maría de los angeles salazar hernándezbiblioteca.usac.edu.gt/eps/07/07_2876.pdf1.3 lista de...

María de los Angeles Salazar Hernández

Organización del material hemerográfico para aperturar el servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos

De Guatemala

Asesora: Ma. Carmen Alicia Diéguez Padilla Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Bibliotecología

Guatemala, abril de 2012

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

Este informe fue presentado por la autora como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado, previo a optar el grado de licenciada en Bibliotecología.

Guatemala, abril de 2012


INDICE GENERAL Introducción i

CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO

1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución 1 1.1.2 Tipo de institución 1 1.1.3 Ubicación geográfica 1

1.1.4 Visión 1 1.1.5 Misión 1 1.1.6 Políticas 1 1.1.7 Objetivos 2 1.1.8 Metas 3 1.1.9 Estructura organizacional 3

1.1.9.1 Organigrama General de la Facultad de 7 Humanidades –USAC-

1.1.10 Recursos

1.1.10.1 Humanos 8 1.1.10.2 Materiales 8 1.1.10.3 Financieros 8 1.1.10.4 Físicos 9 1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico 10 1.3 Lista de carencias observadas en el proceso 12

del diagnóstico de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades

1.4 Cuadro de análisis de problemas (con base en la lista de

necesidades/carencias) 13

1.4.1 Priorización del problemas 15 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 15 1.6 Problema seleccionado 16

1.7 Solución propuesta como viable y factible 16


CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos Generales 2.1.1 Nombre del Proyecto 17 2.1.2 Problema 17 2.1.3 Localización 17 2.1.4 Unidad Ejecutora 17 2.1.5 Tipo de proyecto 17 2.2 Descripción del proyecto 17 2.3 Justificación 19 2.4 Objetivos del proyecto 2.4.1 General 20 2.4.2 Específicos 20 2.5 Metas 21 2.6 Beneficiarios 2.6.1 Directos 22 2.6.2 Indirectos 22 2.7 Recursos (Humanos, materiales, físicos, financieros)

2.7.1 Humano 22 2.7.2 Materiales 22 2.7.3 Financieros 22

2.8 Fuentes de financiamiento y presupuesto detallado 23 2.9 Cronograma de actividades y ejecución del proyecto 24


CAPITULO III PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO

3. Proceso de Ejecución del Proyecto 3.1 Actividades y resultados 27 3.2 Productos y logros 31

3.3 Informe del listado material seriado para descarte de la 34 Biblioteca de Humanidades de la Facultad de Humani- dades de la Universidad de San Carlos de Guatemala 3.3.1 Criterios para el descarte del material hemerográfico 35 3.3.2 Análisis de los factores para el uso de las publicaciones seriadas 36 3.3.3 Responsable del proceso 36 3.3.4 Procedimientos 36 3.3.5 Acciones 37 3.3.6 Sugerencias 37 3.3.7 Destino del material descartado 37 3.3.8 Descripción del producto 37 3.4 Elaboración del Kardex de las publicaciones seriadas de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades 42 3.4.1 Actividades en la creación del registro administrativo (Kardex) 42 3.4.2 Características y elementos importantes para describir las publicaciones seriadas 44 3.5 Creación del sistema de la clasificación del material Hemerográfico

3.5.1 Actividades 48 a) Desarrollar y estructurar la clasificación de la publicaciones 48 b) Reparar las cajas revisteras c) Elaborar los marbetes y colocación de las publi- 53 ciones. d) Colocar código de barras 54 e) Elaborar etiquetas para las cajas revistas 58 f) Distribución en los anaqueles 58 g) Instrucciones para el desarrollo del servicio de 59 Hemeroteca

3.6 Catálogo electrónico de las publicaciones Seriadas 62


3.6.1 Etiquetas utilizadas para dar origen al registro hemerográfico 62 3.6.2 La consulta 63 3.6.3 Ventajas del catalogó electrónico 63 3.6.4 Actualización constante 63

3.7 Carpetas de diarios para su resguardo y consulta 68

CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÒN

4. Proceso de Evaluación

4.1Evaluación del diagnóstico 69 4.2Evaluación del perfil 69 4.3Evaluación de la ejecución 69 4.4Evaluación final 69

CONCLUSIONES 71 RECOMENDACIONES 72 BIBLIOGRAFÌA 73 APÈNDICE 75 ANEXOS 86


ÌNDICE TABLAS

1. Tabla I: Rubro de gastos Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala. 09 2. Tabla II Técnicas de investigación empleadas en la presente investigación. 10 3. Tabla III Carencias 12 4. Tabla IV Análisis de Problemas. 13 5. Tabla V Cuadro de Viabilidad y Factibilidad 15 6, Tabla VI Fuente de financiamiento y presupuesto detallado 23 7. Tabla VII Actividades y Resultados 27 8. Tabla VIII Hoja Caja 1: del Informe del listado para descarte 38 9. Tabla IX Hoja Caja 14: del Informe del listado para descarte 39 10. Tabla XII Tabla de contenido de las publicaciones seriadas 43 11. Tabla XIII 1era. Hoja de clasificación desarrollada de la Sección Guatemala. 50 12. Tabla XIV 1era. Hoja de clasificación desarrollada de la Sección

Internacional 51

13. Tabla XV 1era. Hoja de clasificación desarrollada de la Sección USAC 52


ÌNDICE DE FIGURAS 1. Fig.1 Organigrama Facultad de Humanidades 07

2. Fig.2 Cronograma de actividades 24 3. Fig. 3 Material hemerográfico para descarte 40 4. Fig. 4 Material hemerográfico organizado para el descarte 41 5. Fig. 5 Archivo: Sección Guatemala 362 2KB Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 97-2003 45 6. Fig. 6 Archivo: Sección Internacional 132 2KB Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 97-2003 46 7. Fig. 7 Archivo: Sección USAC 515 KB Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 97-2003 47 8. Fig. 8 Cajas revisteras en mal estado 53 9. Fig. 9 Cajas revisteras reparadas 53 10. Fig. 10 Etiquetas para las cajas 54 11. Fig. 11 Fotografía de cajas debidamente Identificadas 59 12. Fig. 12 Servicio Implementado (Sección de Hemeroteca 2011) 61 13 Fig. 13 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Catalogación No.1 64 14. Fig. 14 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Catalogación No.2 65 15. Fig. 15 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Catalogación No.3 65 16 Fig. 16 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Usuario No.1 66 17 Fig. 17 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Usuario No.2 66 18. Fig. 18 Archivo: Programa Glifos Biblioteca Facultad de Humanidades

Pantalla Usuario No.3 67


INTRODUCCIÒN El Ejercicio Profesional Supervisado de la carrera de Bibliotecología de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se realizó en el departamento de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, ubicada en el edificio S-4, Campus Central, Ciudad Universitaria, Zona 12. Durante el período comprendido de marzo 2009 a noviembre 2011. El informe final fue realizado mediante el Análisis Contextual e institucional: comunidad, institución, finanzas, recursos humanos, currículo, administrativo, relaciones, filosófico, político y social. Las técnicas de investigación aplicadas fueron: la entrevista, la observación directa, lluvia de ideas, análisis de viabilidad y factibilidad, análisis documental; las cuales permitieron establecer la lista de carencias que enfrenta la unidad de información de la Facultad de Humanidades, lo cual evidenció los problemas que la aquejan y las posibles soluciones. El presente informe está estructurado con los siguientes capítulos: Capítulo I: Diagnóstico Institucional Esté capítulo incluye datos generales de la institución, técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico, lista de carencias, análisis de problemas, análisis de viabilidad y factibilidad, problema seleccionado y la solución propuesta como viable y factible. Capítulo II: Perfil del proyecto El diseño del proyecto o perfil, consistió en plasmar los diferentes aspectos como: el nombre del proyecto, problema, localización, unidad ejecutora, tipo de proyecto, descripción del proyecto, justificación, objetivos, metas, beneficiarios, recursos humanos, materiales y financiero, así como el cronograma de actividades, el cuales permitió concretar el proyecto. Capítulo III: Etapa de ejecución del proyecto Contiene en forma detallada, las actividades y resultados previstos en el perfil del proyecto. Describiendo los productos y logros obtenidos en el transcurso de la ejecución.

i


Capítulo IV: Etapa de evaluación Abarca la evaluación de las tres etapas anteriores. El estudio se realizó para determinar las necesidades reales de la comunidad Sancarlista de la Facultad de Humanidades, para lo cual se enfoco como objetivo principal reforzar las necesidades en las demandas informacionales para reforzar el proceso enseñanza-aprendizaje a través de la “Organización del material hemerográfico, para aperturar el servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos De Guatemala”. El informe incluye conclusiones, recomendaciones, citas bibliográficas al pie de página (estilo APA), conclusiones, recomendaciones, bibliografía consultada (basadas en las Reglas Angloamericanas 2), apéndices y anexos, los cuales enriquecen el documento.

ii


1

CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO

1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución

Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

1.1.2 Tipo de institución

Académica. 1.1.3 Ubicación geográfica

Se encuentra ubicada en el Edificio S-4, dentro del Campus Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Ciudad Universitaria, zona 12.

1.1.4 Visión El Manual de organización y funciones de la Facultad de Humanidades

Universidad de San Carlos de Guatemala, (2006) describe que: “Facultad de Humanidades pretende ser la entidad rectora de la formación de profesionales humanistas, con base científica y tecnológica de acuerdo con el momento socioeconómico, cultural, geopolítico y educativo, con impacto en las políticas de desarrollo nacional, regional e internacional”. (2)

1.1.5 Misión El Manual de organización y funciones de la Facultad de Humanidades (USAC, 2(006) indica que: “Es la Unidad académica de la Universidad de San Carlos de Guatemala, especializada en la formación de profesionales con la excelencia académica en las distintas áreas de las humanidades, que incidan en la solución de los problemas de la realidad nacional”. (p.2) 1.1.6 Políticas

Según el Estatuto de Estudios y Reglamentos de la Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala, (1962) describe las siguientes políticas: § Manual de Organización y Funciones. Facultad de Humanidades (Aprobado

por Junta Directiva el 27 junio de 2006; Punto duodécimo, del Acta 19-2006 de fecha 27 de junio de 2006).


2

§ Normativo del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la Facultad de Humanidades. (Acuerdo de Junta Directiva Facultad de Humanidades, Punto Séptimo Acta 25-2006 Sesión Extraordinaria del 8 de agosto de 2006).

§ Reglamento de Tesis, Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades (Acta 01/96 de la Sesión de Junta Directiva del 15 de enero de 1995).

§ Guía para la elaboración de Proyecto de Tesis, Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades (Comisión de Evaluación de Proyectos de Tesis, 2(003).

§ Normativo de evaluación de promoción del estudiante de la Facultad de Humanidades (Aprobado por Junta Directiva según Punto 33º. Acta 26/2(005 de fecha celebrada 27/9/2(005.

§ Normativo de la Escuela de Vacaciones de la Facultad de Humanidades (mayo 2(006). Reglamento del personal académico fuera de carrera y CSU aprueba modificaciones del ECUPA Escuela de Bibliotecología. (p.2)

1.1.7 Objetivos

Facultad de Humanidades Según el Estatuto de Estudios y Reglamentos de la Facultad de

Humanidades (1962) cita que los objetivos son: a. Integrar el pensamiento universitario, mediante una visión conjunta y

universal de los problemas del hombre y del mundo; b. Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas, literarias,

pedagógicas, psicológicas, lingüísticas, y en los que con ellas guardan afinidad y analogía;

c. Enseñar las ramas del saber humano enunciadas en el inciso anterior, en los grados y conforme a los planes que adelante se enuncian.

d. Preparar y titular a los Profesores de Segunda Enseñanza (Enseñanza Secundaria) tanto en las Ciencias Culturales como en las Ciencias

e. Naturales y en las artes. Para este propósito debe colaborar estrechamente con las demás Facultades que integran la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como con las Academias, Conservatorios e Institutos que ofrecen enseñanzas especializadas;

f. Dar en forma directa a los universitarios, y en forma indirecta a todos los interesados en las cuestiones intelectuales, una base de cultura general y de conocimientos sistemáticos del medio nacional, que les es indispensable para llenar eficazmente su cometido en la vida de la comunidad;

g. Crear una amplia y generosa conciencia social en el conglomerado universitario, a fin de articular la función de la Universidad y de sus estudiantes y egresados con las altas finalidades de la colectividad;

h. Realizar las labores de extensión cultural que son necesarias para mantener vinculada a la Universidad con los problemas y con las realidades nacionales;


3

i. Coordinar sus actividades con Bibliotecas, Museos, Academias, Conservatorios y con todas aquellas instituciones que puedan cooperar a la conservación, al estudio, a la difusión y al avance del arte y de las disciplinas humanísticas,(p. 5-6)

1.1.8 Metas (Fines)

Facultad de Humanidades Según el Estatuto de Estudios y Reglamentos de la Facultad de

Humanidades (1962) Las metas son “Atender las demandas de la educación superior en cuanto a la formación docente para darle cobertura formal en los niveles de secundaria y diversificado” (p.5)

1.1.9 Estructura organizacional Descripción de la Estructura organizativa de la Facultad de Humanidades

El Manual de organización y funciones de la Facultad de Humanidades, (2006) indica que: La Facultad de Humanidades esta integrada por una Junta Directiva quién depende del Consejo Superior Universitario. Es presidida por el Decano e integrada por 5 vocales y un secretario. Los vocales son representados por dos profesores titulares, un profesional y dos estudiantes. La Facultad de Humanidades es el órgano rector encargado de la educación superior. Para su mejor funcionamiento y de conformidad con las leyes y estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, está conformada por diferentes dependencias de índole administrativa, académica, extensión y servicio. En primer instancia cuenta con Junta Directiva, integrada por el Decano quien la preside, el (la) Secretaria Académica y cinco vocales de los cuales dos son profesores titulares, un profesional representante del Colegio de Humanidades y dos estudiantiles. Todas las vocalías son electas para un período de cuatro años, exceptuando las estudiantiles que son anuales.

El Decanato es la instancia ejecutiva de la Facultad ejercida por el Decano (profesor titular II-X), quien la representa en actos administrativos y académicos nacionales e internacionales. Es electo tanto por estudiantes como por profesores titulares, para un período de cuatro años prorrogable, con base en el Estatuto Universitario, parte Académica.


4

Del Decanato dependen todas las demás instancias así: Consejo de Directores, ente asesor del Decanato que reúne a los Directores de los ocho Departamentos Arte, Bibliotecología, Extensión, Filosofía, Letras, Pedagogía, Post-grado y Departamento de Investigación Humanística, al menos una vez al mes para tratar respecto de la implementación y ejecución de la planificación académica y presupuestaria anual.

La Unidad de Planificación, también ente asesor del Decanato, en el área específica del currículo, proyectos, planificación, investigación, programación, capacitación, asesoramiento etc. coordinado por un profesor (a) titular (II – X), asistido por un diseñador (a) de currículo (profesor (a) titular II-X) y un investigador (a) de currículo (profesor (a) titular II-X).

La Secretaría Académica (profesor (a) titular II-X), funge como secretaria de la Junta Directiva quien la elige a propuesta de una terna presentada por el Decano para un período de cuatro años prorrogable. Sus instancias son:

Control Académico, oficina en donde se lleva record de las asignaturas aprobadas y reprobadas por estudiantes y, archivo de actas por materia; para su desempeño, la coordina un auxiliar de Control Académico I, además cuenta con otros auxiliares de control académico I, así como secretarias I y oficinistas II. Oficina de asuntos estudiantiles a cargo de un profesor(a) titular (II – X), quien se desempeña como orientador (a) estudiantil para primer ingreso y reingreso a la Facultad.

Biblioteca a cargo de auxiliares I y II, brindan atención a estudiantes, profesionales y público en general en materia de documentación en jornadas matutina, vespertina, nocturna y fin de semana.

Audiovisuales, oficina bajo la responsabilidad de un técnico que provee de equipo educativo a los profesor (as).

La secretaría Adjunta (Profesor titular II-X), es en quien recae el logro de la coordinación, ejecución y control de actividades administrativas, principalmente la elaboración y ejecución del presupuesto anual de la Facultad.


5

Entre sus dependencias están:

Recepción e información, atendida por oficinistas II, quienes brindan explicación a las personas que se los demanden respecto al que hacer de la Facultad de Humanidades; además, reciben y tramitan todo tipo de documentación.

Tesorería, unidad que atiende a proveedores y acreedores en materia económica; también, lleva control de la relación laboral de todo trabajador. Entre su personal cuenta con un tesorero (a) III, varios auxiliares de tesorería I, II o III y, con el guardalmacén.

Impresión, instancia que reproduce en offset o fotocopiadora, material de apoyo a la docencia, a las autoridades y demás personal administrativo. Son responsables de ello, operadores (as) de equipo de reproducción de materiales I y II.

Archivo, aquí, se ubican por instancia, fecha y alfabéticamente, la correspondencia y expedientes que fueron resueltos o evacuados. Trabaja en él, un encargado (a) de archivo.

Vigilancia, agrupa a los (las) agentes de vigilancia I y II, quienes laboran 24 por 24, para salvaguardar la integridad física de los y las trabajadoras y estudiantes, así como la infraestructura y equipo del edificio S-4.

Servicio, comprende al grupo de trabajadores encargados de servicios y auxiliares de servicio, efectúan la limpieza, pintura y reparación de las instalaciones físicas de la Facultad de Humanidades.

Adicionalmente, se cuenta con un mensajero (a) I, responsable de la recepción y distribución de correspondencia interna y externa de la Facultad.

La Facultad académicamente está organizada en Departamentos: Arte, Bibliotecología, Extensión, Filosofía, Letras, Pedagogía, Postgrado y Departamento de Investigaciones Humanística. Cada uno responde a alguna de las especialidades en las cuales se imparten diversas carreras, a nivel intermedio como lo son el técnico y los profesorados; a nivel de grado las licenciaturas y a nivel de post grado las Maestrías y el Doctorado. Cada Departamento está a cargo de un Director (a) designado por Junta Directiva, a propuesta del Decano, para un período de cuatro años. Para


6

ser Director (a), ha de ser Profesor titular del II al X, en Arte, Bibliotecología, Filosofía, Letras o Pedagogía, según sea el caso.

La Unidad de Planificación tuvo como antecedente el Organismo de Coordinación y Planificación Académica, OCPA, ente creado en el año de 1992, encargado del análisis, diseño, y evaluación del desarrollo curricular de la Facultad.

Funcionó de 1992 a 2(005, fecha en la que se acordó revisar su razón de ser y su producto, concluyendo que era conveniente convertirlo en la Unidad de Planificación, en respuesta a las demandas académicas del momento. Queda establecida la Unidad de Planificación en el Punto VIGÉSIMOPRIMERO, Acta 9-2(006 de la sesión de Junta Directiva del 18 de abril de 2(006.

La Unidad de Planificación es una dependencia asesora del Decano; está a cargo de un Coordinador (a) (Profesor Titular del II al X), nombrado por Junta Directiva, a propuesta del Decano para un período de cuatro años prorrogables. Del Coordinador dependen el Diseñador/a de Currículum (Profesor Titular del II al X) y el Investigador (a) (Profesor Titular del II al X), ambos, nombrados por Junta Directiva a propuesta del Coordinador, para un período de cuatro años prorrogables.

El Diseñador Curricular es el (la) responsable de presentar propuestas de readecuación curricular anualmente, ante el Coordinador y Junta Directiva; una vez aprobadas le corresponde ejecutarlas y evaluarlas.

El Investigador Curricular es el (la) profesional a quien compete realizar investigaciones diagnósticas, pronosticas, perfiles, etcétera del quehacer de la Facultad de Humanidades. (p.4-6)


7

FIGURA No.1 1.1.9.1 Organigrama

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES -USAC-

Fig. 1 Organigrama Facultad de Humanidades Fuente: Facultad de Humanidades. – [En línea]. – [Consultado el 25 de abril 2011]. – Disponible en : usac.edu.gt/catalogo/humanidades.pdf

Tesorería

Junta Directiva

Consejo de Directores

Decano Unidad de Planificación

Secretaría Académica

Control Académico

Of. de asuntos Estudiantiles

Biblioteca

Audiovisuales

Depto de Arte

Depto. De Extensión

Depto. de Filosofía

Esc. de Bibliotecolo

gía

Inst. de Investigacio

nes Humanística

s

Depto. de Letras

Depto. de

Pedagogía

Depto. de Post-grado

Depto. de Rel.

Públicas

Secretaría Adjunta

Personal Administrativo

Recepción de información

Impresiones

Archivo Vigilancia

Almacén





Nota: aprobado en el Punto DECIMO NOVENO del Acta No. 15-2(006, del 23 .05. 2(006, modificado en Punto DECIMOCUARTO del Acta No. 07-2(007 del 08.05.07 y Punto VIGESIMOTERCERO del Acta No. 14-2(007 del 09.10.2(007. Modificado por ampliación en Punto TRIGESIMO SEGUNDO, Inciso 32.8 del Acta No. 11-2(008 del 15.07.2(008 por Junta Directiva de la Facultad de Humanidades. Personal

Operativo


8

1.1.10 Recursos En el Informe de EPS Alfaro (2009) describe que: La Facultad de Humanidades cuenta con los siguientes recursos:

Humano:

• Personal Administrativo • Personal Operativo y de Servicio • Personal docente: Titulares e interinos.

Materiales:

Computadoras portátiles Proyector multimedia (cañoneras) Videograbadoras (VHS) Amplificadores Televisores Micrófonos Torna mesa Cámara fotográfica Cámara de video Proyector de diapositivas PC Retroproyectores de acetato Radio grabadoras Escritorios secretariales Escritorios Pizarrones Material de oficina (p.8)

1.1.10.1 Financieros Según la Constitución Política de la Republica de Guatemala, (1985) legisla que: “Corresponde a la Universidad de San Carlos de Guatemala una asignación privativa no menor del cinco por ciento del Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado, debiéndose procurar un incremento presupuestal adecuado al aumento de su población estudiantil o al mejoramiento del nivel académico”.(Sección Quinta) De acuerdo con la Ley del Presupuesto de 2010, la USAC según Acta en Sesión Celebrada por el Consejo Superior Universitario en fecha 24 de noviembre del año 2010 No. 33-2010-2010 Punto


9

Cuarto Inciso 4.3, la Facultad de Humanidades recibió Q19,184,181.(00, cifra que corresponde al 4.11 % del Presupuesto General de la Universidad, de dicho presupuesto la Facultad asigna la disposición presupuestaria para el desarrollo de las actividades Académicas y administrativas.

*Tabla I: Rubro de gastos Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala. Fuente: COMEVAL (Comisión de Evaluación)

1.1.10.2 Físicos En el Informe de EPS Alfaro (2009) describe que: El edificio S-4

tiene un área de 3,515.40 mts2 sus ambientes están divididos en dos niveles, los cuales están distribuidos así:

• 17 aulas • 1 almacén • Salón de profesores • Decanato • Secretaría del Decano • Departamento de post-grado e investigación • Secretaría académica • Salón de Junta Directiva • Oficinas administrativas y tesorería • 41 cubículos para uso de docentes • Oficinas para Directores de Departamento • Aula Magna “José Rolz Bennett” • Coordinación de secciones departamentales • Oficina de Control Académico • Oficina de la AEH • Servicio particular de Internet • Servicio de cafetería • Servicio de fotocopias • Biblioteca • Bodega de mantenimiento, bomba de agua, vigilancia,

RUBRO PORCENTAJE

Salarios 88.97 % Materiales y Suministros 1.56 % Mantenimiento 0.44 % Servicios Generales 0.12 % Otros 0.29 % Sin evidencia 8.62 % Total 1(00.(00 %


10

mensajería y otros servicios • Muebles modulares con terminales de Internet para uso y consulta de información académica de los estudiantes • Cubículo para personal de servicio • Espacio de lockers para personal de servicio • Baños (p.9-10)

1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico

Para reunir la información y levantar el diagnóstico se elaboró con base en algunas variables de la guía de análisis contextuales e institucionales, además de las técnicas: observación, entrevista, lluvia de ideas e investigación bibliográfica.

TÉCNICA

INSTRUMENTOS

DESCRIPCIÓN Observación Directa Lista de Cotejo Verificar las condiciones de la biblioteca,

en virtud al material hemerográfico; en cuanto a su organización, recuperación, mobiliario y condiciones para el usuario.

Entrevista Guía de preguntas escritas

Entrevistar al personal de la Biblioteca, Facultad de Humanidades, Aux. I y II

Lluvia de Ideas Proceso Interactivo de grupo

Participación de personal Docente, Administrativo y Estudiantes de la Facultad de Humanidades. Se convoco a 24 personas distribuidas de la siguiente manera: 2 docentes por departamento total 10 2 Alumnos por departamento total 10 2 Bibliotecarios 2 Sector Administrativo 2 Mecánica:

1- Se selecciono el grupo objetivo 2- Se elaboró invitación, dando a

conocer lugar, fecha y hora de la convocatoria.

3- Se dio la bienvenida al grupo. 4- Se explicó el motivo de la invitación

y la necesidad de que aportaran los problemas que consideraban


11

afectaba a la Biblioteca de la Facultad de Humanidades.

5- Se dotó al grupo objetivo de lápiz y papel

6- Se explicó la dinámica a realizar. 7- Se organizaron 4 mesas de trabajo,

donde cada integrante aportó sus inquietudes.

8- Se seleccionaron los problemas que consideraban aquejaban el desempeño de la biblioteca. (Brindando un panorama de la lista de carencias de la misma, que se desarrollará en el punto 1.3 del presente informe)

9- Se establecieron posibles soluciones para contrarrestar la problemática.

Análisis Documental Fichas de análisis

Actas, consultas bibliográficas, consultas virtuales.

Tabla II Técnicas de investigación empleadas en la presente investigación. Fuente: Elaboración propia


12

1.3 Lista de carencias observadas en el proceso del diagnóstico de la Biblioteca

de la Facultad de Humanidades

LISTA DE CARENCIAS No. Carencias 1 Ausencia de organización de publicaciones periódicas y seriadas con

que cuenta la biblioteca.

2 Carencia de una guía para realizar los procesos técnicos, del material hemerográfico.

3 Falta de sistema de clasificación del material hemerográfico.

4 Ausencia de desarrollo de colección.

5 Falta de asignación de un espacio físico especifico para la colocación del material hemerográfico.

6 Ausencia de preparación física de las publicaciones periódicas y seriadas.

7 Falta de control del material hemerográfico.

8 Inexistencia de políticas para realizar descarte del material hemerográfico.

9 Falta de automatización de los procesos y servicios de la biblioteca.

10 Falta de un programa pertinente para realizar recuperación y búsquedas de la información.

Tabla III Carencias. Fuente: Elaboración propia


13

1.4 Cuadro de análisis de problemas (con base en la lista de necesidades/carencias)

No. Problema Factores que lo

producen Soluciones

1 Falta de organización técnica del material hemerográfico

1 Ausencia de organización de publicaciones seriadas con que cuenta la biblioteca de la Facultad de Humanidades.

1 Organizar el material hemerográfico, para aperturar el Servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2 Falta de conocimientos del personal bibliotecario ,para realizar el trabajo técnico de los documentos

2 Carencia de una guía para realizar los procesos técnicos, del material hemerográfico

2 Elaborar un manual de procedimientos para organizar el material hemerográfico de la biblioteca

3 Dificultad para localizar la información

3 Falta de sistema de clasificación del material hemerográfico

3 Crear un sistema de ordenamiento utilizando las normas aprobadas para publicaciones seriadas, que permita la localización univoca del material hemerográfico

4 Limitación al usuario para consultar y enriquecer su investigación a través del uso del material hemerográfico

4 Ausencia de desarrollo de colección.

4 Agrupar las publicaciones por tipo de documento y lugar de origen

5 Desaprovechamiento del espacio físico

5 Falta de asignación de un

5 Asignar un lugar especifico al


14

espacio físico especifico para la colocación del material hemerográfico

material hemerográfico

6 Desaprovechamiento de la información concentrada en el material hemerográfico

6 Ausencia de preparación física de las publicaciones periódicas y seriadas

6 Identificar cada publicación seriada que conforman la hemeroteca para su ubicación en los anaqueles

7 Desconocimiento del material hemerográfico con que cuenta la biblioteca

7 Falta de control del material hemerográfico.

7 Elaborar un kardex electrónico, que registre las publicaciones seriadas con que dispone la Biblioteca de la Facultad de Humanidades.

8 Existencia de material duplicado, obsoleto y en mal estado

8 Inexistencia de políticas para realizar descarte del material hemerográfico.

8 Crear las política de descarte

9 Retrazo en los procesos técnicos y el servicios que debe prestarse al usuario

9 Falta de automatización de los procesos y servicios de la Unidad de Información.

9 Automatizar el servicio de hemeroteca

10 Dificultad en las búsquedas de la información

10 Falta de un programa electrónico pertinente para la recuperación y búsquedas de la información

10 Crear el catálogo electrónico

Tabla IV Análisis de Problemas. Fuente: Epesista Escuela de Bibliotecología


15

1.4.1 Priorización del problema

Según la lista de carencias obtenidas a través de las técnicas de investigación utilizadas, se determinó que la falta de organización del recurso hemerográfico provoca pérdida y limitan el aprovechamiento de las fuentes de consultas del material seriado y periódico físicamente existente en la biblioteca y para resolver esta deficiencia se presentan las siguientes opciones:

1.5 ANALISIS DE VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD

Opción 1 Organizar el material hemerográfico, para aperturar el Servicio de

Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Opción 2 Crear un guía para la organización de material Hemerográfico

INDICADORES Opción 1 Opción 2 FINANCIERO SI NO SI NO

1 ¿Se cuenta con suficientes recursos financieros? x x 2 Se cuenta con financiamiento externo? x X 3 El proyecto se ejecutara con recursos propios x x 4 ¿ Se cuenta con fondos extras para imprevistos x x 5 ¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto? x X ADMINISTRACION LEGAL 6 ¿Se tiene la autorización legal para realizar el

proyecto? x X

7 ¿Existen leyes que amparan la ejecución del proyecto? x x TÉCNICO SI NO SI NO 8 ¿Se tienen las instalaciones adecuadas para el

Proyecto? x x

9 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x 10 ¿Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? x X 11 ¿Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? x x INDICADORES 12 ¿Se han cumplido las especificaciones apropiadas en

la elaboración del proyecto? x x

13 ¿El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto?

x x

14 ¿Se han definido claramente las metas? x x 15 ¿Se tiene la opinión de expertos para la ejecución del

proyecto? x x

MERCADO SI NO SI NO 16 ¿El proyecto tiene aceptación de la región? x x 17 ¿El proyecto satisface las necesidades de la x x


16

población? 18 ¿Puede el proyecto abastecerse de insumos? x x 19 ¿El proyecto es accesible a la población en general? x X 20 ¿Se cuenta con el personal técnico capacitado para la

Ejecución del proyecto?

x x

POLÍTICO SI NO SI NO 21 ¿La institución se hará responsable del proyecto? x x 22 ¿Es de vital importancia para la institución? x x CULTURAL SI NO SI NO 23 ¿El proyecto está diseñado acorde al aspecto

Lingüístico de la región? x x

24 ¿El proyecto responde a las expectativas culturales de la región?

x x

SOCIAL SI NO SI NO 25 ¿El proyecto genera conflictos entre los grupos

sociales? x X

26 ¿El proyecto beneficia a la población y personal Administrativo?

x X

27 ¿El proyecto toma en cuenta a las personas no Importando el nivel académico?

x x

TOTAL 24 3 20 7 Tabla V Cuadro de Viabilidad y Factibilidad Fuente: Elaboración Propia 1.6. Problema seleccionado Falta de organización técnica del material hemerográfico de la Facultad de

Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 1.7. Solución propuesta como viable y factible

Se propone Organizar el material hemerográfico, para aperturar el Servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.


17

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos Generales

2.1.1 Nombre del Proyecto: Organización del material hemerográfico para apertura el servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.1.2 Problema:

Falta de organización técnica del material hemerográfico de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.1.3 Localización:

La Biblioteca de la Facultad de Humanidades se localiza en la Universidad de San Carlos de Guatemala, Zona 12, (Ciudad Universitaria), Está ubicada en el Edificio S-4, el cual se limita al norte con el Edificio de Bienestar Estudiantil y la Escuela de Ciencias de la Comunicación, al sur con el parqueo de vehículos signados a la Facultad e Humanidades, al este con el edificio S-5 designado a la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, al oeste con el edificio del Plan de Prestaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala, dos Bancos del Sistema, Departamento de Caja general de la Universidad de San Carlos de Guatemala y dos cajeros automáticos.

2.1.4. Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades de la Universidad de San Calos de Guatemala

2.1.5. Tipo de proyecto:

Reorganización 2.2. Descripción del Proyecto:

El Proyecto Organización del material hemerográfico para aperturar el servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos De Guatemala, pretende dar solución a la dispersión del material seriado, evitar la duplicidad del material, proporcionar la clasificación del material, establecer un lugar físico adecuado, permitir la recuperación de la información para el usuario, como el personal interno que labora en la biblioteca; para cumplir con el objetivo fundamental de ser un apoyo en el proceso enseñanza-aprendizaje e investigación.


18

Con el objeto de responder a las necesidades localizadas y llevar a cabo una pronta acción, se dividió el proyecto en las siguientes fases:

Fase 1 Concentrar todo el material hemerográfico con que cuenta la

unidad de información.

Fase 2 Seleccionar y depurar el material hemerográfico.

Fase 3 Elaborar informe de las políticas de descarte y listado de las publicaciones seriadas para dar de baja.

Fase 4 Organizar el fondo hemerográfico el cual se separó por tipo

de publicación y lugar de procedencia, acción que dio lugar a

tres apartados (Sección Guatemala, Sección Internacional y

Sección USAC)

Fase 5 Creación del Kardex de las publicaciones seriadas activas con que cuenta la Biblioteca de la Facultad de Humanidades.

Fase 6 Creación y desarrollo de la clasificación de las publicaciones

seriadas.

Fase 7 Ejecución del proceso físico de las publicaciones seriadas (Marbete de cajas y material hemerográfico, impresión y

colocación del código de barras, preparación de las cajas de

hemeroteca para almacenar el fondo hemerográfico)

Fase 8 Elaborar las etiquetas a utilizar en formato Marc de las publicaciones seriadas para su digitación en el programa

Glifos y cumplir con la creación del catálogo electrónico.


19

Fase 9 Registro de diarios y preparación física.

Fase 10 Corrimiento de prueba del programa y búsqueda de documentos.

2.3 Justificación

Se considera importante fortalecer la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, debido a que después de 16 años del traslado del material referente a las ciencias humanísticas, resguardado en la Biblioteca Central, se logró establecer que el material hemerográfico conformado por publicaciones seriadas (revistas, boletines, publicaciones de gobierno, mensajes, informes, memorias, lecciones inaugurales, documentos, conferencias, exposiciones, estudios, simposios, catálogos, anuarios, fascículos, colecciones seriadas, cuadernos, separatas, misceláneos, resúmenes y diarios no cuentan con proceso técnico en un 95%; por lo que se hace imposible su consulta, e impide que transmita su valioso aporte como fuente de información. Es necesario ampliar los servicios que en la actualidad ofrece la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, a través de la Organización del material hemerográfico de la Sección de Hemeroteca, para reforzar y facilitar la tarea de investigación en las ciencias humanas y responder al objetivo básico en el apoyo del proceso enseñanza - investigación.

Con este Proyecto se pretende separar el material hemerográfico de la colección general, logrando su concentración, para llevar a cabo una evaluación de los documentos pertinentes en las líneas de investigación de esta Unidad Académica y organizar el material que conformará el Servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, esta acción permitirá establecer el descarte de las publicaciones seriadas, respetando los criterios de obsolescencia, pertinencia, deterioro o duplicidad, para aprovechar al máximo el espacio físico de las instalaciones y hacer buen uso de los anaqueles disponibles para su desarrollo y posterior crecimiento.


20

Al implementar la organización material seriado y la apertura del Servicio de Hemeroteca, se utilizarán las reglas establecidas para su proceso técnico, consistiendo en asignar la clasificación correspondiente, llevar a cabo el proceso físico para su identificación, establecer un control interno de las publicaciones con que se cuentan, dejar un sistema de búsqueda automatizado para una recuperación rápida y precisa. Elaborar un listado donde se identifique el material de descarte de las publicaciones seriadas de la sección que conforman el Servicio de Hemeroteca; donde se identifica el material conforme, título, número de documentos descartados, número de caja donde se concentran y de esta manera hacer posible su rápida ubicación, para que se proceda a su posterior proceso de baja.

2.4 Objetivos 2.4.1 General

Fortalecer la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala a través de la Organización y desarrollo del material seriado con que cuenta la Hemeroteca, con el propósito de reforzar las consultas informacionales en las áreas humanísticas.

2.4.2 Específicos

• Seleccionar y depurar las publicaciones seriadas y periódicas que conforman el Servicio de Hemeroteca, de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

• Elaborar el Kardex electrónico de las publicaciones seriadas de la

Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

• Crear la clasificación del material hemerográfico que permita

organizar las publicaciones periódicas y seriadas con que cuenta la Biblioteca de la Facultad de Humanidades.

• Implementar un catálogo electrónico para la consulta y

recuperación de la información contenida en las publicaciones seriadas de las Secciones que conforman el Servicio de Hemeroteca, de la Biblioteca de Humanidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

• Adquirir suscripción de publicaciones periódicas.


21

2.5 Metas Organizar el material hemerográfico, para aperturar el Servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. - Examinar y depurar 4308 publicaciones seriadas, con que cuenta la

colección de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, para dejar una colección funcional con 1319 títulos debidamente identificados. Que brinde la información afín a la temática de enseñanza de la Facultad de Humanidades. Además de eliminar 2989 publicaciones que no satisfacen los intereses de información, por

encontrarse en mal estado o que cuenten con más de una copia, para

aprovechar el espacio físico disponible. - Proporcionar el registro de kardex de las publicaciones seriadas

consignando 152 títulos y 1319 publicaciones seriadas, que brinde la opción de crecimiento y permitan identificar fácil y ágilmente su numeración conforme a las secciones que conforman el servicio de hemeroteca.

- Establecer un sistema de clasificación para 1319 publicaciones, distribuidas en 3 secciones (Guatemala, Internacional y USAC) que permita la recuperación de las publicaciones seriadas, para su consulta y préstamo.

- Brindar información puntual de los artículos que contienen las 1319 publicaciones, con un promedio de 10736 artículos que concentran las publicaciones seriadas, que conforma la Sección de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, a través de un catalogo electrónico.

- Proveer de un medio de comunicación escrito de circulación en el país, para su consulta en forma diaria y continua. (oB,T..ener suscripción de un año).


22

2.6 Beneficiarios 2.6.1 Directos - Profesores de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. - Estudiantes universitarios de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala - Investigadores de las ramas humanísticas. - Estudiantes universitarios de Sedes Departamentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala. - Personal Administrativo de la Biblioteca de Humanidades - Personal Administrativo de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.6.2 Indirectos

§ Profesores de otras universidades de las áreas humanísticas. § Estudiantes universitarios de otras universidades. § Estudiantes de nivel medio.

2.7 Recursos (Humanos, materiales, físicos, financieros)

2.7.1 Humanos: Asesor Personal de Biblioteca Epesista.

2.7.2 Materiales:

Papel bond carta 80 gramos., papel bond oficio gramos., fólder tamaño carta y oficio, hojas de papel adhesivo carta, impresora, cartuchos de tinta de color, papel vinílico, rotuladores, lápices, lapiceros, tijeras, cámara digital, fólder, cinta adhesiva de código de barras, rollos de book tape ganchos para fólder, grabadora, computadora, USB, fotocopias, cubiertas plásticas y scanner.

2.7.3 Financieros:

La fuente de financiamiento fue proporcionada por la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala; y se distribuyó de la siguiente forma:


23

2.8 Fuente de Financiamiento y presupuesto detallado

Tabla VI Fuente de financiamiento y presupuesto detallado Elaboración propia

Insumos Cantidad COSTO Costo Total Papel bond Carta 15(00 0.06 90.(00 Papel bond Oficio 5(00 0.07 35.(00 Papel adhesivo Carta

2(00 2(00.(00 2(00.(00

Papel vinílico 25 Yardas 16.(00 4(00.(00 Fólder tamaño carta

25 2.40 60.(00

Fólder tamaño Oficio

25 2.50 62.50

Cartucho de tinta para impresora

2 329.(00 658.(00

Impresora 1 725.(00 725.(00 USB 1 2(00.(00 2(00.(00 Fotocopias 15(00 0.20 3(00.(00 Cinta adhesiva de código de bases

2(000 2(00.(00 2(00.(00

Book tape 24 14.(00 336.(00 Resaltadotes 4 33.(00 33.(00 Lápices 12 1.(00 12.(00 Lapiceros 12 1.(00 12.(00 Cámara Digital Y grabadora

1 7(00.(00 7(00.(00

Tijeras 1 12.(00 12.(00 Carpetas colgantes

50 139.(00 278.(00

Rótulos Secciones 3 1(00.(00 3(00.(00 Anaqueles 3 16(00.(00 48(00.(00

Suscripción de diario

2 Anual 990.(00

Archivos 2 26(00.(00 52(00.(00 TOTAL Q 15603.50


24

2.9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y EJECUCION DEL PROYECTO

2(009 2010 2011

No

Actividades

M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D

1 Gestiones administrativas para el EPS

2 Elaborar instrumentos 3 Validar instrumentos plan piloto 4 Aplicar instrumentos 5 Recopilar la información 6 Identificación de problemas 7 Elaborar informe de diagnóstico 8 Revisión de informe de diagnóstico 9 Presentación y aprobación de diagnóstico 10 Separar el material hemerográfico

publicaciones seriadas) de las colecciones existentes en la Biblioteca

11 Listar material Hemerográfico Excel 12 Consulta de bibliografía para descarte 13 Verificar el estado del material 14 Elaborar políticas para descarte de

publicaciones seriadas

15 Descartar publicaciones seriadas 16 Listar el material descartado por orden de

caja

17 Embalar el descarte por caja 18 Rotular las cajas del descarte 19 Preparar Informe del descarte


25

2(009 2010 2011 M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D 20 Imprimir listados de descarte y

encuadernarlos y distribuir los informes de descarte

21 Consulta de bibliografía para organizar el


22 Establecer la logística para el desarrollo

de la organización del material hemerográfico

23 Limpieza del material 24 Elaborar Kardex electrónico del material

Hemerográfico que integrara la Colección de publicaciones seriadas

25 División del material hemerográfico en

secciones (Sección Guatemala, Sección Internacional y Sección Usac)

26 Revisión de las divisiones del material

para corregir errores

27 Imprimir códigos de barra 28 Colocar códigos de barra 29 Preparación de marbetes para los

documentos

30 Impresión de marbetes 31 Preparación física de Marbete 32 Limpieza de cajas para colocar las

publicaciones

33 Reparación de cajas 34 Preparación de la identificación por caja 35 Impresión de las etiquetas 36 Colocación de la identificación por caja 37 Rotulación de las secciones 38 Consultar bibliografía sobre formato Marc


26

39 Determinar las etiquetas del formato Marc, para desplegar la información a consignar

2(009 2010 2011 M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D 40 Alimentación de la base de datos en

programa Glifos

41 Indización de las publicaciones seriadas 42 Entrega de informe 43 Gestionar suscripciones para adquirir

publicaciones periódicas

Fig. 2 Cronograma de actividades Fuente: Elaboración propia


27

CAPÍTULO III Proceso de Ejecución del Proyecto

3.1 Actividades y Resultados

No. Actividad Descripción Fecha Resultado oB,T..enido

1 Separar el material

hemerográfico (publicaciones

seriadas) de las colecciones

existentes en la Biblioteca

Se recolectaron las publicaciones seriadas

ubicadas en los diferentes anaqueles de la biblioteca y cajas que resguardaban las mismas, en tres anaqueles

destinados para el colocar el material hemerográfico

Agosto octubre 2(009

Se concentró un total de 4,308 publicaciones

2 Listar material Hemerográfico

Se utilizo el programa de

Microsoft Office Excel, para el ingreso del listado de

las publicaciones seriadas existentes

Noviembre 2(009

Febrero 2010

La consignación de los datos en hojas electrónicas, identificadas por su procedencia (USAC, Guatemala,

publicaciones de editoriales de otros países)

3 Consulta de Bibliografía para

descarte

Manuales en línea para descarte

Marzo 2010

Enriquecer y sustentar el criterio técnico, para ejecutar el descarte físico del material

4 Verificar el estado del Material

Se procedió a determinar el estado, temática,

obsolescencia, y duplicidad de las publicaciones

Marzo Mayo 2010

Se concentraron 1319 publicaciones útiles para conformar la Colección de

publicaciones seriadas y periódicas de la Biblioteca de Humanidades

5 Elaborar políticas para descarte

de publicaciones seriadas

Se establecieron los parámetros para ejecutar la

acción de descarte

Junio 2010

Políticas de descarte de material hemerográfico

6 Descartar publicaciones periódicas y

seriadas

Se procedió a retirar títulos y documentos

Julio 2010

2022 títulos y 2,989 publicaciones seriadas descartadas

7 Listar el material descartado por orden de caja

Consignación de datos Código, Tipo de documento,

fecha, Autor, Editorial, cantidad, No. De caja

Julio Agosto

2010

Listados de descarte en 88 páginas

8 Embalar el descarte por caja

Agrupación de los documentos a descartar

Agosto 2011

15 cajas organizadas

9 Rotular las cajas del descarte

Elaboración de rótulos para identificar cada caja del descarte

Agosto 2011

45 Rótulos

10 Preparar Informe del descarte

Se redactó el informe del descarte

Agosto 2011

Nota de entrega del informe e informe del procedimiento del descarte

11 Imprimir listados de descarte,

encuadernación y Distribuir los informes de

descarte

Se procedió a la impresión de 88 hojas, donde se consigna la información del descarte y su ubicación física por caja y procedimiento de entrega de los informes

Agosto 2011

5 Informes encuadernados entregados a: Decanato, Secretaria Adjunta, Personal de

Biblioteca, Docente Asesora de EPS y Epesista


28

12 Consulta de bibliografía para

organizar el material

hemerográfico

Consulta de las Reglas AACR2, Desarrollo de Publicaciones seriadas

Octubre Septiembre

2010

Lectura y análisis del Capítulo 12 “Publicaciones Periódicas y Seriadas”

13 Establecer la logística para el desarrollo de la organización del


Asistir a diferentes Bibliotecas que ofrecen

servicios de hemeroteca, realizar búsqueda de

servicios de hemeroteca en línea.

Octubre 2010

Distribuir la colección en 3 secciones, establecer los colores de cada una,

aplicando la teoría de los colores para dar una mayor identificación del material y

evitar la pérdida del mismo, establecer los parámetros que integraran el ordenamiento

de las publicaciones que integran la colección de hemeroteca.

14 Limpieza del material

Se procedió a retirar el polvo del material seleccionado

Diciembre 2010

1319 publicaciones libres de polvo.

15 Organizar el material

Hemerográfico que integrará la Colección de Hemeroteca

Separar el material por tipo de Publicación

Enero 2011

Elaborar kardex electrónico del material hemerográfico, el cual comprende: boletines, catálogos, colecciones,

cuadernos, documentos, fascículos, informes, memorias, mensajes,

misceláneos, resúmenes, revistas 16 División del

material hemerográfico en secciones

(Sección Guatemala,

Sección Internacional y Sección Usac)

Organizar las secciones que albergarán la colección de material hemerográfico

Febrero 2011

Secciones integradas Sección Guatemala 502 documentos

Sección Internacional 369 documentos Sección Usac 447 documentos

17 Revisión de las divisiones del material para

corregir errores

Cotejar el material físico contra listado levantados en programa Excel

Marzo 2011

Listados impresos de las publicaciones

18 Imprimir códigos de barra

Realizar pedido a Dacsa, para impresión de Código de

Barras, para identificar los documentos con un número

distintivo

Enero 2011 Código de Barras compuesto de la siguiente manera:

H07, Inicial de hemeroteca y el número que identifica la unidad académica.

Seguido por 7 dígitos partiendo del (00(00(001 al (0002(000, considerando el

crecimiento de la sección. 19 Colocar códigos

de barra Publicaciones seriadas contra listados, se adhirió el código de barras, se colocó book tape para su protección, se registro el número asignado al documento y se procedió a colocarlos en el lugar respectivo.

Diciembre 2010

1319 Publicaciones seriadas, debidamente identificadas y preparadas con su código.

20 Preparación de marbetes para

las publicaciones seriadas

Elaborar en formato Excel la identificación de los

documentos, ingresando inicial de la sección a la que corresponde, inicial del tipo

de documente al que pertenece, inicial del título

de la publicación,

Marzo Abril 2011

1319 etiquetas o marbetes en formato digital


29

año,l número, época y año de publicación

21 Impresión de marbetes

Seleccionar el programa, introducir la hoja adhesiva e

imprimir

Mayo 2011

1319 etiquetas o marbetes

22 Marbete de las publicaciones

Recortar los marbetes, adherirlo a la publicación

que correspondía, utilizando escuadra, para darle una misma altura para trabajar una colocación estándar en

todos los documentos y hacerlos estéticos a la vista,

colocar book tape para ampliar el tiempo de vida del

marbete

Mayo Junio 2011

1319 marbetes colocados

23 Limpieza de cajas para colocar las

publicaciones

Limpiar, remover etiquetas anteriores

Diciembre 2010

210 cajas limpias

24 Reparación de cajas

Forrar las cajas con papel vinil, respetando los colores

asignados por sección

Enero Febrero

2011

210 cajas debidamente presentables

25 Preparación de la identificación

por caja

Levantar en programa Excel contra el control

administrativo de las publicaciones seriadas que

conforman las cajas

Marzo Abril 2011

210 etiquetas para las cajas revisteras en programa electrónico, consignando:

Iniciales de la sección a la que pertenecen, Primera letra del documento que concentra,

inicial del título de la publicación, identificación del primer número al último número que concentra, año de la primera publicación y último año de la publicación

26 Impresión de las

etiquetas Abrir el programa donde se

recaudo la información, introducir la hoja adhesiva

para imprimir la información, impresión de la misma

Mayo 2011

Impresión de 70 hojas para totalizar 210 etiquetas.

27 Colocación de la identificación por

caja

Tomar del anaquel las cajas con sus respectivos

documentos, recortar las etiquetas, colocar las

etiquetas por caja y colocar book tape para su

conservación

Mayo 2011

210 cajas debidamente identificadas con las publicaciones que resguarda.

28 Rotulación de las secciones

Contactar proveedores de acrílicos para cotizar los

rótulos que identificarán las secciones, elegir al

proveedor, solicitar los rótulos, cancelar los rótulos

Julio 2011

3 rótulos en material vinílico, con el nombre de las secciones en fondo blanco y con

letras según la sección a la que identifican (Café, sección Guatemala, Verde, sección

internacional y azul, sección USAC.

29 Consultar bibliografía sobre

formato Marc

Análisis del formato MARC (REGISTRO MARC = Machine Readable Cataloging Records = Registro Catalográfico Legible por Máquina.

Junio 2011

Establecer los campos útiles para el desarrollo de la automatización de las publicaciones seriadas.


30

30 Determinar las etiquetas, del formato Marc,

para desplegar la información a

consignar

Con base al Formato Marc se consideraron las etiquetas, pertinentes para la alimentación del programa, correspondientes a las publicaciones seriadas

Junio 2011

13 Campos consignados por publicación.

31 Alimentación de la Base de Datos, con

Programa Glifos e indicar el

material

Ingreso de los datos requeridos por las etiquetas establecidas por el Formato Marc.

Agosto Noviembre

2011

Catalogo electrónico de las Publicaciones seriadas

32 Indización del material

Utilización de la lista de encabezamiento de materia para normalizar, los epígrafes o temas de las publicaciones seriadas para que faciliten la búsqueda de la información.

Agosto Noviembre

2011

Extracción de términos controlados, para la búsqueda de información en el catalogo electrónico.

33

Gestionar suscripciones para adquirir publicaciones

periódicas

Solicitar suscripción de periódicos para la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala

Dic. 2010 Compra del diario del Siglo XXI de enero a noviembre 2011

34 Entrega de informe

Impresión y entrega del Informe de EPS

Nov. 2011 Informe de EPS

Tabla VII Actividades y Resultados Fuente: Elaboración propia


31

3.2 Productos y logros No. Producto Logros Resultado 1 Informe del listado de

material seriado de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, para su descarte, contenido en 88 páginas; mismo que deberá ser ejecutado en un posterior proceso de baja por las personas plenamente autorizadas. Este informe se elaboró según el Manual de Procedimientos Modulo II. Procedimientos de baja de bienes de inventario de la Universidad de San Carlos de Guatemala (2010) el cual dicta literalmente así: “Detecta que por deterioro, obsolescencia, destrucción o desuso, se requiere y/o hacen necesario darles de baja. Los ordena, lista idenficándolos plenamente y ubica en un lugar que permita un control adecuado”(p.42)

Depuración de 2022 título y la concentración de un total 2989 publicaciones debidamente identificadas y ubicadas para su descarte.

Recuperación del espacio físico en los anaqueles para evitar, títulos repetidos, en mal estado y documentos sin aporte de información para las líneas de investigación relativas a las ciencias humanísticas, dejar incursionado el control de material para descartar, según los requisitos establecidos y normados.

2 Diseño del Kardex de las publicaciones seriadas, elaborado a

Identificación del material hemerográfico.

Registro de 1319 publicaciones seriadas y 11,152 datos consignados.


32

través de un formato de hojas electrónicas en programa Excel, en el cual se realizó un vaciado de las publicaciones seriadas que conforman las secciones que integran el servicio de hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, para lo cual se utilizaron columnas que describen los siguientes datos: tipo de publicación, No. correlativo, titulo de la publicación, vol., No. época, año de publicación, editor, clasificación o ubicación de la publicación, código de barras, fecha de ingreso al kardex en la biblioteca y procedencia.

3 Elaborar el sistema de clasificación del material hemerográfico de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de 1319 publicaciones seriadas, para lo cual se aplicaron los lineamientos establecidos por las Reglas de Catalogación

- Creación y desarrollo de la clasificación del material hemerográfico de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades. - Proporcionar la dirección física de 1319 publicaciones seriadas. - Realizar el trabajo físico y técnico - Agrupar las

Un sistema funcional para la localización, recuperación, consulta y resguardo de 1319 publicaciones seriadas, sus respectivos marbetes y 220 etiquetas para identificar las cajas revisteras.


33

Angloamericanas 2, Capitulo 12, que describe el tratamiento técnico para las publicaciones periódicas y seriadas, distribuyéndose en tres secciones (Guatemala, Internacional y USAC), y almacenadas en 220 cajas revisteras.

publicaciones periódicas en 220 cajas para su debido almacenamiento y colocación en los anaqueles asignados para el servicio de hemeroteca.

4 Catálogo electrónico de las publicaciones seriadas.

Alimentar el catálogo electrónico con 1319 publicaciones seriadas, en forma normalizada a través de las etiquetas del formato MARC, el cual se utiliza para describir adecuadamente el material hemerográfico y correr en la plataforma del Programa Glifos.

Implementar un sistema de catálogo automatizado que permite la búsqueda efectiva y la ubicación de las publicaciones seriadas para su préstamo y consulta, el cual contiene 14762 artículos y 25498 etiquetas que describen las publicaciones seriadas, para ser recuperada, por autor, titulo de la publicación, por el articulo o palabra clave.

5 Carpetas de diarios para su resguardo y consulta

Adquisición de la suscripción del diario Siglo XXI

Organización del diario Siglo XXI.


34

3.3 Informe del listado de material seriado para descarte de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Para generar el presente producto se hizo necesario partir con la creación de las políticas de descarte del material hemerográfico, siguiendo las directrices aportadas en las consultas bibliográficas realizadas.

Objetivo y Alcance

Proporcionar los criterios que permitieron aplicar el proceso de descarte en forma pertinente en relación a las publicaciones seriadas de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Beneficios:

a) Mantener una colección activa. b) Aprovechar al máximo el espacio físico, para permitir el

crecimiento y mantenimiento del servicio de hemeroteca.

Conceptos:

Biblioteca Aragón (2002) en la consulta de la Guía del descarte de materiales de biblioteca destaca los siguientes términos: Descarte consiste en la selección del material para ser retirado de la colección.

Suspensión significa descontinuar un título de una publicación seriada.

Destino se llama la acción final a la que se somete el material seleccionado para el descarte. (p.2)


35

3.3.1. Criterios para el descarte del material hemerográfico

Pertinencia:

§ Ponderar el interés que pueda tener el material para la institución.

§ Obsolescencia: Identificar el material que ya no corresponde al desarrollo alcanzado por la disciplina. § Deterioro: Estado en que se encuentra el material § Duplicación: Multiplicación innecesaria de títulos. § Integridad: Remite a la completitud de la colección seriada. § Idioma: Se refiere a material hemerográfico en idiomas que no son del dominio de una parte importante de los usuarios. § Uso: Frecuencia con que se consulta el material.


36

3.3.2 Análisis de los factores para el uso de las publicaciones seriadas:

1- Periodicidad de las revistas. 2- Grado de complejidad o especialización del contenido de la publicación. 3- Variedad temática de las publicaciones. 4- Idioma.

Se exceptúan del descarte: a- Colecciones que por su valor histórico constituyen un patrimonio valioso para la Universidad de San Carlos de Guatemala. b- Títulos de publicaciones seriadas que contengan secuencia integra.

3.3.3 Responsable del proceso

El presente proceso fue ejecutado por la Epesista de la Escuela de Bibliotecología a cargo del desarrollo del proyecto “Organización del material hemerográfico, para aperturar el servicio de Hemeroteca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.”, quien apegada a los conocimientos recibidos en la teoría de los cursos de la Carrera de Licenciatura en Bibliotecología y material de consulta bibliográfico procedió al descarte del material. 3.3.4 Procedimientos

1. Concentrar todo el material hemerográfico existente en la biblioteca.

2. Registrar todos los documentos en programa Excel 3. Separar del material. 4. Evaluar el material. 5. Descartar por:

Según la Guía para el descarte de materiales de biblioteca. Biblioteca Aragón (2002) hace referencia sobre la pertinencia, para el descarte de los siguientes aspectos:

a) Obsolescencia o deterioro b) Duplicidad c) Integridad d) Idioma


37

e) Periodicidad f) Temática (p.2)

3.3.5 Acciones

Se envió el informe del listado del descarte del material hemerográfico contenido en 88 páginas a la Secretaría Adjunta y departamentos afines al proceso de baja de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. (se adjunta nota de recepción en anexos).

3.3.6 Sugerencias

La Secretaría Adjunta deberá elevar el listado a las instancias pertinentes.

Dicha instancia evaluará si procede o no el descarte del material.

El descarte es un proceso que debe hacerse en forma continua.

3.3.7 Destino del material descartado

Según el caso, el material descartado puede ser vendido, donado o destinado a reciclaje.

3.3.8 Descripción del producto

El Manual de normas y procedimientos Modulo II. De la Universidad de San Carlos de Guatemala, (2010) indica que debe elaborarse un lista que describa el orden y la ubicación del material a ser descartado

El listado del Informe presentado a la Secretaría Adjunta describe el contenido de 15 cajas debidamente identificadas y registradas en el programa Excel, las cuales almacenan las publicaciones a descartar, se utilizó un encabezamiento que detalla por columna: No. correlativo de la publicación, título, tipo de publicación, fecha, No, Vol. Época o año del material, autor, editorial y la cantidad de documentos a descartar. Por ser un contenido muy extenso se consigna como prueba, la primera hoja que describe el contenido de la caja número 1 y la número 14 por ser la última caja del informe, el cual se presentó en fecha 04 de agosto de 2011; dirigido a la Secretaría Adjunta de la Facultad de Humanidades, con copias respectivas para Decanato y Personal de Biblioteca. (p.42)


38

Caja 1

No. Título Tipo de Documento FECHA No. Autor Editorial Cant.

1 Humanidades Revista fascicular

Revista 1961-1966 Vol. III No. 1 Facultad de Humanidades USAC

USAC 1

2 Graduados Estadísticas 2(000 Usac Depto. De Registro y Estadística

USAC 2

3 Graduados Estadísticas 1999 Usac Depto. De Registro y Estadística

USAC 5

4 Filosofía de la ciencia Revista 2(000 No.1 Usac. Fac. Hum. Depto. Postgrado

USAC 3

5 Sociología guatemalteca Revista 2(000 No.2 Usac. Fac. Hum. Depto. Postgrado

USAC 2

6 Solana Revista S.f Año1 No.1 Usac. Fac. Humanidades USAC 1

7 Filosofía de la ciencia Cuaderno 1996 Año VIII No.9 Usac. Fac. Humanidades USAC 3

8 Mejor Presidente de la Rep. De Guatemala

Revista 2(005 No.165 Usac. Fac. Economía USAC 1

9 Economía Revista edición especial

2(003 No. 158 Usac. Fac. Economía USAC 1

10 Esbozo biográfico universitario

Folleto 1974 Usac. Fac. Humanidades USAC 2

11 Corona fúnebre: repatriación de los restos mortales de los poetas

Folleto 1960 Universidad de San Carlos de Guatemala

USAC 2

12 Desde adentro Poemario 1964 Editorial Universitaria USAC 1

13 Realidad de los derechos del niño

Folleto 1978 Usac. Fac. Humanidades USAC 1

14 Cuaderno de filosofía Anuario 1988 No. 1 Segunda época

Usac. Fac. Humanidades USAC 3

15 Cuaderno de filosofía Anuario 1989 No. 2 Segunda época

Usac. Fac. Humanidades USAC 2

16 Cuadernos de letras, Colección los formadores

Cuaderno 1978 No.2 Usac. Fac. Humanidades USAC 2

17 Cuadernos de literatura, Colección Ricardo Estrada

Cuaderno 1978 No.2 Usac. Fac. Humanidades USAC 1

18 Mario López Larrave Anuario/Separata 1977 No. 1 Universidad de San Carlos de Guatemala

USAC 1

Tabla VIII Hoja Caja 1: del Informe del listado para descarte Fuente: Elaboración propia


39

Caja No. 14

Título Tipo de Documento

FECHA No. Autor Editorial Cant.

Letras de Guatemala Revista 1993-1994 12-13 USAC USAC 2

Letras de Guatemala Revista 1995 14-15 USAC USAC 2

Revista USAC: Homenaje a Flavio Herrera

Revista 1995 No.3 USAC USAC 1

Universidad de San Carlos de Guatemala

Revista 1974 Época II, No.4 USAC USAC 1















Humanidades Revista 2(009 Jun Año 1, No.1 Fac. de Humanidades USAC 1

Humanidades Revista 2(009 Jun Año 1, No.2 Fac. de Humanidades USAC 1

Facultad de humanidades Memoria 1974-1978 Fac. de Humanidades USAC 2

Facultad de humanidades Memoria 1989 Fac. de Humanidades USAC 1

Leyes, estatutos y reglamentos ….

Leyes 1989 Usac USAC 1

Recopilación de leyes y reglamentos

Leyes 1993 No.90 Usac USAC 1

Herraje Revista 1990 No.1 Usac USAC 1

Recuerdos y entradas de Reinhard Frotscher

Catálogo de exposición

sf Fundación Paiz Otras 1

Un nuevo paradigma en el acompañamiento de los centros escolares

Cuaderno Pedagógico

2(001 No.11 Ministerio de Educación Otras 1

El debate sobre la cuestión étnicos en Guatemala (1944-1970)

Cuaderno Pedagógico


Ciencia y cultura y sociedad Cuaderno Pedagógico


Informática educativa Cuaderno Pedagógico


El pueblo garífuna Cuaderno Pedagógico


Humanistas Revista 2(005 Año 1, No.1 Colegio de Humanidades Otras 1

Instrumentos autóctonos de Guatemala

Trifoliar sf Banco de Occidente Otras 1

Tabla IX Hoja Caja 14: del Informe del listado para descarte Fuente: Elaboración propia


40

Antes

Fig. 3 Material hemerográfico para descarte Foto: Ma. De los Ángeles Salazar Hernández


41

Después:

Fig. 4 Material hemerográfico organizado para el descarte Foto: Ma. De los Angeles Salazar Hernández


42

3.4 Elaboración del Kardex de la las publicaciones seriadas de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades

El Kardex es un registro administrativo que permite identificar el material disponible del fondo hemerográfico, con que actualmente dispone la unidad de información, es flexible para adoptar futuras adquisiciones, ya sea por compra o donación. Fue creado en formato electrónico e instalado en la computadora que se utiliza para realizar los procesos técnicos de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades, el cual a su vez cuenta con el respectivo back up del archivo, en formato digital.

Descripción de las publicaciones seriadas, contenidas en las secciones que conforman el servicio de hemeroteca:

3.4.1 Actividades en la creación del registro administrativo: (Kardex) a) Separar los documentos por lugar de edición u origen

(Guatemala, Universidad de San Carlos de Guatemala y otros países).

b) Agrupar por tipo de publicación; anuarios, boletines,

catálogos, conferencias, congresos, colecciones seriadas, cuadernos, documentos, ensayos, estudios, fascículos, guías, informes, investigaciones, lecciones inaugurales, memorias, mensajes, misceláneos, revistas, resúmenes, separatas y simposios.

c) Clasificar las publicaciones en orden alfabético, por tipo de

publicación, sección por sección. Se proporciona un cuadro que describe el número de publicaciones que conforman cada sección y los respectivos títulos con los que se disponen:


43

Cuadro descriptivo GUATEMALA INTERNACIONAL USAC

Tipo de Publicación No.

Public. No.

Títulos No.

Public. No.

Títulos No.

Public. No.

Títulos

BOLETIN 47 1 70 7 55 3

CATALOGO 52 5 12 5 2 1

COLECCIÓN 15 2 0 0 0 0

CONFERENCIA 0 0 1 1 0 0

CONGRESOS 0 0 0 14 1

CUADERNO 111 8 21 5 51 8

DOCUMENTOS 6 1 2 1 5 2

ENSAYOS 0 0 0 0 2 1

ESTUDIOS 0 0 0 0 11 3

FASCICULOS 69 4 0 0 3 2

GUÍA 0 0 1 1 0 0

INFORMES 43 5 0 0 4 2

INVESTIGACIONES 0 0 0 0 3 1

LECCIONES INAUGURALES 0 0 0 0 6 1

MEMORIAS 2 1 0 0 17 3

MENSAJE 2 1 0 0 0 0

MISCELANEOS 4 4 19 1 1 1

REVISTAS 147 18 243 23 273 29

RESUMENES 4 1 0 0 0 0

502 50 369 44 447 58 1319/153 Tabla XII Tabla de contenido de las publicaciones seriadas Fuente: Ma. de los Angeles Salazar Hernández


44

3.4.2 Características y elementos importantes para describir las publicaciones Seriadas

Según el Manual de organización de la hemeroteca de Zuloaga,

(2009) se consignan las características y elementos más importantes, para describir publicaciones seriadas. (p.18).

§ Sección a la que pertenece § Tipo de documento § Titulo § Fecha de publicación § Epo. / Vol. § Año § No. § Autor § Código de barras § Clasificación § Periodicidad § ISNN § Fecha de ingreso § Procedencia § Descarte

Se agregan tres imágenes que conforman el Kardex de las publicaciones seriadas de la colección de material hemerográfico, con el que dispone la Biblioteca de la

maría de los angeles salazar hernándezbiblioteca.usac.edu.gt/eps/07/07_2876.pdf1.3 lista de...

Documents