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MODULO DE
PROYECCIONES Y
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Proyecciones y Simulaciones Rev.: 1.0 Agosto 2011
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MANUAL USUARIO FINAL PROYECCIONES Y
SIMULACIONES - PROSIM
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
PROYECTO DE DISEÑO, DESARROLLO, SUMINISTRO, IMPLANTACIÓN Y SOPORTE DE UN SOFTWARE DE APOYO A LOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA PARA LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES.
AGOSTO 02 de 2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ......................................................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 3 2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................................. 3 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .......................................................................................................................... 3 3. GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................................................... 3 4. MODULO 1. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 4 5. MODULO 2. PROGRAMACIONES ............................................................................................................... 5 5.1 ESCENARIOS PRESUPUESTALES ............................................................................................................... 5 5.1.1 PROYECCIONES ..................................................................................................................................... 5 5.1.1.1 PROYECCION DE ESCENARIOS CON OPCION FIJA .............................................................................. 7 5.1.1.2 PROYECCION CON OPCION VARIABLE ............................................................................................. 11 5.1.2 SIMULACIONES ................................................................................................................................... 14 5.1.3 DOFAS ................................................................................................................................................. 20 6. MODULO 3. PAC...................................................................................................................................... 21 7. MODULO 4. INVERSIONES FINANCIERAS ................................................................................................ 27 7.1 SIMULACIONES DE INVERSIONES .......................................................................................................... 28 7.2 PROYECCIONES DE INVERSIONES .......................................................................................................... 30
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1. INTRODUCCION
A través de este manual que consta de dos (2) módulos, podrá conocer, practicar ejercicios que le servirán como guía para un adecuado uso de la solución (SGCF).
Dichos módulos contienen la información suficiente para orientarlo en todo lo relacionado con el manejo presupuestal y las inversiones financieras.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Dar a conocer a los usuarios finales el manejo de las Programaciones Presupuestales e Inversiones Financieras Temporales, brindando una orientación detallada sobre el manejo del tema, y de esta manera, demostrar la facilidad del uso de la herramienta y los beneficios; por tanto, adquirirán habilidades para el aprovechamiento total de la solución
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Enseñar al usuario final sobre al acceso al sistema Capacitar al usuario final conceptualmente en los temas claves para su buen entendimiento Instruir al usuario final en todo lo concerniente a programaciones presupuestales,
proyecciones, simulaciones, y en inversiones financieras temporales
3. GLOSARIO DE TERMINOS
3.1 DOFAS
Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
3.2 ESCENARIO
Presupuesto proyectado o simulado
3.3 ESTADO
Situación de validación de un presupuesto.
Valor Presente
3.4 VPN
Valor Presente Neto
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4. MODULO 1. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar a la aplicación, debe ingresar por el portal de las Secretarías. En el portal aparecerá la opción de la Captura Unificada de Formatos si el usuario está habilitado para usar esa opción. En caso de entrar por el portal la autenticación es de tipo LDAP. www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co.
Los funcionarios responsables del proceso podrán ingresar al sistema, seleccionando la opción “Proyecciones y Simulaciones”
Se desplegará la interfaz, con las opciones “Programación” e “Inversiones”
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5. MODULO 2. PROGRAMACIONES
Este proceso consiste en programar apropiaciones presupuestales creando escenarios con varias alternativas, proyecciones y simulaciones, para las siguientes “n” vigencias fiscales, hasta un máximo de diez años, conocidos los Valores de la Apropiación Definitiva de la Vigencia Actual y los Valores Ejecutados de dos (2) vigencias anteriores cerradas.
Vale la pena aclarar que el anterior requisito no aplica para el proceso de simulación, por cuanto solo se trabaja sobre un escenario y se maneja cada uno de los rubros, a criterio del usuario.
5.1 ESCENARIOS PRESUPUESTALES
5.1.1 PROYECCIONES
Para crear escenarios de proyecciones presupuestales, se ingresa al sistema tal como se describió en el módulo anterior; y una vez desplegada la interfaz con las opciones “programación” e “Inversiones”, se selecciona la opción “Programación” y se despliega el menú con las opciones: “Presupuesto”, “PAC”, “Reprogramación de PAC”.
Se selecciona la opción “Presupuesto” y se despliega el Menú con las opciones “Proyección” y “Simulación, de las cuales se selecciona la opción “Proyección”.
Este modulo tiene como prerrequisito tener cargado mínimo el Presupuesto definitivo del año en curso. Si no se tiene el sistema no activará este modulo.
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Al seleccionar la Opción “Proyección”
Se despliega la interfaz con las opciones “Nuevo Registro”, “Descripcion”, “Años”, “Porcentaje Proyección”, “Dofas”, “Tipo”, “Estado”
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5.1.1.1 PROYECCION DE ESCENARIOS CON OPCION FIJA
Desplegada la interfaz anterior, se selecciona la opción “Nuevo Registro” y se habilitan los campos correspondientes a “Tipo”, “Años”, “Porcentaje Proyección”, “Descripción”, “Estado”.
Al hacer clic en el campo “Tipo”, se despliegan las opciones “FIJA” “VARIABLE”, que para el caso que nos ocupa la que se debe elegir es “FIJA”. Se diligencian los campos correspondientes a “%”, en la cual se debe escribir la tasa fija a la cual quiere que se proyecte el presupuesto; el campo “AÑOS” que corresponde al número de años a los cuales desea proyectar el presupuesto vigente. Finalmente diligencia el campo “Descripción”, espacio que sirve para identificar el escenario que está creando y lo diferencie de otros posibles que hayan creado.
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Diligenciados los campos mencionados anteriormente, se hace clic en la opción “Guardar Registro”.
Guardada la información nuevamente se habilitan las opciones “Nuevo Registro”, “Guardar registro”, “Proyección a la Fecha”, “Ver proyecciones Guardadas” y “Dofa”. El escenario creado quedará en estado de “EN PROCESO”.
Para confirmar la creación de esta proyección, seleccione el escenario creado, seleccione la opción “Editar” y por ultimo vamos a la botón “Proyección a la Fecha”. Finalmente se desplegará las proyecciones para el tiempo y tasa seleccionados
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Se debe guardar la proyección, además se puede descargar la proyección en formato xls (Excel)
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Como se puede observar en esta Interfaz, se despliega el presupuesto discriminado por concepto, y con las proyecciones de acuerdo con las condiciones establecidas anteriormente.
Al tratarse de una tasa fija, todos los rubros se incrementan en la misma proporción, por lo que siempre las proyecciones estarán en estado de equilibrio. Sin embargo, si el usuario desea modificar las tasas en varios rubros podrá hacerlo de acuerdo con sus criterios.
Habiendo hecho las modificaciones o aceptado las proyecciones, selecciona la opción Guardar Proyección, e inmediatamente el sistema mostrará el estado de los escenarios. (“En Equilibrio” - “Desequilibrado”)
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Creado el escenario, se puede editar o eliminar. Para cualquiera de las opciones sólo debe seleccionar la que desee y ejecutar la acción.
5.1.1.2 PROYECCION CON OPCION VARIABLE
Para crear un escenario con opción variable, al igual que en la opción fija, se ingresa al sistema tal como se describió en el módulo anterior y una vez desplegada la interfaz con las opciones “programación” e “Inversiones”, se selecciona la opción “Programación” y se despliega el menú con las opciones: “Presupuesto”, “PAC”, “Reprogramación de PAC”.
Se selecciona la opción “Presupuesto” y se despliega el Menú con las opciones “Proyección” y “Simulación, seleccionando la opción “Proyección”.
Al seleccionar la Opción “Proyección”, se despliega la interfaz con la opción “Nuevo Registro”, en esta interfaz se habilitan los campos correspondientes a “Tipo”, “Años” y, “Descripción”.
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Guardada la información nuevamente se habilitan las opciones “Nuevo Registro”, “Proyección a la Fecha”, “Borrar”, “Ver Proyección Guardada” y “Dofa”. El escenario (presupuesto) creado quedará en estado de “EN PROCESO”
Para confirmar la creación de esta proyección, seleccione el escenario creado y seleccione la opción “Proyección a la Fecha” y deberán desplegarse las proyecciones para el tiempo seleccionado.
Como se puede observar en esta Interfaz, se despliega el presupuesto discriminado por concepto, y con las proyecciones de acuerdo con las condiciones establecidas anteriormente.
En este caso, el usuario aplica las modificaciones en pesos de acuerdo con sus criterios hasta buscar que el escenario quede en estado de equilibrio. En caso contrario, la proyección quedará en “desequilibrado” y cambiará su estado de “en proceso” al estado “En error”.
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Cambiamos el valor de la tasa por cada rubro
Habiendo hecho las modificaciones o aceptado las proyecciones, selecciona la opción Guardar Proyección, e inmediatamente el sistema mostrará el estado de los escenarios. (“En Equilibrio” - “Desequilibrado”)
La aplicación nos brinda la opción de consultar las diferentes proyecciones de acuerdo a diferentes criterios. En la siguiente figura vemos la variedad de criterios, después que escojamos la opción debemos colocar el valor asignado para el criterio escogido.
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5.1.2 SIMULACIONES
Esta es otra forma para calcular un escenario simulando el valor de la apropiación presupuestal de la siguiente vigencia fiscal, partiendo de diferentes valores de los recursos a financiar.
Para tal efecto se ingresa al sistema con la identificación y la clave del usuario y el sistema presentará las opciones “Proyecciones” y “simulaciones”
Se selecciona la opción “Simulaciones” y el sistema despliega la interfaz con las siguientes opciones: “Estado, Descripción, Año Vigencia, Editar datos básicos, Ver Detalle”
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Para crear una nueva simulación debemos dar clic en “Crear nueva” , visualizaremos la siguiente ventana
Debemos Guardar la simulación
Para acceder a la simulación, se selecciona el escenario creado y se hace clic en la opción “Ver Detalle”, y se desplegará la interfaz con todos los rubros para ser diligenciados por el usuario.
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En la medida en que se van diligenciando los rubros de ingresos, el sistema indica el porcentaje de participación dentro de los rubros “padre”.
Para ingresar los valores correspondiente a los rubros de ingresos debemos pararnos a donde se encuentran los puntos (…), al dar clic en estos puntos, la aplicación nos pedirá el valor del ingreso para el rubro escogido
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Al digitar el valor de ingreso automáticamente el sistema nos muestra que está en descuadre, lo que debemos es asignar la misma cifra en los rubros de gastos
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Para asignar los valores en los rubros de los gastos nos paramos en la opción de los (..) puntos, cabe aclarar que la cifra se puede asignar a un solo rubros o varios.
En este ejercicio repartimos el valor en dos rubros de gastos, la aplicación nos va guiando la cifra que se debe ir repartiendo.
En este ejercicio se presupuesto un ingreso por el concepto de Recursos propios-Educación, se presupuesto que esta cifra se gastaría para Sueldos y Prima Técnica.
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Luego de guardar los datos el sistema cambia de estado a equilibrado
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En la medida que se va gestionando la distribución del gasto, automáticamente se verá reflejado en el presupuesto de gastos tal como se observa en la figura anterior.
Después de guardar la información y dar clic en terminar, el sistema cambia el estado de “En Proceso” a “Equilibrado”.
Notas: este procedimiento se debe realizar por cada rubro en los cuales se presupuestó los ingresos de la Secretaria de Educacion. La aplicación brinda la opción de descargar las simulaciones en formato xls(Excel)
5.1.3 DOFAS
El usuario puede documentar las proyecciones o las simulaciones con hallazgos de DOFAS, después de ser generado el escenario.
Para tal efecto en cualquiera de los dos casos, independiente del estado, se selecciona el escenario y hace clic en la opción “DOFAS” y se despliega la interfaz con las opciones “Nuevo Registro”, ”Guardar Registro”
Definida la anterior información, hace clic en “Guardar Registro” y esta DOFA queda asociada al escenario seleccionado.
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Finalmente, después de guardada la información anterior, se hace clic en la opción “Volver” y se despliega nuevamente la lista de escenarios incluyendo el seleccionado para asociar las DOFAS.
6. MODULO 3. PAC
El flujo de caja PAC está asociado a los escenarios creados y forma parte de la aprobación de una Vigencia Fiscal. Siendo así, el sistema solicitará seleccionar una proyección o una simulación presupuestal sobre la cual se requiere realizar la programación del PAC. Como se explicó inicialmente, el usuario deberá ingresar al sistema con su identificación y clave.
Y cuando se despliegue la interfaz con las opciones “Programación” e “Inversiones”. Se selecciona “Programación” y se despliegan las opciones “Presupuesto” y “PAC”.
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Cuando se selecciona la opción “PAC” y se despliega una interfaz con la relación de escenarios ya creados como proyección o simulación de presupuesto y que se encuentran en estado de equilibrio.
Desplegada la relación de escenarios, se selecciona el que se desee y se hace clic en la opción “Edición” y se despliega una Interfaz con las opciones “Nuevo”, “Guardar”, “Pac a la Fecha”, “Reprogramar Pac”, “Dofa”.
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Se hace clic en la opción “Nuevo” el sistema verificará si es la primera proyección PAC que se va a registrar. Si ya se han registrado proyecciones de PAC, el sistema mostrará la lista de las ya registradas, para que el usuario elija la proyección sobre la cual aplicará la nueva proyección.
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Cuando selecciona la proyección, hace clic en la opción “Pac a la Fecha” y se desplegará una interfaz que muestra las fuentes de financiación contenidas en la proyección o simulación presupuestal seleccionadas.
Posterior a esto, se selecciona la fuente de financiación para realizar la simulación de los ingresos del flujo de caja o PAC y el sistema realizará un proceso iterativo para todas las fuentes que están incluidas en la simulación o proyección del presupuesto seleccionado. Es así como el sistema prepara las siguientes variables:
Total Ingresos: Anual. Corresponde al valor total de ingresos del presupuesto programado
sobre el cual se está realizando la programación del PAC % Ingreso Mensual Digitado: Este campo será digitado por el usuario y corresponde al
porcentaje del total Ingreso que el usuario puede asignar por cada periodo. %Ingreso Mensual Calculado: Se calcula anula y se aplica mensual. Este valor lo calculará el
sistema. Valor No Recaudo: Mensual. Este valor es digitado y corresponde al estimado que hace el
usuario sobre el valor de no recaudo. Total Gastos: Anual. Valor total Gastos del Presupuesto programado sobre el cual se está
realizando la programación PAC % Pago Mensual: Este campo será digitado por el usuario, y corresponde al % sobre el Total
Gastos, que el usuario puede asignar para cada periodo. Valor Pago Mensual: Este campo será digitado por el usuario y corresponde al monto sobre el
total de los gastos que el usuario puede asignar para cada periodo.
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Saldo Disponible de Tesorería del periodo (n): Es mensual y es calculado por el sistema Valor estimado de CXP: Es anual. Corresponde al valor del saldo a 31 de Diciembre de la
vigencia cerrada de la tesorería. Valor estimado de pago Mensual de las CXP: Digitado por el usuario y corresponde al valor
que se espera cubrir en cada mes del año en el PAC que se está programando para las CXP. Valor total de las Reservas Presupuestales: Anual. Corresponde al valor del saldo a 31 de
Diciembre de las Reservas Presupuestales. Es digitado por el Usuario y corresponde al valor que se espera cubrir en cada mes del año en el PAC que se está programando para este rubro.
Con base en lo anterior, el usuario deberá digitar en la columna de color azul el porcentaje requerido y habilitado por el sistema, el cual validará los datos correspondientes en cada caso. Si no hay error en los datos digitados, el sistema validará el equilibrio de PAC, es decir que la suma de los Recaudos sea igual al valor de los pagos en cada mes.
Debemos dar clic en el botón aceptar para ingresar el valor para el mes siguiente
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Luego de ingresar los valores para todos los meses debemos proseguir con los demás rubros. Para que la programación del pac se efectiva debemos dar clic en el botón guardar.
Con la aprobación del PAC, se asocian las DOFAS, requisito para aprobar el PAC.
REPROGRAMACION PAC
Para la reprogramación, se toma la vigencia fiscal vigente y el PAC se reprograma para los meses restantes de la misma. Es así como al ingresar al sistema y al desplegarse el menú de programación, aparece la opción “Reprogramación PAC”, con la cual se despliega la siguiente interfaz:
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La Reprogramación funciona semejante a la programación del pac, el usuario deberá digitar en la columna de color azul el porcentaje requerido y habilitado por el sistema, el cual validará los datos correspondientes en cada caso. Si no hay error en los datos digitados, el sistema validará el equilibrio de PAC, es decir que la suma de los Recaudos sea igual al valor de los pagos en cada mes. La reprogramación se empieza a trabajar a partir del mes siguiente a la vigencia seleccionada.
7. MODULO 4. INVERSIONES FINANCIERAS
La limitación de los recursos disponibles en el sector educativo hace necesario el manejo óptimo de los mismos, cuidando de no mantener ociosos los dineros que se generan como excedentes de tesorería y procurando obtener de ellos los mayores rendimientos financieros los que finalmente se verán reflejados en posibilidades de mejoramiento de la calidad.
La inversión no es otra cosa que la colocación de recursos con miras a obtener en esa operación
un incremento del valor de los mismos o cuando menos su preservación.
El porcentaje que ofrece la entidad receptora de los recursos, se denomina la tasa de interés y el valor generado por ese porcentaje al aplicarlo a los recursos invertidos se denomina intereses.
Los intereses se pueden reconocer al inversionista cada mes, trimestre, bimestre, semestre, año, en fin, con diferente periodicidad según su conveniencia. Esa periodicidad se denomina frecuencia de capitalización. El SGCF requiere para los cálculos de inversiones disponer de esta información y es la que denomina Número de periodos, es decir cuántas veces en el año le entregan o le capitalizan los intereses.
De igual manera existen dos modalidades para la liquidación de los intereses, anticipada (al comienzo de cada periodo) o vencida (al final de cada periodo).
Una tasa de interés del 1% mensual no equivale al 12% anual, y una del 1% mensual vencida es diferente a una del 1% mensual anticipada. Por esta razón es necesario tener una medida que las haga comparables, esa medida es la Tasa Efectiva Anual.
La fórmula para el cálculo de la tasa efectiva anual cuando se conoce la tasa nominal vencida es la siguiente:
Tasa Efectiva Anual =((1 + tasa / No de periodos) ^ No de periodos) - 1 x 100
La fórmula para el cálculo de la tasa efectiva anual cuando se conoce la tasa nominal anticipada es la siguiente:
Tasa Efectiva Anual = ((1 - tasa / No de periodos) ^ - (No de periodos)) - 1 x 100
El Plazo es el tiempo durante el cual permacen los recursos en poder del depositario. El SGCF lo requiere en meses.
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El valor futuro es el valor total que recibe el depositante una vez se ha cumplido el plazo pactado
de la inversión.
La fórmula utilizada para el cálculo del valor futuro es la siguiente:
Valor Futuro = Inversión x ( 1+ tasa anual )^ plazo en años
El valor presente que se calcula en este módulo del SGCF, es el valor de una cantidad (que se
tendrá en una fecha futura), a la cual se le ha descontado la pérdida de valor por efecto de la inflación.
La fórmula utilizada para el cálculo del valor presente es la siguiente:
Valor Presente = Valor futuro / ( 1+ inflación anual) ^ No periodos en años
7.1 SIMULACIONES DE INVERSIONES
La opción Simular calcula el valor futuro y presente de un monto que se invertirá. Al seleccionar la opción Inversiones se despliega la interfaz Simular y Proyectar.
Seleccionamos Simular y se visualiza la siguiente pantalla
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Para realizar una simulación, debemos llenar los siguientes campos:
Inversión: Corresponde al monto de los recursos que se van a invertir
Plazo (meses): Es el número de meses durante los cuales va a permanecer la inversión
Número de periodos: Corresponde al número de capitalizaciones que hay en un año. Por ejemplo si los intereses se reconocen mensuales será 12 y si son trimestrales será 4. Al posicionar el cursor en este campo, el sistema le despliega los posibles valores.
Modalidad: Es la forma como se reconocen los intereses, al comienzo (anticipada) o al final
(vencida). Al hacer clic sobre el campo el sistema le genera las opciones.
Tasa % : La tasa a la cual se va a invertir
Tasa Anual %: Esta tasa la calcula el sistema y corresponde a la tasa efectiva anual
Valor Futuro: Calculado por el sistema, corresponde al valor que tendrá la inversión al final del
plazo
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Inflación %: Es el porcentaje de la inflación. El usuario debe conocer este valor. Recuerde que existe Inflación corrido del año, Inflación últimos doce meses, entre otras, de manera que debe ser cuidadoso al seleccionar el dato con el cual va a simular.
Valor Presente: Corresponde al valor futuro, descontado el efecto de la inflación. Este valor es
calculado por el sistema.
Ahora simulemos una inversión de $ 2.000.000 a una tasa de 8% anual con capitalización mensual y trimestral vencida y anticipada.
Después de ingresar los datos debemos dar clic en Calcular.
Analicemos, si la modalidad es vencida, es más rentable cuando la capitalización es más rápida (mensual) y cuando es anticipada es más conveniente la capitalización más lenta (trimestral).
7.2 PROYECCIONES DE INVERSIONES
Dada la relación de títulos valores y condiciones de depósito, el sistema permite proyectar para un periodo de tiempo el flujo de rendimientos de las inversiones financieras legalmente constituidas en las Secretarías de Educación.