memoria del archivo general de la administraciÓn … · desglose por sistema de acceso consultas...

HEZKUNTZA, HIZKUNTZA POLITIKAETA KULTURA SAILA

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN,POLÍTICA LINGÜÍSTICA Y CULTURA

MEMORIA DEL ARCHIVO GENERAL

DE LA ADMINISTRACIÓN

2015 PÚBLICA DE LA C.A.E.

02Memoria del Archivo General

de la Administración Pública de la C.A.E.

2015

01/ Recursos humanos

1 Jefe del Servicio1 Responsable de área3 Archiveras1 Archivera ayudante2 Ayudantes administración1 Auxiliar administrativa1 Ordenanza subalterna TOTAL: 10

02/ Instalaciones y equipamiento Edificio Lakua II: 3 depósitos de 156 m2 cada uno y 6 de 312 m2 cada uno con armarios compactos. Edificio Gamarra: 11 pasillos robotizados de 15 metros de altura con 19.000 bandejas contenedoras gestionadas por dos robots, que ocupan una superficie de 6.011 m2.

En ambos edificios se cuenta con máquinas reproductoras multifunción (fotocopiadoras; impresoras y digitalizadoras), traspaletas y carros para transportar las cajas de documentos.

En la sala de consulta existen un lector reproductor de micro-films y dos PC con sistema operativo Windows 7 y acceso al sistema informático de gestión de archivo.



2015

3.1. Ingresos de documentación en el Archivo General Número de depósitos: 601 Número total de cajas depositadas: 31.659

Desglose por Departamentos Depósitos

601

Total cajas

31.659

% del total

100%

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y JUSTICIAAGENCIA VASCA DEL AGUACOMISION JURIDÍCA ASESORADESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDADEDUCACIÓN, POLÍTICA LINGÜÍSTICA Y CULTURAELANKIDETZAEMAKUNDEEMPLEO Y POLÍTICAS SOCIALES (INCLUYE VISESA Y ALOKABIDE)HACIENDA Y FINANZASIVAPIZENPEKONTSUMOBIDELANBIDELEHENDAKARITZAMEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIAL ÓRGANO RECURSOS CONTRACTUALESOSAKIDETZASALUD SEGURIDAD

Total

19341

70130301595

47166

139

494

173718

404864112

1.7023.836

367504

10.096

2.8220

581234

3.991127

2.43682

1.4021.454

645

1,272,730,355,37

12,111,161,60

31,87

8,920

1,840,74

12,600,407,700,264,434,602,05

03/ Gestión documental



2015

45.000

40.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0 2011 2012 2013 2014 2015

30.571

32.078

44.591

28.431

31.651

Nº de cajas depositadas 2011-2015



2015

3.2. Expurgos de documentación Total de expurgos realizados: 161 Total de cajas destruidas a nivel de Archivo General: 32.229 cajasTotal de cajas destruidas a nivel de Archivo de Oficina: 557 cajas Número total de cajas eliminadas: 32.782

Expurgo a nivel de Archivo General

Desglose por Departamentos Expurgos Total cajas

HACIENDA Y FINANZASEDUCACIÓN, P.L. Y CULTURASEGURIDADSALUDADMINISTRACION PÚBLICA Y JUSTICIADESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDADEMPLEO Y ASUNTOS SOCIALESOSAKIDETZAMEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIALELANKIDETZA

826101453

717

161

2.4226.1121.1531.302

201131

10.3886.9231.9071.690

161 32.229Total



2015

Expurgo a nivel de Archivo de Oficina

Desglose por Departamentos Expurgos Total cajas

KONTSUMOBIDESEGURIDADLEHENDAKARITZAOSAKIDETZAEMAKUNDEDESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD

152111

1445757

2412335

11 557Total



2015

3.3. Crecimiento del Archivo El crecimiento acumulado del Archivo General (Lakua y territoriales) a fines de 2015 es:

Total depósitos: 745.552 cajas Total expurgos: 173.950 cajasCajas en Archivo General a 31/12/2015: 571.602

120.000

100.000

80.000

60.000

40.000

20.000

0

1982

1983

1984

1985

1986

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Crecimiento real

Expurgos

Entradas



2015

3.4. Ocupación del nuevo edificio de depósito Hay que tener en cuenta que el depósito de este edificio consta de: • 11 pasillos, de los cuales 8 están habilitados para su

uso. • 2.375 bandejas por pasillo, lo que hace un total de

19.000 bandejas. • 6 contenedores marrones por bandeja (4 por cada

contenedor marrón). • 24 cajas blancas por bandeja. • una capacidad total de 114.000 contenedores marrones o de 456.000 cajas blancas. Se mantiene el objetivo de la eliminación de los contene-dores marrones sustituyéndolos por cajas blancas.

A pesar de ello en noviembre se llegó a no dispo-ner de bandejas totalmente vacías, con lo que se dio prioridad absoluta al expurgo y al ajuste de espacios en las bandejas a fin de generar bandejas vacías para poder introducir cajas blancas de nuevo depósito.

Continuando con el sistema iniciado en 2014, en 2015 se ha sacado y vuelto a meter un total de 1.579 cajas marrones, liberándose 626 bandejas con capacidad para 15.024 cajas blancas.

También se han extraído para expurgo 8.220 con-tenedores marrones (aproximadamente 32.280 cajas blancas)- y solo se han introducido 151 cajas marrones (604 cajas blancas) con nuevos depósitos.



2015

3.5. Acceso a la documentación del Archivo General de Lakua/Gamarra Consultas en la sede del Archivo General de Lakua/Gamarra y sistema de consulta Total de consultas durante 2015: 7644

Consultas NO SGA Consultas SGA

3.505 4.139

ADMINISTRACION PÚBLICA Y JUSTICIAAGENCIA VASCA DEL AGUAALOKABIDECOMISION JURÍDICA ASESORADESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDADEDUCACIÓN, POL. LINGÜÍSTICA Y CULTURA.ELANKIDETZAEMAKUNDEEMPLEO Y POLÍTICAS SOCIALESHACIENDA Y FINANZASHOBETUZIVAPIZENPEKONTSUMOBIDELANBIDELEHENDAKARITZAMEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIALORGANO RECURSOS CONTRACTUALESOSAKIDETZAOSALANSALUDSEGURIDADSPRI

VISESA

Total

2033610

01.121

53510

0390336

1330011

6120

1050

10911

81

24470

80

1.518104190

1.197151

0123

299

469330

115470

30

Fondo consultado



2015

Tipo de consulta 2011 2012 2013 2014 2015

PréstamoConsultasReproducciónRetirada definitiva

6.96753

848109

7.2001.383

743724

7.8112908893

5.528266

1.76189

5.66592

1.22059

8.282 7.97710.050 7.6447.036Total

Nº de consultas realizadas en 2011-2015

2011 2012 2013 2014 2015

8.000

7.000

6.000

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

0

Préstamo

Consultas

Reproducción

Retirada definitiva



2015

Tipo de consulta

PréstamosConsultaReproducciónRetirada definitiva

1.62948

1.73989

3.899218220

3.505 4.139Total

Desglose por sistema de acceso

Consultas NO SGA Consultas SGA

Evolución de las consultas a través del Sistema de Gestión de Archivo 2011-2015

2011 2012 2013 2014 2015

7.000

6.000

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

0

NO SGA

SGA

3.2273.044

4.0883.955

3.0803.505

4.139

6.923

5.238

3.836



2015

Tipo de usuario

ADMINISTRACIÓNCIUDADANÍA E INVESTIGACIÓN

1.9871.518

3.186953

5.1732.471

Desglose por tipo de usuario y sistema de acceso

Consultas NO SGA Consultas SGA Total

Consultas por tipo de Usuario 2011-2015

10.000

8.000

6.000

4.000

2.000

0

Administración

Ciudadanía e investigación

739

6.640

5.173

9.411

6.554

1.728 1.284

5.803

1.231

2.471



2015

Consultas en los Archivos Territoriales Gipuzkoa En el Archivo Territorial del edificio de la calle Andia 13 de Donostia se han atendido un total de 82 préstamos, de los cuales 78 corresponden a la Delegación de Vi-vienda y 4 a la Delegación de Educación.

Además se ha insertado documentación en 1440 expe-dientes. Bizkaia En el Archivo Territorial del edificio de Gran Via, 85 de Bilbao se han atendido un total de 272 consultas, de las cuales 166 corresponden a la Delegación de Educación y 108 a la Delegación de Trabajo.

3.6. Otras actividades relacionadas Registro de Investigadores. Creado el año 2012, hay un total de 593 usuarios registrados. El año 2015 se han ins-crito 82 nuevos investigadores.

Registro de Inserciones. Hasta nueva orden no se realizan inserciones de documentos en Lakua.



2015

3.7. Programa informático sistema gestión de archivo (AKS/SGA)

Desarrollo del OPAC En Octubre se ha comenzado a diseñar el módulo del OPAC o Consulta desde Internet de los fondos docu-mentales. Se está colaborando con EJIE para cambiar el diseño del módulo existente, adecuarlo a las necesidades reales y a los requerimientos del Servicio Web. Se estima que estará en funcionamiento al final del primer trimestre de 2016.

Continuando con lo decidido en 2014, se ha priorizado la carga de la información de la documentación que los departamento quieren remitir (hojas de control de trans-ferencias) antes de realizar la transferencia, con objeto de que la mayor parte de lo depositado en Gamarra sean cajas blancas, sin introducirlas previamente en contene-dores marrones.

Durante el año 2015 se han introducido información co-rrespondiente a un total de 31.305 cajas blancas. Actual-mente hay 79.493 cajas de ese tipo en las bandejas del depósito robotizado.

Manual de funcionamiento de la aplicación Se ha procedido a la edición del Manual del AKS/SGA para los niveles de usuario Archivo de Oficina, Archivo Central Institucional y Funcionario. Interconexión Platea AKS/SGA

Se continúa con la implantación del archivado de expe-dientes tramitados por Platea en función de las deman-das de las oficinas. Se ha formado en el uso de esta funcionalidad a las oficinas que lo han solicitado. Como consecuencia de estas sesiones formativas se han detectado una serie de mejoras a implementar en el proceso que se han trasladado a la DACIMA.



2015

Carga Ficheros XML Mediante este programa de carga de registros (ya depo-sitados o pendientes de transferencia) en el Sistema de Archivos se han volcado a la aplicación en 2015 413.557 registros correspondientes a 59.710 cajas.

Se ha continuado con el desarrollo del cuadro de clasi-ficación y con la implantación de la aplicación en otros departamentos. Actualmente hay oficinas archivando a través del SGA de prácticamente todos los departamen-tos y de los Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas como ELANKI-DETZA, LANBIDE, KONTSUMOBIDE, OSALAN, EMAKUN-DE, IZENPE, AGENCIA VASCA DEL AGUA, IVAP, VISESA, ALOKABIDE, OSAKIDETZA y SPRI. Actualmente en el AKS/ SGA hay descritas:

• En el nivel de Archivo General, 380.180 cajas, corres-pondientes a 3.680.550 registros.

• En el nivel de Archivo de Oficina: 20.005 cajas, corres-pondientes a 659.458 registros.

Es decir, el 50,98 % de las cajas depositadas en el Archivo General están descritas en el AKS/SGA.

Formación en el sistema AKS/SGA Ante el cambio de titular de la plaza de archivero del área de Agricultura y Pesca, se han mantenido varias sesiones de formación sobre el AKS/SGA, dokusi y la situación global del archivo del departamento.

Se ha continuado implantando el AKS/SGA en las Direc-ciones de la Viceconsejería de Cultura y en la de Políti-ca Lingüística, revisando las series documentales que producen así como los inventarios de lo ya depositado y dando formación al personal auxiliar para archivar los ex-pedientes tramitados a través de PLATEA en el AKS/SGA.



2015

corrección y carga de los inventarios de las series de la Agencia Vasca de Cooperación al Desarrollo y de su antecedente, la Dirección de Cooperación al Desarro-llo. Fondo Cultura La archivera responsable del fondo ha continuado analizando, revisando, inventariando y cargando en el AKS/SGA los inventarios de las series de este fondo, tarea que ya está prácticamente concluida. Fondo Educación Sección Personal Docente Con la ayuda del personal del servicio de restauración, durante el periodo estival se ha procedido a separar los expedientes de personal no docente del docen-te, depositados por la Delegación de Bizkaia. Se han tratado unas 500 cajas de las que se ha cambiado la unidad de instalación, completado la descripción, eli-minando duplicados y volcando la información al AKS/SGA. Queda pendiente su conclusión en el año 2016.

4.1. Labores de reorganización Fondo Administración Pública Sección Modernización de la Administración Se ha completado la migración al AKS/SGA de los PDF correspondientes a los Libros Registro de Entrada y Sa-lida de varias entidades de la Administración Pública de la CAE desde 1995 a 2009. Queda pendiente el archivado de los correspondientes a los años 2010 a 2015 y la transferencia de todos ellos al Archi-vo General. Sección Informática y Telecomunicaciones A solicitud de la Dirección de KZGune se han mantenido va-rias reuniones para analizar la problemática de archivo que tiene este programa y la solución a aplicar. Esta se llevará a cabo en 2016. Fondo Asuntos Sociales Subfondo Elankidetza Continuando con la política de incorporación de oficinas y su documentación al AKS/SGA, se ha acometido el inventariado

04/ Organización



2015

Resto del Departamento La archivera encargada del área, en colaboración con la archivera del Departamento ha continuado revisando las series generadas por el departamento a fin de codificar correctamente las cajas y cargarlas, progresivamente, en el AKS/SGA. Se ha implantado el archivado de expedientes tramitados por PLATEA en el AKS/SGA en varias oficinas más. Fondo Hacienda Sección Patrimonio y Gestión de Riesgos A solicitud de la Dirección de Patrimonio y Contratación, a lo largo de 2015 se ha colaborado en la reorganización de documentación. Se ha revisado una serie de cajas de Gestión de Riesgos y Contratación que estaban depositadas desde hacía muchos años. Una parte de las mismas se han expurgado y otra se ha inventariado en detalle y cargado en el AKS/SGA. Se ha iniciado, con la empresa AByC, la reorganización, ex-purgo, inventariado y depósito de los expedientes del Regis-tro de Contratistas que está siendo digitalizado. Esta labor se prevé acabar a lo largo del primer trimestre de 2016. Se ha analizado la documentación de la Secretaría Técnica, cuya reorganización se acometerá en 2016.

Fondo Industria Departamento

Se ha colaborado con la archivera del departamento para la revisión del catálogo de servicios del departamento y la adecuación de estos a los procedimientos de la NB29. Fondo Interior Sección Victimas del Terrorismo A lo largo del 2015 se ha concluido la organización, in-ventariado y depósito de la documentación de la antigua Dirección de Victimas del Terrorismo que se trasladó al Archivo General en junio de 2014. Fondo Justicia Sección Registros Administrativos

Se ha reorganizado, cotejado, inventariado y depositado documentación perteneciente al Registro de Fundaciones que estaba en unos armarios del departamento. Así mismo se está colaborando con la responsable del registro de Fundaciones para organizar, inventariar y de-positar en el Archivo General la documentación de las fundaciones abiertas que haya superado los 5 años de antigüedad.



2015

Fondo Lehendakaritza Durante el año 2015 se ha continuado la organización de la documentación de la Dirección de Servicios de la Lehen-dakaritza. Fondo Medio Ambiente Sección Calidad Ambiental Debido a la realización de unas obras en el edificio Gran Via de Bilbao, se procedió al traslado de aproximadamente 1300 cajas de documentación de expedientes de activida-des clasificadas. Se encargó la organización, inventariado y depósito de esta documentación a la empresa AByC. Como resultado del mismo se depositaron 1200 cajas de documentos.

Se ha colaborado con la Dirección de Administración Am-biental en la elaboración por parte de la empresa AByC, de un inventario de servicios y su equivalencia Wen series documentales para la documentación de la Viceconsejería de Medio Ambiente.

Fondo Sanidad Subfondo Osakidetza La Comarca Bilbao y la Comarca Araba han continua-do con el depósito de historias clínicas de pacientes de baja de atención primaria. Toda esta documenta-ción ha sido cargada ya en el AKS/SGA.

Se ha comenzado con la reorganización de la docu-mentación a conservar correspondiente a las OPES de 1995, 1997 y 2002 que se han expurgado.

Se ha atendido un total de 8 consultas sobre el fondo de Maternidad de Bilbao. Se ha iniciado el proceso de volcado del fichero ma-nual de historias clínicas de la maternidad en una base de datos access.



2015

Fondo Vivienda Sección Vivienda de Protección Oficial Debido a la realización de unas obras en el edificio Gran Vía de Bilbao, se procedió al traslado de aproxi-madamente 2500 cajas con documentación de varias series documentales de la Delegación de Vivienda de Bizkaia: documentos relativos a contratos de VPO, Construcción de VPO, Expedientes de Rehabilitación, Denuncias, etc. Toda ella ha sido organizada, inventa-riada, cargada en la aplicación y transferida al Archivo General. Subfondo Alokabide Se ha continuado con la reorganización, inventariado y depósito de documentación de Alokabide ubicada en las Delegaciones de Donostia-San Sebastián (que iban a trasladar sus oficinas). Realizó la tarea la em-presa ODEI, contratada por Alokabide, en la sede del Archivo General en Gamarra. La archivera responsable del área ha procedido a la carga de los registros ge-nerados para poder depositar la documentación en el Archivo General.

Subfondo VISESA

Continuando con el plan de la Sociedad Pública de

rescindir el contrato de custodia de documentos en la empresa Iron Mountain y su traslado al Archivo General, a lo largo de 2015 se ha concluido traslado de la docu-mentación y se está en proceso de reorganización de los fondos, que se espera concluya para abril de 2016. El trabajo lo está realizando la empresa ODEI. La archivera responsable del área ha procedido a la carga de los registros generados para poder depositar la documentación en el Archivo General. Fondo Trabajo Sección Ordenación Laboral

La archivera responsable del fondo ha continuado con el proceso de revisión, inventariado y carga del contenido de las cajas de esta sección, especialmente expedientes de regulación de empleo, sanciones, conciliaciones y trabajos con amianto. Para ello se ha contado con la colaboración de una de las personas del antiguo servicio de Seguridad, ahora asignada al depósito de Gamarra.



2015

Subfondo LANBIDE A fin de mantener el estudio de consultoría documen-tal actualizado, se ha seguido mantenido un contacto constante con la persona responsable de esta tarea en LANBIDE para analizar e incorporar los cambios pro-ducidos y completar la parte correspondiente al área de Inserción Laboral que estaba sin definir. A lo largo de 2015 se ha seguido con el proyecto de digitalización de la documentación del RGI existente en las oficinas, para su carga en su aplicación de ges-tión y su posterior transferencia al Archivo General. Lleva a cabo este trabajo la empresa ODEI y durante 2015 se han transferido 3.812 cajas con 169.704 ex-pedientes.

Se han mantenido reuniones con EJIE y los respon-sables de LANBIDE con objeto de que se modifiquen las características de las digitalizaciones que se están realizando con el fin de poder validarlas el día que se apruebe la Política de Gestion de Documentos Elec-trónicos y se pueda así destruir el papel. Subfondo OSALAN

Se continúa en colaboración con técnicos de Osalan en la realización del estudio de la producción docu-mental del organismo.

4.2. Modelo de gestion documental (dokusi)

Se ha continuado colaborado con EJIE, la Dirección de Informática y Telecomunicaciones (DIT) y la Dirección de Atención al Ciudadano, Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA) en el desarrollo del Modelo de Gestión Documental, conocido como Dokusi. Las labores de mantenimiento de los ficheros maestros de dokusi y de la tipología documental así como la se-cretaría del Comité Técnico dokusi se llevan a cabo por parte del Archivo General desde septiembre de 2013. Se colabora con la DACIMA en el ajuste entre los procedimientos definidos en los ficheros maestros de dokusi y los procedimientos y servicios definidos en el Catálogo de Servicios. También en la formación a los usuarios de Platea para el archivado de expedientes electrónicos.

El Comité Técnico Dokusi ha elaborado el borrador de la Política de gestión de documentos electrónicos que está en fase de tramitación para su aprobación.

Se han celebrado ocho reuniones del Comité Técnico dokusi y se han asignado códigos a 55 series docu-mentales.



2015

COVASED La responsable del Área de Archivo ha asistido a una reunión de la COVASED el 23 de febrero. Visitas al edificio de Gamarra Con motivo de la celebración del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio se organizaron visitas guia-das al edificio de Gamarra, tanto en euskera como en castellano.

05/ Relaciones externas y formación

Asistencias a cursos La responsable del área de archivo ha realizado el curso on-line “EL VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS COMO EVIDENCIAS DIGITALES”, impar-tido por la empresa Docuformación y la profesora María del Valle Palma Villalón.

Docencia Organizado por el IVAP e impartido por Gloria Barcelo, res-ponsable de la aplicación S54b (AKS/SGA); la letrada Pilar Irurzun e Irune Zumalde, responsable del área de archivo, se ha impartido un curso sobre Sistema de Gestión Docu-mental con Archivo Digital al personal del Cuerpo Faculta-tivo de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas.

Vitoria-Gasteiz, 2016

OGASUN ETA FINANTZASAILA

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y FINANZAS

Vitoria-Gasteiz, 2016

OGASUN ETA FINANTZASAILA

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y FINANZAS

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