manual siplaft

SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda.

Pgina 1 de 81

TABLA DE CONTENIDOPg. INTRODUCCIN CAPITULO I: GENERALIDADES 1. Definiciones 2. Normas Aplicables CAPITULO II: POLITICAS CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIN Y CONTROL DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIN Y CONTROL 1. Obligaciones Generales 2. Requerimientos de Informacin por Autoridades Competentes 3. Monitoreo Especial de las operaciones y/o de los Clientes de Mayor Riesgo y Reporte de los Resultados 4. Mecanismos 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del Mercado 4.3. Deteccin de Operaciones Inusuales 4.4. Identificacin y Reporte de Operaciones Sospechosas 5. Seales de Alerta 6. Procedimientos para Aplicar las Sanciones por Incumplimiento de las Normas para Controlar el Riesgo de LA/FT 7. Cumplimiento de las Obligaciones Relacionadas con Listas Internacionales Vinculantes para Colombia 8. Procedimientos para la Conservacin de Documentos CAPITULO IV: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Asamblea General 2. Consejo de Administracin 3. Representante Legal 4. Oficial de Cumplimiento 5. Auditoria 6. Revisora FiscalSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda.

4 7 7 9 12

19 19 19 20 22 22 30 33 38 40 48 50 51 54 54 54 55 55 57 57

Pgina 2 de 81

CAPITULO V: REPORTES 1. Reportes Internos 2. Reportes Externos CAPITULO VI: CDIGO DE TICA Y CONDUCTA SIPLAFT 1. Objetivo 2. Alcance 3. Conocimiento del Cdigo de tica y Conducta SIPLAFT 4. Destinatarios 5. Obligacin de cumplimiento de Normas Legales 6. Compromiso tico 7. Sentido del Deber y la Responsabilidad 8. Uso de la Autoridad 9. Principios Generales 10. Principios Fundamentales de Actuacin 11. Principios orientadores Frente a los Riesgos de LA/FT 12. Conflictos de Inters 13. Pautas de Comportamiento 14. Resolucin de Conflictos de Inters 15. Faltas Graves 16. Polticas para sancionar el Incumplimiento del Manual 17. Polticas Sobre Conflictos de Inters CAPITULO VI: CAPACITACIN

59 59 59 64 64 64 64 64 64 65 66 66 66 67 70 72 74 77 78 79 79 81


Pgina 3 de 81

INTRODUCCINEl presente documento, denominado Manual del Sistema Integral para la Prevencin y Control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, integra las normas y procedimientos establecidos por Organismos de Supervisin, Vigilancia y Control, como la Superintendencia de la Economa Solidaria, la Unidad de Investigacin y Anlisis Financiero y la Superintendencia Financiera de Colombia, adems de las mejores prcticas que aconsejan organismos como Felaban y Gafisud para que las entidades que desarrollan actividades financieras definan e implementen un Sistema de Prevencin de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, denominado SIPLAFT. En su diseo, el Manual incluye de acuerdo con las normas aplicables lo siguiente: Las polticas que asume la entidad en relacin con el cumplimiento de las normas legales sobre prevencin y control del LA/FT, Los procedimientos que se desarrollarn para llevar a cabo el SIPLAFT, los cuales contemplan las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos rganos de direccin, administracin y control de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT. Los mecanismos e instrumentos que se aplicarn para implementar el SIPLAFT Los rganos con funciones de control con los cuales contar la cooperativa para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento Los reportes relacionados con el SIPLAFT Documentacin: requisitos y conservacin de la misma Todas las definiciones contenidas en el presente documento y las que directa o indirectamente refiera, con el fin de prevenir, detectar e informar actividades delictivas de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo de que pudiera ser objeto la Cooperativa y para evitar que en desarrollo de nuestras operaciones nos puedan utilizar como instrumento para la adquisicin, resguardo, custodia, administracin, ocultamiento, manejo, inversin o legalizacin de bienes ilcitos o actividades delictivas, son de obligatorio cumplimiento por parte de las diferentes personas que integramos la Cooperativa, de acuerdo con las responsabilidades definidas y el alcance de las normas aplicables. El sistema de prevencin adoptado en la Cooperativa, busca asegurar el cumplimiento de las normas adoptadas nacional e internacionalmente para prevenir y controlar el Lavado de ActivosSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 4 de 81

y la Financiacin del Terrorismo con el propsito no slo de contribuir a la realizacin de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputacin nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia de la Economa Solidaria. MARCO LEGAL En desarrollo de lo previsto en el artculo 9 de la Ley 1121 de 2006 que modific el artculo 23 de la Ley 365 de 1997, la Cooperativa est sujeta al cumplimiento de lo previsto en los artculos 102 a 107 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero EOSF (Decreto 663 de 1993) y para ello deber adoptar un Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, en adelante SIPLAFT, el cual desarrollamos en el presente documento. DEFINICIN El Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo SIPLAFT, est constituido por las polticas, procedimientos, mecanismos, documentacin, estructura organizacional, infraestructura tecnolgica, divulgacin y capacitacin a travs de los cuales la Cooperativa, responde a las amenazas de ser utilizada para la prctica de conductas delictivas por tales conceptos. OBJETIVOS Implantar medidas de control para la prevencin de actividades delictivas no slo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extrajera, sino tambin con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros que ofrezca la Cooperativa. Contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economa y al aseguramiento de la confianza del pblico en el sector solidario, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones. Asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar "el lavado de activos", particularmente de las contenidas en los artculos 102 a 105 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (E.O.S.F.), a efecto de proteger la imagen y la reputacin nacional e internacional del sistema cooperativo financiero.


Pgina 5 de 81

Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalizacin de bienes producto de conductas delictivas o de aquellos que estuvieren asociados a la materializacin de ilcitos. Mitigar el riesgo de prdida o dao que se pueda producir con la materializacin de los riesgos asociados (Legal, reputacional, de contagio y operativo), a saber: a. RIESGO LEGAL: Se materializa en la aplicacin de sanciones, multas, acciones de reparacin de daos, entre otros, por el incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Igualmente se origina como producto de fallas en los contratos y operaciones derivadas de actuaciones mal intencionadas, negligencia o errores que impiden su correcta realizacin. Lo anterior, obliga a los destinatarios del presente Manual, a tener un conocimiento preciso de las normas y regulaciones, de los productos y sus riesgos y las polticas de la Cooperativa en materia de administracin de riesgos. b. RIESGO REPUTACIONAL: producido por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, originada en malas prcticas en los negocios que posibilitan el uso de los medios de la Cooperativa en actividades delictivas, con la probabilidad de causar graves daos por prdida de Asociados, disminucin de ingresos o quedar incursos en procesos judiciales. c. RIESGO DE CONTAGIO: Se presenta como la posibilidad de prdida que la Cooperativa puede sufrir directa o indirectamente, por una accin o experiencia de un relacionado o asociado, con posibilidad de ejercer influencia sobre la Institucin, por lo cual los destinatarios del presente Manual deben aplicar procesos de conocimiento del cliente, directivos, empleados y dems vinculados contractualmente d. RIESGO OPERATIVO: Consiste en prdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnologa, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.


Pgina 6 de 81

CAPITULO I GENERALIDADES1. DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene, a continuacin definimos algunos de los trminos de mayor uso en el documento y de mayor relevancia especifica respecto al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Lavado de Activos: denominado indistintamente tambin como lavado de dinero, blanqueo o legitimacin de capitales. Es un proceso mediante el cual se pretende ocultar o disfrazar la verdadera fuente o propiedad del dinero, en cualquier moneda o forma, ilcitamente obtenido, con el fin de hacerlo aparecer como legtimo. Financiacin del Terrorismo: Proceso mediante el cual se desvan dineros de origen lcito o ilcito para financiar grupos al margen de la ley en actividades terroristas. Los desvos se presentan como aparentes operaciones legales entre negocios lcitos, pero su destinacin final es la comisin de hechos terroristas. Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo: Es la posibilidad de prdida o dao que puede sufrir la entidad por su propensin a ser utilizada directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS Obtencin o recoleccin: Consiste en la recepcin fsica de grandes cantidades de dinero, provenientes de actividades ilcitas. Colocacin: Corresponde a la inclusin que de los dineros de origen ilcito realizan los delincuentes, en el sistema financiero, apoyados en deficiencias normativas u operativas. Estratificacin o mezcla con fondos de origen ilegal: Consiste en la realizacin de sucesivas operaciones financieras, mediante la mezcla con dineros de origen legal, dirigidas a generarSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 7 de 81

un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero origen ilcito de los dineros. Integracin o Inversin: Es el proceso mediante el cual el dinero se convierte en bienes muebles o inmuebles o en negocios de fachada. Esto es, traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vnculos aparentes con el delito organizado. Este proceso de lavado sirve a tres propsitos sustanciales: Formar un rastro de papeles y transacciones difcil de seguir. Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero. Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legtimas. Ejemplo: compra venta de finca raz, cadenas hoteleras, vehculos costosos. Actividad ilcita: Corresponden a aquellas que tienen origen en cualquier delito consagrado como tal en las normas penales de Colombia, tales como: narcotrfico, trata de personas, enriquecimiento ilcito, testaferrato, piratera terrestre, violacin de derechos de autor, asaltos bancarios etc. Delito: Accin u omisin descrita en la ley, que acarrea responsabilidad penal al autor y a sus participes y por tanto, la imposicin de una pena. Segmentacin del mercado: Proceso por medio del cual se lleva a cabo la separacin de elementos disponibles en una base de datos, en grupos homogneos a su interior y heterogneos entre ellos. La separacin se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus caractersticas (variables de segmentacin). Producto: Corresponde a las operaciones que han sido legalmente autorizadas a la Cooperativa y que se formalizan mediante contratos. Transferencias: son todas las operaciones que realiza un ordenante para un beneficiario, que puede ser el mismo, por medio de la Cooperativa y utilizando medios electrnicos, con lo que una suma de dinero es puesta a disposicin del beneficiario. Clientes: Asociados. Usuarios: Corresponden a aquellas personas naturales o jurdicas a las que, sin ser asociados, la Cooperativa les presta un servicio.


Pgina 8 de 81

Seales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan la identificacin oportuna y efectiva de los comportamientos atpicos que pueda presentar un asociado o usuario. Operacin inusual: corresponde a la operacin que no guarda relacin de causalidad con la informacin actualizada que la Cooperativa tiene del cliente o usuario que la realiza, se presenta normalmente cuando se produce una seal de alerta. Operacin sospechosa: Es aquella operacin inusual respecto de la cual una vez efectuado el anlisis, la Cooperativa no la encuentra debidamente justificada. Oficial de Cumplimiento: Empleado de la Cooperativa designado por el Consejo de administracin, responsable de administrar el SIPLAFT. Conflicto de inters: Situacin en virtud de la cual una persona, en razn de su actividad, se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relacin a intereses incompatibles, ninguna de las cuales puede privilegiar en atencin a sus obligaciones legales y contractuales. FASES DEL SIPLAFT Prevencin: Busca disminuir la probabilidad de que se introduzcan recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiacin del terrorismo al sistema cooperativo. Control: Busca identificar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al lavado de Dinero y/o a la financiacin del terrorismo, estableciendo las medidas necesarias para tipificar comportamientos que impidan la ocurrencia de eventos similares en el futuro. 2. NORMAS APLICABLES A continuacin resumimos las normas vinculantes: DECRETO 663 DE 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Define entre otros: obligaciones sobre el control de actividades delictivas, mecanismos de control, adopcin de procedimientos, alcance y cobertura de control, el control de transacciones en efectivo, las transacciones sujetas a control, el control de mltiples transacciones enSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 9 de 81

efectivo, sobre informacin peridica; la reserva sobre la informacin reportada, la modificacin de normas de control y las sanciones. LEY 270 DE 1993 LEY ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIN DE JUSTICIA LEY 190 DE 1995. ESTATUTO ANTICORRUPCIN: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa. Esta Ley contempla un conjunto de normas en donde se establecen una serie de obligaciones para quienes laboran en entidades que realicen actividad financiera en lo relacionado con el Lavado de Activos, conducta esta que ha sido elevada a la categora de delito. LEY 526 DE 1999: Elimina el doble reporte que se haca de operaciones sospechosas y le otorga a la Unidad Especial de Informacin y Anlisis Financiero, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, naturaleza jurdica de Unidad Administrativa Especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente. Su objetivo principal es la deteccin, prevencin y lucha contra el lavado de activos en todas sus actividades econmicas centralizando, sistematizando y analizando para ello la informacin recaudada. Igualmente le corresponde evaluar y decidir sobre la pertinencia de enviar a la Fiscala General de la Nacin o a las dems autoridades informacin que conozca en el desarrollo de sus operaciones. Tambin puede levantar la Reserva Bancaria dentro de las investigaciones que le sean propias de su objeto social y si la Fiscala General lo considera pertinente la puede investir de funciones de polica judicial en forma transitoria en los trminos que establece la Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 251. LEY 599 DE 2000: Nuevo Cdigo Penal, modificatoria de la Ley 365 de 1997, adiciona como delitos fuente en relacin con el Lavado de Activos el trfico de armas, los delitos contra el sistema financiero, los delitos contra la administracin pblica y los vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir.


Pgina 10 de 81

LEY 600 DE 2000: Cdigo de Procedimiento Penal, establece en su artculo 65 sobre la Cancelacin de personera jurdica de sociedades u organizaciones dedicadas al desarrollo de actividades delictivas, o cierre de sus locales establecimientos abiertos al pblico. DECRETO 1497 DE 2002: Mediante este Decreto, se reglamenta la Ley 526 de 1999 define entre otros que las operaciones sospechosas debern ser reportadas en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero, U.I.A.F., eliminado los plazos que existan para ello; tambin determin que los requerimientos realizados por la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero deben ser atendidos en el plazo otorgado por ellos so pena de las responsabilidad administrativa, institucional y personal de la entidad y del Empleado encargado. LEY 747 DE 2002: Adiciona el Cdigo Penal, tipificando las actividades de trfico de migrantes y la trata de personas como originadores del lavado de activos. LEY 793 DE 2002: Extincin de dominio LEY 795 DE 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgnico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones. LEY 1108 DE 2006: Por medio de la cual se aprueba la Convencin Interamericana Contra el Terrorismo, suscrita en la ciudad de Bridgetown, Barbados, el 3 de junio de 2002, en el trigsimo segundo periodo ordinario de sesiones de la Asamblea General de la Organizacin de los Estados Americanos LEY 1121 DE 2006: Por la cual se dictan normas para la prevencin, deteccin, investigacin y sancin de la financiacin del terrorismo y otras disposiciones. DECRETO 4449 DE 2008: Eleva a la categora de delito la omisin de reportes sobre transacciones en efectivo. LEY 1288 DE 2009 LEY DE INTELIGENCIA: Por medio de la cual se expiden normas para fortalecer el marco legal que permite a los organismos, que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia, cumplir son su misin constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones.


Pgina 11 de 81

CAPITULO II POLTICASLas polticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a implementar un sistema integral para la prevencin del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, SIPLAFT. Las polticas de la Cooperativa RIACHN LTDA., buscaran el eficiente cumplimiento de las normas aplicables, especialmente las definiciones contenidas en la Circular Bsica Jurdica emitida por la Superintendencia de la Economa Solidaria en el captulo 11 denominado Sistema Integral para la Prevencin y Control de Lavado de Activos, SIPLAFT. Es deber de todos los integrantes del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Gerencia y Empleados cumplir con las polticas, que a continuacin enunciamos, para el efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT: 1. CON RESPECTO A LA GENERACIN Y MANTENIMIENTO DE LA CULTURA DE PREVENCIN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO. a. La cooperativa por intermedio del su Comit de Educacin y con la colaboracin del Comit SIPLAFT, elaborar un plan anual de capacitacin que garantice un conocimiento adecuado de todos sus integrantes (Asociado, Directivo, Empleado y Comunidad en General) sobre el tema de la Prevencin del Lavado de Activos y la Financiacin del Terrorismo, estableciendo su intensidad horaria y necesidad de recursos tecnolgicos y financieros. b. La Cooperativa mantendr programas de comunicacin e informacin a sus asociados, empleados, directivos y la comunidad en general, respecto de las mejores prcticas de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. Para el efecto desarrollar diferentes mecanismos como boletines, carteleras, peridicos, audiovisuales etc. c. En la capacitacin obligatoria que deben recibir todos los nuevos asociados, se incluir obligatoriamente, la Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo.


Pgina 12 de 81

d. Ser obligatoria la induccin en la prevencin de riesgos de lavado de activos, para los asociados, directivos y empleados, para lo cual la Cooperativa desarrollar los programas y mecanismos, con base en los niveles de responsabilidad que a cada uno le corresponde. 2. NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS a. Para la adopcin de un nuevo producto o servicio, se deben analizar los riesgos que esto implica en lo relacionado con nuevos asociados, mercados y recursos, valorando el impacto que se genera en el sistema de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, vigente en la Cooperativa. La oferta de un nuevo producto o servicio, estar condicionada a que los nuevos riesgos que se generen, no deterioren significativamente el sistema de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, vigente en la Cooperativa. 3. DEBER DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS DE LA COOPERATIVA DE ASEGURAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS INTERNOS Y DEMS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON EL SIPLAFT. a. Todas las personas que integran la cooperativa, asociado, directivo, empleado y usuarios, deben atender y propender, por la observancia de todos los parmetros establecidos para asegurar un debido control del riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. b. Los entes directivos de la cooperativa como la Asamblea y el Consejo De administracin, deben establecer escalas de sanciones para quienes desde las diferentes instancias violen las normas establecidas para el SIPLAFT. 4. ADOPCIN DE CDIGO DE CONDUCTA. La Cooperativa disear e implementar un cdigo de tica, referido al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, de obligatorio cumplimiento para todos los que integran la Cooperativa. 5. PREVENCIN Y RESOLUCIN DE LOS CONFLICTOS DE INTERS EN LA COOPERATIVA. a. La Cooperativa determinar los mecanismos de resolucin de conflictos de inters, para que todos sus integrantes eviten colocarse en circunstancias que lleven o puedan llevar a unSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 13 de 81

conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la obtencin para s de un beneficio material diferente al que naturalmente emana de su nexo con sta, o al aprovechamiento personal de una oportunidad o lucro que corresponde o debe corresponder a la Cooperativa. 6. POLTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. La Cooperativa, generar las condiciones que le permitan obtener la informacin necesaria, de conocimiento de sus asociados, de manera que sea posible tipificar el nivel de riesgo asociado, mediante una clara identificacin de la actividad que desarrolla y las transacciones que de ella se derivan. 7. POLTICA DE RECHAZO O ADMISIN DE CLIENTES. a. La Cooperativa Riachn respeta el derecho de libre adhesin y los principios de equidad e igualdad que pregona la filosofa solidaria, no obstante, es imperativo que se reserve el derecho de admisin para aquellos nuevos asociados que por su situacin particular presentan altos niveles de riesgo para el proceso de prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del terrorismo, lo que a su vez puede poner en riesgo la integridad misma de la Cooperativa y de todos sus miembros. b. Para aquellas personas que ya son asociados de la Cooperativa y que presenten niveles de riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo por encima de los lmites aceptables, la Cooperativa cuenta en sus estatutos con recursos de sancin o exclusin, previo cumplimiento de los pasos all establecidos. 8. POLTICA DE ADMISIN Y CALIFICACIN DE RIESGOS PARA CLIENTES DE ALTO RIESGO. a. La Cooperativa adoptar procesos tcnicos para evaluar los diferentes riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, determinando con base en los factores de riesgo presentes y la calificacin que se asigne, la gestin especifica a desarrollar para controlar su nivel de exposicin en cada segmento. b. En la Cooperativa sern establecidos los procedimientos y controles para la identificacin de las personas pblicamente expuestas, en atencin al alto nivel de riesgo que pueden llegar a representar para la Organizacin, estableciendo adicionalmente procesos de monitoreo especial.SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 14 de 81

La vinculacin como cliente de una persona pblicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo de Administracin y para ello debe recibir de la Gerencia la hoja de vinculacin debidamente diligenciada y verificada, con los documentos de soporte necesarios y un memorando de presentacin. c. CUENTAS INACTIVAS: Se consideran como de alto riesgo aquellos asociados que presentan cuentas de ahorros con una inactividad superior a seis (6) meses y es por ello que la cooperativa proceder a bloquearlas. Para el desbloqueo y activacin de las cuentas, la cooperativa designar un empleado determinado con su respectivo suplente para de manera exclusiva manejar este proceso, previa actualizacin de la informacin por parte del asociado. 9. POLTICA DE EXONERACIN DE CLIENTES, RESPECTO A LAS OPERACIONES EN EFECTIVO. La Cooperativa Riachn NO EXONERARA a ninguno de sus clientes del reporte de operaciones en efectivo. 10. POLTICA DE INFORMACIN A LAS AUTORIDADES, INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA Y RESERVA DE LA INFORMACIN. La entrega de informacin ser: a. Oportuna, precisa y clara a las autoridades competentes, de acuerdo a sus diferentes disposiciones. b. Peridica y didctica para la gerencia, directivos y empleados de la cooperativa. c. Abierta y precisa para los entes gubernamentales, judiciales y de polica que lo requieran, previa autorizacin de la Gerencia o en su defecto del Oficial de Cumplimiento. d. Negada para las personas naturales o jurdicas que no presenten rdenes judiciales para la entrega de informacin de otras personas, con el fin de salvaguardar la confidencialidad de la informacin. e. Al amparo de la reserva bancaria es imposible que puedan llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el mercadoSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 15 de 81

financiero, o lo que es ms grave an, resultar encubierta informacin que facilite la labor de la administracin de justicia y de los organismos que con ella colaboran en la lucha por el imperio de la moral y del derecho y es por ello que cuando prime una orden judicial debidamente sustentada, la Cooperativa Riachn no esgrimir este derecho constitucional para evadir su responsabilidad de colaborar con la justicia. 11. ANTEPONER CUMPLIMIENTO DE NORMAS AL LOGRO DE METAS COMERCIALES. Tanto el Consejo de Administracin, como la Gerencia y todos los dems empleados debern asegurar el cumplimiento de todos los postulados normativos de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, antes de crear, reglamentar, exigir y cumplir una meta econmica o social determinada. Para el efecto vale la pena aclarar que el fin no justifica los medios. 12. RGIMEN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS. La Cooperativa aplicar sanciones por el incumplimiento del manual SIPLAFT y del Cdigo de tica a todos sus empleados, directivos y asociados, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos internos, cdigo laboral, estatutos y legislacin nacional al respecto, debido a que son normas de obligatorio cumplimiento. La aplicacin de sanciones disciplinarias y sociales se harn sin perjuicio de que las autoridades competentes apliquen las acciones previstas en los cdigos: civil, penal y similares. 13. POLTICAS PARA OPERACIONES CON CLIENTES DE PASES QUE NO APLICAN RECOMENDACIONES GAFI Y GAFISUD. La Cooperativa Riachn se abstendr de establecer relaciones econmicas con cualquier persona natural o jurdica que realicen operaciones en o con pases que no apliquen las recomendaciones que sobre la prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo establezcan los organismos internaciones encargados de regular este tema. 14. POLTICAS DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIN ENTRE LA OFICINA PRINCIPAL Y SUS SUCURSALES Y AGENCIAS La Administracin de la Cooperativa designar un interlocutor vlido, para que sea esta persona quien se encargue de todos los procesos de comunicacin con la oficina principal en


Pgina 16 de 81

los temas de prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, siendo el Oficial de Cumplimiento el receptor de este tipo de informacin. 15. INSTANCIAS DE REPORTE Y CONSULTA ENTRE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA INSTITUCIN. La Cooperativa disear un sistema de reportes internos y externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y que le permita cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes. 16. POLTICAS PARA LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. a. La Cooperativa deber llevar un archivo especial segn el cual todos los elementos del SIPLAFT implementados por la entidad, consten en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin all contenida. La documentacin como mnimo deber: Contar con un respaldo fsico. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta slo por quienes estn autorizados. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservacin de la misma. La documentacin deber comprender por lo menos: Manual de procedimientos del SIPLAFT El Cdigo de Conducta Los informes del Consejo de Administracin, el Gerente, el Oficial de Cumplimiento y los rganos de control, en las que consten las actuaciones de cada una de estas instancias en torno de LA/FT. Los documentos y registros que evidencien la operacin efectiva del SIPLAFT, teniendo en cuenta lo siguiente: Conservar en forma centralizada, con las debidas seguridades, todos los documentos que soportan lo concerniente a las operaciones identificadas como sospechosas, junto con los respectivos reportes a la UIAF, con el propsito de suministrar una informacin completa a las autoridades competentes, cuando estas los soliciten. Tener el soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del anlisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecut su estudio, archivadas en orden cronolgico.SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 17 de 81

Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, debidamente organizados por orden cronolgico. Archivar en orden cronolgico los informes de la Gerencia, Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del Consejo de Administracin y el Comit de Cumplimiento, donde conste la presentacin de tales informes, as como los pronunciamientos y determinaciones adoptadas al respecto por dichos organismos. b. La conservacin de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un trmino mnimo de 5 aos, segn lo establecido en el artculo 96 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, modificado por el artculo 22 de la ley 795 de 2003, con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Que no exista solicitud de entrega de dicha informacin por parte de las autoridades competentes. Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y la preservacin de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos nmeros 2620 de 1993 y en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y dems normas que los complementen o adicionen. 17. POLTICAS PARA LA RECEPCIN O VENTA DE BIENES RECIBIDOS EN DACIN DE PAGOS Tanto para le recepcin, como para la venta de bienes recibidos en dacin de pago, obtendremos de quien entrega o del comprador, persona natural o jurdica, informacin similar a la que se obtiene para la vinculacin como Asociado, desarrollando en este sentido similar proceso de verificacin y confirmacin de la informacin.


Pgina 18 de 81

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIN Y CONTROLEn atencin a las definiciones normativas, la Cooperativa contar con los siguientes mecanismos e instrumentos, para la Prevencin del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo. 1. OBLIGACIONES GENERALES 1.1. Todos los directivos, empleados y en general los asociados, en lo que corresponda, nos encontramos obligados a seguir detenidamente las definiciones y obligaciones contenidas en este Manual y dems normas aplicables a la prevencin del lavado de activos y la financiacin del terrorismo. 1.2. Informar oportunamente, (una vez conocido el hecho), al Oficial de cumplimiento, de cualquier anomala o incumplimiento, que se pueda traducir en lavado de activos o financiacin del terrorismo. 1.3. Todos los directivos y empleados estamos obligados a colaborar ante los requerimientos de las autoridades u organismos de vigilancia y control, en los trminos que seala la ley y dentro de los parmetros fijados por la Institucin. 2. ATENCIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN QUE REALICEN LAS AUTORIDADES COMPETENTES. Las solicitudes realizadas, slo por escrito, por la autoridad competente, sern radicadas por la secretaria recepcionista, quien posteriormente las entregar al Oficial de cumplimiento quien se encargara de realizar los trmites y validaciones (consulta con asesor jurdico, Consejo, Gerencia, Revisora Fiscal, Junta de Vigilancia o dems que considere necesarios), para proceder preparar la respuesta por escrito y posteriormente presentarla para su revisin y firma al Gerente. Sin excepcin alguna, Todos, lo requerimientos debe presentarse por escrito y en papelera con timbre de la entidad que la requiere.SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 19 de 81

Los requerimientos de informacin que realicen las autoridades a la Cooperativa, sern aceptadas nicamente s se realizan por escrito y de acuerdo con las atribuciones que se les asignan, para lo cual en la Cooperativa se llevar a cabo, ante cualquier requerimiento, la validacin respectiva. Cuando se realice en debida forma una solicitud de informacin a la Cooperativa, validada por la instancia jurdica, designada para el efecto, quien autorizar con su firma la solicitud, dar traslado del documento al Oficial de Cumplimiento quien determinar el responsable de preparar la respuesta, la cual ser evaluada de acuerdo con las normas y en los trminos en ellas fijados por el mismo Oficial de Cumplimiento antes de presentarla para la firma del Gerente. En los casos que la respuesta sea de carcter meramente legal, la instancia jurdica, designada en la Cooperativa la proyectar y la entregar al Gerente General para la revisin y firma. S la solicitud es realizada en forma personal, por algn representante de las autoridades, el empleado que recibe la solicitud debe informar a la Gerente de la Cooperativa o quien haga sus veces, para que lo atienda, le pida el documento de identificacin y el carn de la institucin que representa, confirme su vinculacin con la institucin, despus de lo cual le informa que todas las solicitudes al respecto deben efectuarse por escrito y por la instancia competente, para luego seguir el procedimiento que al respecto tiene adoptado la Cooperativa. De lo actuado al respecto, se dejara evidencia documental, llevndolo al archivo que para el efecto tenga establecido la Cooperativa. 3. MONITOREO ESPECIAL DE LAS OPERACIONES Y/O DE LOS CLIENTES DE MAYOR RIESGO Y REPORTE DE LOS RESULTADOS. En la Cooperativa, desde la vinculacin del asociado y por lo menos cada ao, con base en la actualizacin de informacin se realizar la calificacin de riesgo de los clientes, con base en la metodologa que para el efecto se adopte, de manera que se identifiquen los perfiles de riesgo para cada uno de ellos y estableciendo los criterios de gestin aplicables. La Cooperativa, con base en el anlisis de la informacin de cada cliente, establecer el nivel de riesgo para las personas naturales y jurdicas, y en los casos que determine un nivel de riesgo alto y los acepte como clientes, har seguimiento diario de las operaciones, al igual


Pgina 20 de 81

que para todas las personas pblicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para todos los clientes calificados como de mayor riesgo, diariamente la aplicacin generar un informe con las operaciones que no corresponden con el perfil de cada uno de estos clientes, el informe se genera en su totalidad para el Tesorero y el oficial de Cumplimiento. Para realizar el monitoreo de las operaciones de los clientes que generan mayor exposicin al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, la Cooperativa automatizar las seales de alerta que permitan consolidar las operaciones y validar los perfiles de riesgo de manera que una vez identificadas las operaciones inusuales y asignada la gestin a los cajeros, se determinen plazos para obtener los soportes o explicaciones, los cuales a su vez son monitoreados por el Oficial de Cumplimiento. Los cajeros documentan cada caso gestionado, estableciendo s la inusualidad fue explicada satisfactoriamente o no, emitiendo su concepto al respecto y remite los documentos al Oficial de Cumplimiento. Una vez gestionada la operacin, el Oficial de Cumplimiento valida la calificacin y s est de acuerdo archiva los soportes y procede a realizar el reporte de operaciones sospechosas, cuando haya lugar a ello. Cuando no coincide su evaluacin con la de los cajeros, devuelve el caso con sus anotaciones, para que realice los ajustes correspondientes y nuevamente remita al Oficial de Cumplimiento. Cuando los cajeros no cumplan con los plazos fijados, el Oficial de Cumplimiento podr reasignar las operaciones inusuales a otra instancia de la Oficina para su estudio, informando del incumplimiento a las instancias administrativas que correspondan para que se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar. El monitoreo a desarrollar en la Cooperativa, incluir por lo menos: 3.1. Segmentar los asociados por el ingreso y actividad declarada. 3.2. Activar mecanismos de alerta en el sistema que permitan monitorear cuando un asociado realiza transacciones, en cualquier momento en el tiempo, superiores a tres veces el ingreso declarado o mayores o iguales a Diez millones de Pesos. 3.3. Marcar en el aplicativo, los asociados de alto riesgo, para que genere un mensaje de alerta cada vez que realice una transaccin que no coincida con su perfil.SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 21 de 81

4. MECANISMOS 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Conocimiento del Cliente Conocimiento del mercado Operaciones inusuales Operaciones sospechosas

Para desarrollar el conocimiento del cliente, base fundamental del control para la prevencin del lavado de activos y la financiacin del terrorismo, la Cooperativa realizar los siguientes procedimientos: 4.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Los procedimientos referidos al SIPLAFT, estn inmersos en los macro procesos del negocio, con los cuales se sustenta el principal factor para la gestin del sistema, el conocimiento del asociado, empleado o proveedor, el cual surge desde el contacto inicial para la vinculacin o en la interaccin de las operaciones y los procesos de actualizacin de informacin con los actuales. Las actividades de vinculacin o de actualizacin de informacin entonces, no corresponden a procesos especficos SIPLAFT, hacen parte de la operacin ordinaria que comportan controles adicionales los cuales se complementan con los vigentes para garantizar la eficiencia del sistema. Los procedimientos de conocimiento del asociado, empleado o proveedor, incluyen tanto a los actuales, como los que solicitan vinculacin, para el efecto, desarrollamos mecanismos que nos permitan perfilar los asociados desde la solicitud de ingreso a la Institucin y durante su permanencia en la misma y en el caso de quienes se pretendan vincular como empleados o proveedores, definimos rigurosos requisitos, en los procesos de vinculacin del talento humano y en compras, de manera que se gestionen desde all los riesgos que se producen. Para garantizar la debida actualizacin de su base de datos, la Cooperativa incluy en sus formatos de solicitud de ingreso y actualizacin de informacin, una clusula, que establece la obligacin para el asociado de entregar informacin veraz y verificable, adems de actualizar sus datos por lo menos una vez al ao, aportando los documentos exigidos por la Cooperativa segn el tipo de asociado y el servicio contratado.


Pgina 22 de 81

Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoracin del estado general individual y familiar, valindose de consultas peridicas a las centrales de riesgo, debidamente autorizadas, visitas domiciliarias, por lo menos una vez al ao, el anlisis de la capacidad de ahorro y comportamiento crediticio, entre otros, tareas realizadas por el oficial de cumplimiento en la organizacin quien documenta en todos los casos lo actuado al respecto. Estas evaluaciones se realizan igualmente previas a la vinculacin como empleado y en caso de presentar situaciones no explicadas y sin el debido soporte, la Cooperativa se abstendr de contratarlo. Cuando esto suceda en las revisiones peridicas que realiza el oficial de cumplimiento, la Cooperativa podr dar por terminado el contrato de trabajo, en todo caso documentar el hallazgo, el anlisis realizado y la determinacin tomada. La Cooperativa cuenta con un banco de proveedores, debidamente estructurado, para el cual dise un reglamento que considera entre otros los requisitos de vinculacin y retiro, entre los cuales se destaca la informacin de los propietarios, adems de establecer criterios de medicin, con base en calidad, precios y cumplimiento. Para los proveedores, la Cooperativa realiza en el caso de los dueos de las empresas, la evaluacin de su vinculacin a listas de control y consulta a centrales de riesgo, debidamente autorizadas, documentacin que hace parte del expediente que se elabora para cada uno de ellos. El desarrollo eficiente del sistema, requiere entonces, de procedimientos complementarios, en cada una de las etapas que a continuacin describimos: Nuevos Asociados: La apertura de cuenta en la Cooperativa, requiere en todos los casos del desarrollo de entrevistas, debidamente documentadas, que llevan a cabo los asesores comerciales, en el Formato de Ingreso, ver Anexo No. 1, con el cual se determina la necesidad de efectuar una visita comercial, dependiendo del tipo de persona y el factor de riesgo asignado, con base en la informacin tomada en la entrevista. Con el nmero de identificacin del solicitante, autorizado o representante, segn corresponda, los asesores comerciales realizan consulta en las listas de control adoptadas en la Cooperativa y de confirmarse algn registro se procede a informar al solicitante que no es aceptado, para lo cual en la Cooperativa, la administracin diseara e implementar un libreto. Salvo en los casos en que el primer contacto para el ingreso de un asociado a la Cooperativa, se d mediante una visita comercial, esto es empresas, empleados de empresas con lasSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 23 de 81

cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a la vinculacin, se debe desarrollar una entrevista, debidamente documentada, que permita identificar la correspondencia del asociado con el mercado objetivo definido para la Cooperativa y la calificacin del nivel de riesgo, que para la Institucin representa el asociado. La visita se debe realizar en la ubicacin del negocio. Previo a la visita o durante sta, se solicita la documentacin que soporte la actividad comercial: Certificado de Cmara de Comercio, con vigencia inferior a 30 das. Estados financieros de los ltimos dos meses o los ms recientes. Estados financieros de los tres ltimos aos. Documentos que soporten el volumen de operaciones del negocio. Mediante observacin del sitio, se verifica la existencia y estado de los bienes detallados por el asociado, adicionalmente, se obtiene informacin referida a los clientes y proveedores. El formato de visita (Ver Anexo No. 2), se debe diligenciar en las instalaciones del nuevo asociado, se obtienen los documentos soportes necesarios para respaldar la informacin aportada, se debe tomar la firma del representante legal y su huella dactilar y se diligencia el formato de solicitud de ingreso, tanto para el representante legal como para las personas debidamente autorizadas para el manejo de la cuenta, esto en los casos en que la visita es previa a la entrevista y a la creacin de la cuenta, en cuyo caso, ya estos formatos deben estar debidamente diligenciados. En el formato de visita, el asesor comercial, dejar evidencia del anlisis realizado de la informacin que recopila, adems de las conclusiones respecto del solicitante y su concepto. Con la informacin de la entrevista, se determina, de acuerdo con la segmentacin de mercado adoptada y el nivel de riesgo asignado, s se requiere efectuar visita comercial, no obstante esta es obligatoria en los siguientes casos: Para todas las personas jurdicas. Para todos los independientes con establecimiento de comercio. Para todos los solicitantes calificados de alto riesgo. Para todos los asociados, que cambie su perfil de riesgo a la condicin de alto riesgo.


Pgina 24 de 81

Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de persona, la informacin es ingresada por los asesores comerciales directamente al sistema, despus de lo cual la debe imprimir para obtener la firma y huella del solicitante o puede tomarse del documento que el asociado diligencia, el cual tambin debe contar con su firma y huella, tomados al momento de la apertura. Diligenciada la informacin bsica los asesores comerciales debe obtener la Tarjeta de Registro de Firmas, (T.R.F.) debidamente diligenciada, de acuerdo con los procedimientos establecidos para el efecto, en los procedimientos del rea de Ahorro. El Formato de Solicitud de Ingreso, contiene un apartado, para la firma del Gerente, como evidencia de la aprobacin de apertura de la cuenta, una vez confirmada la informacin, lo cual se desarrolla as: Cuando el asociado potencial requiere de visita comercial, con los resultados de la misma, la cual debe reposar en la carpeta del asociado. Con las llamadas de verificacin de las referencias e informacin aportada. Con anlisis de los documentos soportes de la informacin. Para los asociados que no requieren visita comercial la confirmacin (efectuada por la instancia designada por el Consejo de Administracin) se debe realizar por lo menos al da siguiente de la apertura de la cuenta, en los casos de asociados que requieren visita comercial, al da siguiente de la verificacin. Para los asociados que en razn de la entrevista o por definicin, se requiera visita comercial, se debe proceder a la apertura de la cuenta, sujeta a los resultados de la visita, la cual se debe realizar entre los 3 das hbiles siguientes. En los casos en que el asociado impide desarrollar la visita en el plazo definido o la informacin no est debidamente sustentada, de inmediato el Oficial de Cumplimiento solicita cancelar la cuenta, creando una cuenta por pagar a favor del titular, avisndole por escrito, mediante correo certificado o entrega personal de la decisin tomada e informando a los organismos de control correspondientes cuando las caractersticas de la operacin permitan calificarla como operacin sospechosa. Las personas autorizadas en las T.R.F., para realizar operaciones a nombre del titular, deben diligenciar el formato de ingreso, el cual ser verificado en iguales condiciones que la


Pgina 25 de 81

informacin del titular de la cuenta. Esta documentacin, se archivar en la carpeta del titular de la cuenta. En el caso de personas jurdicas, el diligenciamiento del formato de informacin bsica y los procesos de verificacin, aplican tanto para la entidad, como para el representante legal y cada una de las personas debidamente autorizadas, para el manejo de la cuenta. Una vez diligenciados los formatos de solicitud y de visita, cuando corresponda, se realiza la confirmacin de la informacin aportada y soportada, por parte de la instancia debidamente designada por el Consejo de Administracin, quien dejara evidencia de lo actuado, con su firma en el campo destinado para el efecto de la solicitud de ingreso, procediendo a su archivo en el expediente del asociado. Cuando se rechace la solicitud por alguna de las causas previstas en la Cooperativa, la documentacin ser enviada al Oficial de Cumplimiento para que las registre en las listas de control de la Cooperativa. El ingreso a la Cooperativa, en calidad de asociado, requiere en todos los casos cumplir con los siguientes requisitos, adicionales o complementarios a los definidos en los estatutos y otros reglamentos. Estos requisitos aplican para la constitucin de aportes, cuentas de ahorro, depsitos a trmino y ahorro contractual y son exigibles para los solicitantes, autorizados en T.R.F y representantes. El formato de solicitud de ingreso a la Cooperativa debe contener, por lo menos, los definidos en el Formato No. 5 la Circular Bsica Jurdica, adicionalmente, los documentos que se solicitaran para la vinculacin a la Cooperativa son los siguientes: 4.1.1. PARA PERSONAS NATURALES Fotocopia del documento de identificacin Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificacin de ingresos y retenciones) Declaracin de renta del ltimo perodo gravable disponible, para los declarantes. 4.1.2. PARA PERSONAS JURDICAS Fotocopia del documento de identificacin del representante legal Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificacin de ingresos y retenciones)SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 26 de 81

Declaracin de Renta del ltimo perodo gravable disponible Original del certificado de existencia y representacin legal con vigencia no superior a 3 meses. Fotocopia del RUT 4.1.3. PERSONAJES PBLICAMENTE EXPUESTOS PEPS Corresponden a aquellas personas que por su perfil o en razn de las funciones que desempean, estn expuestas y pueden exponer en mayor grado a la Cooperativa al riesgo de LA/FT. 4.1.3.1. PROCEDIMIENTO En la Cooperativa, los asesores comerciales deben identificar s el solicitante cumple con alguna de las caractersticas que ms adelante se sealan para calificar a una persona como PEPS, determinando tal condicin en el formato respectivo, haciendo la anotacin en el campo de observaciones y registrndolo en el aplicativo, de manera que entre a conformar la lista que para el efecto disee la Cooperativa, con base en las siguientes caractersticas: 4.1.3.1.1 SE CONSIDERAN PEPS Los servidores pblicos del orden Nacional, Departamental o Municipal, que ostenten cargos de direccin y control o tienen a su cargo el manejo de recursos pblicos, entre estos estn: Senadores, Representantes, Diputados, Concejales, Presidente de la Repblica, Gobernadores, Alcaldes, Ministros, Tesoreros y Secretarios de Despacho departamental y municipal, Gerentes y Directores de Instituciones Gubernamentales del orden nacional, departamental y municipal, los Magistrados de los Tribunales Superiores y las Cortes Estatales, Contralores y Procuradores. Los Polticos de reconocida trayectoria en el municipio. Los Jueces o Fiscales. Las personas que gozan de un reconocimiento pblico por su actividad artstica, deportiva, profesional o gremial. Los asesores comerciales, deben solicitar colaboracin al Oficial de Cumplimiento, cuando surjan dudas en la calificacin de una persona pblicamente expuesta.


Pgina 27 de 81

En todos los casos, el responsable de realizar la verificacin, designado por el Consejo de Administracin, debe validar s la informacin del solicitante corresponde a un PEPS o no y s encuentra diferencias con lo actuado por el Tesorero, deber ponerlo en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, quien a su vez evaluar la informacin y determinar su inclusin o no como PEPS. La solicitud vinculacin de una persona calificada como pblicamente expuesta en las condiciones ya definidas, estar sujeta a la autorizacin del Consejo de Administracin, por lo que en cada reunin de este organismo, la Gerencia les presentar las solicitudes que realicen quienes sean calificados como PEPS. Sobre las personas registradas como pblicamente expuestas en la Cooperativa, se realizar un monitoreo continuo de sus operaciones, para lo cual el Oficial de Cumplimiento, disear los indicadores pertinentes. Estos indicadores deben producir resultados, por lo menos mensuales, con los cuales el Oficial de Cumplimiento determinar comportamientos acordes o no con la condicin informada de cada asociado. En los casos en que producto del monitoreo, el Oficial de Cumplimiento identifique operaciones inusuales o sospechosas, informar de ello a Gerencia, para que proceda con su evaluacin de acuerdo con los procedimientos definidos al respecto. La condicin de Persona Pblicamente Expuesta, se mantendr en el caso de los funcionarios pblicos, hasta 6 meses despus de la desvinculacin de cargos que dan lugar a su registro como PEPS, finalizando con ello los procesos de monitoreo especial asociados a esta condicin. En los dems casos esta condicin se mantendr hasta que se evidencie disminucin del reconocimiento pblico. El retiro del control de los PEPS, ser ordenado por el la gerencia, quien una vez conozca hechos que le permitan concluir que el asociado no conserva las condiciones que llevaron a catalogarlo como pblicamente expuesta, dirigir carta motivada al Oficial de Cumplimiento, quien tomar la decisin de mantenerlo en el registro o retirarlo, en cuyo caso finalizan los procesos de monitoreo especial asociados a esta condicin. Adicionalmente, cuando se conozca o identifique, por algn empleado de la Cooperativa, en razn de procesos de actualizacin de informacin o por otra va, que un asociado adquiere la condicin de PEPS, de acuerdo con los parmetros adoptados en la Cooperativa, informar por escrito de la situacin a la gerencia, quien la validar y en caso de serSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 28 de 81

necesario soportar la informacin, que ser enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su inclusin en la lista PEPS. 4.1.4 CONVENIOS DE RECAUDO En los casos en que el solicitante corresponda a una entidad, con la cual se desarrollar un convenio de recaudo, se debe cumplir con el procedimiento descrito para la vinculacin de personas jurdicas: entrevista, visita comercial, diligenciamiento del formato de ingreso, de la tarjeta de registro de firmas y obtencin de la documentacin soporte. Adicionalmente, se debe firmar un contrato de recaudo, en el cual se fijen las condiciones que regirn la relacin, determinando como requisitos, entre otros los siguientes: La descripcin detallada del origen de los fondos a consignar en la cuenta. La obligacin por parte de la entidad solicitante del servicio, de actualizar su informacin bsica ante cambios en la misma, por lo menos 8 das despus de ocurrido y cada seis meses en caso de que no se presenten cambios intempestivos. Relacin de los valores promedio y mximo de las facturas o cupones a recaudar. Relacin de los asociados para los cuales se generan 5 ms facturas o cupones por perodo. 4.1.5 ASOCIADOS ACTUALES Para el desarrollo de controles efectivos, referidos a la prevencin y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, en la Cooperativa se instrumentar un proyecto de actualizacin de la informacin de los clientes actuales, para lo cual previamente adecuaremos el formato de vinculacin a las exigencias de la norma establecidas en el Formato No. 5 de la Circular Bsica Jurdica de Noviembre de 2008 de la Superintendencia de la Economa Solidaria. Una vez adecuado el formato de vinculacin, la administracin validar la existencia de cada uno de los campos definidos en el aplicativo de misin crtica utilizado en la Cooperativa, ajustndolo en lo que corresponda. Para el mantenimiento de la base de datos, la Cooperativa implementar ayudas automatizadas para que con el plazo que determine la Administracin, mnimamente una vez al ao, el sistema de informacin controle los tiempos de actualizacin de informacinSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 29 de 81

por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operacin y ha excedido el plazo fijado, se active un mensaje de alerta el cual sirve para indicar al asociado o usuario que se debe acercar donde la persona responsable de la actualizacin de informacin para que actualice datos y/o documentos antes de realizar la operacin. Para la adecuacin de la base de datos de clientes, a las condiciones definidas para los nuevos, en la Cooperativa realizaremos para los clientes vigentes al momento de la implementacin un proceso de segmentacin de clientes y la consecuente calificacin de los niveles de riesgo, de acuerdo con las metodologas adoptadas para el efecto. Durante el proceso de actualizacin de la base de datos vigente, el Oficial de Cumplimiento, debe identificar los clientes o usuarios que de acuerdo con las definiciones de vinculacin se les debe realizar visita, para hacer un cronograma de trabajo que permita complementar todos los expedientes. La informacin contenida en las solicitudes de crdito de los asociados, siempre y cuando, sea debidamente verificada y corresponda con las definiciones aplicables para la vinculacin de clientes, ser utilizada para realizar los procesos de actualizacin de informacin, y con ello se entender surtido este proceso. La actualizacin de informacin, tambin se realizar en todos los casos en que se pretenda realizar una operacin en una cuenta inactiva, de acuerdo con los procedimientos diseados e implementados en la Cooperativa. 4.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO Corresponde a la identificacin que realiza la Cooperativa, con base en procesos de investigacin, de sus clientes y usuarios, de las calidades de estos y de los principales factores de riesgo asociados, en cada caso, con las operaciones que realiza. Para el efecto, la Cooperativa desarrolla con base en la segmentacin de sus clientes y usuarios, una estratificacin de la informacin que le permite tipificar la condicin de riesgo en las operaciones que realizan con la Cooperativa, a partir de los siguientes factores de riesgo: FACTOR DE RIESGO Cliente Usuario SEGMENTACIN FACTORES Actividad econmica VARIABLES 1. AsalariadoPgina 30 de 81


Se debe identificar s es persona natural o jurdica y el sector en el que se desenvuelven: industrial, servicios, agrcola, etc. Para las personas naturales se debe identificar en lo posible profesin y cargo.

2. 3. 4. 5. 6.

Independiente Amas de casa Estudiante Desempleado pensionado

1. volumen mensual de operaciones (retiro y consignacin). Volumen frecuencia 2. Estadstico de transacciones operaciones con base en los dems factores. 3. Saldos de ahorro de mayor cuanta. 1. Estadstico de Ingresos por actividad y profesin 2. Estadstico de egresos por Ingresos, egresos y patrimonio actividad y profesin 3. Estadstico de patrimonio por actividad y profesin. 1. Captacin Naturaleza 2. Colocacin 3. Recaudo 1. Titularidad Individuales Conjuntas Alternativas Productos Servicios 2. Condiciones de manejo Titular Caractersticas Autorizado 3. Estadstico de plazos de captaciones por actividad. 4. Estadsticos de plazos de colocaciones por actividad.SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 31 de 81

Nicho de mercado

Naturaleza

Canales de distribucin Caractersticas

Ubicacin

Jurisdiccin

Caractersticas

Actividad econmica 1. Atencin en oficinas 2. Atencin en empresas 3. Servicios electrnicos 4. Internet 5. Otros 1. Servicio producto 2. Volumen de personas atendidas 3. Infraestructura (procesos, procedimientos, empleados, tecnologa, oficinas) 4. Volumen de transacciones 5. Periodicidad 6. Seguridad 1. Urbana en el domicilio de la Cooperativa 2. Rural en el domicilio de la Cooperativa 3. Urbana en donde la Cooperativa tiene oficinas 4. Rural en donde la Cooperativa tiene oficinas 5. Urbana en donde la Cooperativa no tiene oficinas 6. Rural en donde la Cooperativa no tiene oficinas 1. Zona franca 2. Zona de influencia guerrillera 3. Zona de Influencia paramilitar 4. Zona ganaderaPgina 32 de 81


Naturaleza transacciones

de

5. 6. 1. 2. las 3. 4. 5.

Zona agrcola Zona comercial Importaciones Exportaciones Compra - venta Cambio Nomina

Al conjugar los resultados de la segmentacin con los de riesgo, la Cooperativa puede tipificar los niveles de riesgo para cada una de las categoras identificadas, niveles que se debern ajustar peridicamente, con base en los procesos de actualizacin de informacin que se realizarn por lo menos cada ao. 4.3 DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES Las operaciones inusuales, corresponden a aquellas que no guardan relacin de causalidad con las actividades reportadas por el cliente o que pudiendo provenir de sus actividades, muestran un comportamiento atpico. La condicin de inusualidad est vinculada con las seales de alerta que para el efecto adopta la Cooperativa, en un documento anexo, la cual ser continuamente actualizada por el Oficial de Cumplimiento. Las seales de alerta, nos muestran los comportamientos particulares de los clientes y los usuarios de servicios y las situaciones atpicas que presentan las operaciones y que pueden encubrir operaciones de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan comportamientos atpicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razn, el hecho de identificar seales de alerta no significa que la operacin deba ser reportada de manera inmediata y automtica a las autoridades como sospechosa. 4.3.1. CON RESPECTO A LOS ASOCIADOS: Son inusuales, aquellas operaciones cuya cuanta o caractersticas, no guardan relacin con su actividad econmica. 4.3.2. CON RESPECTO A LOS USUARIOS: Son inusuales aquellas operaciones que por su nmero, por las cantidades transadas o por las caractersticas particulares del producto o servicio, relacionadas con el asociado, se salen de los rangos preestablecidos e informados por la entidad con la que se firma un convenio.


Pgina 33 de 81

Para la deteccin de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, adems del monto y de la frecuencia de las transacciones, las seales de alerta definidas en el presente Manual. Las operaciones inusuales determinadas para los asociados, con base en las seales de alerta, en todos los casos se deben evaluar integralmente, contando para ello con la informacin que reposa en los archivos electrnicos o fsicos de la Cooperativa, de manera que el proceso de anlisis que se debe desarrollar se realiza a partir en el conocimiento del asociado. La seal de alerta, como herramienta de control, facilita el reconocimiento de una operacin de lavado que corresponde a los procesos caractersticos de los diferentes mtodos adoptados por la delincuencia para el lavado de activos. Las seales de alerta, sern automatizadas en lo posible, para lo cual la Gerencia de la Cooperativa desarrollar las labores requeridas para el efecto y reportar las condiciones de automatizacin logradas. Cuando la Cooperativa adquiera una aplicacin para la Gestin de las operaciones asociadas al SIPLAFT, deber igualmente automatizar las seales de alerta determinadas. Las seales de alerta que adoptamos en la Cooperativa, estn conformadas por aquellas que definimos en el presente manual de acuerdo con la metodologa adoptada y las que en el futuro documente el Oficial de Cumplimiento y presente al Consejo de Administracin para su aprobacin, las cuales hacen parte integral del manual y responden al siguiente diseo: Inicialmente se definen las seales, que corresponden a diferentes eventos que de presentarse, se constituyen en la condicin atpica a evaluar por parte del Tesorero. Una vez definida la seal, se determina la alerta correspondiente, que se constituye en la respuesta que debe proveer la aplicacin, cuando se automaticen las seales o las acciones que debe desarrollar cada responsable designado al identificarlas. Con el conocimiento de la alerta correspondiente, se desarrollan las acciones que la Cooperativa defina. A continuacin citaremos varios casos a manera de ejemplo, que servirn de base para desarrollar todo el esquema de seales de alerta en la Cooperativa:SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 34 de 81

ACCIONES S la operacin es en lnea y se realiza el bloqueo, se debe proceder a evaluar la operacin y el cliente, para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no ser satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas, procediendo Si el control es en lnea, luego a desbloquear la pueden ser: Bloqueo de la cuenta. cuenta e informe al Consignaciones peridicas responsable de evaluar las Dentro de las acciones, se elevadas y retiros operaciones inusuales. puede determinar un nivel inmediatos. de bloqueo, en caso de Si es en Bacht, reporte de que queden documentos operaciones inusuales, pendientes por aportar. identificando la causal. S la operacin es en Bacht, con el reporte generado por la aplicacin, el responsable de analizar las operaciones inusuales, evala la condicin de inusualidad para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no serSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 35 de 81

SEALES

ALERTAS

Cuando se produzcan abonos a cartera equivalgan a un porcentaje Cancelacin anticipada o X de la obligacin o que inmediata de crditos. superen un parmetro definido en la Cooperativa, la aplicacin produce un reporte en Bacht.

El sistema de informacin debe reportar al operador cuando un asociado, Renuencia del asociado a vencido el plazo para actualizar su informacin. actualizar la informacin, sin haber cumplido con ello, se presenta a realizar una operacin.

satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas Con el reporte generado por la aplicacin, el responsable de analizar las operaciones inusuales, evala la condicin de inusualidad para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no ser satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas La situacin debe comunicarse a la Gerencia, para que obtenga del asociado la informacin, en caso contrario, s realiza una operacin sin actualizarla, el sistema de informacin genera reporte de operacin inusual, que se debe gestionar.

La gestin realizada sobre las operaciones inusuales que se determinen, se realiza, directamente en la aplicacin, donde se dejar evidencia de las seales generadas, las alertas producidas y el resultado del anlisis realizado, con la anotacin por parte del responsable del anlisis de s la operacin pasa a ser sospechosa o no.


Pgina 36 de 81

Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien mediante un anlisis de la informacin y con criterio prudente, evaluar tanto la informacin relacionada con la operacin, como las alertas producidas; el anlisis realizado por los cajeros, los documentos soportes provistos y la conclusin, a la que lleg quien hace el anlisis inicial. El reporte de operacin inusual, bien sea en el sistema o en formato fsico, deber contener como mnimo la siguiente informacin: Identificacin de la persona o personas relacionadas con las seales de alerta. El (los) motivo(s) por el (los) cual (es) la operacin se declara como inusual. Las seales de alerta adicionales identificadas en el anlisis de la informacin. El anlisis de los movimientos mensuales del asociado vs. el nivel de ingresos reportado por el mismo, para determinar si estos guardan relacin (indicar el valor total de operaciones dbito y crdito en cada mes desde su vinculacin o como mnimo del ltimo ao). Fecha de ltima actualizacin de la informacin. Detalle de s fue reportado con anterioridad con operaciones inusuales y/o sospechosas, por parte de la Cooperativa. Conclusiones del anlisis realizado, por el responsable inicial de conocer la operacin inusual. Firma del responsable. Espacio para las anotaciones del Oficial de Cumplimiento y para su firma. En tanto no se cuente con una aplicacin y para las operaciones inusuales cuyas seales no se automaticen, se registrar igual informacin en el formato diseado para el efecto, ver anexo No. 3, que contiene similares campos a los descritos para el sistema de informacin, adems de la fecha y la identificacin del asociado. El Oficial de Cumplimiento, debe realizar seguimiento a todos los reportes de operaciones inusuales que se presenten en la Cooperativa, bien sea a travs de funcionalidades del sistema o en el formato de registro de operaciones inusuales, dejando constancia de ello con su comentario en la aplicacin o con su conclusin y firma del formato, procediendo luego a su archivo en debida forma o al reporte de operacin sospechosa segn corresponda.


Pgina 37 de 81

Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de diferentes titulares, es decir, aquellas en las que no se materializa la entrega o el recibo fsico del efectivo y/o cheque, la aplicacin no deber generar una alerta que d lugar a la identificacin de operacin inusual, en tanto que s la operacin es de traslado entre cuentas de diferentes titulares y de acuerdo con las seales de alerta establecidas se identifica la inusualidad, el procedimiento a seguir ser el mismo que para las dems operaciones inusuales. Adicionalmente, Las negociaciones de cualquier ndole que est llevando a cabo la Cooperativa y que generen seales de alerta, que no puedan ser debidamente justificadas ante el Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa, no se formalizaran cuando medie concepto negativo de este, en caso de que ya se hubiesen formalizado, efectuar el reporte de operacin sospechosa con destino a la UIAF. Debe reconocerse tambin que es probable que la Cooperativa no pueda detectar el financiamiento del terrorismo como tal, aun contando con todas las definiciones, herramientas y mecanismos adoptados para el efecto. La nica circunstancia en la que pudiera claramente identificar el financiamiento del terrorismo como una actividad distintiva con respecto al uso ilcito del sistema financiero, es cuando un terrorista u organizacin terrorista abre una cuenta. La Cooperativa entonces, est en condicin de detectar transacciones sospechosas que, si son reportadas, luego se puede demostrar que estn relacionadas al financiamiento del terrorismo. Es en estos casos que la autoridad de ejecucin competente o la UIAF quienes estn en capacidad entonces de determinar si la transaccin se relaciona o no con un tipo particular de crimen o actividad terrorista, y tomar una decisin en el curso de la accin. 4.4. IDENTIFICACIN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Son operaciones sospechosas, aquellas operaciones inusuales que no fueron debidamente explicadas y soportadas, de acuerdo con los procedimientos que para el efecto tiene establecidos la Cooperativa, o aquellas que aunque fueron explicadas, el responsable inicial de evaluar la operacin inusual y/o el Oficial de Cumplimiento con base en sus anlisis, determinan su reporte. Cada responsable de evaluar las operaciones inusuales, antes de remitir la informacin relacionada a cada una de estas operaciones, debe calificar con base en el anlisis queSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 38 de 81

realice, s las operacin es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada por el sistema de informacin o mediante el diligenciamiento del formato adoptado en la Cooperativa para el efecto, remite al Oficial de Cumplimiento quien verifica tanto el debido proceso, como la informacin y emite su concepto. S est de acuerdo con el concepto del responsable en la Oficina de analizar la operacin inusual, archiva la informacin s corresponde a una operacin inusual, debidamente explicada y sustentada, de ser una operacin sospechosa procede al reporte mediante el diligenciamiento en la aplicacin que para el efecto provee la Unidad de Investigacin y Anlisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (UIAF), quienes adems facilitan el instructivo para su diligenciamiento. En caso de no estar de acuerdo con el Concepto emitido por el responsable en la Oficina de analizar la operacin inusual, el Oficial de Cumplimiento, devuelve el reporte con sus observaciones para que s es preciso reconsidere, recalificando la operacin, de mantenerse la diferencia, el Oficial de Cumplimiento proceder al reporte de la Operacin Sospechosa. Del reporte enviado a la UIAF, el Oficial de Cumplimiento debe recibir confirmacin exitosa de carga del archivo y un nmero de radicado, los cuales debe archivar, tanto en forma magntica como fsica. De recibir reporte de carga errnea del archivo, debe proceder a solucionar los errores informados, reportar nuevamente, dentro de los plazos previstos y una vez reciba el reporte de carga exitosa del archivo y nmero de radicado, proceder a su archivo magntico y fsico. El informe de una operacin sospechosa no es una denuncia penal de la existencia de un delito de lavado de activos. Con el reporte slo se cumple con el deber de colaboracin con las autoridades de informar situaciones anormales. Se informa sobre las inconsistencias en el manejo de una cuenta o producto con respecto de la actividad y el perfil financiero que le conoce al cliente. Respecto de los reportes de operaciones sospechosas, que tienen el carcter de institucionales, las prcticas internacionales al respecto determinan para los mismos las siguientes caractersticas, que adoptamos en la Cooperativa: QUE SE REPORTA?: Se reportan operaciones sospechosas, no clientes sospechosos. La entidad evala las operaciones realizadas por un cliente (o un conjunto de clientes) y si se salen de los parmetros de normalidad, las puede calificar como operaciones sospechosas.


Pgina 39 de 81

En ningn momento, la decisin de calificar una operacin como sospechosa y reportarla a las autoridades implica una acusacin o denuncia por parte de la Cooperativa. EL REPORTE IMPLICA DENUNCIA?: Al reportar una operacin como sospechosa, la Cooperativa le hace llegar una informacin til y pertinente a las autoridades, en el entendido que solamente las autoridades judiciales pueden definir si se trata de una operacin de lavado de activos. Por esta razn, la eficacia de una poltica de prevencin al lavado de activos nunca debe medirse por el nmero de reportes o la proporcin de estos que se traducen en condenas. Igualmente, no estamos obligados, ni nos corresponde definir el delito que se cometi ni otras circunstancias de las operaciones que son competencia de los investigadores judiciales. EL REPORTE NO ES INFALIBLE. El Reporte que realizamos se basa en la informacin disponible en la Cooperativa al momento de realizarlo; no poseemos toda la informacin sobre el cliente y sus negocios, tampoco tenemos facultades para solicitar pruebas o realizar pruebas, ms all de los soportes de las operaciones especificas, por lo tanto nuestra visin y entendimiento sobre los negocios de los clientes son limitados. Esto hace que algunas de las operaciones que reportamos como sospechosas no lo sean y que otras operaciones que nunca son detectadas puedan resultar siendo operaciones de lavado. Estamos seguros que ni el ms desarrollado sistema de prevencin al lavado de activos y el financiamiento de terrorismo puede garantizar que una entidad sea utilizada para el lavado de activos. Lo importante es que desarrollamos nuestro mejor esfuerzo para detectar las prcticas de lavado conocidas y aquellas que por sus caractersticas puedan ser detectadas. LA OBLIGACIN DE DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES EN LA COOPERATIVA NO RECAE SOBRE UNA SOLA PERSONA EN LA ENTIDAD. Entre otros mitos referidos al control de las operaciones de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, se tiene que el Oficial de Cumplimiento es el nico responsable de descubrir las operaciones inusuales, lo cual no es cierto y en nuestro caso, esta es una responsabilidad de todos los que hacemos parte de la Cooperativa. 5. SEALES DE ALERTA Las seales de alerta corresponden a los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atpicas que presentan sus operaciones, que pueden encubrir operaciones de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.


Pgina 40 de 81

Las seales de alerta, estn asociadas a los mtodos de lavado de activos ya identificados y variantes de los mismos, los cuales hacen referencia a la operacin completa desarrollada por el delincuente, desde que empieza su actividad ilegal, pasa por la entidad financiera, hasta que concluye la operacin; con el resultado que busca de dar apariencia de legalidad a los bienes o fondos obtenidos ilcitamente. La aparicin de una seal de alerta, por la condicin de inusualidad que marca para la operacin que la produce, no genera por esa misma situacin la obligacin de reportarla como sospechosa, estas seales cumplen con objetivos de activar los mecanismos de prevencin en la Cooperativa, para que se surtan como corresponde los anlisis respectivos y se determine con ello el nivel de riesgo asociado a la operacin y s corresponde o no realizar el reporte. La documentacin existente sobre seales de alerta, identifica una serie de seales de orden general aplicables en principio a cualquier tipo de negocio y otras particulares que aplicaran dependiendo de las operaciones autorizadas, a esto se le deben adicionar las que por las condiciones particulares de la Cooperativa se identifiquen. Como estas seales tienen una condicin de variabilidad vinculada con las modalidades de lavado ya identificadas y las que se identifiquen en el futuro, la Cooperativa determina: 1. Que la definicin de las seales de alerta contenidas en este Manual, se realiza como una gua para la deteccin de operaciones inusuales, 2. Que las seales citadas, son una referencia, para el desarrollo de los controles aplicables a la Prevencin del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo no es el nico instrumento o mecanismo a utilizar para el efecto, 3. Que se podrn actualizar en cualquier momento por el oficial de cumplimiento, informando al Consejo de Administracin al respecto y capacitando a todos los empleados en su aplicacin Las seales de alerta definidas, son las siguientes:

ACCION Informar al cliente del Adicionan o cambian de Solicitud escrita de fraccionamiento mximo beneficiarios de ttulos fraccionamientos o hasta dos (2) ttulos y el valores en forma frecuente cambios. cambio mximo 2 veces deSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 41 de 81

SEAL

ALERTA

beneficiario, tratar operacin inusual. Amenazan o intentan sobornar al empleado de la entidad con el fin de que Informe o reporte del acepte informacin asesor de servicios de incompleta, falsa o para que la situacin. no diligencie el formulario de registro de informacin Reporte mensual de variaciones Inicialmente realizan significativas en transacciones por montos cantidad y volumen bajos, pero al corto tiempo de operaciones de las incrementan en altas clientes que excedan cantidades los promedios de los ltimos 12 meses. Invierten demasiado dinero, sin importar la rentabilidad y Informe o reporte de fingen ignorancia con la tesorera. respecto al mercado Diligenciamiento Poseen gran solvencia incompleto de los econmica y sin embargo les formularios en la resulta difcil la consecucin parte de referencias o codeudores correspondiente a las referencias Solicitud escrita de cancelacin Cancelan anticipadamente anticipada de los ttulos dndole muy poca o ttulos por causas no ninguna importancia a las justificadas. prdidas financieras Reporte del sistema de ttulos pre cancelados. Permiten que una entidad Informe de la firma remate sus bienes de cobranzasSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda.

como

Gestionar la transaccin como operacin inusual. Y rechazar la solicitud de ingreso de la persona

Gestionar la transaccin como operacin inusual Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos

Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos Solicitud de referencias adicionales. Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos Marcar en base de datos.

Crear seal de alerta en el sistema. Permitir mximo 2 veces. Tratamiento como inusual.

Gestionar la transaccin como operacin inusualPgina 42 de 81

Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad econmica Cambian frecuentemente sus datos, direccin, telfono u ocupacin. Definen su actividad econmica como independiente y manejan grandes cantidades de dinero. Reporte cuando los depsitos mensuales excedan un 30% los ingresos informados Informe o reporte de actualizacin o cambio constante de datos Reporte de asociados independientes, hacer monitoreo de las operaciones, con base en reportes por sectores a los que pertenecen. Reporte de inusualidad Marcar la persona en la Base de Datos cuando cambie mas de 3 veces en el ao sus datos Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos

Actualizacin de informacin Se niegan a soportar una Reporte o informe de del cliente y anlisis para operacin y a actualizar las asesoras o determinar si corresponde a informacin. tesorera una operacin inusual. Diligencian los formularios o Formulario mal Solicitar el diligenciamiento formatos con letra ilegible o diligenciado de un nuevo formato. amaada Actualizacin de informacin Solicitan que se les exonere Solicitud verbal o del cliente y anlisis para del reporte individual sin escrita de la determinar si corresponde a tener derecho a ello. exoneracin una operacin inusual. Exigen ser atendidos o Seguimiento al cliente y Solicitud para ser manifiestan marcada anlisis para determinar si las atendido por preferencia por un asesor operaciones que realiza son determinado asesor especfico inusuales Seguimiento al cliente y Suministran informacin Imposibilidad para anlisis para determinar si las falsa, de difcil verificacin o verificar datos o operaciones que realiza son insuficiente. ausencia de ellos inusuales Se muestran nerviosos al Actitud nerviosa o Seguimiento al cliente ySIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 43 de 81

preguntrseles la respuestas evasivas anlisis para determinar si las informacin requerida, por parte del operaciones que realiza son dudan en las respuestas y/o asociado inusuales traen escrita la informacin solicitada. CUENTAS DE AHORRO SEAL ALERTA ACCION Con el reporte originado para los responsables, estos hacen seguimiento, bajo la condicin de inusualidad, determina s precisa de soportes para explicar y produce el reporte de inusualidad.

Reporte mensual de Depsitos por valores los depsitos que excedan los mensuales que ingresos informados. excedan un 30% los ingresos informados Consignacin en diferentes oficinas de la ciudad del pas, el mismo da , por parte de un cliente cuyo negocio no posee agencias ni sucursales Consignacin en efectivo y retiro posterior con cheque de gerencia o sin cruce restrictivo Pago de cheques de valores similares girados a diferentes personas y cobrados por una sola que no es asociado. Transferencias electrnicas a cuentas diferentes a las del titular

Reporte diario de ms de dos operaciones en un Tratamiento mismo da para una inusual. misma cuenta en diferentes oficinas. Solicitud escrita de levantamiento de sello restrictivo o solicitud de cheque de gerencia

como

operacin

Verificar si anteceden consignaciones en efectivo o s es una prctica reiterada, de ser as, tratar como operacin inusual.

Solicitud escrita

Solicitar soportes y giro de mximo dos cheques sin levantamiento de sello restrictivo Realizar transferencias hasta 2 personas (con cobro de transaccin para la segunda operacin) Gestionar la transaccin comoPgina 44 de 81

Solicitud escrita de transferencias para dos o mas personas y retiros superiores a


$5 millones Solicitud escrita de Traslados internos transferencias para entre cuentas de dos o ms personas y diferentes titulares retiros superiores a $5 millones Reporte por cedula y producto diario y Fraccionamiento mensual por valores frecuente de equivalentes al 70% operaciones de las cifras de reporte Depsitos para cuentas inactivas

operacin inusual Realizar transferencias hasta 2 personas Gestionar la transaccin como operacin inusual

Gestionar la transaccin operacin inusual

como

Pagos diferentes para un beneficiario

desde cuentas mismo

Depsitos en efectivo

Cobros de cheques girados con ms de 90 das de expedicin

Reporte diario de cuentas activadas, y de las operaciones en ellas Solicitud de realizadas y anlisis para determinar activacin si corresponde a una operacin inusual. Reporte mensual de cuentas con incrementos significativos cuando Gestin de inusualidad exceda en un 50% al valor transado en el ao Reporte de operaciones en efectivo que excedan Gestin de inusualidad en un 70% el promedio del ltimo ao. Informar al cliente de la caducidad Informe del del ttulo y documentar responsable de la Gestin de inusualidad si conciliacin. corresponde


Pgina 45 de 81

CDATS ALERTA ACCION Solicitud de Realizacin constante Informar al cliente del fraccionamientos de de endosos o fraccionamiento mximo hasta dos operaciones o fraccionamientos (2) ttulos endosos de ttulos. Inversiones realizadas por personas Reporte de expuestas operaciones pblicamente que realizadas por PEPS, ostentan algn grado Gestin como operacin inusual. que en el acumulado de poder manejan o del mes superan sus autorizan, o gozan de ingresos reportados. reconocimiento pblico Constitucin del ttulo mediante consignacin Tratamiento como operacin en efectivo y luego Solicitud escrita para inusual, s se atrasa en el pago de la utilizacin del ttulo pignoracin obligacin. como garanta de un prstamo Endoso sin registro Informar al asociado de la Ttulo valor oportuno ante la imposibilidad de endosar el titulo y presentado por el entidad emisora, los tramitar liquidacin de este al titular o tenedor del cuales solo se conocen asociado directamente, ttulo endosado el mismo da en que se tratamiento como operacin vence el titulo inusual. OPERACIONES DE CREDITOS CON O SIN GARANTIA SEAL ALERTA ACCION SEAL

Solicitud de crditos Presentacin de Gestionar la transaccin como respaldados con documentos de operacin inusual activos de procedencia propiedad de activos Solicitar documentos que soportenSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda. Pgina 46 de 81

desconocida.

No pago de crditos intencionalmente, con el propsito de que se haga efectiva la garanta Baja utilizacin de fuentes de financiamiento frente al volumen de negocios o actividad econmica Cancelacin anticipada y/o inmediata de crditos u obligaciones de valores importantes

de dudosa la propiedad del activo y procedencia procedencia (certificado de libertad, escrituras, entre otros) Reportar la obligacin a la firma de Reporte o informe de cobranzas y cambiar el estado del morosidad de la crdito a En cobro jurdico cartera. Gestionar la transaccin como operacin inusual Reporte mensual de clientes con varias Verificacin y actualizacin de actividades datos del asociado si es asociado comerciales, de con establecimiento comercial se ingresos realizara visita a dicho significativos y sin establecimiento. crditos contratados con la Cooperativa. Reporte de Gestionar la transaccin como consignaciones para operacin inusual. Diligenciar el cancelacin de formato de Origen y Declaracin de crditos superiores a Fondos $5.000.000. Gestionar la transaccin como operacin inusual y diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos

Disminucin acelerada de los pasivos financieros frente a Cancelacin masiva fuentes no de los crditos establecidas de financiamiento EMPLEADOS DE LA ENTIDAD SEAL Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles internos o de aprobacin establecidosSIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda.

ALERTA

ACCION

Por la primera vez con la Informe de revisin suspensin del trabajo hasta aleatoria de por un (1) da; por la segunda operaciones o vez, hasta por (8) das; por la formularios tercera vez que tal infraccin o incumplimiento ocurranPgina 47 de 81

Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario Impiden que otros compaeros de tr

manual siplaft

Documents