ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

El trabajo generalmente envuelve operaciones o proyectos, ambos pueden traslaparse y comparten muchas caractersticas, como:Son desarrollados por personas.Cuentan con recursos limitados.Se planean, ejecutan y controlan.

Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos. Adems, los proyectos frecuentemente son implementados para alcanzar los planes estratgicos de la compaa.

Qu es un proyecto?Un proyecto es una tarea temporal asumida para lograr un nico producto o servicio.Temporal significa que cada proyecto tiene un principio y un fin. nico significa que el producto o servicio es diferente de alguna forma de otros productos o servicios.

Qu es un proyecto?Es una secuencia nica, compleja y conectada de actividades que tienen un objetivo o propsito, las cuales deben ser completadas en un tiempo especfico, bajo un presupuesto y de acuerdo a ciertas especificaciones.

Los proyectos son asumidos a todos los niveles de la organizacin. Pueden envolver a una o a muchas personas. Su duracin puede ir de varias semanas a aos. Los proyectos pueden involucrar una sola rea o pueden cruzar los lmites de la organizacin.Los proyectos adquieren autonoma.

Qu es la administracin de proyectos?Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas para conocer los requerimientos de un proyecto y planear actividades. Asimismo, es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como:La divisin del proyecto en tareas de fcil manejo.La programacin de las tareas. La comunicacin entre los miembros del equipo.El seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Adems, todos los proyectos constan de tres fases principales:Crear el plan.Administrar y realizar un seguimiento del proyecto.Cerrar el proyecto.Entre ms se conozca acerca del proyecto, la habilidad para manejarlo ser mejor

Integracin es el proceso requerido para asegurar la coordinacin de los elementos.mbito es el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el trabajo exitosamente.Tiempo es el proceso requerido para asegurar su oportuna terminacin.Costo es el proceso requerido para asegurar que el proyecto sea completado con el presupuesto aprobado.Calidad es el proceso requerido para asegurar la satisfaccin del proyecto en s.REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP

Recursos humanos es el proceso requerido para capitalizar adecuadamente los conocimiento y habilidades de las personas requeridas.Comunicacin es el proceso requerido para asegurar oportunamente la generacin, recoleccin, la diseminacin, el almacenamiento y la ltima disposicin de la informacin.Riesgos es el proceso requerido y anticipado para identificar, analizar y responder a los riesgos.Obtencin es el proceso requerido para adquirir bienes y servicios del exterior necesarios para la administracin del proyecto.REAS DE CONOCIMIENTO

Asegura que exista una previa planeacin, organizacin y administracin de tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto.Asegura la aplicacin de conocimiento habilidades, herramientas y tcnicas para planear actividades adecuadamente.Ventajas de administrar un proyecto

Se toma en cuenta el tiempo, el dinero, el mbito, la interaccin y flexibilidad entre ellos.Asegura la seleccin de la mejor gente y sus habilidades.Adems, prev la comunicacin, los riesgos, las restricciones y el medio ambiente donde se desarrollar el proyecto.Aumenta las probabilidades de xito del proyecto.Ventajas

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS MBITO DEL PROYECTOFormular el problema u oportunidad.Establecer la meta del proyecto.Definir los objetivos del proyecto.Identificar los criterios de xito.Listar las suposiciones, riegos y obstculos. DESARROLLO DEL PROYECTOIdentificar las actividades.Estimar la duracin de las actividades.Determinar los recursos requeridos.Construir y analizar las relaciones.Preparar la propuesta y costo del proyecto. EJECUCIN DEL PROYECTOReclutar y organizar al equipo.Establecer las reglas de operacin del equipo.Nivelar los recursos.Programar el trabajo.Documentar el trabajo.MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO Establecer un sistema de monitoreo.Instalar herramientas de control de cambios.Definir proceso de resolucin de problemas.Monitorear real vs. plan.Revisar y retroalimentar lo planeado. CIERRE DEL PROYECTOObtener el beneplcito del cliente.Suministrar los entregables.Completar la documentacin.Auditar la implementacin.Emitir el reporte final.

MBITO DEL PROYECTOFormular el problema u oportunidad.Establecer la meta del proyecto.Definir los objetivos del proyecto.Identificar los criterios de xito.Listar las suposiciones, riegos y obstculos.

PLANEACIN DEL PROYECTOEstablecer el objetivo (SMART) del proyecto.Escoger una estrategia bsica para lograr el objetivo.Dividir el proyecto en actividades o pasos.Determinar el estndar de ejecucin (das, semanas, etc.) para cada actividad..Determinar el tiempo necesario para completar cada actividad.

Determinar la secuencia apropiada para completar las actividades y aadir esta informacin al programa del proyecto total.Designar el costo de cada actividad y agregarlo al presupuesto del proyecto.Designar el personal necesario, incluyendo las posiciones, deberes y responsabilidades correspondientes.Determinar que adiestramiento es necesario para los miembros del proyecto.Desarrollar las polticas y procedimientos necesarios.

QUse quiere hacerNaturaleza del proyectoPOR QUSe quiere hacerOrigen y fundamentacinPARA QUSe quiere hacerObjetivos, propsitos.CUNTOSe quiere hacerMetasDNDESe quiere hacerLocalizacin fsica (ubicacin en el espacio)CMOse va hacerActividades y tareas. Metodologa.CUNDOse va hacerCronograma (ubicacin en el tiempo)A QUINESva dirigidoDestinatarios o beneficiariosQUINESlo van a hacerRecursos HumanosCON QUse va hacerse va costearRecursos materialesRecursos financieros.

DESARROLLO DEL PROYECTOIdentificar las actividades.Estimar la duracin de las actividades.Determinar los recursos requeridos.Construir y analizar las relaciones.Preparar la propuesta y costo del proyecto.

TRINGULO DEL PROYECTODINEROTIEMPORECURSOSAl ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros. Aunque todos los elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.LMITES

CALIDAD

PLANEACIN DEL COSTOMano de obra.Maquinaria, herramienta y equipo.Materia prima.Costos indirectos (gastos administrativos).Utilidad.

EJECUCIN DEL PROYECTOReclutar y organizar al equipo.Establecer las reglas de operacin del equipo.Nivelar los recursos.Programar el trabajo.Documentar el trabajo.

REGLAS PARA UN PROYECTOFijar una meta clara.Precisar los objetivos.Establecer juntas de control.Ilustrar grficamente el programa de trabajo.Capacitar a las personas y a los equipos.Reforzar el compromiso y entusiasmo del personal.Retroalimentar constantemente al personal.Estimular el liderazgo, la facultacin, la creatividad y la toma decisiones.

MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO Establecer un sistema de monitoreo.Instalar herramientas de control de cambios.Definir proceso de resolucin de problemas.Monitorear real vs. plan.Revisar y retroalimentar lo planeado.

CIERRE DEL PROYECTOObtener el beneplcito del cliente.Suministrar los entregables.Completar la documentacin.Auditar la implementacin.Emitir el reporte final.

TERMINACIN DEL PROYECTOProbar el resultado para ver si trabaja.Escribir un manual de operaciones.Completar los planes finales.Entregar el resultado del proyecto al cliente.Adiestrar a los usuarios del proyecto.Reasignar al personal del proyecto.Entregar el equipo, materiales, instalaciones y suministros sobrantes.

TERMINACIN DEL PROYECTODocumentar las lecciones aprendidas (errores, aciertos, recomendaciones, otros).Documentar las actuaciones del personal.Proporcionar una retroalimentacin final a todo el personal.Escribir un informe final.Revisar el proyecto con la gerencia.Declarar el proyecto terminado.

DIAGRAMAS DE GANTT

El diagrama de Gantt consiste en una representacin grfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.

CARACTERSTICASCada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duracin; la altura carece de significado. La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalizacin de las tareas a que corresponden. Los bloques correspondientes a tareas del camino crtico acostumbran a rellenarse en otro color.

TareaPredec.DuracinA-2BA3C-2DC3ED2FB3GD, E, F3HG2

Como ventajas tendramos la facilidad de construccin y comprensin, y el mantenimiento de la informacin global del proyecto. Y como desventajas, que no muestra relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre ellas, y que el concepto de % de realizacin es un concepto subjetivo.

FORMATOS

1. Matriz de ActividadesTabla que permite identificar por medio de una clave todas las actividades que intervienen en el proceso.Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________

Area: _____________________ Responsable: _____________

Clave (Id)Actividad

1. Elaboracin de la Matriz de SecuenciasEn esta tabla de secuencias debemos sealar cuales actividades son simultaneas, cules inmediatas anteriores y cules inmediatas posteriores, tomando en cuenta: los recursos, el proceso constructivo, las caractersticas propias del proyecto, etc.Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________

Area: _____________________ Responsable: _____________

Clave (Id)ActividadActividadAnteriorPredecesoraSimul-taneaPosterior

1. Asignacin de tiempo:En esta tabla se asigna el tiempo que se requiere para llevar acabo la actividad.Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________

Area: _____________________ Responsable: _____________

Clave (Id)ActividadActividadDuracin (das)OptimistaNormalPesimista

AMP Activities

PROGRAMA DE ACTIVIDADES AMP GM

Proyecto:Lider:

No.ActividadFecha de inicioDuracinPredecesorFecha de TrminoResponsableAvanceEstado

IDPHASE 1 START DATE (Planning)137 days

02BP Release for Distribution / PSW Notification F0011-C1 daySales

03Obtain Blueprint1 daySales

04Estimating sheet F0027-C1 dayEstimating

05Manufacturing layout sheet F0026-C1 dayEstimating

06Project and Routing Template F0226-C1 dayEstimating

07Start Cost Form F0068-C1 daySales

08Assign Launch Team1 dayPlant Manager

09Initial Launch Meeting1 day2,3,4,5,6,7,8Sales

10Determine Training1 day9Plant Manager

11Review Launch Model1 day9Plant Manager

12Elect Launch Leader1 day9Launch Team

13Elect Recorder1 day9Launch Team

14Start Question Log1 day9Recorder

15Establish Breakout Teams1 day9Launch Team

16Initiate M.S. Project AMP timing chart1 day15Launch Team

17Review incoming material design1 wkSupplier Team

18Procure/Request DFMEA1 wk15Sales Engineer

19Review prototype activities1 day9Product Engineer

20Review Production SC'S1 day9Process/Gauge

21Determine initial feasibility of processing to quote1 wk15Launch Team

22Determine work outsourcing1 wk15Supplier

23Review HT Best Practice Procedure1 wk15Launch Team

24Draft preliminary PFMEA2 wks15Process/Gauge

25Develop process flow diagram3 days15Process/Gauge

26Establish Production Schedules1 day25Production Team

27Set up HTPS/Kaizen Principles1 day26Production Team

28Set up poka-Yoke Review Team1 day27Process/Gauge

29Create Budget Book Based on Operations1 day28Budget Team

30Define process SC'S1 day24Process/Gauge

31Determine capital requirements2 wks25Process/Gauge

32Determine plant requirements2 wks25Process/Gauge

33Determine material handling requirements2 wks25Supplier Team

34Determine packaging requirements2 wks15Supplier Team

35Determine gage requirements and costs2 wks7Process/Gauge

36Update cost form F0068-C (Planned Column)1 day33Process/Gauge

37Guidance Team Review1 day35,33Launch Team

38PHASE 1 COMPLETE0 days37,36,1

40PHASE 2 START (Buying)153 days

41Determine & Order Long Lead Capital Items1 wk20Process/Gauge

42Determine Procured Parts Timing & Order2 wks41

43Issue P.O. for Procured Parts1 day37Process/Gauge

44Define Tooling Matrix1 day41,42Process/Gauge

45Update Budget Book1 day43,29Budget Team

46Draft VCP Sheets2 wks25Process/Gauge

47Draft Manufacturing & Tool Control Sheets3 days25Process/Gauge

48Design & Build Tooling & Gaging1 day43Process/Gauge

49Issue "T" Numbers1 day43Design Engineering

50Issue "G" Numbers1 day43Design Engineering

51Define ES Test Procedure1 wk19Product Engineer

52Determine Gage Design Inside/Outside15 days43Process/Gauge

53Inside15 daysProcess/Gauge

54Design Gages2 wksDesign Engineering

55Build Gages3 wksTool Team

56Outside5 daysProcess/Gauge

57Order Gages1 wkProcess/Gauge

58Order Perishable Tooling2 wks43Process/Gauge

59Release In House Gage & Tool Designs1 wk58Process/Gauge

60Determine Plant Shipping Requirements1 day51Product Engineer

61Monitor Tooling Expenses & Update Budget Book1 day45,58Budget Team

62Monitor Capital Expenses & Update Budget Book1 day45,58Budget Team

63Order Plant Support Equipment1 day36Process/Gauge

64Review Raw Material Requirements1 day17Supplier Team

65Guidance Team Review No. 21 dayTeam Leaders

66PHASE 2 COMPLETE0 days65,40

68PHASE 3 START (Manpower Requirements)175 days

69Coordinate Equipment Shipment & Installation1 wk37Process/Gauge

70Oversee Equip Runoff, or Rec. Mach Accept. Waiver1 wk69Production Team

71Start Manufacturing Process1 day70Production Team

72Perform Run At Rate1 day71Production

73Layout Runoff Part2 wks72Process/Gauge

74Draft Visual & Written Standards1 wk65Production Team

75Draft Operator Instructions3 wks65Production Team

76Draft Gage Instructions3 days65Process/Gauge

77Define Maintenance Requirements1 day76Process/Gauge

78Ident Key Spare Parts for Machine &/or High wear Items1 day77Process/Gauge

79Update Perishable Tooling Inventory (Tool Matrix)2 days78Process/Gauge

80Initiate Ppk/Cpk Studies2 wks73Process/Gauge

81Update PFMEA2 days80Process/Gauge

82Update Process Parameters & VCP's2 days80Process/Gauge

83Review Supplier PSW/ ISIR/ PPAP1 day82

84Submit PSW/ISIR/PPAP Paperwork1 day81Process/Gauge

85Finalize Budget Book3 days84,61,62

86Invoice Customer For Tooling1 day85Sales

87PHASE 3 COMPLETE0 days86

89PHASE 4 START (Production)7 days

90Production Open Issues/Problem Log1 wk86Process/Gauge

91Early Production Containment1 day90Production Team

92Reverify Production Tool Requirements1 day91Process/Gauge

93Determine Training Requirements1 day91Process/Gauge

94Review Functional PSW/ISIR/PPAP1 day91Process/Gauge

95PHASE 4 COMPLETE0 days89

97PHASE 5 STARTED (Finalizing)33 days94

98Bid for Production Operators3 wksProduction Team

99Perform Safety Audit1 daySafety Director

100Standardize Work Procedures3 daysProduction Team

101Training:10 days98Production Team

102Machine1 dayProduction Team

103Maintenance1 day102Production Team

104Operator Instructions1 day103Production Team

105Gaging2 daysProduction Team

106Instruction1 day104Production Team

107Calibration1 day106Production Team

108Product Training1 day107Production Team

109Workplace Organization (5S)1 day108Production Team

110Visual Control Plans (VCP)1 day109Production Team

111Process Parameters1 day110Production Team

112Establish Tool Change Schedules1 day111Production Team

113Preset Tool Responsibility1 dayTool Crib

114Visual Work Displays1 dayProduction Team

115Production Job 11 dayProduction Team

116Develop QOS Line Indicators1 day115,114Production Team

117Review Supplier Performance1 day116Supplier

118Download All Parameter (PLC) Files1 day116CNC Group

119Continue Launch Team Activities Until Goals are Met.6 wks118Launch Team

120PHASE 5 COMPLETE0 days97

122PHASE 6 START (Celebrating)1 day120

123Complete Cost Form F0068-C1 dayLaunch Team

124Review With Guidance Team1 dayProduct Engineer

125Celebrate Success1 dayLaunch Team

126Evaluate Status & Communication1 dayLaunch Team

127Update Best Practices/Lessons Learned1 dayLaunch Team

128Recognition in Personnel File or Plant Celebration1 dayLaunch Team

129PHASE 6 COMPLETE0 days122

DIARIO

PROGRAMA DE ACTIVIDADESFECHA:

PROYECTO: ________________________________________Responsable del proyecto:

No.FechaDuracinRespon-FechaAvance

InicioDasDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSsableTermino%

1.01.0

C:\produc\ing_zam\project

Ing.Humberto Zamora

OBSERVACIONES: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Pgina

de

Actividad o tarea

mensual

PROGRAMA DE ACTIVIDADESFECHA:

PROYECTO: ________________________________________Responsable del proyecto:

ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIOAGOSTOSEPTIEMBRE

No.FechaEstado010203040506070809101112131415161718192021222324252627282930313233343536373839404142Respon-FechaAvance

Inicio031017243107142128071421280411182502091623300613202704111825010815222905121926031017sableTermino%

1.00MONITOREO Y CONTROL DE ALTURA DE LLENADO

1.01Elaboracin de procedimiento de control de altura de llenado

1.02Implementacin del procedimiento de acuerdo al estandar

1.03Elaboracin de programa de acciones correctivas

1.04Elaboracin de programa de anlisis de control estadstico de la altura de llenado

1.05Efectuar corridas, para obtener los resultados de la capacidad del proceso

1.06Elaboracin de grficos de control para altura de llenado

1.07Elaboracin de programa de auditora al control de llenado

1.08Efectuar ajustes al equipo en base a los resultados del anlisis estadstico

2.00CODIFICACON

2.01Elaborar procedimiento de muestreo y anlisis

2.02Utilizar programa para saber fecha de caducidad y codificacin

2.03Elaboracin de procedimiento de acciones correctivas

2.04Elaborar procedimiento de anlisis estadstico para codificacin

2.05Efectuar corridas para determinar el indice de codificacin

2.06Elaborar grficas de control

2.07Efectuar ajuste o plan para codificacin al 100%

2.08Elaborar procedimiento para verificacin de producto importado

2.09Informar a planta favorita del codigo en el empaque externo por disposicin de Coca-Cola de Mxico

1.04.0

C:\produc\ing_zam\project

Ing.Humberto Zamora

OBSERVACIONES:

Pgina

de

Actividad o tarea

das

PROGRAMA DE ACTIVIDADESFECHA:25 de Junio de 1998

PROYECTO: ________________________________________Responsable del proyecto:Ing. Humberto A. Zamora

FechaDuracinJUNIOJULIOAGOSTOSEPTIEMBRE

No.deenLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVLMiVRespon-FechaAvance

Iniciodas151719222426290103060810131517202224272931030507101214171921242628310204070911141618sableTermino%

3.00FRAGMENTOS DE VIDRIO

3.01Elaborar procedicmiento estandar de control de fragmento de vidrio15-Jun-9814.0J.Ojeda29-Jun-98100%

3.02Elaborar programa de entrenamiento a operadores de llenadora para el control de fragmento de vidrio29-Jun-987.0A.Jasso J.Ojeda6-Jul-98100%

3.03Elaborar programa de acciones correctivas6-Jul-9818.0H.Zamora J.Ojeda24-Jul-980%

3.04Elaborar procedimiento de auditora al control de fragmento de vidrio ( validacin de la efectividad del procedimiento )24-Jul-9821.0J.Ojeda14-Aug-980%

3.05Colocar banderas para reducir riesgo de fragmento de vidrio en llenadora L-13-Jul-9828.0H.Ochoa H.Zamora31-Jul-9825%

4.00PREPARACION DE ENVASE

4.01Trmite de autorizacin para el retiro de envase desgastado20-Jul-98H.Ochoa A.Saavedra0%

4.02Remplazar mesa de acumulacin de lleno de L-13-Jul-9849.0H.Ochoa H.Zamora21-Aug-9835%

4.03Habilitar un transportador y revisador- a inspeccin de vaco L-217-Aug-9811.0H.Ochoa H.Zamora28-Aug-980%

4.04Cambiar y ajustar el ciclo de rotacin de inspectores en L-119-Jun-980.0H.Zamora19-Jun-98100%

4.05Verificar la norma de estaciones de inspeccin, en caso de no cumplir con la norma, cambiar las lamparas4-Jul-9848.0H.Ochoa H.Zamora21-Aug-980%

4.06Efectuar y llevar registro de la medicin del cambio de contraste13-Jul-98A.Jasso J.Ojeda2 veces por ao0%

4.07Compra de sillas autoajustable con pistn elevador.3-Jul-9828.0H.Ochoa H.Zamora31-Jul-9825%

4.08Ajustar el estandar de temperatura en lavadora3-Jul-9814.0H.Zamora17-Jul-9850%

2.04.0

C:\produc\ing_zam\project

Ing.Humberto Zamora

OBSERVACIONES:

Pgina

de

Actividad o tarea