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TABLA DE CONTENIDO

3.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ............................................... 5 3.1.1 Cuadro de nombres. ..................................................................................................................... 5 3.1.2 Barra de fórmulas. ......................................................................................................................... 5 3.1.3 Columnas. ..................................................................................................................................... 5 3.1.4 Filas. .............................................................................................................................................. 5 3.1.5 Celdas. .......................................................................................................................................... 5 3.1.6 Etiquetas de hoja de cálculo. ....................................................................................................... 6 3.1.7 Botones de desplazamiento. ........................................................................................................ 6 3.1.8 Barra de estado ............................................................................................................................ 6 3.1.9 Área de autocalcular .................................................................................................................... 6 3.1.10 Botón Insertar Hoja de Cálculo. ................................................................................................. 6

3.2. MANEJO DEL ENTORNO .............................................................................................................. 7 3.2.1 Hoja de cálculo. ............................................................................................................................ 7 3.2.1.1 Insertar. ..................................................................................................................................... 7 3.2.1.2 Eliminar. .................................................................................................................................... 8 3.2.1.3 Cambiar nombre. ...................................................................................................................... 8 3.2.1.4 Color de etiqueta. ...................................................................................................................... 9 3.2.1.5 Seleccionar.............................................................................................................................. 11 3.2.1.6 Mover o Copiar. ........................................................................................................................ 11 3.2.2 Celdas, Filas y Columnas. ......................................................................................................... 12 3.2.2.1 Seleccionar Celdas, Filas ó Columnas. .................................................................................. 12 3.2.2.2 Insertar Celdas, Filas o Columnas .......................................................................................... 14 3.2.2.3 Eliminar Celdas, Filas y Columnas ......................................................................................... 16 3.2.2.4 Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas. ........................................................ 17 3.2.2.5 Ocultar filas y/o columnas ....................................................................................................... 19 3.2.2.6 Mostrar Filas y/o Columnas .................................................................................................... 20

3.3 LA HOJA DE CÁLCULO .............................................................................................................. 21 3.3.1 Tipo de datos.............................................................................................................................. 21 3.3.2 Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos ............................................................. 23 3.3.3 Copiar fórmulas .......................................................................................................................... 24 3.3.4 Consolidar datos ........................................................................................................................ 25

3.4 FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO ........................................................................................... 28 3.4.1 El cuadro de diálogo Formato de celdas ................................................................................... 28 3.4.1.1 Opciones de la ficha Número .................................................................................................. 29 3.4.1.2 Opciones de la ficha Alineación .............................................................................................. 30 3.4.1.3 Opciones de la ficha Fuente ................................................................................................... 32 3.4.1.4 Opciones de la ficha Bordes ................................................................................................... 33 3.4.1.5 Opciones de la ficha Relleno .................................................................................................. 34 3.4.1.6 Opciones de la ficha Proteger ................................................................................................. 35 3.4.2 Autoformato o estilos rápidos a hojas de cálculo....................................................................... 36 3.4.2.1 Estilos ...................................................................................................................................... 36 3.4.2.2 Crear un estilo de tabla personalizado ................................................................................... 37 3.4.2.3 Autoformato ............................................................................................................................. 38

3.5 VISTA PRELIMINAR .................................................................................................................... 40 3.5.1 Obtener una vista preliminar ....................................................................................................... 40 3.5.1.1 Imprimir ................................................................................................................................. 42 3.5.1.2 Configurar Página .................................................................................................................. 43

3.5.1.2.1 Opciones de la ficha Página ............................................................................................. 44 3.5.1.2.2 Opciones de la ficha Márgenes ........................................................................................ 45 3.5.1.2.3 Opciones de la ficha encabezado y pie de página ........................................................... 46 3.5.1.2.4 Opciones de la ficha Hoja............................................................................................... 48

3.5.2 Vista previa de salto de página .................................................................................................. 50 3.5.2.1 Agregar, eliminar o mover saltos de página ........................................................................... 50 3.5.3 Área de impresión ...................................................................................................................... 52

3.5.3.1 Establecer un área de impresión ............................................................................................ 52 3.5.3.2 Agregar celdas a un área de impresión existente................................................................... 52 3.5.3.3 Borrar área de impresión ........................................................................................................ 52 3.5.4 Uso de la vista Diseño de Paginas ............................................................................................ 53

3.6 FUNCIONES BÁSICAS ................................................................................................................ 54 3.6.1 Ahora .......................................................................................................................................... 54 3.6.2 Hoy ............................................................................................................................................. 54 3.6.3 Suma .......................................................................................................................................... 55 3.6.4 Max ............................................................................................................................................. 56 3.6.5 Min .............................................................................................................................................. 56 3.6.6 Promedio .................................................................................................................................... 56 3.6.7 Contar ......................................................................................................................................... 57 3.6.8 Contara ....................................................................................................................................... 57 3.6.10 Si .............................................................................................................................................. 58

3.7 USO DE PLANTILLAS ................................................................................................................. 60 3.7.1 ¿Qué es una plantilla? ............................................................................................................... 60 3.7.2 Uso de plantillas para crear un nuevo libro ................................................................................ 60 3.7.3 Crear una plantilla ...................................................................................................................... 62

3.8 MICROSOFT GRAPH ................................................................................................................... 63 3.8.1 Conceptos básicos ..................................................................................................................... 63 3.8.2 Identificación de elementos ........................................................................................................ 63 3.8.3 Tipos de Gráficos ....................................................................................................................... 64 3.8.3.1 Gráficos de columnas ............................................................................................................. 64 3.8.3.2 Gráficos de Líneas .................................................................................................................. 64 3.8.3.3 Gráficos Circulares .................................................................................................................. 65 3.8.3.4 Gráficos de barras ................................................................................................................... 65 3.8.3.5 Gráficos de área ...................................................................................................................... 65 3.8.3.6 Gráficos de tipo XY (Dispersión) ............................................................................................. 66 3.8.3.7 Otros gráficos .......................................................................................................................... 66 3.8.4 Herramientas de Gráficos .......................................................................................................... 67 3.8.4.1 Ficha Diseño ........................................................................................................................... 67 3.8.4.2 Ficha Presentación ................................................................................................................. 68 3.8.4.3 Ficha Formato ......................................................................................................................... 69 3.8.5 Creacion de un gráfico ............................................................................................................... 70

3.9 HERRAMIENTAS DE USO GENERAL ........................................................................................ 74 3.9.1 Inmovilizar Paneles .................................................................................................................... 74 3.9.2 Zoom .......................................................................................................................................... 75 3.9.3 Ir a una celda específica ............................................................................................................ 75 3.9.4 Portapapeles de Office ............................................................................................................... 76 3.9.5 Crear hipervínculos .................................................................................................................... 77 3.9.6 Guardar como página Web ........................................................................................................ 77 3.9.7 Copiar Formato .......................................................................................................................... 79

3.10 MANEJO DE IMÁGENES ............................................................................................................. 80 3.10.1 Insertar Imágenes, Imágenes Prediseñadas y Formas ........................................................... 80 3.10.2 Herramientas de Imagen .......................................................................................................... 82 3.10.2.1 Grupo Ajustar ........................................................................................................................ 82

3.10.2.1.1 Brillo ................................................................................................................................ 82 3.10.2.1.2 Contraste ........................................................................................................................ 82 3.10.2.1.3 Volver a colorear ............................................................................................................ 83 3.10.2.1.4 Comprimir imágenes ...................................................................................................... 84 3.10.2.1.5 Cambiar imagen ............................................................................................................. 84 3.10.2.1.6 Restablecer imagen ........................................................................................................ 84

3.10.2.2 Grupo Estilos de imagen ....................................................................................................... 85 3.10.2.2.1 Estilos de imagen ........................................................................................................... 85 3.10.2.2.2 Forma de la imagen ........................................................................................................ 85 3.10.2.2.3 Contorno de imagen ....................................................................................................... 86 3.10.2.2.4 Efectos de la imagen ...................................................................................................... 87

3.10.2.3 Organizar ............................................................................................................................... 90 3.10.2.3.1 Traer al frente ................................................................................................................. 90 3.10.2.3.2 Enviar al fondo ................................................................................................................ 90 3.10.2.3.3 Panel de selección ......................................................................................................... 90

3.10.2.3.4 Alinear ............................................................................................................................. 91 3.10.2.3.5 Agrupar ........................................................................................................................... 91 3.10.2.3.6 Girar ................................................................................................................................ 92

3.10.2.4 Tamaño ................................................................................................................................. 92 3.10.2.4.1 Recortar .......................................................................................................................... 93 3.10.2.4.2 Altura y Anchura ............................................................................................................. 93

3.10.3 Cuadros de texto ...................................................................................................................... 94 3.10.4 WordArt .................................................................................................................................... 94 3.10.5 Insertar cuadro de texto y/o WordArt ....................................................................................... 94 3.10.6 Herramientas de Dibujo ........................................................................................................... 95 3.10.6.1 Grupo Insertar Formas .......................................................................................................... 95

3.10.6.1.1 Formas ............................................................................................................................ 95 3.10.6.2 Grupo Estilo de Forma .......................................................................................................... 97

3.10.6.2.2 Estilos de Forma ............................................................................................................. 97 3.10.6.2.3 Relleno de Forma ........................................................................................................... 98 3.10.6.2.4 Contorno de la forma ...................................................................................................... 99 3.10.6.2.5 Efecto de la forma ........................................................................................................ 100

3.10.6.3 Grupo Estilos de WordArt ................................................................................................... 101 3.10.6.3.1 Estilos de WordArt ........................................................................................................ 101 3.10.6.3.2 Relleno de Texto .......................................................................................................... 101 3.10.6.3.3 Contorno de Texto ........................................................................................................ 102 3.10.6.3.4 Efecto de Texto ............................................................................................................ 103

3.10.6.4 Grupo Organizar ................................................................................................................. 105 3.10.6.4.1 Traer al frente ............................................................................................................... 105 3.10.6.4.2 Enviar al fondo .............................................................................................................. 105 3.10.6.4.3 Panel de selección ....................................................................................................... 105 3.10.6.4.4 Alinear ........................................................................................................................... 106 3.10.6.4.5 Agrupar ......................................................................................................................... 106 3.10.6.4.6 Girar .............................................................................................................................. 106

3.10.6.5 Grupo Tamaño .................................................................................................................... 107 3.10.6.5.1 Altura y Anchura ........................................................................................................... 107

3.11 ORDENAR Y FILTRAR ................................................................................................................. 108 3.11.1 Ordenar listas ......................................................................................................................... 108 3.11.1.1 Ordenar una lista en orden Ascendente ó Descendente .................................................... 108 3.11.1.2 Orden Personalizado .......................................................................................................... 110 3.11.2 Filtros ...................................................................................................................................... 111 3.11.2.1 Filtrar ................................................................................................................................... 112

3.12 TABLAS DINÁMICAS................................................................................................................... 113 3.12.1 Crear tabla dinámica .............................................................................................................. 114 3.12.2 Ejemplo Tabla Dinámica ........................................................................................................ 115 3.12.3 Eliminar un informe de tabla dinámica ................................................................................... 117 3.12.4 Funciones de resumen disponibles en tabla dinámica .......................................................... 117

Microsoft Office Excel 2007

3.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

3.1.1 Cuadro de nombres.

Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

3.1.2 Barra de fórmulas.

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

3.1.3 Columnas.

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).

3.1.4 Filas.

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1, 048,576.

3.1.5 Celdas.

Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

3.1.4.

3.1.1.

3.1.2.

3.1.3.

3.1.5.


3.1.6 Etiquetas de hoja de cálculo.

Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro de Excel.

3.1.7 Botones de desplazamiento.

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.

3.1.8 Barra de estado

Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, Por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq num. Cuando se desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén

ejecutando.

3.1.9 Área de autocalcular

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.

3.1.10 Botón Insertar Hoja de Cálculo.

Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en el documento.

3.1.6. 3.1.7.

3.1.8. 3.1.9.

3.1.10.


3.2. MANEJO DEL ENTORNO

3.2.1 Hoja de cálculo.

Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de cálculo. Si lo desea, puede modificar lo anterior aplicando el siguiente procedimiento:

1. De clic en el botón de Microsoft Office y enseguida, de clic en Opciones de Excel.

2. En la opción Más Frecuentes, en la sección Al crear nuevos libros, en el cuadro, Incluir este número de hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro, y por último de clic en el botón Aceptar.

Considere que así sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminar hojas.

3.2.1.1 Insertar.

Existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo, a continuación se abordan las más conocidas:

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, de clic en el botón Insertar y, a continuación, de clic en el comando Insertar hoja.

Menú contextual: De clic con el botón secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de cálculo, cuando aparezca el menú contextual, seleccione el comando Insertar...

O a través de una combinación de teclas <Alt> <Shift> <F1>.


3.2.1.2 Eliminar.

La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas:

Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar, en el grupo Celdas de la ficha Inicio, de clic en la flecha situada junto a el botón Eliminar y, a continuación, de clic en el comando Eliminar hoja.

Por medio del menú contextual.- De clic con el botón secundario del Mouse, sobre la etiqueta de la hoja de cálculo que se desea eliminar y seleccione el comando Eliminar.

Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar está completamente vacía o no, si lo está, simplemente la eliminará, de lo contrario mostrará el siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener información.

3.2.1.3 Cambiar nombre.

Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Las más prácticas y fáciles de aprender son las siguientes:

Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja que desea cambiar nombre, y ejecute el comando cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de cálculo.


De doble clic sobre la hoja que se le cambiará el nombre.

Otro método es cambiar el nombre desde el botón Formato.

1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja de cálculo, a la cual desea modificar.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en el botón Formato.

3. En la categoría Organizar Hojas, de clic en el comando Cambiar el nombre de la hoja.

4. Digite el nuevo nombre y de clic en el botón Aceptar.

3.2.1.4 Color de etiqueta.

La forma más sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es dando clic secundario sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, enseguida apuntar sobre la opción Color de etiqueta y seleccionar el color deseado.

Ahora solamente se deberá sobre escribir el nuevo nombre de hoja de cálculo.


También puede cambiar el color de la etiqueta a través del botón Formato.

1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja de cálculo que desea modificar.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en el botón Formato.

3. En la categoría Organizar Hojas, apunte sobre la opción color de etiqueta y se desplegará la paleta de

colores. Seleccione el color deseado.

Nota: Es conveniente mencionar que en la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en

cual hoja se está trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado.


3.2.1.5 Seleccionar.

Para seleccionar una hoja sólo de clic sobre la etiqueta de la hoja que desee.

Para seleccionar varias hojas continuas, de clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla “SHIFT”

y de un clic en la última hoja a seleccionar.

Para seleccionar varias hojas no continúas, mantenga presionada la tecla “CTRL” mientras de clic sobre las

etiquetas de las hojas que desea seleccionar.

Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer alguna acción en grupo. Por ejemplo, se podrán seleccionar varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles formatos específicos al mismo tiempo. Ejercicio: 1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel. 2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL. 3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple. 4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.

3.2.1.6 Mover o Copiar.

Mover: Para cambiar de posición una hoja de cálculo existe un método muy sencillo, consiste en arrastrar la hoja a

la nueva posición. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga presionado el botón primario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posición). Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, sólo que deberá presionar también la tecla Control. Con esto

hará una copia, en lugar de simplemente cambiar de posición. Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo, es a través del menú contextual, este aparecerá una vez que

presione el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar.

Se dará cuenta que al realizar su trabajo en una hoja se hará al mismo tiempo en todas las demás.


Este método permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo.

De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual Moverá o copiará la(s) hoja(s) de cálculo (En la parte inferior se Indicará si se está moviendo o copiando).

De igual forma puede mover o copiar una hoja de cálculo desde el botón Formato.

1. Posicione el cursor en la etiqueta de la hoja de cálculo que desea mover o copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, de clic en botón Formato.

3. En la categoría Organizar Hojas, seleccione Mover o copiar Hoja, aparecerá el cuadro de dialogo en el

cual se debe indicar a que libro desea mover o copiar, en qué posición y si se moverá o copiará. Por último de clic en el botón Aceptar.

3.2.2 Celdas, Filas y Columnas.

3.2.2.1 Seleccionar Celdas, Filas ó Columnas.

Existen varios métodos para seleccionar, a continuación se mencionan:

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda De clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas De clic en la primera celda del rango y, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección, utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.


Un rango amplio de celdas De clic en la primera celda del rango y, mantenga presionada la tecla SHIFT

mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

De clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+E para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA: Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área

actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona otras celdas o rangos.

NOTA: No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una

selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna De clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+SHIFT+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA: Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+SHIFT+tecla

de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si

vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras selecciona la última fila

o columna.

Filas o columnas no adyacentes

De clic en el encabezado de columna o de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en

los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.


La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, presione CTRL+tecla de FLECHA

(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de

una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+SHIFT+FIN para extender

la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

A partir de la celda que tenga activa, presione CTRL+SHIFT+INICIO para

extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

3.2.2.2 Insertar Celdas, Filas o Columnas

Existen varios métodos para insertar, los cuales describen a continuación:

MÉTODO PROCEDIMIENTO

Método abreviado

1. Por medio del teclado se utiliza la combinación de teclas <Control> <+> (signo más).

2. Aparece un cuadro de diálogo en el cual se selecciona si se desea insertar celda y hacia donde se desplazaran las celdas actuales, ó si se insertara una fila o columna.

3. Seleccionar la opción y de clic en el botón Aceptar.


Desde el botón Insertar

1. Posiciónese en el lugar que desea insertar y seleccione según corresponda:

Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila.

Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertarlas.

Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.

Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.

Para insertar Celdas, seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar.

2. Ahora vaya a la cinta de opciones y seleccione la ficha Inicio,

3. En el grupo Celdas, de clic en el botón Insertar.

4. Inmediatamente se despliega el menú con las opciones de Insertar celdas,

Insertar filas e Insertar columnas, seleccione según su necesidad.

Menú contextual

1. Posiciónese en el lugar en el cual desea insertar.

2. Seleccione la(s) fila(s), columna(s) ó Celda(s) (El número de elementos seleccionados, será el mismo número de elementos que se insertaran. Ejemplo: si selecciona 3 filas, posteriormente se insertaran 3 filas)

3. De clic con el botón secundario sobre el número de fila, numero de columna

o celda seleccionada.

4. Finalmente seleccione Insertar.

Nota: Cuando se insertan celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la

inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas.


3.2.2.3 Eliminar Celdas, Filas y Columnas

Para eliminar puede utilizar diferente métodos


Desde el botón Eliminar

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los

procedimientos siguientes:

Para eliminar celdas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, de clic en Eliminar celdas.

Para eliminar filas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja.

Para eliminar columnas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

3. Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, de clic en Desplazar

las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.

Menú contextual


2. De clic con clic con el botón secundario del mouse sobre la selección.

3. Enseguida de clic en el comando Eliminar del menú contextual y, a

continuación, hacer clic en la opción que desee usar.

Método abreviado


2. Presione las teclas <Control> <–> (signo menos)

Nota: Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las celdas, filas o

columnas. Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas desplazadas para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada mostrará el valor de error #¡REF!.


3.2.2.4 Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas.

A continuación se muestran las opciones existentes para modificar el ancho de las columnas o el alto de las filas.

MÉTODO PROCEDIMINETO

Establecer ancho específico de columna ó Alto especifico de Fila

1. Seleccione la columna(s) o fila(s) que desea cambiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas de clic en botón Formato.

3. En la categoría Tamaño de celda, seleccione Ancho de columna

ó alto de fila, según desee.

4. Aparecerá un cuadro en el cual se debe introducir el Ancho de columna, o el Alto de fila, según corresponda.

5. Por último de clic en el botón Aceptar.

Cambiar el ancho de columna y el alto de Fila para ajustarlo

automáticamente al contenido (autoajustar)

1. Seleccione la columna(s) o fila(s) que desea cambiar.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón Formato.

3. En la categoría Tamaño de celda, de clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila. Según lo requerido.


Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón)

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y, a continuación, arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar el ancho y, a continuación, de doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, de clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

Cambiar el alto de las filas utilizando

el mouse

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el alto de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.

Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y, a continuación, arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, de clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior

de cualquier encabezado de fila.

Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, de doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.


3.2.2.5 Ocultar filas y/o columnas

Ocultar una fila o una columna permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que deseamos imprimir.

La acción de ocultar se puede realizar mediante diferentes métodos.


Utilizando el menú contextual

De clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una fila o columna (o en una selección de varias filas o columnas) y, a continuación, de clic en el comendo Ocultar.

A través del botón Formato

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.


3. En categoría Visibilidad, apunte sobre el comando Ocultar y mostrar y, a continuación, de clic en Ocultar filas o en Ocultar columnas según corresponda.


Mediante el teclado Este método solo se aplica a la acción de ocultar filas. Colóquese en la(s) fila(s) que desea ocultar y presione la tecla <Control> <9>

3.2.2.6 Mostrar Filas y/o Columnas

Existen diferentes formas de mostrar las filas o columnas ocultas, las cuales se explican a continuación:


Utilizando el menú contextual

1. Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar ó seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.

2. De clic con el botón secundario del mouse (ratón) sobre la selección.

3. Enseguida de clic en el comando Mostrar.

A través del botón Formato

1. Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar ó seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.


3. En la categoría Visibilidad, apunte sobre el comando Ocultar y mostrar y, a continuación, de clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas según corresponda.


Mediante el cuadro de diálogo Ir a

1. En la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, de clic en el botón Buscar y seleccionar.

2. Seleccione el comando Ir a. En el cuadro de texto Referencia,

escriba la referencia (ejemplo de referencia: A1) de una celda que este oculta.

3. A continuación, de clic en el botón Aceptar.

4. Ahora en la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón

Formato.

5. En la categoría Visibilidad, el apunte sobre el comando Ocultar y

mostrar y, a continuación, de clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas según corresponda.

Mediante el teclado

Método abreviado para mostrar filas.

1. Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea

mostrar. 2. Presione las teclas <Control> <shift> <(>

Método abreviado para mostrar columnas.

1. Seleccione las columnas adyacentes de la columna que desea

mostrar. 2. Presione las teclas <Control> <shift> <)>

3.3 LA HOJA DE CÁLCULO

3.3.1 Tipo de datos

a) Texto

Los datos con formato de texto se alinean a la izquierda en lugar de a la derecha y aparecen exactamente como se escribieron. Se almacena como texto y no se puede incluir en ningún cálculo.

b) Fecha Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha. Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser interpretados correctamente como una fecha por Excel. ¿Qué significa que las fechas se queden al lado izquierdo?


Las fechas que están al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al momento de solicitar en un informe que se filtre determinado período de fechas puede obtener resultados erróneos.

c) Números

Al igual que las fechas, éstos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturen los números con puntos y comas salvo que sea necesario para el caso de los decimales.

d) Fórmulas

Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entrada como una fórmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizará el resultado.

e) Comentarios Son notas que normalmente no se imprimen. Para insertar un comentario, seleccione la celda en la que desea agregar el comentario y en el grupo Comentarios de la ficha Revisar, de clic en el botón Nuevo comentario ó use el Método abreviado de teclado presionando las teclas MAYÚS+F2.

Signo = al principio de la formula

En la celda solo se visualiza el resultado


3.3.2 Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos

Para evaluar la fórmula, Excel utiliza la llamada “Jerarquía de operadores”. Esta jerarquía determina cuales operaciones serán evaluadas primero y cuáles después. La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas:

1.- Paréntesis 2.- Multiplicación y/o División 3.- Suma y/o Resta

Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se resolverán de acuerdo a su aparición de izquierda a derecha. Ejemplos: 5+3-2 = 6 5+(3-2) = 6 3+2*2= 7 (3+2)*2 = 10 6/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428 Observe el siguiente ejemplo de una fórmula en la que sólo se utilizan números.

¿Cuál es la desventaja de este tipo de fórmulas? Que posteriormente tendrá que modificar directamente la fórmula para que cambie el resultado de la operación. Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente números sino referencias de las celdas en las que se encuentran los números que deseamos sumar.

¿Cuál es el beneficio de utilizar referencias de celda en las formulas? El mayor beneficio es que posteriormente si las celdas a las cuales se hace referencia, son modificadas en su contenido, el resultado de la formula se actualiza automáticamente.


Ejemplo: Como se observa en ambas imágenes esta la misma fórmula, pero en la segunda se ha modificado la cantidad correspondiente a Enero y automáticamente se modificó el total de la suma.

3.3.3 Copiar fórmulas

Al contar con los siguientes datos, uno pensaría en escribir una fórmula para cada alumno; sin embargo, después de escribir la primera fórmula, ésta se puede copiar y así terminar todo el cálculo de una forma simple y rápida.

Copie la fórmula arrastrando el cuadro de relleno Para que Excel copie una fórmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro de relleno. Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente apariencia Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula

Otra forma muy común es utilizando los comandos de copiar y pegar.

Cuadro de relleno


3.3.4 Consolidar datos

Permite reunir información que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar más sobre la consolidación de datos se mostrará un ejemplo:

Se tienen varias hojas de cálculo. Las ventas de Enero, Febrero y Marzo, con los mismos vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas de los tres meses de cada vendedor.

Para la consolidación de datos realice lo siguiente: 1. Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dónde deberán ir los resultados.

2. Vaya a la ficha datos y utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Hoja donde va el resultado de la consolidación

Rango seleccionado.


a) Cuadro de Función: Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max,

Min, Producto, Contar números, Desvest, Desvestp, Var, Varp). En este ejemplo utilizaremos Suma.

b) Referencias: En este se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias serían las ventas

de cada mes, ventas de Enero, ventas de Febrero y ventas de Marzo.

c) Rótulos: Aquí se determina si la selección incluye o no los títulos de columnas o bien la columna de

conceptos ubicada normalmente al lado izquierdo de la información. Para el ejemplo no activaremos estas opciones.

d) Cuadro Referencia: Sirve para minimizar el cuadro de diálogo consolidar y poder trasladarnos a la(s)

hoja(s) de la(s) cual(es) se tomaran los datos.

3. De clic en el Botón Referencia. Al pulsar sobre éste el cuadro se mostrara de la siguiente forma.

4. Trasladarse a la primera hoja de la cual se obtendrán datos. En este caso sería la hoja llamada Enero y seleccionamos los importes de los vendedores.

En el cuadro referencia nos aparecerá la siguiente etiqueta:

a

b

c

d

Rango a seleccionar.


De clic sobre el botón Referencia. Ahora el cuadro de diálogo consolidar se mostrara completo nuevamente y deberá pulsar el botón Agregar.

5. Repita los pasos 3 y 4 para las hojas Febrero y Marzo.

6. Pulse el botón Aceptar. Automáticamente se activa la hoja total trimestre y deberá mostrarle los datos ya

consolidados. Es decir la suma del importe de cada vendedor y el total.


3.4 FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO

3.4.1 El cuadro de diálogo Formato de celdas

Use las opciones del cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar el formato de los números y el texto en las

celdas seleccionadas en una hoja de cálculo.

Este cuadro se activa de las siguientes formas:

OPCIÓN 1: Seleccione una celda o rango de celdas, de clic secundario sobre la selección y pulse sobre Formato de

Celdas. OPCIÓN 2: De clic sobre el Indicador de cuadro de dialogo del grupo Fuente, Alineación ó Numero.

OPCIÓN 3: Presione las teclas CTRL+ SHIFT + F

El cuadro de diálogo Formato de celdas muestra las siguientes fichas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

Indicador de cuadro de diálogo


3.4.1.1 Opciones de la ficha Número

Use las opciones de la ficha Número para aplicar un formato de número específico a los números de las celdas de la

hoja de cálculo.

1 Categoría: De clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione las opciones para las

que desea especificar un formato de número. De clic en la opción Personalizada si desea crear sus propios

formatos personalizados para números (como códigos de producto, por ejemplo). De clic en la opción General si desea volver a un formato de número no específico.

2 El cuadro Muestra: Ejemplifica el aspecto de las celdas seleccionadas con el formato elegido. Especifica la

cantidad de decimales a mostrar. 3 Posiciones decimales: Especifica hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro sólo está disponible para

las categorías Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Científico. 4 Símbolo: Seleccione el símbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro sólo está disponible para las

categorías Moneda y Contabilidad. 5 Números negativos: Especifique el formato en el que desea que se muestren los números negativos.

Esta opción sólo está disponible para las categorías Número y Moneda.

Otras opciones de la ficha Números

Usar separador de miles (,) Active esta casilla de verificación para insertar un separador de miles. Esta

casilla de verificación sólo está disponible para la categoría Número.

Tipo Seleccione el tipo de presentación que desea usar para un número. Esta lista sólo está disponible

para las categorías Fecha, Hora, Fracción, Especial y Personalizada.

Configuración regional (ubicación) Seleccione otro idioma que desee utilizar para el tipo de presentación

de un número. Esta opción sólo está disponible para las categorías Fecha, Hora y Especial.

2

3

4

1

5


3.4.1.2 Opciones de la ficha Alineación

Use las opciones de la ficha Alineación para cambiar la alineación del contenido de las celdas, posicionar el

contenido dentro de las celdas y cambiar la dirección del contenido de las celdas.

1. Alineación del texto

Horizontal Seleccione una opción en la lista desplegable Horizontal para cambiar la alineación horizontal del

contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft Office Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los valores de error y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.

Vertical Seleccione una opción de la lista desplegable Vertical para cambiar la alineación vertical del

contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación vertical predeterminada es General.

Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en función de si elige

Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.

Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto en las celdas

seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación.

Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el

cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.

2. Control del texto

Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas ajustadas dependerá del

ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.

Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten

todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño del carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el tamaño de la fuente aplicada.

Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para

una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado.

1

2

3


3. De derecha a izquierda

Dirección del texto Seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden de lectura y la

alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.

Ejemplos de Alineación.

Celdas con… Alineación Vertical: Centrar

Alineación horizontal: Centrar

Celdas con…

Orientación: 45 grados

Celdas con… Alineación Vertical: Inferior

Alineación horizontal: Centrar


3.4.1.3 Opciones de la ficha Fuente

Use las opciones de la ficha Fuente para cambiar la fuente, el estilo de la fuente, el tamaño de la fuente y otros

efectos de fuente.

1. Fuente

Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. La fuente predeterminada es Calibri.

2. Estilo de fuente

Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas, los estilos existentes son Normal, Cursiva, Negrita y Negrita Cursiva. El estilo de fuente predeterminado es Normal.

3. Tamaño

Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente predeterminado es 11. Nota: Los tamaños de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de la impresora

activa. 4. Subrayado

Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las celdas seleccionadas, los estilos de subrayado son Sencillo, Doble, Sencillo contabilidad, Doble contabilidad. El subrayado predeterminado es Ninguno.

5. Color

Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El color predeterminado es Automático.

6. Fuente normal

Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

7. Efectos

Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato. Tachado: Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como tachado. Superíndice: Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como superíndice. Subíndice: Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como subíndice. 8. Vista previa

Muestra el texto con las opciones de formato que previamente ha seleccionado.

1

2

4

3

5

6

8

7


3.4.1.4 Opciones de la ficha Bordes

Use las opciones de la ficha Bordes para aplicar un borde alrededor de las celdas seleccionadas en un estilo y color

de su elección.

1. Línea

Seleccione una opción en Estilo para especificar el estilo y el tamaño de la línea para un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe, seleccione la opción de estilo de línea que desea y, a continuación, de clic en el área del borde en el modelo Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea.

2. Preestablecidas

Seleccione una opción de borde predefinida para aplicar bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas. a) Ninguna: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado

3. Color

Seleccione un color en la lista desplegable para cambiar el color del borde de las celdas seleccionadas.

4. Borde

De clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones de bordes para aplicarlos a las celdas seleccionadas. Existen diferentes tipos de bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Para quitar todos los bordes, De clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic en las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.

1

3

2

4


3.4.1.5 Opciones de la ficha Relleno

Use las opciones de la ficha Relleno para rellenar las celdas seleccionadas con colores, patrones y efectos de

relleno especiales.

1. Color de fondo

Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta de colores.

2. Efectos de relleno

Seleccione este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de imagen en las celdas seleccionadas.

3. Más colores

Seleccione este botón para agregar colores que no están disponibles en la paleta de colores.

4. Color de Trama

Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Trama para crear una trama que utilice dos colores.

5. Estilo de Trama

Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.

6. Muestra

Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que selecciona.

3

1

2

4

5

6


3.4.1.6 Opciones de la ficha Proteger

Use las opciones de la ficha Proteger para bloquear u ocultar celdas antes de proteger la hoja de cálculo.

1. Bloqueada

Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de tamaño o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene efecto hasta que proteja la hoja de cálculo.

2. Oculta

Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulas cuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto hasta que proteja la hoja de cálculo.

Después de bloquear y ocultar los datos en las celdas seleccionadas, haga lo siguiente para proteger la hoja de cálculo:

a) En la ficha Revisar, dentro del grupo Cambios, de clic en Proteger hoja.

b) Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está activada.

c) En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione las actividades que quiere permitir que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que contiene celdas bloqueadas.

1

2


3.4.2 Autoformato o estilos rápidos a hojas de cálculo

3.4.2.1 Estilos

Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Los Estilos permiten ahorrar tiempo al momento de darle presentación a nuestro trabajo.

Para aplicar un Estilo:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual desea aplicar el formato.

2. En la ficha de Inicio, dentro del grupo Estilos, de clic sobre la opción Dar formato como tabla. Se

desplegará una galería con los estilos predeterminados.

3. Elija en la galería mostrada el formato que se quiere aplicar (dispone de barra de desplazamiento para ver más formatos automáticos).

4. Seleccione el Estilo que desee aplicar a la selección, dando doble clic sobre el mismo. En ese momento se abrirá una ventana que mostrarán el rango de celdas seleccionadas anteriormente, dando la posibilidad de cambiar la selección.


A través de este cuadro de diálogo se puede indicar si la tabla tiene o no encabezados, ya que este aspecto debe tomarse en cuenta a la hora de la aplicación del Estilo.

5. Una vez comprobada que la selección es correcta, de clic en el botón Aceptar.

3.4.2.2 Crear un estilo de tabla personalizado

Para crear un estilo de tabla personalizado, siga los procedimientos siguientes:

1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, de clic en el botón Dar Formato como tabla.

2. Enseguida de clic en el comando Nuevo estilo de tabla y aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo estilo

rápido de la tabla.

3. En el cuadro de texto Nombre, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo de tabla.

4. En el cuadro Elemento de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para dar formato a un elemento, de clic en él y después en el botón Formato.

Para quitar el formato existente de un elemento, de clic en el elemento y después en Borrar.


5. En las fichas Fuente, Borde y Relleno del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione las opciones

de formato que desea aplicar y, a continuación, de clic en Aceptar.

6. Repita los pasos 4 y 5 para todos los elementos de tabla que desea personalizar.

7. Para utilizar el nuevo estilo de tabla como estilo de tabla predeterminado en el libro actual, active la casilla de verificación Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este documento.

8. Repita los pasos anteriores hasta que el nuevo estilo de tabla quede a su gusto. Una vez que esté terminado su diseño, de clic sobre el botón Aceptar, y tendrá creado un nuevo estilo de tabla rápida personalizado.

3.4.2.3 Autoformato

Microsoft Office Excel 2007 no tiene integrado el comando de autoformato que se manejaba en Microsoft Office Excel 2003, más sin embargo, éste se puede agregar y manejar de la misma forma. Agregar el comando Autoformato.

1. De clic en el botón Personalizar de la barra de herramientas de acceso rápido.

2. En la lista que se despliega, de clic en Más comandos.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, en la lista desplegable “Comandos disponibles en”,

de clic en la categoría Todos los comandos (se listarán en forma alfabética). Localice el comando Autoformato.


4. De clic en el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rápido en este caso Autoformato y, a continuación, de clic en el botón Agregar.

5. Cuando el comando deseado aparezca en panel derecho, de clic en el botón Aceptar.


6. El comando autoformato aparecer en la barra de acceso rápido.

Aplicar Autoformato.

1.- Seleccione el rango de celdas al que desea aplicar el autoformato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas). 2.- Enseguida de clic en el comando Autoformato que se encuentra la barra de acceso rápido.

Aparece el cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo es que la información seleccionada tome uno de estos estilos.

3. – Seleccione de la galería, el autoformato que desea y de clic en el botón Aceptar.

3.5 VISTA PRELIMINAR

Antes de imprimir un documento es de suma importancia observar cómo se verá impreso el documento. El comando Vista previa no funciona si no se tienen datos en la hoja de cálculo ó en el rango de celdas

seleccionadas.

3.5.1 Obtener una vista preliminar

1. De clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa. 2. De clic en el botón Microsoft Office, a continuación apunte sobre el comando Imprimir y, a continuación,

de clic en Vista preliminar. También puede utilizar el Método abreviado de teclado CTRL+F2.


3. Ahora el documento se mostrara en vista preliminar con los siguientes elementos:

Ficha vista Preliminar

1. Grupo Imprimir

Botón imprimir (ver subtema 3.5.1.1)

Botón configurar página. (ver subtema 3.5.1.2 )

2. Grupo Zoom

Botón Zoom. (ver subtema 3.5.1.3)

3. Grupo Vista Previa

Botón Página siguiente: Para obtener una vista previa de las páginas siguientes.

1 3

4

2


Botón Página anterior: Para obtener una vista previa de las páginas anteriores.

Casilla de verificación Márgenes: Active la casilla para ver los márgenes de página. Aparecerán los márgenes en la Vista preliminar. Para cambiar los márgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que desee.

Nota: Página siguiente y Página anterior sólo están disponibles cuando selecciona más de una hoja de

cálculo o cuando una hoja de cálculo contiene más de una página de datos.

3.5.1.1 Imprimir

Para Imprimir un documento debe entrar al cuadro de diálogo Imprimir. Para acceder a este dialogo puede hacerlo directamente desde el botón de Office dando clic en el comando Imprimir. También puede entrar a través de la vista preliminar seleccionando el botón Imprimir. Botones y opciones del cuadro de diálogo Imprimir

Nombre: En la lista, de clic en una impresora que haya instalado y desee usar.

Estado: Para la impresora seleccionada, se indica el estado, como inactiva, no disponible, o el

número de archivos en cola, antes de su trabajo de impresión.

Tipo: Para la impresora seleccionada, se indica el tipo (por ejemplo, láser).

Donde: Se indica la ubicación o el puerto al que está conectada la impresora seleccionada.

Comentario: Se ofrece información adicional que pudiera ser útil para la impresora seleccionada.

Propiedades: De clic en este botón si desea cambiar las propiedades (como el tipo de papel) para

la impresora que utiliza.

Buscar impresora: De clic en este botón para buscar una impresora a la que tenga acceso.

Imprimir a archivo: Active esta casilla para crear un archivo a partir del documento en lugar de

enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con formato de impresión, como selección de fuente y especificación de color, en un archivo que se puede imprimir en otra impresora.


Número de copias: En esta lista, de clic en el número de copias que desee imprimir.

Intercalar: Active esta casilla de verificación si desea que su trabajo de impresión se guarde con el

orden que haya creado en el documento al imprimirlo. Esta casilla de verificación está disponible cuando se imprimen varias copias.

Selección: De clic en esta opción para imprimir sólo lo que haya seleccionado.

Hojas activas: De clic en esta opción para imprimir sólo las hojas de cálculo activas.

Todo el libro: De clic en esta opción para imprimir todo el libro, con todas las hojas de cálculo que

contenga.

Tabla: De clic en esta opción para imprimir sólo la tabla de la hoja de cálculo.

Omitir áreas de impresión: Active esta casilla para omitir las áreas de impresión que pueda haber

especificado.

Todo: De clic en esta opción si desea imprimir todas las páginas del archivo.

Páginas: De clic en esta opción y agregue los números de página o los intervalos de páginas en el

cuadro.

Vista previa: De clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de

imprimirla y seleccionar otras opciones de impresión, como la configuración de página.

Aceptar: De clic en este botón para enviar el documento a la impresora.

Cancelar: De clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo.

3.5.1.2 Configurar Página

Use el cuadro de diálogo Configurar página para configurar el diseño y las opciones de impresión de una página. Para tener acceso a este cuadro puede entrar a través de la vista preliminar seleccionando el botón configurar página ó a través de la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, de clic en el indicador de cuadro de dialogo.

.


3.5.1.2.1 Opciones de la ficha Página

A continuación se describe cada uno de los elementos que conforma la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página.

Orientación: Elija orientación horizontal o vertical.

Ajuste de escala: Aumenta o reduce la hoja de cálculo o la selección cuando realiza la

impresión de modo tal que se ajuste a la cantidad indicada de páginas.

Ajustar al: Si activa Ajustar al, puede escribir un porcentaje en el cuadro % del tamaño normal.

Ajustar a: Si activa Ajustar a, puede escribir una cantidad en el cuadro páginas de ancho por y

en el cuadro alto. Para completar el ancho de la página y usar la cantidad de páginas necesarias, escriba 1 en el cuadro páginas de ancho por y deje el cuadro alto en blanco.

Tamaño de papel: En este cuadro, de clic en Carta, Oficio u otra opción de tamaño para indicar

el tamaño que desea usar para el documento o sobre impreso.

Calidad de impresión En este cuadro, de clic en una resolución para indicar la calidad de

impresión para la hoja de cálculo activa. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la página impresa. La resolución más alta brinda una impresión de mejor calidad que es compatible con impresiones de alta resolución.

Primer número de página En este cuadro, escriba Automático para comenzar con la

numeración de las páginas en "1" (si es la primera página del trabajo de impresión) o en el siguiente número de secuencia (si no es la primera página del trabajo de impresión). Escriba un número para especificar el número de la página de inicio que no sea "1".


3.5.1.2.2 Opciones de la ficha Márgenes

Escriba la configuración de los márgenes y observe los resultados en el cuadro Vista previa.

Superior, inferior, Izquierda, Derecha: Ajuste las medidas en los cuadros Superior,

Inferior, Izquierda y Derecha para especificar la distancia entre los datos y el borde de la página impresa.

Encabezado o pie de página: Escriba un número en el cuadro Encabezado o en el

cuadro Pie de página para ajustar la distancia entre el encabezado y el borde superior de la página o entre en el pie de página y el borde inferior de la página. La distancia debe ser menor que la configuración de los márgenes para evitar que el encabezado o el pie de página se superpongan con los datos.

Centrar en página: Centre los datos en la página dentro de los márgenes activando el

cuadro de diálogo Verticalmente, el cuadro de diálogo Horizontalmente o ambos.


3.5.1.2.3 Opciones de la ficha encabezado y pie de página

A continuación se describe cada uno de los elementos que conforma la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página.

Encabezado: De clic en un encabezado incorporado la lista desplegable Encabezado o de clic

en el botón Personalizar encabezado para crear un encabezado personalizado para la hoja de cálculo que desea imprimir. El encabezado incorporado se copiará en el cuadro de diálogo Encabezado, en donde podrá dar formato o editar el encabezado activado.

Pie de página: De clic en la lista desplegable Pie de página o de clic en el botón Personalizar

pie de página para crear un pie de página personalizado para la hoja de cálculo que desea imprimir. El pie de página incorporado se copiará en el cuadro de diálogo Pie de página, en donde podrá dar formato o editar el pie de página activado.

Páginas pares e impares diferentes: Active la casilla Páginas pares e impares diferentes para

especificar que los encabezados y pies de página de las páginas impares serán diferentes de los de las páginas pares.

Primera página diferente: Active la casilla Primera página diferente para eliminar los

encabezados y pies de página de la primera hoja impresa. Para crear un encabezado o pie de página para la primera hoja, active esta casilla, de clic en el botón Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página y luego en la ficha Encabezado en primera página o Pie de página en primera página podrá agregar la información que desee, se observara en el encabezado o en el pie de página de la primera hoja. Esta opción está disponible en el cuadro de diálogo Configurar página, en la ficha Encabezado y pie de página.

Ajustar la escala con el documento: Active la casilla Ajustar la escala con el documento para

especificar si los encabezados y pies de página deben tener el mismo tamaño y ajuste de escala que la hoja de cálculo. Esta casilla está activada de forma predeterminada. Para que el tamaño y ajuste de escala de los encabezados y pies de página sea independiente del ajuste de escala de la hoja de cálculo, para poder crear una organización coherente en todas las páginas, desactive esta casilla.

Lista desplegable encabezado.

Lista desplegable pie de página.


Alinear con márgenes de página: Active la casilla Alinear con márgenes de página para

asegurarse de que el margen del encabezado o pie de página esté alineado con los márgenes izquierdo y derecho de la hoja de cálculo. Esta casilla está activada de forma predeterminada. Para establecer el margen izquierdo y derecho de los encabezados y pies de página en un valor específico que es independiente de los márgenes izquierdos y derecho de la hoja de cálculo, desactive esta casilla.

Personalizar encabezado y pie de página

Formato al texto: Se deberá seleccionar el texto antes de presionar el botón

Inserta el número de página actual.

Inserta el número total de páginas

Inserta la fecha actual

Inserta la hora actual

Inserta la ruta donde está guardado el archivo que se está imprimiendo

Inserte el nombre del archivo que se está imprimiendo.

Inserte el nombre de la etiqueta de hoja de cálculo que se está imprimiendo.

Permite insertar una imagen desde un archivo

Este botón se activa cuando inserta una imagen dentro del encabezado y/o pie de página y permite determinar el tamaño que tendrá ésta.

Antes de dar clic en cualquier botón de los anteriormente explicados, deberá ubicar el cursor en la sección donde se desea que tenga efecto. Principalmente para determinar la alineación.


3.5.1.2.4 Opciones de la ficha Hoja

Área de impresión: De clic en el cuadro Área de impresión para seleccionar un rango de

hoja de cálculo para imprimir y, a continuación, desplácese a través de las áreas de la hoja de cálculo que desea imprimir. El botón Contraer diálogo, ubicado en el extremo derecho de este cuadro, mueve temporalmente el cuadro de diálogo de modo que podrá escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, puede dar clic en el botón nuevamente para observar el cuadro de diálogo completo.

Imprimir títulos: Active una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas

o filas en cada página de la hoja de cálculo impresa.

o Active Repetir filas en el extremo superior si desea que las filas específicas

sean el título horizontal de cada página.

o Active Repetir columnas a la izquierda si desea observar títulos verticales

en cada página.

Luego, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o las celdas en las columnas o filas de título que desee. El botón Contraer diálogo, ubicado en el extremo derecho de este cuadro, moverá temporalmente el cuadro de diálogo y le permitirá escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, puede dar clic en el botón nuevamente para observar el cuadro de diálogo completo.

Imprimir: Especifica lo que se imprime en la hoja, si la impresión será en color o en blanco

y negro y cuál será la calidad de la impresión.

o Líneas de la cuadrícula: Active la casilla Líneas de la cuadrícula para incluir

las líneas de la cuadrícula de la hoja de cálculo en la copia impresa. Las líneas de la cuadrícula no se imprimen de forma predeterminada, independientemente de si se muestran en la hoja de cálculo o no. Ejemplo de impresión con líneas de la cuadrícula


Ejemplo de impresión sin líneas de la cuadricula

o Blanco y negro: Active la casilla Blanco y negro cuando usa una impresora

en color pero desea imprimir sólo en blanco y negro. Esta opción está desactivada de forma predeterminada. No es necesario activarla cuando se usa una impresora que imprime en blanco y negro solamente.

o Calidad de borrador: Active la casilla Calidad de borrador para imprimir más

rápido con menor calidad de impresión cuando la impresora que usa tiene un modo de calidad de borrador. Esta opción no tendrá efecto cuando la impresora no tiene ningún modo de calidad de borrador.

o Encabezados de filas y columnas: Active la casilla Encabezados de filas y

columnas para incluir estos encabezados en la copia impresa. Ejemplo de impresión con Encabezados de filas y columnas

Ejemplo de impresión sin Encabezados de fila y columnas

o Comentarios: En este cuadro, seleccione la ubicación de la copia impresa en

la que desea que aparezcan las anotaciones que ha agregado a las celdas de la hoja de cálculo. Active Al final de hoja para combinar todas las anotaciones e imprimirlas juntas en una página agregada al final de la copia impresa. Active Como en la hoja para imprimir las anotaciones en su

ubicación original en la hoja de cálculo. Las anotaciones no se incluyen automáticamente en la copia impresa, porque Ninguna está activada de forma predeterminada.


o Errores de celda: En este cuadro, seleccione el modo en que desea que se

muestren en la hoja impresa los errores de celda que aparecen en la hoja de cálculo. De forma predeterminada, los errores se muestran tal como aparecen, pero no se pueden mostrar si selecciona <espacio vacío>, para mostrarlos como un guión doble, seleccione -- o muéstrelos como #N/A.

Orden de página: De clic en la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha o en la opción Hacia la derecha, luego hacia abajo para controlar el orden en que los datos se

numeran e imprimen cuando no entran en una página. En la imagen de muestra se observa una vista previa de la dirección en que se imprimirá el documento cuando elija una de estas opciones.

3.5.2 Vista previa de salto de página

Salto de página: divisor que fracciona una hoja de cálculo en páginas independientes para su

impresión. Excel inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de página manuales que se hayan insertado. Vista previa de salto de página

Para imprimir el número exacto de páginas que desee, puede utilizar la opción Vista previa de salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejan los saltos de página que Microsoft Office Excel aplicará automáticamente. La Vista previa de salto de página es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colocación automática de los saltos de página.

3.5.2.1 Agregar, eliminar o mover saltos de página

1. En la ficha Vista, dentro del grupo Vistas de libro, de clic en el botón Vista previa de

salto de página.

También puede dar en la opción Vista previa de salto de página en la barra de estado.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes, según la acción que desee realizar:

Mover

Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición. Nota: Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.


Insertar

Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, seleccione una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo.

De clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, de clic en el comando Insertar salto de página del menú contextual. También puede insertar el salto de pagina a través de la ficha Diseño de pagina, que se encuentra dentro del grupo Configurar página, de clic en el botón Saltos y posteriormente en el comando Insertar salto de página.

Quitar

Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de salto de página ó elimínelo desde la ficha Diseño de pagina, dentro del grupo Configurar página, de clic en el botón Saltos y posteriormente en el comando Eliminar salto de página.

Para quitar todos los saltos de página manuales, de clic con el botón secundario del mouse en cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, de clic en comando Restablecer todos los saltos de página en el menú contextual. También puede quitar todos los saltos de pagina a través de la ficha Diseño de pagina, en el grupo Configurar página, de clic en el botón Saltos y posteriormente en el comando Restablecer todos los saltos de página.

3. Para volver a la vista Normal una vez que termine de trabajar con los saltos de página, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, de clic en el botón Normal.

También puede dar clic en el botón Normal en la barra de estado.


3.5.3 Área de impresión

El área de impresión es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la información contenida en la hoja de cálculo.

3.5.3.1 Establecer un área de impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de

impresión. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, de clic en el botón Área

de impresión y, a continuación, de clic en el comando Establecer área de impresión.

Nota: El área de impresión que haya establecido se almacenará al guardar el libro.

3.5.3.2 Agregar celdas a un área de impresión existente

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión

existente. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, de clic en Área de

impresión y, a continuación, de clic en el comando Agregar al área de impresión.

Nota: El comando Agregar al área de impresión; solo aparecerá si la(s) celda(s) seleccionadas no pertenecen al área de impresión existente.

3.5.3.3 Borrar área de impresión

1. De clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de

impresión.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, de clic en el comando Borrar área de impresión.


3.5.4 Uso de la vista Diseño de Paginas

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad de datos o varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para obtener

resultados de aspecto profesional. Puede acceder a esta vista a través de la ficha Vista, en el grupo Vista de libro, de clic en el botón Diseño de pagina.

También puede activar esta vista en la barra de estado a través del botón Diseño página.

En esta vista se puede:

Cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal.

Puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos

Cambiar la orientación de la página

Agregar o cambiar encabezados y pies de página

Establecer los márgenes para la impresión

Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula

Mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas

Especificar las opciones de ajuste de escala.

En la vista Diseño de página el documento se muestra de esta forma:

Cuando termine de trabajar en la vista Diseño de página, puede volver a la vista Normal, dando clic

sobre el botón Normal.


3.6 FUNCIONES BÁSICAS

Una función en Microsoft Excel es una fórmula simplificada. Cada función tiene su propia sintaxis (la forma de cómo debe escribirse) Al conocer la sintaxis de cada función se sabe la forma de utilizarla. =Nombre_de_Función(Argumentos)

Cada función debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o más funciones en la misma línea entonces con un sólo signo es suficiente.

Toda función debe tener un nombre, el cual nunca estará separado por espacios y siempre tiene que escribirse tal cual.

Nunca le deben faltar paréntesis

La parte que varía siempre de acuerdo a la función es lo que se escribe dentro de los paréntesis, es decir los argumentos.

o Existen diferentes tipos de argumentos

Numéricos 5, 8, 54, 6 De referencia de celda A6, F9, H8, J9 Rango A1:A20 Combinados A1:A20, D9, H10, 67 Texto Fecha Lógicos Más funciones.

3.6.1 Ahora

Objetivo: Su objetivo principal es colocar la fecha y hora del reloj de la computadora. Al usar esta

fórmula en algún libro, las celdas en las que este se actualizaran a los datos actuales. Sintaxis: Esta función no tiene argumentos =AHORA()

3.6.2 Hoy

Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha)

Sintaxis: Esta función no tiene argumentos =HOY()

Formula

Resultado

Formula

Resultado


3.6.3 Suma

Objetivo: Suma todos los números de un rango.

Sintaxis: =Suma(Número1, Número2, Número3…)

El número que se desea que se sume, puede ser identificado a través de una referencia de celda o bien mediante un rango de celdas al momento de tratarse de varios números Ejemplos:

=Suma(15,30,50)

El resultado es 95 y se utilizó en los argumentos datos numéricos.

=Suma(D1,D4,D6) El resultado es 102 y se utilizó como argumentos referencias de celdas

A1 que contiene un 25 A4 que contiene un 42 A6 que contiene un 35 La suma es 102

=Suma(D1:D6) El resultado es 267 utilizando un sólo argumento de tipo rango

=Suma(B1:D6) El resultado es 462 y es una suma de un rango que incluye columnas y filas. La suma se realizo a través de argumentos de tipo rango. Referenciando la primera y última celda del rango.


3.6.4 Max

Objetivo: Determinar cuál es el valor máximo de una serie de números Sintaxis: =MAX(Número1, Número2, Número3,…)

3.6.5 Min

Objetivo: Determinar cuál es el valor mínimo de una serie de números

Sintaxis: =MIN(Número1, Número2, Número3,…)

3.6.6 Promedio

Objetivo: Determinar cuál es el promedio de una lista de números (esta función suma y divide entre

el número de elementos seleccionados) Sintaxis: =PROMEDIO(Número1, Número2, Número3,…)

=MAX(B1:D6) El resultado de la formula anterior es 80 ya que este es el número más grande dentro del rango.

=MIN(B1:D6) El resultado de la formula anterior es 5, ya que este es el número más pequeño dentro del rango.


3.6.7 Contar

Objetivo: Determinar cuántos datos de tipo numérico existen en el rango de celdas indicado en los

argumentos Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3…)

3.6.8 Contara

Objetivo: Determinar cuántas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo. Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3…)

=PROMEDIO(D2:D9) El resultado es 34.625, el cual es el promedio que se obtiene al sumar y dividir el resultado de la suma entre el total de números.

=CONTAR(C1:F8) El resultado es 19 puesto que en este rango aparecen datos que no son numéricos, estos no son contemplados.

=CONTARA(C1:G8) El resultado es 32 puesto que en este rango existen celdas vacías, estas no se consideran. Esta fórmula no distingue entre tipos de datos, solo cuenta las celdas que contienen datos.


3.6.10 Si

Objetivo: Permite crear fórmulas, texto, números condicionales.

Sintaxis: =SI(Prueba_Lógica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso)

Prueba_Lógica se refiere a la condición que se desea comprobar

Valor_Si_Verdadero Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición se cumple

Valor_Si_Falso Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición no se cumple

Ejemplos.

=Si(A1>A2,”Correcto”,”Incorrecto”) Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve correcto CORRECTO =Si(A5<A4,”Correcto”, “Incorrecto”) Si 60 es menor que 30 entonces devuelve correcto INCORRECTO =Si(A2=A3,”Hola”, “Adios”) Si 9 es igual a 8 entonces devuelve Hola ADIOS =Si(suma(A1:A5)>130, 1, 2) Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130

entonces devuelve el número 1

=SI(F2>=70,"Aprobado","Reprobado") Como se observa en el ejemplo, la formula valida del status de cada alumno en base al promedio obtenido, si este es mayor o igual a 70 entonces muestra como mensaje “Aprobado” de lo contrario muestra el mensaje “Reprobado”


=SI(C2<=B2,"Si","No") Si la existencia es menor o igual al nivel mínimo entonces se debe surtir

Al momento de examinar la lista que se debe surtir solamente aparecen letreros indicando SI o bien indicando NO. La idea principal es que aparezca la cantidad que se debe surtir, para ello es necesario realizar una resta: NIVEL MÁXIMO menos EXISTENCIA Modifique la fórmula para que quede como se indica:

=SI(C2<=B2,"Si","No") =SI(B2>=C2,A2-C2,"")

En lugar de escribir SI se escribe

una fórmula A2-C2 (por el hecho

de ser fórmula NO debe estar

entre comillas)

Borre el letrero NO para que en caso de que no se deba surtir

aparezca “” (deje las comillas).


3.7 USO DE PLANTILLAS

3.7.1 ¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es un formato preestablecido que nos permite sistematizar y estandarizar el formato de nuestra información. Configuraciones que puede guardar en una plantilla

Formatos

Formatos de celdas y hojas.

Formatos de página y configuración del área de impresión de cada hoja.

Estilos de celda.

Número y tipo de hojas.

Áreas protegidas y ocultas del libro: Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen cambios en las celdas de una hoja de cálculo.

Texto, datos, gráficos y fórmulas

Texto que se desea repetir, como encabezados de páginas y rótulos de filas y columnas.

Datos, gráficos, fórmulas y otra información.

Configuración de validación de datos.

3.7.2 Uso de plantillas para crear un nuevo libro

Microsoft Excel cuenta con algunas plantillas ya elaboradas que se pueden utilizar. Tal vez no todas se ajusten exactamente a las necesidades específicas que se tienen, sin embargo se pueden utilizar como un punto de partida.


Para usar un plantilla realice las siguientes instrucciones:

1. De clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, de clic en la opción Nuevo.

2. Aparecerá la galería de plantillas. Seleccione la categoría en la cual pertenece la plantilla que

desea utilizar.

a. Categorías de Plantillas. En blanco y reciente: use esta opción para basar el libro en una plantilla usada

recientemente o para generar un libro de Excel en blanco. Plantillas instaladas: Muestra las plantillas que se ya vienen integradas en Excel. Para

basar el libro en una plantilla instalada. Mis plantillas: Use esta opción para basar el libro en una plantilla que haya creado. Nuevo a partir de existente: Para basar el libro en otro libro, de clic en y, después, de

doble clic en el libro que desee usar.

b. Microsoft Office Online.

Muestra un listado de plantillas que están disponibles en línea algunas categorías son: Presupuestos, Calendarios, Facturas, Recibos, Informes, entre otras. Para tener acceso a estas deberá tener conexión a Internet. Para utilizarlas de clic en una categoría de plantillas y después, en esa categoría, de doble clic en la plantilla que desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro de la Comunidad de Microsoft Office Online, deberá hacer clic en Acepto para aceptar las Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la Comunidad y poder descargar dicha plantilla.

c. Buscador.

En el cuadro de texto puede teclear el nombre o alguna palabra clave para realizar la búsqueda de plantillas disponibles en línea.

d. Panel de plantillas.

En esta área se muestran las plantillas que pertenecen a la categoría seleccionada.

e. Vista Previa.

Da una vista previa de la plantilla seleccionada.

3. En el panel de plantillas seleccione la que necesite.

4. De clic en el botón Crear.

a

b

c

d

e


3.7.3 Crear una plantilla

Crear una plantilla es sencillo. Considere que una plantilla es “como un molde” a partir del cual se generan nuevos libros. 1. Abra un nuevo libro de Excel, adáptelo a las necesidades de la plantilla que desea crear. Ó bien

abra el libro que desee usar como plantilla.

2. De clic en el botón de Microsoft Office y, después de clic en el comando Guardar como.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.

4. En el cuadro Tipo, de clic en Plantilla de Excel o de clic en Plantilla de Excel habilitada para

macros si el libro contiene macros que desea que estén disponibles en la plantilla.

5. Por último de clic en el botón Guardar.

Nota: La plantilla se coloca automáticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estará

disponible cuando desee usarla para crear un nuevo libro. En Windows Vista, la carpeta Plantillas suele ser C:\Users\<su nombre>\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas. En Microsoft Windows XP, la carpeta Plantillas suele ser C:\Documents and Settings\<su nombre>\Datos de programa\Microsoft\Plantillas.


3.8 MICROSOFT GRAPH

3.8.1 Conceptos básicos

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

3.8.2 Identificación de elementos

Venta de Pasteles

45

60

5248

70

80

60

75

6065

8075

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Del 26 al 30 de Enero 2004

Pie

zas

3 Leches

Chocolate

1. Título del Gráfico

2. Rótulos de datos

3. Área de trazado

4. Título del eje Y

5. Escala de valores

6. Título del eje X

7. Leyendas

8. Líneas de división

9. Eje de categorías

1

4

5 9

6

2

7

8

3


3.8.3 Tipos de Gráficos

3.8.3.1 Gráficos de columnas

En un gráfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

3.8.3.2 Gráficos de Líneas

En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.


3.8.3.3 Gráficos Circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila. Los puntos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. Estos gráficos se pueden utilizar cuando sólo tenga una serie de datos que desee trazar y cuando ninguno de los valores que desea trazar sea negativo.

3.8.3.4 Gráficos de barras

Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Puede utilizar un gráfico de barras cuando las etiquetas de eje son largas y los valores que se muestran son duraciones.

3.8.3.5 Gráficos de área


Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

3.8.3.6 Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

3.8.3.7 Otros gráficos

El botón otros gráficos despliega una gama de gráficos con enfoques más especializados.las categorías son cotizaciones, superficie, Anillo, Burbuja y Radial.


3.8.4 Herramientas de Gráficos

Al insertar ó seleccionar un grafico, aparecen 3 fichas más en la cinta de opciones. Las cuales proporcionan todas las opciones para editar los detalles de los gráficos. Estas fichas son Diseño, Presentación y Formato.

3.8.4.1 Ficha Diseño

La ficha Diseño contiene los siguientes grupos:

Tipo

Datos

Diseño de Gráfico

Estilos de diseño

Ubicación

Muestra la galería de diseños. Los diseños se aplican modificando y/o agregando elementos al gráfico. Para ver todos los diseños

disponibles, de clic en Más.

Abre la Galería con las diferentes categorías y tipos de Gráficos.

Abre el cuadro de dialogo “Guardar plantilla de gráficos”

Cambiar la alineación de las categorías por filas o por columnas de datos numéricos.

Permite determina el rango de información a graficar.

Muestra la galería de Estilos de diseño. Los estilos se aplican al gráfico completo o solo a los elementos seleccionados. Para ver todos

los estilos disponibles, de clic en Más.

Permite Mover la ubicación de un gráfico, las opciones que presenta son: Mover a una hoja nueva ó mover como objeto a una de las hojas actuales del libro.


3.8.4.2 Ficha Presentación

La ficha Presentación contiene los siguientes grupos:

Selección Actual

Insertar

Etiquetas

Ejes

Fondo

Se despliega una lista con los Elementos del grafico, el que esté actualmente en la caja de texto, es el que esta seleccionado y al cual se le aplicaran los cambios que se hagan. También muestra los comandos de Aplicar formato y restablecer.

Los 3 botones de este grupo tienen la misma función de Insertar elementos dentro del área del grafico. El primero inserta Imágenes desde archivo, el segundo inserta formas y el último cuadro de texto.

Permite acomodar el titulo encima, superpuesto ó sin título.

Muestra u oculta la tabla de datos dentro del área del gráfico.

Permite manipular el título del eje Horizontal y el título del eje vertical.

Permite manipular la Leyenda del gráfico.

Permite manipular la posición de los rótulos de los datos.

Permite manipular el formato de los ejes Horizontal primario y vertical primario.

Activa o desactiva la cuadricula horizontal y/o vertical.

Área de trazado permite aplicar de fondo el color predefinido a la misma ó quitárselo. Las opciones cuadro gráfico, plano inferior y giro 3D, solo se activan cuando el Gráfico es en plano 3D.


Análisis

Propiedades

3.8.4.3 Ficha Formato

La ficha Formato contiene los siguientes grupos:

Selección Actual

Estilos de Forma

Muestra u oculta las líneas (lineal, exponencial, extrapolar y media móvil) que marcan la tendencia de los valores.

Las opciones Líneas y Barras ascendentes y descendentes sólo se activan cuando el gráfico es tipo lineal.

Agrega una barra de error (error típico, porcentaje y desviación estándar) a cada barra del grafico.

Despliega las propiedades (nombre) del gráfico seleccionado.

Se despliega una lista con los Elementos del grafico, el que esté actualmente en la caja de texto, es el que esta seleccionado y al cual se le aplicaran los cambios que se hagan. También muestra los comandos de Aplicar formato y restablecer.

Muestra la galería de Estilos de Forma. Los estilos se aplican al gráfico completo o sólo a los

elementos seleccionados. Para ver todos los estilos disponibles, de clic en el botón Más.

Cada Estilos de la galería tienen una combinación de colores establecida, pero esta puede ser modificada en relleno, contorno y efectos.


Estilos de Word Art

Organizar

Tamaño

3.8.5 Creacion de un gráfico

Para la creación del gráfico nos basaremos en la tabla venta de pasteles, la cual puede obtener al abrir el archivo M3C81, contenido en las prácticas de Excel del CD ó capturando en un libro nuevo de Excel los datos del ejemplo.

1. Para la creación de una gráfica es conveniente seleccionar primero la información que se

desea graficar.

Muestra la galería de Estilos de WordArt. Estos estilos solo se aplican al Texto. Para ver todos

los estilos disponibles, de clic en el botó Más.

Cada Estilos de la galería tienen una combinación de colores establecida, pero esta puede ser modificada en relleno, contorno y efectos.

Este grupo contiene las herramientas para organizar los elementos según se requiera. Contiene los comandos traer al frente, enviar al fondo, alinear, agrupar y girar, cada uno con sus respectivas opciones. El comando Panel de selección muestra una ventana con los nombres de las diferentes formas contenidas en la hoja.

Muestra el tamaño del área de gráfico. Estos valores pueden modificarse a través de las flechas de dirección de cada caja de texto ó tecleando directamente el valor.


2. Una vez que ha seleccionado la información a graficar vaya a la ficha Insertar, en el grupo

Gráficos, de clic en alguno de los iconos de gráficos, en este caso usaremos el de tipo Columna, y el subtipo Columna en 2-D Agrupada.

3. Al seleccionar la grafica aparecerán 3 fichas más en la cinta de opciones. Las cuales proporcionan todas las opciones para editar los detalles de los gráficos. Estas fichas son Diseño, Presentación y Formato. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de datos seleccione el Estilo 2.

4. Ahora cambie el diseño y seleccionaremos el diseño 9. Este diseño está en la ficha Diseño, en el Grupo Diseño de gráfico.


5. Agregar títulos correspondientes. - De doble clic en la etiqueta “Titulo del grafico” e introduzca el título Venta de Pasteles - De doble clic en la etiqueta “Titulo del eje” vertical, e introduzca el título Piezas. - De doble clic en la etiqueta “Titulo del eje” horizontal e introduzca el título Del 24 al 30 de

Enero 2010.

6. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, de clic sobre el botón Etiquetas de datos y posteriormente la opción Extremo externo.

7. Seleccionar el área del gráfico y de clic en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma seleccione el efecto Sutil – Énfasis 5

Hasta este paso el gráfico debe mostrarse con los elementos y apariencia semejantes a los de la imagen.

Aparecerán los rótulos de los datos en esta

forma.


- En el grupo Tamaño proporcione los siguientes valores.

La gráfica final debe habernos quedado en esta forma.


3.9 HERRAMIENTAS DE USO GENERAL

3.9.1 Inmovilizar Paneles

En la mayoría de las ocasiones al trabajar con listas de información se nos complica editar información que rebasa los límites de la pantalla ya que nos es difícil explorar los últimos registros sin visualizar los títulos de columna o bien deslizarse demasiado hacia la derecha que hace que se pierdan los datos principales del lado izquierdo. El hecho de que los títulos de columnas permanezcan inmóviles al desplazarnos hacia abajo en una lista grande de información, facilita considerablemente la interpretación al momento de agregar nuevos registros. Inmovilizar paneles permite dejar fija la o las filas que se especifiquen en la parte superior y/o lo que se determine de columnas al lado izquierdo.

A partir de estos momentos usted podrá transitar a números de fila lejanos, y aún así podrá observar los títulos de columnas.

Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

Ubique el indicador de celda justo debajo de la fila que desea inmovilizar y justo a la derecha de la columna a inmovilizar.

Active la ficha Vista y de clic en el comando Inmovilizar paneles.

Enseguida de clic en el comando Inmovilizar fila superior.


3.9.2 Zoom

El zoom nos permite ampliar o reducir un área mostrada, considerando que ampliar o alejar no afecta a la impresión. Las hojas se imprimirán a 100%, salvo que cambie la escala. Estando en la vista normal del libro, puede acceder al zoom en la ficha Vista en el grupo Zoom, en el icono Lupa, en este mismo grupo se encuentran otros 2 botones que son 100% y Ampliar selección. El botón 100% es para mostrar los datos al 100% y el botón Ampliar

selección para acercar lo seleccionado al mayor porcentaje que es 400%.

También puede utilizar el control deslizante del Zoom que se encuentra en la barra de estado para acercar o alejar rápidamente un documento. Este control de Zoom está disponible en todas las vistas del documento, excepto en la vista pantalla completa.

3.9.3 Ir a una celda específica

Ir a… facilitar el traslado a lugares específicos sin importar en que parte de la hoja de cálculo

se encuentre usted puede acceder a este comando. A continuación se da a conocer el procedimiento para acceder al comando Ir a…

Nota: Existe una forma abreviada de mostrar el cuadro de dialogo “Ir a” que es pulsando la tecla F5.

En el grupo Modificar, de clic en el botón Buscar y de clic sobre el

comando Ir a…

El comando Ir a, Se

encuentra en la ficha Inicio.

Digite la referencia de la celda a la cual desea ir. Y pulse el botón Aceptar.

Referencias de celda a las cuales ha viajado (historial)


3.9.4 Portapapeles de Office

El portapapeles es un término utilizado en el ambiente Windows para referirse a una localidad de memoria que guarda información de manera temporal. Usted puede introducir información al portapapeles mediante los comandos Cortar y Copiar la información permanece en esta

localidad para su uso, cada vez que usted requiere de esta información podrá obtenerla a través del comando Pegar. Cuando usted coloca un bloque de información de tamaño

considerable le aparecerá un mensaje al momento de salir de la aplicación indicándole que si desea mantener tal bloque o bien desea limpiar el portapapeles. El Portapapeles de Windows solamente admite un bloque de información a la vez, esto

significa que cada vez que usted copie o corte algo reemplazará el contenido almacenado en el portapapeles; sin embargo, el portapapeles de office se distingue por que le permite almacenar hasta 24 bloques de información para que luego los reclame en distintas posiciones y en el orden que usted desee. Si usted solamente ejecuta el comando Pegar el contenido que se pegará es el último que se introduce al portapapeles. Si desea un bloque de información específico tendrá que acceder a esta pantalla del portapapeles y dar clic en su botón al lado derecho para luego ejecutar Pegar, como se ilustra a continuación.

Hasta 24 bloques de información.

Borrar el portapapeles

Elementos en el Portapapeles

El Portapapeles lo encontrará en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, de clic en

el indicador de cuadro de dialogo (flecha que aparece en la parte derecha de la sección).


3.9.5 Crear hipervínculos

Un hipervínculo es una herramienta que le permite trasladarse de un lugar a otro. En Microsoft Excel los hipervínculos se clasifican en dos tipos, hipervínculos internos los cuales hacen referencia a elementos dentro del mismo archivo y los hipervínculos externos quienes hacen

referencia a sitios fuera del archivo actual que puede ser una página de Internet o archivos creados en otra aplicación.

3.9.6 Guardar como página Web

Microsoft Excel al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office tiene la posibilidad de guardar la información con diferentes formatos, uno de ellos y muy importante es HTML, formato para colocar en Internet la información y que más comúnmente se identifica como página Web. Principalmente Excel cuenta con la opción de interactividad de datos, lo cual significa que podrá publicar un archivo en Internet para su uso de forma directa, es decir que al momento de publicarlo no sea de sólo lectura como normalmente ocurre con estas páginas sino más bien para que se pueda editar y tomar como una plantilla para la resolución de problemas en un ambiente colaborativo.

El botón Hipervínculo lo encontrará en la Ficha Insertar, en el Grupo Hipervínculo.

Seleccione el tipo de vínculo que desea realizar

Escriba o seleccione la dirección a donde viajará por medio del hipervínculo y pulse el botón Aceptar.

MARCADO: para especificar el lugar dentro del archivo a visitar

Apunte sobre el botón de Office, y seleccione la opción Guardar Como .como


La información podrá ser visualizada con Internet Explorer.

Seleccione lo que desea guardar

Si lo desea puede cambiar el titulo de la página a través del botón Cambiar título…

En la opción de Guardar como tipo seleccione Página Web



3.9.7 Copiar Formato

¿Cuántas veces ha dado formato a una serie de filas, de columnas, párrafos, páginas y después de todo tiene la necesidad de utilizar las mismas características en otro lugar? Con el objetivo de estandarizar el formato es posible copiarlo, sin información, solamente las características que hacen que luzca mejor.


Coloque el Mouse en el rango al que desea se le aplique el mismo formato que A1 Colóquese en el lugar que tomará como muestra.

En este caso en la celda A1, la cual tiene el formato que se desea aplicar al resto de celdas.

El botón Copiar formato lo

encontrará en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles


3.10 MANEJO DE IMÁGENES

Hoy en día el trabajo con imágenes es algo ya muy común, desde insertar un logotipo de empresa hasta ciertas ilustraciones que realzan los documentos.

3.10.1 Insertar Imágenes, Imágenes Prediseñadas y Formas

La inserción de imágenes desde archivo, imágenes prediseñadas y formas se realiza de la misma manera. Para Insertar siga este procedimiento:

1. Colóquese en la posición de la hoja donde desea insertar el objeto.

2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Ilustraciones.

3. De clic en el icono del tipo de ilustración que desee, Imagen, Imagen Prediseñada ó

Formas.

4. Acorde con el tipo de ilustración que decidió, siga uno de los procedimientos citados a continuación:

Si seleccionó el icono imagen se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen, busque la imagen que desea, selecciónela y pulse el botón Insertar.


Si seleccionó el icono imagen prediseñada, en la parte derecha de la ventana de Excel aparecerá el panel de tareas imágenes prediseñadas, en este deberá introducir una palabra clave para buscar la imagen que desea insertar, localícela y de clic en sobre ella.

Si seleccionó el icono Forma se desplegará la galería con los diferentes

tipos de autoformas, identifique la que se ajuste a sus necesidades y de clic sobre el icono de la misma, posteriormente vaya al lugar donde desea dibujarla, de clic y sin soltar arrastre el mouse hasta obtener el tamaño de imagen deseado.

a

b

c

d

e

a. Buscar. En este cuadro escriba

la palabra o palabras clave que se utilizarán para hacer una búsqueda en la galería de imágenes. b. Botón Buscar. Pulse aquí una

vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la búsqueda. c. Buscar en. La galería se

clasifica en colecciones, despliegue esta lista y active las casillas de las colecciones donde desea realizar la búsqueda. d. Los resultados deben ser.

Despliegue esta lista y active o desactive las casillas que desee, según el tipo y formato de elementos que esté buscando. (Fotografías, imágenes, videos, sonidos, etc.) e. Resultados de la búsqueda.

En esta área tendrá una vista previa de los elementos que coinciden con los criterios de su búsqueda.

Las autoformas son figuras de dibujo prediseñadas que usted puede insertar para darle vida a sus documentos o presentaciones. Resaltar tópicos, proporcionar una explicación o dar una ayuda visual acerca de un tema. Existen diferentes grupos de autoformas, las primeras que se muestran son las que han sido usadas recientemente, después las líneas, Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque, Formas de Ecuación, diagramas de flujo, Cintas y estrellas y el grupo Llamadas.


.

3.10.2 Herramientas de Imagen

Al seleccionar una imagen ó imagen prediseñada, aparecen las Herramientas de imagen, es decir se agrega una ficha más en la cinta de opciones, esta es la ficha Formato la cual contiene los grupos

descritos a continuación:

3.10.2.1 Grupo Ajustar

3.10.2.1.1 Brillo

La opción Brillo despliega un listado con porcentajes de brillo, ya sea para aumentar o quitar brillo a las imágenes. Entre más brillo más blanca se verá la imagen. Entre menos brillo más oscura se verá la imagen.

3.10.2.1.2 Contraste

La opción Contraste despliega un listado con porcentajes de contraste. Entre más

contraste menos tonalidad gris y la imagen se tornará menos opaca. Si se disminuye el contraste de la imagen se aumenta el tono de gris. Entre menos contraste más tonalidad gris y la imagen se tornará más opaca.

Imagen con brillo Normal.

Imagen con +30% de brillo.

3.10.2.1.1

3.10.2.1.3

3.10.2.1.2

3.10.2.1.4

3.10.2.1.5

3.10.2.1.6


3.10.2.1.3 Volver a colorear

Le permite aplicar un efecto estilizado como, por ejemplo, escala de grises o tono sepia, esta opción tiene varias categorías de tonos ya definidos, que son Modo de color, variaciones de oscuro y variaciones de luz, también el comando más variaciones, el cual desplegará la paleta de colores y la opción definir color transparente el cual permite seleccionar una tonalidad de la imagen y volver transparente todas las áreas que contengan ese tono. Para aplicar cualquiera de las opciones de clic sobre la opción deseada.

Imagen con contraste Normal.

Imagen con -40% de contraste.

Imagen con modo de color

escala de grises.

Imagen con variación de oscuro color 3 oscuro.

Imagen con variación de luz énfasis claro.

Imagen Color normal.

Imagen con definición de color transparente aplicada al área azul.


3.10.2.1.4 Comprimir imágenes

Le permite comprimir las imágenes que se manejan en el documento actual, de tal forma que tengan una mejor resolución dependiendo del uso, si será un documento impreso la opción es 220 ppi (pixeles por pulgada), si será para páginas web o proyectores la opción es 150 ppi y si será un documento con destino vía correo electrónico es 96 ppi.

3.10.2.1.5 Cambiar imagen

Esta opción le permite como su nombre lo dice, cambiar la imagen seleccionada, es decir; seleccione alguna imagen insertada en su hoja de cálculo, al dar clic en este comando se abrirá el cuadro de dialogo insertar imagen el cual le permitirá seleccionar otra imagen desde alguna ubicación en su computadora, la nueva imagen se colocará en él la misma posición donde estaba la imagen removida.

3.10.2.1.6 Restablecer imagen

La opción restablecer imagen Restaura la imagen a la configuración predeterminada de Brillo, Contraste y modo de color.


3.10.2.2 Grupo Estilos de imagen

3.10.2.2.1 Estilos de imagen

Muestra la galería de Estilos de Imagen. Para aplicar un estilo seleccione la imagen y de clic en el estilo deseado, posicionándose sobre un estilo la imagen cambia mostrando la forma en que quedaría, de clic en el estilo que mejor se adapte a sus

necesidades. Para ver todos los estilos disponibles, de clic en el botón Más.

3.10.2.2.2 Forma de la imagen

Esta opción le permite modificar la forma de la imagen, es decir; puede convertir la imagen en estrella, circulo, triangulo, flechas, etc. Para aplicarle este estilo solo seleccione la imagen y de clic en la galería de formas sobre la forma deseada.

3.10.2.2.3

3.10.2.2.2

3.10.2.2.1 3.10.2.2.4


3.10.2.2.3 Contorno de imagen

Permite agregar un contorno personalizado a la imagen. Despliega la paleta de colores al igual que la opción de Grosor y tipo de línea (opción guiones) para el contorno.


3.10.2.2.4 Efectos de la imagen

Para aplicar un efecto: 1. De clic en la(s) imagen(es) a la(s) que desea agregar un efecto.

2. En Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de

imagen, de clic en el botón Efectos de la imagen.

3. Siga alguno de estos procedimientos, según el efecto que desea agregar.

Opción Preestablecer

Agrega ó cambia una combinación integrada de efectos, de clic en el efecto que desee. Para personalizar el efecto integrado, de clic en Opciones 3D y

seleccione las opciones que desee.

Ayudan a mejorar una imagen a través de efectos como sombras, resplandores, reflejos, bordes suaves, biseles y giros tridimensionales (3D). Cada categoría de efectos despliega a su vez los efectos disponibles para el tipo.


Sombra

Para agregar o cambiar una sombra, elija Sombra y de clic en la sombra que desee. Existen las opciones de sombre Exterior, Interior y Perspectiva. Para personalizar la sombra, de clic en el comando Opciones de sombra y seleccione

las opciones que desee.

Reflexión

Para agregar o cambiar un reflejo, elija Reflejo y de clic en la variación del mismo que desee.

Sombra Exterior

Sombra Interior

Sombra en Perspectiva

Reflejo total

Semireflejo


Resplandor

Para agregar o cambiar un resplandor, elija Resplandor y de clic en la variación del mismo que desee. Para personalizar los colores del resplandor, de clic en Más colores de resplandor y seleccione el color correspondiente.

Borde suave Para agregar o cambiar un borde suave, elija el la opción Bordes suaves y de

clic en el tamaño de borde que desee.

Giro 3D Para agregar o cambiar un giro 3D, elija la opción Giro 3D y de clic en el giro que

desee. Para personalizar el giro, de clic en Opciones de giro 3D y seleccione las

opciones que se ajusten a sus necesidades.

1,8 ptos. Resplandor

2,18 ptos. Resplandor

10 puntos

25 puntos


3.10.2.3 Organizar

3.10.2.3.1 Traer al frente

Cuando tiene más de una imagen esta función es útil para establecer el orden de las imágenes, si selecciona una imagen y usa el botón Traer al frente, la imagen

seleccionada se pasara hasta al frente de todas las imágenes. Este mismo botón despliega la opción Traer adelante, la cual mueve la imagen seleccionada solo una

posición adelante.

3.10.2.3.2 Enviar al fondo

Cuando tiene más de una imagen esta función es útil para establecer el orden de las imágenes, si seleccione una imagen y use el botón Enviar al fondo, la imagen

seleccionada se pasara hasta el fondo de todas las imágenes. Este mismo botón despliega la opción Enviar atrás, la cual mueve la imagen seleccionada solo una

posición hacia atrás.

3.10.2.3.3 Panel de selección

El Panel de selección muestra los nombres de las diferentes formas contenidas en la hoja de cálculo, los objetos que lista son imágenes, fotos, WordArt, cuadros de texto, formas y gráficos. El panel de selección generalmente aparece en parte derecha de la ventana, este puede mostrarlo y ocultarlo cuando desee, solo deberá dar clic en el icono correspondiente.

Fuera del eje 1 derecha

Isométrica superior arriba

3.10.2.3.1

3.10.2.3.3

3.10.2.3.2

3.10.2.3.4

3.10.2.3.5

3.10.2.3.6


3.10.2.3.4 Alinear

Esta función permite seleccionar la alineación que deseamos dar a la imagen, al dar clic en el botón Alinear se desplegará un listado con las opciones Alinear a la izquierda, derecha, verticalmente, horizontalmente, en la parte superior, en la parte inferior, distribuir horizontalmente, distribuir verticalmente, ajustar a la cuadricula, ajustar a la forma y Ver líneas de cuadricula. No siempre estarán

activas todas estas opciones, esto depende de las imágenes.

3.10.2.3.5 Agrupar

Para trabajar más rápido, puede agrupar formas, imágenes u otros objetos, la agrupación le permite voltear, girar, mover o cambiar el tamaño de todas las

formas u objetos al mismo tiempo incluso si se trata de una única forma u objeto. También puede cambiar los de todas las formas de un a la vez, si cambia el color de relleno o agrega una sombra, por ejemplo. Los efectos no se pueden aplicar al grupo como si fueran un solo objeto, por lo que un efecto como una sombra se aplica a todas las sombras u objetos del grupo y no al contorno del grupo. Puede seleccionar un elemento del grupo y aplicarle un atributo sin desagrupar las formas. Para agrupar:

1. Seleccione todos los objetos que desea integrar en un solo grupo.

2. De clic sobre el botón Agrupar.

Cuando las imágenes están agrupadas se mostrarán de la siguiente forma como si fuera una sola.

Permite ordenar los objetos.

Para ocultar y/o mostrar todas las imágenes.

Panel de Selección. Aquí se muestran los objetos contenidos en la hoja de cálculo.

Este botón permite mostrar u ocultar cada imagen.

Puede desagrupar un grupo en cualquier momento y reagruparlas más adelante.


3.10.2.3.6 Girar

Es posible modificar la posición de las formas o de otros objetos si se les gira o invierte. La inversión de una forma también se conoce como creación de una imagen reflejada o volteo. El botón Girar despliega la lista de opciones como se muestra en

la siguiente imagen.

A continuación se muestran unos ejemplos:

3.10.2.4 Tamaño

3.10.2.4.1 3.10.2.4.2

Girar 90° a la Derecha Girar 90° a la Izquierda

Voltear Verticalmente Voltear Horizontalmente


3.10.2.4.1 Recortar

Al activar este botón Recortar la imagen se podrá recortar. Podrá eliminar las partes

que desee de la imagen.

3.10.2.4.2 Altura y Anchura

Muestra el tamaño de la imagen seleccionada. Estos valores pueden modificarse a través de las flechas de dirección de cada caja de texto ó tecleando directamente el valor. Si modifica el tamaño estirando la imagen los valores de Ancho y Alto de la

imagen también serán modificados en estas opciones.

Para ocultar o recortar partes de la imagen arrastre uno de los vértices hacia adentro. Para volver a mostrar partes ocultas de la imagen arrastre los vértices hacia fuera.

El apuntador del mouse tendrá la siguiente: apariencia

Seleccione la imagen, y De clic sobre el botón Recortar del grupo Tamaño, en la ficha

Formato.


3.10.3 Cuadros de texto

Un cuadro de texto sirve para colocar texto en áreas y posiciones difíciles en donde el texto

normal no se podría acomodar de la forma como lo requerimos. Un cuadro de texto puede ser arrastrado y girado como si fuera un objeto de dibujo. Sirve también para crear letreros o etiquetas como las de este manual.

3.10.4 WordArt

WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado. Puede personalizar la forma que rodea el WordArt, así como el texto en el WordArt.

3.10.5 Insertar cuadro de texto y/o WordArt

1. Vaya a la ficha Insertar.

2. En el grupo Texto, de clic en el botón WordArt ó en el botón Cuadro de texto según lo

desee.

3. Acorde con la opción que eligió siga uno de los siguientes procedimientos.

Si seleccionó el botón cuadro de texto, colóquese en el lugar donde desea insertarlo, de clic y sin soltar arrastre el mouse hasta obtener el tamaño de cuadro deseado y suelte el cursor. Posteriormente aparecerá la imagen de esta forma:


Si seleccionó el botón WordArt, se desplegará la galería de Estilos de WordArt disponibles, en ésta deberá seleccionar el estilo que desee utilizar.

Posteriormente aparecerá la imagen de esta forma:

4. Teclee el texto deseado.

5. Modifique el tamaño, posición, color, etc., para que luzca como usted quiere.

3.10.6 Herramientas de Dibujo

Al seleccionar un texto WordArt ó un cuadro de texto, aparecen las Herramientas de dibujo, es decir se agrega una ficha más en la cinta de opciones, esta es la ficha Formato la cual

contiene los grupos descritos a continuación:

3.10.6.1 Grupo Insertar Formas

3.10.6.1.1 Formas

Al dar clic en el botón Más se desplegará la galería con los diferentes tipos de

autoformas, identifique la que se ajuste a sus necesidades y de clic sobre el icono de la que más le haya agradado , posteriormente vaya al lugar donde desea dibujarla, de clic y sin soltar arrastre el mouse hasta obtener el tamaño de imagen deseado. Puede insertar formas dentro de un cuadro de texto ó en cualquier parte de la hoja de cálculo.

3.10.6.1.1

3.10.6.1.2

3.10.6.1.3


3.10.6.1.2 Editar Forma El botón Editar Forma permite cambiar la forma del cuadro de texto o del Texto WordArt. Este botón lista las opciones siguientes Cambiar forma, Convertir a forma libre, Modificar puntos y Redistribuir conectores.

A continuación se da a conocer algunos ejemplos de las opciones disponibles en el botón Editar forma. Cambiar una forma:

1. Seleccione el objeto que desea cambiar. 2. Apunte sobre la opción Cambiar forma, y se desplegará el listado con las

opciones de forma, seleccione la que se adapte a sus requerimientos.

Convertir a forma libre: Si desea una forma que tenga tanto segmentos curvados como rectos, puede dibujar una forma libre abierta o cerrada. También puede dibujar una forma que tenga el aspecto de haber sido dibujada con una pluma o con un lápiz. Al dar en la opción Convertir a forma libre el cuadro de texto no cambiará de

aspecto, pero en el listado desplegable ahora se habilitará la opción de modificar

puntos. Modificar los puntos de una forma: Esta opción le permite editar la forma manualmente moviendo los conectores del cuadro. 1. Seleccione el objeto que desea modificar.

2. De clic en la opción Modificar puntos.

3. La imagen aparecerá con una selección roja y los conectores en negro.

4. Estire los puntos negros para transformar la imagen a su gusto.

Cuadro de Texto normal. Cuadro de Texto cambiado a forma de cinta.


3.10.6.2 Grupo Estilo de Forma

3.10.6.2.2 Estilos de Forma

Muestra la galería de Estilos de Forma. Los estilos se aplican a los elementos

seleccionados. Para ver todos los estilos disponibles, de clic en el botón Más.

Cada Estilos de la galería tienen una combinación de colores establecida, pero esta puede ser modificada en las botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Para agregar o cambiar un Estilo realice lo siguiente: 1. Seleccione el objeto que desea modificar.

2. De clic en el botón mas para abrir la galería de Estilos.

3. Seleccione la combinación que desee usar.

3.10.6.2.1 3.10.6.2.3

3.10.6.2.2

3.10.6.2.4


3.10.6.2.3 Relleno de Forma

Un relleno es el interior de un cuadro de texto. Cuando cambia el color de relleno de un cuadro de texto, también puede agregar una textura, una imagen o un degradado al relleno.

Para agregar Relleno realice lo siguiente: 1. De clic en el(los) cuadro(s) de texto en que desea agregar el relleno.

2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma,

de clic en el botón Relleno de forma y, a continuación, se desplegarán una serie

de opciones, elija la que cubra sus necesidades.

Colores del tema: Para agregar o cambiar el color de un relleno, de clic en

el color que más sea de su agrado.

Sin relleno: Esta opción no mostrará ningún color dentro de la forma.

Más colores de Relleno. Para usar un color que no esté en los colores del tema, de clic en el comando Más colores de relleno… y, a continuación, de clic en el color que desee en la ficha Estándar, o mezcle su propio color en la ficha Personalizado.

Imagen: Para usar una imagen de relleno, de clic en el comando Imagen…, busque la imagen que desee usar dentro del cuadro de diálogo Insertar imagen y de clic en ella, después de clic en el botón Insertar.

Degradado: Para agregar o cambiar el degradado de un relleno, seleccione el comando Degradado y de clic en las opciones de variación del degradado que

desee.

Textura: Para agregar o cambiar la textura de un relleno, de clic en el comando Textura y enseguida de clic en la textura que desee. Para personalizar la textura, de clic en el comando Más texturas y elija las

opciones que desee.

Relleno Degradado.

Relleno de Textura.

Sin relleno.

Relleno de una imagen.


3.10.6.2.4 Contorno de la forma

Puede cambiar la apariencia del borde exterior de un cuadro de texto o una forma, o quitar el borde.

Para agregar un contorno realice lo siguiente: 1. De clic en el borde del cuadro(s) de texto o de la forma(s) que desee cambiar.

2. En la ficha Formato dentro de las Herramientas de dibujo, en el grupo Estilos

de forma, de clic en el botón Contorno de forma y a continuación se

desplegarán una serie de opciones, elija la que cubra sus necesidades.

Colores de tema: Para cambiar el color del borde del cuadro de texto o la

forma, de clic en el color que desee.

Sin contorno: Esta opción no mostrará ningún color de contorno de la

forma.

Más colores del contorno. Para usar un color que no esté en los colores del tema, de clic en el comando Más colores de contorno… y, a continuación, de clic en el color que desee en la ficha Estándar, o mezcle su propio color en la ficha Personalizado.

Grosor: Para cambiar el ancho o el grosor del borde, apunte sobre el comando Grosor y enseguida de clic en el ancho de línea que desee. Para crear un grosor de línea personalizado, de clic en el comando Más líneas y

elija las opciones que desee.

Guiones: Para cambiar el estilo del borde, apunte sobre el comando Guiones, después de clic en el estilo de borde que desee. Para crear un estilo personalizado, de clic en el comando Más líneas y elija las opciones

que desee.


3.10.6.2.5 Efecto de la forma

El efecto de forma aplica un efecto visual a la forma seleccionada, como una sombra, resplandor, reflejo o rotación 3D.

Para agregar un efecto de forma realice lo siguiente: 1. De clic en a la forma que desee agregar un efecto forma.

2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma,

de clic en el botón Relleno de forma y, a continuación se desplegarán una serie

de opciones, elija la que cubra sus necesidades.

Preestablecer: Para agregar o cambiar una combinación integrada de efectos, apunte sobre el comando Preestablecer y de clic en el efecto

predeterminados que desee. Para personalizar el efecto integrado, de clic en el comando Opciones 3D y elija las opciones que desee.

Sombra: Para agregar o cambiar una sombra, apunte sobre el comando Sombra y de clic en la sombra que desee. Para personalizar la sombra, de clic en el comando Opciones de sombra y elija las opciones que desee.

Reflexión: Para agregar o cambiar un reflejo, apunte sobre el comando Reflexión y de clic en la variaciones de reflejo que desee.

Resplandor: Para agregar o cambiar un resplandor, apunte sobre el comando Resplandor y de clic en la variación del mismo. Para personalizar los colores del resplandor, de clic en el comando Más colores de resplandor y elija el color que desee.

Bordes suaves: Para agregar o cambiar un borde suave, apunte sobre el comando Bordes suaves y de clic en el tamaño del borde que desee.

Bisel: Para agregar o cambiar un borde, apunte sobre el comando Bisel y

de clic en el efecto del bisel que desee. Para personalizar las opciones de bisel, de clic en el comando Opciones 3D y elija las que desee.

Rotación 3D: Para agregar o cambiar un giro 3D, apunte sobre el comando Rotación 3D y de clic en el giro que desee. Para personalizar el giro, de clic en el comando Opciones de giro 3D y elija las opciones que desee.

Efecto Resplandor

Efecto sombra.

Efecto Reflexión

Efecto Bisel y 3D


3.10.6.3 Grupo Estilos de WordArt

3.10.6.3.1 Estilos de WordArt

Muestra la galería de Estilos de WordArt. Estos estilos sólo se aplican al Texto. Para

ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más.

Para agregar o cambiar un Estilo realice lo siguiente: 1. Seleccione el objeto que desea modificar.

2. De clic en el botón Mas para abrir la galería de Estilos.

3. Seleccione el Estilo que desea usar.

3.10.6.3.2 Relleno de Texto

Un relleno es el interior de las letras de un texto de WordArt. Cuando cambie el color de relleno de un texto, también puede agregar al relleno una textura, una imagen o un degradado.

3.10.6.3.1 3.10.6.3.3

3.10.6.3.2

3.10.6.3.4


Para cambiar el relleno realice lo siguiente: 1. Seleccione el texto de WordArt al que desea agregar relleno.

2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de

WordArt, de clic en el botón Relleno de texto y siga uno de los procedimientos

siguientes:

Colores de tema: Para agregar o cambiar un color de relleno, de clic en el que desee. Si no desea elegir ningún color, de clic en el comando Sin relleno.

(Si hace clic en Sin relleno, el texto no estará visible a menos que le haya agregado un contorno previamente).

Más colores de relleno: Para cambiar a un color que no está en los colores del tema, de clic en el comando Más colores de relleno… y de clic en el color que desee en la ficha Estándar o mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado.

Imagen: Para agregar o cambiar una imagen de relleno, de clic en el comando Imagen, busque la carpeta que contiene la imagen que desea utilizar, de clic en la imagen y, a continuación, en el botón Insertar.

Nota: Si selecciona partes de texto que no son continuas y les aplica un relleno de imagen, cada una de las selecciones individuales se rellena con toda la imagen. La imagen no se extiende por las selecciones de texto.

Degradado: Para agregar o cambiar un degradado de relleno, apunte sobre el comando Degradado y, a continuación, de clic en la variación de

degradado que desee. Para personalizar el degradado, de clic en el comando Más degradados y elija las opciones que desee.

Textura: Para agregar o cambiar una textura de relleno, apunte sobre el comando Textura y de clic en la textura que desee. Para personalizar la textura, de clic en el comando Más texturas y elija las opciones que desee.

3.10.6.3.3 Contorno de Texto

Un contorno es el borde exterior que rodea cada uno de los caracteres del texto o WordArt. Cuando se cambia el contorno del texto, también se puede ajustar el color, el grosor y el estilo de la línea.

Relleno Degradado

Relleno de color

Relleno de Imagen

Relleno Textura


Para cambiar el contorno de texto realice lo siguiente:

1. Seleccione el texto de WordArt o al cual desea cambiar el contorno.


WordArt, de clic en el comando Contorno de texto y siga uno de los


Colores de tema: Para agregar o cambiar un color de contorno, de clic en el que desee. Si no desea elegir ningún color, de clic en el comando Sin contorno.

Más colores del contorno: Para cambiar a un color que no está en los colores del tema, de clic en el comando Más colores del contorno y de clic en el color que desee en la ficha Estándar o mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado.

Grosor: Para agregar o cambiar el grosor del contorno, apunte sobre el comando Grosor y, a continuación, de clic en el grosor que desee. Para personalizar el grosor, de clic en el comando Más líneas y elija las opciones

que desee.

Guiones: Para agregar o cambiar el contorno a puntos o guiones, apunte sobre el comando Guiones y, a continuación, de clic en el estilo que desee. Para personalizar el estilo, de clic en el comando Más líneas y elija las

opciones que desee.

3.10.6.3.4 Efecto de Texto

Un efecto agrega profundidad o énfasis al texto de WordArt. Puede agregar combinaciones de efectos individuales al texto.


Para cambiar los efectos de texto realice lo siguiente:

1. Seleccione el texto de WordArt al que desea agregar un efecto.


WordArt, de clic en el comando Efectos de texto y siga uno de los


Sombra: Para agregar o cambiar una sombra, apunte sobre el comando Sombra y de clic en la sombra que desee. Para personalizar la sombra, de clic en el comando Opciones de sombra y elija las

opciones que desee.

Reflexión: Para agregar o cambiar un reflejo, apunte sobre el comando Reflexión y de clic en la variaciones de reflejo que desee.

Resplandor: Para agregar o cambiar un resplandor, apunte sobre el comando Resplandor y de clic en la variaciones que desee. Para personalizar los colores del resplandor, de clic en el comando Más colores de resplandor y, a continuación, de clic en el color que desee.

Bisel: Para proporcionar al texto el aspecto de profundidad, apunte sobre el comando Bisel y, a continuación, de clic en el que desee. Para personalizar el bisel, de clic en el comando Opciones 3D y elija las

opciones que desee.

Giro 3D. Para agregar o cambiar un giro en 3D, apunte sobre el comando Giro 3D y, después, de clic en la opciones giro 3D que desee. Para personalizar el giro 3D, de clic en el comando Opciones de giro 3D y elija las opciones que desee.

Trasformar: Para agregar o cambiar la opción retorcer o la ruta del texto, apunte sobre el comando Transformar y, a continuación, de clic

en la opción retorcer o ruta que desee.

Efecto Reflexión

Efecto Resplandor

Efecto Giro 3D

Efecto Transformar


3.10.6.4 Grupo Organizar

3.10.6.4.1 Traer al frente

Cuando tiene más de un objeto esta función es útil para establecer el orden de los objetos, si selecciona una imagen y usa este botón, la imagen seleccionada se pasara hasta al frente de todas las imágenes. Este mismo comando despliega la opción Traer adelante, la cual mueve la imagen seleccionada solo una posición

adelante.

3.10.6.4.2 Enviar al fondo

Cuando tiene más de un objeto esta función es útil para establecer el orden de las imágenes, si selecciona una imagen y usa este comando, la imagen seleccionada se pasara hasta el fondo de todas las imágenes. Este mismo comando despliega la opción Enviar atrás, la cual mueve la imagen seleccionada solo una posición hacia

atrás.

3.10.6.4.3 Panel de selección

El Panel de selección muestra los nombres de las diferentes formas contenidas en la hoja de cálculo, los objetos que lista son imágenes, fotos, WordArt, cuadros de texto, formas y gráficos. El panel de selección generalmente aparece en parte derecha de la ventana, este puede mostrarlo y ocultarlo cuando desee, solo deberá dar clic en la opción correspondiente.

3.10.6.4.1

3.10.6.4.3

3.10.6.4.2

3.10.6.4.4

3.10.6.4.5

3.10.6.4.6

Permite ordenar los objetos.

Para ocultar y/o mostrar todas las imágenes.

Panel de Selección. Aquí se muestran los objetos contenidos en la hoja de cálculo.

Este botón permite mostrar u ocultar cada imagen.


3.10.6.4.4 Alinear

Esta función permite seleccionar la alineación que deseamos dar a la imagen, al dar clic en este comando se desplegara un listado con las opciones Alinear a la izquierda, derecha, verticalmente, horizontalmente, en la parte superior, en la parte inferior, distribuir horizontalmente, distribuir verticalmente, ajustar a la cuadrícula, ajustar a la forma y ver líneas de cuadrícula. No siempre estarán

activas todas estas opciones, esto depende de las imágenes.

3.10.6.4.5 Agrupar

Para trabajar más rápido, puede agrupar formas, imágenes u otros objetos, la agrupación le permite voltear, girar, mover o cambiar el tamaño de todas las formas u objetos al mismo tiempo incluso si se trata de una única forma u objeto. También puede cambiar los de todas las formas de un a la vez, si cambia el color de relleno o agrega una sombra, por ejemplo. Los efectos no se pueden aplicar al grupo como si fueran un solo objeto, por lo que un efecto como una sombra se aplica a todas las sombras u objetos del grupo y no al contorno del grupo. Puede seleccionar un elemento del grupo y aplicarle un atributo sin desagrupar las formas.

Para agrupar: 3. Seleccione todos los objetos que desea integrar en un solo grupo.

4. De clic sobre el comando Agrupar.

Cuando las imágenes están agrupadas se mostrarán de la siguiente forma como si fuera una sola.

Puede desagrupar un grupo en cualquier momento y reagruparlas más adelante.

3.10.6.4.6 Girar

Es posible modificar la posición de las formas o de otros objetos si se les gira o invierte. La inversión de una forma también se conoce como creación de una imagen reflejada o volteo. El comando girar despliega la lista de opciones como se muestra en la siguiente imagen.


3.10.6.5 Grupo Tamaño

3.10.6.5.1 Altura y Anchura

Muestra el tamaño de la imagen seleccionada. Estos valores pueden modificarse a través de las flechas de dirección de cada caja de texto ó tecleando directamente el valor. Si modifica el tamaño estirando la imagen los valores de ancho y alto de la imagen también serán modificados en estos comandos.

Girar 90° a la Izquierda

Girar 90° a la Derecha

Voltear Verticalmente

3.10.6.5.1


3.11 ORDENAR Y FILTRAR

3.11.1 Ordenar listas

Existen varias formas de ordenar una lista. Puede acceder a las opciones de ordenación a través de la ficha Inicio, en el grupo Modificar, de clic en el botón Ordenar y filtrar en el cual se despliega el menú con las opciones Ordenar de A a Z, Ordenar Z a A y Orden Personalizado.

Otra forma de acceder a las opciones de ordenación es a través de la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, en el cual se encuentran los botones Ordenar de A a Z, Ordenar Z a A y Orden Personalizado.

3.11.1.1 Ordenar una lista en orden Ascendente ó Descendente

Ordenar una lista en orden Ascendente

Ordenar una lista en orden Descendente

Ordenar una lista de datos con los botones Ascendente y Descendente es la forma más sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda de la columna que se utilizará como base para ordenar toda la lista y dar clic en el botón correspondiente. Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna “A” que sea parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.


Si usted selecciona información parcialmente, Excel mostrará un mensaje

Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres dejando las calificaciones intactas lo que podría ocasionar un grave error pues estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos. En versiones anteriores de Excel esta advertencia no aparecía por lo que se tenía que actuar con mucha precaución al ordenar listas.


3.11.1.2 Orden Personalizado

Puede ordenar una lista personalizada por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear. A continuación se indican los elementos del Cuadro de Orden Personalizado

1. Botón Agregar nivel de ordenación

2. Botón Eliminar nivel de ordenación

3. Botón copiar nivel

4. Flechas de desplazamiento entre niveles de ordenación

5. Botón Opciones

6. Menú Ordenar por

7. Menú ordenar según

8. Menú criterio de ordenación

En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno ¿Quién debe ir primero?

8

1

7

2 3

6

4 5


Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante una ordenación personalizada. En la cual se seleccionaría la opción ordenar por: PATERNO en el primer nivel, se agrega un nivel y en ese elige ordenar por MATERNO y así sucesivamente según los datos. El cuadro quedaría de la siguiente forma:

3.11.2 Filtros

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.


3.11.2.1 Filtrar

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos ó una celda activa que

se encuentre en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, de clic en el botón Ordenar y filtrar y, enseguida, en el comando Filtro.

3. Aparecerá en el encabezado de cada columna un icono como este , de clic en la flecha del encabezado de la columna a partir de la cual desea filtrar los datos.

4. En la lista de filtros de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que

desea filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a

continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Ejemplo: En la siguiente hoja de cálculo se tiene una lista de datos de clientes que han ordenan comida a domicilio frecuentemente, el encargado desea saber cuántos de ellos son Estudiantes. A continuación se realizara el filtro:

De clic en la ficha Inicio en el grupo Modificar, en Ordenar y filtrar, seleccionar Filtro.

De clic en la flecha de la columna Ocupación.


3.12 TABLAS DINÁMICAS

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

o Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario. o Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y

crear cálculos y fórmulas personalizados. o Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos

de resumen de las áreas de interés. o Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen. o Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e

interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. o Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Seleccione sólo el criterio a través del cual se desea filtrar (Estudiante) y pulsar Aceptar.

Sólo se mostraran los registros que coinciden con la ocupación de Estudiante.


3.12.1 Crear tabla dinámica

Para crear un informe de tabla dinámica, debe conectarse a un origen de datos y especificar la ubicación del informe. 1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro

de una tabla de Microsoft Office Excel. Asegúrese de que el rango de celdas tenga encabezados de columna.

2. Active la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, de clic en el botón Tabla dinámica y, a continuación, en el comando Tabla dinámica.

3. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

4. Seleccione el origen de los datos.

o De clic en la opción Seleccione una tabla o rango y escriba el rango de celdas o la

referencia del nombre de tabla. ó

o De clic en la opción Utilice una fuente de datos externa, de clic en el botón Elegir conexión, Excel muestra el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Seleccione una conexión y de clic en el botón Abrir.

5. Especifique una ubicación.

o De clic en la opción Nueva hoja de cálculo, para poner el informe de tabla dinámica

en una hoja de cálculo nueva. ó

o De clic en la opción Hoja de cálculo existente y a continuación, especifique la

primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.

6. En seguida de clic en el botón Aceptar.

Si el origen de datos es una tabla o rango.

Si el origen de datos es una fuente Externa.

Coloque la tabla dinámica en una nueva hoja.

Coloque la tabla dinámica en una hoja de cálculo existente.


7. Excel agregará un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y

mostrará la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica. También se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

3.12.2 Ejemplo Tabla Dinámica

Seleccione una de las celdas de la tabla a partir de la cual desea crear la tabla dinámica.

En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, Seleccione el origen de

los datos, especifique una ubicación y pulse Aceptar.

Active a la ficha Insertar, en el grupo Tablas, de clic en el botón Tabla dinámica y, a

continuación, en el comando

Tabla dinámica.


Puede arrastrar los campos de un área a otra las veces que sea necesario. Al momento de colocar los campos en cada área se irá mostrando la tabla dinámica en la hoja.

Se abrirá un informe vacio y el panel con la lista de campos para la tabla dinámica

Seleccione los campos que desea agregar al informe y arrástrelos al área correspondiente: filtro, rótulos de fila o columna y valores.

Filtros de informe. Filtra

los datos para centrarse en un subconjunto de datos en el informe.

Rótulos de fila. Los Datos

de campos agregados en esa área, se mostraran en las filas.

Rótulos de columna. Los

Datos de campos agregados en esa área, se mostraran como encabezados de columnas.

Valores. Los Datos de

campos agregados en esa área, se mostrarán como valores de los encabezados. Al mismo tiempo que se ejecuta en ellos alguna operación. Ver

3.12.4 Funciones de resumen


3.12.3 Eliminar un informe de tabla dinámica

1. De clic en el informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, de clic en el botón

Seleccionar y, a continuación, en el comando Toda la tabla dinámica.

3. Por último presione la tecla SUPR o DEL

3.12.4 Funciones de resumen disponibles en tabla dinámica

En las tablas dinámicas, están disponibles las siguientes funciones de resumen para todos los tipos de datos de origen, salvo para OLAP (Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.).

Suma. La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos numéricos.

Contar. Cuenta el número de los valores de datos. La función de resumen

Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Contar es la función predeterminada para datos no numéricos.

Promedio. El promedio de los valores.

Máx. El valor máximo.

Mín. El valor mínimo.

Producto. El producto de los valores.

Contar números. El número de valores de datos que son números. La función

de resumen Contar núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.

Una vez generada la tabla, puede ser modificada en su estilo, diseño y formato a través de las Herramientas de Tabla dinámica. (Ficha

Opciones y ficha Diseño)


DesvEst. Cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra

es un subconjunto de toda la población.

DesvEstP. Cálculo de la desviación estándar de una población, donde la

población son todos los datos que van a resumirse.

Var. Cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un

subconjunto de toda la población.

Varp. La varianza de una población, donde la población son todos los datos que

van a resumirse. Para cambiar la función de los datos:

De clic en el botón flecha del campo.

Seleccione el tipo de cálculo y de clic en el botón

Aceptar.

Seleccione la opción Configuración del campo de valor.