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Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA

CALENDARIO A

ABRIL 2010

Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales


TEMAS A TEMAS A TRATARTRATAR

MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURAMODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA

EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS

ESTABLECIDASESTABLECIDAS

TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOSDE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOS


PROCESO DE MATRÍCULAPROCESO DE MATRÍCULA

Conjunto de actividades que apoya la

política de cobertura, que incluyen

acciones en acceso y permanencia, y que

permite organizar y garantizar la

continuidad de los alumnos antiguos y el

ingreso de alumnos nuevos, en el

Sistema de Educación Oficial del País


OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

Garantizar las condiciones técnico administrativas para volver eficiente, eficaz y efectivo el proceso de asignación de cupos escolares y asegurar la continuidad del estudiante de la educación preescolar, básica y media en el sector educativo oficial


Adoptar procesos claros para cada uno de los niveles de la

cadena de gestión educativa que garanticen la cobertura

(acceso y permanencia de los estudiantes al sistema educativo).

Disponer de información confiable para reordenar las

decisiones que afectan la prestación del servicio (vínculos con

procesos de planeación y administrativos con relación a:

recursos humanos, físicos, financieros, jurídicos y

contractuales).

Definir mecanismos de control en todas las fases del

proceso.

Divulgar información relevante a padres de familia y

ciudadanos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOSOBJETIVOS ESPECÍFICOS


Dinamiza la política de Cobertura.

Moderniza la Secretaría de Educación.

Mejora procesos, parte esencial de planeación y asignación

de recursos.

Facilita el seguimiento y control de las actividades.

Garantiza transparencia en las decisiones dirigidas a la

comunidad educativa.

VENTAJASVENTAJAS


BENEFICIOS PARA LA COMUNIDAD

Procedimientos y reglas claras sobre el ingreso o la continuidad en el Sistema Educativo Oficial.

Ahorro de tiempo y de recursos para la solicitud de un cupo o de un traslado.

Transparencia y equidad en el proceso de matrícula.

Atención oportuna y efectiva en los establecimientos educativos oficiales, alcaldías municipales y en las direcciones zonales o de núcleo.

Alternativas concretas para los casos en que no es factible la asignación de un cupo escolar en el modelo de educación tradicional.

Información sobre los procesos de reserva y asignación de cupos y de matrícula en las fechas establecidas.

Comunicación efectiva con las diferentes dependencias e instancias administrativas del sector educativo.




EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDASESTABLECIDAS


ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO DETALLADO APOYADO EN EL SIMATDETALLADO APOYADO EN EL SIMAT


La implementación del proceso de matrícula beneficia a las entidades

territoriales y a la comunidad en aspectos como:

• la planeación y ampliación de la oferta educativa;

• facilita el acceso de la población al servicio educativo oficial, en

especial a los grupos vulnerables;

• mejora la toma de decisiones gracias a la información consistente,

oportuna y confiable que permite definir estrategias nuevas de

atención; sensibiliza y organiza a la comunidad en torno al proceso

• genera mecanismos de control

Un proceso de matrícula fácil, ordenado y eficiente


Adoptando el modelo validado, el cual está soportado en un sistema de información estandarizado y confiable.

¿CÓMO SE LOGRA?¿CÓMO SE LOGRA?

Permite disponer de información confiable y oportuna sobre:

Disponibilidad de cupos escolares. Oferta para el siguiente año lectivo - garantiza continuidad de los

estudiantes antiguos. Demanda potencial de cupos escolares (alumnos inscritos). Relación entre la oferta y la demanda educativa por Entidad Territorial. Promoción de estudiantes antiguos. Matrícula real de estudiantes para el año lectivo. Registro permanente de novedades.


Planeación del sector educativo

La oferta educativa

Conjunto de recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros que permite a un estudiante actual o potencial ser parte de un grupo organizado en un aula escolar.

La demanda educativa

Conjunto de solicitudes expresas y necesidades no manifiestas de la población para acceder al servicio educativo oficial en condiciones de equidad.

Planeación del sistema a corto y mediano plazo, en el cual se identifica la demanda puntual del servicio educativo por cada establecimiento existente

y la capacidad de éste para atender a la población demandante.

Oferta y demanda en educaciónOferta y demanda en educación

Modelo integrado de establecimientos educativos y no como un conjunto de establecimientos aislados


Estructura del ModeloEstructura del Modelo

Preparación y

organización

Adopción del Modelo.

Definición de políticas y criterios según secretaría.

Identificación e interacción con entidades externas.

Adaptación de los procedimientos.

Consecución de recursos para implementar el modelo.

Diseño e implementación de la logística para la realización del proceso.

Capacitación del recurso humano.

Sensibilización de la población.

Preparación de información básica para la realización del proceso.

Comité de Cobertura – Acto administrativo

Ente territorial y sus dependencias.


Define y divulga lineamientosDefine y divulga lineamientos

Área de cobertura

1. Comité de cobertura – Lidera Secretario (a)

2. Criterios que organizan el proceso – Roles

3. Sensibiliza a funcionarios

4. Define recursos para la logística del proceso

5. Expide y divulga acto administrativo

6. Campañas de divulgación

Fechas:Prematricula

MatrículaAsignación

etc.


MEN1. Criterios

MEN2. Criterios población vulnerable


Ejecución

Proyección de cupos.

Continuidad de los alumnos antiguos.

Reserva de cupo de los alumnos matriculados.

Acceso de alumnos nuevos al sistema de educación oficial.

Liberación de reservas de cupos escolares.

Registro de matrícula.

Registro de novedades.


Establecimientos Educativos


Proyectar cuposEs una fase mediante la cual los rectores y directores, calculan el

número de cupos a ofrecer en el siguiente año escolar, a nivel de

institución, sede, jornada, grado y modelo o metodología

aplicada, con el fin de prever y asegurar la continuidad de los

alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las

solicitudes de los alumnos nuevos.

Notas:

1. No siempre la oferta de cupos representa la ampliación

de cobertura.

2. La proyección de oferta publica debe estar atada a una

demanda potencial.



Proyección de cupos

Base para la asignación de cupos escolares.

Organizar progresivamente la estructura de la oferta educativa.

Analizar y solucionar desfases entre oferta y demanda.

Ampliar el acceso de la población al sistema educativo oficial (estrategias de ampliación de cobertura: modelos – contratación)

Priorización y focalización de los recursos.

Mejorar proceso de asignación de cupos.

Mejorar servicio a la comunidad.


Número de cupos =

Número de Grupos * Número de alumnos por grupo




Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales

Cálculo de oferta

educativa

Consolidacióny análisis de la

información

Corrección de inconsistencias

Aprobación

Definición y cuantificaciónde estrategias para asegurarcontinuidad



Cálculo de la Oferta educativa

Cálculo promedioalumnos / grupo /

grado

ActualizaciónMatrícula a

la fecha

Registro estimación

de reprobaciónpor grado

Cálculo de ladiferencia entre la

estructura requeridapara la continuidad y lade la capacidad actual.

Cálculo cuposy grupos

requeridos paracontinuidad

Determinaciónoferta básica con capacidad

actual

RegistroCupos y grupos

Nuevos porestrategia

Cálculo número de Cupos por

mejoramiento en eficiencia

Cálculo de oferta total año siguiente

Cálculo diferencia yVariación con respecto

Año anterior

Cálculo totalcupos y grupos

nuevos por grado



Área de Planeación

1. Proyecta cupos según sede, jornada, grado y modelo.

2. Asegura continuidad (matrícula y repitentes)

3.3. Identifica cupos nuevosIdentifica cupos nuevos MEN 1.Asistencia técnica2.SIMAT



1. Revisa y consolida proyección de cupos.

2. Analiza diferencias entre oferta y demanda.

3.3. Define cupos nuevos por Define cupos nuevos por asignarasignar

Asistencia técnica



Continuidad de los alumnos matriculados

• Alternativas de solución para alumnos antiguos de instituciones educativas que no dispongan de suficientes cupos (grupos o grados inexistentes)

• Garantiza permanencia en el sistema educativo oficial y de esta manera se disminuye la deserción escolar.



Reserva de cupo para alumnos matriculados

• Se denomina también prematrícula y permite conocer con anticipación la intención de los padres de familia o acudientes que desean que los estudiantes continúen el siguiente año escolar en la misma institución.

• Permite la actualización de la información de los estudiantes, padres o acudientes.

• Permite definir con mayor certeza el número real de cupos disponibles para el siguiente año lectivo.



Reserva de cupo de los alumnos prematriculados

• Reserva de cupo en el establecimiento educativo actual.

• Reserva de cupo en otros establecimientos educativos por solicitud de traslado.

• Reserva de cupo en otros establecimientos educativos a través de convenios de continuidad.

• Ajuste a las reservas de cupo por reprobación del año escolar.



Acceso de alumnos nuevos al sistema educativo

• Recepción del formato de inscripción para alumnos nuevos.

• Captura, validación y depuración de la información consignada en los formatos.

• Asignación de cupos escolares.

• Divulgación a la comunidad de los resultados.


Solicitar, reservar y asignar cupos

Área Cobertura

1. Registra la demanda potencial

2. Asegura acuerdos entre establecimientos oficiales

3. Fortalece la integración institucional – implementación de modelos pedagógicos

MEN 1. Asistencia

técnica2. SIMAT



1. Estudia la oferta pública en función de la demanda

2. Identifica población no atendida

3. Define acciones y estrategias para ampliar oferta y garantizar ampliar oferta y garantizar permanenciapermanencia

4. Define la contratación de la prestación del servicio

Asistencia técnica



Liberación de cupos escolares

• Anular las reservas de cupos de los alumnos antiguos y nuevos que no se matricularon en las fechas establecidas previamente.

• Utilizada en zonas de alta demanda de cupos escolares y reducida oferta educativa.

• Puede ser opcional para las zonas rurales de alta dispersión.



Registro de matrícula

• Formalizar su vinculación a un establecimiento educativo para la prestación del servicio educativo.

• Acuerdo final entre la institución educativa y el padre de familia o acudiente.

• Registrar la información en el “libro de matrícula” o en el sistema de información.


Registra matrícula de cupos y análisis de información

Área Cobertura y Planeación

1. Registro de matrícula

1. Aprobados

2. Repitentes

2.2. Identifica población desertoraIdentifica población desertora

3. Define acciones de retención a nivel local

MEN 1. Asistencia técnica2. SIMAT3. SINEBEnte territorial y sus

dependencias.


1. Acuerda estrategias de retención a nivel territorial

2. Informa resultado de proceso

3. Analiza y valida la información a planeación

4. Genera reportes previstos en la Resolución 166 de 2003

Asistencia técnica



Registro de novedades

• Mantener actualizada la base de datos de los estudiantes oficiales, una vez han expirado las fechas para el registro de matrícula.

• Actualización permanente de operaciones que reflejan el movimiento de los alumnos durante el año lectivo en la institución o centro educativo o entre ellos.

• Mantener actualizadas las novedades del directorio de instituciones y centros educativos oficiales.


FECHAS PROPUESTAS PARA EL FECHAS PROPUESTAS PARA EL PROCESOPROCESO

ETAPAS Y ACTIVIDADES

TIEMPOS INDICATIVOS EN SEMANAS PRODUCTO DE

SEGUIMIENTOINICIO FIN

A. PRELIMINARES

•Acto administrativo. Acto administrativo

•Logística / Difusión y capacitación

B. PROYECCIÓN DE CUPOS Reporte proyección cupos

C. PREMATRÍCULA Reporte de prematrícula

D. ASIGNACIÓN DE CUPOS A NIÑOS (AS) PROCEDENTES DE ENTIDADES DE BIENESTAR SOCIAL O DEL ICBF

E. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS Reporte inscripción de alumnos nuevos

F. MATRÍCULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO

G. ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS

H. MATRÍCULA DE ALUMNOS NUEVOS

I. AJUSTES DE MATRÍCULA

Corte Estadístico

J. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Reporte de información sin errores, validado a través del SINEB.

K. NOVEDADES (*)


Las Secretarías de Educación deben:

1. Adoptar los procesos de acuerdo a sus circunstancias particulares y formular criterios y parámetros para su jurisdicción.

2. Preparar, liderar, coordinar y apoyar la ejecución de cada proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en la jurisdicción.

3. Acompañar continuamente a los Establecimientos Educativos en la ejecución de los procesos del eslabón C, de los cuales sean responsables ellos.

Políticas generales que Políticas generales que rigenrigenel macroprocesoel macroproceso




EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDASESTABLECIDAS


ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO DETALLADO APOYADO EN EL SIMATDETALLADO APOYADO EN EL SIMAT


ARTICULACIÓN DEL MODELO CON EL SIMAT

Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo

Establecer Directrices, Criterios, Procedimientos y Cronograma

Proyectar Cupos

Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales y privados (en caso de ser necesario)

Registrar Matrícula de Cupos Oficiales

Hacer Seguimiento a la Gestión de Matrícula

C01 C02 C03 C04 C05

SIMATSIMAT

Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaPROCESO DE MATRÍCULA

SIMAT

Reportes


y control de saldos

Registro e inscripción

de alumno

Instituciones y sedesNovedades

de alumnos

Fusiones y

convenios

Matrícula

antiguos y nuevos


El proceso de matrícula es el conjunto de El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que políticas, procedimientos y actividades, que

permiten organizar la continuidad de los permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos alumnos antiguos y el ingreso de alumnos

nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.País.

SIMATEl sistema integrado de El sistema integrado de matrícula SIMAT es una matrícula SIMAT es una

herramienta que permite herramienta que permite organizar y controlar el organizar y controlar el proceso de matrícula en proceso de matrícula en

todas sus etapas.todas sus etapas.


Integración

Portal del Sistema Educativo

Bases de datos relacionales y datamarts

Gestión Estratégica

Gestión y Control

Financiero

SistemasLegados

Secretarías y Entes

Externos

Servicios de Directorio

SistemasSecretarías

Gestiónde Talento Humano

Gestión de cobertura

Gestiónde calidad del

servicio

Gestión de atención alciudadano

Acceso por medio de un Portal

Contexto


DATA CENTER

Port

al

Port

al

Seg

uri

dad

Seg

uri

dad

Serv

idor

WEB

Serv

idor

WEB

Servidor de AplicacionesServidor de Aplicaciones

MatriculasMatriculas

Servidor de Bases de DatosServidor de

Bases de Datos

NóminaNómina

SISEDSISED

FinancieroFinanciero

INTERNET

SEDCali

SEDGuainía

SEDLorica

...

SED Cali

SED LoricaSED Guainía

La información es de la SED

Contexto


SE

SE

SE

SESE

SE

SE

SE

SE

SESE

SE

SE

SE

SE

SE

SE

SE

INTERNET

MEN

ENTES TERRITORIALES

ESTABLECIMIENTOSEDUCATIVOS

OTROS

COMUNIDADEDUCATIVA

Operación Centralizada

Contexto


COMO INGRESAR A LA APLICACIÓN?


Al conectarse podrá visualizar Al conectarse podrá visualizar la siguiente pantalla…la siguiente pantalla…

Debe digitar un usuario y una Debe digitar un usuario y una contraseña.contraseña.

Inicie el Browser o Inicie el Browser o

Navegador (Navegador (Preferiblemente Preferiblemente

Mozilla FireFox 1.0.2Mozilla FireFox 1.0.2))

http://www.sistemamatriculas.gov.coConéctese a la dirección Conéctese a la dirección

URLURL


CONCEPTOS BÁSICOS


COMPONENTES DE LAS PANTALLAS

MENÚMENÚMENÚMENÚ

SUBMENÚSSUBMENÚSSUBMENÚSSUBMENÚS


BOTONES O ICONOS

Ha definido unos Ha definido unos criterios para realizar la criterios para realizar la

búsqueda búsqueda

BUSCARBUSCAR

AGREGAR/CREARAGREGAR/CREARSi desea crear o adicionar Si desea crear o adicionar nuevos datos o elementosnuevos datos o elementos

(Instituciones, estudiantes, (Instituciones, estudiantes, etc.) etc.)

MODIFICARMODIFICAR

Si desea actualizar o Si desea actualizar o modificar la información modificar la información para un elemento dado para un elemento dado

(Estudiantes, (Estudiantes, Instituciones, Sedes, etc.)Instituciones, Sedes, etc.)

ELIMINARELIMINAR

Si desea eliminar un dato o elemento Si desea eliminar un dato o elemento del sistema (Instituciones, Sedes, del sistema (Instituciones, Sedes,

Estudiantes, etc.) El elemento o dato a Estudiantes, etc.) El elemento o dato a eliminar no puede estar siendo eliminar no puede estar siendo

utilizadoutilizado

GUARDARGUARDARSi desea grabar Si desea grabar

la información en la información en el sistemael sistema

Ver sedes de una Ver sedes de una institucióninstitución

SEDESSEDES

Muestra la pantalla Muestra la pantalla para inscribir un para inscribir un

estudiante, que ha sido estudiante, que ha sido seleccionado de una seleccionado de una

listalista

INSCRIBIRINSCRIBIR


PANTALLAS


CAMPOS

Espacios que contienen Espacios que contienen información:información:

Espacios para el ingreso de informaciónEspacios para el ingreso de información


LISTAS DE SELECCIÓN

• Listas que presentan varias opciones para seleccionar una de ellas

• Las listas de selección múltiple permite seleccionar más de un elemento a la vez para seleccionar más de un elemento se debe mantener oprimida la tecla control y seleccionar los elementos con el Mouse o ratón


MANEJO DE FECHASMANEJO DE FECHASMANEJO DE FECHASMANEJO DE FECHAS

DD/MM/AAAADD/MM/AAAA

10/10/200510/10/2005

ALERTAS Y ERRORESALERTAS Y ERRORESALERTAS Y ERRORESALERTAS Y ERRORES


DIVIPOLAS Y JERARQUIAS

Las Jerarquías corresponde a un Nivel

Administrativo del Sistema Educativo.

Las DIVIPOLAS corresponden a

la División Política del Territorio Nacional

DepartamentDepartamentoo

Municipio Municipio 11Municipio Municipio 22Municipio Municipio 33Municipio Municipio nn

MENMEN

Secretaria Secretaria 11Secretaria Secretaria 22Secretaria Secretaria 33Secretaria Secretaria nn

Núcleo 1Núcleo 1

Núcleo nNúcleo n


ValleValleCartagoCartagoCaliCali

TulúaTulúaPalmiraPalmira

Ejemplo:Ejemplo:

MENMEN

CartagoCartago

ValleValle

TulúaTulúa

PalmiraPalmira GAGEM 2GAGEM 2

GAGEM GAGEM 11

GAGEM 3GAGEM 3

GAGEM 4GAGEM 4

Municipio Municipio 11Municipio 2Municipio 2

Municipio 3Municipio 3

Núcleo 1Núcleo 1

NúcleoNúcleo 22

NúcleoNúcleo 33


INSTITUCIÓN

JORNADAS

GRADOSSEDES

COMPOSICIÓN DE LAS INSTITUCIONESCOMPOSICIÓN DE LAS INSTITUCIONES


Establecer Establecer Criterios para Criterios para la Gestión y la Gestión y

CronogramasCronogramas

C01

Asignar Pesos y Variables

Definir etapas del Proceso de Matricula

Configuración del Sistema de Matrícula

La Entidad Territorial debe:


Proyectar Cupos

Ajustes a los saldos de Cupos

Proyectar Proyectar CuposCupos

C02

Definir grupos por grado

Definir cortes estadísticos de comparación

Establecer convenios de continuidad con IE

Identificar estudiantes beneficiados con estrategias de permanencia



C0301Promocionar a los estudiantes en el sistema

RESERVAR RESERVAR CUPOS CUPOS

ALUMNOS ALUMNOS ANTIGUOSANTIGUOS

C0301

Registrar los estudiantes reprobados en el sistema

REGISTRAR REGISTRAR REPROBADOSREPROBADOS

C0302

ASIGNAR CUPOS ASIGNAR CUPOS TRASLADOSTRASLADOS Asignar los cupos para estudiantes

que solicitan traslado

Solicitar a las IE el registro de prematricula (continuidad, traslados, retiros)

Registrar las solicitudes de traslado



C0304

Inscribir a los estudiantes nuevos (solicitud de cupo)

INSCRIPCIÓNINSCRIPCIÓN

Asignar Cupos a Asignar Cupos a niños niños

procedentes de procedentes de ICBFICBF

C0303

Asignar cupos nuevos - priorizando niños provenientes de ICBF

C0305

Asignar cupos a estudiantes nuevosASIGNACIÓN ASIGNACIÓN CUPOS NUEVOSCUPOS NUEVOS



C0401

MATRICULAMATRICULAFormalizar la matrícula de estudiantes antiguos y nuevos en el sistema

C0402

Registrar las variaciones durante el transcurso del año (retiros, traslado, ingresos, cambios de datos del estudiante, etc.)

NOVEDADES DE NOVEDADES DE MATRICULAMATRICULA



C0501

Generar Reportes

GENERAR GENERAR REPORTES Y REPORTES Y CONSULTASCONSULTAS

Realizar consultas sobre información de los alumnos en el sistema

Generar archivos de la resolución 166 a través del SIMAT (30 Marzo)



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