metodologÍa del encargado de prevenciÓn de delitos · • matriz de riesgos y controles como...

MODELODEPREVENCIÓNDEDELITOS

LEY20.393

METODOLOGÍADELENCARGADODEPREVENCIÓNDEDELITOS

Febrero,2017

ÍndiceI. OBJETIVO..........................................................................................................3

II. MODELOCORPORATIVODECUMPLIMIENTONORMATIVO............................4

III. ESTRUCTURAFUNCIONALDELMODELODEPREVENCIÓN..............................5

IV. ROLESYRESPONSABILIDADES.........................................................................5

V. DEFINCIONES....................................................................................................6

VI. METODOLOGÍAPARALAADMINISTRACIÓNYMONITOREODELMODELO.....6

1. Levantamientodesituaciónactualyactualización..........................................7

2. Elaboracióndeplandeacción..........................................................................8

3. DiseñodelModelodePrevencióndeDelitosy/odiseñodenuevasmedidasdeControl...............................................................................................................9

4. Implementacióndelmodelodeprevencióndedelitosydenuevasmedidasdecontrol................................................................................................................9

5. MonitoreodelModelodePrevencióndeDelitos..........................................10

METODOLOGÍADELENCARGADODEPREVENCIÓNDEDELITOS,LEY20.393

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I. OBJETIVOParaNEWTECHCOPPERSPA.,constituyeunobjetivoprioritarioactuarsiempredeacuerdo con los más altos estándares éticos y el íntegro cumplimiento delordenamientojurídico,rechazandolaobtencióndecualquierbeneficioilícitoeneldesarrollo de su actividad. NEW TECH COPPER SPA.. está comprometido con laprevención,detecciónyerradicacióndecualquieractuación ilícita realizadaenelámbitodesusresponsabilidades,ensunombreoporsucuentayensubeneficio,cometidoporsusdueños,responsables,ejecutivos,principalesoquienesrealicenactividades de administración y supervisión así como por quienes dependandirectamentedelosanteriores,incluyendoterceros.El objetivo de esta metodología es servir como instructivo y guía para laimplementación,operaciónymonitoreodelModelodePrevencióndeDelitos,enrelaciónalasactividadesqueintervienenenelModeloyalasfunciones,facultadesyresponsabilidadesdelEncargadodePrevencióndeDelitosenelcumplimientodelModelo,deacuerdoaloestablecidoenlaLey20.393.


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II. MODELOCORPORATIVODECUMPLIMIENTONORMATIVOEl Modelo de Cumplimiento Normativo estará constituido por los siguienteselementos:

Asimismo forman parte del Modelo los demás acuerdos, políticas, códigos yprotocolos aprobados por el Directorio y la Administración, en materia deprevencióndedelitos.

ModelodePrevenciónde

delitos

PoliticadePrevenciónde

Delitos

MatrizdeRiesgosdecomisiónde

delitos

MetodologíadelEncargadodePrevenciónde

Delitos

CanaldeDenunciasy

Procedimientodegestióndedenuncias

ReglamentoInternode

Orden,HigieneySeguridad

Contratosconempleadosyprestadoresde

servicios


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III. ESTRUCTURAFUNCIONALDELMODELODEPREVENCIÓN NEWTECHCOPPERSPA.cuentaconunaestructuraorganizacionalparaadministrarel Modelo de Prevención de Delitos, la cual incluye a la máxima autoridadadministrativadeNEWTECHCOPPERSPA.,esdecir,suDirectorioyunEncargadodePrevencióndeDelitos,enadelanteEDP. Como se puede observar en el esquema, el Encargado de Prevención de Delitosdependerá administrativamente del Gerente General y funcionalmente delDirectorio.

IV. ROLESYRESPONSABILIDADES

Lasfacultades,mediosyresponsabilidadesgeneralesdelEncargadodePrevencióndeDelitosseexplicitanenlarespectivaPolíticadePrevencióndeDelitos.Delmismomodo las responsabilidades de cada área se encuentran definidas en el mismodocumento.

Directorio

GerenciaGeneral

GerenciaComercial GerenciadeOperaciones

GerenciaAdm.yFinanzas

EncargadodePrevenciónde

Delitos

Dependenciaadministrativa

Dependenciafuncional

Dependenciafuncionalyadministrativa


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V. DEFINICIONESConelfindelograrunmejorentendimientodelametodologíaesfundamentaltenerclaridaddelossiguientesconceptos:

§ Actividadesdecontrol:Correspondenatodasaquellasiniciativas,políticas,

procedimientos, restricciones físicas, lineamientos, reglas,otrasaccionesyelementos orientados amitigar, ya sea la probabilidad de ocurrencia o elimpactodeunriesgo.

§ Impacto:Es laprediccióndelgradoomagnitudconqueunriesgopudieseimpactaralacompañía,enelcasodematerializarse.

§ Matrizderiesgosycontroles:Correspondeaunaherramientaqueseutilizaparaesquematizar la informaciónobtenidadel levantamientoderiesgosycontroles.Dentrodedichamatrizseencuentraladescripcióndelosriesgosidentificados,suscontrolesasociados,evaluacióndedichoscontroles,planesdeacción,procedimientosdepruebayotrosítemsrelevantesparalatomadedecisiones.

§ Probabilidaddeocurrencia:Serefierealaexpectativadeocurrenciadeunriesgosobreunperíododetiempodefinido.

§ Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionadas quetransformanelementosdeentradaenelementosdesalida,quecumplenunobjetivocompletoyqueagreganvalorparaelclienteexternoointerno.

§ Riesgo:EslaposibilidaddequeocurrauneventodecomisióndelosdelitosdescritosenlaLeyN°20.393,yqueelloimpliqueunimpactorelacionadoalassancionesporpartedellegislador.

VI. METODOLOGÍAPARALAADMINISTRACIÓNYMONITOREODELMODELO

LametodologíaparalaadministraciónymonitoreodelMDP,estarácompuestaporlassiguientesetapas.


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1. LevantamientodesituaciónactualyactualizaciónEstaetapatieneporobjetivoobtenerunentendimientodelasituaciónactualdelacompañíaenrelaciónaloexigidoporlaLeyN°20.393,loqueincluyelaidentificacióndeactividadesconriesgodecomisióndedelitos.Debidoaquepuedenexistircambiosenelmodelodenegocio,comoporejemplolaincorporación de nuevos negocios, incorporación o eliminación de unidades denegocio, lugares geográficos de operación, entre otros; se deberá evaluar laintegridad,propiedadyvigenciadelasactividadesyprocesosconriesgodecomisióndedelitosquehayansidoidentificadosenunperíodoanterior,comoasimismolaincorporacióndenuevasactividadesyprocesosconriesgo.Laevaluaciónmencionadaenelpárrafoanterior,deberállevarseacabo,además,encasodemodificacionesalalcancedelaleyderesponsabilidadpenaldelaspersonasjurídicas,comoporejemplolaincorporacióndenuevosdelitos.Laidentificaciónderiesgossedebehacerconunenfoquede“topdown”,atravésdereunionesdetrabajoconlaparticipacióndetodaslaspersonasclavesycargosde


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liderazgodeNEWTECHCOPPERSPA., incluyendoal EncargadodePrevencióndeDelitos. Se desarrollará un listado de los principales escenarios de riesgos decomisióndelosdelitosdentrodelalcancedelaLeyquefuerencometidoseninterésoprovechodirectoeinmediatodeNEWTECHCOPPERSPA.,yqueseanefectuadosporlosdueños,responsables,principalesejecutivosoquienesrealicenactividadesde administración y supervisión, así comopor los trabajadoresqueesténbajo ladirecciónosupervisióndirectadealgunodelossujetosanteriormentemencionados.Paraevaluarlosriesgosseutilizaránlosparámetrosdeimpactoyprobabilidad.

• Matrizderiesgosycontroles

Comopartedelaevaluaciónderiesgosycontroles,sedeberáelaborarunaMatriz,donde se documenten los riesgos y controles identificados, y donde sea posiblerealizar la valoración de los mismos de una manera más precisa y ordenada,facilitandolaejecucióndelasetapasposterioresyayudealatomadedecisiones.

Esta Matriz debe ser revisada periódicamente y actualizarse cada vez que seproduzcancambiosrelevantes.Acontinuación,semencionan lascaracterísticasmás importantesde lamatrizderiesgosycontroles:§ Lamatrizdebeserunaherramientasencillayflexiblequedocumentariesgosycontroles.

§ Debepermitirregistrarlaevaluacióndelriesgoylaevaluacióndelosatributosdelcontrol.

§ Esunacombinacióndemediciónypriorizaciónderiesgos.§ Permite realizar un diagnóstico objetivo de la situación global de riesgos decomisióndedelitos.

§ Permitehacercomparacionesobjetivasentredistintasáreascríticasyprocesosrespectolasevaluacionesderiesgosyexistenciadecontroles.

§ Permiteobtener informaciónestadística, talescomo;cantidadoporcentajederiesgos críticos, cantidad o porcentaje de controles óptimos o deficientes,cantidadoporcentajesdecontrolesmanualesoautomáticos,entreotras.

2. Elaboracióndeplandeacción

EnestaetapasedebenestablecerlasaccionesaseguirafindecubrirlasbrechasidentificadasentrelasituaciónactualyloestablecidoporlaLeyN°20.393.ElPlandeAcciónserádiseñadoporlaGerenciaenconjuntoconelEncargadodePrevención


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de Delitos, quedando documentada en una plantilla para controlar y hacerseguimiento de su implementación. Cada plan de acción deberá contar con unadescripción detallada del mismo, contemplar plazos de implementación yresponsablescomomínimo.

3. DiseñodelModelodePrevencióndeDelitosy/odiseñodenuevasmedidasdeControl

ElModelodePrevencióndeDelitos considera la identificaciónde las actividadescríticasyriesgosdecomisióndedelitos,elestablecimientodeprocedimientosdeprevenciónylaexistenciadesancionesadministrativas.Lasnuevasmedidasparalosriesgosqueseidentifiquendebenconsiderarcontrolestantodecarácterpreventivo,comodetectivo.Asuvez,almomentodediseñarlasnuevasmedidas,sedebeconsiderarlaposibilidaddeauditarloscontrolesparahacerposibleelmejoramientocontinuodelmodelo.ElEncargadodePrevencióndeberáproponernuevasmedidasdecontrolpara losriesgos identificados o podrá proponer mejoras para las medidas de controlexistentes.Sinembargo,elprocesodediseñodedichasmedidasdecontroldeberáserrealizadoenconjuntoconlaGerenciarespectiva,ymuyparticularmenteconeldueñodelprocesooáreacrítica.Aldiseñarlamedidadecontrolsedeberáporlomenosdocumentarlosiguienteenlarespectivamatrizderiesgosycontroles:

§ Descripcióndelaactividaddecontrol.§ Sufrecuencia.§ Identificacióndelresponsabledelaejecución.§ Laevidenciadesustento.§ Eltipodecontrol(manualoautomático).§ Plazosyresponsablesdeimplementación.

4. Implementación delmodelo de prevención de delitos y de nuevas

medidasdecontrolSedeberánllevaracaboloselementosdelMPDylasnuevasmedidasdecontrol,comoporejemplolaobtencióndelafirmadelosanexosdecontratodetrabajoydeprestadoresdeservicios,difusióndelmodelodeprevencióndedelitos,entreotros.


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Eldiseñodelaactividaddecontrol,encuyoprocesooactividadexisteriesgo,seráimplementadopor el área correspondiente, en conjunto con EPD, siendoel áreafuncionallaresponsabledesuejecuciónyaplicación.

5. MonitoreodelModelodePrevencióndeDelitosEn esta etapa el EPDdeberá verificar periódicamenteque los controles delMPDoperandeacuerdoacómofuerondiseñadosatravésdeunplandeauditoríaanual.

Elplandeauditoríadeberáconsiderarcomoprincipalesactividadesdemonitoreodelmodelo:

• Larevisióndedocumentaciónderespaldodelaspruebasefectuadasporlasáreasdeapoyo.

• Elreprocesodeactividadesdecontrol(mediantemuestreo).• Elanálisisderazonabilidaddelastransacciones.• La verificación del cumplimiento de las restricciones establecidas en los

procedimientos.

En aquellas actividades de monitoreo donde se requiera determinar unamuestra,elEPDdeberádeterminarydocumentarelcriterioautilizar.

a) Recepciónygestióndedenuncias

Aquellas denuncias que se encuentren relacionadas con los delitosestipulados en la Ley N° 20.393 serán derivadas hacia el Encargado dePrevención de Delitos, quien analizará y administrará dichas denuncias,pudiendoiniciarunainvestigaciónalrespecto,lacualsedeberáefectuarenformareservadaysiguiendoelprocedimientodecanaldedenunciasdefinidoparaNEWTECHCOPPERSPA.Adicionalmente, el Encargado de Prevención emitirá un informe con elresultadodelainvestigación.DichoinformetendrálacalidaddeconfidencialyseráentregadoalagerenciacorrespondienteparaqueéstedeterminelassancionesaaplicarconformealReglamentoInterno.El Encargado de Prevención de Delitos se asegurará de que se tomen lasmedidas necesarias para las denuncias relacionadas con los delitosestipuladosenlaLeyN°20.393.


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Loscanalesdedenuncia,asícomoelprocedimientodetalladoparalagestióndelarecepcióndedenunciassedetallaenelcorrespondienteprocedimiento:ProcedimientodeCanaldeDenuncias.

b) ReportesalaGerenciaGeneral

El Encargado de Prevención informará al Directorio, a lo menossemestralmente, sobre las medidas y planes implementados en elcumplimientodesuslabores,yrendirácuentadesugestiónparaelperíodoqueestáinformando.Elinformedeberácontener,almenos,losiguiente:• Unresumendelasmedidasyplanesimplementadosduranteelperiodo

para dar cumplimiento alModelo de Prevención de Delitos, como porejemplo:ü Identificacióndeactividadesconriesgo.ü Actualizacióndepolíticas,procedimientosyreglamentosinternos.ü Definicióneimplementacióndecanalesdedenuncias.ü Identificacióndeprocedimientosdeauditoría.ü Actualizacióndecontratosdetrabajo,deprestadoresdeserviciosy

otros.ü Registrode lascapacitacionesefectuadasa los trabajadores,obien,

indicarlosperíodosenloscualesserealizarán.

• CantidaddeDenunciasrecibidasysuestado:ü EnprocesodeinvestigaciónporpartedelEncargadodePrevenciónde

Delitos.ü Rechazadas,indicandolosmotivosdelrechazo.ü Enprocesodeevaluaciónü Casoscerrados.ü Presentacióndecasospuntualesdedenuncia.

• Cantidad de casos detectados al aplicar Controles de Prevención de

Delitos,comoporejemplo:ü Clientes,proveedoresuotros con sospechadeestar involucradoen

delito.


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ü Trabajadores con indicios de eventual participación en delitos decohecho,lavadodeactivosy/ofinanciamientodelterrorismo.

ü Presentacióndecasospuntualesdetectados.

• Cantidaddecasosdetectadosalefectuarauditoríasü Presentacióndecasospuntualesdetectados.

• Sancionesaplicadas(aprobadasporDirectorio)ü Cantidaddecasosytiposdesanciones.ü Internas/Externas.ü Indicarsiameritadenunciaalasautoridadesrespectivas.ü Presentacióndecasospuntuales.

• Recursos y necesidades de la función de Encargado de Prevención de

Delitosü Recursosasignados.ü Recursosutilizados.ü Recursosautilizar.ü Nuevasnecesidadesnocubiertasporlosrecursosasignados.

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