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UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CÓDIGO: MP-EX/IE-003

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTROL METROLÓGICO

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1827 ¡Siempre a la altura

de los tiempos!

1. OBJETIVO

Describir la metodología a seguir en la gestión de equipos de la Universidad de Cartagena para asegurar el seguimiento y la medición necesaria a través de la evidencia de conformidad de requisitos especificados y a su vez se encuentren bajo control.

2. ALCANCE

Los requisitos establecidos en este procedimiento se aplican a todos los equipos de la Universidad y a aquellos que se subcontraten o sean de propiedad del cliente, y utilizados para la prestación del servicio.

3. RESPONSABLE El Vicerrector Académico es el responsable de que este procedimiento se cumpla, y de asegurar el entrenamiento del personal en la aplicación del mismo. 4. DEFINICIONES

4.1 CALIBRACIÓN: Conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones especificadas, la relación existente entre los valores indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida material o un material de referencia, y los valores correspondientes de una magnitud obtenidos mediante un patrón de referencia. 4.2 EQUIPO DE MEDIDA: Todos los instrumentos de medida, patrones de medida, materiales de referencia, aparatos auxiliares e instrucciones que resultan necesarios para realizar una medición. Este término incluye los equipos de medida utilizados durante los ensayos y la inspección, así como los empleados para la calibración.

4.3 PATRÓN: Un material de medida, un instrumento de medición, o sistema de referencia destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o más valores de una cantidad, con el propósito de transmitirlo a otros instrumentos de medición mediante la comparación.

4.4 MÉTODO: Forma operatoria para realizar una calibración concreta. Esta podrá ser: Externa: realizada en una entidad externa que esté acreditada o garantice la trazabilidad en sus calibraciones. 4.5 INCERTIDUMBRE DE MEDIDA: Estimación que caracteriza el intervalo de valores en el que se sitúa, generalmente con una alta probabilidad dada, el valor verdadero de la magnitud medida. 4.6 RANGO DE MEDIDA: Intervalo expresado por los valores mínimo y máximo que se pueden medir con un equipo. 4.7 TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.



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4.8 COMPROBACIÓN: comparación entre el valor que mide un equipo y un valor patrón con el fin de hallar el error entre las mediciones y determinar si el equipo conserva la exactitud de la calibración o no.

4.9 EXACTITUD DE MEDICIÓN: El grado de concordancia entre el resultado de una medición y el valor verdadero de la magnitud medida.

4.10 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas, equivale a los formatos luego de haber consignado en ellos la información. 4.11 EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. 5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO

5.1 GENERALIDADES

5.1.1 Alta de equipos y recibo

Cada vez que se compra o alquila un equipo de seguimiento y medición, se le deberá dar de alta en el inventario de equipos. Cada Laboratorio deberá llevar el control de los equipos a él asignados teniendo en cuenta:

Inclusión y cumplimiento del Plan de calibración y mantenimiento

Archivo de la documentación asociada a cada equipo: documentación técnica, manual de instrucciones, certificados de calibración o verificación, resultados de revisiones, y registros de mantenimiento y reparaciones.

Posterior a la recepción de los equipos nuevos, y antes de su puesta en servicio, se evalúa la conformidad del equipo, antes de proceder a la tarea siguiente que es completar la ficha de equipo y pegar al equipo una etiqueta identificativa del mismo. La ficha del equipo se cumplimentará en la aplicación de gestión de equipos, donde también se imprimirá la etiqueta.

Cuando el equipo no cumpliese con los requisitos previamente definidos se procederá a su tratamiento como producto no conforme.

5.1.2 Equipos defectuosos

Es responsabilidad de la persona que haya constatado la existencia de un fallo en un equipo de ensayo o instrumento de medida, el ponerlo en conocimiento del Responsable del laboratorio.

Para la reparación de equipos, se seguirá el siguiente criterio:

Seleccionar y enviar el equipo a un laboratorio acreditado para la reparación o calibración.

Evaluar los resultados obtenidos con el equipo en relación con las inspecciones en las que se ha utilizado el equipo en cuestión, a fin de determinar si pudieran haber sido afectados por el mal funcionamiento del equipo. Esta comprobación será realizada por la persona designada y como resultado de la misma se puede concluir:

o Que las inspecciones no han sido afectadas por el fallo y que en consecuencia no procede realizar ninguna acción posterior, o



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o Que existe la posibilidad de que alguna de las inspecciones haya sido afectada por el fallo y por tanto, que las conclusiones obtenidas puedan no ser correctas. En tal caso debe procederse a repetir las inspecciones, si ello fuera posible. En caso de no ser posible, el funcionario designado pondrá el hecho en conocimiento de las partes afectadas y se actuará en consecuencia.

o En cualquier caso, todo el proceso anterior deberá quedar registrado en el histórico del equipo y demás registros que se deriven de esta situación (actas, informes, etc).

5.1.3 Uso de equipos ajenos a la Universidad

Cuando exista necesidad de utilizar equipos o instrumentos de medida que no sean propiedad de la Universidad, el personal técnico o funcionario encargado se asegurará antes de la ejecución de los trabajos que el equipo reúne las condiciones necesarias para su empleo, para lo que deberá realizar las siguientes comprobaciones:

El equipo está calibrado o verificado según corresponda. Si se emplea para inspección reglamentaria debe estar calibrado en laboratorio certificados; sólo por causas justificadas se aceptarán las calibraciones efectuadas por laboratorios no acreditados siempre que la calibración cumpla las condiciones exigibles y se pueda garantizar la trazabilidad.

La calibración o verificación está dentro del período de validez.

Los resultados de la calibración o verificación indican que el equipo tienen características adecuadas para las medidas o comprobaciones a realizar.

El equipo no presenta señal alguna de mal funcionamiento o deterioro.

El personal técnico o funcionarios asignados estén familiarizados con el uso del equipo.

Una copia del certificado de calibración o verificación, o soporte de su condición, deberá ser archivada como registro de inspección.

5.1.4 ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE EQUIPOS

Las condiciones de almacenamiento y transporte de los equipos e instrumentos serán adecuados para impedir alteraciones de sus características de operatividad y de exactitud durante períodos prolongados, y como mínimo durante un tiempo al menos igual al transcurrido entre las sucesivas revisiones periódicas de mantenimiento y calibración. En general, es suficiente un almacenamiento en local cerrado, en el que la humedad y la temperatura se mantengan dentro de límites normales, no siendo necesario el control de las condiciones ambientales. En cualquier caso, se tendrán en cuenta las recomendaciones del fabricante en este sentido (cuando existan).

5.1.5 PLAN DE CALIBRACIÓN

El personal técnico en conjunto con el Responsable del Laboratorio, deberá establecer el Plan de Calibración. En el Plan de Calibración, que se editará actualizado con periodicidad anual, se recogen los datos de los equipos sujetos a calibración debiendo contener dichos planes, todos los datos requeridos en el formato Plan de Calibración (los modelos utilizados para la estructuración



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del plan de calibración, podrán cambiar en función de las necesidades de cada unidad o laboratorio, no obstante, como mínimo deberá contener lo siguiente: identificación del equipo, código ó referencia, frecuencia de calibración y/o verificación (según aplique). NOTA: El Plan de Calibración se elaborará y/o actualizará al menos una vez al año.

5.1.6 Etiquetado

Cuando la calibración del equipo ha resultado satisfactoria, en el equipo siempre que sea posible o sobre su estuche o funda, deberá adherirse una etiqueta de calibración indicativa de que el equipo ha pasado ésta, en la que figura su código y su estado de calibración (fecha última calibración; fecha próxima calibración). Fuera del período de validez de la calibración o con resultados de calibración negativos, no podrá utilizarse el equipo o medio de medida y control. En estos casos, el equipo se identificará con una etiqueta en la que estará inscrita la leyenda EQUIPO FUERA DE SERVICIO ó algún indicativo que evidencie su estado, hasta que sea reemplazado o subsanado en su no conformidad.

5.1.7 Trazabilidad

Realizada la calibración del equipo se debe asegurar la trazabilidad, es decir, la posibilidad documentada de referir la calibración, a través de una cadena ininterrumpida a los patrones nacionales o internacionales adecuados. Esta actividad deberá evidenciarse a través de los registros de la unidad ó laboratorio.

5.1.8 Responsabilidades

El Personal Técnico del laboratorio y el Responsable del laboratorio que tenga un equipo de seguimiento y medición será responsable de establecer el plan de calibración y de la puntual calibración y revisión periódica de sus instrumentos de medida y equipos de ensayo, de la documentación oportuna y del uso exclusivo de los instrumentos calibrados.

5.1.9 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CRÍTICOS, INSTALACIONES Y EQUIPOS DE EMERGENCIA

La Gerencia será responsable de programar y ejecutar labores de mantenimiento sobre equipos críticos, instalaciones y equipos de emergencia, con el fin de detectar necesidades de reparación y evitar pérdidas materiales. Bajo esta premisa, las labores de mantenimiento serán ejecutadas con base en lo establecido en los siguientes documentos: NOTA: Es responsabilidad de todo el personal mantener en buen estado los equipos, tanto en condiciones de almacenamiento, transporte y uso. Utilizarlos de acuerdo a su función, siguiendo las instrucciones del fabricante (cuando existan).De igual manera, es también responsabilidad de cada unidad o laboratorio el cumplimiento de la normatividad específica que aplique a sus operaciones, instalaciones, equipos, materiales, y demás elementos utilizados para la prestación del servicio.



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6. PROCEDIMIENTO El flujograma del Procedimiento Control Metrológico Código PP-EX/IE-008, se encuentra en el anexo 1. 7. CONTROL DE REGISTROS

Identificación Clasificación Almacenamiento Tiempo de Retención

Acceso Disposición

Hoja de vida del Equipo

Orden Cronológico

Responsable: Jefe del laboratorio Lugar: archivador Medio: físico

5 años Toda la organización Archivar

Plan de calibración

Orden Cronológico



Informes de mantenimiento y/o calibración

Orden Cronológico



8. ANEXOS

Anexo 1. Procedimiento Control Metrológico Código PP-EX/IE-008 Anexo 2. Plan de calibración y comprobación de equipos de medida y ensayo FO-EX/IE-009

9. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE APROBACIÓN

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Edgar Parra Chacón Nombre: Ederlinda Sierra

Puente

Nombre: Germán Sierra Anaya

Cargo: Vicerrector Académico Cargo: Jefe División de Calidad y

Mejoramiento Institucional Cargo: Rector

Firma:

Firma: Firma:



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ANEXOS

Anexo 1. Procedimiento Control Metrológico Código PP-EX/IE-008

Anexo 2. Plan de calibración y comprobación de equipos de medida y ensayo FO-EX/IE-009

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