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7/22/2019 Metodologia+de+La+Auditoria+Administrativa.ppt

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UNIDAD III

METODOLOGA DE LA AUDITORA

ADMINISTRATIVA


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PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carctergeneral que regulan la aplicacin de laauditoria administrativa para garantizar que la

cobertura de los factores prioritarios, fuentesde informacin, investigacin preliminar,proyecto de auditoria y diagnostico preliminar,

sea suficiente, pertinente y relevante.


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OBJETIVO

El propsito de la auditoria administrativa esestablecer las acciones que se debendesarrollar para instrumentar la auditoria en

forma secuencial y ordenada, tomando encuenta las condiciones que tienen queprevalecer para lograr en tiempo y forma los

objetivos establecidos.


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FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesariodeterminar los factores que se consideranfundamentales para el estudio de la

organizacin en funcin de 2 vertientes:


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A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del procesoadministrativo y se definen los componentesque lo fundamentan, las cuales permiten

realizar un anlisis lgico de la organizacin,ya que secuencian y relacionan todos suscomponentes en forma natural y congruente.


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En este orden se apega a propsitosestratgicos que concentran en forma objetivala esencia o razn de ser de cada fase, y queson el marco de referencia para analizar alaorganizacin en todos sus mbitos, niveles,

procesos, funciones, sistemas, recursos,proyectos, productos y/o servicios y entorno,lo que representa una visin de conjunto de la

forma en que interaccionan todos y cada unode ellos en relacin con su objeto o atribucinsustantiva.


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B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMANPARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacion de los elementosespecficos que complementan el procesoadministrativo. Dichos elementos especficos

se asocian con atributos fundamentales queenmarcan su fin y funcin, lo que permitedeterminar su contribucin particular al

proceso en su conjunto y al funcionamientode la organizacin.


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PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPSITO ESTRATGICO

PLANEACION visin Misin Objetivos

Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas

Enfoques Niveles Horizonte

Definir el marco de actuacin de laorganizacin


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ORGANIZACIN Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo

Disear e instrumentar la infraestructura

para el funcionamiento de laorganizacin.


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DIRECCION Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

Tomar las decisiones pertinentes pararegular la gestin de la organizacin.

CONTROL Naturaleza

Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

Medicin del progreso de las acciones enfuncin del desempeo.


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ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones Abastecimiento de recursos Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de

recursos

Asesora externa Soporte especializado con

visin de negocio

Asesora interna Asistencia para mejorar eldesempeo

Coordinacin Determina la unidad de accin

Distribucin del espacio Disposicin de instalacionespara el flujodel trabajo


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Exportaciones Alternativa de expansin

Globalizacin Apertura en un mercadomundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informtica Manejo alterno de informacin

Investigacin y desarrollo Innovacin de valor

Marketing Desplazamiento y ubicacin deproductos


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Operaciones Generacin de productos y/oservicios con un valor agregado

Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propsito

Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de las condiciones de

operacin

Sistemas Definen la distribucin interaccionadade componentes


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FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externasa las que se puede recurrir para captar lainformacin que se registra en los papeles de

trabajo del auditor, y pueden ser:


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a.- INTERNAS

rganos de gobierno.

rganos de control interno.

Socios. Niveles de organizacin.

Unidades estratgicas de negocio.

rganos colegiados y equipos de trabajo. Sistemas de informacin.


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b.- EXTERNAS

rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales.

Proveedores actuales y potenciales.

Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters.


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Organismos nacionales e internacionales quedictan lineamientos o normas regulatorias decalidad.

Redes de informacin en el mercado global.

Organizaciones lideres en el mismo giroindustrial o en otro.


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INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar laliteratura tcnica y legal, informacin delcampo de trabajo y toda clase de documentos

relacionados con los factorespredeterminados, as como el primer contactocon la realidad.

Este procedimiento puede provocar unaformulacin de los objetivos, estrategias,acciones a seguir o tiempos de ejecucin.


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Asimismo, permite perfilar algunos de los

problemas que podran surgir y brindar otraperspectiva. Dicha informacin debeanalizarse con el mayor cuidado posible parano propinar confusin cuando se interprete sucontenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, esnecesario tomar en cuenta los siguientes

criterios:


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Determinar las necesidades especficas.

Identificar los factores que requieren de

atencin. Definir estrategias de accin.

Jerarquizar prioridades en funcin del fin que

se persigue.


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Especificar el perfil del auditor.

Estimar el tiempo y recursos necesarios paracumplir con el objetivo definido.

Describir la ubicacin, naturaleza y extensinde los factores


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PREPARACION DEL PROYECTO DEAUDITORIA

Con base a la informacin preliminar se debeproceder a preparar la informacin necesariapara instrumentar la auditoria, la cual incluye:


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a.- PROPUESTA TECNICA

NATURALEZA (tipo de auditoria que sepretende realizar).

ALCANCE (reas de aplicacin).

ANTECEDENTES (recuento de auditoriasadministrativas y estudios de mejoramientoprevios).

OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzarcon la aplicacin de la auditoriaadministrativa).


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ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar

el curso de accin y asignacin de recursos). JUSTIFICACION (demostracin de la necesidad

de instrumentarla).

ACCIONES (iniciativas o actividades necesariaspara su ejecucin).

RECURSOS (requerimientos humanos,

materiales y tecnolgicos).


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COSTO (estimacin global y especfica derecursos financieros necesarios).

RESULTADOS (beneficios que se esperanlograr).

INFORMACION COMPLEMENTARIA (material einvestigaciones que pueden servir como

elementos de apoyo).


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b.- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION (nombre de la auditoria).

RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de suimplementacin).

AREA (universo bajo estudio).

CLAVE (numero progresivo de las actividadesestimadas).

ACTIVIDADES (pasos especficos para captar yexaminar la informacin).


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FASES (definicin del orden secuencial para

realizar las actividades). CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y

termino de cada fase).

REPRESENTACION GRAFICA (descripcin de lasacciones en cuadros e imgenes).

FORMATO (presentacin y resguardo de

avances).


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REPORTES DE AVANCE (seguimiento de lasacciones).

PERIODICIDAD (tiempo dispuesto parainformar avances).


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ASIGNACION DE LARESPONSABILIDAD

Con base en la magnitud o grado decomplejidad, la organizacin debe designar alauditor o equipo de auditores que estime

conveniente.


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La designacin del responsable puede recaeren el titular del rgano de control interno, enun directivo en lnea o en el encargado de

alguna unidad de apoyo tcnico de alguna delas reas de la organizacin, cualquiera quesea, debe tener los conocimientos y la

experiencia necesarios en la implementacinde auditorias administrativas.


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La organizacin puede optar por contratar unservicio externo especializado en la materia.Finalmente, existe la posibilidad de

estructurar un equipo que incluya tanto apersonal de la organizacin como personalexterno.


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CAPACITACION

Una vez definida la responsabilidad, se debecapacitar a la persona o equipo designados,no solo en lo que respecta al manejo del

mtodo y mecanismos que se emplearan paralevantar la informacin, sino en todo elproceso para preparar la aplicacin e

implementacin de la auditoria.


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Es por ello que se debe dar a conocer alpersonal asignado el objetivo que se persigue,las reas involucradas, la calendarizacion de

actividades, los documentos de soporte, elinventario estimado de informacin que sepretende captar, la distribucin de cargas de

trabajo, el registro de la informacin, la formade reportar y los mecanismos de coordinaciny supervisin establecidos.


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Para estos efectos, el programa debe integraral personal sustantivo y adjetivo del nivel dedecisin, as como a mandos medios y nivel

operativo de acuerdo con su rea deadscripcin, equipo de trabajo; debenproveerse de apoyos visuales, tcnicos y

pedaggicos.


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Tambin es conveniente implementar unacampaa de sensibilizacin en todos losniveles de la organizacin para promover un

clima de confianza y colaboracin.


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ACTITUD

La labor de investigacin tiene que llevarse acabo sin prejuicios u opiniones preconcebidaspor parte del auditor. Es recomendable que

los auditores adopten una conducta amable ydiscreta a fin de procurarse una imagenpositiva, lo que facilitara su tarea y estimulara

la participacin activa del personal de laorganizacin.


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DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepcinque el auditor tiene de la organizacin comoproducto de su experiencia y visin. Si bien

aun no existen los elementos de juiciodocumentados, existe un acercamiento a larealidad y a la cultura organizacional, la que es

un tanto intangible, pero que se puedeadvertir en los supuestos subyacentes que dansentido a la forma de comportamiento ydesempeo en el trabajo.


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Con base en este conocimiento se debepreparar un marco de referencia quefundamente a razn por la que surge la

necesidad de auditar. Para ello, se debenconsiderar los siguientes elementos:


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a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin.

Cambios en su forma jurdica.

Conversin del objeto en estrategias.

Manejo de la delegacin de facultades.


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b.- INFRAESTRUCTURA

Esquema de operacin (procesos/funciones).

Modificaciones a la estructura organizacional.

Programacin institucional.

Nivel de desarrollo tecnolgico.


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c.- FORMA DE OPERACIN

Desempeo registrado.

Logros alcanzados.

Expectativas no cumplidas.

Proceso de toma de decisiones.


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d.- POSICION COMPETITIVA

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrialde la organizacin.

Competencias centrales.

Clientes, proveedores y competidores.


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INSTRUMENTACION

En esta etapa es necesario seleccionar yaplicar las tcnicas de recoleccin que seestimen ms viables de acuerdo con las

circunstancias propias de la auditoria, laseleccin de instrumentos de medicin que seemplearan, el manejo de papeles de trabajo y

evidencia, as como la supervisin necesariapara mantener una coordinacin eficaz.


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RECOPILACION DE INFORMACION

Debe enfocarse en el registro de todo tipo dehallazgo y evidencia que haga posible suexamen objetivo, pues de otra manera se

puede incurrir en errores de interpretacinque causen retrasos u obliguen a recapturar lainformacin, reprogramar la auditoria o, en su

caso, suspenderla.


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Se debe aplicar un criterio de discriminacin,siempre basado en el objetivo de la auditoria,y proceder continuamente a su revisin y

evaluacin para mantener una lnea de accinuniforme.


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3.3.- PLANEACION GENERAL PARAEFECTUAR UNA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA


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3.3.1.-TECNICAS DE RECOLECCION

Para recabar informacin de forma gil yordenada se puede emplear alguna o unacombinacin de las siguientes tcnicas:


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a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

NORMATIVA

Acta constitutiva. Ley que ordena la creacinde la organizacin. Reglamento interno.Reglamentacin especifica. Tratados yconvenios. Decretos y acuerdos. Normas

(nacionales e internacionales). Oficioscirculares.


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ADMINISTRATIVA

Organigramas. Manuales administrativos.Sistemas de informacin y certificacin.Cuadros de distribucin del trabajo.

Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal.Proyectos estratgicos. Inventarios demobiliario y equipo. Redes para el anlisis

lgico de problemas. Sociogramas.Indicadores financieros y de gestin. Estudiosde mejoramiento. Auditorias administrativasprevias.


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MERCADO

Productos y/o servicios. reas. Poblacin.Ingresos. Factores limitantes.

Comportamiento de la demanda.

Situacin actual.

Caractersticas.

Situacin futura (proyectada).


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Comportamiento de la oferta.

Situacin actual.

Anlisis del rgimen de mercado.

Situacin futura (previsible).

Determinacin de precios.


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UBICACIN GEOGRAFICA

Localizacin. Orden espacial interno.Caractersticas del terreno. Cercana con elmercado (clientes y proveedores). Distancias y

costo de transporte. Alternativas de conexincon unidades nuevas. Justificacin en relacinal tamao y procesos.


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ESTUDIOS FINANCIEROS

Recursos financieros para inversin. Anlisis yproyecciones financieras. Programas definanciamiento. Evaluacin financiera.

Creacin de valor.


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SITUACION ECONOMICA

Sistema econmico. Naturaleza y ritmo deldesarrollo de la economa. Aspectos sociales.Variables demogrficas. Relaciones con el

exterior.

COMPORTAMIENTO DEL


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COMPORTAMIENTO DELCONSUMIDOR

Cultura. Estratos sociales o nivelsocioeconmico. Grupos de referencia yconvivencia (baby boomers, generacin X,

generacin Y). Familia. Ciclo de vida delconsumidor. Factores internos de influencia(percepcin, aprendizaje y motivacin).

Proceso de compra (necesidad sentida,actividad previa, decisin y sentimientoposterior).


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b.- OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisin del rea fsica donde sedesarrolla el trabajo de la organizacin, paraconocer las condiciones laborales y el clima

organizacional imperante. Es recomendableque el auditor responsable la encabece,comente y analice su percepcin con los otros

auditores para asegurar que existe consensoen torno a las condiciones de funcionamientodel rea y definir los criterios a los que debersujetarse en todo momento la auditoria.

c ACCESO A REDES DE


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c.- ACCESO A REDES DEINFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet,extranet o querry, permite detectarinformacin operativa o normativa de clientes,

socios, proveedores, empleados,organizaciones del sector por ramo, lo que, asu vez, facilita en intercambio electrnico de

datos y mantener una relacin interactiva conel entorno.


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d.- ENTREVISTA

Para que una entrevista se desarrollepositivamente, es conveniente observar estosaspectos:


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Saber lo que se quiere y tener claro elpropsito y sentido. Estableceranticipadamente la distribucin del trabajo.

Concertar previamente la cita. Atender elcompromiso. Concentrarse de manerarelajada.


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Seguir un mapa mental para captar lainformacin de manera lgica y consecuente.Utilizar preguntas de terminacin abierta en

las cuales la respuesta correcta no sea tanobvia. No hacer preguntas irrelevantes.


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En la medida de lo posible escuchar, no hablar.Asegurarse de no presionar la entrevista.Evitar la confianza en su memoria. Dejar

abierta la puerta. Clasificar la informacinque se obtenga. Registrar la informacin enuna bitcora.


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e.- CUESTIONARIO

Estos instrumentos se emplean para obtenerla informacin deseada en forma homognea,estn constituidos por series de preguntas

escritas, predefinidas, secuenciadas yseparadas por captulos o temtica especificacon el propsito de que muestren la

interrelacin y conexiones lgicas entre lasdiferentes reas y rubros para que enconjunto brinden un perfil completo de laorganizacin.


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Todo cuestionario debe expresar el motivo desu preparacin, y se debe procurar que laspreguntas sean claras y concisas, presentadas

en orden lgico, con redaccin comprensible yfacilidad de respuesta, esto es, es necesarioevitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si

el caso lo amerita, puede incluirse uninstructivo de llenado.

f CEDULAS


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f.- CEDULAS

Estn integradas por formularios cuyo diseoincluye casillas, bloques y columnas quefacilitan la agrupacin y divisin de su

contenido para su revisin y anlisis, amen, deque abren la posibilidad de ampliar el rangode respuesta.


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Su incorporacin al proyecto de auditoriapermite abrir el rango de captacin deinformacin y comparar conceptos en lasrespuestas, lo que facilita el anlisis deresultados.

hacen ms fcil asociar los indicadores queorientan el trabajo con el comportamientoorganizacional, condicin que favorece el

proceso de toma de decisiones.


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posibilitan apreciar su influencia en otras

variables o reas de operacin, lo quetransforma en un eslabn entre factores,indicadores, registros y consecuencias.

Tambin simplifican el proceso de captacinde la informacin pues permiten asociar conclaridad aspectos tcnicos con el desempeo,ordenan ideas y dejan emerger los supuestossubyacentes que sustentan los conceptos.


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MEDICION

Las escalas que se empleen para medir,deben cumplir con la funcin de garantizar laconfiabilidad y validez de la informacin que

se registra en los papeles de trabajo,particularmente en los casos en que laspreguntas sean abiertas o de cdigo mltiple

que puedan propiciar una interpretacin muygeneral o errnea.


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As mismo, porque el manejo de enunciados,valores numricos y matrices definen rangosde respuesta que eliminan la ambivalencia y

centrar los criterios para valorar de maneraobjetiva la informacin, lo que posteriormenteservir para lograr una mayor veracidad en las

observaciones, conclusiones yrecomendaciones que se formulen en elinforme de auditoria.

EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA


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EL ANALISIS Y EVALUACION DE LAINFORMACION OBTENIDA

a.- BASE CONCEPTUAL

La diagnosis, parte esencial de la auditoriaadministrativa, es un recurso que traduce los

hechos y circunstancias en informacinconcreta, susceptible de cuantificarse ycualificarse.


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El diagnostico es un mecanismo de estudio yaprendizaje toda vez que fundamenta ytransforma las experiencias y los hechos en

conocimiento administrativo, que permitaevaluar tendencias y situaciones para formularuna propuesta interpretativa, o modelo

analtico de la realidad de la organizacin.

b - MARCO DE REFERENCIA


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b. MARCO DE REFERENCIA

Una vez que se ha planeado e instrumentadola auditoria, se dispone de una base deinformacin con la perspectiva de la gnesis,

infraestructura administrativa, forma deoperacin y posicin competitiva, lo quepermite establecer las bases de actuacin con

la certeza de que enmarca las variables yestrategias fundamentales.

c - CONTENIDO


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c. CONTENIDO

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