modelo papeles de trabajo auditoria operacional
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Auditoría Operacional 3
CAPITULO IV
CASO PRACTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL EN RECURSOS
HUMANOS EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIÓN DE
POLLO
Descripción de la Empresa auditada
Enunciado
La empresa objeto de evaluación es una industria alimenticia de gran volumen
de operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, técnicos,
financieros y físicos son de gran magnitud, su interés de practicar una Auditoría
en Recursos Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de
control interno, para lo cual se solicito la contratación de una Auditoría Externa
con experiencia en este campo operacional.
Descripción de la empresa
Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA
Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACION
DE POLLO
Fecha de constitución: Enero de 1,999
Periodo Fiscal: 1 de enero al 31 de diciembre
Constitución social Anónima
Estructura organizativa: Organigrama anexo en los papeles de trabajo
Número de empresas relacionadas con la operación: 8 de manera corporativa.
Características del departamento de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8
empresas relacionadas con la corporación, le presta servicio a 12 centros y
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departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la producción
avícola, industrial, servicios, ventas y administración.
Número de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de
trabajo.
Existe una rotación de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio
mensual de 125 bajas y un número similar de altas de empleados, porque la
cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las
operaciones ameriten aumentar o disminuir el número de empleados.
Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos
humanos tenga que efectuar las labores de liquidación y contrataciones en
forma continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento,
capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos,
etc., esto incide en los costos de operación de R.H. por el número de personas
que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de
prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de
transacciones que se llevan a cabo.
El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro
de importancia financiera dentro de la corporación.
Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a
cabo cumpliendo planes de trabajo y con relación al gasto por medio de
presupuestos, por lo que su ejecución se evalúa periódicamente.
Las políticas y procedimientos están descritos en los manuales, por lo que debe
apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo
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esta comunicación en la inducción. No todos los puestos tienen su manual, sin
embargo existe una comunicación de normas de trabajo y procedimientos por
medio de memorandums.
La administración del recurso humano y lo que ello implica desde su selección,
reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de
procesos, funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una
Auditoría Operativa en sus distintas fases de desarrollo:
Los sistemas informáticos y demás recursos tecnológicos han sido diseñados a
la medida de las necesidades, pero aún no se encuentran sistematizadas todas
las operaciones.
El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y
la rotación dentro del departamento es menor al 1 %.
Existe el departamento de Auditoría Interna, quienes tienen a su cargo la
revisión en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones
laborales, no tiene un programa permanente de revisión.
Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de Aves, S.A,
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Carta propuesta del trabajo de Auditoría Operacional
Guatemala, 15 de junio de 2012
Junta Directiva y Comité Ejecutivo
Procesadora de Aves, S.A.
Guatemala, C.A.
Presente
Respetables Señores:
De acuerdo a la solicitud planteada nos permitimos poner a su consideración la
propuesta del trabajo de Auditoría Operacional para ser practicada en el
departamento de Recursos Humanos de la empresa Procesadora de Aves, S.A.
tomando como base el resultado de operaciones durante el año dos mil diez,
este departamento será el único objeto de la Auditoría y no tiene otra finalidad si
no evaluar la efectividad operativa y el control interno del departamento de
Recursos Humanos en todo su ciclo de transacciones.
El trabajo se realizará en forma diligente y con el mayor cuidado posible,
poniendo a disposición los Auditores Operacionales mejor capacitados en estas
áreas de servicio, incluirá además de nuestra opinión las recomendaciones
pertinentes y seguimiento a la implementación de éstas recomendaciones.
Esperamos colaboración de la Gerencia y del personal involucrado y confiamos
que nos brinden la información solicitada, queda entendido que si existieran
Auditoría Operacional 7
severas limitaciones o revelaciones importantes no informadas será
responsabilidad de la administración tal excepciones.
Para tal efecto acompañamos a la presente propuesta los alcances, objetivos, la
planificación de las actividades, nuestro trabajo se llevará a cabo cumpliendo
todas las normas de auditoría que sean necesarias y de acuerdo a las técnicas
necesarias para efectuar una Auditoría Operacional según las guías de
Auditoría, poniendo a su disposición las recomendaciones que se deriven del
mismo. Nuestros honorarios serán de treinta y cinco mil quetzales, (Q.35,
000.00), que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basarán en el
tiempo y personal utilizado, más desembolsos directos por gastos.
La metodología a emplear será el conocimiento de su compañía por medio de
información y entrevistas que llevaremos a cabo, trabajo de campo y de gabinete
de acuerdo a nuestro programa de trabajo, propuesta inicial del informe y
seguimiento a las recomendaciones planteadas. Solicitamos en atención a
nuestra propuesta nos confirmen su aceptación o ajuste a los planteamientos
que presentamos, en los documentos adjuntos.
Atentamente
Julia Magali Velásquez
Gerente
Grupo No. 9
Objetivos de la Auditoría Operacional en el departamento de Recursos
Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A.
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El objetivo para practicar una Auditoría Operativa en Recursos Humanos es
como un instrumento de previsión, mejora y cambio de la gestión que
actualmente efectúa ese departamento dentro de la empresa Procesadora de
Aves, S.A., estableciendo los efectos de su gestión dentro de la organización,
detectando sus fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y
oportunos.
Determinar si se están cumpliendo los planes estratégicos del servicio y
desarrollo que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas
relaciones laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de orden
legal.
Generales
Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del año, como son
servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicación a éstos
para darle a conocer las políticas generales de la empresa, manteniendo buenas
relaciones laborales así como proveer de un adecuado control interno en los
pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y
fiscales.
Específicos
Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear
mejores métodos de trabajo para hacer más eficiente los recursos humanos,
tecnológicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y
financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carácter interno y
externo, especificados en los siguientes puntos de interés:
1. Establecer si se cumplen las políticas de la empresa
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2. Determinar si los procedimientos, registros y cálculos proveen de un
adecuado control interno.
3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales,
fiscales, y convenios colectivos.
4. Sugerir métodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo
por los altos volúmenes de operación
5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informáticos y tecnología empleada.
6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su
desempeño es acorde a las exigencias de las necesidades de la
empresa.
7. Establecer si la gestión de Recursos Humanos provee eficiencia,
efectividad y productividad a la empresa en general.
Alcance de la Auditoría Operativa en Recursos Humanos (R.H.) y de la
Organización.
La auditoría únicamente comprenderá el departamento de R.H. en todas sus
acciones y no toda la organización, evaluando los resultados de sus relaciones
con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un grupo de
empresas industriales, avícolas, de servicios administrativos y distribución.
Materias a auditar: El entorno o posición en que se encuentra dentro de la
organización, estrategias, servicios, cliente y demanda, políticas, funciones,
actividades, procesos, estructura de la organización, aspectos legales,
relaciones con terceros, utilización de sus recursos.
Ubicación: Se evaluará su gestión centralizada en oficinas administrativas y en
delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avícola, de servicios
y distribución.
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Temporalidad: La evaluación será sobre los resultados del 1 de enero al 31 de
diciembre del año 2006.
Cobertura: La presente auditoría se realizará por primera vez dentro de la
empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditorías
practicadas anteriormente.
Profundidad en el análisis: Orientación valorativa, contar con la experiencia de
los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es
importante.
Orientación verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, políticas y
prácticas.
Orientación examinativa, análisis detallado de los sistemas y sus controles.
Medios para obtener la información cualitativa y cuantitativa: Análisis
documental, explotación de la información propia de R.H.
Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontación
de lo indagado en las entrevistas.
Observación directa, con el personal responsable de cada función.
Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el
departamento de R.H.
Pruebas de verificación, cumplimiento y sustantivas.
Planificación de la Auditoría Operativa en R.H.
Este plan debe incluir la selección del personal que tendrá a su cargo, la
determinación de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusión del
resultado, el seguimiento y supervisión de las recomendaciones, el respaldo a la
administración de la capacitación y entrenamiento al personal involucrado.
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Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la Auditoría
Operativa son:
a) Visitas preliminares para establecer objetivos de la Dirección
b) Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Dirección
c) Familiarización con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A."
d) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo
e) Actividades de campo
f) Supervisar el trabajo de campo efectuado
g) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo
h) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo
i) Diagnóstico de lo evaluado
j) Efectuar memorándums de desviaciones y correcciones luego de ser
aprobadas.
k) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones
l) Informe y propuesta final
m) Implementación de la propuesta
n) Seguimiento y evaluación de la implementación
Presupuesto de tiempo y recursos
La planificación del trabajo a realizar se llevará a cabo cumpliendo el
cronograma de actividades que dará inicio el 17 de enero del 2001, se evaluará
el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al cronograma de
actividades estimadas.
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El equipo de trabajo que tendrán a su cargo la revisión y análisis de la Gerencia
de Recursos Humanos, estará integrados por 2 asistentes júnior, Auditor sénior
como responsable de la Auditoría Operacional y el socio que revisará en forma
permanente los resultados del trabajo.
Si fuese necesario se contratará los servicios de cualquier experto en las
materias fuera de la competencia de los auditores operativos.
La comunicación con la Dirección y Gerencia de R. H. estará a cargo del Auditor
responsable, el informe final luego de ser discutido por el Staff de Auditores será
entregado a la Dirección de la empresa y posteriormente a la Gerencia de R.H.
Programa de Trabajo
Efectuar un cronograma del trabajo de la Auditoría Operativa de Recursos
Humanos. Presentación de los Auditores que tendrá a su cargo el trabajo de
gabinete y campo.
El programa de Auditoría Operacional incluye los métodos para realizar el
trabajo y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de
"guías de Auditoría" para evitar desvío de situaciones que no son las más
importantes cubriendo los siguientes aspectos como mínimo:
1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos
2. Estructura organizativa
3. Políticas, prácticas, sistemas y procedimientos
4. Regulaciones fiscales y laborales
5. Controles Internos y seguridad
6. Personal
7. Recursos técnicos y físico
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PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL
Actividad objeto de revisión
Planes y objetivos dé Recursos Humanos
Objetivos:
1. Evaluar si los planes y objetivos responden a la misión planteada por la
dirección de la empresa.
2. Examinar los planes de cada función que realiza Recursos Humanos,
para determinar el grado de avance y cumplimiento.
3. Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los
recursos disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado.
4. Revisar si los nuevos proyectos que tendrán un efecto en la productividad
y rentabilidad en la empresa.
1.2 Programa de Trabajo Auditor Ref. P.T.
Auditor Ref. P.T. Definir con la dirección los planes y objetivos generales y específicos de Recursos Humanos
Julia Magali RH01
Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los miembros de R.H. y evaluar si están en la misma línea con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta Directiva.
Alex Mérida RH01
Comparar los logros del año con los resultados de años anteriores.
Jorge Chaicoj RH01
La ejecución de los planes de trabajo, dio los resultados que se esperaban, qué beneficios logró la gestión de Recursos Humanos para la empresa y para los empleados.
Carlos Hernández RH01
Verificar el cumplimiento a los Índices de medición en las actividades de rutina.
Adolfo Hernández RH01
Identificar las razones por lo que algunos objetivos no se han podido cumplir.
Joaquín Churumia RH01
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Auditores y consultores S.A.
Grupo No. 9 R.H. 01
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Aspecto Auditado Planes y Objetivos de Recursos Humanos
SI NO N/A OBSERVACIONESLos planes estratégicos de la Gerencia General coinciden con los planes y objetivos propuestos por la Gerencia de R. H. x El objetivo de R. H. está aprobado por la Dirección. x Todo el personal conoce los objetivos estratégicos de la empresa y la Gerencia de R. H. x
No se ha hecho una presentación formal
Hay limitación para el logro de objetivos por falta de recursos x Se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si existen desvíos se justifican claramente. x
Es medida la productividad alcanzada cada año x
Se tiene conocimiento de mejoras pero no han sido medidas.
Comparar el logro de objetivos del año anterior con los logros del presente año x Índice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega de pagos e información de manera oportuna y eficiente a nuestros clientes internos y externos. x Los programas fueron desarrollados de acuerdo al presupuesto estimado. x Las transacciones económicas generadas por R. H. quedaron registradas contablemente. x Existe reparos de auditoría interna por el cumplimiento a los controles internos, a políticas y procedimientos x
Han recomendado aspectos fiscales y de control interno.
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Conclusión:
Los planes y objetivos se evalúan, pero no se hace una medición de la
contribución de éstos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus
objetivos por la evaluación que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza
la mayoría.
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Auditores y consultores S.A.
Grupo No. 9 R.H. 02
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Aspecto Auditado Estructura Organizativa
SI NO N/A OBSERVACIONES
El organigrama se actualiza cuando se efectúan cambios en la estructura organizativa y funcional. x
Son muy cambiantes los organigramas haciendo revisiones periódicas.
Se tiene una clara definición de cada puesto y se definen en los manuales las actividades principales x Los niveles de autoridad y subordinación quedan claramente definidos en el organigrama. x
Existe una adecuada segregación de funciones en los puestos x
La división de labores esta evaluada dentro del C. I.
Existen superposiciones o duplicidad de funciones. x El mantenimiento de departamentos, secciones, categorías y puestos está restringido a un responsable. x Los delegados de R. H. para atender al personal de los centros, se visitan periódicamente para brindar apoyo. x La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de todos los programas bajo su responsabilidad. x
Definición clara de las actividades centralizadas y descentralizadas. x
Las funciones críticas por control están centralizadas
La distribución de tareas se efectúa según la especialidad de cada miembro de R.H. existe
x Las funciones de reclutamiento y
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un sobrecargo de trabajo u ociosidad.liquidaciones son las más cargadas
Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos son atendidas en forma conveniente y eficaz. x
Aspectos contables de integración y conciliaciones tienen algún atraso
Conclusión:
La estructura organizativa está facilitando la coordinación de las actividades y
controla los actos de los empleados de R.H.
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Auditores y consultores S.A.
Grupo No. 9 R.H. 03
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Aspecto Auditado Políticas Prácticas y Procedimientos
SINO
N/A
OBSERVACIONES
Existen políticas y procedimientos autorizados para cada función y operación que se lleva a cabo en R. H. x
No todos los procesos están respaldados por normas escritas y autorizadas.
Las políticas, manuales y procedimientos son del conocimiento del personal de R. H. x
Se llevan a cabo análisis de procesos para medir el tiempo y estuerzo de los mismos, con el objeto de poder mejorar los procesos x
Eventualmente se han realizado flujogramas, reducido el tiempo y esfuerzo.
Existen embotellamientos, excesiva burocracia, complejidad en algunos flujos de operaciones, se detienen los procesos. x
Derivado de lo pesado de los controles se detiene los procesos.
Los sistemas informáticos producen los resultados esperados y el tiempo de respuesta es razonable x
Existen reclamos del personal con relación al pago de sueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados no cubiertos. x
Existen muchos movimientos y acciones que deben hacerse al personal.
Todos los pagos y prestaciones tienen su correspondiente política y procedimiento autorizado por la Gerencia General. x
No están escritas las políticas.
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Conclusión:
No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la
actuación de R.H., algunas actividades no están respaldadas por una política o
norma que las rige, los procedimientos no están escritos en su totalidad y
algunas prácticas no están autorizadas, son por costumbre.
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Auditores y consultores S.A.
Grupo No. 9 R.H. 04
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos HumanosPreparo JJCHL 15/06/2012
Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Procedimientos SI NO N/A OBSERVACIONESSe cumplen las obligaciones preescritas del Código de Trabajo x Existen permisos de trabajo de extranjeros y menores de edad x
3 extranjero y 2 menores
Se emiten al 100% los contratos de trabajo x Las inspectorias y revisiones son atendidas adecuadamente x
No hay reparos al respecto
Existen multas y reparos en el pago de los impuestos x Cumplimiento de pactos colectivos por las partes x Los descuentos y pagos de impuestos y arbitrios son adecuados y pagados según las leyes respectivas x Existen contingencias legales en la gestión de R.H. x
Se lleva el control y archivo adecuado de todos los empleados de la corporación x
Algunas excepciones encontradas, 4 expedientes de 490 no encontradas
El cumplimiento de pagos, declaraciones y presentaciones se hace con el debido cuidado y oportunidad x Las retenciones que se efectúan a los empleados son acordes a lo que la ley ordena x
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Conclusión:
Si existe apego a las regulaciones y normas de carácter legal, encontrándose
algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicación del
reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.
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Auditores y consultores S.A.
Grupo No. 9 R.H. 05
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Aspecto Auditado Seguridad Física y Técnica
PROCEDIMIENTOS SI NO OBSERVACIONESSegregación de funciones de administrador y operador del sistema. x
Los back up cuentan con su custodia y prueba de su confiabilidad. x
No se hacen pruebas para determinar su contenido, contando con una sola copia
Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con los usos password. x Existen procesos en la emisión de nominas y otros pagos. x Para anulación de cheques éstos se mutilan y quedan registrados en el sistema evitando su repetición. x Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursos informáticos. x Licenciamiento completo de los programas en uso. x
No se tienen licencias en 3 programas en uso
Los servidores y equipo informático cuentan con seguro y están protegidos físicamente. x
El acceso restringido, no se tienen puertas de seguridad
Se lleva bitácora o registro del usuario que ha efectuado novedades en el sistema informático. x
No sobre los cambios en las bases de datos en forma directa
Existen los manuales técnicos de todos los programas en uso. x
No han sido dados por los proveedores y programadores
Se garantiza la confidencialidad de la información generada por los sistemas electrónicos. x
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Conclusiones: El apoyo que brinda el departamento de informática en el
cumplimiento a las normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del
conocimiento de la Gerencia General y se comprobó que están siendo
solventadas.
Auditores y consultores S.A.
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Grupo No. 9 R.H. 06
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Aspecto Auditado Personal a Cargo de R.H.
PROCEDIMIENTOS SI NO OBSERVACIONESSe efectúan evaluaciones de desempeño periódicas x SemestralmenteEl programa de inducción se efectúa para todos los empleados x Las labores fuera de horario son frecuentes. En que puestos x
Planillas y prestaciones en fecha pico de trabajo
Se repiten las actividades y procesos por errores del personal x
No son repetitivos pero siempre existen
Comparación de la descripción de los puestos con las actividades diarias que se realizan x
No ha sido para todo el personal, ha hecho falta presupuesto
Se cumple con el programa de aumentos salariales, vacaciones y otros pagos de acuerdo a las políticas x
No están completas y algunas funciones han cambiado
Se hace periódicamente una evaluación del clima organizacional x Los empleados participan en el planteamiento y solución de los problemas por medio de reuniones de trabajo o círculos de calidad x
Reuniones mensuales detectando problemas y dando soluciones
Se emplean asesores, especialistas, técnicos y recursos de fuente externa x
Se tiene que contratar y es alto su pago
Existen manuales de lso puestos y sus perfiles necesarios x Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y cumplimiento a las normas disciplinarias x Conclusión: El conocimiento técnico del personal es adecuado para desarrollar
sus funciones, su administración se basa en la gestión de resultados.
Auditores y consultores S.A.
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Grupo No. 9 R.H. 07
Empresa: Procesadora de Aves S.A. Iniciales Fecha
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Preparo JJCHL 15/06/2012Periodo de revisión: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Reviso
Revisión al Programa de trabajo, previo al informe
1) Verificar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la auditoria. Recopilar todos los papeles de trabajo empleados JMV
2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados JMV3) Revisar los papeles de trabajo y determinar si aun
quedan aspectos pendientes de indagar o soportes pendientes CHM
4) Ajustar el plan para incluir las actividades llevadas a cabo no previstas. CHM
5) Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él las recomendaciones pertinentes JJC
6) Recopilar las copias de los memorándums de recomendaciones propuestas que fueron informadas dentro de la Auditoria JJC
7) Recopilar los hallazgos más importantes de las áreas examinadas JMV
8) Diagnóstico e informe preliminar JMV9) Emitir una opinión relativa al estado actual del
departamento de Recursos Humanos en relación a la eficiencia , eficacia, finanzas, organización y control interno CHM
10) Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y análisis de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razón. CHM
Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de Aves, S.A.
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DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA
DE AVES S.A.
PLANES Y OBJETIVOS
La empresa hace uso de la planificación en sus distintos niveles de
responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una
responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para lograr sus metas
de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento.
Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo
actividades que se tenían previstas, la dinámica de operación exige flexibilidad
en la realización de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo
estas modificaciones deben estar autorizadas.
Deficiencias
La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los
objetivos que pretende la Gerencia General en relación con su gestión
comercial, administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por
donde pretende ir la empresa, únicamente se presentaron los proyectos y
objetivos de R.H. para el año 2010. Uno de los objetivos de la Gerencia General
es atender las necesidades y desarrollo de los empleados, en esta dirección se
orientó los objetivos de la Gerencia de R.H., alcanzando un 85%.
Se estableció directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y
programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se
debió a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del
alcance de los responsables.
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El cumplimiento al cronograma de ejecución fue aceptable, varió en términos de
1 semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la dirección de
informática y de la salida de uno de los empleados de R.H.
Recomendaciones:
La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos
anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para
evitar desorientación y falta de compromiso con la empresa.
Los cambios de dirección o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el
desarrollo de los departamentos, ya que al principio del año se les debe
trasladar el cronograma de actividades haciendo énfasis que el incumplimiento
por causas externas será imputables a la dirección que se trate, dándolo a
conocer a la Gerencia General.
La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal
debe dar como resultado una evaluación de desempeño baja en ese aspecto.
Dicha observación se hace porque no esta reflejada en las evaluaciones de las
Jefaturas.
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Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de aves, S.A.
ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las
distintas funciones y procesos que se llevan a cabo, únicamente se puede
advertir que la rotación de empleados hace que los puestos de selección y
contratación y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado
por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes.
El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizándose
nuevas plazas si la operación no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un
número autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los
empleados retirados.
Los salarios, la categoría y el puesto, responde a la estructura salarial
autorizada, determinándola desde el ingreso del empleado o con el cambio por
promoción, el responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisión que se
cumpla, y aún mejor, dentro del sistema de nóminas existen los parámetros para
limitar al ingreso de datos sí no cumple la estructura salarial.
La descentralización de las actividades es efectiva en función del servicio
inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la
administración de acuerdo a las políticas Gerenciales.
Deficiencias:
La rotación es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes,
teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los
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recursos financieros, técnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de
los distintos centros y departamentos.
En el presente caso el costo de contratación y salida del empleado es de
Q,46,537.50
El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de
Q.18,882.50
La especialización del personal que tiene a cargo la administración de R.H. es
positiva, sin embargo dicha especialización, permite concentrarse únicamente en
sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en
la carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros
que tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo.
Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las
funciones que desempeña un empleado.
Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de
selección y contratación, el manual de encargado de pago de prestaciones
laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual
de la secretaria de gerencia.
El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relación al
servicio que presta, indicó que existen aspectos no cubiertos, como la atención
social personalizada, el trámite oportuno de carnés de seguro social y de
recreación, la cobertura más rápida de las plazas vacantes, la promoción de más
actividades recreativas y culturales, el mejoramiento al programa de
capacitación. Estas debilidades son las más significativas que arrojó la encuesta.
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Se deben efectuar visitas más frecuentes a los centros productivos, para mejorar
la comunicación y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y
resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos laborales, con ello se
garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo más estrecho a los
encargados de R.H. en los centros, los cuáles algunas veces carecen de la
autoridad necesaria o les falta experiencia e iniciativa para solventar los
problemas rutinarios de la relación laboral.
Recomendaciones
Determinar las causas de la rotación de empleados, para ello se podría
implementar la realización de una encuesta de clima organizacional, una
entrevista de salida o buzón de sugerencias, un análisis de las condiciones
económicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las
causas del retiro de empleados o inconformidades en su relación laboral.
Se determinó que en algunas oportunidades no existe cooperación entre los
empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer
más grata y efectiva las labores.
Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con
los cambios en los manuales existentes, esto permitirá tener el medio para la
realizar las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer
un cronograma de actividades rutinarias y prestarle atención a los distintos
procesos con el afán de no descuidar ningún servicio y priorizar aquellos que su
importancia vaya más allá que el servicio, como son las obligaciones patronales.
Debe haber una presencia más continua del staff de R.H. con el afán de apoyar
a los centros de trabajo.
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Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de Aves, S.A.
POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de
actuación es el conjunto de políticas que norman y dirigen las actividades, los
criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir.
Toda organización se crea para determinados fines, en el presente caso nos
referimos a una unidad dentro de la organización como es R.H., y esta unidad
administrativa tiene una misión que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para
ello es necesario realizar actividades físicas y mentales encaminadas al logro de
esos objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las
funciones dentro de los procesos, éstos a su vez dentro de los sistemas y todo
ello se describe por medio de los procedimientos o métodos que en forma
ordenada, secuencial y lógica tiene como resultado final la realización de un
producto o servicio.
Deficiencias:
El departamento de R.H. cuenta con manual de políticas debidamente
autorizadas que respaldan su actuación y el apego a las mismas, sin embargo
no todas las prácticas cuentan con la política escrita, algunas de ellas son
verbales y producen confusión o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre
estos casos están: política para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones
parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para promociones, para bonos por
producción.
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No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89
funciones y únicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por
experiencia y antecedentes.
Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de
nóminas, pre-planillas, prestaciones, premios de producción, evaluación de
desempeño, capacitación por competencias, seguridad e higiene industrial y el
de puestos y salarios.
Estos sistemas no tienen manual técnico ni de operación, solo tienen manuales
el de higiene y seguridad industrial, el de capacitación por competencia,
realizados en el segundo semestre del año 2001.
Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos.
Debe documentarse todas las actuaciones de la administración, especialmente
en casos de pagos de prestaciones por las contingencias económicas que ello
implica, pues se deja de pagar la indemnización y en algunos casos no se ha
levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra
del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal.
Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de
información, con el objeto de corregir errores en operación, sin embargo todos
absolutamente deben ser autorizados, antes de ser ejecutados.
No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen
en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se
cumple con las fechas indicadas para la presentación, debido a irregularidades
del sistema de nóminas.
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No se cumple con el programa de capacitación como esta planificado,
concentrándose en erogaciones únicamente para informática, dejando otros
programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la
empresa.
Recomendaciones
Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisión de una política
gerencial que le dé carácter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse
la realización de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitirá
no desviarse de la política y apegarse a la eficiencia operativa.
Debe solicitarse al departamento de informática que por cada desarrollo de
programas emita al mismo tiempo el manual técnico y de operación, para quedar
documentado y servir de guía para otros usuarios.
Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operación
de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados.
Toda excepción al proceso normal de los sistemas sean éstos sistemáticos o
manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales
prácticas que alteran el control interno.
Debe acatarse las políticas en todo su contenido, y velar como parte del control
interno el cumplimiento y adhesión a las mismas, ello es garantía para que la
empresa este segura en su gestión, al mismo tiempo deba ser revisadas o
provocar que los ejecutores den sugerencias con el afán de mejorar las mismas.
Debe hacerse un análisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y
cierres contables con el objeto de agilizar su emisión o buscar alternativas
distintas como pueden ser transferencias de datos electrónicos traslado a otros
sistemas como hojas electrónicas o procesadores de textos.
Cualquier situación que altere la autorización inicial de los presupuestos debe
quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto
que se justifique el incumplimiento a los programas de capacitación y cualquier
otro por desarrollar.
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REGULACIONES FISCALES Y LABORALES
Se cuenta con el personal capacitado y las asesorías jurídicas necesarias a las
circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento
efectivo de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia económica y
ética de actuación, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de
actuar.
Deficiencias:
No están elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios
creada recientemente.
No se han publicado los reglamentos autorizados. Las políticas de la
administración han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento
interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes
de 490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos
de trabajo.
Debe cumplirse con la presentación ante el patrono de todos los empleados
afectos al ISR, se determinó que 31 empleados no cuentan con la declaración
patronal de ingresos.
Recomendaciones:
Cumplir con la actualización y publicación de los reglamentos interiores de
trabajo de todas las empresas de la corporación.
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Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de
suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporación sin
este documento dentro de su expediente.
Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relación
a las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones,
reintegros, conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este
aspecto fiscal.
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SEGURIDAD FÍSICA Y TÉCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMÁTICOS
La gran Inversión financiera que se hace en los recursos tecnológicos y la
importancia que reviste la información contenida en los mismos, debe generar
toda atención a su seguridad.
Deficiencias:
No se han hecho pruebas durante un año de la información que se guarda de
respaldo para determinar su contenido.
No se tiene licencias sobre todos los programas, éstos son aplicaciones que se
utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias,
se han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no
cuentan con sus manuales técnicos y de operación.
Recomendaciones:
Debe asegurarse que la información de respaldo sea confiable y que se
garantice su restauración en cualquier momento que se necesite por razones de
pérdida de información.
Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten
con licencia, para evitar sanciones al momento de una revisión de tecnología. En
estos casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras.
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Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener
sus manuales técnicos con el afán de poder hacer mantenimientos, tener una
guía para su instalación y uso.
Así mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los
manuales de operación que garantiza que aunque no se encuentre el titular los
trabajos pueden continuar haciendo uso de éstas guías de operación.
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PERSONAL
Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la
empresa y con competencia para cumplir la misión y objetivos de la
Administración.
Deficiencias:
Cuatro de dieciséis empleados no han seguido con la conclusión de carreras
universitarias afines a las funciones que desempeñan.
Se pudo percibir un ambiente de poca comunicación que no ayuda a mejorar el
equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su
experiencia, competencia y el apego a los procedimientos.
Recomendación:
Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar
capacitados cada día, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del
mercado laboral.
Mejorar la comunicación formal e informal con barreras dentro del trabajo o
algunas veces dificultades personales que están afectando el desempeño
laboral.
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AMBIENTE, EQUIPO FÍSICO
Esta revisión comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los
equipos de oficina, las carteleras, las señalizaciones y el ornato general de las
instalaciones administrativas, los sistemas de archivo.
Deficiencias:
No se ha hecho una depuración de archivos y expedientes que ya perdieron
vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio físico innecesario.
Debe mejorarse el orden en los espacios de impresión y en algunos escritorios,
esto produce mala impresión para lo visitantes y además hace un lugar más
cómodo para trabajar.
Recomendaciones:
Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por término de 5
años, por lo que se recomienda hacer una destrucción de la documentación
obsoleta.
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Guatemala, 15 de julio del 2012
Señores
JUNTA DIRECTIVA:
PROCESADORA DE AVES, S.A.
De acuerdo a nuestra propuesta de servicios de profesionales, efectuamos una
auditoría operacional del departamento de Recursos Humanos de esta
corporación, para determinar:
El grado de productividad y eficiencia en los procesos, sistemas y actividades,
cumplimiento y eficacia de las políticas y procedimientos, coherencia de las
acciones de trabajo con relación a los objetivos y metas, análisis de la estructura
organizativa, revisión de aspectos legales normativos, así como una evaluación
de los controles internos administrativos.
Esta revisión se efectuó sobre aspectos administrativos y de control durante el
periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2,011.
Nuestro examen se enfocó a revisar operacionalmente las funciones específicas
de Recursos Humanos y no incluye ni pretende informar acerca de alcances de
tipo financiera o de otra índole ni de otro órgano administrativo distinto a este
departamento.
Los aspectos evaluados fueron:
Selección y reclutamiento,
Capacitación y desarrollo,
Administración de sueldos y salarios,
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Comunicación y servicios,
Trabajo social y seguridad e higiene industrial,
Sueldos y compensaciones,
Área legal del departamento de R.H.
Los aspectos evaluados fueron planes y objetivos, estructura organizativa,
políticas, sistemas y procedimientos, regulaciones normativas, controles internos
y seguridad, personal y uso de recursos técnicos, materiales y financieros.
Para el efecto se cubrió el plan de trabajo de Auditoría Operacional, aplicando
todos los procedimientos de auditoría considerados necesarios a las
circunstancias, de acuerdo a las normas y metodología de esta auditoría
especial.
En nuestra opinión, la gestión de la Gerencia de Recursos Humanos en esta
empresa es satisfactoria no estableciendo una situación critica o apremiante que
afecte la buena marcha de la corporación, sin embargo se presenta el anexo de
hallazgos y recomendaciones con el fin de autorizarlo por parte de la Gerencia
General y ponerlo en marcha bajo nuestra supervisión, a efecto de mejorar las
condiciones operativas actuales y lograr mayor eficiencia y seguridad en las
funciones que se realizan en esta unidad administrativa.
Atentamente,
Julia Magali Gerente Grupo 9
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Conclusión
Es sabido que el ser humano posee una aversión natural a ser controlado y, en
consecuencia, es bastante probable que el auditor operativo no sea aceptado
por las personas que trabajan en la empresa. A menos que el profesional sea
capaz de crear la confianza necesaria en el grupo donde va a actuar,
convenciéndolos de que solo pretende ayudarlos a mejorar el trabajo y no
controlar lo que hacen, tendrá pocas probabilidades de éxito.
Si el auditor operativo no reúne los requisitos mencionados, se convertirá en una
fuente de conflictos y el examen será un fracaso. La colaboración de los
empleados es importante ya que la información que necesita solo podrá
obtenerla mediante entrevistas.
El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la
información que él necesita. Entonces una buena dirección del equipo debe
incentivar la participación integral de sus componentes. Debe tenerse en cuenta
que ellos además por su nivel tal que su propia motivación y ética profesional,
se autodisciplina, porque ellos saben que su labor es importante. Eso quiere
decir que las relaciones internas deben ser claras y precisas.
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Recomendación
Es importante tomar en cuenta que para la aplicación de un proceso de auditoría
operativa, todo el recurso humano que presta servicios en las empresas deben
estar consientes de la necesidad de brindar información verídica y actualizada
inherente a las tareas que realizan.
Para ello es necesario que previo a la aplicación de una auditoría operativa, se
informe y se haga partícipe al personal del proceso que se quiere implementar.
Por otro lado, los clientes también deben estar informados de que las empresas
aplican procesos de auditoría operativa de los servicios que reciben para de ese
modo generar mayor confianza entre ellos, sabiendo que las empresas se
preocupan por mejorar sus servicios.
Asimismo, se considera necesario recomendar que se deben crear normas
estatales orientadas a generar procesos de auditoría operacional de manera
periódica, para que esta acción no sea solo una decisión opcional de las
empresas que prestan servicios de telecomunicaciones, sino más bien una
norma obligada, estableciéndose que periódicamente se aplique y se informe de
manera pública sobre estos procesos.
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Referencia Bibliográfica
1. Norma Internacional de Auditoría 220, Control de Calidad en la Auditoría
de Estados Financieros; 315, Identificación y Valoración de los Riesgos
de Incorrecciones Material Mediante el Conocimiento de la Entidad y de
su Entorno; y 500, Evidencia de Auditoría, Normas Internacionales de
Auditoría y Control de Calidad, emitido por International Federation of
Accoutants y traducido por Instituto Mexicano de Contadores Públicos,
edición 2011.
2. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Comisión de Auditoría
Operacional (C.A.O.), Auditoria Operacional Décimo Segunda
Reimpresión, México IMCP Mayo 2005. 169 P (Boletines emitidos por la
C.A.O)
3. www.monografias.com
4. http://es.scribd.com
5. www.buenastareas.com