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Microsoft Excel
Hoja de Cálculo Avanzada
Libro II
Academia de Lenguaje y Comunicación
EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR
Hoja de Cálculo Avanzada
José Ricardo Fernández Ruiz
DIRECTORIO
Universidad Autónoma de Tamaulipas
M.E.S. José María Leal Gutiérrez
Rector
Dra. Olga Hernández Limón
Secretaria General
Ing. José Andrés Suarez Fernández
Subsecretario Académico
Lic. José Ulises Arredondo Llanos
Director de Educación Media Superior
M.E.S. Joel Vásquez Ibarra
Director de la Escuela de Estudios Profesionales Valle Hermoso
Índice Temático
Tema Pagina
Importar y Exportar Datos 9
Administrar Libros 15
Dar formato a números 21
Trabajar con Rangos 29
Personalizar Excel 37
Auditar hojas de Calculo 46
Resumir Datos 50
Analizar Datos 55
Colaborar con un grupo de trabajo 61
Organizar Datos y Objetos 69
A
Acreedor: Quien tiene acción o derecho al cobro de una deuda, o para obligar al cumplimiento
de alguna obligación.
Activo: Importe total de los derechos y bienes de una persona natural o jurídica.
Administrar: Gobernar, regir.
Amortizar: Recobrar fondos invertidos en alguna empresa, maquinaria, etc.
Apreciación: Dar precio.
Arqueo: Operación que consiste en comprobar, por medio de un recuento, si el saldo del libro de
Caja está de acuerdo con la existencia en dinero en efectivo de Caja.
Asiento: Notación escrita que se hace en el Debe y en el Haber de una cuenta. Lo que se escribe
en el libro Diario.
Auditoria: Revisión, análisis y censura de cuentas de la gestión que reflejan.
Aval: Firma que se pone al pie de una letra de cambio u otro efecto para garantizar su pago, en
caso de no efectuarlo la persona primeramente obligada.
B
Baja: Disminución del precio, valor o estimación de alguna cosa.
Balance: Computo o comparación del Activo y Pasivo para averiguar el estado del patrimonio de
una empresa.
Banco: Establecimiento público de crédito constituido en sociedad por acciones.
Beneficiario: El que tiene derecho a cobrar.
A C B Glosario de términos
Apuntes 1-3
Bonificación: Rebaja en el precio de las mercaderías.
C
Caja: Cuenta en contabilidad en donde anotan todas las operaciones de cobro y pago con dinero
en efectivo.
Cajero: Persona encargada de la entrada y salida de los caudales, a si como de su conservación y
custodia.
Capital: Bienes que producen intereses o frutos.
Cerrar una cuenta: Sumar las partidas del debe y haber, colocándolas en una misma línea.
Control: Comprobación, verificación, inspección.
D
Debe: Una de las partes en que se divide las cuentas corrientes y en el cual figuran las cantidades
que se cargan a la persona o entidad a quien se abre la cuenta.
Depositar: Poner alguna cosa bajo la custodia de personas que respondan a ella.
Deposito: Acción y efecto de depositar.
Depreciación: Estado de una cosa cuyo valor ha disminuido y que no tiene en el mercado la
misma demanda que tenía antes, que se desestima.
Descuento: Acción y efectos de descontar. Operación de adquirir, antes de su vencimiento.
Deuda: Obligación que uno tiene que pagar o devolver a otro ya sea dinero u otra cosa.
Deudor: que debe o está obligado a satisfacer una deuda.
Diario: Correspondiente a todos los días. Que se repite cada día. Libros de contabilidad que
están obligados a llevar todos los comerciantes y en el que figura la relación histórica día a día de
las operaciones del negocio.
Dinero: Moneda corriente. Signo que la representa.
Documentación: Acción y efectos de documentar. Conjunto de documentos que sirven a este
fin.
Documento: Escrito con que se prueba, acreditar o hace constar algo. Cualquier cosa que sirva
de prueba.
E
Efectivo: Numerario. Dinero.
Egresos: Partida de descargo contable o de gastos de una cuenta.
Empresa: Unión de capital de trabajo para desarrollar una actividad económica. Trata de
conseguir lucro prestando un servicio económico.
F
Factura: Documento de venta a través del cual se verifica o comprueba la transacción de bienes
o mercaderías en el que consta todos los detalles de tal operación.
G
Ganancia: La utilidad o beneficio que se obtiene entre el costo de los bienes producidos o de los
artículos comercializados o de servicios prestados y el valor recibido por la venta.
Garantía: Fianza o prenda. Acción o efecto de asegurarse eficazmente el cumplimiento de algo
estipulado.
Gastos: Acción de gastar. Lo que se ha gastado. O se gasta. desembolsos y costos ejecutados con
el fin de mantener y desarrollar la producción, comercio o servicio. no son recuperables.
H
Haber: Una de las dos partes que se divide las cuentas corrientes, en la cual se anota las partidas
que forman el debito del que abre la cuenta y el crédito de aquel a quien se lleva.
Honorarios: Remuneración por servicios prestados que se paga a los profesionales o técnicos
que trabajan independientemente sin relación de dependencia del organismo o empresa a la cual
ha servido.
I
Impuesto: Contribución de carácter obligatorio que impone el estado a los individuos en las
disposiciones de las leyes pertinentes.
Ingresos: Entrada de dinero o valores que lo representen: se originan en la venta de bienes o
servicios durante un periodo de tiempo determinado.
Inventarios: Existencia en valor y cantidad de bienes y mercaderías, materias primas, etc.
Destinados para la producción o venta.
L
Libro diario: Registro cronológico de entrada original de las operaciones financieras a base de
los documentos.
Lucro: Ganancia provecho que se saca de una operación o actividad.
M
Mayor: Uno de los libros que llevan los comerciantes en el que se anotan separadamente las
cuentas de cada persona, empresa o cosas.
N
Negocio: Todo lo que es objeto de una operación lucrativa.
Nota de venta: Factura de cargos por concepto de mercaderías y servicios.
P
Pasivo: Deudas u obligaciones de un ente contable que se mantiene con respecto a terceros.
Perdida: Cantidad de dinero o valor de los bienes que experimentan un patrimonio por
disminución o lección de aquellos.
Periodo contable: Lapso de tiempo en el cual el ente contable divide sus operaciones
financieras.
Presupuesto: Presuponer, calculo anticipado del costo de una obra y también de los gastos e
ingresos de una empresa o colectividad.
Proveedor: Abastecedor. suministrador.
S
Saldo: Pago o finiquito de deuda u obligación. Cantidad de que una cuenta resulta a favor o en
contra de uno. La diferencia entre el debe y el haber.
U
Utilidad: Provecho o ganancia o fruto que se saca de una cosa.
Importar datos de otras aplicaciones.
Las herramientas de importación de datos son muy útiles ya que evitan al usuario volver a
escribir datos que estén disponibles en alguna otra aplicación ya sea un simple archivo de texto,
una base de datos o desde Internet.
Como importar un archivo de texto
1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Importar datos…
2. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos (Figura 1-1) para
escoger la ubicación y el tipo de archivo que contiene los datos a importar, pulsar en
Abrir cuando este seleccionado.
3. Aparecerá el Asistente para importar texto - paso 1 de 3 (Figura 1-2), este paso
permite determinar si los datos están delimitados por algún tipo de separador o si tiene un
ancho fijo, seleccionar una opción y pulsar en Siguiente.
4. El paso 2 de 3 (Figura 1-3) permite seleccionar el tipo de separador usado en el archivo
de texto, pulsar en Siguiente.
5. El paso 3 de 3 (Figura 1-4) permite aplicar un formato especifico a la columna
seleccionada, por ejemplo, tipo fecha o tipo texto, pulsar en Finalizar.
6. Aparecerá el cuadro de dialogo Importar datos (Figura 1-5) el cual permite escoger la
ubicación donde habrán de insertarse los datos, pulsar en Aceptar. El botón
Propiedades, permite modificar la forma en que se ajustan los datos en las celdas
seleccionadas, por ejemplo se pueden activar o desactivar las casillas de verificación
Ajustar el ancho de columna o Mantener el formato de las celdas para mantener el
diseño y el formato de los datos.
Apuntes 1-4, Importar y exportar datos Microsoft Office Specialist
Figura 1-1 Figura 1-2
Figura 1-3 Figura 1-4
Figura 1-5
Como importar una base de datos Access
1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Importar datos…
2. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar archivo de origen de datos (Figura 1-1) para
escoger la ubicación y el tipo de archivo que contiene los datos a importar, pulsar en
Abrir cuando este seleccionado.
3. Si la base de datos contiene más de una tabla aparecerá el cuadro de dialogo Seleccionar
tabla (Figura 1-6) seleccionar la tabla que contenga los datos que desee importar y pulsar
en Aceptar.
4. Una vez seleccionada la tabla deseada o en caso de que la base de datos solo tenga una
tabla aparecerá el cuadro de dialogo Importar datos (Figura 1-5) el cual permite escoger
la ubicación en donde habrán de insertarse los datos , pulsar en Aceptar.
Figura 1-6
Como importar una Nueva Consulta de Base de datos Access
Una ventaja al importar consultas de Base de datos es que se pueden realizar filtros de la
información antes de importarlos a Excel, como un ejemplo filtrar filas o columnas de datos,
ordenar datos antes de traerlos a Excel o unir varias tablas.
1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Nueva consulta de base de
datos…
2. Aparecerá el cuadro de dialogo Elegir origen de datos (Figura 1-7), seleccionar el tipo
de base de datos, en este caso MS Access Database y pulsar en Aceptar.
3. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar base de datos (figura 1-8) para escoger la
ubicación y el nombre de la base de datos a importar, pulsar en Aceptar cuando este
seleccionado.
4. Aparecerá la opción Elegir Columnas del Asistente para consultas (Figura 1-9) agregar
los elementos que desee que aparezcan en la consulta, pulsar en Siguiente.
5. El cuadro de dialogo Filtrar datos del Asistente para consultas (Figura 1-10), permite
filtrar los datos que desea que se importen, para que cumplan con determinados criterios,
pulsar en Aceptar.
6. Aparecerá el cuadro de dialogo Orden de resolución del Asistente para consultas
(Figura 1-11), que permite importar los datos ordenados en forma Ascendente o
Descendente según los campos seleccionados, pulsar en Siguiente.
7. En el paso Finalizar del Asistente para consultas (Figura 1-12), especificar que se
desean devolver los datos a Excel, pulsar en Finalizar.
8. Aparecerá un cuadro de dialogo solicitando el lugar en el que habrán de insertarse los
datos de la consulta, pulsar en Aceptar.
Figura 1-7 Figura 1-8
Figura 1-9 Figura 1-10
Figura 1-11 Figura 1-12
Como importar una Nueva Consulta Web
En muchas ocasiones es necesario buscar información en Internet para después usar esos datos
en Excel y hacer un análisis o generar con ellos más datos. Por ejemplo puede usar la
información del mercado de valores o el tipo de cambio del dólar usando una página de Internet
y dependiendo de las necesidades de cada usuario, determinar si esos datos se actualizaran
automáticamente desde Internet o permanecerán estáticos.
Copiar y pegar datos estáticos, basta con hacer uso de los comandos copiar y pegar para
pasar información de una página Web a una hoja de cálculo de Excel.
Crear consultas actualizables, una vez pagados los datos en Excel con solo hacer clic
en el botón Opciones de pagado y luego en la opción Crear consulta actualizable
o bien pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Nueva consulta Web…,
aparecerá el cuadro de dialogo Nueva consulta Web (Figura 1-13), seleccionar las tablas
que desee importar haciendo clic en las flechas negras dentro de los cuadros amarillos y
finalmente pulsar en Aceptar.
Figura 1-13
Exportar datos Excel
Cualquier tipo de dato ya sean formulas, funciones, texto, tablas o gráficos dinámicos creados en
Excel se pueden exportar a otros formatos de archivo. Puede guardar un libro o parte de un libro
de Microsoft Excel como un archivo XML2 o como una Web y publicarlo en un sitio HTTP, en
un sitio FTP, en un servidor Web o en un servidor de red para que los usuarios puedan verla o
interactuar con ella. Por ejemplo, si tiene cifras de venta en una hoja de cálculo de Excel, puede
publicar esta cifras junto con un grafico para compararlas en una página Web, a fin de que los
usuarios puedan ver e incluso trabajar con los números en sus exploradores sin tener que abrir
Excel.
Es importante mencionar que una vez que un libro de Excel se guarda en otro formato de
archivo, se perderán todos los formatos y cualquier otra característica exclusiva de Excel.
Como exportar una hoja de calculo
1. Abrir el libro que desee guardar con otro formato de archivo.
2. Pulsar sobre el menú Archivo │Guardar como…
3. Aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como (Figura 1-14).
4. En el cuadro Nombre de archivo, escribir un nombre para el archivo.
5. En la lista desplegable Guardar como tipo hacer clic en el formato de archivo que desee.
6. Hacer clic en Guardar.
2XML= Lenguaje de Marcado Extensible por sus siglas en ingles, es un lenguaje muy similar al
HTML.
Figura 1-14
Crear, editar y aplicar plantillas
Una plantilla es un archivo que contiene la estructura y las herramientas para dar forma a
elementos como el estilo y el diseño del libro y que sirve como base para crear otros libros
similares, las plantillas pueden incluir formato, estilo, texto estándar como encabezados de
pagina, rótulos de fila y columnas, macros y barras de herramientas personalizadas.
Excel proporciona múltiples plantillas que permiten automatizar algunas de las tareas más
comunes para el uso contable, como llenar facturas, informas de gastos y pedidos.
Como crear una plantilla
1. Crear un libro que contenga todos los formatos, estilos, textos y cualquier otra
información que desee que aparezca en todas las hojas nuevas basadas en esa plantilla.
2. Es posible hacer que aparezca una vista previa de la plantilla en el cuadro de dialogo
Plantillas, haciendo clic en el menú Archivo │Propiedades, en la ficha de Resumen
(Figura 2-1) y activar la casilla de verificación Guardar vista previa.
3. Hacer clic en el menú Archivo │Guardar como…, escribir un nombre para la plantilla y
en la lista desplegable Guardar como tipo seleccionar la opción Plantilla, asegurarse
que el archivo se guarde en la carpeta Plantillas (templates)
Figura 2-1
Apuntes 2-1: Administrar libros Microsoft Office Specialist
Como crear un libro nuevo a partir de una plantilla
1. Pulsar en el menú Archivo │Nuevo…, aparecerá el panel de tareas Nuevo Libro (Figura
2-2).
2. En la sección Plantillas hacer clic en la opción En Mi PC, aparecerá el cuadro de
dialogo Plantillas (Figura 2-3), seleccionar el tipo de plantilla que desee y pulsar en
Aceptar.
Figura 2-2 Figura 2-3
Como modificar una plantilla
Para modificar una plantilla, dar clic al menú Archivo │Abrir…, seleccionar la unidad, el tipo de
archivo Plantilla y el nombre de archivo, modificar la plantilla y guardar los cambios.
Crear espacios de trabajo
Existe una herramienta maravillosa en Excel que permite organizar múltiples libros de trabajo,
como un solo archivo de área de trabajo, en este archivo se guarda información acerca de los
libros abiertos, como su ubicación, tamaño de las ventanas y posiciones en la pantalla. Un
archivo de área de trabajo no contiene los libros en sí.
Para guardar un área de trabajo realizar lo siguiente
1. Abrir los libros que desee mostrar como grupo
2. Ajustar el tamaño y la posición de las ventanas de los libros como desee que aparezcan la
siguiente vez que se utilicen. Puede usar el menú Ventana │Organizar…
3. Seleccionar el menú Archivo │Guardar área de trabajo…, escoger un nombre y
ubicación para el archivo de área de trabajo, pulsar en Guardar.
Abrir una área de trabajo
Para abrir un espacio de trabajo, seleccionar el menú Archivo │Abrir…, en la opción tipo de
archivo escoger Todos los archivos de Microsoft Excel, seleccionar la unidad que contiene el
archivo de área de trabajo, escoger el archivo y pulsar en Aceptar, Excel mostrara los libros
como fueron guardados la última vez que se utilizaron.
Opciones al Guardar
Cuando se está trabajando con un libro de trabajo y deseamos que automáticamente se esté
guardando después de un tiempo especifico, para no perder la información. Es posible configurar
esta opción.
1. Hacer clic en el menú Herramientas │Opciones…
2. Seleccionar la pestana Guardar (Figura 2-4).
3. Activar la casilla de verificación Guardar información de autorecuperación dada y
digitar la cantidad en minutos.
4. Especificar la ruta donde se almacenara el archivo.
5. Aceptar los cambios.
Figura 2-4
Figura 2-5
También es posible configurar un libro de trabajo que contiene formulas sin que estas sean
actualizadas automáticamente o al guardarse el archivo, es decir, si se modifican algunos datos
en un libro de trabajo que contiene formulas y no se requiere que los resultados de estas se
actualicen automáticamente sino en forma manual. Podemos realizar lo siguiente.
1. Hacer clic en el menú Herramientas │Opciones…
2. Seleccionar la pestana Calcular (Figura 2-5).
3. Activar el botón de opción Manual de la sección Calculo.
4. Desactivar la casilla de Actualizar antes de guardar.
5. Hacer clic en el botón Aceptar.
Consolidar datos
la herramienta de Consolidar Datos permite combinar los valores de varios rangos de celdas. Por
ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con calificaciones de un mismo grupo en diferentes
periodos o meses, puede utilizar una consolidación para reunir estas calificaciones en una hoja de
cálculo de promedio finales para todo el grupo.
Excel permite consolidar datos de varios modos los cuales se describen a continuación:
Consolidar datos con referencias 3D o Formulas, es el método flexible y recomendado
para consolidar datos que hagan referencia a celdas de diferentes hojas de cálculo. Las
formulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan
formulas 3D.
1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación.
2. Introducir una fórmula que incluya referencias a las celdas en diferentes hojas de
cálculo, la forma más fácil de introducir datos en una formula es usando el mouse,
primero se debe escribir la formula, por ejemplo =suma, luego abrir un paréntesis
y hacer clic en la etiqueta de hoja y en la celda que contiene los datos,
posteriormente se debe usar una coma como separador y continuar agregando
celdas, finalmente se debe cerrar el paréntesis y pulsar la tecla (Enter), con eso la
formula de consolidación estará terminada
=Suma(Enero!B7,Febrero!B7,Marzo!B7)
Consolidación por Posición, cuando los datos de todas las aéreas de origen se organizan
en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de
hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por
posición. Para poder consolidar por posición es necesario que no existan columnas o filas
en blanco, cada rango de datos debe estar en hojas diferentes y además deben tener el
miso diseño.
1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación.
2. Seleccionar el menú Datos │ Consolidar…, aparecerá el cuadro de dialogo
Consolidar (Figura 2-6), ene l cuadro Función, escoger la operación que desee
realizar para consolidar los datos.
3. Hacer clic en el cuadro Referencia, seleccionar la etiqueta de hoja que contiene el
primer rango que se va a consolidar y a continuación, hacer clic en Agregar,
repetir este paso para cada rango.
4. Si desea actualizar la formula de consolidación cada vez que se modifiquen los
datos de origen, activar la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de
origen.
5. Pulsar en Aceptar.
Figura 2-6
Consolidación por Categoría, Permite resumir un conjunto de hojas de cálculo que tiene
los mismo rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. este
método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación.
2. Seleccionar el menú Datos │ Consolidar…, aparecerá el cuadro de dialogo
Consolidar (Figura 2-6), en el cuadro Función, escoger la operación que se desee
realizar para consolidar los datos.
3. Hacer clic en el cuadro Referencia, seleccionar la etiqueta de hoja que contiene el
primer rango que se va a consolidar y a continuación, hacer clic en Agregar,
repetir este paso para cada rango.
4. Si desea actualizar la formula de consolidación cada vez que se modifiquen los
datos de origen, activar la casilla de certificación Crear vínculos con los datos
de origen.
5. Activar las casillas de verificación bajo Usar rótulos en, para indicar en donde
están localizados los rótulos en los rangos de origen.
6. Pulsar en Aceptar.
Crear y aplicar formatos de números personalizados
Una hoja bien diseñada, creativa y con un aspecto profesional es muy fácil de lograr, Microsoft
Excel permite modificar los formatos de números, incluidas las fechas, horas, monedas,
porcentajes y otros valores reales, sin que cambie el numero. El formato de numero no afecta al
valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se
muestra en la Barra de formulas. La mayoría de los formatos de celda se pueden modificar
usando la barra de herramientas Formato, desde ella se podrán modificar las propiedades de
una celda, el tipo de fuente, la alineación, el relleno, aplicar formatos numéricos y
preestablecidos, entre otros. Al ser estas herramientas las más solicitadas y en determinado
momento resultan ser limitativas, el propio usuario puede generar formatos personalizados a los
datos que representara en una celda.
Formato de numero general
El formato de numero General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los
números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo,
si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el numero, el formato General
redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números
grandes.
Formatos de numero integrados
Excel contiene numerosos formatos de números integrados. Para obtener una lista de ellos,
hacer clic en Celdas… en el menú Formato y después en la ficha Numero. La categoría
Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada
categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la
izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.
Formatos numéricos personalizados
Aunque Excel cuenta con varios formatos de numero integrados, ¿Qué pasa si el formato de
numero que se necesita no existe?, por ejemplo números de serie, tarjetas de crédito, códigos,
puntos, letras o algún símbolo fijo, en este caso será necesario crear un formato de numero
personalizado.
Se pueden especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas
por caracteres de punto y coma, definen los formatos números positivos, números negativos,
valores cero y texto, en ese orden. Si especifica solo dos secciones, la primera se utiliza para los
números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si especifica solo
Apunte 3-1 : Dar formato a números Microsoft Office Specialist
una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omite una sección, incluya el punto de
esa sección.
Pasos para crear un formato personalizado
1. Seleccionar las celdas a las que desee dar formato.
2. Dar clic en el menú Formato │Celdas… aparecerá el cuadro de dialogo Formato de
celdas (Figura 3-1), hacer clic en la ficha Numero, se podrán observar las 12 categorías
diferentes de formatos preestablecidos.
3. En la lista Categoría, hacer clic en un a categoría y a continuación, hacer clic en el
formato integrado más parecido al que desee utilizar y selecciónelo como base para el
formato que desee crear.
4. En la lista Categoría, hacer clic en Personalizada y elimine del cuadro Tipo cualquier
carácter del formato que no desee o introduzca los códigos de formato de numero para
crear el formato que desee.
Figura 3-1
Ejemplos de formatos personalizados
Código del formato
numérico Resultado Ejemplo
#.
Redondea al siguiente millar,
excluyendo los ceros que no
tengan importancia
54.223 se mostrara
Como 54
#,"000"
Redondea al siguiente millar,
incluyendo los ceros que no
tengan importancia.
54.223 se mostrara
Como 54.000
0.0,,
Redondea al siguiente millón,
incluyendo un lugar decimal.
54.789.223
$0,00"Exceso";$-0,00"
Defecto
Asigna el texto
correspondiente a un numero
positivo o negativo
$125,74 Exceso
o
$-125,74 Defecto
"Pago correspondiente"@
Si desea ver siempre
caracteres de texto específicos
con el texto escrito, encierre el
texto adicional entre comillas
dobles (""), seguido de la @
para mostrar el texto.
Pago correspondiente (numero
ingresado a la celda).
0*-
Al ingresar un valor numérico
en la celda rellena con guiones
a la derecha del numero., este
formato no afecta los
resultados de una formula.
Si ingresa: 552
Se obtiene: 552------
Posiciones decimales y dígitos significativos
Si el formato contiene solamente signos de numero (#) a la izquierda del separador decimal, los
números menores de la unidad comenzaran por el separador.
# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un numero tiene menos dígitos que ceros en el
formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para
alinear los decimales con formatos de fuente de ancho fijo, como Courier New. También
se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un numero de dígitos variable.
Para mostrar Usar este Código
1234.59 como 1234.6 ####.#
8.9 como 8.900 #.000
0.631 como 0.6 0.#
12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57 #.0#
44.398, 102.65 y 208 son decimales alineados. ???.???
5.25 como5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los
símbolos de división alineados. #???.???
Separador de miles
Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un numero por un múltiplo de
mil, incluya una coma en el formato de numero.
Para mostrar Usar este código
12000 como 12,000 #,###
12000 como 12 #,
Nota: El separador de miles puede variar según se encuentre establecida la configuración
regional en el sistema operativo.
Color
Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los
siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.
Código de colores
[Negro] [Azul]
[Aguamarina] [Verde]
[Fucsia] [Rojo]
[Blanco] [Amarillo]
Condiciones
Para definir los formatos de numero que se aplicaran únicamente sin coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, poner la condición entre corchetes. La condición consta
de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los
números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Formatos de fecha y hora
Si no encuentra el formato que está buscando, puede crear un formato de numero personalizado
utilizando los siguientes códigos de formato para fechas y horas.
Para mostrar Usar este código
Los meses como 1-12 m
Los meses como 01-12 mm
Los meses como ene-dic mmm
Los meses como enero-diciembre mmmm
Los meses como la inicial de cada mes mmmmm
Los días como 1-31 d
Los días como 01-31 dd
Los días como Dom-Sab ddd
Los días como Domingo-Sábado dddd
Los anos como 00-99 Aa
Los anos como 1900-9999 Aaa
Las horas como 0-23 H
Las horas como 00-23 hh
Los minutos como 0-59 m
Los minutos como 00-59 mm
Los segundos como 0-59 s
Los segundos como 00-59 ss
Las horas como 4 a.m. h am/pm
La hora como 4:36 p.m. h:mm am/pm
La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas: por ejemplo,
25:02
[h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos por ejemplo,
63:46
[mm]:ss
El tiempo transcurrido en segundos [ss]
Fracciones de segundo h:mm:ss.00
A.M. y P.M.
Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basara en el formato de 12 horas,
donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica
las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basara en el
formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del
código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", de lo contrario Microsoft
Excel mostrara el mes en lugar de mostrar los minutos.
Formatos condicionales
Microsoft Excel muestra los datos sin importar si están dentro de un presupuesto o si los gastos
son mayores que los ingresos, los datos se mostraran como si todo marchara sobre ruedas. Sin
embargo existe una herramienta que permite aplicar un formato a una celda o a un rango de
celdas, si estas cumplen con una determinada condición. Por ejemplo, se puede aplicar un
formato condicional indicando que si las celdas seleccionadas contienen valores menores que
cero, la celda debe aparecer con los números en negritas y con un borde rojo ¡para que resalte!
Como establecer un formato condicional
1. Seleccionar las celdas a las que desee aplicar el formato condicional.
2. Dar clic en el menú Formato │Formato condicional…, aparecerá el cuadro de dialogo
Formato condicional (Figura 3-2)
3. En la lista desplegable de la izquierda, generalmente se establece la opción Valor de la
celda. Se selecciona la opción Formula, solo si las celdas seleccionadas contienen
formulas cuyo resultado sea Falso o Verdadero, si la formula contiene un valor como
resultado, dejar ese parámetro en Valor de celda.
4. Usar la siguiente lista desplegable y el cuadro o los cuadros a la derecha de la lista para
especificar el rango en el que debe caer el valor para aplicar el formato condicional, ver
el ejemplo de la Figura 3-2.
5. Hacer clic en el botón Formato…, el cual mostrara el cuadro de dialogo Formato de
celdas (Figura 3-3), usar este cuadro para especificar el tipo de fuente, estilo, color,
borde, etc. que se desee usar como formato condicional, hacer clic en Aceptar.
6. Para agregar otro formato condicional, hacer clic en el botón Agregar >> y repetir los
pasos 3 al 5.
Figura 3-2
Figura 3-3
Como modificar y eliminar un formato condicional.
Cambiar un formato condicional es algo realmente sencillo, siempre y cuando recuerde que
celdas contienen los formatos condicionales, de lo contrario primero se debe identificar las
celdas que tienen aplicadas el formato condicional y luego realizar los cambios.
1. Seleccionar las celdas a las que desee aplicar el formato condicional, en caso de no
recordarlo se debe usar el menú Edición │ir a… y en el cuadro de dialogo que aparece
seleccionar el botón Especial…, seleccionar la casilla de verificación Celdas con
formatos condicionales (Figura 3-4), pulsar en Aceptar, eso hará que se muestren todas
las celdas que contiene formatos condicionales.
2. Seleccionar el rango de celdas que desee modificar y pulsar en el menú Formato
│Formato condicional…, hacer los cambios necesarios y pulsar en Aceptar.
3. Para eliminar un formato, hacer clic en el botón Eliminar seleccionar las condiciones que
desee eliminar y hacer clic en Aceptar, cuando termine de modificar sus condiciones
hacer clic en Aceptar.
Figura 3-4
Validar Datos
La validación de datos en Excel se define como la acción de restringir, comparar, y determinar el
tipo de datos que ingresaran a una celda. La validación de datos permite al usuario ingresar
información que va acompañada de una regla que le permitirá ingresar datos, suponga que existe
un archivo en Excel que requiere únicamente cierto tipo de datos como el nombre completo de
cada departamento, una lista de materiales o un contenido numérico, en estos casos es necesario
establecer reglas de validación que permita introducir únicamente valores que estén permitidos y
evitar que los usuarios escriban información equivocada o sin sentido.
Como validar las celdas
1. Seleccionar las celdas que desea validar.
2. Dar clic en el menú Datos│ Validación…, aparecerá el cuadro de dialogo Validación de
datos (Figura 4-1).
3. En la pestana Configuración determinar el Criterio de validación, permitiendo valores
de distintos tipos (Números enteros, fechas, hora, listas, etc.).
4. Determinar el parámetro de los datos a ingresar (entre, mayor que, menor que, etc.).
5. Dependiendo del parámetro se permitirá manejar referencias de celda, números o
longitudes de texto.
6. La pestana Mensaje entrante (Figura 4-2) permite mostrar un globo de texto al momento
de seleccionar la celda donde se ingresaran los datos, generalmente se utiliza para
advertir al usuario de una particularidad al ingresar datos en las celdas.
7. La pestana Mensaje de error (Figura 4-3) permite mostrar un mensaje de error en caso
de que los datos introducidos no cumplan con el criterio de validación establecido.
Niveles de mensaje al validar
Limite: Manifiesta el error de la entrada de datos y pide se reingresen los datos (Figura 4-
4)
Advertencia: Manifiesta que los datos no son permitidos sin embargo permite continuar
o no (Figura 4=5).
Información: Manifiesta que los datos no son permitidos sin embargo permite continuar
(Figura 4-6).
Apuntes 4-1, Trabajar con rangos Microsoft Office especialist
Figura 4-1
Figura 4-2
Figura 4-3
Figura 4-4 Figura 4-6
Figura 4-5
Aplicar nombres a rangos de celdas
Cuando se manejan muchos datos en una hoja de cálculo, suele ser difícil encontrar un
determinado dato, ya sea que busquemos un numero o un texto generalmente lo hacemos en
forma visual por toda la hoja de cálculo, generalmente este método es muy tardado o infructuoso,
o ya sea que se use la herramienta buscar, puede ser que no encuentre lo que se busca. Existe una
manera muy sencilla de encontrar rápidamente la información en una hoja de cálculo.
Microsoft Excel permite agregar nombres a las celdas en una hoja de cálculo. Si escribimos un
nombre relacionado con el contenido de las celdas será mas fácil localizarlas en un momento
dado. Por ejemplo puede nombrar un rango de celdas Promedios_Enero o Promedios
Trimestrales y hacer referencia a dichos nombres en una formula, finalmente es mas fácil
recordar un nombre representativo del rango que tratar de recordar y escribir un rango de celdas
(Figura 4-7).
Figura 4-7
Como agregar un nombre a un rango de celdas
1. Seleccionar la celda o las celdas que desea escribir un nombre.
2. En cuadro de nombres, hacer clic en la referencia de la celda y reemplazarla por el
nombre que desee dar al rango de celdas pulsar [Enter].
Como modificar un nombre de rango
1. Seleccionar la celda o las celdas a las que se sesea cambiar el nombre.
2. En el cuadro de nombres, escribir el nuevo nombre que desee dar al rango de celdas,
pulsar [Enter].
Como eliminar un nombre de rango
Una vez que se modifica el nombre a un rango de celdas, el nombre anterior del rango sigue
apareciendo en la lista desplegable de Cuadro de nombres, es necesario eliminarlo manualmente.
1. Dar clic en el menú Insertar │Nombre │Definir…, aparecerá el cuadro de dialogo
Definir nombre (Figura 4-8).
2. En la lista de Nombres en el libro, seleccionar el nombre que desea eliminar y pulsar en
el botón Eliminar.
3. Pulsar en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.
Figura 4-8
Vincular libros de trabajo
Muchas veces la información la tenemos repartida en varias hojas de cálculo o incluso en
diferentes libros. ¿Qué pasa si necesito hacer referencia a información externa?, en muchos casos
se puede copiar y pegar la información, pero si existe una modificación en el libro de origen, los
cambios no se reflejaran en el documento destino, para estos casos es necesario establecer un
vinculo entre un libro y otro, de tal manera que si el documento origen es modificado no será
necesario modificar el documento destino ya que se actualizara automáticamente.
Como crear un vinculo entre celdas de la misma hoja de cálculo, del mismo libro o de libros
diferentes.
1. Seleccionar y copiar la celda(s) que contiene los datos que se desean vincular.
2. Dar clic en la celda a la cual desea vincular los datos.
3. Hacer clic en Opciones de pegado y después en la opción Pegar vínculos.
Crear formulas con vínculos entre hojas de cálculo de libros diferentes
1. Abrir el libro que contiene los datos que desee vincular (libro origen) y el libro en el cual
se creara el vinculo (libro destino).
2. Hacer clic en la celda que contendrá el vinculo y escribir un signo igual (=)
3. En el menú Ventana, hacer clic en el nombre del libro origen y, a continuación en la hoja
de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vinculo, completar la
formula y pulsar [Enter].
Las formulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que el
libro de origen, el que proporciona datos a la formula, se encuentra abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen esta abierto, el vinculo incluye el nombre del libro entre corchetes,
seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que
depende la formula. Por ejemplo, la siguiente formula suma las celdas C10:C25 del libro
Presupuesto.xls.
Vinculo con el libro abierto
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, el vinculo incluye toda la ruta de acceso.
Vinculo con el libro cerrado
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C250
Buscar Objetivo
La herramienta de buscar objetivo, permite encontrar un valor especifico para una celda,
modificando el valor de otra celda.
Una condición para que se pueda llevar a cabo la búsqueda de objetivos, es que la celda en la que
se va a definir el valor especifico debe contener una formula, en el ejemplo de la figura 4-9, se
define la celda D5 con el valor $ 3500.00 (que es el presupuesto disponible) y el valor que se
tiene que ajustar es el de la celda B3, es decir el gasto de papelería se tiene que modificar para
ajustar el presupuesto.
Figura 4-9
Como modificar el valor de una celda para obtener un resultado especifico en otra celda.
1. En el menú Herramientas hacer clic en Buscar objetivo…, aparecerá el cuadro de
dialogo Buscar objetivo (Figura 4-9).
2. En el cuadro Definir celda, escribir la referencia de la celda que contenga la formula que
desee resolver.
3. En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.
4. En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el
valor que desee ajustar. A esta celda debe hacer referencia la formula en la celda
especificada del cuadro Definir celda.
5. Hacer clic en Aceptar, aparecerá el cuadro de dialogo Estado de la búsqueda de
objetivo, el cual muestra un informe de los resultados de la búsqueda (Figura 4-10).
Figura 4-10
Usar las función Buscar V y Buscar H
Buscar V, significa buscar vertical y Buscar H buscar horizontal, estas funciones de Excel sirven
para buscar un valor especifico dentro de una matriz de datos (conjunto de datos organizados en
columnas), Excel busca un valor especifico en la columna mas a la izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Como usar las funciones Buscar V y Buscar H
1. Seleccionar la celda donde desee que aparezca el resultado de la búsqueda.
2. Dar clic en el menú Insertar │Función…, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo
nombre (Figura 4-11).
3. Dar clic en la lista desplegable Seleccionar una categoría y pulsar en la categoría
Búsqueda y referencia.
4. Seleccionar la función a usar (Buscar V o Buscar H) y pulsar en Aceptar.
5. Excel mostrara el cuadro de dialogo para introducir argumentos a la función (Figura 4-
12)
6. En el cuadro Valor_buscado, contraer la ventana y dar clic a la columna mas a la
izquierda de la tabla en la que se desea buscar. Expandir la ventana.
7. En el cuadro Matriz-buscar-en, contraer la ventana y seleccionar el rango de celdas
donde se encuentra la matriz de datos. Expandir la ventana.
8. En el cuadro Indicador_columnas, escribir el numero de la columna donde deben
aparecer los datos buscados.
9. El cuadro Ordenado permite especificar la forma en que se ordenaran los datos, de
forma predeterminada se ordenan en forma Ascendente.
10. Pulsar en Aceptar y usar el controlador de relleno para crear una serie.
Figura 4-11
Figura 4-12
Nota: Las funciones estadísticas se mejoraron en la versión 2003, difiriendo en algunos
resultados de la versión XP de Excel, es un asunto de precisión. Algunas de las funciones
modificadas son: DISTR.BINOM, DISTR.F.INV, INTERVALO.CONFIANZA,
BINOM.CRIT, BDCONTARA, BDDESVESTP, BDVAR, BDVARP y DISTR.F.INV.
Macros
Existe una herramienta llamada grabadora de macros que permite guardar una serie de
comandos e instrucciones que se ejecutan mediante una instrucción especifica o comando. Una
macro permite auxiliar al usuario cuando las tareas que realiza son repetitivas. Algunos de los
casos más comunes donde se utilizan macros son:
Acelerar la tareas rutinarias de modificaciones y formatos.
Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar un encabezado y pie de página e
insertar una imagen.
Hacer que una opción de un cuadro de dialogo sea más accesible.
Automatizar series de tareas complejas.
Una macro puede ser asignada a una barra de herramientas o a una combinación de teclas rápidas
y una vez creada se podrá ejecutar tan fácil como hacer clic en un botón o presionar la
combinación de tercas a la que fue asignado.
Sugerencias al grabar una macro
Antes de grabar una macro es recomendable planear los pasos que desee grabar, los
errores y correcciones que cometa al grabar la macro también se grabaran.
Durante la grabación de una macro se puede pausar y reanudar la grabación donde la
detuvo.
Durante la grabación de un macro se puede usar el mouse para seleccionar los comandos
y las opciones pero la grabadora de macros no guarda los movimientos del mouse por la
ventana.
Si utiliza con frecuencia una macro especifica, asígnela a una barra de herramientas, a un
menú o a una combinación de teclas de método abreviado.
AL crear una macro se debe especificar una ubicación para guardarla, la ubicación
predeterminada es Este libro, lo que significa que la macro solo estará disponible para el
libro de trabajo en el que se esta trabajando. Si se quiere usar esa macro para cualquier
libro de trabajo entonces debe asegurarse de guárdala en Libro de macros personal
(Figura 5-1).
Apuntes 5-1:Personalizar Excel Microsoft Office especialist
Figura 5-1
Como crear una macro
1. Dar clic en el menú Herramientas │ Macro │ Grabar nueva macro…
2. Aparecerá el cuadro de dialogo Grabar macro (Figura 5-1).
3. Asignara un nombre a la macro (el nombre debe empezar con una letra y puede tener
hasta 80 letras y números. No se puede utilizar espacios ni símbolos. Si no escribe un
nombre valido, el botón Aceptar no estará disponible.)
4. Elegir la ubicación donde se guardara la macro (recordar que si se desea usar en cualquier
otro libro de Excel es necesario guardarla en Libro de Macros personal).
5. En el cuadro de Descripción puede escribir un texto descriptivo acerca de la macro
(opcional).
6. Si no desea asignar la macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en
Aceptar para comenzar la grabación.
Para asignar una macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en el cuadro
bajo la opción Método abreviado y escribir la letra que junto con la tecla [Ctrl],
ejecutara la macro, finalmente hacer clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.
7. Cuando haya terminado de grabar la macro, hacer clic en el botón Detener grabación
(Figura 5-2).
Figura 5-2
Ejecutar una macro
Como ya se menciono anteriormente una vez que se ha creado una macro se podrá ejecutar tan
fácilmente como hacer clic en un botón o presionar la combinación de teclas a la que fue
asignado.
Sin embargo si la macro no se asigno a ningún elemento para poder ejecútala es necesario dar
clic en el menú Herramientas │ Macro │ Macros…, Aparecerá el cuadro de dialogo Macro
(Figura 5-3), Seleccionar que desee y dar clic al botón Ejecutar.
Figura 5-3
Personalizar menús y barras de herramientas
Aunque las barras de herramientas de Excel tienen las opciones más usadas frecuentemente no
están todas las opciones disponibles, por lo que en algunos casos será necesario personalizar
nuestras barras de herramientas para asegurarnos que las herramientas que necesitamos estén a la
mano.
Mostrar barras de herramientas
Microsoft Excel tiene más barras de herramientas de las que muestra al iniciar la aplicación. Para
mostrar las barras de herramientas ocultas se puede realizar cualquiera de las dos acciones
siguientes:
Hacer clic en el menú Ver │Barras de herramientas del submenú que aparece dar clic a
la barra de herramientas que desee mostrar, o bien:
Hacer clic derecho con el mouse en un área vacía de cualquier barra de herramientas del
submenú que aparece dar clic a la barra de herramientas que desee mostrar.
Mover las barras de herramientas
1. Posicione el puntero del mouse cerca del extremo izquierdo de cualquier barra de
herramientas.
2. Cuando el cursor tome la forma de una cruz, da un clic sostenido sobre esa cruz y arrastre
la barra hacia el documento, suelte la barra de herramientas y observe que ahora se
encuentra flotando la barra de herramientas sobre el documento3
3. Para volver a colocarla en alguna posición dentro de las demás barras, basta con tomarla
sostenidamente de la barra de tirulo y desplazarla para fijarla nuevamente.
Como agregar un icono a una barra de herramientas o a un menú.
1. Seleccionar el menú Ver │Barras de herramientas │Personalizar…
2. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar (Figura 5-4) dar clic a la pestana
Comandos y de la lista Comandos arrastrar el icono que desee agregar y soltarlo en una
barra de herramientas o colocar el botón sobre un menú hasta que se despliegue y luego
colocarlo donde desee que aparezca.
3. Pulsar en el botón Cerrar.
Como agregar un botón a una barra de herramientas que ejecute una macro.
las barras de herramientas en cualquier aplicación de Microsoft Office son personalizables, para
hacerlo realizar lo siguiente:
1. Debe estar visible la barra de herramientas que se quiera personalizar.
2. Seleccionar el menú Ver │Barra de herramientas │Personalizar…
3. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar dar clic a la pestana Comandos y de la lista
Categorías seleccionar la opción Macros, arrastrar la opción Personalizar botón de la
lista de Comandos de la derecha a una barra de herramientas o a un menú (Figura 5-4).
4. Pulsar sobre el botón Cerrar.
5. Dar clic al botón que acaba de insertar, aparecerá el cuadro de dialogo Asignar macro
(Figura 5-5), seleccionar la macro que desee asignar a ese botón y pulsar en Aceptar.
6. Pulsar sobre el botón para ejecutar la macro.
Figura 5-4
Figura 5-5
Como cambiar la apariencia de los botones de la barra de herramientas
Si hay algún botón de una barra de herramientas que desee cambiar porque no le agrada o
simplemente para personalizar su entorno de trabajo, es posible cambiar la apariencia de
cualquier botón.
1. Seleccionar el menú Ver │Barras de herramientas │Personalizar…
2. Dar clic derecho con el mouse sobre el botón que desee cambiar (puede mover el cuadro
de dialogo personalizar si le estorba), aparecerá un submenú con opciones para modificar
la forma en que se muestra el botón (Figura 5-6), ya sea que desee cambiar la imagen o el
nombre del botón, mostrar texto, etc.
Figura 5-6
Como restablecer una barra de herramientas
1. Seleccionar el menú Ver │Barra de herramientas │Personalizar…
2. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar (Figura 5-4) dar clic a la pestana Barra de
herramientas, seleccionar la barra de herramientas que se desee restaurar.
3. Hacer clic en Restablecer y posteriormente en Cerrar.
Asignar una macro a un control de la barra de formularios
Se entiende por formulario cualquier documento diseñado para recibir información, una vez que
se ha diseñado el formulario, otros usuarios podrán rellenarlo en papel o en Microsoft Excel, un
ejemplo de formulario es cuando se crea una cuenta de correo electrónico se tiene que llenar un
formulario con información personal.
Para poder crear un formulario es necesario activar en la barra de herramientas formularios
(menú Ver │Barras de herramientas │Formularios), aparecerá la barra de herramientas
formularios.
Barra de herramientas Formularios.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Detalle de opciones
1. Etiqueta texto: Que proporciona información sobre un control.
2. Cuadro de edición: No disponible en libros de Excel.
3. Cuadro de grupo: Activa controles relacionados como botones de opción o casillas de
verificación.
4. Botón: Ejecuta un macro cuando se da clic en el.
5. Casilla de verificación: Activa o desactiva una opción, puede activarse más de una
casilla a la vez en una hoja o en un grupo.
6. Botón de opción: Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de
grupo.
7. Cuadro de lista: Muestra una lista de elementos.
8. Cuadro combinado: Un cuadro con una lista desplegable.
9. Crear cuadro combinado de lista: No disponible en Excel.
10. Crear cuadro combinado desplegable: No disponible en Excel.
11. Barra de desplazamiento: Sirve para desplazar a través de un rango de valores.
12. Control de giro: Aumenta o disminuye un valor.
13. Propiedades de control: Muestra la configuración de los valores de un objeto insertado
desde la barra de herramientas Formularios.
14. Modificar código: Muestra el código del objeto en Microsoft Visual Basic para su
edición.
15. Alternar cuadricula: Muestra u oculta las líneas que dividen las celdas en la hoja de
cálculo.
16. Ejecutar cuadro de dialogo: Crea un cuadro de dialogo.
Como crear un formulario
Antes de crear un formulario es recomendable primero hacer un diseño en borrador o bien usar
una plantilla existente en Word, posteriormente deberá generar el diseño del formulario e insertar
los campos de formulario que los usuarios van a ver y completar (Campo de texto, casilla de
verificación, lista desplegable, etc.), finalmente se recomienda guardar el formulario como
plantilla.
Como asignar una macro a un botón de formulario
Mostrar la barra de herramientas formularios, insertar un botón del tamaño deseado,
inmediatamente aparecerá el cuadro de dialogo Asignar macro (Figura 5-5), seleccionar la
macro que desee asignar a ese botón y pulsar Aceptar.
Cambiar las propiedades del libro
Existen alunas propiedades que sirven para identificar un archivo basado en ciertos detalles, por
ejemplo, un titulo que describa el contenido del libro, el nombre del autor, el asunto o alguna otra
información importantes para identificar plenamente el archivo.
Se pueden cambiar las propiedades de un libro que está abierto o desde la lista de archivos del
cuadro de dialogo Abrir.
En el libro actual: Hacer clic en el menú Archivo │Propiedades, aparecerá el cuadro de
dialogo Propiedades, en la ficha Resumen modificar los valores de las propiedades
estándar como el Titulo, Asunto o Autor, pulsar en Aceptar.
Además se pueden agregar algunas otras propiedades personalizadas. Utilizar la pestana
Personalizar (Figura 5-7), seleccionar alguna opción de la lista Nombre, especificar el Tipo de
datos y el Valor que deseamos que aparezca. Hacer clic en Agregar y en Aceptar.
En el cuadro de dialogo Abrir: Hacer clic en el menú Archivo │Abrir…, aparecerá el
cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 5-8), seleccionar el archivo al que desee
cambiar las propiedades, seleccionar el menú Herramientas │Propiedades, aparecerá el
cuadro de dialogo Propiedades (Figura 5-7), en la ficha Resumen modificar los valores
de las propiedades estándar como el Titulo, Asunto o Autor; pulsar en Aceptar.
Figura 5-7
Figura 5-8
Auditoria de formulas
Al usar formulas en Excel hay que tener mucho cuidado, porque así como pueden facilitar el
trabajo también lo pueden complicar, no porque sean difíciles, sino porque a veces resulta
complicado tratar de saber el origen de los datos involucrados en ellas o simplemente por algún
error a la hora de introducir los datos los cuales pueden enviar algún mensaje de error.
Microsoft Excel cuenta con una serie de herramientas capaces de encontrar y corregir problemas
en las formulas. Estas opciones se encuentran disponibles en la barra Auditoria de formulas del
menú Herramientas o bien hacer clic en el menú Ver │ Barras de herramientas │ Auditoria de
formulas.
Barra de herramientas Auditoria de formulas
Detalles de opciones:
1. Comprobación de errores: Comprueba la hoja de cálculo activa en busca de errores.
2. Rastrar precedentes: Dibuja flechas de rastreo a partir de celdas que proporcionan
directamente valores a la formula de la celda activa (precedentes). Para rastrear las celdas
que proporcionan directamente valores a la formula de la celda activa, vuelva a hacer clic
en el botón Rastrear precedentes.
3. Quitar un nivel de precedentes: Quita las flechas de rastreo de un nivel de dependientes
de la hoja de cálculo activa.
4. Rastrear dependientes: Dibuja una flecha de rastreo hacia la celda activa a partir de
formulas que dependan del valor de dicha celda. Para agregar niveles adicionales de
dependientes indirectos, vuelva a hacer clic de nuevo en el botón Rastrear
dependientes.
5. Quitar un nivel de dependientes: Quita las flechas de rastreo de un nivel de celdas
precedentes en la hoja de cálculo activa. Para quitar el siguiente nivel de flechas, hacer
clic de nuevo en el botón Quitar un nivel de dependientes.
6. Quitar todas las flechas: Quitar todas flechas de rastreo de la hoja de cálculo.
7. Rastrear error: Si la celda activa contiene un valor erróneo, como #VALOR o #DIV/0,
dibuja flechas de rastreo hacia la celda activa, a partir de las celdas que causan el valor
erróneo.
8. Nuevo comentario: Insertar un comentario en el punto de inserción.
9. Rodear con un circulo datos no validos: Identifica todas las celdas que contienen
valores fuera de los límites establecidos mediante el uso del comando Validación del
Apuntes 6-1:Auditar Hojas de Calculo Microsoft Office especialist
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
menú Datos. Para ver las restricciones y los mensajes validos de una celda, hacer clic en
la celda rodeada con un circulo y, a continuación, en Validación del menú Datos.
10. Borrar círculos de validación: Oculta los círculos que rodean las celdas que contienen
valores fura de los límites establecidos mediante el uso del comando Validación…del
menú Datos. Para ver las restricciones y los mensajes validos de una celda antes de quitar
los círculos, hacer clic en la celda rodeada con un circulo y, a continuación, en el
comando Validación…del menú Datos.
11. Mostrar ventana de inspección: Muestra u oculta una ventana de inspección para llevar
un seguimiento de los resultados de las celdas en la hoja de cálculo durante la
actualización.
12. Evaluar formula: Evalúa la formula paso a paso.
Como rastrear precedentes
Las precedentes son las celdas a las que se refiere una formula. Estas celdas contienen los datos
que utilizara la formula en sus cálculos.
1. Hacer clic en la celda que contiene la formula que desea rastrear.
2. Dar clic en la opción Rastrear precedentes de la barra de herramientas Auditoria.
Como rastrear dependientes
La herramienta rastrear dependientes permite indicar que formulas dependen de la celda
seleccionada.
1. Hacer clic en la celda que desea rastrear.
2. Dar clic en la opción Rastrear dependientes de la barra de herramientas Auditoria.
Errores en las formulas
Para corregir errores en las formulas puede ser que necesite volver a escribir la formula o tal vez
tan solo tenga que cerrar el paréntesis que dejo abierto, lo que sí es importante es atender el
mensaje de error que aparezca para saber dónde está el verdadero problema.
Mensaje de error Descripción
#####
Se produce cuando el ancho de una columna no
es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa
#¡VALOR! Se produce cuando se utiliza un tipo de
argumento o de operando incorrecto.
#¡DIV/0! Se produce cuando se divide un numero entre
cero (0).
#¿NOMBRE? Se produce cuando Microsoft Excel no
reconoce el texto de la formula.
#N/A Se produce cuando un valor no está disponible
para una función o una formula.
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda es
válida.
#¡NUM!
Se produce cuando se escriben valores
numéricos no validos en una formula o una
función.
#¡NULO!
Este error se genera cuando se especifica una
intersección de dos aéreas que no se
interceptan. El operador de intersección es un
espacio entre referencias.
Mostrar los símbolos de error para formulas que hagan referencia a celdas vacías
De forma predeterminada Microsoft Excel permite realizar operaciones con celdas aunque estas
se encuentren vacías, si desea mostrar símbolos de error para formulas con referencia a celdas
vacías realizar lo siguiente:
1. Seleccionar el menú Herramientas │ Opciones…, aparecerá el cuadro de dialogo del
mismo nombre, hacer clic en la pestaña Comprobación de errores (Figura 7-1).
2. Activar la casilla de verificación Formulas que se refieren a celdas vacías.
3. Pulsar en Aceptar, la próxima ves que escriba una fórmula que incluya valores cero
aparecerá la herramienta para comprobar errores .
Figura 7-1
Inspeccionar una celda o formula
Con la inspección de una formula se visualizan los datos básicos de la celda o rango de celdas
seleccionadas, como el libro, nombre de la hoja, nombre del rango (si existe), referencia de celda
o rango, valor de resultado de la formula y la formula que se encuentra en dicha celda o rango de
celdas que se están inspeccionando (Figura 7-2).
Procedimiento para realizar una inspección en una celda:
1. Seleccionar las celdas que desee inspeccionar.
Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con formulas, haga clic en
el menú edición Ir a…, elija especial y, a continuación, haga clic en Formulas.
2. En el menú Herramientas, elija el menú Auditoria de formulas y, a continuación, haga
clic en Mostrar ventana Inspección.
Otra manera de visualizar la ventana de inspección es seleccionar Ver │ Barras de
Herramientas │ Ventana Inspección.
3. Hacer clic en Agregar Inspección.
4. Verificar las celdas seleccionadas y hacer clic en Agregar.
5. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspección, hacer doble clic en la entrada.
Figura 7-2
Filtrar y presentar registros según diferentes criterios
La herramientas de filtro es la forma más rápida de seleccionar solo los elementos que desea
mostrar de una lista, cuando se filtra una lista muy larga (también conocida como base de datos)
Excel solo muestra las filas de datos (también denominadas registros) que cumplen con un
determinado criterio. en Microsoft Excel existen dos tipos de filtros:
Autofiltro: esta herramienta sirve para filtrar criterios simples.
Filtro avanzado: para criterios más avanzados y específicos.
Las herramientas para filtrar no eliminan la información de una lista, una vez que se aplica un
filtro, Microsoft Excel oculta las filas que no cumplen con el criterio seleccionado.
Sugerencias y comentarios para filtrar una lista
La lista que se va a filtrar no debe contener filas vacías.
Al filtrar una lista se recomienda empezar primero con el campo que tiene más nombres
repetidos y terminar con el capo que tenga menos.
Cuando se filtra más de un campo, es impórtate filtrar los campos en el orden apropiado,
de los contrario el resultado no sería el esperado.
Cuando aplica un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles en las demás
columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente.
Aplicar un autofiltro
1. Para poder aplicar un autofiltro, primero se debe seleccionar una celda d la lista que desee
filtrar ya continuación aplicarlo usando el menú Datos │Filtro │Autofiltro, aparecerán
en los rótulos de la lista unas flechas desplegables de color negro.
2. Para seleccionar los registros que cumplan con un determinado criterio, hacer clic en la
lista desplegable y seleccionar la opción de filtrado que desee, cuando Excel filtra el
contenido de una lista, muestra las flechas desplegables de color azul.
3. Puede filtrar los valores de varias columnas a la vez. Después de filtrar en una columna
hacer clic en la flecha de otra columna para restringir el filtro aun mas.
Apuntes 8-1:Resumir datos Microsoft Office especialist
Aplicar un autofiltro personalizado
Los filtros personalizados permiten establecer dos criterios a la vez de una misma columna, o
utilizar un operador de comparación.
1. Una vez aplicado el autofiltro, hacer clic en la flecha de la columna a la que quiera
aplicar un filtro y seleccionar la opción personalizar, aparecerá el cuadro de dialogo
Autofiltro Personalizado (Figura 8-1).
2. El primer campo es una lista desplegable que muestra más de 12 operadores diferentes de
comparación.
3. El segundo campo sirve para introducir el valor que quiere utilizar como condición
operativa .
4. Para ampliar las restricciones del filtro puede utilizar los operadores condicionales . Y u
O e introducir la segunda condición. Autofiltro mostrara todos los registros que cumplan
las dos condiciones (siempre y cuando se utilice el operador O).
Figura 8-1
Para eliminar un autofiltro
Lista sin filtrar
(Lista desplegable color negro)
Lista filtrada criterio
(Lista desplegable color azul)
Para eliminar un autofiltro, primero se debe seleccionar una celda dentro de la lista filtrada y a
continuación desactivar la opción Autofiltro del menú Datos │Filtro.
Insertar subtotales
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en
una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Sugerencias para calcular subtotales
La lista debe contener al menos tres filas, una con los rótulos de columna y dos filas de
datos.
La lista no debe contener filas vacías.
Pueden existir celdas vacías pero todas las columnas deben tener rótulos.
La lista debe estar ordenada.
Como calcular subtotales
1. En el menú Datos, hacer clic en Subtotales, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo
nombre (Figura 8-2).
2. En el cuadro Para cada cambio en, hacer clic en la columna cuyos subtotales desee
calcular.
3. En el cuadro Usar función, hacer clic en la función que desee utilizar para calcular los
subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, activar la casilla de verificación de cada columna que
contenga valores cuyos subtotales desee calcular.
5. Si desea un salto de pagina automático después de cada subtotal, activar la casilla de
verificación Salto de pagina entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactivar la casilla de verificación
Resumen debajo de los datos.
Figura 8-2
Mostrar Subtotales
Al generarse el esquema de los subtotales, se cuenta con herramientas para ampliar o reducir la
información.
Muestra un solo
Nivel
Muestra solo
Subniveles
Muestra todos los
niveles
Como eliminar subtotales
1. En el menú Datos, hacer clic en Subtotales, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo
nombre (Figura 8-2).
2. Pulsar el botón Quitar Todos y pulsar en Aceptar.
Tablas y gráficos dinámicos
Una tabla dinámica es un informe interactivo que permite combinar y comparar rápidamente
grandes cantidades de información y es generada a partir de los datos de una lista, de tal forma
que los agrupa en categorías y los muestra según el modo especificado.
Al momento de crear una tabla dinámica se requiere proporcionar cierta información para que
Excel pueda crear el informe deseado y una vez creado es posible resumir y realizar
comparaciones distintas con cada número. Por ejemplo, es posible seleccionar un producto
especifico de una lista y hacer que aparezca la suma total de ese producto en diferentes periodos
de tiempo y como las tablas dinámicas son interactivas puede cambiar la forma en que se
presentan los datos, agregar más productos o realizar otro tipo de cálculo y la tabla mostrara
automáticamente los nuevos datos.
Como crear una tabla o grafico dinámico
1. Para crear un informe de tabla dinámica se debe seleccionar el menú Datos │ Informe de
tablas y gráficos dinámicos…, lo cual mostrara el Asistente para tablas y gráficos
dinámicos (Figura 9-1).
2. En el paso 1 de 3 se necesita especificar el origen de los datos y el tipo de informe que
desee crear (Tabla dinámica o Grafico dinámico), pulsar en Siguiente.
3. Aparecerá el paso 2 de 3 (Figura 9-2), aquí se debe seleccionar el rango de datos que se
desea analizar, puede escribir el rango de celdas o usar el botón contraer cuadro de
dialogo Para poder seleccionar el rango de celdas, hacer clic en Siguiente.
4. El paso 3 de 3 (Figura 9-3) permite seleccionar el lugar en el cual se insertara la tabla
dinámica, pulsar en Finalizar.
5. El asistente mostrara un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de los campos
disponibles. Únicamente se deben arrastrar los elementos que desee mostrar en su tabla
dinámica y Excel mostrara los datos resumidos y calculados automáticamente.
Apuntes 9-1: Analizar Datos Microsoft Office especialist
Figura 9-1
Figura 9-2
Figura 9-3
Modificar una tabla dinámica
Después de crear un informe de tabla dinámica, se puede personalizar para destacar la
información que desee, cambiando el diseño o formato o mostrando datos más detallados.
Recomendaciones al modificar el diseño de una tabla dinámica
Para cambiar campos dentro de una tabla dinámica ya creada, únicamente arrastre los
cuadros de los campos a una nueva posición.
Para cambiar el calculo que realizara la tabla dinámica, dar doble clic al nombre del
campo en la sección Datos, en el cuadro de dialogo que aparecerá (Figura 9-4)
seleccionar una función diferente desde la lista Resumir por.
Como modificar una tabla dinámica
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica.
2. Para cambiar el diseño de una tabla dinámica es necesario volver a iniciar el Asistente
para tablas y gráficos dinámicos (menú Datos │ Informe de tablas y gráficos
dinámicos…).
3. Excel mostrara el paso 3 de 3 (Figura 9-3), pulsar sobre el botón Diseño el cual mostrara
el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 9-5).
4. Realizar las modificaciones y hacer clic en Aceptar cuando esté listo.
Figura 9-4
Figura 9-5
Mostrar u ocultar elementos en un campo de fila (categoría) o columna (serie)
1. Hacer clic en la lista desplegable del campo que desee modificar.
2. Activar la casilla de verificación de cada elemento que desee mostrar y desactivar la
casilla de certificación de cada elemento que desee ocultar.
3. Pulsar en Aceptar.
Crear un grafico dinámico a partir de una tabla
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de
comparaciones y tendencias de los datos. Por ejemplo en lugar de analizar varias columnas de
números de la hoja de cálculo, puede ver enseguida si las ventas están disminuyendo
aumentando en trimestres sucesivos, o como se están comportando las ventas con respecto a las
previsiones. Y teniendo la ventaja de que al usar gráficos dinámicos, estos se actualizan
automáticamente al modificar la Tabla Dinámica.
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica, debe aparecer la barra de herramientas Tabla
Dinámica, en caso de que no aparezca mostrarla usando el menú Ver │ Barras de
herramientas │ Tabla dinámica.
2. Pulsar el botón Asistente para gráficos, Excel insertara un grafico dinámico en una hoja
de grafico.
3. Al lado de la leyenda y debajo del eje de las X, Excel visualiza unos botones de campo
para poder añadir o eliminar los elementos que desee mostrar en el grafico dinámico,
cada vez que selecciona un elemento él grafico se actualiza automáticamente.
Crear y mostrar escenarios
Existe una herramienta en Excel que permite incluir diferentes conjuntos de valores (escenarios)
y "jugar a ver qué pasa" si se modifica un escenario y poder así determinar los efectos de
diversos datos y ver distintos resultados. Por ejemplo, supongamos que desea comprar n
automóvil y necesita saber el pago de interese par varios montos de préstamo. seguramente es
fácil determinar el pago mensual de un auto de $110,000.00 con intereses del 8%, pero cual seria
el pago para un automóvil de $110,000.00, $130,000.00 y $140,000.00 y con diferentes tasas de
interese.
Como crear escenarios
1. Abrir el menú Herramientas │ Escenarios…, cuando no se ha creado ninguna escenario,
aparecerá el cuadro de dialogo Administrador de escenarios indicando que no hay
ningún escenario o en caso de que ya haya escenarios aparecerá una lista con los nombres
de los escenarios. (Figura 9-6).
2. Hacer clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de dialogo Agregar escenario
(Figura 9-7), el cual especifica escribir un nombre para el Escenario, de preferencia el
nombre debe describir los cambios realizados.
3. Pulsar en el cuadro Celdas cambiantes y hacer clic en la celda que contiene el valor que
desea cambiar en su escenario. para cambiar valores en otras celdas, presionar la tecla
[Ctrl] y hacer clic en ellas, Microsoft Excel insertara las nuevas celdas cambiantes,
separando las con comas.
4. Pulsar en Aceptar, aparecerá el cuadro de dialogo Valores del escenario (Figura 9-8),
que despliega los valores actuales en las celdas que desea cambiar.
5. Escribir los valores que desea usar para este escenario y hacer clic en Aceptar, en el
cuadro de dialogo Administrador de escenarios aparecerá el nombre del nuevo
escenario.
6. Para ver un escenario, hacer clic en su nombre y luego en el botón Mostrar, Excel
mostrara los valores de las celdas cambiantes con los valores introducidos para ese
escenario.
Opciones del cuadro de dialogo Administrador de escenarios
Una vez que tiene sus datos y desee jugar con mas escenarios, abrir el menú Herramientas │
Escenarios…, aparecerá el cuadro de dialogo Administrador de escenarios (Figura 9-6), el cual
se describe a continuación:
Mostrar: Despliega los resultados del escenario seleccionado dentro de la hoja de trabajo.
Cerrar: Cierra el cuadro de dialogo.
Agregar: Permite agregar nuevos escenarios.
Eliminar: Elimina el escenario seleccionado.
Modificar: Permite modificar los valores para las celdas cambiantes.
Combinar: Combina escenarios de múltiples hojas de trabajo y los coloca en una hoja.
Resumen: Despliega los resultados de las diferentes hojas de trabajo en una sola hoja lo
que permite comparar los resultados de los diferentes escenarios creados.
Figura 9-6 Figura 9-7
Figura 9-8
Proteger hojas de cálculo y libro de trabajo
Excel proporciona una herramienta que sirve para proteger determinadas celdas de una hoja de
cálculo, por ejemplo las que tienen formulas, los rótulos que no se deben cambiar, etc. De forma
que los usuarios únicamente puedan usar las celdas en las que hay que introducir satos.
De manera predeterminada Microsoft Excel tiene bloqueadas todas las celdas de cualquier libro
de trabajo, la pregunta es ¿Si están bloqueadas, entonces por qué se pueden modificar?, la
respuesta es simple, porque la hoja de cálculo no está protegida, lo que se tiene que hacer es
activar la protección.
Desbloquear celdas
Como ya se menciono anteriormente, de manera predeterminada Excel tiene bloqueadas todas
las celdas de un libro de trabajo, para desbloquear una celda o un rango de celdas es necesario
seleccionar que desee desbloquear y posteriormente seleccionar el menú Formato │Celdas…,
seleccionar las pestana Proteger y desactivar las casillas de verificación Bloqueada (Figura 10-
1), una vez que se active la protección de la hoja, solo se podrán modificar las celdas bloqueadas.
Figura 10-1
Apuntes 10-1: Colaborar con un grupo de trabajo Microsoft Office especialist
Proteger una hoja de calculo
1. Una vez que se determina cuales celdas estarán bloqueadas y cuáles no, se debe activar la
protección.
2. Dar clic en el menú Herramientas │Proteger │ Proteger hoja…, aparecerá el cuadro de
dialogo Proteger hoja (Figura 10-2).
3. Activar los permisos que desee dar a los usuarios.
4. Para evitar que cualquier usuario pueda desproteger la hoja se puede escribir una
contraseña.
5. Pulsar en Aceptar, Excel solo permitirá introducir datos en las celdas que están
desbloqueadas.
Eliminar la protección de una hoja de calculo
1. Para eliminar la protección de la hoja, ejecutar menú Herramientas │Proteger
│Desproteger hoja…
2. Si utilizo una contraseña en la protección, Excel le pedirá que introduzca la contraseña
para poder desproteger la hoja.
Figura 10-2
Proteger libro de trabajo
Otra herramienta de protección de Excel es la que permite proteger un libro para que ningún
usuario pueda modificar las propiedades del libro de trabajo.
Existen dos tipos de protección para un libro de trabajo:
Estructura: cuando se protege la estructura de un libro, las hojas no podrán moverse,
eliminarse, cambiarles el nombre, insertar nuevas hojas, ocultarse o mostrarse.
Ventanas: conserva siempre del mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro.
Como proteger un libro de trabajo
1. Dar clic al menú Herramientas │ Proteger │ Proteger libro…, aparecerá el cuadro de
dialogo Proteger libro (Figura 10-3).
2. Activar las casillas para proteger el libro.
3. Para evitar que cualquier usuario pueda desproteger el libro se puede escribir una
contraseña.
4. Pulsar en Aceptar.
Figura 10-3
Proteger con contraseña un archivo para apertura y escritura
La protección de un archivo de libro de Excel, garantiza la confiabilidad y la integridad de los
datos del mismo, la información clasificada o privada en manos equivocadas o vista por personas
no permitidas es algo que se puede evitar con el uso de las contraseñas de apertura y de escritura.
Para poder establecer una contraseña en un archivo usar el siguiente procedimiento:
1. Abrir el cuadro de dialogo Guardar como.
2. Dar clic en el botón Herramientas y seleccionar de la lista Opaciones generales…(Figura
10-4).
3. En el cuadro de dialogo Opciones para guardar (Figura 10-5) escribir la contraseña que se
desee aplicar, apertura, escritura o si se requieren ambas.
4. Dar clic en Aceptar y escribir de nuevo la contraseña para confirmar que es la correcta.
5. Guardar el archivo.
Figura 10-4 Figura 10-5
Compartir un libro para que múltiples usuarios puedan modificarlo
Una característica en los programas de Office es que están desenados para poder trabajar en
equipo, esta herramienta es muy valiosa cuando se trabaja en un ambiente de red ya que permite
que múltiples usuarios puedan modificar el mismo libro.
Sugerencias antes de compartir un libro
Antes de compartir un libro es necesario aplicar ciertas características, ya que una vez
compartido no se podrán realizar los cambios que se listan a continuación:
Celdas Combinadas
Formatos condicionales
Validación de datos
Gráficos
Imágenes
Hipervínculos
Escenarios
Esquemas
Subtotales
Tablas dinámicas
Protección de libro y hojas de calculo
Macros
Como compartir u libro de trabajo
1. Dar clic al menú Herramientas │ Compartir libro…, aparecerá el cuadro de dialogo
Compartir libro (Figura 10-6).
2. Seleccionar la pestaña modificación y activar la casilla de verificación Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez.
Para que los cambios se actualicen después de un tiempo especifico, seleccionar la
pestaña Uso Avanzado, en la sección Actualizar cambios hacer clic en el botón de
opciones Automáticamente cada e indicar la cantidad de minutos.
3. Pulsar en Aceptar, guarda el libro cuando se le solicite.
Figura 10-6
Combinar libros de trabajo
La herramienta para compartir un libro se completa con la herramienta para combinar libros de
trabajo, una vez que múltiples usuarios realizaron cambios en un libro, es posible combinar las
diferentes versiones del mismo libro para comparar y combinar los cambios hechos.
Sugerencias al combinar libros
Asegurarse de que las copias del libro compartido estén en la misma carpeta.
Cada copia debe tener un nombre diferente.
Abrir la copia en la que desee combinar los cambios.
Como combinar libros de trabajo
1. Dar clic al menú Herramientas Compartir y combinar libros…, aparecerá un cuadro de
dialogo que permite seleccionar el o los archivos que desee comparar y combinar (Figura
10-7),
ETC {Exclusivo} - 02/12/2004 09:46 a.m.
2. Seleccionar la copia que tenga cambios para combinar, si desea combinar mas de una
copia a la vez, presionar la tecla [Ctrl] mientras hace clic en los nombres de archivo.
3. Pulsar en Aceptar.
Figura 10-7
Control de cambios
Sería realmente muy incomodo, además de improductivo tratar de adivinar qué cambios se
realizaron en un libro de trabajo, por ejemplo ¿Cómo saber si alguien modifico los encabezados
de columnas o alguna fórmula?, para eso es necesario tener un control respecto a cualquier
cambio realizado.
Una vez que se combinan dos o más libros diferentes, Microsoft Excel mostrara los cambios
realizados en cada celda con un pequeño triangulo de color azul en la esquina superior izquierda,
cuando coloque el puntero del mouse sobre esa celda Excel mostrara un comentario que muestra
el nombre de la persona que realizo los cambios, la fecha y hora de la ultima modificación y el
cambio que se efectuó.
Aceptar o rechazar cambios
Si no está conforme con los cambios realizados en el libro de trabajo puede usar la herramienta
de Aceptar o rechazar cambios para determinar qué cambios aceptar y cuáles no.
1. Dar clic al menú Herramienta │ Control de cambios │ Aceptar o rechazar cambios…,
aparecerá el cuadro de dialogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar cambios
(Figura 10-8).
2. Para seleccionar una fecha específica, hacer clic en la opción Desde la fecha en la lista
desplegable Cuando.
3. Para revisar los cambios realizados por un usuario determinado, hacer clic en la lista
desplegable Quien y seleccionar al usuario.
4. La opción Donde permite revisar únicamente el rango de celdas seleccionado.
5. Una vez seleccionado el tipo de cambios para aceptar o rechazar, pulsar en Aceptar.
6. Excel mostrara el cuadro de dialogo Aceptar o rechazar cambios (Figura 10-9), donde
se puede rechazar o aceptar cada uno de los cambios realizados en el libro, una vez
aceptados o rechazados los cambios Microsoft Excel cerrara el cuadro de dialogo.
Figura 10-8
Figura 10-9
Publicar hojas de trabajo y libros en la Web
Existen dos formas diferentes para guardar un libro de Excel como pagina Web las cuales se
describen a continuación:
Libros Interactivos, un libro interactivo es un archivo HTML que permite que diferentes
usuarios puedan interactuar con el libro usando un explorador Web, por ejemplo, se
pueden manipular los datos y formatos de las celdas, así como modificar las formulas en
cada hoja.
1. Abrir el libro que contiene los datos que se desean publicar en Internet.
2. Pulsar sobre el menú Archivo │ Guardar como pagina Web…
3. Activar la casilla Agregar interactividad, escribir un nombre para el archivo y si lo desea
puede cambiar también el titulo de la pagina Web.
4. Dar clic al botón Publicar, aparecerá el cuadro de dialogo Publicar como pagina Web
(Figura 10-10., para ver la pagina después de haberla publicado activar la casilla de
verificación Abrir la pagina en el explorador Web.
Libros no interactivos, cuando se guarda un libro de Excel como pagina Web sin
interactividad los usuarios no podrán realizar ningún cambio en el explorador de Internet,
las páginas Web no interactivas se pueden abrir, modificar y guardar en Microsoft Excel,
pero no se pueden realizar cambios en los datos con el explorador.
1. Abrir el libro que contiene los datos que se desean publicar en Internet.
2. Pulsar sobre el menú Archivo │ Guardar como pagina Web…
3. Escribir un nombre para el archivo y si lo desea puede cambiara el titulo de la pagina
Web, asegurarse que la casilla Agregar interactividad no esté seleccionada, pulsar en
Guardar.
Figura 10-10
¿Qué son y para qué sirven las listas?4
Las listas en Excel son una herramienta que permite el uso y generación de filas automáticas para
crear registros, tienen funciones ya conocidas anteriormente, como lo es el Autofiltro: se crean a
partir de una selección de celdas o también se pueden crear en blanco para su posterior inserción
de daos.
La habilidad de las lista para almacenar registros de forma automática permite al usuario tener
una mayor rapidez y eficacia al momento de introducir datos.
La manera de crear una lista es la siguiente:
1. Seleccionar el rango en el cual se creara la lista.
2. Activar menú Datos │ Lista │ Crear lista…
3. Aparecerá el cuadro de dialogo Crear lista (Figura 11-1), en el se agrega el rango de
celdas que formaran parte de la lista.
4. Si el rango seleccionado tiene encabezados activar la casilla La lista tiene encabezados.
5. Dar clic en Aceptar.
Figura 11-1
La lista creada contiene los siguientes elementos:
1. Cada lista de la columna tiene habilitado el Autofiltro
Apuntes 11-1: Organizar datos y objetos Microsoft Office especialist
1
2
4
3
5
4Tema nuevo 2003
de manera predeterminada en la fila d encabezado, lo que permite filtrar u ordenar
rápidamente los datos.
2. El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman la
lista.
3. La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina Fila de Inserción.
Nota: Al escribir información en esta fila se agregaran datos automáticamente a la lista.
4. Se puede agregar una fila Total a la lista. Al hacer clic en una celda de la fila total podrá
elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable.
5. Es posibles modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la
esquina inferior derecha del borde de la lista.
Otra manera de modificar las opciones de una lista:
La barra de herramientas Lista (Figura 11-2), muestra opciones que se pueden agregar a una lista
previamente creada.
Figura 11-2
1. Lista: Muestra una serie de comandos que se pueden aplicar a una lista creada, entre ellos
se pueden encontrar: Insertar, Eliminar, Ordenar, Formulario, entre otros.
2. Alternar fila Total: Muestra una fila con el total de los registros contenidos en la lista, se
pueden seleccionar algunas funciones preestablecidas como: Suma, Promedio, Cuenta,
Max, Min, entre otras.
3. Sincronizar lista: Permite renovar una lista basada en un archivo original y actualizar los
datos de registros modificados.
4. Descartar cambios y actualizar: Anular los cambios hechos en la lista por algún otro
usuario y renueva la lista para su posterior modificación.
5. Actualizar datos XML: Renueva la información de un archivo con formato XML en el
cual están basados todos o gran parte de los datos de una lista.
6. Importar datos XML: Permite introducir información contenida en un archivo con
formato XML el cual se puede localizar por medio de un cuadro de dialogo.
7. Exportar datos XML: Da la opción de poder enviar datos en formato XML a un archivo
de formato diferente.
8. Propiedades de asignación XML: Despliega en un cuadro de dialogo las opciones que
caracterizan a los datos XML dentro de una lista.
9. Editar consulta: Muestra opciones para modificar las características de la consulta
creada.
10. Asistente para gráficos: Crea un grafico teniendo como base un rango de celdas, ya sea
que este se encuentre dentro o fuera del área de la lista.
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11. Imprimir lista: Envía directamente los datos contenidos en una lista seleccionada o la
impresora seleccionada como predeterminada.
Crear asignaciones XML5
XLM , es la abreviatura en ingles de Lenguaje de marcado extensible, y se denomina
"extensible" por una buena razón: puede extenderlo adaptándolo para que se ajuste a casi
cualquier necesidad de negocios, educación, gobierno, ciencia, investigación académica… en
cualquier campo en el que la información pase de un uso a otro. En la actualidad XML se hay
convertido en una forma muy aceptada de transferencia de datos a través del Web, entre base de
datos y entre programas de escritorio.
Un sistema XML típico consta de tres tipos de archivo:
a. Los datos XML, que son sus datos, mas las etiquetas XML que describen el significado
y la estructura de los datos. Las etiquetas XML son un conjunto de códigos que sirven
para describir que significan dichos datos; el hecho de que las etiquetas describen la
estructura y el significado de los datos sirve para que cualquier programa o sistema
informático que admita el uso de XML pueda comprender los datos y utilizarlos. Por
ejemplo el nombre con etiquetas se mostraría así: <NOMBRE>Helen</NOMBRE>
b. Los esquemas XML, que definen las reglas de lo que puede y no puede haber en sus
archivos de datos XLM. Los esquemas se utilizan para validar los datos. Por ejemplo, un
esquema podría servir para asegurarse de que los usuarios no puedan escribir texto en un
campo de fecha; si no contara con un esquema, el campo de fecha de su código XML
bien formado podría contener texto o el campo de precio podría incluir fechas. Su código
XML seria como una frase gramaticalmente correcta pero sin ningún sentido.
Un esquema puede estar incluido en un archivo de datos o bien ser un archivo
independiente vinculado al archivo de datos. De cualquier forma, siempre que utilice un
archivo de datos en coordinación con un esquema, se dice que el archivo de datos está
conforme con ese esquema. Si se crea un archivo de esquema independiente, dicho
archivo utiliza la extensión de archivo .xsd. Los archivos poseen la extensión .xml.
c. Las transformaciones XML, que permiten utilizar los datos en diversos programas o
archivos. Por ejemplo, una transformación podría agregar los datos relativos a las ventas
a un libro de trabajo, mientras que otra transformación podría insertar la misma
transformación en un documento.
XML, además de estructurar y validar los datos también ofrece poderosas formas de
replantear y reorganizar esos datos. El mecanismo para ello se denomina transformación
XSLT (Extensible Style Sheet Languague Transformation) o, más simplemente,
transformación. (Por esta razón la extensión del nombre de un archivo de transformación
es .xsl).
Excel 2003 ofrece varias formas de trabajar con XLM. La herramienta más poderosa es una
asignación XML. Los siguientes procedimientos muestran cómo crear y utilizar asignaciones
XML.
Crear una asignación XML en Excel
Las asignaciones XML se crean a partir de esquemas XML. Si no se dispone de ningún esquema,
Excel deduce uno de la estructura de los datos de su archivo XML Puesto que los esquemas no
contienen datos, las celdas de la hoja de cálculo asignadas siguen estando vacías hasta que se
introduzcan datos en ellas.
1. Abrir un libro de Excel.
2. En el menú Datos, elegir XML y hacer clic en Origen XML…
3. En el panel de tareas Origen XML, hacer clic en el botón Asignaciones XML . En el
cuadro de dialogo Asignaciones XML, hacer clic en Agregar. Por último, en el cuadro
de dialogo Seleccionar origen XML, seleccionar el archivo XML que se desea utilizar y
hacer clic en Abrir.
4. Si aparece un mensaje informando que Excel va a crear un esquema, hacer clic en
Aceptar (Figura 11-3).
5. Arrastrar las distintas parte4s del esquema XML desde el panel de tareas a la hoja de
cálculo para vincular la estructura del esquema a las celdas de la hoja de cálculo (Figura
11-4). Si se equivoca, hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento
del esquema del panel de tareas y hacer clic en Quitar elemento.
Guardar el libro de Excel. Así se agrega la asignación a la hoja de cálculo. Ahora puede agregar
datos al libro Excel. También puede guardar esos datos de Excel con formato XML usando el
comando Guardar como del menú Archivo y eligiendo Datos XML en las opciones del cuadro
Guardar como tipo.
Figura 11-3
Figura 11-4
Importar datos en la asignación
Ahora que ya dispone de una asignación, puede introducir datos en ella importando el contenido
de un archivo XML. Para crear la asignación solo se utilizo la estructura del archivo y por eso no
aparecería ningún dato en ese proceso.
1. Seleccionar en la hoja de cálculo cualquier celda asignada.
2. En el menú Datos, seleccionar XML y hacer clic en Importar.
3. En el cuadro de dialogo Importar XML, buscar el archivo XML desde el que desee
importar los datos. Seleccionar ese archivo y hacer clic en Importar.
Nota: Excel carga los datos XML, en las celdas asignadas, de tal manera que no se repite
nada innecesariamente (Figura 11-5).
4. Guardar el libro. Excel guarda los datos con la hoja de cálculo.
Nota: Para agregar nuevos elementos a este archivo, se debe cambiar un ajuste en Excel.
Con el valor predeterminado, importar datos en las celdas asignadas sobrescribirá los
datos previamente existentes en las celdas asignadas. Para agregar nuevos datos a las
celdas asignadas manteniendo intactos los datos anteriores, siga estos pasos:
1. Hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda asignada, seleccionar
XML y hacer clic en Propiedades de la asignación XML.
2. Seleccionar Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes.
Figura 11-5
Exportar datos asignados desde una hoja de cálculo de Excel 2003
1. Seleccionar en la hoja de cálculo cualquier celda asignada.
2. En el menú Datos, seleccionar XML y hacer clic en Exportar.
En el cuadro de dialogo Exportar XML, seleccionar la carpeta a la que se desea exportar los
datos, dar un nombre al nuevo archivo y hacer clic en Exportar. Los datos se guardaran en esa
carpeta en formato XML que puede ser utilizado por cualquier programa desarrollado para
trabajar con XML.
Mover celdas asignadas
Para mover los datos contenidos en celdas asignadas, corte y pegue como lo haría con cualquier
otra información de una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que debe mover todos los datos de una
lista de Excel para mantenerla como una lista. Si mueve parte de ella, la parte trasladada dejara
de funcionar como una lista.
Quitar celdas asignadas
Para quitar las celdas asignadas y su contenido, seleccionarlas. En el menú Edición elegir
Borrar y seleccionar Todo.
Para quitar las celdas asignadas y conservar los datos contenidos en ellas, hacer lo
siguiente:
1. Si no está ya abierto, abrir el panel de tareas Origen XML (en el menú Datos,
elija XML, a continuación haga clic en Origen XML…).
En el panel de tareas hacer clic con el botón secundario del mouse en el esquema que desee
quitar y hacer clic en Quitar elemento (Figura 11-6).
Figura 11-6
Abrir un archivo en Excel 2003 como una lista XML
1. Abrir un libro de Excel 2003.
2. En el menú de Datos elegir XML y hacer clic en Importar.
3. En el cuadro de dialogo Importar XML, seleccionar el archivo XML que desee abrir.
Hacer clic en Importar.
4. Si aparece un mensaje informándole de que Excel va a crear un esquema, hacer clic en
Aceptar.
5. En el cuadro de dialogo Importar datos, seleccionar la hoja de cálculo que contendrá la
lista XML. Hacer clic en Aceptar.
Excel mostrara en la lista XML todos los datos contenidos en el archivo XML de origen. Esta
lista tendrá el mismo aspecto y comportamiento que cualquier otra lista de Excel. Esta lista se
puede guardar, pero no como dato XML, sino como una hoja de cálculo de Excel.
Complementos y herramientas de análisis
Dentro de Excel se encuentran disponibles varios complementos que son muy útiles para realizar
cálculos y análisis de información.
Para agregar las opciones de complementos siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar el menú Herramientas │Complementos… y seleccionar las casillas de
verificación de los complementos a agregar (Figura 11-7)
Entre las opciones que podrá seleccionar se encuentran:
Herramientas para análisis: Agrega funciones y herramientas de análisis financiero, estadístico
y técnico.
Herramientas para análisis VBA: Permite a los desarrolladores publicar herramientas y
funciones de análisis financiero, estadístico y técnico utilizando la sintaxis de Herramientas de
análisis.
Asistentes para sumas condicionales: Crea una fórmula que suma los datos de un rango si estos
cumplen los criterios especificados.
Herramientas para el euro: Aplica formato de euro a los valores y proporciona la función de
hoja de cálculo EUROCONVERTIR para convertir monedas.
Asistente para Internet - VBA: Permite a los desarrolladores publicar datos de Excel en erl
Web utilizando la sintaxis del Asistente para Internet.
Asistente para consultas: Crea una fórmula para buscar datos en un rango a partir de otro valor
del rango.
Solver: Calcula soluciones para los escenarios basándose en las celdas ajustables y en las celdas
restringidas.
Figura 11-7
2. Hacer clic en Aceptar.
3. Aparecerán en el menú Herramientas los complementos que se seleccionaron para poder
utilizarse.
Nota: Entre las opciones de Análisis de datos podemos utilizar la de Regresión, la que nos
permite determinar la correlación entre dos variables, una dependiente y otra independiente, es
decir la cantidad de cambio de una variable asociada a un cambio único de otra variable.
Para utilizar la herramienta de Regresión
1. Seleccionar el menú Herramientas │Análisis de Datos.
2. En el cuadro de dialogo Análisis de datos hacer clic en Regresión.
3. En la nueva ventana seleccionar el rango de celdas para cada una de las variables
utilizando el botón Contraer cuadro
4. Cuando ya se hayan seleccionado, especificar alguna otra opción que desee muestre el
análisis y hacer clic en Aceptar (Figura 11-8).
Figura 11-8
Modificar gráficos de dispersión XY
Los gráficos de dispersión XY comparan a la vez dos conjuntos de números, uno en el eje
horizontal (X) y otro en el eje vertical (Y). Los valores de los datos se representan dispersos por
el grafico. Se pueden conectar los valores mediante líneas, pero dichas líneas no muestran las
tendencias a lo largo del tiempo.
Agregar líneas de tendencia al grafico
Una línea de tendencia es una representación grafica de tendencias en serie de datos como una
línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un periodo de
meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se
denomina también análisis de regresión.
Si usa líneas de tendencia puede proyectar sus ventas futuras basadas en los últimos cuatro
trimestres.
Para agregar líneas de tendencia en un grafico:
1. Seleccionar el área de trazado del grafico.
2. En el menú Grafico seleccionar Agregar líneas de tendencia…
3. En el cuadro de dialogo Agregar líneas de tendencia seleccionar el tipo de tendencia o
regresión que se desee (Figura 11-9).
a. Líneas de tendencia lineal: Es una línea recta con el mejor ajuste que se usa con
un conjuntos de datos lineales simples. los datos son lineales si el patrón de sus
puntos asemeja una línea. Una línea de tendencia lineal normalmente indica que
algo aumenta o disminuye con una frecuencia continua.
b. Línea de tendencia logarítmica: Es una línea curva con el mejor ajuste que
resulta más adecuada cuando la frecuencia de cambio de los datos aumenta o
disminuye rápidamente y al final los niveles se estabilizan. Una línea de tendencia
logarítmica puede usar valores negativos, positivos o ambos.
c. Línea de tendencia polinómica: Es una línea curva que se utiliza cuando los
datos fluctúan. Es útil, por ejemplo, para analizar las perdidas y ganancias de un
conjunto de datos grande. El orden del polinomio se puede determinar mediante el
numero de fluctuaciones en los datos o en función del numero de máximos o
mínimos que aparecen en la curva. Una línea de tendencia polinomica de Orden 2
suele tener solo un máximo o un mínimo. Una de Orden 3 normalmente tiene uno
o dos máximos o mínimos. El Orden 4 tiene más de tres.
d. Línea de tendencia potencial: Una línea de tendencia potencial es una línea
curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que aumentan
a un ritmo concreto, por ejemplo, la aceleración de un automóvil de carreras a
intervalos de segundo, No es posible crear una línea de tendencia de potencia si os
datos contienen valores cero o negativos.
e. Línea de tendencia exponencial: Es una línea curva que es muy útil cuando los
valores de los datos aumentan o disminuyes a intervalos cada vez mayores. No es
posible crear una línea de tendencia exponencial si los datos contienen valores
cero o negativos.
f. Líneas de tendencia de media móvil: atenúa las fluctuaciones en los daos para
mostrar con mayor claridad la trama o la tendencia. Esta línea de tendencia de
media móvil utiliza un número concreto de puntos de datos (establecido por la
opción Periodo), hace un promedio de los mismos y utiliza el valor del promedio
como punto en la línea de tendencia. Por ejemplo, si el valor de Periodo está
establecido en 2, el promedio de los dos primeros puntos de datos se utiliza como
el primer punto en la línea de tendencia de media móvil. El promedio de los
puntos de datos segundo y tercero se utiliza como el segundo punto de la línea de
tendencia, etc.
4. En base a la tendencia seleccionada agregar o elegir de la pestana de Opciones, un
nombre personalizado para la línea de tendencia, señalar intersección, presentar ecuación
en el grafico. Presentar el valor R al cuadrado en el grafico, entre otras.
Nota: Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o está
cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos. Excel calcula
automáticamente su valor R al cuadrado basado en una formula. Si lo desea, puede
mostrar ese valor en su grafico.
Figura 11-9
Ejemplo de la línea de tendencia lineal
Agrupar y ordenar objetos
En Excel se pueden manejar y organizar objetos como imágenes, autoformas, Wordart, cuadros
de texto, etc. Agrupar permite poder seleccionar a la vez 2 o más objetos que se encuentre en una
hoja de cálculo, asimismo se logran mover, modificar o ajustar los diferentes objetos de acuerdo
a su tipo, por ejemplo, se puede agrupar una imagen y un cuadro de texto para que no se pierdan
la alineación entre si y así poder colocarlos en diferente ubicación sin desacomodarlos.
Al agrupar objetos no quiere decir que estos permanecerán unidos desde que se agrupan, existe la
posibilidad de desagrupar los objetos para poder modificarlos de forma independiente.
para agrupar objetos se puede seguir uno de estos procedimientos:
1. Seleccionar los objetos que se deseen agrupar.
2. Para seleccionar varios objetos, mantener presionado la tecla (Shift) mientras se
selecciona cada objeto dándole clic a cada uno.
3. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo y, a continuación, en
Agrupar (Figura 11-10).
Figura 11-10
También se puede usar el siguiente procedimiento para agrupar:
1. Seleccionar los objetos que se van a agrupar.
2. Dar clic secundario del Mouse para mostrar el menú emergente (Figura 11-11).
3. Elegir la opción Agrupar dentro del submenú Agrupar.
Figura 11-11
Desagrupar objetos
Existe la posibilidad de separar los objetos después que se agruparon, para realizar esta acción es
necesario tener un grupo de objetos.
1. Seleccionar el grupo que desee desagrupar.
2. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en Dibujo y, a continuación, en
Desagrupar.
3. Para continuar, cuando aparezca el cuadro de mensajes, hacer clic en Sí.
4. Para cambiar un objeto individual, continuar seleccionando y desagrupando objetos hasta
que el objeto que se desee esté disponible.
5. Utilice las herramientas en la barra de herramientas Dibujo para cambiar el objeto.
Reagrupar objetos
La función reagrupar sirve para agrupar de nuevo los objetos contenidos en un grupo anterior
que fue separado. No importa si los objetos hayan sido modificados de ubicación, tamaño, color,
contenido, etc.
1. Seleccionar cualquiera de los objetos que antes estaban agrupados
2. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en Dibujo y, a continuación, en
Reagrupar.
Otra forma de reagrupar objetos
1. Seleccionar un objeto que precisamente pertenecía a un grupo.
2. Dar clic secundario para visualizar el menú emergente y elegir la opción Reagrupar del
submenú Agrupar.
1. Selección de Objetos 2. Reagrupación de objetos modificación
3. Objetos reagrupados
Mover objetos hacia delante o hacia atrás
Cada que se inserta un objeto, este se coloca en una capa que no se visualiza, los objetos
contenidos en una hoja de cálculo pueden organizarse de tal manera que se muestren de acuerdo
a las necesidades de cada uno y no se interfieran unos a otros.
En Excel se pueden mover los objetos entre capas de las siguientes maneras:
1. Seleccionar el objeto que se desea mover.
2. Si el objeto está oculto detrás de otro, seleccionar cualquier objeto y, a continuación,
presionar las tercas [Tab] o [Shift + Tab] hasta seleccionar el objeto deseado.
Seguir uno de los siguientes procedimientos:
Traer un objeto un paso o capa adelante
Mueve el objeto seleccionado una capa hacia delante de los demas (según como fueron
insertados sube de nivel), si se quiere mover una vez mas adelante se tiene que repetir el
procedimiento.
1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, selecciona la opción
Ordenar y, a continuación, hacer clic en Traer adelante.
Traer un objeto al frente
Mueve el objeto(s) seleccionado hasta la parte superior de las capas de objetos en una sola
acción.
1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción
Ordenar y, a continuación, hacer clic en Traer al Frente.
Enviar un objeto un paso o capa atrás
Traslada un objetos(s) una capa detrás de los de mas (según como fueron insertado baja de
nivel), si se quiere mover una vez más hacia atrás se tiene que repetir el procedimiento.
1. En la barra de herramientas Dibujo hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción
Ordenar y, a continuación, hacer clic en Enviar atrás.
Enviar un objeto al fondo
Mueve el objeto(s) seleccionado a la ultima capa, debajo de todos los demás objetos.
1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción
Ordenar y, a continuación, haga clic en Enviar al Fondo.