microsoft word 2007 - jonanplanet.files.wordpress.com · ... 50 10. diseÑo de pÁgina ... como...
TRANSCRIPT
Microsoft Word 2007
Pág. I
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1 ELEMENTOS DE PANTALLA ........................................................................................ 1 HERRAMIENTAS BÁSICAS: USO DEL RATÓN .............................................................. 4 MODOS DE TRABAJO ................................................................................................. 5 SÍMBOLOS NO IMPRIMIBLES Y LÍMITES DEL TEXTO .................................................. 7 AYUDA ....................................................................................................................... 7 2. EDICIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 9 DESPLAZAMIENTO EN DOCUMENTO ......................................................................10 SELECCIONAR TEXTO ...............................................................................................11 MOVER O COPIAR TEXTO ........................................................................................13 COPIAR FORMATO ...................................................................................................14 DESHACER Y REHACER ACCIONES ...........................................................................15 3. TRABAJANDO CON DOCUMENTOS ...................................................................... 16 GUARDAR UN DOCUMENTO ...................................................................................16 ABRIR UN DOCUMENTO ..........................................................................................17 CERRAR UN DOCUMENTO .......................................................................................19 4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................ 21 5. FORMATOS DE CARÁCTER ................................................................................... 24 RESALTAR Y COLOREAR ...........................................................................................27 6. FORMATOS DE PÁRRAFO .................................................................................... 28 SANGRÍA Y ALINEACIÓN ..........................................................................................28 TABULACIONES ........................................................................................................30 7. BORDES Y SOMBREADO ...................................................................................... 36 8. LISTAS Y VIÑETAS ................................................................................................ 39 LISTAS CON VIÑETAS ...............................................................................................40 LISTAS NUMERADAS ................................................................................................42 LISTAS MULTINIVEL .................................................................................................43 PERSONALIZAR UN ESQUEMA NUMERADO ............................................................44 DEFINIR ESTILO DE LISTA .........................................................................................45 9. ESTILOS ............................................................................................................... 47 CREAR Y APLICAR UN ESTILO ...................................................................................47 MODIFICAR UN ESTILO ............................................................................................50 ELIMINAR UN ESTILO ...............................................................................................50 10. DISEÑO DE PÁGINA ............................................................................................. 51 MÁRGENES, TAMAÑO DEL PAPEL Y ORIENTACIÓN .................................................51 SECCIONES ...............................................................................................................53 ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ...........................................................................54 NÚMERO DE PÁGINA ...............................................................................................57 INSERTAR PÁGINA EN BLANCO Y SALTO DE PÁGINA...............................................60 MARCAS DE AGUA Y COLORES DE PÁGINA .............................................................61 11. HERRAMIENTAS .................................................................................................. 62 BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO ...............................................................................62 BUSCAR ....................................................................................................................62 REEMPLAZAR ...........................................................................................................64 BLOQUES DE CREACIÓN O ELEMENTOS RÁPIDOS (AUTOTEXTO) ...........................65
Microsoft Word 2007
Pág.II
AUTOFORMATO .......................................................................................................67 12. COLUMNAS ......................................................................................................... 69 CREAR COLUMNAS ..................................................................................................69 FORMATO DE COLUMNAS .......................................................................................70 COLUMNAS MÚLTIPLES ...........................................................................................71 13. TABLAS ............................................................................................................... 72 CREACIÓN DE TABLAS ..............................................................................................72 EDICIÓN Y FORMATO DE TABLAS ............................................................................74 SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS, CELDAS Y TABLAS ..............................................74 INSERTAR Y ELIMINAR FILAS, COLUMNAS, CELDAS Y TABLAS.................................75 MOVER FILAS Y COLUMNAS ....................................................................................77 MOVER UNA TABLA .................................................................................................77 UNIR Y DIVIDIR CELDAS ...........................................................................................78 CAMBIAR EL ALTO Y ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS ..............................................78 AUTOFORMATOS: FICHA DISEÑO DE TABLAS .........................................................79 CONVERTIR TEXTO EN UNA TABLA ..........................................................................81 OPERACIONES CON TABLAS: FICHA PRESENTACIÓN DE TABLAS ............................81 CONVERTIR UNA TABLA EN TEXTO ..........................................................................81 OPERACIONES CON TABLAS ....................................................................................82 ORDENAR TABLAS ....................................................................................................82 FÓRMULAS ...............................................................................................................83 14. REVISIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 84 ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA ....................................................................................84 REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL AUTOMÁTICA ........................................84 CONFIGURACIÓN DE LA REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL ........................86 CREACIÓN DE UN DICCIONARIO PERSONALIZADO ..................................................87 DICCIONARIO DE SINÓNIMOS .................................................................................89 GUIONES ..................................................................................................................89 CONTAR PALABRAS ..................................................................................................90 AUTOCORRECCIÓN ..................................................................................................91 EXCEPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN ......................................................................92 TRADUCIR ................................................................................................................93 15. CORRESPONDENCIA ............................................................................................ 94 CREAR UN MAILING: CARTAS MODELO ...................................................................95 ETIQUETAS ...............................................................................................................98 SOBRES ................................................................................................................. 100 DIRECTORIO .......................................................................................................... 101 ASISTENTE COMBINAR CORRESPONDENCIA ........................................................ 102 UTILIZAR FILTROS EN LA CORRESPONDENCIA ...................................................... 103 SOBRES Y ETIQUETAS SIN UTILIZAR UNA FUENTE DE DATOS .............................. 105 16. PLANTILLAS ....................................................................................................... 107 CÓMO UTILIZAR PLANTILLAS ................................................................................ 107 REALIZAR CAMBIOS EN UNA PLANTILLA .............................................................. 109 PLANTILLAS AVANZADAS ...................................................................................... 110 CREAR UNA PLANTILLA QUE UTILIZA OTRA PLANTILLA ....................................... 111 17. GRÁFICOS, IMÁGENES Y FORMAS ..................................................................... 112 INSERTAR Y VINCULAR OBJETOS .......................................................................... 112 EDICIÓN DE UN GRÁFICO O IMAGEN ................................................................... 114 FORMAS Y CUADROS DE TEXTO ........................................................................... 116
Microsoft Word 2007
Pág. III
WORDART ............................................................................................................. 119 LISTAS GRÁFICAS: GRÁFICOS SMARTART ............................................................. 119 GRÁFICOS .............................................................................................................. 121 18. NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL ....................................................................... 124 INSERTAR UNA NOTA AL PIE ................................................................................. 124 INSERTAR UNA NOTA AL FINAL ............................................................................ 125 ELIMINAR NOTA AL PIE Y NOTA AL FINAL ............................................................ 126 CONVERTIR NOTAS AL PIE EN NOTAS AL FINAL Y VICEVERSA .............................. 126 19. LETRA CAPITAL, HIPERVÍNCULO, TÍTULOS, MARCADORES Y REFERENCIAS CRUZADAS .................................................................................. 127 LETRA CAPITAL ...................................................................................................... 127 HIPERVÍNCULOS .................................................................................................... 128 MARCADORES ....................................................................................................... 130 TÍTULOS ................................................................................................................ 131 REFERENCIAS CRUZADAS ...................................................................................... 133 20. TABLAS DE CONTENIDO, ILUSTRACIONES E ÍNDICES .......................................... 135 TABLA DE CONTENIDO.......................................................................................... 135 TABLA DE ILUSTRACIONES .................................................................................... 137 ÍNDICE ................................................................................................................... 138 INSERTAR CITAS Y BIBLIOGRAFÍA ......................................................................... 141 BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 143 21. FORMULARIOS .................................................................................................. 144 CREACIÓN DE UN FORMULARIO ........................................................................... 144 PROTEGER DOCUMENTOS .................................................................................... 147 22. PERSONALIZACIÓN DE WORD ........................................................................... 148 MACROS ................................................................................................................ 148 23. TEMAS, COMENTARIOS Y VISTAS ...................................................................... 152 TEMAS ................................................................................................................... 152 COMENTARIOS ..................................................................................................... 156 VISTAS ................................................................................................................... 157
Microsoft Word 2007
Pág.1
1. INTRODUCCIÓN
Microsoft Word es un procesador de textos bajo entorno Windows. Es decir, es un programa destinado a la edición, formateado e impresión de documentos escritos que trabaja bajo el entorno Windows.
Como cualquier procesador de textos, Word dispone de características como buscar y reemplazar texto, revisión ortográfica, impresión de cartas personalizadas y etiquetas, tablas, columnas, etc...
Pero además, siendo uno de los más avanzados programas de proceso de texto bajo Windows dispone de características que lo adentran en el campo de la llamada "Autoedición", permitiendo mezclar gráficos y texto de una forma muy cómoda y flexible así como el uso de marcos para manejar texto y gráficos al estilo de las cajas de los programas de Autoedición pudiendo colocarlos en la posición deseada dentro de la página.
El trabajar bajo el entorno Windows aporta también múltiples ventajas. La más inmediata es la facilidad de uso en un entorno gráfico, con todo a la vista, en el que mediante el uso del ratón y de los menús se pueden realizar complejas operaciones sin necesidad de memorizar engorrosos comandos o combinaciones de teclas. Otra ventaja es el trabajar en modo gráfico, lo que se ve en la pantalla es lo que saldrá impreso.
Y entre las características más avanzadas tenemos el enlace OLE con los programas Windows que lo soporten. Esto quiere decir que podemos insertar en un documento Word una tabla creada con una hoja de cálculo y si posteriormente queremos cambiar algún dato de esa hoja de cálculo, no es necesario salir de Word para abrir la hoja de cálculo, sino que simplemente haciendo doble clic sobre esa tabla, automáticamente se abre la hoja de cálculo donde podremos realizar los cambios deseados. Además los datos de la hoja permanecerán siempre actualizados en el documento Word.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA
Cuando Word inicia una nueva sesión, aparece en pantalla un documento en blanco llamado Documento 1. En la parte superior puede observar las pestañas o menús con los distintos grupos de opciones o botones de comandos (ver Figura 1-1). Algunos de estos grupos poseen un indicativo en la parte inferior derecha con forma de flecha, al hacer un clic se despliegan en un cuadro de diálogo las distintas herramientas que el usuario personalizará.
Microsoft Word 2007
Pág.2
Botón de Office Despliega las opciones básicas como Guardar, Abrir, Imprimir, Enviar, etc... y permite personalizar el trabajo en Word y las opciones avanzadas.
Figura 1-1
Barra de Herramientas de acceso rápido y la cinta de opciones
La cinta de opciones incluye los botones de acceso rápido (botones de las barras de herramientas de otras versiones) se encuentra inicialmente encima de las pestañas de opciones y, contiene los botones que permiten ejecutar algunas acciones básicas como guardar, deshacer, etc... , se pueden personalizar, para ello realizar uno de los siguientes pasos:
- Pulsar el botón de Office>Opciones de Word>Personalizar
- Seleccionar de la columna Comandos disponibles los botones que deseamos agregar y pulsar el botón Agregar>>.
- Repetir este último paso para incluir distintos botones y pulsar el botón Aceptar
Botón Office Fichas y grupos de opciones
Barra de herramientas
Modos de trabajo y Zoom
Cuadros de diálogo con comandos
Ayuda
Cuadros de diálogo con comandos
Fichas y grupos de opciones
Microsoft Word 2007
Pág.3
O bien
- Con el botón derecho del ratón sobre la cinta de opciones, Personalizar barra de herramientas de acceso rápido…en el menú contextual
Fichas (Menús principales) y los Grupos de opciones
Contienen las herramientas necesarias para el trabajo en Office, y se pueden clasificar en:
Ficha Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista, Complementos y Programador (Ver figura 1-2).
Barra de estado
Muestra información sobre el documento activo. Informa sobre el número de páginas del documento, el número total de páginas, el número de palabras escritas, el idioma utilizado, los modos de trabajo (Diseño de impresión, Lectura pantalla completa, Diseño Web, Esquema y Borrador), así como el zoom de ampliación del documento (arrastrar la barra).
Barra de título
Identifica el nombre de la aplicación o documento en el que estamos trabajando
Barras de desplazamiento
Posee dos (vertical y horizontal), y están situadas en el borde derecho e inferior de la ventana de documento. Permiten el desplazamiento por el documento activo con el uso del ratón.
Figura 1-2
Microsoft Word 2007
Pág.4
El botón Seleccionar objeto de búsqueda de la barra de desplazamiento vertical permite deslazamientos de cualquier elemento que posea el documento, como páginas, líneas, secciones, notas, marcadores, campos, gráficos, comentarios, tablas, objeto, ecuaciones, etc. Los dos botones situados en los extremos del botón Seleccionar objeto de búsqueda, nos permiten pasar al objeto examinado anteriormente y al siguiente.
Reglas
Existen dos reglas, y sus funciones son esenciales para modificar márgenes, tablas, sangrías y tabuladores.
La regla horizontal nos permite cambiar rápidamente sangrías de párrafo, ajustar márgenes de página, cambiar el ancho de columnas de estilo periodístico y de columnas de tabla, y fijar tabulaciones. La vertical ajusta el alto de fila de las tablas y los márgenes superior e inferior.
HERRAMIENTAS BÁSICAS:
USO DEL RATÓN
Algunas de las acciones del ratón son:
Ubicación en pantalla Acción del ratón
En cualquier Ficha o botón de la pantalla.
Selecciona una Ficha u opción.
Seleccionar una palabra
Seleccionar un grupo de palabras que no van seguidas
Seleccionar líneas, párrafos, filas o todo el documento
Doble clic en la palabra
Doble clic en la primera palabra, mantener la tecla de CONTROL pulsada y volver a hacer clic en otra(s) palabra(s)
Borde lateral izquierdo de la ventana del documento (llamada Área de selección).
Doble clic en el área de selección o Ficha Inicio>Seleccionar>Seleccionar todo
Seleccionar desde una posición a otra determinada
Hacer clic en una posición determinada , desplazarse hasta la posición de destino y
Microsoft Word 2007
Pág.5
Seleccionar texto con idéntico formato
En cualquier lugar del documento.
antes de hacer clic pulsar la tecla de MAYÚSCULAS
Inicio>Seleccionar>Seleccionar texto con formato similar
Sitúa el cursor en el lugar deseado para escribir.
En cualquier lugar de la pantalla, después de hacer clic en el botón de ayuda.
Señala un comando o área de la pantalla para obtener ayuda acerca de la zona seleccionada.
Al seleccionar cualquier marco o imagen.
Desplaza el marco o la imagen a una nueva posición.
Al situarse sobre cualquier elemento que pueda ser modificado su tamaño.
Varía el tamaño de una imagen, marco o margen.
Seleccionando cualquiera de los controladores de un dibujo.
Recorta el tamaño de la imagen seleccionada.
Al situar el puntero en la parte superior de una tabla.
Selecciona la totalidad de la columna.
Seleccionando el cuadro superior de la barra de desplazamiento vertical.
Divide el documento activo en dos partes.
Situando el puntero del ratón sobre la intersección de dos celdas.
Ajusta el tamaño de la celda deseada.
Al seleccionar el botón de Copiar formato de la barra de herramientas Estándar.
Copia el mismo formato del texto seleccionado.
Al arrastrar un bloque seleccionado. Traslada o copia el bloque seleccionado.
MODOS DE TRABAJO
Todo documento puede presentarse de muy diversas formas y maneras. Cada una de ellas se utiliza para diferentes modelos de documentos o trabajos. Estos modos de trabajo están disponibles en la ficha Vista o en la barra de desplazamiento horizontal.
• Vista Normal: para escribir y editar documentos de texto básicos, puede observarse el
Microsoft Word 2007
Pág.6
formato de párrafo o fuente, tal y como queda impreso, y se presentan marcas de salto de página mediante una línea horizontal de puntos. Por el contrario, este modo de trabajo nunca nos mostraría el formato de columnas, encabezados y pies de página, regla vertical, límites de textos, o cualquier otro elemento de pantalla.
Es el modo de trabajo que tiene Word por defecto.
• Vista Diseño Web: presenta el documento como aparecería en un explorador Web, aparece con todas sus características (marcos, gráficos, viñetas, sonidos, etc.).
• Vista Diseño de impresión: es la más importante, nos permite visualizar los documentos tal y como aparecerán cuando los vayamos a imprimir. Es la presentación más acertada para la creación de documentos con diferentes formatos de texto e imágenes, pies de página, encabezados, notas al pie, etc. Permite cambiar también los márgenes en las reglas vertical y horizontal. No obstante, la edición del documento se hace más lenta, debido a que Word presenta toda clase de códigos, símbolos no imprimibles y otros elementos.
• Vista Esquema: se usa para contraer o expandir documentos. Los estilos definidos por el usuario crean niveles de importancia muy útiles para que Word se encargue de presentar en pantalla los títulos principales para simplificar las operaciones de mover, copiar texto y reorganizar documentos extensos. Presenta también de forma automática, una nueva barra de herramientas que facilita las funciones de expandir, contraer y establecer niveles de esquemas.
• Vista Mapa del Documento: muestra el esquema de la estructura del documento automáticamente, con los puntos claves del documento. Esto nos ofrece innumerables posibilidades para trabajar con documentos más extensos.
Puedes seleccionar la opción Mapa del documento en la ficha Vista (casilla Mapa del documento)
• Vistas en Miniatura: Permiten ver las distintas páginas de nuestro documento en tamaño reducido. Ficha Vista> Vistas en miniatura
• Lectura de pantalla completa: permite visualizar el documento (una o dos páginas) sin barras de herramientas, reglas, ni otros elementos, viéndose simplemente el documento en sí. Sin embargo, si colocamos el puntero del ratón en la parte superior de la pantalla, apreciaremos que los comandos aparecen en pantalla y podemos seleccionarlos de la misma forma que en cualquier tipo de presentación de documento.
Existen una serie de Herramientas como por ejemplo: editar el documento, imprimir, guardar cambios, así como unas Opciones de Vista.
Para volver a la presentación anterior, hacer clic en el botón Cerrar o pulsar la tecla <Esc>.
• Vista preliminar: este comando nos muestra las páginas completas a un tamaño reducido para poder observar una o varias páginas en pantalla, verificar los saltos de
Microsoft Word 2007
Pág.7
página y el aspecto global del documento. Botón de Office>Imprimir>Vista preliminar
Desde la Vista preliminar puede realizar diversas acciones mediante la barra de herramientas correspondiente, entre ellas: imprimir, aumentar y reducir el documento en número de páginas, visualizar varias páginas de documentos extensos, seleccionar diferentes tipos de zoom con porcentajes que van desde el 10% hasta el 500%, modificar los márgenes e incluso terminar de escribir el documento antes de imprimirlo.
El número de páginas que puede presentar, depende de la resolución de la pantalla, pudiendo llegar a visualizar hasta 50 páginas por pantalla. La vista preliminar de un documento puede ahorrarle bastante tiempo, dado que reduce el número de veces que es necesario imprimir el documento y además, le ahorrará mucho papel.
SÍMBOLOS NO IMPRIMIBLES Y LÍMITES DE TEXTO
Son de vital importancia. Gran número de usuarios no desean que se presenten en pantalla aquellos caracteres que no van a aparecer en el texto impreso, sin embargo, en ocasiones son importantísimos puesto que nos informan de posibles errores en la edición de documentos.
Los límites de texto sólo se pueden visualizar en la Vista Diseño de impresión y Diseño Web.
Para presentar los caracteres no imprimibles y los límites de texto:
1º) Seleccionar el botón de Office>Opciones de Word>Avanzadas>Mostrar contenido de documento>
2º) Seleccionar la casilla Mostrar límites de texto.
3°) Haz clic en Aceptar.
Para eliminar o mostrar la presencia de esos caracteres no imprimibles en el documento,
puedes hacer clic sobre el botón Mostrar u ocultar en la Ficha Inicio>Párrafo. Para visualizar nuevamente dichos caracteres, volver a hacer clic en el mismo botón.
AYUDA
En el extremo derecho del área de las fichas o menús tenemos la Ayuda de Microsoft
Word
Al hacer clic sobre obtenemos la pantalla principal (ver figura 1-3) de la Ayuda que nos muestra un índice de apartados generales con la posibilidad de conectarnos Online a otros servicios de Microsoft así como a los cursos de formación en ciertos módulos
Microsoft Word 2007
Pág.8
También podemos escribir en el cuadro de texto Buscar el término(s) para que discrimine las búsquedas. Se pueden imprimir las búsquedas
Figura 1-3
Existen otros procedimientos para obtener ayuda: Al acercar el puntero del ratón sobre un botón, se nos muestra información concreta sobre el comando y la tecla F1 para obtener información complementaria.
SALIR DE WORD
Para ello, selecciona Salir de Word del botón de Office, o bien, Cerrar o doble clic en el menú
de control de la ventana de la aplicación de Word.
Antes de salir, al cerrar el documento, si no se han almacenado los cambios realizados en el mismo, preguntará si se desea guardarlos.
Microsoft Word 2007
Pág.9
2. EDICIÓN DE DOCUMENTOS
Para crear y editar los procesos más importantes de un documento de texto, es útil y recomendable seleccionar el modo de Vista Diseño de impresión, y activar la regla horizontal
(Ficha Vista>Regla) o botón (en el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical), barras de desplazamiento, caracteres no imprimibles y límites de texto, para visualizarlo mejor.
Cuando activamos Word, disponemos de dos opciones: Se puede trabajar con un documento nuevo o se puede abrir un documento que ya existe.
Cuando Word inicia una sesión, abre un documento nuevo con el nombre Documento 1. También podemos abrir un documento nuevo, seleccionando el botón de Office, la opción Nuevo
Según vamos escribiendo, al llegar al final de la línea, el cursor salta de forma automática a la siguiente. Sólo cuando deseemos saltar al siguiente párrafo (es decir, hacer un punto y aparte) se debe pulsar la tecla de nuevo párrafo o <Intro>.
Asimismo, según se escribe el texto se puede ir cambiando de atributos y por ejemplo escribir en negrita haciendo clic sobre el icono de negrita. Haciendo de nuevo clic sobre el mismo icono deja de escribir en negrita. Esta es una de las maneras de trabajar en Word, es decir, ir cambiando las características del texto según se va escribiendo. Cualquier cambio que se haga tiene efecto desde ese punto hasta que vuelva a hacer otro cambio.
La otra manera de trabajar es efectuar los cambios sobre el texto ya escrito. Una vez escrito un texto, se selecciona cualquier porción de él que se quiera cambiar y después se realiza dicho cambio. Por ejemplo: ponerlo en negritas, haciendo clic sobre el icono correspondiente. En un posterior apartado veremos las formas de seleccionar texto.
Lo mismo ocurre para cualquier otro tipo de formato de texto, tales como cursiva, subrayado, así como tipo de letra, tamaño, alineación, etc..., bien sea desde la Regla o desde menús.
Microsoft Word 2007
Pág.10
Es muy probable que al escribir cualquier texto, se cometan equivocaciones. Por suerte, en un procesador de textos, se puede corregir cualquier equivocación sin tener que repetir el texto. Para ello están las teclas de edición, que son las siguientes:
<Retroceso> Borra un carácter a la izquierda del cursor o todo el texto seleccionado.
<Supr> Borra un carácter a la derecha del cursor o todo el texto seleccionado.
DESPLAZAMIENTO EN UN DOCUMENTO
Formas de desplazarse con el ratón y el teclado:
Desplazarse Hacer clic en:
Una línea Flechas de desplazamiento arriba o abajo.
Una página Flechas de desplazamiento de página.
Una página concreta Botón de desplazamiento.
Zona de pantalla en la horizontal Flechas o botón de desplazamiento en la barra horizontal.
Una página, sección, línea, notas, gráficos, comentarios, tablas, etc.
Doble clic sobre el primer apartado de la barra de estado o clic sobre el botón Seleccionar objeto de búsqueda en la barra de desplazamiento vertical.
Desplazarse Presionar las teclas:
Una palabra a la izquierda Control+Flecha izquierda
Una palabra a la derecha Control+Flecha derecha
Al final de la línea Fin
Al principio de una línea Inicio
Microsoft Word 2007
Pág.11
Párrafo superior Control+Flecha arriba
Párrafo inferior Control+Flecha abajo
Al final del documento Control+Fin
Al principio del documento Control+lnicio
Próximo campo Alt+Fl
Siguiente ventana del documento Mayus+Control+F6
Si queremos desplazarnos hacia otras zonas o elementos específicos de un documento,
podemos hacerlo mediante Ficha Inicio> Edición> o la tecla de función F5. Este nos permite desplazamos a una determinada página, sección, línea, anotación, marcador, encabezado, pie de página, comentario, campo, gráfico, ecuación, tabla y objeto. Además, si queremos visualizar un documento cada 2, 3, 4, 8, 10 o más páginas, líneas, encabezados o demás elementos, puede realizarse escribiendo en el apartado de entrada de datos del cuadro de diálogo Ir a..., el número que se desee precedido por el signo + o -, dependiendo de la posición a desplazar.
SELECCIONAR TEXTO
Seleccionar texto supone extender una zona resaltada en vídeo inverso desde el punto de inserción hasta donde deseamos. Es posible utilizar el ratón o el teclado:
Diferentes formas de selección con el ratón:
Seleccionar Acción
Texto Arrastrar el ratón pulsando el botón izquierdo sobre el texto que se desee seleccionar.
Una palabra Hacer doble clic sobre la palabra.
Determinadas palabras
Desde una posición determinada a otra
Una línea
Hacer un clic en la 1ª palabra y el resto de palabras fijar la tecla de CONTROL y hacer clic en cada una de ellas.
Hacer un clic en la posición inicial y antes de seleccionar el destino fijar la tecla de MAYÚSCULAS.
Hacer un clic en el margen izquierdo de la línea (área de selección).
Varias líneas continuas Arrastrar el ratón sobre el margen izquierdo del ratón.
Microsoft Word 2007
Pág.12
Una frase
Pulsando la tecla Control hacer un clic en cualquier parte de la frase.
Un párrafo Triple clic en cualquier parte del párrafo o doble clic en la parte izquierda del párrafo que vamos a seleccionar.
Documento completo Triple clic en el margen izquierdo (área de selección), o pulsando la tecla Control y clic en el margen izquierdo del documento.
Un bloque específico Pulsando la tecla Alt y el botón izquierdo del ratón.
Un gráfico Hacer clic en el propio gráfico.
Con el teclado:
Selección Acción
Caracteres Pulsando las teclas Mayus+Flechas de dirección
Hasta el final de una palabra Pulsando las teclas Control+Mayus+Flecha derecha
Hasta el principio de una palabra Pulsando las teclas Control+Mayus+Flecha izquierda
Hasta el final de una línea Pulsando las teclas Mayus+Fin
Hasta el principio de una línea Pulsando las teclas Mayus+Inicio
Una línea hacia abajo Pulsando las teclas Mayus+Flecha abajo
Una línea hacia arriba Pulsando las teclas Mayus+Flecha arriba
Hasta el final del párrafo Pulsando las teclas Control+Mayus+Flecha abajo
Hasta el principio del párrafo Pulsando las teclas Control+Mayus+Flecha arriba
Hasta el final del documento Pulsando las teclas Control+Mayus+Fin
Hasta el principio del documento Pulsando las teclas Control+Mayus+lnicio
Todo el documento Pulsando la tecla F8 tres veces o la combinación de teclas Control+E (Es equivalente a la opción Seleccionar todo del menú Edición.).
Microsoft Word 2007
Pág.13
MOVER O COPIAR TEXTO
CORTAR, COPIAR Y PEGAR
Estos comandos permiten copiar y mover el área seleccionada a cualquier lugar de un documento o aplicación.
• Cortar: inserta el texto o gráfico seleccionado en el portapapeles de Windows temporalmente, permitiendo trasladar el texto o gráfico seleccionado a cualquier zona, documento o aplicación, siempre y cuando ésta lo permita.
• Copiar: inserta el texto o gráfico seleccionado en el portapapeles de Windows permitiendo copiar el texto o gráfico seleccionado a cualquier zona, documento o aplicación posible.
Para mover:
1º) Seleccionar el texto a mover y hacer clic en el botón Cortar(Ficha Inicio>grupo Portapapeles>botón , o del menú contextual1.
2º) Posicionar el cursor con el ratón donde queramos colocar el texto, y hacer clic en el
botón de Pegar (Ficha Inicio>grupo Portapapeles>botón . El texto cortado se ha trasladado a otra parte del documento.
Para copiar:
Realizar los pasos anteriores empleando el botón . Se respeta el texto seleccionado originalmente.
ARRASTRAR Y COLOCAR
Esta técnica se utiliza para copiar o trasladar texto y gráficos de forma rápida y sencilla con el ratón. Es conveniente tener activadas las opciones Usar copiar y pegar inteligentemente y Seleccionar automáticamente la palabra completa (botón de office>opciones de word>avanzadas).
1 El menú que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón
Microsoft Word 2007
Pág.14
Para mover:
1°) Seleccionar el texto o gráfico presionando el botón izquierdo del ratón, y manteniendo presionado dicho botón arrastrar el puntero del ratón hasta una nueva posición. El puntero del ratón estará acompañado en su margen inferior de un rectángulo, para informarnos que está realizando un proceso de traslación o copia de una selección.
2°) Dejar de presionar el botón izquierdo del ratón para colocar el texto seleccionado en el lugar deseado.
Para copiar:
Realizar los pasos anteriores teniendo pulsada la tecla <Control> mientras arrastramos el texto a la nueva posición (aparece un símbolo +).
En ambos casos la barra de estado nos informa lo que está realizando, si es mover o copiar texto.
Entre distintos documentos también se puede realizar el mismo proceso, cuando los documentos están visibles, siendo idénticos los pasos a efectuar.
COPIAR FORMATO
Para ahorrar tiempo y esfuerzo contamos con un botón que automáticamente copia el formato carácter del texto seleccionado a otro que deseemos, ahorrándonos tiempo en la asignación de formatos a los documentos.
Para copiar el formato de caracteres a otro texto, efectuaremos los siguientes pasos:
1°) Seleccionar el texto. Será el formato que se desea copiar.
2°) Hacer clic en el botón Copiar formato del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
Cuando el puntero del ratón adopte una forma singular con una brocha junto al puntero en forma de insertar texto, seleccionar el texto al cual vamos a aplicar el formato, dejando de presionar el botón izquierdo del ratón una vez seleccionado.
Si deseamos llevar a cabo la acción varias veces, hacer doble clic en el botón Copiar formato
Para borrar el formato aplicado a un texto, pulsar (Ficha Inicio>Fuente)
También es posible copiar el formato en diferentes documentos.
Microsoft Word 2007
Pág.15
DESHACER Y REHACER ACCIONES
Existe una serie de comandos que ayudan a rectificar y repetir la gran mayoría de acciones que se han realizado desde la creación o apertura de un documento. Son
Deshacer... y Repetir... acciones.
Word mantiene un registro interno de las últimas acciones, lo que da seguridad al usuario de recuperar y rehacer gran parte de las acciones realizadas en un documento. Para ello sólo
hay que seleccionar los comandos Deshacer... o Repetir... .
Debido a que se utilizan muy a menudo es recomendable incluir los botones de deshacer y repetir en la cinta de opciones, para ello:
- Con el botón derecho del ratón en la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccionar los botones de deshacer y repetir y agregarlos a la barra e herramientas de acceso rápido.
Microsoft Word 2007
Pág.16
3. TRABAJANDO CON DOCUMENTOS
GUARDAR UN DOCUMENTO
Para grabar un documento, tenemos varias formas, dependiendo de si éste se ha realizado por primera vez, o si ya posee un nombre por habérsele asignado anteriormente.
Existen también varias opciones de grabación. Las opciones de unidad y directorio se presentan al grabar un documento. Otras opciones que también afectan a la grabación, necesitan modificarse mediante el botón de office >opciones de word>Guardar.
Para grabar el documento escrito en una carpeta:
1º) Hacer clic en el botón de office y seleccionar Guardar
Caso de que el documento no tenga nombre, presenta el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 3-1), para que se le asigne un lugar donde destinarlo y un nombre.
Si ya tiene nombre, guardará automáticamente el documento con las últimas modificaciones que haya efectuado.
Por defecto, propone una carpeta donde destinarlo, denominada Mis documentos. (Podemos cambiar la carpeta que propone en la solapa Ubicación de archivos del comando Opciones en el menú Herramientas.)
Figura 3-1
Microsoft Word 2007
Pág.17
2º) Indicar la carpeta donde queremos clasificarlo, observando que el nombre de esta está disponible en el cuadro Guardar en, ubicado en la parte superior del cuadro de diálogo Guardar como.
Para indicar la carpeta podemos hacer doble clic sobre ella, o utilizar los botones Subir un nivel e incluso Crear nueva carpeta.
3º) Escribir el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo. Hay que tener presente que un archivo no puede tener más de 255 caracteres, o incluir uno de los siguientes símbolos o caracteres: barra (/), barra inversa (\), signo menor que (<), signo mayor que (>), interrogación (?), comillas ("), asterisco (*), barra vertical (¡), dos puntos (:), o punto y coma (;), y haz clic en el botón Guardar. En el apartado Guardar como tipo, se puede archivar el documento en otro formato y en otra versión anterior de word (Documento de word 97-2003) o como plantilla (Plantilla de word).
Word 2007 inserta la extensión .DOCX, para reconocer sus propios documentos. Los documentos que incluyen macros reciben la extensión .DOCM. Las versiones de office 2007 comprimen el tamaño de los archivos al guardarlos, ocupando menos espacio en disco
En caso de desconexión accidental del ordenador o pérdida del fluido eléctrico, Word abre un archivo de auto-recuperación la próxima vez que se inicie.
ABRIR UN DOCUMENTO
Pulsar el comando Abrir del botón de office o su correspondiente botón de la barra de herramientas de acceso rápido, veremos el cuadro de diálogo Abrir (ver figura 3-2)
Figura 3-2
Microsoft Word 2007
Pág.18
En el cuadro de diálogo Abrir aparecen distintos elementos, entre los cuales destacan:
• Buscar en: por defecto presenta el nombre de la carpeta del último archivo abierto. Puede desplazarse a diferentes carpetas, subcarpetas o unidades de disco. Siempre que seleccionemos una de las carpetas, subcarpetas o unidades se presentará en la parte inferior las carpetas, subcarpetas y archivos que cuelgan de las mismas. Estos archivos o carpetas corresponden al tipo de archivo que se haya seleccionado en la lista (ej: Documentos de Word). Podemos seleccionar otros tipos de archivos e incluso la opción de todos los archivos (*. *).
• Barra de carpetas: a la izquierda presenta las siguientes carpetas:
o Historial: muestra las últimas carpetas y archivos que se han abierto.
o Mis documentos.
o Escritorio: muestra los elementos, carpetas y archivos que hay en el escritorio.
o Favoritos.
o Mis sitios de red.
• Barra de herramientas: contiene diversos botones para gestionar los archivos:
Nombre del botón Función
Retroceder Retrocede a la anterior carpeta seleccionada.
Subir un nivel Asciende a un nivel superior en la estructura de carpetas.
Buscar en el Web Abre una página Web de búsqueda para encontrar información sobre el tema que se desee. En esta página de búsqueda se muestran los buscadores más importantes de la red Internet, para ello es necesario estar conectado con Internet.
Eliminar Suprime el archivo o archivos seleccionados.
Crear nueva carpeta Permite crear una carpeta nueva.
Vistas Permite elegir la forma de presentación de los archivos entre:
• Lista: Muestra los archivos en columnas.
• Detalles: Muestra el tamaño del archivo, el tipo y la fecha de última modificación.
Microsoft Word 2007
Pág.19
• Propiedades: Presenta las propiedades y estadísticas de los archivos.
• Vista previa: Muestra una presentación preliminar del archivo.
Además permite organizar los iconos (por nombre, tipo, tamaño o fecha).
Herramientas Contiene una lista de opciones:
• Buscar: para buscar archivos usando distintos criterios.
• Eliminar: para eliminar los archivos seleccionados.
• Cambiar nombre
• Imprimir
• Agregar a Favoritos: añade el archivo o carpeta seleccionado a la carpeta Favoritos.
• Conectar a unidad de red: si se trabaja en red, permite conectarse a otra unidad.
• Propiedades: muestra las propiedades y estadísticas del archivo seleccionado.
Abrir Abre el fichero seleccionado.
Permite abrirlo de sólo lectura, como copia o en el explorador.
• Elementos de búsqueda son: Nombre del archivo y Tipo de archivo.
CERRAR UN DOCUMENTO
En Word se puede trabajar en un documento teniendo otros documentos abiertos a la vez. Para ello simplemente hace falta abrir varios archivos. Y para pasar de un documento a otro, seleccionar en la ficha Vista>Cambiar ventanas el nombre del archivo ya abierto con el que queremos trabajar o hacer clic en el icono correspondiente a dicho archivo en la barra de tareas de Windows.
Microsoft Word 2007
Pág.20
Si queremos dejar de trabajar con un documento, pero no necesitamos salir de Word, entonces debemos cerrar ese documento seleccionando en el botón de office la opción Cerrar.
Al cerrar un documento, si no se han guardado los cambios realizados en el documento, preguntará si deseamos guardarlos.
Microsoft Word 2007
Pág.21
4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
La gestión de la impresora en Word se realiza a través de Windows y los controladores de impresión. Existen varios métodos para imprimir un documento.
A) En primer lugar se puede imprimir un documento desde el explorador de Windows, seleccionando el archivo de la unidad y carpeta correspondiente con el botón derecho del ratón y, a continuación, seleccionar el comando Imprimir.
B) La opción Imprimir del botón de office permite:
• Impresión rápida: Imprime todo el documento
• Imprimir: Se puede indicar las páginas a imprimir, copias, y convertir un documento a PDF (impresión virtual)
• Vista preliminar: Antes de imprimir es conveniente comprobar el formato de las páginas. Este comando muestra las páginas completas a un tamaño reducido para que podamos ver una o varias páginas a la vez, verificar los saltos de página y el aspecto global del documento (ver figura 4-2).
C) Si deseamos imprimir un documento especificando el número de copias, imprimir sólo parte de un documento o imprimir el resumen del mismo, seleccionar la opción Imprimir.
Figura 4-1
Microsoft Word 2007
Pág.22
El cuadro de diálogo Imprimir (ver figura 4-1) concede todas las especificaciones necesarias para configurar la impresora:
• Seleccionar la impresora: en algunos casos es posible que su ordenador esté conectado con varias impresoras. Si es así, seleccionar la impresora en la caja de listas Nombre. En este apartado se puede seleccionar la conversión a un documento PDF activando Adobe PDF
• Intervalo de páginas: permite imprimir todo el documento, la página en la que el cursor está activo (página actual), una selección de texto o un rango de número de páginas.
• Número de copias: Se escribe el número de copias que se desea imprimir. Activar o desactivar la opción Intercalar.
o Opciones de impresión: Se accede mediante el botón Opciones, muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word las herramientas de Opciones de impresión(apartado Mostrar) e Imprimir (apartado Avanzadas)
o Borrador: imprime el documento sin ningún tipo de formato o imágenes, dependiendo del tipo de impresora que tenga instalada.
o Orden inverso: imprime la primera página en el último lugar.
o Actualizar campos: actualiza todos los campos con sus respectivos contenidos en el documento.
o Actualizar vínculos: actualiza los diversos vínculos que haya utilizado en la creación de documentos, en el caso de haberse modificado el vínculo.
o Permitir alternar entre A4 y Carta: ajusta el formato de los documentos según el estándar.
o Impresión en segundo plano: hace que Word imprima el documento, permitiéndole trabajar simultáneamente gestionando la memoria adicional. El trabajo de edición será más lento mientras se imprima.
o Códigos de campo: imprime el formato del código de los campos, no así su contenido ni resultado.
o Comentarios: se imprimen las anotaciones del documento al final del mismo.
o Texto oculto: se imprime el texto oculto.
o Dibujos: imprime todos los objetos de dibujos y gráficos.
Las opciones de impresión se establecen mediante el cuadro de diálogo Imprimir.
Microsoft Word 2007
Pág.23
Para Imprimir: Hacer lo siguiente:
Varias copias En el cuadro copias introducir el número de copias deseado.
Una sección del documento En el cuadro Páginas, introducir pnºpag.snº sección Por ejemplo p1S2 para imprimir la página 1 y la sección 2 de un documento.
La página actual La página actual es la que contiene el punto de inserción. En la sección Intervalo de páginas, elige el botón Página actual.
Un fragmento de texto Seleccionar el texto previamente. En Intervalo de páginas, elegir el botón Selección.
Un grupo de páginas En el cuadro Páginas introducir un rango de páginas indicando la primera y la última separadas por un guión. Se puede indicar varios rangos separándolos por una coma.
Por ejemplo: 1-3,7-15, imprimiría las páginas 1 a 3 y 7 a 15 del documento.
Las páginas pares o impares En el cuadro Imprimir sólo seleccionar Páginas pares o Páginas impares (en vez de El intervalo).
Figura 4-2
Microsoft Word 2007
Pág.24
5. FORMATOS DE CARÁCTER
INTRODUCCIÓN A LOS FORMATOS
Un texto puede adquirir varios aspectos, en función del tipo de documento que deseamos obtener. A la especificación de esos detalles se le llama formatear el texto.
En Word, el formato del texto esta estructurado en niveles:
• Formato de caracteres o fuente: Cambiar el aspecto de la letra, tipo de letra, tamaño, subrayado, cursiva, negrita, etc.
• Formato de párrafo: Cambiar la forma del texto, sangrados, interlineado, etc.
• Formato de página: Tamaño y orientación del papel, márgenes, etc.
Para aplicar un formato , dos métodos:
A) Para texto ya escrito:
1º) Seleccionamos el texto (ya escrito) al cual deseamos aplicar el formato.
2º) Aplicar el formato deseado. Para ello llevar a cabo una de las siguientes acciones:
• Clic en un botón del grupo Fuente, Párrafo o Estilos de la ficha Inicio.
• Seleccionar la opción deseada del cuadro de diálogo Fuente, Párrafo o Estilos
(pulsar ).
• Hacer clic en el botón derecho del ratón para visualizar un menú contextual con las opciones aplicables a la selección.
Microsoft Word 2007
Pág.25
B) Para texto que vamos a escribir:
1º) Situar el cursor donde vamos a escribir y aplicar el formato que deseemos.
2º) Escribir el texto.
3º) Cuando queramos cambiar el formato a partir de un texto, seleccionar ese otro formato y continuar escribiendo.
FORMATOS DE FUENTE
El número de tipos de fuente y tamaño, dependerán del tipo de impresora y fuentes instaladas en el ordenador.
Para dar formato de caracteres o fuente, tenemos en el grupo Fuente de la ficha Inicio, una serie de herramientas que nos permiten seleccionar el tipo de letra y el tamaño. En ambos casos, se selecciona el texto a cambiar, después se activa la lista desplegable pulsando con el ratón la flecha que apunta hacia abajo y se selecciona el tipo o tamaño de letra deseados. También se puede ir cambiando de letra a medida que se escribe.
Respecto a los tipos de letra, al desplegar la lista observaremos que al lado del nombre de algunos de ellos aparece el símbolo . Eso quiere decir que se trata de una letra TrueType (permiten ser cambiadas a cualquier tamaño sin que se pierda definición, y además estas letras se ven igual en pantalla y en la impresora). Se recomienda usar letras TrueType.
El tamaño de las letras se da en puntos. A mayor número, mayor tamaño. Un tamaño más o menos normal oscila de 10 a 12 puntos. No todas las letras con igual tamaño de puntos parecen de igual tamaño. Por ejemplo:
Arial de 12 puntos. Times New Roman de 12 puntos.
Tenemos además distintos botones para atributos de la letra como la negrita, la cursiva y el subrayado.
Pulsando el botón correspondiente se activa el atributo y volviendo a pulsar el mismo botón, se desactiva.
Los botones, sirven para indicar el estado del texto en el lugar donde tenemos el cursor o del texto seleccionado.
Microsoft Word 2007
Pág.26
Una fuente o tipo de letra es un diseño con un tamaño específico, tal como Times, de 10 puntos, o Helvética de 8 puntos. Asimismo, el estilo de los tipos de letra puede variar entre negrita, subrayado o cursiva.
Además de poder utilizar los botones del grupo Fuente, otro método para aplicar formatos
de carácter es seleccionar el botón del grupo Fuentes. Tener en cuenta que el cuadro de diálogo Fuentes posee dos solapas, como veremos a continuación: (ver Figura 5-1)
• Solapa Fuente: En el apartado Fuente, Estilo de fuente y Tamaño, se puede seleccionar el tipo de fuente (letra), su atributo y el tamaño. En la lista de Estilo de Subrayado, seleccionar el tipo de subrayado que deseemos (que puede ser, entre otros: sencillo, sólo palabras, doble, punteado, punto. y raya, onda, etc...). Y en la caja Color de fuente aplicar cualquiera de los colores disponibles.
En el apartado Efectos disponemos de diferentes formatos que nos permite aplicar (entre otros: tachado, superíndice, subíndice, ssoommbbrraa, contorno, rrreeelll iiieeevvveee, gggrrraaabbbaaadddooo, MAYÚSCULAS).
• Solapa Espacio entre caracteres: El espacio entre las palabras puede comprimirse o expandirse según los puntos aplicados. También para establecer un efecto de altura superíndice o subíndice, podemos seleccionar el nivel de posición de los caracteres.
Una vez definidos los diferentes formatos y para que estos puedan aplicarse al bloque, texto seleccionado o punto de inserción, hacer clic en el botón de Aceptar.
Figura 5-1
Microsoft Word 2007
Pág.27
RESALTAR Y COLOREAR
El destacar la información lo más claro posible y limpio, es la finalidad de esta herramienta.
Al hacer clic en el botón Resaltar del grupo Fuente, al objeto de resaltar el texto que deseemos, el puntero adopta la forma de rotulador, y al seleccionarlo o hacer clic en dicho texto, se agrega el color para resaltarlo. Una vez finalizado, hacer clic nuevamente en el botón Resaltar.
Si queremos seleccionar un color para la fuente, hacer clic en la lista desplegable .
Además de aplicar un color y resaltado al texto tenemos otros botones en el grupo Fuente:
: Aumentar o reducir el tamaño del texto
: Borrar el formato aplicado a un texto
: Cambiar a mayúsculas un texto
: Marcar un texto como tachado, subíndices y superíndices
Microsoft Word 2007
Pág.28
6. FORMATOS DE PÁRRAFO
Word divide el texto en párrafos. Un párrafo es una serie de caracteres acabada con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos <Intro>).
Si visualizamos los caracteres no imprimibles, el símbolo que marca un fin de párrafo es .
Hay una serie de formatos que se aplican a párrafos y de hecho se almacenan en la marca de fin de párrafo. Estos formatos son, entre otros:
• Sangrados
• Interlineado
• Espacio extra antes y después de un párrafo
• Tabuladores
Si borramos una marca borramos los formatos de párrafo del párrafo correspondiente, adquiriendo automáticamente los formatos del siguiente párrafo. De igual manera debemos tener presente al mover o copiar un texto que debemos llevarnos también la marca de fin de párrafo si queremos conservar los formatos de párrafo en el destino.
Para cambiar el formato de un párrafo no es necesario seleccionarlo, basta con que el cursor de inserción esté en él. Sólo hay que seleccionar cuando queramos cambiar más de un párrafo a la vez.
La mayoría de los formatos se puede cambiar desde la ficha Inicio o desde la Regla.
SANGRÍA Y ALINEACIÓN
SANGRÍA
Los márgenes son generales para todo el documento (más concretamente para una sección), mientras los sangrados se pueden ir cambiando en cada párrafo a lo largo del documento arrastrando los indicadores de sangrado con el ratón (ver figura 6-1). De esta manera conseguimos que los párrafos terminen o empiecen más a la derecha o la izquierda respecto a los márgenes.
Microsoft Word 2007
Pág.29
Esto se puede realizar con la Regla, además del comando Sangría del grupo Párrafo (pulsar el botón ).
Figura 6-1
TIPOS DE SANGRÍA
Sangría de primera línea: Afecta a la primera línea de un párrafo. Sangrado desde el margen izquierdo
Sangría francesa: Afecta a todas las líneas excepto la primera. Sangrado desde el margen izquierdo
Sangría de izquierda: Afecta a ambas sangrías (primera línea y francesa). Mueve las sangrías a la vez a una posición en la regla.
Sangría derecha: Distancia o sangrado con respecto al margen derecho
Las sangrías de primera línea, francesa e izquierda se encuentran alineadas con el margen izquierdo. La sangría derecha, con el margen derecho.
Mover las sangrías dentro de la regla para indicar los nuevos márgenes. Para situar las sangrías alineadas a sus respectivos márgenes, ir al cuadro de diálogo Párrafo y poner como valor 0 a las sangrías izquierda y derecha y en el apartado Especial seleccionar (ninguna)
Botones de Aumentar y reducir sangría
Permiten desplazar a la vez, hacia la derecha o hacia la izquierda las sangrías de primera línea y francesa
En la ficha Diseño de página, dentro del grupo Párrafo, también podemos establecer los valores de las sangrías o pulsar en las flechas arriba y abajo para ver cómo se desplazan por
la regla.
Microsoft Word 2007
Pág.30
ALINEACIÓN
La alineación de un texto o imagen, es la colocación del mismo respecto a los márgenes del documento. Existen cuatro tipos de alineación de párrafos:
• Alineación izquierda, sitúa el texto seleccionado justamente en el margen izquierdo de la página, quedando alineado solamente los caracteres que se disponen en esa parte del margen.
• Alineación centrada, sitúa el texto seleccionado en el centro de la página respecto a los márgenes establecidos.
• Alineación derecha, sitúa el texto seleccionado justamente en el margen derecho de la página, quedando alineado solamente los caracteres que se disponen en esa parte del margen.
• Alineación Justificada: sitúa el texto seleccionado ajustándolo en ambos márgenes para que el texto quede ajustado en los respectivos márgenes.
Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se
deselecciona la anterior. Se puede seleccionar con los botones del grupo Párrafo
TABULACIONES
Los tabuladores permiten organizar la información en posiciones concretas de un documento. La tabulación es la posición prefijada para la alineación del texto en una línea. Los tabuladores sirven para organizar la información eficientemente alineando el texto, sin la necesidad de insertar los espacios en blanco.
Existen cinco tipos de tabuladores, cada uno de ellos da lugar a un tipo de alineación diferente:
• Tabulador izquierdo: hace que el texto se extienda a la derecha del punto de tabulación.
• Tabulador derecho: hace que el texto se extienda a la izquierda del punto de tabulación hasta terminar el espacio de la misma, pasando en ese momento a la derecha del punto. (Se utiliza, por ejemplo, para poner números enteros en columna.)
• Tabulador central: hace que el texto quede centrado en el punto de tabulación.
• Tabulador decimal: hace coincidir la coma decimal de los números escritos con el punto de tabulación.
• Tabulador barra: establece una línea vertical para separar o delimitar tabulaciones.
Microsoft Word 2007
Pág.31
Por defecto, los tabuladores están preestablecidos en intervalos de 1,25 cm. a partir del margen izquierdo de la página. Presionando la tecla <Tab> mueve el punto de inserción a la distancia predeterminada. Si presionas la tecla <Tab> varias veces, el punto de inserción se desplaza tantas veces como presiones se hayan realizado.
Es posible también fijar los diversos tipos de tabuladores con diferente longitud y carácter de relleno en cada párrafo del documento.
La forma de visualizar las tabulaciones se hace por medio de la regla horizontal del documento (ver figura 6-2), y en ella podemos observar diferentes marcas de tabulación indicándonos así el tipo de tabulación que se ha asignado en cada línea.
Figura 6-2
Para establecer tabulaciones a través de la regla:
1º) En la parte izquierda de la regla horizontal aparece un botón denominado Alineación de tabulaciones, pudiendo a través de él fijar el tipo de tabulador a utilizar. Cada vez que hagamos un clic en ese botón, automáticamente cambia el botón indicando el tipo de tabulador.
2º) Situar el puntero del ratón sobre el centímetro deseado de la regla y haz clic en él. Automáticamente queda fijado el tabulador.
Si deseamos mover los tabuladores de algún párrafo o de varios párrafos con los mismos tabuladores, seleccionar en primer lugar el párrafo o los párrafos que queramos modificar, y arrastrar el marcador de tabulación situando el puntero del ratón sobre él y pulsando el botón izquierdo del ratón.
Para eliminar tabulaciones, selecciona el texto donde estén insertados los tabuladores y sitúa el puntero del ratón sobre uno de los marcadores. Una vez situado el puntero sobre la marca, hacer clic con el botón izquierdo y desplazar el marcador hacia la parte superior o inferior de la ventana de la aplicación.
Para establecer tabulaciones mediante el botón Tabulaciones... del grupo Párrafo.
1º) Seleccionar Tabulaciones... del grupo Párrafo.
Microsoft Word 2007
Pág.32
Escribir en el apartado Posición (ver figura 6-3) la distancia en centímetros de la marca de tabulación respecto al margen izquierdo del documento. Después seleccionar la alineación de tabulación y hacer clic en el botón Fijar.
Repetir el paso -1- para cada tabulador.
2º) Clic en el botón Aceptar.
Figura 6-3
Para eliminar un marcador, abrir el cuadro de diálogo de Tabulaciones, seleccionar el tabulador a eliminar y clic en el botón Eliminar.
CARACTERES DE RELLENO
Se pueden utilizar tabuladores con caracteres de relleno para crear líneas de puntos, guiones o caracteres subrayados en un documento, puesto que dichos caracteres facilitan en gran medida el seguimiento del texto y su lectura.
Siempre mostrará el relleno por delante del tabulador al que se define.
Para establecer caracteres de relleno:
1°) Seleccionar los párrafos en los que deseemos insertar los caracteres de relleno.
Microsoft Word 2007
Pág.33
2°) Elegir el comando Tabulaciones... del grupo Párrafo.
3°) En el cuadro Posición, seleccionar el tabulador en el que deseemos los caracteres de relleno, aplicar el carácter de relleno y clic sobre el botón Fijar.
FORMATO DE PÁRRAFO CON EL MENÚ DE PÁRRAFO
Desde el cuadro de diálogo del grupo Párrafo se puede seleccionar también la alineación y sangrados (al igual que desde la Regla), y además otra serie de formatos de párrafo que no son accesibles desde la Regla.
Figura 6-4
A continuación se resumen las opciones de este cuadro de diálogo:
Pestaña Sangría y espacio
• Espaciado:
o Anterior:
Espacio adicional antes del párrafo. Para separarlos más entre sí. Sustituye a la costumbre de pulsar dos veces <Intro> después de cada párrafo, con la ventaja de que es configurable la distancia adicional entre párrafos a Fracciones de línea, por ejemplo 0,75 líneas.
Microsoft Word 2007
Pág.34
o Posterior:
Ídem, pero al final del párrafo en vez de al principio.
En la ficha Diseño de página, dentro del grupo Párrafo se encuentra la misma
herramienta para incluir antes y después de un párrafo un espaciado
o Interlineado:
Espacio entre las líneas del párrafo. Existen las opciones básicas de automático, sencillo, 1,5 líneas y doble. Existen además dos opciones de interlineado que se pueden configurar a nuestra medida:
Mínimo: si se elige esta opción se puede especificar en el cuadro En de la derecha el interlineado concreto que se desea. Este interlineado es elástico: si hay algún texto en la línea con mayor tamaño, el interlineado en dicha línea aumenta para acogerlo.
Exacto: similar al Mínimo, pero no es elástico. Si un texto demasiado alto no cabe en la línea, la porción que sobresale, se corta.
Múltiple: un número determinado de líneas.
Las unidades puede ser puntos (pto.), centímetros (cm), pulgadas (pld o ") y picas (pi) en el caso de exacto o mínimo.
También disponemos del botón Interlineado en el grupo párrafo y el comando Opciones de interlineado…
Pestaña Líneas y saltos de página
• Presentación:
o Salto de página anterior:
Si se aplica este formato a un párrafo se inserta automáticamente un salto de página antes de dicho párrafo.
o Conservar con el siguiente:
Hace que el párrafo correspondiente se mantenga en la misma página que el siguiente. Se suele usar para mantener un título de capítulo en la misma página que el primer párrafo de dicho capítulo.
o Conservar líneas juntas:
Para que no se quede parte de un párrafo en una página y parte en otra.
Microsoft Word 2007
Pág.35
• Suprimir números de línea:
Existe una opción Ficha Diseño de página> Configurar página, en la pestaña de Diseño, para que las líneas vayan numeradas. Con esta opción anulamos en un párrafo dicha orden.
• No dividir con guiones:
Con esta opción anulamos en un párrafo la división de las palabras con guiones.
Otros botones del grupo párrafo
: Ordenar listas, columnas y párrafos de texto
: Indicador de códigos
: Sombreado de párrafos
: Aplica bordes a párrafos
: Listas desordenadas o viñetas, ordenadas y listas multinivel
Microsoft Word 2007
Pág.36
7. BORDES Y SOMBREADOS
Esta función puede aplicar formatos de bordes y sombreado a párrafos, letras, tablas, gráficos, imágenes, marcos, etc. para destacar los mismos
Para aplicar bordes o sombreados a párrafos, existen dos formas: a través del botón del grupo Párrafo (Ficha Inicio) y con el comando Bordes y sombreado… que se encuentra en el mismo grupo.(ver figura 7-1)
Figura 7-1
Botón Bordes
Desplegando la flecha situada a la derecha de Bordes, pueden aplicarse bordes directamente sobre el área seleccionada.
Para aplicar bordes o sombreados:
1º) Seleccionar los párrafos o celdas sobre los que lo queremos aplicar.
2º) Elegir:
a. Para el borde: el estilo de línea, el grosor, el color y por último el borde que queremos aplicar.
b. Para el sombreado: el color del sombreado.
Microsoft Word 2007
Pág.37
Para recortar los bordes o sombreados, utilizar las sangrías de párrafo que contiene la regla, arrastrando con el ratón
Comando Bordes y sombreado
Por medio de este comando podemos especificar otras opciones de formato que no posee el botón bordes. Estas opciones permiten establecer colores de fondo y primeros planos, sombreado de bordes, páginas, etc... También permiten visualizar una vista preliminar del formato antes de validar las opciones.
Para aplicarlo al área seleccionada:
1º) Seleccionar el comando Bordes y sombreado... (ver figura 7-2). En el cuadro de diálogo aparecen las pestañas: Bordes, Borde de página y Sombreado.
a) Activar la solapa Bordes, seleccionando la opción deseada del apartado Valor, y el estilo, ancho y color del borde.
(Haciendo clic en las líneas de la Vista previa se elimina o establece dicho borde)
Figura 7-2
b) Activar la solapa Sombreado (ver figura 7-3), y seleccionamos el color de relleno.
Microsoft Word 2007
Pág.38
Figura 7-3
2º) Hacer clic en Aceptar.
También podemos crear bordes a toda una página a través del comando Bordes y sombreado. Activar la solapa Bordes de página (ver figura 7-4) y seleccionar el tipo de borde para la zona elegida (este borde puede tener diferentes diseños o estilos).
Figura 7-4
En el apartado Aplicar a se puede indicar si lo aplicamos a todo el documento, a una sección, sólo a la primera página o a todas excepto a la primera.
Microsoft Word 2007
Pág.39
8. LISTAS Y VIÑETAS
La utilización de listas numeradas y viñetas, constituyen una fórmula perfecta para separar distintos elementos y textos de un documento, señalando cada párrafo de la forma más conveniente para una mejor lectura. Se utilizan también para numerar pasos a seguir en un proyecto, notas internas, características de un proyecto, señalización de párrafos, etc... (ver figura 8-1).
Podemos organizar rápidamente el texto ordenando los elementos alfabéticamente, numéricamente o por fechas.
También se pueden crear listas con varios niveles (listas multinivel), que pueden ser útiles para esquemas o documentos técnicos.
Si agregamos, eliminamos o volvemos a ordenar los elementos de una lista numerada (tenga varios niveles o no), Word actualizará la numeración automáticamente, todo ello de forma sencilla y fácil, utilizando los botones existentes en el grupo Párrafo de la ficha Inicio o en el menú contextual (botón derecho del ratón) Numeración o Viñetas
Figura 8-1
También se pueden numerar todos los títulos de un documento, siempre y cuando se les haya dado formato con alguno de los estilos de títulos que ya vienen definidos en Word.
Microsoft Word 2007
Pág.40
CREACIÓN DE LISTAS CON VIÑETAS
• Pasos a seguir (mediante el menú contextual):
Seleccionar los párrafos y elegir del menú contextual el comando Numeración o bien Viñetas. Aparecen por defecto 10 estilos diferentes para las Viñeta o Numeraciones.
1º) Seleccionar un estilo, y hacer clic en Aceptar. Automáticamente se disponen las viñetas en el margen izquierdo de la página.
Viñetas
Para modificar el aspecto de las listas con viñetas, hacer clic en el comando Definir nueva viñeta….(ver figura 8-2)o en el caso de las Numeraciones o listas Definir nuevo formato de número…(ver figura 8-3)
Listas numeradas
Microsoft Word 2007
Pág.41
Figura 8-2 Figura 8-3
Podemos personalizar el tamaño del símbolo, el color (botón Fuente), y la posición de la viñeta respecto al margen (botón Alineación).
Para utilizar un nuevo símbolo como viñeta hacer clic en el botón Símbolo... En el cuadro de diálogo Símbolo, elegir el tipo de fuente, selecciona uno de los símbolos de la tabla y hacer clic en Aceptar. Word inserta el símbolo definido.
• Mediante el botón del grupo Párrafo:
Pulsar el botón Viñetas del grupo Párrafo, o la flecha situada a la derecha para indicar un tipo de viñeta de la lista, introducir el texto, al pulsar la tecla <Intro> se crean nuevas viñetas.
Si posteriormente se desea eliminar las viñetas, seleccionar la lista y volver a hacer clic en el mismo botón de Viñetas, consiguiendo así desactivar el formato.
Para intercambiar un tipo de viñetas por otras, desplazar el puntero del ratón en el área de
selección (el puntero del ratón toma la forma al ubicarlo en el margen derecho de la página) y seleccionar la línea con un clic, posteriormente ir al botón de viñetas y seleccionar otra viñeta o una personalizada.
Microsoft Word 2007
Pág.42
CREACIÓN DE LISTAS NUMERADAS
Estas son útiles para establecer una serie de numeración automática o listas de elementos (ver figura 8-4).
• Mediante el menú contextual:
1º) Seleccionar los párrafos y elegir el comando Numeración.
2º) Aparecen por defecto 10 estilos dispuestos a ser seleccionados. Seleccionar uno de ellos y hacer clic en el botón Aceptar.
Figura 8-4
Las diferentes opciones que posee este formato las conseguimos modificar a través del comando Definir nuevo formato de número... (ver figura 8-5)
Podemos modificar el estilo, la fuente y la posición de los números y sangrías.
Figura 8-5
Microsoft Word 2007
Pág.43
También podemos definir el texto opcional que precede o sigue a los números. Para ello situar el cursor en el apartado Formato de número y escribir el texto que queremos que aparezca antes o después de cada número.
A través del botón Fuente se establece el tipo de fuente.
• Mediante el botón del grupo Párrafo:
Similar a las listas con viñetas, existe un botón llamado Números en el grupo Párrafo para fijar de forma automática una lista numerada y una flecha situada a su derecha para seleccionar una numeración de la lista.
Si deseamos eliminar dicha numeración, seleccionar la lista y volver a hacer clic en el mismo botón de Números, quedando así desactivado el formato.
Existen también unos botones de formato comunes para establecer las sangrías en los párrafos, ajustando el texto desde la sangría fijada al margen derecho de la página. Los botones
a utilizar son Disminuir sangría y Aumentar sangría que encontraremos en el grupo Párrafo.
Para intercambiar un tipo de listas por otras, desplazar el puntero del ratón en el área de
selección (el puntero del ratón toma la forma al ubicarlo en el margen derecho de la página) y seleccionar la línea con un clic, posteriormente ir al botón de listas y seleccionar otra numeración o una personalizada.
Nota: Si hacemos un clic en una lista numerada o con viñetas veremos que se seleccionan automáticamente las listas al mismo nivel, ello nos permitirá intercambiar un tipo de listas por otras pulsando en los botones correspondientes.
CREACIÓN DE LISTAS MULTINIVEL
También pueden crearse listas con varios niveles para confeccionar documentos tipo esquemas, creando en cada párrafo un nivel diferente o niveles subordinados incluyendo viñetas o números. Las listas de este tipo pueden tener un máximo de nueve niveles.
Microsoft Word 2007
Pág.44
Para crearla:
1º) Seleccionar la flecha situada a la derecha del botón Lista multinivel del grupo Párrafo. Activar un tipo de esquema multinivel de la lista (ver figura 8-6), dispone de 10 formatos diferentes.
Figura 8-6
Para escribirla:
Teclear el texto de un nivel y pulsa la tecla <Intro>. Para establecer un subnivel, seleccionar el botón Aumentar sangría de la barra de herramientas Párrafo. Y para
establecer el nivel superior pulsa el botón Disminuir sangría.
PERSONALIZAR UN ESQUEMA NUMERADO
Para crear nuevos estilos de formato, hacer clic en el desplegable (flecha derecha) del botón Listas multinivel y seleccionar Definir nueva lista multinivel…, (ver figura 8-7) aparecerá un nuevo apartado para seleccionar niveles.
Pasos para definir una lista multinivel:
1º) Seleccionar un nivel
2º) Seleccionar un estilo de número para ese nivel
3º) Añadir en el apartado Especifique formato para el número si queremos delante o detrás del estilo, un texto, símbolo, etc..
Microsoft Word 2007
Pág.45
4º) Indicar una fuente y en el apartado Iniciar en introducir la numeración deseada
5º) En el apartado Posición, introducir la alineación y la sangría de las viñetas con respecto al texto
Figura 8-7
DEFINIR ESTILO DE LISTA
Podemos incluir un estilo a nuestras listas.
Pasos:
1º) Seleccionar el desplegable del botón lista multinivel y seguidamente Definir nuevo estilo de lista...
Microsoft Word 2007
Pág.46
2º) En el apartado Nombre, introducir un nombre para el estilo, indicar seguidamente en que valor queremos comenzar en el apartado Empezar en:
3º) Seleccionar el nivel en el apartado Aplicar formato a:
4º) Introducir la fuente, tamaño y atributos de negrita, subrayado o cursiva.
5º) Pulsar el botón Formato y aplicar los formatos deseados.
6º) Una vez introducidos los formatos para el estilo, indicar si queremos agregarlo a la lista de estilos de lista para futuras sesiones activando el botón radial Documentos nuevos basados en esta plantilla.
Microsoft Word 2007
Pág.47
9. ESTILOS
Una vez que se ha definido un formato para un párrafo es más que probable que se desee aplicar el mismo formato a otros párrafos.
Los estilos son una serie de formatos, que pueden aplicarse instantáneamente a una selección de un documento. Cada estilo se guarda con un nombre que puede utilizarse en cualquier momento para aplicarlo a diferentes párrafos de un documento de una forma sencilla y rápida.
Word cuando crea un documento nuevo, por defecto aplicará el estilo NORMAL. El grupo estilos que se encuentra en la ficha Inicio (ver figura 9-1) agrupa una relación de estilos rápidos para incluir automáticamente y un menú , así como el botón Cambiar estilos que permite personalizar un conjunto de estilos rápidos.
Figura 9-1
CREAR Y APLICAR UN ESTILO
Podemos crear todos los estilos que necesitemos para nuestros documentos. Para crear un estilo hay diferentes formas.
Estilos rápidos:
1º) Aplicar los formatos deseados a un párrafo (fuentes, sangrías, negritas,...). Cuando el párrafo ha adquirido el formato deseado, seleccionarlo y seguidamente debemos crear un estilo de párrafo y asignarle un nombre para posteriormente identificarlo.
2º) Hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir el comando Estilos, Guardar selección como un nuevo estilo rápido.
3º) Automáticamente queda guardado en la relación de estilos rápidos del grupo estilos (ver figura 9-2). Para modificar el estilo creado , seleccionar con el botón derecho del ratón el estilo ,de las lista de estilos y elegir Modificar..., realizar los cambios necesarios y pulsar Aceptar
Microsoft Word 2007
Pág.48
Figura 9-2
Otra forma de crear un estilo es utilizando el cuadro de diálogo del grupo Estilos ( ), y
pulsando el botón Nuevo estilo (ver Figura 9-3)
Figura 9-3
Microsoft Word 2007
Pág.49
Veremos el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, dónde debemos definir el nuevo estilo (ver figura 9-4)
Pasos:
1º) Asignar un Nombre al nuevo estilo
2º) Indicar el Tipo de estilo
3º) El estilo puede estar basado en otro estilo o en ninguno
4º) Indicar el Formato , atributos de negrita, cursiva y subrayado, además del tipo de alineación, el interlineado o sangrías
5º) Pulsar el botón Formato y aplicar los formatos deseados.
6º) Si queremos guardar los cambios en la plantilla Normal (plantilla predeterminada de uso), activar el botón Documentos nuevos basados en esta plantilla. También se puede Agregar a la lista de estilos rápidos y Actualizar automáticamente los futuros cambios en este estilo.
Figura 9-4
Microsoft Word 2007
Pág.50
MODIFICAR UN ESTILO
Si queremos cambiar los atributos y formatos de un estilo, realizar uno de estos pasos:
A.- Seleccionar el estilo de la lista de estilos con el botón derecho del ratón y, elegir Modificar..., ejecutar los cambios necesarios y pulsar Aceptar.
B.-Pulsar en el grupo Estilos , mostrará el cuadro de diálogo con los estilos, seleccionar con el botón derecho del ratón el estilo y elegir Modificar...
ELIMINAR UN ESTILO
Para eliminar un estilo de la lista de estilos rápidos:
-Seleccionar de la lista de estilos rápidos con el botón derecho del ratón la opción Quitar de la galería de estilos rápidos.
Para eliminar un estilo utilizando el cuadro de diálogo del grupo Estilos, seleccionar el estilo de la lista con el botón derecho del ratón y Eliminar...
Microsoft Word 2007
Pág.51
10. DISEÑO DE PÁGINA
MÁRGENES, TAMAÑO DEL PAPEL Y ORIENTACIÓN
Una de las primeras acciones que llevaremos a cabo antes de editar un documento, será la de adecuar la página con un formato de página determinado, indicar su orientación y, establecer los límites con respecto al borde superior e inferior de la página (márgenes superiores e inferiores) así como las posiciones desde los bordes izquierdo o derecho entre los que escribiremos nuestros documentos (márgenes izquierdo y derecho).
En la ficha Diseño de página, encontramos dentro del grupo Configurar página, la opción de márgenes pudiendo seleccionar alguno predeterminado de la lista o personalizar nuevos márgenes con el comando Márgenes personalizados... (ver figura 10-2)
Además, disponemos de la opción Aplicar a para decidir a qué aplicamos todas las especificaciones que hayamos realizado: a todo el documento, desde un punto en adelante o a una sección determinada. La Vista previa ofrece el aspecto que puede tener el documento antes de aceptar los cambios (ver figura 10-1).
Figura 10-1
Microsoft Word 2007
Pág.52
En el apartado Encuadernación, se puede fijar el espacio adicional para poder encuadernar un documento además del margen especificado. El tipo de encuadernación puede cambiar ampliando el margen interior si hemos seleccionado la opción Márgenes simétricos.
Si seleccionamos los Márgenes simétricos, éstos muestran dos páginas opuestas enfrentadas entre sí, para observar el efecto de cuaderno. Asimismo, los márgenes Izquierdo y Derecho pasan a ser Interior y Exterior.
Seleccionando Dos páginas por hoja imprime la segunda hoja de un documento en la primera. Insertar asimismo las distancias desde el borde del papel al texto de los encabezados y pies de página.
También podemos indicar la orientación de nuestras páginas, a través del botón Orientación (vertical u horizontal) y el Tamaño de las mismas con el botón Tamaño. Si pulsamos el menú Configurar página ( ), dispondremos de las tres opciones en distintas pestañas (ver figura 10-1), de este modo se pueden introducir los distintos valores para los márgenes, indicar un tamaño de página personalizado y su orientación.
En la pestaña Insertar se define la estructura de los encabezados y pies de página.
La alineación vertical de la página se puede establecer de tres formas: Superior, Centrada y Justificada. Significa que el bloque del texto se distribuye alineándose a la parte superior, al centro o se distribuye en una página.
Figura 10-2
Microsoft Word 2007
Pág.53
SECCIONES
Las secciones son partes de un documento en las que se establecen determinadas opciones de formato de página diferente del resto del documento, como puede ser un número fijo de columnas, varios márgenes, distinta orientación de impresión o encabezados y pies de páginas diferentes.
El principio y final de una sección depende exclusivamente de dónde se inserten los saltos de sección.
Estos saltos de sección los podemos colocar mediante la ficha Diseño de página> Saltos, (ver figura 10-3) indicando el tipo de salto de sección (que puede ser de cuatro tipos: página siguiente, continua, página par o página impar).
Figura 10-3
Microsoft Word 2007
Pág.54
ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Permiten repetir en la parte superior e inferior de las páginas de un documento, un texto, tablas, imagen o logotipo así como incluir también la numeración de página. Dentro de los encabezados o pies de página se pueden insertar cualquiera de los formatos que se aplican en un documento. También podemos trabajar con distintos encabezados y pies de página, para ello necesitaremos previamente insertar saltos de sección en la página siguiente (Ficha Diseño de página>Saltos> Saltos de sección página siguiente)
INSERTAR UN MISMO ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA EN TODO EL DOCUMENTO
-Seleccionar la ficha Insertar y pulsar botón Encabezados o bien, botón Pie de página. Veremos el marco de los encabezados (ver figura 10-4) o de los pies de página (ver figura 10-5)
Figura 10-4
Figura 10-5
-Indicar un estilo de encabezado de la lista y escribir el encabezado o pie de página. Si no deseamos un estilo de la lista, seleccionar con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, Editar encabezado, introducir posteriormente el texto del encabezado.
- En la barra de herramientas de Encabezado o Pie (ver figura 10-6), seleccionar si queremos la primera página diferente, en la páginas pares un contenido y en las impares otro. Además, se pueden añadir imágenes, tabulaciones, elementos rápidos (autotexto en otras versiones), la fecha y hora así como la numeración.
Microsoft Word 2007
Pág.55
Figura 10-6
-Para finalizar la edición de un encabezado o pie pulsar el botón Cerrar encabezado y pie de página.
-Para editar un encabezado, volver a la ficha Insertar, seleccionar encabezado o pie y Editar encabezado o Editar pie de página, o bien, hacer doble clic en el encabezado o pie de página cuando lo visualicemos.
- Si queremos eliminar todos los encabezados o pies de página, volver a la ficha Insertar y activar encabezado o pie, seleccionar Quitar encabezado o Quitar Pie de página.
-Si hemos insertado una tabulación dentro de un encabezado para colocar un texto, saltar a la misma haciendo uso de la tecla CONTROL + tecla de tabulación, o simplemente el tabulador
PERSONALIZAR UN ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA PARA INSERTARLO EN LA GALERÍA DE ENCABEZADOS O PIES
Se puede crear un estilo de encabezado o pie de página con objeto de añadirlo a la galería de encabezados.
Pasos:
1º-Ir a la ficha Insertar y seleccionar Encabezado o Pie de página y posteriormente Editar encabezado o pie de página
2º-Escribir el encabezado o pie de página
3º- Seleccionar el encabezado o pie de página con el ratón y pulsar el botón Encabezado o Pie de página, elegir Guardar selección en galería de encabezados… o bien, Guardar selección en galería de pies de página… Introducir un nombre y categoría para el estilo de encabezado creado y Aceptar
La próxima vez que insertemos un encabezado o pie en la posición deseada, seleccionaremos el estilo en la galería de encabezados o pies
Microsoft Word 2007
Pág.56
INSERTAR DISTINTOS ENCABEZADOS O PIES DE PÁGINA EN EL DOCUMENTO
Antes de finalizar una página es preciso realizar un salto de sección página siguiente (Ficha Diseño de página>Saltos> Saltos de sección página siguiente), de esta manera podemos acceder a un botón llamado Vincular al anterior para cambiar o quitar determinados encabezados.
Pasos:
1- Ficha Insertar>Encabezado o Pie de página, escribir el texto 2- Ir a la página en la que deseamos introducir un nuevo encabezado o pie de página o eliminar a partir de dicha página los existentes. Para saltar de una página a otra pulsar los botones:
3- Hacer clic en el botón Vincular al anterior 4- Escribir el nuevo texto para el encabezado o pie de página, o bien eliminarlo. 5- Repetir el paso -3- cada vez que necesitemos alterar los encabezados o pies de página.
INSERTAR ENCABEZADOS O PIES DE PÁGINA y NUMERACIÓN EN EL DOCUMENTO
Además de incluir texto como encabezado o pie, se pueden insertar números de página. Se necesita en cualquier caso insertar saltos de sección en página siguiente (Ficha Diseño de página>Saltos> Saltos de sección página siguiente)
Pasos:
1- Ficha Insertar>Encabezado o Pie de página, escribir el texto 2- En la misma ficha, seleccionar Número de página>Posición actual, indicar algún estilo de la lista 3- Ir a la página en la que deseamos introducir un nuevo encabezado o pie de página o eliminar a partir de dicha página los existentes. Para saltar de una página a otra pulsar los botones:
Microsoft Word 2007
Pág.57
4- Hacer clic en el botón Vincular al anterior 5- Escribir el nuevo texto para el encabezado o pie de página, o bien eliminarlo. Para el número de página, suprimirlo o pulsar en el botón Número de página>Formato del número de página, seleccionar el nuevo formato o bien dónde queremos comenzar la nueva numeración. 6- Repetir el paso -4- cada vez que necesitemos cambiar los encabezados o pies de página así como el número de la página.
NÚMEROS DE PÁGINA NUMERACIÓN DE PÁGINA EN TODO EL DOCUMENTO No requiere insertar salto de sección en página siguiente - Ficha Insertar>Número de página (a) Principio de la página: Coloca el número como si fuese un encabezado al principio de
la página. Seleccionar un estilo de la lista (b)Final de la página: Coloca el número como si fuese un pie de página al final de la
página. Seleccionar un estilo de la lista (c)Márgenes de página: Coloca el número en los márgenes interiores o exteriores de
una página. Seleccionar un estilo de la lista (d)Posición actual: Coloca el número únicamente en la página en que nos encontremos Para eliminar el número de la página, basta con hacer doble clic en el número y pulsar la tecla <Supr>, o bien el comando Quitar números de página del botón Número de página. Se puede cambiar el estilo de número por letras en mayúscula o minúscula, números romanos en mayúscula o minúscula, números con guiones. También el comienzo de la numeración por otra nueva o bien continuar la misma numeración, para ello pulsar el botón Número de página>Formato del número de página… y llevar a cabo los cambios. CAMBIAR LA NUMERACIÓN DE PÁGINA EN EL DOCUMENTO Previamente insertar un salto de sección en página siguiente antes de finalizar la página (Ficha Diseño de página>Saltos> Saltos de sección página siguiente). Para intercambiar la numeración en determinadas páginas de nuestro documento o bien suprimirla podemos llevar a cabo uno de los siguientes pasos:
Microsoft Word 2007
Pág.58
A.- Con el botón Numeración de página B.- Con los botones Encabezado o Pie de página A.- Con el botón Numeración de página: 1.-Ficha Insertar>Número de página>Principio de página o final de página (se pueden incluir ambas numeraciones) 2.-Seleccionar un estilo de la lista -Para eliminar o cambiar el estilo de número a partir de una página pulsar el botón
Vincular al anterior . Posteriormente pulsar tecla <Supr> (eliminar) o botón Número de página y Formato del número de página… Repetir este paso cada vez que deseemos intercambiar la numeración B.- Con los botones Encabezado o Pie de página 1.-Ficha Insertar>Encabezado o Pie de página (se pueden incluir ambas numeraciones) 2.-Seleccionar un estilo de la lista 3.- Hacer doble clic en el campo del encabezado o suprimirlo y pulsar el botón Número de página 4.- Seleccionar Principio, Final o Posición actual (una de las opciones) -Para eliminar o cambiar el estilo de número a partir de una página pulsar el botón
Vincular al anterior . Posteriormente pulsar tecla <Supr> (eliminar) o botón Número de página y Formato del número de página… COMENZAR LA NUMERACIÓN A PARTIR DE UNA PÁGINA DETERMINADA Previamente insertar un salto de sección en página siguiente antes de finalizar la página (Ficha Diseño de página>Saltos> Saltos de sección página siguiente). Supongamos que necesitamos numerar a partir de la página -2- con una determinada numeración (por ejemplo como -1-) , dejando una página en blanco. 1.-Ficha Insertar>Número de página>Principio de página o final de página. 2.-Saltar a la página en la que comenzaremos una nueva numeración (en nuestro ejemplo la página -2-) con los botones
de la barra de herramientas de encabezado o pie de página.
3.- Pulsar el botón Vincular al anterior
Microsoft Word 2007
Pág.59
4.-Seleccionar Número de página>Formato del número de página… 5.- En el apartado Iniciar en: indicar el número de la página haciendo uso de las flechas de selección (en nuestro ejemplo -1- ) 6.- Desplazarnos a la página anterior o páginas previas (en nuestro ejemplo la página -1- ) con los botones
y suprimir los números de página (el número -1- en nuestro ejemplo)
PERSONALIZAR UN NÚMERO DE PÁGINA PARA INSERTARLO EN LA GALERÍA DE NÚMEROS DE PÁGINA
• PARA NUMERAR PÁGINAS DETERMINADAS 1.- Ficha Insertar>Número de página>Posición actual, seleccionar un estilo normal de la galería de estilos. 2.-Indicar la posición mediante tabuladores y diseñar el nuevo estilo (podemos hacer uso de Formas, imágenes, etc...) y, seleccionar con el ratón el estilo y número creados. 3.- Ficha Insertar>Número de página>Posición actual y, elegir Guardar selección en galería de números de página… 4.- La próxima vez que deseemos numerar una página, ir a la ficha insertar>número de página y elegir el estilo en la galería de estilos de número de página • PARA NUMERAR TODAS LAS PÁGINAS AL PRINCIPIO O AL FINAL 1.- Ficha Insertar>Número de página>Principio de página o Final de página, seleccionar un estilo normal de la galería de estilos. 2.-Indicar la posición mediante tabuladores y diseñar el nuevo estilo (podemos hacer uso de Formas, imágenes, etc...) y, seleccionar con el ratón el estilo y número creados. 3.- Ficha Insertar>Número de página> Principio de página o Final de página y, elegir Guardar selección como número de página (arriba), o bien, Guardar selección como número de página (abajo) 4.- La próxima vez que deseemos numerar una página, ir a la ficha insertar>número de página y elegir el estilo en la galería de estilos de principio de la página o final de página. Si queremos intercambiar las numeraciones o dejar de numerar en determinadas páginas:
Microsoft Word 2007
Pág.60
1).- Crear un estilo de número en la galería de estilos (ver para numerar todas las páginas al principio a al final del apartado anterior) para el principio de la página y/o final de la página. 2).-Insertar Saltos de sección en página siguiente. Ir a la ficha Insertar>Número de página>principio de página o final de página y seleccionar el estilo de número creado. 3).-Para quitar la numeración y/o renumerar las páginas, pulsar el botón vincular al
anterior –pulsar siempre este botón para intercambiar- y, eliminar <Supr> o renumerar las páginas, en este último caso, seleccionar botón Número de página, principio o final de página y aplicar el estilo de número deseado de la galería. INSERTAR PÁGINA EN BLANCO Y/O SALTO DE PÁGINA Para insertar un salto de página a partir de la posición del cursor utilizar el botón Página en blanco de la ficha Insertar. Si el cursor se encuentra al principio de un documento
posibilita incluir una página antes de la actual. El botón salto de página de la ficha Insertar, incluye una página después de la actual. Es
lo mismo que pulsar la combinación de teclas CONTROL + <Intro> Además de estas opciones para crear distintos saltos de página en nuestro documento, podemos insertar otro tipo de saltos como los saltos de sección (ver figura 10-7), que se requieren cuando queremos llevar a cabo ciertas acciones en áreas independientes o secciones a las cuales se aplican determinados formatos (ver ficha Diseño de página>Saltos).
Figura 10-7
Microsoft Word 2007
Pág.61
MARCAS DE AGUA y COLORES DE PÁGINA
Se utilizan para indicar que un documento tiene un tratamiento especial, confidencial o urgente. Tienen la apariencia del clásico tampón que se incluye en algunos documentos oficiales. Para insertar una marca de agua:
-Ficha Diseño>grupo Fondo de página>Marca de Agua
- Seleccionar un estilo o Marcas de agua personalizadas…
-Indicar si queremos una imagen (seleccionar de la unidad y/o carpeta la imagen), o bien, escribir en el cuadro Texto la palabra y pulsar Aceptar. Para eliminar una marca de agua, pulsar el botón Marca de agua>Quitar marca de agua En algunas ocasiones nos puede interesar escribir nuestros documentos sobre un color de
fondo determinado que puede mejorar la lectura de lo que escribimos o simplemente la visualización óptima de dicho documento, para ello tenemos en la ficha Diseño de página, el botón Color de página.
Seleccionar un color de fondo o un relleno específico
Microsoft Word 2007
Pág.62
11. HERRAMIENTAS
BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO
Todos los procesadores de textos son capaces de buscar una palabra, una frase y reemplazarla por otra, pero aparte de ello, Word es capaz de buscar estilos, formatos, fuentes tipográficas, gráficos, caracteres especiales, marcos, diferentes idiomas, etc. y reemplazarlos por otros.
BUSCAR
En la ficha Inicio y dentro del grupo Edición está el comando Buscar que sirve para buscar la cadena de caracteres que se desee en el documento activo. Además, es posible indicar el formato, símbolos, notas al pie, notas al final, o anotaciones especificadas en el documento activo. En estos criterios de búsqueda, pueden también incluirse caracteres especiales, como saltos de página, tabulaciones y marcas de párrafo, por ejemplo.
La búsqueda incluye los caracteres en mayúsculas y minúsculas, palabras completas o fragmentos de éstas, y permite buscar, si interesa, las palabras que suenan parecido pero se escriben diferente, así como todas las formas de la palabra. Siempre que se ejecute este comando, la búsqueda se realizará desde el punto en que esté situado el cursor, si no especificamos antes una dirección concreta.
Para buscar texto con formato:
1º) Seleccionar Buscar en el grupo Inicio, dentro del grupo Edición. Escribir el texto a buscar en la opción Buscar. Seguidamente hacer clic en el botón Más>>, seleccionar por ejemplo la opción Fuente haciendo clic en el botón Formato, y ahí seleccionamos los formatos que necesitemos y hacemos clic en Aceptar (ver figura 11-1).
Figura 11-1
Microsoft Word 2007
Pág.63
2º) Hacer clic en el botón Buscar siguiente y Word localizará el primer nombre con el formato indicado.
(Si queremos seguir localizando todos los lugares del documento donde aparece el texto con el formato que hemos especificado, volver a hacer clic en el botón Buscar siguiente y así sucesivamente.)
Cuando Word localiza el texto debido, el documento se desplaza para mostrar la página o el área en la que se encuentra la cadena de caracteres que se ha especificado.
También es posible realizar búsquedas avanzadas, definiendo una serie de operadores y expresiones: (Para ello debemos tener activada la casilla Usar caracteres comodín)
Operador Función Ejemplo
* Busca una cadena de caracteres Cor*a (corta, corteza y coraza)
? Busca un único carácter !?s. (las y los)
() Busca caracteres específicos !(ao)s. (las y los)
( - ) Busca un intervalo de caracteres específicos
(!-v)aca. (laca, vaca y saca)
( ! ) Busca caracteres excepto el especificado en una cadena de caracteres
c(!a)sa. (cesa y cosa)
(n) Busca el carácter específico n veces del carácter anterior
car{2}o. (carro)
<(cadena) Busca cualquier cadena de caracteres que empiece por la cadena especificada
<(salud). (saludable y saludo)
(cadena)> Busca cualquier cadena de caracteres que termine por la cadena especificada
(ón)>. (tensión, camión y narración)
@ Busca una o más expresiones del carácter o la expresión anterior
Ca@o (carro, caro)
Microsoft Word 2007
Pág.64
REEMPLAZAR
Reemplazar sustituye aquellas cadenas de caracteres que se deseen. Es posible también reemplazar estilos, símbolos, formatos, notas al pie de página, etc. Está relacionado con el comando Buscar.
Es posible activar este comando de dos formas: a través del botón Buscar, activando la pestaña reemplazar, o seleccionando el comando Remplazar directamente en el grupo Edición (ver figura 11-2).
Pasos a seguir:
1º) En la opción Buscar escribir el texto que queremos encontrar, y en Reemplazar con aquél otro texto con el cual lo deseamos cambiar.
2º) A continuación tenemos varias opciones: reemplazar con el botón Reemplazar o localizar el próximo nombre con el botón Buscar siguiente lo que permite elegir aquellas cadenas que se deseen reemplazar.
También podemos reemplazar todos los nombres de un sólo paso, haciendo clic en el botón Reemplazar todos.
Figura 11-2
3º) Word realizará la operación y nos indicará el número de reemplazos realizados en el documento.
Microsoft Word 2007
Pág.65
Los estilos, fuentes, formatos y caracteres especiales, también se pueden cambiar. Para ello hacer clic en el botón Más>> y seleccionar los botones Formato o Especial en ambos comandos (Buscar y Reemplazar), y especificar los atributos, fuentes, estilos o caracteres especiales que queramos reemplazar.
A través del botón Seleccionar objeto de búsqueda de la barra de desplazamiento vertical, también podemos buscar y reemplazar cualquier elemento.
BLOQUES DE CREACIÓN o ELEMENTOS RÁPIDOS (AUTOTEXTO)
Este comando conocido en otras versiones como Autotexto guarda en un archivo interno los textos, gráficos u otros elementos que se utilicen con más frecuencia para así poder insertarlos rápidamente.
Para crear un elemento rápido:
1º) Introducir el texto, tabla, gráfico, etc… y seleccionarlo
2º) Con el botón derecho del ratón elegir el comando Estilos y Guardar selección como un nuevo estilo rápido. Introducir un nombre para el estilo y pulsar el botón Aceptar.
De esta manera se agrega al conjunto de estilos rápidos que se encuentra en la ficha Insertar, grupo Texto> Elementos rápidos, listo para su posterior aplicación en el documento.
Word almacena este estilo dentro de un grupo de elementos llamados Bloques de creación, dónde se incluyen otros elementos predeterminados para su uso inmediato.
Para visualizar todos los elementos rápidos predeterminados así como los definidos por el usuario, pulsar ficha Insertar>grupo Texto>Elementos rápidos>Organizador de bloques de creación…
En este cuadro de diálogo (ver figura 11-3):
- Seleccionar el elemento rápido y pulsar Insertar, para colocar el elemento deseado - Seleccionar Eliminar, para borrar el elemento rápido - Seleccionar Editar propiedades, para definir:
• Nombre: nombre del elemento rápido
Microsoft Word 2007
Pág.66
• Galería: clasificar el elemento en función del tipo • Categoría: indicar a qué categoría pertenece para clasificarlo, o crear una nueva
categoría de elementos rápidos • Descripción: describir qué acción realiza y para qué sirve • Guardar en: Seleccionar Normal para incluirlo en la plantilla Normal, o bien en la
plantilla predeterminada donde se guardan por defecto los elementos rápidos, llamada Building Blocks
• Opciones: indicar dónde se insertará
Figura 11-3
Microsoft Word 2007
Pág.67
Para insertar un elemento rápido:
Mediante el botón :
- En el documento, colocar la barra de inserción en la posición deseada - Ir a la ficha Insertar>Elementos rápidos y seleccionar el autotexto deseado - Si queremos insertar el autotexto en una posición específica ,con el botón derecho del
ratón seleccionando el elemento que necesitemos, indicar su ubicación
Mediante el :
- En el documento, colocar la barra de inserción en la posición deseada - Ir a la ficha Insertar>Elementos rápidos y seleccionar Organizador de bloques de
creación… - Seleccionar el autotexto deseado en el menú mediante el botón Insertar
Si hemos creado elementos rápidos y deseamos guardarlos para utilizarlos en futuras sesiones, al finalizar nuestro trabajo en Word nos pedirá si queremos guardar los cambios, pulsar el botón Sí
AUTOFORMATO
La función Autoformato puede realizarse conforme se escribe un documento o en un momento determinado.
Microsoft Word 2007
Pág.68
Para activar las opciones de autoformato:
1º) Seleccionar botón Office>Opciones de word>Revisión>Opciones de autocorrección En esa ventana:
a) Activar la pestaña Autoformato mientras escribe y especificar aquellas opciones que deseemos reemplazar a la vez que se edita el documento.
b) Activar la pestaña Autoformato y señalar las opciones que deseemos que se realicen cuando ejecute Autocorrección (ver figura 11-4).
c) Activar la pestaña Autocorrección e indicar las opciones deseadas, en la sección Reemplazar texto mientras escribe, aparecen predeterminadas algunas incorrecciones habituales a la hora de escribir en la columna Reemplazar. Para personalizar algunos términos que escribimos incorrectamente:
- Insertar el término incorrecto en el cuadro de texto Reemplazar: - Insertar el término correcto en el cuadro de texto Con:
2º) Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Figura 11-4
Microsoft Word 2007
Pág.69
12. COLUMNAS
Pese a que la mayoría de los documentos se realizan a una columna, en ocasiones es necesario presentarlos en varias columnas. Las columnas que realiza Word son de tipo periodístico, es decir, el texto fluye desde la parte inferior de la columna a la parte superior de la siguiente.
Es posible establecer saltos de columnas si deseamos que las columnas se dividan de forma diferente, o saltos de sección continuos para crear diferentes formatos de columnas mediante secciones en una misma página. (Cuando se inicia un documento, todo el documento es una única sección).
La Vista Diseño de impresión es la única presentación en la que se puede apreciar realmente el formato de texto en columnas.
CREAR COLUMNAS
Para crear un documento con columnas periodísticas en una sola sección:
El documento sólo tendrá un tipo de formato de columna para todo el texto que escriba en él, es decir, todo el documento tendrá el mismo número de columnas.
1º) Situar el cursor en cualquier lugar del documento.
2º) Hacer clic en la ficha Diseño de página y pulsar el botón Columnas e indicar el número de columnas deseadas.
Si observamos los márgenes, se crean automáticamente columnas de igual ancho con estilo periodístico
3º) Escribir el texto en una columna, para saltar a otra columna, seleccionar el botón Saltos (ficha Diseño de página) y activar la opción Columna
4º) Repetir el paso -3- para cada nueva columna. Una vez que hemos saltado a la última de las columnas, no es necesario insertar saltos de columna para introducir texto en las otras columnas sino simplemente acudir con el ratón a la columna deseada haciendo un clic
5º) Para cambiar a un número determinado de columnas en la misma página, es preciso crear un salto de sección continua, para ello, colocar el cursor en la última columna y en un espacio en blanco al final del texto insertado. Ir al botón Saltos y seleccionar saltos de sección continua, posteriormente ir al botón columnas e indicar el nuevo número de columnas.
Microsoft Word 2007
Pág.70
FORMATO DE COLUMNAS
Las columnas a crear pueden adoptar diferentes anchos y formatos, para obtener así una mejor presentación. Por medio del botón Columnas, del grupo Diseño de página, podemos establecer líneas verticales de separación entre las columnas, asignar diferentes anchos de columnas y especificar el espacio de separación entre texto y margen específico de las columnas (ver figura 12-1).
El apartado de Vista previa presenta todos los formatos que están adoptando las columnas.
Figura 12-1
También se puede determinar el ancho y el espacio entre las columnas a través del ratón, teniendo activada para ello en pantalla la regla horizontal. Para ello:
1º) Situar el puntero del ratón sobre cualquier marcador de columnas que figure en la regla.
2º) Cuando el puntero del ratón adopte la forma de una flecha doble, podemos pulsar el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la derecha o izquierda para establecer una nueva medida.
Microsoft Word 2007
Pág.71
Se pueden modificar las medidas de las columnas en el modo de Vista Preliminar.
Word sigue conservando las sangrías aplicadas en el texto después de crear columnas.
COLUMNAS MÚLTIPLES
Para crear un número determinado de columnas que no sean las predeterminadas (Una, Dos, Tres, Izquierda o Derecha) y personalizar su anchura:
1º) Seleccionar Ficha Diseño de página, Columnas, Más columnas…
2º) Introducir el número de columnas deseado en el cuadro de texto Número de columnas y desactivar la casilla de verificación Columnas de igual ancho si queremos que tengan distinta anchura.
3º) Introducir los nuevos valores en cada fila de las columnas (Ancho:) y/o cambiar el espacio de separación entre cada columna (cuadro de texto Espacio:)
4º) Para incluir una línea de separación entre cada columna, activar la casilla de verificación Línea entre columnas. Por último pulsar el botón Aceptar.
Microsoft Word 2007
Pág.72
13. TABLAS
CREACIÓN DE TABLAS
Una tabla se utiliza para organizar la información en filas y columnas. La intersección entre una fila y columna, se denomina celda. Las tablas se pueden insertar en cualquier zona del documento, incluso en un pie de página o encabezado. Dentro de las celdas de una tabla se pueden incluir imágenes, listas y cualquier formato de los que aplicamos a un documento común. Las tablas incorporan su propia barra de herramientas con dos fichas llamadas Diseño y Presentación para realizar acciones específicas.
Ficha Diseño
Ficha Presentación
Para escribir la información en una tabla, hay que situar el cursor dentro de cada celda y escribir los datos. Para pasar de una celda a otra consecutiva y poder escribir en ella, pulsa la tecla <Tab>. Estando situado sobre la última celda de la columna, pulsando la tecla <Tab> creará automáticamente una nueva fila en la tabla. Pulsando la tecla <Intro> en una celda, automáticamente aumentará el alto de la fila, en una línea de texto.
Es posible crear otra tabla dentro de una celda de una tabla, así como también se pueden insertar imágenes y objetos.
Microsoft Word 2007
Pág.73
Para crear tablas existen varios métodos, pulsar ficha Insertar>Tabla (ver figura 13-1) :
Figura 13-1
Cuando vamos a crear una tabla no importa no conocer exactamente el número de filas o columnas que vamos a utilizar, puesto que es posible añadirlas o eliminarlas posteriormente.
• Mediante el comando Insertar tabla… (ver figura 13-2)
Figura 13-2
1º) Escribir el número de columnas y filas en los lugares correspondientes del cuadro de diálogo Insertar tabla.
Elegir uno de los tres botones referentes al autoajuste:
• Ancho de columna fijo: tabla con columnas de igual tamaño (insertar el tamaño en el cuadro Automático).
• Autoajustar al contenido: ajusta el ancho de las columnas según la longitud del texto que se escriba.
Microsoft Word 2007
Pág.74
• Autoajustar a la ventana: cambia el tamaño de la tabla para que quepa en la ventana de un explorador Web.
2º) Hacer clic en el botón Aceptar y aparecerá la tabla en el documento.
• Seleccionando las columnas y filas del comando Insertar tabla
Este proceso es más rápido. Colocar el cursor en el lugar que queramos situar la tabla, hacer clic sobre el botón Insertar tabla y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrar el puntero hasta determinar el número de filas y columnas que deseemos.
• Dibujar tabla :
El puntero del ratón se convierte en un lápiz de dibujo. Hacer clic y delimitar el borde exterior arrastrando el lápiz por el área del documento. Dibujar seguidamente las filas y columnas a la distancia que deseemos.
Si queremos crear tablas asimétricas, este método es muy útil.
• Tablas rápidas
Permite seleccionar una tabla de una lista de estilos de tablas. También se puede añadir una tabla que personalicemos junto a otros estilos de tablas. Pasos:
- Crear previamente una tabla - Seleccionar la tabla y seguidamente ir al botón Tabla - Seleccionar Tablas rápidas, Guardar selección en galería de tablas rápidas… - Asignar un nombre a la tabla, guardarlo en una categoría (por defecto tablas) y pulsar el
botón Aceptar - Esta tabla se crea de modo análogo a como creamos un elemento rápido (autotexto)
EDICIÓN Y FORMATO DE TABLAS
El formato y edición del texto situado en la celda de una tabla, se modifica de la misma forma que un texto normal en un documento estándar.
SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS, CELDAS Y TABLAS
El proceso de selección es de vital importancia para poder realizar las posibles modificaciones en una tabla.
• Para seleccionar una fila:
Ratón: Clic en el extremo izquierdo del margen de la fila.
Ficha Presentación
Botón Seleccionar, seleccionar fila
Microsoft Word 2007
Pág.75
• Seleccionar una columna:
Ratón: Clic en la parte superior de la columna, cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha hacia abajo.
Ficha Presentación
Botón Seleccionar, seleccionar columna
• Seleccionar una celda:
Ratón: -Colocar el puntero del ratón en el extremo inferior izquierda de la celda a destacar ( veremos que el puntero del ratón se convierte en una flecha que apunta a la derecha) y, hacer clic en la celda
- Tres veces clic sobre la celda.
Ficha Presentación
Botón Seleccionar, seleccionar celda
• Seleccionar una tabla:
Ratón: -Desplazar el ratón a la parte superior izquierda de la tabla, cuando se visualice un icono con cuatro flechas , hacer clic en el icono.
-Arrastrar por todas las filas o columnas de la tabla sin dejar de pulsar el botón del ratón.
Ficha Presentación Botón Seleccionar, seleccionar tabla
INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS
• Para insertar una celda nueva en una tabla, seleccionar la celda con el botón derecho del ratón y elegir Insertar>Insertar celdas... del menú contextual. En el cuadro de diálogo Insertar celdas (ver figura 13-3), seleccionar la opción que deseemos para el desplazamiento de las celdas contiguas.
Microsoft Word 2007
Pág.76
Figura 13-3
• Para Insertar una fila(s), colocar el cursor en una celda de la fila donde queramos añadir nuevas filas y con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, elegir Insertar>Insertar filas encima o Insertar filas debajo. También se puede ir a la ficha Presentación (grupo filas y columnas) de la barra de herramientas de tabla y pulsar
el botón , o bien , para incluir filas arriba o abajo • Para insertar columna(s), colocar el cursor en una celda de la columna donde
queramos añadir nuevas columnas y con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, elegir Insertar>Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha (ver figura 13-3). También se puede ir a la ficha Presentación de la barra de
herramientas de tabla y pulsar los botones , para incluir columnas a la izquierda o derecha de la celda
• Para eliminar una celda, nos situamos sobre la misma y con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, elegimos Eliminar celdas… Seguidamente, en el cuadro de diálogo Eliminar celdas se puede optar por determinar el desplazamiento de las celdas contiguas o la eliminación total de la columna o fila en la que el cursor esté situado (ver figura 13-4). También el botón Eliminar celdas… (botón Eliminar)
de la ficha presentación
Figura 13-4
Microsoft Word 2007
Pág.77
Si queremos eliminar filas y/o columnas, utilizar los botones Eliminar columnas y Eliminar filas dentro del grupo filas y columnas de la ficha Presentación.
Para eliminar toda una tabla, seleccionar Eliminar tabla dentro del grupo filas y columnas de la ficha Presentación.
MOVER FILAS Y COLUMNAS
Seleccionar la fila o columna a mover y arrastrarla a la nueva posición manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
(También se puede usar Cortar y Pegar del menú Edición.)
MOVER UNA TABLA
Seleccionar la tabla pulsando en el icono (que se encuentra en la parte superior izquierda de la tabla) y arrastrar a la nueva posición.
Se puede conseguir que el texto fluya en torno a la tabla. Para ello seleccionar con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, Propiedades de tabla…, y elegir, dentro de la
pestaña Tabla, una de las opciones en Ajuste del texto.
Figura 13-5
En el cuadro de diálogo Propiedades de tabla (ver figura 13-5), se pueden asignar los distintos valores en altura y anchura para las filas, columnas y celda. Esta opción también está
disponible en el grupo Tabla de la ficha Presentación, botón Propiedades
Microsoft Word 2007
Pág.78
UNIR Y DIVIDIR CELDAS
La combinación de varias celdas en una sola puede realizarse por filas, por columnas o combinación de ambas.
Seleccionar las celdas que deseemos unir (en sentido horizontal y/o vertical) y elegir con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, Combinar celdas.
También se puede dividir una celda en nuevas columnas y filas. Seleccionar la celda que necesitemos dividir y con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, elegir Dividir celdas... (ver figura 13-6) Especificar el número de columnas o filas en que deseamos que se divida la celda y Aceptar. También a través de los botones Combinar celdas (seleccionar previamente las mismas) y Dividir celdas del grupo Combinar en la ficha Presentación
Figura 13-6
CAMBIAR EL ALTO Y ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS
Cuando se crea una tabla, todas las columnas y filas tienen el mismo ancho y alto, ajustándose al tamaño de los márgenes de la página si no se especifica lo contrario.
El cambio de tamaño, puede realizarse de varias formas: a través del cuadro de diálogo Propiedades de tabla...(ver figura 13-5) que aparece al seleccionar dentro de una celda, fila o columna con el botón derecho del ratón, o bien, mediante la selección de las marcas de filas y columnas en las reglas o arrastrando las líneas que las delimitan.
Si queremos cambiar el alto de una fila, situarse con el puntero del ratón sobre dicho indicador de fila en la regla vertical para el desplazamiento hacia abajo o hacia arriba, según desee aumentar o disminuir el alto de la fila. También se puede situar el puntero del ratón sobre dicha fila, hacer clic con el ratón (cuando el puntero del ratón se convierta en una doble flecha) y desplazarla hacia arriba o hacia abajo.
Para definir el ancho de una celda, columna o varias columnas, seleccionar en primer lugar el elemento a cambiar (celdas o columnas). Situar el puntero del ratón en la marca de separación de columnas ubicada en la regla horizontal o en las líneas verticales que delimitan las celdas, y desplazar el ratón hacia la derecha o hacia la izquierda según queramos aumentar o disminuir su ancho. En la ficha Presentación, dentro del grupo Tamaño de celda, utilizar los
Microsoft Word 2007
Pág.79
botones , para cambiar el ancho y alto de la columna o fila respectivamente.
Si nos interesa que determinadas o todas las filas y/o columnas sean proporcionales (la misma anchura y/o altura), seleccionar las filas deseadas o columnas, o bien toda la tabla, pulsar los botones, de la ficha Presentación, dentro del grupo Tamaño de celda
AUTOFORMATOS: FICHA DISEÑO DE TABLAS
Para modificar las líneas, bordes, sombreados y formatos de una tabla, aplicar los formatos específicos para cada uno de sus elementos, antes de imprimir el documento.
Para aplicar estos formatos:
A).-Si nos encontramos dentro de la tabla, con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, seleccionar:
- Bordes y sombreado..., para cambiar el aspecto de las líneas y los sombreados.
- Dirección del texto..., para cambiar el sentido del texto dentro de la celda(s). También se puede activar el botón Dirección del texto , dentro del grupo
Alineación de la ficha Presentación - Alineación de celdas, indica la posición en sentido vertical u horizontal del
texto dentro de la celda(s). También se pueden activar los botones de
alineación , dentro del grupo Alineación de la ficha Presentación - Autoajustar. Permite ajustar el contenido de una tabla. Si necesitamos
ajustar el contenido de las celdas, indicando los márgenes y el espaciado entre las mismas, utilizar el botón Márgenes de celda, en el grupo Alineación de la ficha Presentación
B).- Si nos encontramos dentro de la tabla, seleccionar la barra de Herramientas de tabla, para personalizar:
Microsoft Word 2007
Pág.80
- Estilos de tabla, aplica automáticamente formatos a una tabla, incluyendo bordes y sombreados predefinidos (autoformato de tablas), dentro de esta función, si pulsamos en el cuadro de lista del grupo Estilos de tabla podemos:
• Seleccionar un estilo determinado • Modificar uno existente, con la opción Modificar estilo de tabla… • Borrar un estilo • Crear estilos de tabla, con la opción Nuevo estilo de tabla… (ver
figura13-7), similar a las herramientas empleadas para crear estilos. Asignar un Nombre al nuevo estilo En el apartado Formato, indicar paso a paso por los
distintos elementos que constituyen una tabla (Toda la tabla, encabezados de fila, columna, etc..), los formatos a aplicar , o utilizar el botón Formato.
Indicar si el nuevo estilo de tabla es sólo para el documento actual o para todos los que utilicen la plantilla actual.
- Sombreado, para insertar un sombreado - Bordes, activar o desactivar el borde deseado - Estilo de pluma, grosor de pluma, color de la pluma, para cambiar el estilo,
tamaño y color de los bordes. • Seleccionar un estilo y/o tamaño y/o color. • Pulsar sobre el botón Dibujar tabla y pasar el lápiz sobre las líneas
de la celda(s) deseada(s) - Dibujar tabla, crea una tabla - Borrador, permite borrar los bordes de una tabla, pasando con el ratón por
encima de la línea
Las casillas de verificación que se encuentran en el grupo Opciones de estilo de tabla, activan o desactivan los formatos del estilo de tabla que hayamos seleccionado.
Microsoft Word 2007
Pág.81
Figura 13-7
CONVERTIR TEXTO EN UNA TABLA
• Seleccionar el texto que queramos convertir (el texto a convertir debe estar separado con comas o tabulaciones).
• En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir texto en tabla.
• En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, bajo Separar texto en, hacer clic en la opción del carácter separador usado en el texto.
• En el cuadro Número de columnas, elegir el número de columnas deseado
OPERACIONES CON TABLAS: FICHA PRESENTACIÓN DE TABLAS
CONVERTIR UNA TABLA EN TEXTO
• Seleccionar las filas o la tabla que deseemos convertir en párrafos.
• En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Datos, hacer clic en Convertir texto a.
• En Separadores, hacer clic en la opción del carácter separador que deseemos usar en lugar de los límites de las columnas.
• Las filas se separan con marcas de párrafo.
Microsoft Word 2007
Pág.82
OPERACIONES CON TABLAS
Todas las tablas pueden ordenar la información por filas o incluso realizar operaciones matemáticas entre las celdas que delimitan las filas y las columnas, construyendo así una pequeña hoja de cálculo.
ORDENAR TABLAS
El botón Ordenar, de la ficha Presentación, en el grupo Datos (ver figura 13-8) organiza la información de las filas, listas o párrafos seleccionados por orden alfabético, numérico o de fecha.
Figura 13-8
En primera instancia, Word ordena las filas según los elementos de la primera columna. Si queremos especificar otra columna como criterio de ordenación, seleccionarla en la lista desplegable perteneciente al segundo o tercer criterio de los siguientes apartados (Luego por).
El orden puede ser ascendente o descendente, y de tipo de texto, numérico y fecha. Cuando realicemos una ordenación en una tabla, es posible que hayamos introducido en la primera de las filas una etiqueta o categoría que describa cada columna (encabezado), en ese caso podemos ordenarla por su etiqueta, seleccionar primeramente en el cuadro de diálogo Ordenar el botón radial La lista será, Con encabezado y, posteriormente en el apartado Ordenar por el nombre de la etiqueta o categoría.
Si necesitamos una segunda clave de ordenación (por ejemplo si tenemos apellidos repetidos y queremos ordenarlos posteriormente por el nombre), seleccionar las etiquetas en el apartado Luego por.
Microsoft Word 2007
Pág.83
Si no hemos incluido en la primera de las filas una etiqueta o categoría para cada columna, indicar en el cuadro de diálogo Ordenar el botón radial La lista será, Sin encabezado.
FÓRMULAS
Se pueden realizar cálculos matemáticos en una tabla, insertando fórmulas en forma de campo, como si se tratara de una hoja de cálculo.
En las tablas, las referencias de las celdas son Al, A2, Bl, B2, etc., representando la letra la columna y el número la fila.
Para insertar una fórmula elegir el botón Fórmulas, del grupo Datos en la ficha Presentación (ver figura 13-9). En el cuadro de diálogo Fórmula se puede especificar el tipo de operación que deseemos aplicar en una celda mediante los operadores más conocidos. Ejemplo: Aplicar la operación correspondiente a la sustracción del contenido de dos celdas, escribiendo = (B2-A3).
Figura 13-9
La función SUMA tiene la posibilidad de realizar sumatorios, según la posición donde se encuentre el punto de inserción y se especifique en los parámetros =SUMA (derecha),=SUMA(izquierda),=SUMA(debajo) o =SUMA(encima). De modo que la fórmula aplica la suma de todos los contenidos en las celdas desde el punto de inserción hasta el emplazamiento indicado en el parámetro.
En las celdas que contienen las fórmulas, pulsar la tecla <F9> para que actualice el contenido de las celdas.
Microsoft Word 2007
Pág.84
14. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
Word detecta automáticamente el idioma del texto al abrir o escribir texto. Muestra el nombre del idioma detectado en la barra de estado y utiliza los diccionarios ortográficos y gramaticales así como las normas de puntuación de dicho idioma.
Antes de continuar con los demás apartados, es conveniente asegurarnos de tener seleccionado y predeterminado el idioma que utilizamos habitualmente, haciendo doble clic en la barra de estado sobre el idioma (Español-alfab. tradicional), o bien , en la ficha Revisar, en el
botón del grupo Revisión, y posteriormente seleccionar el idioma.
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
Antes de imprimir cualquier documento es recomendable verificar su contenido. Word posee dos formas de corregir el texto en un documento: automáticamente o a través de un botón llamado Ortografía y gramática, en la ficha revisar. En la corrección automática, se efectúa una revisión automática mientras se escribe un documento. Si esta función se activa, aparece una línea roja ondulada debajo de la palabra incorrecta o no encontrada para identificar un error ortográfico, y una línea de color verde para errores gramaticales. Estas líneas rojas o verdes no aparecerán nunca en un documento impreso, sólo en pantalla para ayudar al usuario en la edición y corrección de los documentos.
REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL AUTOMÁTICA
Para activar la corrección automática y gramatical en los documentos seleccionar botón de office>opciones de word>revisión>revisar ortografía mientras escribe y revisar gramática con ortografía, dentro del apartado Para corregir ortografía y gramática en Word
Word subraya con una línea roja ondulada la palabra incorrecta, y haciendo clic con el botón derecho del ratón aparece un menú contextual con las posibles correcciones. Además se puede ignorar u omitir el error, e incluso agregar una palabra al diccionario personal. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la expresión para mostrar la explicación del error y disponer de otras alternativas en su caso (ver figura 14-1). También podemos activar la ortografía y gramática, con la tecla <F7>
Microsoft Word 2007
Pág.85
Figura 14-1
REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL (HERRAMIENTAS ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA)
El corrector ortográfico y gramatical revisa los documentos para comprobar si existen errores en el contenido del texto.
Cuando no encuentra una palabra o expresión al ejecutar las herramientas ortografía y gramática, presenta en el cuadro de diálogo correspondiente otras opciones para poder cambiar dicha palabra. En el caso de que ésta no esté en el diccionario y sea correcta, Word tanto en la corrección automática como en este tipo de revisión, ofrece la oportunidad de agregar la palabra en un diccionario personalizado para su posterior utilización.
Cuando Word revisa un documento, lo hace a partir del punto de inserción. Si seleccionamos un bloque de texto, examinará sólo el texto seleccionado (ver figura 14-2).
Figura 14-2
Microsoft Word 2007
Pág.86
CONFIGURACIÓN DE LA REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL
Para mejorar la rapidez y minuciosidad de las correcciones ortográficas o gramaticales se pueden seleccionar una serie de opciones para establecer los tipos de correcciones, ir al botón office>Opciones de word>Revisión (ver figura-14-3).
Entre ellas:
• Ocultar errores de ortografía en este documento: elimina las líneas rojas que pudiera mostrar el documento por los errores ortográficos.
• Sólo del diccionario principal: Word no sugerirá palabras de los diccionarios personalizados.
• Omitir palabras en MAYÚSCULAS y Omitir palabras que contienen números: ignora dichas palabras.
• Omitir archivos y direcciones de Internet: ignora las direcciones de Internet (que por supuesto no respetan las reglas de ortografía y las mostraría como errores ortográficos).
• Con el botón Diccionarios personalizados... se puede crear, modificar, eliminar o agregar un nuevo diccionario.
• Ocultar errores de gramática sólo en este documento: elimina las líneas verdes que pudieran aparecer por los errores gramaticales.
• Revisar gramática con ortografía: activa la revisión conjunta (si lo desactivas, lo hará por separado) de la ortografía y la gramática.
• Estadísticas de legibilidad: Word informará del nivel de legibilidad del documento.
• El botón Configuración... se utiliza para indicar las pautas de corrección gramatical.
Microsoft Word 2007
Pág.87
Figura 14-3
CREACIÓN DE UN DICCIONARIO PERSONALIZADO
Cuando el diccionario principal de Word no encuentra una sugerencia para una palabra, nos permitirá escribir el término correcto y posteriormente agregarlo al “diccionario personalizado” que utiliza por defecto, pulsando el botón Agregar al diccionario.
Si queremos crear un diccionario nuevo, pasos:
1º.- Botón office>opciones de Word>revisión
2º Botón Diccionarios personalizados…, aparece el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados (ver figura 14-4)
Microsoft Word 2007
Pág.88
Figura 14-4
3º.- Pulsar el botón Nuevo…, y asignar un nombre al nuevo diccionario para guardarlo en la carpeta de diccionarios, pulsando el botón Guardar
4º.-Seleccionar el diccionario creado de la lista de diccionarios (comprobar que la casilla de verificación está activada y seleccionado el mismo) y, pulsar el botón Editar lista de palabras…, veremos el cuadro de diálogo:
-escribir los términos en el cuadro de texto Palabras: y pulsar el botón Agregar. Incluir todos los términos que necesitemos utilizando esta técnica, si queremos borrar alguna palabra, seleccionarla y pulsar el botón Eliminar, o bien, Eliminar todas y, el botón Aceptar
5º.-Por último, para utilizar un diccionario personalizado, seleccionar el diccionario deseado y pulsar el botón Cambiar predeterminado…, o simplemente, activar la casilla de verificación del diccionario o diccionarios a utilizar y en el apartado Idioma del diccionario indicar el idioma que utilizaremos (por defecto Todos los idiomas)
6º.- Para agregar más palabras al diccionario o eliminar las palabras obsoletas, volver a botón office>opciones de Word>revisión>Diccionarios personalizados…, seleccionar el diccionario deseado y pulsar el botón Editar lista de palabras…, añadir o borrar los términos necesarios y aceptar
Microsoft Word 2007
Pág.89
DICCIONARIO DE SINÓNIMOS
Ayuda a la realización y redacción de documentos, permitiendo al usuario buscar una palabra o expresión con el mismo significado.
Si deseamos una palabra determinada seleccionarla (si no, Word selecciona la palabra más
próxima al punto de inserción del cursor) y ejecutar el botón , del grupo Revisión de la ficha Revisar(ver figura 14-5).
Aparece en lado derecho de nuestro monitor la ventana Referencia, con una relación de sinónimos y un cuadro de lista junto a cada palabra:
• Para buscar nuevos sinónimos de la palabra deseada, hacer un clic de nuevo en el sinónimo inicial para visualizar otros.
• Para reemplazar la palabra seleccionada por el sinónimo deseado, hacer clic en el cuadro de lista y, botón Insertar.
• Para buscar sinónimos de una palabra concreta, ir al apartado Buscar y escribirla en el cuadro de texto.
• Las opciones de referencia, identifican las fuentes de dónde proceden los sinónimos (por defecto de la R.A.E.)
Figura 14-5
También se puede colocar la barra de inserción en una palabra y con el botón derecho del ratón seleccionar el sinónimo deseado o el comando Sinónimos… para buscar más sinónimos de la palabra en cuestión.
GUIONES
Los guiones se utilizan para separar palabras en un texto justificado. De esta forma reduce la apariencia desigual del texto y permite introducir más texto en cada página. Esta división debe realizarse mediante la separación de sílabas de forma automática o manual. En la ficha Diseño de página, dentro del grupo Configurar
página tenemos el botón Guiones
Microsoft Word 2007
Pág.90
Dividir palabras automáticamente:
1º) Seleccionar el botón Guiones y, activar Automático o Manual.
2º) Si hemos seleccionado Manual, Word sugiere dónde cortar las sílabas, si queremos cortar en otra sílaba, hacer uso de las flechas de cursor.
3º) Para personalizar los guiones, activar Opciones de guiones…(ver figura 14-6)(dentro del botón Guiones, en Zona de división, podemos especificar la cantidad de espacio que Word puede dejar entre el final de la última palabra y el margen derecho de la página.
4º) Para limitar los guiones consecutivos, reducir o incrementar su número en la opción correspondiente para determinar el número de líneas. Normalmente no deben existir más de tres guiones consecutivos por página.
Figura 14-6
CONTAR PALABRAS
Es simplemente un cuadro de información adicional del documento. En dicho cuadro se refleja la información cuantitativa del número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas de un documento.
Word no tiene en cuenta las notas al pie y notas al final. Si nos interesa también esa información hacer clic en la casilla de verificación correspondiente. En la barra de estado (parte inferior de la ventana) también tenemos esta opción.
Para visualizar esta información, pulsar el botón Contar palabras, en el grupo Revisión de la ficha Revisar. Si queremos contar el número de palabras en un grupo de párrafos, seleccionar los mismos y pulsar el botón Contar palabras…
Microsoft Word 2007
Pág.91
AUTOCORRECCIÓN
El usuario puede despreocuparse de los errores tipográficos más frecuentes en la edición de documentos, gracias a esta nueva tecnología de corrección de errores.
Por ejemplo, si escribimos "qeu" cuando realmente deseamos escribir "que", Word automáticamente reemplaza la palabra en el mismo instante mientras se continua escribiendo.
Es posible también agregar nuevas palabras o frases que normalmente escribimos erróneamente por inercia. Esta función puede ser utilizada para escribir frases o abreviaturas completas en un documento.
Otras opciones que existen en esta herramienta, hacen posible corregir si se escribe dos mayúsculas seguidas por error, corrigiéndolo a una, o poner en mayúscula la primera letra después de un punto.
Para activar la autocorrección, seleccionar botón office>opciones de Word>revisión y, posteriormente pulsar el botón Opciones de autocorrección…. Veremos un cuadro de diálogo con todas las herramientas de que dispone el usuario para configurar distintos parámetros de autocorrección (ver figura 14-7)
CREACIÓN DE ELEMENTOS DE AUTOCORRECCIÓN
Para crear elementos de autocorrección. existe una tabla de los errores y sus correcciones.
1º) Seleccionar pestaña Autocorrección..., para poder activar las opciones de configuración.
2º) En el apartado Reemplazar, escribir la palabra que deseemos como mal escrita o en abreviatura. Seguidamente, en el apartado CON: escribiremos el texto en la forma correcta o el texto completo.
3º) Si deseamos que la corrección se realice a la vez que se teclea, activar la opción Reemplazar texto mientras escribe.
4º) Hacer clic en el botón Agregar y en Aceptar.
Microsoft Word 2007
Pág.92
Figura 14-7
Para borrar un elemento de Autocorrección, seleccionar en la lista el elemento a eliminar, y hacer clic en el botón Eliminar.
EXCEPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN
Excepciones son aquellas palabras o términos que no deseamos corregir dado la naturaleza y significado de la palabra. Son abreviaturas para aquéllas que no se deseen poner mayúsculas después de dicha abreviatura. Otras palabras pueden ser nombres, en los que no se desea corregir dos mayúsculas iniciales seguidas.
Si deseamos incorporar una nueva abreviatura en las excepciones de autocorrección, hacer clic en el botón Excepciones... del cuadro del diálogo Autocorrección, situando el cursor en el apartado No poner mayúscula después de..., de la solapa Letra inicial, escribiendo la abreviatura deseada.
Si deseamos introducir una palabra o nombre con dos mayúsculas iniciales, seleccionar la ficha Mayúscula INicial y escribir dicha palabra en el apartado No corregir.
Para finalizar, hacer clic en los botones Agregar y Aceptar.
Microsoft Word 2007
Pág.93
TRADUCIR
En la ficha Revisar, dentro del grupo Revisión podemos activar el botón de Traducir para llevar a cabo la traducción de palabras o párrafos (ver figura 14-8). Funciona de modo análogo a como lo hace el botón de sinónimos, pudiendo escribir un término en el cuadro de texto Buscar.
1º.-Seleccionar en el apartado Traducción, cuál es el idioma escogido para traducir (en el apartado De)y, a qué idioma queremos que se traduzca (en el apartado A).
2º.-Si hemos seleccionado un párrafo(s), además de indicar los parámetros del paso 1º, pulsar en el icono de la flecha Traducir el documento. Word nos pregunta si deseamos traducir en el manual de referencia por defecto que utiliza, llamado WorldLingo.
El enlace Opciones de traducción…, habilita la traducción en línea de los distintos idiomas de la lista.
Figura 14-8
Microsoft Word 2007
Pág.94
15. CORRESPONDENCIA
Es una de las tareas más comunes que se realizan en los procesadores de texto. Consiste en generar documentos (cartas, sobres, etiquetas postales o cualquier otro tipo de documento combinado) a partir de una fuente de datos y un documento principal.
El documento principal contiene el texto y otros elementos, como formato o estilos, que deben ser idénticos en todas las versiones del documento combinado. La fuente de datos contiene la información que varía en cada versión, como direcciones y nombres de cada destinatario de una carta modelo.
En el documento principal se insertarán los campos de combinación que indican a Word dónde debe imprimir la información variable procedente de la fuente de datos. Cuando se realiza la combinación de la fuente de datos y el documento principal, se reemplazarán todos los campos de combinación del documento principal con la información correspondiente de la fuente de datos.
Una fuente de datos distribuye la información en una tabla, cada columna de esa tabla, contiene la etiqueta o descripción por la que va a categorizar ese dato, también llamado campo y la fila(s) contienen la información correspondiente a un elemento de esa tabla, también llamado registro. Las fuentes de datos pueden ser de alguna aplicación de base de datos, de una tabla de Access, Word o Excel.
Ejemplo: en una tabla de empleados, cada registro (fila) contendrá la información de una persona, y estará dividida en campos (columnas) que contendrán el nombre, el apellido, la dirección, etc..
Documento Ppal.
Fuente de datos
Microsoft Word 2007
Pág.95
Para trabajar con correspondencia activar la ficha Correspondencia
CREAR UN “MAILING”: CARTAS MODELO
Si queremos crear una carta para imprimir o enviar por correo electrónico varias veces, enviando una copia a distintos destinatarios (si la carta ha sido creada, recuperarla previamente), pasos:
1.- Activar la ficha Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia
y, seleccionar el documento principal, en este caso Cartas.
2.- Botón Seleccionar destinatarios
A. Crear una fuente de datosEscribir nueva lista…
Para crear una fuente de datos, pulsar Escribir nueva lista…, veremos el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones:
1).-Pulsar el botón Personalizar columnas, para indicar cuáles serán las categorías (campos) que van a describir o estructurar nuestra fuente de datos, si queremos añadir nuevas categorías, pulsar el botón Agregar (ver figura 15-1)y escribir la nueva(s) categoría(s) o campo(s).
Microsoft Word 2007
Pág.96
Para eliminar un campo, pulsar el botón Eliminar. Si queremos introducir los datos para cada categoría en un orden determinado, pulsar los botones Subir o Bajar. También podemos renombrar un campo con el botón Cambiar nombre…, pulsar Aceptar para finalizar.
2).- Introducir en cada columna (campo) los datos correspondientes, para saltar de un campo a otro pulsar la tecla del tabulador o hacer un clic en la celda.
Para añadir nuevos registros, pulsar la tecla del tabulador al finalizar el último dato o la tecla Nueva entrada. Si queremos eliminar un registro, pulsar el botón Eliminar entrada. Si hemos introducido todos los datos necesarios pulsar el botón Aceptar. Para ordenar la información, pulsar en la cabecera de columna del campo correspondiente.
3).- Guardar la información en una unidad de disco y/o carpeta, asignándole un nombre de archivo.
4).- El botón Editar lista de destinatarios aparece automáticamente, pulsar en el botón y veremos el cuadro de diálogo:
Microsoft Word 2007
Pág.97
5).-Si los datos que contiene el archivo editado son los correctos pulsar el botón Aceptar, si queremos agregar nuevos registros, hacer un clic en el archivo que aparece en el cuadro Origen de datos y pulsar el botón Edición…y , añadir la nueva información (botón Nueva entrada) en el siguiente cuadro de diálogo y pulsar Aceptar.
Para eliminar algún registro, desactivar su casilla de verificación. Si queremos ordenar por algún campo, pulsar en la cabecera de columna del campo correspondiente. Por último pulsar el botón Aceptar para finalizar el proceso de edición de la lista de destinatarios.
6).-Escribir el documento o carta y, situar el cursor en la posición donde insertaremos los
campos, pulsar el botón Bloque de direcciones si deseamos incluir todos los campos de nuestra fuente de datos, o bien pulsar el botón Insertar campo
combinado si únicamente deseamos determinados campos, para ello en el cuadro con la lista de campos, hacer clic en el campo deseado, pulsando el botón Insertar, repetir este último paso para cada campo de la lista
7).- Una vez redactada la carta (carta modelo) e insertados los campos, pulsar el botón Vista previa de resultados si queremos previsualizar la carta(s), y por último activar el botón Finalizar y combinar. Si deseamos imprimir las cartas, pulsar Imprimir documentos…, si queremos crear cartas personalizadas, activar Editar documentos individuales.
Nota: Si tenemos la aplicación de Adobe Acrobat, se pueden crear distintos archivos PDF con cada carta pulsando el botón Combinar en archivo PDF de Adobe
B. Abrir una fuente de datosUsar lista existente…
Si ya tenemos una fuente de datos creada previamente, pulsar el botón Usar lista existente…
1).- Abrir el archivo de la unidad y/o carpeta correspondiente. Pulsar el botón Editar lista de destinatarios y seguir los pasos -4- al -7- (inclusive) del apartado anterior.
Si utilizamos un cliente de correo como Microsoft Outlook, se pude utilizar la libreta de direcciones como fuente de datos, para ello, botón Seleccionar destinatarios>Seleccionar de los contactos de Outlook…
Microsoft Word 2007
Pág.98
ETIQUETAS
Para crear etiquetas de una fuente de datos nueva o existente, pasos:
1).- Ficha Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>Etiquetas…
2).- Aparece el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas:
a.-Indicar el tipo de impresora: de alimentación continua, o bien, de páginas (hojas sueltas)
b.-Seleccionar el tipo de etiquetas en el apartado Marcas de etiqueta, y las características de la etiqueta para una determinada marca comercial.
c.-Si queremos personalizar nuestras propias etiquetas, pulsar el botón Nueva etiqueta…, veremos el cuadro de diálogo Detalles:
d.- Introducir los valores para nuestras etiquetas y asignar un nombre a la configuración de
Microsoft Word 2007
Pág.99
etiquetas (p. ejemplo: distribuidores, proveedores, comercial, empresas, etc…)
en el apartado Nombre de etiqueta, de esa manera quedan almacenados los nuevos parámetros para nuestras futuras etiquetas y, pulsar Aceptar. La próxima vez que deseemos utilizar esta configuración en el apartado Marcas de etiquetas del cuadro de diálogo Opciones para etiquetas(ver figura 15-1), seleccionar Otras/Personalizadas
3).-Botón Seleccionar destinatarios.
3.1).- Si no tenemos una fuente de datos, Escribir nueva lista…, seguir los pasos -1- al -5- (inclusive) del apartado CARTAS.
3.2).- Si tenemos una fuente de datos, Usar lista existente…, indicar el archivo de la unidad y/o carpeta correspondiente. Pulsar el botón Editar lista de destinatarios si queremos añadir o eliminar algún registro llevar a cabo el paso -5- del apartado CARTAS.
4).- Dependiendo del número y características de las etiquetas veremos:
4.1).- Para insertar todos los campos como un bloque de direcciones, situar el cursor en la primera etiqueta y, pulsar el botón Bloque de direcciones
4.2).- Si queremos insertar determinados campos en las etiquetas pulsar el
botón Insertar campo combinado en el cuadro con la lista de campos, hacer clic en el campo deseado, pulsando el botón Insertar, repetir este último paso para cada campo de la lista.
5).-Pulsar el botón Actualizar etiquetas (grupo Escribir e insertar campos de la ficha
Correspondencia) . Pulsar el botón Finalizar y combinar
Microsoft Word 2007
Pág.100
Seleccionar Editar documentos individuales… para finalizar el proceso de creación de etiquetas en un documento nuevo que posteriormente imprimiremos con la opción de imprimir, o bien, Imprimir documentos…, si deseamos imprimirlos directamente o simplemente mandar las etiquetas por correo electrónico como un documento adjunto.
Si queremos convertir las etiquetas a PDF, activar la opción Combinar en archivo de PDF de adobe.
SOBRES
Para crear sobres de una fuente de datos nueva o existente, pasos:
1).- Ficha Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>Sobres…
2).- Veremos el cuadro de diálogo Opciones de sobre:
-Seleccionar las características del sobre en el apartado Tamaño de sobre, o bien, personalizar un tamaño mediante la opción Tamaño personal , indicando la anchura y altura del sobre.
Indicar dónde queremos situar los datos de Dirección y Remite utilizando las casillas izquierda, arriba en ambos casos. En la pestaña Opciones de impresión, describir cómo se introducirá el sobre en la impresora y, pulsar Aceptar.
Microsoft Word 2007
Pág.101
3).- Pulsar el botón Seleccionar destinatarios
3.1).- Si no tenemos una fuente de datos, Escribir nueva lista…, seguir los pasos -1- al -5- (inclusive) del apartado CARTAS.
3.2).- Si tenemos una fuente de datos, Usar lista existente…,indicar el archivo de la unidad y/o carpeta correspondiente. Pulsar el botón Editar lista de destinatarios si queremos añadir o eliminar algún registro llevar a cabo el paso -5- del apartado CARTAS.
4).- Para insertar todos los campos como un bloque de direcciones, situar el cursor en el
primer sobre y, pulsar el botón Bloque de direcciones .
Si queremos insertar determinados campos en los sobres pulsar el botón Insertar campo
combinado en el cuadro con la lista de campos, hacer clic en el campo deseado, pulsando el botón Insertar, repetir este último paso para cada campo de la lista.
5).- Pulsar el botón Finalizar y combinar. Seleccionar Editar documentos individuales… para finalizar el proceso de creación de sobres en un documento nuevo que posteriormente imprimiremos con la opción de imprimir, o bien, Imprimir documentos…, si deseamos imprimirlos directamente o simplemente mandar los sobres por correo electrónico como un documento adjunto.
Si queremos convertir los sobres a PDF, activar la opción Combinar en archivo de PDF de adobe.
DIRECTORIO
El directorio permite crear una lista de direcciones como si fuese un catálogo. Se puede utilizar para mostrar una relación de asistentes a un curso, o simplemente una lista con contactos de nuestra empresa.
1).- Ficha Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>Directorio
2).- Botón Seleccionar destinatarios
3).- Si no tenemos una fuente de datos, Escribir nueva lista…, seguir los pasos -1- al -5- (inclusive) del apartado CARTAS.
Microsoft Word 2007
Pág.102
-Si tenemos una fuente de datos, Usar lista existente…, indicar el archivo de la unidad y/o carpeta correspondiente. Pulsar el botón Editar lista de destinatarios, si queremos añadir o eliminar algún registro llevar a cabo el paso -5- del apartado CARTAS.
4).- Para insertar todos los campos como un bloque de direcciones, situar el cursor en la
primera etiqueta y, pulsar el botón Bloque de direcciones. Introducir un salto (o dos) con la tecla <Intro> para separar las direcciones
Si queremos insertar determinados campos en las etiquetas pulsar el botón Insertar campo
combinado en el cuadro con la lista de campos, hacer clic en el campo deseado, pulsando el botón Insertar, repetir este último paso para cada campo de la lista. Introducir un salto (o dos) con la tecla <Intro> después del último campo para separar las direcciones.
5).- Pulsar el botón Finalizar y combinar. Seleccionar Editar documentos individuales… para finalizar el proceso de creación de etiquetas en un documento nuevo que posteriormente imprimiremos con la opción de imprimir, o bien, Imprimir documentos…, si deseamos imprimirlos directamente o simplemente mandar las etiquetas por correo electrónico como un documento adjunto. Una vez finalizado el proceso puede interesarnos distribuir la lista en columnas, para ello, utilizar la opción de columnas en la ficha Diseño de página
Si queremos convertir las etiquetas a PDF, activar la opción Combinar en archivo de PDF de adobe.
ASISTENTE COMBINAR CORRESPONDENCIA
La herramienta paso a paso por el Asistente de combinar correspondencia…,
es un método útil y práctico para trabajar con correspondencia (cartas, sobres, etiquetas, catálogos, etc... Seguir paso a paso cada una de las opciones que facilitan combinar un tipo de documento con una fuente de datos.
Microsoft Word 2007
Pág.103
UTILIZAR FILTROS EN LA CORRESPONDENCIA
Los filtros permiten crear documentos combinados específicos utilizando determinados criterios de selección. Se pueden incluir filtros para cartas, sobres, etiquetas, listas de direcciones (directorio).
1).- Ficha Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>seleccionar cartas, etiquetas, sobres, directorio o correo electrónico.
2).- Seleccionar destinatarios>Escribir nueva lista o Usar lista existente
3).- Editar lista de destinatarios, veremos el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia:
a)-Pulsar herramienta Filtrar… , aparece el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar
Microsoft Word 2007
Pág.104
b)-Activar la pestaña Filtrar registros.
c)- Pulsar en el cuadro de lista Campo: aparecen todos los campos utilizados en la fuente de datos actual para que seleccionemos el que va a discriminar la selección.
d)- Pulsar el cuadro de lista Comparación: indicar el operador comparativo adecuado
e)-Comparar con: escribir el criterio de selección
f)-El operador lógico -Y -, permite que la selección sea excluyente (Y), es decir se tienen que dar todos los criterios para que la condición sea verdadera. El operador lógico –O- , no es excluyente, si alguno de los criterios se da, será suficiente para nos muestre la selección.
Ejemplo 1: Mandar una carta, sobre, etiqueta o directorio a los destinatarios de Bilbao
En Campo: CIUDAD , en Comparación: es igual a y en Comparar con: Bilbao
Ejemplo 2: Mandar una carta, sobre, etiqueta o directorio a los que se apellidan de la letra A hasta la M que no son de Bilbao.
En la primera fila:
En Campo: APELLIDO, en Comparación: es mayor o igual que y en Comparar con: A
En la segunda fila:
Seleccionar el operador lógico Y
En Campo: APELLIDO, en Comparación: es menor o igual que y en Comparar con: M
En la tercera fila:
Seleccionar el operador lógico Y
En Campo: CIUDAD, en Comparación: es igual a y en Comparar con: Bilbao
g).- La pestaña Ordenar registros, (equivale al botón ) permite ordenar por un campo o campos el contenido de una fuente de datos. Seleccionar en primer lugar el campo deseado, pulsando el cuadro de lista Campo, establecer una segunda clave de ordenación (siempre que la información se encuentre repetida en otro campo) en el apartado Luego por. Finalizar pulsando el botón Aceptar.
4).-Insertar un bloque de direcciones o un campo combinado en la carta, sobre, etiqueta o directorio.
5).-Pulsar el botón Finalizar y combinar para acabar el proceso.
Microsoft Word 2007
Pág.105
SOBRES Y ETIQUETAS SIN UTILIZAR UNA FUENTE DE DATOS
Si deseamos crear sobres y etiquetas sin utilizar una fuente de datos. Activar el botón Crear sobres y etiquetas, de la ficha Correspondencia
SOBRES
1).- Escribir la dirección en el apartado Dirección: y si fuera necesario un remite, en el apartado Remite:
2).- Pulsar el botón Opciones…, e indicar las características del sobre, en el apartado Opciones del sobre para personalizar el tamaño, seleccionando Tamaño personal… (introducir la anchura y altura del sobre). Indicar cómo imprimiremos los sobres en la pestaña Opciones de impresión.
3).-Pulsar el botón Agregar al documento (si lo vamos a guardar e imprimir más tarde), o bien, el botón Imprimir para enviarlo a la impresora automáticamente
Microsoft Word 2007
Pág.106
ETIQUETAS
1).- Si vamos a crear una página con la misma dirección, pulsar el botón Página entera con la misma etiqueta. Escribir la dirección en el apartado Dirección:
2).-Pulsar el botón Opciones…, seleccionar el tipo de impresión (hojas sueltas o continua), la marca comercial que utilizamos para nuestras etiquetas en el apartado Marcas de etiquetas ,o seleccionar en el cuadro de lista la opción Otras/Personalizadas para introducir las características específicas de nuestras etiquetas, para ello, pulsar el botón Nueva etiqueta…
3).- Configurar las etiquetas introduciendo los valores correspondientes en tamaño, nº a lo ancho, márgenes, etc... y pulsar Aceptar.
4).-Botón Nuevo documento (si lo vamos a guardar e imprimir más tarde), o bien, el botón Imprimir para enviarlo a la impresora automáticamente.
Si queremos crear etiquetas para escribir distintas direcciones en cada una de ellas, pulsar el botón Página entera con la misma etiqueta y NO escribir nada en el apartado Dirección:
Repetir los pasos -2- al -4- inclusive
Las etiquetas que hayamos personalizado, se guardan para futuras ocasiones, en ese caso no es preciso crear nuevas configuraciones con el botón Nueva etiqueta..., basta con seleccionar la etiqueta de la lista de etiquetas
Microsoft Word 2007
Pág.107
16. PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo predefinido que se utiliza para ayudar a realizar los documentos de una forma más sencilla y rápida. Todo documento está basado en una plantilla obligatoriamente. Posee los diferentes formatos, estilos, y otras particularidades.
Existen muchos tipos de documentos, tales como facturas, propuestas, informes, faxes, memorandos, etc...Cada uno de estos tipos tienen ciertas características que deben mantenerse al confeccionarlos, y una plantilla permite estandarizar los documentos del mismo tipo además de conseguir crearlos más rápida y fácilmente.
CÓMO UTILIZAR LAS PLANTILLAS
Las plantillas de documentos están almacenadas en archivos con extensión .DOTX en el subdirectorio de Plantillas. Los documentos, están todos basados por defecto en una plantilla llamada NORMAL.DOTX.
Cuando creamos un documento nuevo, siempre lo realizamos a partir de la plantilla antes mencionada. Es posible también, crear nuevas plantillas y a su vez documentos basados en la plantilla NORMAL.DOTX. Existen además otro tipo de plantillas que incluyen macros y que llevan la extensión DOTM.
Para utilizar las plantillas, seleccionar el botón de Office el comando Nuevo..., visualizando así las plantillas existentes (ver figura 16-1). Tenemos la sección En blanco y reciente, Plantillas instaladas, Mis plantillas y Nuevo a partir de existente. Podemos además descargarnos múltiples plantillas Online de la página web de Microsoft Office, aparecen bajo el epígrafe Microsoft Office Online.
Por defecto está activada la opción Crear nuevo Documento en blanco (basado en la plantilla NORMAL), pero se puede seleccionar cualquier plantilla disponible.
Microsoft Word 2007
Pág.108
Figura 16-1
Es posible modificar el documento (basado en una plantilla) exactamente igual que si se tratase de un documento basado en la plantilla NORMAL.DOT.
CÓMO CREAR NUEVAS PLANTILLAS
Antes de crear una plantilla, debemos planificar qué es lo que realmente deseamos realizar y cómo lo utilizaremos después.
Para crear una plantilla, es preciso guardar un documento nuevo o existente en uno de los formatos de archivo de plantilla de Word 2007. Normalmente, se utiliza el formato Plantilla de Word (archivo DOTX) a menos que la plantilla desarrolle macros. En tal caso, usar el formato Plantilla habilitada con macros de Word (archivo DOTM).
Pasos:
1).-Abrir el documento que deseamos guardar como plantilla o abrir un documento nuevo.
2).-Hacer clic en el botón de Office y, seguidamente, en Guardar como.
3).- Indicar la ubicación donde deseamos guardar la plantilla y escribir un nombre de archivo (por defecto se guardan en la carpeta Plantillas).
Microsoft Word 2007
Pág.109
• Si queremos guardar la plantilla para visualizarla en la sección En blanco y reciente, Seleccionar Plantillas de confianza, asignar un nombre y en el apartado Guardar como tipo, seleccionar Plantilla de Word
4).-Hacer clic en el cuadro Tipo y seleccionar Plantilla de Word (o Plantilla habilitada con macros de Word si la plantilla tiene macros o tenemos previsto agregarlos).
5).- Después de usar la plantilla, la imagen se muestra en el panel Nuevo documento, en Plantillas utilizadas recientemente. Esto nos puede ayudar a encontrar rápidamente la plantilla la próxima vez que deseemos usarla para crear un documento.
6).-Hacer clic en Guardar. Una vez guardada la plantilla es conveniente cerrarla
CÓMO UTILIZAR LAS PLANTILLAS
Para abrir un documento basado en la plantilla nueva, pulsar el botón de Office>Nuevo>Mis plantillas.., botón Aceptar.
O bien
Botón de Office>Nuevo>Nuevo a partir de un documento existente>seleccionar la plantilla y pulsar en el botón Crear.
REALIZAR CAMBIOS EN UNA PLANTILLA
Podemos guardar un documento como plantilla en cualquier momento y actualizar la plantilla cuando lo deseemos. Después de crear el archivo de plantilla, es preciso, asegurarse de abrir la plantilla (NO un documento basado en ella) para hacer los cambios pertinentes.
Pasos:
1-Abrir una plantilla, para ello, pulsar el botón Abrir, ir a la ubicación en la que se ha almacenado la plantilla, seleccionarla y hacer clic en Abrir.
La carpeta Plantillas de confianza muestra todas las plantillas personalizadas por el usuario, se recomienda abrir dicha carpeta y localizar nuestra plantilla para abrirla.
La opción recomendada es pulsar el botón office>Nuevo>Mis plantillas...>seleccionar la plantilla y activar el botón Plantilla en lugar de Documento.
2-Realizar los cambios en la plantilla y guardarla.
Microsoft Word 2007
Pág.110
PLANTILLAS AVANZADAS
En ciertas ocasiones nos puede interesar flexibilizar y automatizar el proceso de edición de un documento creando áreas o campos a los que acudiremos con el ratón para cumplimentar la información requerida.
En la ficha Insertar, se puede hacer uso de elementos rápidos guardados por el usuario así como de otros elementos de autotexto como son los Campos y las Propiedades del documento, para ello:
1- Configurar el documento que guardaremos como plantilla
2-Ir a la ficha insertar>Elementos rápidos>Propiedad del documento, veremos un listado de elementos automáticos:
3-Seleccionar los elementos deseados (uno cada vez) que necesitemos insertar en nuestro documento. Si queremos personalizar el campo insertado, hacer doble clic en el elemento que aparece como una barra punteada y aplicar el formato (tamaño, fuente,etc..).
Microsoft Word 2007
Pág.111
También podemos hacer uso de la opción Campo… y seleccionar un tipo de campo llamado AutoText para incluir campos específicos:
4.- Una vez cumplimentado el documento con los campos específicos y/o propiedades, guardarlo como una plantilla.
CREAR UNA PLANTILLA QUE UTILIZA OTRA PLANTILLA
A. Hacer clic en el botón de Office y, seleccionar Nuevo.
B. En Plantillas, hacer clic en Mis plantillas.
C. Hacer clic en Normal o en la plantilla deseada y, a continuación, hacer clic en los
botones Plantilla o Documento en Crear nuevo.
D. Seguidamente pulsar en el botón de office y, a continuación, hacer clic en
Guardar como.
E. En el cuadro de diálogo Guardar como, escribir un nombre de archivo para la nueva
plantilla o el nuevo documento y hacer clic en Guardar.
Microsoft Word 2007
Pág.112
17. GRÁFICOS, IMÁGENES Y FORMAS
INSERTAR Y VINCULAR OBJETOS
La importación de archivos gráficos es un proceso sencillo y rápido. Word dispone de una gran cantidad de imágenes llamadas Imágenes prediseñadas que podemos utilizar para ilustrar nuestros documentos. Las imágenes prediseñadas tienen la extensión WMF (Windows Meta File) y se pueden desagrupar. Word considera las imágenes como si fuesen objetos para su posterior tratamiento, en este sentido, cada objeto se visualiza con unos puntos o delimitadores.
1. Para insertar una imagen prediseñada en cualquier área del documento realizar los siguientes pasos:
Situar el cursor en el lugar que deseemos la imagen. Seleccionar la ficha Insertar, el botón Imágenes prediseñadas..., se mostrará la ventana:
- En el apartado Buscar: , podemos indicar una palabra(s) que identifique la imagen que necesitamos
- En el apartado Buscar en:, seleccionar dónde queremos que busque el catálogo de imágenes, por defecto se puede indicar en la carpeta Colecciones de Office
- Los resultados deben ser: , especificar si queremos además incluir en la galería de imágenes otros elementos multimedia como sonidos, vídeos y fotografías del usuario
- El enlace Organizar clips…, permite clasificar las imágenes en carpetas por un tema determinado (carpeta Colecciones de Office)
- El enlace Imágenes prediseñadas de Office Online nos muestra la página web de Microsoft Office Online para agregar nuevas imágenes.
Microsoft Word 2007
Pág.113
2. Seleccionar una de las categorías de imágenes, y hacer clic, o bien, con el botón derecho del ratón seleccionar el comando Insertar
3. Hacer clic sobre la imagen y arrastrar la imagen a otra posición.
Si deseamos importar un determinado tipo de archivo gráfico (no una imagen prediseñada) seleccionar en la ficha Insertar el botón Imagen , indicar la unidad y/o carpeta que contiene la imagen y pulsar Aceptar.
Si elegimos Vincular al archivo en la lista desplegable Insertar, creará un vínculo entre el documento y el archivo gráfico que hayamos insertado (ver figura 17-1). Si el gráfico es modificado, automáticamente se actualizará en el documento, seleccionando la imagen y pulsando la tecla <F9>.
Figura 17-1
Word puede importar bastantes formatos gráficos para poder insertar imágenes en los documentos. Ahora bien, si deseamos trabajar con algún tipo de gráfico que Word no pueda importar debemos utilizar previamente programas de diseño y retoque de imágenes para convertir dichas imágenes a formatos que Word pueda importar.
Microsoft Word 2007
Pág.114
EDICIÓN DE UN GRÁFICO O IMAGEN
A todas las imágenes que se insertan en un documento les podemos modificar su tamaño y proporción. También se puede recortar la imagen, para eliminar las zonas que no deseemos visualizar.
Cuando insertamos una imagen se activa la barra de herramientas de imagen (ver figura 17-2), veamos las opciones que presenta:
Figura 17-2
Grupo Tamaño
Para cambiar el tamaño de una imagen, llevar a cabo uno de los siguientes pasos:
- Al insertar un archivo gráfico en un documento, aparecen ocho puntos de control, también llamados delimitadores de un objeto, desplazar el puntero del ratón a uno de los delimitadores y arrastrar para aumentar o disminuir su tamaño. Si arrastramos desde los vértices diagonalmente, el tamaño de la imagen es proporcional en anchura y altura.
- Hacer clic en la imagen y pulsar seguidamente los botones , alto de forma y ancho de forma de la barra de herramientas de imagen ,para que las dimensiones de la imagen sean proporcionales (opción recomendada)
También es posible realizar todos los pasos anteriores mediante el menú Tamaño ,de la barra de herramientas imagen. Este cuadro de diálogo sólo está disponible cuando se selecciona la imagen. Podemos aplicar las diferentes medidas exactas para el ajuste del gráfico, giro y la escala, así como asignar un texto alternativo a la imagen al pasar el ratón encima de ella.
Microsoft Word 2007
Pág.115
Para recortar una imagen y modificar sus límites pulsar el botón , arrastrar de los extremos (líneas entrecortadas en negrita) con el ratón hasta seleccionar el área exacta.
Grupo Organizar
Para indicar la posición de la imagen en nuestro documento y la ubicación del texto que rodea la imagen, disponemos de varias herramientas, entre ellas:
- el botón Posición, para ubicar la imagen dentro del documento
- el botón Ajuste del texto, para indicar como tiene que bordear el texto del documento a la imagen. La opción recomendada es Cuadrado, de esta manera podemos arrastrar la imagen a una posición concreta y el texto se autoajusta a la imagen. Para mover la imagen, llevar el puntero del ratón a la imagen (el puntero del ratón se convierte en un icono de cuatro flechas) y, arrastrar a la nueva posición.
-Para girar la imagen o voltearla (como si fuese un espejo)
-Para agrupar distintas imágenes y hacer que sean un único objeto, elegir Ajuste de texto (la opción más recomendable es Cuadrado), y a continuación seleccionar los distintos objetos de nuestro documento haciendo un clic en el primer objeto y el resto pulsar la tecla CONTROL + clic sucesivamente, (y sin soltar la tecla de control).
-Para alinear las imágenes con respecto al documento hacer un clic en la imagen y
posteriormente seleccionar de la lista desplegable del botón la alineación deseada.
-Si hemos insertado distintos objetos en nuestro documento, es posible que en algunas ocasiones se solapen unos detrás de otros o viceversa, en esos casos seleccionar el objeto que deseamos traer al frente o enviar al fondo y pulsar los botones:
Microsoft Word 2007
Pág.116
Grupo Estilos de imagen
A las imágenes insertadas en un documento se les pueden aplicar distintos diseños o efectos especiales para mejorar su visualización. Para ello está el grupo estilos de imagen
-Seleccionar la imagen y activar un estilo determinado de la lista de estilos.
-Si queremos aplicar un diseño de autoforma determinado (círculo, cilindro, llamadas, etc..), seleccionar la imagen y hacer clic en el botón Forma de imagen para indicar la forma.
-Para aplicar un contorno o efecto especial sobre la imagen, pulsar los botones Contorno de imagen y Efectos de la imagen respectivamente. Si queremos aplicar más efectos especiales a la imagen pulsar el menú del grupo estilos de imagen.
Grupo Ajustar
Permiten incluir efectos de brillo, añadir contraste (escalas de grises), cambiar una imagen seleccionada previamente por otra de nuestro equipo, restablecer la imagen modificada por la original así como comprimir las imágenes para que su tamaño sea menor.
FORMAS y CUADROS DE TEXTO
Las formas son elementos gráficos previamente prediseñados como círculos, rectángulos, flechas, cuadros de texto, llamadas, símbolos de diagramas, etc.., que pueden utilizarse para crear entre otros organigramas y presentaciones. Se pueden modificar para crear diferentes figuras geométricas, asignar colores a dichas figuras y agregar texto a las mismas
-Para crear una forma ir a la ficha Insertar, botón Formas (ver figura 17-3), veremos una lista de todas las formas, entre las que se destaca el objeto cuadro de texto, para insertar un marco en el que podemos agregar texto directamente (también se encuentra en la ficha insertar>cuadro de texto)
Microsoft Word 2007
Pág.117
-Seleccionar una forma y arrastrar posteriormente con el ratón para crear la forma. Para modificar el aspecto, actuar sobre los delimitadores o puntos de control del objeto.
Las llamadas permiten añadir textos en ilustraciones que necesitan notas aclaratorias o indicaciones sobre el dibujo. Para insertar una llamada:
1º) Seleccionar una llamada (en el icono Autoformas). Cuando el puntero del ratón se convierta en una cruz, hacer clic en el punto en el que deseemos iniciar la llamada y arrastrar el cursor hacia la zona donde queramos dirigir el texto sin dejar de pulsar el botón del ratón.
2º) A continuación, escribir el texto conforme con la llamada y establecer los formatos de fuente o párrafo de igual forma que un texto normal.
Figura 17-3
- Cuando se crea una forma, al seleccionarla, se activa la barra de herramientas de dibujo (ver figura 17-4), con las distintas herramientas para cambiar el aspecto de los objetos
- Si queremos agregar texto a las formas, hacer clic en el objeto con el botón derecho del ratón y en el menú contextual elegir Agregar texto.
Figura 17-4
-Para incluir efectos especiales trabajar con el grupo Estilos de forma, Efectos de sombra y Efectos 3D de la barra de herramientas dibujo. Se pueden combinar con las opciones del grupo de herramientas de imagen
CUADROS DE TEXTO
Son cuadros o rectángulos que se añaden a los documentos para contener elementos de texto en diversas direcciones.
Una vez insertado un texto en un cuadro podemos arrastrarlo a cualquier posición. Los cuadros de texto pueden englobar diferentes tipos de bordes para delimitar el área del cuadro insertado.
Microsoft Word 2007
Pág.118
Creación y eliminación de cuadros de texto
Es imprescindible tener activada Vista diseño de impresión para poder visualizar los cuadros.
Para poder crear, editar y formatear un cuadro:
1º) Para crear un cuadro de texto seleccionar Ficha Insertar>botón Cuadro de texto
2º) Aparece una lista con diseños de cuadro de texto predeterminados. Seleccionar algún diseño o elegir la opción Dibujar cuadro de texto.
3º) El puntero se convierte en una cruz. Hacer clic, y sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, arrastrar dicho puntero para establecer el tamaño del cuadro y cuando hayamos determinado el tamaño del cuadro dejar de pulsar el ratón.
4º) El cursor queda introducido dentro del cuadro. Esto quiere decir que podemos escribir cualquier texto en él.
Para eliminar un cuadro y su elemento, seleccionarlo y pulsar la tecla <Supr>.
Edición de cuadros de texto
Es posible, con el cuadro seleccionado, cambiar su tamaño y desplazarlo a otra área del documento.
1).-Para dar formato a un cuadro, hacer clic en el cuadro de texto para seleccionarlo y posteriormente con el botón derecho elegir del menú contextual Formato de cuadro de texto.
2).-En el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto, se puede especificar las opciones de ajuste, tamaño, colores y líneas, posición y márgenes de los cuadros de diálogo como si de un elemento de texto o imagen se tratara.
3).-Si deseamos cambiar la orientación del texto utilizaremos el botón Cambiar dirección de texto disponible en la barra de herramientas Formato. El texto puede aparecer: horizontal de izquierda a derecha, vertical de abajo a arriba o vertical de arriba abajo.
4).-Si queremos guardar un cuadro de texto dentro de la galería de estilos de cuadro de texto para poder insertarlo automáticamente en otra ocasión:
• -Crear un cuadro de texto y aplicar un estilo y formato determinados • Seleccionar el cuadro de texto, pulsar en el botón cuadro de texto de la ficha
Insertar (o de la barra de herramientas Formato) y elegir Guardar selección en galería de cuadros de texto… Asignar un nombre y guardarlo en una categoría para su posterior uso como si fuese un elemento rápido.
Microsoft Word 2007
Pág.119
WORDART
Permiten incluir titulares llamativos y efectos especiales a los caracteres en nuestros documentos, se pueden utilizar para crear portadas o títulos de publicaciones.
Para activar WordArt ir a la ficha Insertar y pulsar el botón WordArt
- Seleccionar un estilo de la lista, escribir el texto y pulsar Aceptar. -Aparece la barra de herramientas de Wordart:
-Aplicar un diseño utilizando los grupos Texto, Estilos de Wordart, Efectos de sombra y Efectos 3D. Se puede combinar con las opciones de la barra de herramientas imagen
LISTAS GRÁFICAS: GRÁFICOS SMARTART
Se utilizan para insertar listas gráficas, diagramas de procesos y organigramas diversos.
-Seleccionar botón SmartArt de la ficha Insertar, veremos el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt:
Microsoft Word 2007
Pág.120
-Localizar el organigrama que más se ajuste a nuestras necesidades y pulsar Aceptar.
-Automáticamente se activan las barras de herramientas Diseño y Formato (ver figuras 17-5 y 17-6) respectivamente
Figura 17-5
Figura 17-6
Trabajar con listas de SmartArt
1-Seleccionaremos en primer lugar un diseño de listas horizontal. Pulsar botón de SmartArt y elegir Lista de viñetas horizontal.
2-Si queremos introducir un contenido en los apartados correspondientes pulsar el botón Panel de texto o hacer clic en las flechas izquierda/derecha del marco.
3-Introducir el contenido en las áreas [Texto]. Si queremos añadir nuevas viñetas pulsar <Intro> al finalizar una viñeta o pulsar botón Agregar viñeta. Para cambiar la orientación del organigrama de derecha a izquierda pulsar el botón De derecha a izquierda. Si queremos eliminar una viñeta pulsar tecla <Supr>
Microsoft Word
• Básico• Avanzado
Microsoft Excel
• Básico• Avanzado
Microsoft Access
• Medio• Avanzado• Básico
Microsoft Word 2007
Pág.121
4-Para cambiar el estilo y los colores del organigrama seleccionar un estilo del grupo Estilos SmartArt y el botón colores dentro del mismo grupo. Si queremos cambiar el diseño seleccionar un diseño distinto en el grupo Diseños
5-Para agregar una nueva forma, pulsar el botón Agregar forma, indicar si queremos delante o detrás de la actual.
6- Para volver al estilo original pulsar el botón Restablecer gráfico.
Además de la barra de herramienta de Diseño podemos hacer uso de la barra de herramienta Formato con los grupos Formas, Estilos de forma y Estilos de WordArt para establecer nuevos diseños a los elementos de SmartArt.
Los botones Organizar y Tamaño permiten ubicar el marco que delimita los objetos en una posición determinada así como su tamaño. Para ello, seleccionar previamente el marco y posteriormente activar las opciones organizar y tamaño.
Nota: Para mover el marco que contiene todos los elementos de la lista pulsar botón Organizar> Ajuste del texto>Cuadrado, de esta manera conseguiremos desplazar la lista bordeando el texto del documento
GRÁFICOS
Permite insertar un gráfico para ilustrar y comparar datos. Muy útil si queremos detallar un documento que contiene información numérica, ya sean balances de situación, informes económicos, etc...
1).- Ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Gráfico, veremos el cuadro de diálogo Insertar gráfico:
Microsoft Word 2007
Pág.122
2).- En función del tipo de información a representar, seleccionar un tipo de gráfico apropiado de la lista y pulsar el botón Aceptar.
La ventana de office se divide en dos ventanas en las que se muestra por un lado el gráfico seleccionado y por otro una hoja de datos preparada para sustituir la información predeterminada por otra nueva (se visualizan en la aplicación de cálculo de Excel), como se aprecia en la ilustración (ver figura 17-7).
Figura 17-7
3).- En la barra de tareas de windows se muestra la información con la tabla de categorías y series en la aplicación de Excel para sobrescribir los datos. Sustituir la información contenida en la hoja de datos por otra, automáticamente se cambiará el aspecto del gráfico. Los títulos de las cabeceras de columnas (serie 1, serie 2, etc..) y los títulos de las cabeceras de filas(Categoría 1, categoría 2,etc..) se utilizan para describir la leyenda y las etiquetas para el eje de abcisas (x)
Hoja de datos
Gráfico
Microsoft Word 2007
Pág.123
4).-Una vez introducidos los cambios, cerrar la aplicación de Excel y pulsar en la barra de tareas sobre nuestro documento y maximizar la ventana.
5).-Si queremos cambiar el tipo de gráfico pulsar en el botón Cambiar tipo de gráfico. El botón Cambiar entre filas y columnas intercambia las etiquetas de las series y categorías.
6).-Si queremos editar de nuevo los datos en la hoja de cálculo de Excel pulsar el botón Editar datos. El botón Diseño rápido permite insertar nuevos elementos al gráfico que completan más la información contenida en el mismo. Por último seleccionar un estilo de diseño en el botón Estilos de diseño.
Podemos guardar el gráfico como una plantilla para utilizarla en otro momento pulsando el botón Guardar como plantilla. Se guardará en la carpeta Charts situada dentro de la carpeta Plantillas. Para utilizar la plantilla ir a la ficha Insertar>Gráfico>Administrar plantillas.., o bien pulsar el botón de office>Abrir>Plantillas de confianza>Charts>seleccionar la plantilla.
Microsoft Word 2007
Pág.124
18. NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL
Las notas al pie y las notas al final se emplean para explicar, comentar o incluir información adicional a un texto determinado, haciendo referencia a una palabra, párrafo o frase.
Se pueden incluir notas al pie y notas al final en un mismo documento. Aunque genéricamente todas se llaman notas al pie, dependiendo de dónde necesitemos presentar el texto de la nota:
• Las notas al pie pueden ser: al pie de página o al final del texto.
• Y las notas al final: al final del documento o al final de la sección.
Cualquier nota se constituye de dos elementos, la marca de referencia que indica dónde se fija, y el texto de la nota al que la marca hace referencia. Podemos numerar las marcas automáticamente o personalizarlas por medio de símbolos.
Las notas al pie sólo se presentan en Vista Diseño de impresión, aunque es posible también visualizarlas seleccionando el botón Mostrar notas del grupo Notas al pie de la ficha Referencias.
INSERTAR UNA NOTA AL PIE
Para insertar una nota al pie, ir a la ficha referencias>botón Insertar nota al pie:
1º) Situar el cursor detrás de la palabra y pulsar el botón insertar nota al pie
2º) Escribir el texto de la nota al pie, para volver a la posición del documento, hacer doble clic delante del número o símbolo de la nota al pie o pulsar el botón Mostrar
Notas
Microsoft Word 2007
Pág.125
INSERTAR UNA NOTA AL FINAL
1º) Situar el cursor detrás de la palabra y pulsar el botón insertar nota al final
2º) Escribir el texto de la nota al final, para volver a la posición del documento, hacer doble clic delante del número o símbolo de la nota al final o pulsar el botón Mostrar
notas
3º) El botón Siguiente nota al pie , visualiza las distintas notas al pie y notas al final del documento.
MENÚ NOTAS AL PIE
1º) Al activar el menú de notas al pie, veremos el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final:
2º) Dependiendo de dónde queramos presentar el texto de la nota, activar la opción Nota al pie o Nota al final. Si queremos cambiar de nota al pie por nota al final pulsar el botón Convertir…
-Seleccionar el formato deseado: Números, letras, o pulsar el botón Símbolo…, también se puede insertar una Marca personal del teclado o del mapa de caracteres.
-Introducir el comienzo de la numeración en el apartado Iniciar en: y, si queremos que la numeración sea continua o se reinicie en cada sección aplicada.
Microsoft Word 2007
Pág.126
Aplicar cambios a Todo el documento o sección y pulsar Insertar para finalizar.
Automáticamente el cursor se sitúa en la parte inferior de la página (o al final del texto en esta página, o al final del documento o la sección, dependiendo de la opción elegida) e inserta un separador y una marca de referencia. La marca de referencia es la misma que la que se presenta en el texto superior.
3º) Escribir el texto de la nota al pie o nota al final.
Al pasar con el ratón por el documento se van mostrando a modo de comentarios las distintas notas al pie o notas al final
ELIMINAR UNA NOTA AL PIE
Para eliminar una nota al pie seleccionar su marca de referencia y pulsar <Supr>. Desaparecerá tanto la marca de referencia borrada como el texto correspondiente de la nota. Si tenemos varias notas al pie o notas al final éstas se renumeran
CONVERTIR NOTAS AL PIE EN NOTAS AL FINAL Y VICEVERSA
Para ello seguir uno de estos pasos:
• Seleccionar con el ratón las distintas notas al pie o notas al final y con el botón derecho del ratón, en el menú contextual elegir Convertir en nota al pie o Convertir en nota al final.
• En el menú Notas al pie seleccionar el botón Convertir…
Microsoft Word 2007
Pág.127
19. LETRA CAPITAL, HIPERVÍNCULO, TÍTULOS, MARCADORES Y REFERENCIAS CRUZADAS
LETRA CAPITAL
La letra capital, es una letra mayúscula que se destaca en un párrafo, se puede utilizar para empezar un documento, un capítulo o para agregar interés a un boletín o a una invitación.
Podemos aplicarlo a una letra o palabra, y sangrar la letra capital al margen izquierdo o utilizar el número de líneas que queramos
Es necesario estar trabajando en Vista Diseño de impresión para ver la letra capital tal y como quedaría en el documento.
Para aplicar la letra capital:
1º) Situar el cursor en el párrafo o seleccionar el párrafo o el carácter en que deseemos aplicar la letra capital.
2º) Seleccionar ficha Insertar, dentro del grupo Texto, Letra capital. Indicar En texto(dentro del margen izquierdo) o En margen (fuera del margen izquierdo), o bien, el comando Opciones de letra capital (ver figura 19-1).
Figura 19-1
Microsoft Word 2007
Pág.128
Si hemos seleccionado Opciones de letra capital, se puede cambiar el tipo de fuente, asignar el número de líneas del párrafo que ocupa la letra capital y el espacio entre la letra capital y el texto.
3º) Posteriormente hacer clic en Aceptar.
La letra capital queda delimitada por un marco que sirve para alojar y modificar dicha letra con el ratón.
Podemos también trasladar la letra a cualquier lugar del documento. Situar el puntero del ratón sobre unas de las líneas del marco, cuando el cursor cambie su forma, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo a otro lugar con la letra capital.
Para modificar el tamaño de la letra capital, situar el puntero del ratón sobre el marco y hacer clic en cualquiera de los controladores de tamaño. El ratón adoptará forma de flecha doble, arrastrar dicho controlador y dejar de pulsar el botón cuando obtenga el tamaño que deseemos.
HIPERVÍNCULOS
Existen distintos tipos de hipervínculos, dependiendo de la acción que se quiera realizar. Se puede crear un hipervínculo para desplazarse (al hacer clic sobre dicho hipervínculo) a una página web, e incluso a un lugar concreto de una página web, a otro fichero (a otro documento de Word, a una hoja de cálculo de Excel, a una imagen,...) e incluso un lugar concreto de dicho fichero, y también puede enlazarse a una dirección de correo electrónico. En este último caso, al hacer clic sobre el hipervínculo, se creará un mensaje de correo electrónico a la dirección especificada.
El hipervínculo puede crearse sobre un texto o cualquier elemento gráfico.
Para crear un hipervínculo:
1º) Situar el cursor donde lo queramos crear, o bien, seleccionar un texto o elemento gráfico.
2º) Ir a la ficha Insertar y elegir botón Hipervínculo, o con el botón derecho del ratón, en el menú contextual seleccionar Hipervínculo…, veremos el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo(ver figura 19-2):
Microsoft Word 2007
Pág.129
Figura 19-2
a. En el apartado Texto se puede escribir el texto con que aparecerá el hipervínculo (salvo que lo hayamos seleccionado ya en el paso 1º).
b. En el apartado Vincular a:, dependiendo de lo que queramos , hacer clic sobre:
i. Archivo o página web existente.
1. Escribir el nombre del archivo o la página web (en el apartado Dirección:). También se puede seleccionar de la lista (elegir antes el apartado Archivos recientes, Páginas consultadas o Carpeta actual), o podemos indicarlo utilizando en el apartado Buscar los botones Archivo o
Página web respectivamente
2. Si utilizamos el botón del navegador( ), ir hasta la página deseada, seleccionar la URL de dicha página y pulsar tecla de CONTROL + C para copiar la dirección, cerrar posteriormente el navegador y, en el apartado Dirección pulsar tecla de CONTROL + V, para volcar el contenido de la web. El botón Marco de destino, nos dice si deseamos visualizar el contenido del hipervínculo en otra ventana.
3. Podemos desplazarnos a un lugar concreto de un archivo, definiendo previamente un marcador en dicho archivo, e indicando en este cuadro de diálogo el marcador definido mediante el botón Marcador...
Microsoft Word 2007
Pág.130
ii. Lugar de este documento.
1. Mostrará (en forma de árbol) los títulos y marcadores que contenga el documento. Seleccionar el título o marcador que nos interese (haciendo clic en los signos + y – conseguimos expandir y contraer el árbol).
iii. Dirección de correo electrónico.
1. Indicar la dirección de correo electrónico a la que lo vamos a enviar y el asunto.
c. Pulsar el botón Aceptar.
Comprobar el hipervínculo haciendo clic sobre él o pulsando la tecla CONTROL + clic.
Para modificar un hipervínculo seleccionar el texto o elemento gráfico sobre el que lo hemos definido, y con el botón derecho del ratón elegir Modificar hipervínculo... o bien, colocar el cursor en el texto/gráfico de hipervínculo y pulsar el botón de Hipervínculo .
Para eliminar un hipervínculo ,seguir los mismos pasos que para modificarlo, pero en este caso pulsar Quitar vínculo.
MARCADORES
Los marcadores sirven para desplazarse a una posición determinada en un documento (opción Ir a con la tecla F5) pues permiten especificar dónde se encuentra un texto, párrafo, gráfico, tabla... determinado dentro de un documento. También se utilizan para poder crear algunas referencias cruzadas.
Para definir un marcador:
1º) Seleccionar el elemento que deseemos marcar (un párrafo, una imagen...).
2º) En la ficha Insertar , dentro del grupo Vínculos ,elegir Marcador (ver figura 19-3)
3º) Escribir el nombre del marcador (no puede contener caracteres especiales ni espacios en blanco) y pulsa Agregar.
Microsoft Word 2007
Pág.131
Figura 19-3
Para crear un hipervínculo a un marcador y de esta manera saltar a una posición concreta de nuestro documento (p. ejemplo cuando el documento es muy extenso, o cuando queremos vincular un contenido a cierta información que se encuentra en otro archivo), Pasos:
1- Seleccionar un texto o gráfico, ir a la ficha Insertar>Marcador
2-Asignar un nombre al marcador y pulsar el botón Agregar
3-Desplazarse a la página o posición dónde insertaremos un hipervínculo a dicho marcador y, seleccionar el texto o gráfico, seguidamente pulsar el botón de hipervínculo y activar el botón Marcador…, veremos todos los marcadores disponibles, hacer un clic en el marcador deseado y pulsar Aceptar
TÍTULOS
Los títulos se utilizan para informar del contenido de una tabla, ilustración, gráfico... y luego poder hacer referencia a ellos.
Son imprescindibles para crear tablas de ilustraciones y referencias cruzadas.
Para definir un título:
1º) Estando en Vista Diseño de impresión, seleccionar el elemento (tabla, ilustración, gráfico...) al que deseamos ponerle título y, pulsar el botón Insertar Título de la ficha Referencias, dentro del grupo Títulos
Microsoft Word 2007
Pág.132
2º) o bien, seleccionar el gráfico, tabla, ilustración, etc.. con el botón derecho del ratón
y elegir Insertar título….
3º) Veremos el cuadro de diálogo Título (ver figura 19-4)
Figura 19-4
4º) Elegir la opción que deseemos en el apartado Rótulo (también se puede crear uno nuevo con el botón Nuevo rótulo...) y seleccionar la Posición (puede ser Encima de la selección o Debajo de la selección).
Pulsando el botón Numeración... podemos cambiar el formato de la numeración de los títulos.
5º) Opcionalmente, en el apartado Título, a continuación del rótulo y su numeración, escribir el texto que describe el contenido de dicho elemento.
Esto también se puede escribir una vez insertado el título en el documento.
6º) Hacer clic en Aceptar.
AUTOTÍTULOS
También se pueden generar títulos automáticos, de forma que cada vez que se inserte un elemento (una tabla, un gráfico, una ecuación...) Word genere el rótulo y el número que le corresponda.
Microsoft Word 2007
Pág.133
Para crear un autotítulo:
1º) En el menú Título
2º) Hacer clic en el botón Autotítulo...(ver figura 19-5)
Figura 19-5
3º) Word muestra una lista con todos los elementos disponibles (tablas, imágenes, hojas de cálculo...).
Activar la casilla del elemento que deseemos en el apartado Agregar título al insertar, y a continuación definir sus opciones en los apartados Usar el rótulo y Posición. También se puede cambiar el formato de la numeración pulsando el botón Numeración...
REFERENCIAS CRUZADAS
Indican la situación exacta en el documento de la información a la que nos queremos referir en el texto. Pueden hacer referencia a un título, a un marcador, a una nota al pie, a una tabla...
Por ello, antes de insertar una referencia cruzada debemos tener ya dichos elementos (los títulos, marcadores, notas al pie, tablas...) en el documento.
Las referencias cruzadas se actualizan automáticamente si se mueve el contenido a otra posición, por defecto se insertan como hipervínculos
Microsoft Word 2007
Pág.134
Al crear una referencia cruzada, podemos insertar el texto, el número de página, el número de título o de párrafo, o la etiqueta del elemento al que se hace referencia.
Para crear una referencia cruzada:
1º) Escribimos, opcionalmente, el texto que introduce la referencia cruzada (por ejemplo: “véase “).
A continuación, en la ficha Referencia, seleccionar Referencia cruzada...
2º) Aparece un cuadro de diálogo.
Figura 19-6
a. En el apartado Tipo elegir el tipo de elemento al que queremos hacer referencia (por ejemplo: título).
b. En el apartado Referencia a elegir a qué queremos hacer referencia (por ejemplo: el texto del título, el número de página, el número del título...).
c. Activar la opción Insertar como hipervínculo si queremos desplazarnos sobre el elemento cuando hagamos clic sobre la referencia cruzada.
d. Seleccionar para qué elemento queremos la referencia. (En nuestro ejemplo, de todos los títulos del documento, debemos elegir el que nos interesa).
3º) Hacer clic en el botón Insertar y seguidamente en el de Cerrar.
Si el elemento al que hacemos referencia cambiara de lugar o se modificara el texto (en nuestro ejemplo, el título), Word actualiza automáticamente la referencia cruzada al imprimir el documento. Para actualizar en pantalla, se puede: seleccionar la referencia cruzada y pulsar <F9>, o bien, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la referencia cruzada y elegir en el menú contextual Actualizar campos.
Microsoft Word 2007
Pág.135
20. TABLAS DE CONTENIDO, ILUSTRACIONES E ÍNDICES.
En este capítulo vamos a tratar la creación de tablas de contenido, tablas de ilustraciones e índices.
Un índice proporciona los números de página de elementos que se desea buscar en un documento, mientras que las tablas de contenido e ilustraciones muestran los títulos e ilustraciones numerados según aparecen en el documento (incluyendo, si queremos, sus números de página).
Para poder crear las tablas e índices debemos marcar previamente los distintos elementos que queremos que aparezcan en dichas tablas e índices.
TABLA DE CONTENIDO
La tabla de contenido muestra los apartados del documento en el mismo orden en que aparecen.
Para crear una tabla de contenido es imprescindible haber aplicado diferentes estilos a los apartados del documento para diferenciar su importancia. Asignar los estilos Título1, Título2... que vienen ya predefinidos con Word, y si no nos gustasen siempre podemos personalizar dichos estilos (véase ESTILOS).
Para crear una tabla de contenido, una vez asignados los estilos a los distintos apartados de documento:
1º) Situar el cursor donde queramos insertarla. Y seleccionar en la ficha Referencias en el grupo Tabla de contenido, el botón Tabla de contenido.
2º) Podemos elegir un estilo de tabla de contenidos predefinido o personalizar un estilo de tabla de contenido con el comando Insertar tabla de contenido…
Microsoft Word 2007
Pág.136
3º) Si hemos seleccionado Insertar tabla de contenido, veremos el cuadro de diálogo Tabla de contenido:
a. En el apartado Formatos elegir el formato que deseemos aplicar a la tabla.
b. Opcionalmente, activar las casillas de Mostrar números de página y Alinear números de página a la derecha (si activamos esta casilla se puede seleccionar el carácter de relleno que se prefiera).
c. Indicar el número de estilos que queremos presentar en el apartado Mostrar niveles
Si pulsamos el botón Opciones... muestra todos los estilos que posee el documento y se puede establecer el orden.
4º) Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Figura 20-1
Microsoft Word 2007
Pág.137
Si cambiasen los títulos de los apartados o su situación en el documento, hay que actualizar la tabla. Para ello se puede: seleccionar la tabla de contenidos y pulsar <F9>, o
bien, hacer clic en el botón Actualizar tabla . Word ofrece la posibilidad de actualizar sólo los números de página o actualizar toda la tabla (ver figura 20-2). También podemos seleccionar un párrafo y agregarlo a la tabla de contenidos con el botón
indicando el estilo en la lista de niveles.
Figura 20-2
TABLA DE ILUSTRACIONES
La tabla de ilustraciones muestra los títulos de las ilustraciones (imágenes, gráficos, tablas, ecuaciones...) del documento en el mismo orden en que aparecen.
Para crear una tabla de ilustraciones, es imprescindible haber asignado previamente los títulos a las ilustraciones, situar el cursor donde queramos insertarla. Y seleccionar ficha Referencias, dentro del grupo Títulos, Insertar tabla de ilustraciones.
1º) Veremos el cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones:
Figura 20-3
Microsoft Word 2007
Pág.138
a. Seleccionar la Etiqueta de título y activar, opcionalmente, la casilla Incluir etiqueta y número. (Por ejemplo, si en Etiqueta de título elegimos Tabla, la tabla de ilustraciones mostrará únicamente los títulos de las tablas.)
b. En el apartado Formatos elegir el formato que queramos aplicar a la tabla.
c. Opcionalmente, activar las casillas de Mostrar números de página y Alinear números de página a la derecha (si activamos esta casilla se puede seleccionar el carácter de relleno que deseemos.)
2º) Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si tuviéramos que actualizar una tabla de ilustraciones, haríamos lo mismo que se ha
comentado para actualizar la tabla de contenidos .
ÍNDICE
Un índice proporciona los números de página de los elementos que se desea buscar en un documento.
Para insertar un índice es imprescindible crear previamente las marcas de índice (véase MARCAR LAS ENTRADAS DE ÍNDICE), es decir, seleccionar el texto en el documento que se quiere marcar como elemento del índice.
MARCAR LAS ENTRADAS DE ÍNDICE
Para marcar las entradas de índice:
1º) Seleccionar en el documento la palabra o expresión que queramos que aparezca en el índice alfabético.
2º) En la ficha Referencias, elegir en el grupo Índice, botón Marcar entrada, veremos el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice (ver figura 20-4)
Microsoft Word 2007
Pág.139
3º) En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice veremos la palabra o expresión seleccionada en el apartado Entrada.
4º) Pulsar el botón Marcar o Marcar todas, si deseamos que todas las palabras iguales que se encuentren en el documento tengan una misma entrada de índice.
Figura 20-4
El cuadro de diálogo Marcar entrada de índice permanece abierto para que se pueda marcar nuevas entradas de índice.
Para cada entrada que deseemos marcar: seleccionar la palabra en el documento y marcarla como elemento de índice Cuando acabemos de marcar todas las entradas, hacer clic en el botón Cerrar.
INSERTAR UN ÍNDICE
Una vez marcadas las entradas de índice:
1º) Situar el cursor donde queramos insertarlo. Y seleccionar en la ficha Referencias,
dentro del grupo Índice, el botón Insertar índice.
2º) Veremos el cuadro de diálogo Índice (ver figura 20-5):
Microsoft Word 2007
Pág.140
Figura 20-5
a. En el apartado Formatos elegir el formato que deseemos aplicar a la tabla.
b. Opcionalmente, activar la casilla de Alinear números de página a la derecha (si activamos esta casilla se puede seleccionar el carácter de relleno que necesitemos.)
c. Elegir el Tipo (con sangría o continuo) y el número de Columnas.
3º) Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si tuviéramos que actualizar un índice, haríamos lo mismo que se ha comentado para
actualizar la tabla de contenidos o pulsar el botón Actualizar índice
Microsoft Word 2007
Pág.141
INSERTAR CITAS Y BIBLIOGRAFÍA
Las citas permiten citar un libro, un artículo de periódico como parte de la información
del documento. Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o
citadas durante la creación de los documentos, que normalmente se incluye al final de los
documentos. Se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la
información de origen proporcionada para el documento.
Cada vez que generemos una fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que
podamos buscar y utilizar cualquier fuente de información que hayamos creado.
Para insertar una cita:
1).- Ir a la ficha Referencias, hacer clic en el estilo que deseamos utilizar para la cita y la
fuente de información, pulsando el botón en el grupo Citas y bibliografía. El estilo APA se suele utilizar para las citas y fuentes de información. Hacer clic al final de la frase, párrafo del documento o insertar una nota al pie o nota al final
2).- En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, pulsar en Insertar cita
3).- Para agregar la información de origen, hacer clic en Agregar nueva fuente, para crear un listado de citas por título, autor, año, etc..
4).-Veremos el cuadro de diálogo
4).-Indicar el tipo de fuente, idioma, autor, título, año, ciudad y editorial, automáticamente queda consignada la cita para poder insertarla en la ubicación que indiquemos dentro del documento.
Microsoft Word 2007
Pág.142
5).- Ir a la posición del documento donde queramos incluir la cita y pulsar el botón Insertar cita y, seleccionar el autor de la cita (p. ejemplo, podemos insertar una nota al pie o nota al final e incluir la cita deseada)
-El botón Administrar fuentes nos permite identificar todo el listado de citas, podemos incluir nuevas citas pulsando el botón Nuevo….
• Para agregar las citas que se incluirán en la bibliografía, seleccionar de la lista general cada cita y pulsar el botón Copiar
En ciertos casos, nos puede interesar crear un marcador de posición de cita y más tarde
rellenar la toda información de las fuentes de información bibliográfica. Los cambios que
realicemos en una fuente de información se reflejan automáticamente en la bibliografía, si
ya hubiésemos creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador
de posición en el Administrador de fuentes. Para ello:
1).- Ir a la posición donde incluiremos un marcador de posición, pulsar en el botón Insertar
cita>Agregar nuevo marcador de posición…
2).-Asignar un nombre en el cuadro de diálogo Nombre de marcador de posición
Microsoft Word 2007
Pág.143
3).-Veremos el marcador de posición con el nombre asignado, , pulsar
en la flecha y, activar Editar fuente…, rellenar los contenidos necesarios y pulsar el botón
Cerrar.
BIBLIOGRAFÍA
Para crear una bibliografía con todas o determinadas fuentes citadas en nuestro
documento:
1).-Ficha Referencias>Administrar fuentes, seleccionar de la lista general las fuentes citadas
y pulsar el botón Copiar para incluirlas en la lista actual.
2).-Pulsar el botón Bibliografía y seleccionar un estilo bibliográfico, o bien
el comando Insertar bibliografía.
Microsoft Word 2007
Pág.144
21. FORMULARIOS
Los formularios son documentos que deben ser cumplimentados con algún tipo de información.
Se puede crear un documento o plantilla de forma que el usuario edite sólo las zonas permitidas para introducir datos. Estas zonas son los campos de formulario, y pueden ser de tipo: texto, casilla de verificación o lista desplegable.
Los campos de formulario pueden insertarse en cualquier lugar del documento excepto en los encabezados y pies de página. Además, permiten controlar la información que se introduce y definir mensajes de ayuda para informar al usuario sobre lo que se debe introducir en cada campo de formulario. Para crear formularios es necesario añadir la ficha Programador, para ello:
-Ir al botón de Microsoft Office y, a continuación, hacer clic en Opciones de Word.
-Activar la opción Más frecuentes.
-Hacer clic en la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y Aceptar
CREACIÓN DE UN FORMULARIO
Para crear un formulario debemos:
1º) Crear el documento que será la base del formulario (VER CREAR UNA PLANTILLA QUE UTILIZA OTRA PLANTILLA).
2º) Elegir e insertar controles de contenido al formulario. Y una vez insertados, definir sus propiedades.
3º) Proteger y guardar el formulario.
La inserción de los campos de formulario sólo se puede realizar utilizando la ficha Programador.
Microsoft Word 2007
Pág.145
PASO 1 CREAR EL DOCUMENTO DEL FORMULARIO
Preparar el documento que va a contener el formulario o utilizar una plantilla. Una opción recomendable es crear una tabla estableciendo las distintas etiquetas en cada celda, dejando los espacios necesarios para agregar los controles de contenido.
PASO 2 AGREGAR CONTROLES DE CONTENIDO AL FORMULARIO
En la ficha Programador, en el grupo Controles, hacer clic en Modo Diseño y hacer clic en donde deseemos insertar un control, utilizar el control apropiado para cada contenido. Una vez insertado el contenido, podemos establecer unas propiedades
Tipos de controles de contenido:
1.-) Control Texto enriquecido o en el control Texto : Se utilizan para introducir texto, con formato(texto enriquecido) o sin formato(Texto) respectivamente. Pulsar el botón Propiedades para personalizar el control de contenido.
2).-Control de imagen: Permite insertar una imagen de una unidad de disco.
3).-Control de cuadro combinado y cuadro de lista : Permiten seleccionar una opción de varias posibles. Una vez insertados hacer clic en el botón Propiedades y pulsar el botón Agregar… para incluir una lista con opciones.
4).-Control de fecha : Para seleccionar una fecha
5).- Herramientas heredadas: Utilizan comandos de formulario empleados en otras versiones de microsoft word y controles ActiveX, que se describen a continuación:
Microsoft Word 2007
Pág.146
• Campo de formulario con texto : inserta un campo de formulario de tipo texto.
• Campo de formulario con casilla de verificación : inserta un campo de formulario de tipo casilla de verificación. Este tipo de campo sólo permite activar o desactivar la casilla Se pueden seleccionar varias opciones
• Campo de formulario con lista : inserta un campo de formulario de tipo lista desplegable.
• Insertar marco .
• Sombreado de campo : marca los campos de formulario con un rectángulo de color gris para localizar su posición en el documento.
PASO 3 AGREGAR PROTECCIÓN AL FORMULARIO
Se puede proteger el formulario para asegurarnos de que los usuarios únicamente podrán rellenar los campos del formulario pero no les será posible modificar el resto del documento.
1. Abrir el formulario que queremos proteger.
2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, hacer clic en Proteger documento y
después en Restringir formato y edición.
3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, activar la
casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento.
4. En la lista de restricciones de edición, seleccionar Rellenando formularios.
5. En Comenzar a aplicar, pulsar el botón Sí, aplicar la protección.
Microsoft Word 2007
Pág.147
6. Asignar una contraseña al documento (de modo que sólo los revisores que la conozcan
puedan quitar la protección), escribir de nuevo la contraseña en el cuadro Vuelva a
escribir la contraseña para confirmar y pulsar el botón Aceptar
7. Guardar el documento o plantilla.
Cuando rellenemos el documento, si lo hemos protegido, pulsa la tecla <Tab> para desplazarnos de un campo a otro, o hacer clic en el control.
Para desproteger el formulario
1. Abrir el documento o plantilla que contiene el formulario
2. Ir a la ficha Programador>Proteger documento
3. Restringir formato y edición>Suspender la protección
4. Introducir la contraseña
PROTEGER DOCUMENTOS
El botón Proteger documento de la ficha Programador (botón office>opciones de Word>Más frecuentes>activar Mostrar ficha programador en cinta de opciones), permite añadir seguridad a distintos documentos, ya sean formularios o no.
Para proteger cualquier documento, seguir los siguientes pasos:
1. Ficha Programador>Proteger documento>Restringir formato y edición 2. En el apartado Restricciones de edición, activar la casilla Admitir sólo este tipo de
edición en el documento. 3. Seleccionar Sin cambios(sólo lectura) 4. Excepcionalmente podemos restringir la modificación a ciertos usuarios
activando la casilla de verificación Todos, o bien, pulsar en el enlace Más usuarios, para ciertos usuarios (escribir su dirección o nombre de dominio).
5. En el apartado Comenzar a aplicar, pulsar el botón Sí aplicar la protección. 6. Escribir la contraseña (escriba la nueva contraseña) y, volver a introducir la
misma contraseña (vuelva a escribir la contraseña para confirmar). 7. Guardar el documento. 8. Para eliminar la contraseña, Ir a la ficha Programador>Proteger documento
Restringir formato y edición>Suspender la protección e introducir la contraseña.
Microsoft Word 2007
Pág.148
22. PERSONALIZACIÓN DE WORD
MACROS
Una macro es una serie de instrucciones de Word que se agrupan como un único comando y permite automatizar tareas repetitivas.
Pueden crearse de dos formas: mediante la grabación de acciones que el usuario va realizando o mediante el lenguaje de programación Visual Basic. Explicaremos el primer método.
Un inconveniente de aceptar macros de usuario en un documento es la posibilidad de que al ejecutar alguna macro introduzcamos un virus en nuestro ordenador. La única forma de evitarlo es tener un programa antivirus actualizado.
CREACIÓN DE MACROS
Cuando creemos una macro grabando las acciones que el usuario va realizando, debemos tener en cuenta que sólo se graban los comandos que ordena el usuario, la grabadora de macros no registra cualquier movimiento y acción del ratón.
Si utilizamos el ratón para desplegar menús o hacer clic en los botones de la barra de herramientas, estas acciones sí se registran, pero si las acciones que realizamos con el ratón son, por ejemplo, seleccionar o mover texto u objetos en un documento, estas acciones no las registra (para esto se podría utilizar una combinación de teclas).
Además, en caso de pulsar un botón de una barra de herramientas que sólo tiene dos posibilidades, como por ejemplo cursiva, la macro grabará que ha habido un cambio de estado pero no sabrá si se ha activado o desactivado, por tanto en estos casos es conveniente desplegar el menú correspondiente en vez de pulsar el botón de la barra de herramientas.
Para crear una macro se necesita tener activada la ficha programador (botón de Microsoft Office > Opciones de Word>Más frecuentes> Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones), seguir estos pasos:
1º) Seleccionar en la ficha Programador, botón Grabar macro
Microsoft Word 2007
Pág.149
2º) Veremos el cuadro de diálogo Grabar macro (ver Figura 22-1). Poner un nombre a la macro e indicar si las distintas acciones que queremos llevar a cabo en la macro las
asignamos a un botón (que colocaremos en la barra de herramientas de
acceso rápido) o en una combinación de teclas , pulsar Aceptar para comenzar el proceso.
Figura 22-1
A) -Si hemos seleccionado , aparece automáticamente el cuadro de diálogo Opciones de Word:
Microsoft Word 2007
Pág.150
• Seleccionar y pulsar el botón Agregar>> • Pulsar el botón Modificar…, veremos:
• Opcionalmente seleccionar un icono para nuestra macro y escribir en el cuadro de texto Nombre para mostrar: un nombre descriptivo para la macro. Pulsar Aceptar y, de nuevo volver a pulsar el botón Aceptar.
• Realizar la secuencia de acciones que queremos llevar a cabo y cuando
finalicemos pulsar el botón . • En la barra de herramientas de acceso rápido aparece el icono de nuestra
macro. Es posible que deseemos pausar nuestra macro en algún momento
del proceso, para ello, pulsar
B)- Si hemos seleccionado veremos el cuadro de diálogo Personalizar teclado (ver figura 22-2):
• En el cuadro de texto nueva tecla de método abreviado, pulsar una combinación de teclas, utilizando las teclas MAYÚSCULA o CONTROL o ALT y una letra del teclado (p. ejemplo CONTROL + L).
• Pulsar el botón Cerrar y, comenzaremos el proceso de grabación de la macro, es decir, realizar las acciones necesarias y al finalizar pulsar el botón
o si queremos pausar la macro.
Microsoft Word 2007
Pág.151
Figura 22-2
EJECUCIÓN Y ELIMINACIÓN DE MACROS
Para ejecutar una macro, seguir uno de estos pasos:
Pulsar en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido (si la macro se ha asociado a un botón), o bien en la combinación de teclas (si la macro se ha asociado al teclado).
Seleccionar en la ficha Programador el botón Macro , veremos el cuadro de diálogo Macros :
Elegir el nombre de la macro y pulsar Ejecutar.
Microsoft Word 2007
Pág.152
23. TEMAS,COMENTARIOS Y VISTAS
TEMAS
Podemos dar formato rápidamente a un documento entero para proveerle un
aspecto profesional y aplicar un tema. Un tema del documento es un conjunto de opciones
de formato que incluyen colores, fuentes y efectos (incluidos efectos de líneas y relleno).
Se pueden crear temas propios personalizando un tema del documento existente y
guardándolo después como un tema del documento personalizado. Los temas del
documento se comparten entre los programas de Office para que todos los documentos de
Office puedan tener el mismo aspecto uniforme.
Los temas del documento que apliquemos afectarán de forma inmediata a los
estilos .Cuando se aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se
aplican al mismo tiempo
• Para insertar un tema, ir a la ficha Diseño de página y seleccionar botón
Temas, veremos un listado con distintos temas que se aplican para fuentes,
colores y efectos (ver figura 23-1):
a. Para aplicar un tema del documento predefinido, hacer clic en el tema
del documento que deseamos utilizar en Predeterminado.
b. Para aplicar un tema del documento personalizado, hacer clic en el tema
del documento que deseamos utilizar en Personalizados.
• Si uno de los temas del documento que queremos utilizar no aparece en la
lista, hacer clic en Buscar temas... para buscarlo en nuestro equipo o en una
ubicación de red.
• Para buscar otros temas del documento en Office Online, hacer clic en
Buscar en Office Online
Microsoft Word 2007
Pág.153
Figura 23-1
Para personalizar un tema del documento, debemos empezar cambiando los colores,
las fuentes o los efectos de línea y relleno que se utilizan. Los cambios que se lleven a cabo
en uno o más de estos componentes del tema afectarán a los estilos que hayamos aplicado
en el documento activo. Si deseamos aplicar estos cambios a los nuevos documentos,
podemos guardarlos como tema del documento personalizado.
PERSONALIZAR LOS COLORES DEL TEMA
Los colores del tema contienen cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de
énfasis y dos de hipervínculo. Los colores del botón Colores del tema representan los
colores de texto y de fondo actuales. El conjunto de colores situado al lado del nombre
Colores del tema después de hacer clic en el botón Colores del tema representan los colores
de énfasis y de hipervínculo para ese tema. Si modificamos cualquiera de esos colores para
crear nuestro propio conjunto de colores, cambiarán los colores mostrados en el botón
Colores del tema y al lado del nombre Colores del tema.
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, hacer clic en Colores del tema.
2. Hacer clic en Crear nuevos colores del tema...
Microsoft Word 2007
Pág.154
3. Dentro de Colores del tema, hacer clic en el botón del elemento del color del tema que
deseamos cambiar.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para los nuevos colores del tema.
5. Hacer clic en Guardar.
El botón Restablecer..., permite restablecer los colores originales
PERSONALIZAR LAS FUENTES DEL TEMA
Las fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo
(ver figura 23-2). Si hacemos clic en el botón Fuentes del tema , podremos ver el
nombre de las fuentes de encabezado y de cuerpo utilizadas para cada tema debajo del
nombre Fuentes del tema. Se pueden modificar ambas fuentes para crear nuestro propio
conjunto de fuentes del tema.
Figura 23-2
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, hacer clic en Fuentes del tema.
2. Hacer clic en Crear nuevas fuentes del tema.
3. En el apartado Fuente de encabezado o en Fuente de cuerpo, seleccionar las
fuentes que queremos utilizar.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre apropiado para las nuevas fuentes del
tema y pulsar Guardar
PERSONALIZAR EFECTOS DE TEMA
Microsoft Word 2007
Pág.155
Los efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. Si hacemos clic en
el botón Efectos del tema , veremos las líneas y los efectos de relleno utilizados para
cada conjunto de efectos del tema del gráfico que se muestra con el nombre Efectos del
tema. No se puede crear un conjunto de efectos de tema, pero se puede elegir el que
deseemos de la lista para nuestro documento.
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, hacer clic en Efectos del tema.
2. Seleccionar el efecto deseado
GUARDAR UN TEMA DEL DOCUMENTO
Los cambios que se realicen en los colores, en las fuentes o en los efectos de línea y
relleno de un tema del documento se pueden guardar como un tema del documento
personalizado que puede aplicar a otros documentos, para ello.
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, hacer clic en Temas
2. Hacer clic en Guardar tema actual...
3. Poner un nombre de archivo al tema y pulsar guardar (por defecto se guardan
en la carpeta Document themes)
Microsoft Word 2007
Pág.156
COMENTARIOS
Los comentarios permiten insertar observaciones sobre el contenido del documento para incluir anotaciones que más tarde podremos revisar para tener en cuenta y llevar a cabo las correcciones estimadas si procede. Los comentarios se guardan con el documento pero se pueden ocultar mientras desarrollamos la edición de un texto.
1.- En la ficha Revisar, pulsar el botón Nuevo Comentario, automáticamente se crea un indicativo en los márgenes de nuestro documento para consignar la anotación correspondiente. El aspecto podría ser el de una llamada al margen, más conocida como globo :
2.- Para seguir con el documento sin ver los comentarios , pulsar el botón Mostrar
marcas y, desactivar la opción comentarios.
3.- Para visualizar los comentarios pulsar los botones , comentario anterior o bien, comentario siguiente respectivamente.
4.- Para eliminar un comentario, en primer lugar, mostrar los comentarios si están ocultos con el botón mostrar marcas y, posteriormente, pulsar el botón Eliminar
comentario , hacer clic en cada comentario y pulsar el botón, o bien, hacer clic en el desplegable del botón eliminar e indicar si queremos borrar todos
Microsoft Word 2007
Pág.157
VISTAS
Las vistas afectan a la visualización del documento y el trabajo entre las distintas ventanas en las que desarrollamos nuestros documentos. En la ficha Vista (menú Ver de otras versiones de Microsoft Word), en el grupo Vistas del documento, por defecto está activado el modo de trabajo Diseño de impresión (opción recomendada), que muestra el documento tal y como aparecerá en la impresión, pero también se puede trabajar :
A).-Modo Borrador: Para editar un texto de modo rápido, los márgenes superior e inferior desaparecen y algunos elementos como encabezados y pies no se muestran
B).-Modo Esquema: El documento se muestra como un esquema con los distintos niveles, no se muestran los márgenes izquierdo y derecho ni tampoco los márgenes superior e inferior, al activar se muestra la barra de herramientas de esquema:
c).- Modo Diseño Web: Muestra el documento como si fuese una página web
La diferencia básica entre los distintos modos de trabajar con respecto a la vista diseño de impresión, radica en la no visualización de algunos elementos de Word.
La lectura de pantalla completa, para comprobar el aspecto final de las páginas de un documento, contrastando los distintos elementos introducidos en la misma (formatos, encabezados, pies, notas al final y notas al pie, etc…). Dispone de herramientas que afectan a la visualización, edición y desplazamiento de las páginas mostradas (ver figura 23-3).
Microsoft Word 2007
Pág.158
Figura 23-3 -En el grupo Mostrar u ocultar, podemos indicar si queremos visualizar la Regla que muestra los márgenes (horizontal y verticalmente). -Líneas de cuadrícula para ver el interlineado del texto, Vistas en miniatura muestra las páginas como si fuese una vista preliminar antes de imprimir. - Mapa del documento que presenta los distintos títulos de nuestro documento a los que se les ha aplicado un estilo determinado como hipervínculos para acudir a las páginas que los contienen con un clic del ratón.
ZOOM
Para acercar o alejar la visualización de un documento pulsar el botón de la lupa e indicar el porcentaje de acercamiento o alejamiento mediante un valor en el cuadro Porcentaje:(ver figura 23-4), además disponemos de los botones para ajustar toda la página a
la ventana (Toda la página), dos páginas , ancho de la página del tamaño de la
ventana , aplicar un zoom del 100% del tamaño normal al documento (opción predeterminada).
Microsoft Word 2007
Pág.159
Figura 23-4
También podemos ver la(s) página(s)cómo quedaría nuestro documento antes de imprimirlo a través de la Vista preliminar, para ello:
1- Pulsar el botón de Office >Imprimir>Vista preliminar 2- Veremos la página actual y una barra de herramientas de Vista
preliminar :
3- Recorrer las páginas deseadas con los botones Página siguiente y Página anterior, mostrar dos páginas, cambiar la orientación y márgenes, etc...
TRABAJANDO CON VENTANAS
En la ficha Vistas , dentro del grupo Ventana, disponemos de distintas herramientas para trabajar con los documentos, estén o no guardados como archivos.
• Si hemos abierto distintos documentos y queremos cambiar de un documento
a otro, pulsar el botón Cambiar ventanas , seleccionar el documento con un clic.
Microsoft Word 2007
Pág.160
• Para distribuir las distintas ventanas de documento en la pantalla de modo que se dispongan una encima de otra y poder intercambiar información con las
herramientas de cortar y copiar , o simplemente contrastar la
información de las ventanas pulsar el botón Organizar todo . Para seleccionar una ventana como ventana activa, hacer clic en su barra de título, o bien , maximizar la ventana (mediante el control de maximizar), si queremos trabajar con una ventana , cerrar el resto de ventanas (mediante el control de cerrar).
Si necesitamos abrir una nueva ventana en la que mostrar una vista del documento
actual pulsar el botón Nueva ventana .
El botón Dividir , divide la ventana actual en dos partes (separadas por una línea transversal de un extremo a otro de la pantalla) para que podamos ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
Hacer clic en la posición de ajuste deseada para ver más o menos de un documento y utilizar las barras de herramientas verticales para desplazar el contenido de una u otra ventana o bien, el botón intermedio que disponen algunos ratones .Para dejar de trabajar con el modo Dividir, hacer doble clic en la línea de división que recorre el monitor.