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ADMINISTRACIN Y USO DE LA PLATAFORMA LIMESURVEY

Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin del documento: 5

Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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INDICE DE CONTENIDO1. Introduccin ................................................................................................... 6

2. 3. a. b. c. d. 4.

Administracin de Encuestas ............................................................................. 7 Opciones del men ........................................................................................ 10 Men General ............................................................................................... 10 Men de Encuesta ......................................................................................... 11 Men de Grupo de Preguntas .......................................................................... 14 Men de Pregunta ......................................................................................... 15 Activacin de Encuestas ................................................................................. 17

5. 6. a. b. c. d. 7. 8. a. b. c.

Cierre de Encuestas ....................................................................................... 20 Poblacin de Encuestas .................................................................................. 22 Administracin de Poblaciones ........................................................................ 22 Acceso a la encuesta...................................................................................... 27 Anlisis de resultados .................................................................................... 27 Aplicacin de filtrado/estadsticas .................................................................... 29 Plantillas ...................................................................................................... 33 Creacin de una encuesta............................................................................... 37 Encuesta ...................................................................................................... 37 Grupo de Preguntas ....................................................................................... 40 Pregunta ...................................................................................................... 41Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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9.

Bibliografa ................................................................................................... 50


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1. Introduccin

Este documento contiene las instrucciones de manejo bsico de la plataforma web para la administracin de encuestas denominada LimeSurvey, y gestionada por el CSIRC para toda la Universidad de Granada.

Una plataforma de servicios en lnea es una pgina web que permite el acceso diferenciado de los/as usuarios/as segn su nivel de responsabilidad para la realizacin de una tarea compartida: los/as usuarios/as con privilegios de administracin tendrn acceso a las diferentes opciones de gestin de la herramienta (segn los permisos que se les haya conferido), sin embargo la mayora de las personas que accedern a la pgina web nicamente podrn utilizar la herramienta (en este caso, completar una encuesta), pero sin posibilidad de alterar aspecto alguno de la misma.

Para distinguir entre los diferentes roles se realiza una autentificacin por medio de un nombre y una contrasea, del mismo modo que cualquier otro servicio de internet, y ser responsabilidad de la administracin tcnica de la plataforma el delegar los diferentes privilegios a los usuarios que sean creados.

Para concluir con esta introduccin, LimeSurvey es software libre (licencia GNU/GPL v2 o posterior) y es perfectamente posible que todo el software necesario para lograr el funcionamiento de estas herramientas sea software libre igualmente, garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su esfuerzo.

Esperamos que el uso de esta herramienta sea de su entera satisfaccin, y recuerden que estamos a su disposicin en http://csirc.ugr.es.


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2. Administracin de Encuestas

Para acceder a la plataforma slo debe utilizar un navegador de internet y en la barra de direcciones escribir la direccin: http://encuestas.ugr.es/limesurvey/admin

(NOTA: Esta pantalla variar en funcin de la versin instalada del Sistema de Encuestas)

Una vez autenticada, la persona administradora acceder a las funciones de diseo y gestin de las encuestas. Para que los resultados de la encuesta sean fidedignos es muy importante que se maneje el usuario y contrasea con la prudencia habitual de cualquier servicio en lnea a travs de internet. Si se tuviera cualquier sospecha de uso no debido del acceso a la plataforma, el/la usuario/a puede cambiar su propia contrasea o bien puede solicitarlo a la administracin.

Antes de pasar a describir en detalle las funciones de gestin de la encuesta, podemos esquematizar el trabajo global que ser realizado sobre la plataforma en la siguiente ilustracin:


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Como puede apreciarse, el trabajo de encuestar a travs de la plataforma es muy simple, lo que permitir enfocar el esfuerzo en la tarea ms complicada intelectualmente y a la vez ms til de todo el proceso: el anlisis de los resultados y la toma de decisiones. A lo largo del tiempo de vida de una encuesta, sta pasar por diferentes procesos:

La primera tarea importante a llevar a cabo ser realizar un diseo lo ms completo posible, no slo del listado de preguntas y posibles respuestas de la encuesta, sino un diseo global de la encuesta web, es decir, disear la/s ubicacin/es de cada elemento en el proceso de la encuesta. Lo idneo es agrupar las preguntas por grupos, para poder luego analizar los resultados ms cmodamente. As, iremos creando los grupos, con sus respectivas preguntas, eligiendo el tipo de cada pregunta de entre los disponibles, y especificando las posibles respuestas de las mismas. Ms adelante se especificar los posibles tipos de preguntas, as como las posibles respuestas y la posibilidad de elegir preguntas condicionadas en otras respuestas. Otro aspecto importante del diseo ser decidir el tipo de acceso que tendrn los usuarios a la encuesta. De igual forma, se explicar ms detalladamente las posibilidades que nos ofrece esta plataforma.Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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La segunda tarea, una vez que hemos realizado todo el diseo y creacin de la encuesta, ser la de activar dicha encuesta para que sea accesible por los usuarios. Desde el momento en que habilitemos la encuesta, se crearn todas las estructuras necesarias en la base de datos para poder ir almacenando los resultados de los usuarios. En el proceso de activacin es muy importante el tipo de acceso que hayamos elegido para nuestra encuesta. Si es un acceso pblico, no habr ningn tipo de problema, cada usuario guardar sus datos en el sistema. Pero, si por el contrario, es un acceso restringido, se tendr en cuenta la poblacin definida (usuarios que podrn acceder a la encuesta) para archivar los resultados. La tercera tarea ser la de recoger los resultados obtenidos y hacer el estudio pertinente. El sistema permite, como ya explicaremos ms adelante, exportar dichos datos a otras plataformas estadsticas, as como estudiar las grficas comparativas de los resultados segn los grupos de preguntas definidos. La cuarta tarea, y ltima, ser la de expirar la encuesta, es decir, deshabilitar el acceso de los usuarios a la misma. Como podremos ver ms adelante existen dos formas de deshabilitar una encuesta; bien expirndola, o bien desactivndola.


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3. Opciones del men

a. Men GeneralPantalla de inicio:

Pagina de administracin por defecto: Vuelve a esta pantalla desde cualquier lugar. Crear/Editar usuarios: mostrar un listado de los usuarios de la plataforma y sus correos electrnicos, pudiendo actualizar los datos del usuario propio. Crear/Editar grupos de usuarios: permite visualizar el grupo de usuarios al que el usuario pertenece. Es posible que existan varios usuarios pertenecientes al mismo grupo y cada uno tenga asignadas diferentes o las mismas tareas. La plataforma proporciona la utilidad de enviar un correo electrnico a todos los usuarios pertenecientes al grupo. Opciones del sistema: podr ajustarse el idioma con el que se desea visualizar la plataforma y ver algunas estadsticas bsicas sobre la misma. Listar encuestas: mostrar un listado de las encuestas relativas a este usuario, su fecha de creacin y estado. Pulsando sobre el nombre de cada encuesta podremos acceder a la administracin propia a esa encuesta.


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Lista de seleccin de encuesta: seleccionando cualquiera de las encuestas desplegadas se redirigir a la pgina de administracin de dicha encuesta.

Crear o Importar una nueva Encuesta: abre el formulario que es necesario completar para la creacin de una nueva encuesta.

Cerrar sesin: cierra la sesin de trabajo.

Mostrar ayuda: abre un recuadro con la ayuda al respecto de la pantalla que se est visualizando.

b. Men de EncuestaCuando ya esta creada la encuesta y se quiere crear las preguntas:

Activacin/desactivacin de la encuesta: este botn presenta dos grficos, un cuadrado rojo y un tringulo verde, cada uno representando los estados posibles en los que puede encontrarse la encuesta: Esta encuesta actualmente NO esta activa: se permite la edicin de las preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el estado inicial de la encuesta. Esta encuesta actualmente esta activa: puede procederse a la contestacin del cuestionario. La adicin o borrado de grupos de preguntas, preguntas, as como las respuestas posibles en preguntas con varias opciones estar bloqueada.Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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Esta encuesta actualmente esta expirada: en el caso de que en la encuesta se est definida una fecha de expiracin y sta se haya alcanzado, el botn de estado tendr la imagen a la derecha.

Modificar las opciones de seguridad de la encuesta: permite definir qu usuarios/grupos de usuarios de la plataforma tendrn acceso al cuestionario pudindoseles otorgar los siguientes permisos: a) Editar las propiedades del cuestionario: permitir cambiar los parmetros con los que la encuesta fue creada as como definir reglas de evaluacin. b) Definir las preguntas: podr crear grupos y preguntas, as como modificar o cambiar el orden de las ya existentes. c) Examinar las respuestas: habilitar el acceso para consultar los resultados de la encuesta y obtener reportes estadsticos. Tambin podr utilizar la aplicacin de entrada de datos directa del cuestionario as como visualizar la poblacin encuestada, no pudiendo realizar ninguna operacin sobre dicha poblacin. d) Exportar: permitir hacer uso de la exportacin del cuestionario, sus grupos y preguntas as como de la poblacin encuestada si la hubiere. En conjuncin con el permiso de examen de respuestas, podr exportar los resultados de la encuesta a los distintos formatos disponibles. e) Eliminar encuesta: permitir al usuario eliminar la encuesta. f) Activar Encuesta: posibilitar al usuario la capacidad de activacin y desactivacin de la encuesta, as como la administracin de la poblacin encuestada (importacin, envo de invitacin-recordatorio, etc.). Si se aade un usuario sin marcar ninguno de los permisos anteriores, nicamente podr probar el cuestionario y obtener la versin imprimible del mismo.

Probar la encuesta: una operacin fundamental para poder proceder a la puesta a disposicin de la encuesta bien al pblico como a la poblacin encuestada es poder probar el cuestionario y as validar las preguntas y grupos con la imagen final que ver la persona encuestada.


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Pantalla de Entrada de Datos para el Cuestionario: en el caso de encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de internet (va telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de introduccin de los instrumentos ya completados. Esta pantalla permite la digitacin de las respuestas de un modo ms gil pues no tiene cambios de pantalla y puede utilizarse nicamente con el teclado, sin embargo no se realiza hasta el final la comprobacin de respuesta de las preguntas obligatorias, as como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est condicionada a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se muestren las condiciones para que una pregunta deba ser contestada. Ms adelante describiremos otras opciones para cargar cuestionarios.

Versin imprimible de la encuesta: una vez diseada la encuesta, podemos utilizar esta pantalla para imprimir el instrumento, a fin de que ste pueda ser completado por otros medios. Esto agiliza el tedioso proceso que supone editar el instrumento en una herramienta de edicin de texto genrica.

Modificar de los parmetros de la encuesta actual: una vez creada la encuesta es posible cambiar todos los atributos con los que originalmente fue creada (siempre y cuando este en modo inactivo) as como aadir nuevos idiomas a la encuesta. Si una encuesta est definida en ms de un idioma, la segunda pantalla permitir definir ttulo, descripcin, bienvenida y los textos de correos de invitacin, recordatorio, etc. en cada idioma pulsando la respectiva etiqueta.

Borrar la encuesta actual: presenta la pantalla para eliminar la encuesta.

Reiniciar la encuesta (deshabilitado).

Cambiar el orden de la encuesta (deshabilitado): las encuestas habitualmente se dividen en grupos de preguntas y esta pantalla permite intercambiar la posicin de dichas seccionesCentro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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Exportar encuesta: enviar un archivo que contiene todo el cuestionario (atributos, grupos, preguntas y conjuntos de etiquetas flexibles utilizados) para poder copiarlo y usarlo posteriormente. La opcin de importacin de una encuesta previamente exportada se encuentra al final de la pantalla de creacin de una nueva encuesta. Esta opcin de exportacin/importacin estar disponible tambin para cada grupo o pregunta individualmente.

Establecer reglas de evaluacin: permite establecer reglas de evaluacin sobre las respuestas al cuestionario, mostrando al encuestado informacin particularizada segn la sumatoria de las respuestas.

Establecer cuotas en esta encuesta

Activar/Modificar los encuestados de esta encuesta

Seleccionar el grupo de preguntas: al escoger uno de los grupos ya definidos tendremos acceso a cada una de sus preguntas. Debe existir al menos un grupo de preguntas.

Agregar nuevo grupo al cuestionario: permite la definicin de un nuevo grupo y aadir a l las preguntas que se desee.

c. Men de Grupo de Preguntas


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Modificar el grupo actual: permite modificar el ttulo y la descripcin del grupo.

Borrar grupo actual: elimina el grupo seleccionado. ATENCIN: esta accin elimina todas las preguntas que estn contenidas en el grupo que se borre.

Exportar el grupo actual: permite exportar todas las preguntas de este grupo.

Elegir pregunta del grupo: escoge una de las preguntas ya creadas para su edicin.

Agregar nueva pregunta al grupo: crea una nueva pregunta.

d. Men de Pregunta

Modificar la pregunta actual: permite cambiar las caractersticas principales de la pregunta (cdigo, ttulo, etc.)

Borrar la pregunta actual: hace lo propio con la pregunta seleccionada, incluyendo las respuestas, atributos y condiciones que estn establecidos sobre ella.

Exportar la pregunta actual: enva un archivo con la definicin de la pregunta para poder ser importada posteriormente.Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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Copiar la pregunta actual: crea una copia idntica de esta pregunta, lo cual es muy til cuando tenemos preguntas de similar morfologa, donde apenas cambiar el cdigo, ttulo y ayuda.

Establecer condiciones para esta pregunta: sta es una de las caractersticas ms potentes que presenta este sistema, permite condicionar la aparicin de esta pregunta a la/s respuesta/s que se hayan realizado en preguntas anteriores.

Probar esta pregunta: muestra en una ventana separada cmo ser presentada la pregunta.

Modificar / Agregar opciones de esta pregunta: abrir un formulario para la definicin de las respuestas posibles a la pregunta (slo aparecer esta opcin en los tipos de pregunta que no son textos sencillos).


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4. Activacin de Encuestas

Una vez diseado y probado el cuestionario se procede a la activacin de la encuesta. Una vez que se haya activado la encuesta para su uso a travs de la web, las operaciones de aadido o eliminacin de grupos de preguntas, preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarn bloqueadas. Sin embargo an se podr modificar el ttulo de los grupos de preguntas, el ttulo de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas ortogrficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semnticas que suelen descubrirse una vez iniciado el proceso de encuesta gracias a la realimentacin de las personas encuestadas. Para activar el cuestionario se debe pulsar el tringulo verde pequeo del icono:

, pasando al siguiente estado: . Solamente cuando una encuesta se encuentra activada es posible definir la poblacin que responder al cuestionario, responder o introducir datos de respuestas y revisar resultados. Mostramos a continuacin las herramientas que son de utilidad cuando la encuesta est activa:

1. Establecimiento de reglas de evaluacin

: Las reglas de evaluacin examinan las respuestas

del cuestionario inmediatamente despus de terminar de responderlo para poder generar un texto basndose en dichas respuestas. Para realizar este tipo de evaluaciones es necesario haber codificado numricamente las respuestas de las preguntas. Pongamos el siguiente ejemplo para comprender este mecanismo, considrese una encuesta con dos preguntas: Usted fuma? La pregunta tiene tres posibles respuestas, a)S fumo, ms de 10 cigarrillos por da (tendr un cdigo de 10) b)S fumo, 10 cigarrillos por da o menos (tendr un cdigo de 5) c)No fumo (tendr un cdigo de 0)Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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Hace usted deporte?, que tiene tambin tres posibles respuestas: a)S, hago ejercicio por lo menos media hora, tres veces a la semana, (tendr un cdigo de 0) b)S, hago ejercicio de vez en cuando (tendr un cdigo de 5) c)No, no hago nunca ejercicio (tendr un cdigo de 10)

Si se sumaran los totales de los valores asignados a cada posible respuesta, al final de la encuesta tendramos un buen indicador de la salud general de la persona encuestada, pues alguien que fuma mucho y no hace ejercicio, hubiera sumado 20, 10 por cada una de sus respuestas. Alguien que no fuma y que hace ejercicio regularmente hubiera obtenido un puntaje de 0. Con los anteriores criterios ya pueden establecerse las reglas de evaluacin correspondientes para mostrar a la persona encuestada informacin relevante segn cada caso. Veamos a continuacin el formulario para definir una regla de evaluacin:

Definimos a continuacin cada uno de los campos del anterior formulario. Alcance: realizar la suma de valores de todas las preguntas del cuestionario (Total) o slo de un grupo en particular (Grupo). Grupo: slo en el caso de haber seleccionado Grupo en el alcance de la regla, cul de los grupos ser el evaluado.


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Mnimo y Mximo: rango de valores en los que la regla se activar. Cabecera y mensaje: Encabezamiento y cuerpo de texto del mensaje que se le mostrar a la persona encuestada si se cumple esta regla. URL: enlace a una pgina web que ser sugerida tras el texto anterior. Para un uso correcto de esta caracterstica deben tenerse en cuenta los siguientes detalles: No debe usarse redireccin automtica tras la finalizacin de la encuesta (ver parmetros de creacin de una encuesta en el captulo 4). En el caso de preguntas tipo matriz, si son escalas predefinidas (1 a 10 o 1 a 5) ese ser el valor utilizado, y si son etiquetas flexibles, se utilizar el valor utilizado al codificar la etiqueta.

2. Establecer cuotas en esta encuesta usuarios cuando se llegue a dicho lmite.

: Esta opcin sirve para limitar la encuesta y avisar a los

2. Revisin de resultados de cuestionarios ya enviados seccin perteneciente a Anlisis de Resultados.

: Se explicar ms adelante, en la

3. Revisin de respuestas guardadas pero an no enviadas

: Permite visualizar las respuestas

que han sido guardadas por las personas encuestadas pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no finaliz la encuesta completamente. En esta opcin aparecern datos siempre y cuando se haya especificado en las opciones de la encuesta, a la hora de su creacin, que se pudieran dejar encuestas incompletas, permitiendo el guardado de los resultados

4. Gestin de encuestados/as Poblacin de Encuestas.

: Se explicar ms adelante, en la seccin perteneciente a


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5. Cierre de Encuestas

La forma de cerrar una encuesta, es decir, de hacerla inaccesible para los usuarios, y que no puedan seguir haciendo solicitudes es expirarla. Qu quiere decir expirarla?, pues bsicamente es hacer que la encuesta tenga un tiempo lmite de actividad (tiempo en la que estar activa) y forzar a que ese tiempo lmite se gaste. Cmo?, lo explicamos a continuacin.

Expiracin: con la encuesta en estado activo, pueden ser modificados algunos parmetros de la encuesta, como por ejemplo poner una fecha de expiracin y habilitar dicha expiracin:

Consecuencias: No se perdern los resultados Tampoco se eliminar la tabla de encuestados/as o su contenido An seguir limitada la capacidad de modificar preguntas, grupos y otros parmetros La encuesta ya no ser accesible: se mostrar un mensaje de que expir el plazo para responder la encuesta

Pueden notar que una encuesta se encuentra expirada cuando muestra en su botn de activacin/desactivacin el siguiente grfico:

A la vista de lo anterior, en la mayora de los casos lo ms idneo, y lo que el Servicio de Informtica recomienda, es hacer que la encuesta expire.

NOTA: Existe otra opcin para cerrar un encuesta. OJO!, no recomendamos esta opcin debido aque puede producir problemas a la hora de recoger los datos, por qu?


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Desactivacin: si pulsamos el icono de desactivacin (cuadrado rojo en encuesta. Consecuencias:

) se cierra la

Todos los resultados se eliminarn (por seguridad quedar una copia en la base de datos) La tabla de encuestados/as se eliminar (igualmente se guardar una copia en la base de datos) Todas las preguntas, grupos y parmetros vuelven a poder ser modificados

Por todo ello, es mejor tomar la primera, y ms aconsejable, opcin, expirar una encuesta.


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6. Poblacin de Encuestas

a. Administracin de PoblacionesEn este punto existen varias posibilidades en funcin de dos las opciones escogidas en la creacin de la encuesta:

Encuesta de participacin annima: S: no hay forma de establecer la relacin entre los datos de una persona encuestada y su respuesta al cuestionario. No: se guardarn las respuestas junto a la identificacin de quien responde el cuestionario.

Permitir inscripcin pblica: S: adems de las personas que sean definidas por la administracin de la encuesta para que participen en la encuesta, al acceder a la pgina de la encuesta se les mostrar un formulario para permitirles la suscripcin. No: en el caso de NO ser annima la encuesta, slo quienes hayan sido invitadas podrn responder la encuesta (pues debe poderse establecer quin respondi cada respuesta). Si fuese annima, queda a criterio de la administracin si ser a travs de invitaciones o no la respuesta a la encuesta.

De las cuatro posibilidades antes descritas, la ms frecuente son las encuestas annimas sin inscripcin pblica y nicamente por invitacin, para garantizar que cada encuestado/a slo responda una vez a la encuesta. Sin embargo es muy importante poder contar con las dems opciones para distintas necesidades que puedan surgir. Pulsando el botn accederemos a la pantalla de administracin de los/as encuestados/as,

debindose crear (si es la primera vez que pulsamos dicha herramienta desde la activacin de la encuesta) una tabla para almacenar los/as encuestados/as que definamos en la pantalla de administracin:


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En la imagen anterior podemos observar varias herramientas, que describimos a continuacin.

1. Regresar a la administracin de cuestionarios a la pantalla principal de la encuesta.

: abandona la presente pantalla para volver

2. Mostrar informacin

: presenta un resumen de los/as encuestados/as, de las contraseas

asignadas y cuantos cuestionarios han sido completados, y adems las siguientes herramientas: a) Reiniciar en todos los encuestados el status de 'Invitacin enviada' a NO b) Borrar todas las contraseas c) Borrar todas los/as encuestados/as: dejar la tabla vaca. d) Borrar tabla de encuestados/as

3. Mostrar encuestados/as correspondiente.

: saca el listado de encuestados/as existentes y su estado

4. Agregar un/a encuestado/a nuevo/a

: abre el formulario para aadir una nueva persona

encuestada. Ninguno de los campos es obligatorio, ni siquiera la contrasea pues puede ser creada automticamente con la herramienta de generacin, sin embargo lo ms idneo es disponer al menos de nombre, apellidos y correo electrnico.Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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El hecho de que la contrasea pueda ser especificada manualmente permite poner una palabra comn (desaconsejable si se desea tener privacidad de acceso) o bien contraseas iterativas (por ejemplo pass1, pass2...). Los idiomas disponibles en la lista de seleccin sern aquellos que fueron definidos en la creacin de la encuesta, permitiendo preseleccionar el idioma adecuado para cada encuestado/a, aunque es perfectamente posible especificar como primera pregunta una de tipo seleccin de idioma. Invitacin enviada y completada deben dejarse a N, salvo que se desee evitar que reciban invitaciones y recordatorios. Los campos atributo_1 y atributo_2 son aquellos que se definieron en la creacin de la encuesta, la nica funcin que tienen es facilitar la clasificacin de la poblacin encuestada (podran ser categoras como: departamento, escuela, facultad, etc.).

NOTA: Desde el CSIRC se podra, en un futuro, dar soporte para la carga de un colectivo dedestinatarios especfico, que el usuario no pueda conseguir/preparar de manera fcil por s solo.

5. Importacin de CSV

: esta es la forma ms sencilla de crear totalmente la poblacin que

responder a la encuesta, y consiste en realizar el listado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel, etc.) teniendo en cuenta que:Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas), no se permiten archivos '.ods' o '.xls'. b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres ser la denominada Unicode UTF-8. c) La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin. d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre, apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables entre corchetes son opcionales).

6. Importacin mediante consulta LDAP

: en el caso de que la poblacin encuestada se

encuentre almacenada en un directorio de identidades institucional de tipo LDAP pueden definirse las consultas necesarias a dicho directorio para importar los datos.


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7. Exportar encuestados/as a fichero CSV archivo en el formato CSV antes descrito.

: permite grabar la tabla de encuestados/as a un

8. Enviar correos electrnicos de invitaciones

: automticamente genera el envo de un

correo electrnico a todos los registros que ya tengan contrasea generada, que no hayan completado el cuestionario y que an no hayan recibido dicha invitacin.

9. Enviar correos electrnicos de recordatorio

: de similar forma a la anterior, enva un

correo electrnico de recordatorio a aquellas personas que ya hubieran recibido la invitacin de participacin y an no hayan completado la encuesta.

10. Generar contraseas registros que no tengan definida una.

: asigna un nmero aleatorio como contrasea a todos aquellos

11. Borrar tabla de encuestados/as opcin prcticamente no se utilizar.

: hace lo propio, y salvo en casos excepcionales, esta

12. Tabla de encuestados/as: la tabla de encuestados/as que se muestra tras pulsar el icono numerado como 3 presenta la siguiente informacin:

a) Identificador, nombre, apellidos, correo electrnico e idioma por defecto.


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b) Si ya se le envi la invitacin y si ya complet el cuestionario (en caso afirmativo aparecer la fecha y hora que corresponda en cada caso) c) los valores que se hayan definido para los atributos 1 y 2 d) Acciones individuales sobre ese/a encuestado/a (botones): E: Editar los datos de el/la encuestado/a D: Borrar el/la encuestado/a S: Rellenar la encuesta como si fuera esa persona V: Ver respuestas de esta persona (slo en encuestas NO annimas) I/R: Enviar 1 Invitacin y 2 recordatorio

b. Acceso a la encuestaLo ms habitual es que la persona que va a realizar la encuesta haya recibido automticamente un correo electrnico con el enlace adecuado para acceder a su propia encuesta (en el caso de que sea privada), o un enlace a la encuesta general (en el caso de que sea pblica). En el primer caso, tras pulsar el enlace, se redirigir a la pantalla de autenticacin de la persona encuestada, donde directamente acceder a la encuesta, debido a que la contrasea generada para l por el sistema ya va implcita en el enlace a la encuesta. En el segundo caso, tras pulsar el enlace, directamente se mostrar a la persona la pantalla de bienvenida e instrucciones para proceder a rellenar la encuesta.

c. Anlisis de resultadosLa plataforma de evaluacin no pretende ser una herramienta muy potente en cuanto al anlisis y presentacin de estadsticas, sin embargo es suficiente para podernos ofrecer una visualizacin rpida de los resultados de la encuesta, incluso durante el proceso de encuestado. Para acceder a los resultados de la encuesta debemos pulsar el botn de la barra principal de

herramientas de la encuesta recordando que slo est disponible la revisin de resultados mientras la encuesta est activa, independientemente de que la encuesta tuviera definida una fecha de expiracin. Tras hacerlo pasamos a la pantalla de examen de respuestas, existiendo a nuestra disposicin varias herramientas que comentamos de inmediato:Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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1. Mostrar todas contestaciones

(todas o las ltimas 50): muestran una tabla de

navegacin de las respuestas al cuestionario, bien desde la primera respuesta recibida o bien las ltimas 50 respectivamente. En dicha tabla, pulsando sobre el nmero de respuesta (campo id) podemos visualizar esa respuesta en concreto. La tabla presenta en su encabezado botones de navegacin que permiten seleccionar cuntas respuestas mostrar en cada pgina, etc.

2. Pantalla de introduccin de datos

: es la misma herramienta de digitacin de datos, que la

que se encuentra en la barra de administracin de la encuesta.

3. Filtrado y estadsticas

: sin lugar a dudas sta es la opcin ms utilizada y la describiremos

en detalle ms adelante, sirva adelantar que permitir seleccionar y graficar los resultados de la encuesta.

4. Exportacin e importacin herramientas de extraccin de los resultados obtenidos:

: existen las siguientes

a) Exportacin en formatos de aplicaciones ofimticas (formato CSV, OpenOffice.org, Microsoft Office, etc.): presentar un formulario donde podremos seleccionar el tipo de exportacin deseada, los datos que se desee exportar (inclusive los datos que se consideren oportunos de la persona que respondi si es que se defini la encuesta como NO annima) as como el formato de preguntas y respuestas. En este ltimo aspecto, si se desea hacer una exportacin para impresin y/o revisin visual, es mucho ms adecuado seleccionar cabeceras completas y respuestas completas. b) Exportacin para SPSS: genera un archivo idneo para esta herramienta de anlisis estadstico.


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c) Importacin de respuestas antiguas: cuando una encuesta es desactivada se crea una tabla de respaldo de las respuestas que pudieran haberse hecho. Con esta herramienta es posible recuperar las respuestas que se encuentran en dichas tablas. d) Exportacin e importacin en formato de Verificacin Vertical (VV): este formato de hoja de clculo tiene la estructura necesaria para la importacin posterior de los datos contenidos en l. Esto permite exportar los resultados a OpenOffice.org Calc o Microsoft Excel, utilizar cualquiera de dichas herramientas para modificar los datos cmodamente y posteriormente importar los datos nuevamente a la plataforma.

5. Revisin de respuestas incompletas

: permite visualizar las respuestas que han sido

guardadas por las personas encuestadas pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no finaliz la encuesta. En esta opcin aparecern datos siempre y cuando se haya especificado en las opciones de la encuesta, a la hora de su creacin, que se pudieran dejar encuestas incompletas, permitiendo el guardado de los resultados.

d. Aplicacin de filtrado/estadsticas

Al pulsar el botn de la aplicacin de estadsticas,

, se presentar un formulario como el siguiente:


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(NOTA: Las opciones del formulario variarn en funcin de la versin instalada del Sistema de Encuestas)

Describimos las diferentes partes del formulario anterior:

1. Filtrado de respuestas por ID: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que su ID (identificador) sea menor que, mayor que o igual que lo dispuesto en los cuadros de texto.

2. Filtrado de respuestas por Fecha: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que la fecha de remisin de la encuesta cumpla la condicin impuesta. Atencin! el formato de las fechas es AO-MES-DIA (4 dgitos - 2 dgitos - 2 dgitos).

3. Seleccin de preguntas a presentar y filtrado por respuestas: a) Al marcar los cuadros de seleccin, incluiremos esta pregunta en el reporte de resultados. Si queremos un reporte de todas las preguntas no es necesario chequear cada cuadro, sino que podemos usar la opcin nmero 4 de este mismo formulario. b) El altavoz sirve para mostrar el ttulo de la pregunta (que es ocultado para no sobrecargar excesivamente la pantalla con texto, pues en ocasiones es excesivamente largo), bien al pulsar en l (aparecer un mensaje con el texto completo) o al poner el ratn encima (se mostrar un extracto del ttulo). c) Respuestas posibles: al marcar una o varias de las opciones posibles de respuesta de una pregunta, los resultados que se mostrarn sern los de aquellas encuestas que cumplan con esaCentro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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condicin, permitiendo as evaluacin cruzada de preguntas, por ejemplo: las personas que respondieron X en la pregunta A e Y en la pregunta B, etc., respondieron Z en un WW% en la pregunta C.. d) En el caso de las preguntas de texto, se muestra un cuadro donde introducir palabras relevantes para el filtrado por respuestas que las contengan.

4. Resumen de todos los campos disponibles: en el reporte de resultados se incluirn todas las preguntas, se hayan marcado o no uno o varios cuadros de inclusin.

5. Filtrar respuestas incompletas: en el caso habitual (habilitar), slo se tomarn en cuenta las respuestas de cuestionarios terminados y enviados completamente. Sin embargo, se tiene la opcin de incluir aquellas respuestas que algunas de las personas encuestadas guardaron pero cuyo cuestionario an no fue completado (deshabilitar).

Tras haber hecho nuestra seleccin en los campos antes descritos, procederemos a pulsar el botn Ver Estadsticas para mostrar el reporte deseado. Al inicio del reporte, utilizando los botones Navegar y Exportar podremos visualizar o exportar respectivamente las respuestas que cumplen con los criterios dispuestos en la seleccin de los campos anteriores.

NOTA: Para ver un resumen genrico de las estadsticas globales de la encuesta, simplemente podemos pulsar y activar la opcin Resumen de todos los campos disponibles, activando tambin la opcin para Mostrar grficas.

A continuacin mostramos ejemplos extractados de un reporte generado con la plataforma de encuestas, que variarn en funcin del tipo de preguntas de cada encuesta:


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(NOTA: El estilo de stas pantallas variar en funcin de la versin instalada del Sistema de Encuestas)


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7. Plantillas

Es posible definir el aspecto con el que se presentar la encuesta a los encuestados y no slo escogiendo una de las plantillas ya existentes, sino creando nuestro propio diseo de colores, bordes y formato de fuentes de letras, todo ello con el objetivo de adaptar la esttica de la encuesta bien al tipo de encuesta realizada (formal, informal, etc.), bien a un estilo corporativo (colores y logotipos), o bien al estilo general de la pgina web donde pudiera ser vinculada la encuesta. Para poder realizar esta labor debe pulsarse el icono en la barra principal de herramientas. Si

usted no ve dicho icono debe solicitar a la administracin tcnica el permiso para poder disponer de esta utilidad. Una vez pulsada podemos observar una imagen similar a la siguiente:

Como podemos apreciar a la vista de la imagen anterior hay muchas herramientas para el diseo de las plantillas, pues es un proceso ciertamente minucioso. Las describimos a continuacin:

1. Inicio de administracin

: vuelve a la pgina de administracin general.

2. Renombrar la plantilla

: cambia el nombre de la plantilla seleccionada. 33


3. Exportar la plantilla

: produce un archivo comprimido (ZIP) con las diferentes partes y

ficheros que forman una plantilla. Con ese fichero comprimido podremos implantar nuestra plantilla en otro sistema de encuestas LimeSurvey diferente.

4. Copiar plantilla

: produce una copia idntica de la plantilla seleccionada. Esto es sumamente

til cuando queremos una plantilla prcticamente igual a otra, pero variando algunas cosas.

5. Selector de plantilla para su seleccin.

: muestra las plantillas existentes

6. Nueva plantilla

: crea una plantilla nueva. La nueva plantilla ya tendr todas las partes

necesarias para la confeccin de cualquier pgina. Dentro de esta opcin podremos cargar una plantilla previamente exportada con la opcin nmero 3.

7. Semforo de estado

: muestra la posibilidad de que la plantilla seleccionada pueda ser

modificada (semforo verde) o no (semforo rojo). En ningn caso se podr cambiar la plantilla por defecto default. Las plantillas restantes podrn ser alteradas en funcin de la configuracin dispuesta por la administracin tcnica de la plataforma.

8. Pantalla

: la plantilla contiene el formato necesario para

generar cualquiera de las pantallas que componen una encuesta, y debemos seleccionar la pantalla que deseemos modificar de entre la lista. Las pginas ms importantes que debemos tener en cuenta son:

1. Pgina de Bienvenida 2. Pgina de Preguntas 3. Pgina de Encuesta CompletadaCentro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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4. Pgina de Limpiar todo 5. Pgina de Registro 6. Pgina de Cargar Encuesta 7. Pgina de Guardar Encuesta

Una vez seleccionadas la plantilla y pantalla sobre la que deseamos trabajar, podemos pasar a la seccin inferior para ajustar los detalles de cada parte. Puede preciarse que una pgina est compuesta de varias secciones denominadas archivos estndar, y dichos archivos estndar son utilizados a su vez en diferentes pginas, con lo que se ofrece una imagen comn entre todas las pginas (por ejemplo encabezado, pie de pgina, etc.), a la vez que se definen las funciones particulares de cada pgina.

Explicamos a continuacin las diferentes partes de esta seccin de trabajo:

1. Selector de archivo estndar: tal como se mencionaba anteriormente, en esta lista se escoge la seccin de pgina que se desea modificar. Segn el tipo de pgina, sta puede estar dividida en pocas secciones (como la pgina de bienvenida por ejemplo) o en muchas, como la pgina de preguntas. Pruebe a seleccionar las diferentes pginas para ver en qu secciones estn divididas!, al hacerlo puede apreciar que existen varias secciones o archivos estndar comunes, por ejemplo, el archivo estndarCentro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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startpage.pstpl contiene el encabezado, definicin de colores y el estilo de fuentes de letra para todas las pginas. Tambin suele ser comn tener un archivo template.css que ser la hoja de estilos general de la encuesta. Si tiene conocimientos bsicos de CSS podr configurar el estilo global de la encuesta desde ste archivo.

2. Ventana de edicin de cdigo: para poder editar el cdigo del archivo estndar seleccionado es necesario conocer en cierta profundidad el lenguaje HTML as como la definicin de pginas de estilos CSS. Slo tenga cuidado de respetar las etiquetas {ETIQUETA}, pues sern sustituidas por los valores oportunos de cada encuesta cuando la plantilla sea usada.

3. Administrador de archivos: es posible que usted utilice logotipos y otras imgenes para componer la pgina, los ficheros respectivos pueden ser gestionados en esta parte del editor.

4. Visualizador de la pgina: mostrar la pgina que est siendo editada, pudiendo observar los cambios que se van realizando en los diferentes archivos que componen la encuesta.


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8. Creacin de una encuesta

a. Encuesta

Se pulsa el botn:

y se obtiene una ventana para la creacin de una encuesta como la siguiente:

Aqu podr definir los siguientes datos de las encuestas:

-

En la pestaa General o Idioma: idioma en que se mostrara la encuesta.Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones. Edificio Mecenas Manual Administracin y Uso Plataforma LimeSurvey (CSIRC) Versin 5

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o Titulo: denominacin corta de la encuesta. o Descripcin: frase o prrafo que describa la encuesta con exactitud. o Introduccin: Saludo de cortesa e instrucciones generales para la realizacin del cuestionario a la persona encuestada. o Administrador, Correo electrnico del administrador, Correo electrnico remitente, N de fax: nombre completo, correo electrnico y fax de contacto con la persona que administra la encuesta.

-

Presentacin y Navegacin o Formato: tipo de planteamiento del cuestionario a la persona encuestada, Pregunta por pregunta: se cambiar de pantalla por cada pregunta del cuestionario. Aconsejable slo en encuestas con muy pocas preguntas. Grupo por grupo: se presentarn todas las preguntas pertenecientes al mismo grupo en cada pantalla. Es el formato ms habitual. Todos en uno: todas las preguntas se mostrarn en una sola pantalla. No es aconsejable tampoco en encuestas largas. o Plantilla: aspecto grfico que tendr la encuesta (colores, bordes, etc.) o Permitir Guardar?: permitir la opcin guardar las respuestas hechas en un cuestionario si haber concluido totalmente el mismo. o Mostrar el botn [

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