mia335

MATERIAL INSTRUCCIONAL DE APOYO

Nombre: SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

Código: 335

U.C.: 4

Carrera: Ingeniería de Sistemas

Código: 236

Semestre: VI

Prelaciones: Base de datos (Código 311)

Prerequisitos: Ninguno

Autor: MSc. Marlene Martínez (Especialista de Contenido)

Asesores: MSc. Judit Carvallo (Coordinadora de la carrera)

Prof. Carmen Velásquez (Evaluadora Instruccional)

MSc. Antonio Alfonzo (Diseñador Instruccional)

Caracas, Julio del 2005

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO AREA: INGENIERÍA / CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS

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ÍNDICE

Introducción 3

Módulo I: Fundamentos de un sistema de información y la planificación de

su desarrollo en la empresa.

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Unidad 1: Sistemas de información basados en computadoras 6

Unidad 2: Bloques elementales de los sistemas de información 20

Unidad 3: Ciclo de vida del desarrollo de sistemas 25

Unidad 4: Planificación de sistemas 33

Módulo II: Análisis de un sistema de información. 42

Unidad 5: Técnica de modelización de datos 44

Unidad 6: Técnica de modelización de procesos 51

Unidad 7. Técnica de modelización de redes 65

Unidad 8. Herramientas de gestión de proyectos 71

Unidad 9: Técnicas de investigación de hechos 77

Unidad 10: Técnicas de análisis de viabilidad 85

Unidad 11. Técnicas interpersonales 91

Unidad 12. Análisis de sistemas 96

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INTRODUCCIÓN Este material instruccional de apoyo se ha elaborado con la finalidad de orientar al estudiante en el estudio de la asignatura “Sistemas de información I”. Esta asignatura está dirigida a los estudiantes avanzados en la carrera de Ingeniería de Sistemas, quienes aprenderán en la teoría, los conceptos de los sistemas de información basados en computadoras, el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, y la etapas de la planificación y el análisis del desarrollo de sistemas; y en la práctica, a aplicar las técnicas y herramientas de la etapa del análisis de sistemas. Este material de apoyo le va presentando paulatinamente y en orden secuencial, el contenido de la asignatura, el cual como Ud. observó en el Plan de Curso, ha sido diseñado en base a un paquete instruccional, el cual está conformado por un libro del mercado, denominado “Análisis y diseño de sistemas de información”, y por un conjunto de lecturas, denominadas “Selección de Lecturas”, las cuales se encuentran incluidas dentro de este material de apoyo. El contenido de la asignatura se ha estructurado en módulos y unidades. En orden jerárquico, el módulo es el bloque más extenso que agrupa contenidos relacionados. Estos contenidos están dispuestos en unidades que son bloques más pequeños y cohesivos, cuyo nombre denota por si mismo, el tópico particular a tratar. Las unidades son las que contienen en sí, los temas a tratar en la asignatura, como definiciones, descripciones, caracterizaciones, distinción de conceptos, ventajas y desventajas en el uso de cierta herramienta, etc. Para toda la asignatura se declara un objetivo general a lograr por el estudiante, el cual se desglosa en objetivos por módulos, y más refinados por unidades. Este material de apoyo, tiene una estructura consistente a lo largo de los módulos y unidades que va presentando. En cada módulo, se tratan en secuencia, los siguientes aspectos: • Introducción al módulo. • Objetivo del módulo. • Estructura del módulo, donde se da una visión general de cada unidad integrante del

módulo. En cada unidad, se tratan en secuencia, los siguientes aspectos: • Introducción a la unidad. • Objetivo de la unidad. • Estructura de la unidad, donde se precisan los temas en que se ha dividido el contenido

de la misma; y se puntualiza para cada tema, el material para el aprendizaje que debe leer el estudiante.

• Recomendaciones para el estudio del contenido. • Ejercicios • Respuesta a los ejercicios. A partir de la estructura de la unidad, se le van dando indicaciones al estudiante, que lo guían en el estudio del contenido de la misma. Es conveniente, que estas actividades sean realizadas en secuencia, a fin de lograr los objetivos propuestos para cada unidad.

Objetivo general de la asignatura Analizar sistemas de información de forma integradora y generalista.

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MÓDULO I

Fundamentos de un sistema de información y la planificación de su desarrollo en la empresa.

En el medio ambiente actual de los negocios, la tecnología de la información es de utilidad para gerentes, no gerentes, demás personas y organizaciones dentro del entorno de la compañía, para crear empresas competitivas, dirigir corporaciones globales y proporcionar productos y servicios útiles a los clientes. El interés en el tema de la información se debe a dos influencias: Primera, los negocios se han vuelto más complejos, y segunda, las capacidades de las computadoras ha aumentado. Es por ello, que en virtud de la primera influencia, los sistemas de información han llegado a ser críticos para la administración, organización y operación, y para los productos de las grandes organizaciones; y por la segunda influencia, es posible desarrollar, modificar y poner en operación grandes y sofisticados sistemas de información computarizados. Las compañías establecen una organización de servicios de información formada por especialistas en información que saben cómo crear sistemas basados en computadoras. En estos especialistas se incluyen analistas de sistemas, administradores de bases de datos, especialistas en redes, programadores y operadores. Durante los últimos años, los usuarios han comenzado a realizar buena parte del trabajo de los especialistas, fenómeno conocido como “computación de usuario final”. Los analistas de sistemas son personas que comprenden tanto las necesidades de empresa como la tecnología informática. Ellos transforman las necesidades de información y de empresa de los usuarios informáticos en soluciones técnicas o sistemas basadas en computadores que son implantadas por otros especialistas informáticos. La importancia que tiene este módulo en la formación del futuro analista de sistemas, es innegable, ya que le permite primeramente, diferenciar los distintos sistemas de información computarizados y así reconocer en su oportunidad, los que satisfagan las necesidades de la empresa. Luego, independientemente del tipo de sistema de información que se trate, sabrá que están constituidos por los mismos bloques elementales. Esto es importante para los desarrolladores de sistemas, porque deben combinar de la mejor manera posible esos bloques, con el fin de construir sistemas que satisfagan de forma eficaz las necesidades de información de los usuarios. Pero, ¿Cómo construir estos sistemas?. Existe un método disciplinado que divide un proyecto de desarrollo de sistemas de grandes dimensiones en fragmentos manejables, llamados etapas del desarrollo de sistemas. Este método se denomina ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Los ciclos de vida modernos constan típicamente de cinco etapas generales: planificación de sistemas, análisis de sistemas, diseño de sistemas, implantación de sistemas y soporte de sistemas. Ahora bien, el ciclo de vida es ampliado por las metodologías de desarrollo de sistemas, con técnicas y herramientas que resuelven las tareas de las etapas del ciclo de vida. Finalmente, este módulo termina con la presentación de la primera etapa metodológica del ciclo de vida: la planificación de sistemas. En esta etapa se identifican y fijan prioridades entre los sistemas de información y las tecnologías que resolverán los problemas de la empresa y le producirán un máximo beneficio. Luego, como veremos en el módulo II, el análisis de sistemas, aborda un sistema particular, se delimita y establece el problema de sistemas y se modelan sus requisitos, principalmente, las actividades y los datos que abarcará.

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Objetivo del módulo

Estructura del módulo

A lo largo de este módulo, se introducirán los conceptos asociados a los sistemas de información, el ciclo de vida y la primera etapa metodológica del desarrollo de sistemas. Este módulo se compone de cuatro unidades. La unidad 1 se compone de cinco lecturas, cada una de las cuales describe un tipo particular de aplicación o sistemas de información basados en computadoras. Estos son: el sistema de información contable, el sistema de información gerencial, el sistema de apoyo de decisiones, la oficina virtual, y el sistema basado en conocimiento. La unidad 2 hace una introducción al producto que construiremos: sistema de información. En concreto, mostrará que los sistemas de información se conforman de los bloques elementales: personas, datos, actividades, redes y tecnología. Se propone un modelo visual en forma de pirámide que ayudará a organizar dichos bloques elementales, a medida que se desarrollan, en cada etapa de la metodología que extiende el ciclo de vida, y que se especifica en la unidad 3. La unidad 3 hace una presentación del proceso o método de construcción de ese producto llamado sistema de información. Dicho método se denomina ciclo de vida del desarrollo de sistemas. El ciclo de vida consta de cinco funciones o etapas lógicas: planificación, análisis, diseño, implantación y soporte. Cada una de ellas, está dividida en fases, y estas a su vez, en tareas o actividades. La unidad 4 versa sobre la planificación de sistemas, la primera función o etapa del proceso de desarrollo, que pretende identificar las tecnologías y las aplicaciones que producirán un máximo beneficio para la empresa, así como fijar prioridades entre ellas. No todas las organizaciones incluyen la planificación de sistemas en su ciclo de vida del desarrollo de sistemas; sin embargo, la planificación de sistemas se está haciendo cada vez más presente en virtud del reconocimiento por parte de las empresas de que los sistemas de información no deben evolucionar de una forma aleatoria, sino obedecer a un plan inserto dentro del plan estratégico global de la empresa.

Distinguir de manera generalista e integradora, los sistemas de información, sus bloques elementales, las etapas del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, y la(s) fase (s) y/o actividad(es) de la etapa de planificación de sistemas.

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UNIDAD 1

Sistemas de información basados en computadoras

En un comienzo, la aplicación de la computadora en el área de negocios, se enfocó hacia los datos. El nombre que se dio a las primeras aplicaciones o sistemas basados en computadoras fue el de procesamiento de datos. Hoy día, recibe el nombre de sistema de información contable. Luego, con el aumento en el poder de procesamiento de las computadoras, se implementaron aplicaciones con el propósito principal de producir información gerencial para apoyar a todos los gerentes de una compañía. Estas aplicaciones recibieron el nombre de sistema de información gerencial. Estos sistemas por sus dimensiones se hicieron tan inmanejables, que se formuló una estrategia diferente. Se diseñaron sistemas productores de información enfocados hacia un problema específico que un gerente debe resolver y también, hacia las decisiones que el gerente debe tomar. Estos sistemas se bautizaron como sistemas de apoyo a decisiones. Mientras estos evolucionaban, el interés se centró en otra aplicación de las computadoras, la automatización de oficinas. Esta, facilita la comunicación y aumenta la productividad de los gerentes y oficinistas con la ayuda de dispositivos electrónicos. Incluye una variedad de aplicaciones como videoconferencias, correo de voz, correo electrónico, calendarización electrónica, transmisión por facsímil y autoedición. Con el término oficina virtual se describe el marco moderno del trabajo en oficina, hecho posible por la automatización de oficinas y otras aplicaciones electrónicas. Actualmente, se ha iniciado un movimiento para aplicar la inteligencia artificial a los problemas de negocio. La idea básica de la inteligencia artificial es que la computadora pueda programarse para que realice algunas de las tareas de razonamiento lógico que efectúan los seres humanos. Una subclase especial de la inteligencia artificial, los sistemas expertos, es la que está recibiendo más atención. Un sistema experto puede proporcionarle a un gerente ayuda similar a la que podría proporcionarle un consultor gerencial. Una limitación de los sistemas expertos es que su inteligencia no mejora con el tiempo. Una forma de superar esta limitación es emplear redes neuronales, análogos electrónicos y matemáticos del cerebro humano. Con el término sistemas basados en conocimientos se designan todas las variedades de sistemas que aplican inteligencia artificial a la resolución de problemas.

Objetivo de la unidad

Representar un sistema de información dado en términos del modelo del sistema a que corresponda, según la categoría de los sistemas de información basados en computadoras.

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Estructura de la unidad

En esta unidad se estudiarán las cinco categorías de sistemas de información basados en computadoras, que se mencionaron en la introducción. Por lo tanto, la unidad se ha dividido en cinco temas, cada uno de los cuales trata una de las categoría de sistema. En cada tema se refiere la lectura correspondiente, la cual se encuentra ubicada al final de este material de apoyo. Le recordamos que las lecturas pertenecen a la “Selección de lecturas”, las cuales fueron tomadas de la parte cinco del libro titulado “Sistemas de información gerencial” del autor Raymond McLeod. Jr. Editorial Pearson Educación, séptima edición, año 2000, tal como se indicó en el Plan de Curso. Es conveniente destacar, que cada lectura corresponde a un capítulo diferente del libro antes referido, el cual se ha reproducido por completo. No obstante, el alumno sólo estudiará el contenido que se encuentra en las páginas indicadas, aunque en ocasiones se le hacen sugerencias de extender la lectura hacia otros tópicos, a fin de aumentar su comprensión de lo leído, o en todo caso, si lo desea, puede revisar todo el capítulo, a fin de enmarcar e integrar todo lo tratado. Lo importante, es que el alumno no pierda de vista, que según el objetivo antes enunciado de esta unidad, el punto focal es que comprenda el modelo de sistema de cada sistema basado en computadora (su representación gráfica y correspondiente explicación), ya que en la evaluación se le expondrá una situación que trate sobre uno de los cinco tipos de sistemas, y deberá ser capaz de identificarlo, para así poder representarlo gráficamente y describir sus componentes.

El primer tema se dedica a los sistemas de información contable (sus siglas en inglés son AIS), el cual procesa las transacciones que se producen como resultado de las actividades cotidianas de la compañía. El punto focal de la lectura es el modelo del referido sistema, que se muestra en la figura 12.1.

TEMA MATERIAL DE

REFERENCIA CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

El sistema de información

contable

Lectura Nro. 1 El sistema de información contable.

310 - 317, 327

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: El sistema de información contable produce información que describe de manera

detallada las operaciones financieras de la compañía para entregarla a usuarios dentro y fuera de la compañía.

El modelo del sistema contable muestra que los datos se recogen del sistema físico de la empresa y de su entorno, y se manipulan para almacenarlos en archivos o bases de datos. Luego, por medio de programas de software se recuperan los datos almacenados y se preparan salidas que se distribuyen en la organización y su entorno.

El procesamiento de datos es la transformación de grandes volúmenes de datos en información, mediante cuatros tareas básicas: Recolección de datos, manipulación de datos, almacenamiento de datos y preparación de documentos.

La recolección de datos es la reunión de los datos que describen cada una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.

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La manipulación de datos es la operación de los datos para convertirlos en información. Las operaciones de manipulación son: Clasificación, ordenamiento, cálculo, y resumen. La clasificación es la identificación y agrupación de los datos por código. El ordenamiento es acomodar en secuencia los datos por código. El cálculo es la operación aritmética y lógica de los elementos de datos para producir otros datos. El resumen es la síntesis de datos por totales, subtotales, etc.

El almacenamiento de datos consiste en guardar los datos en medios de almacenamiento secundario, en forma de archivos o bases de datos.

La preparación de documentos es la generación de las salidas (que contienen los datos manipulados o procesados) hacia los usuarios.

El sistema de información contable se distingue de los otros sistemas basados en computadoras por las siguientes características: ° Realiza las tareas necesarias para establecer y mantener un control de sus

actividades. ° Sigue procedimientos relativamente estandarizados que son aceptados en los

reglamentos y prácticas de todas las organizaciones. ° Maneja datos detallados para crear un rastro de auditoría de las actividades de la

compañía. ° Tiene un enfoque primordialmente histórico, ya que generalmente describen lo que

sucedió en el pasado. ° Proporciona poca información para la resolución de problemas, como ejemplo de

ello, tenemos los informes de contabilidad estándar, como el estado de ingresos y egresos.

Como punto final de la lectura realizada, encontramos el papel de los sistemas de información contable en la resolución de problemas. Una vez que hemos puntualizado los aspectos más importantes del tema, creemos conveniente hacer algunas aclaratorias y sugerencias al estudiante, con relación al tema leído. El modelo del sistema contable, así como el de los otros sistemas basados en computadoras, se basa en el modelo general de sistemas de la compañía, que se describe en el capítulo 6 del mismo libro de donde se tomó la selección de lecturas. Debido a que el estudiante no cuenta con la reproducción de dicho capítulo en este Material de Apoyo, es necesario graficar aquí ese modelo y acompañarlo de una corta, aunque suficiente narrativa.

Modelo general de sistemas de la compañía

Información

Gerencia

Procesador de información

Estándares Sistema Conceptual

Datos

Recursos de entrada

Proceso de transformación

Recursos de salida

Información

Sistema Físico

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El sistema físico de la compañía transforma recursos de entrada en recursos de salida. Los recursos de entrada provienen del entorno de la compañía, ocurre una transformación y se devuelven como recursos de salida al mismo entorno. Aunque la figura representa cualquier compañía, resulta fácil percibir su correspondencia con una operación de manufactura en la que materias primas se transforman en productos terminados. Los recursos físicos son la materia prima, máquinas, dinero y recursos humanos. Los materiales que se reciben de los proveedores se convierten en productos acabados o recursos de salida mediante un proceso de transformación. El personal se asigna a diferentes áreas funcionales para intervenir en el proceso de transformación. Las máquinas están disponibles continuamente para intervenir en el proceso de producción. El dinero conecta a la compañía con sus instituciones financieras, clientes, proveedores, accionistas y empleados. La información la genera un sistema o procedimiento a partir de los datos colectados del sistema físico. Para que el gerente ejerza un mejor control sobre su área de responsabilidad, requiere de dos ingredientes. Primero, debe haber información que describa lo que el área está logrando. Segundo, debe haber estándares de desempeño que reflejen lo que el área debería lograr. La primera información la genera el procesador de información. La segunda información proviene de los estándares. Un estándar es una medida de desempeño aceptable, que idealmente se plantea en términos específicos. El gerente usa los estándares para controlar el sistema físico comparando el desempeño real, que se refleja en los informes del procesador de información, con los estándares. Los resultados de la comparación determinan si es necesario tomar medidas. Estas medidas las envía como información a los recursos de entrada al sistema físico. Así, el sistema conceptual que controla al sistema físico consiste de tres elementos claves: gerencia, procesador de información, y estándares. Con esta diferenciación entre sistema físico y sistema conceptual, finalizamos la explicación del modelo general de sistemas de la compañía. El verdadero valor del modelo general de sistemas se hará evidente cuando usted se inicie profesionalmente en una compañía, porque el modelo le proporcionará una imagen mental de los elementos que son necesarios para que su unidad organizacional alcance sus objetivos. Pasando a otro aspecto, queremos señalar que debido al uso obligatorio en toda organización del sistema contable, es muy probable que el futuro analista se relacione de manera directa o indirecta con el desarrollo, mantenimiento u operación de uno de estos sistemas transaccionales. En consecuencia, resultaría propicio que el estudiante se familiarice con dicho sistema. Por ello, le sugerimos la lectura del ejemplo del sistema de distribución y sus subsistemas (pgs. 313 - 325).

El segundo tema trata sobre los sistemas de información gerencial (sus siglas en inglés son, MIS). El punto focal de la lectura es el modelo del referido sistema, que se muestra en la figura 13.1.

TEMA MATERIAL DE REFERENCIA

CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

El sistema de información

gerencial

Lectura Nro. 2 El sistema de información

gerencial

333 - 335, 337 - 342, 346 - 347, 350

o

10

Los aspectos que trata esta lectura son los siguientes: Un sistema de información gerencial es un sistema basado en computadoras que

proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. La información describe a la compañía o a una de sus unidades en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que es probable que suceda en el futuro.

El modelo que representa al MIS muestra dos tipos de MIS: Un tipo, consiste de un software para redactar informes que usa la base de datos que es alimentada por el sistema de información contable (AIS); y otro tipo, consiste de modelos matemáticos que también usan esa base de datos, para simular operaciones de la compañía. Las salidas de ambos tipos de MIS son utilizadas por las personas encargadas de resolver los problemas de la compañía.

Las clases de software o programas para la redacción de informes son dos: informes periódicos e informes especiales. Un informe periódico se prepara con una frecuencia específica, como por ejemplo, un análisis de ventas mensual por cliente. En cambio, un informe especial se prepara cuando sucede algo extraordinario y generalmente aborda un tema que es de interés especial para el usuario en ese momento.

El contenido de los informes tanto periódicos como mensuales puede mejorarse incorporando el concepto de administración por excepción. Este concepto no se muestra en esta lectura, sino en el capítulo 6 del mismo libro donde se tomó esta lectura. Por ello, en las siguientes líneas se explica brevemente dicho concepto. La administración por excepción es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades empresariales sólo cuando se salen del intervalo de desempeño aceptable. Para que el gerente practique la administración por excepción, es preciso establecer estándares en forma de límites tanto inferior como superior del desempeño aceptable. Cuando la administración por excepción se aplica en el MIS, el procesador de información sólo arroja en los informes, aquella información que indica que el desempeño real de un área de la compañía está fuera de los estándares. Con el propósito de que el gerente dirija su atención hacia registros y/o campos específicos de la base de datos, los informes que se generan a partir de ésta, se preparan básicamente de cuatro maneras, usando el concepto de gerencia por excepción. ° Preparar el informe sólo cuando ocurren excepciones: Un ejemplo sería el informe de

horas extras, que sólo se imprimiría cuando los empleados trabajan horas extras. ° Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones: Consiste en ordenar

los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base a uno o más campos claves, por ejemplo ordenar el informe de horas extras por departamento y día de la semana.

° Agrupar las excepciones: con la idea de destacar por áreas las excepciones. Por ejemplo, el informe de horas extras diseñarlo por columnas, donde cada columna muestre un rango de horas determinado. Por ejemplo, una columna muestra a los empleados que trabajaron de 1 a 10 horas extras. La siguiente columna, muestra los empleados que trabajaron de 11 a 20 horas extras, y así, sucesivamente.

° Mostrar la variación respecto a la norma: los resultados de las actividades reales se comparan con los resultados de las actividades planeadas, y la diferencia se presenta como variación.

Los modelos matemáticos se pueden clasificar en términos de tres dimensiones. Según la influencia del tiempo, en modelos estáticos o dinámicos. Según el grado de certidumbre, en modelos probabilísticos o deterministas. Según la capacidad para lograr optimización, en modelos optimadores o suboptimadores.

El modelo dinámico incluye la variable tiempo, al contrario del modelo estático que se refiere al escenario en un momento dado. El uso de fórmulas de probabilidades, es lo caracteriza a los modelos probabilísticos, en contraste con los modelos deterministas. Un modelo optimador representa un problema bien estructurado. En cambio, el modelo

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suboptimador representa un problema semiestructurado. En la simulación o “corrida” de los modelos, se nota la diferencia que existe entre los modelos optimadores y suboptimadores. Los modelos optimadores se ejecutan una sola vez para producir la mejor solución. En cambio, los modelos suboptimadores se ejecutan varias veces, en busca de la combinación del escenario y de las variables de decisión, que produzcan la mejor solución.

La simulación de los modelos matemáticos predice el efecto que produce una decisión para resolver un problema. Los cuatro elementos a tomar en cuenta en una simulación son: el escenario donde se realiza la simulación; los valores de entrada en el modelo; la técnica de simulación que se utiliza en la ejecución del modelo; y el formato que tendrán las salidas de las simulaciones.

Las salidas de los dos tipos de MIS, se pueden producir en forma tabular o gráfica. Se obtiene un mayor éxito si se determina cuándo usar las salidas en forma gráfica y cuáles gráficas deben usarse.

Los MIS contribuyen a la resolución de problemas de dos maneras: Primero, proveen información a toda la organización y preparan el terreno para obtener logros en los otros sistemas: Sistemas de apoyo a decisiones, sistemas de oficina virtual y los sistemas basados en conocimientos.

Al estudiante que no haya tenido la oportunidad de simular un modelo matemático, le sugerimos la lectura del ejemplo de modelado que se ilustra entre las páginas 342 y 344 (no incluído en la selección de lecturas, por no ser obligatorio). Allí, puede verse la pantalla donde se introducen los datos del escenario y los datos de las variables de decisiones. También puede verse la pantalla de salidas del modelo. Como punto final de la lectura realizada, encontramos el papel del sistema de información gerencial en la resolución de problemas.

El tercer tema aborda los sistemas de apoyo a decisiones (sus siglas en inglés, DSS), los cuales apoyan al gerente en la resolución de problemas semiestructurados. El punto focal de la lectura es el modelo del referido sistema, que se muestra en la figura 14.4.


CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

El sistema de apoyo a

decisiones

Lectura Nro. 3 El sistema de apoyo a

decisiones

356 - 365

Los aspectos que trata esta lectura son los siguientes:

El Sistema de Información Contable (AIS) y el Sistema de Información Gerencial (MIS), que estudiamos en las dos lecturas anteriores, están orientados a satisfacer grandes necesidades de información en la organización. Sin embargo, esta información no es suficiente para resolver problemas específicos. El Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS) surgió como una forma de satisfacer esta necesidad.

o

12

El concepto de DSS surge de las contribuciones de teóricos en el área de administración de empresas. ° Simon tipificó las decisiones que se toman para resolver problemas, según el grado

de estructuración de los mismos. Las decisiones para resolver los dos extremos del abanico de problemas que van desde los problemas estructurados hasta los no estructurados las denominó respectivamente programadas y no programadas. Otra de las contribuciones de Simon, fue su descripción de las cuatro fases que atraviesa un gerente para resolver un problema. Estas fases están en relación directa con el enfoque de sistemas: analizar las partes de un problema; identificar y evaluar alternativas de solución; escoger la mejor solución; implementar la solución y hacerle un seguimiento.

° Gorry y Morton acuñaron el término DSS e idearon una matriz para orientar las aplicaciones de cómputo hacia la toma de decisiones gerenciales, basándose en los aportes de Simon sobre decisiones programadas y no programadas, y fases de resolución de un problema; y en el aporte de Robert Anthony, sobre los niveles gerenciales superior, medio e inferior denominados respectivamente, planificación estratégica, control gerencial y control operativo. Gorry y Morton describieron los tipos de decisiones en términos de la estructura del problema, que va de estructurado a semiestructurado y no estructurado. El grado de estructuración del problema se determina por las fases de Simon para las cuales se puede especificar un algoritmo. Cuando se puede diseñar un algoritmo que cubra las tres primeras fases, el problema se denomina estructurado. Cuando se crean procedimientos que resuelvan una o dos fases, el problema es semiestructurado. Cuando no se puede sistematizar ninguna de las fases, el problema es no estructurado. Nótese en la Figura 14.1, que la matriz se divide por medio de una línea horizontal punteada en dos partes. En la parte superior de la matriz se ubican los problemas que para esa época se habían resuelto por medio del uso de las computadoras, mientras que en la parte inferior se encuentran los que todavía no estaban computarizados. El área superior se denominó “Sistemas de decisiones estructuradas” (SDS), y el área inferior se denominó “Sistema de apoyo a decisiones” (DSS). No obstante, actualmente todas las aplicaciones de computadoras dedicadas a apoyar decisiones, se denominan DSS.

° Alter desarrolló una taxonomía de seis tipos de DSS basándose en el grado de apoyo para la resolución de problemas, los cuales pueden visualizarse en la figura 14.2. Los tres primeros tipos de DSS proporcionan apoyo en forma de informes, tanto especiales como periódicos, y son los siguientes: recuperar elementos de información, analizar archivos enteros, preparar informes de múltiples archivos. Los tres últimos tipos implican el uso de modelos matemáticos, y ofrecen un mayor apoyo al tomador de decisiones, y son los siguientes: estiman las consecuencias de las decisiones, proponen decisiones y toman decisiones por el gerente.

° Kenn se unió a Morton y definió tres objetivos que debe alcanzar un DSS: Ayudar a resolver problemas semiestructurados, apoyar el juicio del gerente en lugar de reemplazarlo, y mejorar más la eficacia que la eficiencia del gerente. Con el enunciado de estos objetivos, se trata de orientar el diseño y uso que se debe dar a los DSS. Con el primer objetivo, se busca desarrollar aquellas aplicaciones de soporte de decisiones que cubran el área donde se encuentra la mayor cantidad de problemas. Con el segundo, se pretende que esas aplicaciones no suplanten el juicio del gerente. Por último, la decisión que tome el gerente, debe ser la que mejor encuentre en el menor tiempo posible.

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El modelo del DSS se asemeja al del MIS. Al igual que éste, como se observa en la figura 14.4, contempla las aplicaciones para redacción de informes y los modelos matemáticos. Pero además, incluye un tipo de software denominado “Groupware” que apoya a un grupo de personas que trabajan conjuntamente en la toma de decisiones. En esta situación específica se usa el término “Sistema de apoyo a decisiones en grupos” (GDSS). El groupware a diferencia del concepto de DSS, evolucionó a partir de fuentes aparentemente disconexas, diseñadas para satisfacer diversas necesidades. Estas fuentes son diferentes productos de software que combinan varias funciones de manera única. La Tabla 4.1 muestra las principales funciones del groupware y los productos que las soportan. Es interesante fijarse al menos, en la primera columna de dicha tabla, denominada “Función”. El GDSS puede implementarse en cuatro ambientes posibles, donde los miembros del grupo pueden reunirse simultáneamente (intercambio sincrónico) o a horas diferentes (intercambio asincrónico). En la Fig. 14.5 podemos visualizar una clasificación de estos ambientes en función del tamaño del grupo y la proximidad de los miembros. Los ambientes pueden ser: un Recinto de decisiones, donde un grupo pequeño de personas se reúnen cara a cara; una Red de decisiones de área local, donde lo miembros interactúan a través de una red local; una Sesión legislativa, donde se reúnen cara a cara, grupos más grandes que los del Recinto de decisiones; y finalmente, una Conferencia mediada por computadora, donde un grupo grande de personas que están geográficamente dispersas se comunican mediante el uso de varias aplicaciones de oficina virtual, conocidas como teleconferencias, las cuales trataremos en la siguiente lectura. Queda a criterio del estudiante, la lectura de un ejemplo de GDSS, donde se describe un ambiente de Recinto de decisiones. El caso que se presenta consiste de un grupo de personas reunidas que empleando la técnica del “Brainstorming” (lluvia electrónica de ideas) responden anónimamente una pregunta al unísono, con el propósito de obtener un consenso en cuanto al tema en discusión.

El cuarto tema explora los sistemas de automatización de oficinas (sus siglas en inglés, OA). El punto focal de la lectura es el modelo del referido sistema, que se muestra en la figura 15.1.


CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

El sistema de automatización

de oficinas

Lectura Nro. 4 El sistema de automatización de

oficinas

377 - 378, 380 - 390

Los aspectos que se tratan en esta lectura son los siguientes: La automatización de oficinas (OA) se inició facilitando las actividades administrativas,

con la primera máquina de escribir que usó lo que se denominó la “tecnología del procesamiento de textos”. Luego, aparecieron otras tecnologías, pero cuando aparecieron las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, se hizo posible que las personas trabajaran no sólo en la oficina, sino también en sus casas, entonces se introdujo el término ”teleproceso” para describir la comunicación de datos, y luego se introdujo el término “trabajo a distancia” o “tele conmutación” porque parecía una forma apropiada para describir cómo los empleados podían “ir” electrónicamente al trabajo. Actualmente se usa el término “oficina virtual”. La palabra clave en OA es comunicación. La compañía del futuro apoyará tanto las oficinas virtuales como las fijas. Ambos tipos son el escenario para las aplicaciones de automatización de oficinas.

o

14

El modelo de la OA se muestra en la figura 15.1. Los datos del sistema físico se introducen en la base de datos. Las aplicaciones de OA basadas en computadora, como procesamiento de textos, correo electrónico y conferencias por computadora, toman los datos de la base de datos y permiten a quienes resuelven problemas comunicarse entre ellos, usando sus computadoras. En la figura, se muestra que los revolvedores de problemas pueden encontrarse dentro del área de la compañía o fuera de su entorno.

Las tecnologías de OA informales son las usadas a título individual para satisfacer alguna necesidad particular. Los sistemas de automatización de oficinas formales son los que implementan tecnologías institucionalmente. Existen once (11) aplicaciones de la OA, unas basadas en computadora y otras no basadas en computadora. Cada una de estas aplicaciones es descrita separadamente y nueve (9) de ellas son representadas gráficamente como sistemas, en las figuras 15.2 a 15.10. ° El sistema de procesamiento de textos se muestra en la figura 15.2. Esta tecnología

implica el uso de una computadora para preparar documentos escritos que se constituyen como medios de comunicación más eficaces.

° El sistema de correo electrónico se muestra en la figura 15.3. Esta tecnología usa una red de computadoras que permite a los usuarios, enviar, almacenar y recibir mensajes electrónicos.

° El sistema de correo de voz se muestra en la figura 15.4. Esta tecnología es similar al correo electrónico, sólo que se usa el teléfono para enviar mensajes hablados y para recuperar los mensajes recibidos.

° El sistema de la agenda electrónica se muestra en la figura 15.5. Esta tecnología como el correo electrónico, implica el uso de una computadora en red, para almacenar y recuperar la agenda de citas de un gerente. Es posible que el software de agenda electrónica examine las agendas de otros gerentes, para programar una reunión que convenga a todos.

° El sistema de audioconferencia se muestra en la figura 15.6. Esta tecnología involucra el uso de un equipo de comunicación de voz para establecer un enlace de audio entre personas que están dispersas geográficamente. No requieren de una computadora.

° El sistema de videoconferencias se muestra en la figura 15.7. Esta tecnología utiliza un equipo de televisión para vincular a participantes que están dispersos geográficamente. No requieren de una computadora.

° La conferencia por computadora utiliza el mismo software y hardware que el correo electrónico (tal como se ilustró en la figura 15.3), pero a diferencia de éste, los participantes tienen como característica común, que sólo intercambian información respecto a un tema específico.

° La transmisión de facsímil se muestra en la figura 15.8. Esta tecnología implica el uso de un equipo especial (FAX) que puede leer una imagen de documento en un extremo de un canal de comunicación y producir una copia en el otro extremo. Una estrategia alternativa consiste en insertarle una tarjeta de FAX para que la computadora funcione como un facsímil.

° El videotex es el uso de una computadora para exhibir material narrativo y gráfico almacenado en dispositivos secundarios.

° El sistema de administración de documentos o manejo de imágenes se muestra en la figura 15.9. En la actualidad, ésta tecnología consiste de una o más unidades de OCR para convertir las imágenes de los documentos en un formato digital.

° El sistema de autoedición se muestra en la figura 15.10. Esta tecnología implica el uso de una computadora para preparar salidas cuya calidad es muy cercana a la que produciría un taller tipográfico.

Le sugerimos al estudiante como lectura opcional, las ventajas y desventajas de la oficina virtual, así como, la estrategia para implementar una oficina virtual recomendada (no está incluida en la selección de lecturas, por no ser tema obligatorio).

15

El quinto tema presenta los sistemas basados en conocimientos. El punto focal de la lectura es el modelo del referido sistema, que se muestra en la figura 16.2.


CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

El sistema basado en

conocimientos

Lectura Nro. 5 El sistema basado en conocimientos

399 - 412

Los aspectos de esta lectura son los siguientes: La inteligencia artificial (sus siglas en inglés son: AI) representa la aplicación más

sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano. Las áreas de la AI son: los sistemas basados en conocimiento, las redes neuronales, los sistemas perceptivos, el aprendizaje, la robótica, el hardware de AI, y el procesamiento de lenguaje natural. Un subconjunto de la AI en que actualmente se está enfocando más la atención es, en el de los sistemas basados en conocimiento, siendo el más popular de ellos, el sistema experto. En la lectura se discuten los sistemas basados en conocimiento, aunque también, pero en una proporción menor, el área de las redes neuronales.

Un sistema experto es un programa de computadora que intenta representar los conocimientos de expertos humanos en forma reglas prácticas. .A diferencia de los DSS, los sistemas basados en conocimiento tienen el potencial para extender la capacidad de resolución de problemas del gerente más allá de sus posibilidades normales

El modelo del sistema experto. que se aprecia en la Fig. 16.2, contempla cuatro componentes: la interfaz con el usuario, la base del conocimiento, la máquina de inferencias y la máquina de desarrollo. ° La interfaz con el usuario permite al usuario interactuar con el sistema experto y tiene

dos componentes: las entradas y las salidas. A través del componente entrada, introduce instrucciones e información. Las instrucciones especifican los parámetros que guían al sistema experto en su razonamiento. La información consiste en valores que se asignan a ciertas variables. A través del componente salida, se muestran las salidas o soluciones recomendadas.

° La base del conocimiento contiene los conocimientos acumulados sobre el problema específico a resolver, que son descritos por medio de reglas. Las reglas especifican lo que debe hacerse en una situación dada, y constan de dos partes: una condición que podría cumplirse o no, y una acción que debe efectuarse si la condición se cumple. Las reglas se relacionan lógicamente entre sí, permitiendo al sistema experto emitir conclusiones o soluciones. El problema principal inherente al uso de reglas para representar conocimientos es acondicionar al sistema experto para que sólo considere el conjunto apropiado de reglas. La técnica más directa es que el usuario introduzca parámetros que reduzcan el número de caminos o enlaces lógicos de reglas para producir una respuesta. Si el alumno lo desea, puede revisar una técnica que se presenta en la lectura, a los efectos de que el sistema experto sólo considere el subconjunto apropiado de reglas para la resolución de un problema.

o

16

° La máquina de inferencias examina las reglas de la base del conocimiento una a una, y cuando se cumple la condición de la regla, se realiza la acción específica. El conjunto de reglas se interpretan por medio de dos métodos: Prorrazonamiento y Razonamiento inverso. Cuando la máquina de inferencias utiliza el prorrazonamiento o encadenamiento hacia delante, las reglas se examinan en cierto orden. Cuando utiliza el razonamiento inverso o encadenamiento hacia atrás, la máquina de inferencias convierte el problema a resolver en subproblemas, buscando una regla que se pueda evaluar. Casi nunca tenemos una certeza del 100% sobre información que en términos de reglas hemos dado a un sistema experto. Por ello, cuando el sistema experto emite una conclusión con cierto grado de incertidumbre, acompaña a dicha conclusión, con un factor de certidumbre (CF) en base al 100%.

° La máquina de desarrollo puede crear el sistema experto mediante dos estrategias: lenguajes de programación y shells de sistemas expertos. Dos lenguajes que se prestan especialmente a la representación simbólica de la base del conocimiento son Lips y Prolog. No obstante, hoy día, lo que más se utiliza son los shells de sistema experto. Este es un procesador ya hecho que se puede adaptar a un dominio de problema específico mediante la adición de la base del conocimiento apropiada.

° El analista de sistemas, quien en la jerga de AI, recibe el nombre de ingeniero de conocimiento, se encarga del desarrollo del sistema experto. El ingeniero de conocimiento además de interactuar con el gerente o propietario del sistema y con el usuario, requiere trabajar con un experto, quien le proporcionará los conocimientos y la forma como aplica esos conocimientos en la resolución de problemas.

° La metodología que pudiera seguirse en el proceso de construcción del sistema experto, se ajusta al clásico ciclo de vida. El primer paso que realiza el analista es estudiar el problema y decidir si continúa o no el proyecto. En los pasos 2 al 5, el analista junto al experto crean un prototipo del sistema experto. Estos pasos consisten subsecuentemente en la definición del problema; especificación e incorporación del conjunto de reglas al prototipo; prueba del prototipo; y construcción de la interfaz con el usuario. En los pasos 6 y 7, el usuario realiza las pruebas del prototipo; y este entra en operación. En el último paso que es el no. 8, se realizan las labores de mantenimiento del sistema experto, para aumentar su eficiencia y/o reflejar los cambios en el dominio del problema.

Le sugerimos al alumno que opcionalmente, puede revisar los siguientes tópicos (no incluidos en la selección de lecturas, por no ser tema obligatorio): ° Un ejemplo de un sistema experto donde se ilustra un caso de aprobación de créditos.

Para el caso, se muestran los cinco hechos del problema en los cuales se basará la decisión; el conjunto de reglas; y las pantallas de entrada y salida.

° Las ventajas y desventajas de los sistemas expertos, y la suerte que corrieron los primeros sistemas expertos.

° El tema de las redes neuronales, se inicia con una definición de lo que es una red neuronal. Luego, con la intención de entender la jerga propia del sistema neuronal artificial, se explica como funciona el cerebro humano. Con respecto a la evolución de los sistemas neuronales artificiales, se expone una de las reglas de aprendizaje más famosas conocidas como Ley del Aprendizaje de Hebb. Luego, se esbozan los avances que se dieron en el área de hardware para el procesamiento de información significativa. El sistema neuronal artificial (ANS) tiene una arquitectura parecida a la del cerebro humano la cual se ilustra en la Fig. 16.15. Las neuronas de un ANS se combinan para formar un ANS multicapas denominado Perceptrón multicapas. Las redes neuronales en lugar de programarse se “adiestran”, y es así, como aprenden. Como último punto del capítulo, subtitulado “el sistema neural artificial en perspectiva”, se expone la diferencia que hay entre un ANS y los sistemas expertos. Con esta referencia a los sistemas neuronales, terminamos los comentarios a la presente lectura.

17

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es el estudio de las lecturas incluidas en la “Selección de lecturas”. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.

Ejercicio

1. El Departamento de Servicios Médicos (DSM) de la empresa Electricidad del Este, se encarga del desarrollo y ejecución de programas médicos sociales en pro del bienestar del trabajador y su carga familiar. Dentro de los beneficios médicos se encuentran las consultas médicas que el trabajador y sus familiares pueden realizar en las clínicas contratadas por la empresa. El DSM cuenta con un sistema basado en computadoras que efectúa todas las operaciones relacionadas con el servicio prestado por consulta médica externa a los trabajadores. Este sistema se denomina SIstema de COnsulta Médica EXterna (SICOMEX). El procedimiento tanto manual como computarizado que se cumplen en SICOMEX, se describe a continuación: a) El DSM registra en el sistema SICOMEX las clínicas autorizadas para atender a sus

empleados y familiares, mediante un código para cada clínica. b) El trabajador presenta al DSM una Solicitud de Consulta Médica, la cual es registrada

en la base de datos del SICOMEX, mediante un código compuesto, el cual consta del código del empleado y un código consecutivo que el sistema asigna a la solicitud.

c) El DSM aprueba o no la solicitud del trabajador, y la registra en el sistema. d) El trabajador y/o familiar quien cuenta con la solicitud aprobada, se dirige a la clínica y

efectúa la consulta. e) La clínica le entrega al trabajador, un original de la Constancia de Asistencia a la

Consulta Médica. f) El trabajador entrega la constancia original al DSM, quien la registra en el sistema. g) La clínica entrega al DSM, el lote mensual de las copias de las constancias de

asistencia a consulta médica junto con la facturación respectiva. Cada factura tiene su código de identificación.

h) El DSM registra en el sistema, tanto las copias de las constancias como las facturas respectivas. El sistema se encarga de cotejar las copias de las constancias con el original de las mismas y emite los siguientes listados: h.1) Un listado detallado de las constancias que coincidieron y las que no, así como, el

monto respectivo de la factura. h.2) Un listado totalizado por código de departamento de la empresa, con un total

general del monto rechazado y del monto aprobado a pagar a cada clínica. Este último monto corresponde a las solicitudes que coincidieron.

Represente el sistema SICOMEX en términos del modelo general del sistema a que corresponda, según la categoría de los sistemas de información basados e computadoras. Justifique brevemente su respuesta.

Ahora, proceda a realizar los siguientes ejercicios, para afianzar así, los conocimientos adquiridos. Corrobore sus respuestas. Lea las prescripciones.

18

Respuesta al ejercicio 1.

Recursos

físicos Recursos

físicos

Software de procesamiento de datos

Base Datos

Gerencia

Sistema de información

contable

Entorno Datos Información

Transformación

Entorno

Modelo de sistema de información contable

19

Justificación Nro 1: El SICOMEX realiza las cuatro tareas básicas de procesamiento de datos: 1. Recolección de datos: Las transacciones internas que maneja son las Solicitudes de

Consulta Médica. Las transacciones del entorno son: Las clínicas afiliadas, las Constancia de Asistencia a la Consulta Médica y las Facturas.

2. Manipulación de datos: El sistema SICOMEX, a) Clasifica los registros de datos que producen las transacciones por ej, utilizando

Código del Empleado, Código del Departamento, Código de la Clínica, Código de la factura, etc.

b) Ordena los registros en base a los códigos antes nombrados. c) Calcula, realizando operaciones aritméticas, como por ejemplo, totalizando montos

de facturas. d) Resume los datos, totalizando por ejemplo, las originales de las Constancias de

Asistencia a Consultas Médicas. 3. Almacenamiento de datos: Los datos que producen las transacciones se organizan en

registros que son organizados en archivos de bases de datos. 4. Preparación de documentos: El sistema genera por ejemplo, un listado detallado de

las constancias que coincidieron y las que no, así, como el monto respectivo de la factura.

Justificación Nro. 2: El SICOMEX se caracteriza por los siguientes criterios:

1. Realiza tareas necesarias: La gerencia de la empresa (El Departamento de Servicios Médicos de la empresa Electricidad del Este), requiere establecer y mantener un control sobre las consultas médicas de su personal y familiares.

2. Sigue procedimientos relativamente estandarizados: Las transacciones en sistemas similares a éste en otras empresas, se procesan de manera similar.

3. Maneja datos detallados: El sistema lleva una auditoria detallada de cada transacción, como por ejemplo, de las Solicitudes de Consulta Médicas.

4. Tiene un enfoque primordialmente histórico: Lleva un registro mensual de lo ocurrido con cada transacción, los cuales se van acumulando en el tiempo.

5. Proporciona poca información para la resolución de problemas: Produce información detallada y ciertos totales, pero no contribuyen mucho a detectar problemas generales, como por ejemplo, la clínica que comete más errores o aciertos en la facturación.

Con la respuesta al ejercicio propuesto, hemos finalizado esta unidad 1.

20

UNIDAD 2

Bloques elementales de los sistemas de información

Un sistema de información se conforma de cinco componentes o bloques esenciales, los cuales deben combinarse de forma eficaz a fin de construir un buen sistema de información. Para representar el sistema se hace uso en el libro de un modelo en pirámide que consta de cuatro caras y una base, el cual se usa consistentemente a lo largo de todo el texto. Las caras de esta pirámide se van describiendo paulatinamente, hasta que finalmente, se muestra la base de dicha pirámide, cuyos lados representan la tecnología utilizada para sostener respectivamente cada una de las caras de la pirámide.


Estructura de la unidad La unidad se ha dividido en seis temas referenciados en la siguiente tabla.


CAPÍTULO TÍTULOS PGS.

La definición de un sistema de información desde la perspectiva de los cuatro bloques elementales

El libro “Análisis y diseño de sistemas de información”.

2 ¿Qué son los sistemas de información?

38 - 40

El bloque elemental Personas

“

“

El bloque elemental Personas

40 - 46

El bloque elemental Datos

“

“

El bloque elemental Datos

47 - 53

El bloque elemental Actividades

“

“

El bloque elemental Actividades

53 - 66

El bloque elemental Redes

“

“

El bloque elemental Redes

66 - 72

El bloque elemental Tecnología

“

“

El bloque elemental Tecnología

72 - 75

Los aspectos tratados en los temas de esta lectura son los siguientes: El producto llamado Sistema de Información, es una agrupación conveniente de cinco

bloques elementales: personas, actividades, datos, redes y tecnología con el propósito de satisfacer las necesidades de información de la empresa.

El bloque de personas está conformado por todos aquellos que son trabajadores de la información. De acuerdo al papel que desempeñan en el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, se clasifican en: Propietarios de sistemas, usuarios de sistemas, diseñadores de sistemas y constructores de sistemas.

Distinguir los elementos de un sistema de información dado desde la perspectiva de alguno(s) de sus bloques elementales.

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El bloque de datos se explica, haciendo primero un preámbulo, para diferenciar dato de información. Un dato aporta un significado de forma aislada. Una información es un dato que ha sido manipulado con la finalidad de que resulte de utilidad para alguien. Luego, se muestra la perspectiva que de los datos tienen cada uno de los trabajadores de la información.

El bloque de actividades define la función de un sistema de información en términos de dos actividades: actividades de empresa y actividades del sistema de información. Las actividades son vistas de diferentes maneras por los trabajadores de la información. Los sistemas suministran distintos niveles de soporte para las diversas funciones de empresa y los diferentes niveles de usuarios. Hay una correspondencia entre las aplicaciones típicas de sistemas y los tipos de usuarios.

El bloque de redes muestra los diferentes puntos de vistas que los trabajadores de la información tienen sobre este bloque.

El bloque tecnología incluye, la tecnología de datos, procesos y comunicaciones.

Recomendaciones para el estudio del contenido

Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados del libro “Análisis y diseño de sistemas de información”. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.

Ejercicio

1. En el banco Sofitesco, el delegado de seguridad de cada una de las agencias ubicadas en el territorio nacional, lleva en forma manual el proceso sobre el control de las combinaciones de los equipos de seguridad, que utiliza el personal encargado del manejo de los mismos. Este control consiste en que el delegado de seguridad de cada agencia, guarda en un sobre todas las combinaciones de los equipos de seguridad que funcionan en la agencia, y deposita dicho sobre en la bóveda de seguridad de la agencia. Sin embargo, el proceso no se cumple a cabalidad debido a tres razones fundamentales: Hay agencias que no tienen un delegado de seguridad. Hay equipos que pasan a estado de inactivos, y no se registra la información en el acta que va incluida en el sobre.

Hay personal encargado de manejar los equipos que no hacen el cambio de combinaciones según lo establecen las normas del banco.


22

Por tanto, es necesario que las agencias tengan una supervisión directa de la Gerencia de Seguridad, ubicada en la sede central del banco. En tal sentido, se plantea desarrollar el Sistema Integral para el Manejo de los Equipos de Seguridad (SIMES) de todas las agencias del banco.

Los trabajadores de la información del banco que participarán en el desarrollo del sistema mencionado, realizarán las siguientes actividades: a) El Gerente de Seguridad de la sede principal del banco, patrocinará el desarrollo del

sistema, fijando el presupuesto y el plazo necesario para su culminación. b) Los delegados de seguridad de las agencias del banco, definirán los problemas que

hay que resolver, las oportunidades que hay que aprovechar, las necesidades que han de satisfacerse, y las restricciones de empresa que se impondrán al sistema de información.

c) El personal encargado de manejar los equipos de seguridad aportará información complementaria a la suministrada por los delegados de seguridad.

d) Dos ingenieros de sistemas adscritos a la Unidad de Ingeniería de la Información (UII) del banco, se encargarán de diseñar las bases de datos, las pantallas de entrada y salida, la interfaz de las pantallas, las redes de comunicación de datos y los programas informáticos.

e) Tres técnicos en informática adscritos a la UII, se encargarán de programar las especificaciones diseñadas por el personal mencionado en el punto anterior (d).

Con base a la situación planteada, distinga en la lista presentada, las actividades que desde la perspectiva del bloque personas, corresponden a los siguientes trabajadores de la información: ∗ Propietarios de sistemas ∗ Usuarios de sistemas ∗ Diseñadores de sistemas ∗ Constructores de sistemas Nota: Para establecer la correspondencia, vincule cada actividad con el trabajador de la información con el que se relaciona, por medio de la letra que la designa en la lista.

23

Respuesta al ejercicio ∗ Propietarios de sistemas (a) ∗ Usuarios de sistemas (b, c) ∗ Diseñadores de sistemas (d) ∗ Constructores de sistemas (e)


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Bibliografía Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. Desde una perspectiva diferente a la del libro básico usado en esta unidad, estos autores, considera, a todo sistema de información conformado de seis componentes estructurales o bloques: entrada, modelos, salida, tecnología, base de datos y controles [cap. 3, pg. 54 - 63]. El bloque de la entrada representa todos los datos, texto, voz o imágenes que entran al sistema de información y los métodos y los medios por los cuales se capturan e introducen. El bloque de modelos consta de los modelos lógicos-matemáticos que manipulan la entrada y los datos almacenados, para producir las salidas. El bloque de la salida constituye el producto del sistema que es la información que se distribuye a todos los usuarios dentro y fuera de la organización. El bloque de tecnología es el que une todos los componentes estructurales: captura la entrada, activa los modelos, almacena y accede datos, produce y transmite salida, y ayuda a controlar todo el sistema. Consta de tres componentes principales: la computadora, las telecomunicaciones y el software. El bloque base de datos es el lugar donde se almacenan todos los datos necesarios para atender las necesidades de los usuarios. El bloque de controles asegura la protección, integridad y operación uniforme de un sistema. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. Explica el significado de información (cap. 5, pg. 147) y el significado de dato (cap. 5, pg.157). Se extiende en el tema de la información, tratando los atributos de ésta, como formato, redundancia, eficiencia, confiabilidad, precisión, etc. Con respecto a los datos, describe el ciclo de vida de estos, como por ejemplo, generación de los datos, captura, almacenamiento, destrucción, transporte, recuperación, etc. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. En [cap. 1, pág. 8], donde se define el término Trabajador de la información, dándosele a éste la connotación de usuario. En este mismo capítulo, en las páginas 17 a 19, se clasifican los usuarios según el trabajo administrativo que realizan. El estudiante puede comparar esta definición y clasificación con la expresada en el libro texto de estudio. Puede notar, que en el texto de estudio, el término trabajador de la información es más amplio, pues incluye a los que diseñan y construyen sistemas de información. Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill.

25

UNIDAD 3

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas

Algunos principios básicos que todo analista de sistemas debe tomar en cuenta al momento llevar a la práctica un proyecto de desarrollo de sistemas, son los siguientes: Implicar activamente a los usuarios en el desarrollo de sistemas, reconocer que los sistemas son inversiones de capital y deben justificarse como tales, etc. Es cada vez más habitual, que muchos proyectos de sistemas procedan de directivas de planificación de sistemas de información. Cuando los usuarios o los analistas inician proyectos, suele decirse que lo hacen con reacción a ciertas situaciones. En ambos casos, la mayoría de los proyectos de sistemas son impulsados por problemas, oportunidades y normas. Para llevar a cabo tales proyectos se usa el CVDS moderno como un método de resolución de problemas, que consta típicamente de cinco etapas generales: planificación de sistemas, análisis de sistemas, diseño de sistemas, implantación de sistemas y soporte de sistemas.


Estructura de la unidad La unidad se ha dividido en tres temas referenciados en la siguiente tabla.


CAPÍ-TULO

TÍTULOS PGS.

Principios esenciales para el desarrollo de sistemas con éxito


3 Principios esenciales para el desarrollo de sistemas con éxito.

95-101

Reacción frente a la planificación

“

“

Reacción frente a la planificación

101-102

El ciclo de vida: un método de resolución de problemas

“

“

El ciclo de vida: un método de resolución de problemas

102-133

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: El método CVDS aumenta las posibilidades de lograr con éxito el desarrollo de un

sistema de información. No obstante, se deben observar ocho principios generales durante el proceso de hacer un nuevo sistema.

° El principio de implicar al usuario, significa que los responsables del proyecto de desarrollo de sistemas deben exhortar a los usuarios a participar en dicho proyecto y buscar su acuerdo sobre las decisiones que puedan afectarles.

Ubicar la(s) etapa(s) en que se encuentra el desarrollo de un sistema de información dado, dentro del ciclo de vida de sistemas.

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° El principio de aplicar un método de resolución de problemas propone que el analista de sistemas debería emprender un proyecto de desarrollo de sistemas por medio de la aplicación de algún método de resolución de problemas, como el CVDS, que le permita lograr un buen sistema.

° El principio de definir fases y actividades persigue dividir el proyecto en partes, que puedan manejarse y cumplirse con facilidad.

° El principio de establecer normas para un desarrollo y una documentación consistente, pretende que los desarrolladores de un sistema uniformicen criterios en cuanto al CVDS, herramientas y técnicas a utilizar, de manera de asegurar la consistencia del proyecto de desarrollo.

° El principio de justificar los sistemas como inversiones de capital, aspira que el analista considere más de una solución posible de sistemas y que evalúe las mismas en términos de costos y beneficios. Si los analistas comprueban la viabilidad del proyecto en determinados puntos del CVDS, podrán observar el principio de no tener miedo de cancelar o revisar el proyecto.

° El principio de no tener miedo de cancelar o revisar el proyecto reside en que ofrece varias oportunidades para reevaluar su viabilidad. Por medio del método de control progresivo se definen múltiples puntos recomprobación de viabilidad a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

° El principio divide y vencerás, busca que el analista dimensione bien el ámbito del sistema y pique el mismo en fragmentos más pequeños, para así simplificar el proceso de hechura del sistema.

° El principio de diseñar sistemas que puedan crecer y cambiar incita al analista a utilizar herramientas y técnicas que permitan la construcción de sistemas flexibles capaces de adaptarse a los cambios en las necesidades que los originaron.

Los problemas, oportunidades y normas sirven de marco referencial al analista de sistemas para determinar si se está ante la necesidad de iniciar un nuevo desarrollo. Los problemas aparecen cuando el sistema actual no satisface los propósitos, las metas y los objetivos de la organización. Las oportunidades son ocasiones para mejorar un sistema aunque no existan problemas específicos. Las normas son decisiones impuestas sobre un sistema por la dirección o por las instituciones gubernamentales. En la figura 3.4 se muestra una lista de posibles problemas, oportunidades y normas que facilitan al analista la identificación de la mayoría de los hechos que eventualmente están ocurriendo en su sistema particular.

El ciclo de vida de desarrollo de sistemas, se define como un método disciplinado del desarrollo de sistemas de información. También puede definirse como una herramienta de gestión de proyectos que planea, ejecuta y controla los proyectos de desarrollo de sistemas. Pueden darse otras definiciones. Por ejemplo, en Kendall, 1997, el CVDS es un enfoque por fases del análisis y diseño de sistemas. No sólo hay diversidad conceptual, sino además, concepciones disímiles entre los diversos autores, en cuanto a la estructura del CVDS. Las versiones difieren en el número, denominación y subdivisión de los pasos a seguir durante el proceso. No obstante, son más las similitudes que diferencias. En su forma clásica más simple, los CVDS constan de cuatro pasos: análisis de sistemas, diseño de sistemas, implantación de sistemas y soporte de sistemas. En contraste, y sólo a manera de ilustración, Kendall ´97, clasifica los pasos al más alto nivel en ocho fases, denominándolas: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos; determinación de los requerimientos de información; análisis de necesidades del sistema; diseño del sistema recomendado; desarrollo y documentación del software; pruebas del sistema; implementación y evaluación del sistema; mantenimiento del sistema. En cambio, en el libro que estamos usando como material instruccional, los

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pasos son clasificados subsecuentemente, de mayor a menor nivel, en funciones, fases y actividades. Esta es la versión que nos interesa, no porque sea mejor que las demás, sino porque es la utilizada evidentemente, en la organización y configuración del resto de los capítulos que tienen que ver con el CVDS. Nota: El paso denominado “funcion(es)”, lo llamaremos alternativamente, a lo largo de este material, con el nombre “etapa(s)”, ya que este último, es de amplio uso, para nombrar el paso de más alto nivel, en el ciclo de vida de sistemas.

Las funciones y fases de la versión del CVDS que estudiaremos en esta unidad son las

siguientes:

o La función planificación de sistemas pretende establecer prioridades sobre aquellas tecnologías y aplicaciones que producirán un máximo beneficio para la empresa. Consta de las siguientes fases:

° Estudiar el cometido de la empresa; donde se define el cometido de la empresa en términos de clientes, productos y servicios, recursos materiales y humanos, objetivos corporativos, factores críticos de éxito, etc, y se establecen planes de sistemas de información que apoyen dicho cometido.

° Definir una arquitectura de información; donde se determina la arquitectura de los sistemas de información que se requieren construir en términos de datos, redes, actividades, personas y tecnologías de información que deberían utilizarse en las aplicaciones.

° Analizar las áreas de empresa, donde se identifican las áreas de empresa y los proyectos específicos de sistemas a desarrollar en dichas áreas con sus respectivas prioridades.

o La función análisis de sistemas estudia el sistema actual de empresa y el sistema de información y define las necesidades y prioridades manifestadas por los usuarios para la elaboración de un nuevo sistema de información. Consta de las siguientes fases:

° Estudiar la viabilidad del proyecto, donde se responde a la pregunta, si vale o no la pena el proyecto.

° Estudiar y analizar el sistema actual, donde se profundiza en el estudio de los sucesos (problemas, oportunidades y normas) que están impulsando el desarrollo del nuevo sistema.

° Definir las necesidades de usuarios y sus prioridades, donde se identifican las necesidades de los usuarios con respecto al nuevo sistema en materia de datos, procesos y redes.

o La función diseño de sistemas evalúa las soluciones alternativas y especifica la solución detallada de tipo informático. Comprende tres fases:

° Elegir un objetivo de diseño, donde se definen, evalúan y seleccionan las soluciones candidatas.

° Adquirir el hardware y software necesarios, donde se realiza la acción indicada.

° Diseñar e integrar el nuevo sistema, donde se diseñan en forma global y detallada los datos, los procesos y las redes, y la forma cómo se interconectarán las partes del sistema.

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o La función implantación construye y pone en operación el nuevo sistema, y abarca cuatro fases:

° Hacer y probar las redes y las bases de datos, lo cual consiste en generar bases de datos y redes nuevas o mejoradas que serán utilizadas por los programas informáticos.

° Hacer y probar los programas, lo cual consiste en escribir, hacer y probar los programas.

° Instalar y probar el nuevo sistema, lo cual consiste en que los programas realizados y software comprados se prueban e instalan, listos para entrar próximamente en producción.

° Entregar el sistema para su puesta en funcionamiento, así se realiza la transición suave hacia el nuevo sistema, por medio de actividades que permiten el arranque del mismo.

o La función soporte de sistemas consiste en el mantenimiento continuado del sistema después de haberlo puesto en producción. No consta de fases, porque implica la revisión de las otras fases del ciclo de vida. Dicha revisión se plantea en forma de actividades.

Las fases se han presentado en forma discreta, pero nunca se llevan a cabo como un paso aparte. En vez de ello, varias fases pueden suceder simultáneamente, y además algunas actividades dentro de las fases pueden repetirse. Es por ello, que los autores del libro que estamos usando, extraen estas actividades y las presentan al final del libro, como "actividades cruzadas del ciclo de vida". Entre esas actividades tenemos: la gestión de proyectos, las técnicas de investigación de hechos, el análisis de viabilidad y las técnicas interpersonales.

Recomendaciones para el estudio del contenido

Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados del libro “Análisis y diseño de sistemas de información”. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Como en otras ocasiones, luego de comentar la lectura obligatoria, realizamos una serie de sugerencias al alumno, con relación al capítulo recién leído. Dentro del contenido de dicho capítulo, encontramos otros temas de interés que son de lectura opcional. Concretamente, sugerimos la lectura del cuadro la Nueva Generación, el cual presenta una aplicación de la informática interactiva a la gestión del ciclo de vida. También, le aconsejamos la lectura de otro tema que exhibe una de las tendencias actuales en sistemas, como lo es el desarrollo de sistemas por cuenta del usuario final, y en particular, cuáles son las variaciones que se dan en el ciclo de vida, cuando los usuarios son quienes desarrollan sus propias aplicaciones. Por último, para que el estudiante fije los conocimientos que está adquiriendo, le invitamos a la lectura meticulosa del resumen del capítulo, donde se esbozan los aspectos tratados más importantes. Sería provechoso complementar la lectura recién hecha, con la bibliografía recomendada. En particular, podemos observar en ella, que no hay una distinción, al menos explícita, entre ciclo de vida y metodología. A veces, el ciclo de vida, es considerada una metodología más. En cambio, en el libro que estamos usando, el CVDS se visualiza como una estructura básica para armar las diferentes metodologías

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Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.

Ejercicio

1. El banco Sofitesco tiene como visión, convertirse en la primera compañía del mercado financiero enfocando sus servicios en la creación de productos corporativos que satisfagan en un 100% las exigencias del público. Para cumplir con esta visión, uno de los aspectos que ha considerado crucial, es mantener una política de alineación de la planificación estratégica corporativa con la planificación estratégica de los sistemas de información.

A continuación se listan algunos ítem relativos a la(s) funcion(es) o etapa(s) del ciclo de vida, en que se encuentra el desarrollo del sistema SIMES.

a) Sofitesco ha definido en función de su estructura organizacional, las diversas áreas de

empresa, con el objetivo de planear los proyectos específicos de sistemas a desarrollar en dichas áreas con sus respectivas prioridades.

b) Una de las áreas de empresa que se cree vital, es la de Auditoría de Sistemas, que se encarga de garantizar que se establezcan, mantengan y apliquen las políticas, normas y procedimientos que soportan los procesos que son manejados por los diferentes sistemas utilizados por la institución.

c) En virtud que el sistema manual actual que involucra el proceso sobre el control de las combinaciones de los equipos de seguridad (nombrado en el ejercicio de la unidad anterior), no cumple a cabalidad con las políticas, normas y procedimientos establecidos por el área de Auditoría de Sistemas, se ha planteado un proyecto para el desarrollo del Sistema Integral para el Manejo de los Equipos de Seguridad (SIMES) de todas las agencias del banco. La prioridad de dicho proyecto se definirá una vez que se tenga la cartera completa de proyectos, la cual se estima estará completa dentro de un lapso de seis meses.

d) Para plantear el proyecto citado en el punto anterior c) se hizo un estudio preliminar de los problemas que presenta el sistema manual, y por ahora, son los siguientes: Hay agencias que no tienen un delegado de seguridad. Hay equipos que pasan a estado de inactivos, y no se registra la información en acta que va incluida en el sobre.

Hay personal encargado de manejar los equipos que no hacen el cambio de combinaciones según lo establecen las normas del banco.

e) Además, para plantear el mencionado proyecto, ya se habían identificado ciertas necesidades que debe satisfacer el nuevo sistema. Tales necesidades han sido manifestadas por algunos de los usuarios del sistema actual, entre quienes se encuentran, los delegados de seguridad de las agencias del banco y el personal encargado de manejar los equipos de seguridad.


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Con base a la situación planteada, ubique los ítem de la lista presentada, según la correspondencia que tengan con la(s) etapa(s) del ciclo de vida de sistemas, en que se encuentra el desarrollo del sistema SIMES. ∗ Planificación de sistemas ∗ Análisis de sistemas ∗ Diseño de sistemas ∗ Implantación de sistemas ∗ Soporte de sistemas Nota: Para establecer la correspondencia, vincule cada ítem con la(s) etapa(s) del ciclo de vida de sistemas, por medio de la letra que lo designa en la lista.

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Respuesta al ejercicio ∗ Planificación de sistemas (a, b, c) ∗ Análisis de sistemas (d, e) ∗ Diseño de sistemas ∗ Implantación de sistemas ∗ Soporte de sistemas


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Bibliografía Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. De manera somera, relacionaremos las fases metodológicas que consideran estos autores [cap. 2, pg. 73 - 77]: análisis de sistemas, diseño general de sistemas, evaluación de sistemas, diseño detallado de sistemas e implementación de sistemas. Cada fase incluye actividades o tareas. Las primeras cuatro fases están dirigidas a proporcionar valores específicos para los componentes estructurales. La última fase se ocupa de que los componentes estructurales sean operacionales. Esta metodología es explicada en mayor detalle en la parte 4 de la referencia citada. Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. En [cap. 1, págs. 8 - 13], manifiesta que la importancia de usar el CVDS, es su enfoque organizado, y no tanto el número de fases en que se divida. Aunque éstas, se presenten en forma separada, las actividades que comprenden, pueden sucederse simultánea y repetidamente. Las siete fases que considera son: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos; determinación de los requerimientos de información; análisis de las necesidades del sistema; diseño del sistema recomendado; desarrollo y documentación del software: pruebas y mantenimiento del sistema; implementación y evaluación del sistema. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. Expone [cap. 2, págs. 48 - 50] qué es el enfoque de sistemas, y sus características. Esboza brevemente, una metodología general del enfoque de sistemas. Esta metodología se explica con mayor detalle [cap. 12, pg. 423, 425 - 426] bajo el título “El ciclo de vida del sistema de información administrativo”. Las cuatro fases son: planeación y programación, diseño conceptual, diseño detallado e implantación.

Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 2, págs 22 a 24], el ciclo de vida, también denominado según este autor, “modelo lineal secuencial” o “modelo en cascada” se desglosa en seis fases lineales y secuenciales: ingeniería y modelado de sistemas/información (modelado del sistema empresa), análisis de los requisitos del software (de uno de los subsistemas del sistema empresa), diseño, generación de código, pruebas. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. Presenta [cap. 1, págs. 31 - 47], tres estrategias para el desarrollo de sistemas: ciclo de vida básico del desarrollo de sistemas, método de desarrollo por análisis estructurado, y método del prototipo de sistemas. El primero lo divide en seis actividades: investigación preliminar, determinación de los requerimientos del sistema, diseño del sistema, desarrollo del software, prueba de los sistemas e implantación y evaluación. La segunda, consiste del análisis y el diseño estructurado. Dentro del análisis estructurado considera los elementos del DFD y diccionario de datos. Comparando esta segunda estrategia con la distinción que hace el libro básico utilizado en esta unidad, entre metodologías, herramientas y técnicas, observamos que en realidad, el análisis y el diseño estructurado son técnicas, así como el DFD (orientada a procesos) y el diccionario de datos (orientada a datos). Todas ellas, pueden incluirse en cualquier metodología de sistemas (ver unidad 5). Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill.

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UNIDAD 4

Planificación de sistemas

La planificación de sistemas es la primera función del ciclo de vida de desarrollo de sistemas que arranca con una visión global del dominio entero del negocio y establece el contexto de negocio o tecnológico apropiado. La visión global se refina para obtener dominios de interés o áreas de negocios específicos (ej. fabricación, mercadotecnia, finanzas, ventas, etc.). Luego, el enfoque se estrecha hacia un domino específico, aislando las funciones de negocios y procedimientos en que los sistemas de información pueden prestar soporte al área de negocio. Un sistema particular normalmente comprende procesos de diferentes áreas de negocios, por ej. finanzas y de ventas. De esta manera se define la cartera de sistemas de información que requiere la organización y se asigna una prioridad a los mismos.



La unidad se ha dividido en cuatro temas referenciados en la siguiente tabla.

Tema MATERIAL DE

REFERENCIA


La planificación de sistemas.


6 ¿Qué es la planificación de sistemas?.

220 - 222

Fase de estudio de la planificación de sistemas.

“

“

Fase de estudio de la planificación de sistemas.

222 - 233

Fase de definición de la planificación de sistemas.

“

“

Fase de definición de la planificación de sistemas.

233 - 246

Fase de análisis de áreas de empresa de la planificación de sistemas.

“

“

Fase de análisis de áreas de empresa de la planificación de sistemas.

246 - 256

Distinguir la(s) fase (s) y/o actividad(es) de la etapa de planificación de sistemas en una situación dada.

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Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: La planificación estratégica de sistemas, dirigen la atención de las empresas hacia la

tecnología y los sistemas de información para hacer operaciones más eficientes, aumentar el valor de la empresa y conseguir ventajas de tipo competitivo. La planificación de sistemas es semejante al análisis de sistemas, con la diferencia del ámbito en que se aplican. En la planificación se estudia toda la empresa o una parte de ella, para elaborar un plan que incluya los sistemas de información y las tecnologías que reportan un máximo beneficio a la empresa. En el análisis de sistemas se estudia cada uno de los sistemas de dicho plan. La planificación de sistemas se considera cada vez más dentro del ciclo de vida de desarrollo de sistemas de las empresas, debido a que las empresas han advertido que los mismos no deben evolucionar en forma aleatoria sino que han de regirse por un plan. La planificación de sistemas es realizada por las personas que pertenecen normalmente al cuerpo directivo de las empresas o propietarios de sistemas. Por ello, los bloques elementales de los sistemas de información, tales como personas, datos, actividades, redes y tecnología deben ser vistos desde la perspectiva de los propietarios de sistemas. Los propietarios de sistemas son una categoría del bloque personas. En el caso de la función de planificación de sistemas los propietarios ven los datos como entes gruesos o sin refinar (en términos de la empresa) y no desmenuzados (en términos de sistemas). Los propietarios entienden los datos como materiales, clientes, solicitudes, etc. Los propietarios ven las actividades al nivel más alto de la empresa, o en otras palabras, funciones de la empresa, como ventas, cobranzas, contabilidad, etc. Las redes son vistas por los propietarios, como interconexiones de diferentes lugares geográficos y no desde el punto de vista técnico. La tecnología está ubicada en cada uno de los lados de la base de la pirámide y es utilizada para implantar la correspondiente cara de la pirámide, es decir, la tecnología de datos, la tecnología de procesos y la tecnología de comunicaciones. Ahora veamos en forma breve para cada fase de la planificación de sistemas, su propósito, técnicas utilizadas y productos finales.

La fase de estudio es una de las pocas fases del ciclo de vida donde los bloques elementales de sistemas no son de utilidad para alcanzar sus objetivos, ya que se precisa un conocimiento ejecutivo de la empresa y no de los sistemas de información. Por suerte, los métodos de ingeniería de información permiten alcanzar los objetivos de la fase de estudio. El propósito de la fase de estudio es estudiar el cometido de la empresa (misión) para competir actualmente en el mercado. Las actividades de la fase de estudio son: 1) formar el equipo de planificación, 2) definir el ámbito y las expectativas de planificación, 3) identificar medidas de rendimiento de la empresa, 4) desarrollar un plan de proyecto para la siguiente fase, y 5) revisar las conclusiones y comunicar las aspiraciones de la empresa. Los métodos para analizar las competencias de la empresa son: el análisis de los factores críticos de éxito, el análisis de la competencia y el análisis de la cadena de valores. El producto resultante de la fase de estudio es un plan de trabajo para la fase de definición.

La fase de definición tiene como propósito definir un plan de desarrollo de sistemas de información y de empleo de tecnologías de información que apoyen la misión de la empresa. Las actividades son: 1) elaborar un modelo de empresa, 2) evaluar las estrategias actuales de empresa, 3) evaluar los servicios y las estrategias actuales de información, 4) identificar y fijar prioridades en torno a las áreas de empresa, 5) completar la nueva arquitectura de información, 6) identificar y planear proyectos posteriores, y 7) revisar las conclusiones y aprobar el plan. Entre las técnicas para desarrollar estas actividades se encuentran las matrices de asociaciones, análisis de afinidades y análisis de agrupaciones. El producto final de la fase de definición es un plan estratégico de sistemas de alto nivel.

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La fase de análisis de áreas de empresas tiene como propósito ampliar el plan estratégico de sistemas por área de empresa para obtener sistemas altamente integrados en la empresa. Las actividades son: 1) formar un equipo de análisis, 2) identificar medidas de rendimiento del área de empresa, 3) elaborar un modelo del área de empresa, 4) evaluar el rendimiento actual del área de empresa y de los sistemas de información, 5) identificar y establecer prioridades en los proyectos de desarrollo, 6) planear proyectos de desarrollo, y 7) revisar las conclusiones y aprobar el plan. Entre las técnicas usadas en la fase de análisis se encuentran: técnicas de investigación de hechos, desarrollo conjunto de aplicaciones, análisis de viabilidad, y técnicas interpersonales. Los productos finales son: un plan de área de empresa, proyectos planificados de desarrollo de bases de datos y/o redes, y 3) proyectos planificados de desarrollo de aplicaciones.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados del libro “Análisis y diseño de sistemas de información”. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Le sugerimos al alumno, la lectura del cuadro la nueva generación, donde se presenta la reingeniería de procesos como un método para rediseñar los procesos de empresa existentes con el fin de mejorar su eficiencia y eficacia “antes” de aplicar la tecnología de información.

Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


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Ejercicio

1. El Instituto Universitario de Tecnología Fe y Prosperidad (IUTFP) es una institución educativa, entre cuyas unidades organizativas se encuentra el Departamento de Telemática (DT). Esta unidad se encuentra físicamente ubicada dentro de las instalaciones de la sede principal del IUTFP, atendiendo a esta sede, así como, a otras dos extensiones que se encuentran ubicadas en otras regiones del país.

Actualmente, el DT presenta una serie de deficiencias en su funcionamiento, por lo cual la directiva del IUTFP ha decidido emprender un proyecto de planificación de sistemas en dicho departamento, a fin de determinar de que manera, las tecnologías y los sistemas de información, pudieran contribuir a mejorar su desempeño. Desde la perspectiva de la planificación de sistemas se considerará al DT como un área de empresa, que se visualiza como si fuese la empresa total.

A continuación se listan una serie de actividades que se han realizado en dicho proyecto.

a) Nombramiento del director del IUTFP, como director ejecutivo del proyecto de

investigación de sistemas de información, y del jefe del DT como director de Información. Éste comprometió al personal técnico de su departamento, a realizar el papel de analistas de datos, en el sentido de que recolecten los datos primarios que servirán de marco al referido proyecto.

b) Los analistas de datos trazaron el modelo de contexto, a fin de delimitar claramente el ámbito del proyecto. En dicho modelo se reflejan las conexiones que tiene el DT con las restantes unidades del IUTFP.

c) El director ejecutivo con la ayuda del director de información, estableció con base al modelo de contexto, al equipo de colaboradores ejecutivos del proyecto. El equipo quedó conformado por los jefes de los departamentos que son los principales receptores de los servicios del DT. Tales departamentos están conformados por personal administrativo o docente.

d) Los analistas de datos utilizando diversas técnicas de investigación de hechos, como revisión documental, entrevistas, encuestas y observación directa procedieron a identificar en relación al DT, los siguientes aspectos: La visión es “Que a través del fomento de tecnología telemática de vanguardia, y del apoyo y asistencia que preste al personal administrativo y docente, así como del estudiantado del IUTFP, se proyecte con éxito en el desarrollo de la institución”.

La misión es la de promover las nuevas tecnologías telemáticas, así como, efectuar el mantenimiento y soporte técnico de los equipos telemáticos, que están en funcionamiento en las unidades organizativas del IUTFP.

Las metas generales son : ° Mantener un permanente monitoreo de las tecnologías telemáticas de punta que

se encuentren en el mercado. ° Promover ampliamente en el instituto, aquellas innovaciones tecnológicas

telemáticas que pudieran satisfacer las necesidades del instituto. ° Incentivar fehacientemente ante la directiva del instituto, la inclusión dentro de la

planificación de tecnologías y sistemas, a aquellas tecnologías que parecieran adecuadas al instituto.

° Planificar, organizar y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos telemáticos que funcionan en la institución.

° Coordinar y efectuar el soporte técnico a las unidades de la institución en cuanto a los equipos telemáticos.

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Los objetivos son: ° Mantener un catálogo de al menos 10 compañías proveedoras de equipos

telemáticos, con las cuales mantener un contacto al menos trimestral. Las vías de comunicación serán por contacto personal, envío de catálogos, o vía internet.

° Aprovechar el uso de carteleras informativas, cartas personalizadas, correo electrónico de la Intranet de la institución, para difundir trimestralmente, las nuevas tecnologías telemáticas en la institución.

° Utilizar la figura de reuniones semestrales, a fin de discutir con la directiva y unidades, qué tecnologías pudieran incluirse en la planificación de tecnologías y sistemas.

° Atender y satisfacer al menos, el 90% de las solicitudes de servicio referentes al soporte técnico de los equipos telemáticos utilizados en las diferentes unidades del IUTFP. Las solicitudes que no puedan atenderse se resolverán vía “outsourcing”.

° Atender y satisfacer al menos, el 90% de las solicitudes de servicio referentes al mantenimiento a los equipos telemáticos utilizados en las diferentes unidades del IUTFP. Las solicitudes que no puedan atenderse se resolverán vía “outsourcing”.

Las amenazas y oportunidades ambientales ° La situación política que podría afectar el establecimiento en el país de

compañías proveedoras de tecnologías. ° Los ingresos económicos del instituto, que provienen principalmente del

estudiantado, así como el poder adquisitivo del dólar, que podrían afectar la compra de tecnologías.

° El establecimiento de convenios interinstitucionales podrían favorecer el intercambio tecnológico.

Debilidades y fortalezas del DT ° Existencia de poco personal para atender la gran demanda de solicitudes de

servicio de mantenimiento y soporte técnico. ° La alta disposición del poco personal existente a mantenerse actualizado en

cuanto a nuevas tecnologías telemáticas. ° Dificultad en cuanto a la restricción presupuestaria y de tiempo del personal, para

que realice la investigación de nuevas tecnologías y cursos de adiestramiento de los equipos telemáticos adquiridos.

° Retraso en la atención de las solicitudes, debido a que el DT tiene que requerir ante la Unidad de Almacén, los equipos telemáticos, partes y materiales, que necesita para atender las solicitudes de mantenimiento a los equipos telemáticos.

° Retraso en la atención de las solicitudes, debido a que el DT tiene que tramitar ante la Unidad de Compras, los equipos, partes y materiales que no están en la Unidad de Almacén, y que necesita para efectuar los mantenimientos que les solicitan.

° No se planifican las actividades a realizar, ni se registran las ya realizadas. ° Desactualización de los procedimientos a seguir para la ejecución de actividades.

e) El equipo de planificación una vez concluidas las reuniones pautadas, elaboró un informe donde se incluyeron los puntos tratados, así como un plan para continuar con la siguiente fase del proyecto.

f) Las conclusiones y recomendaciones del equipo de planificación se discutieron con directores ejecutivos no pertenecientes al equipo, y se decidió continuar con el proyecto, así como divulgarlo al resto de la institución.

Con base a la situación planteada, distinga los ítem de la lista presentada, que se correspondan con la(s) fase(s) y/o actividad(es) de la etapa de planificación de sistemas.

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FASE DE ESTUDIO Nombre de la actividad Ítem

1. Formar el equipo de planificación 2. Definir el ámbito y las expectativas de planificación 3. Identificar las medidas de rendimiento de la empresa. 4. Desarrollar un plan de proyecto para la siguiente fase 5. Revisar los descubrimientos y comunicar las aspiraciones de la planificación

FASE DE DEFINICIÓN Nombre de la actividad Ítem

1. Definir Un modelo de empresa 2. Evaluar las estrategias actuales de empresa 3. Evaluar las estrategias y los servicios actuales de información 4. Identificar áreas de empresa y establecer prioridades 5. Completar la nueva arquitectura de información 6. Identificar y planear proyectos posteriores 7. Revisar las conclusiones y aprobar el plan

FASE DE ANÁLISIS DE ÁREA DE EMPRESA Nombre de la actividad Ítem

1. Formar el equipo de análisis 2. Identificar medidas de rendimiento del área de empresa 3. Elaborar un modelo del área de empresa 4. Evaluar el rendimiento actual del área de empresa y delos sistemas de información 5. Identificar proyectos de desarrollo y establecer prioridades 6. Planear una estrategia y proyectos de desarrollo de aplicaciones 7. Revisar las conclusiones y aprobar el plan

Nota: Para establecer la correspondencia, vincule cada ítem con la casilla pertinente, por medio de la letra que lo designa en la lista.

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Respuesta al ejercicio

FASE DE ESTUDIO Nombre de la actividad Ítem

1. Formar el equipo de planificación a, c 2. Definir el ámbito y las expectativas de planificación b 3. Identificar las medidas de rendimiento de la empresa. d 4. Desarrollar un plan de proyecto para la siguiente fase e 5. Revisar los descubrimientos y comunicar las aspiraciones de la planificación f

FASE DE DEFINICIÓN Nombre de la actividad Ítem

1. Definir Un modelo de empresa 2. Evaluar las estrategias actuales de empresa 3. Evaluar las estrategias y los servicios actuales de información 4. Identificar áreas de empresa y establecer prioridades 5. Completar la nueva arquitectura de información 6. Identificar y planear proyectos posteriores 7. Revisar las conclusiones y aprobar el plan

FASE DE ANÁLISIS DE ÁREA DE EMPRESA Nombre de la actividad Ítem

1. Formar el equipo de análisis 2. Identificar medidas de rendimiento del área de empresa 3. Elaborar un modelo del área de empresa 4. Evaluar el rendimiento actual del área de empresa y delos sistemas de información 5. Identificar proyectos de desarrollo y establecer prioridades 6. Planear una estrategia y proyectos de desarrollo de aplicaciones 7. Revisar las conclusiones y aprobar el plan


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Bibliografía Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. En [cap. 15, págs. 581 - 605], plantea que si la empresa tiene una política preactiva hacia los sistemas de información, entonces estos serán vistos como armas estratégicas ofensivas para dar a las organizaciones una ventaja competitiva. Una metodología para la planeación de sistemas de información tiene tres fases: establecer los objetivos de cada proyecto de sistemas, asegurando que estén enlazados con los objetivos de la organización; priorizar las solicitudes de proyectos de sistemas; y evaluando el impacto que estos proyectos tendrán sobre el personal de la organización y los recursos tecnológicos. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. Bajo el título “planeación con el sistema de información administrativa” [cap. 9, pg. 312 - 335] se define que es estrategia y los pasos a seguir para crear una estrategia, como por ejemplo, analizar el ambiente, identificar las fuerzas y debilidades de la compañía, identificar las oportunidades por explotar, etc. También se analiza cómo contribuye el MIS a la creación de estrategias, cómo elaborar un plan a largo plazo y cómo pasar de éste a un plan a corto plazo. Plantea en [cap. 12, págs. 414 - 424] la necesidad, de integrar la planeación de los sistemas de información de la empresa al plan estratégico global de la misma. El sistema que trata en particular, es el administrativo (MIS), pero esto es aplicable a las otras categorías de sistemas. Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 10, págs 163 - 168], se consideran actividades de la planificación estratégica de información (PEI). Los objetivos son: definir los objetivos y metas del negocio que sean estratégicos, aislar los factores críticos de éxito (FCE) que permitirán al negocio alcanzar esos objetivos, analizar el impacto de la tecnología y automatización en los objetivos y metas, y analizar la información existente para determinar su papel en la consecución de los objetivos y metas. Se crea un modelo de la empresa y un modelo de datos a nivel del negocio o empresa. El modelo de la empresa crea una visión en tres dimensiones de un negocio: la estructura de la organización (organigrama) y funciones que se realizan dentro de las áreas de negocio definidas en el organigrama, los procesos que se realizan en cada función, relacionar los objetivos, metas y FCE con las funciones del organigrama. El modelo de datos a nivel del negocio define los objetos datos claves y sus relaciones entre ellos y con otras áreas de negocio. Luego, se va a un nivel mayor de detalle, para analizar las áreas de negocio (funciones del organigrama), definiendo para estas, un modelo de datos (más refinado que el modelo de datos a nivel del negocio),y un modelo de flujo de procesos. La idea es relacionar cada área de negocio con los objetivos de la PEI.

Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. Expone con amplitud algunos aspectos que se corresponden con las actividades que comprenden las fases de la planificación de sistemas, según el libro básico. Bajo el título “Administración del portafolio de desarrollo de aplicaciones” designa el conjunto de proyectos de sistemas de información propuestos y aprobados que se encuentran actualmente en desarrollo. En el [cap. 2, págs. 55 - 99] los aspectos tratados son: razones para proponer proyectos, metodologías para la planeación de sistemas, fuentes de solicitudes de proyectos, proceso de selección y revisión de proyectos, administración de la evolución del portafolio, integración del portafolio de aplicaciones, solicitud del proyecto, investigación preliminar, y selección de la estrategia para el desarrollo del proyecto. En investigación preliminar, se determina el ámbito del estudio, se conduce la investigación, se prueba de la factibilidad del proyecto (factibilidad: operacional, técnica, financiera y económica). Este último aspecto, se ubica en la unidad 14.

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Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill.

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MÓDULO II

Análisis de un sistema de información El presente módulo hace énfasis en una de las funciones o etapas del desarrollo de sistemas más importante, la cual se denomina análisis de sistemas. Su importancia deriva del hecho que la calidad de las subsiguientes funciones depende de cómo se haya hecho el análisis de sistemas. El análisis de sistemas es el estudio de un sistema actual de información de la empresa y la definición de las necesidades y prioridades de usuario para obtener un sistema nuevo y mejorado.

Objetivo del módulo

Estructura del módulo

El módulo se divide en ocho unidades. Las unidades 5 a la 7, describen las técnicas que son propias del análisis de sistemas. Las unidades 8 al 11, tratan las técnicas que se usan en el análisis de sistemas, pero son comunes a otras etapas del desarrollo de sistemas, y que los autores del libro las refieren como “Actividades cruzadas del ciclo de vida”. La unidad 12 da una vista global de toda la etapa del análisis en términos de sus fases y actividades. Veamos a continuación una síntesis de cada una de ellas. La unidad 5 muestra la técnica de la modelización de datos, a través de la herramienta denominada Diagrama Entidad-Relación para la descripción de las entidades y de las asociaciones existentes entre las entidades de un sistema. También presenta el concepto de diccionario de proyecto y cómo utilizarlo para documentar la especificación de los datos y las informaciones. La unidad 6 explica la técnica de modelización de procesos, a través de la herramienta denominada diagrama de flujo de datos para describir los problemas y soluciones de los sistemas en términos del flujo de datos, a través del sistema y las actividades que se llevan a cabo con dichos datos. También muestra cómo utilizar el diccionario de proyecto para documentar la especificación de los procesos. La unidad 7 expone la técnica de modelización de redes, a través de la herramienta denominada diagrama de conectividad de puestos para expresar la situación geográfica de las personas, los datos y las actividades. Así mismo, presenta cómo utilizar el diccionario de proyecto para documentar la especificación de los procesos. La unidad 8 expone la modelización propia de la gestión de proyectos, a través de dos herramientas: Diagramas Pert y Gantt. Éstas servirán de ayuda al analista para programar sus actividades, evaluar el progreso de las mismas y modificar la planificación. La unidad 9 estudia las técnicas de investigación de hechos. Estas se usan para recabar de los usuarios finales la información, las opiniones y las necesidades asociadas a los hechos. Entre las técnicas se incluyen el muestreo, la investigación, la observación, los cuestionarios, las entrevistas y las sesiones de desarrollo conjunto de aplicaciones (DCA).

Analizar de manera integradora y generalista, un sistema de información aplicando las técnicas y herramientas del ciclo de vida.

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La unidad 10 presenta las técnicas de viabilidad y de costos y beneficios. La importancia de ellas radica, en que toda organización desea saber si es posible iniciar un proyecto de sistemas, y si va a obtener beneficios y reducir costos. La unidad 11 explica las técnicas de comunicación que ha de dominar el analista de sistemas, tanto para recabar información como para exponer los resultados obtenidos. Las técnicas que se verán, serán las de planear y organizar reuniones, coordinar sesiones de “brainstorming” y reuniones de proyectos sobre documentación, hacer presentaciones habladas y escribir informes. La unidad 12 trata lo concerniente al análisis de sistemas, la segunda función o etapa del proceso de desarrollo, donde se conoce el sistema actual de la empresa, se definen los objetivos y las prioridades para obtener las mejoras y se definen las necesidades de empresa. Procedamos ahora, a entrar en detalle en cada una de las unidades nombradas.

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UNIDAD 5

Técnica de modelización de datos

La modelización de datos es una técnica para la definición de los requisitos de datos que se almacenarán en el nuevo sistema. Una herramienta muy conocida de modelización de datos, son los diagramas entidad-relación (DER) que muestran entidades y relaciones. Las entidades son personas, objetos, sucesos y lugares que pueden ser descritos mediante atributos de datos. Un ejemplo de una entidad persona son los “clientes” de una empresa. Un ejemplo de una entidad objeto es un “pedido”. Un ejemplo de relación entre ellos, es que “los clientes encargan pedidos”. Una vez que el modelo de datos es elaborado, se utiliza un método de normalización para simplificar dicho modelo, haciéndolo más fácil de comprender, no redundante y flexible. El modelo de datos esencial normalizado del sistema propuesto obtenido en esta unidad, debe documentarse en un diccionario de proyectos, al igual que los modelos esenciales de procesos y redes del sistema propuesto, que obtendremos en las subsiguientes unidades. Como en esta unidad, iniciaremos el uso de tal diccionario, definiremos su propósito, contenido y organización. Luego, veremos cómo describir los tipos de estructuras de datos para un flujo de datos, entidades de datos, y almacenes de datos. Finalmente, se nos explican las directrices y convenciones para especificar en un diccionario de proyectos, las estructuras de datos definidas y otros elementos relacionados.



La unidad se ha dividido en siete temas referenciados en la siguiente tabla.



Introducción a la modelización de sistemas.


8 Introducción a la modelización de sistemas.

318 - 320

Diagramas de entidad-relación.

“

“

Diagramas de entidad-relación.

320 - 342

Cómo construir modelos de datos.

“

“

Cómo construir modelos de datos.

342 - 357

El diccionario de proyectos.

¿Qué es un diccionario de proyectos?.

446 - 450

Descripción de las estructuras de datos.

“

11

Especificación de las necesidades de datos e información en un diccionario de proyectos.

450 - 456

Aplicar las técnicas de modelización de datos en un sistema, documentando el resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.

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TEMA MATERIAL DE

REFERENCIA CAPÍTULO TÍTULOS PGS.

Herramientas para implantar o documentar un diccionario de proyectos: (CASE) y otras dos alternativas.


11 Ingeniería de sistemas asistida por ordenador (case) para la especificación de las necesidades de datos y de procesos.

471 - 472

Documentación de las estructuras de datos y elementos relacionados en un diccionario de proyectos.

Cómo especificar las necesidades de datos y de información en un diccionario.

472 - 483

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: Los modelos de sistemas desempeñan un importante papel en el desarrollo de sistemas.

Un modelo es una representación de la realidad. Con un modelo, podemos representar el sistema actual y el sistema propuesto. Un modelo para el sistema actual o para el propuesto, puede representar lo que “ES” el sistema y otro modelo, puede representar, “CÓMO” es su implantación física. Al primer modelo, se le llama modelo esencial, y al segundo, modelo de implantación. En esta unidad, se presenta la modelización de datos como una técnica para la definición de las necesidades de almacenamiento de datos. El modelo de datos que obtendremos es un modelo esencia de datos del sistema propuesto. Debido a que los datos de una empresa cambian muy poco, el modelo esencial de datos del sistema actual, sirve para documentar también el sistema propuesto.

Una de las herramientas para la modelización de datos es el Diagrama Entidad - Relación, el cual describe las relaciones que existen entre las diferentes entidades de datos de una empresa. o Una entidad de datos es cualquier ente, real o abstracto, sobre el que deseamos

almacenar datos. Una relación de datos es una asociación natural que existe entre una o más entidades. Por ejemplo, una entidad puede ser CLIENTE y otra entidad, puede ser PEDIDO. La entidad CLIENTE contiene todos los datos relativos a un cliente de una empresa. La entidad PEDIDO contiene todos los datos relativos a los pedidos de un cliente.

o Entre estas dos entidades, existe una relación bidireccional. Una relación que vincula a un CLIENTE con un PEDIDO se lee “un cliente hace un pedido”. La otra relación, que vincula PEDIDO con CLIENTE se lee “un pedido es hecho por un cliente”.

o Los atributos de datos son características comunes a todas las ocurrencias de una entidad concreta. Por ejemplo, la entidad CLIENTE puede tener entre otros atributos de datos, la cédula de identidad del cliente, el nombre del cliente y la dirección del cliente. Los valores de estos atributos de datos, cambian por cada ocurrencia de cliente. Por ejemplo, un cliente podría tener por nombre “Pedro González” y otro cliente, podría llamarse “David Fernández”. Un atributo de datos o una combinación de atributos de datos, se convierte en un identificador único para una ocurrencia de una entidad. Por ejemplo, el identificador para la entidad CLIENTE podría ser el atributo de datos cédula de identidad, ya que la cédula de identidad de un cliente no es igual a la de otro cliente.

46

o Puede ocurrir que una entidad pueda dividirse en varias entidades subtipos. La entidad que se divide se denomina “supertipo”. Todos los atributos de la entidad “supertipo” son también atributos de las entidades “subtipo”, pero éstas, tienen algunos atributos que le son propios. Por ejemplo, la entidad supertipo CLIENTE puede tener como subtipos CLIENTE-NATURAL Y CLIENTE-JURíDICO. Los atributos cédula de identidad, nombre y dirección son todos los atributos de la entidad CLIENTE, y son también atributos de las entidades CLIENTE-NATURAL y CLIENTE-JURÍDICO. Pero, por ejemplo, CLIENTE-NATURAL tiene además el atributo “número de seguro social”, mientras que CLIENTE-JURÍDICO tiene el atributo “número de RIF”.

o Con respecto a las relaciones, existen dos reglas que las rigen: el orden y la cardinalidad. El orden y la cardinalidad determinan respectivamente, el número mínimo y máximo de presencias de una entidad con respecto a otra. Por ejemplo, entre CLIENTE y PEDIDO, en la relación “un cliente hace un pedido”, una presencia de CLIENTE puede no tener una presencia de pedido o tener varias presencias de pedido, es decir, el mínimo es cero y el máximo es muchos. Otro tipo de relaciones pueden ser descritas por atributos de datos, es decir, por una entidad asociativa. También, hay relaciones complejas o extendidas, como por ejemplo, entre presencias diferentes de una entidad. También, pueden existir relaciones entre más de dos entidades, y se denominan relaciones N-arias.

A lo largo del ciclo de vida, se construyen modelos de datos. o Durante la planificación de sistemas, se crean dos modelos:

° En el modelo esencial de datos de empresa, las entidades representan cuestiones sustanciales de alto nivel acerca de las cuales la empresa requiere información, y en él, generalmente no se definen atributos de datos.

° En el modelo de datos por cada área de empresa, se consideran las entidades y relaciones pertenecientes a un área de empresa particular. Este modelo, completa y detalla la parte del modelo de empresa que le compete.

o Durante el análisis de sistemas, se inicia el desarrollo de aplicaciones, y se crean dos modelos: ° En el modelo de datos de contexto de aplicación, se define el ámbito del

proyecto, y en él, generalmente, no se definen los atributos, órdenes y cardinalidades.

° En el modelo de datos esencial de aplicación, se definen las necesidades de datos de la aplicación, y en él, si deben definirse los atributos, identificadores, órdenes, cardinalidades, relaciones complejas, etc. Este modelo, completa y detalla un modelo de contexto de aplicación.

Para elaborar un modelo de datos, hay que realizar una serie de pasos. ° El primer paso es identificar las entidades. ° El segundo paso es definir identificadores para cada entidad. ° El tercer paso es dibujar las relaciones entre entidades de datos. ° El cuarto paso es identificar los atributos de datos. ° El quinto paso es asignar los atributos de datos a las entidades.

Un diccionario de proyectos almacena los modelos esenciales de datos, de procesos y redes del sistema propuesto, especificados durante la fase de definición, de la etapa del análisis de sistemas, ayudando al analista a hacer un seguimiento del enorme volumen de detalle que forma parte de un sistema.

Las estructuras de datos de una entidad, un almacén de datos (archivo), y un flujo de datos (de entrada o de salida), pueden ser descritas según su tipo: o En la estructura de datos secuencia, todos los atributos de datos adoptan un valor

determinado.

47

o En la estructura de datos selección, del total de atributos, hay un grupo de ellos, de los cuales sólo uno, adoptará un valor determinado. Este es el caso del o-exclusivo. Cuando el tipo de selección es o-inclusivo, del total de atributos, hay un grupo de ellos, donde todos o una parte, puede tomar un valor determinado.

o En la estructura de datos repetición, del total de atributos, un grupo de ellos, se repite más de una vez, para una sola ocurrencia de un registro de datos. También, podemos encontrar estructuras de datos donde algunos atributos pueden tomar o no valores de manera opcional. Podemos también encontrar, que un mismo atributo, se encuentre en más de una estructura de datos, y que dicho atributo, esté compuesto de subatributos. A fin de no repetir, ese atributo con sus correspondientes subatributos, tantas veces como estructuras lo utilicen, podemos definirlo aparte, para que sea reutilizable, es decir, solamente nombrarlo (sin desglosarlo con sus subatributos), en las estructuras que lo usen.

Cada vez, con más frecuencia se utiliza la tecnología CASE para almacenar y extraer los datos del diccionario. Si no se dispone de una herramienta CASE, existen formas alternativas para implantar o documentar un diccionario de proyectos. La primera, es utilizar formatos estándar y la segunda, utilizar un procesador de textos. Tanto para los modelos de datos, procesos y redes (estos dos últimos los veremos en las subsiguientes unidades), pueden usarse las tres opciones.

En el diccionario de proyectos se documentan las estructuras de datos de las entidades, almacenes de datos, flujos de datos, y además, registros de datos, atributos de datos, tablas de códigos, y otros elementos relacionados con cada uno de ellos.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados del libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Le recomendamos al estudiante que lea el cuadro La Nueva Generación del capítulo 11, donde se describe la tendencia actual de las organizaciones a tener un diccionario corporativo, el cual centraliza todos los datos de la empresa. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


48

Ejercicios

1. Dada la siguiente descripción de las entidades y sus relaciones, prepare un borrador de diagrama entidad-relación (DER). Asegúrese de consignar todas las suposiciones razonables que considere: Burgess World Distribution Center asiste como proveedor a 45 concesionarios de Burger World. Usted está trabajando en un proyecto para construir un sistema de bases de datos distribuidas. Cada concesionario remite una previsión diaria de ventas de cada producto del menú de Burger World (los productos que se incluyen en el menú de cada restaurante) para el siguiente mes. Todos los productos de los menús requieren ciertos ingredientes y/o artículos envasados. Sobre la base de las ventas previstas de cada centro, el sistema debe generar una relación diaria de ingredientes necesarios y reunir las necesidades de dichos ingredientes en las solicitudes de compra y las expediciones (una vez por semana).

2. Ofrezca un ejemplo de cada una de las siguientes relaciones de datos: uno a uno (1:1),

uno a muchos (1:M o M:1) y muchos a muchos (M:M). Haga un DER para cada uno de los ejemplos. Asegúrese de poner títulos: nombres para las entidades de datos y verbos para las relaciones de datos. Añada comentarios al gráfico para indicar la clase de relación.

49

Respuestas a los ejercicios 1. 2.

2.

Con la respuesta a los ejercicios propuestos, hemos finalizado esta unidad 5.

0 : M 0 : M

1 : M

1 : 1

0 : M

1 : 1

INGREDIENTE ARTÍCULO ENVASADO

VENTA PREVISTA

SOLICITUD DE COMPRA

EXPEDICIÓN

PRODUCTO PEDIDO PRODUCTO

CONCESIONARIO

Despacha

Remite

0 : M

INGREDIENTE SOLICITADO

1 : M

0 : 1

TRABAJADOR CONTRATO

MOVIMIENTO HORAS

TRABAJADAS PERÍODO

Tiene 1 : 1 0 : M

Crea

1 : M

1 : 1

FÓRMULA NÓMINA

Tiene

0 : M

1 : M

50

Bibliografía

Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. En [cap. 10, págs. 293 - 315], explica como describir y crear entradas en el diccionario de datos para los flujos de datos, almacenes de datos y procesos. Luego cada almacén de datos y flujo de datos debe ser definido y luego expandido en las estructuras de datos que contiene, y éstas a su vez en los elementos de datos que contiene. La lógica de cada proceso la describe usando los datos que fluyen de o hacia el proceso. En lo atinente al análisis de decisiones y descripción de lógica de los procesos [cap. 11, págs. 339 - 370], se tratan los métodos del lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión (éste último no lo consideramos en esta unidad). Explica cómo enlazar los procesos con los diagramas del flujo de datos y el diccionario de datos. En el uso del lenguaje estructurado, considera: estructura secuencial, estructura de decisión, estructura de caso, iteración. En cuanto a las tablas de decisión, explica sus componentes: reglas, condiciones y acciones. (Nota: Esta bibliografía es pertinente para las unidades 5 y 6). Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 12, págs 201 - 206], explica una de los métodos del modelado de datos, que es el diagrama entidad – relación (DER). Entre los puntos tratados están: objetos de datos, atributos y elaciones; cardinalidad y modalidad Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. En el [cap. 12, págs. 642 - 649], explica a grandes rasgos, las entidades y sus relaciones (cardinalidad, tipos de relaciones y nombre de la relación). También, estudia en detalle, las tablas de decisión, incluyendo tipos de entradas en la tabla (limitada, entrada extendida, entrada mixta, forma else, tablas múltiples (enlazadas por transferencia directa o transferencia temporal). En cuanto al lenguaje estructurado, se examinan las estructuras de secuencia, las estructuras de decisión y las de iteración. En cuanto, al diccionario de datos [cap. 4, págs. 210 - 230], explica que es un diccionario de datos y su importancia. Expone además, que en el diccionario se registran dos tipos de descripciones para el flujo de datos: elementos de datos y estructuras de datos. Las estructuras se componen de elementos de datos. En cuanto a la descripción de los datos se tiene: nombre del dato, descripción, alias, longitud, y valores de datos. En cuanto a la descripción de la estructura de datos se tiene que éstas, se construyen sobre cuatro relaciones de componentes: secuencial, selección, iteración, opcional. Expresa la notación empleada en el diccionario de datos, y cómo se registran las descripciones de datos: definición de los flujos y almacenes de datos, definición de estructuras de datos, descripción de procesos. (Nota: Esta bibliografía es pertinente para las unidades 5 y 6) Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill. .

51

UNIDAD 6

Técnica de modelización de procesos

La modelización de procesos es una técnica para la definición de los requisitos de procesos del nuevo sistema. Una herramienta muy conocida de modelización de procesos, son los diagramas de flujo de datos (DFD). Los DFDs ilustran el flujo de datos y tareas a través de un sistema, y son utilizados en diferentes niveles de detalle, en las etapas de planificación, análisis y diseño de sistemas. El modelo esencial de procesos del sistema propuesto debe ser descrito y luego documentado en el diccionario de proyectos. Las normas y procedimientos se declaran, utilizando respectivamente, las herramientas de tabla de decisión y lenguaje estructurado.



La unidad se ha dividido en seis temas referenciados en la siguiente tabla.



Modelización de sistemas: la esencia de un sistema.


9 Modelización de sistemas: la esencia de un sistema.

364 - 366

Diagramas de flujo de datos.

“

“

Diagramas de flujo de datos.

366 - 381

Cómo construir modelos de procesos.

“

“

Cómo construir modelos de procesos.

381 - 402

El método de expansión para elaborar diagramas de flujo de datos.

“

“

El método de expansión para elaborar diagramas de flujo de datos.

402 - 409

Descripción de normas y procedimientos.

“

“

Especificación de las necesidades esenciales de procesos en el diccionario de proyectos.

456 - 471

Documentación de las normas y procedimientos en un diccionario de proyectos.

“

“

Cómo describir las necesidades de procesos en un diccionario.

483 - 485

Aplicar las técnicas de modelización de procesos en un sistema, documentando el resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.

52

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: Los modelos de sistemas que se relatan en esta unidad, fueron vistos en la unidad

anterior, de manera que pueden releerse a manera de repaso. En esta unidad, se presenta la modelización de procesos como una técnica para la definición de las necesidades de procesos de un sistema.

Una de las herramientas para la modelización de procesos es el Diagrama de Flujo de Datos (DFD), el cual representa el movimiento de datos a través de los procesos del sistema. Existen numerosas convenciones acerca de cómo dibujar el DFD. Aquí, utilizaremos la notación propuesta por dos autores: Gane y Sarson. El elemento principal de un DFD es un proceso, que es un conjunto de tareas realizadas sobre los datos entrantes a dicho proceso, para producir unos datos de salida. El flujo de datos es otro elemento del DFD, y representa los datos entrantes y salientes de un proceso. Otro elemento de los DFD son los agentes internos y externos, los cuales suministran las entradas iniciales y reciben las salidas finales. Por último, el elemento denominado almacén de datos, representa el conjunto de todas aquellas presencias de una entidad de datos.

A lo largo del ciclo de vida, se construyen modelos de procesos. Durante la planificación de sistemas, se crean dos modelos: un modelo esencial de procesos de empresa y un modelo de procesos del área de empresa. El primero, representa una visión general de las funciones (grupo de procesos) de la empresa. El segundo, consideran funciones de empresa de naturaleza semejante, cuyos procesos asociados permiten identificar potenciales aplicaciones informáticas. Durante el análisis de sistemas, se inicia el desarrollo de aplicaciones, y por tanto, se construye un modelo de procesos de contexto de aplicación y un modelo de procesos esencial de aplicación. El primero define el ámbito del proyecto, y en él, se considera un único proceso que es el sistema que conforma la aplicación informática. El segundo desglosa el único proceso del modelo de contexto en varios procesos, con sus entradas, salidas y almacenes de datos. Un modelo esencial de aplicación, completa y detalla un modelo de contexto de aplicación.

Para elaborar un modelo de procesos, hay que realizar una serie de pasos. o El primer paso es elaborar un diagrama de flujo de datos de contexto. o El segundo paso es elaborar un diagrama de descomposición que esquematice los

diagramas de flujo de datos. Este paso se realiza antes de dibujar DFDs que detallen el DFD de contexto, porque permite descomponer de manera lógica los procesos del sistema. Un diagrama de descomposición permite dividir un proceso raíz, en subsistemas, funciones y tareas. Todos ellos se representan con el símbolo del proceso. Existen dos formas de elaborar un DFD: ° El método de expansión refina un DFD general, en un solo DFD más detallado. ° El método de explosión refina un DFD general, en varios DFD más detallados.

Este último método es el usado en el libro texto, tal como se verá a partir del cuarto paso.

o El tercer paso procede a identificar los almacenes de datos, a partir del modelo de datos elaborado en la unidad anterior.

o El cuarto paso elabora un solo diagrama general de flujo de datos, con todos sus componentes, mostrando los procesos obtenidos en el diagrama de descomposición.

o El quinto paso consiste en elaborar diagramas de flujo de datos de nivel medio, obteniéndose un DFD por cada proceso del diagrama general del flujo de datos.

o El sexto paso es elaborar diagramas de flujos de datos de nivel primigenio, obteniéndose procesos que ya no pueden ser desglosados. Cada uno de estos pasos es explicado detalladamente en el libro texto, a través de ejemplos.

Los procesos se describen usando el lenguaje corriente (denominado estructurado, en informática), pero a veces, no resulta lo suficientemente claro para precisar la combinación de condiciones y reglas que hay en una empresa, y la acción a tomar por cada combinación. Por ello, se utiliza en éste último caso, la tabla de decisión.

53

En cuanto al lenguaje estructurado, se explica su sintaxis, y se distinguen tres tipos de oraciones: o Las sentencias de secuencia son oraciones que describen lo que debería hacerse en

un procedimiento, como por ejemplo calcular el saldo de la cuenta. o La sentencia de decisión permite ramificaciones de instrucciones en la forma: Si

<condición> entonces <instrucciones>, en otros casos <instrucciones>. Otro formato de decisión es cuando se dan varios casos: en el caso 1 <condición1> <instrucciones>; en caso 2 <condición 2> <instrucciones>; en caso n <condición n> <instrucciones>.

o La sentencia de repetición puede tener cuatro formas: 1) Haz <número de veces> <instrucciones>; 2) Repite <instrucciones> hasta que se cumpla <condición>; 3) Mientras se cumpla <condición> haz <instrucciones>; 4) Para cada <condición> haz <instrucciones>.

En cuanto a la tabla de decisión, se crea una matriz: o Las columnas son las Reglas o La primera porción de filas son las condiciones o La segunda porción, las acciones a realizar por cada combinación de condición y

regla. En el diccionario de proyectos se documentan los procesos descritos por medio del

lenguaje estructurado y las tablas de decisión.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados del libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


54

Ejercicios

1. Dada la siguiente descripción, elabore un DFD de contexto y el DFD por niveles para la parte de las actividades descritas. El objetivo de un SISTEMA DE SEGUROS DE AUTOMÓVILES es dotar de una póliza a los propietarios de vehículos. Inicialmente, se pide a los clientes que rellenen una PETICIÓN DE SOLICITUD DE SEGURO. Se envía entonces una PETICIÓN DE INSCRIPCIÓN DEL CONDUCTOR al departamento local de policía, que devuelve un INFORME DE REGISTRO DEL CONDUCTOR. Además, se envía una PETICIÓN DE REGISTRO DEL VEHÍCULO al departamento de vehículos motorizados, que devuelve un REGISTRO DEL VEHÍCULO. Se envían CONTRATOS DE PÓLIZAS a diversas empresas aseguradoras. El agente determina cuál es el mejor tipo de póliza para el tipo y el nivel de cobertura deseado y da al cliente una copia de la PÓLIZA DE SEGUROS, junto con una FICHA DE COBERTURA DE SEGUROS. Entonces se almacena la información sobre el cliente. Periódicamente, se genera una RELACIÓN DE CUOTAS que se envía al cliente junto con los ANEXOS A LA PÓLIZA; el cliente responde con el envío de un PAGO y un RESGUARDO DE CUOTA.

2.- Simplifique la siguiente tabla de decisión

Reglas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Condición 1 Y N Y

N Y N Y N Y

N Y

N

Condición 2 Y N Y N Y N Y N Y N Y N

Condición 3 A A A A B B B B C C C C

Acción 1 X X X

Acción 2 X X X

Acción 3 X X

Acción 4 X X X X

3.- Escriba en lenguaje estructurado un procedimiento para solicitar el préstamo de un material bibliográfico, el cual se narra a continuación en lenguaje corriente.

El usuario ubica en un Catálogo Público, el material bibliográfico que desea consultar. Una vez encontrado, llena el formato Solicitud de Material Bibliográfico con los datos de identificación de dicho material, y se lo entrega al asistente de la biblioteca. Éste, retira del estante, el material solicitado y verifica la solvencia del usuario. Si no está solvente, no le entrega el material. Si está solvente, extrae del material la Tarjeta de Identificación que está en el reverso del mismo, y anota en la misma, el nombre del usuario, la fecha de entrega y de devolución. Entrega el material al usuario y archiva la Tarjeta de Identificación.

55

Respuestas a los ejercicios 1.

SISTEMA DE

SEGUROS

PE 0

CLIENTE

PETICIÓN DE SOLICITUD DE

SEGURO

DEPARTAMENTO

LOCAL DE POLICÍA INFORME DE REGISTRO DEL CONDUCTOR

DEPARTAMENTO DE

VEHÍCULOS

MOTORIZADOS

PETICIÓN DE REGISTRO DEL VEHÍCULO

REGISTRO DEL VEHÍCULO

EMPRESAS

ASEGURADORAS

CONTRATOS DE PÓLIZAS SIN MONTO

CONTRATOS DE PÓLIZAS CON

MONTO

PÓLIZA DE SEGURO Y FICHA DE COBERTURA

DE SEGUROS

RELACIÓN DE CUOTAS Y

ANEXOS DE PÓLIZA

PAGO Y RESGUARDO DE

CUOTA

PETICIÓN DE INSCRIPCIÓN DEL CONDUCTOR

DFD de contexto

ASEGURADOS

56

SISTEMA DE SEGUROS

PE 0

SUBSISTEMA EMISIÓN PÓLIZA

PE 2

SUBSISTEMA CLIENTES

PE 3

SUBSISTEMA COBRANZA

PÓLIZA

PE 4

SUBSISTEMA SOLICITUD

PÓLIZA

PE 1

Diagrama de descomposición

RECIBIR SOLICITUD

PÓLIZA

PE 1.1

SOLICITAR REGISTRO

CONDUCTOR

PE 1.2

SOLICITAR REGISTRO VEHÍCULO

PE 1.3

COTIZAR PÓLIZAS

PE 2.1

CONTRATAR PÓLIZA

PE 2.2

ENTREGAR PÓLIZA

PE 2.3

GENERAR REPORTES

PE 3.2

ACTUALIZAR CLIENTE

GENERAR CUOTAS Y ANEXOS

PE 4.1

COBRAR PÓLIZA

PE 4.2

EMITIR PÓLIZA

PE 2.2.2 PE 2.2.1

SELECCIONAR PÓLIZA

PE 3.1

57

SUBSISTEMA SOLICITUD

PÓLIZA

PE 1

SUBSISTEMA EMISIÓN PÓLIZA

PE 2

SUBSISTEMA CLIENTES

PE 3

SUBSISTEMA COBRANZA

PÓLIZA

PE 4

CLIENTE DEPARTAMENTO LOCAL DE POLICÍA

DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS MOTORIZADOS

PETICIÓN SOLICITUD SEGURO

INFORME REGISTRO CONDUCTOR

PETICIÓN REGISTRO VEHÍCULO

REGISTRO VEHÍCULO

PETICIÓN INSCRIPCIÓN CONDUCTOR

CONTRATOS PÓLIZAS SIN MONTO

CONTRATOS PÓLIZAS CON MONTO

EMPRESAS ASEGURADORAS

CLIENTE

PÓLIZA SEGURO, FICHA COBERTURA SEGUROS

CLIENTES DB 3

DATOS CLIENTES

PÓLIZAS DB 2

COPIA PÓLIZA SEGURO, REGISTRO VEHÍCULO.

RELACIÓN DE CUOTAS Y ANEXOS DE PÓLIZA

PAGO Y RESGUARDO DE CUOTA

PAGOS PÓLIZASDB 4

RELACIÓN CUOTAS, ANEXOS, PAGOS, RESGUARDOS

SOLICITUDES PÓLIZA DB 1

REGISTRO CONDUCTOR Y VEHÍCULO

SOLICITUD SEGURO

DFD general

COPIA PETICIÓN INSCRIPCIÓN CONDUCTOR

COPIA PETICIÓN REGISTRO VEHÍCULO

COPIA FICHA COBERTURA SEGURO, REGISTRO CONDUCTOR.

CONTRATOS CON MONTO

SOLICITUDES PÓLIZAS

DB 1

PÓLIZAS DB 2

PÓLIZA SEGURO

EMPRESA ASEGURADORA

ASEGURADOS

58

PAGOS PÓLIZAS DB 4

RESGUARDOS CUOTASDB 4.3

CUOTASPÓLIZA

DB 4.1

ANEXOS PÓLIZASDB 4.2

SOLICITUDES PÓLIZAS

DB 1

SOLICITUDES REGISTROS VEHÍCULOS

DB 1.3

SOLICITUDES REGISTRO S CONDUCTORES

DB 1.2

SOLICITUD SEGURO

DB 1.1

PÓLIZAS DB 2

PÓLIZAS EMITIDAS

DB 2.1

REGISTROS VEHÍCULOS

DB 2.2

REGISTROS CONDUCTORES DB 2.3

Descomposición de almacenes de datos

59

DFD nivel primigenio

CLIENTE

PETICIÓN SOLICITUD SEGURO

RECIBIR SOLICITUD

PÓLIZA

PE 1.1 DATOS CLIENTE SOLICITAR

REGISTRO CONDUCTOR

PE 1.2

DEPARTAMENTO

DE VEHÍCULOS

MOTORIZADOS

PETICIÓN REGISTRO VEHÍCULO

REGISTRO VEHÍCULO SOLICITAR

REGISTRO VEHÍCULO

PE 1.3

SOLICITUD SEGURO DB 1.1

DEPARTAMENTO LOCAL DE POLICÍA

PETICIÓN INSCRIPCIÓN CONDUCTOR

INFORME REGISTRO CONDUCTOR

SOLICITUDES REGISTROS

CONDUCTORES

DB 1.2

COPIA PETICIÓN INSCRIPCIÓNCONDUCTOR

SOLICITUDES REGISTRO VEHÍCULOS DB 1.3

COPIA PETICIÓN REGISTRO VEHÍCULO

SOLICITUD SEGURO

REGISTRO CONDUCTOR


DATOS VEHÍCULO

60

ENTREGAR

PÓLIZA

PE 2.3

CONTRATAR PÓLIZA

PE 2.2

COTIZAR PÓLIZAS

PE 2.1

EMPRESAS

ASEGURADORAS

SOLICITUDES PÓLIZAS DB 1

COPIA PÓLIZA SEGURO, COPIA FICHA COBERTURA SEGURO, REGISTRO VEHÍCULO, REGISTRO CONDUCTOR.

CLIENTE

PÓLIZA SEGURO, FICHA COBERTURA SEGURO.



CONTRATOS PÓLIZAS SIN MONTO

CONTRATOS PÓLIZAS CON

MONTO


PÓLIZA SEGURO, FICHA COBERTURA SEGURO.

DFD nivel medio

PÓLIZAS DB 2 CONTRATOSCON MONTO

61

PÓLIZA SEGURO

CLIENTES DB 3

DATOS CLIENTES

GENERAR REPORTES

PE 3.2 PE 3.1

ACTUALIZAR CLIENTE

PÓLIZAS EMITIDAS DB 2.1

PÓLIZA SEGURO

EMPRESA ASEGURADORA

ASEGURADOS

PÓLIZAS EMITIDAS

DB 2.1


PE 2.2.1

SELECCIONAR PÓLIZA

PE 2.2.2

EMITIR PÓLIZA



CONTRATO PÓLIZA SELECCIONADO

SOLICITUD SEGURO

DB 1.1

CONTRATOS PÓLIZAS NO SELECCIONADOS

REGISTRO CONDUCTOR Y VEHÍCULO CONTRATO PÓLIZA

SELECCIONADO, COPIA PÓLIZA

SEGURO, COPIA FICHA COBERTURA

SEGURO.


PÓLIZA SEGURO, FICHA COBERTURA SEGURO

PÓLIZAS EMITIDAS

DB 2.1

REGISTROS VEHÍCULOS

DB 2.2

REGISTROS CONDUCTORES

DB 2.2

REGISTRO VEHÍCULO

REGISTRO CONDUCTOR

62

Nota: Este ejercicio puede realizarse de otras maneras; lo importante es satisfacer los requerimientos de procesos básicos de la situación problema planteada.

COBRAR PÓLIZA

PE 4.2

CLIENTE

CUOTAS PÓLIZASDB 4.1

GENERAR CUOTAS

Y ANEXOS

PE 4.1

CUOTAS PÓLIZASDB 4.1

RELACIÓN CUOTAS, ANEXOS PÓLIZA

COPIA RELACIÓN CUOTAS

AVISO VENCIMIENTO

PÓLIZA

CLIENTE

PAGOS CUOTAS, RESGUARDO CUOTAS

CUOTAS PAGADAS

DFD de nivel primigenio

RESGUARDOS CUOTASDB 4.3 ANEXOS PÓLIZASDB 4.2

ANEXOS PÓLIZA

RESGUARDOCUOTAS

63

2.- Reglas

1 2 3 4 5 6

Condición 1 Y N Y N Y N

Condición 2 Y N Y N Y N

Condición 3 A A B B C C

Acción 1 X X X

Acción 2 X X X

Acción 3 X X

Acción 4 X X X

3.- Buscar en Catálogo Público el material bibliográfico.

Llenar Solicitud de Material Bibliográfico con los datos de identificación de dicho

material.

Entregar la solicitud al asistente de la biblioteca.

Si el usuario está solvente entonces

Extraer la Tarjeta de Identificación del material bibliográfico.

Anotar en la tarjeta, el nombre del usuario, la fecha de entrega y de devolución.

Entregar el material al usuario.

Archivar la Tarjeta de Identificación.

Sino, entonces

Rechazar la solicitud.


64

Bibliografía

Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. Explica el DFD por el método de explosión, en términos generales, es decir, sin hacer la diferenciación entre el DFD esencial y el de implantación, aunque si manifiesta, que los DFDs de más bajo nivel son los utilizados por los programadores [cap. 7, págs. 262 - 267]. Explica solamente el esquema que tiene una tabla de decisión [cap. 7, pg. 259]. No ofrece ningún ejemplo. Lo mismo ocurre con la exposición que hace del lenguaje estructurado, pero dando un ejemplo uso, de la estructura FOR ALL e IF.

Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. Todo el capítulo [cap. 9, págs. 229 - 267], explica en detalle a través de un ejemplo, cómo elaborar un DFD por el método de explosión. Distingue entre un DFD lógico y un DFD físico, lo cual equivale en la terminología usada en esta unidad, al DFD esencial y DFD de implantación respectivamente. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. En [cap. 13, pg. 469] se explican de manera muy breve, para que se usan los diagramas de flujo, en particular, se debe observar que los símbolos mostrados en la figura 13 – 10, se utilizan eventualmente en el diagrama de flujo de implantación. También explica algunas pautas para construir diagramas de flujo. En [cap. 13, pg. 478], trata el tópico de las tablas de decisión definiéndolas, tipificándolas y dictando pautas para construirlas. Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 12, pág. 208 - 209], explica superficialmente el DFD, sus components y notación. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. En el [cap. 4, pág. 177 - 210], define el DFD, las diferencias entre el Diagrama Lógico (esencial, según libro básico) de flujo de datos y el Diagrama físico (implantación, según libro básico), la notación para dibujarlos (Yourdon o Gane y Sarson), proceso de construcción del DFD (en particular, el físico): diagrama de contexto, diagrama de jerarquía de procesos (equivalente, al diagrama de descomposición, del libro básico), diagrama de primer nivel, y expansión de procesos para mayor detalle. También, se expone: cómo mantener la consistencia entre procesos, convenciones de nivelación significativa, añadir controles a diagramas de bajo nivel y evaluación del DFD para verificar que es correcto. Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill.

65

UNIDAD 7

Técnica de modelización de redes

Las aplicaciones diseñadas bajo las tecnologías clientes y servidores, requieren que los analistas adopten decisiones acerca de la distribución de los datos y procesos en las computadoras que se encuentran distribuidas en múltiples lugares y que conforman la red clientes y servidores. El analista lo primero que necesita es un modelo de la forma o distribución geográfica de la aplicación. A diferencia de la modelización de datos y procesos, no ha surgido ningún estándar de aceptación general en lo que respecta a la modelización de redes. Así, que los autores del libro que estamos usando en esta asignatura, han tenido que inventar una herramienta específica, que han bautizado con el nombre de diagrama de conexión de puestos (DCP). El modelo esencial de redes del sistema propuesto debe ser documentado en el diccionario de proyectos.



La unidad se ha dividido en tres temas referenciados en la siguiente tabla.



Modelización de redes.


10 Historia y conceptos de la distribución de sistemas.

422

Diagramas de conexión de puestos.

“

“

Diagramas de conexión de puestos.

428 - 438

Documentar las redes en el diccionario de proyectos.

“

“

Cómo describir las necesidades de redes en un diccionario

485

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: La modelización de redes es una técnica que emplea diagramas para describir la forma

de un sistema de información en función de la ubicación de sus usuarios, datos y procesos, así como las interconexiones necesarias entre dichas ubicaciones.

El diagrama que se utilizará para la modelización de las redes, recibe el nombre de Diagrama de Conexión de Puestos (DCP). El símbolo principal utilizado en este diagrama, es el puesto. Un puesto es cualquier lugar en el cual existe un usuario que interacciona con el sistema de información. Aquí nos interesarán sólo los puestos esenciales, como una ciudad, sucursal, cliente, proveedor, etc.

Aplicar las técnicas de modelización de redes en un sistema, documentando el resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.

66

o Los puestos se clasifican de la siguiente manera:

° Algunos puestos están conformados por subpuestos; por ejemplo, un puesto puede ser un edificio escolar, el cual tiene varios subpuestos que son las aulas. Esto se expresa con un círculo que tiene superpuesto un signo más.

° Algunos puestos están en movimiento, como por ejemplo, una conexión al sistema vía telefónica. Esto se expresa con un par de círculos concéntricos.

° Algunos puestos corresponden a agentes externos que intentan conectarse al sistema, como por ejemplo un proveedor que se conecte al sistema de una empresa para anotar sus pedidos. Esto se expresa con un círculo que tiene superpuesto una equis.

° Un puesto primordial es el que no puede dividirse en más subpuestos. Esto se expresa simplemente con un círculo.

o Las conexiones entre puestos representan flujos de datos entre ellos. Los flujos de datos y sus volúmenes se deberán incluir en el diccionario de datos. Otros elementos propios de los DFD que podríamos incorporar al DCP son los agentes externos y los almacenes de datos. Los agentes externos se representan con cuadrados cuando la conexión de éstos con el sistema no puede automatizarse. Los almacenes de datos se usan cuando se distribuyen datos específicos a un puesto.

o La relación entre los modelos de redes datos y procesos, se establece cuando se adoptan las decisiones de diseño, concernientes a la distribución de datos y procesos.

o El modelo de redes va evolucionando a medida que se avanza en las diversas fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. ° En la planificación de sistemas, puede construirse un modelo de redes de

empresa que en lugar de expresarse como un DCP, toma forma de un diagrama de descomposición jerárquica que agrupa los puestos según criterios lógicos. También, puede construirse un modelo de redes de áreas de empresa, que detalle las necesidades de redes en torno a un área de empresa.

° En el análisis de sistemas, se construye un modelo esencial de redes de aplicación. Ahora bien, ¿Cómo se construye un DCP?. El proceso sugerido es el siguiente: ° El primer paso es identificar los puestos a partir de los agentes externos,

puestos internos y puestos móviles. ° El segundo paso es dibujar un diagrama de descomposición para esbozar y

agrupar los puestos en función de que las necesidades de datos y procesos de los usuarios de un mismo nivel sean las mismas.

° El tercer paso es dibujar un diagrama de conexión de puestos del sistema en donde se reflejan los puestos que están en el primer nivel del diagrama de descomposición de puestos.

° El cuarto paso es dibujar diagramas de conexión de puestos ampliados por cada puesto del diagrama anterior que tenga subpuestos. La explosión de este diagrama y subsiguientes, se realiza tantas veces como subpuestos queden pendientes por descomponer.

En el diccionario de proyectos se documentan las redes definidas en el modelo de redes.

67

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados en el libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al inicio del capítulo, se tratan dos temas que son de lectura opcional. En ellos, se justifica la necesidad que tienen los analistas modernos de contar con una herramienta que los ayude a tomar decisiones acerca de la distribución de datos y procesos, y se refrescan además, algunas formas de distribución de los mismos. Los títulos de estos dos tópicos son: Modelización de redes; no sólo para redes informáticas e Historia y conceptos de la distribución de sistemas. Dentro de este último tópico, sólo hemos extraído como lectura obligatoria, el concepto de modelización de redes, porque es a través de este concepto que nos introducimos en el tema propiamente dicho de esta unidad. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


68

Ejercicio

1. Dibuje un DCP esencial para documentar los puestos y las conexiones en un sistema de inscripción de una universidad a distancia cuyo proyecto piloto comenzará interconectando la sede principal (SP) y dos sedes locales (SA, SB). Un estudiante podrá inscribirse presencialmente en las sedes locales o a través de Internet. El sistema de inscripción será mantenido por personal administrativo desde 2 puestos ubicados en el edificio administrativo de la sede central, y consultado por personal académico desde 1 puesto ubicado en el edificio académico de dicha sede. En cada sede local, los estudiantes podrán inscribirse desde 2 puestos ubicados en la oficina de Servicios Estudiantiles y el personal administrativo de esta oficina, podrá consultarlo desde 1 puesto en la oficina de Registro y Control Estudios. Las sedes locales aún no se comunicarán entre si, pero si con la sede central.

Respuesta al ejercicio

PuestoMóvil

Red Sistema

SA SB SP

Edf. Acad. Pto. 1

Cont.Est. Adm. Pto.1

Edf. Admi- nistrativo

Serv.Est.Pto. 2

Serv.Est.Pto. 1

Servicios. Estudiantile

Edf.Adm. Pto 1

Edf. Adm. Pto 2

Diagrama de descomposición de puestos

69


Puesto Móvil

SPSP

SA SA

SBSB

Diagrama de conexión de puestos de alto nivel

Diagrama de conexión de puestos extendido de la sede central.

Edf.Adm. Pto 1

Edf. Adm. Pto 2

Edf. Acad. Pto. 1

SA

SB

Diagrama de conexión de puestos extendido de la sede local SA y SB.

Serv.Est. Pto. 2

Cont.Est. Adm. Pto.1

Serv.Est. Pto. 1

SP

70

Bibliografía

Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información.

3ra edición. Mc Graw Hill.

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UNIDAD 8

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos se aplica durante la planificación, el análisis, el diseño, la implantación y el soporte de sistemas. Por ello, usted recurrirá a esta unidad cada vez que necesite hacer uso de las herramientas de planificación y control de proyectos en cualquiera de las etapas antes referidas del ciclo de vida. El analista de sistema asume con frecuencia el papel de director de un proyecto, teniendo que planificar, proveer de personal, y controlar muchas tareas propias de los proyectos. El uso inadecuado de las herramientas y técnicas del análisis y diseño de sistemas, pueden ocasionar que se desarrollen sistemas de mala calidad. Pero también, los defectos en los proyectos de sistemas, pueden deberse a una mala práctica de la gestión de proyectos, y bajo ese marco de referencia es que se presentan en la lectura. Por otra parte, como una de las causas en el fracaso de los proyectos es la falta de dirección y gestión, se describen cuáles deben ser las funciones básicas de un buen director de proyectos. Aquí se presentan dos herramientas de planificación y control de proyectos, que son el gráfico PERT y el gráfico de barras, y una herramienta de gestión de expectativas, que es una matriz que lleva ese mismo nombre.



La unidad se ha dividido en dos temas referenciados en la siguiente tabla.



La gestión de proyectos.


Apéndice A ¿Qué es la gestión de proyectos?

802 - 805

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos.

“

“

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos.

805 - 821

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: La gestión de proyectos es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el

desarrollo de un sistema aceptable con un coste mínimo y dentro de un período de tiempo específico. Algunas de las causas y consecuencias de una deficiente gestión de proyectos se citan a continuación. o La primera consecuencia es la no satisfacción de necesidades, siendo una de sus

posibles causas, que se haya descuidado la detección de requerimientos. o La segunda consecuencia puede ser el cambio incontrolado del ámbito del proyecto,

lo cual puede deberse naturalmente a que durante las primeras fases, el ámbito del proyecto es rara vez, suficientemente preciso.

Usar algunas herramientas para la gestión de proyectos durante el desarrollo de sistemas.

72

o La tercera consecuencia es el aumento en los costos del proyecto, la cual puede ser

resultado de las dos primeras consecuencias, es decir, 1) si se hacen cambios en las especificaciones de los programas para cubrir necesidades no detectadas o 2) si se aumenta el ámbito del proyecto para satisfacer nuevas necesidades, entonces inevitablemente subirán los costos del proyecto. Otras causas posibles son: 3) algunas metodologías, exigen una estimación precisa de los costos en las primeras fases, pero sabemos que lo más probable es que los costos cambien durante el diseño detallado del sistema; 4) el uso de técnicas deficientes de estimación de costos; 5) el retraso en los planes de entrega.

o El retraso en los planes de entrega que causa el aumento en el costo de los proyectos, es a la vez, una consecuencia (la cuarta) de una deficiente gestión de proyectos: 1) el tiempo de retraso en una tarea no se propaga linealmente a lo largo de todo el proyecto, ya que hay dependencia serial y en paralelo entre las tareas; 2) tratar de solucionar el problema del retraso en el tiempo, incorporando más personas al proyecto, puede más bien, retrasar más el mismo, ya que no hay una relación lineal entre el tiempo y el número de personas de un equipo. Hemos visto, que causas y consecuencias en el fracaso de un proyecto, están íntimamente relacionadas.

o Ahora bien, ¿Quién debería estar pendiente de guiar un proyecto y controlar los riesgos a los cuales el mismo está sometido?. Evidentemente, hace falta un buen director de proyectos. ¿Cuáles son las funciones básicas de un director de proyectos?. Un director de proyectos tiene tres funciones principales: 1) Planificación de las tareas de proyecto y selección del equipo de proyecto; 2) organización y definición de calendarios para el proyecto; 3) Dirección y control del proyecto.

Los directores de proyectos se sirven de algunas herramientas y técnicas de gestión de proyectos. o El gráfico PERT (en español significa, Técnica de Evaluación y Revisión de

Proyectos) se utiliza en la gestión de grandes proyectos, porque permite evidenciar con precisión de tiempos la interdependencia de las tareas. Antes de dibujar un PERT, se debe hacer la estimación del tiempo requerido por cada tarea. Luego en el gráfico, se representan las tareas que requieren realizarse en serie o que pueden hacerse en paralelo. Luego, a cada tarea se le especifica el tiempo mínimo y máximo de ejecución. Cuando esos tiempos son iguales no hay holgura para realizar la tarea. Al camino que incluye la secuencia de tareas que no tienen tiempos de holgura se le denomina camino crítico, porque si una tarea se retrasa, entonces todo el proyecto se retrasa. Esto resulta de mucha utilidad para la determinación de la viabilidad de una fecha de terminación propuesta.

o La gráfica de Gantt, se sugiere utilizarla cuando el proyecto es de poca envergadura. En el eje de las abscisas se indica el tiempo, y en el eje de las ordenadas las tareas. La idea es crear por cada tarea una barra que tenga una longitud igual al tiempo de la tarea. Los solapamientos entre tareas deben expresarse en la gráfica.

o La matriz de gestión de expectativas permite que el director del proyecto y el propietario del sistema lleguen a un acuerdo sobre las expectativas del proyecto y revisen regularmente las implicaciones de los cambios en los presupuestos, los plazos y los requisitos del sistema. La matriz es muy sencilla, ya que solo tiene tres filas y tres columnas. En las filas van ubicados los atributos costos, tiempos, y ámbito de la aplicación y/o calidad. Las columnas corresponden a las prioridades; primera, segunda y tercera. La idea es asignar a cada atributo sólo una prioridad, la cual debe ser diferente a la prioridad de los otros atributos.

73

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados en el libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Invitamos al alumno a estudiar en el libro antes referido, la forma como se construye un gráfico Pert, un gráfico Gantt y una matriz de expectativas, a través de los ejemplos que se presentan. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


74

Ejercicios

1.- Calcule la duración esperada de las siguientes tareas:

ID Tarea Tiempo óptimo

Tiempo pésimo

Tiempo más probable

A 3 6 4

B 1 3 2

C 4 7 6

D 2 5 3

2.- Obtenga un gráfico de Gantt que describa gráficamente el calendario del proyecto y el

solapamiento de tareas que se describe a continuación:

ID tarea ID Acontecimiento

Acontecimiento anterior

Acontecimiento Posterior

Duración Esperada

A 2 1 3 2

B 3 2 4 3

C 4 3 5, 6 1

D 5 4 7 2

E 6 4 7 3

F 7 5 Ninguno 2

G 8 6 Ninguno 2

75

Respuestas a los ejercicios 1.-

DE = TO + (4 x TMP) + TP

6 Nota: Los tiempos obtenidos en Duración Esperada, pueden redondearse o truncarse en caso que los resultados de las operaciones se pidan en números enteros. 2.-

Tarea G

F

E

D

C

B

A

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tiempo

ID Tarea Tiempo óptimo

Tiempo Pésimo

Tiempo más probable

Duración Esperada

A 3 6 4 3,8

B 1 3 2 2

C 4 7 6 5,8

D 2 5 3 3,16


76

Bibliografía

Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. Describe de manera superficial [cap. 7, págs. 254, 256 - 257], la construcción de una gráfica PERT. Muestra un ejemplo de dicha gráfica. Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. Bajo el título “Planeación y control de actividades” [cap. 3, pg. 54 - 63], se estima el tiempo requerido para el desarrollo del proyecto de sistemas. Para ello, se utilizan las gráficas de Gantt y las gráficas PERT. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. Bajo el título “Planeación de la secuencia y redes de la ruta crítica” [cap. 13, pg. 435 - 438] se trata el tema del PERT y CPM (método de la ruta crítica). Estos procedimientos han evolucionado y hoy son esencialmente idénticos. Se aplican para relacionar la sincronización de las tareas entre sí y con la fecha de terminación del proyecto; en general se les llama métodos de red de la ruta crítica. La explicación de la técnica de redes de ruta crítica para la planeación y el control de proyectos se encuentra en [cap. 13, pg. 454- 458]. La elaboración de una gráfica Gantt, se explica someramente bajo el tópico denominado “Calendario del programa maestro” [cap. 12, pg. 438 - 439]. Muestra además, los informes que sobre avances del proyecto pueden mostrarse a los gerentes, contando por supuesto entre ellos, los informes basados en PERT, CPM; Gantt, y otros como las variancias de los gastos respecto a lo presupuestado.


77

UNIDAD 9

Técnicas de investigación de hechos

La investigación de hechos se lleva a cabo durante todas las etapas del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Los hechos son los que describen un sistema de información en términos de sus cinco bloques elementales. Los desarrolladores de sistemas pueden recurrir a seis técnicas de investigación de hechos. La primera técnica consiste en recoger una muestra de documentos, formularios y archivos existentes de la empresa, para extraer de allí los hechos pertinentes al sistema en estudio. La segunda técnica es la revisión bibliográfica y las visitas a empresas que tengan sistemas similares al que es objeto de estudio. La tercera técnica es la observación del entorno de trabajo donde se desarrollan las actividades que son pertinentes al sistema que se va a desarrollar. La cuarta técnica es el uso de cuestionarios para recabar hechos de manera uniforme, a partir de un gran número de personas, que de alguna manera estén ligadas al sistema objeto de estudio. La quinta técnica es la realización de las entrevistas al propietario y/o usuarios del sistema con la idea de obtener información de una manera más abierta, y observar la conducta gestual del entrevistado. La sexta y última técnica, es el diseño conjunto de aplicaciones que funciona como sustituto de las entrevistas, al celebrarse sesiones de trabajo de un grupo de usuarios, con el objeto de consolidar las diferentes opiniones. Para finalizar la lectura, se sugiere una estrategia o guía, que resulta de utilidad al analista inexperto, al momento de decidir qué plan de acción a seguir, para obtener información sobre el sistema; dicho en otras palabras, qué métodos utilizar y cuándo.



La unidad se ha dividido en siete temas referenciados en la siguiente tabla.



La investigación de hechos.


Apéndice B ¿Qué es la investigación de hechos?.

828 - 829

Métodos de investigación de hechos disponibles.

“

“

¿Cuáles son los métodos de investigación de hechos disponibles?.

829 - 829

Muestreo de la documentación, los formularios y los archivos existentes.

“

“

Muestreo de la documentación, los formularios y los archivos existentes.

829 - 831

Emplear las técnicas de investigación de hechos durante el desarrollo de sistemas.

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TEMA MATERIAL

DE REFERENCIA


Investigación y visitas a instalaciones.


Apéndice B Investigación y visitas a instalaciones.

831 - 832

Observación del entorno de trabajo.

“

“

Observación del entorno de trabajo.

832 - 834

Cuestionarios.

“

“

Cuestionarios. 834 - 836

Entrevistas

“

“

Entrevistas

836 - 840

Diseño conjunto de aplicaciones.

“

“

Diseño conjunto de aplicaciones.

840 - 843

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: Las técnicas de investigación de hechos permiten al analista obtener información para

construir los bloques elementales de los sistemas de información: Personas, Datos, Actividades, Redes y Tecnología. Como hemos visto en unidades anteriores, estos bloques se van documentando a medida que avanzamos en las etapas del ciclo de vida del desarrollo del sistema. De aquí, que el analista recurrirá a las técnicas de investigación de hechos, cuando lo requiera, en el transcurso de dichas etapas.

Las herramientas del análisis y diseño de sistemas se utilizan para documentar hechos, y para recabarlos, el analista debe recurrir a técnicas de investigación que aplicará en el dominio de la(s) aplicación(es) de la empresa y de sus usuarios finales. Veamos a continuación los aspectos más resaltantes de esas técnicas de investigación de hechos.

La primera técnica consiste en la búsqueda de información en documentos que tienen que ver con el sistema. Quizás el primer documento útil al analista es el organigrama de la organización. En este, él puede delinear preliminarmente, los límites del sistema y así, establecer el dominio propio del mismo. Los documentos pueden ser de tres tipos según que aporten información sobre: 1) el problema del sistema a resolver; 2) la función de la empresa; 3) estudios y diseños previos con relación al sistema que nos atañe. Como ejemplos de documentos del primer tipo tenemos: reclamos de los clientes, revisiones de rendimiento, notas de propuestas de solución, etc. En cuanto al segundo tipo de documentos, se pueden incluir: la redacción del cometido de la empresa y su plan estratégico, formularios representativos de las transacciones que realiza la empresa, procedimientos operativos estándar, etc. La documentación del tercer tipo puede ser: diccionarios de proyectos, documentación de diseño como entradas, salidas, entidades, etc. Con esta información a mano, lo que haría falta es verificar su vigencia y actualizarla y completarla. A fin de hacer más práctico, lo que podría ser el análisis de una cuantiosa cantidad de información, en la lectura se sugiere una manera de cómo determinar el tamaño de la muestra de documentos y su selección.

La segunda técnica consiste en buscar revistas, libros del mercado que expliquen el modo cómo se solucionaron problemas similares, y si existen paquetes de software que puedan resolver dicho problema. También, resulta de mucha utilidad contactar a los miembros de sociedades profesionales que puedan suministrarnos contactos con por ejemplo, empresas que hayan resuelto ese tipo de problemas.

79

La tercera técnica consiste en observar dentro del ámbito del sistema a las personas que trabajan con el sistema, para así, darle validez a la información regida hasta el momento o aclarar ciertos aspectos que al usuario le resulta difícil explicar, sino es a través de un caso práctico. En la lectura se explican unas directrices para realizar la observación y además, cuáles son sus ventajas y desventajas.

La cuarta técnica es el uso del cuestionario, el cual puede reproducirse a gran escala y obtenerse a través de él, gran cantidad de información, pero restringida a lo solicitado en el cuestionario. Los cuestionarios pueden tener formato fijo cuando contienen preguntas que requieren respuestas específicas por parte de las personas encuestadas. Pueden tener preguntas con elecciones múltiples, cuando el encuestado puede responder con elecciones múltiples. Pueden tener respuestas con opinión, cuando la respuesta como en el caso anterior, tienen un formato fijo, pero pueden expresar una valoración. En la lectura se exponen además, las ventajas y desventajas del uso de cuestionarios y una guía para un buen diseño de los mismos.

La quinta técnica es el uso de la entrevistas para obtener información más amplia que la obtenida a través de un cuestionario. Como los otros métodos, también tiene sus ventajas y desventajas. Existen dos tipos de entrevista: la no estructurada y la estructurada. En la primera, las preguntas específicas son pocas y por ello, normalmente la entrevista se sale del tema. En la segunda, la mayoría de las preguntas son específicas, y el entrevistador sólo se sale del tema cuando desea obtener aclaraciones y ampliaciones. En la lectura se explica como dirigir una entrevista, es decir: 1) seleccionar a los entrevistados, preparar la entrevista, dirigir la entrevista y hacerle seguimiento a la misma. En cuanto a la selección de los entrevistados, un organigrama ayudaría a identificar a esas personas y sus responsabilidades. Antes de proceder a entrevistarlos se debería intentar saber más sobre sus puntos fuertes y débiles. La entrevista deberá tener un tiempo límite entre media y una hora. La entrevista debe prepararse con detenimiento, con preguntas que denoten un conocimiento del tema a tratar, de manera que el entrevistado no sienta que está perdiendo su tiempo al momento de su entrevista. En la dirección de la entrevista se observan tres fases: la apertura, el cuerpo y la conclusión de la entrevista. En la apertura se ha de crear un clima de motivación, confianza y respeto; así como poner de manifiesto, el propósito y la duración de la entrevista. En el cuerpo de la entrevista se obtienen las respuestas del entrevistado a la lista de preguntas. Para concluir la entrevista, se debería expresar el agradecimiento al entrevistado. Como seguimiento a la entrevista, para mantener una buena relación con los entrevistados, debería enviárseles un informe que resuma la entrevista, el cual pueda ser modificado por el entrevistado, en caso que se refleje información no fidedigna o incompleta.

La sexta técnica, la cual se está utilizando cada vez más frecuentemente, es el Diseño Conjunto de Aplicaciones (DCA). Esto es análogo a hacer una entrevista grupal, con la ventaja que se puede llegar más rápido a lograr un consenso del grupo de usuarios y propietario del sistema, sobre los problemas, objetivos y requisitos de dicho sistema. Para dirigir una sesión de DCA se debe contar con períodos de tres a cinco días. Las etapas de una sesión de DCA son: definir el proyecto, dirigir una investigación general previa, planificar la sesión de DCA, dirigir la sesión y presentar los resultados. Para definir el proyecto, el analista realiza entrevistas a cada uno de los propietarios de sistemas a fin de acordar los usuarios que participarán en las sesiones, las fechas de las sesiones, obtener la autorización de los usuarios que participantes, resumir y revisar la definición del proyecto, seleccionar el coordinador y el escribiente de la sesión de DCA, y seleccionar un lugar para celebrar las sesiones. Para realizar una investigación general previa, el analista podría entrevistar a algunos usuarios seleccionados, a fin de obtener un conocimiento básico de las funciones de empresa y terminología actual. Para planificar la sesión, se desarrollará el guión a seguir, se distribuirá entre los participantes la agenda de la reunión, y se preparará el lugar donde se llevará a cabo la sesión. Al dirigir la sesión, se harán los comentarios de apertura, un breve repaso de la agenda y

80

objetivos de la sesión, y el moderador guiará la sesión. Luego, se presentarán los resultados mediante un documento escrito formal. Al igual que en el caso de las entrevistas, se sugiere una estrategia para que el analista inexperto investigue los hechos, combinando de la mejor manera posible los diferentes métodos ya vistos.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados en el libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


81

Ejercicios

1.- Haga una lista de las cosas que podrían influir sobre su rendimiento en el trabajo cuando fuera observado por otras personas. ¿Qué podría hacer un observador para eliminar estos problemas o inquietudes?

2.- Ofrezca dos ejemplos sobre preguntas en formato libre y un ejemplo de cada uno de los

siguientes tipos de preguntas con formato fijo: a) Elecciones múltiples. b) Respuestas de opinión c) Valoración de importancia

82

Respuestas a los ejercicios

1.-

EL OBSERVADO EL OBSERVADOR Sentirse vigilado Explicar propósito de la observación.

Tratar de pasar inadvertido. Ser interrumpido por el observador Tomar notas y después previo aviso al observador,

despejar dudas surgidas durante la observación. Temer incumplir el procedimiento operativo estándar, en caso de excepciones

No enjuiciar, sino preguntar oportunamente, por casos de excepción.

2.- El problema de sistemas que se va a tratar en este ejemplo, es concerniente al control del inventario de un almacén, que distribuye materiales a una red de bibliotecas públicas de un estado de Venezuela, previa solicitud de cada biblioteca.

a) Preguntas con formato libre

a.1) ¿Quién o quiénes se encarga(n) de proveer los materiales al almacén?

La División de Compras y Suministros dependiente de la gobernación del estado.

a.2) ¿Quién o quiénes asignan el presupuesto con el cual la División de Compras y suministros efectúa la adquisición de materiales?

La Dirección de Planificación y Presupuesto dependiente de la gobernación del estado.

b) Preguntas con formato libre

b.1) Elecciones múltiples.

En el sistema actual, no se considera un stock de inventario. ¿En realidad, Ud. cree que debe llevarse?

En caso que sea a veces, explique por qué. b.2) Respuestas de opinión

¿En qué medida Ud. considera que el sistema actual automatizado de control de requerimientos y suministros de materiales de la red de bibliotecas públicas está aportando la información adecuada a los diferentes usuarios?

SI NO A VECES

Deficientemente Aceptablemente Excelentemente

83

b.3) Valoración de importancia A continuación se listan los tipos de información que el sistema nuevo debería generar. ¿Cómo Ud. distribuiría un porcentaje del 100%, entre los distintos tipos de información, según la importancia que tendrían en el buen desempeño del sistema?

------%

Materiales solicitados por cada unidad bibliotecaria en un determinado período de tiempo

-------%

Lugar donde se encuentra ubicado determinado material (si en el almacén, o en una unidad bibliotecaria., o en tránsito)

-------%

Cantidad de un mismo material que es requerido entre todas las unidades bibliotecarias solicitantes.

-------%

Número de veces que en un período dado, ingresa un mismo material al almacén.

-------%

Materiales que están a punto de alcanzar la cantidad mínima requerida en stock

-------%

El tiempo de atención a un pedido de una unidad bibliotecaria


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Bibliografía

Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. Dentro del capítulo dedicado al análisis de sistemas [cap. 16, págs. 630 - 644], trata lo referente a las técnicas para recopilación de hechos: la entrevista, métodos de análisis (análogo al DCA), el cuestionario, la observación, el muestreo y recopilación de documentos. El tópico que más desarrolla es el de la entrevista, tratando los siguientes puntos: preparación, realización, y peligros de la entrevista. Luego, en cuanto al cuestionario, trata aspectos como: uso, limitaciones y guía para elaborar un cuestionario. Muestra un ejemplo de cuestionario que ocupa 4 páginas. En relación a la observación, trata asuntos como: preparación, realización y seguimiento de las observaciones. Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. En el proceso de búsqueda de información útil para conocer determinados hechos, el analista de sistemas tiene que tomar una decisión sobre dos puntos importantes: primero, ¿a qué documentos generados por miembros de la organización debe prestar atención?; segundo, ¿a qué personas entrevistar, aplicarles cuestionarios, u observar mientras trabajan?. Sobre este proceso de seleccionar elementos representativos de una población, trata completamente, el [cap. 4, págs. 79 - 99]. En relación al tema de la entrevista, el [cap. 5, págs. 109 - 123], y al diseño conjunto de aplicaciones (DCA) [cap. 5, págs. 123 - 128], se trata respectivamente en todo el capítulo indicado, los aspectos sobre: tipos de información buscada, planeación de la entrevista, conducción de la entrevista, escritura del reporte de la entrevista, y diseño conjunto de aplicaciones. En cuanto al tema de los cuestionarios, se utiliza todo el capítulo [cap. 7, págs. 147 - 165], para tratar asuntos como los siguientes: tipos de información buscada, planeación para el uso de cuestionarios, uso de escalas en cuestionarios, y diseño y administración del cuestionario. En lo referente al tema de la observación de los que trabajan en la oficina y al ambiente de trabajo, se dispone de todo el capítulo [cap. 8, págs. 175 - 188], para tratar asuntos como los siguientes: tipos de información buscada, observación del comportamiento del tomador de decisiones, y observación del ambiente físico. Murdick, R. & Munson, J. (1998). Sistemas de información administrativa. 2da edición. Prentice Hall. Trata en forma breve [cap. 13, págs. 463 - 465] la forma en que debe elaborarse una entrevista. Da un ejemplo de algunas preguntas que pueden hacerse a fin de recabar los hechos que nos interesan. En cuanto a los documentos, personas, equipos utilizados, relaciones laborales con otras unidades de la organización y medición del trabajo [cap. 13, págs. 466 - 469], se estudian con el fin de descubrir problemas, evaluar el control, medir errores, y examinar transacciones e informes recabados y/o generados en cada estación de trabajo involucrada en el sistema de información. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. Bajo el título “Técnicas para encontrar hechos” [cap. 3, págs. 133 – 137, 140] examina brevemente el tema de la entrevista, el cuestionario, la revisión de registros, y la observación. En la entrevista, compara los métodos de entrevista estructurada y no estructurada. Los registros incluyen manuales de política, reglamentos y procedimientos estándares de operación utilizados en la organización. Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill.

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UNIDAD 10

Técnicas de análisis de viabilidad

Los sistemas de información son una importante inversión de capital que debe ser justificada por los analistas de sistemas ante los directivos de las empresas. La viabilidad de un proyecto de sistemas debe controlarse progresivamente a lo largo de todo el ciclo de vida, para lo cual, se establecen cuáles son los puntos de control durante el desarrollo de sistemas y con qué profundidad se debe llevar a cabo el análisis de viabilidad. En este análisis se hacen cuatro tipos de pruebas de viabilidad, a saber: viabilidad operativa, viabilidad técnica, viabilidad de fechas y viabilidad económica. La viabilidad operativa es una medida de urgencia del problema o de la aceptabilidad de la solución. La viabilidad técnica es una medida que indica si una solución es práctica y dónde se encuentra disponible dentro de la organización la tecnología necesaria. La viabilidad de fechas es una medida que indica hasta que punto son razonables el calendario o los plazos de un proyecto. La viabilidad económica es una medida que indica si la solución se costeará por si misma y las ganancias que se obtendrán de una solución.






Análisis de viabilidad


Apéndice C Análisis de viabilidad: un método de control progresivo.

850 - 854

Cuatro tests de viabilidad.

“

“

Cuatro tests de viabilidad.

854 - 857

Técnicas de análisis de costos y beneficios.

“

“

Técnicas de análisis de costos y beneficios.

857 - 865

Análisis de viabilidad de sistemas candidatos.

“

“

Análisis de viabilidad de sistemas candidatos.

865 - 869

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: La viabilidad es la medida del beneficio obtenido en una organización gracias al

desarrollo de un sistema de información. El análisis de viabilidad es el proceso por el cual se mide la viabilidad. El control progresivo de la viabilidad es necesario porque el ámbito y la complejidad de un proyecto aparentemente viable pueden cambiar después de analizar en profundidad los problemas y las oportunidades o después de haber diseñado el sistema.

Emplear el análisis de viabilidad de las soluciones alternativas de sistemas.

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o Durante la etapa del análisis de sistemas, los puntos de control estarían ubicados en

las fases de inspección, estudio y definición. En la temprana fase de inspección, la viabilidad es la medida de la urgencia de una solución al problema y una primera estimación de los costos de desarrollo. En la fase de estudio, una vez que se conocen mejor los problemas y oportunidades, se puede hacer una mejor estimación de los costos y beneficios del desarrollo que se obtendrán con un nuevo sistema. El valor mínimo de la solución a un problema es igual al costo de dicho problema. En la fase de definición, una vez que el analista conoce con mayor precisión las necesidades de los usuarios con respecto al nuevo sistema, la viabilidad ha de reevaluarse en virtud de que ha podido modificarse el ámbito del proyecto, o los problemas y oportunidades.

o Durante la etapa de diseño de sistemas, los puntos de control estarían ubicados en la fase de selección, la fase aprovisionamiento y la fase de diseño. En la fase de selección, la análisis de viabilidad adquiere una particular importancia, debido a que se definen las soluciones alternativas de sistemas. En la fase de aprovisionamiento, cuando se adquieren el hardware y el software, es de vital importancia revisar el análisis de viabilidad en función de las decisiones económicas que están a punto de tomarse. En la fase de diseño, cuando ya se ha completado el diseño detallado, es crucial realizar un punto de control final de la viabilidad, ya que la etapa que sigue, que es la implantación, es a menudo la fase más costosa y la que mayor tiempo requiere.

Hay cuatro pruebas del análisis de viabilidad, a saber: viabilidad operativa, viabilidad técnica, viabilidad de fechas y viabilidad económica.

La viabilidad operativa es una medida del correcto funcionamiento de una posible solución de sistemas en la empresa. Un ejemplo sería, si el sistema ofrece los controles adecuados que lo protejan de fraudes y desfalcos y garanticen la seguridad y la precisión de los datos y la información.

La viabilidad técnica es una medida del éxito de la puesta en marcha de una solución de sistemas y de la disponibilidad de los recursos y los conocimientos técnicos necesarios. Un ejemplo sería si la tecnología de la solución propuesta tiene la suficiente madurez para ser aplicada con sencillez a nuestros problemas.

La viabilidad de fechas, como su nombre lo indica, es una medida que indica si un proyecto es razonable en el cumplimiento de su calendario.

La viabilidad económica es una medida de la eficacia de los costos asociados a una solución. Tan pronto el analista haya identificado las posibles soluciones, deberá sopesar los costos y beneficios de cada alternativa. Los costos tienen que ver con: los salarios del personal que trabaja en el proyecto; el tiempo de ordenador que se requerirá para la realización de las actividades informáticas; la formación del personal informático y usuarios finales; los costos de hardware y software, etc. Los beneficios por lo general, aumentan las ganancias o reducen los costos. Los beneficios tangibles son aquellos que son fáciles de cuantificar. Los beneficios intangibles son aquellos que se piensa serán imposibles de cuantificar, como por ejemplo la buena disposición de un cliente. Existen tres técnicas para evaluar la viabilidad económica, también denominada la eficacia de costos: análisis de amortización, rentabilidad de la inversión, y valor neto actual. Un concepto que comparten estas tres técnicas es el valor del dinero con el paso del tiempo, lo cual significa que para comparar soluciones en términos de costos y beneficios, las cantidades monetarias deben referirse al mismo momento de tiempo, por lo general, el tiempo presente. Otras dos técnicas para el análisis de viabilidad de proyectos, son más cualitativas que cuantitativas, y permiten visualizar en conjunto, las diferentes soluciones: la matriz de sistemas candidatos y la matriz de comparación de viabilidad.

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o El análisis de amortización determina cuánto tiempo pasará antes que los beneficios superen a los costos. Ese período de tiempo recibe el nombre de período de amortización.

o El análisis de rentabilidad de las inversiones es un índice que mide la relación existente entre la cantidad que obtiene una empresa de una inversión y la cantidad invertida, durante el tiempo de vida de la inversión.

o El valor actual neto es la diferencia entre la suma de los beneficios y la suma de los costos (ambos; beneficios y costos, durante el período de vida del proyecto).

o La primera es una matriz de sistemas candidatos, que nos permite comparar las diferentes soluciones de sistemas sobre la base de varias de sus características. En las columnas de la matriz se colocan las soluciones candidatas, y en las filas las características que permiten diferenciar las opciones candidatas entre si: tecnología, personas, datos, procesos y redes. En las celdas de la matriz se expresa cualquier característica que pueda ayudar al lector a comprender las diferencias entre las opciones.

o La segunda es la matriz de comparación de viabilidad, que complementa la primera matriz. Las columnas de la matriz se corresponde con las mismas soluciones candidatas mostradas en la matriz de sistemas candidatos y las filas corresponden a los criterios de viabilidad (operativa, técnica, de calendario, económica). En las celdas se coloca el resultado de la evaluación de la viabilidad, así como una puntuación, por ej. en base cien, que expresa el valor que le damos, a un criterio de viabilidad dado, en una solución propuesta dada. En función de esta puntuación y de la ponderación asignada a los criterios, se establece cuál es la mejor solución propuesta.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados en del libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


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Ejercicios

1.- ¿Cuál es la diferencia entre costos de operación fijos y variables?. Ofrezca varios ejemplos

2.- Es preciso desarrollar un nuevo sistema de información sobre planificación de producción

de la empresa XYZ con un costo de $125.000. Los costos de operación netos estimados y los beneficios netos estimados en los próximos cinco años de funcionamiento serían los siguientes:

AÑO COSTOS DE OPERACIÓN NETOS ESTIMADOS

BENEFICIOS NETOS ESTIMADOS

0 $ 125.000 $ 0

1 $ 3.500 $ 26.000

2 $ 4.700 $ 34.000

3 $ 5.500 $ 41.000

4 $ 6.300 $ 55.000

5 $ 7.000 $ 66.000

Suponiendo que se tiene una tasa de descuento del 12%. ¿Cuál sería el período de amortización de esta inversión?. ¿Sería, entonces, una buena o una mala inversión?. ¿Por qué?

89

Respuestas a los ejercicios 1.- Los costos fijos se producen a intervalos regulares y en relaciones relativamente fijas, por

ejemplo: pagos de alquiler de oficina, pagos de servicios (electricidad, agua, teléfonos, etc), pagos de personal, etc. Los costos variables se producen proporcionalmente a ciertos factores de utilización, por ejemplo: costos por tiempo de conexión a Internet, costos por mantenimiento correctivo de equipos y software, etc.

2.- AÑO FACTORES

DESCUENTO AL 12%

COSTOS NETOS

ESTIMADOS

VALOR ACTUAL COSTOS

BENEFICIOS NETOS

ESTIMADOS

VALOR ACTUAL

BENEFICIOS

BENEFICIOS - COSTOS

0 1,000 $ 125.000 $ 125.000 $ 0 $ 0 $ -125.000,00

1 0,893 $ 3.500 $ 3.125,5 $ 26.000 $ 23.218,0 $ 20.092,5

2 0,797 $ 4.700 $ 3.745,9 $ 34.000 $ 27.098,0 $ 23.352,1

3 0,712 $ 5.500 $ 3.916.0 $ 41.000 $ 29.192,0 $ 25.276,0

4 0,636 $ 6.300 $ 4.006,8 $ 55.000 $ 34.980,0 $ 30.973,2

5 0,567 $ 7.000 $ 3.969,0 $ 66.000 $ 37.422,0 $ 33.453,0

El Período de amortización es el tiempo que pasará antes que los beneficios superen a los costos. Como se ve en la gráfica antes de cumplirse el primer año, ya se empiezan a ver los beneficios, por tanto, es una buena inversión.


90

Bibliografía Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. La determinación de la factibilidad de un proyecto de sistemas [cap. 3, págs. 51 - 54], comprende varias actividades: determinación de objetivos, estimación de recursos, y evaluación de la factibilidad. La estimación de recursos, tiene que ver con la valoración de la factibilidad técnica, económica y operacional. Los proyectos que satisfagan los cinco criterios de selección de proyectos (respaldo de la administración, temporización adecuada para comprometerse con el proyecto, posibilidad de logro de mejoras de los objetivos de la organización, que sea práctico en términos de recursos para los analistas de sistemas y la organización, que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la organización pueda invertir los recursos) [cap. 3, págs. 50, Fig. 3.2], más los tres criterios de factibilidad antes nombrados, serán los seleccionados para un estudio de sistemas detallado. En cuanto a la identificación de los costos [cap. 13, págs. 415 - 424], la lectura hace particular énfasis, en lo atinente al hardware y software. Se debe evaluar el existente, si lo hay, y las posibilidades de expandirlo o de comprarlo o arrendarlo. El analista de sistemas tiene varios métodos disponibles para pronosticar los costos, beneficios, volúmenes de transacciones y variables económicas futuras que afectan los costos y beneficios. Los pronósticos o tendencias [cap. 13, págs. 424 - 437], pueden ser estimadas en base a las siguientes técnicas: juicio gráfico, el método de mínimos cuadrados y el método de promedio móvil. Para la comparación de costos y beneficios, hay varias técnicas, como: análisis de punto de equilibrio, recuperación, análisis de flujo de efectivo y valor presente. Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 10, págs 171 - 174], se considera que el estudio de viabilidad tiene cuatro áreas principales de interés: viabilidad económica, viabilidad técnica, viabilidad legal y alternativas. Muestra dos interesantes tablas (tabla 10.1 y 10.2) donde se ilustran respectivamente, los posibles beneficios y costos de un sistema de información. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. Trata someramente, las tres pruebas de factibilidad: operacional, técnica, financiera y económica [cap. 2, págs. 89 - 90].


91

UNIDAD 11

Técnicas interpersonales En los proyectos de sistemas de información con frecuencia se establece una brecha comunicacional entre los usuarios y propietarios de sistemas y los desarrolladores de sistemas (analistas, diseñadores y constructores). Cada grupo tiene su propia jerga, para denominar las mismas cosas. Por eso, la comprensión mutua entre las personas es un punto de partida muy importante para desarrollar técnicas de comunicación. En esta unidad veremos algunos medios informales que usan las personas para transmitirse sus sentimientos y reacciones, así como otras técnicas de comunicación formales como las reuniones, las presentaciones formales, las reuniones de proyectos, y los informes escritos.



La unidad se ha dividido en cinco temas referenciados en la siguiente tabla.



Comunicarse con la gente


Apéndice D Comunicarse con la gente

875 - 879

Reuniones

“

“

Reuniones

879 - 882

Presentaciones formales

“

“

Presentaciones formales

882 - 886

Reuniones de proyecto

“

“

Reuniones de proyecto

886 - 887

Informes escritos

“

“

Informes escritos

887 - 893

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: El analista debe servir de puente para superar la barrera del lenguaje que existe entre

los usuarios de los sistemas y los constructores de los mismos. Las técnicas de comunicación informal son las siguientes: o La comunicación la hacemos con palabras, tanto de forma oral como escrita. Para

lograr la aprobación de ideas por parte de los usuarios y directivos, los desarrolladores pueden elegir entre expresiones positivas y expresiones negativas. Las expresiones positivas provocan en los oyentes respuestas positivas; lo contrario ocurre con las expresiones negativas. Ambas pueden utilizarse para ganar adeptos a los cambios que se proponen. Un ejemplo de expresión positiva sería aumento en la productividad. Un ejemplo de expresión negativa sería reducir el despilfarro.

Utilizar las técnicas de comunicación interpersonal durante el desarrollo de sistemas.

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o La comunicación por correo electrónico es una forma de comunicación a distancia que está en auge. Los mensajes pueden enviarse y recibirse en casi cualquier parte del mundo, de una forma instantánea. Además de leerse, los mensajes pueden editarse, almacenarse, imprimirse o borrarse; y los costos de envío de mensajes se van haciendo más pequeños, a medida que se recupera la inversión en el software de correo y la red informática. No obstante, también tiene sus desventajas: el volumen de mensajes recibido por una persona puede ser abrumador; y no puede apreciarse el lenguaje corporal del emisor y/o receptor.

o El lenguaje corporal es toda aquella información que comunica una persona a otra

sin utilizar palabras, y cubre tres aspectos: la expresión facial, el contacto visual y la postura.

o La proxémica es la relación que se establece entre las personas y el espacio que las rodea. Su importancia deriva en que hay una relación entre la distancia a la cual se encuentran las personas que entablan una conversación y el grado de intimidad con que se tratan.

Una reunión es un intento por alcanzar un objetivo como resultado de una discusión entre varias personas. La capacidad para coordinar y participar en una reunión es básica para el éxito de cualquier proyecto. Una reunión debe prepararse, dirigirse y hacerle un seguimiento. Las reuniones deben prepararse a fin de compensar su costo -que es elevado, porque las personas dedican parte de su tiempo de trabajo- maximizando sus beneficios. En la preparación de una reunión, habrán de seguirse los siguientes pasos: 1) Determinar la necesidad y el propósito de la reunión; 2) Programar la reunión y facilitar las instalaciones; 3) Preparar una agenda. Al dirigir una reunión han de tenerse presentes varios aspectos, como los siguientes: 1) Tratar de empezar la reunión puntualmente; 2) Empezar la reunión cuando todos los invitados estén presentes; 3) Evitar las interrupciones; 4) Comenzar la reunión revisando la agenda; 5) Lograr la participación de todos los asistentes. Como el propósito de una reunión es generar el mayor número de ideas posibles para resolver un problema, un método para lograrlo se denomina “brainstorming”. Aunque la idea es proponer en un corto tiempo, el mayor número de ideas, sin analizarlas previamente, esto no significa que no haya una disciplina a seguir durante la “tormenta” de ideas. Por ejemplo, ser espontáneo y decir las ideas tan pronto se le ocurran. Hacerle seguimiento a una reunión significa que se prepara un acta de la reunión, y se envía a los asistentes, a fin de que quede registro de lo sucedido y acordado.

La presentación formal se realiza por ejemplo, para lograr la aprobación de un nuevo sistema. La eficacia de una presentación depende de su preparación. Al igual que las reuniones, las presentaciones requieren de una preparación, dirección y seguimiento. La preparación es muy importante, porque el analista lo que normalmente pretende con una presentación es proponer un cambio, y la tendencia natural de los afectados por el cambio es a oponerse al mismo. En la dirección de la realización de una presentación formal, deben seguirse algunas directrices para lograr un mayor éxito, como por ejemplo: la forma de presentarse ante el público; mantener la atención de los oyentes; responder a las preguntas; etc. Para hacerle seguimiento a una presentación formal, se ofrece al finalizar la presentación un informe escrito para que quede una copia más permanente de la información que se comunicó oralmente.

La reunión de proyecto se realiza para que el grupo de desarrollo revise en conjunto la documentación detallada del sistema, como por ejemplo, diagramas de conexión de puestos, diseños de bases de datos, normas y procedimientos, etc. Al igual que las técnicas antes descritas, la reunión de proyectos debe prepararse, dirigirse y hacerle seguimiento. En la preparación, además de programar la reunión, un aspecto importante es recabar toda la documentación que se va a presentar. Al dirigir la reunión, el coordinador debe recordar que el propósito básico de la reunión es la detección de errores y no su corrección. El seguimiento a la reunión se debe hacer lo antes posible

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por medio de un informe escrito emitido por el coordinador. Otra técnica de comunicación es el informe escrito. Este puede ser hecho con la intención de informar y/o convencer.

Informes diversos se producen en las diferentes etapas del ciclo de vida, como por ejemplo, en la planificación de sistemas, el plan y la arquitectura de información. En la hechura de un informe se deben observar su longitud, organización y redacción. La longitud del informe depende de a quien va dirigido: A mayor rango del destinatario, menor el número de páginas. En cuanto a la organización del informe, existe un patrón general que considera dos partes principales: los elementos primarios y los elementos secundarios. Los elementos primarios muestran la información que se intenta transmitir. Un ejemplo de estos elementos son la introducción y la conclusión. Los elementos secundarios muestran en si, la información resumida. Un ejemplo de estos son la carta remesa (intención del informe), la portada, el índice, la lista de figuras, tablas, el cuerpo del informe, los apéndices.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura del capítulo y temas indicados en el libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.

Ejercicios

1.- ¿Cuáles son las directrices para el éxito de una sesión de brainstorming (lluvia de ideas)?

2.- Exprese algunas sugerencias para mantener la atención de los oyentes en una

presentación oral.


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Respuestas a los ejercicios 1.-

• Aislar a las personas adecuadas en un lugar donde no se produzcan distracciones ni interrupciones.

• Asegurarse de que todo el mundo comprende el propósito de la reunión (generar ideas para resolver el problema) y se centra en el o los problemas.

• Designar a una persona para que anote las ideas. • Recordar a todo el mundo las reglas del brainstorming (lluvia de ideas):

• Ser espontáneo • No se permiten críticas, análisis o evaluaciones mientras se generan ideas. • Dar importancia a la cantidad de ideas, no necesariamente a la calidad.

• Durante un período de tiempo especificado, los miembros del equipo propondrán sus ideas tan pronto como se les ocurran.

• Después de que el grupo haya expuesto todas las ideas y éstas hayan sido anotadas, entonces y sólo entonces se analizarán y evaluarán dichas ideas.

• Se afinarán, combinarán y mejorarán las ideas antes propuestas. 2.-

• Dejar de hablar • Usar apoyo visual • Hacer una pregunta y dejar que

conteste uno de los oyentes • Cambiar el nivel de voz

• Usar el humor • Hacer algo totalmente inesperado


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Bibliografía

Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill. Kendall & Kendall (1997). Análisis y diseño de sistemas. 3ra edición. Prentice Hall. La propuesta de sistemas [cap. 14, pg. 447 - 474], es un documento crítico para vender el sistema. Para que aquella sea efectiva, han de seguirse tres pasos: organizar funcionalmente el contenido de la propuesta, escribir la propuesta en un estilo de negocios apropiado y exponer verbalmente la propuesta. Ésta, debe escribirse en forma clara y comprensible, y su contenido debe estar dividido en diez secciones funcionales, las cuales se explican en el capítulo referido. El uso adecuado de figuras, como tablas y gráficas, mejoran la propuesta. Entre las gráficas, están las línea, columna, barra y pastel. En cuanto, a la presentación verbal, el analista debe conocer por anticipado: quiénes compondrán la audiencia, el tiempo y el equipo disponible para la presentación. Además, se dan en la lectura, algunas sugerencias que pueden ayudar a los expositores a superar la ansiedad que produce una presentación oral. Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. Expone en forma resumida, cuales son los puntos que debe contener el reporte de terminación del análisis del sistema. Básicamente, es un documento que muestra los requerimientos que sobre el nuevo sistema, ha identificado el analista [cap. 16, págs. 644 - 645]. También trata sobre los métodos de presentación oral: memorización, improvisación, lectura, y método extemporáneo (ser espontáneo y enérgico). Argumenta que el uso de gráficas enriquece la exposición oral [cap. 16, pg. 645].

96

UNIDAD 12

Análisis de sistemas

El análisis de sistemas es el estudio de una aplicación de un sistema actual de empresa y de información y la definición de las necesidades y prioridades de usuario para obtener un sistema nuevo y mejorado. Consta de tres fases donde se tratan los bloques elementales de Personas, Datos, Actividades y Redes desde la perspectiva del usuario. Las tres fases son la de Inspección, Estudio, y Definición. Estas fases constan de sus respectivas actividades. Todas ellas, serán estudiadas en la presente unidad.






El análisis de sistemas.


7 ¿Qué es el análisis de sistemas?

265 - 267

La fase de inspección del análisis de sistemas.

“

“

La fase de inspección del análisis de sistemas.

267 - 276

La fase de estudio del análisis de sistemas

“

“

La fase de estudio del análisis de sistemas.

276 - 292

La fase de definición del análisis de sistemas.

“

“

La fase de definición del análisis de sistemas.

292 - 303

Los aspectos tratados en esta lectura son los siguientes: La función de análisis de sistemas se inicia cuando al grupo de analistas de sistemas se

le encarga el desarrollo de una aplicación de sistemas de información, la cual forma parte del plan de sistemas de información de la organización. El análisis de sistemas es el estudio de un sistema actual de empresa y de información y la definición de las necesidades y prioridades manifestadas por los usuarios para la construcción del nuevo sistema de información. El análisis de sistemas se lleva a cabo a través de la cooperación de los usuarios de sistemas. De aquí, que en el modelo en pirámide, los

Analizar un sistema de información realizando las actividades de la etapa de análisis de sistemas del ciclo de vida.

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bloques elementales Personas, Datos, Actividades y Redes sean vistos desde la perspectiva de dichos usuarios.

La fase de inspección estudia la viabilidad del proyecto, para saber si vale la pena construir el sistema. Las actividades de esta fase son las siguientes:

o La primera actividad es dirigir las entrevistas iniciales, con el propósito de conseguir documentación sobre el sistema existente.

o La segunda actividad es definir el ámbito de proyecto, con base a los hechos obtenidos en la fase anterior.

o La tercera actividad es clasificar problemas, oportunidades y posibles soluciones.

o La cuarta actividad es establecer un plan de proyecto propuesto, en donde se recomienda una “mejora” o un “nuevo desarrollo”.

o La quinta y última actividad, es presentar las conclusiones y las recomendaciones de la inspección al comité encargado de definir las prioridades de los proyectos potenciales de sistemas de información.

La fase del estudio analiza el sistema actual, con el propósito de conocer con mayor profundidad los problemas, las oportunidades y/o normas. A diferencia de la fase de inspección, que puede durar unos pocos días, la fase de estudio puede durar varias semanas. Las actividades son las siguientes:

o La primera actividad consiste en formar el equipo inicial del proyecto.

o La segunda actividad investiga cómo funciona el sistema, para lo cual se requiere la colaboración de los analistas, propietarios y usuarios del sistema.

o La tercera actividad, la información obtenida en la actividad anterior, se expresa en modelos de personas, actividades, datos y redes.

o La cuarta actividad, se intenta comprender bien, los verdaderos problemas y los beneficios que podrían obtenerse con las oportunidades que se identifiquen. Ciertamente, en la fase de inspección se identificaron problemas y oportunidades, pero esto se hizo de manera somera.

o La quinta actividad, establece los objetivos y las restricciones del nuevo sistema.

o La sexta actividad reevalúa el ámbito del proyecto y revisa el plan del proyecto, en función de los objetivos y limitaciones establecidos en la actividad anterior.

o La actividad 7, revisa las conclusiones y las recomendaciones a dos niveles: revisión de la calidad de cumplimiento de todas las actividades de la fase y de la documentación resultante, y revisión de la viabilidad de la continuación del proyecto.

La fase de definición, tiene por objetivos definir las necesidades de la empresa que resuelven los problemas y aprovechan las oportunidades identificadas en el sistema actual.

o La primera actividad identifica las necesidades de la nueva aplicación. Estas necesidades se deben definir y expresar de forma que puedan ser comprendidas por personal técnico como no técnico.

o La segunda actividad consiste en modelar las necesidades del sistema en términos de personas, datos, actividades y redes. Es importante acotar, que en estos modelos, no se debe hacer referencia a detalles de cómo se implantará físicamente el sistema.

o La tercera actividad elabora prototipos de la aplicación de sistemas con el fin de verificar que se están satisfaciendo las necesidades expresadas por los usuarios sobre dicho sistema.

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o La cuarta actividad reevalúa las prioridades de satisfacción de las necesidades de la empresa, cuando los gastos del proyecto no están acordes al presupuesto previsto, a partir de los prototipos elaborados en la fase anterior.

o La quinta actividad modifica el ámbito y el plan del proyecto, cuando no se están cumpliendo los plazos previstos para terminación del proyecto.

o La sexta actividad revisa los resultados obtenidos en la fase. La revisión es a dos niveles: a) asegurar que se ha seguido la metodología y que la documentación resultante es completa; b) reevaluar la viabilidad de continuar con el proyecto.

.

Recomendaciones para el estudio del contenido Una de las actividades que usted realizará frecuentemente durante el desarrollo de esta unidad es la lectura de los capítulos y secciones del libro “Análisis y diseño de sistemas de información“. Usted debe realizar las lecturas muy cuidadosamente, tomando nota sobre los conceptos y aspectos más relevantes presentados y recapitulando los mismos. Conviene destacar el uso que se da en todas las fases del análisis al diccionario del proyecto, a fin de documentar de una manera completa y consistente la aplicación de sistemas. Igual importancia, tienen las técnicas utilizadas en el logro de las actividades. Tanto el diccionario como las técnicas y herramientas han sido descritas en las unidades anteriores. Al finalizar las lecturas, Ud. procederá a realizar los ejercicios propuestos que se encuentran en este material de apoyo. El propósito al realizar estos ejercicios, es corroborar que ha comprendido el material estudiado. Luego, procederá a comparar su respuesta con la dada a los mismos. En caso de no coincidir, estudie nuevamente el tópico sobre el cual versó el ejercicio. Se le recomienda además, en caso de dudas, consultar a su asesor en el centro local al cual Ud. está adscrito, ya sea presencialmente, vía telefónica o correo electrónico.


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Ejercicios

1. Caracterice las siguientes situaciones como problemas, oportunidades o normas. Recuerde que a veces es difícil distinguir entre problemas y oportunidades. En dichos casos, describa en qué situación se trataría de un problema (P) y en cuál de una oportunidad (O).

SITUACIÓN P / O

La dirección de una empresa ha decidido ofrecer crédito a los clientes habituales. Hasta entonces, todas las ventas requerían pagos por anticipado.

El director de un banco quiere saber si las transacciones bancarias ejecutadas en otros bancos pueden ser cargadas a las cuentas de clientes en menos de los dos días actuales que se necesitan en promedio. Si así fuera, el banco podría ahorrar varios miles de dólares en pago diario de intereses.

La capacidad competitiva de un manager de béisbol podría mejorarse si dispusiera de acceso a la información sobre el historial de los bateadores ante lanzadores específicos.

Cuando se estropea una estación de trabajo de una planta de fabricación, la dirección de planta tiene dificultades para modificar el plan de producción y reasignar el trabajo de la estación estropeada a otras estaciones de trabajo que pueden disponer de capacidad no programada. En consecuencia, no se producen los productos al ritmo deseado.

La dirección de una empresa ha decidido que todos los archivos informáticos deberían integrarse en bases de datos para mejorar el acceso y la flexibilidad de los datos.

El importe total de los pagos de clientes no es igual a la suma de los pagos cargados a las cuentas de los clientes.

2. ¿Cuál es el producto final de cada fase del análisis de sistemas?. Explique el propósito y

el contenido de cada uno de estos productos.

100

Respuestas a los ejercicios

1. SITUACIÓN P / O EXPLICACIÖN

La dirección de una empresa ha decidido ofrecer crédito a los clientes habituales. Hasta entonces, todas las ventas requerían pagos por anticipado.

O Las ventas a crédito le permitirán a la empresa aumentar sus ventas.

El director de un banco quiere saber si las transacciones bancarias ejecutadas en otros bancos pueden ser cargadas a las cuentas de clientes en menos de los dos días actuales que se necesitan en promedio. Si así fuera, el banco podría ahorrar varios miles de dólares en pago diario de intereses.

P El retardo en el cargo a las cuentas, está ocasionando un gasto innecesario al banco.

La capacidad competitiva de un manager de béisbol podría mejorarse si dispusiera de acceso a la información sobre el historial de los bateadores ante lanzadores específicos.

P La falta de información histórica le está impidiendo alcanzar al manager un mejor entrenamiento.

Cuando se estropea una estación de trabajo de una planta de fabricación, la dirección de planta tiene dificultades para modificar el plan de producción y reasignar el trabajo de la estación estropeada a otras estaciones de trabajo que pueden disponer de capacidad no programada. En consecuencia, no se producen los productos al ritmo deseado.

P La falta de previsión en el plan de producción afecta el plan de producción de la empresa.

La dirección de una empresa ha decidido que todos los archivos informáticos deberían integrarse en bases de datos para mejorar el acceso y la flexibilidad de los datos.

O Con una base de datos pueden lograrse aplicaciones integradas por áreas de empresa.

El importe total de los pagos de clientes no es igual a la suma de los pagos cargados a las cuentas de los clientes.

P El descuadre de pagos provenientes de fuentes distintas, ocasiona retrasos en la consolidación de las cuentas.

2. El producto resultante de la fase de inspección es una evaluación oral o escrita de la

viabilidad del proyecto. Tiene como propósito, orientar al comité de iniciativas en cuanto a continuar o cancelar el proyecto. El informe de la evaluación contiene un resumen de la evaluación, información básica sobre el proyecto, conclusiones sobre problemas y oportunidades, y recomendaciones detalladas sobre el proyecto. El producto resultante de la fase de estudio es una relación de los problemas de empresa. Tiene como propósito, guiar al comité de iniciativas en la decisión de continuar o no con la fase de definición. El contenido del informe se estructura de la siguiente forma: un resumen de las recomendaciones, problemas, oportunidades y limitaciones del nuevo sistema; una descripción de las actividades y métodos de la fase de estudio, una visión general del sistema actual, un análisis de causas/efectos de sistema actual y recomendaciones detalladas. El producto resultante de la fase de definición se denomina relación de las necesidades de la empresa. Tiene como propósito guiar al grupo de toma de decisiones en la decisión de continuar o cancelar el avance del proyecto hacia la fase de diseño. La relación de necesidades contiene una descripción del proyecto, objetivos y limitaciones del sistema propuesto, los modelos del nuevo sistema, pantallas e informes de los prototipos, y un plan y calendario propuesto de la fase de diseño.


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Bibliografía Whitten, J. & Bentley, L. & Barlow, V. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. 3ra edición. Mc Graw Hill. Senn, J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información. 2da edición. Mc Graw Hill. Estudia el proceso que se sigue para determinar los requerimientos. Se discute el significado de la determinación de requerimientos, las actividades que incluye, y las preguntas que pueden hacerse. Las actividades son: anticipación de requerimientos, investigación de requerimientos, y especificación de requerimientos. Las preguntas a las que el analista buscará respuesta, están dirigidas a obtener los siguientes tipos de requerimientos: básicos, de las transacciones de los usuarios, de decisión de los usuarios, de toda la organización [cap. 3, págs. 122 - 133]. Pressman, R. (1997). Ingeniería del software. Un enfoque práctico. 4ta edición. Mc Graw Hill. En [cap. 10, págs 170 - 174], se establecen que los objetivos del análisis son: identificar la necesidad del cliente; evaluar el concepto de sistema para establecer la viabilidad; realizar un análisis técnico y económico; asignar funciones al hardware, software, personal, base de datos y otros elementos del sistema; establecer las restricciones del presupuesto y planificación temporal; crear una definición del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de ingeniería subsiguiente. En [cap. 11, págs 183 - 192], se profundiza en la identificación de necesidades o requisitos del cliente, indicando que consta de cinco áreas de esfuerzo: reconocimiento del problema, evaluación y síntesis, modelado, especificación y revisión. Burch, J. & Grudnitski, G. (1994). Diseño de sistemas de información. Teoría y práctica. Editorial Limusa. Grupo Noriega Editores. El punto central en el análisis de sistemas es definir los requerimientos de los usuarios. Para determinar tales requerimientos, el analista de sistemas debe entender primero, las razones por las que se va a iniciar el análisis de sistemas. Segundo, definir el alcance del análisis de sistemas. Tercero, el enfoque que va a utilizar en el análisis, es decir, que se quiere y no pensar en términos de tecnología. Cuarto, presentar las conclusiones del análisis preliminar de sistemas. Luego, en el capítulo, se estudian las diferentes fuentes que están a la disposición del analista para determinar los requerimientos: estudio del sistema actual, fuentes internas (la gente que trabaja en la empresa), fuentes externas (otros sistemas dentro de la empresa, con que se enlaza el sistema estudiado, y revisión de sistemas similares en otras organizaciones, libros de textos y revistas profesionales, etc.) [cap. 16, págs. 613 - 630]. Estos autores, no consideran el modelado del sistema a nivel del análisis.

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