montaje de un sistema de costos en frutera del …
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MONTAJE DE UN SISTEMA DE COSTOS EN FRUTERA DEL PACIFICO S.A.
DAVID ALBERT CUMBAL VELOZA
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE OCCIDENTE
DIVISION DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
1.999
MONTAJE DE UN SISTEMA DE COSTOS EN FRUTERA DEL PACIFICO S.A.
DAVID ALBERT CUMBAL VELOZA
Trabajo de grado para optar el título de Ingeniero Industrial
Director FERNANDO PIZARRO
Economista
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE OCCIDENTE
DIVISION DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
1.999
Nota de aceptación
Aprobado por el Comité de Grado en
cumplimiento de los requisitos exigidos por la
Corporación Universitaria Autónoma de
Occidente para optar el título de Ingeniero
Industrial
ABDUL CAÑAS
Presidente del Jurado
RIGOBERTO CELIS
Jurado
FAMEL GALLEGO
Jurado
Santiago de Cali, Noviembre de 1.999
iii
AGRADECIMIENTOS
El autor expresa sus más sinceros agradecimientos a:
FERNANDO PIZARRO, Economista y Director de la Tesis, por su valiosa orientación a lo
largo del desarrollo de todo el proyecto
Todos los educadores de las diferentes áreas que a lo largo de la carrera aportaron sus
conocimientos para la formación como Ingeniero Industrial
iv
TABLA DE CONTENIDO
Página
1. OBJETIVOS ................................................................................................................... 2
1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 2
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ....................................................................................... 2
2. JUSTIFICACION ........................................................................................................... 4
2.1 JUSTIFICACION PRACTICA .................................................................................... 4
2.2 BENEFICIOS ............................................................................................................... 5
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA ............................................................................. 6
3.1 CONSTITUCION ......................................................................................................... 6
3.2 ACTIVIDAD COMERCIAL ........................................................................................ 6
3.3 MERCADO .................................................................................................................. 7
3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 8
3.5 FUNCIONES PRINCIPALES DE LAS AREAS DE LA EMPRESA .......................... 9
3.5.1 Ventas ................................................................................................................... 9
3.5.2 Producción .......................................................................................................... 10
3.5.3 Mantenimiento .................................................................................................... 10
3.5.4 Control de Calidad .............................................................................................. 11
3.5.5 División agrícola ................................................................................................ 12
3.5.6 Despachos ........................................................................................................... 12
3.5.7 Administración ................................................................................................... 13
3.5.8 Contabilidad ....................................................................................................... 13
3.5.9 Recursos Humanos ............................................................................................. 14
4. DESCRIPCION DEL PROCESO ............................................................................... 15
4.1 MATERIAS PRIMAS ................................................................................................ 15
4.1.1 Fruta .................................................................................................................... 15
4.1.2 Químicos ............................................................................................................. 20
4.2 PRODUCTOS ............................................................................................................ 20
4.3 PRESENTACIONES Y EMPAQUES ........................................................................ 21
4.4 DIAGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA ........................................................... 22
4.5 CENTROS PRODUCTIVOS ..................................................................................... 22
4.5.1 Recibo de Fruta ................................................................................................... 23
4.5.2 Manipular ........................................................................................................... 24
4.5.3 Línea de despulpe ............................................................................................... 25
4.5.4 Pulper .................................................................................................................. 28
4.5.5 Exprimidora ........................................................................................................ 30
4.5.6 Pasteurización ..................................................................................................... 31
4.5.7 Empaque de pulpas ............................................................................................. 32
4.5.8 Empaque de jugos ............................................................................................... 33
4.5.9 Listado de Equipos por Centro Productivo ........................................................ 34
4.6 CENTROS DE SERVICIO ......................................................................................... 35
4.6.1 Listado de Equipos de los Centros de Servicio .................................................. 35
5. CONCEPTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS .......................................... 36
5.1 HISTORIA DE LOS COSTOS ................................................................................... 36
5.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS ....................................................................... 38
5.3 COSTOS DEL PRODUCTO ...................................................................................... 40
5.4 ESTADO DE COSTOS .............................................................................................. 41
6. MODELO DE COSTOS ACTUAL ............................................................................ 42
6.1 INFORMES ................................................................................................................ 43
6.1.1 Informe semanal de compras de fruta ................................................................. 44
6.1.2 Compra de fruta - Total país ............................................................................... 44
6.1.3 Informe mensual de empaque ............................................................................. 44
6.1.4 Rendimiento diario - Total país .......................................................................... 45
6.1.5 Rendimientos del mes - Total país ..................................................................... 45
6.1.6 Costo de materia prima ....................................................................................... 46
6.1.7 Costo variable presupuestado ............................................................................. 46
6.1.8 Movimientos de inventarios producto terminado ............................................... 46
6.1.9 Costo de Ventas .................................................................................................. 47
7. DETERMINACION DE ESTANDARES................................................................... 48
7.1 MATERIAS PRIMAS ................................................................................................ 49
7.1.1 Fruta fresca ......................................................................................................... 49
7.1.2 Insumos químicos ............................................................................................... 53
7.1.3 Empaque ............................................................................................................. 57
7.1.4 Costo total materia prima y empaque ................................................................. 58
7.2 MANO DE OBRA ...................................................................................................... 58
7.2.1 Valor de la mano de obra .................................................................................... 58
7.2.2 Centros productivos ............................................................................................ 59
7.2.3 Determinación de estándares de tiempo de mano de obra ................................. 62
7.2.4 Determinación del costo estándar de mano de obra ........................................... 67
7.3 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION .......................................................... 69
7.3.1 Estimación del nivel de producción ................................................................... 69
7.3.2 Determinación de los factores de distribución CIF ............................................ 71
7.3.3 Conceptos de distribución .................................................................................. 75
7.3.4 Distribución de CIF en centros de servicios ....................................................... 76
7.3.5 Distribución de CIF en centros productivos ....................................................... 76
7.3.6 Costos Indirectos de Fabricación por presentación ............................................ 77
7.4 COSTO ESTANDAR TOTAL ................................................................................... 78
7.5 VARIACIONES AL COSTO ESTANDAR ............................................................... 79
7.5.1 Variaciones del costo estándar de materias primas ............................................ 79
7.5.2 Variaciones de mano de obra directa .................................................................. 80
7.5.3 Variaciones de costos indirectos de fabricación ................................................. 81
8. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE COSTOS ............................................... 83
8.1 RECURSO HUMANO ............................................................................................... 83
8.2 REQUERIMIENTO DE INFORMACION ................................................................ 84
8.2.1 Formatos ............................................................................................................. 86
8.3 REQUERIMIENTOS LEGALES ............................................................................... 89
8.4 REQUERIMIENTO DEL SOFTWARE .................................................................... 91
8.4.1 Requisitos del Software ...................................................................................... 91
8.4.2 Cotización del software ...................................................................................... 92
REQUERIMIENTOS MINIMOS..................................................................................... 115
8.5 REQUERIMIENTOS DEL HARDWARE ............................................................... 117
9. SIMULACION DEL SISTEMA DE COSTOS ........................................................ 118
9.1 RELACION DE INFORMES DEL SISTEMA ........................................................ 119
9.1.1 Catálogos .......................................................................................................... 119
9.1.2 Informes del sistema ......................................................................................... 124
10. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 128
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
LISTADO DE ANEXOS
ANEXO A : INFORMES DEL MODELO DE COSTOS ACTUAL
ANEXO B : ARCHIVO DE FIGURAS
ANEXO C : ARCHIVO DE TABLAS
LISTADO DE TABLAS
TABLA 1: Valor nutritivo de las frutas
TABLA 2: Epocas de cosecha
TABLA 3: Centros productivos
TABLA 4: Recibo de fruta
TABLA 5: Manipulación
TABLA 6: Linea de despulpe
TABLA 7: Pulper
TABLA 8: Exprimidora
TABLA 9: Empaque de pulpas
TABLA 10: Empaque de pulpas por presentación
TABLA 11: Empaque de jugos
TABLA 12: Empaque de jugos por presentación
TABLA 13: Listado de equipos centros productivos
TABLA 14: Listado de equipos centros de servicio
TABLA 15: Rendimiento de la fruta
TABLA 16: Porcentaje de pulpa en jugos
TABLA 17: Precios de fruta presupuestados
TABLA 18: Costo estándar de la pulpa
TABLA 19: Costo estándar de fruta por presentación (pulpas)
TABLA 20: Costo estándar de fruta por presentación (jugos)
TABLA 21: Formulación de insumos químicos en pulpas
TABLA 22: Formulación de insumos químicos en jugos
TABLA 23: Precios de químicos presupuestados
TABLA 24: Costo estándar de insumos químicos en pulpas
TABLA 25: Costo estándar de insumos químicos en jugos desde pulpa
TABLA 26: Costo estándar de insumos químicos en jugos desde fruta
TABLA 27: Costo estándar de insumos químicos por presentación (pulpas)
TABLA 28: Costo estándar de insumos químicos por presentación (jugos)
TABLA 29: Costo estándar de empaque de pulpas y jugos
TABLA 30: Costo estándar de materia prima - pulpas
TABLA 31: Costo estándar de materia prima - jugos
TABLA 32: Costo estándar total de materia prima por presentación
TABLA 33: Costo del personal directo
TABLA 34: Costos del personal directo por centro productivo
TABLA 35: Estimación de suplementos
TABLA 36: Estudio de métodos y tiempos - despulpe de lulo
TABLA 37: Estándar de producción de pulpas x centro productivo
TABLA 38: Estándar de mano de obra de despulpe x centro productivo
TABLA 39: Estándar de empaque de pulpas y jugos
TABLA 40: Estándar de mano de obra para empaque de pulpas y jugos
TABLA 41: Costo estándar de mano de obra para producción de pulpas
TABLA 42: Costo estándar de mano de obra de despulpe en presentaciones
TABLA 43: Costo estándar de mano de obra de empaque de pulpas y jugos
TABLA 44: Costo estándar total de mano de obra en pulpas y jugos
TABLA 45: Pronóstico de ventas mensual -1999
TABLA 46: Pronóstico de mano de obra de despulpe x centro productivo
TABLA 47: Pronóstico de mano de obra para empaque de pulpas y jugos
TABLA 48: Determinación de factores de distribución de CIF
TABLA 49: Determinación de porcentajes de distribución de CIF - servicios
TABLA 50: Distribución de CIF en centros de servicio
TABLA 51: Determinación de porcentajes de distribución de CIF en centros productivos
TABLA 52: Distribución de CIF en centros productivos
TABLA 53: CIF de despulpe por centro productivo
TABLA 54: CIF de despulpe en presentaciones
TABLA 55: CIF de empaque por presentación
TABLA 56: CIF total por presentación
TABLA 57: Costo estándar de pulpas
TABLA 58: Costo estándar de jugos
TABLA 59: Costo estándar total por presentación
LISTADO DE FIGURAS
FIGURA 1: Organigrama general anterior
FIGURA 2: Organigrama de agencia de ventas actual
FIGURA 3: Organigrama general actual
FIGURA 4: Diagrama general de la planta
FIGURA 5: Estado de costos
FIGURA 6: Ruta de proceso de la producción de pulpas
FIGURA 7: Ruta de proceso del empaque de pulpas y jugos
FIGURA 8: Diagrama de procesos de desmote de guanabana
FIGURA 9: Diagrama de procesos de pulpa de guanabana
FIGURA 10: Diagrama de procesos de pulpas de lulo, mango, tomate
FIGURA 11: Diagrama de procesos de pulpa de uva
FIGURA 12: Diagrama de procesos de pulpa de mora
FIGURA 13: Diagrama de procesos de pulpa de maracuyá
FIGURA 14: Diagrama de procesos de pulpa de naranja y mandarina
FIGURA 15: Diagrama de procesos de pulpa de piña
FIGURA 16: Diagrama de procesos de pulpa de papaya
FIGURA 17: Diagrama de procesos de empaque de pulpas: 250,1.000
FIGURA 18: Diagrama de procesos de empaque de pulpa Dosificada
FIGURA 19: Diagrama de procesos de empaque de pulpa Muestras
FIGURA 20: Diagrama de procesos de empaque de jugo Refresca
FIGURA 21: Diagrama de procesos de empaque de jugos Fruta
FIGURA 22: Formato métodos y tiempos
FIGURA 23: Formato para el reporte diario de producción - despulpe
FIGURA 24: Formato para el reporte diario de producción - empaque pulpas
FIGURA 25: Formato para el reporte diario de producción - empaque de jugos
RESUMEN
La necesidad de un sistema de costos ha cobrado notable auge, especialmente a su análisis
para la toma de decisiones gerenciales, efectos de planeación y presupuestos,
estableciéndose como uno de los medios más indicados para mantener bajo un cuidadoso
control la producción en las industrias manufactureras y otras actividades financieras.
Debido a la importancia que representa para la empresa el tener un buen sistema de costos,
se vislumbra el origen de este Proyecto de Grado. Montaje del Sistema de Costos en la
empresa despulpadora de frutas Frutera del Pacífico S.A.
En este documento se encontrarán las etapas que describen, diagnostican y proponen la
adopción del nuevo sistema, que permiten controlar el costo de cada uno de los productos
en sus diferentes procesos.
Este sistema obtenido manejará los costos por procesos con un costeo de inventarios
permanentes, comparando a final de mes los resultados obtenidos contra el estándar.
INTRODUCCION
Proponer el modelo administrativo del Sistema de Costos en FRUTERA DEL PACIFICO S.A.
que permita determinar en forma rápida y oportuna cuanto cuesta obtener cada uno de sus
productos, es el principal objetivo de este proyecto de grado.
Frutera del Pacífico S.A. es una empresa especializada en la elaboración y comercialización de
pulpas, jugos y concentrados de frutas tropicales.
En vista de la preocupación general, tanto del departamento de producción y la gerencia general
por determinar cuanto cuesta despulpar la fruta diariamente, y empacar la pulpa se estima que es
urgente la necesidad de la creación de un sistema que permita evaluar que es lo que pasa con
cada evento que ocurre en el área de producción.
Con este proyecto se busca establecer un sistema de costos claro y eficiente, que sirva de
herramienta tanto al área de producción como a la gerencia general, para tomar decisiones que
maximicen la productividad y competitividad de la empresa en el mercado.
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer el modelo administrativo de un Sistema de Costos en FRUTERA DEL PACIFICO
S.A. que permita determinar en forma rápida y oportuna cuanto cuesta obtener cada uno de sus
productos.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Evaluar el modelo actual empleado con base en los procesos industriales para la
determinación de los costos de producción.
2. Determinar un sistema apropiado que permita evaluar diaria y/o mensualmente los
rendimientos en producción.
3. Establecer el proceso más adecuado para distribuir del costo de la mano de obra directa e
indirecta en el producto.
4. Determinar los requerimientos legales para la contabilización del proceso productivo.
5. Establecer las políticas y los sistemas necesarios para el control de las compras y manejo de
inventarios de materias primas, insumos, productos en proceso y productos terminados.
6. Establecer el sistema bajo el cual se debe hacer la evaluación de inventarios
7. Evaluar el modelo del sistema de costos de acuerdo a las políticas, objetivos y metas de la
empresa.
8. Evaluar el proceso de producción y plantear las respectivas soluciones para su mejora.
9.Adaptar el software con base al modelo de costos diseñado para el proceso
10. Establecer los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para el montaje del
proyecto.
2. JUSTIFICACION
2.1 JUSTIFICACION PRACTICA
Toda empresa debe ser consciente de la importancia de tener un buen sistema para la evaluación
de sus costos, ya que en gran medida las empresas no sólo cumplen con una labor financiera sino
que también de carácter social por lo tanto es su responsabilidad de velar por el control de todas
sus actividades.
Cuando las empresas establecen sistemas de costo eficientes logran mejorar la penetración en el
mercado ya sea nacional o internacional, pues pueden hacer los correctivos necesarios al tiempo
adecuado y lograr una mejor competitividad.
La observación de las situaciones particulares en que se desarrollan cada uno de los procesos
productivos permitirá analizar y evaluar la mejor manera de contabilizarlos en un modelo acorde
con los necesidades de información de Frutera del Pacifico S.A.
Con el fin de agilizar el manejo de la información, se implementará un software que permitirá
manejar simultáneamente los costos por procesos estimados y reales, además de los inventarios
de materias primas y productos en proceso.
2.2 BENEFICIOS
1. El diseño de un modelo sistematizado de evaluación de costos es un instrumento que
permitirá mayor agilidad en el manejo del mismo
2. Disminución del tiempo para el cálculo de los costos en cada centro productivo
3. Información diaria de las unidades existentes en materias primas y su respectivo costo
4. Información diaria de las unidades existentes y el costo de productos en proceso y productos
terminados
5. Costeo real de los materiales consumidos diariamente
6. Control diario y evaluación de las unidades producidas en cada centro productivo
7. Control diario de los productos despachados
8. Información al día que permite tomar decisiones en cuanto a procesos, cambios, aumento de
turnos, etc.
9. Información que permitirá servir de herramienta para programar la producción, lo que
conllevará a mejorar los tiempos de entrega
10. Información confiable a contabilidad
11. Control de las compras de materiales minimizando el inventario y maximizando el uso
racional del dinero.
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
3.1 CONSTITUCION
Frutera del Pacífico, fue constituida inicialmente como una sociedad de responsabilidad limitada
hace quince años por escritura pública el 21 de abril de 1.983 y transformada a Sociedad
Anónima el 17 de octubre de 1.996, mediante escritura pública número 7741 en la Notaría
Décima de Santiago de Cali, e inscrita en la Cámara de Comercio el 19 de noviembre de 1.996
bajo el número 00776 del libro IX.
3.2 ACTIVIDAD COMERCIAL
Frutera del Pacífico - Frupa, es una empresa industrial especializada en la elaboración y
comercialización de pulpas, jugos y concentrados de frutas tropicales. Cuenta con una planta
propia ubicada en la vía a Candelaria a dos kilómetros de Santiago de Cali en una bodega de
4.250 mt2 , contando con los recursos técnicos y humanos para garantizar productos de excelente
calidad.
En la actualidad se trabaja con una variedad de catorce frutas que son : Guanábana, Lulo, Mora,
Mango, Maracuyá, Curuba, Piña, Tomate de Arbol, Papaya, Guayaba, Coronilla (guayaba agria),
Uva, Naranja y Mandarina.
Las líneas de productos son:
1. Pulpas de frutas : 100% naturales en presentaciones de 250 gr., 1.000 gr., 5.000 gr., 12
unidades x 80 gr. y en tambores de 200 kilos.
2. Concentrados de pulpas de fruta : en presentación de 220 kilos.
3. Jugos de fruta : en presentaciones de 160 cc, 500 cc, 1.000 cc, y 220 cc (Refresca).
3.3 MERCADO
Frutera del Pacífico vende sus productos tanto a nivel nacional como internacional. En el
mercado nacional se cuenta con agencias propias de venta en Cali, Bogotá, Medellín, Pereira y
Barranquilla, además de una red distribuidores potenciales en ciudades cercanas a las agencias
como son, Buga, Tulua, Popayán, Manizales, Ibagué, Quibdó, Urabá, Santa Marta, Cartagena y
San Andrés Isla. Cabe anotar que Frutera del Pacífico es la única empresa procesadora de frutas
con presencia en todo el territorio nacional.
Los canales de distribución utilizados son :
Autoservicios: 1con un cubrimiento del 95% de los almacenes de cadena y autoservicios del
país, tanto a nivel de supermercados e hipermercados. La participación interna de este canal
representa el 65% de las ventas.
Instituciones: se cubre un alto porcentaje de hoteles, clínicas, colegios, restaurantes, batallones.
tiendas y universidades. La variedad de frutas y el rendimiento ofrecido, además de obtener un
producto de gran calidad ha permitido posicionar la buena participación en este canal. La
participación interna de este canal representa el 20% de las ventas.
Preventa: A través de un esfuerzo de “barrido de zona”, se ha logrado llegar a unos 3.000
clientes pequeños ubicados en la periferia de Bogotá, Medellín y Cali. Estos pequeños clientes
1 Datos suministrados por estudios de mercadeo realizados por Frutera del Pacífico S.A.
además de formar en su conjunto un importante nivel de ventas, son un medio publicitario de
divulgación de marca y nuevos aportantes para conseguir la masificación de la pulpa como
sustituto de la fruta fresca. La participación interna de este canal representa el 10% de las ventas.
Industrial: representado por las compañías que utilizan las pulpas de fruta como materia prima
para sus productos. Algunas de estas compañías son las de helados, jugos de frutas, pasteles,
mermeladas, etc. La participación interna de este canal representa el 5% de las ventas.
El mercado internacional es atendido a través de agentes comerciales, quienes colocan el
producto en clientes finales para su transformación o consumo. La línea de concentrados es la
más fuerte en el mercado de Europa y Norte América.
3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Frutera del Pacífico puede considerarse como una empresa grande pues de acuerdo al número de
empleados que tiene bajo su nómina un total de 190 personas a nivel nacional.
Administrativamente esta dividida en los siguientes departamentos: Gerencia general,
Subgerencia general, Gerencia comercial y ventas, administración, Gerencia de producción, con
un grupo de asesores a nivel de todas las áreas de la empresa
A continuación se muestra el organigrama general de la empresa teniendo en cuenta que para la
implementación y funcionamiento de este proyecto se creará el departamento de costos. Ver
figuras 1, 2 y 3.
3.5 FUNCIONES PRINCIPALES DE LAS AREAS DE LA EMPRESA
3.5.1 Ventas
- Conocer e informar al cliente sobre las ventajas competitivas del producto.
- Entender que cada cliente tiene una necesidad particular y diferente.
- Informar al cliente sobre el respaldo y soporte de la marca.
- Garantizar al cliente con argumentos sólidos, verdaderos y éticos que los productos satisfacen
su necesidad personal.
- Cumplir con las metas asignadas para la venta del producto siguiendo las estrategias de
comercialización adoptadas.
- Proponer estrategias de comercialización.
- Efectuar un seguimiento a los clientes y prestarle apoyo en sus requerimientos.
- Asegurar que el personal de ventas esté bien capacitado en el producto, la venta, y el servicio.
- Mantener canales abiertos de comunicación con el área de Producción, para hacer las
respectivas sugerencias acerca de la realización del producto, con el fin de mejorar la calidad
cuando se requiera.
- Determinar las necesidades de compra de los clientes, con el fin de ofrecer un servicio
oportuno.
- Organizar las zonas de distribución.
- Mantener el liderazgo del mercado.
3.5.2 Producción
- Controlar los inventarios de fruta fresca, pulpas en proceso y el producto empacado, con el fin
de suministrar a tiempo, los requerimientos de producto terminado al área de Ventas.
- Realizar la compra de todas las materias primas para la elaboración de los productos.
- Controlar los inventarios de químicos que son usados tanto como insumos, como también los
químicos utilizados para la desinfección general en la planta.
- Controlar el inventario del material de empaque, como son las bolsas de polietileno y los
tambores metálicos.
- Programar la compra de la fruta fresca, teniendo en cuenta los presupuestos suministrados por
el área de Ventas y las épocas de cosecha, con el fin de obtener los mejores precios en la compra.
3.5.3 Mantenimiento
- Velar por el buen funcionamiento y uso de toda la maquinaria y herramientas en la empresa.
- Establecer un buen programa de mantenimiento preventivo para cada una de las máquinas y
cuartos fríos del área de Producción y Bodega.
- Llevar el control de las hojas de vida de cada una de las máquinas y equipos, con el fin de
determinar los gastos y costos, generados por cada máquina y equipo. Además conseguir el buen
manejo del programa de mantenimiento preventivo.
- Velar por la seguridad de cada una de las personas que laboran con estos equipos,
especificando las medidas necesarias para su correcto uso.
- Hacer reparaciones a los equipo de la planta, contenedores, cuartos fríos y neveras.
- Alistar las máquinas y equipos para los procesos de producción.
- Controlar el buen funcionamiento de las instalaciones eléctricas y electrónicas.
- Realizar trabajos mecánicos, eléctricos, electrónicos, reparaciones locativas.
3.5.4 Control de Calidad
- Verificar y aprobar las condiciones del producto que determinan el grado de aceptabilidad por
el consumidor.
- Verificar que el producto cumpla con las disposiciones legales de sanidad.
- Realizar el debido control de las materias primas utilizadas en el proceso, con el fin de
garantizar su óptima calidad.
- Controlar la óptima calidad de los procedimientos y productos obtenidos en cada proceso.
- Desarrollar las formulaciones de los procesos en general.
- Realizar el control sanitario general de aguas de desecho del personal y equipo de la planta.
- Controlar la limpieza y desinfección de la planta.
- Desarrollar ensayos y técnicas de investigación para nuevos productos.
- Motivar a todo el personal de la empresa en el desarrollo de un programa de control total de la
calidad en el aspecto humano y en el aspecto del producto en general.
- Establecer el uso de los implementos y la dotación necesaria, para el trabajo y entrada de
personal a la planta.
- Elaborar las fichas técnicas que comprenden los análisis fisico-químicos y bacteriológicos de
los productos
3.5.5 División agrícola
- Conseguir la fruta necesaria, teniendo en cuenta ciertas condiciones como son, el precio, el
grado de maduración y el lugar donde se cosechó.
- Prestar la debida atención técnica a los productores de fruta, con el fin de hacerles
recomendaciones en cuanto a la siembra, el cuidado, el manejo, la recolección y el grado de
maduración adecuado que se debe tener.
- Controlar el presupuesto de la compra de fruta teniendo en cuenta los precios establecidos por
la gerencia para el costo por kilogramo.
- Conocer e informar a la gerencia general y a la gerencia de producción de las épocas de
cosecha, su duración y el volumen de fruta producida.
3.5.6 Despachos
- Dirigir y coordinar los procesos de recibo de mercancía, separación, despacho y todo tipo de
entradas y salidas de producto de bodega.
- Controlar una existencia permanente de mercancía en bodega y preparar pedidos sugeridos de
solicitud de producto.
- Mantener un inventario de existencias actualizado diariamente.
- Responder y ejecutar programas de organización y distribución de la planta física asignada a
la bodega y a las sucursales de ventas.
- Dirigir y coordinar los procesos de despachos y entregas de mercancías a los clientes.
- Controlar el inventario y el buen mantenimiento de los vehículos utilizados en la distribución
de productos.
- Controlar la existencia permanente de mercancías en las sucursales de venta.
- Manejar un inventario actualizado por sucursales de venta.
3.5.7 Administración
- Dirigir todas las actividades del personal a todos los niveles con el fin de alcanzar los
objetivos de la empresa.
- Elaborar y controlar los presupuestos de gastos.
- Controlar y validar toda la información que se le suministra de las demás áreas.
- Garantizar el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos administrativos.
- Controlar el cumplimiento de presupuestos de ventas.
3.5.8 Contabilidad
- Registrar contablemente los hechos económicos de la empresa, teniendo en cuenta la
aplicación de los principios y las normas de contabilidad.
- Emitir estados financieros oportunos y confiables para la toma de decisiones de la gerencia.
- Presentar en forma oportuna los informes y resultados de la empresa, para cada periodo
contable.
- Atender requerimientos de entes fiscales, bancarios y de recaudación tributaria del Estado.
- Dar a conocer los procedimientos para la elaboración de todos los documentos contables de
acuerdo a las normas legales establecidas.
3.5.9 Recursos Humanos
- Velar por la seguridad y el bienestar de todo el personal de la empresa.
- Controlar el cumplimiento de la normas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo.
- Establecer las políticas y procedimientos, para la selección y contratación del personal.
- Hacer la evaluación de desempeño del personal.
- Elaborar el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
- Elaborar los programas de capacitación y recreación.
- Generar los listados de pago de salarios, comisiones, prestaciones sociales, autoliquidación,
etc.
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 MATERIAS PRIMAS
La principal materia prima para la elaboración de las pulpas es la fruta fresca. Un dato a tener en
cuenta para el costeo, es que la empresa no asume los desperdicios de fruta que se generan por
fruta sobremadura, verde, o con daños físicos.
Se utilizan además químicos en una formulación específica dentro de las normas establecidas por
el Ministerio de Salud, para la preservación y conservación de las pulpas.
4.1.1 Fruta
El consumo de frutas en la dieta es de vital importancia por el aporte de vitaminas, minerales,
carbohidratos, pigmentos, enzimas, agua y otra serie de compuestos, además de la satisfacción de
consumir un producto de características sensoriales agradables.
En países tropicales como Colombia, la variedad de frutas producidas es amplia, gracias a la
diversidad de climas y ecosistemas que naturalmente existen en nuestra geografía.
En Colombia el consumo de frutas promedio por persona es de 35 kgr/año, siendo recomendado
por la Organización Mundial de la Salud (OMS) de 120 kgr/año, para lograr una dieta adecuada.
Este bajo consumo de frutas se debe en parte a la baja producción de frutas, a las altas pérdidas
postcosecha que se acercan al 30% y a la poca formación nutricional de la mayoría de la
población, en cuanto a la costumbre de consumir frutas.
Una alternativa de disminuir las pérdidas es destinar parte de la producción al procesamiento y
obtención de diferentes productos conservados, de fácil consumo como lo son los jugos y pulpas.
4.1.1.1 Descripción
De las catorce frutas que se manejan se presenta una breve descripción de las más importantes
según el nivel de ventas.
Lulo: (Solanum Quitoense); Nombre científico: Lamarck; Familia: Solaneceas
Por su aroma y sabor, el lulo es una de las frutas más apetecibles por los habitantes del Trópico
Americano. Su piel bastante delgada, está cubierta de pelos urticantes fáciles de quitar. La pulpa
mucilagenosa con bastantes semillas, es amarilla verdosa y posee un agradable sabor ácido que
mezclado con azúcar, sirve para obtener excelentes jugos, helados y otras preparaciones, que
además de quitar la sed, devuelven las energías perdidas. Los rayos directos y constantes del sol
ecuatorial, el terreno húmedo del trópico andino y la temperatura de las alturas entre 800 y 2.000
metros son las que producen esta curiosa fruta.
Guanabana: Nombre científico: Anona Muricata; Familia: Anonaceas
Existen diferentes variedades no muy bien definidas. Su pulpa voluminosa, blanca, cremosa y
con suave aroma, posee un jugoso sabor que combina lo ácido con lo dulce, lo que la hace
apetecible para consumir al natural, en jugos, postres, dulces, helados y sobre todo en sorbete. Es
originaria de América Tropical y se cultiva en climas de 20 a 25 grados centígrados. El árbol
llamado guanábano comienza a dar este fruto después de dos años de sembrado y continúa su
producción hasta por 30 años. La guanábana es una fruta que se descompone rápidamente
cuando está madura y para conservarla por más tiempo, se debe mantener en pulpa natural.
Mora: Nombre científico: Rubus Glaucus Bentham; Familia: Ropsaceas
La mayor parte de las zarzamoras que crecen en Colombia, son originarias de la Región Andina.
Esta fruta es utilizada especialmente para la preparación de dulces caseros, mermeladas, helados
y tortas. En Colombia se conocen aproximadamente 49 especies de mora, nueve de los cuales
son comestibles. La especie más conocida es la llamada Castilla, morada brillante, de sabor
dulce y oscura al madurar.
Mango: Nombre científico: Mangifera Indica; Familia: Anacerdiaceas
Procedente de la India, el mango, fue introducido a América por los portugueses. Esta fruta ha
sido cultivada por el hombre por más de 4.000 años. El mango se encuentra disperso por todos
los climas, es de piel delgada y su sabor, color y consistencia cambian según la variedad. Su
pulpa suave y carnosa, verde amarilla, rojiza o marrón, es apetecible en jugos y mermeladas.
Este fruto además de nutritivo y refrescante, es laxante y diurético. Cuando está maduro se
compone de un 20% de azucares y sólo un 5% de ácidos, además contiene vitaminas B y C.
Piña: Nombre científico: Ananas sativus; Familia: Bromeliáceas
Esta fruta de gran sabor dulce y ácido, de color amarillo es una de las más apetecidas en
Colombia. Es de tallo corto, hojas espinosas de más de 1 metro de longitud, influorescencia
terminal, con copete de hojas en su ápice; todos los frutos de aquella se sueldan con el eje
carnoso. Se multiplica mediante los hijos de corona.
Maracuyá: Nombre científico: Passiflora EdulisSims; Familia: Passifloraceae
Originaria del Brasil. Se encuentra en casi todas las regiones de Colombia. Es una fruta de forma
ovoide de color verde claro al nacer y amarillo púrpura al llegar a su madurez. Es una fruta de un
fuerte aroma, jugosa y de sabor bastante ácido. La fruta cae espontáneamente del árbol indicando
que ya llegó a su madurez. Después de la cosecha su cascara se torna rugosa y pierde su peso,
pero su sabor y aroma permanecen. Se cosecha en los meses de diciembre, enero, mayo, junio y
julio.
Guayaba: Nombre científico: Psidium Guajaba; Familia: Mytacceae
Existen cerca de 150 variedades de guayaba, cuyo sabor va desde el más dulce hasta el más
ácido, su forma desde redonda hasta ovoide y su peso desde 25 gr. hasta 500 gr. Posee una
cubierta lisa amarillenta o rojiza muy delgada, que recubre la pulpa y sus numerosas semillas.
Esta pulpa es de color blanco, blanco amarillento y rosado. De rico olor penetrante y sabor
siempre agradable resulta apetitosa en jugos y helados. Es de resaltar su riqueza en vitamina C,
cinco veces mayor a la de la naranja. Su grado de asimilación es del 90% y su proceso de
descomposición es muy rápido, por lo cual es recomendable conservarla en pulpa.
Coronilla (guayaba agria): Nombre científico: Psidium Friedich Tahlianum; Familia:
Mytacceae
El peso promedio de un fruto de coronilla está entre 60 gr. y 130 gr. Su cáscara es muy fina de
color amarillo claro con un aroma perfumado. Su pulpa es de sabor ácido y agradable al gusto.
Se puede cultivar en regiones que estén entre 0 y 1.800 metros, y con temperaturas de 18 a 20
grados centígrados.
Uva: Nombre científico: ; Familia: Vitáceas
Fruto de la vid, que es una baya o grano más o menos redondo y jugoso, el cual nace apiñado
con otros, adheridos todos con un vástago común por un pezón, y formando racimos. Cada grano
incluye en un hollejo una materia delicada y jugosa, y entre ella tiene dos o tres granillos duros,
que son la simiente de esta fruta.
4.1.1.2 Valor Nutricional
Debido a la importancia de las frutas en la alimentación diaria, como una fuente de proteínas y
minerales, se muestra a continuación un cuadro comparativo del valor nutritivo presente en cada
fruta. Ver tabla 1.
4.1.1.3 Epocas de Cosecha
Siendo las frutas un producto agrícola que presenta unos determinados periodos de cosecha, es
muy importante conocer las épocas en que se da su mayor producción con el fin de poder
planificar apropiadamente las compras y obtener tanto los mejores rendimientos en despulpe
como en precios de consecución; se presenta a continuación un cuadro comparativo de los meses
de cosecha de cada una de las frutas. Ver tabla 2.
4.1.2 Químicos
Para la fabricación de los diferentes productos se usan sustancias químicas para su preservación
y color, las cuales aunque tienen una formulación específica, pueden variar de acuerdo al estado
de maduración y la calidad de la fruta. La cantidad de estas sustancias utilizadas en FRUPA
están muy por debajo de los rangos permitidos por el Ministerio de Salud. Algunas de estas
sustancias químicas son: ácido ascorbico, ácido cítrico, metabisulfito, sorbato, benzoato,
antiespumante, azúcar, verde menta, rojo fresa y C.M.C.
4.2 PRODUCTOS
En Frutera del Pacífico existen básicamente tres tipos de productos a nivel comercial y que
llevan unos nombres que son los que se utilizarán durante este proyecto, ya que en el mercado se
conocen de esta manera:
pulpas: producto 100% natural obtenido de fruta fresca, sin ninguna adición de agua.
jugos: producto compuesto por un 10% a un 30 % de pulpa y el resto por agua y azúcar.
concentrados: producto obtenido a través de la evaporación de agua de las pulpas.
Haciendo una salvedad y según el Ministerio de Salud se definen de la siguiente manera estos
productos:
Pulpa: es un producto pastoso, no diluido, ni concentrado, ni fermentado, obtenido por la
desintegración y tamizado de la fracción comestible de frutas frescas, sanas, maduras y limpias.
Ejemplo, guanábana, lulo, mora, mango.
Jugo: es el líquido obtenido de exprimir algunas clases de frutas frescas madura y limpias, sin
diluir, concentrar o fermentar. También se consideran jugos los productos obtenidos a partir de
jugos concentrados o clarificados, congelados o deshidratados, a los cuales se les ha agregado
solamente agua, en cantidad tal que restituya la eliminada en el proceso. Ejemplo, naranja y
mandarina.
Néctar: es el producto elaborado con jugo, pulpa o concentrado de frutas adicionado de agua,
aditivos e ingredientes permitidos por la norma colombiana.
Concentrado: es el producto obtenido a partir de la deshidratación de la pulpa por diferentes
métodos mecánicos como evaporación al vacío, evaporación en marmita abierta a presión
atmosférica, métodos criogénicos y ósmosis. Los concentrados son fabricados con fines de
conservación de pulpas, economía en el transporte y optimización de áreas de almacenamiento.
Cuando se retira suficiente agua de la que naturalmente posee la fruta, se les dificulta a los
microorganismos su posibilidad de desarrollo en un medio que tiene baja actividad de agua y se
ha aumentado su acidez.
4.3 PRESENTACIONES Y EMPAQUES
Frutera del Pacifico tiene presentaciones de pulpa en bolsas de polietileno, pulpas y concentrados
en tambores metálicos de 55 galones; y jugos en bolsas de polietileno y envases plásticos.
Las pulpas que vienen en bolsas de polietileno son: Frupa 250 gr., Frupa 1.000 gr., Frupa 5.000
gr., Frupatía 250 gr., Dosificada 12 x 80 gr., y Muestras 80 gr.
Las pulpas que vienen en tambores son: Granel 200 Kgr., y Granel 250 Kgr., para concentrados.
Los jugos son: Refresca 220 cc. en bolsa de polietileno, Jugos Frupa 160 cc., Jugos Frupa 500
cc., y Jugos Frupa 1.000 cc. en envase plástico.
4.4 DIAGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA
Frutera del Pacífico S.A. cuenta con una planta propia ubicada en la vía a Candelaria a dos
kilómetros de Santiago de Cali en una bodega de 4.250 mt2 , que cuenta con las suficientes áreas
para llevar a cabo con plena seguridad y eficiencia cada uno de sus procesos productivos. Ver
Figura 4.
4.5 CENTROS PRODUCTIVOS
Denominase centro productivo aquella área en donde el personal humano, con la ayuda de las
máquinas labora directamente sobre una parte específica del producto, es decir, agregando valor
y a través de un sentido lógico procesar lo que se convierte en un producto terminado.
En Frutera del Pacífico se determinó la existencia de ocho centros productivos:
1. Recibo de fruta
2. Manipulación
3. Línea de despulpe
4. Pulper
5. Exprimidora
6. Pasteurización
7. Empaque de pulpas
8. Empaque de jugos
Con el objetivo de dar una visión general del proceso productivo, se relacionan a continuación
cada una de las actividades que se desarrollan en cada centro productivo, además se puede
observar un cuadro resumen de los centros productivos por los que pasa cada fruta, ver Tabla 3.
4.5.1 Recibo de Fruta
Este es el primer centro productivo en la planta en donde el mayor costo es generado por mano
de obra, ya que todo se hace manualmente. Los equipos utilizados en esta sección son una
báscula ( hasta 10.000 kilos) y montacargas (1.000 kilos). Ver Tabla 4.
4.5.1.1 Recepcionar fruta
Las frutas provenientes de las diferentes regiones cultivadoras del país o del exterior, como la
guanábana y el lulo, al llegar a la empresa son sometidas a un proceso de inspección por parte
del departamento de Control de Calidad, con el fin de autorizar el ingreso a la planta. La fruta
luego se pesa y almacena en canastillas plásticas o bines hasta el momento en que se tenga
estimado pasar a proceso. Algunas frutas como la guanábana y la papaya, deben ser ubicadas en
camas de maduración y permanecer allí hasta que logren el estado de maduración adecuado para
pasar a proceso.
4.5.1.2 Preseleccionar
Manualmente antes de pasar al proceso de despulpe, se hace una selección de la fruta que
presenta exceso de maduración o daño físico. La fruta que se encuentra en buenas condiciones
físicas se echa en canastillas o bines y luego se pesa para hacer el ingreso a la planta.
4.5.2 Manipular
En esta sección se realizan todas las operaciones necesarias para aquellas frutas que requieren
algún tipo de trabajo manual, antes de ser pasadas al despulpe. Ver Tabla 5.
4.5.2.1 Seleccionar
Para aquellas frutas como la guanábana y la papaya, las cuales deben pasar un tiempo en camas
de maduración, se hace una selección manual previa antes de pasar al siguiente proceso, con el
fin de detectar la fruta que presenta daño físico, exceso de maduración o que definitivamente no
va a madurar. La fruta que se encuentra en buenas condiciones físicas se echa en canastillas, se
pesa y se pasa al siguiente proceso.
4.5.2.2 Desmotar
Después de seleccionar la guanábana que sirve para ser procesada, esta debe ser desinfectada con
bajas concentraciones de hipoclorito de calcio y luego enjuagada con abundante agua potable.
El proceso de desmote consiste en retirar la cáscara de forma manual y dejar sólo la parte pulpa
con la pepa, es decir, sólo dejar la mota de la fruta. Este proceso se realiza sobre mesas de acero
inoxidable con medidas aproximadas de 2.50 mt (largo) x 0.90 mt.(ancho) x 0.90 mt (alto).
En la medida que se va obteniendo la mota se va almacenando en tambores metálicos de 55
galones, los cuales tienen una capacidad de 180 kilogramos aproximadamente, se pesa y se
almacena en los contenedores.
4.5.2.3 Despenachar
Este proceso consiste en quitar manualmente con un cuchillo el penacho, o las hojas de color
verde que van adheridas a la piña. En la medida que se va despenachando la fruta se va
almacenando en bines.
4.5.2.4 Pelar y picar
Las frutas como la papaya y la piña, antes de ser pasadas a despulpe se les debe quitar la cáscara,
las pepas como en el caso de la papaya y luego se les debe partir en trozos pequeños, para que la
maquina las pueda moler más fácil. Este proceso se realiza manualmente con un cuchillo y la
pulpa se va almacenando en tambores de 55 galones.
Para realizar este proceso se hace también en las mesas que se utilizan para el desmote de la
guanábana.
4.5.3 Línea de despulpe
Frutera del Pacífico cuenta realmente con dos líneas de despulpe, una de producción nacional
que tiene una capacidad de procesamiento de fruta fresca de 2.000 kilos/hora, y una línea más
grande para exportaciones que tiene una capacidad de procesamiento de fruta fresca de 10.000
kilos/hora aproximadamente, dependiendo de la fruta.
Estas líneas constan de varios equipos en los cuales se despulpan la mitad de las frutas que se
procesan en la empresa, como son el lulo, la curuba, el mango, el tomate de árbol, el maracuyá,
la guayaba y la coronilla. En la línea grande cuando la cantidad de piña lo amerita, se despulpa
por aquí con cáscara y pasa por un equipo especial llamado la pinetronic. Ver Tabla 6.
4.5.3.1 Desinfectar
Todas las frutas deben meterse en una solución de productos desinfectantes, como la solución de
hipoclorito de sodio, que ayuden a eliminar microorganismos naturales de ellas y que con la
manipulación han aumentado en gran proporción. Las frutas se vierten en un tanque de agua con
la solución, se dejan unos minutos y se empiezan a pasar manualmente a la banda de selección.
4.5.3.2 Seleccionar
Nuevamente en esta sección, estando la fruta sobre una banda transportadora, se seleccionan
manualmente aquellas frutas que no cumplen con las especificaciones establecidas por el
departamento de control de calidad para la obtención de una buena pulpa, como son la fruta
sobremadura, la fruta verde, etc.
4.5.3.3 Lavar
Se realiza en un equipo que cuenta con unos cepillos, que limpian la fruta donde a su vez van
destruyendo y separando la fruta sobremadura. También a su vez se enjuaga con el fin de quitar
los residuos de desinfectante que pueda tener. A continuación sube por una banda de congilones
al primer equipo de despulpe.
4.5.3.4 Extraer
En el proceso de extracción se separan las cáscaras y semillas de las pulpas, utilizando un equipo
llamado despulpadora. Este equipo tiene unas mallas o tamices horizontales inoxidables, los
cuales se deben cambiar dependiendo de la fruta.
4.5.3.5 Refinar
Este proceso se realiza en un equipo llamado refinador, el cual separa de la pulpa algunas
partículas sólidas que han quedado de la extracción y permite dejar un producto más fino.
4.5.3.6 Centrifugar
Esta operación consiste en separar fibras, trozos de semillas y el residuo de pecas de la pulpa.
Este proceso se realiza en un equipo que tiene un sistema de centrífuga.
4.5.3.7 Homogeneizar
Este proceso se realiza en un equipo llamado homogeneizador, por el cual pasa la pulpa a altas
velocidades a través de un sistema de cuchillas finas, para uniformar el tamaño de las partículas,
con el fin de evitar la separación de fases, darle al producto mayor estabilidad y una apariencia
homogénea.
4.5.3.8 Deairear
En esta operación se efectúa la extracción de aire atrapado en las operaciones previas para
disminuir deterioros por oxidación, que es una de las principales causas de pérdida de color,
aroma y sabor, previniendo además la formación de espuma. La extracción de oxígeno
disminuye el deterioro de las pulpas durante el almacenamiento prolongado.
4.5.3.9 Almacenar
Después de obtener la pulpa se guarda en tambores metálicos de 55 galones, los cuales tienen
una capacidad de 180 kilogramos aproximadamente, se pesa y se lleva a los contenedores para
ser almacenada.
4.5.4 Pulper
En este centro productivo se procesan la guanábana (en mota), la mora, la piña (en trozos) , la
papaya (en trozos) y la uva. Ver Tabla 7.
4.5.4.1 Desinfectar
A las frutas como la uva deben meterse en un tambor con agua en una solución de productos
desinfectantes, como la solución de hipoclorito de sodio, que ayuden a eliminar
microorganismos naturales de ellas, se dejan unos minutos y se empiezan a pasar manualmente a
la despulpadora.
La guanábana en mota, la piña en trozos y la papaya en trozos no pasan por este proceso porque
se hace antes en el centro productivo de manipulación. En el caso de la mora la desinfección se
hace en un proceso posterior que es la pasteurización.
4.5.4.2 Extraer
En el proceso de extracción se separan las cáscaras y semillas de las pulpas, utilizando un equipo
llamado despulpadora. Este equipo tiene unas mallas o tamices horizontales inoxidables, los
cuales se deben cambiar dependiendo de la fruta.
4.5.4.3 Homogeneizar
Este proceso se realiza en un equipo llamado homogeneizador, por el cual pasa la pulpa a altas
velocidades a través de un sistema de cuchillas finas, para uniformar el tamaño de la partículas,
con el fin de evitar la separación de fases, darle al producto mayor estabilidad y una apariencia
homogénea. De las pulpas que se obtienen en este centro productivo, la única que no pasa por
este proceso es la guanábana (en mota).
4.5.4.4 Deairear
En esta operación se efectúa la extracción de aire atrapado en las operaciones previas para
disminuir deterioros por oxidación, que es una de las principales causas de pérdida de color,
aroma y sabor, previniendo además la formación de espuma. La extracción de oxígeno
disminuye el deterioro de las pulpas durante el almacenamiento prolongado.
4.5.4.5 Almacenar
Después de obtener la pulpa se guarda en tambores metálicos de 55 galones, los cuales tienen
una capacidad de 180 kilogramos aproximadamente, se pesa y se lleva a los contenedores para
ser almacenada.
4.5.5 Exprimidora
En este centro productivo se procesan la naranja y la mandarina. Ver Tabla 8.
4.5.5.1 Desinfectar
La naranja y la mandarina deben meterse en un tambor con agua en una solución de productos
desinfectantes, como la solución de hipoclorito de sodio, que ayuden a eliminar
microorganismos naturales de ellas, se dejan unos minutos y se empiezan a pasar manualmente a
la exprimidora.
4.5.5.2 Extraer
En el proceso de extracción se separan las cáscaras y semillas de la pulpa, utilizando un equipo
llamado exprimidora de naranja. Aquí literalmente lo que se hace es exprimir la frutas,
haciéndolas pasar por dos bandas verticales que aprisionan la fruta.
Para que la fruta pueda pasar por las bandas verticales, debe ser primero partida manualmente a
la mitad con un cuchillo.
4.5.5.3 Homogeneizar
Este proceso se realiza en un equipo llamado homogeneizador, por el cual pasa la pulpa a altas
velocidades a través de un sistema de cuchillas finas, para uniformar el tamaño de la partículas,
con el fin de evitar la separación de fases, darle al producto mayor estabilidad y una apariencia
homogénea.
4.5.5.4 Deairear
En esta operación se efectúa la extracción de aire atrapado en las operaciones previas para
disminuir deterioros por oxidación, que es una de las principales causas de pérdida de color,
aroma y sabor, previniendo además la formación de espuma. La extracción de oxígeno
disminuye el deterioro de las pulpas durante el almacenamiento prolongado.
4.5.5.5 Almacenar
Después de obtener la pulpa se guarda en tambores metálicos de 55 galones, los cuales tienen
una capacidad de 180 kilogramos aproximadamente, se pesa y se lleva a los contenedores para
ser almacenada.
4.5.6 Pasteurización
En este centro productivo sólo se procesan la mora y el maracuyá. La pasteurización consiste en
calentar un producto a temperaturas que provoquen la destrucción de los microorganismos
patógenos. El calentamiento va seguido de un enfriamiento para evitar la sobrecocción y la
sobrevivencia de microorganismos termófilos, es decir, organismos resistentes al calor.
El equipo utilizado en la planta en un pasteurizador de placas. La temperatura y el tiempo de
pasteurización dependen exclusivamente de las características de composición de la pulpa como
el pH, viscosidad y contaminación inicial. La temperatura promedio de pasteurización es de +
75 °C.
4.5.7 Empaque de pulpas
En este centro productivo se empacan las diferentes presentaciones de pulpas que se tienen en el
mercado como son las de 250 gr., 1.000 gr., 5.000 gr., dosificada (12 unids x 80 gr.), y muestras
de 80 gr. Ver Tabla 9 y Tabla 10.
4.5.7.1 Cortar y sellar
El empaque de la presentación de 250 gr., viene en rollos por lo que antes de empacar las pulpas
se debe cortar manualmente con un cuchillo en las guías que trae el rollo, se sella un extremo en
una resistencia accionada por pedal y luego con un sello se pone la fecha de vencimiento. En las
presentaciones de 1.000 gr., 5.000 gr. y Dosificada (bolsa grande) el empaque viene por
unidades. En el caso de las unidades de 80 gr. aunque el empaque viene en rollos, este se corta
en el momento del empaque en la misma máquina.
4.5.7.2 Alistar pulpa
La pulpa que llega de los contenedores se debe descongelar con vapor, se homogeniza para luego
ser vaciada en unos tanques enchaquetados (capacidad 1.000 kilos) que mantienen la pulpa
refrigerada, para después ser enviada por tubería directamente a los tanques de
empaque(capacidad 80 kilos).
4.5.7.3 Empacar automáticamente
Para la presentación de 80 gr. el empaque se hace de forma automática, ya que se cuenta con un
equipo que dosifica y sella automáticamente las bolsas con pulpa.
4.5.7.4 Empacar manualmente
Para las presentaciones de 250 gr., 1.000 gr., 5.000 gr. el empaque de la pulpa se hace en forma
manual, en donde dos personas se encargan de llenar las bolsas, verificando la cantidad en una
balanza electrónica. Otra persona toma las bolsas, las sella y las ubica en canastillas plásticas.
En el caso de la presentación Dosificada (12 unids x 80 gr.), después de tener empacadas las
bolsas de 80 gr. se empacan manualmente en una bolsa de 1.000 gr. y se sella.
4.5.7.5 Almacenar
Las canastillas con pulpas se arruman en una estiba donde luego con el montacargas son
transportadas a los cuartos de almacenamiento o cuartos de congelación. La temperatura de los
cuartos de congelación debe estar entre -10 °C y -20 °C.
4.5.8 Empaque de jugos
En este centro productivo se empacan las diferentes presentaciones de jugos que se tienen en el
mercado como son los de Refresca 220 cc., jugos Frupa de 160 cc, 500 cc y 1.000 cc. Ver Tabla
11 y Tabla 12.
4.5.8.1 Preparar jugo
Para preparar el jugo se debe traer pulpa de los contenedores, se descongela con vapor y se echa
en un tanque (capacidad 1.000 litros), se agrega agua, azúcar y químicos. Luego el jugo se
pasteuriza y se lleva a los tanques de empaque.
4.5.8.2 Preparar envases
A los envases utilizados para las presentaciones de jugo de 160 cc, 500 cc y 1.000 cc., se les
debe pegar la etiqueta con el logo de Frupa, también se les debe poner la fecha de vencimiento
en un equipo de marcación.
4.5.8.3 Empacar automáticamente
Para la presentación de 220 cc el empaque se hace de forma automática, ya que se cuenta con un
equipo que dosifica y sella automáticamente las bolsas con jugo. Las bolsas se van ubicando en
canastillas plásticas.
4.5.8.4 Empacar manualmente
Para las presentaciones de jugo de 160 cc, 500 cc y 1.000 cc se hace manualmente donde un
persona llena los envases, otra persona pega el foild o tapa con una resistencia, otra persona pega
el pitillo con silicona y ubica los envases en canastillas plásticas.
4.5.8.5 Almacenar
Las canastillas con jugo se arruman en una estiba donde luego con el montacargas son
transportadas a los cuartos de almacenamiento o cuartos de refrigeración. La temperatura de los
cuartos de refrigeración debe estar entre 3°C y 5 °C.
4.5.9 Listado de Equipos por Centro Productivo
A continuación se muestra la relación de los equipos que existen en la empresa, que son
utilizados para la producción de los diferentes productos, además del consumo de energía en
Kw/hr. Los datos del consumo de energía fueron suministrados por el departamento de
mantenimiento. Todos los equipos que existen actualmente ya fueron depreciados. Ver Tabla 13.
4.6 CENTROS DE SERVICIO
Los centros de servicio del área productiva en la empresa están a cargo del gerente de
producción y son aquellos que de forma indirecta participan en la elaboración de los diferentes
productos, aportando el control y los procedimientos administrativos necesarios, de tal manera
que todas las operaciones se hagan de una manera coordinada y eficiente.
Estos centros de servicios son seis y están conformados por:
1. Gerencia de producción: por el gerente , la secretaria y los supervisores
2. División agrícola: por el director
3. Control de calidad: por la directora y las auxiliares de laboratorio
4. Mantenimiento: por el jefe y los auxiliares.
5. Montacarga: por los auxiliares de producción
6. Despachos: por el jefe y los auxiliares de bodega.
4.6.1 Listado de Equipos de los Centros de Servicio
A continuación se muestra la relación de los equipos que prestan servicios generales a toda la
empresa, y que son utilizados para la producción, el almacenamiento y el transporte, en los
diferentes proceso, además del consumo de energía en Kw/hr. Los datos del consumo de energía
fueron suministrados por el departamento de mantenimiento. Todos los equipos que existen
actualmente ya fueron depreciados. Ver Tabla 14.
5. CONCEPTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
La clave para la cooperación entre personas, entre las distintas partes de una organización, está
en el completo entendimiento. Este entendimiento puede ser alcanzado solamente a través de una
comunicación efectiva, que a su vez se logra mediante el uso de una terminología normalizada
claramente definida.
Los siguientes conceptos serán útiles para la interpretación de el sistema de costos que se utiliza
actualmente y para proponer el nuevo modelo de costos, el cual es el objetivo principal de este
proyecto.
5.1 HISTORIA DE LOS COSTOS
Desde el punto de vista histórico, la contabilidad es tan antigua como la misma humanidad
civilizada. Son numerosos los vestigios que se conocen en diferentes épocas en relación con los
rudimentos contables. Así por ejemplo, en papiros encontrados en algunas tumbas de los
faraones egipcios, se hace referencia a registros de la mano de obra utilizada durante la
construcción de las pirámides. En el imperio romano, las naves que viajaban a distantes lugares
llevaban un escribiente cuya misión era la de registrar en grandes libros todas las transacciones
comerciales que se realizasen durante esas correrías.
Existen muchos otros relatos históricos en los cuales se observa la aparición de los primeros
rudimentos contables, que sería muy largo enumerar aquí. Sin embargo podría decirse que
fueron los mercaderes italianos del siglo XIII quienes emplearon por primera vez el principio de
la partida doble que se aplica en la actualidad en los diferentes sistemas de contabilidad. En el
siglo XIV, se conocieron los primeros rudimentos de costos como resultado del crecimiento y
desarrollo de las industrias de vinos, moneda y libros.
Aunque en diferentes lugares de la tierra, aunque en una forma muy aislada, se presentaron
diversas manifestaciones en relación con la aplicación de los costos, tanto para controlar los
pasos de la producción, como para observar las pérdidas que se podrían presentar por el mal uso
de los materiales y de la mano de obra.
El advenimiento de la revolución industrial a partir de 1776, a raíz del invento de la máquina de
vapor, trajo consigo un nuevo desarrollo y crecimiento de las industrias manufactureras y con
ello un nuevo impulso a la contabilidad de costos. En el año 1800 se habla ya de los “costos
conjuntos” como uno de los problemas más delicados a raíz del desarrollo que cobraron en ese
entonces las industrias químicas. Entre 1820 y 1880, la contabilidad toma gran auge, y hablan de
la importancia que tiene para los dueños de las empresas conocer los verdaderos costos de
elaboración de cada artículo. En 1910, las contabilidades general y de costos se fusionan por
primera vez, y entran a cumplir una función trascendental, no sólo en lo que respecta al registro
de datos, mejor conocimiento de los costos de producción de cada artículo elaborado, sino
también en el control de las diferentes áreas de producción, especialmente a partir de 1920,
cuando surgen los costos predeterminados. A partir de 1960, es cuando apenas surge la
contabilidad administrativa, no sólo como una herramienta esencial para el análisis de los costos
de producción, sino más bien junto con muchas otras técnicas financieras, logísticas, de
investigación operacional, como el instrumento indispensable que tiene que ver con la toma de
decisiones por parte de la gerencia con miras al futuro desarrollo de la empresa.
5.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
1. Según la naturaleza de las operaciones de fabricación:
Costos por órdenes de fabricación: propios de empresas que elaboran sus productos con base
en órdenes de producción o pedido de los clientes. Este sistema se diseña para recoger los costes
reales en que se incurre al fabricar un pedido. Los costes generales son distribuidos sobre la base
de alguna característica común a todos los pedidos, frecuentemente hora o coste de mano de obra
directa.
Costos por procesos: En este sistema, los costes de producción son distribuidos por centros de
producción y los demás costes son imputados proporcionalmente a estos centros. El empleo de
este sistema con datos predeterminados, se justifica en aquellas empresas cuya producción es
continua en un determinado periodo. Se deben determinar el número de unidades que se
producen en cada centro, y para el costo unitario se dividen los costos de producción y los
generales entre el número de unidades. El costo total del producto es la suma de los costes que se
ha producido en cada centro por el que ha pasado. Frutera del Pacífico utiliza este sistema de
fabricación.
2. De acuerdo con la forma como se expresen los datos, según la fecha y el método de cálculo,
los costos se pueden dividir en:
Costos históricos: en los cuales la mayoría de los datos son reales y se van presentando durante
el periodo contable con miras a la producción de estados financieros.
Costos predeterminados: con base en datos de costos que se predeterminan o calculan antes de
que se inicie la producción y si esa predeterminación se hace en una forma no muy científica,
surgen los costos estimados y si en cambio se utilizan todos los sistemas y métodos de ingeniería
industrial más modernos en la predeterminación de los costos, surgen los costos estándar, los
más indicados para establecer el control de producción. En Frutera del Pacífico se trabajará con
costos predeterminados y con costos estándar, el cual es uno de los objetivos del proyecto.
3. De acuerdo con su variabilidad, los costos se pueden dividir en:
Fijos: aquellos que permanecen constantes durante el período contable en la empresa indiferente
de las unidades producidas, como son los gastos del personal de administración y de los
servicios generales.
Variables : los que varían proporcionalmente con el volumen de la producción, como son la
materia prima y la mano de obra directa.
4. De acuerdo a su asignación en el producto, los costos se pueden dividir en:
Costos directos: aquellos que es posible determinar la cantidad asignada y pueden ser
identificados plenamente con el producto o una parte específica del mismo mediante
formulación, como son los materiales directos. Para Frutera del Pacífico los costos directos están
representados por la fruta, los químicos que se usan para conservación, el empaque y la mano de
obra directa.
Costos indirectos: son aquellos a los cuales es posible conocer el monto global para toda la
empresa, pero que es prácticamente imposible identificarlos específicamente con el producto, y
son la gran mayoría de los gastos generales de manufactura. Para Frutera del Pacífico son, la
depreciación de equipos, los seguros, los servicios públicos (agua, energía eléctrica, teléfono),
impuestos, mano de obra de los servicios generales de manufactura.
5.3 COSTOS DEL PRODUCTO
En un proceso de manufactura de una parte específica de un producto, se pueden apreciar tres
elementos:
Costos del material directo (MD): la materia prima que interviene directamente en la
elaboración de un producto, se denomina material directo y es el primer elemento del costo.
Costo de la mano de obra directa (MOD): es el segundo elemento del costo Se denomina
costo de mano de obra directa al pago que se puede asignar directamente en la elaboración de los
productos, así como sus prestaciones sociales y dotación.
La suma de los dos primeros elementos del costo es conocida generalmente como costo primo.
Costos indirectos de fabricación (CIF): también conocidos como gastos generales de
manufactura, de fábrica o de producción. Hacen parte de este elemento de costo, los materiales
indirectos, la mano de obra indirecta, los salarios de los empleados de oficinas de fábrica,
supervisores, mantenimiento, despachos, arrendamiento, servicios públicos, control de calidad,
herramientas, etc. No son costos indirectos de fabricación los gastos de administración y ventas.
La suma de los costos por concepto de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación,
es conocida con el nombre de costos de conversión, es decir, los costos necesarios para convertir
los materiales en partes específicas del producto, de un centro de producción a otro, hasta llegar
al producto final.
5.4 ESTADO DE COSTOS
El monto de los ingresos y los gastos de una empresa manufacturera se puede apreciar
claramente en un Estado de resultados, tal como se hace en la contabilidad financiera. En costos,
sin embargo es necesario conocer primero el estado de costos de los productos manufacturados y
vendidos de un periodo determinado, y en el cual únicamente se tendrán en cuenta los materiales
directos, la mano de obra directa y los gastos generales que han sido empleados. Ver figura 5.
6. MODELO DE COSTOS ACTUAL
Frutera del Pacífico en su modelo de costos actual controla los costos reales de materia prima
(fruta fresca) , pero en lo que tiene que ver con costos de conversión, es decir, con el costo de
mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación no maneja ningún sistema de
distribución entre los productos obtenidos.
El sistema actual no permite evaluar cada uno de los eventos que conllevan a producir un
producto, pues no existe un sistema de control de la producción, planeación, evaluación de
eficiencia, ya que tampoco existe un sistema de métodos y tiempos de operación por producto en
cada proceso.
Debido a lo anterior, sólo existe control de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados en unidades, pero no en costo. El costo sólo se puede obtener a final del
mes.
Los costos se elaboran en hojas electrónicas (Microsoft Excel), lo que no da una seguridad de la
información suministrada y que presenta muchos riesgos en cuanto a que cualquier persona por
error pueda llegar y cambiar las fórmulas.
6.1 INFORMES
Mensualmente a la gerencia general de la empresa se entregan informes que se pueden apreciar
en el Anexo A- Informes del Modelo de Costos Actual. Estos informes están desarrollados en
tres libros de trabajo (archivos con extensión .XLS) y a su vez en cada libro existen las
siguientes hojas electrónicas.
TITULO DEL INFORME LIBRO HOJA ELECTRONICA
Pági- nas
Informe semanal de compras de fruta RENDIM12.XLS Fruta1203 2
Compra de fruta - Total país RENDIM12.XLS Compra F. 1
Informe mensual de empaque RENDIM12.XLS Empaque 1
Rendimiento diario - Total país PROD1201.XLS Rendim 1
Rendimientos del mes - Total país RENDIM12.XLS Rendim 1
Costo de materia prima RENDIM12.XLS Costovar 2
Costo variable presupuestado INVDIC98.XLS Producción 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia principal
INVDIC98.XLS Planta 10
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia Cali
INVCAL12.XLS Cali 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia Bogotá
INVCAL12.XLS Bogotá 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia Medellín
INVCAL12.XLS Medellín 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia Pereira
INVDIC98.XLS Pereira 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Agencia Barranquilla
INVDIC98.XLS Bquilla 1
Movimientos de inventarios producto terminado - Total País
INVCAL12.XLS Resumen 1
Costo de Ventas INVCAL12.XLS Costo x Canal 1
A continuación se describe cada uno de estos informes con el fin de dar una mayor claridad de la
información que se requiere y del sistema de costos actual.
6.1.1 Informe semanal de compras de fruta
Este es un reporte que como su mismo nombre lo indica, se obtiene cada semana. Se puede
apreciar el costo y la cantidad de fruta fresca que se consume por cada tipo. Al departamento de
producción le sirve para conocer el valor de las compras totales, el costo unitario promedio por
cada tipo de fruta, la cantidad de fruta que se procesa por semana y determinar el rendimiento de
la producción comparado con la pulpa obtenida dentro del mismo periodo.
Frutera del Pacífico tiene una particularidad con respecto a las compras y es que sólo compra lo
que pasa a proceso, es decir, que el proveedor asume las pérdidas por la fruta en mal estado.
A contabilidad el informe le sirve para verificar las facturas que se le hacen a los proveedores y
por ende programar los pagos. Este reporte se presenta en la primera página organizado por
consecutivo del documento con que se hace el ingreso a la planta (C.Basc), luego se ordena y
subtotaliza por cada tipo de fruta.
6.1.2 Compra de fruta - Total país
Este informe de compras es un resumen del anterior reporte, donde se muestra la cantidad en
kilogramos (Kgrs.), el valor total (Valor) y el valor unitario por fruta (Vr. Kgr.) para cada una de
las cuatro o cinco semanas que representan un mes.
6.1.3 Informe mensual de empaque
Este informe contiene el número de unidades que se empacaron por fruta en cada una de las
diferentes presentaciones. Al final se muestra una columna, Pulpa Equivalente (Kgr), donde se
obtiene la cantidad en kilogramos teórica que deben contener todas las unidades que se
empacaron. Este informe se hace tanto diario (Informe diario de empaque) como semanalmente
(Informe semanal de empaque) utilizando el mismo diseño.
6.1.4 Rendimiento diario - Total país
En este informe se presenta el control diario de los inventarios de productos en proceso, es decir,
el inventario de pulpas que se empacan en tambores de 200 kilogramos. Aquí se muestra el
inventario inicial al inicio de cada día, las compras, la pulpa que se produce, las averías que
pueden resultar del inventario, las devoluciones al proveedor, los ajustes de inventario y el
equivalente empacado (Informe diario de empaque) para obtener el inventario final en
kilogramos de cada día. Este mismo diseño se utiliza para presentar un resumen semanal.
Es claro que Frutera del Pacífico S.A. controla el inventario de producto en proceso en unidades,
pero no controla su costo.
6.1.5 Rendimientos del mes - Total país
En resumen, en este informe se obtiene el costo de la fruta por cada kilogramo de pulpa, además
la evaluación al departamento de producción por haber comprado y producido de acuerdo a los
costos presupuestados.
El rendimiento se obtiene evaluando la fruta que ingreso al proceso (Fruta Dispon.) y la pulpa
que se obtuvo del mismo (Pulpa Prod.). Matemáticamente el rendimiento se obtiene dividiendo
la pulpa obtenida entre la fruta que ingresa al proceso.
El costo de la pulpa por kilogramo se obtiene al dividir el costo unitario de la fruta entre el
rendimiento.
6.1.6 Costo de materia prima
En este informe se puede observar el costo de la materia prima (fruta, insumos químicos,
empaques) por cada fruta y en cada una de sus presentaciones. El dato de la fruta se obtiene del
informe de rendimientos, implícitamente este valor es real.
Los datos de los insumos químicos y el empaque son obtenidos del precio promedio de compra
del mes. Como no se lleva control de inventarios, estos valores son aproximados.
6.1.7 Costo variable presupuestado
Aquí se tiene el valor de los tres elementos del costo (fruta + insumos químicos + empaque +
costos indirectos de fabricación), de acuerdo a los presupuestos de la empresa. Los presupuestos
se hacen basados en los datos históricos de ventas de los años anteriores teniendo en cuenta la
época del año.
6.1.8 Movimientos de inventarios producto terminado
Este informe muestra el movimiento de inventarios de producto terminado por cada uno de los
conceptos que mueven el mismo, como son las entradas de la planta de producción, las salidas
por ventas en cada uno de los canales objetivos del mercado, las averías, las degustaciones, las
muestras, los envíos a otras agencias, etc.
El objetivo final de este informe es valorizar el movimiento de inventarios de producto
terminado al costo presupuestado, con el fin de obtener el costo de ventas mensual.
Este informe se hace por cada fruta en cada una de las presentaciones y la información es tomada
al final del mes de una aplicación (Inventarios y Facturación Sapiens Ltda.) que controla los
inventarios en unidades, pero no en costo, por lo cual es indispensable volver a digitar esta
información para valorizarla.
Cada informe consta de alrededor de unas 30 páginas y se hace en una hoja electrónica para cada
agencia de ventas y para la agencia principal (planta). Al final se muestra un resumen de los
diferentes movimientos en valor.
La suma de los informes resumidos por agencia se realiza para obtener un gran total del país.
6.1.9 Costo de Ventas
Este informe es el objetivo final de todos los reportes anteriores. Aquí se puede ver el costo de
ventas por cada canal objetivo de mercado, en cada una de las agencias.
Con este dato se contabiliza la cuenta del costo de ventas (6) y se presentan los estados de
resultados a la gerencia general.
7. DETERMINACION DE ESTANDARES
Una de las grandes desventajas que tienen los sistemas de costos por órdenes de trabajo o por
procesos basados en datos históricos o reales, es que sólo se puede hacer un análisis efectivo de
los costos, después que se ha terminado una orden o un periodo de trabajo.
Con los datos reales en algunos casos se pueden tomar algunas medidas encaminadas a reducir
los costos en futuros lotes o periodos de trabajo. En realidad, no se puede llevar un control
efectivo durante la producción, es decir, que no se puede remediar una deficiencia en el
transcurso de la misma.
La expansión cada vez más creciente de las empresas y el deseo de mantener un control más
eficiente de la producción antes de que ésta se realice, para hacer a tiempo las correcciones que
sean necesarias y determinar las áreas donde con mayor frecuencia se presentan las deficiencias,
donde surgen los desperdicios, ha creado la necesidad del uso de los llamados datos
predeterminados.
Cuando estos datos predeterminados son obtenidos mediante un proceso científico, utilizando
todas las técnicas de ingeniería, dan origen a los costos estándar.
7.1 MATERIAS PRIMAS
La predeterminación de los costos de materias primas, son el resultado de dos variables: una por
concepto de la cantidad de material usado y la otra por el precio del material.
El precio de la fruta fresca corre por cuenta de la división agrícola, los insumos químicos y el
empaque son responsabilidad del departamento de control de calidad, pero todas estas compras
están encabezadas por el área de producción.
Las cantidades de material a utilizar en cada producto son responsabilidad del departamento de
Control de Calidad. Control de calidad establece mediante análisis fisicoquímicos y ensayos en
el laboratorio las formulaciones de insumos químicos, además de la cantidad de fruta requerida
para obtener un kilogramo de pulpa.
7.1.1 Fruta fresca
La fruta fresca es el primer y el más importante material para producir la pulpa. La pulpa de
Frutera del Pacífico S.A. está compuesta en un 100% de fruta natural fresca de la mejor calidad.
7.1.1.1 Cantidad de fruta en pulpas
De acuerdo a los datos históricos obtenidos en la empresa y los requerimientos de la gerencia
general, se han venido trabajando los siguientes porcentajes de rendimiento de fruta a pulpa
como estándares. El porcentaje de rendimiento es la relación entre la cantidad de pulpa que se
puede obtener y los kilogramos de fruta fresca que se requieren.
% Rendimiento = Pulpa (kgr) x 100% Fruta fresca (kgr)
Este porcentaje de rendimiento sirve para estimar la cantidad de fruta que se requiere utilizar
para producir un kilogramo de pulpa, por consiguiente también servirá para calcular el costo de
la pulpa. Ver tabla 15.
Esta fórmula del porcentaje de rendimiento se deduce de la fórmula que se utiliza en la
planeación de recursos para determinar las necesidades de los factores de producción.
Cantidad programada (fruta fresca (kgr)) = Cantidad requerida (pulpa (kgr)) 1 - % Desperdicio
es decir, Cantidad fruta fresca (kgr) = Pulpa (kgr) . 1 - % Desperdicio
De donde se deduce que : 1 - % Desperdicio = % Rendimiento
Entonces despejando,
% Rendimiento = 1 - % Desperdicio = Pulpa (kgr) . Fruta fresca (kgr)
La cantidad de desperdicio de cada fruta está representada básicamente por: la cáscara y la
semilla o pepa, además también depende de otros factores como son: la humedad, el estado de
maduración, el tamaño de la fruta y el proceso tecnológico que se emplea en la producción de las
pulpas.
7.1.1.2 Cantidad de fruta en jugos
Para determinar la cantidad de fruta que se necesita para la producción de un litro de jugo, se
multiplican los kilogramos de fruta que se necesitan para producir un kilogramo de pulpa por un
porcentaje el cual es estimado por el departamento de Control de Calidad.
Cantidad de fruta en jugos (kgr) = Pulpa (kgr) x % (pulpa / litro jugo) % Rendimiento
Para los cálculos de costos y el manejo de la información se trabajará siempre con el porcentaje
de pulpa que se necesita por litro de jugo. De todos modos se presenta la información del
porcentaje a partir de la fruta fresca y el porcentaje a partir de la pulpa. Ver Tabla 16
7.1.1.3 Precio de compra de la fruta
Acorde con los datos históricos de compra de la fruta y los presupuestos asignados por la
Gerencia General de la empresa, se han establecido unos precios de compra, tanto para fruta
fresca, mota y pulpas. Se debe tener en cuenta que estos presupuestos se basan también en los
precios suministrados por Cavasa y el hecho de comprar siempre en tiempos de cosecha.
Para incontingencias debido, ya sea a que no se pudo provisionar toda la fruta necesaria en la
época de cosecha o para cumplir algún pedido de exportación, se tiene también presupuestado la
compra de pulpa y mota. El costo de la compra de pulpa se obtiene sumándole al costo estándar
del kilogramo de pulpa ( ver numeral 7.1.1.4) un veinte porciento (20%). Para la mota se tiene
estimado un rendimiento desde fruta fresca del 75%. Ver Tabla 17.
7.1.1.4 Costo estándar de la fruta por kilogramo de pulpa
Teniendo ya los datos de la cantidad de fruta por kilogramo de pulpa y el costo presupuestado de
compra de la fruta, se puede entrar a calcular los costos de la pulpa. Ver Tabla 18.
El costo de la fruta de un kilogramo de pulpa, se obtiene de multiplicar el costo de un kilogramo
de fruta por la cantidad de fruta requerida.
i. Costo de la pulpa ($) = Costo fruta fresca ($/kgr) x Cantidad de fruta requerida (kgr)
de donde, la Cantidad de fruta requerida (kgr), se obtiene de la fórmula del rendimiento del
numeral 7.1.1.1 - Cantidad de fruta en pulpas.
ii. % Rendimiento = Pulpa (kgr) x 100% Fruta fresca (kgr)
Al despejar la Fruta fresca (kgr) se obtiene,
iii. Fruta fresca (kgr)= Pulpa (kgr) % Rendimiento
Al remplazar en i. queda,
Costo de la pulpa ($) = Costo fruta fresca ($/kgr) x Pulpa (kgr) % Rendimiento
Mostrando la fórmula de otra manera queda,
Costo de la pulpa ($) = Costo fruta fresca ($/kgr) x Pulpa (kgr) % Rendimiento
7.1.1.5 Costo estándar de las diferentes presentaciones de empaque de pulpas
Ya habiendo calculado el costo estándar para un kilogramo de pulpa, se puede obtener el costo
de la fruta para cada una de las diferentes presentaciones de empaque de las pulpas. Ver Tabla
19.
El costo de la fruta en la presentación se calcula multiplicando el costo del kilogramo de pulpa
por la cantidad en kilogramos que tiene dicha presentación.
Costo de la fruta en presentación ($) = Costo kilogramo pulpa ($/kgr) x Presentación (kgr)
7.1.1.6 Costo estándar de las diferentes presentaciones de empaque de jugos
Para estimar el costo de la fruta en los jugos, se toma el costo del kilogramo de pulpa por el
porcentaje de pulpa por litro de jugo y a este resultado se multiplica por la cantidad en litros que
tiene dicha presentación. Ver Tabla 20.
Costo de la fruta en jugos ($) = Costo kilogramo pulpa ($/kgr) x % (Pulpa/ litro jugo)
x Presentación (Ltr)
7.1.2 Insumos químicos
La formulación de los insumos químicos fue desarrollada por el departamento de Control de
Calidad de la empresa, teniendo en cuenta los parámetros suministrados por el Ministerio de
Salud, en cuanto a al uso de elementos químicos en productos alimenticios para el consumo
humano.
7.1.2.1 Cantidad de insumos químicos en pulpas
La cantidad de insumos químicos es una fórmula estándar en gramos por cada kilogramo
producido de pulpa. Esta formulación puede variar dependiendo del estado de maduración de la
fruta y la calidad de la misma. Ver Tabla 21.
7.1.2.2 Cantidad de insumos químicos en jugos
De la misma manera que para las pulpas, se tiene una formula establecida para la preparación por
litro de jugo, la cual es adicional a la cantidad de insumos químicos que están ya presentes en las
pulpas. Los jugos se preparan partiendo de la pulpa ya producida no desde la fruta, por lo que
también siempre que se hable de la cantidad de insumos químicos en jugos, se referirá a la
cantidad partiendo desde la pulpa. Ver Tabla 22.
Para determinar la cantidad de insumos químicos por litro de jugo partiendo de la fruta fresca, se
debe multiplicar la cantidad de insumos químicos en la pulpa por el porcentaje de pulpa en un
litro de jugo, y a este resultado sumarle la cantidad de insumos químicos por litro de jugo desde
la pulpa.
Cantidad insumos químicos jugos desde fruta(gr/Ltr) :
= Insumos químicos pulpa (gr/kgr) x %(Pulpa/litro jugo) + Insumos químicos jugo (gr/Ltr)
7.1.2.3 Precio de compra de los insumos químicos
Estos precios se establecen de acuerdo a la tendencia para el semestre de los precios del
mercado, en donde se tienen algunos descuentos especiales por volumen con algunos
laboratorios. Ver Tabla 23.
7.1.2.4 Costo estándar de insumos químicos por kilogramo de pulpa
Teniendo ya los datos de la cantidad de insumos químicos por kilogramo de pulpa y el costo
presupuestado de compra, se puede entrar a calcular los costos de la pulpa. Ver Tabla 24.
El costo de los insumos químicos de un kilogramo de pulpa, se obtiene de la sumatoria de la
cantidad en gramos de insumo químico de un kilogramo de pulpa por el costo de un gramo de
insumo químico.
Costo de la pulpa ($) = n
n
1
Costo insumo químico ($/gr) x Cantidad Insumo químico (gr)
donde n, identifica a cada uno de los insumos químicos.
7.1.2.5 Costo estándar de insumos químicos por litro de jugo
Teniendo ya los datos de la cantidad de insumos químicos por litro de jugo partiendo de pulpa, el
costo presupuestado de compra, y el costo de insumos químicos por kilogramo de pulpa se puede
entrar a calcular los costos del jugo. Ver Tabla 25 y Tabla 26.
El costo de los insumos químicos de un litro de jugo partiendo desde la fruta, se obtiene de la
sumatoria de la cantidad en gramos de insumo químico de un litro de jugo partiendo de pulpa por
el costo de un gramo de insumo químico más el costo de los insumos químicos por kilogramo de
pulpa por el porcentaje de pulpa en cada litro de jugo.
Costo del jugo ($) = n
n
1
[Costo insumo químico ($/gr) x Cantidad Insumo químico (gr.)
+ Costo de insumos químicos en pulpa ($) x % (pulpa/litrojugo)]
donde n, identifica a cada uno de los insumos químicos.
7.1.2.6 Costo estándar de químicos en las diferentes presentaciones de pulpas
Ya habiendo calculado el costo estándar para un kilogramo de pulpa, se puede obtener el costo
de los insumos químicos para cada una de las diferentes presentaciones de empaque de las
pulpas. Ver Tabla 27.
El costo de los insumos químicos en la presentación se calcula multiplicando el costo de los
químicos en kilogramo de pulpa por la cantidad en kilogramos que tiene dicha presentación.
Costo del químico en presentación ($) = Costo químico en kilogramo pulpa ($/kgr) x
Presentación (kgr)
7.1.2.7 Costo estándar de químicos en las diferentes presentaciones de jugos
Para el estimar el costo de los químicos en los jugos, se toma el costo del químico en kilogramo
de pulpa por el porcentaje de pulpa por litro de jugo más el costo de los insumos químicos por
litro de jugo partiendo de la pulpa y a este resultado se multiplica por la cantidad en litros que
tiene dicha presentación. Ver Tabla 28.
Costo del químico en jugos ($) = Costo químico en litro jugo ($/Ltr) x
Presentación (Ltr)
7.1.3 Empaque
El costo de los empaques depende de la cantidad de bolsas o envases que lleve cada presentación
y el respectivo costo de cada uno, indiferente de la fruta que se empaque.
Las bolsas de polietileno se compran en kilogramos y se tienen unos factores de conversión
establecidos para el número de bolsas por kilogramo. Las compras de polietileno se tienen ya
establecidas a un sólo proveedor con quien se negocian los precios por contrato, que básicamente
es por la cantidad en kilos.
Para el empaque de la presentación de Dosificada 12 x 80 gr., se utilizan dos tipos de bolsas. Una
bolsa de un kilogramo que almacena a doce bolsas de 80 gr. Las demás presentaciones sólo
utilizan una unidad.
También se tienen presentaciones empacadas en envases plásticos como es para los jugos.
Adicionalmente al envase plástico, los jugos llevan una etiqueta, un foild de aluminio y un
pitillo.
La presentación de granel además de dos bolsas de polietileno, utiliza un tambor metálico de 55
galones. Aunque la presentación de Granel se vende en tambores de 200 kgr., los precios de
venta están establecidos por kilogramo, por ello el costo también se estimará por kilogramos.
Ver Tabla 29.
7.1.4 Costo total materia prima y empaque
El costo total de materia prima o costo variable, se obtiene de la suma del costo de la fruta más el
de insumos químicos, más el empaque.
A continuación se presentan cuadros resumen que muestran el costo estándar de las materias
primas para cada una de las presentaciones en las diferentes frutas. Ver Tabla 30 y Tabla 31.
También se presenta otra tabla donde se muestra para cada presentación que se produce en
Frutera del Pacífico y en cada una de las frutas el costo total de materia prima resumido, es decir,
muestra la suma de los tres componenetes del costo en un sólo valor. Ver Tabla 32.
7.2 MANO DE OBRA
La predeterminación de los costos de la mano de obra directa, son el resultado de dos variables:
una por concepto del precio por hora de la mano de obra, es decir, el valor del salario y la otra
por concepto de la cantidad, que en este caso es el tiempo en horas empleado.
7.2.1 Valor de la mano de obra
En Frutera del Pacífico el personal recibe las prestaciones sociales básicas legales, no existe por
el momento ningún sistema de incentivos por volumen de producción o primas extralegales.
En el sistema de nómina cada persona está asignada a una determinada sección productiva, no
queriendo decir con esto que el personal sea fijo. De hecho, existe rotación de personal entre los
diferentes centros productivos.
Para efectos de determinar el costo de la mano de obra de los diferentes centros productivos, se
promediará el costo del personal dentro del mismo, debido a que la variación de salarios entre el
personal de una sección y otra es pequeña ( menor a 5%). Además las personas encargadas de
cada sección aunque tienen salarios más altos que el promedio, son fijas en sus puestos.
Al tomar de la contabilidad los diferentes rubros promedio de seis meses que genera el personal
además del salario básico, como son las prestaciones sociales, aportes parafiscales, dotaciones,
alimentación, etc., se puede determinar que el factor prestacional es del 63.17%. Ver Tabla 33.
Con el objetivo de calcular el costo promedio de la mano de obra directa por centro productivo,
se estableció primero el factor prestacional, ya que contabilidad diferencia sólo el costo del
salario básico por centro productivo. Ver Tabla 34.
7.2.2 Centros productivos
Antes de explicar como se calcularon los tiempos estándar de la mano de obra directa en cada
uno de los productos de la empresa, se presentan dos diagramas que resumen las actividades más
importantes que se realizan en cada uno de los centros productivos.
El primer diagrama muestra la ruta de proceso de la producción de pulpas, es decir, que se puede
apreciar las actividades dentro de cada centro productivo por los que debe pasar cada fruta, desde
el ingreso hasta la obtención de la pulpa y su respectivo almacenaje. Ver Figura 6.
El segundo diagrama muestra la ruta de proceso del empaque de pulpas y jugos, o sea que
identifica las actividades dentro de los dos centros productivos por los que debe pasar cada una
de las presentaciones tanto de pulpas como de jugos. Para el caso de la presentación de Granel
por 1.000 gramos, queda empacada desde el mismo momento que se produce la pulpa en
tambores de 55 galones y se despacha tal como está. . Ver Figura 6.
Para las actividades que se realizan en los centros productivos de empaque, lo que diferencia es
la presentación, por lo tanto no se tiene en cuenta la fruta.
Para entender los procesos productivos y sus actividades ir al numeral 4.5 Centros Productivos,
donde se encontrará la explicación de cada una de las actividades principales.
Se debe tener en cuenta que inicialmente, mediante la observación directa se hizo un análisis de
las actividades que se realizan en cada centro productivo, con el fin de agrupar elementos
fácilmente identificables y medibles.
7.2.2.1 Diagramas de proceso
Los diagramas de procesos proveen una descripción sistemática de las operaciones realizadas en
un ciclo de trabajo, con el fin de desarrollar mejoras de métodos, y determinar donde inicia y
termina una operación para la respectiva toma de tiempos.
De acuerdo con la norma para diagramas de proceso adoptada por la American Society of
Mechanical Engineers en 1947, las actividades del diagrama de proceso son clasificadas bajo
cinco denominaciones : operaciones, transportes, inspecciones, esperas y almacenamientos.
Operación: una operación tiene lugar cuando un objeto es modificado intencionadamente
en sus características físicas o químicas, es acoplado o separado de otro objeto, es ordenado o
dispuesto para otra operación.
Transporte: tiene lugar cuando un objeto es movido de un lugar a otro, excepto cuando
tales movimientos son parte de una operación o son causados por el operario en el puesto de
trabajo durante una operación o una inspección.
Inspección: tiene lugar cuando un objeto es examinado para su identificación o es
verificado en su cantidad o en la calidad de alguna de sus características.
D Espera: tiene lugar cuando las condiciones no permiten o no requieren las inmediata
realización de la siguiente acción planeada.
Almacenamiento: ocurre cuando un objeto es mantenido y protegido contra
movimientos no autorizados.
Actividades combinadas: cuando son realizadas dos actividades simultáneamente o en
el mismo puesto de trabajo, los símbolos pueden ser combinados. Para este caso se representa la
combinación de operación e inspección.
Teniendo definida la simbología a utilizar, se presentan a continuación los diagramas de proceso
de la producción de pulpas para cada una de las frutas. Ver Figura 8 a Figura 16.
Para el empaque de pulpas y de jugos se presentan los diagramas para cada presentación. Ver
Figura 17 a Figura 21.
7.2.3 Determinación de estándares de tiempo de mano de obra
Para registrar de manera ordenada y lógica las actividades en cada centro productivo se diseño
un formato para la captura de tiempos, acorde a las necesidades de la empresa. Ver Figura 22.
Para llenar estos formatos, se recurrió primero a la observación directa de las diferentes
operaciones, para luego tomar los respectivos tiempos con el cronómetro.
Antes de realizar los cálculos de los estándares se deben conocer los siguientes términos:
1. Tiempo medio (Tm) : es el resultado de dividir el tiempo total entre el número de
observaciones. Como está expresado en el formato de toma de tiempos, es la sumatoria de los
tiempos observados (To) dividido entre el número de observaciones. Entre mayor sea el número
de observaciones el error frente a la lectura se minimiza a cero.
Tm = n
n
1
To / n
donde n, identifica las observaciones realizadas.
2. Valoración: Al tiempo que se hace el estudio, el observador registra la valoración de la
actividad del operario, es decir, se estima en porcentajes el rendimiento observado. A este
porcentaje se le llama factor de calificación (FC).
Esta calificación se hace de acuerdo al método general en el que.
= 100 % actuación normal
< 100 % actuación lenta
> 100 % actuación rápida
Debido a que las observaciones se hicieron a diferentes horas del día y a diferentes operarios la
valoración se debe promediar para cada actividad. Como está expresado en el formato de toma
de tiempos, es la sumatoria de los factores de calificación (FC) dividido entre el número de
observaciones. Entre mayor sea el número de observaciones el error frente a la lectura se
minimiza a cero.
FC = n
n
1
FC / n
donde n, identifica las observaciones realizadas.
3. Tiempo normal (TN): el factor de calificación multiplicado por el tiempo medio de cada
elemento da el tiempo normal. Este resultado representa el tiempo requerido por un operario
calificado que trabaja a un nivel de actividad normal, para realizar la actividad. No está
influenciado por la ubicación geográfica, ni por la constitución física del operario u otros
factores externos. Para este estudio se toma el factor de calificación (FC) promedio y el tiempo
observado promedio (Tm).
TN = Tm x FC
4. Suplementos: si el operario fuera capaz de trabajar continuamente sin interrupción, el tiempo
normal sería el tiempo concedido para la operación. La aplicación constante de la tarea es algo
casi imposible de alcanzar. Los suplementos no pueden ser calculados para cada estudio a
medida que se hace, por esta razón se calcula un porcentaje de tiempo para los diversos tipos de
interrupción que ocurren durante un día normal de trabajo y para cada tiempo estándar se incluye
el correspondiente suplemento.
Las cuatro clases de interrupciones que el operario medio experimentará son: por necesidades
personales, por fatiga, por paradas y los especiales(limpieza).
5. Tiempo Estándar (TS): el tiempo estándar es el resultado de cargar al tiempo normal el
porcentaje de suplementos. El tiempo estándar se calcula dividiendo el tiempo normal sobre uno
menos el porcentaje de suplementos.
TS = TN . 1 - % suplementos Teniendo ya determinada la formulación y el formato para captura de tiempos, primero se tendrá
en cuenta el horario de trabajo para luego calcular los suplementos por cada uno de los centros
operativos.
El estudio de métodos y tiempos se realizó en Frutera del Pacífico en el siguiente horario:
Lunes a viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 12:30 pm a 5:00 pm, lo que da una jornada de
9:30 horas por día, con descansos para refrigerios de 15 minutos en la mañana y de 10 minutos
en la tarde. Ver Tabla 35.
A continuación se da un ejemplo del cálculo del estándar para la producción de pulpa de lulo,
partiendo desde la toma de los tiempos por elemento. Ver Tabla 36.
7.2.3.1 Estándares de mano de obra para despulpe
Teniendo claro como se hizo el cálculo de los estándares de tiempos para el despulpe de Lulo, se
presenta a continuación la Tabla 37- Estándar de producción de pulpas por centro productivo, en
la cual se puede apreciar:
1. La cantidad en kilogramos equivalentes de pulpa que se obtiene del proceso de despulpe en
cada una de las diferentes frutas.
2. El factor que mayor incidencia tiene en el tiempo, ya sea si el producto es obtenido
manualmente (hr-hombre) o si depende principalmente del tiempo de una máquina (hr-
máquina).
3. El número de personas que intervienen para producir dicha cantidad de kilogramos de
producto.
4. Implícitamente, también se puede observar que cuando se quieran hacer estimaciones de la
capacidad de planta, las cantidades a producir en los centros productivos, donde el factor
principal de producción es una máquina no se pueden incrementar haciendo un aumento del
número de operarios, se debe tener en cuenta la restricción de las horas de máquina. Y tampoco
se pueden disminuir los operarios, porque los que están asignados, son los que se requieren para
que funcione el proceso.
Basado en la tabla anterior (Tabla 37), se dan los tiempos de producción en horas, por tonelada
de pulpa equivalente. Para obtener este tiempo estándar de mano de obra, primero se determino
la cantidad por hora producida por operario, es decir, el estándar de lo que se llegaría a producir,
si la labor la realizara un sólo operario.
Mano de obra (ton/hr) = Cantidad (kgr/hr) x 1 ton . No. Operarios 1.000 kgr
después, se determinó las horas para producir una tonelada de pulpa equivalente en cada centro
productivo, dividiendo 1 ton, entre la mano de obra (ton/hr).
Mano de obra (hr) = 1 ton . Mano de obra (ton/hr)
Los tiempos de mano de obra se tuvieron que presentar por tonelada producida, ya que en
kilogramos no se podían visualizar muchas medidas. Ver Tabla 38.
El trabajar con tiempos sobre una misma cantidad base tiene un efecto muy importante, ya que es
una manera de hacer un balanceo del producto final cuando pasa por diferentes procesos, en
otras palabras, permite que se sumen los tiempos de los diferentes centros productivos para
obtener el tiempo total de producción de una tonelada de pulpa.
7.2.3.2 Estándares de mano de obra para empaque de pulpas y jugos
De la misma manera que se presentó la información de los estándares para obtener una tonelada
de pulpa, se muestra la Tabla 39 - Estándar de empaque de pulpas y jugos, en la cual se puede
apreciar las unidades empacadas por hora de cada presentación y cada fruta.
Basado en la tabla anterior (Tabla 39), se dan los tiempos estándar de empaque en horas, por
cada 100 unidades de producto terminado. Ver Tabla 40.
De la misma forma que para la producción de pulpas, se trabajó con una unidad de medida
mayor, con el fin de que se pudieran visualizar los tiempos estándar en horas.
7.2.4 Determinación del costo estándar de mano de obra
Teniendo ya los datos del valor de la mano de obra ($/hr) por cada centro productivo, los
tiempos de la mano de obra de despulpe (hr/ton) y empaque (hr/100 unid), se puede entrar a
calcular los diferentes costos para despulpe y empaque.
7.2.4.1 Costo estándar de mano de obra en producción de pulpas
El costo estándar de mano de obra para producir un kilogramo de pulpa, se obtiene multiplicando
el valor de la mano de obra por la cantidad en horas empleadas del centro productivo y
dividiendo este resultado por mil, ya que la cantidad está suministrada en toneladas. Ver Tabla
41.
Costo de la mano de obra en despulpe ($/kgr) = Vr. MOD ($/hr) x Cant. MOD (hr/ton) 1.000 kgr/ton
7.2.4.2 Costo estándar de mano de obra de despulpe en las diferentes presentaciones
Después de haber determinado el costo de la mano de obra de despulpe, se puede calcular el
costo, en cada una de las presentaciones de producto terminado. Ver Tabla 42.
Para las pulpas el costo se obtiene, multiplicando el valor de la mano de obra ($/kgr) por la
cantidad de pulpa (kgr) que tiene cada una de las presentaciones.
Para los jugos el costo se obtiene, multiplicando el valor de la mano de obra ($/kgr) por la
cantidad de pulpa (kgr) que contiene un litro de jugo, y este resultado por la cantidad de jugo
(litros) que tiene cada una de las presentaciones.
7.2.4.3 Costo estándar de mano de obra en empaque de pulpas y jugos
El costo estándar de mano de obra para empacar una unidad de presentación de pulpa o jugo, se
obtiene multiplicando el valor de la mano de obra por la cantidad en horas empleadas del centro
productivo y dividiendo este resultado por cien, ya que la cantidad está suministrada en lotes de
cien unidades. Ver Tabla 43.
Costo mano de obra en empaque ($/unid) = Vr. MOD ($/hr) x Cant. MOD (hr/100-unid) 100 unid
7.2.4.4 Costo estándar total de mano de obra en pulpas y jugos
El costo total de la mano de obra en las diferentes presentaciones de producto terminado, se
obtiene al sumar el costo de la mano de obra de despulpe y el costo de la mano de obra de
empaque de pulpas y jugos. Ver Tabla 44.
7.3 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
El tercer elemento del costo, conocido también como gastos generales de manufactura, gastos
generales de producción o gastos generales de fabrica, son todos aquellos costos que se
presentan en una empresa necesarios para la buena marcha de la producción, pero que de
ninguna manera se identifican con el producto que se está elaborando.
La predeterminación de los gastos generales de manufactura en costos estándar, trae consigo
numerosas dificultades, porque son muchos los factores que deben ser considerados,
especialmente aquellos que se relacionan con la capacidad de producción.
7.3.1 Estimación del nivel de producción
Para este proyecto se trabajará no con la capacidad de producción de la planta, sino con el
pronóstico de producción según el volumen de ventas en unidades para un mes. Este pronóstico
de ventas es suministrado por la gerencia de ventas en acuerdo con la gerencia general. Ver
Tabla 45.
Con el nivel de producción en unidades se pueden obtener los siguientes datos :
1. Kilogramos equivalentes de producto terminado
2. Número de horas equivalentes de mano de obra por centro productivo
Estos datos van a ser utilizados como base de distribución para los diferentes costos indirectos.
7.3.1.1 Equivalente de pulpa en kilogramos
El equivalente de pulpa en kilogramos se obtiene de multiplicar las unidades pronosticadas a
vender por la cantidad de pulpa de la presentación para cada fruta. En el caso de los jugos, se
debe multiplicar adicionalmente por el porcentaje de pulpa por litro de jugo. Ver Tabla 45.
Equivalente pulpa (kgr) = n
n
1
Pronostico (unid) x Pulpa (Kgr/unid) x pulpa jugos (%)
donde n, identifica las presentaciones para cada una de las frutas.
7.3.1.2 Pronóstico de mano de obra de despulpe
Teniendo los kilogramos de pulpa que se requieren producir para cumplir el pronóstico de
ventas, se puede calcular la mano de obra en horas que se necesitan. Este cálculo se obtiene de
multiplicar los kilogramos de pulpa a producir por el estándar de mano de obra en cada centro
operativo (Tabla 38). Ver Tabla 46.
Pronóstico MOD (hr) = n
n
1
Pulpa (kgr) x MOD (hr/ton) x 1/1.000 (ton/kgr)
donde n, identifica los centros productivos para cada una de las frutas.
Con el dato de horas por centro productivo, se puede obtener también el número de horas-
máquina, que se requieren para cumplir con el pronóstico de ventas, el cual se calcula
dividiendo el número de horas del centro productivo entre la cantidad de operarios del mismo
centro productivo. Esto sólo aplica para los centros productivos en los cuales se efectúen los
procesos en máquinas.
7.3.1.3 Pronóstico de mano de obra para empaque de pulpas y jugos
El pronóstico de mano de obra de los centros productivos de empaque de pulpas y el de empaque
de jugos, se obtiene al multiplicar el número de unidades a vender (Tabla 45) por el estándar de
horas por unidad (Tabla 40). Ver Tabla 47.
Pronóstico MOD-Empaque (hr) = n
n
1
Ventas (unid) x MOD (hr/unid) x 1/100
donde n, identifica las diferentes presentaciones para cada una de las frutas.
7.3.2 Determinación de los factores de distribución CIF
Con el fin de llegar a obtener de una manera más precisa cual es el valor de los Costos Indirectos
de Fabricación, en cada uno de los productos que se elaboran, se han determinado unos factores
para distribuir aquellos costos que son generales a toda la empresa y que no es claramente visible
cuanto se le puede cargar a cada producto. Por ejemplo, al hablar del servicio de energía
eléctrica, no se puede saber a simple vista cual es el costo que le corresponde a cada centro
productivo, y mucho menos cuanto le corresponde a los productos obtenidos, ya que por toda la
empresa simultáneamente se hace uso de este servicio.
Se presenta a continuación una tabla que servirá como base para establecer que porcentaje del
costo le corresponde a cada centro productivo. Ver Tabla 48.
Para determinar estos porcentajes de distribución se hizo lo siguiente:
7.3.2.1 Cálculo de áreas
Se tomaron las diferentes medidas del layout de la empresa (Figura 4) para cada uno de los
centros productivos, áreas de servicios (indirectas de producción), las áreas de ventas y áreas de
administración, y sobre el área total de la empresa se estimó la participación porcentual.
A la gerencia de producción se le cargó además de las áreas de oficina, las áreas de
almacenamiento de productos en proceso(contenedores), producto terminado (cuartos fríos y de
conservación) y las de los equipos que prestan servicios, como son la planta eléctrica, los
tanques de almacenamiento de agua, el cuarto de compresores y la planta eléctrica.
A la administración y las ventas, se les cargó una parte de la zona destinada para parqueaderos.
7.3.2.2 Consumo de agua
Para determinar el consumo de agua se tomaron en cuenta el número de grifos que existen en
cada área de la empresa, teniendo en cuenta también los baños y duchas. La mayoría del
consumo de agua se presenta en los centros productivos, debido a que permanentemente se debe
estar haciendo limpieza de la planta. A la fecha el agua es tomada directamente de un pozo
profundo y los gastos que se generan son por los elementos para el tratamiento, es decir, que
hasta el momento las empresas de servicio público no cobran el servicio, pero se deja planteado
con el fin de que en un futuro se pueda utilizar este método de distribución.
7.3.2.3 Consumo de energía
El consumo de energía se da en kilowatios por hora (kw/hr), teniendo en cuenta los equipos que
funcionan con energía eléctrica por toda la empresa (Tabla 13 y Tabla 14). Este dato del
consumo por hora fue suministrado por el departamento de mantenimiento, de acuerdo a los
estudios que se han realizado previamente de los motores que tiene cada equipo. Por supuesto
que también se tuvo en cuenta los equipos del área de administración y ventas, como también las
luces.
Teniendo el dato de la cantidad de kw/hr para los diferentes equipos, se tenía que evaluar cuanto
era el consumo para el total del mes, por dos razones: la factura del servicio de energía siempre
es presentada una vez al mes y lo otro es que todos los equipos durante el mes no están prendidos
en la misma proporción de tiempo, por lo que se debe estimar el número de horas que se utilizan
durante un mes los diferentes equipos.
Se debe tener en cuenta que la empresa cuenta con planta eléctrica, la cual entra a funcionar
todos los días de 9:00 am - 12:00 pm y de 6:00pm a 9:00pm. En el horario normal de trabajo, se
deben disminuir alrededor de 90 horas/mes.
Para las áreas de administración y ventas, se tuvo en cuenta que se trabajan 240 hr/mes, pero
como se deben disminuir las horas en que funciona la planta eléctrica, quedan finalmente 150
hr/mes. Para el caso de la gerencia de producción se hizo un análisis previo de los diferentes
equipos y se estimó que el consumo es de 120 hr/mes, y para los centros productivos se tomo el
dato que da del pronóstico de mano de obra en despulpe dividido por el número de operarios por
centro productivo (Tabla 46) y el de empaque de pulpas, teniendo el horario normal de trabajo.
Para el consumo de los gastos generados por la planta eléctrica, quedan asumidos por el centro
de servicio de la gerencia de producción y estos tendrán una base de distribución especial.
7.3.2.4 Personal
Se tomó de la nómina el número de personas que laboran en las diferentes áreas y centros
productivos
7.3.2.5 Cantidad en horas de la mano de obra directa (MOD)
La cantidad en horas de MOD se tomó del pronóstico de mano de obra para cada uno de los
centros productivos de despulpe (Tabla 46) y de empaque (Tabla 47).
7.3.2.6 Depreciación mensual de activos
Este factor tan importante de distribución, no se podrá realizar en este proyecto porque todos los
equipos de los centros productivos ya han cumplido su ciclo de depreciación. Aún así, se plantea
el hecho de que este gasto se debe tener en cuenta para los nuevos equipos que se vayan
adquiriendo. Un método para hacer la depreciación es el de línea recta y consiste en multiplicar
el costo de adquisición de cada equipo por un factor que se obtiene, dividiendo uno entre los
años a depreciar el equipo (10 años) por doce meses.
Valor de depreciación ($/mes) = Costo adquisición del equipo . No. años a depreciar (10 años) x 12 meses/año
7.3.3 Conceptos de distribución
Los valores de los diferentes conceptos de distribución son tomados de las diferentes cuentas de
contabilidad de las cuentas de costos (72, 73 y 74), como son los de personal, aseo y vigilancia,
acueducto y alcantarillado, energía, teléfono, correo, transporte, mantenimiento, etc.
Cada uno de estos conceptos tendrá un factor base de distribución de costos los cuales son:
1. $ccosto = esto indica que la contabilidad arroja el dato exacto del valor por cada uno de los
centros productivos y de servicios.
2. Area = indican que el factor a distribuir es el área que ocupa el centro productivo.
3. No. Grifos = aplica sólo para la distribución del consumo de agua.
4. Kw/hr-mes = aplica sólo para la distribución del consumo de energía eléctrica.
5. $ = indica que este es un valor global que se distribuirá de acuerdo a estimaciones de meses
anteriores y a políticas de la gerencia de la empresa.
6. hr-mano obra = indica que la distribución se hará de acuerdo al número de horas laboradas al
mes en cada uno de los centros productivos. Este factor base de se usará para la distribución
de los gastos generados por la gerencia de producción.
7. No. C.productivo = indica que se distribuirá equitativamente teniendo en cuenta el número
total de centros productivos (8). Este factor base se usará para la distribución de los gastos
generados por control de calidad.
8. Kgr-compra = para este caso específico, este factor base que es el número de kilogramos de
fruta que se entran a la empresa, se usará para distribuir el costo de la división agrícola.
7.3.4 Distribución de CIF en centros de servicios
A continuación se presenta primero una tabla que muestran por cada uno de los conceptos, el
factor base de distribución y los porcentajes respectivos que se aplicarán para cada uno de los
cuatro centros de servicio. Ver Tabla 49.
La siguiente tabla, es simplemente el resultado de multiplicar el valor suministrado por
contabilidad de los diferentes conceptos por el porcentaje correspondiente, tomado de la tabla
anterior. Ver Tabla 50.
7.3.5 Distribución de CIF en centros productivos
A continuación se presenta primero una tabla que muestran por cada uno de los conceptos, el
factor base de distribución y los porcentajes respectivos que se aplicarán para cada uno de los
ocho centros productivos. Dentro de los conceptos de distribución se incluyeron los centros de
servicios. Ver Tabla 51.
La siguiente tabla, es simplemente el resultado de multiplicar el valor suministrado por
contabilidad de los diferentes conceptos por el porcentaje correspondiente, tomado de la tabla
anterior. Al hacer la suma de los valores de los diferentes conceptos por cada centro productivo
y dividirlo por el número de horas de mano de obra directa, se obtiene el costo por hora de los
CIF. Ver Tabla 52.
7.3.6 Costos Indirectos de Fabricación por presentación
El objetivo final de la determinación de los CIF, es llegar a saber cual es el valor que le
corresponde a cada uno de los productos finales de Frutera del Pacífico S.A. Para lograr esto se
tuvieron que hacer los siguientes cálculos:
Cif de despulpe por centro productivo: El cual consiste en tomar el costo de los CIF por hora
de cada centro productivo, multiplicarlo por el número total de horas pronosticadas de MOD
(Tabla 46) y dividirlo por los kilogramos de pulpa pronosticados a producir. Al final se obtiene
como resultado el costo de los CIF por kilogramo de pulpa de cada fruta. Ver Tabla 53.
CIF despulpe por fruta ($/Kgr) = n
n
1
CIF ($/hr) x MOD (hr) / Pulpa a producir (Kgr)
donde n, identifica los diferentes centros productivos por los que debe pasar cada fruta.
Cif de despulpe en presentaciones: Teniendo ya el dato de los CIF del despulpe por fruta, se
puede calcular el costo por cada una de las presentaciones, ver Tabla 54. Para determinar el costo
de las presentaciones en pulpa, es multiplicar el costo del CIF por la cantidad en kilogramos
contenida en la presentación.
CIF por presentación ($/unid) = CIF despulpe por fruta ($/Kgr) x Pulpa (Kgr/unid)
Para las presentaciones de jugos, se obtiene al multiplicar el costo del CIF por la cantidad en
litros contenida en la presentación por el porcentaje de pulpa contenida por litro de jugo.
CIF por presentación ($/unid) = CIF despulpe por fruta ($/Kgr) x Jugo (Ltr/unid)
x %Pulpa (Kgr/Ltr)
CIF de empaque por presentación: Este dato es el costo de los CIF que se deben aplicar a
cada una de las presentaciones, se obtiene multiplicando el costo CIF por hora de cada centro
productivo por la cantidad de horas estándar para cien unidades (Tabla 40) de cada presentación
y dividido por cien. Ver Tabla 55.
CIF por presentación ($/unid) = CIF centro productivo ($/hr) x MOD (hr/100-unid) / 100
CIF total por presentación: Este es el resultado final y se obtiene de sumar los CIF por
presentación para despulpe (Tabla 54) y empaque (Tabla 55). Ver Tabla 56.
7.4 COSTO ESTANDAR TOTAL
Dando cumplimiento al objetivo principal del proyecto, el cual es determinar la manera de
obtener los costos de los diferentes productos realizados por Frutera del Pacífico S.A., se
muestra a continuación las tablas que resumen estos costos.
El costo estándar total está compuesto por los tres elementos del costo: materias primas, mano de
obra directa y costo indirectos de fabricación. A continuación se presentan tres tablas que
resumen estos costos:
Costos estándar de pulpas: muestra para cada presentación en pulpa y de cada fruta los tres
elementos del costo. Ver Tabla 57.
Costo estándar de jugos: muestra para cada presentación en jugos y de cada fruta los tres
elementos del costo. Ver Tabla 58.
Costo estándar total por presentación: muestra para cada presentación que se produce en
Frutera del Pacífico y en cada una de las frutas el costo total resumido, es decir, muestra la suma
de los tres elementos del costo en un sólo valor. Ver Tabla 59.
7.5 VARIACIONES AL COSTO ESTANDAR
Cuando se trabaja en tiempo real se pueden incurrir en muchos factores que pueden llegar a
afectar los resultados que se esperaban. En la práctica se deben hacer revisiones permanentes a
los datos estándar, ya que las condiciones normales en las cuales se realizaron pueden variar de
un momento a otro, ya sea por cambios en tecnología, diseño del producto, cambios de precios,
etc. A continuación se muestran cuales son estas posibles variaciones para cada uno de los
elementos del costo.
7.5.1 Variaciones del costo estándar de materias primas
Las variaciones en el costo de las materias primas se ven afectadas por cambios en el precio de
compra o la cantidad producida de pulpa, las cuales pueden ser:
- Fluctuaciones de precios de compra en el mercado
- Comprar fruta fresca en tiempos que no son de cosecha
- Comprar fruta que no cumpla con los requerimientos técnicos especificados, lo que puede dar
origen a disminución en el rendimiento
- Dejar la fruta más del tiempo estimado en maduración, lo que representaría pérdidas por
deshidratación
- Fallas en la disponibilidad del dinero para tomar descuentos especiales de los proveedores
- Como la cantidad producida de pulpa está directamente relacionada con la fruta que ingresa a
proceso, se deben tener en cuenta las fallas de los equipos en cuanto a los desperdicios que se
producen.
7.5.2 Variaciones de mano de obra directa
Las variaciones en el costo de mano de obra se ven afectadas por cambios en los salarios de los
operarios o el tiempo que se utilice al hacer las diferentes actividades, las cuales pueden ser:
- Aumento de salarios, ya sea por revisión del departamento de recursos humanos o los
establecidos por el gobierno.
- Cambios bruscos en los métodos de trabajo
- Desmejoramiento de las condiciones óptimas del trabajo
- Disminución del control de los factores ambientales, como ruido, calor y humedad
- Cambio en la tecnología que se usa actualmente para producir los diferentes productos
- Alta rotación de personal, lo que incidiría en disminución del rendimiento de las operaciones
- Cuando se hacen operaciones que dependen principalmente de los equipos (línea de despulpe),
el porcentaje de utilización hace variar el costo de obra asignado a los productos realizados. No
es lo mismo tener siete personas en la línea de despulpe para producir 2.000 Kgr de pulpa a
producir 1.200 Kgr, ya que generalmente este número de personas no varía.
7.5.3 Variaciones de costos indirectos de fabricación
En términos generales puede decirse que la mayoría de las causas que dan origen a las
variaciones de materias primas y de mano de obra directa, se extienden a los costos indirectos de
fabricación. Por ejemplo, cuando las materias primas no cumplen con las especificaciones
técnicas, al provocar una disminución de la pulpa producida hace que baje el nivel de
producción, por lo tanto aumentan los costos indirectos de fabricación.
Estas variaciones también están relacionadas directamente con los cambios en los factores que se
utilizaron como base para distribución, como por ejemplo las variaciones del nivel de
producción. Las siguientes son las principales causas por las cuales pueden variar los costos
indirectos de fabricación.
- Cambio de los salarios del personal indirecto
- Cambios bruscos en los métodos de trabajo, lo que afectaría en la productividad
- Alta rotación de personal, lo que afectaría la cantidad de productos obtenidos al final de mes
- Incumplimiento en las fechas de entrega de materiales, lo que podría implicar un retraso en la
producción
- Fallas de los equipos, lo que originaría paradas
- Un nivel de producción diferente al utilizado para determinar los estándares
- Si en algún momento las empresas de servicios públicos como ya lo han manifestado, cobren el
consumo de agua de pozos profundos
- Variación en el costo de los diferentes servicios públicos y particulares, como gastos de viaje,
peajes, mantenimiento, etc.
- Variación en el número de personas que laboran en cada centro operativo
- Adquisición de tecnología, lo que modificaría los porcentajes de los diferentes factores de
distribución
- Reportes de producción mal elaborados
8. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE COSTOS
Con el fin de que el sistema de costos funcione dentro de unas condiciones normales y pueda
arrojar los resultados esperados, se definen a continuación los siguientes requerimientos.
8.1 RECURSO HUMANO
Para el montaje y el control permanente del sistema de costos se requiere de una persona que esté
estudiando como mínimo en sexto semestre de Ingeniería Industrial, con unas buenas bases en
costos de producción, métodos y tiempos, producción y contabilización de los procesos.
La persona que se contrate debe estar a cargo de la Gerencia General, lo cual también es
consecuente con la importancia de la información que maneja. A continuación se presenta la
descripción del cargo:
JEFE DE COSTOS
IDENTIFICACION DEL CARGO NIVEL DEL CARGO : EJECUTIVO ÁREA : ADMINISTRACION SUCURSAL: PRINCIPAL No. CARGO : 89
GRADO : 0 No. DE CARGOS IGUALES : 1 CARGO JEFE INMEDIATO : GERENTE GENERAL RESUMEN DEL CARGO .Colaborar con el control de todos los procedimientos y procesos desarrollados en la empresa, con el fin de velar por su cumplimiento. .Presentar mensualmente los informes de costos del producto en proceso y producto terminado. .Controlar todos los inventarios en la empresa, como son : inventario de materias primas, inventario de insumos, inventario de materiales, inventario de producto en proceso y terminado. .Suministrar mensualmente al departamento contable el costo de la mercancía vendida y las variaciones de costos con respecto al estándar .Hacer seguimiento de los estándares de producción RELACION CON OTROS CARGOS .Reporta a la Gerente Ejecutiva y al Gerente General. .tiene relación directa con la asistente ejecutiva, para el control de los presupuestos y la información. relación directa con la analista de cartera y facturación, en el control de la facturación de las ventas y los recaudos. relación directa con el director de bodega y distribución, en el manejo de inventarios de producto terminado. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES EDUCACION : Sexto semestre en Ingeniería Industrial. EXPERIENCIA : Mayor de 1 año en cargos similares con énfasis en Costos, preferiblemente en empresas de alimentos. RESPONSABILIDADES POR SUPERVISION : No tiene personas a cargo. POR ERRORES : Tiene un alto grado de repercusión en la adopción de decisiones equivocadas. POR CONTACTOS : Tiene contactos frecuentes con el personal de la empresa, las relaciones que establece son de mucha importancia.
8.2 REQUERIMIENTO DE INFORMACION
El departamento de costos para que funcione adecuadamente debe recibir la información de las
diferentes áreas de la empresa como son: compras, producción, nómina, ventas y contabilidad, de
una manera clara, precisa y a tiempo.
A continuación se relacionan los informes o datos que debe suministrar cada área al
departamento de costos.
Nómina:
- Informe mensual de costos del personal por cada centro productivo y de servicios, detallando
los aportes parafiscales y provisión de prestaciones sociales
- Número de personas que trabajan en la empresa por cada área
Contabilidad:
- Informe mensual de los costos directos de producción, cuenta 72.
- Informe mensual de los costos indirectos de producción y de servicios, cuentas 73 y 74.
Ventas:
- Informe mensual de las unidades vendidas por presentación y fruta
- Informe mensual de los diferentes movimientos de inventarios de producto terminado en
unidades por presentación y fruta
-Informe semanal de las unidades recibidas de producto terminado por presentación y fruta
- Reportar los cambios de los presupuestos de ventas
Compras:
- Informe semanal de la fruta comprada en kilogramos y pesos
Control de calidad:
-Informe semanal de los insumos químicos y los empaques comprados en cantidad y pesos
-Informe semanal del movimiento de inventarios en unidades de insumos químicos y empaques
(inventario inicial, compras, averías, devoluciones, entregada para proceso, etc.)
Producción:
- Informe semanal del movimiento de inventarios de fruta fresca en unidades (inventario inicial,
compras, averías, devoluciones, procesada, etc.)
- Informe semanal del movimiento de inventarios de productos en proceso en unidades
(inventario inicial, compras, averías, reprocesos, producida, entregada para empaque, etc.)
Con toda esta información el jefe de costos podrá por una parte, confrontar la información de las
diferentes fuentes y calcular los costos de los productos a final del mes, de acuerdo al modelo
establecido en los capítulos anteriores de este proyecto.
8.2.1 Formatos
Al revisar los documentos que se vienen manejando actualmente en Frutera del Pacífico S.A., se
vio la necesidad de diseñar tres formatos para la captura de la información de producción. Estos
formatos permitirán dar a conocer diariamente el tiempo en horas de la mano de obra y las
cantidades producidas de productos, en cada centro productivo. Ver Figura 23, Figura 24 y
Figura 25.
Los campos que maneja cada formato son:
Reporte diario de producción para despulpe de frutas:
FECHA: fecha en la cual se están realizando las actividades. Se debe escribir siempre año, mes y
día (aaaa:mm:dd). Se debe tener en cuenta que se usa un formato por día.
FRUTA: nombre de la fruta que pasa a despulpe
CENTRO PRODUCTIVO: nombre del centro productivo donde se realiza la actividad y no debe
ir relacionado más de uno.
NOMBRE OPERARIO: Nombres y apellidos del operario que realiza la actividad
INICIO: hora a la que empieza la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
FINAL: hora a la que termina la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
TOTAL: diferencia entre la hora de inicio y la hora en la que termina la actividad. Se debe
escribir horas y minutos (hh:mm)
OBSERVACIONES: Se relacionará cualquier factor que interrumpa las actividades
FRUTA INGRESADA (Kgr): es la cantidad de fruta en kilogramos que pasa a despulpe.
PULPA OBTENIDA (Kgr): es la cantidad de pulpa en kilogramos que se ha obtenido del
proceso de despulpe. Se deben relacionar cada uno de los tambores del lote y en el recuadro de la
parte derecha apuntar el total.
SUPERVISOR: firma del supervisor de producción
JEFE DE PRODUCCION: firma del gerente de producción o encargado.
Reporte diario de producción para empaque de pulpas:
FECHA: fecha en la cual se están realizando las actividades. Se debe escribir siempre año, mes y
día (aaaa:mm:dd). Se debe tener en cuenta que se usa un formato por día.
FRUTA: nombre de la fruta que pasa a empaque
CENTRO PRODUCTIVO: nombre del centro productivo donde se realiza la actividad y no debe
ir relacionado más de uno.
NOMBRE OPERARIO: Nombres y apellidos del operario que realiza la actividad
INICIO: hora a la que empieza la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
FINAL: hora a la que termina la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
TOTAL: diferencia entre la hora de inicio y la hora en la que termina la actividad. Se debe
escribir horas y minutos (hh:mm)
OBSERVACIONES: Se relacionará cualquier factor que interrumpa las actividades
PULPA INGRESADA (Kgr): es la cantidad de pulpa en kilogramos que pasa a empaque.
PRESENTACION OBTENIDA (unid): es la cantidad de pulpa en unidades que se ha obtenido
del proceso de empaque, relacionando cada presentación.
SUPERVISOR: firma del supervisor de producción
JEFE DE PRODUCCION: firma del gerente de producción o encargado.
Reporte diario de producción para empaque de jugos:
FECHA: fecha en la cual se están realizando las actividades. Se debe escribir siempre año, mes y
día (aaaa:mm:dd). Se debe tener en cuenta que se usa un formato por día.
FRUTA: nombre de la fruta que pasa a empaque
CENTRO PRODUCTIVO: nombre del centro productivo donde se realiza la actividad y no debe
ir relacionado más de uno.
NOMBRE OPERARIO: Nombres y apellidos del operario que realiza la actividad
INICIO: hora a la que empieza la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
FINAL: hora a la que termina la actividad. Se debe escribir horas y minutos (hh:mm)
TOTAL: diferencia entre la hora de inicio y la hora en la que termina la actividad. Se debe
escribir horas y minutos (hh:mm)
OBSERVACIONES: Se relacionará cualquier factor que interrumpa las actividades
JUGO INGRESADO (Ltr): es la cantidad de jugo en litros que pasa a empaque.
PRESENTACION OBTENIDA (unid): es la cantidad de jugos en unidades que se ha obtenido
del proceso de empaque, relacionando cada presentación.
SUPERVISOR: firma del supervisor de producción
JEFE DE PRODUCCION: firma del gerente de producción o encargado.
8.3 REQUERIMIENTOS LEGALES
Los requerimientos legales del sistema tienen que ver con el manejo del costo de los inventarios
y su contabilización.
Para cumplir con las normas actuales se necesita que los inventarios, ya sean materias primas,
productos en proceso o productos terminados, lleven un kardex permanente utilizando el método
de evaluación de inventarios conocido como promedio ponderado. Actualmente aunque con el
desarrollo que se ha hecho en este proyecto para determinar los costos, estos no se pueden
obtener sino al final de un periodo, lo que no haría cumplir con la norma. Para poder llevar los
inventarios costeados permanentemente se debe adquirir un software que los controle.
Con respecto a la contabilización de los diferentes movimientos, siempre deben hacerse con el
respaldo del contador de la empresa y el plan único de cuentas. A continuación se da una
descripción de las cuentas que se usarán para los diferentes procesos.
Cuentas de Inventario: utilizadas para las compras, los consumos y las entradas de producción. 14 Inventarios 1405 Materias primas 140505 Materias primas gravadas
140510 Materias primas excentas 1410 Producto en proceso 141005 Producto en proceso 1430 Productos Terminados 143005 Productos manufacturados 1455 Materiales, repuestos y accesorios 145505 Materiales, repuestos y accesorios gravados 1460 Envases y empaques 146005 Envases y empaques gravados Cuentas de Costos: utilizadas para acumular durante el mes los costos de producción. En el caso de las materias primas, los empaques y los materiales, a estas cuentas se llevan cuando se hace un consumo, para al final de mes hacer la respectiva distribución entre los productos en proceso y los productos terminados. A estas cuentas también se llevan los costos directos y los indirectos de fabricación, los cuales también se distribuyen a final de mes. De aquí se tomará la información para comparar contra el estándar y determinar las diferencias. 71 Materias Primas 72 Mano de obra directa 73 Costos Indirectos de fabricación Cuentas del costo de ventas: se lleva a esta cuenta el valor de las unidades vendidas al costo. 6120 Industrias Manufactureras 612003 Productos de frutas, legumbres y hortalizas 61200301 Pulpas y jugos de frutas
La contabilización de los diferentes movimientos utilizando el concepto de la doble partida es:
Movimiento Cuenta Débito Crédito compras: Inventarios (14) xxxxxx Cxp (2205) xxxxxx Consumos: Materias primas : Costos (7105) xxxxxx Materias Primas (1405) xxxxxx Productos Proceso: Producto Terminado (1430) xxxxxx Producto Proceso (1410) xxxxxx Producto terminado: Costo de ventas (6120) xxxxxx Producto Terminado (1430) xxxxxx
Generalmente los consumos de materia prima se dan cuando las materias primas pasan al proceso, los consumos de producto en proceso se dan cuando se va a empacar pulpa y el consumo de producto terminado se da cuando se vende. Los costos de materias primas se debitan y acreditan siempre al real, mientras que los movimientos de los productos en proceso y terminados se van contabilizando al estándar. Diferencias Real vs. Estándar: Al final de mes se toma el valor total de la cuenta de costos (7) distribuyéndola entre las cuentas de productos en proceso y productos terminados. Productos Proceso (1410) xxxxxx Producto Terminado (1430) xxxxxx Materias Primas (71) xxxxxx MOD (72) xxxxxx CIF (73) xxxxxx
8.4 REQUERIMIENTO DEL SOFTWARE
El último de los objetivos específicos de este proyecto contempla la posibilidad de adaptar el
software con base al modelo diseñado, el cual se le da cumplimiento mostrando una simulación
en tiempo real, pero que Frutera del Pacífico S.A. debe decidir si está en capacidad de adquirirlo.
8.4.1 Requisitos del Software
Indiferente del software que se adquiera se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Debe existir el manejo de los módulos de compras, inventarios de materias primas, productos
en proceso y productos terminados, lo que implica que el sistema debe permitir facturar y
controlar la producción de los diferentes productos.
- El software debe controlar los inventarios permanentes, utilizando el método del promedio
ponderado
- El software debe soportar el manejo del año 2.000 (Y2K)
- El sistema debe poder llevar el control de las frutas que están en la empresa pero que aún no se
le ha hecho la factura de compra, ya que las frutas no se compran hasta que no se procesen.
- El sistema debe arrojar las cantidades de fruta y los respectivos valores de compra.
- El sistema debe manejar un sistema de producción por procesos, costeando automáticamente lo
que ingresa al proceso y lo que se obtiene, de tal manera que maneje inventarios costeados
permanentemente.
- El sistema debe proveer un kardex detallado de cada uno de los materiales o productos
obtenidos, es decir, que debe mostrar la relación en detalle de las diferentes entradas y salidas del
inventario tanto en unidades como en costo.
-El sistema debe proveer los respectivos informes mensuales de producción, donde muestre en
cantidades y valores, los diferentes productos obtenidos
-El sistema debe mostrar las diferencias de costos entre el estándar y los costos reales de
producción.
- El software debe tener sus respectivos controles de auditoría que permita saber quien realizó un
documento y el tiempo de trabajo en la aplicación.
- El software debe poseer controles que ayuden a filtrar la información que se va digitando, como
por ejemplo que no permita sacar productos cuando no aparezcan en inventarios o que informe
que el documento no se está digitando en la fecha del sistema, etc.
-El software debe tener respaldo en cuanto a que hayan garantías durante el proceso de
implementación y después, de tal manera que los inconvenientes que se puedan presentar en un
futuro se puedan solucionar.
8.4.2 Cotización del software
Al investigar el software se encontró que existen muchas empresas e ingenieros que pueden
llegar a desarrollar este tipo de modelos, pero que no ofrecen todas las garantías que respalden
un servicio efectivo desde el proceso de implementación.
También existe mucho software estándar extranjero y nacional, que puede llegar a tener un costo
aparentemente muy económico, pero realmente no hay garantías en el proceso de
Implementación y mucho menos si se llegan a presentar inconvenientes futuros, pues no hay
nadie que pueda prestar un servicio oportunamente.
La empresa de software a la cual se adquirieron las aplicaciones de inventarios que se manejan
actualmente, se les pidió una propuesta para el módulo de costos de producción, para lo cual
deben desarrollarlo, lo que implicaría un tiempo considerable y mucho esfuerzo para inventar un
modelo (aproximadamente un año). Frutera del Pacífico S.A. para darle respuesta al control
permanente de inventarios y los problemas del año 2.000 (Y2K), debe cambiar todo el software a
una nueva versión o a otra empresa que ofrezca garantías.
En la investigación del software se encontró a una empresa, llamada Sistemas de Información
Empresarial S.A., la cual ofrece programas estándar que cumplen con todos los requerimientos
del modelo de costos de este proyecto. Esta empresa lleva 18 años en el mercado lo que ofrece
un gran respaldo para adquirir sus productos. El proceso de Implementación del software dura
normalmente tres meses, pero debido a que ya se realizó este proyecto se puede implementar en
dos meses y algo bien importante es que no hay que inventar nada, el modelo ya existe, cabe
anotar que Sistemas de Información S.A. facilitó una base de datos de capacitación para realizar
las pruebas de este modelo de costos. A continuación se presenta la propuesta económica para
adquirir el software.
Cali, 08 de noviembre de 1999
Cons. 277-99
Señores
FRUTERA DEL PACIFICO S.A.
Atn. Sra. Lyda Beatriz Rios
Gerente de Producción
La Ciudad.-
Referencia: Proyecto Sistematización con “UNO”
Cordial Saludo :
En respuesta a su amable solicitud, estamos presentando nuestra oferta con relación a la sistematización de las áreas de su empresa con - UNO-, el Sistema Integral de Información Empresarial.
Estaremos pendientes de resolver cualquier inquietud al respecto y seguros de brindarles la mejor solución “producto - servicio”, nos suscribimos muy cordialmente.
JORGE ERNESTO REBOLLEDO JUAN MANUEL CABAL CANO Ejecutivo de Cuenta Gerente Regional [email protected]
Contenido de la Propuesta
1. Carta de Presentación
2. Experiencia
3. Especificaciones funcionales de las Aplicaciones ofrecidas
4. Propuesta Económica
5. Condiciones Generales de la Oferta
5.1. Licencia
5.2. Implementación
5.3. Restricciones de la Licencia
5.4. Requerimientos mínimos exigidos
5.5. Forma de Pago
5.6. Vigencia de la propuesta
5.7. Servicios adicionales
6. Servicio de Actualización y Soporte
7. Anexos
2. Experiencia. Después de dieciocho (18) años de investigación y desarrollo de Software, y contando siempre con un excelente equipo de ejecutivos que prestan funciones de asistencia y servicio permanente, Sistemas de Información Empresarial S.A. ha consolidado una amplia base instalada en todo el país con nuestras aplicaciones CG-UNO = Sistema Administrativo Contable, CM-UNO = Sistema Comercial, NM-UNO = Sistema de Nómina y Personal y AF-UNO = Sistema de Activos Fijos, en clientes como por ejemplo los mencionados a continuación: FANALCA S. A. Fecha de instalación: Enero 1992 Persona contacto: Raúl Cucalón Módulos instalados: CG-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y soporte EL PAIS S. A. Fecha de instalación: Enero 1987 Persona contacto: Germán Zapata Módulos instalados: CG-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte SURATEP S.A. Fecha de instalación: Junio 1995 Persona contacto: Diego Henao Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte INGENIO PICHICHI Fecha de instalación: Marzo 1995 Persona contacto: Alfredo Beltrán Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Implementación DELIMA Y CIA Fecha de instalación: Febrero 1991 Persona contacto: Oscar Millán Módulos instalados: CG-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte CARIOCA S. A. Fecha de instalación: Diciembre 1993 Persona contacto: Alberto Manzano Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte CONCENTRADOS S. A. Fecha de instalación: Mayo 1993 Persona contacto: Luis Eduardo Londoño Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte
BRITILANA BENREY S. A. Fecha de instalación: Julio 1995 Persona contacto: Viviana Quintero Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte PRODUCTOS YUPI S. A. Fecha de instalación: Septiembre 1994 Persona contacto: Jesús María Valencia Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte FERRETERIA AGOFER LTDA Fecha de instalación: Octubre 1994 Persona contacto: Angela Patricia Hoyos Módulos instalados: CG-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte INALAC S. A. Fecha de instalación: Mayo 1988 Persona contacto: Isaac Yanovich Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte HACIENDA SAN JOSÉ Fecha de instalación: Diciembre 1995 Persona contacto: María Ximena Ramírez Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Implementación PERMODA S. A. Fecha de instalación: Octubre 1995 Persona contacto: Orlando Piedrahita Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Implementación COMODERNA S. A. Fecha de instalación: Septiembre 1995 Persona contacto: Pedro Pablo García Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte PIZANO S. A. Fecha de instalación: Junio 1994 Persona contacto: Martha Mosquera Módulos instalados: CG-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte
KOKORICO S. A. Fecha de instalación: Enero 1993 Persona contacto: Homero Silva Módulos instalados: CG-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte ITALCOL S.A. Fecha de instalación: Febrero 1993 Persona contacto: Fortis Pérez Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte ABOCOL S.A. Fecha de instalación: Febrero 1995 Persona contacto: José Madriñán Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte BOLSA DE OCCIDENTE S.A. Fecha de instalación: Enero 1992 Persona contacto: José Ignacio Berna Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte CONSTRUCTORA MELENDEZ S.A. Fecha de instalación: Julio 1990 Persona contacto: Mercedes Guerrero Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte EMPAQUES DEL CAUCA S.A. Fecha de instalación: Enero 1996 Persona contacto: Luis Alberto Herrera Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Implementación CENTRAL LECHERA DE MANIZALES S.A. Fecha de instalación: Enero 1995 Persona contacto: Jorge Gómez Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte ACE ARANGOS Fecha de instalación: Julio 1995 Persona contacto: Alfonso Antonio Arango Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO AF-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte GLOBOVENTAS S.A. Fecha de instalación: Noviembre 1993 Persona contacto: Alfonso Roldan Módulos instalados: CG-UNO NM-UNO CM-UNO Servicios que se le prestan: Actualización y Soporte Todas las anteriores organizaciones y muchas otras, pueden dar fe de la calidad, y la eficiencia de todos nuestros productos y servicios.
3. Especificaciones Generales de las aplicaciones ofrecidas.
El sistema UNO se adapta a cualquier tipo de Empresa. ( Industria, comercio, servicios, agricultura, construcción).
Ya tiene plenamente resuelta la problemática del año 2000.
Se parametriza de acuerdo a las necesidades de su compañia.
Disponible para los ambientes: Dos, Windows, Red Novell, Xenix, Unix, Risc 6000, AS 400 etc.
Manejo libre del número de empresas.
Controla centros de utilidad, sucursales y/o negocios con opciones de consolidación a nivel centralizado.
Manejo de Centros de Costos estructurados hasta 4 Niveles (EN LA VERSION 7 SON HASTA 8 NIVELES).
Manejo de Destinos Contables para control de: Flujo de Efectivo, Vehículos, Obras, Importaciones, Obligaciones Financieras, Cultivos, Inversiones, etc.
Permite el manejo descentralizado de la información.
Consultas y/o listados permanentes de la información en tiempo real.
Captura y revisión de la información en línea.
Control de acceso al sistema con niveles de Autorización.
Mantenimiento automático de los archivos de datos.
Generación de todos los documentos con control automático de los consecutivos.
Comunicación con otros sistemas.
Exportación de Información a Hojas Electrónicas.
Potente generador de Reportes.
Utilización del Relativity que utiliza el estándar ODBC para generar reportes y consultas a la medida.
Actualización permanente de acuerdo a los últimos cambios tributarios.
Esquema abierto para la utilización de periféricos ( scaners, balanzas, lectores ópticos) sin importar la marca
Lenguaje: RM COBOL85.
ESPECIFICACIONES FUNCIONALES SISTEMA COMERCIAL INTEGRADO CM-UNO
CONTROL DE INVENTARIOS
Maneja múltiples bodegas por empresa o por centro de operación.
Para efectos de generación de informes consolidados permite la definición grupos de bodegas.
Manejo opcional de ubicaciones de ítems por cada bodega.
Permite definir bodegas que sólo controlan existencias (sin costo).
Libre definición de los diversos tipos de inventario tales como materia prima, producto en proceso, producto terminado, respuestos y suministros.
Libre definición de grupos por cada tipo de inventario estructurados hasta de 6 niveles
Libre asociación de tarifas de impuestos por grupo de inventario
Libre definición de líneas por cada tipo de inventario, estructuradas hasta de 6 niveles
Para efectos de análisis estadísticos y gerenciales el sistema permite por cada tipo de inventario definir adicionalmente hasta 4 criterios de clasificación
Libre definición de ítems de inventario y de servicio.
Dependiendo de la naturaleza y composición de cada ítem se tienen las siguientes opciones de manejo:
Control por número de fabricación (seriales).
Control por tallas.
Manejo de extensiones (colores y sabores).
Control por lote de fabricación y fecha de vencimiento para los ítems perecederos.
Manejo de múltiples monedas extranjeras.
Manejo de múltiples unidades de medida con sus respectivos factores de conversión, permitiendo hasta 3 decimales por unidad de medida.
Permite captura de todos los registros de ítems con lectores de código de barras.
Maneja por ítem un código plu, referencia principal, múltiples referencias alternas, múltiples códigos de barra, todos capturables en las diferentes opciones de registro de transacciones.
Versatilidad en la estructuración del código de barras.
Posibilidad de utilizar adicionalmente descripciones técnicas como mecanismo para detallar plenamente las especificaciones tenidas de un ítem.
Valoración de inventarios por costo promedio, control y seguimiento por costo promedio, estándar y ultimo costo.
Manejo de referencias equivalentes entre ítems que tienen la misma funcionalidad o pueden ser sustitutos entre sí.
Manejo de requisiciones de inventario para el control de las solicitudes de abastecimiento interno, por usuario solicitante y por centro de costo.
Manejo de pedidos internos entre bodegas.
Control de mercancía en tránsito en poder de los transportadores.
Transferencias automáticas de inventarios entre bodegas conectadas en red.
Control de mercancía en consignación.
Manejo de ensambles y desensambles para el manejo de productos que se ofrecen como un kit. paquetes, etc.
Entradas de inventarios con base en orden de compra
Entrada directa por compras sin uso de ordenes previas
Manejo de consumos internos y consumos directos.
Control y costeo de reportes de producción por procesos.
Ajustes de inventario tanto en unidades como en valor.
Permite recosteo y revalorización de los inventarios.
Administración automática del inventario por parámetros de control tales como: clasificaciòn a/b/c, nivel mìnimo, nivel màximo, punto de reorden, perìodo de cubrimiento y tiempo de reposiciòn del inventario.
Generación de listados por excepción tales como: cantidades por encima del màximo, por debajo del mìnimo, de inventario inactivo desde x fecha, ítems en punto de pedido, reportes de cantidad a pedir.
Generación de los listados para realizar la toma y el conteo del inventario físico.
Generación automática de los ajustes de inventario físico.
Posibilidad de toma del físico por secciones en una bodega o punto de venta.
Posibilidad de aplicar lectores de código de barras o terminales portátiles durante el proceso de conteo.físico.
Posibilidad de incorporar archivos planos de conteos realizados.
Procesos de transmisión y recepción cuando es necesario consolidar el inventario físico en la sede central.
Múltiples consultas por ítem, por tipo de inventario, grupo, línea y criterio.
Libro diario de transacciones.
Resúmenes por transacciones en una rango de fechas.
Balances de inventario en un rango de fechas.
Listados de existencias por localización.
Listados de existencias en cantidades por tallas.
Listados de existencias y costos por ítem/localización.
Listados de inventario inactivo.
Para efectos de consolidación se tienen los siguiente procesos: saldos iniciales, inventario físico, mercancía en transito, transferencias entre localizaciones, transmisión de nuevos ítems, etc.
Proceso de contabilización e interfase automática a la contabilidad en : consumos, costo de ventas y otros movimientos de inventarios.
Todo documento tiene una persona responsable(firma). existen opciones de consulta y listado de las transacciones realizadas por firma.
Procesos de auditoría en la generación de cualquier documento y registro.
GESTION DE COMPRAS
Manejo simultáneo de ítems de inventario y de servicio.
Manejo de unidades de medida en compras con equivalencia automática en unidades de inventario.
Manejo de 2 descuentos por ítem y hasta 2 globales por documento.
Control centralizado de la numeración en los documentos del módulo de compras, por empresa y centro de operación.
Proceso alterno de generación de “solicitudes de compra” como consecuencia de los procesos internos de requisición y de cantidad a pedir.
Manejo de listas de precios por proveedor con vigencia a una fecha determinada (contratos).
Completo manejo del proceso de cotización de compras.
Manejo totalmente automático del archivo histórico del proceso de compras ( fuentes del sistema).
Generación de las órdenes de compras con base en:
Solicitudes de compras.
Requisiciones de inventario.
Directamente.
Opcionalmente se puede tener el proceso de confirmación, como requisito indispensable para darle viabilidad a una orden de compra.
Si una orden de compra no se recibe en su totalidad, puede “darse por cumplida” en forma manual.
Cruce de información entre la orden de compra, entrada de almacén y factura del proveedor, con su respectiva acusación y contabilización
Posibilidad de establecer valores por “diferencias máximas permitidas” entre los ingresos o entradas de inventarios y el valor de las facturas con el fin de evitar la realización de notas por valores ínfimos.
Listado anticipado de rentabilidad en el que se comparan listas de precios de compra comparados con cada una de las listas de precios de venta.
Listado de los precios de venta comparados con el costo promedio, costo estándar o último costo.
Consulta y listados de: archivo histórico, solicitudes de compra, cotizaciones de compra y las órdenes de compra por ítem/proveedor y proveedor/ítem.
Desde la parametrización del sistema se puede establecer que en el momento de capturar las entradas solamente se puedan conocer cantidades y no los valores de las compras.
Gestión desde el módulo de compras de documentos: entradas directas y con base en órdenes de compras, entradas por consignación, notas de devolución y notas de sobrecostos.
Genera automáticamente el comprobante contable de la causacion de compras.
GESTION DE PEDIDOS, FACTURACION Y ESTADISTICA DE VENTAS
Maestro de clientes con sus datos básicos y condiciones comerciales, tales como: cupo, forma de pago, dias de gracia, descuentos de pronto pago, lista de precio, lista de descuentos, etc.
Manejo de zonas, subzonas, vendedores y sectores.
Manejo de rutas para la venta.
Listas de precios con fecha de vigencia por producto.
Generación y/o actualización automática listas de precios con base en el costo del inventario, último costo u otra lista de precios existente.
Manejo de Cuotas de Ventas por producto, grupo de productos, cliente, vendedor, zona, subzona, sectores.
Cálculo automático de descuentos en facturas.
Control por Usuario de los obsequios y descuentos que puede otorgar.
Manejo de pedidos pendientes por cliente y producto.
Permite manejar varias modalidades de ventas:
Facturación por lotes.
Facturación bajo pedido y/o remisión.
Facturación directa.
Modalidad de pago: Contado, crédito y financiación.
En el manejo de la financiación se interactúa con una tabla que es la base para determinar automáticamente de acuerdo al plazo, el valor de cada una de las cuotas.
Posibilidad de despachar más de lo que se ha pedido inicialmente.
Posibilidad de facturar mediante un solo documento desde varias bodegas.
Interacción con el módulo de inventarios para actualizar los inventarios disponibles.
Estadísticas de ventas por productos, grupos, clientes, vendedores, zona, subzona, sector, características.
Listados de márgenes de contribución por producto, grupos, clientes, vendedor, zona, subzona, sector, característica.
Liquidación de comisiones por venta.
Generación automática del comprobante contable de ventas.
CUENTAS POR COBRAR
Captura e impresión de recibos de caja, notas, con actualización en línea de cartera, ventas e inventarios.
Captura de anticipos de clientes, los cuales se cruzan al momento de facturar.
Generación de extractos de cuenta por clientes.
Informes de vencimientos, en moneda nacional o extranjera.
Estados de cuenta, detallados o resumidos por edades, por zona, subzona, vendedor, sector, alfabéticamente, por rango de valor, etc.
Informes de los estados de cuenta, proyectando lo corriente o vencido en rangos variables de días.
Cálculo informativo automático de intereses por mora
Informes de cartera a cualquier fecha de corte.
Consultas y listados de estados de cuenta y movimiento por cliente, llevando huella de los pagos con cheques postfechados.
Proyección de recaudos.
Informe de recaudos proyectados vs recaudos reales.
Cálculo de intereses por mora.
Notas de consignación.
Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo.
Análisis de movimiento por documento.
Manejo de cheques posfechados.
Manejo de cheques devueltos y reconsignaciones
Control permanente del cupo de cartera por cliente.
Bloqueo por mora y cupo en forma paramétrica.
Posibilidad de consultar el estado de cuenta en el momento de facturar.
Generación automática del comprobante contable de ingresos.
ESPECIFICACIONES FUNCIONALES DEL SISTEMA DE PRODUCCION
DEFINICION DE VARIABLES
Libre definición de centros productivos y sus correspondientes tarifas de mano de obra directa, mano de obra de alistamiento, costos indirectos, máquinas y operarios.
Libre definición de operaciones estándar.
Libre definición rutas de producción.
Libre y múltiple definición de listas de materiales por ítem manufacturado en donde cada nivel se convierte a su vez en necesidades netas de componentes.
Definición de coproductos.
Libre definición del calendario de producción.
Los costos de manufactura se pueden controlar en términos de costos actuales, costos estándar y costos reales..
Captura múltiples planes maestros de producción.
EXPLOSION DE MATERIALES
Análisis de listas.
Costeo ascendente de productos incluyendo todos los componentes del costo por cada nivel de la lista de materiales y acumulados.
Simula requerimiento por plan maestro de producción en forma diaria, semanal, mensual.
Analiza planes de producción, gestión de ventas, gestión de compras para realizar simulaciones de requerimientos ítems fabricados y subcontratados.
En los procesos de nivelación, hay recálculo de niveles absolutos y relativos.
Análisis de los ítems manufacturados ( subproductos, Intermedios) Productos finales, Partes obsoletas, usos o partes etc.
PLANEACION
Planificación de requerimientos de materiales (MRP) en forma discreta (pedidos clientes) o por lotes (pedido para stock) a partir del plan de producción.
Posibilidad de revaluar las necesidades diariamente.
Interacción con el módulo de inventarios para analizar las existencias por cada uno de los componentes de las listas de materiales.
Listados indentados para materiales disponibles y a comprar.
El MRP rehace todos los cálculos teniendo en cuenta todos los cambios habidos desde el proceso anterior e inventariando las nuevas capacidades productivas y de materiales.
Para empresas de mayor planeación en sus procesos se tiene el CRP que ayuda a planear la utilización y capacidad de planta.
GESTION POR ORDENES DE PRODUCCION
Definición de tiempos de espera.
Planeación, compromiso, retención/cancelación de órdenes.
Control real de la ejecución de todo el proceso de una orden de producción.
Desarrollado bajo la filosofía MRP.
Control de devoluciones de materia prima del proceso de producción al almacén.
Control de entregas de producto terminado, afectando el saldo en inventario y el costo del mismo.
Consulta del estado actual de una orden de Producción.
Consulta del costo actual de una orden de producción.
Procedimiento de cierres y reapertura de ordenes de producción.
Análisis de productividad real, comparando las unidades finalmente producidas contra las salidas de materia prima realizadas con destino a una orden de producción.
GESTION DE PRODUCCION POR PROCESOS
Captura de los reportes diarios de producción.
Captura de los reportes de subcontratos.
Consultas y reportes por documento, centro productivo, tercero, etc.
Transferencias de productos manufacturados y materias primas entre centros productivos.
Consultas y listados de las transferencias realizadas.
Análisis de productividad real, comparando las unidades finalmente producidas contra las salidas de materia prima realizadas con destino al proceso realizado.
4. Propuesta Económica
*.- SISTEMA DE COMERCIAL Precio de los Módulos en su Versión Multiusuario: Control de Inventarios $3.500.000.oo Gestión de Compras 1.300.000.oo Gestión de Ventas 1.900.000.oo Estados de Cuentas por Cobrar 1.300.000.oo Control de Producción 5.000.000.oo
*.-Runtime de Cobol para Windows 5 usuarios US$ 545.oo Notas: Los anteriores precios no incluyen el 15% del I.V.A. El dollar se liquidará con la tasa representativa del día de la negociación.
5. Condiciones Generales de la Oferta 5.1. Licencia Las aplicaciones o programas que sean adquiridos se entregan bajo la modalidad de licencia de uso por tiempo indefinido. El valor de la misma incluye: - Período de garantía equivalente a (90) días contados a partir de la fecha de firma del pedido de la
licencia. Si durante este tiempo ocurre la liberación de una nueva versión del sistema, el cliente tiene derecho a ella sin costo adicional.
- Programas objeto instalados en el computador del cliente - Manuales del usuario - Implementación de las aplicaciones 5.2. Implementación Para alcanzar un optimo desempeño y resultados positivos de un sistema administrativo a corto plazo, se hace necesaria una guía adecuada y capacitación durante la instalación y puesta en marcha del mismo. A este servicio se le denomina implementación y su finalidad es garantizarle a los futuros usuarios de las aplicaciones una orientación permanente dentro del montaje de los mismas. Conciente del significado de este proceso, Sistemas de Información Empresarial asigna un asesor-implementador, quien sera la persona que guiará y capacitará a la empresa cliente abarcando una serie de actividades que se detallan a continuación: Análisis General de la Empresa-Cliente. En esta fase el asesor-implementador lleva a cabo un análisis de la estructura organizacional de la empresa-cliente con el objetivo fundamental de conocer y enterarse de los procesos y necesidades de información de cada una de las áreas de la compañía involucradas en el montaje del sistema. Presentación del plan de implementación. Luego de analizado los recursos y las necesidades del cliente se procede a presentar el plan de implementación definiendo las prioridades. Las fechas de cada etapa del proyecto se determinan conjuntamente con los líderes de cada área. Esta presentación se hace a los usuarios con el objeto de informarles y comprometerlos en el desarrollo del plan de implementación. Desarrollo de la implementación. Sistemas de Información Empresarial para llevar a cabo la capacitación del personal y puesta en marcha del sistema realiza un trabajo inicial Teórico - Práctico, utilizando cursos especiales que se dictan en las salas de capacitación de las sedes de Cali, Bogotá y Medellín. Para el desarrollo normal de esta fase se requiere la participación activa y compromiso de los asistentes tanto en los ejercicios prácticos que se incluyen como en el planteamiento de casos de sus respectivas áreas. Se ofrecen tres cupos por curso y se recomienda que mínimo dos personas conocedoras y pertenecientes al área a sistematizar asistan a la totalidad de las cátedras.
El trabajo anterior es complementado con el método presencial , el cual incluye una serie de visitas a las instalaciones de la empresa - cliente, en las que el asesor - implementador dejará una serie de tareas a realizar, las cuales el usuario se compromete a cumplir antes de la siguiente visita. Con la buena utilización de estos dos métodos el usuario se capacita rápidamente en el manejo de los programas y a su vez con la orientación del asesor - implementador, se arma la estructura que la empresa -cliente requiere para manejar de forma acertada la información. Los tiempos aproximados de implementación en horas por cada aplicativo se detallan a continuación:
Metodo CG-UNO NM-UNO CM-UNO AF-UNO Teórico - Practico 32 16 32 8 Presencial 16 16 30 16 Total 48 32 62 24 Control y evaluación del proceso. Para llevar a cabo el control y la evaluación de la implementación, el asesor implementador genera los formatos resumen de cada actividad o visita que realice. En su contenido deben aparecer las labores realizadas y las tareas asignadas a los usuarios para la próxima sección. Es importante que la empresa - cliente guarde copia de todos estos controles en un folder y periódicamente se revisen los mismos . Adicionalmente, es conveniente sostener reuniones quincenales en las que participen los líderes de cada área . En éstas reuniones se toman los correctivos y ajustes necesarios que garanticen el éxito del proyecto.
5.3. Restricciones de la Licencia
La licencia de uso del software no incluye:
- Derechos de comercialización de las aplicaciones que sean adquiridas por el cliente.
- Cambios en los programas que impliquen desarrollo y programación particular.
- Asesoría y servicios adicionales diferentes a los establecidos dentro del proceso de implementación.
- Gastos de viaje y manutención que se generen en ciudades diferentes a Santiago de Cali, Santafé de Bogotá y Medellín.
- Reinducciones y reimplementaciones que se generen por causa del incumplimiento del cliente con los requerimientos mínimos que se detallan a continuación.
5.4. Requerimientos Mínimos Exigidos
Para obtener resultados positivos es importante cumplir con los siguientes requisitos los cuales son el compromiso de la compañía cliente, para que el proyecto sea un éxito total: 1. Definir un "Líder" del proyecto y el grupo de personas que recibirán la inducción (mínimo dos,
máximo cuatro personas por aplicación). El personal seleccionado debe pertenecer al área que se está sistematizando y contar con una muy buena experiencia en el manejo de los procesos al menos manualmente. El porcentaje más alto de éxito lo determina la idoneidad, compromiso y dedicación del usuario que maneja y opera las aplicaciones.
2. Evitar la rotación del personal que manejará las aplicaciones (CG-UNO, NM-UNO ó CM-UNO), lo cual permitirá la continuidad en el trabajo y no generará los costos adicionales que se cobrarán por reimplementación. Para esto es importante realizar una adecuada selección del personal.
3. Contar con los equipos adecuados para que la aplicación funcione sin interrupción alguna, evitando
así los altos costos que implica la suspensión de actividades o pérdida de información en algunos casos. Para la consecución de dichos objetivos es necesario tener:
i) Adecuadas instalaciones eléctricas (Polo a tierra, línea dedicada y regulada para
proteger el computador). ii) UPS (fuente de corriente sin interrupción) para evitar perdidas de información por
bajones o caídas de voltaje. iii) Computadores acordes a los requerimientos y el volumen de información que se
procesa (equipos de buena velocidad y capacidad suficiente en disco duro). 4. Mantener copias diarias de seguridad (Abuelo-Padre-Hijo) y una semanal de los archivos de datos
en medios magnéticos externos (Diskettes, tapes backups, etc). 5. Dedicar el tiempo del personal para recibir la inducción de nuestros funcionarios, y cumplir las
labores encomendadas en el tiempo previsto. El atraso en el cumplimiento de las mismas causará demoras, perjudicando notoriamente la entrega de los resultados en los tiempos previstos.
Es importante concluir que los mejores sistemas administrativos se componen de: Buenos equipos, adecuadas instalaciones eléctricas, un buen programa y sobre todo lo más importante, el personal que lo maneja.
5.5 Forma de Pago :
50% anticipo mas total I.V.A. y totalidad del Runtime 50% a treinta (30) días.
5.6 Vigencia de la Propuesta La presente oferta tiene validez de 30 días calendario, contados a partir de la fecha de elaboración del presente documento. 5.7 Servicios Adicionales Para compañías que requieran trabajos adicionales paralelos al proceso de implementación, tales como evaluación de procesos que intervienen en el proyecto de sistematización, análisis de la documentación interna y su tramite, asesoría particular y continua a cargo de profesionales expertos que pueden acelerar la obtención de resultados en montajes complicados ; Sistemas de Información Empresarial, ofrece una Asesoría Mensual durante la fase de implementación y el valor para el cliente se determina de acuerdo a variables como lo son la complejidad del montaje, tipo y duración de la asesoría, etc.
Reinducciones y Reimplementaciones Tal como se menciona en los requerimientos mínimos exigidos (Numeral 7.4), la empresa - cliente debe cumplir con los requisitos anunciados para que el proyecto sea todo un éxito y no incurrir en los gastos que se puedan generar, tales como, reinducciones y reimplementaciones. Los valores que operan para este tipo de casos son los siguientes :
Tipo de servicio Valor Estimado Valor Hora Teórico - Practica (Reinducción) $10.000 + I.V.A. Valor Hora Implementador (Reimplementación) $ 50.000+ I.V.A.
114
6. Servicio de Actualización y Soporte Al finalizar el proceso de Implementación, Sistemas de Información Empresarial ofrece a todos sus clientes el CONVENIO DE ACTUALIZACIÓN Y SOPORTE, el cual garantiza el desarrollo continuo de los programas acorde con las disposiciones legales dictadas por el gobierno nacional y la operación adecuada de los mismos. Considerando las posibles necesidades de nuestros clientes ofrecemos en la actualidad para su libre elección dos (2) alternativas de servicio con personal altamente calificado: 1. CONVENIO BASICO: Derecho a las actualizaciones de ley sobre las aplicaciones adquiridas. Dos cupos por semestre en las conferencias o seminarios de capacitación en nuestras amplias
salas de computo por cada uno de los programas adquiridos. Esto les permitirá afianzar conocimientos, capacitar personal cuando exista rotación del mismo y clarificar conceptos cuando existan nuevas disposiciones legales que se incluyan dentro del producto.
Consulta telefónica para resolver inconvenientes que se presenten en el manejo de las aplicaciones.
Máximo dos (2) visitas correctivas solicitadas en sus instalaciones dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la solicitud.
Cuatro (4) servicios inmediatos vía teleproceso y/o acceso remoto Boletín informativo semestral que incluye nuevas mejoras del producto y programación de curso a
dictarse durante los tres meses siguientes. Informativo en la pagina Web. 2. CONVENIO PLUS: Derecho a las actualizaciones de ley sobre las aplicaciones adquiridas. Derecho a las actualizaciones de mejoras y nuevas versiones sobre las aplicaciones adquiridas. Cuatro (4) cupos semestrales en las conferencias o seminarios de capacitación en nuestras
amplias salas de computo por cada uno de los programas adquiridos. Esto les permitirá afianzar conocimientos, capacitar personal cuando exista rotación del mismo y clarificar conceptos cuando existan nuevas disposiciones legales que se incluyan dentro del producto.
Servicio Teleproceso y/o Acceso Remoto. Consulta telefónica para resolver inconvenientes que se presenten en el manejo de las
aplicaciones. Cinco (5) visitas correctivas solicitadas en sus instalaciones dentro de las doce (12) horas hábiles
siguientes a la solicitud. Una visita preventiva semestral. Boletín informativo semestral que incluye nuevas mejoras del producto y programación de cursos a
dictarse durante los tres meses siguientes. Informativo en la pagina Web. Servicio Inmediato via Teleproceso y/o Acceso Remoto Con los últimos avances en comunicaciones a nivel mundial, Sistemas de Informacion Empresarial S.A. ha realizado importantes inversiones en este sector con el fin de brindar RESPUESTAS INMEDIATAS a las diferentes solicitudes de servicios que se puedan presentar en la operación del SISTEMA UNO.
Para tal efecto, nuestros clientes deben contar con la siguiente estructura interna así: REQUERIMIENTOS MINIMOS
1. Estación de Trabajo con sistema operativo WINDOWS 95/98 o NT Worksation 4.0 conectado a su
red principal (independientemente del sistema operativo central). 2. Memoria RAM en la estación de trabajo a conectar de 16 Mb como mínimo (Optimo 32 MB). 3. Módem conectado a la estación de trabajo asignada a comunicación con velocidad mínima de 28.8
Kbs. 4. Línea telefónica disponible (no necesariamente dedicada) 5. Software MICROSOFT NETMEETING versión 2.01 o superior (Software de libre distribución.
SIESA lo puede suministrar a su solicitud). 6. Instalación y Configuración ADECUADA de los elementos anteriores para conexión a nuestros
servidores de acceso remoto y servidor de ILS. En caso de estar ubicado fuera de la ciudad y la comunicación con nuestra central le resulte costosa, debe poseer un proveedor de acceso a Internet.
Para comunicarse, los teléfonos del servidor de acceso remoto de Sistemas de Informacion Empresarial S.A. son los siguientes Vía V.34: 6520130-31-40-41 Vía RDSI: 6520150-51-55-56 Dirección IP del servidor ILS: http://200.30.45.145 En caso de requerirlo, Sistemas de Información Empresarial S.A. a través de su división de SERVICIOS DE VALOR AGREGADO (S.V.A.) le brinda la mas completa gama de productos y servicios en las áreas de hardware, software operativo, comunicaciones, integración de sistemas, outsoursing, consultoria, capacitación y soporte técnico. Ofrecemos los siguiente productos para su acceso al servicio remoto inmediato: Estaciones de trabajo en marcas mundialmente reconocidas como ACER, IBM, COMPAQ Y HP. Sistemas operativos para estación de trabajo WINDOWS 95/98 y WINDOWS NT WORKSTATION Emuladores para redes UNIX TERMVISION Módem US Robotics de 56.6 Kbs a $180.oo Instalación y configuración del Módem, del NetMeeting (Software de libre distribución) y conexión a
nuestro servidor de ILS a US$35.oo
117
8.5 REQUERIMIENTOS DEL HARDWARE
Para el cambio del milenio todos los equipos de computo deben pasar las pruebas del año
2.000 (Y2K), por lo tanto sino se tienen equipos nuevos se tendrán problemas. En este
momento las características principales mínimas de un computador son las siguientes:
Procesador : 300 Mhz
Disco Duro : 4 Gigabytes
Memoria Ram: 32 Megabytes
Unidad de tapebackup (copias de seguridad)
y los demás accesorios que componen un computador como son pantalla svga, teclado,
mouse, impresora, etc.
Estas características pueden variar de acuerdo al software que se adquiera.
9. SIMULACION DEL SISTEMA DE COSTOS
La aplicación donde se hicieron las pruebas para la simulación del sistema de costos,
conocida como la versión UNO 7.2, consta de los siguientes módulos.
Compras (nacionales)
Inventarios (materias primas, productos en proceso, productos terminados)
Ventas (facturación estándar)
Producción (control por ordenes de producción o procesos, utiliza MRP, PMP)
Todos estos módulos interactuan simultáneamente entre sí, por ejemplo, cuando se hace
una factura (módulo de ventas) automáticamente se afectan los inventarios de producto
terminado (módulo de inventarios).
También de cada uno de estos módulos se obtienen los comprobantes para las respectivas
contabilizaciones como son:
Compras: comprobante de causación diaria de las cuentas por pagar
Inventarios: comprobantes de contabilización de consumos y otros movimientos de
inventarios
Ventas: comprobantes diarios de ventas y del costo de ventas.
Producción: comprobante de costos de producción que muestra las diferencias entre el
estándar y el real.
Para las empresas que adquieren el programa de contabilidad, estos comprobantes se
generan en un archivo plano para ser contabilizados automáticamente, a excepción del
comprobante o informe de costos de producción.
9.1 RELACION DE INFORMES DEL SISTEMA
Debido a que la simulación del sistema de costos se hizo en un programa de capacitación,
en los títulos que aparecen en la parte central de los informes, donde muestra el nombre de
la empresa que es propietaria del software dice “SISTEMAS DE INFORMACION
CAPACITACION”.
Cada uno de los informes tiene en la parte superior izquierda el nombre del listado, al cual
se hará referencia.
9.1.1 Catálogos
Este software es complejo, pues para ponerlo a funcionar se requieren de unas
capacitaciones (aproximadamente 20 horas) para estructurarlo a las necesidades de cada
empresa y además llenar una serie de catálogos o bases de datos que pueden ser utilizadas
por todos los módulos, como por ejemplo, crear lo ítems de inventario. Se muestran a
continuación sólo los principales catálogos que deben estar creados para que funcione el
sistema con sus respectivas impresiones en DOS (dar doble click sobre el informe):
Centros de costo (UN002029): donde se crean todas las áreas y departamentos de la
empresa. Se usarán para cuando se hagan salidas de inventarios y en el caso de los costos
directos de producción como los centros operativos para establecer las diferentes rutas de
proceso en producción.
UN002029.P01
Tipos de comprobantes (UN002063): estos son los mismos comprobantes contables a los
cuales se les asociará los diferentes tipos de documentos.
UN002063.P01
Tipos de documentos (UN002066): son los documentos que se utilizarán en el sistema
para diferenciar los diferentes movimientos.
UN002066.P01
Localizaciones (UN003013): En este catálogo se definen las bodegas físicas que tiene cada
centro de operación (oficina principal y sucursales de venta), también se le definen algunos
parámetros como son el de control de costo (promedio) y el manejo de existencias (que no
permita negativos).
UN003013.P01 UN003013.P02 UN003013.P03 UN003013.P04 UN003013.P05
Tipos de inventario (UN003043): En este catálogo se definen los inventarios que existen
en la empresa de acuerdo a las cuentas que se manejan (1405-materias primas, 1410-
productos en proceso, etc.). Este catálogo es el primer nivel de clasificación de los ítems
del inventario.
UN003043.P01
Grupos (UN003053): Este catálogo se crea para cada tipo de inventario de acuerdo a la
combinación de impuestos de IVA y retención en la fuente. Este catálogo es el segundo
nivel de clasificación de los ítems del inventario. De aquí es donde el sistema toma para
calcular automáticamente los diferentes impuestos y retenciones en cada factura de venta o
de compra.
UN003053.P01
Líneas (UN003056): Este catálogo se crea para cada tipo de inventario y tiene que ver más
con la clasificación comercial o estadística que requiera darle la empresa para clasificar sus
inventarios. Este catálogo es el tercer nivel de clasificación de los ítems del inventario. Con
esta clasificación por ejemplo de los ítems de producto terminado, se puede sacar un
informe (ventas, kardex, compras, etc.) que sólo muestre los ítems que están clasificados
como pulpas o como jugos, o específicamente los que pertenezcan a la línea de pulpas
Frupa de 250 grs.
UN003056.P01
Criterios (UN003050): Este catálogo se crea para cada tipo de inventario y tiene que ver
más con las características específicas de los ítems. Este catálogo es el cuarto nivel de
clasificación de los ítems del inventario, pero no es obligatorio crearlo y como en este caso
sólo se usará para los productos terminados. Se crearon dos tipos de criterios que son la
fruta y el tamaño. Esta clasificación servirá por ejemplo, para saber las ventas totales por
fruta en todas las presentaciones (líneas).
UN003050.P01
Items (UN003065): este el catálogo de las diferentes materias primas, los productos en
proceso y los productos terminados. Aquí se puede apreciar el consecutivo el código
interno del sistema de codificación (ítem), la descripción y la referencia (código de la
empresa), la unidad de inventario (inv), la unidad de compra o de producción (ord) y si el
ítem se compra o es manufacturado (proced). Cada ítem tiene asociado para su
clasificación un tipo de inventario, un grupo, una línea y en el caso de los productos
terminados un criterio.
UN003065.P01 UN003065.P02 UN003065.P03
Equivalencias contables (UN003213): En este catálogo se establecen las cuentas
contables en las que se registrarán los diferentes movimientos. Este catálogo sirve para
hacer las interfases contables automáticas al módulo de contabilidad. Se deben hacer
equivalencias para:
Cuentas de inventario Cuenta de gastos/ consumos Cuenta de ingresos x ventas Cuenta de devoluciones x ventas Cuentas de descuentos x ventas Cuentas de costos de ventas Cuentas de otros movimientos de inventarios Cuentas de descuentos por devolución
UN003213.P01
Listado Indentado (UN031066): Este listado es el resultado de crear el catálogo de las
listas de materiales de uno de los productos manufacturados, ya sean productos en proceso
o productos terminados. Aquí se muestra la formulación de los productos terminados con
los materiales, y los subproductos, también con sus respectivos materiales.
UN031066.P01
Maestro de rutas (UN031043): Aquí se muestran los centros productivos por los que
debe pasar cada producto manufacturado con sus respectivos tiempos de operación y la
cantidad base del tiempo. En otras palabras, se relacionan los tiempos de mano de obra
directa por producto.
UN031043.P01
9.1.2 Informes del sistema
Del sistema sólo se sacaron los informes principales, que muestran en términos generales a
lo que puede llegar. Para que el sistema arrojará esta información y probar el sistema, se
hicieron los movimientos básicos de un ciclo normal de inventarios, empezando por la
captura de saldos iniciales, generando ordenes de compra, entradas por compra, facturas de
venta y reportes de producción.
Hoja de costos (UN031096): Este listado es el resultado de crear las listas de materiales y
las rutas de proceso con los estándares en tiempo de cada producto manufacturado. Este
listado se puede obtener ya sea al estándar o al último costo, o al costo promedio. Se puede
apreciar las formulaciones en cantidades y valorizadas de materia prima, mano de obra y
costos indirectos de fabricación.
UN031096.P01 UN031096.P02 UN031096.P03 UN031096.P04
Movimiento de compras por ítem (UN02109D): En este listado se muestran las compras
por fruta que se han hecho en cantidad y valores, durante un determinado periodo. También
se puede apreciar los documentos que generaron dichas compras, con sus respectivas notas
de devolución. Este listado se puede obtener de un sólo tipo de inventarios, por línea o por
grupo, de una fecha específica o de un rango de fechas.
UN02109D.P01
Reporte de producción (UN034019): En este listado se puede apreciar los productos
obtenidos y los respectivos materiales que se consumieron para producirlos, mostrando
tanto la cantidad real como la cantidad teórica y el porcentaje de diferencia. Este informe se
puede obtener para un reporte específico de producción, para una fecha específica o para un
rango de fechas, también se puede obtener para un centro productivo específico.
UN034019.P01 UN034019.P02
Existencias en cantidades (UN013072): En este listado se muestran las existencias de los
diferentes ítems de inventarios valorizadas, dando respuesta al requerimiento del control de
inventarios permanentes. Este listado se puede sacar a una fecha anterior específica, de un
sólo centro operativo, de una localización, de un tipo de inventario, de una línea, de un
grupo o de un criterio.
UN013072.P01
Resúmenes de transacciones (UN013021): Este listado muestra de cada ítem los
documentos que generaron cada movimiento, detallando la cantidad, el costo total y si fue
una venta (FV) entonces también relaciona el valor de la venta. Este listado se puede
obtener de un sólo tipo de inventarios, por línea o por grupo, de una fecha específica o de
un rango de fechas, también se puede establecer sólo un tipo de concepto de movimiento,
es decir, que se puede sacar sólo de la facturación, sólo compras o sólo reportes de
producción. Esto da respuesta al requerimiento de costos y cantidades por tipo de
movimiento.
UN013021.P01
Transacciones por ítem (UN013012): Este informe es prácticamente el kardex de cada
uno de los ítems de inventario, aquí se puede apreciar el cumplimiento principal del manejo
de inventarios que consiste en llevar el control permanente al costo promedio. En este
informe, también se puede observar el hecho de haber trabajado en el sistema, con los
movimientos generales de inventarios como son: captura de saldos iniciales, reportes de
producción, facturación y entradas por compras.
UN013012.P01
Resumen de costos de producción (UN034051): En este informe se puede apreciar tanto
las cantidades y costos de los productos que se elaboraron, como también el consumo de
los materiales que se usaron para dicha producción. Este es el resultado final del ciclo de
costos. También se puede obtener este informe para cualquier rango de fechas y de un
centro productivo específico.
UN034051.P01
10. CONCLUSIONES
Se logró determinar el modelo administrativo en Frutera del Pacífico S.A. para obtener el
costo de los diferentes productos.
Se establecieron los costos estándar de materia prima, mano de obra directa y costos
indirectos de fabricación
Se evaluó el sistema de costos actual y se determinaron las falencias del mismo
Se creó el departamento de costos, el cual es el encargado de llevar a cabo el control de los
estándares obtenidos.
Se determinaron las normas legales para el manejo de inventarios y la contabilización de
los diferentes procesos productivos
Se adaptó el software con base al modelo de costos diseñado, haciendo una simulación del
mismo y obteniendo los resultados esperados.
Se establecieron los diferentes recursos para lograr el montaje y el funcionamiento del
nuevo sistema de costos.
BIBLIOGRAFIA
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS - ICONTEC. Normas
Colombianas de Presentación de Tesis de Grado, Bogotá, Icontec, 1.996
GOMEZ BRAVO, Oscar, Contabilidad de Costos, Segunda Edición, Editorial McGraw
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SAPAG, NASSIR CHAIN, Preparación y Evaluación de Proyectos, Segunda Edición,
Editorial McGraw Hill, 1.993.
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panorama/links_hortifrutlcolas.htm.
HARRINTON, H.J., Mejoramiento de los Procesos de la Empresa, Primera Edición,
Editorial McGraw Hill, 1.994.
MAYNARD, HAROLD B., Manual de Ingeniería y Organización Industrial, Tercera
Edición, Editorial Reverté S.A., 1.988.
LOCKYER, KEITH, Control de Calidad y Producción Industrial, Tomo I, Primera
Edición, Ediciones Alfaomega, 1.990.
ANEXO A
INFORMES DEL MODELO DE COSTOS ACTUAL
RENDIM12.XLS INVDIC98.XLS PROD1201.XLS INVCAL12.XLS
ANEXO B
ARCHIVO DE FIGURAS
FIGURAS.XLS
ANEXO C
ARCHIVO DE TABLAS
TABLAS.XLS TABLAS1.XLS