matematicas -mejorar-procesos - ishikawa

Club Tablero de Comando

Av. Corrientes 5143 - 1B Ciudad Autnoma de Buenos Aires CP 1414 Repblica Argentina Tel.: 54-11-4855-1189 [email protected] [email protected]

www.tablerodecomando.com

Cmo Mejorar los Procesos con Matemtica

IMP ISHIKAWA MATEMTICO DE LOS PROCESOS UN CASO REAL

Te presentamos un caso real en el que implementamos el Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) y logramos elevar la eficacia, la calidad, la productividad y la eficiencia de una organizacin. Se trata de una PyME con 6 aos de antigedad, especializada en la fabricacin industrial de la caja pedalera para bicicletas. Est ubicada en el cordn que rodea a la ciudad de Buenos Aires y trabajan en ella 30 obreros divididos en tres turnos de ocho horas cada uno, 3 supervisores y 4 gerentes.

El Gerente General de la organizacin uno de los dos hermanos propietarios de la misma solicit ayuda al Club Tablero de Comando para tratar de remediar una crisis que estaba atravesando su PyME. Nos coment que exista real insatisfaccin -tanto por parte de l como de su hermano- en relacin a los magros resultados econmicos y financieros que, desde haca tiempo, se generaban en la empresa. Entre ellos: 1. Una baja competitividad en relacin a empresas colegas 2. La insatisfaccin de los clientes porque no se le entregaban a tiempo las compras que

realizaban 3. Quejas de clientes por el nivel de calidad de los productos, lo que generaba rechazos

u observaciones




Comenzamos analizando el flujo de los procesos productivos claves de la empresa En principio, realizamos un anlisis del flujo de sus procesos.

Vista parcial esquemtica del flujo de procesos

Durante este anlisis, efectuamos la lectura de los registros en la PCs de la empresa para tener informacin acerca de: a. la demanda b. las entregas c. los rechazos/observaciones de clientes internos d. los rechazos/observaciones de clientes externos e. los re-trabajos f. la duracin de las partidas de produccin g. la carga horaria de los operarios directos afectados

PROCESO DE FABRICACIN

PROCESO DE VENTA

PROCESO DE GESTIN DE APOYO

PROCESO DE GESTIN DE ADMINISTRACIN

CCP 1

CCP 2

CCP 3

CCP 4

RED DE PROCESOS





Observaciones luego de realizar el anlisis de la situacin Las siguientes son algunas de las observaciones que presentamos a los propietarios de la PyME: 1. La cantidad de productos entregados mes a mes era inferior a las entregas solicitadas,

con lo cual comprobamos la existencia de una Baja Eficacia de Produccin

2. Todos los meses se registraban tanto rechazos a los productos enviados como problemas a consecuencia de la falta de entrega a tiempo, lo que demostraba la existencia de Baja Calidad

3. La duracin en el tiempo de produccin de las partidas elevaba los costos por encima

de las previsiones, disminuyndose notablemente la utilidad y la rentabilidad, lo que representaba una manifestacin de Costos Ocultos Innecesarios

4. Interrupcin (demoras) en el fluir del los procesos y subprocesos porque se paraban las lneas o partidas para detectar donde estaban los problemas

5. Almacenamientos intermedios innecesarios de todas las piezas con defecto que se amontonaban para re-trabajos o trabajar, caso primera operacin, en rebabas (sobrantes filosos)

6. Exceso de horas de operarios, lo que demostr una improductividad elevada que generaba Baja eficiencia que induca a su vez- a Costos Ocultos Innecesarios

7. Puestos de trabajo adicionales (para re-trabajos) no contemplados en los costos La solucin propuesta para salir de la crisis Dado que los procesos, cuando ocurren con cero defectos, son el alma de la productividad, propusimos a los hermanos empresarios implementar una estructura virtuosa que hemos denominado Ishikawa Matemtico de los Procesos, cuyos objetivos eran:

1) Llegar hasta la causa raz que frenaba o dilataba la ejecucin de sus procesos y les generaba costos ocultos innecesarios

2) A partir de la causa raz identificada matemticamente, generar soluciones y un plan accin para salir de la crisis




METODOLOGA 1. Comenzamos analizando los ndices de los resultados operacionales y el flujo de los

Procesos para identificar sistmicamente cul era la espina o dnde resida la causa raz que provocaba un efecto negativo que frenaba o demoraba la actividad en un proceso

2. Utilizamos la metodologa Ishikawa Matemtico de los Procesos para identificar con objetividad la causa raz y lograr saber cul de todas las espinas era la que ms impactaba en la bsqueda de esa causa raz para que nos mostrara objetivamente cul era la razn principal de la ineficiencia, la baja calidad, la baja productividad y la baja eficacia en la empresa

3. Creamos un Plan de Accin para la eliminacin o disminucin de las causas perjudiciales

Diagrama de Ishikawa tradicional Algunos profesionales de la empresa haban desarrollado el tradicional Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado para investigar y analizar las espinas y sus causas buscando la explicacin al problema detectado: resultados insuficientes en la productividad y en la calidad.

Vista del primer diagrama trazado

MAQUINAS y EQUIPOSMANTENIMIENTO

Obsolescencia

Bajos rendimientos

Resultados en productividad y

calidad insuficientes

DispositivosMquinas

Operarios

Capacidad Discoformidad

Calidad solventes

polucin ambiental

MANO DE OBRA MATERIALES METODO

MEDIO

Baja automacin

Evaporacin solventes y otros

No preventivo

Baja velocidad

Vibracin

Pintado a sopleteabaratar Exceso retrabajos

Materiales accesorios

Baja calidad

Desperdicio pintura

rebabas aristas incorrectas





Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) El modelo Diagrama de Ishikawa que ellos haban desarrollado haba resultado un ejercicio muy valioso, pero: 1. No identificaba cul era la causa raz o principal 2. No informaba cul era la espina que ms impactaba en esa causa raz 3. No permita dar una razn o respuesta objetiva que explicara cientficamente la

situacin por la que estaba pasando la empresa Todo se basaba en supuestos o interpretaciones de la lectura de la espina de pescado. Para dar respuestas objetivas y profesionales, hemos creado el Ishikawa Matemtico de los Procesos. Con los miembros del equipo de trabajo (los 3 supervisores de produccin y los 4 gerentes: comercial, administrativo, de produccin, y de recursos humanos), comenzamos analizando el esquema de los procesos desagregndolos por actividad y apuntando las causas principales como se observa en la vista parcial siguiente:

Vista del esquema de las primeras observaciones

Y para ayudarles a saber de un modo objetivo lo que realmente estaba ocurriendo, entregamos a los miembros del equipo las plantillas del Ishikawa Matemtico de los Procesos desarrolladas en Excel. Los miembros del equipo, entonces, lograron precisar que los clientes de la empresa -durante el mes anterior a nuestra visita- haban requerido la compra de 1350 productos, de los cuales se fabricaron 1220 utilizando para ello 450 horas-hombre con una productividad de 2,71 piezas/hora.

Soplete

SucioInmersin

AMPOLLADO y DESPERD PINTURA

Colizas gastadas

ESTRIAS

100 - PINTADO

Baja adherencia

Soporte insuficiente

DIMETRO INCORRECTO

50 - TORNEADO

60 - FRESADO

70 - AGUJEREADO

VibracinVibracin

Baja velocidad corte

80 - SOLDADO

90 - LAVADO

RESIDUOS GRASOS

Solvente incorrecto

Privilegia costo

DISCONTINUIDAD

Soporte incorrecto

Capacidad operario

Dispositivo c/ falla30 - 2do

PLEGADO40 -

PUNZONAD

POCA ARISTA

Falta presin

No es p/acero

Falta mantento.

Exceso rebabas

CUCHILLA DESAFILADA

No manten. Preven

POCA ARISTA

Falta presin

No es p/acero

10 - CORTE

Acero baja calidad Falta mantento.

20 - 1er PLEGADO





Estos mismos clientes efectuaron -durante ese mes- 150 rechazos de productos con diferentes dificultades. El valor costo hora-hombre2 fue de $ 32,00 y se logr -ese mes que tomamos como mes de inicio- una eficiencia del 8,47% en base a un costo de $ 11,80 por producto entregado.

Vista del reporte Ishikawa Matemtico de Procesos

Luego, les presentamos la metodologa para crear resultados operacionales por actividad, lo que permiti crear la siguiente tabla:

Vista del reporte de los resultados operacionales por actividad

Cmo identificamos matemticamente la causa raz Los miembros del equipo comenzaron bajo nuestra supervisin- a desagregar cada actividad de los procesos y subprocesos ingresando la informacin con la data existente en la empresa.

I1.3501.220450

2,71150

33,3%26

17,3%2,1%

I$ 32,001.220

$ 14.400$ 11,808,47%

Productos / Servicios Demandados =>

PRODUCTIVIDAD (PIEZAS / Hs.He.) =>

Rechazos / Observ / Quejas S/total =>

costo total =>costo por producto =>

EFICIENCIA

Eficiencia % =>

Rechazos / Observ / Quejas TOTAL =>Rechazos / Observ / Quejas TOTAL % =>

Rechazos / Observ / Quejas de la OP N =>Rechazos / Observ / Quejas de la OP % =>

Costo Ha.He. =>Productos =>

Productos / Servicios Producidos =>Hs.He. =>

10 - CORTE

INICIO

NDICE DE PRODUCTIVIDAD 2,71

INICIO

NDICE DE CALIDAD 97,9%

NDICE DE EFICACIA 90,4%

INICIO

NDICE DE EFECTIVIDAD 7,66%

NDICE DE EFICIENCIA 8,47%






Vista del diagrama Ishikawa Matemtico de Procesos que conduce al anlisis de cada actividad del Proceso

CAUSA RAIZ Para conocer cul era objetivamente la espina que ms impactaba negativamente en la productividad y en la calidad y llegar matemticamente a la causa raz, desplegamos las 6 (seis) espinas del Ishikawa Matemtico. Principal problema detectado en la primera operacin: Falla de la Calidad por exceso de rebabas en el corte o cizallado (la rebaba es una porcin de materia sobrante que forma resalto en los bordes o en las superficies de un objeto cualquiera).

Vista parcial de una de las 6 espinas del diagrama que analiza cada actividad

I Valor 2,00 37% 2,00 37,5% I Valor 2,00 33% 2,67 44,5%Avance plan 20% 20% Avance plan 20% 30%Nuevo valor 1,60 36,5% 1,60 36,5% 4,39 Nuevo valor 1,60 36,5% 1,87 42,6%Avance plan 40% 50% Avance plan 40% 50%Nuevo valor 0,96 36,6% 0,80 30,5% 2,62 Nuevo valor 0,96 36,6% 0,93 35,6%Avance plan 60% 75% Avance plan 60% 75%Nuevo valor 0,38 39,5% 0,20 20,6% 0,97 Nuevo valor 0,38 39,5% 0,23 24,0%

Nuevo valor 0,39 39,9% Nuevo valor 0,39 39,9%Avance plan 55% Avance plan 55%Nuevo valor 0,86 32,8% Nuevo valor 0,86 32,8%Avance plan 28% Avance plan 28%Nuevo valor 1,19 27,1% Nuevo valor 1,19 27,1%Avance plan 11% Avance plan 11%

I Valor 1,33 25,0% I Valor 1,33 22,2%MATERIALES MTODO MTODO

R 3

R 2

R 1

MANO OBRA MATERIALES

CCP1 PROBLEMA: POCA ARISTA

a DIAGRAMA CAUSA RAZMANTENIM MEDIO MQUINA

R 1

R 2

R 3

20 - 1er. PLEGADO

R 3

R 2

R 1

MANO OBRA

R 1

R 2

R 3

10 - CORTE

CCP1 PROBLEMA: EXCESO REBABAS

a DIAGRAMA CAUSA RAZMANTENIM MEDIO MQUINA






Cmo se valoriza el impacto de la causa raz En las 6 espinas analizadas por los miembros del equipo de la empresa, se ingresaron todos los datos que luego permitieron valorizar una a una todas las causas (por ejemplo, espina Mquinas y espina Mano de Obra).

Luego de valorizar los impactos y en base a los algoritmos ingresados en las plantillas, se analizaron matemticamente cada una de las espinas y de las causas. Para cada causa, los miembros del equipo crearon (siempre en Excel) el diseo de las soluciones para disolver la causa que frenaba o impeda lograr mejores resultados. Establecieron as un Plan de Accin basado en el concepto de las 5W2H (qu, quin, cmo, cundo, dnde, cunto) para cada causa.

El procedimiento continu con la implementacin de las soluciones, como se observa en la figura siguiente:





Inicio de la solucin propuesta

Al finalizar la implementacin del Ishikawa Matemtico de los Procesos e iniciar la propuesta de solucin, la punta de la flecha nos mostr que el problema principal (exceso de rebabas) tena una valoracin matemtica de 5.33 puntos de impacto o defectos. La espina Mquina tena un valor de 2 puntos, Mantenimiento 2 puntos y Mano de Obra 1.33 puntos. La meta era llevar la punta de flecha a cero (0) defectos (o puntos de impacto en IMP). Revisin luego del primer periodo Pasado el primer periodo establecido para la puesta en marcha de los Planes de Accin para solucionar las causas que bloqueaban el proceso, ya habamos logrado observar en la matriz de soluciones del IMP el avance logrado:

En la figura se observa la disminucin de los puntos de impacto en cada causa por aplicacin de soluciones. La espina Mquina disminuy de 2.00 a 1.60, Mano de Obra de 1,33 a 1.10 y Mantenimiento de 2 a 1.60. La punta de la flecha tambin haba disminuido de 5.33 puntos valor de inicio- a 4.20 puntos. La meta era llevarla a cero defectos (cero puntos en IMP).






Obsrvese la tabla que permite comparar el mes de inicio con el de la primera revisin:

Vistas que comparan los primeros parmetros con los obtenidos en la primera revisin

Revisin durante 3 periodos Aqu, Ishikawa Matemtico de los Procesos nos permite observar los resultados de la revisin periodo a periodo (Revisin 1, Revisin 2, Revisin 3):

Vemos cmo ha ido disminuyendo el impacto matemtico medido en puntos.

La punta de la flecha -que en el inicio tuvo una valoracin de 5.33 puntos- ya en la primera revisin se reduce a 4.39 puntos, la segunda baja a 2.62 puntos y la tercera revisin a 0.97 puntos. Es decir que se transform en un proceso bajo control total por parte de los responsables de la empresa.

I R 11.350 1.3501.220 1.240450 425

2,71 2,92150 134

33,3% 31,5%26 19

17,3% 14,2%2,1% 1,5%

I R 1$ 32,00 $ 32,001.220 1.240

$ 14.400 $ 13.600$ 11,80 $ 10,978,47% 9,12%





EFICIENCIA

Eficiencia % =>





10 - CORTE

INICIO REVISIN 1

NDICE DE PRODUCTIVIDAD 2,71 2,92

INICIO REVISIN 1

NDICE DE CALIDAD 97,9% 98,5%

NDICE DE EFICACIA 90,4% 91,9%

INICIO REVISIN 1

NDICE DE EFECTIVIDAD 7,66% 8,37%

NDICE DE EFICIENCIA 8,47% 9,12%





Resultados al finalizar los 3 periodos Aqu Ishikawa Matemtico de los Procesos nos permite observar los cambios en los resultados desde el primer perodo de inicio, con sus avances en Revisin 1, Revisin 2 y Revisin 3.

A continuacin, otra tabla que nos presenta los resultados operacionales por actividad:

Informe de productividad y eficiencia de cada proceso Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) permite ingresar las causas e interrelacionarlas por actividad para determinar los Indicadores de Desempeo. Estos, a su vez, forman los ndices de los Resultados Operacionales (Productividad, Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Calidad, Competitividad, etc.).

I R 1 R 2 R 31.350 1.350 1.350 1.3501.220 1.240 1.260 1.280450 425 390 375

2,71 2,92 3,23 3,41 25,9%150 134 110 75 -50,0%

33,3% 31,5% 28,2% 20,0%26 19 12 7

17,3% 14,2% 10,9% 9,3%2,1% 1,5% 1,0% 0,5%

I R 1 R 2 R 3$ 32,00 $ 32,00 $ 32,00 $ 32,001.220 1.240 1.260 1.280

$ 14.400 $ 13.600 $ 12.480 $ 12.000$ 11,80 $ 10,97 $ 9,90 $ 9,388,47% 9,12% 10,10% 10,67% 25,9%





EFICIENCIA

Eficiencia % =>









Tambin se observa el comportamiento de los resultados a travs de los grficos de Ishikawa Matemtico de los Procesos:

La mejora del ndice de Productividad eleva la Eficiencia

La mejora del ndice de Calidad mejora la Productividad, la Eficacia, la Eficiencia y la Satisfaccin del Cliente

La mejora del ndice de Efectividad se logra a consecuencia de la mejora de la eficacia y de la eficiencia, mejorando as el margen de ganancia

NDICE DE PRODUCTIVIDAD

0,001,002,003,004,00

INICIO REVISIN 1 REVISIN 2 REVISIN 3

NDICE DEPRODUCTIVIDAD

NDICE DE CALIDAD Y EFICACIA

85,00%90,00%95,00%

100,00%


NDICE DE CALIDAD

NDICE DE EFICACIA

NDICE DE EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%


NDICE DEEFECTIVIDADNDICE DE EFICIENCIA







CONCLUSIN Con el asesoramiento que hemos brindado a los dos hermanos propietarios de la empresa y con la formacin (16 hs. en dos das) y consultora ofrecida al equipo de trabajo, logramos que ellos conozcan la metodologa para analizar de modo objetivo cules eran las causas raz que frenaban la productividad y la calidad de sus productos. Fueron ellos mismos quienes realizaron todo el proceso y lograron los resultados expuestos, utilizando para con ese fin -por un lado- los nuevos conocimientos recibidos y por el otro- la plantilla diseada en Excel que les entregamos. Durante las etapas de revisin 1, 2 y 3 brindamos soporte va Skype (para reducir costos de consultora presencial) y, en dos oportunidades, regresamos a la empresa para realizar una auditora operativa a fin de validar la correcta ejecucin de la metodologa. Entre los beneficios inmediatos que se lograron, podemos mencionar: Elevar el nmero de entregas comprometidas (Aumento de la Eficacia) Disminuir los rechazos internos y externos (Aumento de la Calidad) Elevar la Productividad (Aumento de la Eficiencia) Elevar la Eficiencia (Disminucin de los Costos) Al elevar la Eficacia y la Eficiencia, se increment la Efectividad Redistribuir recursos (Aumento de la Capacidad Instalada) Elevar la Competitividad (Mayor Cuota de Mercado) Ahora, ellos ya estn en condiciones de utilizar Ishikawa Matemtico de los Procesos para analizar e identificar cientficamente cualquier proceso de su empresa y llegar a la causa raz que -en el futuro- pudiere estar frenando su crecimiento o los logros que le aportara un proceso optimizado sin costos ocultos, innecesarios, sin despilfarros. Simulacin previa a tomar la decisin de realizar gastos En uno de los dos encuentros en los que regresamos a la empresa, se discuti la necesidad de incrementar algunos gastos en recursos. Propusimos nuevamente utilizar la matriz Ishikawa Matemtica de los Procesos para simular los impactos. Y para realizar la simulacin de la interrelacin de variables partimos de la siguiente hiptesis: SUBE LA PRODUCTIVIDAD BAJA LA EFICIENCIA. Como se ha observado, el crecimiento del ndice de Productividad genera un crecimiento del ndice de Eficiencia del mismo valor, pero deben tenerse en cuenta variaciones econmicas como el incremento del gasto original. A pesar del crecimiento y de la mejora de los restantes valores, la suba del gasto reduce el impacto positivo de la productividad neutralizndola. Es decir que, al subir -por ejemplo- el costo hora, baja la eficiencia.




En el caso presentado, la eficiencia por efecto del costo hora baj del 25,9% al 0.7%

Y la productividad en los dos casos fue del 25,9%

TUS REFLEXIONES Y COMENTARIOS Ya has ledo el caso. Permtenos entonces preguntarte cules son tus reflexiones y te invitamos a compartirlas a travs de un comentario en http://www.tablerodecomando.com/como-mejorar-los-procesos-con-matematica MS EXPERIENCIAS Te informamos que, a travs de Seminarios In House, ya hemos implementado Ishikawa Matemtico de los Procesos (IMP) tanto en universidades, como en empresas pblicas, industrias y empresas de servicio y comerciales.






A continuacin te presentamos testimonios de profesionales que ya han sido formados en IMP:

Ing. Jos A. Campos Vlez Transporte Valle Norte SA (Per) Video testimonial en http://youtu.be/Sht0CxWW4Pc

M.Ing. Vctor R. Milln Niquen Gerente de Produccin en Comolsa SA (Per) Video testimonial en http://youtu.be/hkUNYmFTxMk

Ing. Ind. Hctor Andrs Perdomo Especialista en Alta Gerencia, Administracin Financiera y Estrategia (Colombia) Video testimonial en http://youtu.be/VR9JlhHn3qk

Ing. Julio Csar Salgado Departamento de Sistemas del Sanatorio Agua de Luz (Colombia) Video testimonial en http://youtu.be/mO3ceJnPLBU

3 SUGERENCIAS PARA APRENDER A UTILIZAR IMP 1. Curso Online:

http://www.tablerodecomando.com/seminarios/tablero_de_comando_capacitacion_ishikawa_matematico_ol.htm

2. Seminario-Taller In House en tu organizacin: http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=516

3. Participa gratis de la Conferencia a cargo del Prof. Mario Hctor Vogel:

http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=517

Cmo Mejorar los Procesos con MatemticaObservaciones luego de realizar el anlisis de la situacinLa solucin propuesta para salir de la crisisMETODOLOGA

Diagrama de Ishikawa tradicionalIshikawa Matemtico de los Procesos (IMP)Cmo identificamos matemticamente la causa razCmo se valoriza el impacto de la causa razInicio de la solucin propuestaRevisin luego del primer periodoRevisin durante 3 periodosResultados al finalizar los 3 periodosInforme de productividad y eficiencia de cada procesoCONCLUSINSimulacin previa a tomar la decisin de realizar gastosTUS REFLEXIONES Y COMENTARIOSMS EXPERIENCIAS3 SUGERENCIAS PARA APRENDER A UTILIZAR IMP

matematicas -mejorar-procesos - ishikawa

Documents