MODELO DE OPERACIÓN POR

PROCESOS

MODELO DE OPERACIÓN POR

PROCESOS

ARELYS ANGELICA FUENTES HERRERA

ALFREDO ROMERO TELLEZ

ANDREA GABRIELA LINARES BASTO

JHON HENRY BARBOSO DIAZ

CUADROS DE ANÁLISIS POR

ENTIDADES DEL DISTRITO

CUADROS DE ANÁLISIS POR

ENTIDADES DEL DISTRITO

ENTIDAD NOMBRE Y APELLIDOS DEL ALUMNO /A

VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS

LIMITANTES O BARRERA

Fondo de Prevención y Atención de Emergencias

ANDREA GABRIELA LINARES BASTO

En el FOPAE se encuentran los siguientes beneficios generados por la MOP: 1. Se establecen y documentan los lineamientos y mecanismos para la correcta operación de la entidad. 2. Hay un aporte objetivo y positivo a la solución de problemas estratégicos.  3. Se focaliza el mejoramiento continuo de los productos y servicios que la comunidad obtiene del FOPAE.  4. Se fortalece el sentido de pertenencia y apropiación de todos los colaboradores de la entidad.  5. Se ha fortalecido los mecanismos de medición mediante un cuadro de mando integral.  

1. Al inicio de la implementación de toda operación por procesos siempre hay una resistencia al cambio que se va mejorando cuando el sistema madura. 2. Comprensión y apropiación de los diferentes temas de la operación por procesos no es tan fácil para personas que están acostumbrados a trabajar individualmente y por áreas. 3. Existe una cultura de miedo a ser evaluado por lo tanto es necesario sensibilizar mucho al personal para que comprendan que no es malo tener errores, sino que corregir estos errores es parte del mejoramiento continuo y crecimiento de la entidad.

ENTIDAD NOMBRE VALORES AGREGADOS LIMITANTES O BARRERAS

SECRETARÍA DE EDUCACIÓ DEL BOGOTÁ

ARELYS ANGÉLICA FUENTES HERRERA

• Fortaleció la cooperación, coordinación y articulación con otras entidades.

• Mejoró la comunicación interna y externa.

• Nos ayudó a organizar la documentación.

• Minimizamos los impactos ambientales negativos generados por la entidad.

• La asesoría y seguimiento realizado por Control interno ha sido muy clara.

 La entidad dispuso un link en la

página de SEDBOGOTÄ y REDACADEMICA, para que se pudiera consultar toda la información del proceso de gestión en el programa de ISOLUCIÓN, desde el Manual de funciones y los procesos de la entidad hasta los formatos para cada actividad.

Ha sido muy rápida la implementación, lo cual ha traído confusiones en las diferentes dependencias, y a veces llegan las mismas solicitudes a las instituciones educativas de diferentes subdirecciones. Aunque las metas y objetivos son muy altos y centrados, los tiempos en los que se deben ejecutar son muy cortos. En algunas instituciones educativas la implementación ha sido difícil ya que no se cuenta con el talento humano suficiente para desarrollar todas las actividades que envía el nivel central.    

ENTIDAD NOMBRE VALORES AGREGADOS LIMITANTES O BARRERAS

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL BOGOTÁ

Alfredo Romero Téllez

• Se fortalecieron las estrategias de implementación de los procesos misionales enfocando los recursos en ampliación de acceso y cobertura y estrategias para la implementar políticas de calidad en las instituciones educativas.

  Se establecieron protocolos claros y

definidos para la administración de los procesos financieros a todo nivel en la entidad.

Se cuenta con herramientas tecnológicas en la plataforma de la entidad para organizar y rendir informes en los sub-procesos que realizan las instituciones, tales como: POA, PIGA, procesos administrativos y financieros, Matricula, acceso y permanencia, etc.

Se cuenta con la herramienta legislativa propia de la entidad (decretos) que apoyan la aplicación del mapa de procesos por parte de los funcionarios en cada una de las instituciones que hacen parte de la SED

Al centralizar los procesos en nivel central el flujo en la comunicación entre las instituciones y estas dependencias es insuficiente al manejarse a nivel administrativo únicamente.  Si bien es cierto se cuenta con plataforma virtual el acceso es restringido a pocos funcionarios lo que dificulta su conocimiento y apropiación.  La participación de los estamentos de la comunidad educativa no es efectiva y apropiación del modelo no se ha dado de forma efectiva porque los procesos de divulgación y capacitación son muy recientes.  El mapa de procesos y procedimientos al igual que los manuales de funciones no están definidos claramente lo que dificulta la implementa de la gestión por procesos. El trabajo de las diferentes dependencias encargadas de la administración de los procesos se hace de forma aislada lo que dificulta el alcance de las metas propuestas.

Entidad Nombre Valores Agregados Limitantes o BarrerasTransmilenio SA Jhon Henry

Barbosa Diaz

La implementación de nuevas formas de proceso ha permitido dentro de la entidad mayor eficiencia y eficacia en los procesos de contratación a personal por prestación de servicios. Algo que ha demostrado Transmilenio ha sido la eficacia en sus procesos en cuanto a la atención al cliente. Los procesos que se realizan para darle a cada usuario su respectiva respuesta en cuanto a las quejas recibidas, ha sido mejorado gracias a los procesos que realizan en cuanto a la implementación del sistema integrado de gestión. Los procesos se han optimizado en el proceso de la reforma administrativa , dándole seguridad a los trabajadores oficiales y dándole garantía a los usuarios del sistema que reconocen que la entidad va en crecimiento ofreciendo mejor servicio.  

En ocasiones se presentan confusiones en los nuevos manuales de procesos, aunque se trabaja en eso. Utilizar el sistema automatizado que garantice esta integración, puede resultar tardía.  En el actual proceso de reforma administrativa, con los nuevos cargos y ascensos de empleados. Se puede dejar a un lado por un tiempo el seguimiento correspondiente a la optima integración de los sistemas de gestión dentro de la entidad.  

PROPUESTA Y JUSTIFICACIÓN DE

MAPA DE PROCESOS IDEAL

PROPUESTA Y JUSTIFICACIÓN DE

MAPA DE PROCESOS IDEAL

• El Modelo de Operación por Procesos funciona basado en un enfoque sistémico que Identifica los requerimientos de los clientes y las partes interesadas como las entradas y la satisfacción de estos como las salidas. Al interior de este Modelo se despliega los procesos clasificados en Estratégicos, de Apoyo, de evaluación y control y Misionales

INTERACCION POR PROCESOSINTERACCION POR PROCESOS

INTERACCION POR PROCESOSINTERACCION POR PROCESOS• Los Procesos Estratégicos tienen como

objetivo principal la promoción del fortalecimiento interinstitucional, la definición de lineamientos y marcos de actuación, la planificación y ejecución de las actividades y proyectos de cada entidad.

• Entre el grupo de Procesos Misionales encontramos la cadena de valor de cada entidad, su razón de ser en el distrito como respuesta a la comunidad y las demás entidades que requieren de sus servicios.

INTERACCIÓN POR PROCESOSINTERACCIÓN POR PROCESOS• Entre el grupo de Procesos de Apoyo encontramos los que

transversalmente aportan al cumplimiento de los objetivos propuestos, pues son estos los que se encargan de la gestión y disposición de los recursos necesario para que las diferentes áreas cumplan con sus labores.

• Por último entre el grupo de Procesos de Evaluación y Control se encarga del seguimiento a las actividades planteadas y la verificación de la correcta ejecución y efectividad de cada una de ellas. Este proceso de evaluación y control propende por el curso efectivo de las acciones al interior de la entidad y los correctivos a los que haya lugar para la culminación.

• Por lo tanto la relación entre los diferentes procesos se hace indispensable y el enfoque sistémico una solución para la interacción efectiva de todas las áreas de la entidad.

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS IDEALMODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS IDEAL

BONDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNBONDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

•Garantiza el cumplimiento de la Misión en términos de eficiencia, eficacia y efectividad y por ende satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios/beneficiarios.• Fortalece la cooperación, coordinación y articulación con otras entidades.• Optimiza y racionaliza los recursos: humanos, de tiempo, naturales, técnicos, financieros y tecnológicos• Adopta formas más efectivas de trabajo• Mejora la comunicación interna y externa• Genera una cultura orientada a la mejora continua.

•Dispone de documentación normalizada, controlada, actualizada y registros debidamente conservados.• Garantiza a los ciudadanos el acceso a información oportuna, confiable y veraz sobre la gestión y desempeño de la entidad.• Genera un clima organizacional basado en los principios y protocolos éticos compartidos y documentados en el Código de Ética y el Código de Buen Gobierno.• Minimiza los impactos ambientales negativos generados por la entidad

LIMITACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

LIMITACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

• El poco tiempo para implementar el sistema en las instituciones.• Son pocas las asesorías para responder a los problemas inmediatos.

•Se requiere del aporte y la participación de todo el personal y la apropiación de la gestión y en algunos casos esto llega a ser una tarea ardua dado que hay personas que desconocen la utilidad de este tipo de Gestión, restándole importancia y compromiso a su participación.

•Es un proceso que requiere de un cambio cultural por lo tanto es progresivo y sus resultados se evidencian en el mediano o largo plazo.

•Algunas administraciones no gestionan los recursos (Personal, Equipo, Capital, entre otros) necesarios para la adecuada implementación de los modelos de operación por procesos.