modulo 1: conceptos generales contables 1. concepto de
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Curso: Asistente Contable
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MODULO 1: Conceptos Generales Contables
1. Concepto de Organización.
Una organización, es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y administraciones
que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes,
servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y
así poder lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es
esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas
capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo
común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar
todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización
es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros).
Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Los elementos principales de toda organización son los siguientes:
Un objetivo.
Elementos personales (RHH).
La dirección.
La división del trabajo, que es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en
diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.
Finalidad:
Con fines de lucro (empresas).
Sin fines de lucro (ONG).
Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos
gubernamentales).
2. La Empresa. Recursos y fuentes
Concepto.
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Una empresa es un tipo particular de organización que combina recursos para la obtención de un
beneficio o lucro.
Se constituye en base a un aporte de capital inicial que permita, como mínimo, la supervivencia.
En el largo plazo, será necesaria la productividad para el crecimiento y desarrollo.
Recursos y fuentes.
Una empresa basa su desarrollo en el manejo eficiente de sus recursos. Estos son los diferentes
medios con los que cuentan los individuos que administran el ente para llevar a cabo su actividad.
Los recursos pueden ser transitorios o permanentes. En el primer caso se trata de una perspectiva a
corto plazo, son los elementos que permiten la realización de las operaciones habituales de la
organización. Los recursos permanentes son los que sirven de base a la actividad que desarrolla la
empresa en el largo plazo. Constituye el sustento o la estructura sobre la cual se manejan y
renuevan los recursos operativos.
Los recursos pueden clasificarse en:
• Recursos para efectuar la actividad específica:
• Dinero
• Dinero depositado en una cuenta bancaria (cuenta corriente o caja de ahorro)
• Materia Prima para producir bienes
• Bienes en proceso de fabricación. En caso de empresa que fabrica bienes
• Bienes terminados
• Mercaderías de reventa
• Importes a cobrar por ventas de mercaderías a crédito o en cuenta corriente
• Bienes de inversión transitorias (depósito a plazo fijo)
• Recursos para dar una estructura permanente:
• Edificios donde lleva a cabo sus actividades
• Equipos, maquinarias
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• Mobiliario necesario para realizar labores comerciales: vitrinas, escritorios, etc.
• Derechos exclusivos a procesar (patentes) o nombres (marcas)
Por otra parte la empresa posee distintas fuentes o formas de generar fondos necesarios para
financiar sus operaciones.
• Fuentes de los recursos:
• Aportes de los propietarios
• Créditos otorgados por los proveedores
• Créditos otorgados por tercero (préstamos bancarios u otros)
El proceso decisorio.
El manejo de una organización, requiere la realización continua de las siguientes actividades:
Detectar situaciones que requieren la toma de alguna decisión, quizá desvíos de lo
planificado.
Identificar los posibles curos de acción, a fin de buscar soluciones posibles a los desvíos
observados.
Evaluar los efectos esperados, de la adopción de cada curso de acción del punto anterior.
Selección de un curso de acción, que puede significar hacer algo o no hacer nada.
Actuar de acuerdo a lo decidido.
Captar los resultados reales de lo actuado.
Comparar los resultados reales con los esperados y establecer si hubo desvíos importantes
o no
3. La información, aspecto clave de la decisión. Importancia de la Información.
Cuando nos referimos a la Información, lo hacemos como:
elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (información sobre
variables controlables, recursos, etc.)
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producto del proceso de control de gestión (información sobre las desviaciones respecto de
lo programado que a su vez es utilizada para tomar nuevas decisiones.
Es decir que la Información juega un papel esencial en la gestión administrativa. “Para tomar
buenas decisiones hay que tener buena información”. Si contamos con Información incorrecta,
desviada, incompleta, etc. Seguramente, nuestras decisiones irán en el mismo sentido. Razón por
la cual, hay que determinar los medios, fuentes, que buscamos y los actores que realizarán la
búsqueda de Información.
A estos efectos, puede considerarse que la Información es un conocimiento que debe ser
presentado bajo una forma “comunicable” y que resulte útil para la toma de decisiones.
La Información necesaria, para toma de decisiones, puede referirse a la Organización y/o al
contexto donde está inmersa.
4. Concepto de Contabilidad: Ciencia, Arte o Técnica. La información y la
Contabilidad.
La contabilidad es una técnica que por medio de un Sistema de Registración, en libros y demás
anotaciones, permite conocer el ESTADO DEL PATRIMONIO (bienes propios, derechos a
cobrar y deudas) y el ESTADO DE RESULTADO obtenido (Perdidas o Ganancias) de una
empresa. Cuya finalidad es brindar a sus propietarios, como también a terceros interesados.
Ejemplo, un banco al momento de decidir dar un préstamo.
Como dijimos anteriormente, dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la información
contable pueden ser divididos en usuarios internos y externos. El grupo de usuarios internos
comprende a todas aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la
empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma.
Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la empresa objeto de
la información, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestión, como
accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administración pública,
especialmente la administración tributaria, y que necesitan básicamente de la información contable
para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples puntos de vista. En función
de los usuarios de la contabilidad se distingue entre contabilidad financiera y contabilidad
directiva o de gestión:5
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Contabilidad financiera (externa): proporciona la información esencial del funcionamiento y
estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores,
proveedores, administraciones públicas, etc.). La legislación de la mayoría de los países regula las
normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la información resultante y darle mayor
fiabilidad y comparabilidad. La contabilidad financiera suele tener poco detalle porque contiene
una información muy agregada.
Contabilidad de gestión o contabilidad directiva (interna): que engloba a la contabilidad de
costos. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia
empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y productivos en el interior
de la empresa que servirán para tomar decisiones en cuanto a producción, organización,
mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser más flexible, dado que se basa en la autorregulación,
está sometida únicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas
legales, suele ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que
esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas. Por su parte, la contabilidad de costos es
una herramienta muy útil para el uso interno de los directivos de las empresas para el desarrollo de
las funciones de planificación, control y toma de decisiones
5. El Control Patrimonial
Además de los Controles de Gestión (sobre las consecuencias de las decisiones de los
administradores) hay otros que apuntan a la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de la
sociedad, incluyendo a los que no objeto de la Toma de Decisiones, Control Patrimonial.
Así una organización necesita conocer, en cualquier momento y con grado razonable de
aproximación a la realidad:
Las mercaderías recibidas para su venta en Consignación;
Matrices (por ejemplo) recibidas de un cliente que se emplean para la producción de
determinadas piezas para la venta;
Materias Primas recibidas para realizar trabajos por el sistema fasson.
Esta información debería, también, ser brindada por el Sistema Contable. Por tal razón, surge que
la Contabilidad integra el Sistema de Información de una organización y brinda Información útil
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para la Toma de Decisiones y Control Patrimonial. En este último caso, por ejemplo, detectar
faltante de dinero, de mercaderías, etc.
6. Origen de los Datos a registrar contablemente.
El Origen de los Datos a Contabilizar, tienen estricta relación con los movimientos, que se realizan
en la Organización.
Dichos movimientos podemos enumerarlos, someramente, en Compras, Fabricación (si es el caso),
Ventas, Pagos, Cobros, Depósitos Bancarios, Ventas de Contado, Presentación de Cupones de
Tarjeta de Crédito para su posterior Cobro, Entregas de Mercaderías, Recepción de Mercaderías.
La mayoría de estos movimientos, son Operaciones Comerciales, y deben sr registradas en el
Sistema Contable, para obtener la Información necesaria para Toma de Decisiones, de variada
importancia, con la mayor eficiencia
Para ello, existen los Documentos Comerciales, los cuales serán contabilizados, por las partes
involucradas.
7. Documentos Comerciales.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan
en una compañía o empresa.
La documentación cumple las siguientes funciones:
Función Contable:
dejan constancia escrita de las operaciones realizadas;
respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente
de Registración).
Función Jurídica:
Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la relación jurídica
entre las partes).
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Función de Control:
Individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo responsabilidades.
Función Impositiva:
Los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo manifestado
en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que se realiza mediante las
inspecciones.
En cada transacción comercial intervienen dos partes, la que "compra" (deudor) y la que
"vende" (acreedor).
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas por la empresa, en un periodo de tiempo.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas, dado que
constituyen el respaldo escrito de cada Operación.
Clasificación:
Externos: Emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Internos: Emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, Órdenes de Compra,
Informes de Recepción, etc.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez (10) años, contados desde la fecha de
emisión del documento.
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Ejemplo Factura
8. Orden de Compra
Concepto
Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando
cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de entrega. También se la llama
"Nota de Pedido".
Requisito
Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema
anterior), y además:
detalle de la mercadería solicitada,
lugar y fecha de entrega,
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forma de envío.
Formas de emisión
Original: para el vendedor.
Duplicado: para el comprador.
Importancia
Comprador: sirve como constancia de las mercaderías que solicitó.
Vendedor: sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser
aceptado.
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9. Remito
Concepto
Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías.
Requisitos
Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema
anterior), y además:
detalle de la mercadería solicitada,
lugar y fecha de entrega,
forma de envío (medio de transporte),
firma de la persona que recibe la mercadería,
colocar la letra "R" los responsables inscriptos en el IVA, o "X" los exentos, no alcanzados
y monotributistas.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).
Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador).
Importancia
Comprador: controla las mercaderías recibidas.
Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme.
Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.
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10. Factura
Concepto
Es el documento que el vendedor entrega al comprador, indicando el importe de las mercaderías
vendidas o prestación de servicio realizada.
Requisitos:
Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema 1.3 de
ésta unidad), y además:
o identificación del modelo "A", "B", o "C" y “M”
o detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total),
o condiciones de venta.
Formas de emisión
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Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Importancia
Comprador: registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída si la condición es en
cuenta corriente.
Vendedor: registra la venta a plazo o al contado y la cuenta a cobrar si la condición es en cuenta
corriente.
Otro Ejemplo de Factura, en este caso Tipo A
11. Nota de Debito
Concepto
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Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por
motivos que en el mismo comprobante se especifican.
Requisitos
Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema 1.3 de
ésta unidad), y además:
o motivo e importe del aumento de la deuda (subtotal, IVA resultante y total),
o número de la factura que corresponde al débito efectuado.
Motivos
Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.).
Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).
Por el cobro de intereses.
Formas de emisión:
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Importancia:
Comprador: le sirve para registrar el aumento de su deuda.
Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe a su favor.
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12. Nota de Crédito
Concepto: Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su
deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican.
Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el
tema 1.3 de ésta unidad), y además:
motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total),
número de la factura que corresponde al crédito efectuado.
Motivos
Devolución de mercaderías por parte del comprador.
Por haberse facturado de más (cantidad o precio).
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Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados.
Rescisiones de operaciones.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Importancia:
Comprador: le sirve para registrar la disminución de lo que adeuda en cuenta corriente.
Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la
cuenta corriente del comprador.
13. Recibo
Concepto: Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber
recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo adeudado.
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Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el
tema 1.3 de ésta unidad), y además:
lugar y fecha de emisión,
nombre de quien recibe (vendedor o beneficiario),
cantidad recibida en letras y números,
detalle de lo que se recibe (dinero en efectivo, cheques, etc),
firma y aclaración de la persona que recibe.
Formas de emisión
Original: para el comprador o pagador.
Duplicado: para el vendedor o beneficiario (el que recibe).
Importancia
Comprador: es un medio de prueba, certifica que pagó. Además le sirve como medio de
registro y control de la salida o egreso de dinero u otros bienes.
Vendedor: medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes.
Clases de Recibos
De Sueldos y Jornales.
De Alquileres.
De Cancelación de facturas y Notas de Débito.
Otros.
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Nota Aclaratoria:
Los comerciantes deben entregar recibo con los requisitos que hemos mencionado. Si vos realizas
un acto de comercio y necesitas dar recibo podes usar los que ya vienen impresos, los podes
comprar en cualquier librería y tienen el siguiente formato:
Si no tenés uno impreso, podés hacerlo en una hoja en blanco, ya que también sirve como
recibo:
Datos que no pueden faltar en la confección de un recibo:
lugar y fecha de emisión,
la palabra RECIBÍ o RECIBO,
el nombre de la persona que paga,
el monto o cantidad que se recibe en números y letras,
la forma en que se recibe el pago (efectivo, cheque, mercaderías, etc.),
motivo del pago,
firma y aclaración de la persona que recibe el pago.
14. Pagare
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Concepto: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de
dinero a una fecha cierta o determinada. Es una promesa de pago.
PAGARÉ, está en primera persona del singular y en futuro, está diciendo "yo pagaré", es decir
que el firma y es el deudor o pagador.
Requisitos
Lugar y fecha de emisión.
Lugar y fecha de pago, es decir el vencimiento del pagaré.
Nombre del beneficiario.
Importe en letras y número.
La cláusula "o a su orden".
La palabra "Pagaré".
La cláusula "Sin protesto".
Motivo por el cual se emite.
Nombre y firma del librador, deudor o firmante.
Sellado correspondiente.
Personas que intervienen
Librador, Pagador, Deudor o Firmante: es la persona que emite el pagaré, lo firma y promete
pagarlo.
Beneficiario: es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se realice
el pago.
Tenedor o portador: es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el beneficiario
por medio del endoso, para que cobre el importe o para que lo endose nuevamente.
Endosante: es la persona que transfiere el pagaré.
Importancia
Permite realizar operaciones sin entregar dinero en forma inmediata
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Permite obtener préstamos de dinero o comprar a crédito.
Ofrece al beneficiario seguridad de cobro.
Permite su negociación antes del vencimiento, ya que el beneficiario puede transmitir el
derecho de cobro a otra persona mediante el endoso.
Vencimientos
A la vista: se paga cuando el documento es presentado para su cobro. Es una forma poco usual, ya
que el beneficiario puede presentarlo para el cobro en cualquier momento. Ejemplo: "A la vista
Pagaré ..."
A los tantos días o meses de la fecha: la fecha de vencimiento se cuenta a partir de la
fecha de emisión. Por Ejemplo: "A los treinta y dos días de la fecha Pagaré ..."
A día fijo, cierto o determinado: se expresa directamente el día de vencimiento.
Ejemplo: " el 4 de setiembre Pagaré ..."
Partes de un pagaré
Talón: queda en poder del librador o firmante y representa una deuda documentada.
Cuerpo: sé entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar.
Endoso: Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro del pagaré,
firmando al dorso del mismo. Esto se puede hacer por la cláusula "o a su orden", que convierte al
pagaré en un "instrumento cambiario". Existen dos formas de endoso:
En Blanco o Simple: el beneficiario firma al dorso del documento con aclaración de firma
y Nª de D.N.I.
Completo: el beneficiario además de la firma, aclaración, Nª de DNI, tiene que colocar la
fecha, nombre y DNI del nuevo beneficiario.
Protesto: Es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un
escribano público que el pagaré no ha sido pagado o abonado a su vencimiento.
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Sin Protesto: Los pagaré que traen impreso la cláusula "sin protesto", permiten al beneficiario o
tenedor iniciar juicio por cobro sin realizar previamente el trámite de protesto. Es decir, no
necesitan que el escribano certifique que el pagaré ha vencido y el librador no lo canceló. En la
actualidad los Pagares, ya vienen con la cláusula “ SIN PROTESTO”
Recuerda que el pagaré firmado queda en poder del beneficiario, cuando el librador lo paga,
éste recibe el dinero y devuelve el documento, por lo tanto si el pagaré está vencido y en poder
del beneficiario significa que el deudor no pagó, eso es lo que certifica el escribano cuando es
emitido sin la cláusula "sin protesto".
Sellado
Los pagarés están sujetos a un impuesto nacional de sellos, que se paga por medio de estampillas
fiscales que se adhieren al mismo. El sellado debe realizarse dentro de los 15 días de su emisión.
Si el beneficiario necesitara hacer juicio para cobrar el pagaré porque el librador no pagó al
vencimiento, además del sellado deberá abonar una multa por mora.
15. Cheque
Concepto: Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, o emitir
cheque con fecha diferida.
Analicemos el concepto anterior
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"Orden de pago": porque el titular de la cuenta corriente o firmante del cheque ordena al
banco que pague. El texto dice "Páguese este cheque a ..." el verbo está usado en presente: pague
ahora.
"Librada contra un banco": librar significa expedir, extender. El titular expide el cheque y
le ordena al banco que pague.
"El librador tiene fondos depositados": el librador es el titular de la cuenta y para poder
expedir un cheque necesita tener dinero depositado en su cuenta.
"Girar en descubierto": significa librar cheques sin tener fondos o dinero suficiente, previa
autorización del banco.
Requisitos
Lugar y Fecha de emisión.
Nombre y número de comprobante impreso en el cuerpo y talón del cheque.
Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra el cheque.
Especificación de si es un cheque "al portador", a "favor de una determinada persona o a la
orden" o "no a la orden".
La cantidad expresada en letras y números y clase de moneda (pesos).
Nombre, domicilio y número de cuenta del titular.
Número de CUIL o CUIT del titular de la cuenta.
Firma del librador.
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16. Registros Contables. Concepto, necesidad y finalidad. Clases
Concepto: son herramientas materiales que utiliza el proceso contable y que sirven para la
acumulación Permanente
Ordenada y
Sistemática de la información contable
Los Registros Contables cumplen con una Función Administrativa ya que, almacenan los datos
captados por el proceso contable – registración de las operaciones comerciales respaldadas por los
Documentos Comerciales - y proveen Información clasificada para el control y proceso
decisorio.
Forman parte de la segunda etapa del Proceso Contable: que es la elaboración o procesamiento
de datos
Clasificación:
Los registros se clasifican en función de:
La calidad de la información contenida:
Registros que contienen información heterogénea: por ej.: libro diario (se verá en este Modulo)
Registros que contienen información homogénea: por ej.: el libro Mayor (se verá en este
Modulo)
La cantidad de la información:
Registros principales: son registros que contienen la totalidad de la información, ya sea en forma
sintética (por ej. Libro Diario) o analítica (Por ej. Libro Mayor)
Registros auxiliares: son registros que contienen parcialmente la información, por ejemplo: sub-
diarios y sub-mayores
Según las exigencias legales:
Indispensables u obligatorios: son los exigidos por normas legales.
Exigidos por el Código de Comercio: Libro Diario y Libro Inventarios y Balances, y los Sub-
Diarios como desdoblamiento del libro Diario.
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Exigidos por la ley de Sociedades Comerciales: Libro de actas de asambleas, Libro de
Accionistas, Libro de Actas de Directorio. Ejemplo: Sociedad Anónima.
Por las resoluciones de la Afip 1415 y modific.: Sub-diario IVA Ventas y Sub-diario IVA compras
(caso Responsable Inscripto en IVA)
17. Libros Contables. Concepto. Clases. Obligatoriedad de conservación
Concepto:
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con
trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La
legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las empresas.
Clases:
Los libros de contabilidad principales son:
Libro Diario
El libro diario (en inglés journal) es uno de los principales libros contables, donde se recogen, por
orden cronológico, todas las operaciones de la actividad económico-empresarial, según se van
produciendo en el tiempo.
La anotación de un hecho económico en el libro diario se denomina "asiento". Cada
asiento debe reflejar la información referida a un hecho económico completo y debe estar
compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas (o denominación
contable ejemplo: Caja, Mercaderías, etc.) diferentes.
Los asientos por definición deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las
cantidades anotadas en un asiento en el debe han de ser iguales a las cantidades anotadas
en el haber de ese mismo asiento.
El que un asiento esté cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las
consecuencias del hecho económico.
Libro Mayor
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Este libro (en inglés ledger) recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por
cuentas, en él se recogen para cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los
cargos y abonos realizados en las mismas y es más fácil de llevar. (se verá en este Modulo)
Libro Inventario o de Balances
Los libros de balances (en inglés balance sheet) reflejan la situación del patrimonio de la empresa
en una fecha determinada. Los balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las
cuentas de los asientos a su libro mayor. (se verá en este Modulo)
Conservación
Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben
conservar sus libros obligatorios (Diario, sub-Diarios e Inventarios y Balances) como los no
obligatorios (Mayor, Registros de impuesto sobre el valor agregado, otros). Los libros, deben
conservarse en soporte material de papel y en una adecuada encuadernación, durante toda la vida
de la empresa.
18. El Activo y el Pasivo. Concepto y Caracterización. El Patrimonio Neto. ACTIVO
El activo es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos por cobrar (elementos
intangibles) derivados de relaciones jurídicas de propiedad, posesión, uso, crédito, etc.
El cual se divide en circulante, fijo y diferido.
Activo circulante o corriente: es aquel activo líquido (de rápida o inmediata
transformación en efectivo) a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro
de los doce meses siguientes. Además, se consideran corrientes a aquellos activos
aplicados para la cancelación de un pasivo corriente. Con una mayor precisión
terminológica, podríamos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a
aquellos recursos del ente que poseen una alta rotación o movilidad. Los componentes
básicos del activo circulante son las existencias, deudores, inversiones financieras a corto
plazo y la tesorería.
Activo fijo, o no corriente: son aquellos bienes que no varían durante el ciclo de
explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica
elabora sus productos es un activo fijo, porque permanece en la empresa durante todo el
proceso de fabricación y venta de los productos. Un mismo bien puede tener distinta
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naturaleza según la empresa de la que se trate, por ejemplo, un ordenador para un banco es
un elemento de su activo fijo (como llamaremos Bienes de Uso), porque permanece
durante varios ejercicios en la empresa, por el contrario un ordenador, para una empresa
dedicada a la venta de equipos informáticos, es un producto encuadrado dentro de las
mercancías (como llamaremos Bienes de Cambio) y no dentro de su activo fijo. Sin
embargo los ordenadores que usa esta empresa para por ejemplo llevar su sistema contable,
si tienen la naturaleza de activos fijos (es decir los “usa”).
Activo diferido o: El saldo de las cuentas del activo diferido está constituido por “ gastos
pagados por anticipado”, sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio
aprovechable (ejemplo alquileres, gastos de publicidad, seguros etc.), tanto en el mismo
ejercicio como en posteriores.
BIENES FISICOS O TANGIBLES
Maquinarias
Herramientas
Mercaderías BIENES MUEBLES
Dinero (Disponible)
Instalaciones
Casas o Locales
BIENES INMUEBLES Galpones
Edificios
Cuentas por Cobrar a Crédito
Cuentas a Cobrar Documentadas DERECHOS SOBRE
Anticipos a Proveedores PERSONAS
Podemos definir:
Bien:
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Derecho:
Desde el punto de vista contable, son los valores que la Empresa ha entregado en crédito y espera
convertir en dinero.
Pasivo
Los Pasivos de una Empresa están constituidos por las cantidades que esta adeuda a personas
naturales o jurídicas, con excepción de su dueño; o lo que es lo mismo, corresponde a los derechos
que tienen sobre la Empresa personas o entidades ajenas a ellas.
Podemos dividir las obligaciones en de:
Corto Plazo.
Son las deudas que deben pagarse en el curso del ejercicio.
Largo Plazo.
Son aquellas deudas u obligaciones por pagar, cuyo vencimiento excede el período operacional de
la Empresa. Generalmente se considera un año para este efecto.
Las deudas u obligaciones por pagar podemos clasificarlas en:
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SIMPLES Legales (Impuestos, Imposiciones
previsionales)
Comerciales (Facturas, liquidaciones)
DOCUMENTADAS Documentos A pagar (Pagare)
Y CON GARANTIAS Hipoteca sobre inmueble
Prendaria sobre rodado
Obligación
Como el vínculo que impulsa legal o moralmente a dar o ejecutar algo en un tiempo
establecido llamado plazo.
Capital
Representa los derechos del o de los propietarios de la Empresa. Dicho de otra forma, es lo
que la Empresa debe al o los dueños, por los aportes al inicio de actividades. Se puede
determinar a partir de la ecuación del Inventario:
CAPITAL = ACTIVO – PASIVO
Invariabilidad del Capital
Esta es una teoría que establece que, los capitales tienen que permanecer invariables a fin
de poder determinar su incremento o disminución en el transcurso de un periodo
operacional de la Empresa. Así, una Empresa puede comparar su capital inicial con su
capital final y determinar sí:
El Capital Inicial es menor que el Capital Final, lo cual significa que se ha
obtenido una utilidad.
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El Capital Inicial es mayor que el Capital Final, lo cual significa que se ha
obtenido una perdida.
Esto mismo dicho de otra forma:
El Capital aumenta con las utilidades obtenidas como resultado de las
transacciones comerciales realizadas y disminuye con las perdidas.
Como el Capital no puede variar durante el ejercicio, se crean dos tipos de cuentas, que son
las cuentas de
Resultado:
• Cuentas de Resultado de Pérdidas
• Cuentas de Resultado de Ganancias
19. Variaciones de la ecuación
Las transacciones u operaciones que se vayan sucediendo irán haciendo variar los valores
del Activo y Pasivo. Mientras la igualdad se mantenga, mientras el Activo sea igual al
Pasivo, querrá decir que no hay aun resultados. Cuando este equilibrio se rompa, tendremos
dos posibilidades:
Activo mayor que Pasivo significa que se ha producido un resultado positivo
(Ganancia)
Pasivo mayor que Activo significa que se ha producido un resultado negativo
(Pérdida)
Definición de Resultados.
Con la aparición de los movimientos. Ejemplo Ventas de Mercaderías, nace un Resultado,
¿se ganó o se perdió? Si Vendí a un precio menor del Costo he Perdido y si fue a un precio
mayor he Ganado. Esa es la concepción de los resultados, también los Gastos, como por
ejemplo Gastos de Librería, Gastos Rodados, Gastos de Telefonía, etc. Es decir los gastos,
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son erogaciones necesarias para el funcionamiento de la Empresa, pero que no implican la
compra o adquisición de un bien, como por ejemplo un escritorio.
Con la incorporación de estas ganancias y/o pérdidas, la Ecuación del Inventario comienza
a variar y vamos a tener que:
ACTIVO = PASIVOS (incluye CAPITAL) + GANANCIAS – PERDIDAS
Es decir
ACTIVO = PASIVOS (incluye CAPITAL) ± RESULTADO
Veremos cómo se producen estas variaciones mediante un ejemplo:
Toda Empresa se inicia con un recuento de los bienes que el dueño entrega a la entidad que
nace. Supongamos que él o los dueños entregan $ 5.000 en efectivo y va a corresponder al
aporte que el o los dueños hacen a la Empresa. (Capital).
Adquiere mercaderías al crédito por $ 3.000.
Vende al contado la mitad de la mercadería en $ 4.000.
Paga en efectivo $ 1.000 por alquiler del local.
ACTIVO = PASIVOS (incluye CAPITAL)
Efectivo 5.000 = PN 5.000 (Inicial)
Mercadería 3.000 + Efectivo 5.000- Proveedores 3.000 = PN 5.000 (Variación Cualitativa)
Mercadería 1.500+Efectivo 9.000 - Proveedores3.000 = PN Capital 5.000 + Utilidad por
Venta 2.500
Mercadería 1.500 + Efectivo 8.000 –Proveedores al 3.000= PN Capital 5.000 + Utilidad
por Venta 2.500 - Alquiler
pagado 1.000.
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Con este ejemplo además de comprobar que:
ACTIVO = PASIVOS (incluye CAPITAL) + GANANCIAS – PERDIDAS
Podemos establecer que:
La diferencia entre valores de activo y pasivo
La diferencia entre valores de pérdidas y ganancias
Luego:
ACTIVO PASIVO
Mercaderías 1.500 Obligaciones 3.000
Efectivo 8.000 Capital 5.000
9.500 8.000
Activo mayor que Pasivo = Utilidad en el Ejercicio
Activo (9.500) – Pasivo (8.000) = Utilidad del Ejercicio (1.500)
Ganancias mayor que Pérdidas = Utilidad en el Ejercicio
Utilidad por Ventas (2.500) – Alquiler Pagado (1.000) = Utilidad del Ejercicio (1.500)
Por lo visto en el ejemplo podemos concluir lo siguiente:
Ecuación Estática del Patrimonio Neto:
P.N.= ACTIVO – PASIVO (incluido Capital)
Ecuación Dinámica del Patrimonio Neto:
P.N.= ACTIVO – PASIVO (incluido Capital) + Ganancias – Perdidas
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Variaciones Patrimoniales
Variaciones Patrimoniales Cualitativas
Son aquellas Variaciones Patrimoniales, en las cuales el Patrimonio Neto Final no varía en
relación al Inicial, es decir el Activo (Total) y el Pasivo (Total) incluido Capital son
IGUALES. Como vimos anteriormente, un ejemplo:
Compro mercaderías por $ 3000.- ACTIVO + y abono en efectivo por $ 3.000.- ACTIVO-
Compro un escritorio por $6.000.- ACTIVO ´+ a crédito (Deuda) por $ 6.000 – PASIVO+
Variaciones Patrimoniales Cuantitativas
Son aquellas Variaciones Patrimoniales, en las cuales el Patrimonio Neto Final varia en
relación al Inicial, es decir el Activo (Total) y el Pasivo (Total) incluido Capital no son
IGUALES. Como vimos anteriormente, un ejemplo:
Pago el servicio de teléfono por $ 600.- PERDIDA + en efectivo ACTIVO – Vendo
Mercadería GANANCIA + y cobro en efectivo ACTIVO +
De lo expuesto en los ejemplos, podemos inferir y determinar que en la medida que existan
Resultados GANANCIAS y/o PERDIDAS, en las operaciones el PATROMINIO NETO
VARIARA EN MAS Y/O MENOS.
Las Variaciones Cuantitativas son las más usuales, van a representar cuanto hemos ganado
y/o perdido, en determinado periodo u operación e impactara como una variación en el
Patrimonio Neto
Las Cuentas
Podemos decir que los objetivos de la cuenta son:
Agrupar las transacciones de una misma naturaleza.
Tener la información oportuna y ordenada cada vez que se desea formular la
igualdad del inventario.
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Facilitar el control respecto a determinadas operaciones.
Recordemos que, el Activo está formado por Bienes y Derechos y el Pasivo por Deudas
con personas ajenas a la Empresa.
Dentro de los Bienes tenemos por ejemplo: “Mercaderías”, “Caja”, “Banco”, etc.
Dentro de las Deudas tenemos por ejemplo: “Acreedores”, “Proveedores”, etc.
Cada uno de los elementos del Activo, Pasivo y Capital, constituye una CUENTA.
Ejemplo:
Cuenta Banco XX Cta. Cte.
Se refiere al dinero que la empresa tiene depositado, en la cuenta corriente en el Banco XX.
Vamos a presentar un modelo muy simple para esquematizar una cuenta, pero haciendo
notar que en la práctica se puede adoptar cualquier forma de rayado que satisfaga las
necesidades de la Empresa.
DEBE NOMBRE HABER
Es la forma más sencilla y se denomina “Cuenta Esquemática T”.
Una cuenta tiene dos partes y por convención se llaman: DEBE la de la izquierda y
HABER la de la derecha.
Hacer una registración en el DEBE de una cuenta se llama DEBITAR y hacerla en el
HABER se denomina ACREDITAR.
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La suma de los débitos (registraciones en el DEBE de la cuenta) se llama DÉBITOS y la
suma de las acreditaciones (registraciones en el HABER de la cuenta) se denomina
CRÉDITOS.
Por ejemplo analicemos la cuenta CAJA, en la cual se han realizado débitos y créditos:
DEBE HABER
300 150
50 80
600 170
200
950 600
DÉBITO CRÉDITO
CAJA
La diferencia entre DÉBITOS y CRÉDITOS se llama SALDO. Existen tres tipos de saldo:
Saldo Deudor: él DEBE es mayor que él HABER
Saldo Acreedor: él HABER es mayor que él DEBE.
Saldo Nulo: ambos saldos son iguales. En este caso se dice que la cuenta esta saldada.
Ejemplos:
Saldo Deudor
DEBE Banco HABER
55.000 30.000 5.000
SUMAS 60.000 30.000
SALDO DEUDOR 30.000
Saldo Acreedor
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DEBE Proveedor HABER
5.000 10.000
SUMAS 5.000 10.000
SALDO ACREEDOR 5.000
Saldo Nulo
DEBE Deudores HABER
3.000 5.000
2.000
SUMAS 5.000 5.000
SALDO NULO 0 0
Ahora podemos definir en forma más concreta la cuenta:
“Cuenta es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relativos a cada uno de
los elementos del Activo, Pasivo, Capital que se registran bajo un encabezamiento o
título apropiado”.
Ahora bien, ¿en qué momento debemos poner una cantidad en el DEBE o en él HABER?
¿Cómo sabemos, por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES si la cantidad la tenemos
que colocar en el DEBE o en él HABER?
Todo dependerá del TIPO DE CUENTA que sea. Obsérvese el siguiente esquema:
DEBE CUENTA XX HABER
Aumentos
de Activos, Disminuciones de Activos, Aumentos de Pasivos
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y Registro de Ganancias
Disminuciones de Pasivos y
Registro de Perdidas
Clasificación
La ecuación
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Nos permite calcular el Capital o Patrimonio de la Empresa.
A la vez, de la diferencia entre las cuentas de Pérdidas y Ganancias podemos obtener el
Resultado del ejercicio:
• Ganancia mayor que Pérdida = Utilidad del Ejercicio
• Ganancia menor que Pérdida = Pérdida del Ejercicio
De estas consideraciones, se puede concluir que existe una división natural de las cuentas
que las separa en dos grupos bien definidos:
Cuentas de cálculo del Patrimonio o Patrimoniales
Son las que forman el Activo y el Pasivo; existen en la Empresa mientras los bienes,
derechos y obligaciones subsisten en ella.
Cuentas de cálculo de Resultado
Están formadas por las cuentas de Pérdidas y Ganancias; estas tienen vigencia sólo en un
ejercicio, ya que se mantienen en la Empresa mientras perdura aquello que miden o
registran.
Cuentas de Orden
Debemos señalar además, que en la actividad económica existen otras relaciones que
surgen fundamentalmente de las expectativas que existen de que se produzcan ciertos
hechos en la Empresa.
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Muchas de estas relaciones surgen como elementos accesorios de operaciones ya
contabilizadas, que ejercieron sus efectos sobre el Activo y Pasivo, pero pueden motivar
nuevos efectos por circunstancias especiales que se produzcan.
Puede ocurrir también que estas relaciones no tengan como causa una operación ya
contabilizada, pero por el hecho de originarse ciertas obligaciones por
cumplir,generalmente en virtud de contratos establecidos, en el futuro puede verse afectado
el Activo y/o Pasivo y, por consiguiente tener repercusiones en los resultados de la
Empresa.
Por las relaciones ya descritas, debemos hacer anotaciones que constituyen “Llamadas de
Atención” sobre hechos futuros. Estas anotaciones se denominan comúnmente “Cuentas
de Orden”. Estas cuentas cumplen objetivos de información específica y no afectan
directamente la igualdad del inventario, porque adicionan valores iguales en ambos
miembros de la ecuación, la cual queda como sigue:
Cuentas de Orden + Activo = Pasivo + Capital ± Resultado + Cuentas de Orden
Este tercer grupo de cuentas se denomina: Cuentas de Demostración de
Responsabilidades o Derechos Latentes , llamadas también Cuentas de Orden y reflejan
las responsabilidades o derechos latentes de la Empresa y son por definición iguales en
ambos miembros de la ecuación.
Además, es necesario agregar que están formadas por cuatro sub-grupos.
Cuentas de Registro de Garantía
Cuentas de Registro de Obligaciones o Derechos Posibles de hacerse efectivos
(Latentes).
Cuentas de Registro de Operaciones por cuenta ajena. (En consignación)
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EJEMPLOS:
01/07/xxxx Compro Mercaderías de reventa a $ 10.000 a crédito en cuenta corriente a 30
días.
1 N° de Asiento
DEBE
HABER
01/07/xxxx Mercaderías $ 10.000.-
Iva Crédito Fiscal $ 2.100.-
a Proveedores $ 12.100
A/D para registrar compra
Mercaderías
20/07/xxxx Pago adelantado, en efectivo compra operación 1 y me hacen descuento de $
2000.
20/07/xxxx Proveedores $ 12.100.-
a Caja $10.100
a Descuentos $ 2.000
Ganados
A/D para registrar Pago compra
Operación 1 en efectivo.
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