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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

2015

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades, funciones, competencias, comunicación y

supervisión de cada puesto, cuyo cumplimiento contribuye a lograr los

objetivos funcionales asignados a cada área o proceso.

2. ALCANCE

El ámbito de aplicación comprende al personal Directivo, Administrativo,

Profesional, Técnico y Asistencial del COV.

3. DEFINICIONES

a) MOF: Manual de Organización y Funciones. Documento normativo que define la

estructura organizacional de la empresa y describe las funciones específicas y

competencias a nivel de cargo o puesto de trabajo.

b) Funciones: Son las tareas que corresponden realizar a las personas que

laboran en el Centro Odontológico Vargas.

c) Perfil de Puesto: Descripción de funciones y competencias de cada puesto.

d) Educación: Abarca el nivel de estudios básicos que un trabajador debe tener

de acuerdo al cargo que desempeña. Se encuentra bajo esta definición, la

educación escolar (primaria y secundaria) y la educación superior (Universidad o

técnica).

e) Formación: Son los estudios de especialización, cursos, seminarios, talleres y

capacitaciones en general que se encuentren orientados a determinada actividad

laboral en especial.

f) Habilidades: Se refiere a las aptitudes, capacidades innatas o adquiridas,

aspectos de la personalidad, y desempeño personal que pueda poseer

determinado trabajador.

g) Experiencia: Consta del historial laboral que pueda poseer un

determinado trabajador o postulante, el cual puede ser de utilidad para las labores

que deberá realizar en la empresa. (Empresas en las que laboró anteriormente,

tiempo en el puesto, operaciones a las que tuvo acceso y se ocupó, etc.).

4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

4.1 RELACIÓN DE CARGOS

N° CARGO N° PÁGINA

1 Gerente General 3

2 Administrador 5

3 Jefe de Marketing 7

4 Director Odontológico 10

5 Odontólogo 12

6 Asistente Dental 14

7 Recepcionista 16

8 Auxiliar Técnico 18

9 Auxiliar de limpieza 20

10 Auxiliar de Seguridad 22

4.2 RELACIÓN DE CARGOS

PERFIL DEL PUESTO

CARGO: GERENTE GENERAL

ÁREA: GERENCIA GENERAL

PROCESOS: DIRECCION

Clasificación: Director

FUNCIONES:

Establecer la Política de la Calidad.

Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las acciones de las

diferentes áreas, en concordancia con la política, objetivos y metas

aprobadas.

Aprobar los requerimientos de compra de activos de la empresa.

Asegurar que los requisitos del Cliente sean determinadas y

se conviertan en requisitos del servicio.

Comunicar a los trabajadores la importancia de satisfacer los requisitos

del Cliente.

Aprobar los Manuales de Trabajo.

Aprobar los Planes, Programas, Presupuesto Anual y

demás documentos de gestión.

Definir la responsabilidad y autoridad del personal.

Aprobar los documentos legales.

Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de cada área.

Asegurar la efectividad de la comunicación entre las diferentes áreas y

funciones referentes al trabajo diario.

Proporcionar las instalaciones necesarias para lograr la conformidad del

servicio.

Dirigir las reuniones de trabajo.

COMPETENCIAS:Educación: Educación Superior en Cirujano Dentista. Miembro del Colegio

Odontológico del Perú.

Formación: Curso, Taller y/o Seminario en Comportamiento o Cultura

Organizacional, Liderazgo, Marketing (deseable más no indispensable).

Post-Grado en Gerencia, Administración o Finanzas (deseable más no

indispensable).

Habilidades: Liderazgo.

Destreza para negociar

Trabajo en equipo.

Comunicación efectiva a todo nivel.

Empatía.

Facilidad para expresar ideas en forma verbal.

Facilidad para expresar ideas en forma escrita.

Orientación a resultados.

Habilidad para organizar el tiempo.

Habilidad persuasiva

Experiencia: Cinco (05) años en posiciones similares.

COMUNICACION:Interno: Todas las áreas de la Empresa.

Externo: Empresas e instituciones en general.

SUPERVISIÓN: Recibida: Socios.

Ejercida: Todo personal del Centro Odontológico Vargas.

CARGO: ADMINISTRADOR

ÁREA: ADMINISTRACIÓN

PROCESOS: ADMINISTRACIÓN

Clasificación: Empleado

FUNCIONES:

Estar permanentemente informado sobre las actividades inherentes

al desarrollo del Centro Odontológico Americano.

Realizar el seguimiento y culminación con diligencia los proyectos

propuestos.

Mantener relación estrecha con las personas encargadas de otras

empresas.

Mantener orden, perseverancia y discreción en el manejo de información

del Área.

Supervisar el trabajo del personal a su cargo.

Tomar permanente contacto sobre acciones de Implementación

y desarrollo del Centro Odontológico Vargas.

Revisar y elaborar la planilla de pagos a Odontólogos.

Atender y solucionar los reclamos de los pacientes.

Representar y participar en diversos eventos del Centro Odontológico

Vargas.

Dirigir y supervisar la ejecución, seguimiento y evaluación de convenios,

para el establecimiento de actividades en beneficio del Centro

Odontológico Vargas.

Elaboración de informes de apoyo a la Gerencia General de la empresa.

Realizar el control patrimonial.

Otras que le encomiende la Gerencia General.

COMPETENCIAS:

Educación: Educación superior en Administración o carreras afines.

Formación: Conocimiento de Informática nivel usuario. Conocimiento

de Inglés nivel básico. Cursos, Talleres y/o Seminarios en Atención al

Cliente, Administración y Organización, Recursos Humanos.

Habilidades:

Liderazgo.

Destreza para negociar

Trabajo en equipo


Empatía

Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita.



Habilidad persuasiva.

Experiencia: Dos (02) años en posiciones similares, en áreas de Jefatura de

Supervisión, con personal a su cargo.

COMUNICACION:

Interno: Gerencia General y demás áreas de la empresa.

Externo: Público y Empresas e instituciones en general.

SUPERVISIÓN:

Recibida: Gerente General.

Ejercida: Supervisa al personal asignado al área.

CARGO: JEFE DE MARKETING

ÁREA: MARKETING

PROCESOS: MARKETING


FUNCIONES:

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de Promoción.

Desarrollar los proyectos propuestos.

Realizar actividades de fidelización de pacientes.

Realizar visitas programadas a las empresas.

Mantener el orden, perseverancia y discreción en el manejo

de información del Área.

Representar al Centro Odontológico Vargas y participar en Campañas y

Despistajes en las diversas empresas.

Dirigir y supervisar la suscripción, ejecución, seguimiento y

evaluación de convenios, para el establecimiento de actividades en

beneficio del Centro Odontológico Vargas.

Conocer los requisitos del cliente.

Participar en las reuniones de Revisión por la Dirección.

Reportar al Gerente General los resultados de los Indicadores

relacionados a su área.

Revisar y sugerir las modificaciones y/o actualizaciones de los

procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo y

formatos relacionados a su área.

Realizar la revisión periódica de los materiales en las empresas con las

que se tienen convenios o contratos (folleteria, merchandising,

materiales).

Almacenar y ordenar los materiales del área (pedidos-materiales

para eventos).

Asesorar en la imagen integral del Centro Odontológico Vargas.

Encargado de cambiar la imagen o mejorarla constantemente.

Uniformizar la imagen del Centro Odontológico Vargas.

Encargado de las Relaciones Públicas del Centro Odontológico Vargas.

Contratación de medios y espacios publicitarios para el reforzamiento de

marca y la adquisición y retención de clientes.

Presupuestar, contratar y buscar la mejor opción para

materiales publicitarios para que sea repartido (folleteria,

merchandising, materiales).

Evaluar y tomar acciones de mejora en Base a la información recibida

de las encuestas


COMPETENCIAS:

Educación: Estudio universitario o técnico en Marketing, Ventas, o carreras

afines.

Formación: Conocimiento de Informática a nivel usuario. Cursos Talleres y/o

Seminario de Ventas, Atención al Cliente.

Habilidades:

Liderazgo.

Destreza para negociar.

Trabajo en equipo.


Empatia

Facilidad para expresar ideas en forma verbal





Experiencia: Tres (03) años en posiciones similares, en áreas de Ventas, Jefatura

de Marketing.

COMUNICACION:

Interno: Gerencia General, Administración,


SUPERVISIÓN:


Ejercida: personal asignado al área.

CARGO: DIRECTOR ODONTOLÓGICO

ÁREA: DIRECCIÓN ODONTOLÓGICA.

PROCESOS: EVALUACION Y DIAGNÓSTICO, TRATAMIENTO


FUNCIONES:

Emitir informe Odontológico con sentido de justicia y objetividad.

Capacitar a los odontólogos para que realicen sus labores de acuerdo a

las normas establecidas en el Centro de trabajo.

Mejorar la calidad de las prestaciones.

Supervisión de desempeño de proveedores odontológicos.

Cumplimiento de requisitos reglamentarios establecidos en

los procedimientos relacionados a su área.

Participar en las reuniones de Revisión por la Dirección.

Reportar al Representante de la Dirección los resultados de los

Indicadores relacionados a su área.

Revisar y sugerir las modificaciones y/o actualizaciones de los

procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo y formatos del área.


COMPETENCIAS:

Educación: Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado.

Formación: Cursos, Talleres y/o Seminario de especialización odontológica.

Habilidades:

Liderazgo.

Trabajo en equipo.


Empatía.

Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita



Experiencia: Un (01) año en posiciones similares.

COMUNICACION:

Interno: Gerencia General, Administración, Jefe de Marketing, Asistentas

Dentales.


SUPERVISIÓN:


Ejercida: Odontólogos, Asistentes Dentales.

CARGO: ODONTÓLOGO



Clasificación: Servicio externo

FUNCIONES:

Elaborar la historia clínica de los pacientes asignados. Registrar,

firmar y sellar en la historia clínica todo procedimiento odontológico que

realice a los pacientes asignados.

Realizar el examen clínico, odontograma y exámenes radiográficos

necesarios para llegar a un diagnóstico y proponer un plan de tratamiento

odontológico a los pacientes asignados.

Informar al paciente sobre el diagnóstico, tratamiento, pronóstico y manejo

de su problema odontológico, así como de los riesgos y consecuencias de

los mismos.

Realizar los procedimientos odontológicos de acuerdo al plan de

tratamiento registrado en la historia clínica.

Obtener por escrito el consentimiento informado antes de realizar

procedimientos odontológicos que lo requieran.

Confeccionar informes odontológicos de los procedimientos realizados

en los pacientes cuando sea requerido.



Otras que le asigne la Dirección Odontológica.

COMPETENCIAS:

Educación: Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado. Título

de especialista y Registro Nacional de especialista, para los profesionales que

se desempeñen como tal.

Formación: Cursos, Talleres y/o Seminario de especialización odontológica.

Habilidades:



Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita.



Experiencia: Dos (02) años en posiciones similares en consulta privada

o dependiente.

COMUNICACION:

Interno: Gerencia General, Director Odontológico, Administrador.

Externo: Pacientes.

SUPERVISIÓN:

Recibida: Gerente General, Director Odontológico.

Ejercida: no aplica.

CARGO: ASISTENTA DENTAL




FUNCIONES:

Preparar y organizar la Unidad Dental, mobiliario, equipos e insumos para la

atención del paciente.

Preparar al paciente para la consulta odontológica.

Entregar a los pacientes los consentimientos informados en los casos

en que el Odontólogo lo indique.

Registrar en las Historias clínicas la hora de ingreso y salida del consultorio

del paciente atendido, anotar en la Historia clínica los

tratamientos realizados por el Odontólogo.

Controlar la entrega y recepción de los trabajos del laboratorio.

Apoyar al Odontólogo en las actividades clínicas que realizan.

Esterilizar y desinfectar los instrumentos dentales.

Orientar al paciente sobre la higiene oral.



Otras tareas que indique la Dirección Odontológica.

COMPETENCIAS:

Educación: Educación técnica de Asistenta Dental, Enfermería o Técnico en

Laboratorio.

Formación: Cursos, seminarios o talleres de Bioseguridad. Cursos, seminarios o

talleres de Atención al Cliente (deseable más no indispensable).

Habilidades:

Trabajo en equipo.




Experiencia: Un (01) año en posiciones similares.

COMUNICACION:

Interno: Gerente General, Administrado, Director Odontológico, Odontólogos,

Recepción.

Externo: Pacientes.

SUPERVISIÓN:

Recibida: Director Odontológico.

Ejercida: No aplica.

CARGO: RECEPCIONISTA

ÁREA: ADMINISTRACIÓN

PROCESOS: ATENCIÓN AL CLIENTE


FUNCIONES:

Registrar filiación en las historias clínicas y armar el file de la Historia

Clínica, anunciar la llegada de los pacientes a los consultorios, programar

citas para atención odontológica.

Verificar datos de los pacientes registrados.

Mantener el ordenamiento de las historias clínicas y del área de atención al

cliente.

Brindar buena y certera información de los servicios del Centro

Odontológico Vargas.

Brindar información sobre alternativas de formas de pago.

Hacer seguimiento de las Historias Clínicas por deuda o falta de requisitos

de facturación, siendo su responsabilidad la solución efectiva de cada caso.

Elaborar y explicar al paciente el presupuesto descrito en la historia clínica

luego de la consulta o cada vez que el odontólogo y/o el paciente lo

requiera.

Llevar el control de las horas de atención el paciente de acuerdo a lo

Indicado.

Elaborar el estado de cuenta del paciente que lo solicite.

Recepcionar y comunicar las quejas y/o reclamos de los clientes/pacientes

para su registro y solución.

Mantener una comunicación eficaz con el personal de Asistentes dentales y

Odontólogos.

Otras que le encomiende la Administración.

COMPETENCIAS

Educación: Secundaria completa. Educación Técnica o Universitaria en

Administración, Ciencias de la Comunicación (deseable más no indispensable).

Formación: Cursos, Talleres o Seminarios en Atención al

Cliente. Conocimientos de Informática a nivel usuario. Conocimiento de

Inglés nivel básico (deseable más no indispensable)

Habilidades:

Trabajo en equipo.



Empatía.

Facilidad para expresar ideas en forma verbal.





Experiencia: Mínima de un (01) año en atención al público.

COMUNICACION:

Interno: Gerencia General, Administración, Odontólogos, Asistentas dentales.

Externo: Pacientes del Centro Odontológico Vargas.

SUPERVISIÓN:

Recibida: Jefe de Marketing, Administración.


CARGO: AUXILIAR TÉCNICO

ÁREA: LOGISTICA

PROCESOS: MANTENIMIENTO


FUNCIONES:

Realizar la instalación y restauración de materiales, aparatos,

máquinas, equipo e instalaciones, verificando su correcto

funcionamiento en los consultorios y áreas que se le indiquen.

Efectuar una revisión mensual de las instalaciones, equipos,

materiales, aparatos y máquinas.

Proporcionar instrucciones de carácter técnico para el manejo de equipos,

aparatos y materiales.

Planear y desarrollar las actividades de mantenimiento preventivo

o correctivo.

Solicitar, controlar y responsabilizarse de los materiales, herramientas

y equipo que requieran para la ejecución de su trabajo.

Presentar un informe de los trabajos realizados ante el Gerente General.

COMPETENCIAS:

Educación: Secundaria completa.

Formación: Cursos, Talleres o seminarios Técnico electricista, Arreglo e

Instalación de Unidades Dentales (deseable más no indispensable).

Habilidades:


Habilidad para organizar tiempo.

Experiencia: Técnico o auxiliar de mantenimiento de Unidades Dentales

(1 año mínimo)

COMUNICACION:

Interno: Con todas las áreas.

Externo: No aplica

SUPERVISIÓN:

Recibida: Administración

Ejercida: No aplica

CARGO: AUXILIAR DE LIMPIEZA

ÁREA: LOGISTICA



FUNCIONES:

Eliminación de la suciedad adherida, grasas manchas, etc.,

mediante fregona, bayetas, estropajos, etc., y la utilización de

jabones o detergentes adecuados hasta obtener que la superficie

quede libre de residuos, manchas, huellas, solución detergente y

en general de cualquier residuo adherido.

Desempolvado: sobre paredes, techos, mobiliarios, terminales de

ordenadores, teléfonos, telefax, tapizados, accesorios, instalaciones, etc.

Eliminación del polvo depositado en superficies o elementos situados por

encima del suelo mediante la utilización de sistemas manuales

o automáticos hasta obtener la eliminación de trazas de polvo, suciedad,

hilos, telarañas, etc.

Eliminación de residuos en los recipientes, limpieza interior y exterior de

los mismos hasta su higienización y llenado de líquidos desinfectantes y

desodorantes.

Eliminación de manchas, polvo, huellas, etc. mediante los productos

adecuados hasta obtener nitidez o brillo del objeto o superficie (sobre

cristales, cuadros, placas, adornos, manillas, metales, apliques,

revestimientos metálicos, etc.).

Desengrasado: sobre suelos, paredes, mobiliario, etc. Abrillantado de

suelos y encerados: sobre terrazo, mármoles, corcho, madera,

goma, etc.

Realizar otras tareas de apoyo asignadas por la Gerencia Greneral.

COMPETENCIAS:

Educación: Educación Secundaria.

Formación: no aplica

Habilidades:



Trabajo en equipo

Experiencia: No indispensable.

COMUNICACION:

Interno: Ninguna

Externo: Ninguna

SUPERVISIÓN:

Recibida: Jefe de Logística


CARGO: AUXILIAR DE SEGURIDAD

ÁREA: LOGISTICA



FUNCIONES:

Proteger tanto a las personas como a la propiedad y toda clase de

bienes.

Tratar de evitar toda clase de hechos delictivos

Intervenir en la extinción de posibles incendios, siniestros y accidentes

en general.

Poner en conocimiento diariamente todo tipo de incidencias.

Ser responsable de un cuadro de llaves de todas las oficinas del Centro

Odontológico Vargas el cual podrá ser utilizado en caso de emergencia.

Ser responsable de cerrar todas las puertas de los locales del Centro

Odontológico Vargas, así también como de apagar todas las luces

interiores y exteriores y la colocación de la alarma.

Interrumpir cualquier situación que pueda alterar la tranquilidad de los

clientes y/o del personal de la empresa.

Informar a su jefatura inmediata de cualquier situación sospechosa que

ponga en riesgo la integridad y bienes de la empresa y las personas que

en ella se encuentran.

Realizar otras tareas de apoyo asignadas por la Gerencia General.

COMPETENCIAS:

Educación: Educación Secundaria.

Formación: no aplica

Habilidades:

Propias del puesto.

Experiencia: Preferentemente experiencia laboral en el puesto.

COMUNICACION:

Interno: Con la Gerencia, Administración y Jefe de Marketing.

Externo: Con la Central de Alarmas, en caso ser necesario, público en general.

SUPERVISIÓN:

Recibida: Administración.


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