manual sig-anm

MANUAL DE CALIDAD CODIGO: DE-008

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

VERSIÓN: 3

FECHA VIGENCIA: 10/Oct/2019

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MANUAL SIG-ANM



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AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA BOGOTÁ D.C. COLOMBIA


AGENCÍA NACIONAL DE MINERÍA

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DE-008 MANUAL SIG ANM_V3



VERSIÓN: 3


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Contenido

1. PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................... 5

2. GENERALIDADES MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................... 6 2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................................... 6 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................... 6 2.3 ALCANCE ............................................................................................................................................................... 6 2.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................................................................... 6 2.5 ABREVIATURAS ...................................................................................................................................................... 7 2.6 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM .......................................................................................... 7 2.7 PRINCIPIOS DEL MODELO DE PROCESOS ................................................................................................................. 8

3. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ................................................................................................................................ 9 3.1 CONTEXTO ............................................................................................................................................................ 9 3.2 FUNCIONES ........................................................................................................................................................... 9 3.3 MISIÓN ................................................................................................................................................................ 10 3.4 VISIÓN ................................................................................................................................................................. 10 3.5 DOMICILIO ........................................................................................................................................................... 10 3.5.1 SEDE CENTRAL .................................................................................................................................................... 10 3.5.2 PUNTOS DE ATENCIÓN REGIONAL ......................................................................................................................... 10 3.5.3 ESTACIONES Y PUNTOS DE APOYO DE SEGURIDAD Y SALVAMENTO MINERO ........................................................... 10

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................................................................... 11

5. PARTES INTERESADAS PERTINENTES ................................................................................................................... 11

6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................................................................ 11 6.1 ALCANCE (ÁMBITO DE APLICACIÓN) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................. 11 6.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................ 11 6.3 DIRECTRICES DEL MODELO DE PROCESOS ............................................................................................................ 12 6.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NORMAS, ESTÁNDARES Y BUENAS PRÁCTICAS DEL MODELO DE PROCESOS ........... 12 6.5 PILARES DE INTEGRIDAD (VALORES) ..................................................................................................................... 14 6.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO .......................................................................................................................... 14 6.7 CONFORMACIÓN DEL SIG-ANM .............................................................................................................................. 15 6.7.1 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ............................................................................................................. 15 6.7.2 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ........... 16 6.7.3 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ................................................................................................................... 16 6.7.4 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN ......................................................... 16 6.7.5 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. .............................................................................................................. 16 6.7.6 SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................................................................................................................... 16 6.7.7 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN .................................................................................................. 17

7. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -ANM ..................................................................................... 17 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................................................................................. 17 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ........................................................................................................ 18 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO ........................................................................................................................................ 18 7.3.1 HOMOLOGACIÓN DE DISEÑO Y DESARROLLO ......................................................................................................... 18 7.3.1.1 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS .................................................................................... 18 7.3.1.1.1 Planificación del diseño y desarrollo ............................................................................................................................ 18 7.3.1.1.2 Entradas para el diseño y desarrollo ........................................................................................................................... 19 7.3.1.1.3 Controles del diseño y desarrollo ................................................................................................................................ 19 7.3.1.1.4 Cambios del diseño y desarrollo ................................................................................................................................. 19 7.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO ......................................................................................................... 20 7.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................................... 21



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7.3.4 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO ............................................................................................................ 21 7.3.5 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO Y VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO .............................................. 21 7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO .............................................................................................................. 22 7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO ....................................................................................... 22

8. PARTICIPACIÓN, ROL, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN .............................................................. 22 8.1 ALTA DIRECCIÓN .................................................................................................................................................. 22 8.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO .............................................................................................. 22 8.3 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN .............................................................................................................. 23 8.4 ADMINISTRADOR(A) O COORDINADOR(A) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN –SIG-ANM ...................................... 23 8.5 AUTORIDAD DEL PROCESO ................................................................................................................................... 24 8.6 LÍDERES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM ............................................................................................. 24 8.7 RESPONSABILIDADES LÍDERES DEL SIG-ANM ......................................................................................................... 24 8.8 OFICINA DE CONTROL INTERNO: ............................................................................................................................ 25 8.9 SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS .................................................. 25 8.10 AUDITORES INTERNOS ......................................................................................................................................... 25 8.11 COMUNICACIÓN ................................................................................................................................................... 25 8.12 DIVULGACIÓN Y ADOPCIÓN. .................................................................................................................................. 26 8.13 INSTANCIAS DE SEGUIMIENTO............................................................................................................................... 26 8.14 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. ................................................................................................................................... 26 8.15 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ..................................................................... 26

9. MODELO DE PROCESOS ....................................................................................................................................... 27 9.1 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................................... 27 9.2 SECUENCIA DE PROCESOS ANM ............................................................................................................................ 28 PROCESOS ESTRATÉGICOS .............................................................................................................................................. 28 EST1-C-001 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................................................................. 28 PROCESOS MISIONALES ................................................................................................................................................... 28 PROCESOS DE APOYO ...................................................................................................................................................... 30 PROCESOS DE EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................................. 31 9.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ................................................................................................................................. 31 9.4 EVALUACIÓN Y MEJORA ........................................................................................................................................ 31

10. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................................................................................ 32 10.1 POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................................................... 33 10.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................................................................ 33 10.3 POLÍTICA AMBIENTAL ............................................................................................................................................ 34 10.4 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN .................................................................................. 34

11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM ........................................................................................ 35 11.1 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................................ 35 LOS CUALES CORRESPONDEN A LOS MISMOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD ................................................... 35 11.2 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................................................... 35 11.3 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ................................................................................................. 36 11.4 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN ....................................... 36

12. MANUALES .......................................................................................................................................................... 36

13. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................................................... 36

14. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ............................................................................................................................. 37

15. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN .......................................................................... 37

16. ANEXOS .............................................................................................................................................................. 38

APROBACIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .......................................................................................... 39



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1. PRESENTACIÓN

La Agencia Nacional de Minería – ANM, ha desarrollado el Sistema Integrado de Gestión – SIG-ANM adoptando el Modelo de Procesos, basado en el ciclo de mejora continua P – H – V – A con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus partes interesadas pertinentes. El Sistema Integrado de Gestión de la ANM, tiene como finalidad: orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de las Normas Internacionales del Subsistema de Gestión de la Calidad SGC, Subsistema de Gestión de Seguridad & Salud Ocupacional S&SO, Subsistema de Gestión Ambiental SGA, Subsistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Subsistema de gestión documental, el Sistema de Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y las demás normas que la Entidad decida adoptar; en el marco de un adecuado direccionamiento estratégico institucional que permita la optimización de recursos y procesos, en pro de garantizar la eficiencia administrativa y una gestión pública transparente y responsable. Este manual define el marco conceptual, los componentes y lineamientos del Modelo de Procesos de la Agencia Nacional de Minería – ANM, el cual se ejecuta de manera articulada con los componentes de estrategia, servicios, cultura y tecnología que le permiten desarrollar sus funciones y atender satisfactoriamente a sus partes interesadas pertinentes y grupos de interés. Se constituye en una herramienta de consulta por parte de las partes interesadas pertinentes de la Entidad; permite observar el cumplimiento de los requisitos de las Normas Internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007 el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Es así, como el Modelo por Procesos orienta la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas, la gestión del conocimiento e innovación, la mejora continua, la toma de decisiones basada en evidencias y el fortalecimiento de los métodos y herramientas de seguimiento, medición y control. Para la ANM es fundamental la participación y compromiso de todas las partes interesadas pertinentes, grupos de valor y colaboradores de le Entidad.



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2. GENERALIDADES MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar una herramienta de tipo gerencial de fácil consulta, para las partes interesadas pertinentes, grupos de valor y colaboradores de la Entidad, que permita orientar la gestión frente a la implementación de las políticas, procesos y procedimientos definidos para la operación institucional, en donde se describe la interacción de los procesos y los controles definidos para , mejorar los resultados de la organización, con base en los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las Normas Internacionales ISO adoptadas por la Entidad y demás normativa legal vigente que le aplique a la ANM.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Implementar el diseño institucional de procesos estableciendo una relación de equilibrio entre los resultados esperados, la exposición al riesgo y los recursos utilizados.

• Fortalecer la coordinación, participación, responsabilidad y articulación entre los procesos, servidores públicos y contratistas, para involucrar a toda la ANM en la gestión por procesos y el ciclo de la mejora continua.

• Fomentar la identificación y gestión de procesos de forma transversal para eliminar las barreras que limitan la mejora continua cuando se crean mecanismos de operación, gestión y control independientes para cada proceso o grupos de trabajo de la ANM.

• Racionalizar permanentemente el uso de los recursos, los Sistemas de Gestión y la organización interna, estandarizando las actividades necesarias para cumplir la misión y lograr los objetivos de la ANM.

• Aplicar los mecanismos de planeación, autocontrol y evaluación para garantizar la mejora continua.

• Integrar el Modelo de Procesos a la cultura organizacional para que las acciones y operaciones que se realizan cotidianamente respondan a los niveles de calidad, oportunidad y confiabilidad establecidos por la ANM.

2.3 ALCANCE

Este documento está dirigido a todos los servidores públicos y colaboradores en la ANM, así como a todos sus procesos, clientes y partes interesadas pertinentes.

2.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del presente manual, son aplicables los términos y definiciones establecidas en el capítulo 3 de la Norma Internacional ISO 9001:2015 e ISO 9000:2015. Para la orientación del presente manual, se relacionan los siguientes términos específicos:

• Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. • Calidad: “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” • Capacidad Institucional1: la habilidad que debe tener una organización para cumplir su misión de una forma eficaz y eficiente

1 (Carol De Vita y Cory Fleming/ Building Capacity in Non Profit Organizations)”.



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• Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.

• Gestión: “Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad” • Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la ANM • Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o

actividad. • Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo un proceso y las características de esta, definen

él quien hace que, como, porque, cuando y donde. • Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman

elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.

2.5 ABREVIATURAS

• ANM: Agencia Nacional de Minería

• ISO: International Organization for Standardization

• MECI: Modelo estándar de control interno

• NTC: Norma Técnica Colombiana

• SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

• S&SO: Seguridad y Salud Ocupacional

• SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• SGA: Sistema de Gestión Ambiental

• SG-SI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión.

• SIG- ANM: Sistema Integrado de Gestión - Agencia Nacional de Minería

• MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

• SGD: Sistema de Gestión Documental.

2.6 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM

A continuación, se presentan los principios (establecidos en el capítulo 2.3 de la ISO 9000:2015) del SIG-ANM, los cuales serán usados como marco para guiar a la Entidad hacia un mejor desempeño.

• Enfoque al cliente: El enfoque principal de la gestión de la calidad es cumplir con los requisitos del cliente y tratar de exceder las expectativas del cliente.

• Liderazgo: Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de los objetivos de la calidad de la organización.

• Compromiso de las personas: Las personas competentes, empoderadas y comprometidas en toda la organización son esenciales para aumentar la capacidad de la organización para generar y proporcionar valor.

• Enfoque a procesos: Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

• Mejora: Las organizaciones con éxito tienen un enfoque continuo hacia la mejora.



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• Toma de decisiones basada en la evidencia: Las decisiones basadas en el análisis y la evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de producir los resultados deseados.

• Gestión de las relaciones: Para el éxito sostenido, las organizaciones gestionan sus relaciones con las partes interesadas pertinentes, tales como los proveedores.

2.7 PRINCIPIOS DEL MODELO DE PROCESOS

Para garantizar la adecuada operación del modelo por procesos de la ANM, los servidores públicos deben aplicar los siguientes principios, entre los cuales están los correspondientes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así: • Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público de la ANM para controlar su trabajo, detectar desviaciones y

efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función u obligación.

• Autorregulación: Es la capacidad institucional y profesional de los servidores públicos de la ANM para implementar políticas y aplicar procedimientos conforme a la normatividad legal vigente.

• Autogestión: Es la capacidad institucional y profesional de los servidores públicos de la ANM, para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.

• Eficacia: Capacidad de los servidores públicos de la ANM, para cumplir con los objetivos y metas derivadas de las funciones y obligaciones designadas empleando las mejores prácticas de calidad.

• Eficiencia: Capacidad de los servidores públicos de la ANM, para logar las metas y propósitos institucionales haciendo un adecuado y transparente uso de los recursos.

• Efectividad: Capacidad de los servidores públicos de la ANM, para evaluar el impacto que genera el cumplimiento de las metas y propósitos institucionales en el marco del cumplimiento de la función designada la Entidad y a los servidores públicos.

• Integridad, transparencia y confianza: Es un principio fundamentes para el buen gobierno de la ANM, que implica el compromiso de los servidores públicos para actuar con moralidad, eficiencia y responsabilidad frente a la gestión pública.

• Orientación a resultados: Consiste en dirigir todas las actuaciones administrativas de la Entidad al cumplimiento de los objetivos estratégicos, planes, programas, proyectos y políticas, actuando de forma eficaz, eficiente y efectiva para garantizar la satisfacción del cliente interno y externo.

• Articulación interinstitucional: Consiste en garantizar que exista una adecuada coordinación en la implementación de las policitas, planes y proyectos con las entidades del sector y demás entidades del gobierno nacional.

• Excelencia y calidad: Consiste en garantizar que el resultado de la gestión pública que desarrolla cada uno de los servidores públicos de la ANM, proporciones servicios oportunos y con calidad.

• Aprendizaje e innovación: Consiste en implementar al interior de la ANM la Política de Gestión del Conocimiento e Innovación, implementar adecuados procedimientos que permitan aprovechas los conocimientos y aprendizajes profesionales del día a día.

• Toma de decisiones basada en evidencia: Consiste en generar captura, análisis de datos e información desde cada uno de los procesos de la ANM, con el fin de proporcionar insumos y trazabilidad en la gestión que permitan la toma de decisiones.



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3. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 3.1 CONTEXTO

La Agencia Nacional de Minería – ANM. Es una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al ministerio de Minas y Energía MINMINAS; Entidad creada con el objeto de administrar integralmente los recursos minerales de propiedad del Estado y promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes y en coordinación con las autoridades ambientales en los temas que se requieran, lo mismo que hacer seguimiento a los títulos de propiedad privada del subsuelo cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la ley.

El análisis de contexto interno y externo de la ANM se encuentra descrito en el Anexo 06 Análisis de Contexto de la ANM

3.2 FUNCIONES

Ejercer las funciones de autoridad minera o concedente en el territorio nacional. Administrar los recursos minerales del Estado y conceder derechos para su exploración y explotación. Promover, celebrar, administrar y hacer seguimiento a los contratos de concesión y demás títulos mineros para la exploración y

explotación de minerales de propiedad del Estado cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la ley.

Diseñar, implementar y divulgar estrategias de promoción de la exploración y explotación de minerales. Proponer y apoyar al Ministerio de Minas y Energía en la formulación de la política gubernamental y en la elaboración de los

planes sectoriales en materia de minería, dentro del marco de sostenibilidad económica, social y ambiental de la actividad minera. Administrar el catastro minero y el registro minero nacional. Mantener actualizada la información relacionada con la actividad minera. Liquidar, recaudar, administrar y transferir las regalías y cualquier otra contraprestación derivada de la explotación de minerales,

en los términos señalados en la ley. Determinar la información geológica que los beneficiarios de títulos mineros deben entregar, recopilarla y suministrarla al Servicio

Geológico Colombiano. Desarrollar estrategias de acompañamiento, asistencia técnica y fomento a los titulares mineros con base en la política definida

para el sector y en coordinación con las autoridades competentes. Administrar y disponer de los bienes muebles e inmuebles que pasen al Estado por finalización de los contratos de concesión y

demás títulos mineros en que aplique cláusula de reversión. Promover la incorporación de la actividad minera en los planes de ordenamiento territorial. Apoyar la realización de los procesos de consulta previa a los grupos étnicos en coordinación con las autoridades competentes. Dar apoyo al Ministerio de Minas y Energía en la formulación y ejecución de la política para prevenir y controlar la explotación

Ilícita de minerales. Fomentar la seguridad minera y coordinar y realizar actividades de salvamento minero sin perjuicio de la responsabilidad que

tienen los particulares en relación con el mismo. Reservar áreas con potencial minero, con el fin de otorgarlas en contrato de concesión. Ejercer las demás actividades relacionadas con la administración de los recursos minerales de propiedad estatal. Las demás que le sean asignadas y que le delegue el Ministerio de Minas y Energía, de conformidad con las normas vigentes.



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3.3 MISIÓN

Administrar los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y transparente a través del fomento, la promoción, otorgamiento de títulos, seguimiento y control de la exploración y explotación minera, a fin de maximizar la contribución del sector al desarrollo integral y sostenible del país.

3.4 VISIÓN

Ser al 2019 referente nacional e internacional de autoridad minera especializada, con alto nivel tecnológico, ágil, efectivo y transparente que contribuye al crecimiento de la actividad minera y la industria del país, con responsabilidad social y ambiental.

3.5 DOMICILIO

La Agencia nacional de Minería cuenta con una sede central en Bogotá D.C. distribuida en tres (3) torres y diecinueve (19) sedes distribuidas en el territorio colombiano, la descripción de estas es:

3.5.1 SEDE CENTRAL

Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 4 Pisos (8, 9 y 10) - Bogotá D.C. – Colombia Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 7 Piso (2) - Bogotá D.C. – Colombia Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 3 Local 107 - Bogotá D.C. – Colombia

3.5.2 PUNTOS DE ATENCIÓN REGIONAL

Bucaramanga: Carrera 20 No. 24 – 71. Cali: Calle 13 No 100 – 35 Edificio Torre Empresarial, oficinas 201 y 202 Barrio Ciudad Jardín. Cartagena: Carrera. 20 No. 24 A – 08 Manga, sector Villa Susana. Cúcuta: Calle 13 A No. 1E – 103, Barrio Caobos. Ibagué: Carrera 8 No. 19 – 31, Barrio Interlaken. Manizales: Calle 63 No 23C – 30, Barrio Palo grande. Medellín: Calle 32 E No. 76 – 76, Barrio Laureles El Nogal. Nobsa: Kilómetro 5, vía Sogamoso. Pasto: Calle 2 No. 23 A – 32, Barrio Capusigra. Quibdó: Calle 23 No. 4 – 26 Piso 2, Barrio Yesquita Valledupar: Carrera 19 No. 13 – 45, Centro Comercial San Luis Barrio Alfonso López.

3.5.3 ESTACIONES Y PUNTOS DE APOYO DE SEGURIDAD Y SALVAMENTO MINERO Bucaramanga: Carrera 20 No. 24 – 71, Barrio Alarcón. Cúcuta: Av. Gran Colombia No. 12E - 96 Barrio COLSAG, Ed Térreos, Piso 2 - Universidad Francisco de Paula Santander. Jamundí: Km 3 vía Jamundí - Potreritos. Marmato: Vereda El Llano - Escuela de Minas Nobsa: Km 5 vía Sogamoso, Boyacá. Pasto: Calle 27 No. 9 este 25, Barrio la Carolina. Remedios: Carrera 8 No. 11 – 85, Barrio Nuevo - Remedios, Antioquia. Ubaté: Km. 1.5 vía Ubaté, Cundinamarca.



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4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de la Agencia Nacional de Minería está reflejada en el organigrama, que podrá ser consultado en la página web de la Entidad.

5. PARTES INTERESADAS PERTINENTES

Las partes interesadas de la ANM, con sus necesidades y expectativas constituyen los grupos de valor a los cuales se dirigen todas las actividades de la Entidad. La Agencia Nacional de Minería, en su diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión ha tenido en consideración como requisito de calidad, la identificación de las partes interesadas pertinentes y necesidades de los diferentes grupos de interés con relación a sus procesos, para esto la identificación de estas partes interesadas pertinentes se realizará de acuerdo con la herramienta (Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas) la cual se puede evidenciar en el Anexo 02 Formato comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas) definida por el Grupo de Planeación y validada con los líderes de proceso.

6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, tiene determinados los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado; la secuencia e interacción de estos procesos; los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes.

Así mismo, la Agencia Nacional de Minería asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación, el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, con el fin de implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

La finalidad del Sistema Integrado de Gestión Es orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de las normas técnicas colombianas de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional / Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad de la Información y las demás normas que la entidad decida adoptar; el Direccionamiento Estratégico de la Entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos.

A continuación, se describen cada uno de los elementos del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería.

6.1 ALCANCE (ÁMBITO DE APLICACIÓN) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Gestión (SIG-ANM), para la Agencia Nacional de Minería será a nivel nacional; puntos de atención regional, estaciones de salvamento minero y puntos de apoyo de seguridad y salvamento minero.

6.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, no existen exclusiones de requisitos.

https://www.anm.gov.co/?q=organigrama-anm



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6.3 DIRECTRICES DEL MODELO DE PROCESOS

• El Modelo de Procesos es una herramienta estratégica que habilita la toma de decisiones de la ANM para alcanzar sus objetivos como autoridad Minería.

• El Modelo de Procesos debe ser implementado por todos los servidores públicos y contratistas de la ANM que administran los procesos o participan en la ejecución de estos.

• El Modelo de Procesos regula la operación y gestión de todos los procesos relacionados en el Mapa de Procesos de la ANM. • La aplicación del Modelo de Procesos es iterativa en la medida en que la implementación de oportunidades de mejora da inicio

a la identificación y priorización de nuevas acciones correctivas. • El marco conceptual del Modelo de Procesos será revisado y ajustado para asegurar que responda a las necesidades de la

Entidad. • La implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión (SIG-ANM), será responsabilidad del Presidente de la Agencia

Nacional de Minería como representante Legal, Representante de la Alta Dirección, los Vicepresidentes, los Gerentes, los Jefes de Oficina, demás servidores públicos y en general, de quienes presten sus servicios a la Entidad.

• El Representante de la Alta Dirección para el SIG-ANM, será el Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Planeación o quien haga sus veces actuará como representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

6.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NORMAS, ESTÁNDARES Y BUENAS PRÁCTICAS DEL MODELO DE PROCESOS Dentro del proceso de reorganización del Sector Minas y Energía se hizo necesario asignar nuevas funciones y redistribuir otras, con el fin de dar coherencia a su funcionamiento y lograr mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones asignadas, mediante la especialización de las instituciones que lo conforman y, en consecuencia, lograr un mejor uso de los recursos públicos y una mayor rentabilidad social, Así:

Norma Descripción general

Decreto 4131 de 2011

Por el cual se cambia la Naturaleza Jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería (INGEOMINAS).

En adelante se denomina Servicio Geológico Colombiano, siendo la entidad que tendrá por objeto realizar la investigación científica básica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico; administrar la información del subsuelo y garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y radiactivos en el país.


Por la cual se crea la Agencia Nacional de Minería, ANM, se determina su objeto y estructura orgánica como una entidad especializada encargada de los procesos de titulación, registro, asistencia técnica, fomento, promoción y vigilancia de las obligaciones emanadas de los títulos y solicitudes de áreas mineras.

Norma Descripción general

Artículo 209 de la Constitución Política

Establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Artículo 269 de la Constitución Política

Establece, entre otros aspectos, que, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Ley 87 de 1993

Establece los lineamientos para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado como un sistema y crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Ley 489 de 1998

Determina en el capítulo 4º Artículo 15, el Sistema de Desarrollo Administrativo:“(…) es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”.



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Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 - ARTÍCULO 2.2.22.3.1. Actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Para el funcionamiento del Sistema de Gestión y

su articulación con el Sistema de Control Interno, se adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG.

- ARTÍCULO 2.2.22.3.4. Ámbito de Aplicación. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo aplicará en aquellas en que el Estado posea el 90% o más del capital social.

- Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan.

- ARTÍCULO 2.2.22.3.12. Certificación de Calidad.   Las entidades y organismos públicos, que lo consideren pertinente, podrán

certificarse bajo las normas nacionales e internacionales de calidad.

Las certificaciones otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009 continuarán vigentes hasta la fecha para la cual fueron expedidas.

- ARTÍCULO 2.2.23.1. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

- El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

- ARTÍCULO 2.2.23.2. Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

- PARÁGRAFO. La Función Pública, previa aprobación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, podrá actualizar y modificar los lineamientos para la implementación del MECI.

- ARTÍCULO 2.2.22.1.5. Articulación y complementariedad con otros sistemas de gestión. El Sistema de Gestión se complementa y

articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.

El Sistema de Gestión será compatible con los modelos de acreditación específicos establecidos para los sectores de Educación y Salud, entre otros.

Resolución 104 de 2017 ANM Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la ANM y se dictan otras disposiciones.

El Modelo de Procesos toma como referente la normatividad establecida, estándares internacionales sobre la operación y gestión de procesos y buenas prácticas en la materia. Para la construcción del Manual del Sistema Integrado de Gestión - Operación y Gestión, se tuvieron en cuenta las directrices establecidas en los estándares ISO y OSHAS, su actualización debe contemplar entonces la evaluación de éstas y otras directrices cuando corresponda, así como las lecciones aprendidas por la ANM durante la adopción del Modelo de Procesos.



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6.5 PILARES DE INTEGRIDAD (VALORES)

Honestidad Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.

Respeto Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.

Compromiso Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.

Diligencia Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.

Justicia Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.

Fuente: Artículo 2ª Resolución 195 de 30 de Abril de 2018

6.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

La gestión del talento humano hace parte de la base de definición y operación del SIG-ANM. Ellas son vitales para la generación de valor y la entidad proporciona el marco de acción a través de la definición de principios y valores compartidos.

VALORES

Honestidad

Respet

o

Compromiso

Diligencia

Justicia



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6.7 CONFORMACIÓN DEL SIG-ANM

La ANM enmarca su SIG-ANM desde la integralidad y complejidad de cada uno de los Subsistemas que lo componen. Lo cual significa una interrelación e interdependencia entre ellos a través de elementos comunes y/o complementarios.

Por lo anterior, cada uno de los Subsistemas tiene una relación directa con los demás soportados en una base normativa establecida a partir de las directrices de la ISO sin desconocer que la ANM ejecuta una función pública y que esta se fortalece a través del mejoramiento de la gestión ética con el fin de fortalecer actitudes y prácticas éticas en el cumplimiento de la función pública de cada servidor del Estado (USAID, 2006).

Fuente: Autoría ANM 01 de octubre 2019

A continuación, se presentan los modelos que aplican al SIG-ANM:

6.7.1 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Comprende actividades mediante las que la organización identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados. Gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieran para proporcionar valor y lograr los resultados para las partes interesadas pertinentes.



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6.7.2 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Establecido bajo dos (2) modelos OHSAS: 18001:2007 y el Decreto Único Reglamentario DUR-1072:2015 Libro 2- Título 4- Capítulo 6, el cual tiene como finalidad la prevención de accidentes, enfermedades laborales y situaciones de emergencias, por medio de la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales.

6.7.3 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Entendido como un marco de referencia orientado a mejorar el desempeño ambiental, el cual contribuye a la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación por medio de la identificación y control de los aspectos e impactos ambientales significativos de la Entidad desde una perspectiva de ciclo de vida.

6.7.4 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

El cual se define como un ciclo de operación, que tiene como objetivo gestionar adecuadamente la seguridad y privacidad de sus activos de información, en el marco de la estrategia de Gobierno Digital antes Gobierno en Línea.

6.7.5 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Entendido como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

6.7.6 SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO

El MECI actualizado se especializa en el control de tal manera que deje de ser entendido como una herramienta de gestión más de las organizaciones; por ello, del anterior Modelo, los componentes de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico, así como el Eje Transversal de Información y Comunicación se redefinen a partir de otras dimensiones de MIPG; el MECI actualizado se basa en la estructura del COSO/INTOSAI, dado que se busca la alineación con las mejores prácticas de control, por tal razón la estructura del MECI está compuesta por los siguientes componentes:

Esta estructura se acompaña de la adaptación del esquema “Tres Líneas de Defensa”, que “proporciona una manera simple y efectiva para mejorar las comunicaciones en la gestión de riesgos y control mediante la aclaración de las funciones y deberes esenciales relacionados.

Línea Estratégica

• 1ª Línea de Defensa (Gerentes públicos y líderes de proceso o gerentes operativos de programas o proyectos de la entidad)

• 2ª Línea de Defensa (Servidores públicos que tienen responsabilidades directas frente al monitoreo y evaluación del estado de los controles y la gestión del riesgo - Jefes de planeación, coordinadores de equipos de trabajo, supervisores de contrato)

• 3ª Línea de defensa (A cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna)

Este modelo proporciona una mirada nueva a las operaciones, ayudando a asegurar el éxito continuo de las iniciativas de gestión del riesgo, y este modelo es apropiado para cualquier entidad – independientemente de su tamaño o complejidad” (IIA 2013:2). Las



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responsabilidades de la gestión de riesgos y del control están distribuidas en varias áreas y no se concentran en las oficinas de control interno; de allí que deban ser coordinadas cuidadosamente para asegurar que los controles operen.

La adaptación este enfoque se presenta a continuación:

• Ambiente de Control

• Evaluación del Riego

• Actividades de Control

• Información y Comunicación

• Actividades de Monitoreo

6.7.7 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Conforme a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017, es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, que, implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el MIPG funcione.

• Talento Humano • Direccionamiento estratégico • Gestión con valores para resultados • Evaluación de Resultados • Información y resultados • Gestión del Conocimiento • Control interno

7. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -ANM

Desde el enfoque de la integralidad propuesto para el SIG-ANM, las normas de cada uno de los Subsistemas tienen relación y se integran a lo largo de los numerales establecidos al interior de ellas. Esta conexión se puede evidenciar en Anexo 01 Integración de normas

Con lo anterior, se pretende afinar el SIG-ANM de manera permanente y alinear los recursos necesarios para su mejoramiento.

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La planificación de la prestación del servicio se realiza, de acuerdo con los Planes Operativos Anuales, así como con el establecimiento de procedimientos e instructivos de trabajo para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Para la prestación de servicios de la Agencia Nacional de Minería se cuenta con las caracterizaciones de procesos, donde se identifican los procedimientos documentados, en los cuales se definen las directrices para la prestación del servicio y se alinean con:

• Los objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio; • Los recursos específicos para los servicios y trámites;



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• Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo / prueba específica para los servicios, así como los criterios para la aceptación de éstos; y

• Los registros que proporcionan evidencia a de que los procesos misionales asociados con prestación de los servicios resultantes cumplen los requisitos.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

Los requisitos relacionados con los servicios y trámites de la Agencia Nacional de Minería se encuentran establecidos en la Ley 685 del 2001 - Código de Minas, Decreto 4134 de 2011 – Creación de la Agencia Nacional de Minería, Resoluciones Internas y en los procedimientos de ANM; y las características de calidad de los servicios y trámites se encuentran definidas en la matriz de salida no conforme.

Los requisitos de los servicios y trámites se encuentran publicados en la página web de la Entidad, así como en las diferentes pantallas de los Puntos de Atención (Principal y Regionales).

La comunicación con los clientes e interacción con partes interesadas externas se realiza a través de la página web; de forma presencial en el Grupo de Información y Atención al Minero ubicado en la Avenida Calle 26 No 59 - 51 torre 3, Local 107 y, Puntos de Atención Regional. Así como, a través de medios telefónicos: (1) 2201999 extensión 6000, Línea gratuita nacional: 01 8000 933 833 - Código Postal: 111321 - [email protected]

Las necesidades y expectativas de las partes interesadas de la Agencia Nacional de Minería podrán ser consultadas el en Anexo 02 Metodología para la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes Interesadas.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

De acuerdo con lo establecido en la Norma Internacional-ISO 9001:2015 en la cual se indica que para las entidades el Diseño y Desarrollo no se limita al aspecto de tecnológico (software), sino también a aquellos programas y proyectos y todo aquello que se oriente a la realización del producto y/o prestación del servicio; en la Agencia Nacional de Minería, el diseño y desarrollo se aplica para la generación de proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad; de acuerdo con lo establecido en la Metodología General Ajustada del Departamento Nacional de Planeación.

7.3.1 HOMOLOGACIÓN DE DISEÑO Y DESARROLLO

Conforme a la Guía Metodología General Ajustada - MGA

7.3.1.1 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

7.3.1.1.1 Planificación del diseño y desarrollo

Módulos de:

• Identificación - Plan de Desarrollo, Problemática, Participantes, Población, Objetivos y Alternativas

• Preparación - Necesidades, Análisis Técnico, Localización, Cadena de Valor, Riesgos, Ingresos y Beneficio, Prestamos y depreciación

• Evaluación – Flujo Económico, Indicadores y Decisión

mailto:[email protected]



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• Programación – Indicadores de Producto, Indicadores de gestión, Fuentes de financiación, Resumen del Proyecto

7.3.1.1.2 Entradas para el diseño y desarrollo

Módulo de

* Preparación - Necesidades, Análisis Técnico, Localización, Cadena de Valor, Riesgos, Ingresos y Beneficio, Préstamos y depreciación

7.3.1.1.3 Controles del diseño y desarrollo

Módulos de:

* Evaluación – Flujo Económico, Indicadores y Decisión

* Programación – Indicadores de Producto, Indicadores de gestión, Fuentes de financiación, Resumen del Proyecto

Herramienta del DNP – Seguimiento a proyectos de Inversión – SPI – Modulo de seguimiento (mensual)

Seguimientos internos de la entidad

Reportes de seguimiento del DNP

Salidas del diseño y desarrollo

Herramienta del DNP – Seguimiento a proyectos de Inversión – SPI – Modulo de seguimiento (mensual)

Seguimientos internos de la entidad

Reportes de seguimiento del DNP.

7.3.1.1.4 Cambios del diseño y desarrollo

Herramienta del DNP – Sistema unificado de inversiones y finanzas publicas – SUIFP – Modulo de seguimiento (mensual)

Programación - crear solicitud y pasa por viabilidad interna de la ANM, DEL Ministerio de Minas y Energía y el DNP



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7.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La entidad planifica y controla el diseño y desarrollo del producto y/o servicio a través de las siguientes etapas de diseño y desarrollo con la metodología en referencia:

Fuente: Manual conceptual de la Metodología General Ajustada (MGA)

Es decir, cuando se transforman en forma completa los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio; por ejemplo, en la automatización de un proceso como el Sistema de Información Minera.



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Fuente: Manual conceptual de la Metodología General Ajustada (MGA)

7.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO

Los elementos de entrada para los proyectos que se desarrollan en la Agencia Nacional de Minería, están definidos en la etapa de Pre inversión de acuerdo con la formulación del mismo, estableciendo los elementos de entrada en la Identificación, justificación del proyecto y su preparación. Los registros específicos se definen la Justificación del proyecto y la definición que se realiza en aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación mediante la Metodología General Ajustada MGA y el adecuado diligenciamiento de los formatos que hacen parte de la metodología diseñada por el DNP para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública.

7.3.4 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Los Resultados del Diseño y Desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada, proporciona la información apropiada para la adquisición de bienes y/o servicios, la producción y la prestación del servicio, de acuerdo con el desarrollo del proyecto definido

7.3.5 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO Y VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La Agencia Nacional de Minería realiza la revisión y verificación del diseño y desarrollo a través de la etapa de Inversión, durante la Ejecución y Seguimiento de proyectos de inversiones y finanzas públicas., para esto se apoya en el aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación y la metodología diseñada para el reporte correspondiente de los proyectos de inversión utilizada por el DNP. Los registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria se realizan a través del reporte en el SUIFP - Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas.



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7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La Agencia Nacional de Minería realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse que los productos y/o servicios resultantes son capaces de satisfacer los requisitos para su aplicación especificado., de acuerdo con la operación y evaluación Expost de los proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad y mediante la generación del beneficio a través de los bienes y servicios generados. Adicionalmente cada proyecto en su operación presenta los avances correspondientes que permiten realizar el análisis correspondiente de impacto del mismo.

7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Los cambios en el diseño y desarrollo se identifican y de acuerdo con cada una de las etapas que se desarrollan en el proyecto; se revisan, verifican, validan y aprueban según aplique. Es decir, si el proyecto en la etapa de planificación al realizar la formulación y preparación del mismo tiene algún cambio., estos se revisan, se verifican y aprueban por las instancias correspondientes en las Vicepresidencias de la Agencia Nacional de Minería y Grupo de Planeación, para que el proyecto pueda continuar en sus etapas de desarrollo y operación.

8. PARTICIPACIÓN, ROL, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

El SIG-ANM establece como prioridad la definición de los roles y responsabilidades, autoridad y comunicación frente al sistema con el fin de constituir las bases necesarias para su operación y mejora. En el mismo sentido, prioriza la toma de conciencia y el desarrollo de la competencia necesaria de cada una de las personas que desde su rol participa en el SIG-ANM.

Por otro lado, la comunicación organizacional e informativa se constituye en un soporte para garantizar la producción, circulación y socialización de la información al interior y hacia el exterior de la ANM. Ello fomentará la participación en la planeación y retroalimentación de los grupos de interés en el quehacer organizacional. (Ver el Anexo 5 Matriz de Rol, responsabilidad y autoridad)

8.1 ALTA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la Agencia Nacional de Minería adquirió el compromiso para disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano que apoyen el desarrollo e implementación del SIG, así como la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad.

Responsabilidad:

La implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión (SIG-ANM), será responsabilidad de la Presidenta de la Agencia Nacional de Minería como representante Legal.

8.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

De acuerdo a Resolución 174 del 20 de abril de 2018 está conformado por:

El Vicepresidente Administrativa y Financiera (Quien lo preside)

El Presidente(a) de la ANM o su delegado

El Vicepresidente de Contratación y Titulación Minera

El Vicepresidente de Seguimiento, Control y Seguridad Minera



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El Vicepresidente de Promoción y Fomento

El jefe de la Oficina de Tecnología e Información

El jefe de la Oficina Jurídica o su delegado

El Coordinador del Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones

El Coordinador del Grupo de Talento Humano

El Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos

El Coordinador del Grupo de Planeación quien será el Secretario Técnico, quienes orientan la implementación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

8.3 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Para facilitar el direccionamiento del Sistema Integrado de Gestión, el Coordinador(a) del Grupo de Planeación o quien haga sus veces actuará como Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión de la ANM.

8.4 ADMINISTRADOR(A) O COORDINADOR(A) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN –SIG-ANM

El Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Planeación o quien haga sus veces actuará como Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

Las Responsabilidades del representante de la alta dirección serán las siguientes:

• Asesorar al Presidente de la Agencia Nacional de Minería y del Equipo Directivo para el impulso, diseño, construcción, consolidación, implementación, mejora y mantenimiento del SIG-ANM.

• Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG-ANM.

• Procurar que se establezcan y mantengan procesos necesarios para la implementación, mejora y mantenimiento del SIG-ANM.

• Someter a consideración del equipo Directivo del Sistema Integrado de Gestión, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y mantenimiento del SIG-ANM para su correspondiente aprobación.

• Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG-ANM, cuando se considere necesario.

• Promover la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

• Representar a la Agencia Nacional de Minería frente a los organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

• Citar a las reuniones que considere necesarias para el adecuado desarrollo y mantenimiento del SIG-ANM.

• Ser el secretario técnico del equipo Directivo.

• Las demás relacionadas con las funciones descritas.



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8.5 AUTORIDAD DEL PROCESO

La Alta Dirección es la máxima autoridad del proceso encargada de la toma de decisiones de este y de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades. Es el responsable de la aprobación del proceso y de los productos y/o servicios derivados del mismo.

8.6 LÍDERES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM

Son líderes de proceso los vicepresidentes, jefes de oficina, coordinadores de grupo quienes orientan desde la fase de planeación hasta la evaluación, el mejoramiento continuo de los procesos asignados.

8.7 RESPONSABILIDADES LÍDERES DEL SIG-ANM

Las responsabilidades de los líderes del Sistema Integrado de Gestión, serán las siguientes:

1. Implementar acciones o estrategias de sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo

con las directrices emitidas por la Alta Dirección y el Representante Legal de la Entidad.

2. Proponer y aprobar ajustes al diseño de los procesos y procedimientos, con el fin de lograr las metas y objetivos de operación del mismo.

3. Gestionar integralmente los riesgos de los procesos a su cargo.

4. Gestionar (diseñar, modificar, eliminar, aprobar, divulgar e implementar) la documentación de los procesos asignados, con el acompañamiento técnico y asesoría del Grupo de Planeación de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.

5. Realizar seguimiento y monitoreo sobre la operación de los procesos para identificar acciones de mejora, con el acompañamiento técnico y asesoría del Grupo de Planeación de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.

6. Prever e informar al Grupo de Planeación de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera los cambios que puedan afectar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión, en lo relacionado con los procesos asignados.

7. Identificar no conformidades e implementar las respectivas acciones correctivas bajo la metodología y tiempos definidos el Grupo de Planeación de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.

8. Gestionar el conocimiento adquirido en la operación de los procesos que lidera, conforme a los procesos definidos.

9. Desarrollar planes o estrategias que propendan por la optimización, automatización y simplificación de los procesos, procedimientos, trámites y servicios asignados.

10. Promover la apropiación del Sistema Integrado de Gestión de los procesos asignados.

11. Motivar y permitir la asistencia de los colaboradores a cargo, a las sesiones de formación y capacitación de SIG.

12. Validar la identificación, implementación y aplicación de controles y/o medidas administrativas a implementar, basadas en la administración del riesgo.



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8.8 OFICINA DE CONTROL INTERNO:

Debe realizar su actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría, contribuyendo de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de administración del riesgo, control y gestión de la Entidad. Igualmente acatar los 5 tópicos determinados en el Decreto 1537 de 2001, especialmente en lo relacionado con el fortalecimiento de la cultura del control en la entidad. De igual manera (). Velar por el aseguramiento de la Calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control son los responsables de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Nota: El Jefe de Control Interno NO podrá ser designado como representante de la dirección para la implementación del MECI, ya que sería una violación a su independencia, en tanto que su función es la de evaluar el estado del Sistema de Control Interno.

8.9 SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS

Participar activamente en las iniciativas de mejora y ejecutar acciones que permitan la sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema de

Gestión Institucional en el corto, mediano y largo plazo. De igual manera, tienen a su cargo el desarrollo de la autoevaluación

permanente a los resultados de su labor y la aplicación del ejercicio de autocontrol en sus puestos de trabajo.

8.10 AUDITORES INTERNOS

Son profesionales que laboran en diversas áreas de la Agencia Nacional de Minería, que han sido debidamente capacitados y

entrenados para apoyar la realización de las auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión bajo las directrices del Grupo

Interno de Trabajo de Planeación.

8.11 COMUNICACIÓN

Para la divulgación del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, la entidad dispone las siguientes estrategias

y elementos de comunicación:

Mecanismos de

Divulgación

Artículos en la pantalla de inicio de los equipos de los servidores públicos y contratistas Slide de noticias en la página de inicio de la Intranet Correos de comunicaciones internas masivas- Comunicaciones ANM Pantallas de Divulgación.

Reuniones de Socialización

Comunicación y presentación de temas específicos: Estrategias.

Planes de Trabajo.

Capacitaciones y Talleres

Proporcionar conocimientos y competencia necesaria para el desarrollo de las actividades que mantienen el Sistema Integrado de Gestión:

Normas, estándares y marcos de referencia

Formulación y seguimiento de acciones preventivas correctivas y de mejora. Gestión por procesos (documentación seguimiento e indicadores)

Herramientas de Correo electrónico del Sistema Integrado de Gestión: [email protected] canaliza los

mailto:[email protected]



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comunicación requerimientos internos y externos hacia el Administrador del Sistema.

Que se comunica, quien comunica, a quién lo comunica, cómo lo comunica, que tipo de comunicación y cuándo lo comunicamos, podrá ser consultado en el Anexo 04 Matriz de comunicaciones

8.12 DIVULGACIÓN Y ADOPCIÓN.

Las políticas, objetivos y los documentos que hagan parte de cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de

Gestión, se divulgarán a los servidores públicos, contratistas, aprendices, practicantes y demás colaboradores de la Agencia

Nacional de Minería, a través del uso de medios virtuales, pantallas corporativas, al igual que las inducciones-reinducciones,

sensibilizaciones, capacitaciones y demás herramientas que la Entidad defina.

8.13 INSTANCIAS DE SEGUIMIENTO

El Comité de Gestión y desempeño de la ANM y/o comité directivo, será la instancia en donde se presenten, avances y resultados de

la implementación y mantenimiento del SIG de la ANM y allí se tomarán las decisiones que haya lugar en la materia. .

8.14 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.

El seguimiento y medición de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería se

realizará en el Plan Operativo Anual de la Entidad.

8.15 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La mejora continua es el objetivo principal del Sistema Integrado de Gestión, para el efecto, la Alta Dirección ha determinado llevar a

cabo la Revisión por la Dirección del SIG-ANM con un intervalo planificado y periodicidad de una vez al año, o antes en caso de

requerirse, a través de los comités de Gestión y Desempeño o Comités Directivos; que permitan evaluar el funcionamiento, la

conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y su sostenibilidad. Así mismo, evaluar las oportunidades de

mejora y las necesidades de realizar cambios en el Sistema Integrado de Gestión ANM, con base en los estándares de las Normas

Internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007 y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo

establecido en la normatividad aplicable.



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9. MODELO DE PROCESOS

9.1 MARCO CONCEPTUAL

El Modelo de Procesos de la Agencia Nacional de Minería es una herramienta que permite implementar, evaluar, mejorar la operación y cumplir con la función que le ha sido asignada, mediante un enfoque basado en procesos. Adicionalmente la Agencia Nacional de Minería cuenta con la descripción de los procedimientos en los cuales determina las actividades necesarias para su operación.

La siguiente figura presenta los componentes del Modelo de Procesos:

Figura 1: Componentes del Modelo de Procesos de la ANM

El modelo de operación de la Agencia Nacional de Minería está conformado por 17 procesos, agrupados en 4 tipos de procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación), los cuales interactúan entre sí, para atender y satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes. A su vez, cada uno de estos procesos cuenta con una caracterización, en la cual se describen los atributos tales como: objetivo, alcance, actividades, entradas, salidas, proveedores, clientes, procedimientos aplicables, entre otros.

Se cuenta con el procedimiento APO6-P-003 Elaboración y actualización del normograma, en el cual se establecen los lineamientos para identificar los requisitos legales y normativos aplicables a los procesos.



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9.2 SECUENCIA DE PROCESOS ANM

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Están vinculados al entorno de la alta dirección, se refieren a como se planifica, establece políticas y estrategias, se establecen objetivos, provisión de comunicación, Revisiones por la Dirección y demás directrices que fijan el rumbo de la Agencia Nacional de Minería. El mapa de procesos de la agencia nacional de minería, en su nivel de direccionamiento estratégico, considera dos procesos que hacen referencia a: la planeación estratégica y gestión integral de las comunicaciones y relacionamiento.

EST1-C-001 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

En este proceso se incluye todas las actividades relacionadas con la definición y cumplimiento de la misión y visión de la entidad, a partir de la formulación y establecimiento de estrategias, políticas, lineamientos, objetivos, planes, programas, proyectos y estándares para la ejecución de los procesos de la ANM, considerando el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, planes sectoriales, y la normatividad aplicable.

Asimismo, este proceso abarca todas las actividades a través de las cuales la agencia nacional de minería impulsa y desarrolla el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos minerales de la nación fomentando la inversión nacional y extranjera, para lograr beneficios al país, en los ámbitos social, ambiental, tecnológico y económico, también incluye las estrategias a implementar para obtener la proyección de los ingresos del sistema general de regalías (SGR), todo esto de acuerdo con el plan nacional de desarrollo, los planes sectoriales y la normatividad vigente.

EST1-C-002 GESTIÓN INTEGRAL DE LAS COMUNICACIONES Y RELACIONAMIENTO

En este proceso se incluyen todas las actividades necesarias para garantizar el fortalecimiento de la imagen institucional de la entidad, con el propósito de posicionarla como autoridad minera actuando en el marco de las estrategias de comunicación que imparta el gobierno nacional, igualmente el proceso incluye tanto los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna de los procesos sistema integrado de gestión de la entidad, así como el de regular y asegurar la comunicación externa entre la agencia y las partes interesadas.

Quedan incluidos dentro de este proceso todas las actividades llevadas a cabo por parte de la agencia nacional de minería relacionadas con la construcción de relaciones transversales entre instituciones de carácter gubernamental y no gubernamental con el fin de garantizar que las actividades misionales se lleven a cabo de manera eficaz

PROCESOS MISIONALES

Son aquellos que permiten cumplir la misión y los objetivos para el cual fue creada la Agencia Nacional de Minería, al desarrollo de la prestación del servicio.

El mapa de procesos desarrollado por la agencia nacional de minería, en su nivel misional, tiene en cuenta aquellas actividades que conducen al cumplimiento de los objetivos de la entidad desde el punto de vista de las funciones asignadas a dicha entidad mediante el decreto 4134 de 2011 y resolución 0206 de marzo de 2013.

Se consideran las actividades que la entidad lleva acabo para cumplir su misión de manera oportuna y que se constituye en la razón de ser de la entidad. En este orden de ideas se cuenta con seis grandes procesos: delimitación y declaración de áreas y zonas de interés, gestión de la inversión minera, generación de títulos mineros gestión integral para el seguimiento y control a los títulos mineros, seguridad minera, gestión del sistema integral de la información minera y atención integral y servicios a grupos de interés.



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MIS1-C-001 DECLARACIÓN DE ÁREAS Y ZONAS MINERAS DE INTERÉS

En este proceso se incluyeron todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas estratégicas procedimiento que se lleva a cabo en cumplimiento de la función, propia de la autoridad minera, de delimitar áreas especiales con potencial de minerales estratégicos para el país, con el fin de otorgarlas en contratos de concesión mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios. Igualmente este proceso incluyó todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas de reserva especial y zonas mineras, procedimientos que tienen como objetivo garantizar que las comunidades mineras de explotación tradicional desarrollen proyectos mineros especiales de acuerdo con lo estipulado en el artículo 31 del código de minas y que las comunidades mineras indígenas, de negritudes y mixtas, ejerzan su derecho de prelación para que la autoridad minera les otorgue contratos de concesión como lo consagra el código de minas.

MIS2-C-001 GESTIÓN DE LA INVERSIÓN MINERA

En este proceso se tuvo en cuenta todas las actividades que son necesarias para cumplir con la planeación de la promoción e inversión minera, cuyo objetivo es el de otorgar contratos de concesión minera mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios en las zonas delimitadas como estratégicas, al igual que establecer los procedimientos necesarios para garantizar la sostenibilidad de las inversiones mineras generadas por los contratos de concesión minera ya otorgados.

MIS3-C-001 GENERACIÓN DE TÍTULOS MINEROS

Este proceso incluye todas las actividades relacionadas con el otorgamiento de contratos de concesión para la exploración y explotación de los recursos mineros, con arreglo a lo establecido por la ley 685 de 2001 y sus decretos reglamentarios. Este proceso comprende todos aquellos procedimientos que deben ser aplicados, desde el momento de recibo de la propuesta de contrato de concesión, por parte de la autoridad concedente, hasta la inscripción del contrato único de concesión para la exploración y explotación de un determinado mineral.

MIS4-C-001 GESTIÓN INTEGRAL PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LOS TÍTULOS MINEROS

En este proceso se incluyen todas las actividades que la agencia nacional de minería desarrolla para controlar la actividad minera realizada por los titulares, con el fin que las operaciones mineras de particulares sean realizadas en forma segura, ambientalmente responsable, técnicamente viables y sostenibles y con el adecuado manejo de las contraprestaciones económicas derivadas de la explotación de los recursos minerales, de acuerdo con buenas prácticas y con la aplicación de la normatividad vigente.

Por lo tanto, en de este proceso se incluyen las actividades de fiscalización y vigilancia que realiza la entidad en cumplimiento a lo estipulado en el artículo 318 del código de minas. En este proceso también se consideran los procedimientos relacionados con la liquidación, recaudo y la transferencia de las obligaciones económicas (pago de canon superficiario y regalías).

MIS5-C-001 SEGURIDAD MINERA

En este proceso se incluyen todas las actividades que la agencia nacional de minería desarrolla para promover el mejoramiento de las prácticas mineras y la prevención de los accidentes, también abarca las actividades de entrenamiento y capacitación en materia de seguridad y salvamento minero, al igual que la atención de emergencias mineras.

MIS6-C-001 GESTIÓN INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN MINERA

Este proceso abarca todas las actividades que están relacionadas con el registro y actualización de la información relacionada con la actividad minera, tales como la inscripción de los actos administrativos, contratos de concesión y explotación, títulos de propiedad privada y de todos aquellos actos o documentos que son susceptibles de inscribirse en el registro minero nacional, al igual se incluyó las actividades relacionadas a la expedición de certificaciones de área libre, reportes gráficos y demás certificaciones que deba



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expedir el grupo interno de trabajo de oficio o a solicitud de un usuario minero.

MIS7-C-001 ATENCIÓN Y SERVICIOS A MINEROS Y A GRUPOS DE INTERÉS

Este proceso agrupa a todas las actividades que permiten construir relaciones de confianza y mutuo beneficio con los mineros, comunidades, ciudadanos, entidades y organizaciones, con el fin de atender y satisfacer sus requisitos y necesidades, basados en la normatividad vigente y políticas de atención a grupos de interés.

Dentro de este proceso encontramos actividades tales como la de suministrar información sobre los trámites mineros, brindar asesoría técnica y jurídica a los usuarios, suministrar los números pin para la radicación de autorizaciones temporales y solicitudes de legalización, expedir constancias sobre el estado de los expedientes mineros, a solicitud de autoridades y de particulares y llevar el registro y control correspondientes, entre otros.

PROCESOS DE APOYO

Brindan soporte suministrando recursos, servicios e información para el cumplimiento de la misión institucional y del funcionamiento a los procesos misionales.

El mapa de procesos de la agencia nacional de minería, en su nivel de apoyo tiene en cuenta aquellas actividades que gestionan los recursos de la entidad y soportan el desarrollo de la institución.

Se consideran todas las actividades que la entidad lleva acabo para que puedan cumplir su misión de manera oportuna, en este orden de ideas se consideran ocho grandes procesos: adquisición de bienes y servicios, administración de bienes y servicios, gestión financiera, administración de tecnologías e información, gestión del talento humano, gestión jurídica, gestión documental y gestión de servicios e infraestructura física.

APO1-C-001 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

En este proceso se incluyen todas aquellas actividades inherentes a la provisión de bienes y servicios necesarios para la operación de los procesos de la entidad, que garanticen el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.

APO2-C-001 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

En este proceso se incluyó todas aquellas actividades inherentes a la administración de los bienes y servicios que la entidad adquiere para la operación de los procesos de la entidad.

APO3-C-001 GESTIÓN FINANCIERA

En este proceso se incluyen todas las actividades relacionadas con administrar y ejecutar los recursos financieros de la agencia, a través de registro de las operaciones y presentación de informes contables, financieros, presupuestales, de tesorería y recaudo de cartera.

APO4-C-001 ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS E INFORMACIÓN

En este proceso se agruparon todas las actividades relacionadas con la administración de los elementos de infraestructura tecnológica, los sistemas de información y el levantamiento, mantenimiento y control de bases de datos, de manera segura y oportuna.

APO5-C-001 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO



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En este proceso se agruparon todas las actividades realizadas por la agencia nacional de minería que estuvieran relacionadas con el ingreso, administración, control disciplinario y retiro de los funcionarios de la entidad, al igual que las actividades en pro del desarrollo y fortalecimiento de sus competencias laborales.

APO6-C-001 GESTIÓN JURÍDICA

En este proceso se agrupan las actividades relacionadas con la atención, asesoría y apoyo jurídico oportuno en la defensa de los intereses de la agencia nacional de minería, contra las disputas o litigios interpuestos por los clientes y/o usuarios, funcionarios o entes externos.

APO7-C-001 GESTIÓN DOCUMENTAL

En este proceso se incluyen las actividades relacionadas con la administración de los documentos que produce y recibe la entidad, incluyendo la conservación y custodia de estos.

PROCESOS DE EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Procesos necesarios para medir y recopilar los datos insumo para el análisis del desempeño institucional, a partir de los cuales se plantea el mejoramiento continuo. Dentro de estos procesos se incluyen actividades de auditoría interna.

El proceso de evaluación, control y mejora tiene en cuenta aquellas actividades permanentes y sistemáticas dirigidas a medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los resultados de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales.

9.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

La planificación de la realización de los productos y/o servicios de la Agencia Nacional de Minería, así como las actividades de verificación, validación y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada producto y/o servicio y en las necesidades de los clientes.

La conformidad de los productos y/o servicios se verifica según el mecanismo de seguimiento y medición, en la matriz Control de Salida No Conforme, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, y las auditorías realizadas tanto internas como aquellas realizadas por los entes de control.

9.4 EVALUACIÓN Y MEJORA

La Agencia Nacional de Minería ha establecido mecanismos de evaluación orientados a conocer y analizar de manera permanente los avances en la gestión y los logros de los resultados y metas propuestas. Dentro de estos mecanismos se incluyen:

Evaluación del Desempeño Institucional: Comprende todos los mecanismos de autoevaluación como el Seguimiento a la gestión por parte de todos los responsables, la determinación de la percepción de las partes interesadas y la evaluación consolidada del desempeño institucional, la cual reúne todos los resultados del Sistema Integrado de Gestión.

Auditorías Internas: Comprende la evaluación independiente a la estructuración y aplicación de las disposiciones internas de la



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Agencia Nacional de Minería, para cumplir el marco normativo y los requisitos de los modelos de gestión asumidos e implementados en la ANM a través del modelo de operación. Estas se desarrollan de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Auditoría”. EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Como resultado del análisis y conclusiones de los diferentes mecanismos, se generan las acciones de mejora necesarias para fortalecer y aumentar el desempeño, de acuerdo con lo establecido en el proceso”. EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA Lineamientos para la Planeación, Ejecución, seguimiento y evaluación de las “Auditorías Internas”

10. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La política enmarca los compromisos generales de cada uno de los subsistemas que integran el SIG de la Entidad: Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental, Gestión Documental y Seguridad de la Información, quedando expresada en los siguientes términos:

La Agencia Nacional de Minería, en cumplimiento de la misión institucional se compromete a implementar, sostener y mejorar continuamente el SIG, articulando sus procesos de manera armónica y complementaria; para dar cumplimiento a los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y demás normatividad legal aplicable, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad en el logro de los objetivos institucionales, la satisfacción del cliente y demás partes interesadas, mediante el mejoramiento continuo y la gestión de los riesgos que tengan efecto en la ejecución de los procesos, en el medio ambiente, en la seguridad y salud de las personas y en la seguridad de la información documentada para su debida organización, conservación, preservación y acceso oportuno.

En virtud de lo anterior, la ANM se compromete con los siguientes objetivos del sistema:

1. La prestación de sus servicios como autoridad minera nacional, con alta calidad para lograr el mayor beneficio económico para el país, a través de la promoción, seguimiento, control y fiscalización de la actividad minera y de la estricta observancia de las normas de seguridad e higiene por las partes interesadas. 2. La protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación evitando efectos potenciales adversos, mediante el manejo de sus aspectos e impactos ambientales significativos. 3. La gestión de los riesgos laborales que promueva ambientes de trabajo sanos, saludables y seguros, que contribuyan al desarrollo de la misión de la ANM y propicien el mejoramiento de las condiciones de trabajo, salud y seguridad a todos los niveles de la organización, funcionarios, contratistas, sub-contratistas, trabajadores cooperados y trabajadores en misión. 4. El cumplimiento de las políticas que en materia de seguridad de la información se implementen en la ANM. 5. Proteger los activos de información de amenazas internas y externas que puedan afectar la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Entidad, de los clientes y partes interesadas. 6. Fortalecer el desempeño de los procesos de la ANM y la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora continua. 7. Facilitar la implementación y mantenimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la mejora en los resultados de



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los índices de buen gobierno. 8. Identificar y controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales y de los procesos; y aplicar la metodología de riesgos adoptada por la Entidad. 9. Mantener y conservar en cualquiera de sus soportes, la información documentada de los procesos de la Entidad de acuerdo a la normatividad archivística vigente, con el fin de garantizar el acceso a usuarios internos y externos, la custodia y preservación de la misma desde la fase de producción hasta la disposición final en el Centro de Memoria Institucional de la ANM.

10.1 POLÍTICA DE CALIDAD La Política del Subsistema de Gestión de Calidad de la ANM se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Norma técnica colombiana aplicable (ISO 9001). Esta política, desde el Sistema de Gestión de la Calidad y en articulación con la Política del SIG - ANM, quedará así: Todo el personal de la ANM, liderado por la Alta Dirección, está comprometido con:

1. Lograr el mayor beneficio económico para el país a través del fomento, promoción, seguimiento, control y

fiscalización de la actividad minera en condiciones seguras, con responsabilidad social y ambiental, contribuyendo

con los fines esenciales del Estado y a las metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo.

2. Enfocar nuestras acciones dentro de un marco ético y responsable, atendiendo a las necesidades y requerimientos

de los clientes y demás interesados en la gestión de la Agencia.

3. Mejorar continuamente nuestros procesos y recursos humanos, financieros y tecnológicos de manera eficaz,

eficiente y efectiva, fortaleciendo la promoción, fomento, otorgamiento, seguimiento, control y fiscalización de los

recursos minerales del país.

10.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La Política del Subsistema de seguridad y salud en el trabajo se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (OHSAS 18001) y el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo (1072 de 2015 – Capítulo 6) y en articulación con la Política del SIG-ANM, quedará así: La Agencia Nacional de Minería (ANM) administra los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y transparente a través del fomento, la promoción, otorgamiento de títulos, seguimiento, control y fiscalización de la exploración y explotación minera, a fin de maximizar la contribución del sector al desarrollo integral y sostenible del país, razón por la cual la ANM está comprometida en propiciar el mejoramiento de las condiciones de trabajo, salud y seguridad de todos los niveles de la organización; servidores públicos, contratistas y partes interesadas, mediante el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Este Subsistema de Gestión está orientado al desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, que incluye la política, la planificación, la organización, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo en toda nuestra cadena de valor.



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La Agencia Nacional de Minería protege la salud y la seguridad de sus servidores públicos y contratistas en los diferentes ambientes de trabajo; por tanto realiza las gestiones necesarias para la prevención de accidentes de trabajo y de posibles enfermedades laborales en todos los lugares de trabajo a cargo de la Agencia y se compromete a capacitar a sus colaboradores que realizan labores de campo, o en misión en espacios que no pertenecen a la Agencia, en la identificación de peligros y en la toma de medidas preventivas. El responsable asignado por la Entidad para liderar el desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuenta con el apoyo de la Alta Dirección, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST-, funcionarios y contratistas en general, mediante el compromiso de todos en la implementación, seguimiento y control del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SGSST-. Existe un firme compromiso de la ANM, en cuanto al cumplimiento de la legislación colombiana en seguridad y salud del trabajo establecida por el Gobierno Nacional sobre la materia. Igualmente, se compromete en cumplir los lineamientos de la norma OHSAS que se hayan adoptado. Para el cumplimiento de esta política y el logro de los objetivos propuestos por la Alta Dirección, permanentemente la ANM orientará sus esfuerzos y destinará los recursos físicos, económicos y de talento humano requeridos para la oportuna identificación, valoración e intervención de los peligros que puedan generar accidentes de trabajo, enfermedades laborales y emergencias, así como los que se requieran para el desarrollo efectivo de actividades y programas que contribuyan a la eficiencia, la competitividad y la buena imagen organizacional.

10.3 POLÍTICA AMBIENTAL La Política del Subsistema Ambiental se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (ISO 14001). Esta política, desde el Sistema de Gestión Ambiental y en articulación con la Política del SIG-ANM, está comprometida con:

1. Cumplir los requisitos legales ambientales y otros requisitos ambientales suscritos voluntariamente, los cuales se encuentren vigentes y sean aplicables a la Entidad en el marco de sus competencias legales.

2. Proteger el medio ambiente por medio de la prevención de la contaminación resultante de los aspectos e

impactos ambientales de la Entidad y aquellos sobre los cuales pueda tener control. 3. Mejorar continuamente la gestión y el desempeño ambiental.

10.4 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN La Política del Subsistema de Seguridad y Privacidad de la Información se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (ISO 27001). Esta política, desde el Sistema de Seguridad de la Información y en articulación con la Política del SIG-ANM, liderado por la Alta Dirección está comprometida con:

1. Cumplir con los tres pilares de la Seguridad de la Información (Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad) 2. Identificar y proteger los activos de información de la Entidad, valorar criticidad y aplicar controles asociados

a los mismos. 3. Minimizar el riesgo en el uso de la información en cada uno d los procesos de la Entidad con respecto a la

integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.



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4. Apoyar y asesorar a la Oficina de Tecnología e Información en el direccionamiento de la Seguridad y Privacidad de la Información.

5. Establecer procedimientos e instructivos en materia de Seguridad y Privacidad de la Información para un mejor

desarrollo en los procesos. 6. Gestionar de manera adecuada los incidentes de seguridad de la información que afecte la integridad,

confidencialidad y disponibilidad de la misma. 7. Desarrollar estrategias para la continuidad de los servicios prestados por la Entidad, frente a riesgos que

afecten la seguridad y privacidad de la información. 8. Cumplir la normatividad legal vigente de transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional,

la política de Gobierno Digital de MinTIC, Seguridad Digital, la ley estatutaria de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios, y demás legislación aplicable a la ANM.

9. Fortalecer la cultura de seguridad y privacidad de la información en los funcionarios, contratistas, terceros,

aprendices, practicantes y proveedores.

11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM

11.1 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

LOS CUALES CORRESPONDEN A LOS MISMOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD

a) Contribuir al desarrollo integral y sostenible del sector y del país, promoviendo el incremento de los estándares

sociales y ambientales

b) Cumplir estándares óptimos de satisfacción con los servicios ofrecidos a los usuarios.

c) Fortalecer el seguimiento integral y control de los títulos mineros en los aspectos económicos, técnicos, jurídicos

y de seguridad minera.

d) Optimizar la gestión de concesión de títulos y trámites asociados a la titularidad.

e) Fortalecer el posicionamiento de la actividad minera a nivel nacional e internacional

f) Estructurar e implementar el sistema integral de la gestión minera

g) Consolidar el fortalecimiento institucional

h) Fortalecer la articulación interinstitucional

i) Estructurar e implementar el sistema de gestión documental efectivo.

11.2 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Cumplir los requisitos legales vigentes en materia de seguridad y salud en el trabajo. 2. Identificar y gestionar permanentemente los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los colaboradores y

partes interesadas, de acuerdo a la normatividad legal vigente en el desarrollo de las actividades laborales y contractuales.



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3. Generar los mecanismos para atender los riesgos psicosociales a los que los colaboradores se ven expuestos. 4. Minimizar los incidentes y accidentes de trabajo, como también las enfermedades laborales, por medio de

actividades de prevención.

11.3 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

1. Asegurar los recursos necesarios para el sostenimiento del sistema de gestión ambiental, en especial aquellos orientados al cumplimiento de los requisitos legales ambientales y otros requisitos ambientales suscritos voluntariamente, los cuales se encuentren vigentes sean aplicables a la Entidad.

2. Identificar, gestionar, controlar y disminuir los aspectos e impactos ambientales en especial aquellos de mayor significancia, los cuales se encuentren bajo control o influencia de la Entidad en el marco de sus competencias legales.

3. Implementar planes, proyectos o programas orientados al uso racional y eficiente de los recursos bajo los cuales tenga control o influencia la Entidad en el marco de sus competencias legales.

Los objetivos ambientales están enmarcados en los compromisos fijados en la política ambiental y para su logro estarán respaldos por la definición e implementación de planes, proyectos o programas ambientales.

11.4 OBJETIVOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y PRVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

1. Establecer lineamientos en las políticas de Seguridad y Privacidad de la Información para proteger los activos de información en la Agencia Nacional de Minería, mediante la incorporación de buenas prácticas alineadas con la operación institucional, visión estratégica y requerimientos regulatorios.

2. Mantener una interacción constante con los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño;

en especial, cuando se identifiquen inconvenientes u oportunidades de mejora para el buen direccionamiento de la gestión de Seguridad y Privacidad de la Información.

3. Guardar estricta confidencialidad y privacidad con la información a la que se tenga acceso en ejercicio de

sus funciones.

12. MANUALES Manual de Políticas de Seguridad de la Información: el manual podrá ser consultado de manera detallada en la intranet de la Entidad.

13. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como “Caracterización de Procesos”, que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y usuarios,

http://intranet/intranet/node/1367



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los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus procesos. La caracterización de los procesos en la Agencia Nacional de Minería contiene como mínimo:

• Objetivo del proceso • Alcance • Líder del proceso • Responsables de ejecución • Proveedores e insumos o entradas, ciclo del PHVA al que pertenece, actividad, procedimiento relacionado,

productos y/o servicios o salidas y cliente. • Recursos asociados a la gestión del proceso, • Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso, • Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros de este.

La caracterización de procesos asegura la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y seguimiento de los procesos mediante la documentación asociada a cada proceso. Ella describe la funcionalidad de cada uno de los procesos y se encuentra de manera detallada en la http://isolucion.anm.gov.co

14. INFORMACIÓN DOCUMENTADA Se adoptó una metodología APO-P-001 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA y APO-007-P-001-I-001 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL01 INSTRUCTIVO CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA INTEGRADO DE LA ANM, que permite la estandarización en los documentos generados y administrados por el Sistema Integrado de Gestión, para garantizar además su actualización y disposición bajo criterios institucionales en herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y partes interesadas externas: Punto de uso interno: http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM Punto de uso externo: https://www.anm.gov.co/?q=acceso-isolucion

15. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN Este documento tiene su punto de uso interno en http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM, modulo documentación-manuales y su contenido aplica y/o hace referencia a las Normas Internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007, ISO IEC 27001:2013. Son responsables de su implementación y cumplimiento los servidores públicos designados con responsabilidad por la Dirección para liderar, gestionar y controlar cada uno de los diecisiete (17) procesos establecidos, que interactúan en desarrollo de su actividad principal; así como para la totalidad del personal. Con especificidad, la responsabilidad queda asignada, así: • Este manual es de estricto cumplimiento para todos los servidores Públicos de la Agencia Nacional de Minería. • El Grupo de Planeación realiza la revisión técnica del Manual Integrado de Gestión y lo somete a aprobación del

representante de la Alta Dirección.

http://isolucion.anm.gov.co/

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM

https://www.anm.gov.co/?q=acceso-isolucion

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM



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16. ANEXOS

Anexo 01 Integración de normas Anexo 02 Metodología para la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes Interesadas

• Metodología Para La Comprensión De Las Necesidades Y Expectativas De Las Partes Interesadas • Formato Comprensión De Las Necesidades Y Expectativas De Las Partes Interesadas

Anexo 03 Matriz de partes interesadas 1. Planeación Estratégica 2. Gestión de las Comunicaciones 3. Delimitación y Declaración de Áreas 4. Gestión de la Inversión Minera 5. Generación de Títulos Mineros 6. Seguimiento y Control a Títulos Mineros 7. Seguridad Minera 8. Información Minera 9. Atención Integral y Servicios a Grupos de Interés 10. Adquisición de Bienes y Servicios 11. Administración Bienes y Servicios 12. Gestión Financiera 13. TIC 14. Talento Humano 15. Gestión Jurídica 16. Gestión Documental 17. Evaluación Control y Mejora

Anexo 04 Matriz de comunicaciones Anexo 05 Matriz de Rol, responsabilidad y autoridad Anexo 06 Análisis de Contexto de la ANM Anexo 07 Informe Revisión por la Dirección

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/METCOMPPARINT_1.docx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/1.Planeacinestratgica_1.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/2.Gestindelascomunicaciones.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/3.Delimitacionydeclaraciondeareas.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/4.Gestiondelainversionminera.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/5.GeneracindeTitulosMineros.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/6.Seguimientoycontrolatitulosmineros.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/7.SeguridadMinera.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/8.InformacionMinera.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/9.Atencinintegralyserviciosagruposdeinters.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/10.AdquisiciondeBienesyServicios.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/11.AdministracionBienesyServicios.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/12.Gestinfinanciera.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/13.TIC.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/14.Talentohumano.xlsx

http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM/BancoconocimientoANM/9/956b3807b85d43bd84f119ed8d8c0e06/15.Gestinjuridica.xlsx



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VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 26/06/2014 Creación del documento.

2 31/10/2018

Se actualizan las condiciones dada la actualización de las Normas ISO y las referencias de las Normas técnicas Colombianas, NTC- ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y el marco normativo colombiano, Decreto 1499 de 2017, ARTÍCULO 2.2.22.3.2 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

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Se actualizan referencias PARTES INTERESADAS PERTINENTES, CONFORMACIÓN DEL SIG-ANM. SUBSISTEMAS: DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL INTERNO. PARTICIPACIÓN, ROL, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Se suprime lo relacionado a EQUIPO DE TRABAJO 8.7 EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG. 8.8 FUNCIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG 8.9 REUNIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG 8.10 EQUIPO OPERATIVO DEL SIG 8.11 RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG 8.12 REUNIONES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG 8.13 EQUIPO EVALUADOR 8.14 GRUPO LIDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y la promesa de valor, de acuerdo a la actualización de la política del Sistema Integrado de Gestión Se actualiza la tabla de Anexos Anexo 02 Metodología para la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes Interesadas (2 archivos) Anexo 03 Matrices de partes interesadas (17 Archivos) Anexo 04 Matriz de comunicaciones Anexo 05 Matriz de Rol, responsabilidad y autoridad Anexo 06 Análisis de Contexto de la ANM Anexo 07 Informe Revisión por la Dirección

APROBACIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ELABORÓ REVISÓ:

APROBÓ:

NOMBRE: Jhon Alexander Gómez Arévalo NOMBRE: Paola Andrea Calderon Vargas NOMBRE: Aura Isabel González Tiga

CARGO: Contratista - Grupo Interno de Planeación

CARGO: Experto (E) G3-08- Grupo Interno de Planeación

CARGO: Vicepresidente Administrativo y Financiero

FECHA: 09/Oct/2019 FECHA: 10/Oct/2019 FECHA: 10/Oct/2019

manual sig-anm

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