN ÁREAS

MyCRM está dotado de un potente motor di geocodificación que permite la inmediata visualización de los clientes en los mapas geográficos. La “geocodificación” es el proceso que permite establecer las coordernadas geográficas (latitud y longitud) de cierta dirección o localidad. El proceso requiere la interacción con el servidor de geocodificación de Google por lo tanto sólo se puede llevar a cabo si hay una conexión Internet activa y en función (condición ya requerida para visualizar los mapas). Cada vez que el usuario inserta una dirección en el registro de un cliente, ésta se guarda tal como está sin que se aplique algún control de corrección o existencia. Por contra cuando el usuario selecciona la operación de visualización de la lista clientes en el mapa, empieza el proceso de geocodificación de todas las direcciones de todos los clientes presentes en la lista a visualizar. El proceso coge una a una las direcciones a visualizar de los clientes y las envía a Google que responde enviando a myCRM las coordenadas geográficas de las mismas. Estas coordenadas se guardan en la aplicación para evitar consultar de nuevo al Google. Para que la geocodificación tenga éxito es necesario que el campo dirección tenga en la parte de “valor” la dirección entera del cliente, es decir calle, número, cp, ciudad, estado. Las posibles partes de dirección contenidas en “etiqueta” del campo dirección se ignoran totalmente. Abriendo la lista de las direcciones desde el detalle cliente se puede definir si estas direcciones se han geocodificado o no seleccionando el botón de info a lado de cada una de ellas. La geocodificación puede fallar si la dirección está mal escrita o bien si es ambigua. Además puede fallar si se alcanza el número máximo de geocodificaciones diarias permitidas por Google. Si una dirección ya geocodificada se modifica posteriormente, su geocodificación se pierde y hay que ejecutarla de nuevo. En el caso en que se importen grandes cantidades de clientes o si no se tiene una conexión internet siempre activa o muy rápida, se puede ejecutar la geocodificación de las direcciones para todos los clientes registrados en la base de datos en una única vez en la sección “geocodificación clientes” a la que se accede desde el menú “Utilidades”. Con esta función se intenta geocodificar todas las direcciones de la base de datos que aún no estén geocodificadas. Puede que durante las diversas geocodificaciones, en el caso de números muy elevados, se alcance el límite máximo de geocodificaciones diarias permitidas por Google. En este caso se tendrá que esperar 24 horas y volver a repetir la operación para completar las geocodificaciones restantes.


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14.1 Visualización de los clientes en los mapas Desde la lista de clientes, una vez aplicado (o no) un filtro de visualización, se pueden mostrar en el mapa todos los clientes presentes en la lista misma. Para esto hay que seleccionar en el menú contextual de la lista la opción “Muestra en el mapa”. Esta opción acciona la geocodificación de todas y sólo aquellas direcciones de los clientes presentes en la lista clientes que aún no han sido geocodificadas. Una vez acabada la geocodificación, se pondrán en el mapa tantos marcadores cuantas direcciones geocodificadas al momento y anteriormente. Todos los clientes que tienen una o más direcciones no ubicables en el mapa (porque erróneas, ambiguas o no geocodificables por cualquier motivo) se visualizan en la lista de clientes con error, a la que se puede acceder con el oportuno botón de revelación hallado en el mapa. Desde esta lista, el usuario puede acceder al detalle de cada cliente y corregir las direcciones erróneas. Volviendo al mapa, todas las direcciones recién modificadas tendrán una geocodificación automática y en caso de éxito positivo se marcarán en el mapa con todas las demás. Los clientes se visualizan en el mapa por marcadores de colores. Los colores representan el estado del cliente como ya ilustrado: libre (rojo), en seguimiento (amarillo), ocupado (verde). Tocando un marcador se va a abrir la ventana de las informaciones, que contiene el nombre del cliente y dos botones, uno a la derecha y el otro a la izquierda del nombre. El botón de derecha lleva a abrir la vista de detalle del cliente, mientras el de izquierda va a abrir la aplicación externa Mapas impostada por defecto para indicar el camino desde la posición actual del dispositivo a la del cliente. 14.2 Visualización de un único cliente en el mapa y corrección manual de su posición Desde la vista de detalle de cada cliente se pueden visualizar sus direcciones en el mapa. Para eso hay que elegir la opción “Muestra en el mapa” del menú contextual del cliente. Se abre el mapa, se ejecuta posiblemente la geocodificación de las direcciones del cliente y se ponen tantos marcardores como direcciones geocodificadas del cliente. En algunos casos, aunque la geocodificación ha sido correcta, puede que el marcador no esté en la posición correcta, por ejemplo cuando la calle de la dirección es muy larga (el marcador puede ponerse a mucha distancia de la posición efectiva de la dirección). En estos casos se puede entrar en modo editar en el mapa, seleccionando el botón de “modifica” y moviendo manualmente el marcador a la posición requerida. Para mover el marcador, hay que tocarlo una primera vez de forma que se muestre la ventana, luego hay que tocarlo de nuevo para arrastrarlo con el dedo. Una vez movido el marcador en la posición correcta, al levantar el dedo se determina la nueva posición del marcador que por lo tanto se va a vincular a la dirección. Finalmente seleccionando la opción “guardar” se registran permanentemente en la base de datos las modificaciones hechas.


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Con el mismo sistema se puede también poner manualmente un marcador para aquellas direcciones cuya geocodificación es errónea por cualquier motivo. En este caso el procedimiento a seguir es el siguiente:

1. se pone un marcador en una posición cercana en el mapa, para lo cual se puede proceder de tres formas distintas:

a. se localiza una calle cercana reconocida por Google y se usa (luego se añade en las notas del cliente su dirección correcta);

b. se cambia la dirección dejando entre paréntesis la parte no reconocida y dejando fuera sólo la ciudad. Por ej. La dirección “Via Borroncino di Sotto 65 Montevarchi AR” cambiaría a "Montevarchi AR (Via Borroncino di Sotto 65)". De esta forma Google ignora la parte entre paréntesis y pone el marcador en el centro del pueblo. Cuando se selecciona el marcador, aparece de todas formas toda la dirección, también la parte entre paréntesis que entonces facilita la información de detalle;

c. se unen las dos técnicas anteriores, así que en el mismo ejemplo de la dirección desconocida de Montevarchi, se podría insertar la siguiente dirección: "Via Giuseppe Verdi Montevarchi AR (Via Borroncino di Sotto 65)";

2. Una vez que se haya ubicado en el mapa la dirección aproximada, se mueve su marcador manualmente hasta la ubicación correcta.

14.3 Asociación de las direcciones a las áreas Las direcciones de los clientes pueden asociarse a las áreas. La asociación se hace en la lista direcciones en modo editar, seleccionando el botón de revelación de derecha del campo “área”, debajo de la dirección misma y seleccionando el área de la lista entre las ofertadas. Las áreas las define el usuario que las crea dándoles simplemente un nombre único. El área que se crea casi como una etiqueta coge forma cuando se le asocian las direcciones geocodificadas de los clientes. De hecho la aplicación guarda por cada área la información de la latitud y la longitud mínimas y máximas de todas las direcciones que se le asocian. Cada área entonces se define como un rectángulo virtual que delimita el territorio de todas las direcciones que están asociadas a ella. De este “rectángulo territorial” derivan los dos importantes conceptos de asociación “directa” e “indirecta”.

• asociación “directa”: cierta dirección se define “directamente” asociada al área X si el usuario la ha asociado directamente al área X seleccionando directamente el área a través de la pantalla oportuna cuando se inserta/modifica la dirección misma.

• asociación “indirecta”: se le llama a una dirección asociada “indirectamente” al área X cuando sus coordenadas geográficas están dentro del rectángulo territorial definido por el área X.

Las asociaciones “directas” entonces son aquellas que el usuario ejecuta, mientras las indirectas son aquellas que la aplicación calcula automáticamente sin intervención del usuario.


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Las asociaciones “indirectas” permiten localizar clientes que se encuentran en un área X aunque éstos no se hayan asociado a ningún área o bien se han vinculado a áreas diferentes que están en parte o completamente solapadas al área X. Cada vez que el usuario crea una asociación “directa” de una dirección a un área X o elimina una asociación “directa” existente (porque vincula la misma dirección a otra área o bien a ninguna, o también si elimina o modifica la dirección o el cliente por entero), el rectángulo territorial definido para este área puede variar. En este caso el área ha de ser “recalculada”. La recalculación de un área es una operación posiblemente “pesada” por el tiempo requerido y entonces se puede ejecutar sólo en un estado de inactividad lanzándola desde la sección “Gestión áreas” en el menú “Utilidades”. En esta sección se encuentra la lista de todas las áreas y para cada una de ellas se indica su necesidad o no de ser recalculada. La recalculación de las áreas y la geocodificación de los clientes son dos caras de la misma moneda. La una necesita a la otra. Por consiguiente, en el caso de un uso intensivo de las áreas, es normal que tanto la geocodificación como la recalculación de las áreas se ejecuten, alternadas, más veces cuando se añaden nuevos clientes o los antiguos se modifican o eliminan. Por otro lado, normalmente la base de datos de clientes se estabiliza en el tiempo y entonces después de cierto número de ciclos ya no harán falta geocodificaciones ni recalculaciones de áreas. Para más practicidad, se aconseja lanzar en este orden una geocodificación general de clientes y una recalculación de áreas general después de cada importación masiva de clientes.


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15 GESTIÓN DE LAS RELACIONES Bajo el concepto de “relación” entendemos una interacción entre el usuario de myCRM y uno o más de sus clientes. Se definen los siguientes tipos de relaciones:

• corréo electrónico

• llamada

• fax

• sms

• corréo tradicional

• encuentro

• intermediación Se define también una “dirección” de la relación, que puede ser de dos tipos:

• en entrada

• en salida Una relación entonces puede ser un correo enviado a un cliente o bien una llamada recibida de un cliente; puede ser un encuentro que tuvo lugar en donde el cliente (o sea una visita “al” cliente), o bien en la propia oficina (es decir una visita “del” cliente); puede ser también una intermediación empezada por el cliente o un fax enviado al mismo. Una relación puede referirse a un único cliente o bien a un grupo (incluso numeroso) de clientes. Por ejemplo consideremos un correo electrónico, que puede ser enviado contemporáneamente a una lista de clientes, o bien el caso de un seminario en que se presente un producto y al que participen distintos clientes. MyCRM permite registrar unas relaciones con los clientes y su visualización en la agenda y en el historial del cliente. Según cuanto explicado hasta ahora, la relación es entonces algo referido al pasado (lo contrario de las actividades), es decir algo que al momento de su grabación ya se ha verificado. Cuando se registra, entonces, se anota una descripción referente a lo que se ha verificado, de qué se ha escrito o hablado con el cliente, qué tipo de comunicaciones ha habido etc. 15.1 Creación de una nueva relación La relación puede involucrar sólo un cliente o más que uno. Según el caso, se tendrá que elegir una u otra opción para crear la relación. En concreto, para crear una relación con un único cliente, hay que entrar en la vista de detalle del cliente mismo y seleccionar en su menú contextual la opción “crea nueva relación…”. Si en cambio la relación se refiere a un grupo de clientes, hay que buscar el grupo mismo en la lista clientes y desde el menú de lista elegir la opción “crea nueva relación…”.


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Para buscar el grupo clientes se puede usar uno o más filtros de visualización, o bien entrando en modo selección y seleccionando manualmente los clientes a incluir en la relación. Una vez elegidos los clientes, se inserta un título de resumen para la relación y su descripción detallada. Finalmente se elegirán fecha y hora en que la relación se ha verificado y también su tipo y su dirección. 15.2 Uso de plantillas de relación Para semplificar la inserción de descripciones largas y repetidas y similares, se puede crear una o más plantillas que luego pueden ser reutilizadas a la hora de crear una relación. Seleccionando una plantilla, se rellenan automáticamente el título y la descripción de la relación con los valores oportunos. Para generar una nueva plantilla, hay que seleccionar la opción “guarda como plantilla” a la hora de insertar una relación. La nueva plantilla se guardará bajo un nombre igual al texto en el campo “objecto” y se vinculará al tipo de relación actualmente definida. Esto significa que en la visualización de plantillas disponibles, sólo se tendrán aquellas que estén asociadas al tipo de relación que se está grabando. La plantilla guarda los valores insertados en el momento de su misma creación en los campos “objeto” y “contenido/descripción”. Dichos valores luego se volverán a asignar a los campos mencionados cuando se seleccione la plantilla de la lista. La totalidad de las plantillas disponibles se puede visualizar seleccionando la opción “plantillas de relaciones” que se encuentra bajo la opción “Otras Entidades” en el menú principal de la aplicación. Para eliminar una plantilla, se tiene que localizar en la lista general o en la lista filtrada por tipo generada a la hora de insertar la relación, seleccionarla con el dedo y luego deslizar el dedo de izquierda a derecha o viceversa, confirmando luego con el oportuno botón rojo. 15.3 Generación evento en agenda Cuando la relación está creada, se genera automáticamente un evento en agenda que indica el tipo y la dirección de la relación y detalla todos los clientes involucrados. Desde este evento se puede luego acceder a todos los detalles de la relación misma y a los del cliente/s, según sea uno o más los involucrados. La generación del evento en agenda conlleva el hecho que la relación aparece en el historial de cada cliente que esté involucrado en la relación misma. Por lo tanto partiendo de la agenda se puede llegar a la lista de todos los clientes involucrados en una relación, mientras partiendo del historial de un único cliente se puede llegar a la secuencia de todas las relaciones mantenidas con el cliente mismo. 15.4 Lista de las relaciones de un cliente En la vista de detalle de un cliente, abriendo el menú contextual, se puede visualizar la lista de las relaciones. En esta lista se detallan todas las relaciones


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mantenidas con ese cliente, tanto las simples como las que han involucrado contemporáneamente a más clientes. Desde el menú principal de la aplicación, se accede a la lista general de relaciones en la opción “Otras Entidades” => “Relaciones”. Esta lista detalla todas las relaciones grabadas en myCRM para todos los clientes. 15.5 Cancelar una relación Una relación se puede eliminar seleccionándola con el dedo y deslizando éste de izquierda a derecha (o viceversa) y confirmando con el botón rojo en el elemento seleccionado (la misma relación). Esta operación se puede ejecutar desde la lista de relaciones de un cliente concreto o bien desde la lista general de relaciones. Además puede referirse tanto a una relación con un único cliente como a una relación referente a muchos clientes. Cuando se quiere eliminar una relación que involucra a más clientes desde la lista de relaciones de un cliente único, se pregunta al usuario si quiere eliminar la relación seleccionada sólo para ese cliente o bien para todos. Cancelar una relación para todos los clientes significa que se eliminará completamente de la base de datos de myCRM la relación y el relativo evento del agenda y del historial de todos los clientes involucrados. Por contra, cancelar una relación exclusivamente para el cliente actual significa que el cliente mismo se elimina de la lista de clientes involucrados en la relación. La relación seguirá para los demás clientes y también el relativo evento en agenda que sólo se actualizará según el cambio. Cuando en cambio la operación se lanza desde la lista general de las relaciones o bien de la lista de relaciones de un único cliente, y la relación que se quiere eliminar sólo involucra al cliente mismo, entonces su cancelación conlleva la eliminación total de la relación misma de la base de datos de myCRM y la consecuente eliminación del relativo evento en agenda. 15.6 Relaciones con clientes de tipo “empresa” Cuando se crea una nueva relación partiendo del menú contextual de la vista de detalle del cliente, la relación creada involucra tanto el cliente-empresa sobre el que se está trabajando como todos sus contactos simples. Por contra, si el cliente de tipo empresa está dentro de un grupo de clientes por los que se está creando una relación, la relación sólo afectará al cliente-empresa (además de los demás clientes del grupo), pero no involucrará a sus contactos simples. Finalmente, cuando se visualice la lista de relaciones de un cliente de tipo empresa, dicha lista contiene tanto las relaciones que le afectan directamente como las que involucran a sus contactos simples.


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16 ENVÍO CORREOS ELECTRÓNICOS A CLIENTES El envío de un correo electrónico a uno o más clientes es un caso concreto de una relación, o sea se trata de una relación de tipo “correo” condirección “de salida”. Dicha relación es interesante porque el envío de correo se puede hacer desde la misma aplicación myCRM, lo que significa que, generalmente, el usuario selecciona uno o más clientes a quienes enviar el correo (es decir define el grupo de destinatarios); crea el texto con posibles adjuntos y finalmente envía el correo. Una vez que esté finalizada esta operación, myCRM registra automáticamente la relación de tipo “correo electrónico en salida” poniendo como objeto de la relación el objeto mismo del correo y como contenido/descripción de la relación el texto del correo. 16.1 Creación y envío del correo electrónico Para enviar un correo a un cliente, hay que acceder primero a su vista de detalle y de ahí, abriendo su menú contextual, hay que seleccionar la opción “envía correo al cliente...”. Si en cambio se quiere enviar un correo a un grupo de clientes, hay que visualizar primero el grupo de clientes en la lista clientes y de ahí, abriendo el menú contextual de la lista, seleccionar la opción “envía correo...”. Como siempre, el grupo de clientes puede ser localizado gracias al uso de uno o más filtros o por selección manual. Además si se envía el correo desde el detalle cliente de un cliente tipo “empresa”, la lista de destinatarios constará del mismo cliente-empresa y de todos sus contactos simples. Desde la opción de menú “envía correo…” y “envía correo al cliente…” se puede acceder a la pantalla de inserción del correo electrónico en que, además de insertar el objeto y el texto del correo, el usuario puede también seleccionar otras opciones:

• La posición de las direcciones: es decir, se puede elegir en qué campos (“a:”, “cc:” e “cco:”) del correo se va a insertar la lista de las direcciones de los destinatarios.

• Las direcciones a usar: considerando el caso general de un cliente con más de una dirección de correo electrónico, se puede decidir si se va a usar en la lista de direcciones únicamente el que se considere la principal o bien todas sus direcciones. En este contexto, la dirección “principal” es la que se visualiza como primera en la vista de detalle cliente, las demás direcciones se pueden visualizar sólo abriendo la lista de las direcciones de correo electrónico seleccionando el botón de revelación a la derecha del campo “correo” o bien visualizando el cliente en modo “plantilla”.

• Los adjuntos: más adelante se va a explicar cómo myCRM guarda en memoria los documentos. Estos documentos pueden ser adjuntos al correo electrónico a la par que cualquier foto que está guardada en la galería de imágenes del dispositivo. Generalmente los documentos que se adjuntan pueden ser de cualquier tipo y en cantidad cualquiera. Sin


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embargo el sistema operativo preve un límite máximo de dimensiones globales de adjuntos que es 5 MB en iPhone y 15 MB en iPad. Decir además que los adjuntos no se guardan en las relaciones sino sus nombres al final del texto del mensaje.

Una vez que se haya ajustado el correo con todas sus opciones, se selecciona el botón de “Pasa a Correo”, que permite que se cree automáticamente el verdadero correo electrónico (gestionado directamente por la aplicación Correo del dispositivo), con toda la lista de las direcciones de correo electrónico repartidas en los campos elegidos, con objeto y cuerpo de texto ya escritos y posibles documentos ya adjuntados. Ahora todo está listo para el verdadero envío del correo. El usuario va a seleccionar el botón “envía” para hacer salir el correo o bien el de “anula” para cancelar la operación. Si se selecciona “envía”, se genera automáticamente una relación de tipo “correo en salida” como ya explicado anteriormente. La fecha y la hora de la relación son las del momento de selección del botón. La lista de clientes involucrados en la relación va a coincidir con la lista de clientes para los que existe por lo menos una dirección de correo electrónico incluida en la lista de direcciones destinatarios. Dicho de otra forma, si se incluye un cliente en el grupo de destinatarios pero no le corresponde ninguna dirección de correo electrónico, dicho cliente no se ve afectado por la relación que se cree en consecuencia del envío del correo.

16.2 Comportamientos “diligentes” La operación recién explicada se puede definir como semi-automática en el sentido de que hay algunos puntos en que el usuario de myCRM asume unos comportamientos “diligentes”. Si no se respetan estos comportamientos, la aplicación no es capaz de detectarlos y puede que guarde registro de informaciones falsas. Los comportamientos “diligentes” a seguir son:

1. No modificar el objeto, el cuerpo del texto y los adjuntos del correo generado con la opción “Pasa a Correo”. Esta operación de hecho es un simple volcado de datos desde myCRM a la aplicación Correo. MyCRM asume que estos datos no se modifican y se guardan en la relación. Si el usuario los cambia desde el mensaje Correo, las modificaciones se envían a los clientes pero se pierden en myCRM, creando un desfase entre los textos guardados en la relación y los realmente enviados a los clientes.

2. Los campos de destinatarios del mensaje de Correo pueden ser modificados, añadiendo y quitando direcciones. Se pueden añadir más direcciones pero habría que evitar insertar las que se refieran a clientes registrados en myCRM que no son parte del grupo de clientes destinatarios. Esto es así porque si no los clientes añadidos no se vincularían a la relación siguiente. Por contra se pueden eliminar algunas direcciones pero sólo si para el mismo cliente ya se han incluido otras direcciones. De esta forma se salva el vínculo entre relación y cliente.


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Eliminando totalmente las direcciones de un cliente, significaría no enviarle nada, pero sí registrar en myCRM que él ha recibido un correo, cosa que no tiene sentido. Sin embargo se pueden añadir más direcciones de correo electrónico que no sean de ningún cliente registrado en myCRM o bien que se refieran a clientes que ya estén en el grupo de destinatarios.

3. Asegurarse que el mensaje se envía realmente. Seleccionando la tecla “envía”, se pone el mensaje en la “bandeja de salida” de Correo y se comunica a myCRM que el correo ha sido enviado. MyCRM registra la información como cierta, pero el mensaje podría quedarse bloqueado en la bandeja de salida por problemas de conexión o direcciones erróneas u otras causas. En este caso, el usuario debería verificar si hay la posibilidad que Correo pueda coger de nuevo el mensaje de la cola y reenviarlo o bien si el mensaje ha sido definitivamente eliminado. En el último caso, el usuario ha de localizar la relación que myCRM ha creado automáticamente mientras tanto y eliminarla para todos los clientes. Si se guardara de hecho sería una información errónea, ya que el mensaje se consideraría como enviado a los clientes aunque no haya llegado a salir de Correo.

4. Asegurarse que el mensaje no vuelva atrás. A veces si una dirección es errónea el mensaje es reenviado al remitente por el servidor del dominio de correo interesado. En este caso también el usuario tiene que localizar los clientes afectados por el fallo y si los mismos han recibido el mensaje en una de sus otras direcciones o bien si no lo han recibido para nada. Si éste es el caso, dichos clientes se tienen que excluir manualmente de la relación creada por myCRM. Para eso hay que entrar en la vista de detalle de cada uno de estos clientes, visualizar sus listas de relaciones y eliminar para cada uno de ellos la relación, poniendo cuidado en seleccionar sólo el cliente afectado y no todos.

16.3 Número de destinatarios muy elevado La función del envío de correo a clientes de myCRM es muy potente pero al mismo tiempo delicada, y habrá que usarla con criterio. De hecho es bastante fácil hacer errores que luego llevan a intervenir manualmente en la aplicación. Este aspecto es más evidente cuanto más grande es el número de destinatarios del correo. La posibilidad de enviar un correo de golpe a un número elevado de clientes o incluso a la base de datos entera y guardar registro en la base y en agenda, teniendo además la posibilidad de añadir adjuntos (cosa inviable en la aplicación Correo) es también la potencia misma de la función. El sistema operativo pone un límite de número máximo de direcciones de correo electrónico en el mismo mensaje. Actualmente dicho límite es de 99 direcciones. Para superarlo hay que considerar la totalidad de direcciones de destinatarios y dividirla en subgrupos de menos de 99 elementos. Para cada subgrupo se crea un correo que el usuario va a enviar. Como consecuencia, también la relación se dividirá en subgrupos de clientes. Vamos a aclarar con un ejemplo: pongamos un correo con título “oferta” a un grupo de 1000 clientes. Después de haber redactado el correo, elegido los


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adjuntos y todas las demás opciones, se selecciona el botón “Pasa a Correo”. Ahora myCRM detecta que el límite de 99 direcciones está superado, así que hay que repartir las direcciones en subgrupos de dimensiones inferiores a 99 elementos. Pongamos el ejemplo que los grupos creados sean 11. Se propone ahora el primer correo que tendrá en objeto el texto “oferta – (1/11)”. El usuario envía el correo seleccionando la tecla “envía” y myCRM ejecuta 2 cosas: 1) registra una nueva relación de tipo “correo en salida” con nombre “oferta – (1/11)” y 2) propone el segundo correo idéntico al primero pero con el objeto el texto “oferta – (2/11)”. El ususario tendrá que enviar éste volviendo a confirmar con la tecla “envía”. Todo esto se va a repetir hasta el undécimo correo cuando el ciclo se concluye. En resumen, cuando el número de destinatarios es muy elevado, puede que se tenga que enviar más de un correo, y para cada uno de ellos se va a crear una relación en myCRM vinculada a los clientes afectados por el correo mismo. Tanto los correos como las relaciones tendrán el mismo nombre, sólo se diferencian en el número consecutivo. En este caso también el usuario tiene que llevar un comportamiento “diligente”, en cuanto tendrá que enviar tantos correos como número de grupos creados desde la totalidad de los destinatarios y luego tendrá que comprobar que cada correo se ha efectivamente enviado. Si el usuario decide anular el envío de uno de estos correos, myCRM no va a registrar la relación correspondiente y pasa directamente al siguiente correo. 16.4 Envío correo a una única dirección Desde la vista de detalle del cliente se pueden visualizar sus direcciones de correo. Para cada una se da la opción de enviarle directamente un correo a través de la tecla “envía”. El procedimiento es idéntico al caso general de envío de correo a clientes, menos en el hecho que en la lista de destinatarios sólo se tendrá la dirección seleccionada. En este caso también el usuario deberá tener un comportamiento “diligente” tal como explicado anteriormente. NOTA: Así como la tecla “envía” a lado de cada dirección del cliente, en la versión de la aplicación para iPhone hay una tecla de “llama” a lado de cada número de teléfono. La selección de dicha tecla, de todas formas, no crea ninguna relación. Por consiguiente, si seleccionando la tecla “llama” se lanza una conversación telefónica con el cliente, se tendrá que crear manualmente una nueva relación de tipo “llamada en salida” e insertar los contenidos de la conversación.


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17 GESTIÓN DOCUMENTOS MyCRM consente guardar en memoria un número ilimitado de documentos. Un documento es un registro de información en la base de datos que tiene la peculiaridad de estar vinculado a un fichero concreto. Por lo tanto, cada vez que se crea un documento nuevo hay que crear también un fichero externo que se va a guardar en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM. Entonces, aunque en teoría no hay límites para el número de documentos que se pueden crear, la memoria total disponible del dispositivo es en la realidad un límite. Una vez que la memoria libre del dispositivo se haya agotado, no será posible crear más documentos. 17.1 Creación de nuevos documentos Se puede visualizar la lista entera de los documentos seleccionando la opción Menú Principal => Otras Entidades => Documentos. Desde el menú de lista, seleccionando “crea nuevo documento...” se puede crear un documento nuevo. Cuando se crea un documento nuevo, se tiene que seleccionar antes de nada el origen del fichero, es decir el lugar en donde el fichero está físicamente guardado. Hay tres posibilidades:

- iTunes: representa la carpeta pública de myCRM. Se va a seleccionar esta opción cuando hay un fichero en el PC/Mac y hay que cargarlo a myCRM. En tal caso, habrá que conectar el dispositivo al PC/Mac y, através de la aplicación iTunes, se va a cargar el fichero en la carpeta compartida de myCRM. A partir de ahí, después que se haya creado el documento, el fichero se mueve a la memora interna del dispositivo gestionada por myCRM.

- Dropbox: representa la carpeta “Documents” en el mismo espacio Dropbox, bajo la carpeta madre “myCRM”. Se selecciona esta opción cuando se tiene un fichero guardado en el espacio personal Dropbox y se quiere guardad una copia en myCRM. Hay que poner el fichero en la carpeta “Documents” de Dropbox y, una vez que se haya creado el documento, el fichero se descargará automáticamente (como copia) en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.

- Imágenes: representa la galería de imágenes del dispositivo. Se selecciona esta opción cuando se quiere relacionar el documento a una foto o un vídeo ya memorizado en la galería del dispositivo. Una vez creado el documento, se va a crear un acceso al fichero original (que, estando ya guardado en la memoria del dispositivo, no necesita ser copiado)

Una vez que se haya elegido el origen del fichero, se va a seleccionar el nombre del fichero que se quiere asociar al documento nuevo oulsando la tecla de revelación que se halla a la derecha del campo “nombre fichero”. Se va a abrir una lista de todos los ficheros contenidos en el origen actualmente seleccionada. Seleccionado el fichero, se va a poner el nombre del fichero en el


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campo “nombre del documento”. De todos modos se podrá modificar el nombre del fichero en todo momento. Finalmente, se puede asociar cualquier información referente el documento en el campo descripción. Una vez seleccionada la opción “guarda”, se verificará lo siguiente independientemente del origen del fichero seleccionada:

- iTunes: el fichero físico se va a mover desde la carpeta compartida a la memoria interna del dispositivo de myCRM;

- Dropbox: el fichero físico se va a descargar (como copia local) desde el espacio remoto Dropbox y se guarda en la memoria interna del dispositivo di myCRM;

- Imágenes: el fichero físico original se asocia al documento. 17.2 Uso del documento Una vez creado el documento, se puede mostrar tanto su fichero físico como usarlo como adjunto en nuevos correos. Para ser mostrado, el fichero físico tiene que ser de un tipo entre los siguientes:

- documento iWork

- documento MS Office

- documento de texto

- fichero PDF

- fichero CSV

- Imágen

- Vídeo Cualquier otro tipo de fichero no se podrá visualizar. Para mostrar un documento, se selecciona “muestra documento” desde su menú contextual o bien se toca directamente su icono. Para adjuntar el fichero a un nuevo correo, se selecciona “crea correo con documento…” desde su menú contextual. Se puede adjuntar cualquier tipo de fichero, también los que no se pueden visualizar. Si el origen del documento es Dropbox, cada vez que se usa el documento, o sea cada vez que el documento se visualiza o bien se adjunta a un correo, myCRM ejecuta automáticamente un control en Dropbox para saber si la versión local del fichero es igual a la versión guardada en Dropbox. Si las dos versiones son distintas, myCRM va a descargar automáticamente la versión Dropbox en su memoria local. De esta forma el usuario siempre tiene la garantía de que myCRM use siempre la última versión presente en Dropbox. De todos modos, si en el momento del uso del fichero la conexión a Internet no existe, se va a usar la copia local. Se puede adjuntar también grupos de documentos. Para eso, hay que entrar en modo seleccioón en la lista de documentos, seleccionar los documentos que se quiere adjuntar y luego en el menú de lista seleccionar la opción “adjunta seleccionados a nuevo correo …”.


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17.3 Estadísicas y totales de los documentos Desde el menú de lista de los documentos se puede acceder a estadísticas y totales. Esta vista ofrece los contadores de algunos tipos de ficheros como se describe aquí seguido:

1) nr. de documentos: es el número total de documentos tal como resulta de la base de datos;

2) nr. de ficheros en memoria: es el número total de ficheros físicos encontrados en la memoria interna de dispositivo gestionada por myCRM;

3) nr. De ficheros faltantes: es el número total de ficheros que no se encuentra en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM aun siendo relacionados al mismo número de registros de documentos de la base de datos. En condiciones normales, este número siempre tendría que ser igual a cero;

4) nr. de ficheros huérfanos: es el número total de ficheros físicos por los que no existe ningún registro de documentos relacionados. En condiciones normales, este número siempre tendría que ser igual a cero;

5) nr. de referencias encontradas: es el número total de objetos (fotos/vídeos) de la galería de imágenes del dispositivo por los que existe un registro de documentos en la base de datos a que se refieren;

6) nr. de referencias faltantes: es el número total de objetos (fotos/vídeos) de la galería de imágenes del dispositivo que faltan aunque exista por cada uno de ellos un registro de documento en la base de datos al que se refieren. En condiciones normales, este número siempre tendría que ser igual a cero.

En condiciones normales entonces se debería siempre dar el caso: (nr. de documentos) = (nr. di ficheros en memoria) + (nr. de referencias encontradas) Los ficheros faltantes se pueden crear cuando por una razón cualquiera uno o más ficheros guardados en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM se borran o no son presentes. Puede que haya motivos excepcionales que lleven a esta situación y en estos casos es preciso contactar directamente con el Soporte Serenaware. De todos modos, hay también una situación normal que lleva a la creación de ficheros faltantes: cuando se ejecuta un backup desde un dispositivo y su restauración en otro dispositivo. Este caso puntual se va a presentar más adelante en el capítulo de backup y restauración. Los ficheros faltantes se visualizan en rojo tanto en la lista de documentos que en la vista de detalle. Los ficheros huérfanos se pueden generar cuando, por una razón cualquiera, hay uno o más ficheros guardados en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM por los que no exisite ningún registro de documentos relacionados. Tan sólo situaciones excepcionales pueden llevar a ésta, aunque, como se aclarará más adelante en el capítulo de backup y restauración, cuando


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se ejecuta una restauración se pueden generar uno o más ficheros huérfanos. En todo caso, estos ficheros se mueven siempre a la carpeta compartida de myCRM y por lo tanto normalmente no se consideran en las estadísticas. Cuando se detectan uno o más ficheros huérfanos, aparece un botón pra eliminarlos todos juntos en la vista Estadísticas y Totales. Las relaciones faltantes se pueden generar cuando, por una razón cualquiera, uno o más documentos se refieren a objetos contenidos en la galería de imágenes del dispositivo que realmente no existen. Esto puede ser causado por la eliminación de objetos de la galería de imágenes del dispositivo o bien cuando se restaura una base de datos procedente de otro dispositivo. La vista Estadísticas y Totales muestra otras dos informaciones útiles:

- el espacio total utilizado: es el espacio total ocupado por todos los ficheros de cualquier tipo guardados en la memoria interna gestionada por myCRM;

- el espacio total disponible: es el espacio total disponible en el dispositivo, que puede ser usado tanto por myCRM como por otras aplicaciones externas.

Finalmente, la vista Estadísticas y Totales ofrece un botón de servicio que permite borrar todos los ficheros guardados en la memoria interna gestionada por myCRM. Esta acción tendría que ejecutarse tan sólo en casos realmente excepcionales, el más común de éstos siendo cuando el espacio total disponible está agotado. En este caso, si urge encontrar algo de espacio adicional en el dispositivo para ejecutar algunas operaciones críticas con algunas aplicaciones externas, se puede liberar la memoria sin por ello perder todos los registros de documentos y todas las informaciones guardadas en ellos. Más tarde se podrá restaurar todos los ficheros físicos ejecutando una de las siguientes acciones:

- por todos los documentos que se refieren a ficheros locales (iTunes), habrá que restaurar de nuevo el fichero físico atravé de iTunes y relacionar de nuevo el mismo al documento entrando en modifica, seleccionando el fichero en la lista de ficheros iTunes y guardando el registro.

- Por todos los documentos que se refieren a ficheros de Dropbox, habrá que utilizar el mismo documento. De hecho cada vez que se utiliza un documento (mostrando el contenido o bien ajuntándolo a un correo) el fichero físico se contrasta con su copia Dropbox y, cuando la copia local es más antigua de la de Dropbox o bien, como en este caso, cuando es inexistente, la copia Dropbox viene automáticamente descargada en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.

17.4 Asociar los documentos a las entidades Los documentos (y por lo tanto también sus ficheros físicos) pueden asociarse a las siguientes entidades:

- Clientes

- Oportunidades


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- Ventas

- Relaciones

- Empresas Principales

La asociación no crea una duplicidad del fichero físico, por lo tanto no se tiene uno que preocupar del espacio físico del dispositivo cuando se hacen asociaciones. Un documento se puede asociar a cualquier número de registros de cualquier entidad entre las mencionadas y contemporáneamente a distintas entidades. Para asociar un documento a un registro concreto de na entidad, por ejemplo a un cliente, hay que abrir la vista de detalle del registro y desde su menú contextual seleccionar “Documentos”. Aparecerá la lista de todos los documentos que ya están asociados al registro de entidad actual. Luego desde el menú de lista, seleccionar una de las dos siguientes opciones:

- “Asocia nuevo documento…”: esta acción va a abrir la vista “Crea Nuevo Documento…” que permite crear un documento nuevo, y, después de guardarlo, va a crear automáticamente también la asociación entre el documento recién creado y el registro de entidad.

- “Asocia documento existente…”: esta acción va a abrir una lista contentente todos los documentos que no se han asociado todavía al registro de entidad. Hay que seleccionar uno de ellos y automáticamente se va a crear la asociación entre el documento seleccionado y el registro de entidad.

Para eliminar una asociación, tan sólo se elimina el documento de la lista de los documentos asociados al dato registro de entidad. Simplemente hacer correr el dedo de izquierda a derecha o viceversa arriba del documento a eliminar y pulsar el botón rojo de confirma que aparece arriba de él. Esta acción no va a eliminar ni el documento ni su fichero físico, sino tan sólo la asociación. Para eliminar completamente tanto un documento como su fichero físico, abrir la lista general de documentos desde “Menú Principal => Otras Entidades => Documentos”, y correr el dedo de izquierda a derecha o viceversa en el documento a eliminar y finalmente pulsar el botón rojo de confirma que aparece arriba de él. Esta acción va a eliminar automáticamente tanto el documento como su fichero físico, además de todas las asociaciones del documento con cualquier registro de entidad. 17.5 Creación de correos con documentos y datos Desde la lista de los documentos asociados a un registro concreto de una entidad, por ej. Un cliente, se puede generar un correo que incluya uno o más documentos entre los que están asociados al registro y también los datos leíbles del registro mismo. Para eso hay que entrar en modo selección en la lista de documentos asociados al registro y seleccionar los que se quieren incluir en el correo. Luego desde el menú de lista, seleccionar “Nuevo correo con seleccionados...” para crear un correo con los documentos seleccionados en adjunto o bien


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seleccionar “nuevo correo con seleccionados y datos...” para crear un correo que tenga como adjunto los documentos seleccionados y en el cuerpo de texto los datos del registro. 17.6 Menú “abre en myCRM” Los documentos pueden ser creados también por aplicaciones externas através del uso del menú “abre en myCRM”. El menú “abre en…” es una opción estándar de iOS que consente el intercambio de ficheros entre aplicaciones. Todas las aplicaciones que entran en este estándar pueden enviar ficheros a myCRM. Cuando se lanza la opción “abre en myCRM” desde una aplicación externa, myCRM si va a abrir con la “crea nuevo documento…” en primer plano y con el fichero físico enviado por la aplicación externa impostado por defecto en el campo nombre fichero. Se pueden luego insertar todas las demás informaciones y si acaso elegir también un cliente a quien asociar el documento nuevo.


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18 GESTIÓN CAMPAÑAS MyCRM permite definir acciones a ejecutar sobre distintos grupos de clientes y seguir día tras día su estado de cumplimiento y tiempo restante. Hay dos conceptos fundamentales: las campañas y las acciones, que vamos a detallar aquí seguido. 18.1 Campañas Una campaña es un contenedor lógico que une un determinado grupo de clientes y la acción a ejecutar sobre ellos. Para definir una campaña entonces se precisa:

• Facilitar un nombre para la campaña

• Definir la acción prototíìca (ver más adelante)

• Añadir uno o más clientes a la campaña

• opcionalmente, añadir algún comentario

• opcionalmente, asociar uno o más documentos La campaña se define también por su estado. Una vez que se haya creado, su estado es por defecto “en preparación” (color amarillo). Cuando luegu está todo listo para empezar con la campaña, se “abre” y entonces su estado se volverá “abierto” (color verde). Luego la campaña se podrá suspender (estado “suspendida”, color gris) o cerrar (estado “cerrada”, color rojo). Además la campaña tiene una característica de periodicidad que puede ser de dos tipos:

• No periódica: cuando una campaña se define como “no periódica” sus acciones sólo pueden ser cerradas (véase más abajo). Cuando todas las acciones estén cerradas, la campaña se vacía de sentido y llega a ser inútil;

• Periódica: cuando una campaña se define como “periódica” cada vez que una de sus acciones se cierra, se crea otra en su lugar (véase más abajo para más detalles). Una campaña periódica por lo tanto siempre está llena de acciones y por eso siempre está viva hacia lo infinito (o bien hasta que el usuario no la cierre).

Todas las características mencionadas se pueden modificar independientemente del estado de la campaña, con excepción del estado “cerrada”. Especialmente, se pueden añadir clientes sueltos o grupos de clientes en momentos distintos. Por defecto, se puede crear y gestionar tan sólo una campaña a la vez. De todos modos, adquiriendo la opción de licencia “CAMP-NO-LIMITS” se podrá crear y gestionar un número cualquiera de campañas.


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Cuando se trabaja con muchas campañas, .estas pueden tener cualquier estado, independientemente la una de la otra. En concreto se pueden hasta tener abiertas todas a la vez. 18.2 Acciones Una acción es una lista de actividades, tareas o simplemente de elementos que se quieren ejecutar o seguir por cada cliente de la campaña. La acción por lo tanto es definida como una “lista de comprobación”, o sea una lista de elementos asociados a un conversor encendido/apagado. Cada uno de estos elementos puede representar cualquier cosa para el usuario. Es éste mismo quien crea la lista de comprobación y asocia un significado a cada uno de sus elementos. Cuando se crea la acción, todos los elementos de la lista de comprobación están apagados. Después, al interaccionar con el cliente, se encenderán uno o más elementos. Una vez que todos los elementos estén encendidos, la acción se puede considerar como ejecutada y se podrá “cerrar” (también se la puede cerrar en cualquier otro momento, aunque la lista de comprobación no esté completa). Por lo tanto, la acción se identificará siempre y únicamente por las siguientes características:

• campaña: la campaña a la que la acción pertenece;

• cliente: el cliente sobre quien se va a ejecutar;

• lista de comprobación: el conjunto de elementos componentes de la acción que se ejecuta sobre el cliente;

• lista de comprobación completada: el porcentaje de completamiento de la lista de comprobación;

• fecha de creación: la fecha de creación de la acción;

• días pasados: el número d e días pasados desde la fecha en que se creó la acción;

• días restantes (sólo para campañas periódicas): el número de días restantes antes de que se acabe el período definido para la campaña (véase más abajo);

• notas: son los comentarios opcionales asociados a la acción. Las acciones hemos dicho siempre están asociadas a la campaña. Según su estado, por lo tanto, vamos a identificar:

• acciones futuras: son acciones asociadas a campañas cuyo estado es “en preparación”;

• acciones actuales: son acciones asociadas a las campañas cuyo estado es “abierto”;

• acciones “suspendidas”: son acciones asociadas a las campañas cuyo estado es “suspendido”;

• acciones “pasadas”: son acciones asociadas a las campañas cuyo estado es “cerrado”; aún así, como se explicará más tarde, las acciones pasadas están asociadas también a campañas abiertas o suspendidas.


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Las acciones pueden ser creadas de varias formas, pero siempre es necesario distinguir entre acciones futuras, actuales y suspendidas por un lado y pasadas por el otro. Antes de nada, cada vez que se añade un nuevo cliente a una campaña se va a crear una acción (futura, actual o suspendida). Si se va a añadir un grupo de clientes se va a crear un correspectivo grupo de acciones. Sin embargo si el cliente a añadir ya existe en la campaña así como una acción actual (o futura o suspendida) para él, entonces no se va a crear ninguna acción duplicada. Por contra, si el cliente que se añade a la campaña ya ha sido añadido pero tan sólo existen acciones pasadas para él y ninguna actual (o futura o suspendida), entonces sí se va a crear una nueva acción. Se crean también nuevas acciones actuales cuando la campaña es “periódica” mientras se cierren sus acciones actuales (véase más abajo). Por otro lado las acciones pasadas nunca se crean directamente. Siempre se crean cuando se “cierra” una acción actual. Prácticamente, la operación de “cierre” transforma una acción actual en una pasada. Como se aclarará más adelante, las acciones pueden ser modificadas siempre y cuando sean acciones “actuales” y cuando la campaña relacionada esté abierta. Por eso las acciones pasadas no se pueden modificar nunca, y de hecho son acciones actuales congeladas en el momento del cierre. 18.3 La lista de comprobación Cada acción tiene su propia lista de comprobación. En principio en el momento de su creación, todos los elementos de la lista de comprobación están apagados. Luego el usuario los enciende poco a poco mientras va interaccionando con el cliente. Para actualizar la lista de comprobación se necesita modificar la acción y por lo tanto ésta tiene que ser necesariamente “actual”. La definición de la lista de comprobación se mantiene en la campaña como “prototipo”. Cada vez que se crea una nueva acción se va a utilizar la lista de comprobación prototípica para definir la lista de comprobación asociada a la acción. Cada vez que se modifica la lista de comprobación prototípica, todas las acciones tendrán sus propias listas de comprobación por consecuencia modificadas. La lista de comprobación prototípica se puede crear al crear una nueva campaña o bien al modificar una existente. La lista de comprobación prototípica se puede modificar mientras se modifique la campaña. 18.4 Campañas no periódicas Cuando se define una campaña como “no peródica”, se quiere ejecutar sus acciones asociadas tan sólo una vez por cliente a lo largo de toda la campaña.


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Por cada acción se va a seguir la lista de comprobación, se van a encender sus elementos man mano se vaya interaccionando con el cliente. En cualquier momento se puede decidir de “cerrar” la acción, lo que significa parar el trabajo sobre el cliente. Esta situación se traduce en el estado de lista de comprobación completada. Si el cumplimiento está en el 100%, la acción se va a cerrar ya que todo el trabajo ya ha sido ejecutado. Si el cumplimiento es menor del 100%, se va a cerrar la acción porque ya no es posible y/o necesario ejecutar un trabajo adicional. Para poder trabajar sobre las acciones, la campaña tiene que estar en estado de “abierta”, por lo tanto siempre se trabaja con las “acciones actuales”. Una vez que la acción – que es “acción actual”- se cierre, se va a congelar y ya no puede ser modificada. La “acción actual” entonces se hace “acción pasada” y la lista de las acciones actuales asociadas a la campaña se va a restringir a un sólo elemento. Man mano que se cierran las acciones, la lista va menguando hasta vaciarse del todo. Sin embargo, como ya hemos presentado anteriormente, siempre se puede añadir otros clientes a la campaña en cualquier momento. S e pueden añadir también clientes que ya se habían añadido y cuya acción correspondiente ya se ha vuelto “acción pasada”. Cada vez que se añade un nuevo cliente, se crea también una nueva acción, así que en general se puede contemplar una lista de acciones actuales que crece y mengua en el tiempo. 18.5 Campañas periódicas Cuando una campaña se define como “periódica”, el intento es el de ejecutar periódicamente sus acciones asociadas a sus clientes. Por lo tanto es preciso establecer un período de tiempo entre dos ocurrencias de la misma acción. Esto se puede hacer en la creación o modificación de la campaña, ajustándola al parámetro de “periódica”. Con esto se va a activar un control adicional que permite la inserción del período como número de días, de semanas, meses o años. Una vez que se haya definido el período, se puede utilizar la campaña periódica igual que una no periódica. Es decir que todo lo que hemos venido presentando para las campañas no periódicas se puede aplicar también a las campañas “periódicas”. Se podrán entonces añadir clientes a una campaña periódica; se le puede abrir, suspender o bien cerrar; se puede determinar su lista de comprobación prototípica; modificar la lista de comprobación de sus acciones actuales etc. La única diferencia con respecto a la campaña no periódica está en el cierre de sus acciones. Cada vez que una acción de una campaña periódica se cierra (cambiándose a acción pasada), se va a crear una acción nueva. Ésta va a reemplazar la “vieja” como una acción actual. Tal como en la campaña no periódica, también para la periódica se tiene libertad absoluta en cerrar sus acciones actuales en cualquier momento. Pero, ya que existe un período predefinido para la campaña, cada acción llevará


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consigo los días restantes al vencerse del período definido. Con este dato, se va a poder planificar el trabajo diario con los clientes de forma optimal, en cuanto se va a poder trabajar primero con los clientes cuyas acciones están a punto de vencerse y dejar a un lado el trabajo con los clientes de acciones más recientes. En una situación estándar, en el trabajo diario se va a abrir la lista de las acciones actuales, ordenadas por fecha de creación creciente. Así que en la parte alta de la lista se visualizarán todas las acciones cuyo período está a punto de vencerse. En el caso en que hay acciones vencidas, se visualizarán en rojo. Luego se puede decidir si trabajar con una o más acciones interaccionando con sus respectivos clientes y poniendo al día sus listas de comprobación. Después se van a cerrar. Cuando se haya hecho, se van a crear nuevas acciones que tendrán como fecha de creación la fecha actual y por lo tanto se irán a visualizar al final de la lista de las acciones actuales. Mientras tanto, en la parte alta de la lista, las acciones recién cerradas van a desaparecer y las otras acciones que están a punto de vencerse subirán hacia arriba. Por lo tanto podemos decir que la lista de las acciones actuales (ordenadas por fecha de creación creciente) funciona como chivato indicando en cualquier momento qué acciones necesitan ser ejecutadas más rápidamente. De todas formas es el usuario quien toma la decisión final sobre cuáles acciones hay que ejecutar antes. 18.6 Lista de las Acciones Actuales Desde el menú contextual de cada campaña, se puede visualizar la lista de todos los clientes o acciones asociados a la campaña misma. De todos modos, dada la importancia de las acciones “actuales” con respecto a las demás, el menú principal de la aplicación facilita la posibilidad de visualizar la lista completa de las acciones actuales. Esta lista incluye las acciones actuales procedentes de todas las campañas “abiertas” en este momento. Ordenando esta lista por fecha de creación creciente (por defecto) se puede utilizar la lista como chivato global. En la parte alta de la lista se visualizarán todas las acciones más antiguas. En general se tratará de acciones cuyo período está a punto de vencerse o ya está vencido (si proceden de campañas periódicas) y/o todas las acciones cuya vida es muy larga (procedentes de campaña no periódica). Como ya hemos comentado, la decisión final de la secuencia de ejecutar acciones es de todos modos del usuario. 18.7 El compromiso en agenda de la acción Consultando la lista de las Acciones Actuales se puede determinar el plan de trabajo con los clientes y ejecutar las distintas acciones. Para favorecer esto, se puede asociar a cada acción un compromiso concreto en agenda. Para crear el compromiso asociado a la acción actual, abrir su menú contextual y seleccionar “Crear compromiso...”. Si la acción actual viene de una campaña no periódica, el nuevo compromiso será propuesto para la fecha actual y luego se podrá elegir otra fecha y hora.


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Por contra, si la acción actual viene de una campaña periódica, el nuevo compromiso será propuesto para la fecha que resulta de la suma del período de la campaña y la fecha de la creción de la acción misma. Por ejemplo, si la acción actual ha sido creada el 9 de febrero de 2013 y el período definido para la campaña es de 2 meses, entonces el nuevo compromiso se va a poner a fecha 9 de abril de 2013. Esto ayuda en la planificación de los compromisos que estén cerca de la caducidad del período. Así que será posible ejecutar acciones sobre los clientes de una campaña periódica con la misma periodicidad. Aún así siempre se tendrá total libertad de elegir cuando trabajar con el cliente de una acción y cuando actualizar y cerrar esa acción. 18.8 Operaciones y transiciones de estado para las campañas Desde el menú contextual de una campaña se puede ejecutar cierto número de operaciones, que vamos a dettallar aquí mismo:

• Añadir clientes: abre la lista de los clientes donde es posible elegir clientes a añadir a la campaña. Se puede añadir la lista entera o bien limitarla gracias a la aplicación de filtros de visualización, búsqueda textuales o bien la selección de los clientes uno a uno. Una vez elegido, se van a añadir efectivamente los clienes a la campaña con la opción en el menú de lista “aggiungi a la campaña”. Hay que tener en cuenta que la operación de “añadir clientes a la campaña” produce en la práctica nuevas acciones (futuras, actuales o suspendidas) en la campaña.

• Apertura de una campaña: una campaña recién creada siempre está en estado de “en preparación”. Éste permite preparar la campaña en momentos distintos. Se va entonces a crear la lista de comprobación prototípica, se añaden los clientes y luego, cuando sea el momento se va a “abrir” la campaña seleccionando la opción “Abre” en su menú contextual. La apertura de la campaña cambia todas sus acciones “futuras” en “actuales”, permitiendo su visualización en la lista global de las acciones actuales y también la posibilidad de modificarlas y cerrarlas.

• Suspender la campaña: una campaña abierta puede ser suspendida. Cuando se suspende, todas sus acciones actuales se congelan y se esconden (serán así acciones “suspendidas”). Por esto ya no serán visibles en la lista global de las acciones actuales. Aún así, las acciones suspendidas se podrán visualizar desde el menú contextual de la campaña pero no se va a poter ejecutar ninguna operación sobre ellas.

• Retomar una campaña: cuando una campaña es suspendida puede ser retomada gracias a la opción “Retoma” desde su menú contextual. Esta operación devuelve la campaña a su estado de “abierta”. Todas sus acciones vuelven a hacerse “actuales” y visibles en la lsta global de las acciones actuales.


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• Cierre de una campaña: una campaña abierta o suspendida puede cerrarse. Cuando se cierra gracias a la opción “Cerrar” en el menú contextual de la campaña misma, todas las acciones actuales o suspendidas se van a eliminar. De todos modos, si ya existen acciones pasadas asociadas a la campaña, éstas se guardarán.

• Reapertura de una campaña: una campaña cerrada puede volver a abrirse. Esto se hace con la opción “Vuelve a abrir” del menú contextual de la campaña. La operación de reapertura coge la lista de todos los clientes invoilucrados en las acciones pasadas y para cada uno de ellos crea una nueva accion “actual”. Todas las acciones pasadas ya existentes en la campaña se guardan.

• Duplicado de una campaña: cualquier campaña existente en cualquier estado puede ser duplicada gracias a la opción “Duplica” en su menú contextual. Seleccionando esta opción se genera una nueva campaña “en preparación”. Todos los clientes involucrados en las acciones pasadas asociadas a la campaña origen se van a añadir a esta nueva campaña. Si la campaña origen tiene acciones futuras, actuales o suspendidas no se va a añadir ninguno de sus clientes. Todas las características de la campaña origen, incluida la lista de comprobación prototípica, se van a copiar.


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19 REPORTES Un reporte consiste en una elaboración estadística de una cantidad específica que pertenece a una entidad, con un posible filtro definido como parámetro. MyCRM ofrece varios tipos de reporte que pueden ser visualizados seleccionando “Menú Principal => Reportes”. Cada reporte se representa como una vista de tabla donde cada celda tiene una etiqueta que representa un valor en el primer eje (x) del reporte. La celda además enseña un valor principal a la derecha que se corresponde con el valor del reporte en el segundo eje (y1). Además la celda visualiza el número de ocurrencias (y2) de la cantidad en el intervalo representado por la celda misma. Finalmente, el filtro representa el tercer eje (z). Las celdas además tienen dos barras horizontales. La principal de ellas es proporcional al valor principal de la celda, mientras la otra barra es proporcional al número de ocurrencias de la cantidad en el intervalo. Ambas barras tienen la máxima extensión en la celda que contiene el valor máximo calculado en el reporte y la mínima extensión en la celda que contiene el valor mínimo del reporte. La elaboración del reporte incluye todos los registros de la entidad dada, por lo tanto no se aplicará ningún filtro. Si la cantidad objeto del reporte es un valor monetario y si uno o más valores guardados en las líneas leídas son expresados en divisa distinta de la divisa base, y si por estos valores el cambio debe ser actualizado automáticamente a intervalos constantes (tal como definido en Ajustes), la elaboración del reporte se alternará a llamadas al servicio remoto Yahoo Finance para recuperar los cambios actuales necesarios para una conversión correcta.


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20 COMPARTIR DATOS En todas aquellas situaciones en que uno es parte de un grupo de venta y los miembros del grupo utilizan myCRM para su propio trabajo, puede resultar necesario compartir algunos de los datos sin por eso hacer pública la base de datos entera. MyCRM consente compartir los siguientes tipos de datos:

1) un único cliente: compartiendo un único cliente, se van a compartir no sólo todos sus datos internos, como el nombre, las direcciones, los números de teléfono etc., sino todos aquellos registros de datos que pertenecen a otras entidades que estén vinculados directamente con el cliente mismo. Por lo tanto, compartiendo un cliente, se van a compartir también todas sus oportunidades, sus ventas, sus actividades etc. Es decir que al compartir un único cliente con un colaborador, se habilita a éste a seguir el trabajo de uno con dicho cliente precisamente desde el punto de desarrollo alcanzado al momento del compartir. El colaborador entonces recibe todas las informaciones sobre las actividades pasadas, presentes y futuras desarrolladas o a desarrollar sobre el cliente mismo;

- para compartir un único cliente, abrir su vista de detalle y seleccionar “Compartir…” en su menú contextual;

2) una única oportunidad: compartiendo una única oportunidad, se limita la participación de los datos a todos y tan sólo a los datos referentes a dicha oportunidad. Por lo tanto se van a compartir no sólo todos los datos internos de la oportunidad como el objeto, el valor, la empresa principal etc., sino también todos los registros de datos relativos a otras entidades que estén directamente vinculadas a dicha oportunidad, como por ejemplo su cliente involucrado, todas sus actividades, todas las citas/eventos en agenda etc. De todos modos, si hay otras oportunidades y ventas vinculadas al mismo cliente, éstas no se van a compartir y consecuentemente no se van a revelar al colaborador. El colaborador entonces va a recibir tan sólo la información necesaria para trabajar sobre la única oportunidad compartida y no va a tener acceso a otras informaciones referentes el trabajo entero desarrollado sobre el cliente;

- para compartir una única oportunidad, abrir su vista de detalle y seleccionar “Compartir…” en su menú contextual;

3) una única venta: compartiendo una única venta, se limita la participación de los datos a todos y tan sólo aquellos datos referentes dicha venta. Por lo tanto, se van a compartir no sólo todos los datos internos de la venta, como el objeto, el valor, la empresa principal etc., sino todo los registros de datos que pertenecen a otras entidades y que están directamente vinculados a dicha venta, como por ejemplo su cliente vinculado, todas sus actividade, todas las citas /eventos en agenda etc. En todo caso, si existen otras oportunidades y ventas vinculadas al mismo cliente, éstas no van a ser compartidas y consecuentemente no van a ser reveladas al colaborador. El colaborador entonces va a recibir


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tan sólo la información necesaria para trabajar sobre ea única venta compartida y no va a tener acceso a otras informaciones vinculadas a la totalidad del trabajo desarrollado sobre el cliente;

- para compartir una única venta, abrir su vista de detalle y seleccionar “Compartir...” en su menú contextual.

Para activar la función de compartir datos en myCRM se precisa ejecutar las siguientes acciones:

1) insertar la dirección personal de correo electrónico en el menú Ajustes; 2) insertar todos los datos de los colaboradores;

a. Seleccionar “Menú Principal” => “Otras Entidades” => “Colaboradores”. Se va a abrir la lista de todos los colaboradores insertados.

b. Abrir su menú de lista y seleccionar “Crea nuevo colaborador…”. c. En la vista “Nuevo Colaborador” insertar el nombre, la dirección

de correo electrónico (ha de ser una dirección correcta y utilizada), un apodo y otras notas adicionales.

Una vez compartidos los datos, se va a abrir la ventana “Compartir Datos”. En ella se puede seleccionar la lista de los colaboradores que van a recibir los datos. Además se puede elegir también la forma de enviar datos y finalmente insertar un mensaje que los colaboradores van a leer cuando vayan a recibir los datos. MyCRM consente dos formas de envío de datos a colaboradores: por correo electrónico y por Dropbox. Los vamos a ver en detalle. 20.1 Compartir datos por correo electrónico Cuando se comparten los datos por correo electrónico, myCRM extrae los datos a compartir de la base de datos y los pone en un fichero especial. El fichero luego se adjunta a un nuevo correo que sale por defecto con todos los demás datos necesarios, es decir, las direcciones de los destinatarios (o sea las direcciones de correo de los colaboradores), el objeto y el cuerpo de texto con las instrucciones y el mensaje para los destinatarios. Quien recibe los datos compartidos por correo, una vez recibido el correo mismo, tendrá que abrir el fichero adjunto através del menú “abre en myCRM…”. Esta opción lanza myCRM y abre la ventana “Insertar Datos Compartidos”. En esta ventana se puede ver el nombre de los datos que se están recibiendo, el remitente y el mensaje. Luego se puede aceptar los datos en entrada o bien rechazarlos. Si se aceptan, los datos en entrada van a ser guardados en la base de datos y estarán enseguida disponibles para el uso. 20.2 Compartir datos por Dropbox Cuando se comparten datos por Dropbox, myCRM extrae los datos a compartir de la base de datos y los pone en un fichero especial. Luego envía dicho fichero a Dropbox. En Dropbox, por cada colaborador definido, myCRM crea una


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carpeta especial que va a servir de “bandeja de salida” (“outbox”) para el colaborador mismo. Estas carpetas se van a poner al mismo nivel de la carpeta base de Dropbox (es decir, fuera de la carpeta base de myCRM). El nombre de todas estas carpetas de salida sigue la sintaxis:

“myCRM-<dirección de correo del colaborador>” Ej. “[email protected]”. Por lo tanto, en el espacio Dropbox se visualizan tantas carpetas de salidas cuantos colaboradores hayan recibido los datos que se han compartido. Cuando se comparte un dato con más que un colaborador, el fichero creado se va a copiar en todas las carpetas de salida de todos los colaboradores destinatarios. Quien reciba los datos compartidos por Dropbox, tendrá que:

- habilitar su propio myCRM a conectarse a Dropbox, encendiendo el botón Dropbox de los Ajustes e insertar su propia cuenta Dropbox.

- Insertar la dirección de correo electrónico en Ajustes. Ésta se va a utilizar para acceder a la carpeta de entrada;

o Una vez insertada la dirección de correo en Ajustes, myCRM entiende que en el espacio Dropbox del usuario existe una carpeta de entrada (“inbox”) llamada “myCRM-<dirección de correo del usuario>” (por ej. “[email protected]”). Se supone también que los ficheros de datos compartidos entre los compañeros del usuario y el usuario mismo estén todos guardados en dicha carpeta de entrada.

Por lo tanto el usuario como destinatario de datos compartidos tendrá que ejecutar las siguientes acciones para insertar los datos en su base de datos:

- Desde “Menú Principal” => “Insertar” => “Compartir Datos”, se accede a la carpeta de entrada personal en Dropbox. Se va a mostrar la lista de todos los ficheros de datos compartidos presentes en la carpeta de entrada del usuario.

- El usuario selecciona un fichero y se va a abrir la ventana “Insertar Datos Compartidos”.

- En dicha ventana, se puede ver el nombre de los datos que se están recibiendo, quien es el remitente y se puede leer su mensaje.

- Después se podrá tanto aceptar como rechazar los datos en entrada. Si se aceptan, los datos en entrada van a ser guardados en la base de datos y enseguida van a estar disponibles para el uso.

El último paso es comunicar las carpetas de salida de cada colaborador con las carpetas de entrada de todos los demás colaboradores. Hay varias posibilidades:

1) Todos los colaboradores utilizan la misma cuenta Dropbox. De esta forma, las carpetas de salida creadas por cada colaborador serán directamente accesibles por el correspondiente colaborador como carpetas de entrada. Es decir, todas las carpetas serán contemporáneamente tanto entrada como salida.

2) Cada colaborador utiliza su propia cuenta Dropbox. En este caso, las carpetas de salida creadas por cada colaborador no podrán ser accedidas por los demás colaboradores. Cada usuario tendrá que


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enviar de forma autónoma los ficheros de datos que encuentre en cada carpeta de salida al colaborador correspondiente, que a su vez tendrá que insertar los ficheros de datosen su carpeta de entrada. Como se puede fácilmente entender, esta forma anula todas las ventajas del compartir los datos através de Dropbox y por eso es desaconsejada. Se considere entonces como una forma residual a utilizar en casos excepcionales.

3) Cada colaborador utiliza su propia cuenta Dropbox. Aún así, cada uno comparte su carpeta de entrada con todos los demás colaboradores através de las funciones de Dropbox. De esta manera, el usuario va a poner su propia carpeta de entrada de su espacio Dropbox en comunicación con todas las correspondientes carpetas de salida de cada colaborador en su espacio Dropbox. Los ficheros de datos puestos dentro de cualquier carpeta de salida por cualquier remitente entonces serán directamente accesibles por el destinatario através de su carpeta de entrada.

En todos estos casos, después que el destinatario ha insertado los datos compartidos en su propia base de datos o bien los ha rechazado, el fichero de datos compartido se eliminará automáticamente de la carpeta de entrada.


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21 BACKUP Y RESTAURACIÓN DE LA BASE DE DATOS

La base de datos usada por la aplicación myCRM se guarda interamente en el dispositivo. Por consiguiente es fundamental garantizarse la posibilidad de recuperarla en caso de pérdida o rotura del dispositivo mismo o bien en el caso de operaciones erróneas ejecutadas por el utente con los datos. La base de datos se guarda en algunos ficheros que se consideran ficheros de datos normales y corrientes desde el punto de vista del sistema operativo. Por consiguiente, estos ficheros ya tienen todas las posibilidades ofertadas por Apple para el backup y la restauración de los datos de cualquier aplicación. De todos modos, myCRM está dotado también de un sistema de backup y restauración de la base de datos autónomo que permite libertad y flexibilidad máximas. Con este sistema se puede lanzar el backup de la base de datos según el gusto de cada uno, cuando y cuantas veces se quiera, y también se puede guardar donde se quiera. El usuario puede entonces “fotografiar” sus datos en diferentes momentos y restaurar en cualquier momento cualquier estado fotografiado. La operación de backup consiste en generar un fichero concreto que el usuario luego tendrá que guardar en un lugar seguro. La operación de restauración en cambio es exactamente el proceso contrario, es decir recuperar un fichero de backup desde la ubicación segura en donde se había guardado y volver a darlo a la aplicación, que, leyéndolo, podrá reconstruir la base de datos con los datos presentes en el momento del lanzamiento del backup mismo. La operación de restauración entonces elimina definitivamente e irreversiblemente todos los datos de la base de datos presentes en el momento del comienzo de la operación misma y los sostituye con los del fichero de backup. Desde el menú “Utilidades” => “Backup de la base de datos” se puede acceder a la opción con que el usuario puede lanzar el backup, mientras desde el menú “Utilidades” => “Restauración de la base de datos” se puede acceder a la sección en que el usuario lanza la restauración de la base de datos. Ambas secciones tienen arriba una barra de selección en donde el usuario elige el destino/procedencia del fichero de backup. Hay tres posibilidades por cada una, “iTunes”, “Dropbox” y “Google Docs”, mientras una cuarta, el “Resetear”, sólo existe para la restauración. Las vamos a explicar en detalle. 21.1 iTunes Seleccionando “iTunes” como destino del backup, se le manda a myCRM dejar el fichero generado durante la operación de backup en la carpeta compartida de la aplicación. Entrando en ella, el usuario puede coger el fichero de backup, llevarlo a su propio ordenador/mac y aquí mismo guardarlo en el lugar que considere más oportuno. Los ficheros de backup se generan y guardan son el siguiente nombre:


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mycrm.db.<año>-<mes>-<día>_h<hora>.<minutos>.bkp

donde <año>-<mes>-<día>_h<hora>.<minutos> representa la fecha y hora en que se ha generado el fichero de backup. Por ejemplo:

mycrm.db.2011-09-01_h15.30.bkp Para ejecutar la restauración se tiene que seguir el procedimiento al revés, es decir, se coge el fichero de backup desde el ordenador/mac y se carga en la carpeta compartida de la aplicación. Luego se abre la sección de restauración de myCRM (menú “Utilidades” => “Restauración de la base de datos”) y se elige “iTunes” en la barra de selección en alto. Finalmente se selecciona el pequeño botón de revelación a la derecha del texto “elige el fichero de backup” y se abre automáticamente una lista de todos los ficheros de backup presentes en la carpeta compartida. Aquí el usuario elige el fichero oportuno y luego lanzará su restauración con el botón “ejecuta la restauración de la base de datos”. En el cuadro de abajo llamado “consola” la aplicación comunica el éxito de todas las fases de la restauración. En caso de error, se restaura la base de datos original. Hay que considerar que la lista de ficheros de backup presentes en la carpeta compartida de myCRM se puede visualizar aplicando el filtro “*.bkp” a todos los ficheros contenidos en dicha carpeta. El usuario puede entonces renonbrar con toda libertad los ficheros de backup y dejarlos en la carpeta compartida con sus nuevos nombres, siempre y cuando se guarden con extensión “.bkp”. 21.2 Dropbox Seleccionando “Dropbox” como destino de di backup, se pemite a myCRM de almacenar el fichero generado por el backup en el espacio remoto de Dropbox, en la carpeta “Backup” (que a su vez se halla dentro de la carpeta basede “myCRM”). Para poder hacer esto, es preciso tener una cuenta Dropbox activa e impostada através de los Ajustes de myCRM, además de una conexión Internet. Hay que tener en cuenta que, seleccionando “Dropbox”, se elige un espacio remoto accesible sólo con conexión Internet. Por lo tanto es necesario que en este paso la conexión Internet del dispositivo siempre esté activa y en función. Los ficheros de backup se guardan en Dropbox según la misma lógica de nombres utilizada en el caso de iTunes y se recuperan desde Dropbox aplicando el mismo filtro “*.bkp”, como en el caso de iTunes. Las operaciones de backup y restauración en el caso de Dropbox son exactamente iguales a las de iTunes. La única diferencia está en que no hace falta mover los ficheros de backup a un lugar seguro ya que la carpeta “backup” de Dropbox es ya de por sí un lugar seguro donde almacenar ficheros de backup.


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21.3 Restauración La operación de restauración, tanto desde iTunes como desde Dropbox elimina completamente y de forma irreversible todos los datos actualmente grabados en la base de datos y los sostituye con los del backup. En el campo consola se puede seguir el desarrollo de la operación y ver su éxito final. En el caso en que algo falle, se va a restaurar la base de datos antigua sin perder ningún dato. 21.4 Resetear Desde la sección de la restauración de la base de datos se puede también elegir una cuarta opción en la barra en alto: “Resetear”. Ésta permite ejecutar el reseteo total de la base de datos. Lanzando dicha operación se lleva la base de datos a su estado inicial, tal como estaba en el momento de la instalación de la aplicación. Obviamente esto conlleva la pérdida definitiva de todos los datos que están en la base de datos. El reseteo elimina también todas las preferencias y los ajustes de la aplicación. Para resetear la base de datos no se requiere la existencia de ficheros en la carpeta compartida de la aplicación ni una cuenta en Google Docs o Dropbox, ni tampoco la conexión internet. 21.5 Traslado de la base de datos a otro dispositivo La operación de backup/restauración de la base de datos ejecutada por myCRM permite también el traslado de la base de datos a otro dispositivo, sea iPhone o bien iPad. Es posible de hecho ejecutar el backup de la base de datos desde myCRM en un iPhone y luego importarlo en myCRM en un iPad. Es necesario que la versión de myCRM con que se ejecute la restauración sea mayor o igual a la con que se ha ejecutado el backup. Cuando el dispositivo en que se ejecuta la restauración (el de “destino”) es diferente del dispositivo en que se ha ejecutado el backup (el de “salida”), el nivel de licencia no se transfiere. Por consiguiente en el dispositivo de destino hay que restaurar aparte el nivel de licencia. Existen dos posibilidades:

1) El tipo de dispositivo es el mismo, o sea ambos dispositivos de salida y de destino son iPhone o iPad. En este caso, la restauración de la licencia en el dispositivo de destino es gratuita (véase el capítulo “Gestión Licencias”).

2) El tipo de dispositivo es diferente, es decir, el dispositivo de salida es un iPhone y el de destino un iPad o viceversa. En este caso, en el dispositivo de destino hay que adquirir un nuevo nivel de licencia que puede ser distinto al que hay en el dispositivo de salida.

En ambos casos todos los datos quedan disponibles en el dispositivo “destino” para una consulta de lectura, incluso se pueden editar y cancelar, pero no si se quiere añadir más registros que superen el décimo (nivel base GRATIS10REC) será preciso adquirir o restaurar un nivel de licencia superior.


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21.6 Backup & restauración de documentos En todos los casos de backup & restauración, es decir iTunes, Dropbox y Google Docs, el fichero de backup generado no va a contener nunca los ficheros físicos asociados a los documentos. Esto se debe a que:

- el número y/o el tamaño de los ficheros físicos podrían ser muy grandes y esto conllevaría la creación de ficheros de backup tan grandes como para no poderse gestionar.

- Todos los ficheros físicos provienen de origen externa, como Dropbox o el mismo PC/Mac. Por lo tanto éstos ya han pasado el “backup” (o deberían haberlo pasado). Además todos los objetos presentes en la galería de imágenes del dispositivo han pasado también el backup (o deberían) a través del procedimiento estándar de backup ofrecido por iTunes.

Por lo tanto el sistema de backup y restauración de myCRM no considera los ficheros físicos asociados a los documentos. La responsabilidad de hacer backup y restaurar los ficheros físicos es competencia del usuario. En todo caso, para reducir al mínimo los problemas para el usuario, cuando la aplicación termina la restauración de un fichero de backup, todos los ficheros físiscos precedentemente guardados en la memoria interna de la aplicación no se eliminan enseguida. La aplicación de hecho seguirá las siguientes pautas:

1) Todos los ficheros que vienen de Dropbox se eliminan enseguida porque son simplemente copias del fichero original que sigue estando en Dropbox;

2) Todos los ficheros locales que vienen de iTunes se verifican uno a uno y si en la nueva base de datos recién restaurado existen registros de documentos que se refieren a ellos, dichos ficheros se dejan donde están;

3) Todos aquellos ficheros locales que ya no resultan relacionados a registros de documentos en la nueva base de datos recién restaurada se llamarán “ficheros huérfanos” y se van a mover a la carpeta compartida de myCRM para que el usuario pueda guardarlos en un lugar seguro a través de iTunes.

Por lo tanto, en general, después de ejecutar la restauración de un fichero de backup, al abrir la lista de documentos, se encontrarán uno o más documentos visualizados en rojo (es decir, faltantes). Si esto se verifica, hay que restaurar manualmente todos los ficheros faltantes como se describe aquí seguido:

- Para restaurar un fichero faltante que esté vinculado a Dropbox, bastará con utilizarlo mostrándolo o bien adjuntándolo a un correo. Esto va a lanzar automáticamente la descarga de ficheros desde Dropbox;

- Para restaurar un fichero faltante que esté vinculado a un fichero local, es necesario:

o Cargar una copia del fichero original en la carpeta comartida de myCRM cogiéndola del PC/Mac;

o Luego hay que entrar en modificar documento; o seleccionar de nuevo iTunes; o seleccionar el botón de revelación a la derecha del campo del

nombre del fichero; o elegir de nuevo el fichero físico;


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o guardar el registro. Esto va a mover el fichero desde la carpeta compartida a la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.

- Para restaurar un vínculo faltante con un objeto de la galería de imágenes, es necesario cargar dicho objeto sincronizando iTunes , modificando el documento correspondiente y finalmente seleccionando de nuevo el objeto desde la galería de imágenes a su nueva posición.


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22 EXPORTACIÓN DATOS La exportación de datos consiste en crear ficheros que contengan listas de registros de la entidad a exportar. Los registros pueden estar tanto en un formato leíble como en el formato CSV (Comma Separated Values), siendo éste un formato de cambio muy común que permite importar datos a otros software como por ejemplo Microsoft Excel. Las entidades que se pueden exportar son las siguientes:

• Clientes

• Oportunidades

• Ventas

• Actividades

• Compromisos y eventos (en agenda o en el historial del cliente)

• Áreas

• Direcciones con área (es decir todas las asociaciones “directas” de direcciones a áreas)

• Empresas principales

Además del formato, el usuario puede elegir también la codificación con que se va a generar el fichero. Están disponibles las siguientes codificaciones:

• Unicode (UTF8): es la universal, normalmente reconocida por todos los programas más modernos tanto en ordenador que en Mac;

• Macintosh: (MacRoman): es la codificación clásica usada en ambiente Mac. Consente la correcta lectura de los ficheros con cualquier programa en sistema Mac;

• PC (ISO Latin 1): es la codificación clásica usada en ambiente PC. Consente la correcta lectura de los ficheros con cualquier programa en sistema PC;

Se accede a la exportación de datos tanto en el menú “Utlildades” como a través del menú contextual de cada una de las entidades mencionadas (sólo para las principales). La vista muestra en la barra superior tres opciones, que representan los tres posibles destinos de los ficheros generados: Éstos son:

- iTunes: el fichero creado se guarda en la carpeta compartida de myCRM;

- Correo Electrónico: el fichero creado se adjunta a un nuevo correo para ser enviado a quien se desee.

- Dropbox: el fichero creado se envía a Dropbox y se pone en la carpeta “Export”, que está a su vez dentro la carpeta base “myCRM”.


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23 IMPORTACIÓN CLIENTES MyCRM consente importar listas de clientes desde fuentes externas. A día de hoy hay cuatro fuentes disponibles:

- iTunes: representa la carpeta compartida de myCRM a partir de ésta se puede importar el fichero CSV;

- Dropbox: representa la carpeta remota “Import” de Dropbox; a partir de ésta se puede importar el fichero CSV,

- Google Docs: representa el espacio remoto de Google Docs; a partir de ésta se puede importar el fichero de tipo hoja de cálculo;

- Contactos: representa la aplicación Contactos del dispositivo; a partir de ésta se puede importar los registros de la agenda del dispositivo.

En todos los casos se puede elegir si aplicar o no el control de los duplicados. Este control sirve para determinar a la hora de la importación de un nombre si este último existe ya en la lista de clientes. Si existe, se puede elegir entre ignorar el nombre que se está importando, dejando inalterado el existente, y agregar los datos asociados al nuevo nombre a los que ya existen. Hay que tener en cuenta que el control de duplicados y la operación de agregación son operaciones que ralentizan el proceso de importación. Por lo tanto es aconsejable desactivar dichas funciones siempre y cuando se sepa por cierto que los nombres que se van a importar no tienen duplicados con los existentes. Cuando se encuentran dos registros duplicados y se ha seleccionado la opción “añadir”, se van a aplicar las siguientes reglas:

- Para todos los campos multi-valor, se verifican todas las parejas “etiqueta-valor”. Si el registro duplicado tiene una nueva pareja “etiqueta-valor”, ésta se va a añadir al registro original. Si el registro duplicado tiene una pareja con la misma etiqueta, su valor se va a sostituir al valor actual en el registro original.

- Para los campos notas, el texto contenido en el registro duplicado se antepone al texto contenido en el campo notas del registro original, pero tan sólo en el caso en que el texto no esté ya en el registro original.

- Los tags asociados al registro duplicado se ignoran; En todos los casos, habrá que tener en cuenta que la importación de clientes es una operación que puede conllevar profundos cambios en la lista clientes y no es reversible. Se aconseja por lo tanto de EJECUTAR UN BACKUP DE LA BASE DE DATOS ANTES DE LANZAR UNA IMPORTACIÓN DE CLIENTES. 23.1 Importación desde iTunes o Dropbox Cuando se seleccionan iTunes o bien Dropbox como origen de importación, se puede importar el fichero en formato CSV. Los ficheros CSV que se pueden importar tienen el mismo formato que los ficheros CSV generados en la exportación de clientes. Dicho de otra forma, una


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lista de clientes exportada a un fichero CSV se puede volver a importar utilizando el mismo fichero. El nombre de los ficheros CSV que se pueden importar puede ser cualquiera, puesto que su extensión siempre sea “.csv”. Pulsando el botón de revelación a la derecha del campo del nombre del fichero, se visualiza la lista de todos los ficheros CSV presentes en la fuente de importación seleccionada. Una vez seleccionado uno de ellos, hay que impostar la codificación y el delimitador utilizado por el ficheros. 23.2 Importación desde Google Docs Cuando se selecciona Google Docs come fuente de importación, se pueden importar hojas de cálculos de Google Docs. El nombre del documento puede ser cualquiera. Habrá que elegir primero el nombre de la hoja de cálculo, luego el nombre de la hoja interna de trabajo que contiene los datos a importar. 23.3 Formato de importación Independientemente de que el fichero que se puede importar sea un fichero CSV (normalmente se crea antes una hoja de cálculoy luego se guarda con formato CSV) o bien una hoja de cálculo Google Docs, el nombre de las columnas y su formato tienen que seguir las mismas reglas. Las reglas generales son:

• la línea 1 tiene que tener los nombres de las columnas: “nombre”,”códigos”, “empresa”,”direcciones”, “teléfonos”, “faxes”, “correos electrónicos”, “tags”, “notas”;

• la columna "nombre" tiene que existir siempre, las demás son opcionales;

• el orden de las columnas es libre: entre ellas pueden existir columnas vacías y/o de otro tipo que no se van a importar;

• a partir de la línea 2 se tienen que encontrar las líneas de los datos;

• las líneas de datos tienen que ser continuas. La primera línea que se encuentre vacía va a interrumpir la importación;

• los datos de la columna “nombre” son obligatorios, los demás opcionales;

• las columnas "códigos", "teléfonos", "faxes", "correo electrónico" son columnas multi-valor. Pueden contener datos en formato simple o bien en secuencia de una o más parejas "etiqueta/valor";

o una secuencia " etiqueta /valor" consta de: < etiqueta -1>;<valor-1>|< etiqueta -2>;<valor-2>|...|<etiqueta-n>;<valor-n>;

o por ejemplo en el caso en que se quieran importar más números de teléfono se puede insertar una expresión del tipo: "móvil;328123456|oficina;0698765|casa;0256789"


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Vamos a tratar más detenidamente la columna “direcciones”. En ella se puede insertar una secuencia de uno o más elementos separados por el carácter “|” (pipe). Cada uno de estos elementos puede constar de uno, dos o tres sub-elementos separados por el carácter “;” (punto y coma). Los varios casos que se pueden dar:

• un único sub-elemento: en este caso sería la dirección: o ej.: “Viale Mazzini, Roma”

• dos sub-elementos: en este caso generalmente el primero es el tipo y el segundo la dirección

o ej.: “Sede; Viale Mazzini, Roma”

• … pero si el segundo elemento contiene el prefijo “área:”, entonces el primer sub-elemento representa la dirección y el segundo el área asociada a la dirección (sin prefijo).

o Ej.: “Viale Mazzini, Roma; área: Prati”

• tres sub-elementos: en este caso, il primero representa el tipo, el segundo la dirección y el tercero el área. En este caso no hay posibilidad de malinterpretación, así que se puede omitir el prefijo.

o Ej: “Sede; Viale Mazzini, Roma; área: Prati” o O bien : “Sede; Viale Mazzini, Roma; Prati”

Finalmente existe una columna “tags” que contiene la lista de los tags a asociar al cliente. Los tags pueden estar separados por uno cualquiera de los carácteres separadores: punto y coma (";"), coma (","), pipe ("|"). El espacio (“ “) no se considera un carácter separador, por lo tanto los tags importables pueden ser formados por más palabras separadas, de hecho, por espacio. En la definición de los tags no se hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas, por lo que, por ejemplo, el tag “myCRM” se considera idéntico al tag “myCRM”. En caso de que haya clientes que tienen valores no nulos en la columna “empresa”, la hoja de cálculo tiene que tener también líneas con estos valores. Por ejemplo si el cliente Giuseppe Mazzini tiene en la columna empresa el valor “ITALIA spa”, la hoja de cálculo también tiene que tener una línea para el cliente igual a “ITALIA spa”. La posición en la hoja de cálculos de las líneas que representan empresas puede ser cualquiera pero se tiene que respetar la riguiente regla:

• Si la línea que representa una empresa precede uno o más líneas clientes a ella vinculados, también el nombre de la empresa tiene que ser incluido tanto en la columna nombre como en la columna “empresa”.

• si la línea que representa una empresa sigue todas las líneas que contienen clientes vinculados a dicha empresa, el nombre de la empresa misma tiene que estar incluido tan sólo en la columna “nombre” y la columna “empresa” tiene que quedarse vacía.

para ver un ejemplo de hojade cálculo pincha aquí:


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https://docs.google.com/spreadsheet/pub?key=0Ar1smMmFx854dHVSekd1bjUwU0xnUDE2cWdnTExmZnc&output=html 23.4 Importación desde Contactos En el caso de importación de clientes desde la lista de contactos, se puede ejecutar tanto una importación de la lista entera cuanto elegir los contactos a importar y los que no. Además se da la posibilidad de elegir el formato en que importar los contactos: vamos a verlo en detalle. El primer botón de elección en la vista permite elegir que importar. Por defecto se selecciona la opción “importa todos los contactos”. De todas formas se puede modificar con el botón de revelación que está a la derecha: con éste, se va a cargar la lista entera de contactos del dispositivo. Por defecto salen seleccionados todos los elementos. Luego es posible cambiar la selección como se considere mejor seleccionando los elementos singularmente o bien usando el botón en alto a la derecha. Con éste se puede seleccionar de golpe (“selecciona todos”) o deseleccionar (“deselecciona todos”) todos los elementos de la lista. Una vez que se haya decidido que importar, hay que elegir el como usando el segundo botón de selección que se llama “formato”. Existen las siguientes opciones:

1. apellidos nombre [+empresa] 2. nombre apellidos [+empresa] 3. empresa – apellidos nombre 4. empresa – nombre apellidos 5. apellidos nombre – empresa 6. nombre apellidos – empresa

Las primeras dos opciones permiten crear un cliente del tipo “contacto simple” para el contacto del dispositivo y, eventualmente, un cliente del tipo “empresa” si el cliente del dispositivo presenta el campo “empresa” no vacío. Por ejemplo pongamos el caso de dos contactos en el dispositivo. El primero:

• nombre: Steve

• apellidos: Jobs

• empresa: Apple El segundo:

• nombre: Bill

• apellido: Gates

• empresa: Importando según la primera opción de formato, se van a crear en myCRM tres clientes: el primero un cliente del tipo “empresa” con nombre “Apple”; el segundo un cliente del tipo “contacto simple” con nombre “Jobs Steve” y con un vínculo de “empresa de procedencia” con “Apple”; el tercero será un cliente de tipo “contacto simple”, con nombre “Gates Bill” y ningún vínculo de “empresa de procedencia”. Entonces las opciones 1 y 2 actúan de la misma forma, aunque la primera guarda los nombre de los clientes como “apellidos nombre”, mientras la segunda como “nombre apellidos”.


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Por contra todas las demás opciones no crean ningún cliente del tipo “empresa” sino registran el nombre de la empresa dentro del nombre del cliente de myCRM. Por ejemplo, importando los dos contactos del ejemplo anterior según la opción 4, se van a crear en myCRM sólo dos clientes, ambos del tipo “contacto simple”, y ambos sin ningún vínculo “empresa de procedencia” y con los siguientes nombres:

• “Apple – Steve Jobs”

• “Bill Gates” 23.5 Importaciones adicionales posteriores desde contactos Normalmente la primera vez que se importa la agenda del dispositivo, se importan todos los contactos guardados en ella. De todos modos, posteriormenteel usuario puede haber añadido otros contactos a la agenda y puede querer importar tan sólo los nuevos. Para eso, es suficiente lanzar la importación total de la agenda del dispositivo activando la opción “verefica duplicados”. Con esta opción se tendrá el efecto de mantener iguales (o actualizados, si se selecciona la opción “agregar duplicados”) todos los contactos anteriormente importados y de importar tan sólo los nuevos añadidos recientemente en la agenda del dispositivo.


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24 GESTIÓN DE LA NUBE La gestión de la nube es una función que permite a distintas entidades de myCRM, ejecutadas en distintos dispositivos y referidas a distintos usuarios, trabajar en la misma base de datos compartida. Una vez activada dicha función se podrá:

- utilizar myCRM con todos los dipositivos propios manteniéndolos todos constantemente sincronizados;

- utilizar myCRM en grupo con más personas, las cuales tienen un dispositivo cada una en donde haya una copia de myCRM y que tienen cada una acceso de lectura y escriptura a la misma base de datos compartida;

- utilizar myCRM a solas con un único dispositivo, aun así teniendo la posibilidad de ejecutar backup frecuentes de los datos de forma simple y rápida y también la posibilidad de anular las últimas modificaciones aplicadas;

24.1 Requisitos La Gestión de la Nube se basa en Dropbox. Por lo tanto, para que se pueda utilizar se precisa una cuenta Dropbox activa. Además, puesto que todas las acciones de gestión de la nube interaccionan con Dropbox, es preciso también tener una conexión Internet activa cuando éstas vienen ejecutadas. De todos modos, entre una acción de gestión de la nube y la siguiente, se puede mantenerse desconectados sin problema alguno. 24.2 Principio de funcionamiento MyCRM es un sistema CRM personal y por lo tanto no existe un sistema centralizado para conectarse. En un trabajo estándar, la base de datos está completamente guardada en la memoria interna del dispositivo. Para tener la gestión de la nube y permitir a muchos dispositivos trabajar sobre la misma base de datos, es preciso utilizar un sistema externo di memoria, es decir Dropbox, como apoyo centralizado. La forma de trabajar de la gestión de la nube es la siguiente, resumida en sus puntos esenciales:

- la base de datos compartida se mantiene constantemente en Dropbox;

- todos los dispositivos que participan a la nube tienen una copia en local de la nube misma;

- cada vez que un dispositivo necesita escribir o modificar algún dato en la base de datos, tendrá que adquirir un permiso exclusivo de escritura para evitar que los demás dispositivos hagan lo mismo contemporáneamente;


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- durante el período de bloqueo exclusivo de la base de datos por parte de un dispositivo, todos los demás dispositivos no pueden escribir en la base de datos pero sí podrán seguir accediendo en modo lectura;

- cuando el dispositivo que está escribiendo en la base de datos acaba, tiene que dejar la nueva versión de la base de datos en Dropbox y quitar el bloqueo;

- todos los demás dispositivos pueden ahora actualizar su copia local de la base de datos sostituyéndola con la más reciente.

Como se puede fácilmente imaginar, esta forma de trabajo está basada en la colaboración entre dispositivos que participantes a la nube. Si estos dispositivos pertenecen todos al mismo usuario, la colaboración se alcanza fácilmente. Por contra, si los dispositivos pertenecen a distintos usuarios, la colabroación ha de ser pactada y aplicada por todo el mundo. 24.3 Límites de la gestión de la nube La gestión de la nube permite a muchos usuarios acceder a la misma base de datos, sin embargo todos ellos no pueden ser “concursantes” sino “colaboradores”. La gestión de la nube se basa totalmente en la colaboración entre usuarios. Si un usuario no se comporta de forma colaborativa, todos los demás podrían verse afectados negativamente en su trabajo. La gestión de la nube no preve la existencia de un “super-usuario”, es decir de un usuario con funciones administrativas. Todos los usuarios son iguales. Todos pueden leer y escribir en la base de datos compartida como si cada uno de ellos fuera propietario. Otro límite de la gestión de la nube es el número de usuarios que puedan acceder a la base de datos. De hecho, mientras el número de usuarios que leen de la base de datos, actualizando su copia local con la nueva versión encontrada en Dropbox, podría ser teóricamente hasta muy elevado, no se puede decir lo mismo para los usuarios que quieren modificar la base de datos. De hecho para editar la base de datos compartida el usuario tiene que adquirir un bloqueo exclusivo a aplicar a la base misma para evitar que otros usuarios hagan lo mismo al mismo tiempo. Por lo tanto el número de cambios de la base de datos compartida nunca será elevado, dado que cada cambio no dura menos de algunos minutos, si el usuario es “muy” colaborador y adquiere el bloqueo, hace sus modificaciones y levanta inmediatamente el bloqueo. Por lo tanto, cuanto más incrementa el número de usuarios que intentan escribir en la base de datos al mismo tiempo, tanto más larga será la espera para poder adquirir el bloqueo. Finalmente, hay que considerar también que hay un límite en las dimensiones de la base de datos. Este límite está estrictamente relacionado con el sistema externo utilizado para guardar datos, o sea Dropbox. El límite actual es 150MB. De todos modos, hay que considerar que dicho límite es sólo teórico ya que el tamaño de una base de datos myCRM, aunque con miles de registros, normalmente es más pequeño que el límite.


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24.4 Habilitación/deshabilitación de la gestión de la nube Hay que habilitar la gestión de la nube en todos los dispositivos con que se quiere compartir la misma base de datos. Es preciso habilitar Dropbox en cada dispositivo antes de habilitar la gestión de la nube. La cuenta Dropbox utilizada tendrá que ser la misma para todos los dispositivos. Ambas habilitaciones, de Dropbox y de la Gestión de la Nube, se ejecutan desde los Ajustes de myCRM. Nada más encendido el botón de gestión de la nube, myCRM se va a conectar a Dropbox y verifica si es posible adquirir el bloqueo sobre la base de datos. Esta operación llamada “adquisición” y se describirá más adelante en detalle. Si el bloqueo no puede ser adquirido, no se podrá “entrar” en la nube y habrá que volver a habilitarla más tarde. Si e cambio el bloqueo se ha adquirido, la aplicación pide insertar datos del usuario que va a utilizar el dispositivo. Estos datos tienen una única finalidad: permitir a los otros usuarios que participan a la nube identificar al usuario para poder contactar con él en caso de problemas. Por lo tanto se deberían insertar todas las informaciones útiles para contactar con el usuario en cualquier momento: su nombre y apellido, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquiera información adicional. Una vez insertada la información del usuario, se puede empezar a trabajar con la base de datos. Como hablado, todos los dispositivos que quieren participar a la nube han de activar la gestión de la nube. Las habilitaciones se pueden ejecutar en cualquier orden. Sin embargo es extremadamente importante elegir correctamente la primera de ellas. De hecho al principio no hay ninguna base de datos compartida en la nube (es decir en Dropbox). Por eso la base de datos del primer dispositivo que entra en la nube se va a transpasar a la nube misma. Todos los datos que él contiene se guardarán y compartirán entonces con todos los dispositivos que seguidamente van a entrar en la nube. Para todo los demás dispositivos pasará lo contrario: después de la habilitación, su base de datos local se va a sostituir con la base de datos compartida presente en la nube (la llamada “base de datos de la nube”). Por lo tanto para todos, ninguno de los datos locales iniciales se va a enviar a la nube y después de la habilitación de la gestión de la nube, todo los datos se perderán. Los nuevos dispositivos se pueden añadir a la nube en cualquier momento, y cualquier dispositivo puede dejar la nube en cualquier momento. Para dejar la nube, es suficiente apagar el botón de la gestión de la nube. Sin embargo esto es posible sólo si la base de datos de la nube no está bloqueada por nadie. Después de haber dejado la nube, la base de datos se desconecta de la de la nube y la aplicación seguirá trabajando como siempre con la base de datos local.


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24.5 El Menú Nube Inmediatamente después de habilitar la gestión de la nube, aparece el “menú nube”. En la versión iPad de myCRM, el menú se puede abrir pulsando el botón “Menú Nube” que aparece a la derecha del botón “Menú Principal”, mientras que en la versión iPhone habrá que pulsar el pequeño icono con forma de nube que se halla en bajo a la derecha de la pantalla. El menú nube tiene dos objetivos:

- verificar el estado de la nube

- ejecutar las varias acciones sobre la nube Nada más abrir el menú, éste empieza inmediatamente a verificar la nube para recoger las siguientes informaciones:

- Estado de la base de datos local: cuando el dispositivo mismo está en la nube, la base de datos local puede ser editada sólamente si el dispositivo mismo ha adquirido el bloqueo de la base de datos de la nube (es decir, ha ejecutado una acción de “adquisición” como se describirá más abajo). Los posibles estados son los siguientes:

o Sólo lectura (bloqueado) – color Rojo: la base de datos local no puede ser editada ya que la base de datos de la nube no ha sido adquirida (y por lo tanto ningún bloqueo sobre la base de datos ha sido adquirido). Si se intenta insertar de nuevo un registro o bien modificar o anular registro existente, saldrá un mensaje de error y la operación se cancela.

o Editable - color Verde: la base de datos local se puede editar ya que se ha adquirido con éxito el bloqueo de la nube (por lo tanto ningún otro usuario puede adquirir el bloqueo). Ya se puede ejecutar cualquier modificación en los datos locales;

o Editable localmente – color Amarillo: se puede editar la base de datos. Sin embargo no se ha adquirido nada (por lo danto no ha sido adquirido algún bloqueo de la base de datos de la nube). La base de datos local ha sido forzada para ser editabile con una operación de “despbloqueo” (véase más abajo), pero es una situación de riesgo ya que todas las modificaciones de la base de datos local se podrían perder si la operación siguiente de “prueba de descarga” (véase más abajo) falla.

- Estado de la base de datos en la nube: indica si la base de datos de la nube ha sido adquirida o no (es decir, si existe un bloqueo de la nube o no). Si la base de datos de la nube ha sido adquirida, se informa también de quién ha hecho la adquisición.

- Estado de la sincronización: compara la versión de la base de datos local con la de la nube. Si las dos versiones son iguales, informa de que la base de datos local está actualizada. Esto significa que todos los datos presentes en la base de datos local son exactamente idénticos a los presentes en la base de datos de la nube. Por otro lado, informa si es necesario actualizar la base de datos local con la versión más reciente presente en la nube (situación representada por un icono de una flecha en salida de una nube) o bien si es necesario enviar la propia copia de la


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base de datos a la nube (situación representada por un icono con una flecha entrando en una nube).

Todas las informaciones anteriores se visualizan en la parte alta del menú de la nube. En la parte baja se muestran las acciones posibles que el usuario puede lanzar dependiendo del estado en que se encuentra la base de datos local. Ésta es la lista entera de las posibles acciones:

- Adquirir la BBDD desde la nube: esta opción intenta adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube. Si lo consigue, compara también la versión de la base de datos local con la de la base de datos de la nube. Si resulta que la bbdd de la nube es más reciente de la local, la acción sigue descargando y sobreescribiendo la bbdd local (si es preciso, también se sincroniza el del calendario). Una vez acabada la acción, la bbdd local se hace “editable” permitiendo al usuario la posibilidad de añadir datos. Por contra, si la acción no termina de adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube, se abrirá el panel “Usuario Nube” que visualiza el detalle de las informaciones sobre el usuario que tiene adquirida la bbdd de la nube. Si se considera que dicho usuario lleva adquirida la bbdd desde hace mucho tiempo, se puede intentar contactar con él a través de los medios tradicionales (teléfono, email u otros) según las informaciones visualizadas en el panel mismo. Ésta es una situación típica en que hay un conflicto entre usuarios donde se ve lo importante que es la colaboración entre usuarios.

- Deja la BBDD en la nube: esta acción verifica al principio que la base de datos de la nube ha sido efectivamente adquirida por el dispositivo. De ser así, envía a la nube la copia local de la bbdd. Una vez en la nube, esta copia va a sostituir la base de datos existente así siendo la nueva base de datos de la nube. Después de este cambio, el bloqueo sobre la bbdd de la nube se va a eliminar, así que todos los demás usuarios podrán leer la nueva versión de la bbdd de la nube. Finalmente, una vez acabada la acción, se vuelve a bloquear la misma base de datos para que no se pueda modificar.

- Actualiza la BBDD local: con esta acción se puede actualizar la base de datos local con la versión más reciente de la base de datos de la nube sin por eso bloquearla, es decir permitiendo a los demás usuarios de seguir modificando la base de datos de la nube. Esto es útil cuando otros usuarios insertan modificaciones a la base de datos de la nube y se quiere incorporar tan sólo esas modificaciones sin tener que modificare los datos de la base entera (si necesario, se va a lanzar también una sincronización del calendario). La base de datos local sigue quedando bloqueada (sólo lectura).

- Elimina adquisición: esta acción permite interrumpir todos los cambios insertados desde la última adquisición. Al ejecutar esta acción se va a descargar de nuevo la versión actual de la base de datos de la nube que se va a sobreescribir a la base de datos local (si necesario, se va a lanzar también una sincronización del calendario). La base de datos local vuelve a estar bloqueada (sólo lectura).


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- Desbloquea la base de datos local: esta acción permite desbloquear la base de datos local sin adquirir el bloqueo sobre la bbdd de la nube. Esto es útil cuando por ejemplo no hay conexión a Internet y se necesita urgentemente añadir daos a la base de datos. De todos modos esta acción se ha de utilizar con cuidado ya que las modificaciones podrían perderse si otros usuarios están editando la base de datos de la nube contemporáneamente. Por lo tanto, si se ejecuta esta acción se tendría que ejecutar cuanto antes la siguiente acción “Intenta la descarga” o bien informar a todos los demás usuarios que están en un estado de riesgo y pedirles que no ejecuten operaciones de “adquisición”/”descarga” mientras tanto. Ésta es otra situación en que la colaboración entre usuarios es muy necesaria.

- Intenta la descarga: esta acción se puede ejecutar sólo cuando se haya desbloqueado la base de datos local. Compara la versión de la base de datos local con la de la nube. Si son iguales, se intenta adquirir el bloqueo de la base de datos, y si se consigue, se envía la base de datos local a la nube para sobreescribir la antigua bbdd de la nube. Sin embargo si en la nube hay una versión más reciente de la bbdd local o si ésta no consigue adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube porque éste ha sido adquirido por otro usuario, la acción falla y no se va a poder transferir a la nube ninguna modificación aplicada después del desbloqueo de la base de datos local. Cuando se ejecuta una “actualización” o “adquisición” siguiente, de hecho, la base de datos local viene sobreescrita por la bbdd descargada de la nube.

24.6 Los usuarios de la nube Cada vez que un dispositivo se introduce en la nube a través del botón de la gestión de la nube, se pide insertar nombre y varias informaciones más sobre el usuario que va a utilizar ese dispositivo. El concepto de usuario nube puede tener más o menos importancia según se utilice la forma de gestión de la nube. De hecho, si se usa la gestión de la nube para mantener sincronizados todos los dispositivos, el usuario nube va a coincidir siempre consigo mismo, por lo que no será especialmente importante insertar los datos personales. Por contra, si la gestión de la nube se utiliza para compartir la base de datos con más gente, el nombre del usuario nube y sus datos son mucho más importantes. De hecho, como anteriormente explicado, hay situaciones en que un usuario necesita saber qué otro usuario está bloqueando la base de datos de la nube y necesita contactar con él. La asociación entre dispositivo y su utente nube se mantiene fuera de la base de datos. Sin embargo, todas las informaciones referentes cada usuario se guardan dentro de la base de datos. Por lo tanto, cada utente nube puede modificare estas informaciones, pero nunca podrá editar la asociación externa. Entonces si se accede a las informaciones sobre un usuario concreto de la nube (a través del botón “visualizaa usuarios” en la sección de gestión de la nube en Ajustes) y se cambian sus datos, por ej. El número de teléfono, el correo electrónico o las notas, se están actualizando simplemente sus datos.


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Por contra, si se cambia también su nombre completo, se van a excluir esos datos de poderlos encontrar y asociar al usuario origen. Por lo tanto, es importante insertar correctamente el nombre completo del usuario cuando el dispositivo entra inicialmente en la nube, ya que ese nombre no se va a poder cambiar hasta que el dispositivo mismo se quede en la nube. Si se necesita cambiar el nombre completo de usuario, habrá entonces que salir de la nube y volver a entrar con el nombre nuevo. 24.7 La carpeta “Cloud” en Dropbox Como ya explicado, la gestión de la nube se basa en Dropbox. Después de habilitar Dropbox por primera vez, myCRM crea su carpeta de aplicación en el espacio Dropbox. Esta carpeta tiene nombre de “myCRM”. En ella se van a crear otras carpetas, una por función de la aplicación. En concreto, se va a crear la carpeta “Cloud”. La carpeta “Cloud” se gestiona con todas las entidades de myCRM que participan a la nube. No se precisa en absoluto alguna manipulación manual en esta carpeta, por lo menos en una situación normal. Dentro la carpeta, hay ficheros gestionados por myCRM. ¡¡No elimines ni muevas ni renombres ninguno de dichos ficheros por ninguna razón!! No metas ningún otro fichero en esa carpeta. En caso de problemas que necesiten intervenciones manuales en los ficheros contenidos en la carpeta “Cloud”, por favor, ponerse en contacto con el Soporte Serenaware y seguir sus instrucciones. 24.8 El fichero “check_out” Hay una única excepción a dichas recomendaciones: la posibilidad de borrar el fichero “check_out”. Cuando un dispositivo adquiere el bloqueo de la base de datos de la nube, se crea en la carpeta “Cloud” un fichero especial, cuyo nombre es “check_out”. El fichero check_out contiene informaciones sobre quien ha ejecutado la adquisición y cuando. Su simple presencia en la carpeta impide que otros dispositivos puedan adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube. Por lo tanto el fichero check_out es creado y destruido constantemente por las distintas entidades de myCRM que toman parte a la nube. Por lo tanto en una situación normal no hay que ocuparse de este fichero. Aun así, puede pasar que al dispositivo que mantiene el bloqueo sobre la base de datos de la nube le sea imposible levantar el bloqueo con una normal acción de “liberar” o “anular adquisición”. Esto puede pasar, por ejemplo, cuando el dispositivo viene robado o el usuario elimina de forma inesperada la aplicación myCRM en él o por cualquier otro motivo excepcional. En estos casos se puede eliminar manualmente el fichero check out, lo que va a causar lo siguiente:

- El dispositivo que había adquirido en origen no va a poder ejecutar la acción de “liberar” o “anular adquisición”. Éste tendrá que dejar la nube y luego volver a entrar para poder seguir trabajando en modo nube. De todos modos, todas las modificaciones hechas después de la


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adquisición se van a perder cuando el dispositivo vuelva a entrar a la nube y la base de datos actual de la nube se va a descargar en él.

- Todos los demás dispositivos tienen la posibilidad de seguir trabajando con la base de datos de la nube sin ningún problema.

24.9 La gestión documentos desde la nube La gestión de la nube se basa en el mismo principio de funcionamiento de las operaciones de backup y restauación de la base de datos. Como explicado en el capítulo relativo, llevarse los documentos juntos a los datos en el fichero de backup podría conllevar la creación de ficheros difícilmente manejables además de fundamentalmente inútiles. Lo mismo se puede decir por lo que se refiere a la gestión de la nube. Por esto, cuando se crea un documento con la gestión de la nube activa, es necesario preocuparse de cómo los demás usuarios pueden recuperar el fichero físico asociado al documento mismo. Para esto la mejor opción es vincular el documento a un fichero físico presente en Dropbox. De esta manera, todos los usuarios nube pueden acceder directamente al fichero. Todas las otras opciones para facilitar el fichero, o sea por iTunes o por la galería de imágenes, deberían evitarse ya que obligan a los demás usuarios a vincular de nuevo el documento al fichero físico, pero aun así podrían no conseguir obtener el fichero del usuario que lo creó. 24.10 Backup y restauración desde la nube En su esencia, la gestión de la nube es una forma especial de función de backup y restauración. De hecho cuando se ejecuta una opción de “liberar”, se crea un fichero de backup de la base de datos local y se envía a Dropbox. Por otro lado, cuando se lanza una “adquisición” o bien una “actualización”, se coge el fichero de backup desde Dropbox y se restaura en el dispositivo personal. Por lo tanto la gestión de la nube puede ser también utilizada como una forma rápida y eficiente de ejecutar un backup de los datos personales. En todo caso si se quieren guardar los datos en una fecha concretaI y guardar el fichero de backup durante un tiempo, es preciso utilizar la función estándar de backup que sigue funcionando como siempre también cuando la gestión de la nube está activa. Por otro lado, cuando la gestión de la nube está activa y queremos lanzar una restauración estándar de uno de los ficheros de backup, hay que desbloquear primero la base de datos local a través de una “adquisición” (o bien un “desbloqueo”) y luego se podrá ejecutar la restauración. Hay que tener en cuenta de todas formas que cuando se ejecuta la restauración de un fichero de backup, todos los demás usuarios que estñan en la nube se verán afectados. Por lo tanto hay que ejecutar esta operación con cuidado.


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24.11 Las licencias desde la nube La política de las licencias no cambia cuando se utiliza myCRM con la gestión de la nube. Las licencias de myCRM están relacionadas con el dispositivo (con unas excepciones, como se va a explicar en el capítulo siguiente). Por lo tanto, cada dispositivo que participa a la nube tiene que tener instalada su propia licencia. Sin embargo, cada uno de estos dispositivos puede tener un nivel de licencia distinto de los otros, incluso el de base que es gratuito. Si por ejemplo uno de los usuarios nube usa myCRM tan sólo para consultar datos, puede quedarse tranquilamente con la licencia base gratuita. Por otro lado, si un usuario tiene por ejemplo dos dispositivos, un iPad y un iPhone, y quiere utilizar ambos para leer y escribir datos, tendrá que adquirir una licencia para ambos dispositivos.


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25 GESTIÓN LICENCIAS MyCRM para iPhone y iPad se puede descargar gratuitamente desde App Store. Siempre ofrece por lo menos el nivel base gratuito GRATIS10REC (FREE10REC en inglés), que permite el uso completo de todas las funciones de la aplicación hasta el límite máximo de 10 registros por cada una de las enitdades principales gestionadas: Clientes, Oportunidades, Ventas, Actividades, Relaciones, Empresas Pincipales, Documentos, Áreas, Fechas Especiales y Tag. Por consiguiente no se pueden insertar más que 10 clientes, más que 10 oportunidades etc. A excepción de este límite, la aplicación ofrece el uso total de todas sus funciones que guardan sus características en cada nivel de licencia. Por lo tanto con el nivel de licencia GRATIS10REC se puede probar libremente y durante un tiempo indefinido la aplicación para comprobar que responda a las necesidades del usuario. Para el uso definitivo de la aplicación de todos modos se aconseja adquirir un nivel de licencia superior entre los indicados en la tabla siguiente:


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nombre nivel de licencia

Descripción

FREE10REC (GRATIS10REC)

Permite el uso de todas las funciones de la aplicación y la inserción hasta un máximo de 10 registros por cada una de las entidades gestionadas.

100REC


500REC


1000REC


REC-UNLIMITED (REC-SENZA-LIMITI)

Permite el uso de todas las funciones de la aplicación y la inserción de un número ilimitado de registros por cada una de las entidades gestionadas.

100REC=>REC-UNLIMITED (100REC=>REC-SENZA-LIMITI)

Permite pasar del nivel 100REC al nivel REC-SIN-LÍMITES





CAMP-NO-LIMITS Opción de licencia que permite la gestión contemporánea de más que una campaña. Se puede combinar con cualquier nivel de licencia.

GRATIS-CUST3 Permite crear hasta 3 campos personalizables gratuitamente

CUST10 Permite crear hasta 10 campos personalizables

CUST30 Permite crear hasta 30 campos personalizables CUST-NO-LIMITS Permite crear un número cualquiera de campos

personalizables

Todos los niveles de licencia se adquieren “una-tantum” según necesidad (es decir no incluyen la obligación de renove mensual o anual) y se pueden adquirir directamente desde la aplicación misma a través de la opción In-App-Purchase. Para eso, seleccionar "Gestión Licencias" en el menú principal de myCRM. Todas las licencias y opciones están vinculadas al tipo de dispositivo en uso. Por eso pueden ser restauradas tan sólo en otros dispositivos del mismo tipo. Por ejemplo se puede restaurar una licencia desde un iPad a otro iPad o bien desde un iPhone a otro iPhone, pero no se puede restaurar una licencia desde un iPad a un iPhone o viceversa.


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25.1 Sección "Gestión Licencias" En esta sección se puede visualizar el nivel de licencia corrente y también acceder a App Store para ver la lista de niveles adquiribles y disponibles. Para eso, pulsar el botón de revelación a la derecha del campo "licencia a adquirir". Después de unos segundos se visualiza la lista de los niveles disponibles. Al seleccionar uno de ellos, éste aparece en el mismo campo “licencia/opción a adquirir” y también aparece el botón “Adquirir”. Pulsando este último se empieza la compra del producto que requiere la cuenta Apple que se usa normalmente en las compras por App Store. Después de contestar a los varios mensajes de aviso y confirmación enviados por Apple, empieza la adquisición que puede llegar a tardar unos minutos. Durante la espera se podrá seguir usando la aplicación normalmente, incluso se la podrá cerrar. En este caso el proceso de compra se finalizará con la siguiente apertura de la aplicación. Cuando todo se finalice con éxito, se verá como el campo “Licencia/opción actual" se actualiza con el nuevo nivel recién adquirido y automáticamente la aplicación se ajusta al uso de dicho nivel. 25.2 Restauración/transferimiento de licencia a otros dispositivos La sección "Gestión Licencias" ofrece también la opción “Restaura licencia/opción” con el botón puesto abajo. Éste tiene que utilizarse en todos aquellos casos en que por un movito u otro la aplicación ha perdido registro de cual era su nivel de licencia/opciones. Esto puede darse por ejemplo en caso de desinstalación de la aplicación del dispositivo y siguiente reinstalación o bien cuando la aplicación ha sido descargada en otro dispositivo y se quieren restaurar las licencias en él. En todos estos casos, la selección del botón “Restaura licencia/opciones” permite recuperar los últimos niveles de licencia y opciones en el AppStore sin costes adicionales. Hace falta de todos modos volver a insertar la misma cuenta iTunes utilizada en el momento de la adquisición original. Cabe destacar que se puede también restaurar un nivel de licencia u opciones concreto volviendo a adquirirlo. Si se va a insertar la misma cuenta iTunes utilizada en la adquisición original, la nueva operación se va a ejecutar de forma gratuita.