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Manual de usuario – Módulo de Proyectos del Ciclo Programático Humanitario (Traducción no oficial) v0.7

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Módulo de Proyecto (Project Module) https://projects.hpc.tools/

RESUMEN

El módulo de proyectos del Ciclo Programático Humanitario (HPC según sus siglas en inglés) (https://projects.hpc.tools) es parte del conjunto de herramientas de HPC. Permite a los usuarios crear proyectos y enviarlos para su revisión y aprobación para su inclusión en los planes de respuesta. Los proyectos enviados a un plan siguen un proceso básico para la aprobación por parte de los coordinadores de cada sector/cluster. El líder asignado para el plan maneja el proceso general. Cada plan puede tener un conjunto de campos personalizados específicos para los proyectos que vayan a ser parte de dicho plan.

La herramienta de Planificación y Monitoreo de la Respuesta (RPM1 según sus siglas en inglés) es el módulo complementario que utilizan los líderes de planes y los líderes de cluster/sectores para administrar los marcos lógicos de los planes, a los que luego pueden hacer referencia en los proyectos. Los proyectos que son aceptados y aprobados para publicación en un plan pueden luego ser referenciados o consultados públicamente a través del conjunto de herramientas HPC (por ejemplo, sistema de seguimiento financiero, FTS).

PRIMERA PARTE – INICIAR LA SESSION

Por favor siga los siguientes pasos:

1. Inicio de sesión de usuario con cuenta Humanitarian ID (HID), haga click en “login”

2. Si no tienes una cuenta HID, haga clic en “Register a new Humanitarian ID Account"

1 Response Planning and Monitoring (RPM) tool


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Nota: Recibirá un correo electrónico de confirmación de HID para verificar su dirección. Abra el correo electrónico y haga clic en el enlace. Vuelva al Módulo de Proyectos, haga clic en “login” e ingrese su correo electrónico y contraseña para iniciar sesión.

4. Aprobar el acceso a HID e ingresar al Módulo del Proyecto por primera vez: A continuación, se le preguntará si desea permitir que el Módulo del Proyecto acceda a sus detalles de HID. Haga clic en "Permitir” (Allow).

3. Complete el formulario con la información requerida:

- Correo electrónico

- Nombre

- Apellido

- Contraseña (Las contraseñas deben tener al menos 8 caracteres, contener al menos un número, un carácter en mayúscula y un carácter en minúscula.)

- Confirme contraseña

- Hacer clic en “Register”


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5. Ahora verá la "Pantalla de perfil de usuario” (Profile). Debe completar su organización y el país en el que está trabajando. Comience a escribir en el cuadro y el sistema intentará encontrar su organización y país. Tenga en cuenta que puede seleccionar más de un país. Cuando termine, haga clic en "guardar y continuar” (save and continue).

Nota: Si no puede encontrar su organización en el sistema, haga clic en el enlace que se encuentra a continuación, donde se le redirigirá a un formulario para proceder al registro de la misma.


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Tras recibo de formulario y verificación de información, se agregará la organización en el sistema y recibirá una notificación por correo electrónico. No podrá continuar hasta que se haya agregado la organización, por lo que tendrá que volver al Módulo de Proyectos después de recibir la confirmación y continuar con el paso número 5.


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SEGUNDA PARTE – PRESENTACION DE PANTALLA DE MAPA

Pantalla de mapa (Map Screen)

- Esta es la pantalla estándar que verá cuando se haya registrado y haya iniciado sesión correctamente en el Módulo de Proyectos.

- De forma predeterminada, la aplicación mostrará los proyectos que haya creado.

- La pantalla se divide en 3 áreas verticales. A la izquierda, están las opciones de búsqueda de proyectos. En el medio está la lista de proyectos basados en sus parámetros de búsqueda. En el lado derecho, que está oculto por defecto, está el mapa que muestra dónde se encuentran los proyectos.

La pestaña "Recientes y guardados” (Recent & Save) selecciona automáticamente de forma predeterminada:

- Mis proyectos: lista de todos los proyectos que ha creado. Esta es la vista predeterminada después de iniciar sesión o hacer clic en el encabezado "Módulo de proyectos” (Project Module) en la esquina superior izquierda.


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- Proyectos de mi organización en este país: lista todos los proyectos que tienen la misma organización y país que su perfil

- Los proyectos de mi cluster/sector: si usted es un líder de cluster/sector, esto mostrará una lista de todos los proyectos que pertenecen a su cluster/sector.

Después de seleccionar algunos parámetros, la barra lateral de resultados se expandirá y mostrará todos los proyectos que coincidan con su búsqueda.


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TERCERA PARTE – CREACION DE NUEVO PROYECTO

Formulario de proyecto

Haga clic en "Nuevo proyecto" para comenzar a crear un proyecto.

Paso 1: Completar la Información básica (Basic Information)


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• El primer paso del proceso de creación del proyecto contiene información básica del proyecto, como título, descripción, fechas, organización, socios implementadores e informaciones de contacto. • Fecha de inicio y fecha de finalización: - Use el icono del selector en cada uno de los campos para seleccionar fechas específicas. - Alternativamente, si el proyecto simplemente abarca un año calendario completo, haga clic

en uno de los botones "Usar 2019" o "Usar 2020" y se llenará previamente del 1 de enero al 31 de diciembre de ese año.

• Organizaciones: - Se requiere al menos una organización. - Por defecto, su organización se selecciona automáticamente para este proyecto. Sin

embargo, la puede borrar haciendo clic en el icono "x" al final. También puede agregar organizaciones adicionales escribiendo en el cuadro "agregar organización" (ya sea por nombre o abreviatura). El sistema intentará encontrar la organización con su entrada y preseleccionarla. - Si no puede encontrar la organización, haga clic en el enlace debajo del campo de texto y será redirigido a un formulario separado para completar. Revisaremos la información, agregaremos la organización y le informaremos por correo electrónico. - Puede agregar más de una organización. Escriba el nombre de la organización en el campo de texto "nombre de la organización" y seleccione la opción que coincida y se agregará a su lista. Tenga en cuenta que, si selecciona varias organizaciones, se le pedirá que especifique los requisitos de presupuesto para cada organización en la "Sección de presupuesto" del formulario. - Haga clic en el icono “x” al lado de una organización para eliminarlo.

• Socios implementadores: - Rellene este campo de texto si la organización responsable del llamamiento humanitario proporcionará fondos a otras organizaciones que lo ayudarán a implementar este proyecto.

• Contactos: - Se requiere al menos un contacto. Si hay contactos adicionales que deben agregarse, haga clic en el enlace "agregar otro contacto".

• Todos los campos requeridos se resaltan con un borde rojo a la izquierda. Los botones de guardar no estarán disponibles hasta que se hayan completado todos los campos requeridos. • Haga clic en "Guardar y siguiente" para pasar a la siguiente sección. • Después de hacer clic en guardar, se asignará un código al proyecto y se mostrará en la barra de herramientas.


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Paso 2. Seleccione un Plan de Respuesta

Después de seleccionar un plan de la lista desplegable, se mostrarán campos específicos del plan:

Estos son los cluster/sectores dentro del plan. Seleccione los relevantes. Tenga en cuenta que si selecciona más de un cluster, se le pedirá que proporcione el desglose del presupuesto para cada uno de los cluster seleccionados.

Estos son los cluster/sectores dentro del plan. Seleccione los relevantes. Tenga en cuenta que si selecciona más de un cluster, se le pedirá que proporcione el desglose del presupuesto para cada uno de los cluster/sectores seleccionados.


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Paso 3: Localizaciones

Seleccionar ubicaciones específicas

Después de seleccionar un plan en el paso 2, el país será preseleccionado automáticamente. Utilice este paso para especificar los niveles administrativos más bajos haciendo clic en las casillas de verificación correspondientes.


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Paso 4 y 5: Objetivos estratégicos y vinculación del proyecto al marco de clusters/sectores

Si se seleccionó más de un sector en el paso 2, entonces puede alternar entre los sectores seleccionados para agregar la población en necesidad (caseloads) y las actividades y objetivos del clúster.

En este paso, puede establecer la población meta de un proyecto en relación la población meta total del cluster (establecido en RPM).

Además, si el cluster/sector seleccionado tiene un marco lógico, puede seleccionar a qué elementos contribuirá su proyecto y en qué medida. Por ejemplo, si el marco lógico consta de actividades e indicadores, en este paso se puede seleccionar a qué actividades contribuirá este proyecto seleccionando los indicadores relevantes en el marco lógico y especificando la meta del proyecto.


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Paso 6: Presupuesto

A continuación, complete los siguientes pasos:

a) Escriba el costo total del proyecto (Project Cost USD). b) En la sección “Líneas de presupuesto” (Line Items), puede detallar cómo se desglosa el

monto total. Haga clic en "agregar otra línea de presupuesto" para agregar tantas líneas como sea necesario. Haga clic en el icono "x" para eliminar las líneas que no son necesarias.

c) Escriba el monto de cada línea presupuestaria en la columna "costo" y se calculará el porcentaje total para usted. Alternativamente, escriba en la columna % y se calculará el costo para usted.

d) Si cambia el costo total del proyecto, los montos de las líneas de presupuesto individuales se actualizarán automáticamente usando los valores de porcentaje.

e) Tenga en cuenta que la suma de los montos totales de las filas debe ser igual al costo total del proyecto. Si no es igual, se resaltará en rojo y no se le permitirá proceder a guardar.

f) También es necesario marcar la casilla para confirmar que las actualizaciones sobre los fondos para el proyecto se informarán a FTS.

Además, si el indicador tiene un modelo de desagregación definido a nivel de clúster, también puede especificar cómo se desglosa la población meta del proyecto según el mismo modelo de desagregación. Seleccione la casilla de verificación "incluir desagregación y objetivos" para mostrar una tabla dinámica para completar esta información.


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Varias Organizaciones

Si se agregó más de una organización en el paso uno del formulario del proyecto, se requerirá el desglose del presupuesto por organización. Esto se muestra debajo de las líneas de presupuesto.

• De manera predeterminada, los porcentajes se dividirán en partes iguales entre la cantidad de organizaciones cuando se cree un proyecto por primera vez.

• Escriba la cantidad para cada organización en la columna "costo" y se calculará el porcentaje total para usted. Alternativamente, escriba en la columna % y se calculará el costo para usted.

• Si cambia el costo total del proyecto, los montos de las líneas de presupuesto individuales se actualizarán automáticamente usando los valores de porcentaje.

• Tenga en cuenta que la suma de los montos totales de las filas debe ser igual al costo total del proyecto. Si no es igual, se resaltará en rojo y no se le permitirá proceder a guardar.


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Varios Cluster/Sectores

Al igual que cuando existen varias organizaciones, si se ha seleccionado más de un clúster, se requiere el presupuesto por clúster.

• De forma predeterminada, los porcentajes se dividirán en partes iguales entre la cantidad de grupos cuando se crea un proyecto por primera vez.

• Escriba la cantidad para cada organización en la columna "costo" y se calculará el porcentaje total para usted. Alternativamente, escriba en la columna % y se calculará el costo para usted.

• Si cambia el costo total del proyecto, los montos de las líneas de presupuesto individuales se actualizarán automáticamente usando los valores de porcentaje.

• Tenga en cuenta que la suma de los montos totales de las filas debe ser igual al costo total del proyecto. Si no es igual, se resaltará en rojo y no se le permitirá proceder a guardar.

Varias organizaciones y clusters/sectores

Si ha seleccionado varios clusters/sectores y varias organizaciones como parte de su proyecto, se requerirá el desglose del presupuesto basado en la combinación de todos ellos. Esto se presentará en una tabla, que podrá visualizar en la siguiente página.

Para cada organización, se le pedirá que especifique su total, y luego el desglose por clusters/sectores dentro de esa organización.

El total para los grupos debe sumar hasta el 100% para cada organización, y de manera similar, el total para todas las organizaciones debe agregar al 100% de los requisitos presupuestarios del proyecto.


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Paso 7: Revisar el proyecto antes de enviarlo

En el paso final, todos los datos que ingresó para este proyecto se pueden ver juntos. Haga clic en "anterior" (previous) para regresar y hacer más modificaciones si es necesario. Cuando el proyecto esté listo, haga clic en "Enviar proyecto para revisión" (Submit Project for Review) para que los líderes de clusters/sectores lo revisen.


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Comentarios

Si tiene derechos de edición para un proyecto (que se basa en su función y el estado del proyecto), también podrá agregar comentarios al proyecto. Todos los demás usuarios solo podrán ver, pero no editar los comentarios.

CUARTA PARTE – ENVIAR PROYECTO A UN PLAN Y APROBACION

Presentación de un proyecto a un plan y aprobaciones.

Enviar un proyecto a un plan

• Una vez que se ha creado un proyecto, puede enviarlo al plan en el paso final después de revisar los detalles del proyecto. Haga clic en el botón "Enviar proyecto para su revisión" (Submit Project to Review).

• Una vez que se haya enviado su proyecto, los clientes potenciales del grupo podrán revisar su proyecto y aprobarlo. Mientras se encuentre en estado enviado al plan, no podrá editar más los detalles de su proyecto. Sin embargo, puede volver a cambiarlo a "Borrador" si desea realizar modificaciones.

Haga clic en el icono de comentarios para agregar y ver la lista de comentarios. La cantidad de comentarios agregados al proyecto se mostrará en el propio icono.


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Aprobación por parte del líder de cluster/sector

• Como líder de clúster, podrá aprobar proyectos que se hayan enviado al plan. Navegue hasta el proyecto relevante y podrá revisar el proyecto y hacer cambios si es necesario.

• Haga clic en el estado "enviado al plan" (Submitted to Plan) y seleccionar “Añadir a revisar” (Add to review).

• Haga clic en el estado "enviado al plan". Luego se mostrarán las opciones para cambiar el estado de este proyecto. Selecciona una de ellas para cambiar el estado. Las opciones son: - Aprobar proyecto: esto mueve el proyecto a la siguiente etapa para una aprobación adicional

si es relevante - Rechazar proyecto: esto rechaza el proyecto del plan. El proyecto seguirá siendo de “solo lectura” para el propietario del proyecto. Tenga en cuenta que, como líder de clúster, también puede volver a cambiar al estado "bajo revisión". - Devolver para edición: esto devuelve el proyecto al propietario para futuras ediciones, y luego éste puede volver a enviar el proyecto al plan para su revisión nuevamente.

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• Tenga en cuenta que, si un usuario ha seleccionado varios clústeres en un proyecto, - cada líder de clúster tendrá que aprobar el proyecto para que el proyecto se configure en "Aprobado por clúster" - del mismo modo, todos líderes de sector deben rechazar el proyecto para que éste aparezca como "rechazado" - El proyecto permanece en "revisión" hasta que todos los clientes potenciales del clúster hayan tomado acción en el proyecto. - Si alguno de los líderes de sector selecciona "retorno para edición", entonces todo el proyecto se devuelve al propietario del proyecto para editarlo inmediatamente.


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QUINTA PARTE – FLUJO DE TRABAJO Y DERECHOS DE EDICIÓN PARA PROYECTOS ENVIADOS A UN PLAN.

Los proyectos seguirán un conjunto de etapas de aprobación básicas para su inclusión en un plan. Las etapas y roles en cuestión se enumeran a continuación:

Este es el conjunto de etapas para todos los planes. Tenga en cuenta que, si se necesitan etapas de revisión adicionales para un plan específico, éstas se pueden personalizar.

No enviado

Enviado a un plan

En revisión 1

En revisión 2 Acceptado

No enviado Enviado a un plan En revisión Rechazado

No enviado

Enviado a un plan

En revision

Devuelto para

revisiónEn

revisión

Ver Proyecto

Si no tiene derechos para editar un proyecto, aún puede verlo, pero en modo de solo lectura.


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Tabla de asignación de permisos para cambiar el estado de un proyecto:

Estado actual del proyecto

Siguiente estado del proyecto

Rol con permiso para cambiar el estado actual al siguiente estado

No enviado Enviado a un Plan • Propietario del proyecto • Líder de cluster/sector • Líder del plan

Enviado a un plan En revisión 1 • Líder de cluster/sector • Líder del plan

Enviado a un plan Rechazado • Líder de cluster/sector • Líder del plan

En revisión 1 En revisión 2 • Líder del plan En revisión 2 Publicado • Líder del plan Acceptado -Devuelto para revisión

En revisión No enviado

• Propietario del projecto

Rechazado En revisión • Líder de cluster/sector • Líder del plan

Notas:

• Los propietarios de proyectos solo pueden enviar los proyectos que hayan creado.

• Los usuarios con el rol "líder de grupo"

o "líder de plan" están asociados a los planes, y solo pueden aprobar o rechazar proyectos vinculados a sus planes

Tabla de derechos de edición:

Estado actual del projecto Rol con derechos permitidos para editar detalles del proyecto

No enviado • Propietario del projectoEnviado a un plan • Líder de cluster/sector

En revision 1 • Líder de cluster/sector

• Líder del planEn revision 2 • Líder del planAceptado Devuelto para revision • Propietario del proyecto


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Notas:

• Los propietarios de proyectos pueden editar proyectos que solo ellos han creado.

• Los usuarios con el rol "líder de grupo" o "líder de plan" están asociados a los planes y solo pueden editar proyectos vinculados a sus planes

SEXTA PARTE – PUBLICAR UN PROYECTO

Una vez que un proyecto ha sido completamente aprobado por todos los actores relevantes (por ejemplo, líderes de grupo, HC), el proyecto se marca como "Aceptado" dentro del plan.

En esta etapa, el proyecto aún no está visible públicamente en ninguna de las aplicaciones de herramientas de HPC (por ejemplo, FTS, visor de HPC, API), solo dentro del módulo de proyectos.

Cuando el plan se haya finalizado por completo y se haya "publicado", todos los proyectos "aceptados" también se configurarán como "publicados" y se podrán ver públicamente en las aplicaciones de herramientas de HPC.


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SEPTIMA PARTE – INFORMES Y DESCARGAS

El módulo de proyectos genera varios informes, tanto en pantalla como también en descargas en formato pdf o Microsoft Excel. - Requerimientos totales del presupuesto y agrupación - Para ver los requerimentos para un plan, primero selecciónelo en el panel de búsqueda a la

izquierda. - Descargando datos completos o resumidos en Excel. - Descarga de datos de un proyecto (pdf y datos desagregados)

Seleccione al menos un plan y cualquier otro filtro adicional como cluster/sector.

Agrupe los requisitos de los proyectos seleccionando una de las opciones de este menú desplegable. Las opciones estándar son organización, cluster y estado. Si se seleccionó un plan, estas opciones incluirán los campos personalizados para un plan que son casillas de verificación o casillas de selección de un solo elemento.

Este icono le permite descargar la vista de resumen actual de los proyectos, todos los datos relacionados con los proyectos como un excel, o todos los datos de ubicación de los proyectos como un archivo CSV. La opción "Descargar todos los datos.xls" incluirá todos los campos personalizados relacionados con un plan y separará un proyecto con múltiples agrupaciones y / o organizaciones en varias filas. También incluirá 2 pestañas adicionales de la hoja de trabajo que tienen los valores de carga para cada proyecto, y por separado todos los indicadores y objetivos para cada proyecto.

Esta fila de resumen muestra el número de proyectos y los requerimientos totales de los proyectos seleccionados que


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Descargando múltiples proyectos como un archivo pdf

Esto está disponible en la pantalla de búsqueda.

Para ver las opciones para descargar los datos de un solo proyecto, vaya al proyecto y haga clic en el menú de informes en la barra de herramientas. Desde aquí puede descargar el proyecto actual como un archivo pdf. Además, también puede descargar los indicadores del proyecto y cualquier información desagregada para los indicadores y el número de casos.

Después de hacer una búsqueda, haga clic en el ícono de descarga de pdf.


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Se muestra una ventana emergente con la lista de todos los proyectos de los resultados de búsqueda. Seleccione las que desea imprimir marcando la casilla junto a cada proyecto y luego haga clic en el botón "descargar proyectos seleccionados". Alternativamente, puede descargar todos los proyectos de la lista haciendo clic en "descargar todos". Tenga en cuenta que, dependiendo de la cantidad de proyectos, esto puede tardar un tiempo en generarse.

Cuando el archivo esté listo, aparecerá este enlace. Haga clic en él para descargar el archivo zip que contiene los archivos pdf.


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Cambiando el estado de múltiples proyectos a granel

Si tiene el rol adecuado (por ejemplo, líder de plan o líder de sector), entonces puede cambiar los estados de varios proyectos al mismo tiempo. Para hacer esto, primero realice una búsqueda de la lista de proyectos que desea cambiar. Luego cambie a la vista de tabla:

Haga clic en este icono para cambiar a la vista de tabla de los resultados.

Después de seleccionar los proyectos marcando la casilla de verificación a la izquierda, haga clic en el icono del menú extendido en el encabezado de la tabla y se mostrarán los estados a los que se pueden cambiar. Seleccione el estado al que desea cambiar los proyectos.

Tenga en cuenta que todos los proyectos que seleccione deben tener el mismo estado para poder cambiar sus estados al mismo tiempo. Si no, este menú extendido no le permitirá cambiar el estado de los proyectos.

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