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PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO PIPD02

PROCEDIMIENTO

MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

VERSIÓN 8

ELABORÓ:Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA:08/07/2014

FECHA: 14/07/2014

FECHA: 21/08/2014

OBJETIVO

Realizar medición y evaluación de la gestión institucional, mediante el diseño, implementación, seguimiento y análisis de los indicadores de gestión y cronogramas de trabajo, verificando y aplicándolas metodologías establecidas y adoptadas por la entidad, de conformidad con los requerimientos normativos vigentes y exigencias de la Alta Dirección, con el propósito de identificar oportunidades de mejora, generar recomendaciones y observaciones que contribuyan al efectivo cumplimiento de la misión, visión y los objetivos institucionales..

ALCANCEInicia con la identificación de las variables que se requiere medir, continúa con la formulación de indicadores de gestión asociados a los planes y programas institucionales, y la aprobación de estos, y finaliza con la implementación y seguimiento de los indicadores de gestión de la entidad, así como de la evaluación de resultados de estos.

AMBITO DE APLICACIÓ

NEste procedimiento aplica a todos los procesos de la entidad.

DEFINICIONESEficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados esperados.Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.Evaluación: valoración ordenada sobre el diseño, implementación o los resultados de un plan, programa o política o análisis comparativo periódico y sistemático, principalmente de los resultados, efectos e impactos alcanzados, pero también de las estrategias de implementación del Plan, Programa o Política, respectivo de los objetivos planificados. El análisis debe permitir identificar y explicar las razones de éxito o fracaso del Plan, Programa o Política que sirve para generar información

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que ayude a los evaluadores y a los beneficiarios de los mismos, para tomar decisiones. (Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002). Se refiere a la comparación numérica o no de los costos y beneficios asociados a una política, plan o proyecto. (Fuente: BPIN, 2003).Indicador: es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa. (Fuente: Guía de Administración del Riesgo, DAFP. 2011)Línea de base: datos e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible hacer seguimiento y monitorear una política, programa o proyecto o efectuar comparaciones relacionadas. Un estudio de línea base usualmente describe dicha situación previa o punto de partida, antes de adelantar una política, programa o proyecto de asistencia Ejemplo: Situación nutricional de los niños que serán beneficiados del programa de desayunos infantiles. (Fuente: Sinergia a partir de UNDP, 2003).Medir: comparar una magnitud con un patrón preestablecido.Meta: valor al que se espera que llegue un indicador como resultado de la implementación de una política, programa o proyecto, deber ser referida a un período específico. Ejemplo: Rediseñar 302 entidades de la rama ejecutiva de la administración pública a nivel nacional durante el periodo 2003 – 2006. (Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002). Magnitud o nivel específico o estándar de los resultados, productos, efectos o impactos que se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y calidad. (Fuente: Manual de Procedimientos, BPIN, 2002).Rango de gestión: hace referencia al intervalo de valores que puede tomar el indicador sin que se afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales.Resultado: expresa el cambio real de la situación inicial medido en términos de los productos o impactos generados, a partir de los objetivos definidos, son el producto concreto del conjunto de actividades realizadas en el proyecto, expresados en forma de objetivos alcanzados o logrados. Estos resultados son exigibles a la Entidad responsable de la ejecución del Plan o Programa. Deben ser apropiados, necesarios y suficientes para alcanzar el objetivo establecidos. Se hallan relacionados directamente con los productos o servicios que brinda una organización. También se denomina a los resultados como metas, cuando los resultados contienen indicadores.Seguimiento: examen continuo y sistemático sobre el avance y el logro de objetivos de una política, programa o proyecto. El seguimiento, a diferencia del monitoreo, estudia aspectos menos operativos del programa o proyecto, y utiliza indicadores específicos que influyan en la toma de decisiones de las partes interesadas del mismo. (Fuente: Sinergia a partir de OECD

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2002), consiste en la verificación del cumplimiento de los cronogramas de acuerdo con los objetivos, metas y resultados esperados en un tiempo determinado y a las recomendaciones definidas en los informes de la oficina de control interno, mediante reportes periódicos a través de los sistemas de información vigentes.

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VERSIÓN 8

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 152 de 1994 “por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo “

Artículo 1º.- Propósitos. La presente Ley tiene como propósito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en general por el artículo 2 del Título XII de la constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la planificación.Artículo 3º.- Principios generales. Los principales generales que rigen las actuaciones de las autoridades nacionales, regionales y territoriales, en materia de planeación son:j) Proceso de planeación. El plan de desarrollo establecerá los elementos básicos que comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación;

Decreto 1499 de 2017. “Modelo Integrado de Planeación y Gestión V.2”

Dimensión 4: tiene como propósito promover en la entidad el seguimiento a la gestión y su desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la consecución de los resultados previstos en su marco estratégico. Tener un conocimiento certero de cómo se comportan los factores más importantes en la ejecución de lo planeado, le permite a la entidad (i) saber permanentemente el estado de avance de su gestión, (ii) plantear las acciones para mitigar posibles riesgos que la puedan desviar del cumplimiento de sus metas, y (iii) al final del periodo, determinar si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, en las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con un uso óptimo de recursos. La Evaluación de Resultados permite también

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NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 152 de 1994 “por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo “

Artículo 1º.- Propósitos. La presente Ley tiene como propósito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en general por el artículo 2 del Título XII de la constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la planificación.Artículo 3º.- Principios generales. Los principales generales que rigen las actuaciones de las autoridades nacionales, regionales y territoriales, en materia de planeación son:j) Proceso de planeación. El plan de desarrollo establecerá los elementos básicos que comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación;definir los efectos de la gestión institucional en la garantía de los derechos, satisfacción de las necesidades y resolución de los problemas de los grupos de valor.

Decreto 943 del 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.”

Elemento de indicadores de gestión

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La Oficina Asesora de Planeación deberá definir directrices, metodologías e instrumentos para el seguimiento y

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PROCEDIMIENTO


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POLÍTICAS DE OPERACIÓNevaluación de los indicadores y cronogramas relacionados en los planes institucionales de la entidad.

2. En el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Gestión -PAG, todas las dependencias de la entidad deberán reportar, a más tardar el séptimo día hábil de cada mes, el avance parcial de las actividades correspondiente a su ejecución a la Oficina Asesora de Planeación, la cual será la encargada de la consolidación y publicación de los respectivos informes de seguimiento.

3. Las dependencias responsables de los diferentes Planes Institucionales Estratégicos deberán enviar a la oficina Asesora de Planeación trimestralmente a través de memorando, el informe de seguimiento de la ejecución, y de igual forma serán responsables de su publicación en la página web.

4. Se deberá cumplir con la periodicidad de medición establecida en la “hoja de vida del indicador”.5. La construcción de indicadores deberá seguir la metodología establecida en la Guía para la construcción y análisis de

indicadores. (Función Pública)6. Cuando un indicador requiera ser creado, modificado o eliminado, se seguirán los lineamientos establecidos en el

procedimiento Formulación y Elaboración de Planes Estratégicos código PIPD01, esto se hará a través de memorando enviado por el jefe de la dependencia y remitido a la Oficina Asesora de Planeación, explicando las razones de la solicitud; excepto cuando la solicitud provenga de la alta dirección o por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

7. El Superintendente Nacional de Salud y el jefe de la Oficina Asesora de Planeación podrán proponer indicadores con el fin de obtener mejores resultados en la gestión de actividades o procesos. Estos cambios o recomendaciones no requieren la formalidad para crear, modificar o suprimir (Formato PIFT03).

8. Los resultados de los indicadores de gestión deberán ser analizados en el periodo específico de medición.9. Cada indicador será identificado con dos letras y un número consecutivo, esta codificación será suministrada por el

administrador del Listado Maestro de indicadores.10. La Oficina de Control Interno realiza la verificación y control de la ejecución de los planes institucionales

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOACTIVIDAD/ TAREA

¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

1 Identificar la variable que se quiere medir.

La medición de la Superintendencia Nacional de Salud se efectuará de manera integral, situación que implica armonizar la plataforma estratégica de la entidad a través de planes, programas y proyectos, así como de los procesos relacionados en el mapa de procesos.

Oficina Asesora

de Planeació

n

Dependencias de la entidad

Jefe de la dependen

cia

Profesional

Todas dependenci

as de la entidad

No aplica

2 Formular indicadores de gestión.

Los indicadores de gestión se estructuran a partir de la formulación de los planes institucionales en donde se requiera, su construcción se hará mediante reuniones donde participen los funcionarios directamente relacionados con su ejecución y medición su. En tal sentido se tomará como referente la Guía Metodológica para la Construcción de Indicadores de Gestión código PIGU03

Oficina Asesora de Planeación


Jefe de la dependen

cia

Profesional

Listas de Asistenci

a ASFT04

3 Aprobar indicador Una vez definido y validado el indicador relacionado en los planes institucionales (en los que aplique),

Oficina Asesora

de

Jefe oficina

asesora

Dependencia de la entidad

Memorando

ASFL01

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VERSIÓN 8


¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

Las dependencias deberán remitir a través de memorando ASFL01 el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su aprobación.

Se entenderá que un indicador es el oficial, cuando se encuentre en el sistema de información definido por la entidad, el cual será administrado por la Oficina Asesora de Planeación.

Planeación radicado

4 Elaborar hoja de vida del indicador.

Una vez definido el indicador se debe diligenciar su Hoja de Vida Formato PIFT12, que deberá contener entre otros ítems, nombre, formula, naturaleza, código, la unidad en la que se expresará el resultado del indicador, la periodicidad con la cual se realizará la medición, los rangos, responsables de la medición y análisis de los resultados.

Adicional a la información

Oficina Asesora

de Planeació

n

Profesional

Dependencia de la entidad

Hoja de vida del

indicador. Código PIFT12

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PROCEDIMIENTO


VERSIÓN 8


¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

anteriormente mencionada, se deberá definir la meta anual y la meta del período.

5 Implementar el indicador de gestión.

La implementación consiste en el registro de los resultados por parte del área responsable en el instrumento definido para tal fin, de acuerdo con la periodicidad previamente establecida en la hoja de vida del indicador.

Para el seguimiento de los indicadores de los diferentes planes institucionales, se deberá utilizar el formato Matriz de Seguimiento a los Planes Institucionales–, identificado con el código PIFT06, o la herramienta que disponga la Oficina Asesora de Planeación,



Jefe de la dependen

cia

Profesional

Lista de asistencia, Código ASFT04.

6 Realizar seguimiento al reporte del indicador de gestión por parte de la dependencia responsable.

La Oficina Asesora de Planeación deberá de manera trimestral verificar en el sistema de información, o en los instrumentos que se definan, que los registros de los indicadores de

Oficina Asesora

de Planeació

n

Profesional

Memorando

(ASFL01) radicado

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PROCEDIMIENTO


VERSIÓN 8


¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

gestión cumplan los requisitos previamente establecidos.

En caso de encontrar información desactualizada o inconsistente, la Oficina Asesora de Planeación remitirá un memorando (código ASFL01) al Jefe del área responsable indicando la situación presentada y solicitando se implementen los correctivos del caso.

7 Evaluar los resultados del indicador de gestión.

Cada área, dependiendo de los resultados obtenidos en los indicadores, deberá realizar su análisis, el cual quedará registrado en la hoja de vida del indicador.

La Oficina Asesora de Planeación deberá presentar el estado de los indicadores al Superintendente Nacional de Salud, en los espacios definidos para tal fin, en donde se indiquen los resultados obtenidos,


Jefe de la dependen

cia

Profesional


Informe de

seguimiento

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PROCEDIMIENTO


VERSIÓN 8


¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

así mismo se deberá elaborar un informe trimestral de seguimiento a los resultados.

La Oficina de Control Interno deberá hacer evaluación al comportamiento de los indicadores de gestión, en donde a través de un análisis, se establezcan fortalezas y oportunidades de mejora en la gestión de la institución.

Resultado de la evaluación efectuada tanto por el responsable del indicador, como por la Oficina Asesora de Planeación, el Jefe del área responsable podrá solicitar mediante memorando dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación el ajuste del indicador, quien adelantará las acciones pertinentes que se requieran para atender los ajustes solicitados.

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PROCEDIMIENTO


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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

Una vez se haya aprobado la modificación del indicador el Jefe de la Oficina de Planeación informará a través de memorando al jefe del área solicitante.

8

Publicar y divulgar el informe de seguimiento y evaluación de los Planes Institucionales

Los informes de seguimiento a la ejecución se publican en la página web de la entidad y se remiten a las entidades públicas de competencia, en los casos que requiera y en las fechas de publicación establecidas por las normas legales vigentes.

Oficinas Responsables de los Planes Institucionales

Jefes de Oficina

Informe código COFL01COFL02

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA

ACTIVIDAD / TAREA

MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE

REGISTRO

2 Formular indicadores de gestión

Asesoría en la formulación del indicador

Cada vez que se solicite

Profesional Oficina Asesora

de Planeación

Lista de Asistenci

a ASFT04

3 Aprobar indicador de gestión.

Memorando de aprobación e

Cada vez que se diseñe,

Jefe Oficina

Memorando

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PROCEDIMIENTO


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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

indicador publicado en el sistema de información definido por la entidad.

mejore o ajuste un indicador de

gestión

Asesora de

Planeación

Profesional

interno ASFL01

8

Realizar seguimiento al reporte del indicador de gestión por parte de la dependencia responsable.

Análisis de resultados por cada dependencia

Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno

De acuerdo con el

programa y plan de

auditorías y de acuerdo con la

periodicidad establecida

para la medición del

indicador

Jefe Oficina de

Control Interno

Jefe de las dependenc

ias de la entidad

Memorando

internoASFL01

ANÁLISIS DE TIEMPOEl tiempo para el diseño y formalización de un nuevo indicador será de diez (10) días hábiles. El tiempo para el ajuste y formalización de un indicador será de cinco (5) días hábiles.Para el reporte estadístico y elaboración del informe de seguimiento trimestral se estima que demandará cinco (7) días hábiles

DOCUMENTOS DE REFERENCIAGuía para la construcción y análisis de indicadores de gestión. Departamento Administrativo de la Función Pública

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

Guía Metodológica para la formulación de indicadores – Departamento Nacional de Planeación.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante el artículo 10 de la Resolución 2239 de 2014 se adoptan los procedimientos de este Proceso, identificado con código PICR01, que fueron aprobados a través de la Acta No. 003 de 2014.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

07/10/2014 1

Adopción del documento

Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la resolución 2239 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos.


19/12/2014 1

Modificación de Recursos

Ajustes en objetivo y alcance del procedimiento. Políticas de operación. Descripción de procedimientos. Análisis de tiempo, aprobados mediante Acta No. 1093 de 2015.

Jefe Oficina Asesora de Planeación 24/08/2015 2

Modificación de Documento

Ajustes en las Políticas de Operación, Descripción del Procedimiento y análisis de tiempo aprobados mediante NURC 3-


20/11/2015 3

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PROCEDIMIENTO


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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

2015-023093


Ajuste a la política de operación número 3, relacionada con el seguimiento al Plan Anual de Gestión aprobados mediante NURC: 3-2015-025495



Ajuste a la política de operación número 3, relacionada con el seguimiento al Plan Anual de Gestión aprobados mediante NURC: 3-2016-002984



Mediante memorando NURC :3-2017-005768n se solicitó modificación de redacción del alcance; se actualizaron las normas; se modificó la política de operación No 2, 3 y 4; se ajustaron las actividades y su descripción (1, 2,3,4 y 5); Se modificaron los puntos de control 2 y 4 y se eliminó el tres (3); se modificaron los tiempos; se actualizaron los documentos de referencia.Ajustes aprobados mediante NURC 3-2017-005823



Mediante memorando NURC 3-2017-009240 se solicitó modificación de redacción del documento en lo que hace


13/06/2017 7

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PROCEDIMIENTO


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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGOÁREA

PARTICIPANTE

REGISTRO

referencia a los formatos propios del procedimiento, actualizando sus nuevas versiones.Se revisó la redacción y se eliminó la palabra programas, no solo del nombre del procedimiento, sino de todo el documento.Ajustes aprobados mediante NURC 3-2017-009339


Mediante memorando NURC 3-2019-13421se solicita ajuste al procedimiento en todos sus ítems, en donde se unifican los procedimientos Medición de la Gestión Institucional con el de implementación y evaluación de planes institucionales. Esta solicitud se aprueba mediante memorando 3-2019-13490


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