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Apunte de nivel básico de Excel 2010

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  • Microsoft Excel 2010 Profesor Pablo Rodriguez 2

    Hojas de clculo

    Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de

    tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos

    con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

    Uso

    Debido a la versatilidad de las hojas de clculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeas bases de datos,

    informes grficos estadsticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones ms frecuentes se basan en

    clculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila,

    por ejemplo =B1*C1.

    Orgenes de las hojas de clculo

    En 1961 se vislumbr el concepto de una hoja de clculo electrnica en el artculo Budgeting Models and System

    Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crdito de este tipo de programas, y de hecho

    intentaron patentar (patente en EE.UU. nmero 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida

    por la oficina de patentes por ser una invencin puramente matemtica. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte

    estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso

    ayud al comienzo de las patentes de software.

    Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de clculo. Bricklin cont la historia de un profesor de la

    universidad que hizo una tabla de clculos en un tablero. Cuando el profesor encontr un error, tuvo que borrar y reescribir

    una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podra replicar el proceso en un

    computador, usando el paradigma tablero/hoja de clculo para ver los resultados de las frmulas que intervenan en el

    proceso.

    Su idea se convirti en VisiCalc, la primera hoja de clculo, y la "aplicacin fundamental" que hizo que la PC dejase de ser

    slo un hobby para entusiastas del computador para convertirse tambin una herramienta en los negocios y en las

    empresas.

    Qu es Microsoft Excel?

    Microsoft Office Excel, ms conocido como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este

    programa es desarrollado y distribuido por Microsoft,

  • Microsoft Excel 2010 Profesor Pablo Rodriguez 3

    Conceptos bsicos:

    Algunos de los elementos de la pantalla y conceptos de Excel ya son conocidos de otras aplicaciones, veamos entonces

    aquellos que no son tan familiares:

    Libro: Se denomina libro al conjunto de hojas de clculo.

    Hoja: es el conjunto de filas y columnas dispuesto en forma de grilla o tabla.

    Identificador de filas y columnas: Las filas son renglones horizontales identificados con nmeros y las columnas son las tiras verticales que poseen letras. Desde el borde de los identificadores se puede cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila.

    Celda: se denomina celda a la interseccin de una fila y una columna dentro de una hoja de clculo.

    Direccin de celda: es el identificador nico de una celda en una hoja de clculo. Se compone de la letra de la columna y el nmero de fila en la que se encuentra. Por ejemplo: A3 D2 B1 C7, etc.

    Celda activa: Es la celda con la que estamos trabajando y se caracteriza por tener un recuadro grueso en el borde y un pequeo cuadrado en su esquina inferior, su direccin se puede ver en el cuadro de nombres (ver imagen).

    Manejador: se denomina manejador al pequeo cuadrado que figura en la parte inferior derecha de la celda activa o de un conjunto de celdas seleccionadas.

    Cuadro de nombres: recibe este nombre el sector de la pantalla en el que se puede observar la direccin de la celda activa.

    Hoja activa: es la hoja con la que estamos trabajando y se caracteriza por tener su etiqueta resaltada del resto.

    Etiqueta de hoja: es la parte de la pantalla que permite seleccionar la hoja con la queremos trabajar, cambiar el nombre de la misma, moverla de lugar o copiarla a otro libro, eliminarla, insertar una nueva, etc. Las opciones de cada etiqueta aparecen al hacerles clic con el botn derecho del mouse

    Rangos de celdas: Cuando seleccionamos un grupo de celdas estamos estableciendo un conjunto con el que vamos a trabajar, ya sea para establecer un formato o para realizar clculos sobre las mismas, este grupo de celdas adyacentes (estn juntas) se denomina Rango de celdas. Existen dos tipos de rangos:

    Continuos: Todas las celdas son adyacentes: se escribe la celda de inicio (superior izquierda) y la celda de finalizacin (inferior derecha) del grupo separadas por dos puntos (:). En este caso el rango de celdas es B4:C9. Los dos puntos indican desde-hasta

    Discontinuos:

    Son rangos de celdas continuos separados por coma (,) o punto y coma (;) segn la versin de Microsoft Excel. Por ejemplo el siguiente caso:

    si queremos trabajar con estos dos grupos de celdas debemos escribirlos separando con un punto y coma los rangos continuos:

    A2:B7;D7:E10 ( desde A2 hasta B7 y desde D7 hasta E10 )

    Hoja

    Hoja

    activa

    Libro

    Etiqueta de

    hojas

    Columna

    Celda activa (B3)

    Fila

    Identificador

    de columnas

    Cuadro de

    nombres

    Identificador de fila

  • Microsoft Excel 2010 Profesor Pablo Rodriguez 4

    Configurar la pgina

    La configuracin de pgina de Excel, podemos decir que es ms importante que en otros programas, ya que este separa en hojas la planilla sin importar cuales sean nuestras intenciones. Si hacemos mal la configuracin obtendremos resultados no deseados al imprimir y desperdiciaremos muchas hojas de papel. Recordemos que cada planilla tienen un gran nmero de filas y columnas y nosotros trabajamos en una pequea parte de ella.

    Pero en esta versin de Excel se ha hecho una excelente mejora, la vista preliminar est integrada con la impresin, lo que nos permite acceder muy fcilmente a varios elementos al mismo tiempo: a la configuracin de pgina, a las opciones de impresin y a la vista preliminar

    Para acceder a la vista preliminar seleccionamos ARCHIVO IMPRIMIR

    Aqu al centro estn todas las opciones de impresin,

    una vez configurado se usa

    el botn IMPRIMIR

    Esta es la vista

    preliminar, hoja por

    hoja

    Aqu pueden ver el total

    de hojas necesarias al imprimir

    Esta barra aparece cuando usamos ms

    de una hoja

    Desde aqu cambiamos de

    impresora y tambin otros

    parmetros de impresin

    Desde este botn podemos seleccionar

    que vamos a imprimir.

    El escalado es muy til para esos

    casos difciles cuando queremos que la planilla solo ocupe una

    hoja. Cada opcin es muy clara

    en la descripcin de su funcin

    En este sector tenemos las

    opciones bsicas de configuracin de pgina,

    Orientacin, tamao de

    papel y mrgenes.

    Si no nos alcanzan todas estas

    opciones podemos acceder a

    Configurar pgina

  • Microsoft Excel 2010 Profesor Pablo Rodriguez 5

    Las opciones de Configuracin de pgina son muy similares a las de Word, tamao de papel, mrgenes, etc. Las opciones de configuracin son muy simples, pero lo nuevo aqu es el escalado de impresin que veamos en la pgina anterior

    Mrgenes: Cuando ingresamos a mrgenes encontramos el centrado horizontal y vertical. Estas opciones siempre que sean bien usadas nos darn resultados muy prolijos

    Encabezado y Pie de Pgina:

    El concepto es el mismo de Word, solo se crea en una hoja y automticamente se repite en el resto las que ocupemos al imprimir. Pero no lo veremos directamente en la planilla, hay dos maneras de mostrarlo y modificarlo, utilizaremos la ms simple.

    Vamos a VISTA DISEO DE PGINA y veremos el siguientes cambio en la pantalla

    Centrado Vertical

    Escala de impresin

    Se puede aumentar o disminuir la

    escala de una planilla para que una hoja pueda salir completa en la impresora.

    En realidad no cambia el tamao de la planilla, solo se ajusta el tamao a la hoja seleccionada.

    Est opcin es muy til, pero

    mal utilizada nos dar

    resultados muy poco estticos.

    Centrado Horizontal

    Al imprimir esta planilla tendr el mismo margen hacia la izquierda y derecha siempre

    que no supere el tamao mximo de la hoja.

    Centrado Vertical Al imprimir la planilla tendr el mismo

    margen hacia arriba y abajo, siempre que no supere el tamao total de la hoja

    Se pueden usar combinadas

    Aparece la regla de la hoja Vemos el corte de cada hoja

    Podemos ver el encabezado y

    tambin el pie de pgina

    Estn los mrgenes, que antes no

    se vean.

  • Microsoft Excel 2010 Profesor Pablo Rodriguez 6

    Tipos de datos:

    Cuando trabajamos en una planilla de clculo no podemos mezclar tipos de datos, por ejemplo, no podemos multiplicar nmeros por palabras, cul sera el resultado de: hoy es un da de sol dividido por 2 al cuadrado? Es por eso que en Excel debemos distinguir entre dos tipos de datos y otro un poco especial:

    Datos alfanumricos: compuesto por el conjunto de nmeros, letras y smbolos que podemos ingresar con el teclado. Automticamente este tipo de dato se alinea a la izquierda de la celda.

    Datos numricos: son aquellos compuestos por nmeros exclusivamente, incluidos tambin los decimales. Automticamente se alinea a la derecha de la celda. En este tipo de datos se incluyen tambin a las fechas.

    Datos rotulo: son datos alfanumricos que se utilizan para encabezar columnas o filas, indican al usuario que co