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Mejorando la competitividad de la cadena de suministro
www.digitalb2b.com.mx
ProblemProblemááticas en compras y cuentas por pagar ticas en compras y cuentas por pagar COMPRAS CUENTAS POR PAGAR
Falta de visibilidad en los procesos de compras Costo administrativo del proceso de pagos
Oportunidades pérdidas por falta de consolidación de demanda Riesgo de incumplimiento con normas y regulaciones del SAT
Oportunidad de ahorros al ampliar oferta de proveedores Errores en validaciones manuales de facturas
Conveniencia de establecer un procedimiento en todas las compras
Oportunidad de facilitar auditorías
Inventarios mayores a lo requerido por falta de información Altos costos de control y almacenaje de facturas impresas
Oportunidad para optimizar los procesos de autorización Oportunidad de reducción de costos administrativos y de procesos
Oportunidad de dar mejor seguimiento a los contratos
Oportunidad de medir a los proveedores de forma objetiva
Ineficiencias administrativas por duplicación de esfuerzos
Falta de control por operaciones remotas
Errores y retrasos en algunos de los procesos
Abastecimiento
• Asegurar abasto oportuno
• Disminuir tiempos y gastos del proceso de compra
• Reducir costos de adquisición de bienes, insumos y productivos
• Optimizar inventario con su beneficio financiero
Cuentas por pagar
• Automatizar la conciliación 3 Way Match
• Recepción de Factura tradicional y electrónica
• Publicación de saldos y pagos a los proveedores
Nuestra oferta Nuestra oferta
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Proceso de Comercio ElectrProceso de Comercio Electróónico de B2Bnico de B2B
¿¿QuiQuiéén es B2B?n es B2B?Intercambio de datos
•Validación Fiscal•Validación Comercial•Addenda On line•Bóveda Digital•Generación de alertas•Otros
HERRAMIENTA
•Soporte técnico a Proveedores•Mesa de ayuda a Usuarios internos•Capacitación•Manuales
SERVICIOS
•Campaña informativa al proveedor•Campaña de capacitación a proveedor•External Change Management•Adopción de uso
ON BOARDING
Oferta IntegralOferta Integral
SOLUCIONES DIGITAL B2BSOLUCIONES DIGITAL B2B
ColaboraciónAutomatización
de PagosCompetencia
REDUCCIÓN DE COSTO REDUCCIÓN DE GASTO GARANTIZAR EL ABASTO
Automatización de Compras
Visibilidad y Control
V.M.I.
CONTROL DE INVENTARIOS
PUBLICACIÓN INVENTARIOS
COMERCIO EXTERIOR
SEGUIMIENTO DE CONTRATOS
VISIBILIDAD DEL PROCESO
DOCUMENTOS COMERCIALES
REQUISICIÓN Y AUTORIZACIÓN
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
FACTURA ELECTRÓNICA
3 WAY MATCH
PUBLICACIÓN DE PAGOS
Análisis
OPTIMIZACIÓN DEL INVENTARIO
CATALOGACIÓN PROVEEDORES
ANÁLISIS DEL GASTOS
PUBLICACIÓN DE CATÁLOGOS
CATALOGACIÓN PRODUCTOS
NEGOCIACIONES ELECTRÓNICAS
COTIZACIONES ELECTRÓNICAS
SOURCING
SOURCING INTERNACIONAL
INDICADORES PERFORMANCE
E S T R A T E G I A E S T R A T E G I A
B A S E D E D A T O SB A S E D E D A T O S
T T E E C C N N O O L L O O G G
ÍÍ AA
S S E E R R V V I I C C I I OO
Portafolio de serviciosPortafolio de servicios
Nos vinculamos con el sistema administrativo de nuestros clientNos vinculamos con el sistema administrativo de nuestros clientes es
MMóódulos de solucidulos de solucióón de Comprasn de Compras
•Recepción de factura electrónica por correo o FTP•Compatible con cualquier software de emisión de facturaTransmisión de Factura
•Aplica a esquemas CFD 2.0 y 2.2 y CFDi 3.0 u 3.2•Validación de datos y estructura (anexo 20) y notificación de rechazos
Validación Fiscal
•Conciliaciones automáticas de negocio mediante addenda•Empate 3way macth o 2way matchValidación Comercial
•Publicación de pagos y saldos•Status de facturas y consulta 24x7Notificación de Pago
MMóódulos de solucidulos de solucióón de Cuentas por Pagarn de Cuentas por Pagar
La solución puede evolucionar y ampliar el alcance según las necesidades
Alcance de recepciAlcance de recepcióón de facturasn de facturas
Las formas en las que el proveedor pueden enviar sus facturas
electrónicas son:
a) Correo electrónico con Subject (Asunto) establecido.
b) Factura XML con Addenda.
c) Envío por la aplicación WEB.
d) Correo electrónico sin Subject (Asunto)
RecepciRecepcióón de factura electrn de factura electróónicanica
SAT B2BValida estructura del XML
si si
Valida sello digital si siValida el status de CSD
no si
Valida la cadena original
si si
Valida el rango de folios (CFD)
(a través de otra aplicación)
si
Valida datos no si
Soporta 2.2 Y 3.2 no si
ValidaciValidacióón Fiscaln Fiscal
Un estudio con una muestra representativa de clientes que utilizan el Software de B2B para la recepción y validación de CFD
y CFDi arrojó los siguientes resultados:
% CFD Rechazados: 5%% de CFDi Rechazados: 0.3%
Fuente: Digital B2B enero 2013
Error de certificado no incluido no obligatorio
16%
Error de estructura del documeto o
error en encripcion63%
Errores en el certificado del
emisor12%
Folios inexistentes9%
Tipos de Error
La importancia de efectuar la validación fiscal en base a las modificaciones a la RSMISC 2013
• La obligación de validar las facturas es del receptor según el artículo 29 del CFF
– Es calificado como delito de defraudación fiscal el usar documentos falsos (apócrifos)
– Los contribuyentes receptores tienen la obligación de verificar ante el SAT los comprobantes
• La mayor parte de los proveedores deberán facturar electrónicamente ya que la gran mayoría debe tener ingresos superiores a 250,00 pesos anuales
• Es importante asegurarse que los CFD´s que se han recibido históricamente cumplan con los requísitos de ley para evitar riesgos.
• Estadísticamente el 0.3 % de los CFDI tiene algún tipo de error, es decir 3 de cada 1,000 facturas, por lo que si es conveniente validar para evitar riesgos
• La validación comercial, es decir conciliar la orden de compra, el recibo de almacén y la factura, mejor conocido como el 3 way match es lo que genera el mayor ahorro en el proceso.
INTERNAS: modificación de spoolLo desarrolladores deben modificar la información de salida del ERP para que considerar los nuevos datos requeridos por la addenda•Adecuaciones a ERP•Costo de desarrolladores•Cambios por versiones nuevas o subtipos de addenda•Campos que no se tienen en el ERP y adecuaciones para lay out
EXTERNA: desarrollo de un terceroEs necesario pagar al proveedor de factura electrónica el desarrollo de la addenda•Costo por desarrollo de addenda•Tiempo de entrega variable
RENTABILIDAD: volumen de ventaLos costos y tiempos de las modificaciones descritas no siempre las justifica el volumen de negocio con el cliente
• Sin la addenda no se puede automatizar la recepción y validación de facturas
•La cadena de suministro es compleja y sus proveedores tienen distintos niveles de automatización
•Los prestadores de factura electrónica son distintos, lo mismo las fechas en que pueden habilitan las addendas
•Los proveedores con poca frecuencia de compra o con ventas bajas suelen negarse a desarrollar la addenda
•La empresa no logra que el 100% de sus proveedoras cumpla con la addenda
AL PROVEEDOR AL COMPRADOR
Sistema universal de addendas
Generación de factura a través de cualquier proveedor de serviciosImportación de XML en el sistema de addendas de B2B
Selecciona la addenda deseada
Capture la información de la addenda deseada
Genere tu factura ya con la addenda anexada y envía
Sistema universal de addendas
Beneficios del proyectoBeneficios del proyecto
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Principales beneficios del sistema de comprasPrincipales beneficios del sistema de compras
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Beneficios de la recepciBeneficios de la recepcióón y validacin y validacióón de facturas n de facturas
Beneficios de difBeneficios de difíícil medicicil medicióónn
Beneficios del sistema universal de addendas
El comprador:
• Garantiza que el proveedor cumpla con la addenda.• Elimina complejidades técnicas al proveedor. • Incrementa la tasa de facturas con addenda incorporada. • Facilita automatizar la recepción de facturas.• Actualización de Addenda.
El proveedor :
• Incorpora sin complicación la addenda a su factura .• Cuenta con un repositorio de facturas enviadas de fácil acceso y control. • Puede seleccionar las addendas que requiera. • Solo tiene que llenar los datos que el sistema le señale.• No tiene que integrar nada a su ERP.• No tiene que extraer ni mapear datos.• El sistema se puede usar inmediatamente .• El sistema es en línea.
El ahorro que se estima al respectoEl ahorro que se estima al respecto
Ejemplo de tiempos y movimientos Ejemplo de tiempos y movimientos
proceso compras tiempo ejecutivo
requisición preparación oc envio oc confirmación oc comunicación con proveedor
preparación reportes seguimiento información total por
transacción autorizacion supervisión total por transacción
actual time 2 2 2 2 4 5 1 1 19.0 2 3 5estimated b2b 1 0 0 0 0.5 0 0 0 1.5 0.5 1 1.5diference 1 2 2 2 3.5 5 1 1 17.5 1.5 2 3.5
proceso cotización minutos
solicitud captura de información
selección de proveedores
envío a proveedores seguimiento recepción de
cotizaicóncuadro
comparativo selección total por transacción aprobación autorización total por
transacción
tiempo actual 2 2 5 3 8 2 10 3 35 2 2 4estimated b2b 1 0 0.5 0 1 0 0 1 3.5 1 0.5 1.5diference 1 2 4.5 3 7 2 10 2 31.5 1 1.5 2.5
proceso pago tiempo ejecutivo
recepción filtro revisiión registro interacción con proveedor
interacción con compras
interacción con operaciones
total por transacción supervisión
total por transacción
tiempo actual 1 3 3 5 2 4 2 20 3 3estimado con b2b 0 0 0.5 0 0 0.5 0 1 0.5 0.5diferencia 1 3 2.5 5 2 3.5 2 19 2.5 2.5
proceso de pago
proceso de requisición y envio de orden de compra
proceso de cotización
EstimaciEstimacióón del beneficio, ejemplo de 10,000 transacciones n del beneficio, ejemplo de 10,000 transacciones operativo ejecutivo telefono papelería total por transacciones costo transacciones costo estimato
transaction indirectos indirectos directos directos total proceso de compras 17.50 3.50 5.00 4.00 costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 4.31 1.78 0.77 0.31 7.17 8,000 57,336 2,000 14,334 71,670proceso cotización 31.50 2.50 7.00 6.00 costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 7.76 1.27 1.08 0.46 10.57 8,000 84,546 2,000 0 84,546proceso de pagos 19.00 2.50 3.00 4.00costo unitario 0.25 0.51 0.15 0.08costo por transacción 4.68 1.27 0.46 0.31 6.72 8,000 53,762 2,000 13,441 67,203
total 16.75 4.32 2.31 1.08 24.46 195,644 27,775 223,419
EstimaciEstimacióón de los costos para estimar el ROI n de los costos para estimar el ROI
MODULO
AHORROS (COSTOS DEL PROCESO Y/O OPORTUNIDADES
($USD)
# REQUERIMIENTOS AHORRO TOTAL POR MÓDULO (USD$)
Cotizaciones $5 / Cotización 10,000 cotizaciones $ 50,000 proceso
Cotizaciones2% ahorro por cada
cotización en la plataforma
10 millones de dólares anuales en indirectos $200,000 negociaciones
Transmisión de Ordenes de Compra $4,00/ oc 20,000 Pedidos de
Compra $80,000 proceso
Cuentas por pagar $5,00/ Factura 20,000 facturas 100,000 dólares
TOTAL GENERAL na No aplicable $430,000 dólares
Ejemplo de los Beneficios Tangibles por Modulo B2B:Ejemplo de los Beneficios Tangibles por Modulo B2B::
Casos de Casos de ééxito xito
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•Ha usado nuestro sistema por más de 5 años•Proveemos servicios a más de 300 proveedores •Empezó por el proceso de compras y ahora también incluye la recepción de facturas.•Comenzó solo con proveedores de materiales indirectos y de logistica•En proceso de expandir el proceso a Colombia y otros paises Latinoamericanos
Casos de Casos de ÉÉxitoxitoCompras Compras
•Más de 5 años usando el sistema B2B•Más de 500 proveedores nacionales e internacionales •Incluye un módulo para agilizar el proceso de importación
•Nuestro cliente por más de 3 años y medio •El proceso inicial solo consideraba los servicios de automatización del proceso de compras•El servicio se extendió para ahora también automatizar su proceso de cuentas por pagar•Proveemos servicios a proveedores de 3 plantas en ciudades diferentes
Casos de Casos de ÉÉxitoxitoCuentas por PagarCuentas por Pagar
•La más reciente implementación realizada en menos de 4 meses con más de 500 proveedores usando el ciclo completo desde la requisición hasta el pago para 17 diferentes ciclos de negocio
Algunos de nuestros clientesAlgunos de nuestros clientes
Cual es nuestra propuesta de valor?
• Logramos que el 100 % de sus proveedores se integre electrónicamente a su cadena de suministro que operen de acuerdo a sus estándares e incluso que facturen digitalmente
• Logramos reducir el gasto de operación entre 10 y 20 dólares por transacción
• Logramos que haya transparencia en sus operaciones
• Logramos que disminuyan las urgencias y las ineficiencias en el proceso
• Al ordenar el proceso desde el origen, logramos que haya menos excepciones, re procesos y cuentas sin clasificar
Prado Sur 245 1er piso
Col. Lomas de Chapultepec
México D.F. 11000
+52 (55) 44 40 44 75
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Oficina Ciudad de MéxicoPrado Sur 245Col. Lomas de Chapultepec,Código Postal 11000, México, D.F.Tel: (55) 4440 4475
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