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CAJA

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Compra y liquidación de viáticos para personal del

Servicio Exterior Código: 215-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 4

1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir copia del Nombramiento o Acuerdo

Ministerial de parte de la Dirección General de la Cancillería, con las firmas respectivas. Para el retiro de fondos de la cuenta bancaria en el Banco de Guatemala utilizar las claves y papel de Seguridad establecido por dicho Banco, pues no acepta girar cheques. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Subdirector o Director Financiero Jefe de Caja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recibe copia certificada del Acuerdo Ministerial o nombramiento simple y sus modificaciones por vía electrónica y física de parte de la Dirección General de la Cancillería. Verifica las firmas completas y fechas de la comisión para programar el cálculo de viáticos. Reproduce dos copias del nombramiento o Acuerdo Ministerial (archivo y expediente). Realiza el cálculo de viáticos de conformidad con las tablas de destino y cargo establecidos en el Acuerdo Gubernativo 397-98 del Reglamento de Viáticos. Consulta en página del Banco de Guatemala, el tipo de cambio en relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Consulta con el Analista de Bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el pago de viáticos. Prepara la información detallados en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior y la cantidad a enviar. Llena los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas Forma A-20138 y adjunta el listado de las cuentas bancarias. Traslada a Jefe de Caja para su

revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación en papel de seguridad y clave al Subdirector o Director Financiero para completar firma mancomunada. Recibe la documentación firma y devuelve al Jefe de Caja. Recibe la documentación y coordina con el piloto la persona encargada de realizar el trámite de transferencia electrónica ante el Banco de Guatemala.

Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo Misión en el exterior Departamento de Correspondencia Analista de Ingresos Consulares Analista de Fondo Rotativo

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Recibe del piloto la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y devuelve al Analista de Bancos. Registra la transacción en el Libro de Bancos y traslada la documentación y nota de débito al Analista de Fondo Rotativo. Procede a elaborar la nota de envió dirigida a la Misión sobre el envió de los fondos. Traslada al Jefe de Caja las notas para revisión y firma adjuntando copia del Nombramiento o Acuerdo Ministerial. Recibe las notas adjunto al nombramiento o Acuerdo Ministerial para revisión y firma y devuelve al Analista de Fondo Rotativo. Recibe documentación y procede a escanear y enviar la notificación de envió, vía electrónica a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Recibe documentación y procede a enviar electrónicamente recibo donde firma la persona que recibe los fondos, copia del cheque o transferencia de los fondos de la persona comisionada, recibo 63-A2 por los fondos recibidos en la Misión. Envía físicamente la documentación original y copias correspondientes (formularios de viáticos autorizados por Contraloría General de Cuentas) en la valija diplomática o vía Courier.

Recibe la documentación y procede a trasladar al Departamento de Caja. Recibe la documentación de correspondencia y procede a entregar al Analista de fondo rotativo. Recibe la documentación, revisa y adjunta a la nota de notificación de envió. Traslada el expediente con conocimiento al Departamento de Presupuesto para que se asigne y anote la partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para la visa respectiva. Recibe del Departamento de Contabilidad la documentación y se procede a ingresar la liquidación; a través del moduló de fondo rotativo del Sistema Sicoin-

Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo

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Web. Traslada al Jefe de Caja los formularios FR-02 y FR-03 con su respectiva documentación de soporte para su revisión y aprobación en sistema Sicoin-Web. Recibe documentación, revisa y aprueba en sistema Sicoin-Web el fondo rotativo e imprime y firma el mismo. Traslada al Jefe de Contabilidad la documentación para generar el Comprobante Único de Registro-CUR- de Regularización aprobado. Registra la liquidación de viáticos en el control auxiliar electrónico. Imprime mensualmente el libro de viáticos autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Compra y liquidación de viáticos para personal de Planta

Central Código: 215-2


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir copia del Nombramiento o Acuerdo

Ministerial de parte de la Dirección General de la Cancillería, con las firmas respectivas. Los formularios de viáticos deben entregarse únicamente a las interesados; caso excepcionalmente para el Despacho y Vice Despacho Ministerial.

El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

PASO ACCIÓN

Analista de Fondo Rotativo Analista de Bancos Jefe de Caja Subdirector /Director Financiero Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recibe copia certificada del Acuerdo Ministerial o nombramiento simple y sus modificaciones por vía electrónica y física de parte de la Dirección General de la Cancillería. Verifica las firmas completas y fechas de la comisión para programar el cálculo de viáticos. Reproduce dos copias del nombramiento o Acuerdo Ministerial (archivo y expediente). Realiza el cálculo de viáticos de conformidad con las tablas de destino y cargo establecidos en el Acuerdo Gubernativo 397-98 del Reglamento de Viáticos. Consulta en página del Banco de Guatemala, el tipo de cambio en relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Traslada el nombramiento o Acuerdo Ministerial con la solicitud de emisión de Cheque que incluye el cálculo de viáticos al Analista de Bancos para la elaboración del cheque. Recibe y elabora cheque a nombre de la persona que realiza la comisión. Traslada al Jefe de Caja para revisión y firma del cheque. Revisa, firma y traslada al señor Subdirector o Director Financiero. Firma y devuelve a Jefe de Caja. Autoriza en el Sistema de Banca Virtual el cheque emitido Recibe y devuelve a Analista de fondo rotativo para llenar formularios. Llena sin borrones, tachones o alteraciones los formularios Viático anticipo, viatico liquidación y viático exterior, en el caso de viático local solamente cambia el formulario Viatico Constancia.

Interesado Analista de Fondo Rotativo

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Anota en el libro de conocimiento específico autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para la entrega de formularios Viatico exterior y viatico anticipo al personal nombrado. Localiza al personal nombrado y entrega los viáticos así como el formulario viatico exterior o constancia. Firma y recibe los documentos antes mencionados. Recibe dentro del plazo de 8 días máximo, después de concluida la comisión oficial, el informe con sus beneficios o logro, el formulario de viático exterior o constancia debidamente sellado por Migración, con las fechas de entrada y salida del país, y copia del nombramiento o Acuerdo Ministerial , así como copia de la modificación si los hubiera. En caso de ausencia del formulario viático exterior, debe presentar copia del pasaporte en que conste la entrada y salida del país. Procede conformar el expediente de liquidación de viáticos y traslada con conocimiento al Despacho Superior para firma de quien autorizó el nombramiento. Traslada el expediente con conocimiento al Departamento de Presupuesto para que se asigne y anote la partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para la visa respectiva. Recibe del Departamento de Contabilidad la documentación y se procede a ingresar a través del moduló de fondo rotativo del Sistema Sicoin-web. Traslada al Jefe de Caja los formularios FR-02 y FR-03 con su respectiva documentación de soporta para su revisión y aprobación en sistema Sicoin-Web Registra la liquidación de viáticos en el control auxiliar electrónico. Imprime mensualmente en libre de viáticos autorizado por la Controlaría General de Cuentas. Recibe la documentación y procede a revisión, aprobación e impresión del fondo en sistema Sicoin Web.

25 Traslada al Jefe de Contabilidad la

documentación y reportes FR-02 y FR-03 para generar el Comprobante Único de Registro-CUR de Regularización.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ===

* === Departamento de Caja Procedimiento: Depósito de ingresos consulares Código: 215-3


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá depositar diariamente los ingresos

Consulares percibidos de las Misiones en el Servicio Exterior (Legalizaciones, Tarjetas de Identificación Consular, Visas, Pasaportes, etc). El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, artículo 16.


Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares

1 2 3 4 5 6

Revisa la documentación y clasifica para depositar a las siguientes cuentas: Cuenta No. 110001-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN-CUENTA UNICA NACIONAL, en concepto de Legalizaciones, devoluciones de IVA, reintegros de años anteriores, etc. Cuenta No. 111798-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN INGRESOS PRIVATIVOS TESORERIA NACIONAL, en concepto de Tarjetas de Identificación Consular-TICGS. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realiza los cálculos con relación al tipo de cambio del día, para depositar a donde corresponda por concepto de Legalizaciones y Tarjetas de Identificación consular-TICGS, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-20135 (adjunto anexos). Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante

el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia del depósito y copia celeste del ingreso estadístico de divisas) y traslada al analista de remesas consulares para su registro, control y resguardo.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Entrega de ingresos por visas y pasaporte emitidos en el

exterior (giro, cheque o transferencia) Código: 215-4


1. NORMATIVA NORMAS La correspondencia de giros y oficios recibida se

canalizará oficialmente a través del Departamento de Correspondencia. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, deben realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala Decreto Ley No. 148, artículo 16.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Dirección General de Migración Analista de Ingresos Consulares

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recibe giros y cheques por los ingresos por concepto de VISAS Y PASAPORTES emitidos por las Misiones en el exterior y copia por medio de giro a través del Departamento de correspondencia y la transferencia por medio de Nota de Crédito a través de la Dirección General de Migración. Revisa los giros y cheques contra la integración adjunta que viene en oficios. Obtiene información de la nota de crédito solicitada a la Misión. Elabora oficio para la Dirección General de Migración, detallándose la siguiente información: Nombre de la Misión Mes a que corresponde el ingreso Fecha, número, valor en dólares del Giro Entrega el oficio con la documentación de soporte para su revisión y firma al Jefe de Caja Recibe, revisa y firma el oficio y devuelve con la documentación al Analista de Ingresos Consulares Recibe y procede a fotocopiar y escanear la documentación, para dar aviso por medio de correo electrónico a la persona encargada en la Dirección General de Migración. Si en caso no se pueden escanear para enviar tal documentación con el operativo (mensajero) se puede enviar a las oficinas centrales de la Dirección General de Migración. Procede a elaborar los 63-A2 con base a la información reciba y recoge los giros la persona autorizada dicha Dirección General de Migración en el Departamento de Caja. Recibe, revisa, y firma de enterante los 63-A2 (recibo oficial) Procede a entregar al Delegado dela Dirección General de Migración los giros, procediendo éste a firmar la copia del oficio de recibido conforme

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Registra y actualiza continuamente en el control electrónico la información.

Prepara oficio dirigido a la Misión interesada, para que se envíe el Original 63-A2 y la copia queda en el archivo de caja.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Entrega de

ingresos por visas y pasaporte emitidos en el exterior (nota de crédito) Código: 215-5


1. NORMATIVA NORMAS Deberá atender los oficios por concepto de VISAS Y

PASAPORTES únicamente a la persona que nombra la Dirección General de Migración por medio de nota de crédito. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, artículo 16.


Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Caja Dirección General de Migración Analista de Ingresos Consulares

1 2 3 4 5 6 7 7.1 8 9 10 11 12

Recibe las notas de crédito por medio de la persona que nombra la Dirección General de Migración, por concepto de VISAS Y PASAPORTES. Revisa, escanea y envía las notas de créditos a las Misiones para remitan la integración de la misma. Recibe y revisa la información trasladada por las diferentes Misiones. Realiza oficio para la Dirección General de Migración, detallándose la siguiente: Nombre de la Misión Mes a que corresponde el ingreso Fecha, número, valor en dólares y quetzales. Traslada al Jefe de Caja el oficio con la documentación de soporte para su revisión y firma. Recibe, revisa y firma el oficio y devuelve al Analista de Ingresos Consulares. Recibe y procede a fotocopiar y escanear la documentación, para enviar vía correo electrónica a la persona encargada de la Dirección General Migración. Si en caso no se puede escanear para enviar por correo electrónico, se puede enviar con el mensajero a las oficinas centrales. Procede a elaborar los 63-A2 en base a la información enviada y envía los recibos con la persona delegada por dicha Dirección. Recibe, revisa, y firma de enterante los 63-A2. Procede a entregar al Delegado dela Dirección General de Migración los oficios procediendo a firmar la copia del oficio el Delegado de la Dirección General de Migración. Registra y actualiza en el control electrónico la información. Escanea a la Misión el 63-A2 y traslada en el archivo de documentación original

del Analista de Remesas Consulares, para que se Envíe el Original a la Misión.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de documentos al exterior por correo internacional

Código: 215-6


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir la documentación en sobre cerrado,

adjunto a un memorándum de solicitud para el envió vía correo internacional, asimismo adjuntar copia del oficio al exterior. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011.


Paso ACCIÓN

Analista de Remesas al Exterior Empresa de Courier Analista de Remesas al Exterior Director o Subdirector Financiero Analista de Remesas al Exterior Dirección General de la Cancillería Analista de Remesas al Exterior Empresa de Courier Analista de Remesas al Exterior

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Recibe de las diferentes Direcciones del Ministerio, memorándum de solicitud adjuntando la documentación en sobre. Procede a realizar la guía correspondiente vía internet, e imprime dos copias. Llama a la empresa para coordinar que se recoja la encomienda. Empaca la documentación en el material (proporcionado por la empresa) que sea necesario o que se ajuste al sobre o paquete que se esté enviando. Procede a entregar el paquete a la persona que asigna la empresa. Procede a recoger el paquete y firma una copia de la guía impresa en paso 2. Archiva la guía firmada adjunto al memorándum de solicitud de la Dirección para control y pago. Realiza el pedido de bienes y servicios y traslada al Director o Subdirector para firma cuando el pago es cubierto por fondos de la Cancillería (planta central). Cuando es cubierto por los fondos de las Misiones se omite este paso. Recibe el pedido de bienes y servicios revisa, firma y devuelve al Analista de Remesas al Exterior (para el servicio exterior se omite) Recibe y traslada a la Dirección General de la Cancillería para firma del Director o Subdirector General. (para el servicio exterior se omite) Regresa el pedido de bienes y servicios. (para el servicio exterior se omite) Recibe el pedido de bienes y servicios y entrega a la persona encargada en el Departamento de Compras. (para el servicio exterior se omite) Envía las facturas al Analista de Remesas al Exterior para pago. Clasifica las facturas separando las mismas que son cubiertas

Jefe de Caja Analista de Remesas al Exterior

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Procede a buscar las guías para adjuntar a la (s) facturas (s) para respaldo de pago, adjunto copia de la guía y del memorándum de solicitud por las diferentes Direcciones del Ministerio. Razona la (s) factura (s) por concepto de satisfacción del servicio y traslada al Jefe de Caja para revisión y firma. Entrega la documentación al Jefe de Caja para su revisión y firma de satisfacción del servicio brindado. (se omite este paso para las del servicio exterior) Entrega las facturas que son cubiertos de los fondos de las Misiones al Analista de Bancos para pago. Recibe la documentación revisa y firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior para proceder a pago. Procede a trasladar

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de

Fondo Rotativo del Servicio Exterior Código: 215-7


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir oportunamente de la Dirección

Financiera el Comprobante Único de Registro CUR con su respectiva documentación original. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Exterior de Guatemala, Capitulo IV, Artículo 49.


Paso ACCIÓN

Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de Caja

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Recibe por parte de la Directora Financiera los Comprobantes Únicos de Registro CUR por concepto de Fondo rotativo (liquidaciones) de las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados de Guatemala acreditados en el servicio exterior. Procede a registrar el Comprobante Único de Registro CUR de fondo rotativo (liquidaciones) en el control auxiliar electrónico de cuentas por liquidar del servicio exterior, ingresando la siguiente información: fecha de CUR, mes al que Corresponde la liquidación, monto en dólares, monto en quetzales, número de fondo, mes en que se está ingresando la información. Consulta con el Analista de Bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el reintegro de los fondos rotativos. Procede a debitar de cada monto liquidado las facturas por gastos efectuados en Guatemala y que son solicitados por las Misiones se debiten de los fondos rotativos. Prepara la información ingresando en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior la cantidad a reintegrar. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realizar los cálculos con relación al tipo de cambio del día, Llenar los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas de Forma A-20138 y adjunta el listado de las cuentas bancarias de las Misiones en el exterior. Ver paso No. 6 Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y

Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de caja Analista de Remesas del Servicio Exterior

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resguardo. Realiza las notas de envió en la que se detalla: fecha de envío de los fondos, mes al que corresponde el fondo, cantidad en dólares y tipo de cambio utilizado, número de documento descontada y monto en quetzales y dólares si los hay. Traslada al Jefe de Caja las notas adjuntando copias de los documentos descontados para revisión y firma. Recibe las notas con la documentación de respaldo para revisión y firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior. Recibe documentación y procede a escanear y enviar vía electrónica las nota a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Archiva la documentación (copia) y la nota original se envía por medio de valija diplomática trasladándose al Departamento de Correspondencia cada mes. Espera los fondos rotativos originales para adjuntar los documentos originales descontados.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de fondos para repatriación de ciudadanos

fallecidos y/o en situación vulnerable Código: 215-8


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá cumplir con el Reglamento Interno que regula

el manejo de fondo rotativo extraordinario. Los fondos rotativos extraordinarios con fuente de financiamiento de ingresos privativos deben contar con la aprobación de la Dirección General de Asuntos Consulares y Migratorios.

BASE LEGAL Acuerdo Ministerial Fondo Rotativo Especial No. 235-2011 Acuerdo Ministerial No. 443-2013


Paso ACCIÓN

Analista de Fondo Rotativo Analista de Bancos y Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja y Analista de Fondo Rotativo Subdirector Financiero, Director Financiero y Jefe de Caja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recibe de la Dirección de Asuntos Consulares el expediente original en concepto de repatriación de fallecidos y/o vulnerable entregado por parte de la Dirección de Asuntos Consulares. Actualiza cuadro de control de los Gastos Extraordinarios indicando la fecha en que se recibió, el monto solicitado por la Misión, fuente de financiamiento, concepto y nombre del beneficiario. (Ver anexo I ) Revisa el expediente para verificar que todos los datos coincidan, nombres y apellidos completos, fechas de nacimiento, fecha de fallecimiento, identificaciones, etc. Así mismo se verifica que se adjunte la documentación completa que establece el Acuerdo Ministerial No. 235. Si falta algún documento o se necesita modificación alguna se procede a solicitar. Adicionalmente recibe de la Dirección General de la Cancillería el Acuerdo Ministerial donde se autoriza el envió del fondo extraordinario por repatriación de fallecidos, vulnerables, para la Misión que corresponda. Verificar el saldo en la cuenta de Privativos con el Analista de bancos, si existe disponibilidad para realizar el envió Verificar el tipo de cambio en la página del Banco de Guatemala según la fecha en la cual se va efectuar el envió Informa al Analista de Bancos el monto a enviar para el registro correspondiente. Elabora demanda de egresos con la cantidad autorizada según Acuerdo Ministerial, y llena la forma oficial A-20138 (ver anexo II) Recibe el expediente que contiene la demanda, Acuerdo Ministerial y dirección de la transferencia para elaboración de oficio MED y verificación de clave para envió al Banco de Guatemala Imprime el oficio MED, firma y

traslada al Subdirector ó Director para verificar y firmar el oficio MED, formulario de demandas de divisas y hojas de las direcciones cablegráficas, para luego trasladar nuevamente al Jefe de caja

Banco de Guatemala Analista de Fondo Rotativo Jefe de Departamento de Caja Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo, Analista de Programación Presupuestaria y Analista Encargada de cuentas por liquidar y caja fiscal Analista de Fondo Rotativo, Analista de cuentas por liquidar y caja fiscal, Jefe de

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para sellar, fotocopiar los oficios MED y coordinar la gestión ante Banco de Guatemala para que se realice la transferencia correspondiente. Recibe la documentación y procede a realizar la transferencia electrónica y emite la nota de débito, la cual es recogida por la persona de parte del Ministerio que realice la gestión. Procede actualizar cuadro de cuenta corriente y control de fondos extraordinarios anotando fecha de envió, monto enviado en dólares, tipo de cambio y monto en quetzales, dejando pendiente la casilla del Código Único de Registro (CUR) la cual se llenara después de haber sido liquidado por completo el expediente en Sistema SICOIN. Elabora oficio dirigido a la Misión comunicando el traslado de fondos, indicando el monto enviado, la fecha y en concepto para su respectivo ingreso a la Caja Fiscal por medio de recibo de ingresos 63-A2, así mismo se comunica la fecha máxima de liquidación para recibir los documentos originales en la Dirección. Recibe el oficio para revisión y firma. Envía el oficio a la Misión oportunamente. Espera formularios de FR-02 y FR-03 con la factura original para unificar

la documentación recibida, según paso 1. Complementa el expediente de la liquidación preparando un detalle del monto enviado por renglón tanto en dólares como en quetzales, utilizando el tipo de cambio con que se realiza el envió, asimismo se adjunta copia de la nota de débito y demanda. Traslada con conocimiento el expediente completo al Departamento de Presupuestos para que le asignen partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para su visado, previo al ingreso al sistema SICOIN WEB. El Departamento de Contabilidad devuelve el expediente visado con el sello correspondiente y se registra el fondo rotativo en el sistema SICOIN, se traslada el reporte del formulario FR-03 al Jefe del Departamento para su

Caja y Jefe de Contabilidad Subdirector Financiero, Jefe de Contabilidad y Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo y Analista de CUR y Kardex

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revisión, aprobación e impresión del FR-03, para trasladar al departamento de Contabilidad para que le asignen Código Único de Registro (CUR) y reposición de los fondos. Aprueba número de CUR se remite nuevamente el expediente al departamento de Caja para la actualización del control auxiliar de fondos extraordinarios. Traslada la documentación al Departamento de Contabilidad, con la persona encargada del archivo de UDAF.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de sueldos y otras prestaciones laborales del Servicio

Exterior Código: 215-9


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir oportunamente de la Dirección

Financiera el Comprobante Único de Registro CUR con su respectiva documentación original. El traslado de la documentación de respaldo de

gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de Caja Analista de Remesas del Servicio Exterior

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recibe por parte de la Directora Financiera los Comprobantes Únicos de Registro CUR por concepto de Fondos para pago de sueldos y otras prestaciones laborales (aguinaldo, bonificación anual, etc.) del personal nombrado en el servicio exterior. Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, copia de las nóminas del personal del servicio exterior. Consulta con el analista de bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el pago de sueldos y otras prestacional del personal del servicio exterior. Prepara la información ingresando en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior la cantidad a enviar. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realizar los cálculos con relación al tipo de cambio del día. Llenar los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas de Forma A-20138 y adjunta el listado de las cuentas bancarias de las Misiones en el exterior. Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y resguardo. Realiza las notas de envió según detallando: Mes al que corresponde, monto enviado y alguna observación si se requiere. Traslada al Jefe de Caja las notas revisión y firma.

Jefe de Caja Analista de Remesas del Servicio Exterior

13 14 15 16

Recibe las notas con la documentación de respaldo para revisión, firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior. Recibe documentación y procede a escanear y enviar vía electrónica las nota a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Archiva la documentación (copia) y adjunta la copia de la nómina. Archiva y envía la nota original por medio de


* === Departamento de Caja Procedimiento: Gastos de Representación extraordinarios del personal del



1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir los acuerdos correspondientes

debidamente certificación del personal nombrado para el servicio exterior (por primer ingreso y traslado a otra Misión) de la Dirección de Recursos Humanos. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala , articulo 53, 54 Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN


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Recibe de la Dirección de Recursos Humanos los Acuerdos Ministeriales por movimientos del personal en concepto de Nombramientos y Traslados. Realiza los cálculos de los Gastos de Representación de la forma siguiente: Por nombramiento de primer ingreso del personal a esta Cancillería o traslado del personal de la Cancillería a alguna Misión en el Exterior, tomándose como base los montos enviado por el Departamento de Recursos Humanos. Por Traslado del personal nombrado a esta Cancillería o alguna otra Misión en el Exterior, el cálculo es en base al Acuerdo Ministerial No. 765 de fecha 27 de diciembre 2012. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realiza la compra llenando el formulario de Registro estadístico de egresos de divisas forma A-20135 adjuntando copia del Acuerdo Ministerial (adjunto anexos). Realiza la compra utilizando las demandas para la compra de divisas cuando es en efectivo y cuando es transferencia electrónica se utiliza el mismo formulario y se adjunta copia de los datos de la(s) Misión (es). Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat copia rosada del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y resguardo. Elabora un recibo para que firme el funcionario nombrado por primer ingreso o trasladado de Cancillería al exterior.


Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares

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Elabora oficio dirigido al Jefe de Misión, indicando el motivo y monto de la transferencia asimismo solicita el recibo original 63-A2, recibo original donde consta la entrega de los fondos al funcionario y copia del cheque firmado por el funcionario adjuntando el Acuerdo Ministerial correspondiente. Traslada el oficio con la documentación de soporte al Jefe de Caja para revisión y firma. Recibe el oficio con la documentación de soporte para revisión y firma y devuelve al analista de Ingresos Consulares. Recibe y procede a Escanear la documentación para enviar vía electrónica a la Misión posteriormente archiva para que se envíe el Original Por Valija Diplomática. Ingresa la información al control electrónico para luego imprimir en el libro de Gastos de Traslado. Recibe los documentos de soporte originales por parte de la Misión y completa el expediente adjuntando copia de la nota de débito, demanda de divisas. Traslada el expediente completo al Encargado de visar la documentación en el Departamento de Contabilidad. Devuelve la documentación al Analista de Fondo Rotativo de Cancillería para su liquidación en el sistema SICOIN WEB.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Informe de Caja Código: 215-11


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá operar diariamente el control auxiliar electrónico de ingresos y egresos bancarios para determinar mensualmente los saldos de caja. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Ministerio de Relaciones Exteriores, 2011


Paso ACCIÓN

Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo y Remesas al exterior Analista de Bancos Analista de Bancos, Jefe de Caja/Subdirector ó Director Financiero Subdirector /Jefe de caja Analista de Caja Fiscal Analista de Bancos

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Registrar diariamente los cargos y abonos en las distintas cuentas del control auxiliar electrónico de los fondos de caja, con base al libro de Bancos y reportes de los CUR de fondos rotativos del sistema SICOIN. Realizar el cuadro de las cuentas contables del control auxiliar. Imprimir los reportes por cuentas del programa FileMaker e integrar los reportes obtenidos de los Analistas y/o Encargados según corresponda. Elaborar Integraciones de las cuentas, CUR local en Tránsito, CUR Exterior, Fondo Rotativo de Límites, Horas Extras, Otros Ingresos y Otros Egresos. Realizar el cuadre Mensual con base al mayor de las partidas de diario, el cual se genera del programa FileMaker. Generar reportes de las cuentas de Gastos Locales por Liquidar, Gastos del Exterior por Liquidar, Sueldos, Aguinaldo, Bono 14, Cuentas por Liquidar Privativos, para realizar cuadre de Caja Fiscal. Elaborar el Reporte Final de Situación de Fondos y Movimientos de Cuentas. Trasladar el informe mensual de caja al Jefe de Caja y al Subdirector y/ Director Financiero. Recibe el informe mensual de caja para revisión, análisis y firma, posteriormente se devuelve al Departamento de Caja. Recibe el informe mensual de caja Firmado y Sellado del Subdirector ó Director. Traslada copias del informe mensual de caja al Analista de Caja Fiscal del Departamento de Contabilidad y al Subdirector Financiero. Archivar original del informe mensual de caja de forma cronológica.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Ingreso de Fondos Rotativos Código: 215-12 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Se deberá consultar diariamente en Sistema SICOIN-WEB, la reposición de fondos rotativos de parte de Tesorería Nacional. Trasladar diariamente al iniciar labores, el saldo de Bancos al Jefe de Caja para toma de decisiones. Trasladar los recibos 63-A2 extendidos en el mes al Departamento de Contabilidad al final de la primera quincena y primer día hábil del mes siguiente. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.


Paso ACCIÓN

Analista de Bancos Jefe de Caja Analista de Bancos

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Ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB en el módulo de Tesorería-Operaciones de Caja-Reportes-CUR pagados por Contabilidad para generar el reporte de los acreditamientos enviados por el Ministerio de Finanzas Públicas. Extiende el recibo 63-A2 por cada una de las acreditaciones realizadas por el Ministerio de Finanzas en la cuenta monetaria del Minex en el Banco de Guatemala, por cada CUR pagados y por ingresos que el Ministerio reciba. Firma de recibido los Recibos 63-A2 con el Jefe de Caja para revisión y Firma Correspondiente. Revisa y firma 63-A2 trasladada según paso 3. Recibe y Archiva en correlativo los recibos originales y/o copia de los anulados, ya firmados por las personas correspondientes. Trasladar por medio de Conocimiento las copias de recibos al Departamento de Contabilidad como soporte para la operatoria de la caja fiscal de los ingresos recibidos durante el mes correspondiente.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

=== * === Departamento de Caja Procedimiento: Liquidación de Fondos Extraordinarios Código: 215-13


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá realizar un fondo rotativo FR-02 y FR-03 por

cada envió de fondos. El período que abarca los formularios FR-02 y FR-03 debe ser de conformidad con el período del comprobante de gasto.

BASE LEGAL Acuerdo Ministerial 443-2013;

Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo/ Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja/Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Banco de Guatemala Analista de Fondo Rotativo

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Recibe de la Dirección General de la Cancilleria, el Acuerdo Ministerial donde se autoriza el envió del fondo extraordinario. Procede actualizar cuadro de cuenta corriente y control de fondos extraordinarios anotando fecha de envió, monto enviado en dólares, tipo de cambio y monto en quetzales, dejando pendiente la casilla del Código Único de Registro (CUR) la cual se llenara después de haber sido liquidado por completo el expediente en Sistema SICOIN. Verificar el saldo en la cuenta correspondiente con el Analista de bancos, si existe disponibilidad para realizar el envío. Verificar el tipo de cambio en la página del Banco de Guatemala según la fecha en la cual se va efectuar el envío. Informa al Analista de bancos el monto a enviar para el registro correspondiente. Elabora demanda de egresos con la cantidad autorizada según Acuerdo Ministerial, y llena la forma oficial A-20138 (ver anexo de formato) Recibe el expediente que contiene la demanda, Acuerdo Ministerial y dirección de la transferencia para elaboración de oficio MED y verificación de clave para envió al Banco de Guatemala Imprime el oficio MED, firma y traslada al Subdirector ó Director para verificar y firmar el oficio MED, formulario de demandas de divisas y hojas de las direcciones cablegráficas, para luego trasladar nuevamente al Jefe de caja para sellar, fotocopiar los oficios MED y coordinar la gestión ante Banco de Guatemala para que se realice la transferencia correspondiente. Recibe la documentación y procede a realizar la transferencia electrónica y emite la nota de débito, la cual es recogida por la persona de parte del Ministerio que realice la gestión. Elabora oficio

dirigido a la Misión comunicando el traslado de fondos, indicando el monto enviado, la fecha y en concepto para su respectivo ingreso

Jefe de Caja/Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo Analista de Programación Presupuestaria/Analista de Cuentas por Liquidar y Caja Fiscal Analista de Fondo Rotativo, Analista de Cuentas por Liquidar y Caja Fiscal/Jefe de Caja/Jefe de Contabilidad Subdirector Financiero/ Jefe de Contabilidad/Analista de Fondo Rotativo

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a la Caja Fiscal por medio de recibo de ingresos 63-A2, así mismo se comunica la fecha máxima de liquidación para recibir los documentos originales en la Dirección. Trasladar al Jefe del Departamento el Oficio para revisión y firma. Enviar oficio a la Misión oportunamente. Las Misiones deben enviar escaneada la liquidación completa para su revisión en la cual se verifica: renglones, facturas, descripción, etc., posterior a ello se les comunica si hay modificación alguna o se confirma que la misma esta correcta y que se esperan recibir los documentos originales. Según Acuerdo Ministerial No. 443. Articulo No. 4 inciso c. y Acuerdo Ministerial No. 235. Al momento de recibir el expediente en original se comprueba que venga la documentación completa, verificando detenidamente todos requisitos que establece la liquidación de los fondos extraordinarios, según Acuerdo Ministerial No. 443. Artículos 7, 8 10, y 22. Complementa el expediente de la liquidación preparando un detalle del monto enviado por renglón tanto en dólares como en quetzales, utilizando el tipo de cambio con que

se realiza el envió, asimismo se adjunta copia de la nota de débito y demanda. Traslada con conocimiento el expediente completo al Departamento de Presupuestos para que le asignen partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para su visado, previo al ingreso al sistema SICOIN WEB. El Departamento de Contabilidad devuelve el expediente visado con el sello correspondiente y se registra el fondo rotativo en el sistema SICOIN, se traslada el reporte del formulario FR-03 al Jefe del Departamento para su revisión, aprobación e impresión del FR-03, para trasladar al departamento de Contabilidad para que le asignen Código Único de Registro (CUR) y reposición de los fondos. Aprueba número de CUR y se remite nuevamente el expediente al departamento de Caja para la actualización del control auxiliar de fondos extraordinarios.

Analista de Fondo Rotativo/Analista de CUR y Kardex

19 Traslada la documentación al Departamento de Contabilidad, con la persona encargada del archivo de UDAF.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Pago por medio de cheque Código: 215-14


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá emitir el vale de caja al momento de entregar cheques a favor de proveedores y liquidar en el término de 48 horas. Llenar el formulario de solicitud de emisión de cheque con la aprobación del Subdirector o Director Financiero, en el caso de que no exista otro documento de respaldo en el momento La emisión de cheques es a favor del beneficiario: nombre completo si es persona individual o razón social si es persona jurídica. En casos especiales se emitirá el cheque a favor de otra persona pero con visto bueno del Director Financiero. Los cheques llevan firma mancomunada con el Jefe del Departamento de Caja, Subdirector ó Director Financiero. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.


Paso ACCIÓN

Analista de Bancos Jefe de Caja Subdirector Financiero/ Director Financiero

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Recibe el expediente del departamento de:

servicios y cotización con el visto bueno del Subdirector o Directora Financiera

original, pedido de bienes y servicios, orden de compra, cotización, ingreso al almacén si corresponde

del nombramiento con el cálculo, de los dólares que le corresponden según el tipo de cambio y rango asignado al funcionario.

pagar y la nómina

respectiva documentación de respaldo. Se revisa la documentación presentada, verificando que se cumplan los requisitos establecidos. Emite el Cheque no negociable a nombre del beneficiario por el monto de la Factura y/o Cotización y Nombramiento. Ingresa diariamente los datos del cheque en el libro de Bancos electrónico. Prepara el cheque y el voucher y

emite el Cheque no negociable a nombre del beneficiario por el monto de la Factura y/o Cotización y Nombramiento e imprime. Según cuentas: Cuenta No. 1: Pago a proveedores Fondo Rotativo Planta Central Cuenta No. 2: Pago de Sueldos y Prestaciones Cuenta No. 3: Remesas al exterior. Firma y sella en la casilla del voucher como responsable de la elaboración y traslada con los documentos para su revisión, firma y autorización del Jefe de Caja y Dirección y/o Subdirección financiera. Revisa la documentación recibida y firma el cheque y el voucher autorizando la operación. Procede a firmar el cheque y el voucher autorizando la operación y devuelve al Jefe de Departamento de Caja.

Analista de Bancos Jefe de Caja/Subdirector o Director Financiero Analista de Bancos Analista de Bancos, Analista de Remesas al Exterior Analista de Bancos

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Obtiene el cheque y voucher firmados, si el cheque se emite de la cuenta No. del Fondo Rotativo, se deberá ingresar al sistema de Banca Virtual del Banco de Desarrollo Rural S. A. para la predeclaración y liberación de fondos respectivos. Custodia el cheque hasta la entrega al proveedor. Autoriza en cheque de la cuenta del Fondo Rotativo, en el sistema de Banca Virtual del Banco de Desarrollo Rural S. A. Llama a los beneficiaros correspondientes para entregar el cheque y en caso de los proveedores solicita identificación personal o carta de autorización de la empresa para recoger el cheque y verifica los datos de los documentos. Para los viáticos traslada la documentación al encargado de fondo rotativo para llenar formularios correspondientes de viáticos (V-A; V-L; V-E). Para la entrega de cheque a proveedores solicita firma de recibido en el voucher y entrega el cheque correspondiente. Para el pago de sueldo y prestaciones laborales se procede a entregar cheque, para firma de vaucher y

firma de nómina, en Gastos de Traslado firma el recibo corriente y en viáticos, los formularios respectivos. Traslada la documentación a donde corresponda, para el departamento de compras cuando los expedientes no están completos, y elabora Orden de compra y en el caso de los expedientes que ya están completos se traslada al encargado de fondo rotativo bajo conocimiento para que estos sean liquidados en el sistema SICOIN, los formularios de viáticos (V-A; V-L; V-E). Para el pago de sueldo y prestaciones laborales del personal del servicio exterior , una vez entregado el cheque se traslada la documentación al encargado de remesas al exterior para registro y control Archivar la Copia del correlativo de los Voucher de los cheques entregados en su momento.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Pago a Organismos Internacionales Código: 215-15


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir de la Dirección General de

Relaciones Internaciones Multilaterales las solicitudes de pago a Organismos Internacionales de la cual Guatemala es miembro participe. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.


Paso ACCIÓN

Analista de Remesas al Exterior Director/Subdirector Financiero o Director General de la Cancilleria Analista de Remesas al Exterior

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Recibe de la Dirección de Multilaterales, las solicitudes para pago de los diferentes Organismos Internacionales de la cual Guatemala es miembro participe. Traslada al Departamento de Presupuesto copia de la nota de solicitud para pago a los diferentes Organismos Internacionales para programar cuota que se procederá a pagar. Espera confirmación de cuota por parte del Departamento de Presupuesto para poder trasladar los expedientes que a pagar. Conforma los expedientes con la siguiente información: memorándum firmado por el Jefe de Caja solicitando el pago, solicitud de pago por parte de la Dirección de Multilaterales, solicitud del Organismos donde comunica el monto a pagar y el año. Traslada el expediente a la encargada del Departamento de Contabilidad para el visado correspondiente y traslado al departamento de compras para su trámite. Recibe el Comprobante Único de Registro CUR con la documentación de respaldo. Realiza oficio dirigido a Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas donde solicita el pago al organismo correspondiente firmado por el Director y Subdirector Financiero, en caso de ausencia de alguno de ellos firma la Directora General de la Cancillería, llena el formulario de Registro Estadístico de Egreso de divisas (forma 20197) y adjunta copia del Comprobante Único de Registro CUR y la documentación de respaldo. Procede a fotocopiar todo el expediente. Traslada la documentación del paso No. 7 para firma del Director y Subdirector. Regresa documentación y procede a fotocopiar el expediente.

Jefe de Caja Analista de Remesas al Exterior

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Coordina para el envió de la documentación al Ministerio de Finanzas Públicas. Recibe la copia del expediente del paso 7 y se archiva. Redacta nota dirigida al Jefe de Misión en el exterior en la cual se indica fecha de envío de los fondos, cantidad aproximada en dólares y concepto por el envío. Traslada la nota para revisión y firma al Jefe de Caja. Regresa al analista de Remesas al Exterior y procede a escanear y enviar vía electrónica email dicha nota a las diferentes Embajadas y/o Misiones en el exterior. Archiva la nota original para su envío por medio de valija diplomática a través del Departamento de Correspondencia.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Pago de retención de impuestos Código: 215-16


1. NORMATIVA NORMAS La emisión de la constancia de retención del ISR debe

tener la fecha de la factura. Se deberá realizar el pago de las retenciones del ISR e IVA en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al que se realizó la retención.

BASE LEGAL Ley de Actualización Tributaria 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Analista de Bancos Jefe de Caja

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Recibe documentación del pedido de bienes y servicios por el contrario entrega y/o la factura visada del Departamento de Compras y /o Contabilidad para la elaboración de Cheque. Verifica la Factura para comprobar el monto, si es Retención de ISR la factura debe de ser Mayor a Q. 2,800.00 y tener la leyenda de sujeto a Retención Definitiva y si es Retención de IVA el monto de la factura debe ser mayor a Q. 2,500.00 y tener la leyenda de Pequeño contribuyente o mayor a Q 30,000.00 sin importar el régimen para poder proceder a efectuar la retención. Ingresa al Programa

RETENIVA o RETENISR2 para generar la Retención Correspondiente. Genera la Retención Verificando que los datos consignados sean lo correctos. Llama al Proveedor para que recoja la constancia de la Retención en la ventanilla del Departamento de Caja. Archiva una Copia de la factura a la cual se le realizó la retención y copia de la Retención. Prepara al finalizar el mes un detalle de las Retenciones de IVA e ISR Realizadas durante el mes, para poder efectuar el pago de las tales retenciones. Prepara el Formulario SAT 1331 para la presentación del ISR y Genera a través del Programa Reten IVA la Declaración Jurada de Retenciones de IVA formulario SAT 2219. Genera boleta de Declaraguate SAT -2000, para el pago de ISR y del IVA. Traslada documentación en los primeros diez días hábiles del mes siguiente del que se efectuaron las retenciones para su revisión y pago. Realiza el pago por medio de banca virtual.

Analista de Bancos 12 Archiva la documentación de pago recibida del Jefe de Caja/Subdirector Financiero.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Recepción de Ingresos Consulares Código: 215-17


1. NORMATIVA NORMAS Los ingresos consulares que se depositan deben

realizarse inmediatamente e íntegramente al Banco de Guatemala. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y

dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN


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Recibe diariamente el giro con su respectiva integración de parte de las Misiones del servicio exterior a través del departamento de correspondencia. Revisa, clasifica y registra diariamente en el control de ingreso electrónico, los giros en concepto de Tarjetas de Identificación Consular y Legalizaciones. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realiza los cálculos con relación al tipo de cambio del día, para depositar a las cuentas que se detallan, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-20135 (adjunto anexos). Cuenta No. 110001-5 GOBIERNO DE LA REPÚBLICA FONDO COMUN-CUENTA UNICA NACIONAL, en concepto de Legalizaciones. Cuenta No. 111798-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN INGRESOS PRIVATIVOS TESORERIA NACIONAL, en concepto de Tarjetas de Identificación Consular-TICGS. Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación debidamente registrada por el operador del Banguat y traslada al Analista de Ingresos Consulares para finalizar el registro y control Recibe documentación y procede a registrar de la siguiente forma : Los ingresos percibidos por Tarjeta de Identificación Consular-TICGS, se registra en Sistema SICOIN-WEB, realizando el Comprobante Único de Registro, el cual se imprime y se trasladan al Jefe de Caja para su revisión y firma. Los ingresos por Legalizaciones, se registran en el control de ingreso

electrónico para terminar de completar la información, posteriormente se scanea y se remite a la Misión que corresponda y la copia del depósito se traslada al archivo de

Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares

9 10 11 12

documentación original del Analista de Remesas al exterior para su traslado final a la Misión por medio del Departamento de Correspondencia. Para los depósitos de los otros ingresos (devoluciones de IVA, sobrantes, etc.), se traslada el deposito por medio de conocimiento al encargado de CUR para que realice su registro correspondiente ante el Ministerio de Finanzas Públicas. Recibe el Comprobante Único de Registro por concepto de TICGS, con la documentación de respaldo para su revisión, aprobación y firma. Traslada al Analista de Ingresos Consulares para finalizar el registro, archivo y resguardo de la información y documentación. Recibe documentación y procede a finalizar el registro en control electrónico y posteriormente archiva en correlativo. Traslada mensualmente los Comprobantes Únicos de Registro a la persona encargada de CUR del Departamento de Contabilidad para su resguardo.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Recepción de ingresos por Legalizaciones (por medio de giro

escrito) Código: 215-18


1. NORMATIVA NORMAS Los ingresos por Legalizaciones, que realizan los

depósitos por la vía electrónica bancaria son registrados directamente por la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.



Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Piloto Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Analista de Remesas al Exterior

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Recibe diariamente el giro con su respectiva documentación de parte de las Misiones del servicio exterior a través del departamento de correspondencia. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Procede a realizar los cálculos con relación al tipo de cambio del día, para depositar a la cuenta que se detalla, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-20135 (adjunta anexos). Siendo la cuenta: Cuenta No. 110001-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN-CUENTA UNICA NACIONAL, Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación al piloto asignado a la Dirección Financiera para realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación de parte del operador del Banguat y traslada al Jefe de caja para finalizar el registro y control. Recibe, revisa y traslada la documentación al Analista de Ingresos Consulares. Recibe documentación y procede a registrar la información en el control auxiliar electrónico de Ingresos Consulares. Escanea y remite a la Misión la boleta de depósito que corresponda para su conocimiento. Archiva en la carpeta de cada Misión y la documentación original se traslada al Analista de Remesas al exterior. Traslada la documentación original a las Misión por medio del Departamento de Correspondencia.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Recepción de otros ingresos Código: 215-19


1. NORMATIVA NORMAS Los otros ingresos se constituyen por: Devolución de IVA, sobrantes, intereses bancarios, devolución de gastos de años anteriores, etc. Y se depositan al Banco de Guatemala, sin extender ningún recibo de caja, pues la Misión ya extendió previamente el mismo. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.



Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Piloto Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Analista de CUR Jefe del Departamento de Contabilidad Analista de CUR

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Recibe diariamente el giro con su respectiva documentación de parte de las Misiones del servicio exterior a través del departamento de correspondencia. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Procede a realiza los cálculos con relación al tipo de cambio del día, para depositar a la cuenta que se detalla, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-20135 (adjunta anexos). Siendo la cuenta: Cuenta No. 110001-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN-CUENTA UNICA NACIONAL. Traslada al Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación al piloto asignado a la Dirección Financiera para realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación de parte del operador del Banguat y traslada al Jefe de caja para finalizar el registro y control. Recibe, revisa y traslada la documentación al Analista de Ingresos Consulares. Recibe la documentación y traslada por conocimiento a la persona encargada del Departamento de contabilidad para gestionar los CUR Contables, CUR de Devolución y CUR de Ingresos. Procede a elaborar el CUR correspondiente según la documentación de respaldo, incluyendo la boleta de depósito a la nota de crédito cuando la Misión realiza la transferencia. Revisa y aprueba el CUR correspondiente o bien lo traslada al Ministerio de Finanzas Públicas para su registro como en el caso de los CUR de ingresos. Imprime los CUR de Devolución y

Contables para el archivo correlativo correspondiente.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Ingreso por Tarjetas de Identificación Consular Guatemalteca -

TICGS-Código: 215-20


1. NORMATIVA NORMAS Los ingresos consulares que se depositan deben

realizarse inmediatamente e íntegramente al Banco de Guatemala. Cada vez que exista cambio de piloto asignado a la Dirección Financiera, se informará al Banco de Guatemala y al Ministerio de Finanzas Públicas para autorizar realizar las gestiones pertinentes. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, artículo 16 Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Piloto Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recibe diariamente el giro con su respectiva integración de parte de las Misiones del servicio exterior a través del Departamento de Correspondencia. Revisa y registra diariamente la documentación en el control de ingreso consulares electrónico. Obtiene por consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica el tipo de cambio del día con relación al dólar para realizar la conversión de moneda. Prepara diariamente las boletas para depositar a las cuentas que se detallan, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-20135 (adjunto anexos). Cuenta No. 111798-5 GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN INGRESOS PRIVATIVOS TESORERIA NACIONAL, en concepto de Tarjetas de Identificación Consular-TICGS. Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación al piloto asignado a la Dirección Financiera para realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación de parte del operador del Banguat y traslada al Jefe de caja para finalizar el registro y control. Recibe documentación y realiza una integración para adjuntar a la copia del formulario de Registro de Ingreso de Divisas (forma A-20135)y procede a registrar en Sistema SICOIN-WEB, el Comprobante Único de Registro, -CUR- de ingreso. Traslada al Jefe de Caja para su revisión aprobación en el Sistema SICOIN-WEB y firma. Recibe la documentación e ingresa en Sistema SICOIN-WEB, revisa, aprueba, imprime y firma el CUR de ingresos.

Analista de Ingresos Consulares Analista de CUR

11 12 13 14 15

Traslada al Analista de Ingresos Consulares para archivo y resguardo de la documentación. Recibe documentación y procede a archivar en correlativo por número de CUR. Imprime el reporte mensual de ingresos por TICGS , concilia el saldo y archiva. Traslada mensualmente los CUR de ingresos a la persona encargada de Archivo UDAF, del Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente. Recibe documentación y archiva.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Registro de Libros de Cuentas Corrientes Código: 215-21


1. NORMATIVA NORMAS Toda creación de cuentas bancarias debe tener la

autorización del Ministerio de Finanzas Públicas y Banco de Guatemala. Todos los libros de Bancos deben ser autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Los Estados de cuentas bancarias oficiales mensuales los recibirá únicamente el Departamento de Contabilidad para las Conciliaciones. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.


Paso ACCIÓN

Analista de Bancos 1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe oportunamente la documentación de respaldo de ingresos y erogaciones bancarias. Registra diariamente en el libro de bancos los movimientos ingreso por medio de nota de crédito y boleta de depósito en las Cuentas Bancarias del Ministerio. Registra diariamente en el libro de bancos los movimientos de erogaciones por medio de notas de débito y cheques emitidos.

Determina diariamente los saldos de Bancos y los reporta al Jefe de Caja. Archiva diariamente los Voucher de los cheques emitidos, Hojas de Seguridad y demandas utilizada conforme al movimiento bancario de ingresos y salidas. Imprime las hojas móviles del libro de Bancos, cuando proceda, para ser trasladas al Departamento de Contabilidad temporalmente para la elaboración de la conciliación bancaria mensual. Recibe la devolución del libro de Bancos las conciliaciones bancarias efectuadas mensualmente por parte del Departamento de Contabilidad. Resguarda los libros de Bancos y archivar las copias de las conciliaciones Bancarias recibidas.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Registro y control del Formulario 63-A2 del Servicio Exterior

Código: 215-22 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir los Formularios 63-A2 originales debidamente firmado por el Jefe de las Misiones de Guatemala en el Exterior. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.



Paso ACCIÓN

Analista de Ingresos Consulares 1 2 3 4 5 6

Recibe los recibos 63-A2 originales de las diferentes Misiones en el exterior a través del Departamento de correspondencia. Clasifica y registra en control electrónico los formularios 63-A2 y entrega los mismos a : Analista de Fondo Rotativo de Planta Central: por concepto de pago de sueldos de los Asistentes Consulares y Migratorios de diferentes Consulados de Guatemala en Estados Unidos, fondos extraordinarios por funcionamiento, reintegro de viáticos, reintegro de boletos, fondos extraordinarios por

repatriación, etc. Analista de Remesas al Exterior: por concepto de pago a Organismos Internacionales, compra de vehículos, etc. Archiva los 63-A adjuntando a la copia de la nota por concepto de Sueldos del personal del servicio exterior y fondo rotativo mensual de las diferentes Misiones del servicio exterior. Remite los 63-A2 a las Misiones cuando alguno contiene error para su reposición. Traslada el 63-A2 al Analista de Remesas Consulares para su envío. Traslada mensualmente al Departamento de Correspondencia los 63-A2 para su envió por valija diplomática.


* === Departamento de Caja Procedimiento: Traslado de CUR para resguardo Código: 215-23


1. NORMATIVA NORMAS Todos los Comprobantes Únicos de Registro, excepto

los de Ingresos y Devolución pasan por el Departamento de Caja, se trasladan completos en los primeros 10 días hábiles de cada mes al Departamento de Contabilidad para su archivo y resguardo. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento.


Paso ACCIÓN

Analista de Bancos 1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe con conocimiento por parte de la Secretaría de Dirección Financiera los CUR aprobados por la Directora Financiera y/o Subdirector Financiero. Registra en el control auxiliar los CUR recibidos, detallando la fecha y el monto de los mismos. Clasifica los CUR por Pagos de Proveedores, Prestaciones e Indemnización, Exterior, Privativos y Cancillería. Anota en el Control de CUR entregados a Contabilidad y Traslada únicamente los CUR de Proveedores, Prestaciones e Indemnización a la

Encargada de Archivo de CUR del Departamento de Contabilidad para que estos sean archivados. Entrega los CUR del Exterior al Encargado de Remesas al Exterior de DepTo de Caja para que sean Operados en la cuenta corriente de Fondo Rotativo del Exterior. Entrega los CUR de Cancillería y Privativos a los Analistas de Fondo Rotativo Local y Fondos Extraordinarios respectivamente para operar en los controles auxiliares del Departamento de Caja. Recibe la devolución de CUR de los Encargados de Fondos Rotativos Locales y Fondos Extraordinarios. Traslada bajo conocimiento los CUR de Privativos y de Cancillería a la persona Encargada de Archivo de UDAF en el Depto de Contabilidad.

PRESUPUESTO


* === Departamento de Presupuesto Procedimiento: Aprobación de Constancia de Disponibilidad

Presupuestaria Código: 216-1


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de Constancia de Disponibilidad

Presupuestaria (CDP), debe contar con la firma del Director o Subdirector de la Dirección interesada y visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior que corresponda.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No.415-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. Artículo 26 Bis. del Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Presupuesto”. Acuerdo Ministerial 035 del 10 de febrero de 2012.


Paso ACCIÓN

Dirección interesada Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Operación SIGES Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Operación SIGES

1 2 3 4 4.1 5 6 7 8 9

Elabora memorándum solicitando la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). Recibe y revisa la solicitud presentada por la Dirección interesada y traslada al Analista de Operación SIGES para su elaboración. Recibe y verifica la disponibilidad presupuestaria y programa las reservas en el Sistema de Gestión (Siges), asignando la partida presupuestaria correspondiente. Solicita en el Siges, el comprobante de la CDP, elabora el memorándum de respuesta y traslada. Si no existiera disponibilidad presupuestaria, elabora memorándum de respuesta para notificar a la Dirección interesada, considerando la solicitud en modificación presupuestaria, en caso sea autorizada. Recibe y revisa la documentación y proceso realizado, corroborando la disponibilidad presupuestaria. Aprueba la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria en el Siges e imprime el Comprobante. Verifica y firma el memorándum de respuesta y traslada el expediente. Recibe expediente finalizado y lo entrega a la Dirección interesada, solicitando firma de recibido. Archiva en forma correlativa la solicitud recibida y el memorándum enviado.


* === Departamento de Presupuesto Procedimiento: Elaboración del CUR de Compromiso Código: 216-2


1. NORMATIVA NORMAS Toda Orden de Compra que se traslade para la

elaboración del Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso, debe estar firmada y sellada por los responsables del registro y deberán acompañar los documentos que correspondan de acuerdo con la naturaleza del proceso de compra.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No.415-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones

Exteriores”. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Presupuesto”.


Paso ACCIÓN

Analista de Operación SIGES Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Operación SIGES

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe el expediente del Analista de Programación y Operaciones, verificando que la documentación adjunta incluya el original del Pedido de Bienes y Servicios, o certificación en original del nombramiento, en caso de boletos aéreos, Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y Orden de Compra. Revisa que la documentación adjunta cumpla con los requisitos según las normativas vigentes, según sea el caso. Verifica el estatus de AUTORIZADO de la Orden de Compra en el Sistema de Gestión (Siges), y corrobora que los datos registrados coincidan con la documentación de soporte. Crea el Comprobante Único de Registro (CUR) de compromiso, recuperando todos los datos de la Orden de Compra y procede a grabar la estructura presupuestaria a la cual será afectado el gasto, monto del gasto y registra el documento. Anota en la Orden de Compra, el número de CUR generado; solicita, firma, sella de responsable y traslada. Recibe el expediente y revisa la información contenida en el CUR generado. Aprueba la operación realizada en el Sistema de Contabilidad Integrada (Sicoin), imprime, firma, sella y traslada. Recibe el expediente llena el formulario de traslado de expediente y entrega al Analista de Programación y Operaciones.


* === Departamento de Presupuesto Procedimiento: Modificación de Constancia de Disponibilidad

Presupuestaria Código: 216-3


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de modificación de Constancia de

Disponibilidad Presupuestaria (CDP), debe contar con la firma del Director o Subdirector interesado,

adjuntando Resolución de autorización por parte de la Autoridad Superior.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No.415-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. Artículo 26 Bis. del Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Presupuesto”. Resolución de autorización de la Autoridad Superior.


Paso ACCIÓN

Dirección interesada Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Operación SIGES Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Operación SIGES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elabora memorándum de solicitud de modificación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) con la justificación correspondiente. Elabora proyecto de resolución y traslada a la Autoridad Superior para autorización y firma. Traslada al Departamento de Presupuesto. Recibe y revisa la solicitud presentada por la Dirección interesada y traslada al Analista de Operación SIGES para su elaboración. Recibe y verifica la disponibilidad presupuestaria, según corresponda, y registra la modificación de la CDP en el Sistema de Gestión (Siges), con base a lo indicado en la Resolución de autorización. Digitaliza la Resolución y la adjunta a los registros del Siges. Solicita en el Siges, el comprobante de la CDP, elabora el memorándum de respuesta y traslada. Recibe y revisa la documentación y proceso realizado, corroborando la disponibilidad presupuestaria. Aprueba la modificación a la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria en el Siges e imprime el Comprobante. Verifica y firma el memorándum de respuesta y traslada el expediente. Recibe expediente finalizado y lo entrega a la Dirección interesada, solicitando firma de recibido. Archiva en forma correlativa la solicitud recibida y el memorándum enviado.


* === Departamento de Presupuesto Procedimiento: Rendición de Fondos Rotativos del Servicio Exterior

Código: 216-4


1. NORMATIVA NORMAS Los expedientes que se reciban para su verificación, registro, consolidación en el programa interno y en el Sistema de Contabilidad Integrada (Sicoin) deben contar con la documentación de soporte original.

BASE LEGAL Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Presupuesto”. Numeral 17 del Artículo 71 del Acuerdo Gubernativo No.415-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. Acuerdo Ministerial que regula la rendición de fondos rotativos del servicio exterior. Acuerdos Ministeriales de creación de Fondos Rotativos Internos. Manual de Rendición de Fondos Rotativos.


Paso ACCIÓN

Embajada y/o Consulado Departamento de Correspondencia Unidad de Auditoria Interna Analista de Fondo Rotativo Exterior Jefe del Departamento de Presupuesto Director Financiero y/o Subdirector Financiero Analista de Fondo Rotativo Exterior

1 2 3 4 5 5.1 6 7 8 9

Realiza la integración de la rendición del fondo rotativo, y envía el expediente original al Departamento de Correspondencia de las oficinas centrales del Ministerio de Relaciones Exteriores. Recibe y traslada los expedientes en original a la Unidad de Auditoria Interna, para su verificación previa a la regularización de gastos. Recibe y verifica los documentos que integran la rendición, emite observaciones y traslada. Recibe el expediente original de la Unidad de Auditoria Interna (UDAI) y registra en el control de expedientes de Fondos Rotativos del Servicio Exterior. Revisa y verifica si el expediente contiene observaciones y revisa la aplicación de los renglones presupuestarios. Si el expediente no contiene observaciones y los renglones son aplicados correctamente, asigna código de registro interno para la rendición. Si el expediente tiene observaciones de la UDAI o requiere de modificaciones por aplicación de renglones presupuestarios, elabora nota dirigida al Jefe de Misión, solicitando las correcciones que correspondan o la documentación que haga falta y traslada para su revisión. Revisa la nota, firma, sella y traslada para visto bueno de la Dirección Financiera. Firma y sella la nota y devuelve. Recibe y digitaliza la nota firmada, trasladándola vía correo electrónico a la Misión, Embajada o Consulado que corresponda, dando seguimiento a lo solicitado en la misma. Recibe las modificaciones solicitadas y coordina con la UDAI para establecer si las mismas fueron atendidas satisfactoriamente.

Jefe del Departamento de Presupuesto Analista de Fondo Rotativo Exterior

9.1 10 11 12 13 14 15 16 17

Si las modificaciones solicitadas no fueron atendidas satisfactoriamente, realiza nuevamente los pasos 6 al 9. Si las modificaciones solicitadas requieren de mayor tiempo para ser atendidas, extrae de la rendición, la documentación afecta (considerándose esta como ‘Gasto Retenido’) y da trámite al resto de la rendición, asignándole código de registro interno. Los gastos retenidos se tramitan al ser solventados. Completa el expediente con la documentación de soporte correcta y da trámite al mismo, asignándole código de registro interno. Ingresa la rendición o liquidación, por renglón de gasto, al programa interno, registrando el tipo de cambio del Banco de Guatemala con el que se realizó la compra de divisas, para el registro en Dólares de los Estados Unidos de América y en Quetzales. Imprime la integración, revisa, firma y sella como responsable de la elaboración. Registro el Documento de Rendición de Fondo Rotativo (FR03) en el módulo de Fondos Rotativos del Sistema Integrado de Contabilidad (Sicoin), ingresando la estructura presupuestaria correspondiente en Quetzales. Corrobora la información ingresada y solicita el Documento de Rendición de Fondo Rotativo (FR03) y traslada. Recibe y revisa el expediente y los registros ingresados en el Sicoin. Aprueba el Documento de Rendición de Fondo Rotativo (FR03), imprime, firma, sella y traslada. Recibe el FR03 y registra la información en los controles correspondientes, elabora el conocimiento para el traslado del expediente y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad.


* === Departamento de Presupuesto Procedimiento: Solicitud y Programación de Cuotas Financieras

Código: 216-5


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de cuotas financieras debe ser entregada de acuerdo a las directrices y recomendaciones vertidas por la Dirección Técnica del Presupuesto. Asimismo, entregada en la fecha solicitada por el Departamento de Presupuesto.

BASE LEGAL Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Presupuesto”. Acuerdo Gubernativo No.415-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. Normas de Control y Contención del Gasto Público, emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas. Calendario de Reuniones Ordinarias del Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria (Copep) del Ministerio de Finanzas Públicas.


Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento de Presupuesto Responsable de la Unidad Compradora Analista de Programación Presupuestaria Jefe del Departamento de Presupuesto Director y/o Subdirector Financiero Analista de Programación Presupuestaria

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Solicita a los responsables de las Unidades Compradoras del Ministerio, estipuladas en el Sistema de Gestión (Siges), la programación cuatrimestral mensualizada de gastos a efectuarse. Verifica y programa los recursos que requiere durante el cuatrimestre/mes de acuerdo con su programación de compras y pagos, adjunta las justificaciones correspondientes de los pagos a realizar. Recibe las programaciones de gastos, realizadas por las Unidades Compradoras, y firma de recibido. Revisa e integra la información a nivel de fuente de financiamiento, grupo y rubro de gasto, verificando las disponibilidades financieras contra el respaldo presupuestario necesario, de acuerdo a las directrices y recomendaciones vertidas por el Analista de Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. Elabora el proyecto de justificación de programación de cuotas financieras, en base a la información presentada por las Unidades Compradoras. Elabora el proyecto de oficio para traslado del expediente al Ministerio de Finanzas Públicas. Integra el expediente completo y lo somete a consideración del Jefe del Departamento de Presupuesto.

Recibe, revisa y analiza el expediente completo y traslada a la Dirección Financiera para observaciones. Verifica la solicitud de cuotas financieras y los documentos, y traslada para el registro correspondiente en el Módulo de Programación del Sistema Integrado de Contabilidad (Sicoin). Recibe el proyecto de programación e ingresa la información y justificaciones, genera los Comprobantes de cuota normal, anticipo y regularización, según corresponda, en el Sicoin y traslada.

Jefe del Departamento de Presupuesto Director y/o Subdirector Financiero Analista de Programación Presupuestaria Dirección General de la Cancillería Analista de Programación Presupuestaria Autoridad Superior Analista de Programación Presupuestaria

11 12 13 14 15 16 17 18 19

Revisa los registros ingresados en el Sicoin, solicita e imprime los comprobantes, firma y sella como responsable y traslada. Revisa el expediente, firma y sella el oficio y comprobantes y devuelve. Traslada el expediente a la Dirección General de la Cancillería. Avala la programación rubricando el oficio y comprobantes y devuelve. Traslada el expediente al Despacho Superior para autorización. Firma y sella el oficio y comprobantes, autorizando la programación y devuelve. Envía la Programación de Cuotas Financieras a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando firma y sello de recibido. Archiva en forma correlativa las solicitudes recibidas y la copia del expediente enviado. Aprobada la solicitud de Cuotas Financieras, integra y registra en los controles internos la programación de cuotas aprobadas y notifica a las Unidades Compradoras y a la Dirección Financiera.

COMPRAS


* === Departamento de Compras Procedimiento: Adquisición de Boletos Aéreos por Comisión Oficial

Código: 217-1


1. NORMATIVA NORMAS Todo trámite de gestión de adquisición de boletos

aéreos para comisiones oficiales, deberá contar con la autorización a través del Nombramiento Administrativo, para la comisión oficial. Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas ajenas al pasajero realizar cambios y/o suspender el viaje deberá contar con la justificación correspondiente y la autorización de la Autoridad que nombró la comisión para que el Ministerio cubra la penalización, de lo contrario cualquier cambio será cubierto por el responsable.

BASE LEGAL Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático. Artículo 3, Acuerdo Gubernativo 397-98, Reglamento de Viáticos.


Paso ACCIÓN

Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Persona nombrada Analista de Compras

1 2 3 4 5 5.1 6 7 8 9

Recibe de la Dirección General, copia del nombramiento para la comisión oficial, en el cual se indica, el destino de la comisión, fecha de salida y fecha de regreso. Solicita a través de correo electrónico la cotización del boleto aéreo por lo menos a tres agencias de viaje, de acuerdo con la información establecida en el nombramiento, en función al Reglamento de Viáticos la cotización se realiza por la vía más directa en clase económica a excepción de los boletos del señor Ministro. Recibe las cotizaciones vía correo electrónico, revisa los datos personales del pasajero, fechas de viaje, destino y tarifas. Revisadas las cotizaciones, verificando que el monto total por comisión no pase de lo establecido para compra directa, somete a consideración del Jefe de Compras, la propuesta más favorable a los intereses del Ministerio. Verifica, las cotizaciones que la propuesta sea por la vía más directa así como económica y traslada. Si se trata de cotizaciones elevadas o itinerarios que por la falta de disponibilidad de espacios no sean por la vía más directa, coordinan con la Dirección Financiera y/o Dirección General de la Cancillería para la autorización si corresponde, a través de un visto bueno en la cotización. Con el aval del Jefe de Compras, o de la autoridad que corresponda, traslada al Departamento de Presupuesto para la asignación de la partida presupuestaria correspondiente. Con asignación de la disponibilidad presupuestaria, envía por correo electrónico la propuesta al pasajero para coordinación de horarios y agenda. Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios y confirma la aceptación del itinerario.Recibe de la persona nombrada o su asistente la aceptación o confirmación del

itinerario.

Jefe de Compras Analista de Compras

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Elabora la Orden de Compra a través del Sistema de Gestión -SIGES-, con los datos confirmados verifica, registra e imprime la orden del Sistema y traslada. Ingresa al Sistema de Gestión -SIGES-, filtra la Orden de Compra, revisa, autoriza, firma y traslada. Recibe la Orden Compra, firmada y traslada a la Agencia autorizando la emisión del boleto correspondiente. Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto emitido y traslada por la misma vía a la persona nombrada esperando confirmación de recibido. De existir cambios, y con la autorización correspondiente, gestionará los mismos con la Agencia de Viajes que emitió el boleto. Procede a generar un archivo electrónico de las cotizaciones realizadas indicando cual fue adjudicada. Con las cotizaciones ya impresas se adjunta al nombramiento respectivo para conformar el expediente y cualquier otra documentación complementaria cuando así sea requerida. Registra los datos necesarios en el cuadro de control interno y procede a solicitar las facturas correspondientes de acuerdo con la programación de pagos y con el crédito solicitado. Traslada el expediente con la orden

de compra al Analista de Conformación de Expedientes.


* === Departamento de Compras Procedimiento: Adquisición de boletos aéreos por movimientos de

personal Código: 217-2


1. NORMATIVA NORMAS Toda gestión de adquisición de boletos aéreos por

movimientos de personal, deberá contar con Acuerdo Gubernativo que autoriza el movimiento de personal y la instrucción por parte de la Dirección de Recursos Humanos Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas ajenas al pasajero realizar cambios y/o suspender el viaje deberá contar con la justificación correspondiente y la autorización de la Autoridad Superior para que el Ministerio cubra la penalización, de lo contrario cualquier cambio será cubierto por el responsable.

BASE LEGAL Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático. Artículo 3, Acuerdo Gubernativo 397-98, Reglamento de Viáticos.


Paso ACCIÓN

Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

1 2 3 4 5 6 6.1 7

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, copia certificada del Acuerdo Gubernativo de movimiento de personal y la instrucción respectiva.

Solicita vía correo electrónico al interesado indique las fechas de viaje en un máximo de 8 días, indicando que de lo contrario se procederá a emitir el boleto en base a las fechas en la instrucción, además solicita los documentos necesarios para documentar la emisión de los boletos (pasaporte, certificación de partida de nacimiento si viaja con hijos menores, declaración jurada de dependencia económica, si son hijos mayores dependientes acta o certificación de matrimonio, constancia legalizada si viajan hijos mayores de edad según corresponda entre otros) Recibe la información y documentación relacionada al numeral 2, y procede a solicitar vía correo electrónico las cotizaciones correspondientes, como mínimo a tres agencias de viaje, solicitando la vía más directa y clase económica. Recibe de las agencias de viaje las cotizaciones y procede a revisar datos personales, fechas itinerario, tarifas y clase. Revisadas las cotizaciones, verificando que el monto total por el viaje no pase de lo establecido para compra directa, somete a consideración del Jefe de Compras, la propuesta más favorable a los intereses del Ministerio. Verifica, las cotizaciones que la propuesta sea por la vía más directa así como económica y traslada. Si se trata de cotizaciones elevadas o itinerarios que por la falta de disponibilidad de espacios no sean directos, coordinarán con la Dirección Financiera y/o Dirección General para la autorización si corresponde, a través de un visto bueno en la cotización. Con el aval del Jefe de Compras, o de la autoridad que corresponda,

traslada al Departamento de Presupuesto para la asignación de la partida presupuestaria correspondiente.

Persona Nombrada Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Con la asignación de la disponibilidad presupuestaria, envía por correo electrónico la propuesta al pasajero para coordinación de horarios y agenda Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios y confirma la aceptación del itinerario. Recibe de la persona nombrada o su asistente la aceptación o confirmación del itinerario. Elabora la Orden de Compra a través del Sistema de Gestión -SIGES-, con los datos confirmados verifica, registra e imprime la orden del Sistema y traslada. Ingresa al Sistema de Gestión -SIGES-, filtra la Orden de Compra, revisa, autoriza, firma y traslada. Recibe la Orden Compra, firmada y traslada a la Agencia autorizando la emisión del boleto correspondiente. Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto emitido y traslada por la misma vía a la persona nombrada esperando confirmación de recibido. De existir cambios, y con la autorización correspondiente, gestionará los mismos con la Agencia de Viajes que emitió el boleto. Procede a generar un archivo electrónico de las cotizaciones realizadas indicando cual fue adjudicada. Con las cotizaciones ya impresas se adjunta al nombramiento respectivo

para conformar el expediente y cualquier otra documentación complementaria cuando así sea requerida. Registra los datos necesarios en el cuadro de control interno y procede a solicitar las facturas correspondientes de acuerdo con la programación de pagos y con el crédito solicitado. Traslada el expediente


* === Departamento de Compras Procedimiento: Pedidos de Bienes y Servicios Código: 217-3


1. NORMATIVA NORMAS El formulario de Pedidos de Bienes y Servicios tiene

que indicar, cantidad, unidad de medida, descripción del bien o servicio que se solicita, y la Justificación para la cual se requiere; y se realiza la gestión con base a la presentación del Pedido en el Departamento de Compras. Todo requerimiento de compra debe ser presentado al Departamento de Compras en el formato de Pedido de Bienes y Servicios, para poder tramitar la compra y el pago en el Sistema de Gestión –SIGES-, cheque o pago por caja chica, según las compras realizadas por la modalidad de compra directa, cotización, licitación y por excepción de este Ministerio. En el caso en que se adquieran bienes y servicios a diferentes proveedores, se le adjuntará una copia razonada del Pedido a cada factura recibida. Se rechazará la factura del proveedor cuando su monto supere al valor estimado del Pedido.

BASE LEGAL Artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 y Artículo 72. Capítulo VII, Nivel de Coordinación, del Reglamento Orgánico Interno del MINEX, Acuerdo Gubernativo 415-2003, reformado por los Acuerdos 205-2011 y 251-2011.


Paso ACCIÓN

Dirección Solicitante Asistente de Compras Jefe de Compras

1 2 3 4 5 6

Entrega el Departamento de Compras el formulario de Pedido de Bienes y Servicios solicitando la compra (Ver formato en anexo). Recibe Pedido de Bienes y Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, caso contrario no es recibido y se regresa para su respectiva corrección. Si la Información del Pedido de Bienes y Servicios es correcta se procede al ingreso respectivo del pedido, registrando en el control auxiliar electrónico toda la información que se refleja en el mismo. El Pedido de Bienes y Servicios revisado se procede a numerarlo en forma correlativa y se fotocopia para el archivo interno correlativo del departamento. Se solicita la Asignación de la partida presupuestaria al Departamento de Presupuesto. Se traslada el Pedido original al


* === Departamento de Compras Procedimiento: Compras por la modalidad de Licitación Código: 217-4


1. NORMATIVA NORMAS Todo requerimiento de compras y/o servicios que se

estime el monto mayor a Q. 900,000.00 y no exista en el catálogo de Contrato Abierto, corresponde a contratarse a través de la modalidad de Licitación.

BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 17. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Directores y Jefes de Departamento Analista de Procesos Especialista Jurídico Analista de Procesos

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Solicita por medio del Pedido de Bienes y Servicios, adjuntando las especificaciones generales, técnicas, disposiciones especiales, Dictamen técnico y la justificación de la compra para proceder al trámite correspondiente. Recibe nota de entrega con el formulario de Pedido de Bienes y Servicios autorizado por la autoridad administrativa superior de la entidad, adjunto las especificaciones generales, técnicas y disposiciones especiales y dictamen técnico correspondiente por el personal con conocimiento en los servicios, bienes o suministros que se requieren. Elabora el cronograma para establecer la fecha de inicio del proceso, los plazos de Ley que deben de cumplirse y la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del Servicio o la recepción de los bienes y suministros requeridos. Prepara las bases de licitación correspondientes y solicita al departamento de Presupuesto el renglón a afectar previo a la publicación del proyecto de bases. Realiza la publicación del Proyecto de Bases a través del Portal de Guatecompras con el usuario comprador hijo operador los plazos establecidos en la Resolución 11-2010 emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas. Da seguimiento a las observaciones de los contratistas si las hubiera del proyecto de bases de licitación publicadas, de no existir observaciones procede a realizar la solicitud correspondiente por medio de memorándum, del Dictamen jurídico, previo a la aprobación de las bases. Elabora la opinión Jurídica favorable o devuelve el proyecto de bases para corrección y elabora el proyecto de contrato previo a la aprobación de las bases por la Autoridad Superior Administrativa. Recibe memorándum con la opinión jurídica y gestiona la aprobación de

las bases por parte de la autoridad superior administrativa previo a la publicación a través del portal Guatecompras. Posterior a recibir la Resolución de la aprobación de las bases, publica las bases de licitación a través del portal de Guatecompras, anexando los siguientes documentos: Pedido de Bienes y Servicios; invitación a ofertar por el Jefe de

Jefe de Compras Analista de Procesos Autoridad Superior Analista de Procesos Junta de Licitación

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Compras; Bases de Licitación incluyendo las especificaciones generales, técnicas y disposiciones especiales; dictamen técnico; opinión jurídica; proyecto de contrato; resolución de aprobación de bases; formato de oferta y modelo de certificación bancaria. Solicita a Dirección General de Cancillería el salón donde se llevará a cabo el acto de recepción, calificación, análisis y adjudicación de la negociación respectiva, previo la convocatoria pública Revisa la información ingresada en el portal de Guatecompras y procede a la publicación oficial estableciendo en ese momento la fecha para la recepción de las ofertas establecida por la Ley de Contrataciones. Prepara el diseño de invitación de la licitación para su publicación en el Diario Oficial, cuya publicación no deberá exceder de cinco días a partir del ingreso oficial en el portal de Guatecompras. Verifica en el portal de Guatecompras si existen preguntas relacionadas a la publicación por parte de los proveedores interesados en ofertar para dar respuesta oportuna de las mismas en el tiempo establecido por la Ley de Contrataciones. Nombra y convoca mediante acuerdo Ministerial a los servidores

públicos que integrarán la Junta de Licitación que conocerán, calificarán y adjudicarán la negociación de ser procedente. Notifica a los miembros de la Junta de Licitación convocada por la Autoridad Superior, quienes no podrán excusarse de asistir a la convocatoria para la recepción, calificación y adjudicación de la negociación requerida. Elabora el acta de recepción de ofertas, el día establecido anotando en la misma los nombres de las entidades oferentes y el monto ofertado y traslada al encargado de procesos de cotización para su publicación a través del portal de Guatecompras indicando los nombres, los montos, las fianzas de sostenimiento de oferta recibidas así como los NIT de los integrantes de la Junta de Licitación requisitos que requiere el portal de Guatecompras. En caso de ausencia de ofertas la Junta de Licitación deberá suscribir el acta de ausencia de ofertas para proceder a prorrogar el plazo para la recepción de ofertas Si recibiera menos de tres ofertas firmes como lo establece la Ley, deberá solicitar

Analista de Procesos Junta de Licitación Analista de Procesos Junta de Licitación Analista de Procesos Autoridad Superior

19 20 21 22 23 24 25 26 27

autorización a la autoridad administrativa superior, para conocer las ofertas recibidas y al recibir la autorización podrá continuar conociendo las ofertas si las mismas cumplen con los requisitos fundamentales establecidos en el documento de bases. Recibe el expediente de la Junta de Licitación y realiza la publicación del acta de recepción de ofertas y da seguimiento a los documentos correspondientes según proceda. En el caso que no hubiera oferentes, da seguimiento a la resolución emitida por la Autoridad Superior para realizar la publicación respectiva a través del portal Guatecompras para prorrogar el plazo para recibir las ofertas. Reciben, analizan y califican las

ofertas y suscriben el acta de adjudicación respectiva, trasladaran al encargado de procesos de cotización para su publicación y notificación respectiva. Recibe expediente de la Junta de Licitación para su publicación a través del portal Guatecompras (solicitud de aclaración y acta de adjudicación). Verifica la recepción de las inconformidades establecido por la Ley de Contrataciones del Estado. Recibe por medio del portal Guatecompras una inconformidad y prepara las respuestas en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones, trasladar al encargado de procesos para su publicación a través del Usuario Comprador Padre en el portal Guatecompras. Concluido el plazo para inconformidades, la Junta de Licitación traslada a la autoridad superior, el expediente por medio de oficio para la aprobación o improbación de la oferta adjudicada. Solicita al Departamento de Presupuesto la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- y da seguimiento a la resolución respectiva de aprobación o improbación de la adjudicación de la Junta de Licitación, emitida por la Autoridad Administrativa Superior, la cual deberá notificarse a través del portal de Guatecompras para la cual deberá dejarse el plazo de 10 días hábiles establecido por la Ley para impugnaciones que puedan presentar los oferentes si lo consideran procedente. Aprueba la adjudicación de Junta de Licitación.

Analista de Procesos Especialista Jurídico Representante Legal del Contratista y la Autoridad Superior El Representante Legal del Contratista Autoridad Superior Analista de procesos Autoridad Superior Comisión Receptora Analista de procesos

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Tramita a través de memorándum la solicitud ante la Dirección de Jurídicos la minuta del proyecto de contrato para la suscripción respectiva. Preparará proyecto de contrato administrativo. Suscriben el contrato en papel membretado, rubrican cada hoja al margen y firman al final, en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito, para la compra de bienes y suministros realiza la gestión de fianza de garantía de calidad y coordina la entrega de la(s) misma(s) con el encargado de procesos previo a la aprobación del contrato. Aprueba el contrato suscrito contra la presentación de la Fianza de cumplimiento. Gestiona ante la Dirección o Departamento que requirió el bien o servicio el inicio de la vigencia del contrato hasta su finalización. Gestiona el nombramiento de una comisión receptora quien se encargará de recibir los bienes o suministros requeridos, los cuales deberán ingresar al almacén y si fuera de bienes también se deberá ingresar al inventario de la Institución. Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora con tres servidores públicos para recibir parcial o totalmente los bienes o suministros requeridos. Reciben los bienes o suministros requeridos, procede a verificar lo requerido y lo ofertado suscribiendo el acta de recepción así como del ingreso al almacén e inventarios si fuera procedente y requerir la fianza de garantía de calidad correspondiente. Envía una de copia del contrato suscrito a la Contraloría General de Cuentas, el cual a más tardar el día hábil siguiente, se publica a través del Portal de Guatecompras.

Pública en el portal Guatecompras, la nota de envío a la Contraloría General de Cuentas y Constancia de publicación del contrato enviado a la Contraloría General de Cuentas, nota de envío y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-.

39 40 41

Traslada copia física del contrato suscrito a la Entidad adjudicada o vía correo electrónico; a la Dirección General de la Cancillería; Dirección de Asuntos Jurídicos y a la persona encargada de órdenes de compra de pagos por acreditamiento. Publica en Guatecompras el “status” de finalizado adjudicado. Traslada bajo conocimiento el expediente foliado


* === Departamento de Compras Procedimiento: Compras por la modalidad de Proveedor Único Código:

217-5


1. NORMATIVA NORMAS Los miembros de las comisiones receptoras deberán

ser servidores públicos. Se realizarán contrataciones de compras y servicios por modalidad de excepción, estableciendo la calidad de proveedor único.

BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado Artículo 44 y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 20.


Paso ACCIÓN

Solicitante Especialista de Procesos de Compras Especialista Jurídico Autoridad Superior Especialista en procesos de compras Autoridad Superior Comisión Receptora

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Establece los requerimientos por medio del Pedido de Bienes y Servicios, adjuntando las bases de contratación y la justificación de la compra para proceder al trámite correspondiente. Recibe el formulario de Pedido de Bienes y Servicios autorizado por la autoridad administrativa superior de la entidad, adjunto las bases de contratación y dictamen técnico correspondiente por el personal con conocimiento en los servicios, bienes o suministros que se requieren. Elabora el cronograma para establecer la fecha de inicio del proceso, los plazos de Ley que deben de cumplirse y la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del Servicio o la recepción de los bienes y suministros requeridos. Elabora los términos de referencia, correspondientes y requiere del Departamento de Presupuesto el renglón a afectar previo a la publicación de la convocatoria. Elabora el Dictamen Jurídico favorable o devuelve el proyecto de bases de ser procedente y elabora el proyecto de contrato previo a la aprobación de las bases por la Autoridad Superior. Resuelve la aprobación de los términos de referencia, para la publicación respectiva. Realiza la publicación de la convocatoria a través del Portal de Guatecompras con el usuario comprador hijo operador en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Realiza la gestión de publicación de convocatoria en el Diario de Centro América y otra en uno de los diarios de mayor circulación, invitando a los interesados en ofertar la contratación de los bienes, suministros o servicios solicitados, señalando día, hora y lugar para que presenten su disposición a ofertar.

Designa una comisión receptora, formada por tres miembros tienen que ser servidores Públicos. Si a la hora señalada no concurrieren interesados o se presentare uno solo lo hará

Especialista de procesos de compras Analista de Presupuesto Autoridad Administrativa Superior Especialista de procesos de compras Especialista Jurídico Funcionario o Delegado por la Autoridad Superior y Representante Legal de la Entidad Representante Legal de la Entidad Adjudicada Autoridad Superior Especialista de Procesos de Compras

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

constar en el acta de recepción y se procederá como corresponda de conformidad con los incisos a) y b) del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 20. Realizará la publicación del Acta de la comisión receptora y procederá a realizar las gestiones correspondientes para la suscripción de contrato o trámite de compra directa según corresponda. Solicita al departamento de presupuesto la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- y da seguimiento a la resolución respectiva de aprobación o improbación de la adjudicación de la Comisión Receptora, emitida por la Autoridad Superior, la cual deberá notificarse a través del portal. Extiende la constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- Emite la resolución correspondiente, previo a la suscripción del Contrato. Realiza la gestión de publicación de resolución emitida por la Autoridad Superior y trámite de solicitud de contrato. Preparará proyecto de contrato administrativo. Suscriben el contrato (firma) en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito, para la compra

de bienes y suministros realiza la gestión de fianza de garantía de calidad y coordina la entrega de la(s) misma(s) con el encargado de procesos previo a la aprobación del contrato. Posterior a la firma del contrato y entrega de la fianza de cumplimiento por el Representante Legal de la entidad adjudicada, procede a la aprobación del contrato suscrito. Da seguimiento en coordinación con la Dirección o Departamento que requirió el bien o servicio para que surtan efectos del contrato.

Autoridad Administrativa Superior Comisión Receptora Especialista en Procesos de Compras

21 22 23 24 25 26

Con el contrato de compra de bienes y suministros, deberá darse seguimiento al nombramiento de una comisión receptora quien se encargará de recibir los bienes o suministros requeridos, los cuales deberán ingresar al almacén y si fuera de bienes también se deberá ingresar al inventario de la Institución. Convocará a través de memorándum la comisión receptora que recibirá parcial o totalmente los bienes o suministros requeridos. Recibirá de conformidad los bienes o suministros requeridos, procederá a verificar lo requerido y lo ofertado suscribiendo el acta de recepción así como del ingreso al almacén e inventarios si fuera procedente y recibiendo la fianza de garantía de calidad correspondiente. Envío de copia del contrato suscrito a la Contraloría General de Cuentas, el cual a más tardar el día hábil siguiente de enviado a la Contraloría, se publica a través del Portal de Guatecompras. Realiza a través del portal Guatecompras, la publicación del contrato enviado a la Contraloría General de Cuentas, nota de envío y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- Traslada el Expediente para los efectos de control y archivo al Departamento de Contabilidad.


* === Departamento de Compras Procedimiento: Manejo de Fondo de Caja Chica Código: 217-6


1. NORMATIVA NORMAS Para el manejo, custodia y control del fondo fijo de

caja chica, deberá existir el reglamento específico que regule el procedimiento.

BASE LEGAL Acuerdo Ministerial No. 295 del 5 de julio de 2012.


Paso ACCIÓN

Jefe de Compras Dirección Financiera Jefe de Compras Departamento de Caja Analista de Caja Chica Jefe de Compras

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Revisa y analiza el monto y rotación del Fondo Fijo de caja chica del año anterior. Posterior al análisis solicita a la Dirección Financiera se autorice la constitución del fondo fijo de caja chica indicando el monto. Autoriza y coordina la Constitución del fondo de caja chica para el departamento de compras. Una vez aprobado la constitución del fondo de caja chica a través de Acuerdo Ministerial, procede a nombrar por escrito al encargado (a) de caja chica. Elabora la solicitud para el Departamento de Caja indicando el nombre del (a) encargado (a) del fondo de caja chica. Emite el cheque por el monto aprobado en el Acuerdo Ministerial a nombre de la persona nombrada por el Jefe de Compras. Recibe el cheque, revisa y procede a cambiarlo por el efectivo. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento de manejo de caja chica, deposita el efectivo en un lugar seguro, siendo el encargado (a) de caja chica el responsable del manejo, recepción, custodia y control de los recursos recibidos. Para entrega de efectivo, liquidación de vales, solicitud de reintegro se rige por lo establecido en el Reglamento de manejo de caja chica. Conforme recibe las liquidaciones de los vales entregados o conforme los pagos efectuados trasladará diariamente la documentación a Presupuesto para su control y registro correspondiente, así como la asignación de la partida presupuestaria para la Liquidación y reintegro de caja chica. Procede a elaborar la liquidación correspondiente con la documentación de respaldo del gasto efectuado y traslada al Jefe de Compras para su revisión. Revisa y firma la liquidación elaborada por el Encargado (a) de

Caja Chica, previo a trasladar al Departamento de Contabilidad para su revisión y visado respectivo.

Departamento de Contabilidad Departamento de Caja Analista de Caja Chica

13 14 15

De existir alguna corrección en la Liquidación de Caja Chica, devolverá el expediente al Encargado (a) de Caja Chica para que proceda a corregir, previo a continuar con su trámite. Caso contrario, traslada al Departamento de Caja para la emisión del cheque correspondiente. Verificará la documentación y procederá a elaborar el cheque de reintegro, para su posterior entrega al Encargado (a) de Caja Chica. Realiza el canje del cheque para mantener disponibilidad de efectivo.


* === Departamento de Compras Procedimiento: Registro de Orden de Compra en el sistema SIGES Código:

217-7


1. NORMATIVA NORMA Todo requerimiento de compra mayor a Q. 1,000.01

debe ser presentado al Departamento de Compras en el formato de Pedido de Bienes y Servicios, para poder tramitar la compra y el pago en el Sistema de Gestión –SIGES-, cuando tenga cuenta registrada, de las compras realizadas por modalidad de compra directa, cotización, licitación y por excepción de este Ministerio. Se consideran compras directas de bienes y servicios las comprendidas hasta Q.90,000.00, y es el Departamento de Compras de la Dirección Financiera, quien centralizará las mismas.

Cuando las compras sean mayores a Q.10,000.00 se requerirá dos cotizaciones, y cuando sean mayores a Q.50,000.00, se deberá solicitar como mínimo tres ofertas a diferentes proveedores, tales cotizaciones pueden recibirse por medio de correo electrónico con nombre de contacto y número telefónico y en papel necesariamente deberá estar firmada, y así determinar por medio de un cuadro comparativo cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del MINEX. Deberá justificarse por medio de nota firmada por el Jefe de Compras sobre la imposibilidad de obtener más de una cotización al tratarse de proveedor único. En el caso de compras de equipo informático, deberá acompañarse dictamen técnico especificando las características del equipo que se considera conveniente adquirir para uso de la Dirección Solicitante. Las compras por proceso de cotización están consideradas entre Q.90,000.01 hasta Q.900,000.00, y las compras por proceso de licitación están consideradas arriba de Q.900,000.01.

BASE LEGAL Artículo 72 del Reglamento Orgánico Interno del MINEX, Acuerdo Gubernativo 415-2003, reformado por los Acuerdos 205-2011 y 251-2011; y Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92.


Paso ACCIÓN

Analista de Programación y Operaciones Jefe de Compras Analista de Presupuesto Analista de Programación y Operaciones Encargado del Almacén Analista de Programación y Operaciones

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe el Pedido de Bienes y Servicios con partida presupuestaria y verifica que se le haya adjuntado las cotizaciones, incluyendo la autorizada para los casos de compra directa; si corresponde al proceso de cotización o licitación se debe adjuntar toda la documentación legal para publicarse en Guatecompras. Verifica que la documentación de soporte para la elaboración de la orden de compra sea la correcta, y registra en el Sistema de Gestión -SIGES- las órdenes de compra (se adjunta copia) en función a las solicitudes de las diferentes Direcciones de Cancillería Elabora la Orden de Compra a través del Sistema de Gestión -SIGES-, con los datos confirmados, verifica, registra e imprime la orden del Sistema y traslada. Ingresa al Sistema de Gestión -SIGES-, filtra la Orden de Compra, revisa, autoriza, firma la orden de compra impresa y traslada. Aprueba la orden de compra antes de ordenar la entrega de bienes y prestar los servicios, genera el CUR de compromiso y devuelve. Procede a trasladar orden de compra con CUR de compromiso solicitado al Departamento de Contabilidad para que se apruebe el CUR de compromiso. Escanea la orden de compra y expediente al Asistente de Compras para que proceda a la notificación de la adjudicación al proveedor, para confirmarles sobre la adquisición de los bienes y/o servicios. Recibe bienes y/o suministros, procede a darles ingreso al Almacén, y traslada la factura y el formulario de ingreso al Almacén, al Analista de Programación y Operaciones. Procede con la conformación del expediente para trasladarlo a visa y posteriormente liquidarlo en el SIGES: El expediente debe incluir pedido de bienes y servicios en

original, cotización del proveedor adjudicado y/o cotizaciones de respaldo, factura razonada o con formulario de ingreso al Almacén y la constancia de ingreso al Inventario, copia de tarjetas de responsabilidad y constancia de ingreso del bien al SICOIN (cuando así lo requiera).) El expediente completo se

Jefe de Compras Analista de Presupuesto

10 11 12 13

traslada al Departamento de Contabilidad para su visado. Recibe expediente visado para poder proceder a la liquidación del devengado en el Sistema SIGES, según programación de pagos y con el crédito solicitado, verificando quincenalmente que la orden de compra con error se elimine del proceso en SIGES. Liquida la orden de compra con la factura del proveedor y traslada al Jefe de Compras para su autorización. Revisa y autoriza la liquidación de la orden de compra y traslada al Departamento de Presupuesto. Aprueba la liquidación de la orden de compra, emite el Comprobante Único de Registro devengado y traslada al Departamento de Contabilidad para aprobar el CUR de devengado.

CONTABILIDAD


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Operación en SICOIN y EXCEL de compras de activos

fijos (Grupo 3) Código: 218-1


1. NORMATIVA NORMAS Las compras de activos fijos se deberán operar con

base a la fotocopia de factura, la cual debe de contener nombre y NIT correctamente del Ministerio de Relaciones Exteriores, fecha de adquisición de los mismos, datos exactos del bien que se está adquiriendo, valores unitarios y totales de los bienes, partida presupuestaria y nombre de la unidad administrativa y funcionario que lo está solicitando.



Paso ACCIÓN

Departamento de Compras Técnico de Inventarios I Técnico de Inventarios II Técnico de Inventarios I Técnico de Inventarios II

1 2 3 4 5 6 7 8

Presenta la fotocopia de la factura al Coordinador de Inventarios, con los datos claros del bien que se está adquiriendo, valores unitarios y totales, partida presupuestaría y nombre del funcionario o empleado que solicitó el bien. Recibe fotocopia de factura, con el nombre del funcionario o empleado que será el responsable de dicho bien y procede a verificarlo físicamente, comprobando todos los datos de la factura (descripción del bien, marca, modelo, serie, color y cualquier otra característica importante del mismo). Traslada para proceder a ingresar todos los datos al EXCEL y luego a SICOIN creando tanto el código interno como el de SICOIN. Traslada la codificación del bien para que este proceda a etiquetar el bien. Traslada para la elaboración de la Tarjeta de responsabilidad e imprime la misma. Traslada al responsable de la Unidad Administrativa la tarjeta de responsabilidad para que proceda a entregar el bien y recoger la firma de la tarjeta de responsabilidad. Traslada la tarjeta de responsabilidad para que proceda a terminar de ingresar los datos en el EXCEL, (No. de tarjeta, fecha de Tarjeta y Nombre del Responsable). Traslada al responsable de la


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Registro de bienes durables (activo fijo) Código: 218-2


1. NORMATIVA NORMAS Todo requerimiento de bienes durables (activos fijos)

debe hacerse por medio de un memorándum dirigido a la Dirección General de la Cancillería.


Paso ACCIÓN

Analista de Contabilidad Coordinador de Inventarios Analista de Contabilidad

1 2 3 4 5 6 7

Recibe copia de factura, con la partida presupuestaria, por cualquier adquisición de un activo fijo. Procede a revisar el bien físicamente, para verificar el número de serie, color, etc. Asigna un número de control interno, con el cual se ingresa a la hoja Excel con todos los datos de identificación. Procede a ingresar el bien en el sistema SICOIN. Elabora la tarjeta de responsabilidad, se imprime y se lleva para firma del responsable del bien. Firma la tarjeta de responsabilidad y traslada. Archiva la tarjeta en forma correlativa.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Conciliaciones bancarias Código: 218-3


1. NORMATIVA NORMAS Para poder tener un control adecuado en el

movimiento de todas las cuentas bancarias, se hace necesario practicar una conciliación bancaria dentro de los primeros días del mes siguiente, al mes que se debe revisar.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Analista de Contabilidad Analista de Caja Analista de Contabilidad Jefe de Contabilidad Analista de Contabilidad Jefe de Contabilidad Analista de Contabilidad

1 2 3 4 5 6 7

Recibe el estado de cuenta del banco, e inicia el proceso de la conciliación bancaria. Traslada el libro de banco. Revisa el estado de cuenta y compara con los movimientos del libro. Se prepara una hoja con los datos de la conciliación, imprime la hoja y traslada para su revisión. Revisa que las operaciones plasmadas en la hoja estén correctas y traslada para su operatoria en el libro autorizado. Transcribe la conciliación en el libro y firma de elaborado en el libro y traslada. Revisa las operaciones en el libro, firma de visto bueno y traslada. Devuelve el libro al Departamento de Caja y archiva la copia firmada.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Elaboración de CUR de devengado Código: 218-4


1. NORMATIVA NORMAS A efecto de poder pagar los compromisos adquiridos

por el Ministerio de Relaciones Exteriores, se genera el proceso de cancelación.



Paso ACCIÓN

Analista de Compras Analista de Presupuesto Jefe de Contabilidad Director Financiero Asistente de Dirección Financiera Analista de Caja Analista de Contabilidad

1 2 3 4 5 6 7

Genera la orden de liquidación y traslada. Revisa que los datos estén correctos, se procede a efectuar las retenciones que apliquen, y que los cálculos estén correctos, genera el CUR de devengado y traslada. Revisa que toda la documentación esté visada y en orden, se aprueba el CUR de devengado y traslada. Ingresa al SICOIN y revisa la información de la operación registrada contra el expediente, autoriza la Solicitud de Pago y traslada. Imprime el CUR de devengado, solicita la firma del Director Financiero y traslada. Revisa el expediente y traslada. Completa las firmas del CUR, revisa que estén completos los documentos de respaldo y se archiva el CUR en forma correlativa.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Traslado de bienes entre unidades administrativas

Código: 218-5


1. NORMATIVA NORMAS Cuando un bien es trasladado de una Unidad

Administrativa a otra, se hace necesario registrar el cambio para ubicarlo en donde corresponde.


Paso ACCIÓN

Analista de Contabilidad Coordinador de Inventarios

1 2 3 4 5 6

Los traslados se verifican en SICOIN con el número que se le ha asignado y se verifica a quien y que unidad está cargado y en qué estado permanece. Ya verificado el bien se procede a entrar a la unidad y buscar el usuario que tiene asignado el bien para su liberación y que este quede en estado de almacenado. Procede a buscar en el control que existe en Excel para copiar la información del usuario actual. Ya copiada la información se procede a crear un archivo en Excel para ingresar toda la información copiada para empezar a organizar todo lo

que se va a dar en traslado y se procede a sacar una impresión. Crea en el SICOIN un módulo donde se ingresara uno a uno todos los bienes que se copiaron en el archivo de Excel que se creó y que serán trasladados cabe mencionar que todos los bienes tienen que estar en estado de almacenado. Ya ingresados y verificados cada uno se procede a solicitar el modulo para su aprobación por el jefe inmediato.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Entrega de bienes que están en bodega Código: 218-6


1. NORMATIVA NORMAS Todo requerimiento para entrega de bienes que se

encuentran resguardados en las bodegas de Inventarios tiene que ser solicitado al encargado de Inventarios quien verificara existencias con el Técnico de Inventarios responsable de las bodegas para efectuar su entrega y así cargar en tarjeta de responsabilidad de la persona que solicite el bien.



Paso ACCIÓN

Interesado Técnico de Inventarios I Técnico de Inventarios II

1 2 2.1 3 4

Envía requerimiento al Coordinador de inventarios (memorándum, correo electrónico). Recibe requerimiento y confirma conjuntamente con el Coordinador de inventarios, la existencia del o los bienes solicitados. Si hay existencia se procede a la entrega y si no hay existencia se informa al interesado. Al entregarse el bien se informa al Técnico encargado de tarjetas de responsabilidad para elaborar la tarjeta correspondiente. Recoge la firma correspondiente y se archiva la tarjeta para su fácil localización.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Ingreso de bienes a bodega Código: 218-7


1. NORMATIVA NORMAS Todo ingreso de bienes a bodegas de inventario tiene

que ser canalizado por el Coordinador de Inventarios quien informara al Técnico de Inventarios responsable de las bodegas para que este recoja el bien y le de ingreso a bodega. En el caso de bienes de uso informático, la persona interesada en devolverlo tendrá que avisar a la Dirección de Informática para que efectúen un dictamen de la condición del bien, y si éste todavía es funcional ellos lo recogen y tendrán que informar a qué persona de esa dirección se le cargará y si el dictamen es no funcional, lo recoge inventarios y se hace el descargo en la tarjeta de responsabilidad correspondiente.



Paso ACCIÓN

Interesado Técnico de Inventarios Dirección de Informática Técnico de Inventarios

1 2 2.1 3 4

Envía el requerimiento (memorándum, correo electrónico) al Coordinador de Inventarios para que se recoja el o los bienes. Recibe la solicitud y procede a recoger el o los bienes, dándoles ingreso físico a la bodega de inventarios y se da de baja en las tarjetas de responsabilidad del interesado. Si es equipo informático el interesado debe avisar a técnicos de informática para que emitan un dictamen del bien. Elabora el dictamen correspondiente. Si según el dictamen el bien todavía es funcional lo recogen de informática y se le carga a un técnico de esa dirección, si el dictamen es no funcional se recoge el o los bienes dándoles ingreso a bodega de inventarios y se da de baja en la tarjeta de responsabilidad del interesado y esta se archiva para su fácil localización.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Recepción de bienes por destitución o traslado de

funcionario Código: 218-8


1. NORMATIVA NORMAS En caso de destitución o traslado de funcionario es

indispensable el oficio correspondiente por parte de la Dirección de Recursos Humanos para efectuar el movimiento, los bienes que tiene bajo su responsabilidad la persona afectada pasan a ser cargados al jefe inmediato o a la persona que éste indique, esto se hará en el momento de la revisión de los bienes asignados en la tarjeta de responsabilidad.


Paso ACCIÓN

Coordinador de Inventarios Técnico de Inventarios

1 2 3 4 4.1 5 6

Recibe el oficio por parte de Recursos Humanos y asigna al Técnico responsable. Recibe el oficio e instrucciones por parte del Coordinador de Inventarios. Procede a la revisión de los bienes asignados en tarjeta de responsabilidad. Informa al jefe inmediato del funcionario afectado, que los bienes serán cargados a él, sino que él indique a que funcionario se cargaran. En caso de no aceptar que se le carguen los bienes, se procede a recoger los mismos y resguardarlos en la bodega de inventarios, haciendo la salvedad que los bienes serán entregados a quien los solicite no precisamente a la misma dirección o unidad de la cual fueron retirados. Determina si existe algún faltante de bienes, por lo cual el funcionario afectado deberá cancelar o reponer el bien en ese momento según lo estipulado en la circular 3-57. Informa al Coordinador de Inventarios de todo lo efectuado.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Elaboración y entrega de Caja Fiscal Código: 218-9


1. NORMATIVA NORMAS Mensualmente y en los primeros 5 días hábiles debe

ser presentada a la Contraloría General de Cuentas el duplicado de la Caja Fiscal del mes anterior, la cual es elaborada por el Analista de Caja Fiscal, revisada por el Jefe del Departamento de Contabilidad y con el Visto Bueno de la Dirección Financiera.


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar Jefe de Contabilidad Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar Directora Financiera Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar

1 2 3 4 5 6 6.1 7 8 9 10 11 12

Solicita los ingresos (63-A2), listado de egresos de CUR, documentación de soporte: (Nómina de sueldos, nómina de personal inactivo y nóminas adicionales al Departamento de Caja para la elaboración de la Caja Fiscal. Recibe la información solicitada del Analista encargado del Departamento de Caja. Prepara en los formatos de Caja Fiscal del mes a ejecutar e inicia a ingresar los recibos 63-A2, en el formato de ingresos. En el formato de egresos se ingresan los CUR, que es la información de respaldo para dar egreso en Caja Fiscal. Revisa la correlación de números 63-A2 y fechas de CUR de egresos, así como la correlación de los comprobantes tanto de ingreso como egresos. Ingresa la información en el formato global de ingreso y egreso para cuadrar la información de Caja Fiscal con la información del Departo de Caja. Si la información no cuadra se investiga con el Departamento de Caja para verificar donde se encuentra el error para corregirlo. Realiza una última revisión con el Jefe de Contabilidad y luego se imprimen las hojas dúplex original, duplicado y triplicado, y se traslada. Revisa las hojas oficiales, firma, sella y traslada. Recibe y revisa que estén todas las hojas firmadas y selladas por el Jefe de Contabilidad y traslada. Revisa la Caja Fiscal, firma, sella y traslada. Recibe de la dirección financiera y revisa que todas las hojas estén firmadas y selladas por la dirección, luego se envían con conocimiento los duplicados a Contraloría General de Cuentas. Archiva las hojas originales de Caja Fiscal en el orden establecido.

13 Enumera los comprobantes que respaldan el triplicado de la caja fiscal y luego se archivan.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Revisión de expedientes de compras por Licitación

Código: 218-10


1. NORMATIVA NORMAS Toda compra que sobrepasa los Q.900,000.00 es

necesario llevar a cabo el proceso de Licitación y se hace necesario su revisión en el Departamento de Contabilidad.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar Encargado de Compras Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar

1 2 3 3.1 4 5 6 7

Recibe del Departamento de Compras la documentación y firma de recibido en el libro de conocimientos. Revisa que cada expediente contenga: Pedido, contrato, facturas originales, recibos, memorándums, actas, resoluciones, cotizaciones, ingresos de almacén, copias de tarjetas de responsabilidad, oficio de junta receptora, oficio de junta de cotización información en guate compras, copias de formatos guías para los proveedores, como requisito tres expedientes completos de cotización de otros proveedores. Al estar completo el expediente se revisa que cada documento posea los datos del ministerio y toda la información este acorde al servicio o compra que se esté realizando en el pedido o contrato. Si el expediente no se encuentra completo o esta incorrecta alguna información se devuelve al encargado para su corrección. Completa el expediente o corrige y devuelve. Recibe nuevamente el expediente que fue corregido, se revisa nuevamente que contenga sus documentos legales y que el error se haya corregido. Al estar completo el expediente se sella, se firma y se coloca fecha y cantidad. Anota en el libro de conocimiento y se devuelven al Departamento de Compras.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Verificación de expedientes de pago Código: 218-11


1. NORMATIVA NORMAS Para transparentar los gastos que efectúa el Ministerio

de Relaciones Exteriores, se hace necesario un procedimiento de visado de los documentos de gastos.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar

1 2 3 4 5

Recibe del Departamento de Caja o del Departamento de Compras la documentación correspondiente y firma de recibido en el libro de conocimientos. Revisa que cada expediente contenga: los formularios de liquidación, anticipo, viático exterior, nombramiento e informe, factura, pedido, así como cualquier otro documento que respalde el gasto. Al verificar que el expediente este completo se inicia con los cálculos del tiempo en que se viajó y la cantidad que le corresponde, así mismo se verifica que todo el expediente posea la información adecuada y que se cumpla con lo que se pide en el nombramiento o pedido o ingreso al almacén. Al estar completo el expediente se sella, se firma y se coloca fecha y cantidad. Anota en el libro de conocimiento y devuelve al Departamento de Caja o Departamento de Compras, dependiendo quien lo haya presentado.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Operación de nómina de sueldo y nómina adicional del



2. NORMATIVA NORMAS Se deberá elaborar la hoja de cálculo de la

nómina de sueldos del Servicio Exterior, así como las nóminas adicionales, bono 14, prestaciones y nómina 022.



Paso ACCIÓN

Departamento de Recursos Humanos Departamento de Caja Analista de CUR y Kardex Jefe de Contabilidad Jefe de Caja Jefe de Presupuesto Sub dirección Financiera Analista de Contabilidad Analista de CUR y Kardex Jefe de Contabilidad Dirección Financiera

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Traslada la nómina del exterior y nóminas adicionales. Solicita al Departamento de Caja el tipo de cambio del día para trabajar dicha hoja de cálculo. En el programa Excel ingresa el monto líquido de la nómina y se desglosa según las partidas. Verifica que los montos estén correctos en cada partida y que cuadre con lo indicado por la Dirección de Recursos Humanos. Revisa y verifica los datos y firma. Revisa y verifica que el tipo de cambio sea el correcto y firma. Verifica que las partidas hayan sido aplicadas correctamente y firma. Revisa y verifica todos los datos y firma. Corrobora de todos los datos de las nóminas. Crea CUR y CYD en el SICOIN e ingresa el monto según partida, ingresando los descuentos y verificando que cuadre el total. Verifica los datos y se solicita el CUR en el sistema SICOIN. Aprueba en el sistema SICOIN. Efectúa la solicitud de pago en el sistema SICOIN.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Registro de materiales y suministros en kardex

Código: 218-13


4. NORMATIVA NORMAS Todo ingreso de materiales y suministros al

Almacén deberá ser operado en el programa específico de kardex, creando códigos para la operación del sistema, las descripciones de productos y centros.


Paso ACCIÓN

Coordinador de Almacén Analista de CUR y Kardex

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Traslada los formularios de ingreso o egreso del Almacén. Crea código de producto si aún no está ingresado y se le coloca el renglón y la descripción. Crea código de proveedor si es proveedor nuevo con número de NIT. Opera en el programa kardex dependiendo si es ingreso o egreso. Archiva correlativamente los formularios de ingresos y egresos Genera listado de kardex de artículos. Genera el cierre y se imprime la hoja de cierre. Imprime en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Archiva correlativamente.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Elaboración de CUR para regularización o traslados al

fondo común Código: 218-14


NORMAS Se deberá elaborar el CUR para regularización o

traslados al fondo común (depósitos o notas débito) y elaborar los oficios correspondientes para la gestión correspondiente.

BASE LEGAL OFICIO CIRCULAR NO. DCE -001-2014 Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Departamento de Caja Analista de CUR y Kardex Departamento de Caja Jefe Departamento de Contabilidad

1 2 2.1 3 4 5

Traslada las notas de débito o crédito a la cuenta del Fondo Común de Guatemala por diversas descripciones. Solicita por escrito a la Dirección de Contabilidad del Estado la elaboración de los CUR´s contables, cuando las devoluciones o reintegros correspondan a ejercicios fiscales de años anteriores. Si las devoluciones corresponden al año actual, se elabora el CUR correspondiente al caso en el sistema SICOIN. Solicita por escrito a la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas la elaboración de los CUR de ingresos, por concepto de: exceso en el uso de telefonía, pago de mora, arrendamiento de bienes muebles o

inmuebles, utilidades, regalías y otros ingresos. Opera la devolución de Fondo Rotativo Interno desde el módulo de Fondo Rotativo del Sistema SICOIN. Aprueba el CUR correspondiente.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Revisión de CUR de Fondos Rotativos Código: 218-15


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá realizar una revisión del CUR del Fondo

Rotativo del Exterior de la Cancillería y de la Dirección de Límites y Aguas Internacionales, de proveedores y en general de cualquier tipo. Es necesario archivar correlativamente los CUR en sus respectivos años.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Departamento de Caja Analista de CUR y Kardex Jefe de contabilidad y Directora Financiera Analista de CUR y Kardex

1 2 3 4 5 6

Traslada semanalmente los CUR aprobados. Revisa que la documentación cuadre con el total del CUR y que vengan debidamente visados. Trasladan a firma de quien aprobó CUR y firma la solicitud de pago. Ordena correlativamente los CUR. Quita el exceso de grapas y pega las facturas en hojas para evitar pérdidas. Si son FR se separan por número de entradas. Abre agujeros a todos los CUR, se trasladan a la bodega de CUR y se archivan correlativamente.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Operación de registros en libros de inventarios Código:

218-16


1. NORMATIVA NORMAS Con base al listado de Ejecución del Gastos

mensual, proporcionado por el Jefe del Departamento de Contabilidad, se verifican las facturas de compra del Activo Fijo que ya fueron pagadas, para poderlas ingresar cada una como adición al Libro de Inventarios de Activo Fijo. Donaciones recibidas en especie en base a

Convenios de Donación y Acuerdos Ministeriales de aceptación de donación. Bajas definitivas o traslados con afectación o sin afectación al Libro de Inventarios es en base a Providencias emitidas por la Dirección de Bienes del Estado.



Paso ACCIÓN

Jefe de Contabilidad Coordinador de Inventarios Dirección General de la Cancillería Coordinador de Inventarios Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas Contraloría General de Cuentas Coordinador de Inventarios

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Traslada el listado mensual de Ejecución del Gasto donde están detallados los CUR pagados durante el mes. Ingresa al Libro de Inventarios cada factura pagada. Traslada originales del Convenio de Donación y Acuerdo Ministerial de Aceptación de la donación. Proceda a levantar el Acta de recepción de los bienes donados e ingresarlos al Libro de Inventarios y SICOIN en el módulo de donaciones. Procede a través de un oficio informar a las Direcciones de Bienes del Estado y Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, el ingreso de la donación. Envía la Providencia de legalizaciones tanto de Baja de material no ferroso y traslados con afectación y sin afectación al libro de inventarios. Emite la Resolución para proceder a dar la baja definitiva del material ferroso en el libro de inventarios. Traslada al Técnico de Inventarios II para que ingrese las bajas o traslados en el SICOIN. Informa a través de un oficio a la Dirección de Contabilidad del Estado toda modificación de datos en el SICOIN, este procedimiento tiene que hacerse en el año que ha sido ingresado el bien. Informa a través de un oficio a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas las bajas y traslados en el SICOIN.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Elaboración de Tarjetas de Responsabilidad Código:

218-17


1. NORMATIVA NORMAS Es indispensable elaborar y mantener actualizadas las

Tarjetas de Responsabilidad de todos los empleados 011, 022 y 029 del Ministerio, que poseen bienes del Estado para su uso.


Paso ACCIÓN

Técnico de Inventarios (Tarjetas de Responsabilidad)

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Para elaborar tarjetas de responsabilidad de activo fijo y de bienes fungibles la instrucción se recibe por, Memo, Oficios de toma de posesión o de destitución, correo electrónico o directamente por el jefe inmediato. La toma de inventarios en todas las unidades administrativas se lleva a cabo directamente con la persona que está a cargo de los bienes y la instrucción para tomar dicho inventario se recibe directamente por el jefe inmediato. Tomado el inventario se procede a la elaboración de la tarjeta de responsabilidad con todos los datos recabados, ya ingresados todos los datos en su totalidad se procede a sacar una impresión en sucio para corroborar físicamente los datos ingresados con la persona que se hará responsable de los bienes descritos. Para la impresión de las tarjetas de responsabilidad tiene que llevarse el control, ya que cada tarjeta cuenta con un número y color para distinguirlas las tarjetas de activo fijo cuentan con


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Realización de Inventarios Físicos Código: 218-18


1. NORMATIVA NORMAS Deberá mantenerse actualizado el inventario general

de bienes del Ministerio, para lo cual se realizarán los inventarios físicos necesarios de forma semestral, anual o a solicitud de las autoridades.


Paso ACCIÓN


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La toma de inventarios en todas las unidades administrativas se lleva a cabo directamente con la persona que está a cargo de los bienes y la instrucción para tomar dicho inventario se recibe directamente por el jefe inmediato, memorándum, copia de acta. Procede a verificar todos los bienes tanto de activo fijo como de fungible, tomando el código interno, SICOIN y que coincida con lo descrito

en la tarjeta de responsabilidad. De hacer falta un bien se le informa a la persona responsable de los bienes para que haga efectivo la devolución del bien o que lo pague.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Creación de responsables y resguardos SICOIN Código:

218-19


1. NORMATIVA NORMAS La creación de responsables y resguardos en el SICOIN

debe mantenerse actualizada para garantizar el registro en el sistema de los empleados que tienen a cargo bienes del Estado para su uso.


Paso ACCIÓN


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Ingresa a SICOIN, en registro de resguardos de responsabilidad, se ingresa el NIT de la persona responsable y se ingresa la leyenda (CREACION DE REGISTRO DE RESGUARDO PARA LA ASIGNACION DE BIENES DEL EMPLEADO PUBLICO) Selecciona la unidad administraba que pertenece. Se aprueba el registro de resguardo del funcionario. Verifica en el control de Excel que este correcta la ubicación para su debido resguardo. Procede a ingresar todos los bienes que le corresponden para su debido resguardo. Aprueba cada bien, para que quede registrado en el SICOIN.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Traslado de bienes entre el personal del Ministerio

Código: 218-20


1. NORMATIVA NORMAS Todo traslado de bienes entre el personal del

Ministerio debe quedar debidamente registrado y debe contar con el visto bueno del jefe inmediato superior de los involucrados.


Paso ACCIÓN

Técnico de Inventarios (Tarjetas de Responsabilidad) Coordinador de Inventarios

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Los traslados se verifican en SICOIN con el número que se le asignado y se verifica a quien y que unidad está cargado y en qué estado permanece. Ya verificado el bien se procede a entrar a la unidad y buscar el usuario que tiene asignado el bien para su liberación y que este quede en estado de almacenado. Se procede a buscar en el control que existe en Excel para copiar la información del usuario actual. Ya copiada la información se procede a crear un archivo en Excel para ingresar toda la información copiada para empezar a organizar todo lo que se va a dar en traslado y se procede a sacar una impresión. Se crea en el SICOIN un módulo donde se ingresara uno a uno todos los bienes que se copiaron en el archivo de Excel que se creó y que serán trasladados cabe mencionar que todos los bienes tienen que estar en estado de almacenado. Ya ingresados y verificados cada uno se procede a solicitar el modulo para su aprobación por el jefe inmediato. Aprueba los traslados.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Ingreso de materiales o bienes inventariables al

Almacén Código: 218-21


1. NORMATIVA NORMAS Todo tipo de materiales o bienes inventariables

adquiridos por la institución, deberán ser ingresados al Almacén General para el registro correspondiente y posterior control de existencias, así como para la entrega oficial de los mismos a las dependencias solicitantes, indiferentemente si el uso de los materiales sea inmediato o no. El Coordinador de Almacén deberá verificar físicamente todos los productos adquiridos por la Institución al momento de la entrega del proveedor.



Paso ACCIÓN

Analista de Compras Coordinador de Almacén Analista de Kardex Coordinador de Almacén Director Financiero Analista de Kardex Coordinador de Almacén

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Entrega al Encargado de Almacén copia de los formularios X-01 o pedidos de los productos próximos a ingresar por concepto de compra. Recibe del proveedor la factura de la compra correspondiente, así como el producto consignado en la misma. Verifica que la factura contenga los datos correctos de la institución (nombre, No. NIT, dirección) y confronta la descripción de los productos con la del pedido. Revisa los productos, corroborando el estado y la cantidad de lo entregado por el proveedor. Si todo es correcto, procede a firmar la copia de la factura y se la entrega al proveedor. Procede a crear un código por producto para poder ser ingresado en el kardex de no tener una ya existente Llena el formulario de ingreso de almacén con cada uno de los productos adquiridos luego firma el encargado de Almacén. Firma del formulario de ingreso, se adjunta factura original y el pedido, y traslada. Firma el formulario de ingreso y así mismo se le deja una copia de dicho ingreso para que sea ingresado en la base del kardex y traslada. Traslada el formulario de ingreso (original blanco) con la factura original y el pedido al departamento de compras para que realicen el proceso de pago. Archiva la copia amarilla para el reguardo del encargado de almacén. Si es un bien inventariable traslada una copia del expediente a la unidad de inventarios para que proceda a registrarlo en el sistema de SICOIN. Ordena los productos en el lugar que corresponda, si es que estos son de uso general.

14 Si se trata de compras específicas para alguna unidad, le informa inmediatamente a la misma para que solicite el(los) producto(s) a la brevedad posible a través de requisición.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Ingresos al Almacén de compras realizadas por Caja

Chica Código: 218-22


1. NORMATIVA NORMAS Todas las compras realizadas por caja chica, que no

excedan de Q.2,000.00, deberán ser ingresadas al Almacén y ser registradas en los controles establecidos para el efecto.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Coordinador de Almacén Interesado Coordinador de Almacén

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Recibe copia del memo de solicitud de compra, con su respectiva cotización del Departamento de compras. Recibe del proveedor la factura de la compra correspondiente, así como el producto consignado en la misma. Verifica que la factura venga con los datos correctos de la institución (nombre, No. NIT, dirección) y confronta la descripción de los productos con la del pedido. Revisa los productos, corroborando el estado y la cantidad de lo entregado por el proveedor y procede a firmar la copia de la factura y se la entrega al proveedor. Anota en el libro de caja chica una vez no pase de dos mil quetzales. De pasarse de dicha cantidad corresponde dar ingreso por medio de formulario de ingreso al Almacén. Luego en la parte de atrás de la factura se coloca un sello de la sección de almacén ingreso al Almacén por caja chica y se consigna los datos que solicita dicho sello. Llama a la unidad que solicito la compra, y se le informa inmediatamente que llegue por el suministro solicitado. Retira el suministro solicitado y coloca su nombre y firma en el libro de caja chica y a la vez en la parte posterior de la factura. Traslada la factura con la copia del


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Control de existencias en Almacén Código: 218-23


1. NORMATIVA NORMAS Las existencias de productos e insumos del Almacén

deberán encontrarse debidamente ordenados y cuadrados con el sistema de control de existencias del programa de kardex, el resguardo de las mismas estará a cargo del Coordinador del Almacén de la unidad quien será el responsable directo de la custodia de los mismos, y así mismo de que estos tengan la rotación pertinente utilizando el sistema PEPS este informará al el Jefe de almacén sobre los movimientos de la unidad a través de un informe mensual. El Jefe de Contabilidad deberá velar por que se cumplan los procedimientos de control para mantener las existencias en las cantidades indicadas y de realizar chequeos aleatorios en los productos que se tienen en resguardo en el almacén e informar al Director Financiero y sobre el estado de los mismos.



Paso ACCIÓN

Coordinador del Almacén Coordinador del Almacén/Analista de Kardex Coordinador del Almacén Jefe Contabilidad

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Al final de cada mes deberá de imprimir el reporte de existencias del sistema kardex de Almacén (último día hábil). Iniciar conteo físico, conjuntamente con el Analista de Kardex, del 100% de los productos que se encuentran bajo resguardo en la unidad, utilizando el reporte anteriormente mencionado, el cual se realizará durante los últimos días hábiles de mes, durante los cuales no se harán despachos. Marca con un cheque los productos contados cuando se encuentren completos, de lo contrario anotar a un costado la diferencia existente. Al terminar el conteo traslada el reporte al Jefe de Contabilidad. Se deberá determinar el motivo de las diferencias existentes. Si la diferencia es negativa, se coordinara la reposición del producto e informará al Jefe de Contabilidad. Si la diferencia fuera positiva realizará el reingreso al sistema con previa autorización del Director Financiero, dicho reingreso se realizara a través de un ajuste de entrada al sistema. Realizará conteos aleatorios para verificar que efectivamente coincidan los datos con el conteo físico. Elaborará un reporte que se presentará al Jefe de Contabilidad. Dicho reporte deberá entregarse el último día hábil de cada mes. El Jefe de Contabilidad revisara el documento y hará los comentarios que considere pertinentes.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Requisición de materiales a Almacén Código: 218-24


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de materiales deberá realizarse en el

formato Requisición de Materiales, emitido por el sistema de cómputo de Almacén, debiendo estar autorizada por el Director o Sub director de cada

Dirección y firma del solicitante. Las solicitudes que no llenen los requisitos indicados no serán atendidas. La recepción de la solicitud de suministros son los primeros 5 días hábiles de cada mes y se inicia a entregar las mismas el 6 día hábil de cada mes de no ser llevadas en los primeros cinco días hábiles deberán llevar el Vo. Bo. Del Director Financiero.


Paso ACCIÓN

Coordinador de Almacén 1 2 3 4 5 6 7

Recibe la solicitud de útiles de oficina, anotando fecha y hora de recibido en el original y copia del formulario (Ver Anexo: Formulario #1). Revisa cada una de las solicitudes conforme fueron recibidas, se verifica cada código de cada solicitud y se ve la existencia para poder surtir las mismas. Al tener lista se les notifica para que puedan llegar al almacén a recoger dichos suministro. Elabora el formulario de Egreso de almacén para poder entregar los suministro, Donde firma el encargado de almacén y la persona que recibe. Entrega a la persona a la copia amarilla. Traslada la copia blanca de Egreso de almacén adjunto a la solicitud original de suministro al encargado de kardex para que le de salida a dichos suministro del inventario. Archiva la copia celeste que le queda al encargado de almacén para su resguardo.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Ingreso de información al portal de transparencia por

contratación de servicios Código: 218-25


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá ingresar al portal de transparencia, la

información relacionada a los informes de los servicios técnicos y profesionales contratados bajo el renglón 029 y subgrupo 018.


Paso ACCIÓN

Analista de Caja Fiscal y Cuentas por Pagar

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Solicita todo los CUR del sub grupo 18 y 029 al técnico encargado. Recibe y desengrapa todos los informes del subgrupo 18 y 029, para luego escanearlos. Engrapa de nuevo todo los CUR y devuelve los mismos al técnico correspondiente. Con la información escaneada se unen todo los archivos en PDF a modo de forma uno solo. Al tener el archivo formado se abre la página de transparencia y se sube la información. Para la programación del sub-grupo 18, se Ingresa al SICOIN, y se busca las categorías entre 180 y 189 y se obtiene un reporte de retenciones de IVA e ISR. Se crea un cuadro con la información total mensual de IVA e ISR retenido por el ministerio del personal del subgrupo 18, del mes a que corresponde y se cuadra con la información adquirida en SICOIN. Al tener la información consolidada se ingresa a la página de transparencia y se sube la información.


* === Departamento de Contabilidad Procedimiento: Baja de Bienes Código: 218-26


1. NORMATIVA NORMAS Todo el procedimiento para tramitar la baja de bienes

en mal estado y desuso que forman parte del Inventario General de Activos Fijos de las Misiones Permanentes, Embajada, Consulados Generales y Consulados, está regulado bajo lineamientos específicos para estos casos en particular.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo N° 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública” y Acuerdo Gubernativo N° 394-2008, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Fianzas Públicas”


Paso ACCIÓN

Técnico en Inventarios Secretaria Directora y/o Subdirector Secretaria Técnico de Inventarios

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Recibe la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso, por parte de la Misión Permanente, Embajada, Consulado General y Consulado; adjuntando la siguiente documentación: a) Certificación del acta circunstancial que le da vida a la presente solicitud, b) Certificación del asiento de inventarios, donde estarán descritos todos los bienes que están declarados como inservibles en el acta anteriormente indicada y c) Oficio, Memorándum y/o Nota. Toda la documentación recibida será revisada, evaluada y analizada. Después de la revisión, evaluación y análisis se procederá a elaborar un oficio dirigido al Señor Director de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando autorizar la baja de bienes en mal estado y desuso que forman parte del Inventario General de los Activos Fijos de la Misión Permanente, Embajada y /o Consulado General, el cual deberá ser firmado por la Directora o Subdirector Financiero. Este oficio antes de ser firmado, será revisado y evaluado con el contenido de toda la documentación que forma parte de la solicitud en referencia. Recibe la solicitud con la documentación completa de la solicitud de baja de bienes y se lo trasladará a la Dirección y/ o Subdirección Financiera, para su conocimiento y efectos correspondientes. Evaluará el contenido de la solicitud así como el expediente, y si cumple y llena los requisitos básicos para su trámite correspondiente, será firmada la solicitud en referencia. Devolverá a la Secretaria la solicitud debidamente firmada con la

documentación de soporte que justifica la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso. Devolverá el expediente con el oficio debidamente firmado y sellado al Técnico de Inventarios, para que se proceda a iniciar el trámite correspondiente. Solicitará a la persona (chofer) de la Dirección Financiera, para que lleve el expediente completo al Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente la Dirección de Bienes del Estado, para la entrega de esta documentación,

Secretaria Técnico de Inventarios

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Le dará seguimiento a la presente solicitud a través de visitas periódicas a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para verificar y comprobar el proceso en que se encuentra la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso. Determinará de acuerdo al período de evaluación a la solicitud de baja de bienes en mal estado, llegue a la etapa final de revisión, análisis y aprobación, para que sea emitida la correspondiente resolución que autorizará la destrucción física y soterramientos de los bienes objeto de la presente solicitud. Será notificado oficialmente del contenido de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Elaborará oficio dirigido al Representante Permanente, Embajador y/o Cónsul General, por medio del cual se informa del contenido de la Resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Entregará a la Secretaria de la Dirección Financiera, el oficio

acompañado de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado, para que sea trasladado a la Directora y/o Subdirector Financiero, para su correspondiente revisión, evaluación y firma. La Secretaria entregara el oficio y resolución, a la Directora y/o Subdirector Financieros, para su consideración, y si lo estima procedente firmara, para continuar con el proceso de notificación. Entregará al Técnico de Inventarios, el Oficio y resolución, debidamente firmado y sellado. Procederá a realizar la correspondiente notificación a través de correo electrónico dirigido al Representante Permanente, Embajador y/o Cónsul General; para su conocimiento y efectos correspondientes. Quedará en espera de la del resultado del cumplimiento de la resolución que fuera notificada al Señor Representante Permanente, Embajador, Cónsul General y/o Cónsul; consistente en una certificación de acta que se deberá suscribirse donde queden asentados todos los pormenores de lo actuado y en atención al contenido de la resolución que fuera emitida para los efectos correspondientes. Cuando sea recibida la certificación del acta donde quedaron asentados los

Secretaria Directora y/o Subdirector Financieros Secretaria Técnico de Inventarios

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pormenores de lo instruido, acompañada de una nota, oficio y/o memorándum, dirigida al Señor Ministro de Relaciones Exteriores, se procederá a revisar el contenido de la misma, para evaluar y determinar que en la misma se hayan cumplido en base a lo resuelto por la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; asimismo que se haya incluido en la misma acata que el siguiente tramite que se deberá iniciar será ante la Contraloría General de Cuentas, solicitando el descargo contable de todos los bienes objeto de la baja de bienes en mal estado y desuso que forman parte del Inventario General de los Activos Fijos. Se procederá a conformar un nuevo expediente que deberá llevar la siguiente documentación: (solicitud dirigida al Señor Ministro de Relaciones Exteriores, certificación del acta donde conste que se dio cumplimiento a la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado, certificación del acta que dio origen a la solicitud de baja de bienes, certificación del asiento de inventarios y fotocopia certificada de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado). Elaborará un oficio dirigido al Jefe de la Contraloría General de Cuentas, solicitando autorizar el descargo contable en el Libro de Inventarios de los Activos Fijos; de todos aquellos bienes que forman parte de la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso. Entregará a la Secretaria de la Dirección Financiera, el oficio acompañado de la documentación completa, para que sea trasladado a la Directora o Subdirector Financiero, para su correspondiente revisión y evaluación.

Evaluará el contenido del expediente y si todo llena los requisitos fundamentales para su trámite correspondiente, será firmado el oficio. Recibe la documentación nuevamente de la solicitud de baja de bienes y se lo traslada a la Dirección o Subdirección Financiera. Evaluará el contenido del expediente y si todo llena los requisitos fundamentales para su trámite correspondiente, será firmado el oficio. Devolverá el expediente con el oficio debidamente firmado y sellado para que se proceda a iniciar el trámite correspondiente. Entregará al Técnico de Inventarios, el Oficio y resolución, debidamente firmado y sellado. Solicitará a la persona (chofer) de la Dirección Financiera, para que lleve el

Secretaria Técnico de Inventarios

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expediente completo a la Contraloría General de Cuentas, para la entrega y registro de esta documentación, acompañada de un copia para que sea firmada y sellada de recibido. Le dará seguimiento a la presente solicitud a través de visitas periódicas a la Contraloría General de Cuentas, para comprobar el proceso en que se encuentra la solicitud de baja de bienes en mal estado. Comprobara que el período de evaluación a la solicitud de descargo contable en el Libro de Inventarios cumpla con el proceso de revisión final, análisis y aprobación, para que sea emitida la correspondiente resolución que autorizara realizar las operaciones contables en los correspondientes registros del Libro de Inventarios. Será notificado oficialmente del contenido de la resolución emitida

por la Contraloría General de Cuentas. Elaborará oficio dirigido al Representante Permanente, Embajador y/o Cónsul General, por medio del cual se informa del contenido de la Resolución emitida por la Contraloría General de Cuentas. Entregará a la Secretaria de la Dirección Financiera, el oficio acompañado de la resolución emitida, para que sea trasladado a la Directora o Subdirector Financiero, para su correspondiente revisión y evaluación. La Secretaria entregara el oficio y resolución, a la Directora y/o Subdirector Financieros, para su consideración, y si lo estima procedente firmar, para continuar con el proceso de notificación. Devolverá al Técnico de Inventarios, el Oficio y resolución, debidamente firmado y sellado, para proceder con el siguiente proceso. Procederá a realizar la correspondiente notificación al Representante Permanente, Embajador y/o Cónsul General; para su conocimiento y efectos correspondientes. Quedará en espera de la del resultado del cumplimiento de la resolución que fuera notificada al Señor Representante Permanente, Embajador, Cónsul General y/o Cónsul; consistente en una certificación de acta administrativa que se deberá suscribir donde queden asentados todos los pormenores de lo actuado debidamente firmada y sellada. Cuando sea recibida la certificación del acta donde conste el resultado de lo

Secretaria Directora y/o Subdirector Secretaria

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instruido, acompañada de una nota, oficio y/o memorándum, se procederá a revisar el contenido de la misma, para evaluar y determinar que en la misma se hayan cumplido en su totalidad lo resuelto por la Contraloría General de Cuentas; asimismo que se haya incluido que el siguiente tramite que se deberá iniciar será el de solicitar ante la Dirección de Contabilidad del Estado, la baja definitiva de todos aquellos bienes objeto de las presentes diligencias y que forman parte del Inventario Aprobado por Unidad Administrativa en el sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-. Se procederá a conformar un nuevo expediente que deberá llevar la siguiente documentación: (a) solicitud dirigida al Señor Ministro de Relaciones Exteriores, b) Certificación del acta donde conste que se dio cumplimiento a la resolución emitida por la Contraloría General de Cuentas c) Certificación del acta que dio origen a la solicitud de baja de bienes, d) Certificación del asiento de inventarios y e) Fotocopia certificada de la resolución emitida por la Contraloría General de Cuentas). Elaborará un oficio dirigido al Director de Contabilidad del Estado, solicitando autorizar la baja definitiva en el Inventario Aprobado por Unidad Administrativa de Activos Fijos en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, todos aquellos bienes que forman parte de la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso. Entregará a la Secretaria de la Dirección Financiera, el oficio acompañado de la documentación completa, para que sea trasladado a la Directora o Subdirector Financiero, para su correspondiente

revisión y evaluación. Recibe la documentación nuevamente de la solicitud de baja definitiva de bienes y se lo trasladará a la Dirección o Subdirección Financiera. Entregará la documentación que contiene el oficio, certificación de acta de cumplimiento y resolución debidamente certificada por el Jefe del Departamento de Contabilidad, a la Directora y/o Subdirector Financieros, para su consideración, y si lo estima procedente firmara para continuar con el proceso de notificación. Evaluará el contenido del expediente y si todo llena los requisitos fundamentales para su trámite correspondiente, será firmado el oficio. Devolverá el expediente con el oficio debidamente firmado y sellado para que se proceda a iniciar el trámite correspondiente ante la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.

Técnico de Inventarios 46 47 48 49 50

Solicitará a la persona (chofer) de la Dirección Financiera, para que lleve el expediente completo a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; para la entrega y registro de esta documentación, acompañada de un copia para que sea firmada y sellada con el sello de recibido. Le dará seguimiento a la presente solicitud a través de visitas periódicas a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para comprobar el proceso en que se encuentra la solicitud de baja de bienes en mal estado. Comprobara que el periodo de evaluación a la solicitud de baja definitiva en el Inventario Aprobado por Unidad Administrativa de Activos

Fijos en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-WEB-, cumpla con el proceso de revisión final, análisis y aprobación. Será notificado verbalmente o por correo electrónico, a requerimiento previo del resultado final, debiendo comprobar a través de la verificación de cada uno de los registros de bienes solicitados de baja, que se encuentren con el estatus “De Baja”. Al momento de comprobar que efectivamente fueron autorizadas las bajas solicitadas, procederá a realizar la correspondiente notificación al Jefe de la Misión con copia al funcionario encargado del Módulo de Inventarios el resultado de la gestión, para que tome debida nota y futuras referencias. Con la finalización de este proceso se llega a la culminación de la solicitud de baja de bienes en mal estado y desuso que forman parte del Inventario General de los Activos Fijos y en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-WEB.

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